Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh

ất vật tư thành phẩm tồn kho, lập biên bản kiểm kê theo quy định, phát hiện các vật tư ứ đọng, chậm luân chuyển, thành phẩm quá hạn, kém phẩm chất để báo cáo Kế toán trưởng… - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thu chi theo chứng từ cụ thể, có trách nhiệm bảo quản tiền và các giấy tờ có giá trị như tiền, các chứng từ thu chi. Mặc dù có sự phân chia giữa các phần hạch toán mỗi nhân viên trong phòng đảm nhiệm một công việc được giao nhưng giữa các bộ phận đều có sự kết hợp hài hoà, hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Việc hạch toán chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng khâu là tiền đề cho những khâu tiếp theo và đảm bảo cho toàn bộ hệ thống hạch toán không mắc sai sót, các yếu tố đó tạo điều kiện kế toán tổng hợp xác định đúng kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và qua đó có biện pháp hữu hiệu để khắc phục phấn đấu cho kế hoạch sản xuất kỳ tới. 3.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Niên độ kế toán: Công ty hạch toán theo niên độ kế toán từ ngày 01/01/N đến 31/12/N năm dương lịch, kỳ kế toán tính theo quý Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán: Việt Nam đồng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: phương pháp thẻ song song Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp tính giá thành sản phẩm: phương pháp giản đơn Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ Hình thức sổ áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chúng từ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là hình thức sổ ra đời muộn nhất trong các hình thức sổ hiện nay nên nó kế thừa được những ưu điểm của các hình thức kế toán ra đời trước nó và khắc phục được những nhược điểm của chúng. Tuy nhiên đây là hình thức sổ phức tạp về kết cấu, quy mô, hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, đội ngũ kế toán có trình độ. Sự lựa chọn hình thức này là phù hợp với quy mô sản xuất lớn của Công ty, với trình độ chuyên môn cao của các nhân viên kế toán và là sự lựa chọn tối ưu bởi hình thức sổ Nhật ký chứng từ được xây dựng trên sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nên đảm bảo các mặt của quá trình hạch toán được tiến hành song song, việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên, công việc đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần kế toán đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin của các cấp quản lý. Toàn bộ công tác kế toán được chia làm 3 giai đoạn chính: Lập và luân chuyển chứng từ Ghi chép vào tài khoản và các sổ kế toán Lập các báo cáo kế toán Sổ sách Công ty đang sử dụng: Các Nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,5,7,10 Các bảng kê: Bảng kê số 1,2,5,10,11 Sổ cái các tài khoản Các sổ (thẻ) chi tiết như sổ thống kế vật tư xuất kho, bảng tổng hợp xuất dùng nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ… Hệ thống tài khoản sử dụng: Hiện nay Công ty đang sử dụng theo hệ thống tài khoản của công ty trên cơ sở cụ thể hoá hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành. II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Que hàn và vật liệu hàn là những mặt hàng chủ yếu phục vụ nhu cầu sản xuất. Vật liệu hàn là nguyên liệu cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau từ các ngành công nghiệp nặng dễ nhận biết như đóng và sửa chữa tàu thuyền, sản xuất ôtô, xe máy, ngành xây dựng, dầu khí cho tới những ngành đòi hỏi hết sức tinh tế như ngành dụng cụ y tế. Trong tất cả các ngành nêu trên thì vật liệu hàn đều có một công dụng chung là ghép nối các kết cấu kim loại. Sản phẩm của Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh là que hàn và dây hàn chủ yếu là que hàn, phần lớn các nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất que hàn đều phải mua lại của các cơ sở trong nước. Một số nhà cung cấp NVL chủ yếu của Công ty STT Tên vật tư Tên nhà cung cấp 1 Lõi que Công ty TNHH Thương mại Hà Việt 2 Silicat Công ty TNHH silicat Việt An - Hải Phòng Công ty SX và TM Đức Lộc – Hà Nội 3 Cao lanh Công ty chế biến khoáng sản và VL chịu lửa Vĩnh Yên 4 Fero Mangan Công ty ứng dụng và chuyển giao công nghệ Long Hải 5 Rutil Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và kiểm định xây dựng 6 Bột vuốt Công ty Cổ phần thiết bị vật tư và công trình EMEJSC 7 Bột kéo khô Công ty CN vật liệu hàn Nam Triệu 8 Hộp gang fi4 loại 20kg Công ty CP công nghiệp Việt Hoàng 9 Xi măng C Công ty xi măng Bỉm Sơn 10 Curoa thang Công ty cao su Sao Vàng – Hà Nội 11 Bột sắt Công ty TNHH Nam Tiến Hiện nay Công ty đã săn xuất và cung cấp ra thị trường rất nhiều loại que hàn và chia làm 4 nhóm chính: + Que hàn thép Cacbon thấp và hợp kim thấp dùng hàn thép có độ bền trung bình như: N38VD, N42VD…. + Que hàn thép Cacbon thấp và hợp kim thấp dùng hàn thép có độ bền dẻo cao như: N50-6B, N55-6B… + Que hàn đắp phục hồi bề mặt như: DCr60 + Các loại que hàn đặc biệt như: Inốc, đồng, gang… Hiện nay Công ty còn sản xuất một số loại khác như dây hàn và bột hàn… Công ty phải quản lý và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả nguyên vật liệu đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Vì vậy nhất thiết phải quản lý và hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, bảo quản, sử dụng… * Hệ thống dự trữ và bảo quản NVL của Công ty Kho nguyên vật liệu chính: Fero Mangan, Rutil, lõi que, silicat… Kho bao bì: Chứa hộp bao bì, lô nhựa, màng co… Kho phụ tùng: Chứa tất các loại công cụ, dụng cụ… Kho trung gian: Làm nhiệm vụ thuyên chuyển nguyên vật liệu từ phân xưởng này sang phân xưởng khác 1.2. Phân loại nguyên vật liệu Để quản lý tốt nguyên vật liệu và tính toán một cách chính xác số nguyên vật liệu sử dụng thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Nguyên vật liệu của Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh được phân loại căn cứ vào nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và chia thành những loại sau: Nguyên vật liệu chính: Que H08A fi 6.5, FeroMangan, Rutil, bột tan, cao lanh… Nguyên vật liệu phụ: Hộp que hàn loại 5kg, loại 20kg, màng co, bao giấy, dầu keo ướt, đồng sunfat… Nhiêu liệu: Than cám, dầu HD40 Phụ tùng thay thế: Khuôn vuốt, khuôn thép, vòng bi, curoa Vật liệu xây dựng: Xi măng, cát vàng, ống nhựa… Công cụ dụng cụ: Băng dính, lô nhựa, dao cắt… Để đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu Công ty đã xây dựng hệ thống kho để dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu tương đối khoa học, thụân tiện và hợp lý phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay Ngoài việc xây dựng hệ thống kho dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu Công ty cũng đã xây dựng hệ thống nội quy về kho bảo quản như: Những người không nhiệm vụ không liên quan đến kho thì không được phép vào, những người có nhiệm vụ liên quan thì khi đến lấy hàng ở kho thì yêu cầu đứng ngoài, nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu …. Trong nội quy của Công ty về kho bãi thì có xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt ngoài định mức, hư hỏng, thiếu mất nguyên vật liệu thì người được chỉ định quản lý số nguyên vật liệu đó hoặc quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước lãnh đạo Công ty. 1.3. Đánh giá nguyên vật liệu * Đối với nguyên vật liệu nhập kho Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong Công ty nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho được xác định: Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho = Giá mua theo hoá đơn (trừ thuế VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu * Đối với nguyên vật liệu xuất kho Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính giá thực tế vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Giá trị NVL xuất trong kỳ = Đơn giá bình quân x Số lượng NVL xuất VD: Trong tháng 5 năm 2009 tại Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh có tài liệu sau: Trị giá lõi que H08 fi6,5 tồn đầu tháng: 1.204.577.721(đồng) Số lượng tồn: 149.991kg Ngày 7/5 nhập kho 100.315kg lõi que H08 fi6,5 đơn giá nhập là 8.016,75(đồng) Ngày 15/6 xuất 21.347kg Đơn giá xuất ngày 15/6 = 1.204.577.721 + 804.200.276 = 8.025,3 (đồng) 149.991 + 100.315 149.991 + 100.315 Giá trị xuất ngày 15/6 = 21.347 x 8.025,3 = 171.315.845 Ngày 7/5 nhập 6.064kg lõi que đơn giá 8.014 (đồng) Ngày 15/6 xuất 15.000kg lõi que H08 fi6,5 Đơn giá xuất ngày 30/5 = 228.959 x 8.205,3 6.064 x 8.104 = 8.202,7(đồng) 228.959 + 6.064 Giá trị xuất ngày 15/6 = 15.000 x 8.202,7= 123.040.500 (đồng) Tổng giá trị lõi que H08 fi6,5 xuất ra: 294.8356.345(đồng) 2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1. Chứng từ và chế độ luân chuyển chứng từ 2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh chủ yếu là mua ngoài do vậy thủ tục nhập khi luôn được coi trọng. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất hoặc cho các đối tượng khác như bán hàng, quản lý….trong công ty đều do phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu (nguyên vật liệu chính) của toàn Công ty, phòng Kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch sản xuất (kế hoạch thu mua nguyên vật liệu) từ đó tính ra số nguyên vật liệu trong kỳ sau đó bàn với đối tác để ký kết hợp đồng. Công ty lấy mẫu chuyển xuống phòng Kỹ thuật chất lượng kết hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm vật tư nếu đạt yêu cầu thì nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng phòng Kế hoạch kinh doanh làm phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng viết số thực nhập. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1liên lưu tại cuống, 1liên thủ kho nhận vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán vật tư, 1liên nhan viên cung tiêu chuyển kèm với hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ với người bán. Các thủ tục nhập kho thông qua một số biểu như sau: Biểu số 01: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 7 tháng 5 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Hà Việt Địa chỉ: 30B Nguyễn Công Trứ - Hà Nội Số tài khoản: 102010000016120 Tại: NH Công thương khu vực II Hai Bà Trưng – Hà Nội MST: 010056574 Họ tên người mua hàng: Đoàn Phan Mười Tên đơn vị: Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Địa chỉ: tp Hoà Bình Số tài khoản: 4211010051 Tại NH Nông nghiệp Thanh Trì-Hà Nội Hình thức thanh toán: CK MS: 0500445085 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thép làm lõi que hàn H08fi 6,5 Kg 100.315 8.016,75 8.042.002.746 Cộng tiền hàng 8.042.002.746 Thuế GTGT 5% 40.210.014 Tổng cộng tiền thanh toán 8.802.212.760 Số tiền viết bằng chữ: Tám tỷ tám trăm linh hai triệu hai trăm mười hai ngàn bảy trăm sáu mươi đồng Người mua hàng Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 02: PHIẾU XÁC NHẬN NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHO Tên nguyên vật liệu nhập: Lõi que H08A fi6,5 Nhà cung cấp: Công ty TNHH thương mại Hà Việt Ngày nhập Khối lượng, số lượng: 246.464kg STT Tên chỉ tiêu Đvt Yêu cầu Kết quả Đánh giá Ghi chú Đạt Không đạt 1 C % 0,1max 0,095 0.07 x 2 Si % 0,03max 0,03 x 3 Mn % 0,35max 0,45 0,43 x 4 P % 0,03max 0,021 x 5 S % 0,03max 0,022 x Kết luận lô: x Đ ạt --------> nh ập kho Không đạt --------> Trả lại nh à cung cấp Hoà Bình , ngày 7 tháng 5 năm 2009 Ki ểm tra Trưởng phòng kiểm tra chất lượng Nơi nhận: Lưu KT-CL Phòng KH-KD Như vậy nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì cho phép nhập kho, nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn thì trả lại nhà cung cấp, nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất đã ghi trên hợp đồng thì trả lại nhà cung cấp hoặc yêu cầu giảm giá lô hàng nhập, trường hợp xảy ra thừa thiếu nguyên vật liệu thì tuỳ theo từng nguyên nhân để xử lý. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ các sổ kế toán tương ứng thông qua nhập chứng từ trên máy Biểu 03: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 5 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Đoàn Phan Mười Đ/c: Phòng KH-KD Theo HĐ số 0068796 ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Công ty TNHHTM Hà Việt Nhập tại kho: Chị Thìn STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép làm lõi que hàn H08 fi6,5 thuế GTGT 5% Kg 100.315 100.315 8.016,75 804.200.276 Cộng 100.315 100.315 804.200.276 Cộng thành tiền bằng chữ: Tám trăm linh bốn triệu hai trăm ngàn hai trăm bảy mươi sáu đồng. Ngày 07 tháng 5 năm 2009 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dựa trên các hoá đơn GTGT mà kế toán lập ra các bảng kê, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, căn cứ trên bảng kê này kế toán tính ra số thuế GTGT được khấu trừ và số liệu được ghi đồng thời vào sổ chi tiết liên quan. Định kỳ kế toán bù trừ thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để tính ra số thuế phải nộp cho Nhà nước Biểu số 04: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA Tổng Công ty hoá chất Việt Nam (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kê khai hàng tháng) Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Địa chỉ: Tp Hoà Bình Mã số thuế: 0500445085 Chứng từ Tên khách hàng Mã số thuế Mặt hàng Doanh số bán chưa VAT Thuế suất Thuế GTGT TKĐƯ Số hiệu Số HĐ Ngày tháng BY/2005 95256 04/5 Công ty Cổ phần CN Việt Hoàng 0500056421 Hộp gang fi4 loại 20kg 1.139.500 10 113.950 111, 112 HY/2005 68796 07/5 Cty TM Việt Hà 1005165741 Thép fi6,5 804.200.276 5 40.210.014 331 HY/2005 32394 08/5 Cty xi măng Bỉm Sơn 0100229499 Xi măng 10.503.000 5 525.150 112 CY/2005 76523 24/5 Cty cao su Sao Vàng 0100306570 Curoa thang 12.000.000 5 600.000 331 HY/2005 68796 25/5 Cty TM Việt Hà 100516574 Thép fi6,5 48.600.000 5 2.430.000 331 QY/2005 43251 28/5 Cty TNHH Nam Hồng 0500254062 Trường Thạch 69.129.865 5 3.456.493,25 311 MY/2005 56826 31/5 Cty TNHH Nam Tiến 1001000568 Bột sắt 68.888.361 5 3.444.418,05 141 Ngày tháng năm2009 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty không những phục vụ cho phân xưởng mà còn phục vụ cho các hoạt động khác như cửa hàng các phòng ban quản lý, đối với những nguyên vật liệu xuất ra đều phải có chứng từ hợp pháp hợp lệ. Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là Phiếu xuất kho Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào quyết định về nhu cầu về vật liệu, vật tư do phòng kế hoạch lập đã thông qua sự xét duyệt của giám đốc, viết phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng kèm theo kế hoạch để xuống lĩnh nguyên vật liệu ở kho Căn cứ vào phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng, phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng ra và ghi vào cột thực xuất. Phiếu xuất kho phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, thủ kho, người nhận hàng, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu. Phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ vào sổ chi tiết vật tư. Biểu số 05: PHIẾU YÊU CẦU TÀI LIỆU, VẬT TƯ, PHỤ TÙNG 1. Ngày 16 tháng 5 năm 2009 2. Đơn vị yêu cầu: Phân xưởng dây hàn 3. Mục đích sử dụng: Phục vụ cho sản xuất dây hàn 4. Thời gian yêu cầu: 21/52009 STT Tên tài liệu, vật tư, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng 1 Thép góc 50 x 50 Kg 200 2 Dao cắt máy Cái 5 3 Lõi que H08fi6,5 Kg 280.000 Người đề nghị Đơn vị trưởng Phòng kỹ thuật Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 06: DANH MỤC VẬT TƯ, PHỤ TÙNG, XĂNG DẦU MỠ LĨNH CHO SẢN XUẤT, BẢO DƯỠNG VÀ SỬA CHỮA CHẾ TẠO THEO KẾ HOẠCH BM-KT-67/1 CỦA PHÂN XƯỞNG DÂY HÀN Tháng 5năm 2009 TT Tên vật tư, phụ tùng Đơn vị tính Nhu cầu Tồn đầu kỳ Đã tạm lĩnh Xin lĩnh Mục đích sử dụng Xác nhận của kỹ thuật 1 Thép góc 50 x 50 Kg 28 8 0 200 Sản xuất dây hàn 2 Dao cắt máy Cái 6 1 0 5 Sản xuất dây hàn 3 Lõi que H08fi6,5 Kg 729.974 449.974 0 280.000 Sản xuất que hàn Người lập biểu Quản đốc phân xưởng Phòng kỹ thuật Giám đốc (K ý, h ọ t ên) (K ý, h ọ t ên) (K ý, h ọ t ên) (K ý, h ọ t ên) Biểu số 07: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16/52009 Họ tên người nhận hàng: Chị Thư – Phân xưởng dây hàn Lý do xuất kho: KHSX/T03/2006 Xuất tại kho: Chị Thìn STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Lõi thép H08fi6,5 kg 21.347 21.347 8.114 173.209.558 Cộng 173.209.558 Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi ba triệu hai trăm linh chín ngàn năm trăm năm tám đồng./. Xuất ngày 21 tháng 5năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán 2.2.1. Hạch toán tại kho Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng tình hình nhập xuất của từng loại vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn của thẻ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng một tờ thẻ kho tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, nguyên vật liệu được ký mã hiệu riêng để tiện việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ nhập xuất được thủ kho tập hợp lại sau đó chuyển giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi về số liệu về lượng và giá trị nguyên vật liệu của từng kho. Biểu số 08: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Thẻ Kho Ngày lập thẻ: 01/5/2009 Tờ số: 01 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Lõi que H08fi6,5 - Đơn vị tính: Kg -Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất (Nhập) Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 150.707 2 56 07/5 Nhập lõi que H08 100.315 251.022 3 120 16/5 Xuất cho PX dây hàn 21.347 4 Tồn cuối tháng 229.675 2.2.2. Hạch toán tại phòng kế toán Định kỳ 5 ngày một lần kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng số tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu và nhận chứng từ nhập xuất. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo mã số của từng loại nguyên vật liệu, số liệu từ các chứng từ được mã hoá ký hiệu theo mã số riêng. Trình tự ghi sổ trên máy hoàn toàn giống với làm thủ công, mọi thao tác đã được cài đặt trong phần mền. Để việc kiểm tra xác suất kế toán vào mã hoá của nguyên vật liệu nào đó vào một số bất kỳ, in số liệu trên màn hình để kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng kế toán căn cứ số liệu và số ngày ghi trên phiếu nhập, xuất để vào lần lượt theo thứ tự từng ngày trong tháng. Từng loại nguyên vật liệu được vào số lượng và căn cứ trên đơn giá để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn đầu và cuối ngày được tính một cách cụ thể , phương pháp tính được cài đặt trong phần mềm máy tính. Máy tính sẽ tính ra đơn giá nhập, xuất, cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu máy tính sẽ tự động vào báo cáo nhập xuất tồn ngay tại thời điểm đó. Cuối tháng, đối với nguyên vật liệu chính kế toán tồng hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu trên. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ số 2 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty Cổ phần que hàn điện Việt Đức hạch toán theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên vật liệu“ TK 1521 Nguyên vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ TK 1523 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1525 Vật liệu xây dựng TK 6211.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho que hàn TK 6211.2 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dây hàn TK 6271.1 Chi phí sản xuất que hàn TK 6271.2 Chi phí sản xuất dây hàn Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số Tài khoản kế toán khác như:TK153, TK111, TK 112, TK 141,TK 331, ……. Công ty còn mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng các mã số riêng rồi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng thanh toán. Kế toán tiến hành mã số từng loại nguyên vật liệu để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, điều này cũng rất phù hợp với phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng. Số liệu vào các sổ liên quan đêu dựa trên mã số, khi cần kiểm tra đối chiếu chỉ cần truy cập vào mã số đã có tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng cần tìm. Tài khoản 152 được chi tiết cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính Tên Mã số Lõi que H08 A1H08 Lõi que CB08 A1CB08 Feromangan 1% A3FR001 Feromangan 5% A3FR002 Rutil 86% A3RTI1 Rutil 92% A3RTI2 Cao lanh A3CLA Nguyên vật liệu ph ụ Hộp N46 fi3 lo ại 5kg B1H01 Hộp N42 B1H03 Nhi ên li ệu Than c ám C1TCA Dầu HD40 C1 DHD Tài khoản 331 được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán Tên M ã s ố Công ty TNHH silicat Việt An - H ải Phòng B1509 Công ty CP Chế biến khoáng sản và VL chịu lửa Vĩnh Y ên B1902 Công ty TM Nam Tiến - Hà Khẩu – Trung Quốc B2102 Công ty cơ điện Trần Phú B3033 Công ty CP que hàn Hà Việt B1512 Công ty TNHH Vạn Đạt B3084 Công ty TNHH thương mại Việt Hà B1511 Đặc biệt trong hệ thống tài khoản mà Công ty đang sử dụng không sử dụng tài khoản TK151 Hàng mua đang đi đường để theo dõi vật liệu khác hay những phế liệu thu hồi nhập kho 3.2. Trình tự kế toán 3.2.1. Kế toán tăng nguyên vật liệu - Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 và số 2 Nợ TK 1521 8.122.000 Nợ TK 133 406.100 Có TK 111, 112 8.528.100 - Nếu chưa thanh toán cho người bán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết TK331 Nợ TK 1521 804.200.276 Nợ TK 133 40.210.014 Có TK 331 844.210.290 Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho người cung cấp , kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK 331 cho từng khách hàng đư ợc thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi tr ên sổ chi tiết TK 331 N ợ TK 331 100.000.000 C ó TK 111 100.000.000 Dùng tiền vay mua nguyên vật liệu: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc Công ty vay tiền ngân hàng để mua vật liệu, kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, giấy báo nợ và phiếu nhập kho ghi Nhật ký chứng từ số 4 Nợ TK1521 69.129.865 N ợ TK 133 3.456.493,25 C ó TK 311 72.586.358,25 - Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền giao tạm ứng: Kế to án căn cứ vào hoá đơn thanh toán, phiếu nhập kho ghi vào Nh ật ký chứng từ số 10 N ợ TK 1521 68.888.361 Nợ TK 133 3.444.418,05 C ó TK 141 72.332.779,05 Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán tr ư ờng hợp mua nguyên vật liệu về nhưng cuối tháng chưa nhập về kho m ặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán để ngoài sổ không ghi nghiệp vụ này khi nào hàng về mới ghi sổ nguyên vật liệu nhập kho. 3.2.2. Kế toán trường hợp giảm nguyên vật liệu Nếu xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất các loại sản phẩm kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6211 434.733.072 Nợ TK 6212 10.735.610 Có TK 1521 445.468.682 Nếu xuất kho nguyên vật liệu, phụ tùng, vật liệu khác…. Cho phân xưởng sản xuất: Nợ TK 6271 8.366.500 Có TK 1522 8.366.500 Nợ TK 6272 845.000 Có TK 1523 435.000 Có TK 153 410.000 Nếu xuất nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng: Nợ TK 642 45.000 Nợ TK 641 11.930 Có TK 1522 56.930 Công ty không hạch toán phế liệu thu hồi từ các phân xưởng Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho dù nguyên vật liệu của Công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhất là hiện nay giá cả trên thị trường vật liệu hàn luôn thay đổi. 3.3. Sổ kế toán Công ty Cổ phần que hàn điện Việt Đức áp dụng hình thức nhật ký chứng từ và có sử dụng phần mền kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán. Đặc biệt là Công ty không sử dụng bảng kê số 3 và sổ cái các TK 152, TK 621, TK 627….trong kế toán tồng hợp nguyên vật liệu. * Sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu. Nội dung: Được dùng để theo dõi tình hình nhập của tất cả các loại nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày, sổ này là cơ sở để lập bảng N-X-T. Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày khi nhận chứng từ nhập nguyên vật liệu (phiếu nhập kho) kế toán vào số liệu trên máy theo mã số của từng loại nguyên vật liệu Kết cấu: Biểu mẫu số 09: Tổng Công ty hóa chất Việt Nam SỔ CHI TIẾT NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Số phiếu Ngày nhập xuất Tên vật tư Mã vật tư đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền TKĐU 26 01/5 Cao lanh A3CLA Kg 52.400 310 16.244.000 111 112 29 03/5 Bút bi D1BBI Cái 100 1.193 119.300 111 31 04/5 Hộp gang fi4 loại 5kg B1H05 Kg 2.150 530 1.139.500 112 56 07/5 Lõi que H08 A1H08 Kg 100.315 8.016,75 804.200.276 331 57 08/5 Xi măng E1XMA Kg 1.500 7.002 10.503.000 112 59 10/5 Lô nhựa quấn dây hàn D1LNH Cái 82 5.000 410.000 112 60 11/5 Giấy tập D1GTA Quyển 150 1.500 225.000 111 … … … … … … … … … 73 24/5 Curoa F1CRO Kg 1.000 12.000 12.000.000 331 74 25/5 Lõi que H08 A1H08 Kg 6.064 8.014 48.600.000 331 75 26/5 Xi măng E1XMA Kg 1.750 7.120 12.460.000 111 112 76 28/5 Trường thạch A3TTH Kg 95.050 727,3 69.129.865 311 76 29/5 Hộp gang N46 fi4 loại 5kg B1H01 Hộp 800 530 424.000 112 77 31/5 Bột sắt Kg 5.667 12.174,1 68.990.625 141 Ngày tháng năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Sổ chi tiết nguyên vật liệu Nội dung: Dùng đê theo dõi tình hình xuất của tất cả các loại nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày, căn cứ vào sổ này chúng ta có thể biết được nguyên vật liệu đó xuất cho ai, ở phân xưởng nào, dùng để sản xuất cái gì. Kết cấu của sổ chi tiết nguyên vật liệu Biểu số 10: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam SỔ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Đơn vị tính: Đồng SP Ngày xuất Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền TKĐƯ 876 01/5 Cao lanh A3CLA Kg 17.769 310 5.508.390 621.1 877 02/5 Cao lanh A3CLA Kg 34.631 310 10.735.610 621.2 879 02/5 Màng co B1H04 Kg 288,5 29.000 8.366.500 6271.1 881 03/5 Than cám C1TCA Kg 290 1.500 435.000 6271.2 882 04/5 Bút bi D1BBI Cái 10 1.193 11.930 641 884 05/5 Giấy tập D1GTA quyển 3 1.500 4.500 642 885 06/5 Hộp gang B1H05 Hộp 2.150 530 1.139.500 6271.1 … … … … … … … … … 891 15/5 Lõi que H08 fi 6,5 A1H08 Kg 21.347 8.025,3 171.315.845 621.1 892 17/5 Lô nhựa quấn dây hàn D1LNH Cái 82 5.000 410.000 6271.2 … … … … … … … … … 991 28/5 Xi măng E1XMA Kg 150 7.001,9 1.050.285 6271.1 992 29/5 Trường thạch A3TTH Kg 90.000 727,3 65.457.000 621.1 993 30/5 Hộp N46 fi4 loại 5kg B1H01 Hộp 800 530 424.000 621.1 994 30/5 Lõi que H08 fi6,5 A1H08 Kg 15.000 8.237,5 123.563.476 621.1 995 31/5 Bột sắt A3BSA Kg 5.667 12.158,2 68.888.361,2 621.1 Kế toán trưởng Người lập biểu * Bảng tổng hợp N-X-T nguyên vật liệu Bảng này lập để phản ánh một cách khái quát tình hình N-X-T nguyên vật liệu diễn ra trong tháng. Cơ sở và phương pháp ghi: Hàng ngày khi có chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu kế toán nhập số liệu vào máy theo mã của từng loại nguyên vật liệu, máy sẽ tự động vào bảng tổng hợp N-X-T ngay tại thời điểm đó và sau mỗi lần nhập, xuất máy sẽ cộng dồn. Việc ghi chép như vậy không rõ được đơn giá bình quân của từng loại NVL sau mỗi lần nhập. Kết cấu của bảng N-X-T Biểu số 11: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh BẢNG TỔNG HỢP N-X-T NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2006 Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Giá bình quân Cao lanh A3CLA Kg 0 52.400 52.400 0 310 Lõi que H08 A1H08 Kg 149.991 106.379 36.347 220.0230 8.237,5 Trường thạch A3TTH Kg 4.307 95.050 90.000 9.357 727,3 Bột sắt A3BSA Kg 290 5.667 2.635 3.321 12.158,2 Hộp N46 fi4 loại 5kg B1H01 Hộp 0 800 800 0 530 Xi măng E1XMA Kg 100 3.250 150 3.200 7.001,9 Lô nhựa quấn dây hàn D1LNH Cái 12 82 82 12 5.012,8 Hộp gang fi4 B1H05 hộp 0 2.150 2.150 0 530 Giấy tập D1GTA Quyển 0 150 120 30 1.500 Ngày 3 tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để xác định chính xác giá trị nguyên vật liệu thực xuất cho sản xuất trong tháng, Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh lập thêm báo cáo nhập xuất tồn đối với nguyên vật liệu chính. Biểu số 12: BÁO CÁO N-X-T Tổng Công ty hoá chất Việt Nam (Đối với nguyên vật liệu chính) Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Tháng 5năm 2009 Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ TK TX Đơn giá Số tiền Lượng mua Đơn giá Số tiền Lượng xuất Đơn giá Số tiền TK TX Đơn giá Số tiền Lõi que H08 Kg 149.991 716 8.301 1.210.327.917 106.379 8.016,6 852.800.276 36.296 8.135,6 295.289.767 220.023 767 8.046 1.767.738.426 Cao lanh Kg 0 1.907 309,9 590.918.667 52.400 310 16.244.000 53.307 310 16.524.921 1.000 310 309.997 Trường thạch Kg 4.307 673 727,3 3.621.796 95.050 727,7 69.127.296 88.197 727,7 64.143.031,33 115.000 33 727 8.606.060,6 Bột sắt Kg 290 0 11.846,8 3.435.403 5.667 12.174,1 689.864.000 2.635 12.158,1 32.036.691 3.321 12.158 40.385.278,6 Cộng 6.252.750.508 7.222.056.129 6.552.736.358 6.922.070.279 * Bảng phân bổ vật tư Nội dung: Dùng để phản ánh giá trị NVL xuất kho cho các đối tượng sử dụng trong tháng. Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Cuối tháng kế toán tồng hợp số liệu từ sổ chi tiết NVL để vào bảng phân bổ, sổ này là cơ sở để lập bảng cân đối tài khoản Kết cấu: Biếu số 13: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ Tháng 5 năm2009 STT TK Có 1521 1522 1523 1524 1525 153 Cộng nợ TK Nợ 1 621.1 434.733.072 0 434.733.072 2 621.2 10.735.610 10.735.610 3 6271.1 8.366.500 1.050.285 9.416.785 4 6271.2 0 435.000 410.000 845.000 5 641 11.930 11.930 6 642 4.5000 4.5000 Ngày 31 tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Sổ quỹ tiền mặt: Dùng để theo dõi một cách chi tiết số lượng thu chi và còn lại của Công ty nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi kế toán vào sổ quỹ, cuối tháng tổng hợp thu chi để xác định tồn quỹ. Kết cấu: Biểu số 14: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công Ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh Ngày tháng Số phiếu thu Số phiếu chi Diễn giải TKĐƯ Số tiền Tồn Thu vào Chi ra Dư đầu tháng 567.860.000 01/3 26 Mua cao lanh 1521 8.528.100 03/3 29 Mua bút bi 1522 119.300 04/3 31 Mút hộp gang 1522 1.196.475 10/3 60 Mua giấy tập 1522 225.000 … … … 25/3 75 Mua xi măng 1525 6.541.500 26/3 76 Trả công ty Hà Việt 331 100.000.000 27/3 78 Hộp bao bì 1522 650.000 27/3 20 Rút tiền gửi NH nhập quỹ 112 76.000.000 28/3 22 Thu tiền của khách hàng 131 114.165.000 31/3 85 Trả tiền điện 642 3.385.000 31/3 86 Thu bán phế liệu 711 500.000.000 Cộng phát sinh 4.256.789.000 3.672.863.000 1.151.786.000 SỔ QUỸ TIỀN MẶT Từ ngày 1/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Ngày 31 tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK111 đối ứng Nợ với các TK liên quan. Cơ sở và phương pháp ghi: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thu chi kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 1, đến cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp để ghi vào bảng cân đối tài khoản. Kết cấu: Biểu số 15: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Từ ngày 1/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Đơn vị tính: Đồng STT Ngày Ghi Có TK111 và ghi Nợ các TK Cộng Có 112 1521 1522 1525 331 133 642 26 01/5 8.122.000 406.100 8.528.100 29 03/5 119.000 119.000 31 04/5 1.139.500 56.975 1.196.475 33 05/5 650.000 650.000 … … …. … …. 60 10/5 225.000 225.000 … … … … … 74 25/5 3.564.000 3.564.000 75 25/5 100.000.000 100.000.000 76 26/5 6.230.000 311.500 6.541.500 78 31/5 3.685.000 3.685.000 Cộng 110.686.000 45.560.120 385.600.000 55.165.000 3.685.000 3.672.863.000 Ngày 31 tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Lập biểu * Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK111 đối ứng Có với các TK liên quan. Cơ sở và phương pháp ghi số: Hàng ngày căn cứ vào số liệu trên sổ quỹ kế toán vào bảng kê chứng từ số 1, số dư trên sổ này phải khớp với số dư tiền mặt hiện có ở quỹ vào thời điểm cuối tháng. Kết cấu: Biểu số 16: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh BẢNG KÊ SỐ 1 Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Đơn vị tính: Đồng Dư đầu tháng: 567.860.000đồng STT Ngày Ghi Nợ TK111 và ghi Có các TK Cộng Nợ 112 131 138 711 …. 16 02/5 55.000.000 55.000.000 20 27/5 76.000.000 76.000.000 22 28/5 114.165.000 114.165.000 … … … … 24 31/5 50.000.000 50.000.000 Cộng 125.000.000 114.065.000 … 50.000.000 … 4.256.789.000 Ngày 31/5/2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Sổ tìên gửi Ngân hàng: Dùng để theo dõi tình hình thu chi tồn tiền gửi ngân hàng diễn ra trong kỳ của Công ty. Cơ sở và phương pháp ghi tương tự sổ quỹ tiền mặt Kết cấu: Biểu số: 17 Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng Gi ấy báo ngân hàng Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có Thu vào Rút ra Tồn Số dư đầu tháng 1.512.600.000 1/5 202 Mua cao lanh 1521 8.528.100 2/5 203 Rút TGNH về quỹ 111 55.000.000 4/5 205 Mua hộp bao bì 1522 650.000 … … … … 26/5 211 Mua xi măng 1525 6.541.500 27/5 217 Rút TGNH về quỹ 111 76.000.000 29/5 220 Hộp N46 loại 5kg 1522 466.450 Cộng phát sinh 2.650.000.000 1.287.233.300 Dư cuối tháng 2.875.366.700 Ngày 31 tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK112 đối ứng Nợ với các TK liên quan. Cơ sở và phương pháp ghi: Hàng ngày kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng để ghi. Kết cấu: Biểu số 18: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Từ 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Đơn vị tính: Đồng Ngày Ghi Có TK 112 và ghi Nợ các TK Cộng Có 111 1521 1522 … 1525 153 133 01/5 8.122.000 406.100 8.528.100 02/5 55.000.000 55.000.000 04/5 650.000 10.503.000 11.153.000 10/5 410.000 41.000 451.000 … … … … 26/5 6.230.000 311.500 6.541.500 27/5 70.000.000 70.000.000 29/5 424.000 42.400 464.400 Cộng 125.000.000 350.122.000 1.074.000 … 16.733.000 410.000 105.560.000 1.287.233.300 Ngày 31 tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Sổ chi tiết TK331 Sổ này ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ với từng nhà cung cấp. Phương pháp ghi sổ: Được mở chi tiết để theo dõi chi tiết với từng người người bán bao gồm cả phát sinh Có và phát sinh Nợ TK331. Việc theo dõi trên sổ chi tiết TK331 được thực hiện với nguyên tắc mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh chứng từ cho từng người bán. Khi Công ty thực hiện thanh toán tiền hàng cho người cung cấp, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK331 cho từng khách hàng được thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi trên sổ chi tiết TK331. Kết cấu: Biểu số 19: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh (Công ty TNHH Thương mại Hà Việt) Tháng 5năm 2009 TT Số dư đầu Hoá đơn Phiếu nhập Mã khách Diễn giải Ghi Có TK 331 ghi Nợ các TK Cộng Có Ghi Nợ TK331 ghi Có các TK khác Cộng Nợ Số dư cuối kỳ Dư Nợ Dư Có Số HĐ NT Số phiếu NT 1521 111 133 111 112 Dư Nợ Dư Có 1 16.449.230 68796 7/5 56 B1511 Nhập H08 804.200.276 40.210.014 844.410.290 2 68796 23/5 57 B1511 Nhập H08 48.600.000 24.300.000 51.030.000 3 … … … 100.000.000 100.000.000 4 16.449.230 Cộng 852.8000.276 42.640.014 895.440.290 265.000.000 646.889.520 Ngày tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Sổ báo cáo chi tiết Tài khoản 331: Được mở nhằm theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết đối tượng thanh toán, kế toán tổng hợp số liệu và vào sổ báo cáo chi tiết tài khoản 331. Mỗi nhà cung cấp được ghi vào một dòng và được mã hoá theo từng nhà cung cấp rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Số liệu trên các sổ tổng hợp nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý trong việc điều hành kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh. Cuối tháng kế toán khoá sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng khách hàng. Toàn bộ số liệu ở dòng cộng cho từng người bán sẽ chuyển sang ghi nhật ký chứng từ số 5 với nguyên tắc mỗi khách hàng một dòng bao gồm cả số phát sinh nợ và phát sinh có của tài khoản 331 Kết cấu của sổ Biểu số 20 Tổng công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh BÁO CÁO CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Tháng 5năm 2009 STT Tên và Đ/C K/Hàng Dư đầu kỳ Ps Trong Kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Ps nợ Ps có Dư nợ Dư có B1511 Cty TNHH Thương mại Hà Việt 16.449.230 265.000.000 895.440.290 646.889.520 B2084 Cty CP tư vấn ĐT và KĐ Xây dựng 56.000.000 68.100.000 68.100.000 56.000.000 B2150 Cty cao su sao vàng Hà Nội 40.000.000 52.600.000 12.600.000 0 ………. …….. ……. ……. ……….. …….. B3062 Cty CP xây lắp CN 0 0 77.528.754,4 77.528.754,4 Cộng 34.954.478 8.760.986.625 1.010.314.003 3.553.641.865 11.269.360.009 Ngày…..tháng 5năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Nhật ký chứng từ số 5: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với nhà cung cấp vật tư cho công ty. Nhật ký chứng từ số 5 gồm có 2 phần : phần phản ánh số phát sinh bên có tài khoản 331 đối ứng với nợ các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán( ghi nợ TK 331 đối ứng có với các tài khoản có liên quan). Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Cuối tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu của từng sổ chi tiết được mở cho từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5,cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi vào bảng cân đối tài khoản. Kết cấu sổ nhật ký chứng từ số 5 Biểu số 21 Tổng công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi Có TK331, ghi Nợ các TK Cộng Có TK331 Theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK331) Cộng Có TK331 Số dư cuối tháng Nợ Có TK152 TK111 Nợ Có 1 Cty TNHH Thương mại Hà Việt 16.449.230 895.440.290 895.440.290 265.000.000 265.000.000 646.889.520 2 Cty CP tư vấn ĐT và KĐ Xây dựng 56.000.000 68.100.000 68.100.000 68.100.000 68.100.000 56.000.000 3 Cty cao su sao vàng Hà Nội 40.000.000 12.600.000 12.600.000 52.600.000 52.600.000 0 … … … … … … 4 Cty CP xây lắp CN 77.528.754,4 77.528.754,4 77.528.754,4 Tổng cộng 34.954.478 8.760.986.625 3.553.641.865 3.553.641.865 1.010.314.003 1.010.314.003 11.269.360.009 Ghi Có TK331 “Phải trả người bán” Ngày tháng năm 2009 *Nhật ký chứng từ số 4: dùng để phản ánh quan hệ tín dụng giữa công ty với ngân hàng. Cơ sở và phương pháp ghi chép: Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán,giấy báo nợ để ghi. Việc ghi chép NKCT số 4 – TK 311 được thực hiện theo nguyên tắc : mỗi giấy báo nợ ,báo có được ghi trên một dòng và được ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ phát sinh. NKCT số 4-TK 311 được mở thành quyển theo đúng mẫu sổ quy định.Cách mở sổ như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán , theo dõi chặt chẽ tình hình vay trả ngân hàng của Công ty . Kết cấu Biểu số 22 Tổng công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và Dịch vụ Tám Oanh NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 4 Ghi có TK 311 vay ngắn hạn Tháng 5 năm 2009 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK311 ghi nợ các TK khác Cộng có Số hiệu NT 111 1521 133 1 2 3 4 5 6 7 …… …… …… …… 212 28/5 Mua trường thạch 69.129.865 3.456.493,25 72.586.358,25 Cộng …… 69.129.865 3.456.493,25 72.586.358,25 Ngày….tháng 5 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu *Sổ nhật ký chứng từ số 10: Sổ này dùng để theo dõi tình hình thanh toán tiền tạm ứng của công ty . Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ để ghi vào sổ này. Cuối tháng kế toán xác định số dư bên Có TK 141 và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi vào bảng cân đối tài khoản. Kết cấu sổ Biểu số 23 Tổng công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 GHI CÓ NỢ TK141 Tháng 5 năm 2008 Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 141ghi có các tài khoản Ghi có tài khoản 141 ghi nợ các tài khoản Số dư cuối tháng Nợ Có 111 112 …. Công nợ TK 133 1521 627 ….. Cộng có TK Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Số dư đầu tháng ….. T/ứng Đặng Trần Lương mua bột sắt 3.444.418,05 68.888.361 72.332.779,05 ….. …… …… …… …… ….. Tổng cộng …… …… …… ….. ….. 3.444.418,05 68.888.361 72.332.779,05 …... Ngày….tháng 3 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu *Sổ cái TK 133: theo dõi thuế giá trị gia tăng được khấu trừ trong kỳ cuả công ty Cơ sở và phương pháp ghi: cuối tháng căn cứ vào các sổ có liên quan để ghi vào nhật ký này. Đây là cơ sở để đối chiếu số liệu với bảng cân đối tài khoản. Kết cấu Biểu số 24: Tổng công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh SỔ CÁI TK 133 Tháng 5 năm 2009 Số dư đầu tháng Nợ Có Ghi có các TK , đối ứng nợ với các TK này .. .. Tháng 5 -Ghi có TK 111(Nhật ký chứng từ số 1) 55.165.000 -Ghi có TK 112( Nhật ký chứng từ số 2) 105.560.000 -Ghi có TK 141 ( Nhật ký chứng từ số 10) 3.444.418,05 -Ghi có TK 311 ( Nhật ký chứng từ số 4) 3.456.493,25 -Ghi có TK 331( Nhật ký chứng từ số 5) 160.021.244 Cộng số phát sinh Nợ 324.547.155,3 Tổng số phát sinh Có 0 Số dư Nợ cuối tháng 324.547.155,3 Số dư Có cuối tháng Ngày….tháng 5 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng CHƯƠNG III. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CÔNG TY TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh 1. Nhận xét chung về một số ưu nhược điểm về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh *Những ưu điểm về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh Cùng với sự phát triển cuả công ty , công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tưụ đáng kể sau: -Về công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bộ máy quản lý cuả công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng đã thể hiện được ưu thế rõ rệt .Ngươì tôí cao và duy nhất có quyền ra quyết định trong công ty là giám đốc vơí sự trợ giúp của phó giám đốc phụ trách kĩ thuật và 4 phòng cùng quản trị viên tại các phân xưởng .Khi các bộ phận trong công ty phôí hợp với nhau nhịp nhàng , ăn khớp tạo điều kiện năng lực sáng tạo cuả môĩ cá nhân. -Về tổ chức công tác kế toán Hiện nay , công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ . Đây là hình thức kế toán đang áp dụng phổ biến ở nước ta , nhất là các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn , điều kiện trang thiết bị tính toán còn hạn chế. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết . Công tác kế toán nguyên vật liệu về cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ , chi tiết, rõ ràng. Về chế độ nghi chép ban đầu Đối với công tác hạch toán ,từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Về phương pháp kế toán : Việc sử dụng kế toán máy đã mang lại hiệu quả đáng kể cho công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế toán. Từ chứng từ gốc , kế toán vào số liệu máy sẽ chuyển số liệu vào các sổ liên quan đồng thời tại cùng một thời điểm . Khi cần xem xét, kiểm tra thì rất dễ dàng. -Về công tác kế toán nguyên vật liệu . Công ty đã áp dụng tính giá vốn thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn là hoàn toàn hợp lý với điều kiện và đặc điểm thực tế cuả công ty. Hơn nữa nó còn giúp cho kế toán có thể cung cấp nguyên vật liệu một cách thường xuyên. Nhìn chung việc áp dụng kế toán máy vào công ty là một việc làm hết sức cần thiết nhằm quản lý sản xuất và hạch toán kế toán được thực hiện tốt hơn. Phần mền kế toán được áp dụng trong Công ty đã giảm bớt được khối lượng công việc cho phòng kế toán và mang lại hiệu quả kinh tế cao. * Một số hạn chế của tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh - Về công tác quản lý nguyên vật liệu Thủ kho không lập báo cáo nhập suất tồn vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu của mình đảm bảo cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty được chặt chẽ. Như vậy nếu có sự sai sót thì rất khó đối chiếu số liệu, khi kế toán cần kiẻm tra thì phải xuống kho đối chiếu. Từ đó làm mất rất nhiều thời gian mà không chặt chẽ. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty không mỡ sổ chi tiểttheo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng nguyên vật liệu mà tách ra sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu, sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu riêng. Vì vậy khônh thuận cho kiểm tra đối chiếu tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên vật liệu. -Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu của Công ty mua ngoài mà giá cả thị trường luôn luôn biến động. Nhất là khi giá cả thị trường của nguyên vật liệu sẽ tác động trực tiếp tới giá thành của sản phẩm. Nó có thể đẩy giá lên cao làm giá bán thị trường của sản phẩm sẽ cao giảm sức cạnh tranh. Như vậy có thể thấy những tác hại mà công ty gặp phải không lập dự phòng đây là tồn tại cần được khắc phục. 2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty nên mở sổ chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư để theo dõi tất cả các vật tư nhập xuất trong tháng. Nhìn hai sổ này không thể hiện rõ đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất của từng loại NVL. Do vậy Công ty cần lập thêm sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất tồn. Với việc mở sổ này là cơ sở để lập báo cáo nhập xuất tồn. * Về kế toán phế liệu thu hồi nhập kho Đối với phế liệu thu hồi được nhập kho, Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu và sử dụng các chứng từ có liên quan. Trước hết các bộ phận có trách nhiệm phải tổ chức kiểm kê, ước tính giá trị sau đó phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho phế liệu. Phiếu nhập kho phế liệu được lập thành 2 liên trong đó 1 liên lưu tại phòng kế hoạch, liên còn lại được giao cho thủ kho sau khi phế liệu đã được nhập kho. Định kỳ kế toán vật liệu lại xuống kho nhận phiếu nhập kho phế liệu từ thủ kho để vào sổ chi tiết phế liệu như đối với các loại vật liệu khác. * Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Công ty nên lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để đảm bảo sự ổn định sản xuất và kinh doanh, không ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ bình ổn giá cả trên thị trường, doanh thu, chi phí và lợi nhuận được duy trì như kế hoạch đã đề ra. * Về hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Ngoài việc mở thêm sổ cái chi tiết từng loại vật liệu Công ty nên mở thêm sổ cái TK152 (tổng hợp) Khi các số liệu được vào sổ cái tài khoản 1521, 1522, 1523,… cũng đồng thời được vào sổ cái TK152 (tổng hợp). Kho kế toán tổng hợp cần số liệu tổng quát thì chỉ cần lấy dòng tổng cộng trên sổ cái TK152 (tổng hợp) mà không cần phải tiến hành tính toán lại số tổng cộng phát sinh, số dư nợ, dư có trên các số cái 152 (chi tiết). KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh em đã có cơ hội kiểm nghiệm được lại những kiến thức đã được học trong nhà trường qua thực tế tại Công ty.Vì thời gian nghiên cứu khảo sát tại công ty có hạn nên báo cáo của em không thể đi sâu vào mọi vấn đề của công tác kế toán của Công ty mà chỉ đi vào nghiên cứu công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và đưa ra những ý kiến của mình nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh Trong số những giải pháp đó chắc chắn đôi chỗ còn mang tính cá nhân dưới con mắt của sinh viên thực tập. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các cô chú phòng tài vụ và Ban giám đốc Công ty TNHH và Dịch Vụ Tám Oanh. Em cũng xin chân thành cảm ơn thầy giáo - TS Trần Quý Liên đã tận tình hướng dẫn em để em có thể hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú Phòng Tài vụ và các cô chú các phòng ban khác trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập khảo sát tại công ty, cung cấp tư liệu để em có thể lập nên được báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn!