Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Bao Bì Thăng Long

n lớn như: Hồng Hải (Foxxcon)… Kết quả của sự nỗ lực đó là doanh thu của công ty tăng nhanh qua các năm cụ thể như: STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng số vốn 2.800.000.000 10.000.000.000 2 Tổng số lao động 130 200 3 Tổng doanh thu 24.687.468.543 36.909.361.367 4 Tổng lợi nhuận 18.898.131 80.653.852 5 Tiền lương bình quân 1.200.000 1.500.000 1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty: 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty: Tạo công ăn việc làm, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên. Cung cấp, đáp ứng cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt với giá cả phù hợp. Tiếp tục nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng tạo lợi thế trước đối thủ cạnh tranh. Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngày càng mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Quản lý kiểm tra chặt chẽ hơn nữa bằng các biện pháp hiệu quả hữu ích nhằm làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Thực hiện và duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế Iso 9001: 2000. Thực hiện các hoạt động kinh doanh đảm bảo an toàn lao động về lao động, vệ sinh môi trường. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước và các nghĩa vụ tài chính khác góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước. 1.2.2 Đặc điểm sản xuất sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Cổ phần SX&XNK Bao bì Thăng Long: 2.1.5.1 Đặc điểm sản xuất sản phẩm của Công ty Cổ Phần SX&XNK Bao bì Thăng Long Sản phẩm được tạo ra qua các bước như sau: - Nguyên vật liệu chính tạo ra bao bì sản phẩm là hạt nhựa nguyên sinh (LDPE, HDPE, LLDPE…) và hạt nhựa màu như màu cam, hồng…. Hạt nhựa được cho vào các máy thổi tạo ra các loại màng như : màng HD, màng PE…với các kích thước khác nhau. - Bán thành phẩm màng sẽ qua công đoạn in với màu sắc theo đúng yêu cầu của các market đã được duyệt. - Những sản phẩm màng phức hợp 2 lớp hoặc 3 lớp sẽ được ghép với các loại màng khác như màng PET, MPET, màng nhôm…Các nguyên liệu như keo ghép, dung môi sẽ được sử dụng trong công đoạn này. Sau đó sẽ chuyển qua công đoạn chia cuộn đúng theo kích thước của các sản phẩm. - Với các loại màng đơn sau công đoạn in sẽ chuyển sang công đoạn chia cuộn luôn. - Các đường dán cạnh, dán đáy, gấp hông sẽ được hoàn thành qua công đoạn cắt dán. - Tất cả các thành phẩm tạo ra đều qua bộ phận KCS kiểm tra trước khi giao cho khách hàng. Với các nguyên liệu sạch và quy trình sản xuất hiện đại, các sản phẩm bao bì đã đạt được tiêu chuẩn Rohs về hàm lượng các chất hoá học cho phép. Điều đó đã được kiểm duyệt khi sản phẩm bao bì đã được xuất khẩu qua thị trường Châu Âu. Sơ đồ quy trình công nghệ: Hạt nhựa Máy thổi Máy in Máy ghép Máy chia Cắt dán KCS Nhập kho sản phẩm hoàn thành 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 1.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty: 1.3.1.1. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty Bao bì Thăng Long được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Giám đốc Công ty quản lý toàn công ty với sự trợ giúp của hai Phó giám đốc phụ trách về sản xuất và tài chính. Cơ cấu này là sự kết hợp giữa cơ cấu quản lý trực tuyến và cơ cấu quản lý chức năng nên đã loại bỏ được những hạn chế và riêng biệt của từng loại, phát huy được những ưu điểm của chúng tạo thành thế mạnh chung.Tuy nhiên còn có những hạn chế nhất định: đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận hoạt động chức năng,…(sơ đồ số 01) Ban Giỏm đốc Phòng KD-KH Sản xuất Phòng hành chính- tổng hợp Phòng vật tư Phòng kỹ thuật & quản lý chất lượng Phòng kế toán Phòng môi trường & Iso Tổ in Tổ cắt dán Tổ chia Tổ ghép Tổ thổi Tổ tạo hạt Tổ KCS Sơ đồ số 01: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty 1.3.1.2 Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ của từng bộ phận: a) Ban Giám đốc: - Giỏm đốc: là người điều hành, quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến cụng việc kinh doanh hàng ngày của Cụng ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương ỏn đầu tư của Cụng ty; kiến nghị phương ỏn cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Cụng ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức cỏn bộ thuộc diện quản lý của Cụng ty; quyết định lương, tuyển dụng, đào tạo và cỏc khoản phụ cấp đối với người lao động; thực hiện cỏc quyền và nhiệm vụ được giao theo đỳng quy định của Cụng ty và Phỏp luật, chịu trỏch nhiệm trước Cụng ty và Phỏp luật về việc thực hiện cỏc quyền và nhiệm vụ đú. - Phú Giỏm đốc phụ trỏch sản xuất: là người giỳp Giỏm đốc quản lý cỏc vấn đề trong sản xuất; cú quyền quản lý cỏn bộ, lao động, những phần việc cú liờn quan đến trỏch nhiệm của