Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

ập A B C D 1 2 3 4 1 Ty đồng hạ thế M12 TDHM12 Bộ 100 100 60.000 6.000.000 2 Đồng kẹp đuôi CRR cũ V064 Cái 124 124 21.000 2.604.000 3 Polyeste V130 Kg 100 100 40.000 4.000.000 Cộng: 12.604.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu sáu trăm linh bốn nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 16 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nên phiếu xuất kho (Biểu số 05) chỉ được ghi cột số lượng. Đến cuối tháng, khi đã xác định được đơn giá từng loại nguyên, vật liệu, máy sẽ tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng vào cột thành tiền. Đối với phiếu lĩnh vật tư được lập theo mẫu của Công ty (Biểu số 06), phiếu này được lập cho toàn bộ nguyên, vật liệu cần thiết cho sản xuất một số lượng cụ thể các sản phẩm cùng loại trong cùng một đợt. Cột Số lượng ghi sẵn số lượng từng loại nguyên, vật liệu cần xuất dùng cho sản xuất theo định mức đã lập, mỗi loại nguyên, vật liệu được ghi một dòng. Khi xuất kho loại nguyên, vật liệu nào thì thủ kho ghi số lượng nguyên, vật liệu thực xuất vào cột Thực lĩnh, sau đó, người lĩnh vật tư ký tên vào dòng tương ứng với lần xuất kho đó. Cuối tháng, máy tính cũng tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho vào cột thành tiền tương ứng với các nguyên, vật liệu đã xuất trong tháng. Biểu số 05: Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 11 năm 2008 Số: 571 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Thọ Lý do: Chế tạo máy biến áp điện lực Xuất tại kho: Kho vật tư của Công ty Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sứ cao thế mới 10KV/250A SM10/0250 Quả 16 16 21.770 348.320 2 Tôn đen 4 ly TD04 Kg 973 973 11.910 11.588.430 Cộng: 11.936.750 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười một triệu chín trăm ba sáu nghìn bảy trăm năm mươi đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 23 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Biểu số 06: Phiếu lĩnh vật tư ISO 9001:2000 PHIẾU LĨNH VẬT TƯ BM.07-TT.07-1 Ngày ban hành: 10/09/03 MBA: 2500/35/195 Ord: 19014 TT Tên hàng hóa (chủng loại, quy cách) ĐVT Số lượng Thực lĩnh Ghi chú 1 Dầu biến thế Lít 1.600.000 1.600.000 2 Dây đồng cao thế Kg 645 3 Dây đồng hạ thế Kg 362 362 4 Lá đồng – Thanh đồng Kg 163 163 5 Que hàn Inox Kg 204 6 Sơn chống rỉ Kg 14 7 Sứ cao thế Quả 03 03 8 Ty sứ cao thế Bộ 03 03 9 Nhiệt kế Cái 01 01 10 Nắp máy cái 01 01 ……………… …… ……… ………. ………… Kỹ thuật phân xưởng Phòng vật tư Ngày 27 tháng 10 năm 2008 Lần sửa đổi / lần ban hành: 1/2 Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra số nhập, xuất, tồn trên các thẻ kế toán chi tiết (Biểu số 07) và so sánh với số liệu trên thẻ kho tương ứng theo từng danh điểm vật tư do thủ quỹ lập để tìm ra các chênh lệch và điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, chương trình kế toán máy cũng tập hợp các thẻ kế toán chi tiết của từng loại nguyên, vật liệu vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 08) để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng (bảng này được lập cho từng tháng, chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu). Số liệu trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, cụ thể là sổ cái tài khoản 152. Như vậy, số liệu trên thẻ chi tiết được sử dụng để đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng, đồng thời được sử dụng để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn và đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu được chặt chẽ. Biểu số 07: Thẻ kế toán chi tiết Mẫu số S10-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT Năm 2008 Tài khoản: 152. Tên kho: Kho vật tư của Công ty Tên, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20 Đơn vị tính: Bộ Mã số: TDHM20 STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 10 172.000 1.720.000 1 102 17/4 Mua từ Công ty TNHH Phương Anh, chưa thanh toán 25 176.000 4.400.000 35 174.500 6.107.500 2 118 21/4 Mua từ Công ty TNHH Dương Việt Dũng, trả tiền mặt 40 175.000 7.000.000 75 174.500 13.087.500 3 164 27/4 Xuất kho cho PX3 20 174.500 3.490.000 55 174.500 9.597.500 4 165 27/4 Xuất kho cho PX1 14 174.500 2.443.000 41 174.500 7.154.500 ... Cộng phát sinh 115 20.092.500 102 17.799.000 Tồn cuối tháng 23 4.013.500 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 08: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Mẫu số S11-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tài khoản: 152 Tháng 10 năm 2008 STT Mã số Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 DTM080 Dây tròn mới 0,8 31,35 3.698.053 30,56 2.933.760 52,36 5.608.815 9,55 1.022.998 2 TD12 Tôn đen 12 ly 9.891 104.005.693 - - 698 7.339.599 9.193 96.666.094 3 TĐ 12010 Thanh đồng 120x10 57 9.604.086 - - 30 5.054.782 27 4,549,304 4 V067 Đồng nắp CRR 337 8.299.199 230 3.990.000 - - 567 12.289.199 5 V071 Phôi nhôm CSV 606 4.851.278 1550 12.464.000 2000 16.062.410 156 1.252.868 6 V142 Sứ tĩnh Cầu dao 24KV 208 17.108.410 - - 44 3.619.087 164 13.489.323 7 VT01 Đầu cắm 24KV-250A 