Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh

Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 914,28 20,000 18,285,600 - 35,000 31,999,800 05/12 NKDL10 05/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 914,28 20,000 18,285,600 - 55,000 50,285,400 10/12 NKDL11 10/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 914,28 11,000 10,057,143 - 66,000 60,342,543 11/12 XKDL02 11/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhận xi măng  thi công CT Đường Đức La 914,28 - 66,000 60,342,543 - 15/12 NKDL12 15/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 927,15 20,000 18,543,000 - 20,000 18,543,000 17/12 NKDL13 17/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 927,15 20,000 18,543,000 - 40,000 37,086,000 24/12 NKDL14 24/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 927,15 11,000 10,198,650 - 51,000 47,284,650 27/12 XKDL03 27/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhận xi măng  thi công CT Đường Đức La 927,15 - 51,000 47,284,650 - 28/12 NKDL15 28/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 927,15 20,000 18,543,000 20,000 18,543,000 Tổng cộng 122,000 112,455,993 117,000 107,627,193 20,000 18,543,000 Biểu số 2-8: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN 152 – Nguyên vật liệu Kho: Kho công trình đường Đức La. Tháng 12 năm 2009. Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ 152 Vật tư 20,341 24,341,760 154,342 517,790,370 150,755 515,949,236 23,928 26,182,894 152_DBH Đất biên hoà M3 80 5,600,000 920 64,400,000 1,000 70,000,000 0 0 152_G Gạch Granite 100 6,190,476 530 32,809,524 630 39,000,000 0 0 152_GD Gạch đặc viên 1,500 1,432,500 2,000 1,910,000 3,000 2,865,000 500 477,500 152_K kính M2 0 0 29 12,545,446 29 12,545,446 0 0 152_LB40 Lưới B40 Kg 0 0 1,962 33,508,442 1,962 33,508,442 0 0 152_OKI ống khói Inốc Cái 0 0 4 6,545,454 4 6,545,454 0 0 152_PKN Phụ kiện nước 0 0 0 17,272,727 0 17,272,727 0 0 152_QH Que hàn Kg 0 0 600 10,800,000 600 10,800,000 0 0 … ….. … …. …. …. …. …. …. ….. …. 152_S2 Sơn Kg 120 3,736,901 710 22,110,000 600 18,684,507 230 7,162,394 152_SD21 Sơn dầu Thùng 23 1,104,000 110 5,280,000 133 6,384,000 0 0 152_SONK261 Sơn K261 Thùng 0 0 5 4,131,818 5 4,131,818 0 0 152_SONK280 Sơn K280 - KV180P Thùng 0 0 8 5,090,909 8 5,090,909 0 0 152_THH Thép hình hộp Kg 0 0 784 9 008 000 784 9 008 000 0 0 152_TLM Thép lá mạ Kg 0 0 1 819 38 017 100 1 819 38 017 100 0 0 152_T18 Thép phi 18 - 20 Kg 0 0 9,000 101,142,900 9,000 101,142,900 0 0 152_XM Xi măng Kg 15,000 13,714,200 122,000 112,455,993 117,000 107,627,193 20,000 18,543,000 Tổng cộng 20,341 24,341,760 154,342 517,790,370 150,755 515,949,236 23,928 26,182,894 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên số lượng và chủng loại NVL tương đối lớn. Vì vậy công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn NVL một cách chính xác và kịp thời. Và hình thức sổ công ty sử dụng là Nhật kí chung. Tài khoản sử dụng: TK 152_NVL : chi tiết cho từng NVL. TK 331: phải trả người bán. Tk 1331: thuế VAT được khấu trừ. TK 621: chi phí NVL. …………. Sổ tổng hợp của công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật kí chung. Sổ cái tài khoản 152. Sổ cái tổng hợp tài khoản 152 Trình tự hạch toán NVL Sơ đồ 2-4: Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu Phiếu xuất, nhập Sổ nhật ký chung Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ cái tài khoản 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú : Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. Ghi cuối kỳ Khi kế toán nhận được chứng từ nhập vật tư gồm phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư do thủ kho tại các đội chuyển lên thì sẽ cập nhật vào phần mềm kế toán như sau: Theo số liệu cập nhật, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào số phát sinh các tài khoản liên quan. Từ ví dụ trên ta có bút toán: Nợ TK 152_XM1 : 18,285,714 Nợ TK 1331 : 914,286 Có TK 331 : 19,200,000 Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên để cập nhật vào phần mềm kế toán như sau: Khi xuất dùng, tùy vào mục đích xuất dùng mà kế toán phản ánh vào tài khoản thích hợp: Nợ TK 621 : Xuất kho để thi công công trình Nợ TK 627 : Xuất kho phục vụ chung cho bộ phận SX Nợ TK 642 : Xuất kho phục vụ QLDN Có TK 152 : VD: vào ngày 29 tháng 12 năm 2009, xuất xi măng Bỉm Sơn làm công trình đường Đức La. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho phần mềm kế toán theo giao diện trên. Theo đó cuối tháng khi tính vào đơn giá vật liệu xuất kho phần mềm tự động cập nhật vào TK nợ 621 và TK có 152. Cụ thể: Nợ TK 621 : 18,205,714 Có TK 152_XM1 : 18,205,714 Trường hợp khi công trình hoàn thành, công ty tiến hành thanh lí NVL Nợ TK 632 : Có TK 152 : Tiền thu được từ việc nhượng bán NVL: Nợ TK 111, 112 : Có TK 511 : Có TK 3331 : Khi kế toán cập nhật số liệu từ các chứng từ nhập, xuất vật liệu vào máy tính thì chương trình phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ liên quan theo lệnh đã được cài sẵn: vào các sổ nhật kí chung, sổ chi tiết tài khoản 152, sổ cái tổng hợp tài khoản 152. Biểu số 2-9: Nhật kí chung. UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2009. Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/12 NKC204A 01/12 Thanh toán chi phí chở đất làm CT chợ Nguyên liệu, Vật liệu 152 70,000,000 Phải trả cho người bán 331 70,000,000 01/12 XKC08B 01/12 Nhận vật tư làm CT chợ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 70,000,000 Nguyên liệu, Vật liệu 152 70,000,000 02/12 NKDL07 02/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 10,000,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,000,000 Phải trả cho người bán 331 11,000,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 10/12 NKDL08 10/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 3,940,910 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 394,090 Phải trả cho người bán 331 4,335,000 10/12 PTKH13G 10/12 Thanh toán chi phí tiền điện nước làm CT Chợ Chi phí sản xuất chung 627 25,234,000 Phải trả cho người bán 331 25,234,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 15/12 NKC207 15/12 Mua vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Nguyên liệu, Vật liệu 152 16 840 000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1 684 000 Phải trả cho người bán 331 18 524 000 16/12 NKC208 16/12 Mua vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Nguyên liệu, Vật liệu 152 16,875,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,687,500 Phải trả cho người bán 331 18,562,500 …. …. …. ….. …. ….. ….. 22/12 NKDL10 22/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 18,285,714 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 914,286 Phải trả cho người bán 331 19,200,000 22/12 NKC210 22/12 Mua vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Nguyên liệu, Vật liệu 152 5,280,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 528,000 Phải trả cho người bán 331 5,808,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 25/12 NKDL12 25/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 18,285,714 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 914,286 Phải trả cho người bán 331 19,200,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 30/12 XKDL02 30/12 Nhận vật tư thi công CT Đường Đức La Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 123,687,004 Nguyên liệu, Vật liệu 152 123,687,004 …. …. …. ….. …. ….. ….. 31/12 XKC09 31/12 Nhận vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 211,555,211 Nguyên liệu, Vật liệu 152 211,555,211 …. …. …. ….. …. ….. ….. Tổng cộng 9,005,852,533 9,005,852,533 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu số 2-10: Sổ cái tài khoản 152 UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Tháng 12 năm 2009 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 47,456,230 01/12 NKC 204A 01/12 Thanh toán CP chí chở đất làm CT chợ HT 331 70,000,000 117,456,230 01/12 XKC 08B 01/12 Nhân vật tư  làm CT chợ HT 621 70,000,000 47,456,230 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 10/12 NKDL 08 10/12 Nhập vật tư ct đường Đức La 331 3,940,910 121,324,320 11/12 NKC 207 11/12 Mua vật tư CT Chợ Hà Tĩnh 331 16,840,000 138,164,320 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 22/12 NKDL 10 22/12 Nhập vật tư ct đường Đức La 331 18,285,714 54,214,000 23/12 NKC 211 23/12 Mua vật tư CT Chợ Hà Tĩnh 331 16,218,184 70,432,184 23/12 NKDL 11 23/12 Nhập vật tư ct đường Đức La 331 18,285,714 88,717,898 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 29/12 NKDL 16 29/12 Nhập XM làm CT Đường Đức La 331 18,285,714 18,285,714 29/12 XKDL 04 29/12 Xuất XM làm CT Đường Đức La 621 18,285,714 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 31/12 KK02 31/12 Kiểm kê vật tư 632 21,200 247,543,211 31/12 XKC 09 31/12 Nhận vật tư CT Chợ Hà Tĩnh 621 211,555,211 35,988,000 Tổng phát sinh 1,320,345,234 1,331,813,464 Dư cuối kì 35,988,000 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Dựa vào số liệu bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho của kho vật liệu đường Đức La như bảng dưới. Với số dư đầu kì, số phát sinh trong kì và số dư cuối kì sẽ giống với số liệu trên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Còn lũy kế từ đầu năm sẽ được cộng dồn số phát sinh nợ, có từ đầu năm đến nay. Biểu số 2-11: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH THEO HÀNG TỒN KHO 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Kho vật liệu đường Đức La Tháng 12 năm 2009 Mã vật tư Tên vật tư Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Lũy kế từ đầu năm Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 152 Vật tư 24,341,760 517,790,370 515,949,236 26,182,894 152_DBH Đất biên hòa 5,600,000 64,400,000 70,000,000 103,980,560 103,980,560 0 152_K Kính 0 12,545,446 12,545,446 12,545,446 12,545,446 0 … … … … … … … … … … 152_G Gạch Granite 6,190,476 32,809,524 39,000,000 67,834,890 67,834,890 0 152_GD Gạch đặc 1,432,500 1,910,000 2,865,000 5,435,790 4,958,290 477,500 … … … … … … … … … … 152_T18 Thép phi 18-20 0 101,142,900 101,142,900 324,437,261 324,437,261 0 152_TLM Thép lá mạ 0 38,017,100 38,017,100 54,723,980 54,723,980 0 … … … … … … … … … … 152_XM Xi măng 13,714,200 112,455,993 107,627,193 293,789,540 275,246,540 18,543,000 Tổng cộng 517,790,370 515,949,236 2,813,435,879 2,787,252,985 Số dư 24,341,760 26,182,894 Từ số liệu theo bảng tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho của từng kho vật tư máy sẽ tự động tổng hợp số liệu cho từng vật tư mà công ty sử dụng vào sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho. Biểu số 2-12: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH THEO HÀNG TỒN KHO 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Tháng 12 năm 2009 Mã vật tư Tên vật tư Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Lũy kế từ đầu năm Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 152 Vật tư 47,456,230 0 1,320,345,234 1,331,813,464 7,527,832,937 7,491,844,937 35,988,000 152_A3P40A Attomat 3P40A 0 0 0 0 1,100,000 1,100,000 0 … … … … … … … … … … 152_CA Cát 0 0 11,309,092 11,309,092 159,293,186 159,293,186 0 152_D24 Đá 2x4 2,869,736 0 3,940,910 3,153,970 45,049,956 41,393,280 3,656,676 152_G Gạch Granite 6,190,476 0 66,528,646 64,874,970 200,904,762 193,060,610 7,844,152 152_GD Gạch đặc 1,432,500 0 1,910,000 2,865,000 190,183,548 190,183,548 0 … … … … … … … … … … 152_T1 Thép phi 6+ phi 8 1,674,970 0 3,900,000 5,574,970 86,188,800 86,188,800 0 152_T10 Thép phi 10 - 12 0 0 4,360,381 4,360,381 194,121,103 194,121,103 0 152_TLM Thép lá mạ 0 0 39,230,348 39,230,348 90,805,781 90,805,781 0 … … … … … … … … … … 152_XM Xi măng 24,574,900 0 198,765,840 203,568,928 321,920,435 302,148,623 19,771,812 152_XM1 Xi Măng Bỉm Sơn 0 0 18,285,714 18,285,714 355,590,908 355,590,908 0 Tổng cộng 1,320,345,234 1,331,813,464 7,527,832,937 7,491,844,937 