Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu (cCông cụ - Dụng cụ) tại Điện lực Lạng Sơn

phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật liệu, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Điện lực Lạng Sơn đã sử dụng các chứng từ sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu : - Hoá đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL). - Phiếu nhập kho (mẫu 02 – VT). - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT). 2.1.1. Chứng từ và thủ tục hạch toán ban đầu. Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : Hợp đồng mua bán vật tư. Hoá đơn GTGT. Tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu). Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu và biên bản thí nghiệm (nếu có : đối với máy biến áp, rơle, biến dòng,…). Dưới đây là giao diện một số chứng từ nhập vật tư được sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Hình 2 – 1 : Giao diện chi tiết chứng từ nhập vật tư. Hình 2 – 2 : Giao diện chi tiết phiếu nhập kho nhiều loại vật tư. Đối với xuất kho nguyên vật liệu thì chứng từ gốc bao gồm : Phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định, khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau : + Số thứ tự. + Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư. + Mã số. + Đơn vị tính. + Số lượng. + Đơn giá. + Thành tiền. + Tài khoản hạch toán… Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống. Thẻ kho. Dưới đây là giao diện chứng từ xuất kho được sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Hình 2 – 3 : Giao diện chi tiết phiếu xuất kho một loại vật tư. Hình 2 – 4 : Giao diện chi tiết phiếu xuất kho nhiều loại vật tư. 2.1.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đồng thời ở kho và ở phòng Kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở các sổ sách kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau : Phải theo dõi được tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu về hiện vật đối với từng kho, về cả hiện vật và giá trị với phòng Kế toán. Phải đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu hạch toán chi tiết ở kho và ở phòng Kế toán, giữa số liệu của Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Phải đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản lý. Do đó phải xây dựng được mối quan hệ về việc luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng Kế toán. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn được thực hiện đồng thời ở kho và phòng Tài chính - Kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện ở cả hai chỉ tiêu là hiện vật và giá trị, trong đó ở Kho chỉ theo dõi về chỉ tiêu số lượng, còn ở phòng Tài chính - Kế toán của Điện lực theo dõi cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị. Để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời sự biến động của vật liệu ở kho, kế toán sử dụng các chứng từ sau : + Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT). + Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT). + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT). + Hoá đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL). Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở kho là một bộ phận của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và có ý nghĩa quan trọng vì ở Kho thì Thủ kho là người có trách nhiệm tổ chức về các mảng nhập - xuất, bảo quản, dự trữ, chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật. Ở phòng Tài chính - Kế toán thì với chức năng nhiệm vụ của mình, thông qua chứng từ ban đầu đã kiểm tra hợp lệ, kế toán tiến hành ghi chép vào các sổ sách ghi chép kế tiếp và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, giám đốc kiểm tra tình hình nhập - xuất - dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được nhà nước ban hành. Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu của từng loại nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng Tài chính - Kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho phù hợp. Tại Điện lực Lạng Sơn việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện như sau : Nhập kho nguyên vật liệu : Theo quy định, định kỳ các bộ phận, phân xưởng, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng vật tư của đơn vị mình, khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu trong kỳ. Vào cuối mỗi quý trình chuyển cho phòng Kế hoạch - Vật tư để tập hợp lại, rà soát, cân đối kế hoạch trình giám đốc ký duyệt để mua vật tư phục vụ sản xuất theo kế hoạch. Đối với những trường hợp sự cố đột xuất các đơn vị cần có vật tư để xử lý ngay mà không có trong kế hoạch thì đơn vị cần sử dụng vật tư làm tờ trình đề nghị cấp vật tư thông qua phòng Kế hoạch - Vật tư và trình ban giám đốc duyệt cấp để đảm bảo kịp thời. Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư định kỳ, phòng Kế hoạch - Vật tư lập kế hoạch và tiến hành tổ chức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và ký kết hợp đồng mua bán vật tư với các nhà cung cấp vật tư thiết bị. Yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Khi hàng về nhập kho phải tổ chức tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của người bán và hợp đồng kinh tế, đồng thời kiểm nghiệm, thí nghiệm, hiệu chỉnh, kiểm tra về tính năng, chất lượng, kỹ thuật, mẫu mã của nhà sản xuất so với hồ sơ dự thầu của lô hàng, ban kiểm nghiệm lô hàng vật tư đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm ghi đầy đủ các thông số kỹ thuật và kết luận có đủ điều kiện nhập kho hay không để các thành phần tham gia ký biên bản. Căn cứ vào biên bản nếu đảm bảo các yêu cầu thì phong Kế hoạch – Vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký theo quy định. Phiếu nhập kho được lập thành bốn liên và phải có đầy đủ chữ ký theo quy định từ trái sang phải gồm : Người lập phiếu, Phụ trách vật tư, Người giao hàng, Thủ trưởng đơn vị và Thủ kho. Trong đó một liên lưu phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên lưu đơn vị nhập vật tư, một liên lưu phòng Tài chính - Kế toán và một liên lưu cuống. Phiếu nhập kho được chuyển đến Thủ kho, Thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Đồng thời Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho, Kế toán vật tư đi kho sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi giao nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật tư, Thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Kế hoạch - Vật tư và phòng Tài chinh - Kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn và các biên bản liên quan phòng Vật tư làm giấy đề nghị thanh toán trả tiền mua vật tư đã được giám đốc duyệt, gửi cho phòng Tài chính - Kế toán để chuyển cho nhà cung cấp. Trích dẫn phiếu nhập thực tế mua nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau : Hình 2 – 5 : Mẫu hoá đơn Giá trị gia tăng Điện lực Lạng Sơn Mẫu số 01 GTKT – 3LL 109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn HOÁ ĐƠN (GTGT) AM/2009B (Liên 2 giao cho khách hàng) Số : 0099996 Ngày 20/02/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ Địa chỉ : 46 Trần Hưng Đạo – Hà Nội. Mã số thuế : 0100284605 Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Trọng Thái. Đơn vị : Điện lực Lạng Sơn. Địa chỉ : Số 109 Đường Trần Đăng Ninh – Thành phố Lạng Sơn. Mã số thuế : 0100100417013 Hình thức thanh toán : Mua chịu STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F 1 Cáp vặn xoắn Mét 500 41.000 20.500.000 2 Cáp điện Mét 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn Kg 420 730 306.600 4 Thép tròn các loại Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Cộng tiền hàng : 26.729.810 đồng Thuế suất thuế GTGT (10%) : 2.673.041 đồng Tổng cộng tiền thanh toán : 29.402.851 đồng Số tiền viết bằng chữ : (Hai chín triệu bốn trăm lẻ hai ngàn tám trăm năm mươi mốt đồng). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm thì phòng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu nhập kho như sau : Hình 2 – 6 : Mẫu phiếu nhập kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 01 – VT 109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK : 15222 Có TK : 33111 Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Số 0037 Họ tên người nhập : Nguyễn Trọng Thái. Theo…….Số….ngày….tháng…..năm…. Nhập tại kho : Điện lực Lạng Sơn. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (6)*(7) 1 Cáp vặn xoắn 31090102 Mét 500 41.000 20.500.000 2 Cáp điện 30466482 Mét 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn 41561305 Kg 420 730 306.600 4 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Tổng số tiền (bằng chữ) : (Hai mươi sáu triệu bảy trăm hai mươi chín ngàn tám trăm mười đồng). Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập để ghi thẻ kho. Thẻ kho (mẫu số 06 – VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo tường kho. Thẻ kho do phòng Tài chính - Kế toán lập được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Hình 2 – 7 : Mẫu thẻ kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : S12 – DN Kho : Vật liệu điện Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ 20/02/2009 Tờ số : 03 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Cáp vặn xoắn Mã số : 31090102 Đơn vị tính : mét Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của Kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 01 năm 2009 0 20/02/09 0037 Cáp vặn xoắn 500 500 Tồn cuối tháng 500 0 500 Hình 2 – 8 : Sổ chi tiết nhập vật tư Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 20.500.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 5.800.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 306.600 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 123.810 Cộng số phát sinh 26.729.810 Số dư cuối kỳ 26.729.810 Xuất kho nguyên vật liệu : Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các đơn vị, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải sát với thực tế và trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ ở đơn vị mình, trình ban Giám đốc Điện lực xem xét phê duyệt, nếu được thì chuyển phòng Kế hoạch - Vật tư làm thủ tục theo quy định cấp phát cho đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được Ban Giám đốc phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố bộ phận lĩnh vật tư phải làm thủ tục đúng quy định. Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả,…thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh đúng theo quy định. Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau : Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó. Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị cấp vật tư gửi cho phòng Kế hoạch - Vật tư, nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ khối lượng dự toán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy định. Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên giấy đề nghị nhượng bán hoặc vay phải được thủ trưởng ký duyệt. Trường hợp thanh xử lý vật tư thu hồi kém, mất phẩm chất, vật tư ứ đọng không cần dùng. Thành lập hội đồng xem xét lập hồ sơ, mời chào đấu giá theo quy định của Nhà nước và của Ngành. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho xử lý sự cố), phòng Kế hoạch - Vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau : Số thứ tự; tên nhãn hiệu; quy cách; phẩm chất vật tư; mã số; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán;…Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống. Trích dẫn tình hình thực tế xuất kho nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau : Hình 2 – 9 : Mẫu phiếu xuất kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 02 – VT Phòng Kế hoạch - Vật tư Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK : 62713621 Ngày 27 tháng 03 năm 2009 Có TK : 15222 Số : 273 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Hoàng Yến Địa chỉ : chi nhánh điện thành phố Lạng Sơn Lý do xuất kho : Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt Xuất tại kho : chi nhánh điện thành phố. STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D E F G H 1 Cầu chì tự rơi 6 – 15kv 33046404 Cái 3 3 433.333,33 1.300.000 2 Cầu chì sứ 20A 33014020 Cái 7 7 6.700 46.900 3 Đá dăm 2x4 41513240 m 3 1,4 1,4 133.300 186.620 4 Xi măng Lạng Sơn 41561305 Kg 420 420 730 306.600 5 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 10 12.381 123.810 Cộng 1.963.930 Cộng thành tiền (bằng chữ) : Một triệu chín trăm sáu mươi ba ngàn chín trăm ba mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày 27 tháng 03 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho, Thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký vào phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ở cột thực xuất, định kỳ thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng Tài chính - Kế toán và phòng Kế hoạch - Vật tư để làm căn cứ ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán chi tiết vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận từng thẻ vật tư sau khi nhận phiếu xuất kho. Hình 2 – 10 : Mẫu thẻ kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : S12 – DN Kho Vật liệu điện Theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ 29/03/2009 Tờ số : 02 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Cầu chì tự rơi 6 – 15kv Mã số : 33046404 Đơn vị tính : Cái Ngày XN Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 03 năm 2009 126 29/03/09 273 Sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 3 123 Tồn cuối tháng 3 123 Hình 2 – 11 : Sổ chi tiết xuất vật tư Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có A B C D E F G 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 6271 1.300.000 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 46.900 27/03/09 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 186.620 27/03/09 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 306.600 27/03/09 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 123.810 Cộng số phát sinh 1.963.930 Số dư cuối kỳ 1.963.930 Hình 2 – 12 : Sổ chi tiết nguyên vật liệu Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152 – Nguyên liệu, vật liệu Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 20.500.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 5.800.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 306.600 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 123.810 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 6271 1.300.000 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 46.900 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 186.620 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 306.600 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 123.810 Cộng số phát sinh 26.729.810 1.963.930 Số dư cuối kỳ 24.765.880 Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu. Bảng 2 – 13 : Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điện lực Lạng Sơn Mẫu số S11 – DN 109 Trần Đăng Ninh-TP Lạng Sơn Theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Từ tháng 01 đến tháng 03 STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Cáp vặn xoắn 20.500.000 20.500.000 2 Cáp điện 5.800.000 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn 306.600 306.600 0 4 Thép tròn các loại 123.810 123.810 0 5 Cầu chì tự rơi 6-15kv 2.200.000 1.300.000 900.000 6 Cầu chì sứ 20A 78.000 46.900 31.100 7 Đá dăm 2x4 186.620 186.620 0 Cộng 2.464.620 26.729.810 1.963.930 27.230.500 Ngày 30 tháng 03 năm 2009 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Điện lực Lạng Sơn hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán được sử dụng theo quy định của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, hạch toán trên phần mềm FMIS, kế toán nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn sử dụng một số tài khoản sau : Tài khoản 152 : Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản 152 được mở các tài khoản cấp 2,3 như sau : + TK 15218 : Nhiên liệu. + TK 15222 : Vật liệu phụ. + TK 1524 : Vật tư thiết bị xây dựng cơ bản. + TK 15241 : Nguyên vật liệu đầu tư XDCB trong kho. + TK 15242 : Thiết bị đầu tư XDCB trong kho. + TK 1525 : Phế liệu. - Tài khoản 627 : chi phí sản xuất chung. + TK 6271 : chi phí sản xuất chung - sản xuất, kinh doanh điện. + TK 6272 : chi phí sản xuất chung - viễn thông và công nghệ thông tin. - Tài khoản 641 : chi phí bán hàng. + TK 6411 : chi phí bán hàng - sản xuất, kinh doanh điện. + TK 6412 : chi phí bán hàng - viễn thông và công nghệ thông tin. - Tài khoản 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp. + TK 6421 : chi phí quản lý doanh nghiệp -sản xuất và kinh doanh điện. + TK 6422 : chi phí quản lý doanh nghiệp - viễn thông, công nghệ thông tin. 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Điện lực Lạng Sơn chủ yếu là mua sắm mới, việc mua sắm chỉ được thực hiện theo quy chế đấu thầu, chào hàng cạnh tranh. Khi hàng đưa về kho Điện lực có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết như : Biên bản kiểm nghiệm vật tư, giấy đề nghị nhập kho, hoá đơn thuế GTGT của nhà cung cấp,…Phòng Kế hoạch - Vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho theo quy định, khi có đủ các chữ ký cần thiết thì chuyển cho Thủ kho, Thủ kho kiểm tra đối chiếu vào thẻ kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ là các phiếu nhập kho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm FMIS đã được mã hoá, cài đặt sẵn trong chương trình quản lý vật tư Trường hợp nhập kho do mua sắm mới : kế toán nguyên vật liệu sau khi kiểm tra chứng từ, các dữ liệu cần thiết tiến hành nhập dữ liệu vào máy. - Nếu là vật tư mới chưa có trong danh điểm vật tư thì phải tiến hành khai báo mới theo tuần tự : Mã vật tư, tên vật tư, mã kho, mã tài khoản, mã chất lượng, mã xuất xứ, mã nhà cung cấp,… - Nếu là vật tư đã có sẵn trong danh điểm vật tư rồi chỉ cần thực hiện luôn việc nhập số liệu vào phần mềm. Kế toán thực hiện tuần tự các bước như sau : + Loại phiếu nhập : Tuỳ theo nguồn nhập ta chọn thích hợp. + Kho : Vào đúng mã kho máy sẽ tự động hiện ra tên kho. + Căn cứ vào số phiếu nhập kho ghi vào số chứng từ và ngày tháng viết phiếu nhập đó. + Nhà cung cấp : Vào bảng mã nhà cung cấp hiện ra ta chọn. + Người nhập : Ghi tên người nhập vật tư. + Lý do nhập : chọn các lý do đã khai báo. + Mục đích nhập : chọn cho phù hợp. + Công trình : theo đối tượng các công trình đã khai báo. + Đơn vị thi công : đơn vị được giao thực hiện. + Người giao : họ tên người giao hàng. + Hợp đồng : căn cứ hợp đồng ngày, tháng, năm. + Khai báo tài khoản có : TK 33111\ Enter máy tự động hiện ra danh sách các nhà cung cấp đã khai báo cho ta chọn. + Số hoá đơn : ngày hoá đơn và thuế suất thuế GTGT được ghi đúng như trên hoá đơn GTGT. + Ô số lượng : điền đúng số lượng cột thực nhập trên phiếu nhập. + Ô đơn giá : điền đơn giá đúng như hoá đơn GTGT của bên bán. Máy sẽ tự động tính ra số tiền (kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu lại so với hoá đơn) và cũng tự động tính ra số thuế GTGT được khấu trừ, tổng số tiền thanh toán. Sau khi nhập đủ dữ liệu thì kích chuột vào ô lưu, máy sẽ lưu và truyền số liệu vào các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp và sổ tổng hợp. Trường hợp nguyên vật liệu nhập, xuất trực tiếp : Nguyên vật liệu mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng (thường mua đích danh cho một công trình nào đó) thì cũng phải làm đầy đủ thủ tục nhập, xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký vào các phiếu nhập, xuất. Phiếu nhập, xuất sau khi ký phải được chuyển cho thủ kho vào thẻ và luân chuyển chứng từ theo quy định. Trường hợp nhập vật tư thừa : Các vật tư mới xuất ra công trình sử dụng không hết (nếu nhập lại kho hoặc để lại các bộ phận sử dụng) đều phải làm thủ tục nhập kho. Quy trình tương tự như phần nhập mua ngoài, nhưng phần lý do nhập ta chọn mục nhập lại. Đơn giá nhập phải đúng bằng đơn giá của chứng từ khi xuất kho. Trên cơ sở phiếu xuất kho (khi xuất vật tư) và biên bản giao nhận vật tư. Trường hợp nhập nguyên vật liệu thu hồi nhập kho : Vật tư thu hồi trước khi nhập kho do hội đồng đánh giá chất lượng vật tư : phân loại, đánh giá chất lượng, giá trị còn lại. Biên bản ghi rõ vật tư còn để sử dụng được và không sử dụng được riêng biệt rõ ràng. Căn cứ vào biên bản đánh giá chất lượng, giá trị phòng Kế hoạch - Vật tư lập thủ tục nhập kho. Chứng từ sử dụng là biên bản giao nhận vật tư thu hồi và biên bản đánh giá giá trị vật tư thu hồi. 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. Quy trình tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho ở Điện lực Lạng Sơn áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá xuất kho. Trong chương trình quản lý vật tư FMIS đã cài đằt sẵn công thức tính, vì vậy mỗi lần xuất kho Kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất, phần mềm sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất theo công thức sau : = Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồ kho sau mỗi lần nhập Quy trình nhập dữ liệu : Hàng ngày, khi nhận được phiếu xuất kho do Thủ kho giao cho, kế toán tập hợp chứng từ lại theo từng đối tượng tập hợp chi phí, sau đó tiến hành định khoản các nghiệp vụ kinh tế theo chứng từ và khoá sổ. Phần mềm sẽ tự động tính giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo công thức sau : Giá vốn thực NVL xuất kho = Đơn giá bình quân xuất kho x Số lượng NVL xuất kho Điện lực Lạng Sơn nhập nguyên vật liệu về chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và vận hành lưới điện (xuất dùng), ngoài ra còn có hoạt động xuất bán và xuất cho XDCB. Đối với nguyên vật liệu xuất dùng bao gồm : Xuất cho vận hành sửa chữa, xuất cho công trình sửa chữa lớn, phục vụ kinh doanh bán điện, xuất cho công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Xuất cho công trình sửa chữa lớn : Trích dẫn số liệu phiếu xuất kho số : 0171 ngày 15/03/2009 về việc xuất vật tư dùng cho sửa chữa lớn nâng công suất trạm trung gian Hữu Lũng, giá trị vật tư xuất kho là : 9.954.000 đồng. Khi đó kế toán sẽ định khoản như sau : Nợ TK 2413111 : 9.954.000 Có TK 15222 : 9.954.000 Xuất cho công tác kinh doanh điện : Số liệu cụ thể từ phiếu xuất kho số : 0270 ngày 29/03/2009 về việc xuất kho vật tư phục vụ cho công tác kinh doanh bán điện. Giá trị vật tư là 99.880 đồng, kế toán chi tiết vật tư sẽ định khoản bút toán này trên phần mềm như sau : Nợ TK 641132 : 99.880 Có TK 15222 : 99.880 Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình nhập dữ liệu như sau : Trên giao diện màn hình nền, vào phần nhập dữ liệu, chọn mục xuất vật tư, chọn đối tượng “xuất sử dụng” Khi màn hình đang hiển thị ở phần phiếu xuất vật tư hiện ra, ta nhấn nút thêm mới để nhập chứng từ mới với quy trình lập dữ liệu như sau : + Số chứng từ, ngày tháng chứng từ phiếu xuất do phần mềm tự động hiện ra theo số tăng dần. + Người nhận : chỉ cần ghi tên người nhận, còn đơn vị bộ phận sử dụng vật tư chỉ cần nhập mã đơn vị máy sẽ tự động hiện ra tên đơn vị sử dụng vật tư. + Lý do : cũng chỉ cần nhập mã lý do máy sẽ tự động đưa ra các lý do cần xuất vật tư để chọn. + Công trình : cũng chỉ cần đánh mã tên công trình. + Kho : nhập mã kho phần mềm sẽ tự động đưa ra tên kho. + Tên vật tư cần xuất : chọn mã vật tư hoặc vào mục bộ mã vật tư phần mềm sẽ hiện toàn bộ danh mục vật tư cho ta chọn. + Số lượng xuất : cần nhập số theo đề nghị xuất của đơn vị sử dụng đã được thủ trưởng phê duyệt. + Đơn giá, thành tiền : sau khi nhập số lượng do phần mềm tự động tính ra đơn giá xuất kho và số tiền. + Sau khi nhập xong, nhấn vào nút lưu để được lưu số liệu vào máy. Đối với nghiệp vụ xuất bán lô hàng thanh lý : Kế toán phải phản ánh hai bút toán giá vốn và doanh thu. Trích số liệu cụ thể từ phiếu xuất kho số 0001N đến 0021N ngày 18 tháng 03 năm 2009 về việc xuất kho bán thanh lý lô hàng. Kế toán định khoản như sau : Bút toán giá vốn (giá xuất kho) : Nợ TK 6325 : 62.556.543 Có TK 1525 : 62.556.543 Đồng thời phản ánh bút toán doanh thu (theo giá bán) : Nợ TK 1111 : 138.600.000 Có TK 5116 : 132.000.000 Có TK 3331128 : 6.600.000 Xuất vật tư cho XDCB. Trích số liệu từ phiếu xuất kho số : 348 ngày 19 tháng 03 năm 2009 về việc xuất kho dùng cho XDCB. Kế toán định khoản trên máy như sau : Nợ TK 13681 : 391.236 Có TK 15218 : 391.236 Như vậy : Trong điều kiện ứng dụng phần mềm, mặc dù Điện lực Lạng Sơn có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, nhưng việc Điện lực áp dụng phương pháp tính giá trị xuất kho thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời mà khối lượng công việc của kế toán chi tiết không tăng lên (do tính giá xuất phần mềm tự động tính). Chương trình phần mềm quản lý vật tư là một phần của chương trình kế toán tổng hợp FMIS, chương trình đáp ứng các nghiệp vụ quản lý vật tư và hạch toán chứng từ nhập, xuất vật tư theo các loại giá quy định cho. Chương trình được xây dựng theo bộ mã vật tư quy định và đáp ứng quản lý dạng thẻ kho. Quản lý được chức năng về chứng từ nhập, xuất của hai phòng Kế hoạch – Vật tư và phòng Tài chính - Kế toán. Kết nối được số liệu sang phần kế toán tổng hợp và đáp ứng được đầy đủ biểu mẫu theo quy định. Sau khi nhập đầy đủ hết các dữ liệu và định khoản các chứng từ nhập, xuất vào chương trình kế toán khoá sổ tổng hợp, thì tất cả các khâu chức năng sẽ không thêm, không bớt được chứng từ nào. Các sổ kế toán tổng hợp : Bảng phân bổ nguyên vật liệu : Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu kế toán tập hợp vật liệu sử dụng cho từng đối tượng, kế toán ghi vào phần ghi có tài khoản 152 trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, cuối tháng cộng bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán vật liệu chuyển cho bộ phận kế toán giá thành để tập hợp hao phí về đối tượng lao động và một phần tư liệu lao động trong giá thành sản phẩm. Hình 2 - 14 : Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn TỔNG HỢP XUẤT THEO TÀI KHOẢN Tháng 03 năm 2009 Tài khoản kho Tài khoản Nợ Tổng tiền xuất 15218 13681 391.236 2413 9.954.000 6271 1.963.930 6411 99.880 Cộng 12.409.046 Bảng kê tài khoản 152 : Dùng để phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản 152 tương ứng với các tài khoản liên quan. Nó thể hiện theo trình tự thời gian của từng nghiệp vụ phát sinh và ghi được tổng số phát sinh của các tài khoản đối ứng. Do vậy, nó thể hiện được đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán mà Điện lực Lạng Sơn đã áp dụng, đó là hình thức Nhật ký chứng từ. Đó là sự kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán ghi vào bảng kê tài khoản 152 cho từng phân xưởng, chi nhánh điện, cuối tháng cộng bảng kê tài khoản 152 của các phân xưởng, chi nhánh điện, số liệu được tổng hợp ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Hình 2 - 15 : Bảng kê tài khoản 152. Điện lực Lạng Sơn Mẫu số S04b4 - DN 109 Trần Đăng Ninh-TP Lạng Sơn. Theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC. BẢNG KÊ TÀI KHOẢN 152 Tháng 03 năm 2009. STT TK ghi có TK ghi nợ TK 152 1 TK 6271 - Chi nhánh điện thành phố 1.963.930 2 TK 6411 - Chi nhánh điện thành phố 99.880 Cộng 2.063.810 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nhật ký chứng từ số 7 : Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của Điện lực Lạng Sơn và dùng để phản ánh số phát sinh bên có của tài khoản 152, cuối tháng kế toán cộng nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. Hình 2 - 16 : Mẫu nhật ký chứng từ số 7. Điện lực Lạng Sơn Mẫu số S04a7 - DN 109 Trần Đăng Ninh-TP Lạng Sơn. Theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 03 năm 2009 STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 621 TK 622 TK627 Tổng cộng 1 TK 2413 9.954.000 2 TK 6271 1.963.930 3 TK 6411 99.880 Tổng cộng 12.017.810 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Hình 2 - 17 : Mẫu nhật ký chứng từ số 5 Điện lực Lạng Sơn Mẫu số S04a5 - DN 109 Trần Đăng Ninh-TP Lạng Sơn. Theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 03 năm 2009 STT Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Ghi Có TK 331, Nợ các TK khác. Số dư cuối kỳ Nợ Có TK 13311 TK 152 Cộng Có TK 331 Nợ Có 1 Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 2.050.000 20.500.000 22.550.000 22.500.0000 2 Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 580.000 5.800.000 6.380.000 6.380.000 3 Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 30.660 306.600 337.260 337.260 4 Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 12.381 123.810 136.191 136.191 Cộng 29.403.451 29.403.451 Sổ cái tài khoản 152 : Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ theo tài khoản. Sổ cái tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu, dùng để phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối kỳ. Số phát sinh Có được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản 152, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo tài khoản được lấy từ các nhật ký chứng từ có liên quan. Sổ cái tài khoản 152 chỉ ghi mọt lần vào ngày cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên các nhật ký chứng từ. Hình 2 - 18 : Mẫu sổ cái tài khoản 152. Điện lực Lạng Sơn Mẫu số S05 - DN 109 Trần Đăng Ninh-TP Lạng Sơn. Theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC. SỔ CÁI Tài khoản : 152 Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2009 STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có Số hiệu Ngày tháng 1 PN0037 20/02/09 Nhập do mua ngoài 33111 26.729.810 2 PX273 27/03/09 Sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 6271 1.963.930 3 PX348 19/03/09 Xuất cho XDCB 13681 391.236 4 PX0171 15/03/09 Sửa chữa lớn trạm trung gian Hữu Lũng 2413 9.954.000 5 PX0270 29/03/09 Xuất phục vụ kinh doanh bán điện 6411 99.880 Cộng phát sinh 26.729.810 12.409.046 Số dư cuối kỳ 14.320.764 Việc sử dụng những sổ sách này giảm bớt được khối lượng ghi chép, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác. CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ - DỤNG CỤ TẠI ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN 3.1. Đánh giá chung thực trạng về kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Điện lực Lạng Sơn. Cung ứng vật tư là một trong những công tác quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Điện lực Lạng Sơn. Hơn nữa trước những yêu cầu ngày càng cao của việc cung cấp điện như về : sự an toàn, sự ổn định của hệ thống, giảm tổn thất điện năng, đảm bảo chất lượng điện năng thì vai trò của kế toán nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ ngày càng trở nên quan trọng hơn. Đòi hỏi vật tư cung cấp cho lưới điện vận hành phải có chất lượng tốt hơn, công nghệ hiện đại hơn, chủng loại đa dạng hơn, số lượng theo đó ngày càng nhiều hơn để phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của công tác đầu tư xây dựng, cải tạo lưới điện. Do đó, việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ, đồng thời với việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Qua thời gian thực tập tại phòng Tài chính - Kế toán của Điện lực Lạng Sơn, vận dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn công tác kế toán, với sự hưỡng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong phòng Tài chính - Kế toán Điện lực Lạng Sơn, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu (công cụ - dụng cụ) nói riêng ở Điện lực Lạng Sơn có những ưu điểm nổi bật và một số điểm còn tồn tại cần khắc phục như sau : 3.1.1. Ưu điểm. Thứ nhất, Việc áp dụng chế độ hạch toán, ghi chép ban đầu kế toán luôn phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chế độ hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý và chặt chẽ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ. Đồng thời với việc thực hiện trên máy còn được in ra các mẫu biểu sổ sách theo đúng quy định. Vì thế công tác kế toán đảm bảo phản ánh trung thực và chính xác tình hình tài chính của Điện lực Lạng Sơn. Thứ hai, việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung là phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Điện lực. Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, được tập huấn sử dụng thành thạo phần mềm FMIS thống nhất trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam, nhân viên kế toán của các chi nhánh, phân xưởng đơn vị trực thuộc Điện lực Lạng Sơn đã cung cấp tình hình sử dụng vật tư, quyết toán đầy đủ, kịp thời mục đích sử dụng nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ và các khoản chi phí khác tính giá thành. Mỗi phần hành kế toán lại được phân công, phân nhiệm cho một hoặc một số người chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên giữa các phần hành lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hệ thống kế toán trong Điện lực Lạng Sơn. Thứ ba, trong điều kiện áp dụng kế toán phần mềm, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ của Điện lực Lạng Sơn là rất đa dạng, phong phú về chủng loại. Điện lực Lạng Sơn đã tiến hành mã hoá được các đối tượng quản lý như : mã vật tư, kho địa lý, bộ phận sử dụng, mã công trình, mã nhà cung cấp, mã chất lượng,…một cách chi tiết, thuận lợi cho công tác kế toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý cho phép theo dõi một cách thường xuyên tình hình nhập - xuất – tồn kho, cũng như việc áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của vật tư theo từng kho tại thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Điện lực Lạng Sơn. Thứ tư, về tình hình quản lý nguyên vật liệu. Khâu mua sắm nguyên vật liệu : Để có nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì trước hết mua nguyên vật liệu là công việc quan trọng hàng đầu, ở Điện lực Lạng Sơn việc mua sắm vật tư đã thực hiện theo đúng quy định của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và quy chế đấu thầu của nhà nước. Tất cả nguyên vật liệu mua sắm đều phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với lưới điện tỉnh miền núi, sử dụng những nguyên vật liệu có tính năng kỹ thuật vượt trội về các thông số như : cấp chính xác, mức tiêu hao năng lượng, khả năng chịu dòng ngắn mạch,… đã góp phần rất lớn vào việc giảm tổn thất điện năng, giảm bớt sự cố lưới điện. Việc mua sắm nguyên vật liêu đã có sự phối hợp thực hiện đồng bộ và chặt chẽ giữa các phòng ban, đơn vị từ khâu lập kế hoạch trên cơ sở yêu cầu thực tế của công tác vận hành, công tác sửa chữa lớn, công tác xây dựng cơ bản đến khâu tổ chức đấu thầu, mua sắm, tiếp nhận. Khâu bảo quản và dự trữ : Do khối lượng nguyên vật liệu là rất nhiều nên Điện lực Lạng Sơn đã tổ chức thành nhiều kho địa lý (mỗi đơn vị trực thuộc một kho riêng) để thuận tiện cho việc bảo quản và sử dụng tại các chi nhánh điện, thuận tiện cho việc nhập - xuất kịp thời, kiểm tra, kiểm kê khi cần thiết. Đồng thời lại giúp cho việc bảo quản dự trữ vật tư được thuận tiện, đảm bảo tốt chất lượng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Khâu sử dụng : Các đơn vị trực thuộc đều phải thực hiện việc lập định mức và kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, vì vậy mà việc sử dụng đảm bảo tiết kiệm đúng mục đích. Tạo điều kiện tiết kiệm vật tư giảm được chi phí nguyên vật liệu, từ đó góp phần hạ giá thành. Thứ năm, hiện nay tại phòng Tài chính - Kế toán Điện lực Lạng Sơn đã được trang bị một số máy móc như : máy vi tính, máy in,…phục vụ tốt cho công tác kế toán. Nhờ đó mà các bảng biểu, các sổ sách được thực hiện và in ra kịp thời đảm bảo cập nhật thông tin kế toán cho ban lãnh đạo, góp phần xử lý thông tin kịp thời và chính xác hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Thứ sáu, đánh giá nguyên vật liệu xuất kho, hiện nay Điện lực Lạng Sơn đánh giá trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân giá quyền tức thời trong điều kiện áp dụng phần mềm vi tính là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời cho kế toán quản trị, hơn nữa do việc tính giá tự động trên máy nên làm cho việc hạch toán vật tư xuất kho trở nên đơn giản hơn. Thứ bảy, phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù của Điện lực, tại kho Thủ kho cập nhật kịp thời đầy đủ số lượng vật tư vào các sổ liên quan, phòng Tài chính - Kế toán nhập đơn giá chính xác để tiến hành nhập kho. Công việc ghi chép và đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho được thực hiện thường xuyên liên tục, do vậy thuận tiện cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời. Thứ tám, công tác nhập - xuất nguyên vật liệu được thực hiện đúng với quy định của ngành. Đúng về số lượng, đơn giá, chủng loại, kích cỡ, đảm bảo phục vụ tốt cho vận hành an toàn cũng như sản xuất kinh doanh. Thứ chín, ngoài ra để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, định kỳ hàng năm vào cuối năm Điện lực tiến hành tổ chức kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu để kiểm tra tình hình bảo quản nguyên vật liệu. Từ đó có những biện pháp xử lý cần thiết, thông qua đó còn đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu có phù hợp với định mức dự trữ không, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc tránh tình trạng dự trữ quá thấp sẽ không đủ đáp ứng kịp thời những trường hợp có sự cố sảy ra. 3.1.2. Một số điểm còn tồn tại. Hiện nay Điện lực Lạng Sơn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lượng vật tư tồn kho còn nhiều hơn định mức mà đơn vị chủ quản Công ty Điện lực giao. Cụ thể tồn kho thực tế cuối quý I của Điện lực Lạng Sơn là 2,1 tỷ đồng, trong khi đó kế hoạch Công ty Điện lực 1 giao là 1,6 tỷ đồng. Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ ít được thực hiện, chưa thường xuyên liên tục đối với các bộ phận trực thuộc. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Điện lực Lạng Sơn. 3.2.1. Yêu cầu của việc hoàn thiện. Tôn trọng nguyên tắc, chế độ cũng như chuẩn mực kế toán hiện hành. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp. Thực hiện tốt yêu cầu này mới đảm boả khả năng so sánh, đối chiếu được của thông tin kế toán, thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đào tạo đội ngũ kế toán. Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Thực hiện tốt yêu cầu này giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tính khả thi. Đây là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, nó thể hiện tính có thể thực hiện được, bởi vậy để đạt được yêu cầu này thì cần phải thực hiện tốt các yêu cầu trên. 3.2.2. Phương hướng hoàn thiện. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn những vấn đề tồn tại nhất định cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ của Điện lực Lạng Sơn. Với tư cách là một sinh viên thực tập, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ ở Điện lực Lạng Sơn như sau : Thứ nhất, Cần lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Giá nguyên vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động, chi phí vật liệu lớn nên chỉ cần một thay đổi nhỏ về giá trị vật tư cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Mặc dù vậy, đến nay Điện lực Lạng Sơn vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, điều này ảnh hưởng tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nếu giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động quá lớn. Vì vậy, Điện lực Lạng Sơn nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để bù đắp chi phí nguyên vật liệu biến động đột xuất gây ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc là chỉ lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ. Mức dự phòng cần lập cho năm tới = Số vật liệu tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá vật liệu Trong đó : Mức giảm giá vật liệu = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trường. Tài khoản sử dụng là tài khoản 159 (1591) : Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Thứ hai, cần thanh xử lý kịp thời những vật tư thu hồi kém, mất phẩm chất và những vật tư ứ đọng không cần dùng, giảm được lượng vật tư tồn kho cần thiết lại thu hồi được vốn lưu động. Vì vậy, Điện lực Lạng Sơn phải xây dựng được định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó, ví dụ như đối với nguyên vật liệu là xi măng, cát đá, vôi,…nếu tồn kho quá lâu có thể làm hư hỏng, mất phẩm chất của nguyên vật liệu, do đó đối với những nguyên vật liệu loại này Điện lực Lạng Sơn nên dự trữ ở một mức độ hợp lý. Thứ ba, để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị, trước hết Điện lực Lạng Sơn phải xây dựng được hệ thống các danh điểm vật tư và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Điện Lực Lạng Sơn đã xây dựng được hệ thống các danh điểm vật tư bằng cách mã hoá các đối tượng vật tư, tuy nhiên do đặc thù của nguyên vật liệu sử dụng tại Điện lực Lạng Sơn là rất đa dạng và phức tạp với nhiều mẫu mà, chủng loại ,…do đó hệ thống danh điểm vật tư và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại vật tư được sử dụng tại đơn vị. Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra kế toán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ tại các bộ phận trực thuộc. Để đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán của Điện lực Lạng Sơn thực hiện đúng những yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng cảu mình, nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác, trung thực, minh bạch và công khai, chấp hành tốt những chính sách chế độ về quản lý tài chính. Do đó cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ tại các chi nhánh điện, các phân xưởng sản xuất. Ví dụ như định kỳ Phòng Tài chính - Kế toán và phòng Kế hoạch - Vật tư cần phối hợp với nhau kiểm tra tình hình nguyên vật liệu tại kho cũng như việc sử dụng nguyên vật liệu theo kế hoạch của đơn vị. Hiện nay công tác kiểm tra kế toán ở Điện lực Lạng Sơn ít được tiến hành, theo em Điện lực nên duy trì thường xuyên công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện, ngăn ngừa kịp thời những biểu hiện vi phạm chế độ quản lý tài chính, có như vậy mới đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tại Điện lực Lạng Sơn nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng được đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho việc lập báo cáo tài chính. KẾT LUẬN Việt Nam bước vào giai đoạn đầu của quá trình hội nhập, nhiều mục tiêu, kế hoạch được đặt ra nhằm đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóng bắt nhịp với kinh tế thế giới. Các doanh nghiệp trong nước cũng có kế hoạch, mục tiêu cụ thể cho mình để có thể sánh cùng các doanh nghiệp của các nước trên thế giới, và lợi nhuận hơn bao giờ hết được đưa lên làm mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp sản xuất. Để đạt được lợi nhuận cao nhất, các doanh nghiệp phải phấn đấu hạ giá thành sản phẩm mà chất lượng sản phẩm lại vẫn đáp ứng tốt yêu cầu của thị trường. Điều này bắt buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc quản lý tốt nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ một yếu tố đầu vào then chốt của mọi ngành sản xuất. Đồng thời đứng trước yêu cầu ngày càng cao của việc cung cấp điện thì ngoài việc tìm biện pháp tiết kiệm chi phí thì còn cần phải đảm bảo sự an toàn và ổn định của lưới điện trong tỉnh Lạng Sơn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu điện cho sản xuất và sinh hoạt. Vì vậy, đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu của Điện lực Lạng Sơn phải hoàn thiện cả trong công tác quản lý và công tác hạch toán nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập em đã thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệ ở Điện lực Lạng Sơn, từ đó tìm hiểu được những ưu điểm và một sốhạn chế nhỏ cần khắc phục về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám đốc và phòng Tài chính – Kế toán của Điện lực Lạng Sơn, các thày cô giáo trong bộ môn kế toán Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội và đặc biệt là của Tiến sĩ Trần Thị Nam Thanh đã trực tiếp hưỡng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Mặc dù bản thân đã cố gắng, cùng với sự giúp đỡ, hưỡng dẫn của TS. Trần Thị Nam Thanh và các cán bộ nhân viên phòng Tài chính - Kế toán Điện lực Lạng Sơn. Nhưng do kiến thức và thời gian có hạn, nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của các thày cô giáo, các cô, chú, và anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán Điện lực Lạng Sơn để bài viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn, góp phần phục vụ công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Lạng Sơn, Ngày 25 tháng 11 năm 2009 Sinh viên thực tập Hoàng Kim Chính DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS.TS Đặng Thị Loan và các cộng sự. 2009. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Hà Nội : NXB Đại học kinh tế quốc dân. 2. GS.TS Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ và các cộng sự. 2006. Kế toán tài chính. Hà Nội : NXB Tài chính. 3. Bộ Tài Chính. 2008. Chế độ kế toán doanh nghiệp. Hà Nội : NXB Thống kê. 4. Bộ Tài Chính. 2009. 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hưỡng dẫn các chuẩn mực. Hà Nội : NXB Thống kê. 5. “Quy định chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng trong Tổng công ty Điện lực Việt Nam”. 2006. Hà Nội : NXB Tài chính. 6. “Quy chế quản lý vật tư theo Quyết định số 958/QĐ – EVN ngày 02 – 06 – 2008 của Tổng Giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam”. 7. “Quyết định số 531/QĐ – PC1 – P6 ngày 24 – 03 – 2008 của Giám đốc Công ty Điện lực 1 về việc ban hành quy chế quản lý vật tư”. 8. Trang Web : MỤC LỤC