63 46.227.633 30 22.050.000 72 52.860.103 21 15.417.530 ………. Cộng 389.061.547 179.826.790 352.576.425 216.311.912 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp nhập nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng TK 152 “Nguyên, vật liệu” và các tài khoản khác có liên quan với đối ứng Nợ của TK 152 nhằm phản ánh tình hình thanh toán và thuế giá trị gia tăng được khấu trừ như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 133…; các tài khoản liên quan với đối ứng Có của TK 152 phản ánh tình hình sử dụng nguyên, vật liệu cho sản xuất kinh doanh và các hoạt động quản lý khác như TK 621, TK 627, TK 641, TK 642… TK 152 “Nguyên, vật liệu” là tài khoản dùng để theo dõi số hiện có và tình hình tăng, giảm của các loại vật tư theo giá thực tế nhập kho. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh hoặc từ các nguồn khác; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán; chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng hoặc giá trị hàng mua trả lại cho người bán; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp hai để phục vụ cho kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý của Công ty. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 6, 10 Chứng từ vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng phân bổ NVL và CCDC Nhật ký - Chứng từ số 5 Sổ cái TK 152, 153, 621 Nhật ký - Chứng từ số 7 Báo cáo kế toán Bảng kê số 4 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Nguyên, vật liệu sau khi được thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người bán qua Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được lập cho từng người bán, mỗi người bán được đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 09) kể cả thường xuyên và vãng lai được theo dõi ngay trên máy tính. Sổ này kết cấu giống Nhật ký – Chứng từ số 5 nhưng theo rõi riêng phần nguyên, vật liệu. Biểu số 09: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Mẫu số S31-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng Liên Sơn Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 12.748.000 Số phát sinh trong kỳ 3/7 HĐGTGT 0054718 3/7 Mua sứ cao thế mới 1KV/630A, chưa trả tiền 152 133 2.420.000 242.000 15.410.000 25/7 PC 283 25/7 Thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt 111 2.970.000 12.440.000 ……. ……. …………….. Cộng số phát sinh 8.690.000 13.937.000 Cộng số dư cuối kỳ 17.995.000 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 2 (Biểu số 10) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 1 (Biểu số 11) nếu thanh toán bằng tiền mặt. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 5 (Biểu số 12). Trường hợp Công ty mua nguyên, vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu chi... kế toán định khoản sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 1. Trường hợp Công ty mua nguyên, vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các giấy báo Nợ của ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan như hoá đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 2. Biểu số 10: Nhật ký – Chứng từ số 2 Mẫu số S04a2-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 7 năm 2008 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 112, ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 112 Số hiệu Ngày tháng ….. 133 ….. 152 ….. 331 A B C D 4 6 15 16 ……… ….. ……….. 3 Giấy báo Nợ 085314 9/7 Mua NVL của CT TNHH Thiết bị điện Phương Anh 2.700.000 27.000.000 29.700.000 ……… ….. ……….. 8 Giấy báo Nợ 085562 16/7 Thanh toán tiền hàng cho Công ty CP Hóa Chất 15.000.000 15.000.000 ……… ….. ……….. Cộng 7.950.000 79.500.000 364.661.000 537.100.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 11: Nhật ký – Chứng từ số 1 Mẫu số S04a1-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng 7 năm 2008 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 111, ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 111 Số hiệu Ngày tháng ….. 133 ….. 152 ….. 331 A B C D 4 6 15 16 1 PC264 2/7 Thanh toán cho CT Thương mại và Đầu tư Thành Công 2.860.000 2.860.000 ……… ….. ……….. 15 PC278 18/7 Thanh toán cho CT Cổ phần Hóa Chất 15.730.000 15.730.000 16 PC279 21/7 Mua NVL của CT TNHH Dương Việt Dũng 700.000 7.000.000 7.700.000 ……… ….. ……….. Cộng 5.650.000 56.500.000 95.139.000 174.570.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 12: Nhật ký – Chứng từ số 5 Mẫu số S04a5-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Tháng 7 năm 2008 Số TT Tên đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi Có Tài khoản 331, ghi Nợ các tài khoản Theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có A B 1 2 3 1 Công ty CP Sứ kỹ thuật Hoàng Liên Sơn - 12.748.000 12.670.000 1.267.000 13.937.000 2.640.000 6.050.000 8.690.000 - 17.995.000 2 Công ty CP Hóa dầu Petrolimex - 119.900.000 62.000.000 6.200.000 68.200.000 8.800.000 85.800.000 94.600.000 - 93.500.000 ………… Cộng - 453.200.000 348.500.000 34.850.000 383.350.000 95.139.000 364.661.000 459.800.000 - 376.750.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Trường hợp nguyên, vật liệu nhập kho do tự gia công, chế biến, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho; hoặc nếu ứng tiền cho phòng Vật tư mua nguyên, vật liệu thì căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng và các chứng từ đi kèm như hóa đơn, biên lai thu tiền... kế toán định khoản và sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 10 (Biểu số 13). Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, khoá sổ Nhật ký – Chứng từ số 1, Nhật ký – Chứng từ số 2, Nhật ký – Chứng từ số 10, xác định tổng số phát sinh Có TK 331, tổng số phát sinh Có TK 111, tổng số phát sinh Có TK 112, tổng số phát sinh có TK 136 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 (Ghi Có các TK liên quan, Ghi Nợ TK 152) (Biểu số 14). Biểu số 13: Nhật ký – Chứng từ số 10 Mẫu số S04a10-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 (Trích) Ghi Có Tài khoản 141 Tháng 7 năm 2008 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ Tài khoản 141, ghi Có các tài khoản Ghi Có tài khoản141, ghi Nợ các tài khoản Số dư cuối tháng Nợ Có 111 … Cộng Nợ TK 141 152 133 … Cộng Có TK 141 Nợ Có Số dư đầu tháng 3.250.000 - 1 Nguyễn Xuân Thành tạm ứng mua nguyên vật liệu 10.340.000 10.340.000 ……………. 7 Nguyên Xuân Thành thanh toán tiền tạm ứng 9.400.000 940.000 10.340.000 Cộng 21.600.000 47.100.000 38.000.000 3.800.000 43.190.000 7.160.000 - Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 14: Sổ cái TK 152 Mẫu số S05-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI Tài khoản: 152 Số dư đầu năm Nợ Có 16.238.439.966 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK 152 Tháng 1 ... Tháng 7 … Tháng 12 Cộng A 1 7 12 NKCT số 1 (TK 111) 56.500.000 NKCT số 2 (TK 112) 79.500.000 NKCT số 5 (TK 331) 348.500.000 NKCT số 10 (TK 141) 38.000.000 Cộng số phát sinh Nợ 522.500.000 Tổng số phát sinh Có 409.421.000 Số dư cuối tháng Nợ 113.079.000 Có Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào phiếu xuất kho trong máy tính, kế toán chỉ nhập vào chỉ tiêu về số lượng nguyên, vật liệu xuất. Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhật các số liệu đó vào sổ chi tiết nguyên, vật liệu (cột số lượng). Đến cuối tháng, sau khi kế toán tiến hành khóa sổ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm nguyên, vật liệu trong tháng. Đồng thời, phần mềm cũng tự động cập nhật giá trị của các vật liệu xuất kho trong tháng vào phiếu xuất kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu (cột giá trị). Căn cứ vào các thông tin về nguyên, vật liệu được cập nhật trên sổ chi tiết nguyên, vật liệu và được tổng hợp cuối tháng trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (phần xuất kho), máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu lên bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Biểu số 15). Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ nguyên vật liệu gồm các cột dọc phản ánh các loại nguyên, vật liệu xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên, vật liệu. Từ bảng phân bổ nguyên, vật liệu, kế toán sẽ chuyển số liệu vào cột ghi Có TK 152 trên Nhật ký – Chứng từ số 7 (Biểu số 16). Số liệu tổng cộng ở cột này được kết chuyển sang dòng phát sinh Có trên sổ cái TK 152. Từ các nhật ký chứng từ và bảng phân bổ nguyên vật liệu, chương trình máy tính thực hiện kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 152 (Biểu số 14). Sổ cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng Có, cuối tháng máy tính kết chuyển từ các Nhật ký – Chứng từ số 1, 2, 5, 10. Hàng tháng, kế toán vật tư lấy số liệu từ sổ cái TK 152 đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Sau khi kiểm tra và điều chỉnh những sai lệch (nếu có) thì cuối kỳ kế toán lên chỉ tiêu về nguyên, vật liệu trên các báo cáo tài chính. Biểu số 15: Bảng phân bổ nguyên, vật liệu Mẫu số 07-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN, VẬT LIỆU Tháng 7 năm 2008 S TT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 TK 153 TK142 TK242 HT TT HT TT 1 TK 621 - CPNVLTT 297.639.226 - Phân xưởng 1 34.890.237 - Phân xưởng 2 83.823.409 - Phân xưởng 3 178.925.580 2 TK 627 - CPSXC 93.629.467 - Phân xưởng 1 10.975.550 - Phân xưởng 2 26.368.639 - Phân xưởng 3 56.285.278 5 TK642 - CPQLDN 18.152.307 ………………… Cộng 409.421.000 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 16: Nhật ký – Chứng từ số 7 Mẫu số S04a7-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp Ghi Có các TK: 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 611, 621, 622, 627,631 Tháng 7 năm 2008 STT Các TK ghi Có CácTK ghi Nợ 142 152 …… Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí NKCT số 1 NKCT số 2 …… A B 1 2 …………… 7 621 297.639.226 …………… 10 627 93.629.467 …………… 12 642 18.152.307 …………… Cộng 1.932.869.702 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.4. Kiểm kê nguyên, vật liệu cuối kỳ. Tại các kho của Công ty, nguyên, vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trường hợp đột xuất, có thể kiểm kê nguyên, vật liệu tại bất cứ thời điểm nào. Việc kiểm