mỡnh; chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc, Cụng ty, Phỏp luật về cỏc nhiệm vụ được Giỏm đốc cụng ty phõn cụng và ủy quyền. - Phú Giỏm đốc tài chớnh: là người giỳp Giỏm đốc quản lý về mặt tài chớnh của Cụng ty; cú quyền quản lý cỏc nhõn viờn, những cụng việc liờn quan đến trỏch nhiệm của mỡnh; chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc, Cụng ty, Phỏp luật về cỏc nhiệm vụ được giao. b) Các Phòng ban: - Phũng Kế toỏn: chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chớnh, quản lý cỏc nghiệp vụ kế toỏn, đảm bảo cho hoạt động tài chớnh của toàn Cụng ty đựơc lành mạnh thụng suốt. - Phũng Kinh doanh - Kế hoạch sản xuất : đưa ra kế hoạch sản xuất cho thỏng, quý triển khai giỏm sỏt cỏc đơn đạt hàng của khỏch hàng đỳng tiến độ. Nghiờn cứu, mở rộng thị trường nhằm đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng trong nước cỳng như cỏc đối tỏc nước ngoài.Thực hiện cỏc giao dịch với cỏc đối tỏc nước ngoài cũng như khỏch hàng trong nước nh ằm giới thiệu sản phẩm của Cụng ty ra thị trường. - Phũng mụi trường & Iso: Luụn giỏm sỏt và duy trỡ cú hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn quốc tế Iso 9001: 2000. Rà soát các quá trình thực hiện môi trường sản xuất và kiểm tra các nguyên vật liệu đạt về hàm lượng chất hoá học trong nguyên liệu sản phẩm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Phũng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm : Tham mưu giám đốc Công ty trong việc đảm bảo sự ổn định trong công tác kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm, chất lượng của trang thiết bị sản xuất. Tiếp nhận và triển khai thiết kế mẫu mã theo yêu cầu của phòng kinh doanh, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Không ngừng đưa ra các phương thức cải tiến sản xuất tạo ra các sản phẩm có chất lượng ngày càng cao. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm nhập kho. - Phòng vật tư: Lập kế hoạch mua vật tư trong nước cũng như vật tư nhập khẩu cho tháng, quý. Lên kế hoạch mua vật tư chính cho sản xuất cũng như vật tư phụ phục vụ sản xuất. Luôn đảm bảo cung ứng vật tư liên tục phục vụ quá trình sản xuất. Quản lý, sắp xếp vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học dễ tìm dễ thấy dễ kiểm tra. - Phũng Hành chớnh - tổng hợp (HC-TH): Chịu trách nhiệm trong việc quản lý nhân sự, quản lý và bố trí nguồn lực, tổ chức và xây dựng các chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực, định mức lao động và các chế độ chính sách khác như Bảo hiểm xã hội, tai nạn lao động. Chịu trách nhiệm trong việc xây dựng kế hoạch, theo dõi, kiểm tra về công tác BHLĐ. 1.4 : Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần SX & XNK Bao Bì Thăng Long 1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán kế toán của Công ty. * Nhiệm vụ: Bộ máy kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động trong công ty để phục vụ cho công tác quản lý. 1.4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công tác tổ chức bộ máy kế toán khoa học đóng vai trò quan trong trong việc đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán. Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý nguồn vốn của Công ty. Hiện nay Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán nhằm tăng tốc độ, chính xác, kịp thời của thông tin kế toán tài chính. Ta có thể khái quát bộ máy kế toán của Công ty theo sơ đồ số 02: Sơ đồ số 02: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CP Bao bì ThăngLong Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành và tiền lương Kế toán vật tư và thanh toán Kế toán TP, TT & XĐKQ Thủ quỹ Kế toán TGNH Kê toán tiền mặt và tạm ứng Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người tổ chức, Chỉ đạo và phụ trách chung các hoạt động của phòng kế toán tài chính, chỉ đạo hạch toán toàn Công ty, bên cạnh đó đưa ra các ý kiến về hoạt động kinh doanh cho giám đốc. - Kế toán TSCĐ và vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của TSCĐ, tính toán khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ. - Kế toán giá thành và tiền lương: Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, tính ra giá thành của sản phẩm sản xuất trong kỳ. Mở các sổ chi tiết và tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho các đối tượng. Từ danh sách cán bộ của từng phòng ban, mà phòng lao động tiền lương lập các biểu chấm công và bảng quyết toán lương, xây dựng Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT,… cho toàn Công ty. - Kế toán vật tư và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn từng loại vật tư, định kỳ phải đối chiếu về mặt hiện vật với thủ kho, theo dõi chi tiết tình hình công nợ đối với đối tượng cung cấp. - Kế toán tiền mặt và tạm ứng: Có nhiệm vụ là tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài của Công ty. - Kế toán TP, tiêu thụ và xác định kết quả: Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp TP của Công ty hoàn thành nhập kho, tiêu thụ và tồn kho,xác định doanh thu kết quả tiêu thụ, theo dõi tình hình bán hàng, công nợ của khách hàng, tính ra số thuế phải nộp trong kỳ, hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ ở kho TP, thường xuyên đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên sổ kho. Từ đó có tình hình để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá kết quả sản xuất và tiêu thụ TP trong kỳ của Công ty. - Kế toán TGNH: tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài qua tài khoản ở ngân hàng, đối chiếu với sổ của kế toán TGNH tại NH. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý việc nhập - xuất - tồn quỹ tiền mặt của Công ty căn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt hàng ngày, tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt. Cuối ngày lập Báo cáo quỹ kèm chứng từ thu, chi tiền mặt cho kế toán tiền mặt ghi sổ. 1.4.2 Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty SX & XNK Bao bì Thăng Long. 1..4.2.1 Chế độ kế toán đang áp dụng Hiện nay Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long đã và đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/ QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn việc sửa đổi bổ sung như thông tư 60-BTC ban hành ngày 14/6/2007 áp dụng trong cả nước đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. + Niên độ kế toán ( kỳ kế toán); Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 dương lịch + Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. + Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ + Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ + Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: tuân tủ theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam theo Quyết đinh 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên + Hạch toán chi tiết vật tư, thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song + Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền 1.4.2.2 Vận dụng chế độ chứng từ Công ty tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành cụ thể doanh nghiệp áp dụng chế độ TK kế toán theo QĐ 48-TC/QĐ/CĐKT 1.4.2.3 Chế độ tài khoản áp dụng Tài khoản mà Công ty Cổ phần SX & XNK Bao Bì Thăng Long đang sử dụng là: 111, 112,131, 133, 141, 142,152,153,154,211,214,242,311,331, 333, 334, 338, 341, 411, 421,511, 515, 711,811,911 1.4. 2.4 Vận dụng chế độ sổ sách Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Các Nhật ký chung, các Sổ cái tài khoản, các Báo cáo tổng hợp: báo cáo sản lượng tiêu thụ, báo cáo doanh thu bán hàng. Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, sổ chi tiết bán hàng,… 1.4.2.5 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng. Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST, phầm mềm này vận hành tốt trên các hệ diều hành Windows, Win XP. Phần mềm kế toán FAST in ra các sổ sách chi tiết cũng như tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, một cách chính xác, nhanh chóng với thời gian tuỳ hình thức nội dung theo đúng các quy định về báo cáo tài chính mà Bộ Tài chính đã ban hành . Phần mềm kế toán FAST tổ chức hạch toán kế toán theo các phân hệ nghiệp vụ, gồm có: +Hệ thống +Phân hệ kế toán tổng hợp. ` +Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. +Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. +Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. +Phân hệ kế toán hàng tồn kho. +Phân hệ kế toán chi phí và giá thành. +Phân hê kế toán tài sản cố định. +Phân hệ kế toán chủ đầu tư. +Phân hệ báo cáo thuế. Mối liên hệ giữa các phân hệ nghiệp vụ trong phần mềm kế toán FAST. Vốn bằng tiền phiếu thu,phiếu chi Tổng hợp Sổ chi tiết tài khoản,Sổ cái tài khoản,Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, NKCT, bảng kê Sổ quỹ TM, TGNH… Bán hàng và phải thu:Hoá đơn,chứng từ Phải thu Báo cáo bán hàng, SCT công nợ… Các báo cáo tài chính Mua hàng và phải trả:Chứng từ phải trả Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo mua hàng,SCT công nợ… Hàng tồn kho: PN,PX Thẻ kho, NXT… Báo cáo thuế Nghiệp vụ khác: BK,BPB, PKT Báo cáo quản trị TSCĐ Bảng KH… Trong phần mềm kế toán FAST quy trình xử lý số liệu được thực hiện theo sơ đồ sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các tệp nhật ký Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Chuyển sổ sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính 2.2.6 Vận dụng chế độ Báo cáo Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các Báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và nộp cho cơ quan thuế . Các Báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đốikế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính - Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Các baó cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế. PHầN II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SX&XNK Bao bì Thăng Long 2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty: 2.1.1 Đặc điẻm Nguyên liệu ngành bao bì nói chung và Công ty Bao bì Thăng Long nói riêng bao gồm chủ yếu là hạt nhựa nguyên sinh nhập khẩu từ các nước ả rập, Thái Lan, Nhật Bản, Singapore… Là nguyên liệu quan trọng và chiểm tỷ lệ lớn trong sản phẩm tạo ra nên hạt nhựa phải đảm bảo yêu cầu đặc biệt như an toàn với thực phẩm, chứa các chất hoá học trong giới hạn cho phép. Nguyên vật liệu sản xuất bao bì rất phong phú đa dạng còn bao gồm cả các loại màng như: Màng BOPP, màng PET, Màng MPET, màng nhôm…do đó việc phân loại và quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng. Các loại nguyên liệu này đòi hỏi bảo quản tốt bởi nó ảnh hươngr trực tiếp tới chất lượng thành phẩm. Là nhà cung cấp các sản phẩm bao bì cho các khách hàng lớn như: Canon, Panasonic, Samsung, tập đoàn Hồng Hải…xuất khẩu hàng hoá trực tiếp qua nước ngoài và các công ty thuốc bảo vệ thực vật như: Nicotex, Hoà Bình, Việt Thắng… do đó chất lượng nguyên vật liệu là yêu cầu hàng đầu. Do đặc điểm của ngành bao bì như vậy đòi hỏi công tác quản lý quản lý vật tư phải giám sát theo dõi chặt chẽ các loại vật tư. 2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu và danh mục đối tượng quản lý liên quan đến nguyên vật liệu tại Công ty: Các loại nguyên vật liệu mà Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng sử dụng rất đa dạng, nhiều chủng loại với mục đích sử dụng khác nhau, mỗi loại NVL có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học, hợp lý. Đối với NVL của công ty được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính được sử dụng trong quá trình sản xuất như : + Các loại hạt nhựa: hạt HDPE, LDPE, LLDPE, hạt nhựa màu... + Các loại màng: màng BOPP, MCPP, PET, MPET, màng nhôm... +Mực in: +Keo, dung môi ghép màng. - Nguyên vật liệu phụ: dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty là: + Vật liệu phụ:băng dính dán ảnh, thùng carton, lõi giấy… + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như : xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy in, máy thổi, máy chia-ghép, và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: săm lốp ô tô… + Phế liệu thu hồi: bao gồm nilon loại trong quá trình sản xuất sản phẩm cũng như các sản phẩm chưa đạt yêu cầu chất lượng. Trong phần mềm kế toán Fast mà công ty đang sử dụng hiện nay nguyên vật liệu được mã hoá như sau: Các loại hạt được mã hoá thành: VHA Chi tiết các loại hạt như sau: VHA010: Hạt HDPE, VHA015: Hạt LDPE Các loại màng được mã hoá thành: VMA Chi tiết các loại màng như sau: VMA010: màng BOPP, VMA015: màng PET Các loại keo được mã hoá thành: VKE Các loại dung môi được mã hoá thành: VDM.... 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Vật liệu của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài. Thông thường khi mua vật liệu bên bán sẽ chở đến tận kho của công ty, còn nếu mua với khối lượng ít thì người cung ứng vật tư cử người đi mua. Tóm lại khi nhập vật liệu kế toán ghi theo giá thực tế Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua(nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có) Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa thuế. Ví dụ: Ngày 07/8/2008 nhập kho vật liệu mua của công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung theo hóa đơn số 0026723 ngày 07/08/2008. Giá mua chưa thuế là 300.000.000, thuế GTGT 10%. Công ty chưa trả tiền người bán. Ta có: Giá thực tế của vật liệu nhập kho theo hóa đơn 0026723 ngày 07/08 là: Giá mua ghi trên hóa đơn (giá chưa thuế) = 300.000.000 2.2.2 Đánh giá thực tế vật liệu xuất kho: Tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long việc xuất kho vật liệu được quy định sử dụng thep phương pháp đơn giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ). Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất kho x Giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng thực tế vật liệu nhập trong kỳ + 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.3.1 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: 2.3.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài. Thông thường Công ty khi mua vật liệu bên bán sẽ vận chuyển đến tận kho của Công ty. Nguyên vật liệu khi về đến kho sẽ được phòng vật tư làm thủ tục kiểm nhận và sau đó làm thủ tục nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm vật tư của công ty được lập thành 2 liên: - Liên 1: Lưu ở phòng vật tư - Liên 2: Giao thủ kho giữ Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu giữ ở phòng vật tư - Liên 2: Là cơ sở để thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán ghi sổ kế toán. - Liên 3: Giao cho bên bán giữ để làm cơ sở thanh toán. Ví dụ: Ngày 07//8/2008 khi mua vật tư công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung. Phòng vật tư đã tiến hành thủ tục nhập kho như sau: Biểu số 01: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CB/2008N Ngày 07 tháng 8 năm 2008 0026723 Đơn vị bán hàng: Công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung Địa chỉ: 263 Phan Chu Trinh- Đà Nẵng Số tài khoản Số điện thoại: MST: 0400100778 Họ và tên người mua hàng: Trần Kim Thuý Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: 246 Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST:0101770848 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt LDPE kg 10.000 30.000 300.000.000 2 Hạt HDPE kg 15.000 32.000 480.000.000 Cộng tiền hàng: 780.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 78.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 858.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm năm mươi tám triệu đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 02: Đơn vị: Công ty Bao bì Thăng Long Mẫu số 03-VT Bộ phận: Vật tư (Ban hành kèm theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư,công cụ, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 07 tháng 8 năm 2008 - Căn cứ vào hoá đơn số 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 Của Công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Giáp Văn Lâm - Trưởng ban Bà : Dương Hương Ly - Uỷ viên Bà: Nguyễn Tuyết Mai - Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 F 1 Hạt LDPE kg 10.000 10.000 0 2 Hạt HDPE kg 15.000 15.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Qua kiểm nghiệm chúng tôi thấy số vật tư mua về theo hoá đơn 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 đúng về quy cách phẩm chất và đầy đủ về số lượng, có thể nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 03: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 01-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu nhập kho Ngày 07 tháng 08 năm 2008 Số: 584 Nợ: 152, 133 Có: 331 - Họ và tên người giao hàng: Anh Thắng - Công ty CP XNK Thuỷ sản miền trung - Theo HĐGTGT số 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 - Nhập tại kho: Kho Tiên Sơn Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập hạt nhựa LDPE VHA015 kg 10.000 10.000 30.000 300.000.000 1 Nhập hạt nhựa HDPE VHA010 kg 15.000 15.000 32.000 480.000.000 Cộng 780.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT Ngày 07 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Trình tự nhập liệu tại phòng kế toán : Khi nhận được chứng từ từ phòng vật tư chuyển lên kế toán tiền hành làm trên phần mềm như sau:Từ màn hình nhập liệu chọn: “Kế toán mua hàng và công nợ phả trả” chọn “cập nhật số liệu”, chọn “phiếu nhập mua hàng”, nhấn Enter , chương trình sẽ lọc ra chứng từ nhập cuối cùng ấn Esc để quay về màn hình nhập liệu, nhấn nút mới để bắt đầu nhập liệu. - Phần thông tin chung về chứng từ: - Mã khách: ZDN01, địa chỉ: Đà Nẵng - Người giao hàng: Anh Thắng - Diễn giải: Nhập mua vật tư - TK Có: 331 Phải trả cho người bán - Ngày hạch toán: ngày 07/08/2008 ngày lập phiếu nhập 07/08/2008 - Số phiếu nhập: 584 (máy tự đặt rheo thứ tự các phiếu) - Phần chi tiết các mặt hàng: - Mã hàng: nhập mã vật tư như đăng ký trong máy. Ví dụ: Hạt LDPE mã : VHA015… - Đơn vị tính: Kg - Mã Kho: Kho Tiên Sơn - Số lượng: 10.000 kg - Đơn giá: 30.000 - Thành tiền: Máy tự tính khi nhập số lượng và giá mua. - TK Nợ: 152 Nguyên liệu, vật liệu - Nhấn nút lưu để lưu chứng từ vào máy.Máy sẽ thông báo “chương trình đã thực hiện xong” - Số liệu trên sẽ được máy tự chuyển vào bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết TK152, TK331, bảng tổng hợp chi tiết TK152, TK331 sổ Nhật ký chung, sổ cái TK152 và các sổ khác có liên quan. Biểu số 04: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 01-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Số: 595 Nợ: 152, 133 Có: 331 - Họ và tên người giao hàng: Anh Quỳnh - Công ty CP đầu tư và Thương mại - Theo HĐGTGT số 00162 ngày 15 tháng 8 năm 2007 - Nhập tại kho: Kho Tiên Du Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập màng BOPP VMA010 kg 5.500 5.500 37.000 203.500.000 2 Nhập màng PET VMA015 kg 8.000 8.000 40.000 320.000.000 Cộng 523.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm hai na triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Trình tự nhập liệu phòng kế toán tiền hành qua các bước giống phiếu nhập kho số 584 ngày 07/08/2008: 2.3.