Số dư 47,456,230 0 35,988,000 Biểu số 2-13: Sổ cái tổng hợp tài khoản 152 UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ CÁI TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Tháng 12 năm 2009 Mã tài khoản Nội dung Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ 47,456,230 331 Phải trả cho người bán 1,320,345,234 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1,331,813,464 Tổng cộng Số dư cuối kỳ 35,988,000 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây lắp cho nên thường thì NVL mua về chủ yếu dựa trên kế hoạch dự toán trước khá chặt chẽ và thường mua lô nào thì trong thời gian ngắn sẽ xuất kho hết lô đó nên lượng tồn kho NVL thường không nhiều và chủ yếu là tồn kho xi măng hoặc thép, gạch…Mặc dù công ty đã có nhiều biện pháp quản lí NVL 1 cách khoa học, chặt chẽ nhưng trong quá trình sản xuất của công ty với số lượng nhập, xuất khá nhiều nên không tránh khỏi sai sót dẫn tới thừa hoặc thiếu NVL. Vì vậy để đảm bảo việc xác định số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán xác định vật tư thừa thiếu. Việc kiểm kê NVL công ty thường tổ chức 2 lần vào giữa và cuối năm kế toán. Để tiến hành kiểm kê thì cần phải có 1 ban kiểm kê gồm: kế toán NVL, nhân viên của phòng kế hoạch vật tư và thủ kho. Sau khi cân đo, đong điếm để xác định số liệu thực tế của NVL thì so sánh với số liệu sổ sách. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê gồm 2 liên: 1 bản giao cho thủ kho để thủ kho điều chỉnh thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán NVL để điều chỉnh số liệu trên phần mềm kế toán. Kết quả kiểm kê giúp kế toán điều chỉnh số liệu trên tài khoản kế toán và lập báo cáo kiểm kê cuối kì. Tuy nhiên trên thực tế tại công ty thì thường số liệu thực tế khớp với số liệu sổ sách kế toán nên nghiệp vụ này ít khi xảy ra. Trường hợp NVL phát hiện là thừa sau kiểm kê thì kế toán tiến hành điều chỉnh tăng vật tư, nhập dữ liệu vào máy tính tương tự nghiệp vụ nhập kho NVL thừa trong sản xuất. Cụ thể kế toán vào phần mềm, vào phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu nhập kho. Trong phiếu nhập kho thì hạch toán: Nợ TK 152 Có TK 711 Trường hợp NVL phát hiện là thiếu kế toán tiến hành điều chỉnh giảm vật tư như nghiệp vụ xuất kho. Cụ thể kế toán vào phần mềm phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho. Tùy thuộc vào kết luận xử lí NVL thiếu mà kế toán cập nhật TK nợ là TK gì. Trường hợp kiểm kê kết luận rằng NVL thiếu là thiếu trong định mức thì kế toán sẽ ghi TK nợ 632 (Giá vốn hàng bán). Trường hợp kết thúc kiểm kê mà chưa rõ nguyên nhân thì TK nợ là TK 1381 ( TK thiếu chờ xử lí). Ví dụ: Ngày 31/12/2009 công ty tiến hành kiểm kê NVL. Theo kết quả kiểm kê qua bảng tổng hợp kiểm kê vật tư: Biểu số 2-14: Bảng tổng hợp kiểm kê vật tư UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Thời điểm kiểm kê: 31/12/2009 Kho: CT đường Đức La - Ban kiểm kê gồm: 1. Ông: Đỗ Anh Tuấn _ Chức vụ cán bộ vật tư ( Trưởng ban). 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh _ Thủ kho (Uỷ viên). 3. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt _ Kế toán vật tư (Uỷ viên). TT Tên sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Chênh lệch Đơn giá Thành tiền Theo sổ sách Thực tế kiểm kê Thừa Thiếu A B C 1 2 3 4 5 6 1 Gạch đặc viên 500 500 0 0 955 477,500 2 Sơn Kg 230 230 0 0 31,141 7,162,430 3 Thép phi 6+8 Kg 252 250 0 2 10,600 2,650,000 4 Xi măng Kg 20,000 20,000 0 0 927.15 18,543,000 Tổng cộng 28,832,930 Kết luận của ban kiểm kê: Sau khi kiểm kê số lượng NVL đầy đủ và bị thiếu hụt trong định mức cho phép. Người lập Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Kế toán vào phần mềm phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho và cập nhật: Nợ TK 632: 21,200. Có TK 152: 21,200. Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán thì phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ liên quan: sổ nhật kí chung (Biểu số 2-9), Sổ cái TK 152 (Biểu số 2-10), Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho ( Biểu số 2-12), sổ cái TK 632 (Biểu số 2-15). Biểu số 2-15: Sổ cái tài khoản 632. UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 – Giá vốn hàng bán. Tháng 12 năm 2009 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/12 KK02 31/12 Kiểm kê vật tư 152 21,200 21,200 31/12 K12/2009-06 31/12 K/c giá vốn công trình đường Đức La 154 810,813,624 810,834,824 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 31/12 K12/2009-9 31/12 K/c 632 sang 911 911 1,583,658,320 Tổng phát sinh 1,583,658,320 1,583,658,320 Dư cuối kì Lập ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh và phương hướng hoàn thiện. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số I Hà Tĩnh là một doanh nghiệp cổ phần kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp là chủ yếu, đây là Công ty lớn nhất của tỉnh Hà Tĩnh trong lĩnh vực này. Qua 6 năm chuyển đổi Công ty đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty không những bảo toàn mà còn phát triển vốn kinh doanh, mở rộng sản xuất, đa dạng hoá ngành nghề, sản lượng năm sau cao hơn năm trước, lợi nhuận tăng, nộp ngân sách tăng, đời sống của cán bộ công nhân viên ổn định, không những thế sản phẩm của Công ty ngày càng có uy tín trên thị trường. Chi phí nguyên vật liệu là một khoản mục chi phí trực tiếp, chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp. Vì vậy việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành sản phẩm xây lắp. Trong điều kiện kinh tế hiện nay với nhiều biến động sức ép cạnh tranh ngày càng cao đòi hỏi công ty phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công trình. Do đó công ty rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và điều đó được thể hiện 1 số điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm Thứ nhất: Về công tác quản lí NVL: Chính sách quản lí NVL thống nhất trong toàn công ty từ đó tạo điều kiện định hướng tốt các nghiệp vụ kinh tế, hiệu quả công việc được nâng cao. Các nghiệp vụ phát sinh về nhập-xuất vật tư được phân công và quy trách nhiệm rõ ràng cho Thủ kho, kế toán NVL và phòng vật tư. Việc quản lí NVL hết sức chặt chẽ từ khâu thu mua, sử dụng đến bảo quản NVL. Trong quá trình thu mua công ty có những mối quan hệ với những bạn hàng lâu năm, có uy tín nhằm đảm bảo tốt chất lượng và việc thu mua diễn ra nhanh chóng đáp ứng linh hoạt nhu cầu về NVL cho công ty. Quản lí chặt chẽ, tránh việc sử dụng thừa gây lãng phí NVL, khi thiếu cho sản xuất thì làm đơn xin cấp thêm kèm theo bản giải trình cụ thể chứng tỏ việc sử dụng NVL ở công ty được thực hiện 1 cách ngiêm ngặt. Ngoài ra có hệ thống kho bãi thuận tiện cho việc thi công và cung cấp NVL và có bảo vệ tại các công trường thường xuyên theo dõi kho NVL để tránh mất mát, trộm cắp. Thứ 2: Về tổ chức kế toán máy tại công ty Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao ( hầu hết đều tốt nghiệp đại học), dày dặn kinh nghiệm, có năng lực và trách nhiệm với công việc. Cho nên việc sử dụng phần mềm máy tính của các kế toán tương đối dễ dàng và linh hoạt. Phần mềm kế toán lại phù hợp với chuyên ngành xây dựng. Các nghiệp vụ phát sinh của công ty tương đối lớn cho nên việc thực hiện trên máy tính là cơ hội rất tốt cho việc giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, tăng độ chính xác và tính kịp thời trong cung cấp thông tin kế toán. Thứ 3: Về tổ chức vận dụng kế toán Về áp dụng chế độ kế toán: Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chính sách giá thuế phù hợp. Vận dụng sáng tạo, phù hợp với đặc điểm của công ty mình. Linh hoạt trong các hoạt động kế toán tại công ty. Tổ chức kế toán đầy đủ, hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhờ đó kế toán góp phần bảo vệ tài sản của công ty, bảo đảm lực lượng sản xuất và lưu thông đạt kết quả cao. Về tổ chức vận dụng chứng từ: Công ty tổ chức chứng từ theo hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, tổ chức vận dụng hàng tồn kho theo đúng chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 hiện nay. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được lập chứng từ gốc đúng quy định. Hiện nay công ty áp dụng kế toán máy ACC và hình thức các sổ được thiết kế theo đúng mẫu sổ quy định của bộ tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán dựa trên các chứng từ, hóa đơn gốc và sẽ được cập nhật nhanh chóng. Các chứng từ sau khi cập nhật sẽ được bảo quản, lưu trữ khoa học, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần. Về tổ chức sổ kế toán tổng hợp: Sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức sổ nhật kí chung. Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản, phù hợp với đặc điểm của công ty. Đặc biệt hình thức ghi sổ này càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc xử lí thông tin kế toán. Do đó các công việc kế toán của công ty càng được đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Về hạch toán chi tiết NVL: Công ty theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn NVL theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn NVL theo từng kho chính xác, kịp thời. Nhưng phương pháp này có nhược điểm gia tăng khối lượng công tác kế toán vì ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. Tuy nhiên do công ty dùng phần mềm kế toán máy 1 cách rộng rãi và đồng bộ nên nhược điểm này sẽ được khắc phục bởi phần mềm kế toán máy sẽ hỗ trợ trong việc tự động cập nhật dữ liệu. Về kế toán tổng hợp NVL: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL theo đúng quy định hiện hành đối với công ty xây lắp. Theo phương pháp này kế toán sẽ phản ánh thường xuyên tình hình nhập-xuất-tồn kho của NVL trên sổ kế toán. Do vậy kế toán có thể xác định số dư về hiện vật của vật liệu sau từng lần nhập, xuất. Cuối kì hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế và số trên sổ sách để xác định vật tư thừa, thiếu mà có thể tìm ra nguyên nhân kịp thời. Về báo cáo NVL: Hệ thống báo cáo tại công ty tuân theo mẫu và thời gian nộp đúng quy định. Hệ thống gồm báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp đảm bảo thông tin cho các mục đích quản lí khác nhau. Đối chiếu chặt chẽ số liệu kế toán và ghi chép ở kho, xem xét tính cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp đảm bảo thông tin chính xác. Tổ chức báo cáo một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm khối lượng công việc kế toán. 3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục: Về chứng từ và việc hạch toán ban đầu Các đội công trình thường thi công ở xa công ty nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm, điều này làm giảm tính kịp thời trong việc xử lí và cung cấp thông tin kế toán. Đối với các nghiệp vụ xuất thẳng tới chân công trình thì kế toán làm phiếu nhập kho và đồng thời làm phiếu xuất kho. Điều này gây phức tạp, lãng phí thời gian và công sức kế toán. Vì vậy công ty cần có biện pháp hoàn thiện hơn về nghiệp vụ này. Các nghiệp vụ nhập-xuất trong công ty diễn ra tương đối nhiều cho nên số lượng chứng từ là tương đối lớn. Khi thủ kho chuyển chứng từ lên cho kế toán vật tư thì giữa kế toán và thủ kho không lập “phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu”. Điều này gây hạn chế trong tính chính xác giữa sổ kế toán và thẻ kho. Về tài khoản sử dụng. Hiện tại công ty sử dụng TK 152_NVL để hạch toán tổng hợp NVL. Điều này gây hạn chế trong việc phân tích tình hình sử dụng NVL chính, phụ, nhiên liệu của công ty. Ngoài ra còn gây khó khăn trong việc lập bảng phân bổ NVL của công ty. Vì vậy công ty cần có chính sách sử dụng tài khoản hợp lí hơn sao cho có thể có hiệu quả nhất và phù hợp đặc điểm NVL của công ty. Về sổ sách kế toán tổng hợp: Sổ kế toán của công ty áp dụng theo hình thức nhật kí chung. Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản và càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán máy. Hiện tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Hà Tĩnh mua NVL chưa thanh toán cho người bán thường chiếm tỉ lệ lớn và nghiệp vụ chi tiền cũng diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên công ty lại chưa sử dụng sổ nhật kí đặc biệt (sổ nhật kí mua hàng, sổ nhật kí chi tiền) trong việc hạch toán. Điều này làm khó khăn cho việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị công ty và kế toán bị hạn chế trong việc theo dõi mua hàng và chi tiền trả tiền cho nhà cung cấp làm giảm hiệu quả kế toán tổng hợp tại công ty. Ngoài ra kế toán vật tư tại công ty không tiến hành lập bảng phân bổ NVL. Đây là chứng từ quan trọng là cơ sở cho việc tính giá thành mỗi công trình. Về lập dự phòng giảm giá vật tư: NVL chính của công ty có đặc điểm là thường nhập kho với số lượng nhiều và giá trị lớn, giá của chúng thường có sự biến động do đó việc theo dõi biến động giá cả và chênh lệch tỉ giá là hết sức quan trọng. Trong điều kiện kinh tế thị trường không ổn định thì nếu không lập dự phòng giảm giá vật tư thì công ty sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh, làm ảnh hưởng đến chi phí NVL và ảnh hưởng tới giá thành sản xuất. Vì vậy công ty cần lập dự phòng giảm giá vật tư để tránh những thiệt hại về mặt giá trị tài chính. Về lập báo cáo kế toán quản trị Chức năng của kế toán là cung cấp và truyền đạt các thông tin kinh tế về một công ty cho các đối tượng sử dụng khác nhau, mục đích của kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế - xã hội, cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và quản lí. Do vậy, thông tin kế toán phục vụ cho cả trong và ngoài doanh nghiệp. Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay thì trong công ty mới chỉ có những báo cáo tài chính thì chưa đủ mà cần phải có những báo cáo quản trị để cung cấp thông tin cho nhà quản lí, điều hành hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp. Việc ra quyết định của họ có tác động lớn đến sự thành công hay thất bại của công ty. Nếu thông tin không đầy đủ, các nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc quản lí điều hành doanh nghiệp. Nếu thông tin không chính xác thì các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định sai lầm ảnh hưởng đến quá trình sinh lời của doanh nghiệp. Nếu thông tin không đáp ứng kịp thời thì vấn đề tồn tại không được giải quyết và có thể mất cơ hội trong kinh doanh. Vì vậy công ty cần bổ sung thêm các báo cáo quản trị trong báo cáo kế toán của công ty. Như vậy sẽ đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động của công ty 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Kế toán NVL là 1 bộ phận quan trọng trong bộ máy kế toán tại công ty. Việc hạch toán chính xác và cung cấp thông tin tài chính linh hoạt, kịp thời, đầy đủ và có những biện pháp thích hợp nhằm tiết kiệm chi phí NVL cho hoạt động sản xuất của công ty là có ý nghĩa rất lớn cho sự phát triển của công ty. Chính vì vậy đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng để đáp ứng được sự cạnh tranh trong lĩnh vực xây lắp cho công ty và phải hướng tới việc: - Thứ nhất: Hoàn thiện công tác NVL phải tuân thủ theo chế độ tài chính hiện hành, tuân thủ theo các quyết định của nhà nước, cập nhật các văn bản, các quy định kế toán mới ban hành, các chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế. Đồng thời việc hoàn thiện phải phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, phù hợp với loại hình xây lắp, vận dụng linh hoạt sáng tạo kế toán tài chính vào công tác kế toán NVL nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. - Thứ hai: Để hoàn thiện được hiệu quả kế toán NVL đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty phải có trình độ, phải nhanh nhẹn, sáng tạo và có sự liên kết giữa các phòng ban với nhau. - Thứ ba: Cần phải hướng tới việc hoàn thành tốt hơn vai trò thông tin cho các cấp quản trị trong doanh nghiệp và những người quan tâm được biết thực trạng tình hình tài chính của công ty. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Việc quản lí NVL của công ty là tương đối tốt tuy nhiên còn có 1 số điểm còn đáng lưu ý. Trong khâu cung cấp NVL: Trong thị trường hiện nay thì có rất nhiều nhà cung cấp NVL phục vụ cho công trình xây dựng, những nhà cung cấp này muốn phát triển thì họ có những chính sách nhằm cạnh tranh nhau về mặt giá cả, chất lượng. Cho nên ngoài những bạn hàng lâu năm có uy tín thì công ty nên tìm hiểu thị trường để tạo nên những mối quan hệ mới nhằm có thể tiết kiệm được 1 khoản chi phí về NVL nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng. Ngoài ra những công trình ở xa thì công ty nên cho phép cán bộ thủ kho trực tiếp mua các vật liệu phụ và xuất thẳng đến chân công trình nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu về NVL. Khâu bảo quản: để quản lí tốt hơn NVL trong kho công ty cần nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ở kho, có chế độ thưởng phạt thích hợp để khuyến khích mọi người có trách nhiệm trong bảo quản NVL. Thủ kho cần quản lí chặt chẽ vật tư sau mỗi lần nhập-xuất kho, tăng cường công tác kiểm tra để phát hiện, xử lí những vật tư hao hụt, giảm chất lượng. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán. Về lập sổ danh điểm vật tư. “ Sổ danh điểm vật liệu” là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng, nguyên vật liệu được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại nguyên vật liệu nào đó. Các loại NVL ở công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh là tương đối nhiều với từng kích cỡ khác nhau nhưng trong quá trình theo dõi NVL kế toán không tiến hành phân loại riêng biệt mà theo dõi chung trên cùng 1 tài khoản 152_NVL. Mặc dù tại công ty áp dụng kế toán máy nên số lượng và giá trị NVL được quản lí riêng biệt theo từng mã vật tư. Tuy nhiên số liệu đó là do kết quả của việc cập nhật hóa đơn của công ty, kết chuyển từ việc nhập-xuất NVL trong kì. Do đó khó phát hiện ra thất thoát hoặc thiếu hụt trong quá trình thực hiện. Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu được tốt hơn đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty nên mở sổ danh điểm vật tư để theo dõi từng loại NVL. Sổ danh điểm vật tư là chứng từ để theo dõi sự biến động NVL tại kho của công ty. Việc mã hoá tên các thứ vật liệu trong sổ danh điểm và xếp thứ tự các vật liệu trong sổ danh điểm cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học hợp lý phục vụ cho yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các vật liệu. Sổ danh điểm được sử dụng thống nhất trên phạm vi công ty nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lí NVL tạo điều kiện cho công tác kế toán.Việc lập sổ danh điểm thực hiện tại kế toán kho nhà máy nhằm mục đích theo dõi số lượng nhập xuất tồn thực tế tại kho, từ đó làm căn cứ đối chiếu trên số dư tài khoản phản ánh trên sổ kế toán quản lí tại phòng kế toán công ty. Từ đó sẽ giúp cho việc nhập xuất vật liệu diễn ra nhanh chóng hơn nhiều. Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng được bộ mã hóa vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lí. Ở công ty xây dựng số 1 Hà Tĩnh có thể xây dựng bộ mã hóa vật liệu như sau: 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu. 1524: Phụ tùng thay thế 1527: Phế liệu thu hồi. Việc mã hóa sẽ căn cứ vào số hiệu tài khoản này và đánh lần lượt theo từng thứ vật liệu trong nhóm đó Biểu số 3-1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Vật liệu thép 1521.01.01 Thép phi 6+ phi 8 Kg 1521.01.02 Thép phi 10 + phi 12 Kg 1521.01.03 Thép hình hộp Kg … … … … … 1521.02 Vật liệu cát 1521.02.01 Cát M3 1521.02.02 Cát vàng M3 1521.02.03 Cát trát M3 … … … … … 1521.04 Vật liệu xi măng 1521.04.01 Xi măng Kg 1521.04.02 Xi măng Bỉm Sơn Kg … … … … … 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.01 Đinh băm tôn Kg 1522.02 Phụ gia bê tông Kg … … … … … 1523 Nhiên liệu 1523.01 Xăng 1523.01.01 Xăng mogas 83 Lít 1523.01.02 Xăng mogas 92 Lít … … … … … 1524 Phụ tùng thay thế … … … … … 1527 Phế liệu thu hồi … … … … … Về tài khoản sử dụng: Để hạch toán chặt chẽ và có hiệu quả về tình hình nhập – xuất NVL thì công ty phải có cách lựa chọn hợp lí trong việc sử dụng tài khoản để hạch toán. Trong khi đó công ty sử dụng tài khoản 152_NVL để hạch toán NVL. Tài khoản mà công ty sử dụng chưa hạch toán đến tài khoản cấp 2 để phân biệt khi sử dụng tài khoản chính hay tài khoản phụ, nhiên liệu. Từ đó sẽ gây khó khăn trong việc xác định chi phí NVL trực tiếp hay việc phân tích tình hình sử dụng NVL trong công ty. Mà thường tỉ lệ NVL trong 1 công trình là rất lớn cho nên việc phân tích tình hình sử dụng NVL để có thể có biện pháp tiết kiệm NVL là rất cần thiết. Vì thế công ty nên tiến hành mở chi tiết cho từng loại NVL dựa vào việc lập danh điểm NVL như trình bày ở trên. Từ đó ta có TK NVL như sau: TK 1521_NVL: Nguyên vật liệu chính chi tiết cho từng loại NVL. TK 1522_NVL: Nguyên vật liệu phụ chi tiết cho từng loại NVL. TK 1523: Nhiên liệu. TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1527: Phế liệu thu hồi. Về hạch toán chi phí NVL trực tiếp: Về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Do đặc điểm của ngành xây dựng công trình đơn chiếc ở xa địa điểm của công ty, đơn vị đã bố trí một thủ kho tại nơi xây dựng thì nên để cho cán bộ thủ kho đi mua một số vật liệu phụ như : Đinh, ke, bàn lề... về xuất thẳng cho người nhận trực tiếp sử dụng vào công trình vì đã có bộ phận kế hoạch lập tiến độ cung cấp vật tư. Cán bộ vật tư chỉ nên cung ứng những loại vật tư chính như: xi măng, sắt thép, gạch xây, ... bởi vì chỉ có hai cán bộ vật tư mà có khi phải cung ứng vật tư nhiều công trình ở xa nhau, như vậy có lúc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công và ảnh hưởng đến năng suất lao động. Đối với những loại vật liệu phụ công ty khi mua về nên làm thủ tục xuất thẳng ghi: Nợ TK 621: Giá trị NVL nhập kho Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331 ...) : tổng giá thanh toán Chứ không nên làm phiếu nhập kho rồi làm phiếu xuất kho. Làm như vậy việc ghi chép theo dõi ở sổ sách quá phức tạp vì giá trị của nó không lớn và số lượng cũng không nhiều, để đơn giản hơn việc vào sổ sách kế toán chi tiết. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Về quy trình luân chuyển chứng từ : Hiện nay ở công ty vẫn còn xảy ra tình trạng gửi chứng từ về muộn do đó làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán, dẫn đến phản ánh không chính xác, kịp thời về quá trình nhập – xuất NVL ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí vật tư của công ty. Một phần là do thủ kho chưa thực sự quan tâm ,chưa thực sự có trách nhiệm, một phần là do có các công trình ở xa công ty nên việc đi lại còn gặp nhiều khó khăn. Trong thời gian tới công ty cần đưa ra những quy định thưởng, phạt rõ ràng đối với những cá nhân có liên quan, như là: thực hiện một cách triệt để về thời gian gửi chứng từ về phòng kế toán theo quy định của công ty (đối với các công trình ở xa công ty là không quá 5 ngày ); hoặc là khi nhận tiền tạm ứng mua vật tư một số ngày nhất định (Không quá 10 ngày) phải có trách nhiệm hoàn trả chứng từ về phòng kế toán công ty để giúp cho việc cung cấp thông tin tài chính cho cấp trên luôn được chính xác và kịp thời. 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết Kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán định kì 5-7 ngày sau khi thủ kho chuyển bộ chứng từ nhập xuất lên phòng kế toán. Khi nhận chứng từ nhập xuất giữa kế toán vật tư và thủ kho không lập “Phiếu giao nhận vật tư”. Điều đó làm hạn chế tính chính xác giữa sổ sách kế toán và số lượng thực nhập, thực xuất. Cho nên công ty nên lập “Phiếu giao nhận vật tư” để quản lí chặt chẽ hơn việc hạch toán NVL. Biểu số 3-2: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) NGUYÊN VẬT LIỆU Kho:…….. Tháng…năm… STT Tên vật tư Phiếu nhập(xuất) Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận phiếu Số hiệu Ngày tháng Ngoài ra công ty nên lập “phiếu báo vật tư còn lại cuối kì” để theo dõi số lượng vật liệu còn lại cuối kì hạch toán ở từng kho ở các đội công trình, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức sử dụng vật liệu. Và căn cứ vào phiếu này và tình hình thực hiện công trình để có thể dự toán NVL cho tháng tiếp theo. Biểu số 3-3: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì. PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KÌ Ngày…tháng…năm Kho:… STT Danh điểm Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Lý do sử dụng Tổng cộng 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp Về sổ nhật kí chung, sổ cái Tại công ty việc hạch toán là dựa trên phần mềm kế toán máy và cuối mỗi năm sẽ được in ra thành từng sổ riêng để đảm bảo cho việc quản lí. Đối chiếu với chế độ hiện hành (theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) thì sổ nhật kí chung mà công ty sử dụng theo hình thức sổ nhật kí chung thì công ty đã bỏ qua cột “Đã ghi sổ cái” và cột “STT dòng” còn ở sổ cái bỏ qua cột “Nhật kí chung _ Trang số” và “Nhật kí chung _ STT dòng”. Những cột này sẽ giúp cho kế toán dễ dàng hơn trong việc đối chiếu tính chính xác giữa sổ cái và sổ nhật kí chung. Vì vậy công ty không nên lược bỏ những cột này. Về sổ nhật kí đặc biệt Trong hạch toán tổng hợp thì như đã phân tích ở trên ta thấy công ty không sử dụng sổ nhật kí đặc biệt. Trong khi đó lượng nhập, xuất của công ty là tương đối lớn nên việc quản lí sẽ khó khăn hơn. Công ty nên bổ sung thêm sổ nhật kí đặc biệt là: khi thu mua NVL kế toán sử dụng nhật kí đặc biệt “nhật kí mua hàng” để tiến hành theo dõi các vật tư thu mua trong kì. Mục đích của nhật kí mua hàng là theo dõi các khoản thu mua NVL phát sinh trong kì dựa vào các hóa đơn mua hàng được chuyển về phòng kế toán. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu, theo dõi lượng hàng nhập mua trong kì, đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản nhằm đảm bảo các chứng từ, hóa đơn cập nhật vào máy có đầy đủ, chính xác. Nhờ đó giúp kế toán dễ dàng theo dõi, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Ngoài ra công ty nên bổ sung thêm sổ chi tiết “nhật kí chi tiền” để theo dõi việc đã thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp chưa, giúp cho nhà quản trị quản lí tốt hơn việc chi tiền. Biểu số 3-4: Nhật kí mua hàng NHẬT KÍ MUA HÀNG Tháng 12 năm 2009 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi có) Số hiệu Ngày tháng 152 153 TK khác Số hiệu Số tiền Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Biểu số 3-5: Nhật kí chi tiền NHẬT KÍ CHI TIỀN Tháng 2 năm 2009 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Ghi có TK …. Số hiệu Ngày tháng 152 153 331 … Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Về bảng phân bổ NVL: Qua thực tế thực tập ở công ty em thấy trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp thì công ty chưa sử dụng đến bảng phân bổ nguyên vật liệu để theo dõi giá trị của NVL xuất dùng cho từng công trình, từ đó hình thành nên chi phí NVL cho từng công trình. Đây là chứng từ cần thiết khi tiến hành tính giá thành của công trình. Khi tiến hành theo dõi NVL thì kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình nhưng lại không tiến hành lập bảng phân bổ NVL. Bảng phân bổ sẽ giúp cho kế toán theo dõi và tiến hành điều chỉnh hợp lí giá trị NVL xuất dùng trong kì, qua đó phân bổ NVL một cách hợp lí, điều chỉnh hợp lí các lượng NVL xuất trong các quá trình sản xuất, cân đối giữa số lượng xuất trong thực tế với số lượng NVL được lập dự toán. Dựa vào bảng phân bổ NVL thì có thể lên kế hoạch sản xuất trong thời hạn tới, so sánh giá trị NVL xuất dùng giữa các công trình tương tự để có thể lên kế hoạch tiết kiệm chi phí NVL. Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán nên sau khi nhập số liệu vào thì phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan, từ đó việc tính giá thành là do phần mềm tính toán và kết chuyển. Tuy nhiên việc phân tích chi phí NVL là cực kì quan trọng đối với các công ty xây lắp nói chung và công ty cổ phần đầu tư và xây dựng nói riêng. Từ đó công ty nên bổ sung “ Bảng phân bổ nguyên vật liệu” theo mẫu sau: Biểu số 3-6: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng…năm… TK có Ghi nợ TK Số tiền 621”CT đường Đức La” 621” CT chợ Hà Tĩnh” 621”CT nhà thí nghiệm dược Hà Tĩnh” …….. 152”VLC” …….. …….. …….. …….. …….. 152”VLP” …….. …….. …….. …….. …….. Cộng …….. …….. …….. …….. …….. 3.2.6. Về lập dự phòng giảm giá vật tư Việc trích lập dự phòng giảm giá vật tư chưa được công ty thực hiên khiến rủi ro khi đánh giá giá trị của hàng tồn kho. Để tránh gặp rủi ro, giảm bớt thiệt hại khi có giảm giá NVL trong quá trình lưu kho, đảm bảo việc quản lí NVL tốt thì công ty cần tiến hành việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Giá cả của các loại mặt hàng khác nhau thì có những biến động khác nhau do nhu cầu, xu hướng biến đổi của từng loại là khác nhau. Vì vậy công ty nên trích lập dự phòng giảm giá vật tư cho từng loại NVL. Việc làm này cần được tiến hành vào cuối mỗi niên độ kế toán. Cuối mỗi niên độ kế toán khi mà giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư đó nhỏ hơn giá gốc thì vật tư đó cần được trích lập dự phòng và mức dự phòng được tính như sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư = Số lượng hàng tồn kho mỗi loại X Giá trị vật tư trên sổ sách kế toán - Giá trị thực tế trên thị trường Sau đó công ty nên lập bảng dự phòng giảm giá vật tư như sau: Biếu số 3-7: Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư. BẢNG KÊ DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ VẬT TƯ Năm… STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá đơn vị mua vào Giá tại ngày kiểm kê Mức dự phòng cần lập Tổng cộng Công ty sử dụng thêm TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ”. Đối với nghiệp vụ này thì kế toán cập nhật vào máy tính bằng cách vào phân hệ kế toán tổng hợp của phần mềm kế toán. Trong đó TK ghi nợ là TK632 còn TK ghi có là TK159 với số tiền là số dự phòng cần trích lập. Sang năm sau khi số trích lập dự phòng phải trích lớn hơn số đã trích kế toán tiến hành trích bổ sung. Kế toán tiến hành cập nhật vào phần mềm kế toán số dự phòng bổ sung thêm đó. Nếu mà số dự phòng mới nhỏ hơn số đã lập thì kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng bằng cách cập nhật vào phần mềm kế toán trong đó TK ghi Nợ 159, TK ghi có 632. 