kê kho nguyên, vật liệu nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt, hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản nguyên, vật liệu, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu tại Công ty. Việc kiểm kê nguyên, vật liệu được tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nước. Trước khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại nguyên, vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Công ty làm chủ tịch, kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với nguyên, vật liệu bị hư hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng. Đối với nguyên, vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, nguyên, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu, kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Nguyên, vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo Công ty. Kết quả kiểm kê đều được ghi vào Biên bản kiểm kê (Biểu số 17). Biên bản kiểm kê được gửi lên Phòng Kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (nếu có). Chênh lệch thừa (thiếu) = Số lượng tồn kho kiểm kê - Số lượng tồn kho sổ sách Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: Do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô, gian lận, do nhầm lẫn… Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý; phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho Ban lãnh đạo; ghi nhận kết quả xử lý của Ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên, vật liệu hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 1381: Giá trị nguyên, vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị thực tế của nguyên, vật liệu thiếu Khi có Biên bản xử lý về nguyên, vật liệu hư hỏng, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334…: Phần được bồi thường Nợ TK 632 : Phần thiệt hại mà Công ty phải gánh chịu Có TK 1381: Giá trị nguyên, vật liệu thiếu đã được xử lý Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa nguyên so với sổ sách, kế toán phải xác định số nguyên, vật liệu thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác. Nếu nguyên, vật liệu thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị nguyên, vật liệu thừa Có TK 711: Giá trị nguyên, vật liệu thừa Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn: Nợ TK 002: Giá trị nguyên, vật liệu thừa Nếu Công ty quyết định mua số nguyên, vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua nguyên, vật liệu cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị nguyên, vật liệu thừa Có TK 338: Phải trả khác Biểu số 17: Biên bản kiểm kê Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ - Thời điểm kiểm kê: 4 giờ ngày 31 tháng 8 năm 2008 - Ban kiểm kê gồm: Bà Nguyễn Thị Lý Chức vụ: Kế toán trưởng, trưởng ban kiểm kê Bà Lê Vân Anh Chức vụ: Kế toán vật tư Ông Trần Văn Tuấn Chức vụ: Thủ kho - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Định mức hao hụt Chênh lệch sổ sách, thực tế (Số lượng) Sổ sách Thực tế % Số lượng 1 Đồng đỏ dẹt Kg 22 22 1 0,220 0 2 Sứ hạ thế mới 1KV/250A Bộ 183 183 0,5 1 0 3 Nhôm tấm 4 ly Kg 62,8 62,2 1 0,628 - 0,6 …. ……………... ….. ………. …….. …..…. ……… …………….. Ngày 01/01 năm 2008 Thủ kho Kế toán vật tư Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PhÇn 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI. 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một công ty có bề dày truyền thống trong lĩnh vực chế tạo máy biến áp và các thiết bị điện. Trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã có một đội ngũ cán bộ, công nhân viên với trình độ chuyên môn, kỹ thuật và kinh nghiệm cao trong công việc, góp phần tích cực thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Là một doanh nghiệp mới chuyển đổi hình thức sở hữu, khi bước vào nền kinh tế thị trường sản xuất hàng hóa đầy tính cạnh tranh, để tồn tại và phát triển như ngày nay, Công ty đã nỗ lực vượt qua rất nhiều khó khăn. Trong sự đi lên của Công ty có sự góp phần không nhỏ của toàn thể cán bộ, công nhân viên, thêm vào đó là sự hoàn thiện không ngừng của bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng. Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, tinh giảm trong đó chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán được phân công rõ ràng, cụ thể đã trở thành một công cụ trợ giúp đắc lực cho Ban quản lý, cung cấp các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ và kịp thời nhất nhằm phục vụ tốt hơn cho việc ra các quyết định quản lý của Ban giám đốc. Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng Tài vụ của Công ty. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên, đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với chuyên môn hóa lao động kế toán, nhất là đối với một công ty có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, liên tục với tính chất phức tạp như Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. đã tạo điều kiện phát huy đầy đủ quyền chỉ đạo, điều hành của cấp trên cũng như khả năng tham gia xây dựng tổ chức của các cấp dưới, giúp Công ty phát triển một cách mạnh mẽ, ổn định và bền vững. 3.1.2. Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán nguyên, vật liệu. Sau khi cổ phần hóa, năm 2006, khi Bộ tài chính ban hành quyết định mới quy định về chế độ kế toán trong các doanh nghiệp, Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đã nhanh chóng chuyển đổi, áp dụng chế độ kế toán mới vào tổ chức hạch toán kế toán trong Công ty. Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, hầu hết các chứng từ thuộc nhóm chỉ tiêu về nguyên, vật liệu được sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Ngoài ra, các chứng từ đặc thù của Công ty được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Các chứng từ sử dụng đều đảm bảo thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản và các thông tin cần thiết cho việc quản lý và ghi sổ. Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trung thực trên các chứng từ và được ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác trên sổ sách kế toán theo hình thức ghi sổ phù hợp. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Tuy nhiên, do đặc điểm sản xuất sản phẩm phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên, vật liệu, có những loại xuất dùng cho sản xuất nhưng không dùng hết. Một số nguyên, vật liệu thừa được nhập lại kho, còn một số nguyên, vật liệu sang tháng sau vẫn được sử dụng tiếp thì sẽ không làm thủ tục nhập kho mà được để lại bộ phận sử dụng. Tuy nhiên, Công ty lại không sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu này. Điều này có thể dẫn tới thất thoát, lãng phí vật tư. Về tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, tại Công ty, các tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu chủ yếu là tài khoản tổng hợp. Ngoài ra, Công ty cũng mở thêm một số tài khoản cấp hai để thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ và chặt chẽ, đảm bảo ghi chép được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh xảy ra tình trạng nhầm lẫn, không rõ ràng về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, Công ty không sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Trong thực tế, việc trích lập dự phòng là rất quan trọng, nó giúp đơn vị đánh giá được giá trị thực của tài sản hiện có, đặc biệt là đối với dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu. Trong tình hình thị trường nguyên, vật liệu đầu vào của Công ty đang biến động hết sức phức tạp, không tránh khỏi hiện tượng giảm giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của nguyên, vật liệu, việc lập dự phòng sẽ bù đắp được các khoản thiệt hại thực tế xảy ra cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Công ty cũng không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”, điều này cũng là một mặt hạn chế vì khi nhập mua nguyên, vật liệu có thể xảy ra tình trạng hóa đơn nguyên, vật liệu đã về nhưng nguyên, vật liệu vẫn chưa về nhập kho. Trong trường hợp này, lượng vật tư đó phải được hạch toán vào tài khoản 151 theo đúng quy định. Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán, việc tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ nghiệp vụ kế toán cao và dễ chuyên môn hóa lao động kế toán. Theo hình thức này, việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết được kết hợp trên cùng một sổ và trong cùng một quá trình ghi chép, giúp nhanh chóng lập báo cáo tài chính lúc cuối kỳ. Tuy nhiên, hình thức này lại bộc lộ những nhược điểm là mẫu sổ phức tạp, mặt khác, nó không thuận tiện cho kế toán trên máy vi tính, nhất là khi hiện nay, Công ty đang từng bước thực hiện tự động hóa trong công tác kế toán. Đối với phần hành kế toán nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp. Cách trình bày dễ hiểu, rõ ràng và hợp lý, quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu được thực hiện theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu. Tuy nhiên, hiện nay, nguyên vật liệu được sử dụng trong Công ty rất đa dạng, phong phú cả về số lượng và chủng loại, các loại nguyên, vật liệu mới chỉ được ký hiệu bằng các mã số mà chưa có một quy định rõ ràng về cách xây dựng mã số và Công ty cũng không sử dụng Sổ danh điểm nguyên, vật liệu để quản lý nguyên, vật liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính, kế toán của Công ty có ý nghĩa rất quan trọng. Ngoài việc đảm bảo tính kịp thời, thống nhất, ứng dụng công nghệ thông tin còn giúp Ban lãnh đạo của Công ty nắm bắt quy trình và các số liệu về tài chính của các bộ phận một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất. Nắm bắt được điều này, Công ty đã trang bị cho mỗi nhân viên phòng Tài vụ một máy tính riêng và đưa phần mềm kế toán VASJ vào sử dụng từ năm 2005. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm chuyên dụng trong công tác kế toán giúp cho khối lượng công việc được giảm bớt, sai sót trong quá trình kế toán cũng được giảm thiểu. 3.1.3. Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu. 3.1.3.1. Về yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu. Nhằm đáp ứng điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt của nguyên, vật liệu, Công ty đã xây dựng được chế độ quản lý nguyên, vật liệu một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đặt ra, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của nguyên, vật liệu từ thu mua cho đến khi chuyển hóa vào thành phẩm. Điều này không những đảm bảo cung cấp nguyên, vật liệu kịp thời và chất lượng cho sản xuất sản phẩm mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết kiệm và bảo toàn vốn cho Công ty. Công ty đã có hệ thống kho bãi tương đối tốt, vật tư đã được xếp gọn gàng phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hoá của từng loại cho nên việc quản lý vật tư ở đây rất khoa học và hiệu quả. 3.1.3.2. Về đánh giá nguyên, vật liệu. Với đặc thù của sản phẩm chính là máy biến áp, các yếu tố đầu vào của sản xuất thường có giá trị lớn và phải mua từ nhập khẩu, do đó, kế toán nguyên, vật liệu là công việc quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao nhưng lại rất phức tạp do chủng loại vật tư, hàng hóa đa dạng và số lượng luôn luôn biến động. Vì vậy, phương pháp kê khai thường xuyên được Công ty áp dụng trong kế toán nguyên, vật liệu là rất hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, giúp Ban giám đốc nắm bắt được tình hình biến động nguyên, vật liệu một cách nhanh chóng. Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về nguyên, vật liệu kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên, vật liệu. Tuy nhiên, do Công ty có nhiều chủng loại nguyên, vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư diễn ra thường xuyên nên áp dụng phương pháp này cũng tốn nhiều công sức, thời gian. Đối với việc đánh giá nguyên, vật liệu nhập kho, Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế để tính giá nguyên, vật liệu nhập kho. Giá thực tế của nguyên, vật liệu có tác dụng lớn trong công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu. Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên, vật liệu, tính toán phân bổ chính xác về nguyên, vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh chính xác giá trị thực tế hiện có của doanh nghiệp. Đối với việc đánh giá nguyên, vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là rất hợp lý. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, đặc biệt là đối với tình hình các nghiệp vụ xuất kho diến ra với mật độ lớn thì kế toán sẽ không cần phải theo dõi giá trị vật liệu xuất kho đối vơi từng lấn xuất. Chỉ đến cuối tháng, khi tính ra giá bình quân cho từng danh điểm vật tư thì mới cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho cho mỗi lần xuất trong tháng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng bộc lộ những hạn chế nhất định. Do sử dụng giá bình quân cho toàn bộ lượng nguyên, vật liệu cùng loại xuất dùng trong tháng nên mức độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán tập trung vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán. 3.1.3.3. Về kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Để phù hợp với đặc điểm nguyên, vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của Công ty nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời phản ánh kịp thời chính xác về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán cũng trùng lặp về chỉ tiêu số lượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu số lượng chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, với số lượng các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên, vật liệu phát sinh trong tháng nhiều thì việc đối chiếu sẽ tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. 3.1.3.4. Về kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Hiện nay, Công ty đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Do đó, kế toán được tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý. Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán nguyên, vật liệu theo hình thức Nhất ký – Chứng từ giúp theo dõi đầy đủ tình hình biến động nguyên, vật liệu, quản lý tình hình nhập mua nguyên, vật liệu theo các hình thức thanh toán trong sự kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán. Điều đó đảm bảo quá trình thu mua diễn ra minh bạch, không có gian lận, đảm bảo tính so sánh, đối chiếu cao giữa các tài liệu kế toán. Ngoài ra, tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ còn tránh được ghi chép trùng lắp, tiện lợi cho việc phân công lao động kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trung thực trên các chứng từ và được ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác trên sổ sách kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư ở Công ty được tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư được tiến hành thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 3.2.1. Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên, vật liệu. Hệ thống danh điểm nguyên, vật liệu còn rất đơn giản, chưa khoa học và việc kiểm tra đối chiếu còn khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản lý nguyên, vật liệu. Và để thuận lợi cho công tác quản lý nguyên, vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng, dễ phát hiện sai sót và thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, thì đầu tiên Công ty nên lập Sổ danh điểm vật tư. Sổ danh điểm vật tư là danh sách toàn bộ các vật tư mà Công ty đang sử dụng. Trong Sổ danh điểm, vật tư được theo dõi theo từng nhóm, từng loại một cách chặt chẽ, giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu được tổ chức một cách trật tự, khoa học. Việc mở sổ danh điểm phù hợp sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho vận hành kế toán vật liệu trên máy tính. Để lập được Sổ danh điểm vật tư, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật tư chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể sửa đổi bộ mã hiện tại cho phù hợp hơn dựa vào các đặc điểm như loại vật tư, nhóm vật tư trong mỗi loại và quy cách vật tư. Trước hết, bộ mã vật tư của Công ty nên được xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp hai đối với nguyên, vật liệu. Trong mỗi loại nguyên, vật liệu lại được phân thành các nhóm và lập mã cho từng nhóm và quy cách nguyên, vật liệu trong nhóm. Hệ thống danh điểm nguyên, vật liệu sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số, kỹ thuật của nó. Mở Sổ danh điểm vật tư nên có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và phòng vật tư sau đó trình lên Ban giám đốc để thống nhất sử dụng và quản lý trong toàn Công ty. Công ty có thể tham khảo, sử dụng Sổ danh điểm vật tư theo mẫu sau (Biểu số 18): Biểu số 18: Sổ danh điểm vật tư Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521.01 Tôn TS70120 Tôn silic 70 x 210 Kg TS70250 Tôn silic 70 x 250 Kg TD04 Tôn đen 4 ly Kg ..... ..... ..... 1521.02 Sứ SM10/0250 Sứ cao thế mới 10KV/250A Quả SM01/1000 Sứ hạ thế mới 1KV/1000A Bộ ..... ..... ..... 1522.01 Van VDB Van đổ bầu dầu Cái VDT Van xả dầu thân máy Cái VT09 Van máy Hàn Quốc Cái ..... ..... ..... Ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.2. Theo dõi nguyên, vật liệu còn lại cuối kỳ. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên, vật liệu, có những loại xuất dùng cho sản xuất nhưng không dùng hết. Một số nguyên, vật liệu thừa được nhập lại kho, còn một số nguyên, vật liệu sang tháng sau vẫn được sử dụng tiếp thì sẽ không làm thủ tục nhập kho mà được để lại bộ phận sử dụng. Khi đó, Công ty nên sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu này nhằm tránh thất thoát, lãng phí vật tư. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ kế toán ở bộ phận sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do bộ phận sử dụng lập nếu đến cuối kỳ nguyên, vật liệu vẫn chưa được sử dụng hết nhưng không nhập lại kho. Phiếu này được lập thành hai bản, một bản giao cho phòng Vật tư, một bản giao cho phòng Tài vụ. Công ty có thể tham khảo và lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu số 04-VT của Bộ Tài chính như sau (Biểu số 19): Biểu số 19: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 30 tháng 6 năm 2008 Số: ... Bộ phận sử dụng: Phân xưởng 3 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do: còn sử dụng hay trả lại A B C D 1 E 1 Tôn đen 14 ly TD14 Kg 18,9 Chế tạo máy biến áp 1 pha 2 Ống cách điện 4 OCD4 Mét 362,6 Chế tạo cầu dao 3 Đai ốc đồng phi 14 EĐ14 Cái 140 Chế tạo vỏ máy biến áp điện lực ........ Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) 3.2.3. Theo dõi hàng mua đang đi đường. Hiện nay, Công ty chưa tiến hành theo dõi trên sổ sách kế toán giá trị hàng mua đang đi đường trong trường hợp hàng mua đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang trên đường vận chuyển, chưa về đến kho. Kế toán chỉ hạch toán tăng giá trị hàng tồn kho khi nhận được cả hàng hóa và hóa đơn tài chính. Thực trạng này dẫn đến tính không đầy đủ trong việc hạch toán hàng tồn kho và công nợ phải trả. Trong hệ thống tài khoản của Công ty có TK 151 “Hàng mua đang đi đường” nhưng thực tế Công ty không sử dụng tài khoản này mà chỉ theo dõi nguyên, vật liệu thực tế đã nhập kho. Để đảm bảo tính đầy đủ trong việc hạch toán hàng tồn kho cũng như công nợ phải trả nhà cung cấp, Công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán hàng mua đang đi đường. Trong tháng, nếu đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu cuối tháng mà hàng về thì ghi sổ bình thường, nếu hàng chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị còn phải trả nhà cung cấp Sang tháng sau, khi hàng về, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị hàng mua đang đi đường về nhập kho Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường về nhập kho 3.2.4. Lập dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu. Hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường biến đổi theo thời gian. Đặc biệt, các chủng loại nguyên, vật liệu mà Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện sử dụng là những loại chuyên dùng trong ngành điện, không sẵn có trên thị trường, luôn luôn phải dự trữ một khối lượng khá lớn nhiều chủng loại nguyên, vật liệu để đảm bảo tính kịp thời