Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi

hất của bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. ồng thời công ty cũng mở chi tiết một số tài khoản nhằm quản lý cụ thể, các loại vốn, tài sản và nhằm mục đích phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. 3.7 Hệ thống báo cáo - Theo quy định của nhà nước: Hệ thống báo cáo tài chính gồm + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Theo quy định của công ty: Theo quy định hạch toán tài chính của công ty, ngoài những báo cáo tài chính trên công ty còn lập thêm một số báo cáo khác như: Báo cáo công nợ, báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nhập, xuất và tồn kho của hàng tồn kho nhằm mục đích phục vụ cho công việc kế toán và cung cấp thông tin cho việc quản trị trong doanh nghiệp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh minh hoạ cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Năm: 2006 đơn vị: đồng CHỈ TIÊU Mã số Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 1. Tổng doanh thu 01 52.911.000.000 52.911.000.000 2. Các khoản giảm trừ 02 - - 3. Doanh thu thuần (01-02) 10 52.911.000.000 52.911.000.000 4. Giá vốn hàng bán 11 48.125.000.000 48.125.000.000 5. Lợi nhuận gộp (10-20) 20 4.786.000.000 4.786.000.000 6. Chi phí bán hàng 21 - - 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 2.294.000.000 2.294.000.000 8. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (20-21-22) 30 2.492.000.000 2.492.000.000 9. Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 40 221.000.000 221.000.000 10. Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40) 50 2.713.000.000 2.713.000.000 11. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 693.000.000 693.000.000 12. Lợi nhuận sau thuế.(50-51) 60 2.020.000.000 2.020.000.000 PHẦN II : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THỦY LỢI. I .ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI 1 .Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi là một công ty có quy mô lớn với nhiệm vụ chuyên sản xuất và láp ráp phần cơ khí cho các công trình thuỷ lợi trong cả nước, sản phẩm của công ty là tất cả các loại của cống, máy đóng, mở của cống, máy bơm các loại, tủ điện cao và hạ thế ...Mỗi sản phẩm được sản xuất trên các công đoạn, kỹ thuật khác nhau, nên chủng loại vật liệu công ty phải sử dụng là rất lớn. Do đặc điểm, tính chất đặc thù của ngành sản xuất nên nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là kim loại như Sắt, thép, tôn các loại, đồng, gang, còn một số nguyên liệu khác như sơn, oxy, đất đèn, các loại dây thép, dây kẽm, mức độ sử dụng không nhiều. Do đặc thù về sản phẩm nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm .( Nó chiểm khoảng 80% tổng giá thành). Vì vậy khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn giá thành sản phẩm, muốn hạ giá thành sản phẩm cách tốt nhất là quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. 2 .Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu với số lượng rất lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có đặc tính lý hoá, công dụng và nội dung kinh tế khác nhau.Vì vậy tiến hành quản lý và hạch toán chính xác đảm bảo cho công việc được thuận lợi và không tốn nhiều công sức thì phải phân loại một cách khoa học, theo những tiêu nhất định. Để phủ hợp với quá trình sản xuất sản phẩm công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế. Theo đó vật liệu của công ty được phân chia thành những loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sỏ vật chất hình thành nên sản phẩm của công ty. Bao gồm nhiều loại khác nhau như: Sắt, thép, tôn, đồng, gang, thiết bị điện ....Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: Thép có nhiều loại: Thép dẹt, thép tròn, thép vuông, thép hình chữ L, thép hình chữ U, thép hình chữ I, thép lục lăng. Tôn cũng có nhiều loại: Tôn 5 ly, 6 ly...32,5 ly, mạ kẽm, tôn pha gang. - Vật liệu phụ: Có tác dụng tạo mối liên kết giữa các cấu kiện hoạc tạo nên một chính thể sản phẩm như: Đinh nhôm, đinh vít, dây thép, gioăng, ốc vít, dây kẽm , que hàn, đất đèn, sơn...dùng vào việc nối, liên kết, tạo hình dáng sản phẩm. Ngoài ra còn có các vật liẹu phụ khác không tạo nên một phần thực thể của sản phẩm song nó có tác dụng làm chức năng tăng thêm độ bền chất lượng sản phẩm, giúp cho quá trình sản xuất đựoc tiến hành tốt như anốt hi sinh, muối, oxy, sơn chống rỉ, axit... - Nhiên liệu: Bao gồm than dùng cho rèn, gia công, đun nước, xăng, dầu đẻ chạy máy phát điện và dùng cho xe chuyên chở. - Phụ tùng thay thế: ở công ty phụ tùng thay thế gồm ở mũi khoan, vòng bi các loại, công tác điện, dây điện, phích cắm, bóng đèn... - Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất, nó đã mất hoàn toàn giá trị sử dụng như rỉ sắt, đầu thừa sắt thép, các mảnh vụn được loại ra trong quá trình thi công cắt gọt, khoan, tiện...phế liệu không còn khả năng tận dụng trong quá trình sản xuất nên nó được thu gom lại để bán ra ngoài thu tiền về và tính giảm chi phí sản xuất kinh doanh. 3 .Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Địên Thuỷ Lợi Đánh giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tác nhất định, đòi hỏi đảm bảo yêu cầu của đánh giá. Có nhiều cách khác nhau đẻ đánh giá nguyên vật liệu nhập kho cũng như xuất kho. Tuy nhiên tuỳ vào đặc điểm cụ thể của tình hình sản xuất kinh doanh cũng như đặc trưng của các nguyên vật liệu công ty sủ dụng mà chọn cách đánh giá phù hợp với đơn vị mình. Cụ thể phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho tại công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi được thực hiện như sau: - Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong công ty nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá mua thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho được xác định: + = giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho giá mua ghi trên hoá đơn của người bán Chi phí thu mua (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của người bán không bao gồm thuế GTGT do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ Đơn giá xuất số lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ =y= x ở công ty hiện nay, khi xuất kho vật liệu để sản xuất, kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào sổ chi tiết vật tư. Giá thực tế xuất kho sẽ được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thức tế của lần nhập tiếp theo. Nếu số còn lại quá ít thì có thể được tính theo đơn giá của lần nhập trước. Giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Phế liệu thu hồi ( đầu thừa sắt, thép ...) được bán theo giá thoả thuận giữa công ty với người mua. Ví dụ:Trong quý IV/2007 loại tôn 30 ly có các tài liệu sau: Tồn đầu quý: 1967kg; ĐG: 12.700đ/kg. Ngày 1/11/2007 nhập SL: 1657kg; ĐG: 12.800đ/kg Xuất trong kỳ: - Ngày 2/11/2007 xuất SL: 1457kg - Ngày 11/12/2007 xuất:1063kg - Ngày 24/12/2007 xuất SL532kg - Ngày 31/12/2007 xuất SL: 196kg Vậy giá thực tế vật tư xuất dùng như sau: Ngày 2/11/2007 xuất: 1457 x 12.700 = 18.503.900đ Ngày 11/12/2007 xuất: (1967 - 1457) x 12.700 + (1063 - 510) x 12.800 = 13.555.40đ Ngày 24/12/2007 xuất: 532 x 12.800= 6.809.600đ Ngày 31/12/2007 xuất: 196 x 12.800 = 2.508.800đ Vậy giá trị tôn 30 ly còn tồn cuối quý IV/2007 là: [1967 + 1657 - (1457 +1063 +532 +196)] x 12.8000 = 4.812.800đ II .KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị hạch toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và đáp ứng yeu cầu của quản lý nguyên vật liệu. Đặc điểm cơ bản của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi là khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày .Do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. Tổ chức thực hiện công tác kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập vật tư ( mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02 – VT) - Phiếu định mức vật tư - Sổ kho - Và một số chứng từ khác. 1 .Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi a. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Khi vật tư về đến công ty, các bộ vật tư xuất trình hoá đơn của đơn vị bán cho bộ phận thống kê vật tư thuộc phong kế hoạch. Trước khi làm thủ tục nhập kho, vật tư mua về phải tiến hành kiểm tra thông qua bộ phận KCS của phòng kỹ thuật. Trong hoá đơn bên bán đã ghi rõ các chỉ tiêu về tên, quy cách vật tư, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền. KCS có trách nhiệm kiểm tra nội dung ghi trên hoá đơn có đúng về chủng loại, quy cách, đủ về số lượng, chất lượng có đảm bảo không. Nếu không đúng KCS sẽ lập biên bản số vật tư đó, không cho nhập kho và chờ ý kiến của lãnh đạo. Nếu số vật tư mua về đúng với các chỉ tiêu trên hoá đơn thì KCS đồng ý cho nhập kho số vật tư đó. Bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào hoá đơn của bên bán để lập nhập vật tư. Phiếu nhập vật tư được thành lập 3 liên có chứng nhận và chữ ký của bộ phận KCS trên phiếu. - Liên 1: Lưu lại ở nơi lập phiếu ( bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch). - Liên 2: Thủ kho giữ để vào sổ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết vật tư. - Liên 3: Ghim cùng với hoá đơn của bên bán chuyển cho kế toán để kế toán làm thủ tục thanh toán, định khoản và ghi vào bảng kê có liên quan. Vật tư nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. Việc thu mua vật tư của công ty được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trường. - Trường hợp theo hợp đồng: Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của công ty Nam Vang Biểu số 05: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Ký hiệu AA/2007B N0: 006597 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Địa chỉ : 73 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm - Hà Nội Số TK: 710A - 00671 Ngân hàng Công thương Chương Dương Điện thoại: (04)7823684 Mã số 0 1 0 0 5 9 8 7 3 9 1 Họ tên người mua hàng: Tống Bảo Ngọc Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi Địa chỉ: Km10 - QL 1A - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức xét thanh toán: Séc. MS 0 1 0 0 1 0 2 5 2 7 1 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Tôn 20 ly Kg 1489,3 12700 18.914.110 2 Tôn 30 ly Kg 1675 12800 21.440.000 Cộng tiền hàng: 40.354.110 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.035.411 Tổng cộng tiền thanh toán 44.389.521 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu, ba trăm tám mươi chín nghìn, năm trăm hai mốt đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của bên bán, bộ phận thống kê của phòng kế hoạch căn cứ vào hoá đơn và kết quả kiểm nghiệm của KCS lập phiếu nhập kho. Trong đó thống kê vật tư ghi tên, quy cách vật tư, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền theo đơn giá. Phiếu nhập vật tư lập xong sẽ được bộ phận KCS xác nhận và ký. Biểu số 06: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Địa chỉ: Mẫu số : 01 – VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Số 17 Nợ: ……….. Có: ……….. Đơn vị bán: Công ty Nam Vang Họ tên người mua: Tống Ngọc Bảo Theo hợp đồng số: 07 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số: 6577 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Nhập vào kho: Chị Lụa TT Tên,quy cách SP hàng hóa ĐV tính Chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Tôn 20 ly kg 1498,3 1498,3 12.700 19.028.410 Đảm bảo yêu cầu nhập kho kSV 2 Tôn 30 ly kg 1657 1657 12.800 21.209.600 Cộng 40.238.010 Cộng thành tiền viết bằng chữ:Bốn mươi triệu hai trăm ba tám nghìn không trăm mười đồng. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Còn vật tư về nhưng không đưa vào kho mà xuất thẳng cho công trình vẫn được lập phiếu nhập kho và có xác nhận, chữ ký của bộ phận KCS, thuế GTGT được khấu trừ thì không ghi vào phiếu mà ghi nợ TK VAT đầu vào. Biểu số 07: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Mẫu số 03 – TT Địa chỉ: ……………. Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 11 tháng 12 năm 2007 Số UNC: 5 liên Kính gửi: Ban giám đốc và phòng tài vụ Tên tôi: Trương Vũ Anh Đia chỉ: Phòng kế hoạch Đề nghị cho tạm ứng số tiền là: 29.400.000đ Viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng Lý do tạm ứng: Mua nhựa đường số 10 cho công trình Ka Long Thời hạn thanh toán:……………………………………………. Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Sau đó dựa vào hóa đơn bán hàng của đơn vị bán: Biểu số 05 Trường hợp tạm ứng tiền mua này: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kế hoạch viết đề ngị tạm ứng lên phòng kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán viết cho tiền cho người tạm ứng. Mọi thủ tục nhập kho như hợp đồng Biểu số 08: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 18 tháng 12 năm 2007 Ký hiệu AA/2007B N0: 006597 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Hùng Vương Địa chỉ : 23/20 Trần Nguyên Hãn - Hải Phòng Số TK: 710B – 08187 0 2 0 0 2 8 8 6 0 3 1 Điện thoại: 0310.849580. Mã số Họ tên người mua hàng: Trương Vũ Anh Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi Địa chỉ: Km10 - QL 1A - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức xét thanh toán: Séc. MS 0 1 0 0 1 0 2 5 2 7 1 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Nhựa đường số 10- TQ Kg 7000 10.320 72.240.000 Cộng tiền hàng: 72.240.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.224.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 79.464.000 Số tiền viết bằng chữ:Bẩy chín triệu bốn trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu,họ tên) Biểu số 09: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Mẫu số: 01 – VT VTVT VT Địa chỉ: Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Họ tên người mua: Trương Vũ Anh Theo hợp đồng số: 07 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số 40370 ngày 18 tháng 12 năm 2007 Nhập vào kho: Xuất thẳng TT Tên, quy cách SP hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú C.từ Thực nhập 1 Nhựa đường kg 7000 7000 10.320 72.240.000 Đảm bảo yêu cầu xuất thẳng KCS (ký) Cộng 72.240.000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Bẩy chín triệu bốn trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Vật liệu sau khi mua về được dùng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất, khi có đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất sản phẩm công trình, ban lãnh đạo công ty cùng với phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật tiến hành phân công công việc cho các phân xưởng sản xuất. Mỗi phân xưởng được phân công đảm nhận một công đoạn sản xuất nhất định.Đồng thời phòng kỹ thuật vẽ bản vẽ, thiết kế và xác định phải dùng vật tư gì. Phòng kế hoạch phải kết hợp với phòng kỹ thuật để tính toán mức tiêu hao vật tư cho mẫu sản phẩm và đồng thời căn cứ vào khả năng sản xuất của các phân xưởng sản xuất để tính ra số vật tư mà mỗi phân xưởng cần lĩnh. Phòng kế hoạch lập phiếu định mức vật tư thành 2 liên: Mỗi liên lưu lại phòng kế hoạch, một liên lưu tại phân xưởng sản xuất.Ví dụ: Biểu số 10: Phiếu định mức Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Số: 24 Tên sản phẩm sản xuất: Chi tiết can sàn cốt 6,5 Sản xuất cho : Công trình nhà máy đường Quảng Bình Đơn vi : Phân xưởng lắp máy I TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Thép ống ….42 kg 90 2 Thép L 50 x 50 kg 403 3 Tôn 30 ly kg 196 4 Tôn 25 ly x 3,13 m2 kg 614 5 Tôn 40 ly x 2,23m2 kg 732 Người định mức (Ký, họ tên) Trưởng phòng kế hoạch (Ký, họ tên) Khi có nhu cầu xuất vật tư, căn cứ vào phiếu định mứcvật tư đã được xét duyệt, bộ phận thống kê của phòng kế hoạch lập phiếu xuất vật tư. Sau khi lập phiếu, phụ trách cung tiêu ký nhận, người nhận hàng cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư. Xuất kho xong thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất của từng thứ vật tư, ghi ngày tháng xuất kho và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất vật tư. Còn đơn giá vật tư xuất kho và thành tiền là do kế toán vật tư tính toán và ghi khi nhận được các phiếu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Biểu số 11: Mẫu số: 02 – VT Bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số: 27 Nợ:………. Có:.............. Họ tên người nhận hàng: Anh Hoan - phân xưởng Lắp máy I Lý do xuất kho: Theo PĐM số 24 ngày 12 tháng 12 năm 2007 Xuất tại kho: Công ty nhượng lại. TT Tên quy cách sản phẩm vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép ống …42 kg 90 90 12.500 1125000 2 Thép L 50 x 50 kg 403 403 13.000 5239000 3 Tôn 30 ly kg 196 196 12.800 2508800 4 Tôn 25 ly x 3,13m2 kg 614 614 11.500 7061000 5 Tôn 40 ly x 2,33m2 kg 732 732 12.000 8784000 … ……………. …. ….. …. …. ….. …. Cộng 24717000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Hai tư triệu bẩy trăm mười bẩynghìn đồng chẵn. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Phiếu xuất kho vật tư được thành lập 2 liên: Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 người nhận hàng giữ, sau khi đủ số vật tư thì giao cho thủ kho, thủ kho gĩư để ghi vào sổ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho và ghi vào sổ kế toán. 2 .Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi Việc hạch toán kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi được tiến hành như sau: Nhập kho: Thủ kho tiến hành mở các sổ kho: Hàng ngày các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào sổ kho. Sổ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng thứ tự vật tư để cho tiện theo dõi, quản lý và kiểm tra đối chiếu. Cuối kỳ, thủ kho tính số tồn kho trên sổ kho. Hàng tuần, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận các số nhập, xuất vật tư và kiểm tra việc ghi chép sổ kho của thủ kho. Để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số tồn trên sổ kho. Song ở trong công ty việc này không diễn ra bởi vì có rất nhiều chủng loại, khối lượng vật tư, việc kiểm nghiệm rất tốn mất thời gian và công sức. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Sổ kho được kế toán vật tư giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại sổ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào số lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Biểu số 12: Sổ kho Quý IV năm 2007 Tên vật tư : Tôn 30 ly Đơn vị tính: kg Kho: Chị Lụa. Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý IV/ 2007 PS trong quý IV/2007 1967 1/11 17 Mua của công ty Nam Vang 1657 2/11 15 A.Thọ - LM II công ty Tiêu Nam - Hà Nội 1457 11/12 21 C. Hải - LM công ty Truồi - Huế 1063 24/12 24 A.Nhân – GCN công ty Hàng Lào 532 31/12 27 A.Hoan - LM công ty Quảng Bình 196 Cộng quý IV 1657 3248 Tồn quý IV/2007 376 Biểu số 13: Sổ kho Quý IV năm 2007 Tên vật tư: Thép L 50 x 50 Đơn vị tính: kg Kho: Chị Lụa Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý IV/ 2007 PS trong quý IV/2007 391 13/11 21 Công ty sản xuất & KDVT Chương Dương 1779 20/11 23 A.Đô - LM công ty Yên Lập – QN 574 31/12 27 A.Hoan- LM công ty Quảng Bình 403 Cộng quý IV 1779 977 Tồn quý IV/2007 1193 Biểu số 14: Sổ chi tiết QUÝ IV / 2007 Tên vật tư: Tôn 30 ly Đơn vị tính:kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu quý IV/2007 1967 27500400 1/11 17 Mua của công ty Nam vang 1657 12800 21009600 2/11 15 A.Thọ- LM công trình Tiêu Nam- HN 1457 12700 18503.900 11/12 21 C.Hải công ty Truồi- Huế 510 12700 6477000 24/12 24 A.Nhân GCN- công trình Hàng Lào 553 12800 7078400 31/12 27 A.Hoan LM- công trình Quảng Bình 16 12800 2508800 …. ... … ………….. …… ……. ……. Cộng QuýIV/2007 1.657 21209600 3.248 41646500 Tồn cuối quý IV/2007 376 6863500 Biểu số 15 Sổ chi tiết QUÝ IV / 2007 Tên vật tư: thép L50x50 Đơn vị tính:kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu quý IV/2007 391 3896350 13/11 21 Công ty sản xuất &KĐV chương Dương 1779 13000 23127000 20/11 23 A.Độ-LM công trình Yên Lập- QN 391 12850 5024350 25/12 27 A.Hoan-LM-công trình Quảng Bình 183 13000 2379000 31/ 12 29 A Hải – GCN công trình Hàng Lào 403 13000 5239000 …. ... … ………….. Cộng QuýIV/2007 1779 23127000 977 12642350 Tồn cuối quý IV/2007 1193 14381000 Cuối quý, kế toán vật tư cộng sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với sổ kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với sổ cái, cuối qúy kế toán vật tư tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư theo từng nhóm, loại vật tư. Biểu số 16: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu Quý IV/2007 Đơn vị: đồng TT Tên, quy cách vật liệu Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK 1 Tôn 30 ly 27500400 21209600 41646500 3850800 2 Thép L 50 x 50 3896350 23127000 12642350 14381000 3 Thép I 400 x 160 - 8951000 7 510200 3800850 4 Thép U 120 1600400 20109760 18450900 3540800 5 Thép tấm 12ly x 1,54 x 6,1 x113 tấm - 695450000 695450000 6 Nhựa đường số 10 TQ - 72.240.000 72.240.000 … …. …. …. …. …. Tổng cộng 240489900 1295280000 1390450000 312450200 Biểu số 17: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Thẻ kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu : III .KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp này cho phép theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các nguyên vật liệu trong công ty một cách thường xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu. Đồng thời nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh 1 .Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: nguyên vật liệu TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 642: chi phí quản lý kinh doanh Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,… 2 .Trình tự kế toán a. Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Ngoài việc kế toán chi tiết nhập vật liệu theo ngày kế toán cũng phải tiến hành kế toán tổng hợp vật tư, đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của số vật tư nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng thứ, từng loại mặt hàng bằng chỉ tiêu giá trị. Tất cả các loại vật tư mua về trước khi làm thủ tục nhập kho đều phải thông qua sự kiểm tra của bộ phận KCS thuộc phòng kỹ thuật, xem vật tư mua về có đủ, đúng chủng loại, quy cách. Đảm bảo số lượng, chất lượng thì mới cho nhập kho. Bộ phận thống kê lập phiếu nhập kho (3 liên) có chữ ký và xác nhận của KCS và gửi 1 liên kèm hoá đơn GTGT của bên bán cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Công ty sẽ trả tiền mua vật tư bằng tiền mặt, tiền séc, chuyển khoản hoặc bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng, cũng có trường hợp cán bộ vật tư tạm ứng tiền và trả cho đơn vị bán ngay tại nơi đơn vị bán gia công. - Khi mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất kinh doanh Nợ TK 152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331 – Tổng giá thanh toán - Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết tiến hành nhập lại kho ghi: Nợ TK 152- nguyên vật liệu Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Đối với nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê nếu chưa xác định được nguyên nhận chờ xử lý thì căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu mua ghi Nợ TK 152- nguyên vật liệu Có TK 338- phải trả phải nộp khác - Khi có quyết định xử lý nguyên vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê căn cứ vào quyết định xử lý ghi Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan b. Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu - Nếu xuất kho nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh Nợ TK 154, 642... Có TK 152 - Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Căn cứ vào quyết định xử lý để ghi sổ kế toán: + nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán + Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt trong phạm vi hao hụt cho phép ghi Nợ TK 632- giá vốn hàng bán Có TK 152- nguyên vật liệu + Nếu số hao hụt chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý ghi Nợ TK 138(1381)- tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152- nguyên vật liệu - Khi có quyết định xử lý căn cứ vào quyết định xử lý ghi Nợ TK 111: tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường) Nợ TK 138: Phải thu khác (phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi) Nợ TK 334: Phải trả CNV (nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi ) Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán( phần giá trị mất mát tính vào giá vốn) Có TK 138: phải thu khác (1381) c. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên ghi Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo +Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi Nợ TK 632- giá vốn hàng bán Có TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho +Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi Nợ TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán 3. Sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ kế toán gồm + Sổ tổng hợp: sổ cái, chứng từ ghi sổ . + Sổ chi tiết : sổ chi tiết nguyên vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp thanh toán với người bán... Biêu số 18: Bảng kê chứng từ tiền mặt Số CT Nội dung Nợ TK Có TK TK111 TK 141 TK 152 TK 153 TK 133 … TK 111 TK 141 … 80 A. Mậu ứng tiền đi công trình KaLong 3000000 3000000 81 A.Trọng ứng tiền mua hồ sơ thầu 2000000 2000000 84 A. Vinh ứng tiền mua xăng dầu 1000000 1000000 18 A.Mậu nộp tiền thừa PT 18 2971500 2971500 17 A.BảoPKH nhập tôn PN 17 14953320 14953320 16448652 82 A.Bảo thanh toán tiền mua vật tư 21873600 2187360 196960 21100000 85 A. Cương PKH mua gioăng 1150000 115000 1265000 86 A.Bình ứng thanh toán HĐ đúc bơm 60000000 60000000 94 A.Chương mua DC sửa chữa 7750000 7750000 102 A.Hòa PKH ứng mua BHLĐ 1700000 1700000 34 Nhập BHLĐ cho tổ phun kẽm 1700000 1700000 104 A.Bảo ứng mua vật tư 3311660 3311660 Cộng 73524000 87656820 9450000 8765682 337408561 90160152 Tháng 12/ 2007 Biểu số 19 Bảng kê chứng từ ngân hàng Số CT Nội dung Nợ tài khoản Có tài khoản TK 141 TK152 TK 133 TK311 Tk133 … TK 111 TK 141 TK 311 34 Trả nợ vay kế ước 25/12/2007 100000000 100000000 50 A.Nhân GCN mua vật tư CTN Vang 45000000 4500000 49500000 51 A.Anh PKH mua dây kẽm 3500000 3500000 3850000 52 A.Chương PKH ứng mua thép 90000000 90000000 57 A.Chương PKH ứng mua vật tư 134862850 134862850 90000000 58349135 58 A.Bảo PKH mua thép U/120CT Klong 24000000 2400000 26400000 59 A.Anh PKH mua sơn- CT sơn- Thợp 3739200 373920 4113120 60 A.Quý PKH mua vật tư 150826000 15082600 75300000 90308600 62 A.Ty PKH trả nhà máy CK 7-5 7630000 763000 8393000 Cộng 387939750 38793975 427592000 725248790 165300000 195057735 Tháng 12/2007 Biểu số 20 Sổ chi tiết TK 141- Tạm ứng Tháng 12/2007 Họ tên: Tô Ngọc Bảo- PKH Ngày tháng Nội dung Nợ Có Số dư đầu quý 2900445 1/12 Trả công ty kim khí HN PC 82 22100000 2/12 Trả chứng từ phiếu nhập số 14 5000000 4/12 Trừ nợ phiếu chi số 82 22100000 5/12 Trả chứng từ phiếu nhập số 17 16448652 8/12 Mua ống thép CT KaLong PC104 3311660 15/12 Nhập trả chứng từ nhập số 29 3311660 20/12 Trả công ty KD thép và VT PC113 90000000 26/12 Trả công ty Nam Vang 34750200 28/12 Trả công ty Nam Vang 36930605 …. …………. …………….. …………. Cộng quý IV/2007 Số dư cuối quý IV/2007 194592465 47026933 150465977 Biểu số 21 Sổ chi tiết TK 311- vay ngắn hạn (ngân hàng nông nghiệp- Láng Hạ) Tháng 12/2007 Ngày tháng Nội dung Nợ Có Số dư đầu tháng 1333068020 2/12 A.Ty PKH trả nhà máy CK7-5 8393000 4/12 Trả nợ khế ước vay 11-10/2006 333068020 6/12 A.Chương PKH trả tiền mua vật tư 58349135 11/12 A.Quý PKH trả công ty Nam Vang 90308600 15/12 A.Bảo PKH trả công ty Nam Vang mua vật tư CT KaLong 26400000 27/12 A.Chương trả công ty Nam Vang mua vật tư công trình KaLong 4939005 ….. …………….. ………….. ………….. Cộng quý IV/2007 Số dư cuối tháng 2243568020 1645450207 734950207 Biểu số 22 Chứng từ ghi sổ Tháng12/2007 Số 27 Diễn giải Nợ tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật liệu 152 387939750 Tháng12/2007 111 112 78523627 141 150272728 311 159143395 Cộng 387939750 387939750 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập chứng từ (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Biều số 23 Bảng kê vật tư xuất cho công trình Tháng 12/2007 Ghi Nợ TK 621, Ghi có TK 152 Số chứng từ Nội dung Tài khoản Số NT TK 152 Công trình Klong 6 3/12 A.Thọ LMH nhận vật tư cho CT 15656760 11 5/12 A.Thắng nhận vật tư cho công ty 1324800 13 12/12 A.Vũ uốn ống kẽm 4352200 14 14/12 A.Bảo nhập thép tấm 12 ly 295450000 Cộng công trình KLong 420233760 Công trình NM đường – QB 15 16/12 C.Hải LMI mang vật tư đi CT 6280665 16 20/12 A.Thọ sàn cốt 24866405 18 22/12 C.Hải- dầm (400x200) 5410365 20 25/12 A.Nhân- GCN cầu thàng 3510210 … …. …………… ………… Cộng công trình NM đường QB 58794790 … ….. …………………………….. …………… Cộng 540187350 Biểu số 24 Bảng kê vật tư xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất Ghi Nợ TK 642, Có TK 152 Chứng từ Nội dung Tài khoản 152 Số NT 5 1/12 A.Hùng thay và sửa chữa xe cầu 3769100 6 2/12 A.Nhân- GCV trang bị cho PX 1069200 13 8/12 C.Dung trang bị cho tổ phun kẽm 14 12/12 A. Hà Mua dụng cụ KCS 920000 18 15/12 A.Lê sửa xe 8 tấn ………… Cộng 187200 ……. 18449500 Biểu số 25 Chứng từ ghi sổ Tháng 12/2007 Số 50 Diễn giải Nợ tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật liệu 621 540187350 Tháng12/2007 627 18449500 642 18551200 152 577188050 Cộng 577188050 577188050 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập chứng từ (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Biểu 26 Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu Quý IV/2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số NT N? Có Dư đầu quý IV/2007 PS trong quý IV/2007 120475063 12 3/11 Chi tiền mặt T1 111 15300000 13 - Tạm ứng T1 141 12800000 14 - Phân bổ nhiên liệu T1 627 1128000 - - Phân bổ nhiên liệu T1 642 4579586 25 1/12 Nhập vật liệu T2 111 41205902 - - Trả chứng từ mua vật liệu T2 141 55216600 27 1/12 Thanh toán tiền mua VL T2 112 78523627 - - Nhập vật liệu T2 141 150272728 - - Vay thanh toán mua VL T2 311 159143395 28 2/12 Nhiên liệu cho vận chuyển T2 627 754137 - - Nhiên liệu cho xe con T2 642 5701102 39 31/12 Nhập vật tư T3 111 11312528 40 31/12 Nhập vật tư T3 112 21890976 - - PKH nhập trả CT mua vật tư 141 47011524 42 31/12 Nhiên liệu cho xe vận chuyển T3 627 2497200 - - Nhiên liệu cho xe con T3 642 3321200 50 31/12 NVL xuất dùng quý IV 621 540187350 - - NVL xuất dùng quý IV 627 18449500 - - NVL xuất dùng quý IV 642 18551200 Cộng quý IV Dư 31/12/2007 592677280 117983068 595169275 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI I .ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI 1 .Những ưu điểm về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi - Về tổ chức công tác kế toán Cán bộ phòng kế toán có trình độ chuyên môn, có trách nhiệm với công việc, đã tiếp cận và vận dụng được các văn bản chế độ mới do Bộ tài chính đã ban hành để phù hợp với hoạt động của công ty.Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay, công ty đã đảm bảo được sự thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với đội ngũ kế toán viên có năng lực, nhiệt tình, được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty. - Về tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Việc tổ chức hạch toán vật liệu được công ty rất quan tâm. Mọi công việc như nhập – xuất, đánh giá vật liệu đều tuân thủ các nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán đã ban hành, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán vật tư với các bộ phận liên quan, đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trung thực, chính xác rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của nguyên liệu. Do đó về cơ bản tổ chức kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty. - Việc đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước có ưu điểm bởi khi lập báo cáo thì hàng tồn kho được xác định đúng theo giá thị trường. - Việc tổ chức thu mua vật liệu do bộ phận vật tư của phòng kế toán đảm nhận. Công ty có đội ngũ thu mua vật tư nhanh nhẹn, hoạt bát trong việc nắm bắt vật tư trên thị trường để thu mua nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty tránh tình trạng mất cân đối do mua thừa làm ứ đọng vốn, khó bảo quản. - Việc tổ chức bảo quản vật tư được công ty rất quan tâm. Công ty đã xây dựng quy hoạch hệ thống kho tàng khá tốt, phù hợp với công ty. Đồng thời công ty có đội ngũ thủ kho có trình độ, có trách nhiệm bảo quản an toàn cho vật tư không bị hư hỏng, mất mát ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. - Về hạch toán tổng hợp NVL Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi được chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là số lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám đốc thường xuyên. 2 .Những hạn chế trong kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi - Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Công ty mới chỉ áp dụng các chứng từ bắt buộc, chưa quan tâm đến các chứng từ hướng dẫn và công tác kiểm tra kiểm soát, xác định trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan. - Về tài khoản sử dụng Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty đều được hạch toán trên tài khoản 152. Công ty ít mở chi tiết từng loại nguyên vật liệu để dễ dàng cho việc theo dõi. - Về trình tự hạch toán Hàng tồn kho của công ty chưa được xác định theo nguyên tắc giá gốc. Công ty tính giá hàng tồn kho chỉ bao gồm giá mua mà không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Các chi phí này công ty hạch toán trực tiếp vào tài khoản 642 và không phù hợp với chuẩn mực kế toán số 02 (hàng tồn kho). -Về hệ thống sổ kế toán Về cơ bản công ty đã áp dụng các biểu mẫu về sổ sách kế toán theo quyết định 15, nhưng bên cạnh đó công việc ghi chép sổ sách của kế toán vật tư chưa được hợp lý. - Về việc ứng dụng máy vi tính Hiện tại công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán nào, mà mọi công việc từ ghi chép hạch toán hàng ngày, tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel. Chứng từ ghi sổ được dùng để nhập vào máy và sử lý dữ liệu đầu vào bằng cách sử dụng các công thức và hàm trong Excel. Để lên được các sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán phải sử dụng rất nhiều lệnh trong Excel. Công tác kế toán máy thực hiện qua các lệnh Excel rất tốn thời gian. Trường hợp kế toán có sai sót trong sử dụng lệnh thì việc tìm kiếm ra sai sót là rất khó và mất nhiều thời gian. Công ty đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy vi tính và mỗi thủ kho một máy vi tính nhưng chưa nối mạng với nhau, làm cho việc cập nhật thông tin giữa thủ kho và kế toán còn bị gián đoạn. Nếu khi kế toán muốn kiểm tra đối chiếu số liệu với thủ kho hoặc cần thông tin thì phải gọi điện cho thủ kho mang các chứng từ lên mà không trực tiếp kiểm tra được 3 .Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu 3.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Trong cơ chế quản lý kinh tế hiện nay, mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là hướng tới tối đa lợi nhuận, ngày càng nâng cao lợi ích xã hội. Để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật, quản lý. Song một trong những biện pháp cơ bản được doanh nghiệp quan tâm đó là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Trải qua nhiều khó khăn và thử thách nhưng công ty vẫn đứng vững trên thị trường vốn khắc nghiệt của nước ta, phát triển hoà nhập với nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế. Một nguyên tắc làm việc mà công ty không ngừng quán triệt đó là “Tiết kiệm, hiệu quả”, luôn luôn cố gắng tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm để tăng cường sức tiêu thụ trên thị trường. Để làm được điều đó công tác kế toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng phục vụ cho các công trình các dự án nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn. Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 3.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa trên những nguyên tắc sau: - Phải tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan đồng thời hướng tới hòa nhập với các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế. - Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riêng của công ty. Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán nguyên vật liệu sẽ nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đồng thời không trái quy định chung. - Việc hoàn thiện công tác kế toán phải được đặt ra trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được vì mục đích của hoàn thiện là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh nghiệp được thuận lợi. - Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải hướng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ doanh nghiệp cũng như cho các nhà quản lý tài chính, những người quan tâm cũng được biết về tình hình tài chính của công ty. 3.3 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Đối với các doanh nghiệp sản xuất việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán tại công ty. Trên cơ sở khắc phục những hạn chế về hạch toán kế toán nguyên vật liệu công việc của kế toán được giảm bớt đáng kể, các nghiệp vụ kinh tế bất thường xảy ra luôn được ghi nhận một cách đầy đủ, kịp thời đúng với chuẩn mực kế toán, khối lượng nhập xuất nguyên vật liệu liên tục và thường xuyên được theo dõi và phản ánh một cách chi tiết phục vụ tốt cho đối chiếu, kiểm tra cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán giá thành, kế toán xác định kết quả kinh doanh. Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện tốt góp phần làm tăng hiệu quả làm việc của các phần hành kế toán. Bên cạnh đó việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu không những có tác động đến công tác quản lý nguyên vật liệu mà còn tác động trực tiếp đến công tác quản lý tại công ty. Nguyên vật liệu được kiểm soát, quản lý chặt chẽ trên cả 2 mặt giá trị và số lượng theo từng khâu và từng bộ phận. Từ đó các nhà quản lý có thể đưa ra các chiến lược trong ngắn hạn và dài hạn II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI Qua quá trình thực tập ở Cơ khí - Điện thủy lợi trên cơ sở đã được học ở trường kết hợp với thực tế công tác kế toán về nhập – xuất vật liệu ở công ty.Em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhắm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 1 .Về công tác nghi chép ban đầu Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ nhưng đến cuối tháng kế toán mới lập chứng từ ghi sổ và nhập các chứng từ ghi sổ vào máy nên toàn bộ công việc bị dồn vào cuối tháng. Tuy nhiên, tồn tại này là do đặc điểm sản xuất của Công ty chi phối. Theo em, để hạn chế tồn tại này, Công ty nên trang bị máy vi tính cho nhân viên kế toán tại xí nghiệp. Việc trang bị này là có tính khả thi vì hầu hết các nhân viên kế toán của Công ty đều đã biết sử dụng máy vi tính. Mặt khác, xu hướng trong những năm tới của Công ty là sẽ để các xí nghiệp thực hiện hạch toán độc lập và chỉ trích nộp lợi nhuận về Công ty theo một tỷ lệ nhất định. Hơn thế nữa, công việc kế toán được thực hiện trên hệ thống máy vi tính ở các xí nghiệp có nối mạng với máy chủ sẽ cho phép bộ phận kế toán tại phòng kế toán thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty một cách nhanh chóng giúp lãnh đạo ra các quyết định kinh tế kịp thời. 2 .Về hệ thống tài khoản sử dụng Để đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu chính xác kế toán phải mở thêm chi tiết tài khoản 152, ví dụ như sau: - 1521: Nguyên vật liệu chính gồm các loại tôn, thép - 1522: Nguyên vật liệu phụ gồm các loại sơn chống gỉ,… - 1523: Nhiên liệu gồm các loại: xăng, dầu, đất đèn,… 3 .Về trình tự hạch toán - Về sổ danh điểm NVL Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, doanh nghiệp cần tiếp tục chi tiết và hình thành “sổ danh điểm vật liệu” cần thống nhất tên gọi, kí mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL Biểu số 27: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL - Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Việc kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh được chính xác hơn giá trị thực của tài sản mà doanh nghiệp hiện có. Đối với phương diện tài chính thì lập dự phòng sẽ làm giảm lợi nhuận của báo cáo nhưng ngược lại nó lại tạo ra nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra. - Việc dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyện vật liệu phải có điều kiện sau: nguyên vật liệu là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc và được ghi nhận vào giá hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. - Để hạch toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ta sử dụng tài khoản 1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. - Phương pháp hạch toán: + Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đầu tiên ghi” Nợ TK 632 Có TK 1593 + Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo: * Nếu kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản lập dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 (HTK) * Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn khoản lập dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi: Nợ TK 159 (HTK) Có TK 632 4 .Về hệ thống sổ công ty sử dụng Hiện nay, ở Công ty không lập bảng phân bổ vật tư mà chỉ sử dụng bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng có mẫu sổ gần phù hợp với bảng phân bổ vật tư, tuy nhiên, nội dung bảng kê thì chỉ phản ánh được quá trình tập hợp chi phí chứ nó không phản ánh được quá trình phân bổ chi phí cho từng công trình. Để giúp kế toán thuận lợi trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty nên lập bảng phân bổ vật tư theo mẫu sau: Biểu số 28: Đơn vị:……………….. BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12 năm 2007 STT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng TK 152 TK 153 1. TK 621 2.543.690.000 - Công trình H-Linh 315.487.535 - Công trình Ba Hạ 82.756.564 -Công trình ĐAKAROSA 188.217.620 …………………. ………….. 2. TK 627 8.188.500 10.540.000 3. TK 642 1.250.000 Cộng 2.553.128.500 10.540.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Số liệu để phản ánh vào bảng phân bổ vật tư được tổng hợp từ các chứng từ xuất kho vật liệu và các bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng. Sau đó, số liệu ở bảng phân bổ vật tư được dùng làm căn cứ ghi sổ chi tiết TK 621 cho từng đơn đặt hàng, vào bảng kê nhập - xuất - tồn, lập chứng từ ghi sổ  KẾT LUẬN Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi là một công ty chuyên thiết kế, chế tạo, lắp đặt và sửa chữa cơ khí thủy công trong các công trình thủy lợi và thủy điện, cho nên vật liệu được sử dụng với khối lượng và chủng loại khá lớn. Cùng với sự cố gắng của các phòng ban trong công ty, công ty đã luôn đảm bảo được sản xuất liên tục, từng bước đưa sản phẩm của mình chiếm lĩnh trên thị trường. Đặc biệt là tổ chức công tác kế toán, với khâu kế toán vật liệu đã không ngừng hoàn thiện mình, đáp ứng yêu cầu quản lý vật tư làm cho dòng vật tư được luân chuyển liên tục, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khiếm khuyết nhất định. Trong chuyên đề em có trình bày một số vấn đề liên quan đến việc hoàn thiện sổ sách và trình tự hạch toán NVL và đưa ra một số ý kiến đề xuất để công ty tham khảo, em hy vọng rằng những ý kiến trên sẽ được Công ty nghiên cứu áp dụng góp phần hoàn thiện hơn kế toán nghuyên vật liệu tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi. Trong quá trình em thực tập tại công ty Cơ khí - Điện thủy lợi vì điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết còn hạn chế nên trong bản chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của công ty và các thầy cô giáo để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo và phòng kế toán công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi đã nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ em trong thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc đã hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập. DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU STT Sơ đồ Tên sơ đồ 1 01 Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi 2 02 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cơ khí Điện Thuỷ lợi 3 03 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi 4 04 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi 5 05 Hoá đơn (GTGT) 6 06 Phiếu nhập kho 7 07 Giấy đề nghị tạm ứng 8 08 Hoá đơn (GTGT) 9 09 Phiếu nhập kho 10 10 Phiếu định mức 11 11 Phiếu xuất kho 12 12 Sổ kho 13 13 Sổ kho 14 14 Sổ chi tiết 15 15 Sổ chi tiết 16 16 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu 17 17 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán 18 18 Bảng kê chứng từ tiền mặt 19 19 Bảng kê chứng từ ngân hàng 20 20 Sổ chi tiết TK141 21 21 Sổ chi tiết TK311 22 22 Chứng từ ghi sổ 23 23 Bảng kê vật tư xuất cho công trình 24 24 Bảng kê vật tư xuất dung cho quản lý phục vụ sản xuất 25 25 Chứng từ ghi sổ 26 26 Sổ cái TK152 27 27 Sổ danh điểm vật liệu 28 28 Bảng phân bổ nhiên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu BTC : Bộ tài chính KCS : Kiểm tra chất lượng sản phẩm VT : Vật tư GTGT : Giá trị gia tăng HTK : Hàng tồn kho TK : Tài khoản PKH : Phòng kế hoạch CT : Công ty PS : Phát sinh VL : Vật liệu KD : Kinh doanh BHLĐ : Bảo hiểm lao động BHXH : Bảo hiểm xã hội DC : Dụng cụ PT : Phiếu thu PC : Phiếu chi HĐ : Hợp đồng PĐM : Phiếu định mức CNV : Công nhân viên VAT : Thuế giá trị gia tăng UNC : Uỷ nhiệm chi KSV : Kiểm soát viên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Tạp chí kế toán Sách tổ chức hạch toán kế toán Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006 Các tài liệu kế toán do phòng kế toán công ty Cơ khí điện Thuỷ lợi cung cấp