3.2.7 Về giải pháp khi NVL tăng giá Khi giá của thép, xi măng… liên tục tăng thì các nhà thầu sẽ gặp rất nhiều rủi ro. Sự chủ quan không dự trữ vật tư, không nắm bắt được sự biến động của giá cả sẽ làm cho công ty dễ bị thua lỗ thậm chí có thể phá sản. Giá cả của nguyên vật liệu thường xuyên biến động nên ngoài việc lập dự phòng giảm giá khi NVL bị giảm giá thì công ty cũng nên có những biện pháp nhằm khắc phục khi NVL tăng giá: Công ty cần có mức dự trữ NVL định mức nhằm đảm bảo cho việc sản xuất không bị đình trệ và không bị ứ đọng vốn. Ngoài ra khi biết được giá NVL có biến động tăng mạnh công ty có thể trữ NVL mà có khối lượng công kềnh, tốn diện tích bằng cách kí hợp đồng tín dụng và tạm ứng vốn cho các nhà cung cấp để họ giữ trữ hàng cho công ty. Công ty nên có đội ngũ nghiên cứu thị trường nhằm phân tích các biến động về giá để có kế hoạch chủ động. Bên cạnh đó, việc làm tốt công tác thương thảo hợp đồng với các chủ đầu tư và có các dự báo dài hạn để cân bằng tối đa chi phí xây lắp từ đó sẽ hạn chế được rủi ro do giá NVL tăng mạnh. Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL Ngoài những báo cáo tài chính thì kế toán nên lập những báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản trị, giúp công ty có hướng kinh doanh đứng đắn. Các báo cáo quản trị thường lập thường xuyên theo yêu cầu của ban quản lí công ty. Nhằm để có thể quản lí tốt hơn về NVL thì kế toán nên lập dự toán chi phí NVL. Lập dự toán NVL Là công việc được thực hiện trước khi tiến hành thi công và do phòng kế hoạch – kĩ thuật đảm nhiệm. Việc lập dự toán ngoài dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn kĩ thuật còn cần các thông tin do kế toán cung cấp từ các công trình đã hoàn thành trước đó, ví dụ như giá cả vật liệu, thực tế sử dụng NVL là bao nhiêu?...có như vậy dự toán mới sát thực tế, việc cấp kinh phí cho dự toán không bị thừa hay thiếu, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn. Và mẫu biểu dự toán như sau: Biểu số 3-8: Dự toán chi phí nguyên vật liệu DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Công trình… STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Trên cơ sở nhu cầu để thi công công trình, doanh nghiệp cần lập bản dự toán cung ứng nguyên vật liệu cần cho quá trình thi công, từ nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh các khoản chi cho thực hiện kế hoạch thi công. Soạn thảo ngân sách cung ứng NVL trước hết được xác định dưới dạng vật chất: số lượng, loại NVL với chất lượng đảm bảo yêu cầu sử dụng và tính kịp thời cho sử dụng, sau đó được tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng. Lập dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng NVL trực tiếp và thanh toán tiền cung ứng như sau: Biểu số 3-9: Dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng NVL Chỉ tiêu Quí I Quí II Quí III Quí IV Quí V 3. Tổng lượng vật liệu 4. Nhu cầu dự trữ vật liệu cuối kì 5. Vật liệu tồn đầu kì 6. Lượng NVL cần mua vào 7. Đơn giá mua 8. Tổng dự toán chi phí cung ứng NVL 9. Dự toán chi thanh toán mua NVL - Quý 4/N-1 - Quý 1/N - Quý 2/N - Quý 3/N - Quý 4/N KẾT LUẬN Hiện nay trong nền kinh tế thị trường vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận một cách tối đa thì một trong những biện pháp cơ bản nhất là hạ thấp chi phí sẽ làm hạ thấp giá thành sản phẩm. Cũng như các doanh nghiệp khác, chi phí NVL trực tiếp tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của công ty. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý NVL là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu sử dụng tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và hiệu quả dẫn đến giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng và tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy công ty đã không ngừng hoàn thiện kế toán NVL nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty em được tìm hiểu thực tế hoạt động kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng em đã tích lũy được nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Đồng thời từ những kiến thức đã học được trong trường em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện cho kế toán NVL tại Công ty. Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn, trình độ bản thân còn hạn chế bài báo cáo chuyên đề không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết nhất định. Chính vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các anh chị phòng kế toán của công ty để những kiến nghị trên có ý nghĩa thiết thực hơn. Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô chú, anh chị phòng kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh và giáo viên hướng dẫn Th.s Phạm Thị Minh Hồng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS. TS. Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Nhà xuất bản tài chính năm 2006. PGS. TS. Nguyễn Minh Phương. Giáo trình kế toán quản trị . NXB lao động – xã hội. Chế độ kế toán doanh nghiệp_Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán_Nhà xuất bản tài chính năm 2008. Tài liệu của phòng kế toán công ty cổ phẩn đầu tư và xây dựng số I Hà Tĩnh. Luận văn khóa 46, 47 _ Đại học Kinh Tế Quốc Dân. www.webketoan.com www.tapchiketoan.com www.webketoan.vn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày … tháng … năm 2010. GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày … tháng … năm 2010. GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN