Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng

00 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 03 tháng 12 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Trường hợp theo hoá đơn số 140 ngày 03/12/2005 của Công ty vật tư số 27 Tiên Cát Việt Trì Phú Thọ như trên thì chi phí vận chuyển xi măng được tính vào giá hoá đơn. Còn trường hợp ngày 04/12/2005 theo hoá đơn số 142 công ty mua xi măng Hoàng Thạch tại Công ty vật tư - 38 - Nguyễn Tất Thành nhưng do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện.  Mẫu 03 Hoá đơn (GTGT) MS 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng EC/02- T Ngày 04/12/2005 N0: 00142 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư Địa chỉ: 38 –Ngyễn Tât Thành Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 7562.346 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Hưng Vượng Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Xi măng Hoàng Thạch vận chuyển kg kg 20.000 20.000 810 30 16.200.000 600.000 Cộng 16.800.000 Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 1.680.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.480.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu Số 04 Phiếu nhập kho Số 168 Ngày 04/12/2005 Tên người nhập: Lê Văn Sơn Nợ TK 153 Theo hoá đơn số 360 ngày 04/12/2005 Có TK 111 STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Máy Đầm cóc chiếc 1 1 26.000.000 26.000.000 2 Khoan bê tông chiếc 3 3 2.000.000 6.000.000 Cộng 32.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu đồng chẵn. Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Mẫu Số 05 Hoá đơn (GTGT) MS 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng I/ - F Ngày 05/12/2005 N0: 622 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I Địa chỉ: Gia Cẩm Việt Trì Số TK : _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 8.625.379 MS: Họ và tên người mua hàng: Lê Văn Sơn Đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Máy bơm Gầu, phễu đổ bê tông Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 4 5 20 350.000 250.000 6.000 1.400.000 1.250.000 120.000 4 Xẻng Chiếc 20 12.000 240.000 Cộng 3.010.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 150.500 Tổng số tiền thanh toán 3.160.500 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu một trăm sáu mươi nghìn năm trăm đồng . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho. Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty thi công các công trình. - Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thu kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng. Đơn vị : Công ty cổ phần Mẫu Số 06 và tư vấn xây dưng Hưng Vượng Phiếu xuất kho Số 136 Ngày 06/12/2005 Họ tên người nhận hàng: Hoàng văn Bình Nợ TK:......... Địa chỉ: Xí nghiệp xây lắp số 1 Có TK:........... Lý do xuất kho: thi công công trình "Nhà làm việc Bộ Tài Chính” Xuất kho tại: Số 1 ở Công ty STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 40 40 43.000 1.720.000 2 Giầy ba ta Đôi 40 40 14.500 580.000 3 Mũ nhựa Chiếc 40 40 16.000 640.000 4 Máy bơm Chiếc 4 4 350.000 1.400.000 5 Cuốc Chiếc 20 20 6.000 120.000 6 Xẻng Chiếc 20 20 12.000 240.000 Cộng 4.700.000 TVAT 5% Cộng tiền (Bốn triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn) Xuất ,ngày 06 tháng 12 năm 2005 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho như sau: 2.2.3. Trình tự nhập - xuất kho nguyênvật liệu. Công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Phần hành kế toán nhập kho xuất kho vật liệu đều được xử lý trên máy vi tính. Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. 2.2.3.1. Trình tự nhập kho nguyên vật liệu. ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long, việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. 2.2.3.2. Trình tự xuất kho. ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình. Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội công trình. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ thi công các công trình và tiến độ thực hiện các hợp đồng. Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ nói chung và kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: - Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 05. Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính. Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: - ở kho; Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào hai chứng từ số 140 ngày 03/12/2005 và chứng từ số 142 ngày 04/12/2005 và các chứng từ nhập, xuất khác. Thủ kho tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng Hoàng Thạch. Đơn vị: Công ty cổ phần Mẫu Số 07 và tư vấn xây dựng Hưng Vượng MS 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/12/2005 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KT Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn 1 140 03/12 Hùng nhập vật tư 03/10 30.000 30.000 2 142 04/12 Hùng nhập vật tư 04/12 20.000 50.000 3 137 06/12 Xuất VT phục vụ thi công Nhà Bộ Tài Chính 06/12 40.000 10.000 4 154 10/12 Hùng nhập vật tư 10/12 30.000 40.000 5 241 12/12 Xuất VT phục vụ thi công Nhà làm việc Bộ Tài Chính 12/12 20.000 20.000 6 242 15/12 Xuất VT phục vụ thi công Nhà Bộ Tài Chính Hà Nội 15/12 6.000 14.000 7 152 18/12 Xuất VT phục vụ thi công Nhà Bộ Tài Chính Hà Nội 18/12 10.000 4.000 Cộng 80.000 76.000 4.000 Đối với CCDC: Trong tháng 12 mở thẻ kho công cụ dụng cụ: xẻng. Căn cứ chứng từ số 622 ngày 05/12/2005 trên phiếu nhập kho số 136. Nhân viên tiếp liệu Lê văn Sơn nhập: 20 chiếc xẻng. Căn cứ vào chứng từ 137 ngày 20/12/2005là phiếu xuất kho số 137. Xuất 10 chiếc xẻng phục vụ cho thi công công trình Hà Nội. Cuối tháng 12/2005 thủ kho lập thẻ kho tháng 12 cho công cụ dụng cụ xẻng. Mẫu Số 08 Đơn vị: Công ty cổ phần và tư vấn xây dựng Hưng Vưọng Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/12/2005 Tờ số 2 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xẻng Đơn vị tính: chiếc Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KT Số liệu Nhập Xuất Tồn 1 622 04/12 Sơn nhập CCDC 04/12 20 20 2 163 06/12 Xuất CCDC thi công công trình Nhà làm việc Bộ Tài Chính 06/12 20 3 186 15/12 Sơn nhập CCDC vào kho công ty 15/12 15 15 4 187 27/12 Xuất CCDC thi công công trình nhà Bộ tài chính 27/12 15 Cộng 35 35 0 ở phòng kế toán: đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào "sổ chi tiết vật tư hàng hoá" từng tháng từng loại công vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiết được lập riêng cho từng kho. Mẫu số 09 Sổ chi tiết nhập vật liệu Công trình: Tại Kho số 1 – Công ty Tháng 12 năm 2005 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải ĐVT SL ĐG TT Người bán Gc Số Ngày A B C D 1 2 3 4 5 538 02/12 Nhập thép Thép F10 Thép F12 Thép F16 Thép F18 kg kg kg kg 3.500 8.000 4.000 5.000 5.120 5.145 5.120 5.135 17.920.000 41.160.000 20.480.000 25.675.000 Công ty thép Thái Nguyên chi nhánh Hà Nội 140 03/12 Nhập Xi Măng kg 30.000 850 25.500.000 Công ty VT 27 cầu Giấy 142 04/12 Nhập Xi Măng kg 20.000 840 16.800.000 Công ty VT 38-Đ Hoàng Quốc Việt ... ..... ....... 145 10/12 Nhập Xi Măng kg 30.000 830 24.900.000 Công ty VT 38 Hoàng Quốc Việt ...... ....... ....... Mẫu Số 10 Sổ Chi Tiết Xuất kho Vật Liệu Công trình : UBND Xã Cổ Tiết Tháng 12 năm 2005 0 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải ĐVT SL ĐG TT GC Số Ngày A B C D 1 2 2 4 137 06/12 Xuất Xi Măng Hoàng Thạch kg 30.000 850. 25.500.000 137 06/12 Xuất Xi Măng Hoàng Thạch kg 10.000 840 8.400.000 ..... .............. ........... 241 12/12 Xuất Xi Măng Hoàng Thạch kg 10.000 840 8.400.000 241 12/12 Xuất Xi Măng Hoàng Thạch kg 10.000 830 8.300.000 ......... .......... ........... .............. 2.2.5. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số vật liệu, công cụ được xí nghiệp xây lắp số 1 sản xuất như: bê tông, cửa đi, cửa sổ, và các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng. 2.2.5.1. Đối với nguyên vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài * Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 165 ngày 02/12/2005 Nguyễn Văn Hùng nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 538 ngày 02/12/2005 của Công ty Thép Thái Nguyên chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội . Giá thực tế nhập 105.235.000 đồng (giá ghi trên hoá đơn). * Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 147 ngày 04/12/2005, đồng chí Hùng nhập vào kho công ty 20.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 142 ngày 04/12/2005 của Công ty Vật tư – 38 Đường Hoàng Quốc Việt. Giá thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 16.800.000.( Trong đó ghi trên hoá đơn là 16.200.000 và chi phí vận chuyển là 600.000đ). + Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 137 ngày 06/12/2005. Xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công xây dựng công trình nhà làm việc Bộ tài chính- Hà Nội, yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg. Theo chứng từ 142 ngày 03/12/2005 xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 840đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 30.000kg x 850đ= 25.500.000( 30.000 kg nhập ngày 03/12/2005) 10.000kg x 840đ= 8.400.000 33.900.000 (xem nhật ký chung) - Đối với việc nhập xuất vật liệu, công cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho được tính theo giá thực tế. 2.2.5.2. Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá công cụ, dụng cụ tương tự đối với vật liệu được tiến hành bình thường. Công cụ dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thi công và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ. Kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi tính ra giá thực tế xuất dùng. Do công cụ, dụng cụ có tính chất cũng như giá trị, thời gian sử dụng và hiệu quả của công tác mà việc tính toán phân bổ giá trị thực công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể một hoặc nhiều lần. Có những loại công cụ, dụng cụ phân bổ hai lần nên khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ được tính như sau: - Quần áo bảo hộ lao động : 40 bộ x 43.000đ = 1.720.000đ - Giầy ba ta : 40 đôi x 14.500đ = 580.000đ - Mũ nhựa : 40 cái x 16.000đ = 640.000đ Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển. Trên phiếu nhập kho số 168 ngày 04/12/2005 người giao hàng Lê Văn Sơn nhập cho công ty (theo hợp đồng) 1 máy đầm với giá ghi trên hoá đơn số 360 là: 26.000.000đ. Vậy giá thực tế của công cụ dụng cụ được tính như sau: 1 x 26.000.000 = 26.000.000đ + Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng (xúc đất, trộn vữa) theo chứng từ phiếu xuất kho số 136 ngày 06/12/2005 là 240.000đồng. Vậy giá thực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000 = 240.000đ - Đối với việc nhập kho công cụ tại đội công trình xây dựng và xí nghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty thì giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. 2.2.6. Tài khoản sử dụng cho hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long. Hiện nay Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính kết hợp với Thông tư số 100/1998/TT-BTC về hướng dẫn kế toán thuế giá trị gia tăng (GTGT). Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152, TK133, TK 331, TK111, TK112, TK621, TK 623, TK 627, TK 642. Ngoài ra công ty còn mở thêm các TK cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như TK1521 "NVL chính", TK 1522 "NVL phụ", TK 3331... 2.2.7. Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ: Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạch toán là nói tới số liệu có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó. Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng rất đa dạng và phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ. Công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 623, tài khoản 642, tài khoản 627. 2.2.7.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu- công cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyên nhanh gọn trên cơ sở "thuận mua vừa bán". Thông thường đối với một số đơn vị bán vật liệu- công cụ dụng cụ cho công ty thương xuyên. Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu- công cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- công cụ dụng cụ thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu- công cụ dụng cụ theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi nhiều đơn vị mua nợ của và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn. a. Đối với NVL- CCDC về nhập kho công ty từ nguồn mua ngoài. Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước- tuỳ thuộc vào khả năng công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậylà không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ khoản 331 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu- công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 12 năm 2005, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. - Trường hợp công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán. Ngày 02/12/2005 công ty nhập kho vật liệu chính (Thép) của Công ty Thép Thái Nguyên –Chi nhánh - Gia Cẩm Viêt Trì theo phiếu nhập kho số 165 ngày 02/12/2005 trị giá 105.235.000 đồng kèm theo hoá đơn 538 ngày 02/12/2005 số tiền 115.758.500 đồng (thuế VAT 10%). Căn cứ 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 Nợ TK152: 105.235.000 đ Nợ TK133: 10.523.500 đ Có TK 331: 115.758.500 đ Trường hợp ngày 03/12/2005 hàng Xi Măng về kèm theo hoá đơn số 140 ngày 03/12/2005 số tiền vật liệu nhập về là 25.500.000đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi nhật ký chúng theo định khoản và ở sổ cái TK152 (gồm VAT 10%) Nợ TK 152: 25.500.000 đ Nợ TK 1331: 2.550.000 đ Có TK331: 28.050.000 đ Ngày 17/12/2005 công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng đầu tư và phát triển Phu Thọ ngày 17/12/2005 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Công ty Thép Thái Nguyên – Chi nhánh Gia Cẩm Việt Trì số tiền ghi nhậtký chung theo định khoản: Nợ TK331 :115.758.500 đ Có TK 112 : 115.758.500 đ - Trường hợp công ty mua vật liệu đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hoá đơn ngày 03/12/2005, số 361 nhập xăng, dầu cho công ty, công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trên hoá đơn số 361 ngày 03/12/2005là 5.000.000đ. Căn cứ hoá đơn trên kế toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 (gồm VAT). Nợ TK152: 5.000.000 đ Nợ TK 1331: 500.000 đ Có TK 111: 5.500.000 đ - Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 14/12/2005, theo hoá đơn số 452, công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 53.680.000 đ. Căn cứ vào hoá đơn số 45 kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: (Nhật ký chung và ở sổ TK152) Nợ TK152: 48.800.000 đ Nợ TK 133: 4.880.000 đ Có TK 311: 53.680.000 đ - Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu- công cụ dụng cụ không được hạch toán vào tài khoản 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp. Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết- TK331 theo các định khoản trên. Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 12/2005. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Mẫu số 11 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 12/2005 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Công ty thép –thái nguyên chi nhánh Phú Thọ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 25.520.000 538 02/12/02 Nhập vật liệu cho công ty 152,133 115.758.500 141.278.500 203 10/12/02 Nhập lưới thép cho công ty 152,133 13.440.000 154.718.500 206 16/12/02 Nhập thép F10 F12 F16 F18 152,133 57.200.000 211.918.500 NHB 17/12/02 Thanh toán tiền vật tư 112 115.758.500 96.160.000 210 18/12/02 Nhập thép ống F90 152,133 48.950.000 145.110.000 300 18/12/02 Thanh toán tiền vật tư 111 13.440.000 131.670.000 301 18/12/02 Thanh toán tiền vật tư 112 25.000.000 106.670.000 ........... ............... ............... ........... ............ Cộng 805.500.000 835.258.560 Tồn cuối kỳ 55.278.560 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 12 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 12/2005 Tài khoản: 331 "Phải trả cho người bán" Đối tượng: Chị Minh- Công ty Vật Tư số 28 Cầu Giấy- Hà Nội Loại vật tư: xi măng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 26.775.000 140 03/12/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 28.050.000 54.825..000 623 12/12/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 74.259.900 129.084.900 452 14/12/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 53.680.000 182.764.900 204 16/12/02 Đồng chí Hùng nhập VT 152,133 25.725.000 208.489.900 452 17/12/02 Đồng chí Hùng TT VT 112 74.259.900 134.230.000 ............................. ........... Cộng 448.350.000 476.295.900 Tồn cuối kỳ 54.720.900 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b. Đối với NVL, CCDC về nhập kho thuê ngoài gia công chế biến Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được lập giữa bên A (đại diện công ty) và bên B (xưởng nhập gia công) kèm theo các phiếu nhập kho của đơn vị nhận gia công để bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với trường hợp hàng mua về nhập kho nghiệp vụ này được thể hiện qua hợp đồng kinh tế sau:  Mẫu số 13 Hợp đồng kinh tế Hôm nay ngày 18/11/2005 Đại diện bên A:Nguyễn Văn Cam -Đội trưởng –Xí nghiệp xây lắp 1- Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng Đại diện bên B: Nguyễn Duy Hà - Xưởng gia công chế biến Đức Bảo - Hà Nội Địa chỉ: 48 Đê La Thành Hai bên cùng thoả thuận kí kết hợp đồng với những điều khoản sau: Nội dung hợp đồng: - Phương thứcthanh toán : Tiền mặt - Thời gian thựchiện hợp đồng từ ngày 18 tháng 11 năm 2005 đến ngày 20/12/2003 - Điều 1: Gia công chi tiết vì kèo, chi tiết nối đầu cọc - Điều 2: Bảng kê mặt hàng (khối lượng giao nhận thầu) Gia công chi tiết vì kèo bằng tôn dày 5mm, hàn kết cấu thành phẩm kích thước 200mmx105mmx100mm. Đơn giá chi tiết 16.500, số lượng 200. Thành tiền 200 cái x 16.500đ = 3.300.000đ và gia công chi tiết nối đầu cọc bằng tôn dày 4mm, hàng kết cấu thành kích thước 150mm x 150mm. Đơn giá chi tiết 6000, số lượng 3000 cái. Thành tiền: 3000 cái x 6000 = 18.000.000 (thuế VAT 5%: 1.065.000) Vậy giá trị hợp đồng là : 22.365.000đ Bằng chữ: Hai mươi hai triệu ba trăm sáu mươi năm nghìn đồng . (Khi kết thúc hợp đồng theo thời hạn bên B viết một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Đại diện bên nhận khoán (Bên B) Đại diện bên giao khoán( Bên A) ( Ký , họ tên) ( Ký , họ tên)  Mẫu Số 14 Hoá đơn GTGT MS01/GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 20/12/2005 Đơn vị bán hàng; Xưởng gia công chế biến Đức Bảo - Hà Nội Địa chỉ: 48 Đê La Thành Số TK: Điện thoại; 7.829.453 Mã số: 0101786521 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0100532970 STT Hàng hoá- dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vì kèo cái 200 16.500 3.300.000 2 Chi tiết nối đầu cọc cái 3000 6000 18.000.000 Cộng : Thuế VAT 5%, tiền thuế VAT Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu ba trămsáu mươi năm nghìn đồng chẵn. 21.300.000 1.065.000 22.365.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi hàng về nhập kho, người nhận hàng mang hoá đơn đến phòng vật tư viết phiếu nhập. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu nhập kho số 49 ngày 20/12/2005, kế toán ghi sổ nhật ký chung và sổ cái TK152 Nợ TK152: 21.300.000 đ Nợ TK 133: 1.065.000 đ Có TK111 : 22.365.000 đ Đối với công cụ dụng cụ, việc thuê ngoài gia công chế biến trong tháng 12/2005 không có, chỉ trong trường hợp mà hợp đồng yêu cầu chi tiết, đơn vị bán vật liệu, công cụ dụng cụ không đáp ứng được yêu cầu thì lúc đố công ty phải tiến hành thuê ngoài biên chế. Việc thuê chế biến này công ty khoán hoàn toàn cho đơn vị gia công vật liệu, công cụ dụng cụ về kho công ty bình thường như mua ngoài. Công ty không xuất vật tư của công ty cho đơn vị gia công mà đơn vị gia công đảm nhận phần việc này. c. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như: đá, sỏi, cát, vôi... Do khối lượng lớn, kho không chứa đủ kế toán căn cứ hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài. Cuối ngày, xí nghiệp xây lắp số 1 có yêu cầu về cát đen và cát vàng phục vụ thi công công trình nhà làm việc Bộ Tài Chính. Phòng vật tư viết phiếu xuất kho cát vàng và cát đen, số lượng 200m3. Thành tiền 11.440.000 đồng Căn cứ vào hoá đơn 173 ngày 06/12/2005, kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản. Mời xem nhật ký chung và ở sổ cái TK152. Nợ TK621: 11.440.000 đ Có TK 152: 11.440.000 đ Các phiếu nhập, xuất được phản ánh trên sổ kế toán giống như các trường hợp nhập kho từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. 2.2.7.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời theo từng xí nghiệp, tới trong công ty, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất. a. Kế toán xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất Khi tiến hành xuất vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư như sau: Mẫu số 15 Yêu cầu vật tư Ngày 10/12/2005 Dùng cho công trình: Công trình cầu nổi Bắc Ninh STT Tên vật tư Đội nhận Dùng vào việc ĐVT Số lượng Yêu cầu T/xuất Cọc tre Dựng nhà tạm cây 45 45 2 Cót ép Lợp nhà tạm tấm 23 23 3 ổ cắm sứ Làm nhà tạm cái 5 5 4 Đèn sợi tóc Làm nhà tạm chiếc 5 5 5 Bảng điện Làm nhà tạm chiếc 3 3 6 Đui cài Làm nhà tạm cái 5 5 7 Dây điện Làm nhà tạm m 45 45 8 Bản lề Làm nhà tạm chiếc 6 6 9 Khoá cửa Làm nhà tạm chiếc 2 2 Người lập Kế toán trưởng Cùng với yêu cầu vật tư phục vụ thi công công trình chính, phòng kinh kế kế hoạch tiếp thị vật tư viết phiếu xuất kho số 170 ngày 10/12/2005 căn cứ vào chứng từ kế toán phản ánh trên nhật kí chung và ở sổ cái TK 152 Nợ TK 621: 3.500.000 đ Có TK 152: 3.500.000 đ Nợ TK 627 : 1.500.000 đ Có TK 153 : 1.500.000 đ Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình và lập bảng tổng hợp xuất vật tư. Bảng tổng hợp xuất vật tư được lập cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và có chi tiết cho từng công trình. Mẫu số 16 Đơn vị: Công ty cổ phần và tư vấn xây dựng Hưng Vượng Trích bảng tổng hợp xuất vật tư - công cụ dụng cụ Tháng 12/2005 Đơn vị : đồng Tên vật tư Tên công trình ĐVT Thành tiền TK 15 2 1.545.586.000 - Sắt thép Công trình UBND Xã Cổ Tiết kg 44.000.000 - XMHT Công trình UBND Xã Cổ Tiết kg 33.900.000 ... ...................... - XMHT Công trình UBND Xã Cổ Tiết kg 16.800.000 - Thép F10 Công trình Trường Mỹ Văn kg 17.920.000 ... ....................... ... TK 153 25.895.000 Xẻng Công trình UBND Xã Cổ Tiết 240.000 ................. ... Người lập Kế toán trưởng Để xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán lập bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ nhằm theo dõi số lượng vật liệu xuất dùng cho từng công trình. Cuối tháng, căn cứ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 12 ở công ty như sau: Mẫu số 17 Đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12/2005 Đơn vị : đồng STT Đối tượng sử dụng (Ghi nợ các TK) 152 (Ghi có tk) 153 (Ghi có tk) H. toán Thực tế H. toán Thực tế 1 TK621 3.645.482.000 - Công trình Nhà Bộ tài chính 342.000.000 - Công trình Nhà công an HN 183.000.000 -Công trình Cầu Nổi Bắc Ninh 320.000.000 -Xưởng bê tông1 604.560.000 -Xưởng bê tông 2 356.450.000 -Cầu Khe lếch lào cai 758.000.000 -................ ............... 2 TK 623 25.346.000 - Phụ tùng sửa chữa(Ô Tạo) 5.320.000 -Phụ tùng (Ô Sơn) 1.380.000 - ............. ............... 3 TK 627 18.362.000 8.560.000 - Nhà Bộ Tài Chính 4.700.000 -............... .............. ......... 4 TK 642 15.420.000 - Xăng xe con 15.420.000 5 TK 142 42.520.000 -Đầm cóc, máy khoan 32.000.000 - Gỗu, phễu đổ bê tông 1.250.000 ........................ ............. ............. Cộng 3.704.610.000 51.080.000 Sau khi vào bảng phân bổ, kế toán tiến hành định khoản như sau: * Nợ TK621: 3.645.482.000 Có TK152: 3.645.482.000 * Nợ TK623 : 25.346.000 Có TK152: 25.346.000 * Nợ TK627: 18.362.000 Có TK152: 18.362.000 * Nợ TK627: 8.560.000 Có TK153: 8.560.000 * Nợ TK642: 15.420.000 Có TK153: 15.420.000 * Nợ TK142: 42.520.000 Có TK 153: 42.520.000 Từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, tháng 12/2005 của công ty có thể phản ánh lên Nhật kí chung và sổ cái theo từng công trình, cho công việc kế toán được gọn nhẹ. Nhưng ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng long đã áp dụng công tác kế toán trên máy vi tính nên phòng kế toán đã căn cứ từ các chứng từ theo thứ tự thời gian để vào sổ nhật ký chung và sổ cái. Nếu có yêu cầu kiểm tra số vật liệu xuất dùng cho từng công trình thì kế toán kiểm tra trên bảng tổng hợp xuất vật tư và Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ và đối chiếu vào sổ cái TK 152, TK 153 và các sổ chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật kí chung, sau đó ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Sau đây em trích sổ nhật ký chung tháng 12/2005 ở Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng. Sau khi vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ cái liên quan.  Mẫu số 18 Đơn vị: Công ty cổ phần (Trích) và tư xây dựng Hưng Vượng Nhật ký chung Tháng 12 năm 2005 Đơn vị: đồng Ntgs Chứng từ Diễn giải TK kế toán Số PS GC Ngày Số Nợ Có Nợ Có 2/12 02/12 538 Đ/c Hùng mua vật liệu Thuế VAT là 10% Phải trả người bán 152 133 331 105.235.000 10.523.500 115.758.500 3/12 03/12 166 Đ/c Hùng nhập vl Thuế VAT là 10 % Phải trả người bán 152 133 331 25.500.000 2.550.000 28.050.000 3/12 03/12 361 Nhập xăng dầu Thuế VAT là 10 % Thanh toán bằng tm 152 133 111 5.000.000 500.000 5.500.000 4/12 04/12 167 Đ/c Hùng nhập vl Thuế VAT là 10 % Thanh toán bằng tm 152 133 111 16.800.000 1.680.000 18.480.000 5/12 04/12 168 Đ/c Sơn nhập ccdc Thuế VAT là 10 % Thanh toán bằng tm 153 133 111 32.000.000 3.200.000 35.200.000 ................ .... .......... 6/12 06/12 136 Xuất ccdc cho ct Giá trị xuất dùng 627 153 4.700.000 4.700.000 6/12 06/12 137 Xuất VL cho CT Giá trị xuất dùng 621 152 33.900.000 33.900.000 ......... ................. ........................ 16/12 16/12 219 Xuất VL cho CT Giá trị xuất dùng 621 152 44.000.000 44.000.000 17/12 17/12 NHB Ngân hàng báo trả tiền mua VL số 538 331 112 115.758.500 115.758.500 ..... .................... ............ ........ Ngày 30 tháng 12 năm 2005 Người giữ sổ Kế toán trưởng (Ký họ tên) (Ký họ tên) Mẫu 19 Đơn vị: Công ty cổ phần và tư vấn xây dựng Hưng Vượng Sổ cái tháng 12/2005 TK 152. Nguyên liệu, vật liệu Đơn vị: đồng Ng/Ctừ Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số dư Dư đầu kỳ 78.740.500 02/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 105.235..000 183.975.500 03/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 25.500.000 209.475.500 03/12 Nhập xăng dầu tháng 12/2005 111 5.000.000 214.475.500 04/12 Đồng chí Sơn nhập vật tư 331 16.200.000 230.675.500 06/12 XuấtVTTC UBND Xã Cổ Tiết 621 33.900.000 196.775.500 13/12 XuấtVTTC UBND Xã Cổ Tiết 621 44.000.000 152.775.500 14/12 Đồng chí Sơn nhập vật tư 311 52.000.000 204.775.500 16/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 62.800.000 267.575.500 16/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 24.500.000 292.075.500 17/12 XuấtVTTC UBND Xã Cổ Tiết 621 16.800.000 275.275.500 17/12 XuấtVTTC UBND Xã Cổ Tiết 621 15.040.000 260.235.500 17/12 Nhập vật tư vào kho công ty 331 322.000.000 582.235.500 18/12 XuấtVTTC UBND Xã Cổ Tiết 621 128.400.000 453.835.500 18/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư 112 18.800.000 472.635.500 20/12 Đồng chí Hùng nhập kho Cty 141 32.500.000 505.135.500 22/12 Xuất VT TC CT Đường đê sông hồng 621 46.600.000 458.535.500 22/12 Xuất xăng đầu tháng 12/2005 621 5.000.000 453.535.500 22/12 Đồng chí Hùng nhập vật tư 141 28.800.000 482.335.500 23/12 Xuất vật tư thi công CT Đường đê sông hồng HN 621 52.050.000 430.285.500 23/12 Nhập vật tư vào kho công ty 141 32.495.000 462.780.500 24/12 XuấtVTTC UBND Xã Cổ Tiết 621 32.495.000 430.285.500 24/12 Xuất vật tư làm nhà tạm 621 3.500.000 426.785.500 25/12 Xuất VT CT Trường Học 621 11.440.000 415.345.500 ... ................ ... ................. ... .......... Cộng phát sinh 3.356.917.540 3.243.586.500 Số dư cuối kỳ 113.331.040 Ngày 30/12/2005 Người lập Kế toán trưởng Tương tự như đối với vật liệu, sau khi vào sổ nhật kí chung, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 153 công cụ dụng cụ. Mẫu số 20 Đơn vị: Công ty cổ phần và tư vấn xây dựng Hưng Vượng Sổ Cái tháng 12/2005 TK 153- Công cụ dụng cụ Ng/C.từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số dư Số dư đầu kỳ 5.140.000 04/12 Đồng chí Sơn nhập ccdc 111 32.000.000 37.140.000 05/12 Đồng chí Sơn nhập ccdc 111 3.010.000 40.150.000 06/12 Xuất ccdc Trườn Học 627 4.700.000 35.450.000 ........ ............ 17/12 Phân bổ ccdc 142 32.000.000 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 52.895.000 45.750.000 Số dư cuối kỳ 7.145.000 Ngày 30/12/2005 Người lập Kế toán trưởng Phần thứ ba Nhận xét về kế toán nVL, cCDC Tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nVL , cCDC ở công ty 3.1 Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần tư vấn - xây dựng hưng vượng Trong suốt quá trình từ khi thành lập Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trường. Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng). - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến vào hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết đối với Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. 3.1.1. Ưu điểm: Cùng với sự quan tâm và giúp đỡ thường xuyên của Sở Xây dựng, trong năm 2005 Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng tiến độ thi công và giá thành, nên uy tín trong thị trường xây dựng và khách hàng ngày càng phát triển mạnh. Mỗi năm một lớn mạnh nâng cao giá trị thực hiện toàn công ty hiện nay lên tới 130.820.632.000 VNĐ. Sang năm 2006 công ty luôn phấn đấu đạt mức 150.845.430.000 VNĐ. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Phòng kế toán công ty đã sớm áp dụng thử nghiệm chế độ kế toán mới vào công tác kế toán của công ty, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập đẩy đủ theo qui định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quí rõ ràng. Một năm công ty hạch toán vào 4 quí, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. - Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng hiện có 2 kho bảo quản vật liệu vì theo mỗi công trình là một kho. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm. 3.1.2. Hạn chế: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, CCDC ở các đội, xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu, CCDC nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Việc phân loại NVL, CCDC ở công ty không tiến hành. Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng vật liệu, CCDC hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu, CCDC. -Việc tổ chức kho ở tại các công trình chưa khoa học, chưa kiên cố do vậy việc đảm bảo vật tư không tốt , vật tư còn sắp xếp lẫn lộn sẽ gây khó khăn cho việc xuất – nhập vật tư tốn nhiều thời gian . - Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống của công ty hiện nay vẫn còn có điểm cần xem xét. Về mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ cái công ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sửa đổi so với qui định của bộ tài chính. . 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng: Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ ở Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng. - ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Hưng Vượng là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - ý kiến thứ hai: Qua theo dõi chứng từ ban đầu ở các đội việc sử lý để chuyển nên phòng kế toán trung tâm còn chậm do đó phải có biện pháp quy định về mặt thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời .Phòng kế toán nên quy thời gian từ 10 đến 15 ngày tuỳ theo điều kiện mà nhân viên kinh tế đội phải chuyển chứng từ ban đầu cho phòng kế toán. - Trong trường hợp : Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho các đội để mua nguyên vật liệu thì kế toán cần phải thực hiện ghi chép kịp thời Nợ TK 141 Có TK 111, 112 Vì nếu trường hợp sang tháng vật tư mới về thì số tiền đã tạm ứng không được theo dõi trên TK nào . Trong báo cáo kế toán sẽ giảm đi một lượng tiền mà không rõ nguyên nhân do vậy phải ghi chép ngay. Kết luận Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, CCDC của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ người cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên đề tài này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh – Đại học Kinh tế Thái Nguyên. Phú Thọ, tháng 5 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Chí Chung