cho sản xuất. Mặt khác, giá cả của chúng lại thường xuyên biến động chẳng hạn giá mua của dây đồng năm 2008 tăng 30% so với năm 2007, dầu biến thế tăng 77,1%, tôn đen tăng 65,2% (Biểu đồ 2.1). Với mức tăng đột biến như vậy, nếu Công ty mua nguyên, vật liệu nhập kho vào thời điểm này thì tình trạng nguyên, vật liệu tồn kho của Công ty giảm giá trong tương lai là không thể tránh khỏi. Hơn nữa, Các vật liệu này đều là những yếu tố chính cấu tạo nên sản phẩm, vì vậy, bất kỳ biến động nào về giá cả của chúng sẽ trực tiếp ảnh hưởng tới chi phí nguyên, vật liệu và giá thành sản phẩm. Song Công ty lại không lập dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả nguyên, vật liệu trên thị trường. Việc lập dự phòng sẽ giúp Công ty điều hoà thu nhập, hạn chế được các thiệt hại, rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời được hoàn lại một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính. Chính vì những lý do đó nên việc lập dự phòng giảm giá cho nguyên, vật liệu là hết sức cần thiết, vừa tuân thủ nguyên tắc thận trong trong kế toán, vừa góp phần bình ổn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Cuối niên độ kế toán, trên cơ sở kết quả kiểm kê nguyên, vật liệu và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của nguyên, vật liệu, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cho các loại nguyên, vật liệu có giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán). Mức dự phòng cần lập được tính cho từng chủng loại nguyên, vật liệu theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập cho VLA = Số lượng VLA X Mức chênh lệch trên sổ kế toán (giá hạch toán) với giá thị trường VLA Quy trình hạch toán dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu được tiến hành như sau: Cuối năm N, kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu: Nợ TK 632: Chi phí dự phòng Có TK 159: Trích dự phòng Cuối năm N+1, nếu số dự phòng phải lập lớn hơn số dự phòng đã lập cuối năm N, kế toán ghi: Nợ TK 632: Số chênh lệch năm nay lớn hơn năm trước Có TK 159: Số chênh lệch năm nay lớn hơn năm trước Nếu số dự phòng phải lập cuối năm N+1 nhỏ hơn số dự phòng đã lập cuối năm N, kế toán ghi: Nợ TK 159: Số chênh lệch năm nay nhỏ hơn năm trước Có TK 632: Số chênh lệch năm nay nhỏ hơn năm trước Thêm vào đó, Công ty cũng nên lập Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cho từng kho theo mẫu sau (Biểu số 20): Biểu số 20: Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội BẢNG THEO DÕI DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN, VẬT LIỆU Năm … Kho: … Danh điểm vật tư Tên vật tư ĐVT Đơn giá HT Đơn giá TT mức chênh lệch HT-TT Số lượng Mức dự phòng Cộng Ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) KÕt luËn Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một trong những doanh nghiệp có những đóng góp to lớn cho Ngân sách Nhà nước. Từ khi thành lập đến nay, Công ty không ngừng đổi mới phương pháp quản lý, mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Công ty có đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và tổ chức hạch toán kế toán tương đối hoàn chỉnh. Điều này đã góp phần không nhỏ vào thành công của Công ty trên bước đường phát triển trong những năm qua. Trong đó, kế toán nguyên, vật liệu ở Công ty có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế. Để phát huy mọi chức năng của kế toán nguyên, vật liệu thì việc tổ chức công tác kế toán nguyên, vật liệu, công tác quản lý và sử dụng nguyên, vật liệu phải được giám sát chặt chẽ và luôn được hoàn thiện nhằm quản lý tốt tình hình biến động nguyên, vật liệu cả về số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị. Sau một thời gian thực tập tại Công ty, bước đầu em đã có thêm một số kinh nghiệm thực tế về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng. Nhờ sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy giáo – PGS.TS. Nguyễn Văn Công và các cán bộ, nhân viên phòng Tài vụ, các cán bộ lãnh đạo của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội, em đã từng bước tiếp cận và tìm hiểu công tác kế toán nguyên, vật liệu và dựa vào đó để tự đưa ra những đánh giá sơ bộ đồng thời mạnh dạn nêu ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành, mặc dù đã có sự cố gắng nhưng do thời gian thực tập và kinh nghiệm nghiên cứu cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn ! Tµi liÖu tham kh¶o Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân, Chủ biên PGS.TS. Đặng Thị Loan, năm 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, Hướng dẫn ghi sổ kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, chịu trách nhiệm xuất bản Phạm Ngọc Quyết, năm 2006. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, Chủ biên PGS.TS. Nguyễn Hữu Ba, năm 2005. Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2007. Báo cáo tài chính kiểm toán của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Thông tư số 13/2006/TT-BTC ban hành ngày 27 tháng 02 năm 2006 của Bộ Tài chính về hướng dẫn trích lập các khoản dự phòng. Website Website