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất sản phẩm tại các tổ sản xuất. Giá vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá bình quân gia quyền. Căn cứ vào lệnh sản xuất ở các công đoạn sản xuất do phòng kế hoạch sản xuất đề ra các tổ chuyển lên phòng vật tư duyệt và kế toán viết phiếu xuất kho, người nhận nguyên vật liệu ký nhận số lượng thực xuất. Khi nhận được Giấy đề nghị xuất kho vật tư, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: - Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư giữ - Liên 2: Bộ phận có nhu cầu nhận xuống lĩnh vật tư, sau đó giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán cập nhật số liệu và lưu giữ. Ví dụ: Ngày 08/08/2008 Phòng kế vật tư nhận được Lệnh sản xuất ở công đoạn thổi như sau: Biểu số 05: Số: TH3/8 /KHSX Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Lệnh sản xuất công đoạn thổi Sản phẩm: Túi QX1-0407-000 Số lô sản xuất: 119MR Yêu cầu thông số kỹ thuật: Khổ màng: 300±10 mm Dày: 0,043 mm/ 1lá Số lượng thành phẩm: 8.000 kg Yêu cầu thổi màng dạng ống, xử lý Corona một mặt Mã hạt nguyên liệu: LDPE, HDPE Xuất xứ: Thái Lan Số lượng nhập: LDPE: 3.025 kg, HDPE: 5.000 Tỷ lệ pha: 100% Thời hạn hoàn thành: 09/08/2008 Người viết lệnh Phê duyệt Biểu số 06: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 02-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu xuất kho Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Số: 625 Nợ: 1542 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải Địa chỉ: Tổ thổi Lý do xuất kho: Xuất vật tư vào sản xuất Xuất tại kho: Kho Tiên Sơn Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xuất hạt vào sx VHA 015 kg 3.025 3.025 30.000 90.750.000 2 Xuất hạt vào sx VHA 010 kg 5.000 5.000 32.000 160.000.000 Cộng 250.075.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu không trăm bảy lăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Lệnh sản xuất số TH3/8 / KHSX ngày 08/08/2008. Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Trình tự nhập liệu tại phòng kế toán như sau: - Từ màn hình nhập liệu chọn: “Kế toán hàng tồn kho” chọn “cập nhật số liệu”, chọn “phiếu xuất kho”, nhấn Enter , chương trình sẽ lọc ra chứng từ nhập cuối cùng ấn Esc để quay về màn hình nhập liệu, nhấn nút mới để bắt đầu nhập liệu. - Phần thông tin chung về chứng từ: - Mã giao dịch: 4 (Xuất cho sản xuất) - Mã khách: ST08- Tổ thổi - Người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải - Diễn giải: Xuất vật tư vào sản xuất - Ngày hạch toán: ngày 08/08/2008 ngày lập phiếu nhập 08/08/2008 - Số phiếu nhập: 625 (máy tự đặt rheo thứ tự các phiếu) - Phần chi tiết các mặt hàng: - Mã hàng: nhập mã vật tư như đăng ký trong máy. Ví dụ: Hạt LDPE mã : VHA015… - Đơn vị tính: Kg - Mã Kho: Kho Tiên Sơn - Số lượng: 3.025 kg - Đơn giá: 27.000 - Thành tiền: Máy tự tính khi nhập số lượng và giá mua. - TK Nợ: 15411 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK Có: 152 Nguyên liệu, vật liệu - Nhấn nút lưu để lưu chứng từ vào máy.Máy sẽ thông báo “chương trình đã thực hiện xong” - Số liệu trên sẽ được máy tự chuyển vào bảng kê phiếu xuất, sổ chi tiết TK152, bảng tổng hợp chi tiết TK152, sổ Nhật ký chung, sổ cái TK152 và các sổ khác có liên quan. Biểu số 07: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 02-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu xuất kho Ngày 09 tháng 08 năm 2008 Số: 627 Nợ: 1542 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Linh Địa chỉ: Tổ ghép Lý do xuất kho: Xuất vật tư vào sản xuất Xuất tại kho: Kho Vật tư A2 Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xuất màng vào sx VMA 010 kg 1.700 1.700 37.000 62.900.000 2 Xuất màng vào sx VMA 015 kg 2.300 2.300 40.000 92.000.000 Cộng 154.900.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu không trăm bảy lăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Lệnh sản xuất số GH5/8 / KHSX ngày 09/08/2008. Ngày 09 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) 2.3.2 Phương pháp Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long Kế toán chi tiết tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nên kế toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và kho. ở kho thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo cả về số lượng và giá trị. Kế toán chi tiết tại công ty được tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ trên kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm. Nội dung kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song ở kho: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập- xuất phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại từng thứ, từng loại vật tư để ghi vào thẻ kho (Xem Biểu số 08) cho từng loại theo số lượng và cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng thứ vật tư để ghi vào thẻ kho. Biểu số 08: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng Long Mẫu số: S09-DNN Tên kho: Kho Từ Sơn (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Thẻ kho Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên vật tư: Hạt nhựa LDPE Đơn vị tính: kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 5.000 1 584 07/08 Nhập vật tư Côn ty Thuỷ sản Miền trung 10.000 2 625 08/8 Tổ thổi - Xuất vật tư vào SX 3.025 3 590 12/8 Nhập vật tư công ty vật liệu điện Hải Phòng 4.000 4 630 14/8 Tổ thổi - Xuất vật tư vào SX 5.000 5 598 25/8 Nhập vật tư Công ty An phát 4.000 6 645 28/8 Tổ thổi – Xuất vật tư vào SX 7.500 Cộng phát sinh 18.000 15.525 Tồn cuối tháng 7.475 Mỗi tờ thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu riêng và được sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu. * ở phòng kế toán Kế toán vật liệu cũng sử dụng sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu, Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán và in sổ chi tiết. Sổ chi tiết này được mở ở dạng tờ rời, theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Mẫu sổ chi tiết vật liệu Biểu số 09- Biểu ngang Biểu số: 09 Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long Tờ số: Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày 07/08/2008 đến 31/08/2008 Tên vật liệu: Hạt LDPE Đơn vị tính: Kg Quy cách phẩm chất: Mã số: VHA015 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn đầu tháng 5.000 150.000.000 584 07/8 Nhập mua vật tư 331 30.000 10.000 300.000.000 625 08/8 Xuất vật tư vào sx 1542 30.000 3.025 90.750.000 628 11/8 Xuất vật tư vào sx 1542 30.000 5.000 150.000.000 590 12/8 Nhập mua vật tư 331 30.000 4.000 120.000.000 598 25/8 Nhập mua vật tư 331 30.000 4.000 120.000.000 635 28/8 Xuất vật tư vào sx 7.500 225.000.000 Cộng phát sinh 18.000 540.000.000 15.525 465.750.000 Tồn cuối tháng 7.475 224.250.000 Ngày 31 tháng 8 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Khi các chứng từ như PNK số 162, 584…và PXK số 625, 627 trong phần kế toán chi tiết nguyên vật liệu (phần 2.2.4) được cập nhật vào phần mềm thì máy sẽ tự động hoàn tất các thao tác và tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (theo biểu ngang số 09) và bảng kê nhập – xuất – tồn vật liệu (biêủ ngang số 10) Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết và bảng tổng hợp này kế tóan tiền hành đối chiếu trên phần mềm với thẻ kho của thủ kho. Trình tự xem trên phần mềm như sau: Chọn phần hành “kế toán hàng tồn kho”, chọn “ Báo cáo hàng tồn kho”, chọn “ sổ chi tiết một TK”, chọn TK152 từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 và ấn “nhận” màn hình sẽ hiện ra sổ chi tiết vật liệu. Chọn phần hành “kế toán hàng tồn kho”, chọn “ Báo cáo hàng tồn kho”, chọn “ Tổng hợp nhập – xuất – tồn”, chọn ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008, mã kho: KTS (kho Từ Sơn) và ấn “nhận” màn hình sẽ hiện ra bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. Biểu số 10 Bảng kê nhập – xuất – tồn vật liệu Từ ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 ĐVT: Đồng STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL tt sl tt sl tt sl tt 1 Hạt LDPE kg 5.000 150.000.000 18.000 540.000.000 15.525 465.750.000 7.475 224.250.000 2 Hạt HDPE kg 12.000 384.000.000 25.000 800.000.000 24.000 768.000.000 13.000 416.000.000 3 Màng BOPP kg 500 18.500.000 5.500 203.500.000 1.700 62.900.000 4.300 159.100.000 4 Màng PET kg 750 30.000.000 8.000 320.000.000 2.300 92.000.000 6.450 258.000.000 .... .......................... ......... ............... .................. .................. ................. Cộng x 582.500.000 x 1.863.500.000 x 1.388.650.000 x 1.057.350.000 . Ngày 31 tháng 8 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các phiếu nhập kho, giấy báo nợ được cập nhật trong tháng vào phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 11), Biểu số 11 Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Từ 01/08/2008 đến 31/08/2008 Tên người bán: Công ty CP XNK Thuỷ sản miền trung đvt: đồng ntgs Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 550.000.000 ................................ 0026723 07/8 Nhập mua vật tư 152 780.000.000 0006723 07/8 Thuế GTGT 133 78.000.000 ......... ................................ ........ .................... UNC 125 27/8 Trả tiền hàng 112 500.000.000 Cộng phát sinh 750.000.000 950.000.000 Số dư cuối kỳ 750.000.000 Ngày 31 tháng 8 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tương tự như các trường hợp trên số liệu sẽ tự chuyển vào bảng tổng hợp thanh toán với người bán. Biểu số 12 Bảng tổng hợp phải trả người bán Tháng 8 năm 2008 đvt:đồng STT Tên đơn vị bán Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty CP XNK Thuỷ sản miền trung 550.000.000 750.000.000 950.000.000 750.000.000 2 Công ty CP Đầu tư & thương mại 250.150.000 300.500.000 190.515.000 140.165.000 .... .......................... .. ..................... ...................... ...................... … ......................... Cộng: 1.635.050.000 2.019.000.000 2.607.535.000 2.223.585.000 2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng. Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung Bên Nợ: - Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá của nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh. để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn, nhượng bán. Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hoặc được chiết khấu thương mại. - Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Biểu số 13: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Địa chỉ: Mẫu số: S03a-DNN Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC sổ Nhật ký chung Từ ngày 0/08/2008 đến 31/08/2008 Trang số: 01 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G 1 2 575 01/8 Nhập mực in chưa thanh toán - Mực in v 1521 22.434.000 - Thuế GTGT v 1331 2.243.400 - Phải trả người bán v 3331 24.677.400 618 02/8 Xuất mực in vào sản xuất - Chi phí NVL trực tiếp v 15411 22.434.000 - Mực in v 1521 22.434.000 580 5/8 Nhập keo chưa thanh toán - Keo v 1521 68.000.000 - Thuế GTGT v 1331 6.800.000 - Phải trả người bán v 74.800.000 622 6/8 Xuất keo vào sản xuất - Chi phí NVL trực tiếp v 15412 13.600.000 - Keo v 1521 13.600.000 584 7/8 Nhập hạt LDPE, HDPE chưa thanh toán - Hạt nhựa v 1521 780.000.000 - Thuế GTGT v 1331 78.000.000 - Phải trả người bán v 3331 858.000.000 … … ………………………………… ….. ……….. ………….. ……….. Cộng chuyển sang trang sau 3.233.636.400 3.233.636.400 - Sổ này có….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang….. - Ngày mở sổ:…… Ngày …. tháng …. năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cũng trong phần hành này ta chọn sổ cái của một tài khoản: TK152 Biểu số 14: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long Địa chỉ: 246 Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà nội Sổ cái Từ ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 ĐV tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 582.500.000 584 07/8 Nhập mua hạt nhựa 331 858.000.000 625 08/8 Xuất vật tư vào sản xuất 15413 250.075.000 627 09/8 Xuất vật tư vào sản xuất 15414 154.900.000 590 12/8 Nhập mua hạt nhựa 331 132.000.000 630 14/8 Xuất vật tư vào sản xuất 15413 150.000.000 639 23/8 Xuất vật tư vào sản xuất 15412 96.000.000 ….. ….. …………………………. ……. ………….. …………. Cộng phát sinh 1.863.500.000 1.388.650.000 Số dư cuối tháng 1.057.350.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Phần 3: hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại công ty CP SX & XNK Bao Bì Thăng Long 3.1.Nhận xét, đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP SX&XNK bao bì Thăng long 3.1.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu * ưu điểm Công ty tiến hành xây dựng hệ thống kho bãi nằm cạnh các phân xưởng sản xuất nhằm chứa đựng, bảo quản và cung cấp vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm. Do vậy các loại vật liệu đã được bảo quản tốt và giảm được đáng kể các chi phí vận chuyển phát sinh. Công ty đã xây dựng quy trình luân chuyển phiếu nhập kho như sau: Khi NVL về đến kho, sau khi kiểm nhận nếu đủ tiêu chuẩn nhập kho, cán bộ cung ứng viết phiếu nhập kho ghi làm 3 liên: Liên 1 : Lưu vật tư. Liên 2 : Giao cho thủ kho. Liên 3: Ghi cùng hoá đơn của bên bán rồi chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán. Phòng kế toán sau khi nhận được phiếu nhập kho kế toán NVL, kiểm tra các chứng từ đính kèm. Căn cứ vào hoá đơn để ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu nhập kho, sau đó kế toán trưởng ký, đưa vào ghi sổ và lưu trữ. Với quy trình luân chuyển này, phiếu nhập kho đã phát huy được đầy đủ tính pháp lý và gắn trách nhiệm của từng người có liên quan đến nghiệp vụ * Một số hạn chế Bộ phận tổ chức sản xuất, kinh doanh chưa lập được kế hoạch sản xuất cho cả năm, do đó đôi khi còn bị động trong cung ứng vật liệu cho sản xuất, chưa đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và tăng các chi phí lưu kho phát sinh như : chi phí bảo quản, mất mát...và đọng vốn. Các thủ tục cung cấp vật liệu cho các phân xưởng sản xuất của Công ty thiết lập chưa được chặt chẽ. 3.1.2. Về bộ máy quản lý nguyên vật liệu. Công ty có bộ máy quản lý hết sức gọn nhẹ, mô hình quản lý và mô hình kế toán khoa học, hợp lý và có hiệu quả phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay. Các phòng ban chức năng của công ty đã giúp cho ban lãnh đạo giám sát sản xuất kinh doanh hiệu quả và ra quyết định đúng đắn. Nhờ đó công ty đã khẳng định được vị thế của mình và tạo uy tín trong lĩnh vực sản xuất bao bì trên thị trường. 3.1.3. Về công tác kế toán nguyên vật liệu. * ưu điểm: - Công ty có một đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm. Hàng ngày ghi chép, phản ánh chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty. - Công ty đã hiện đại hoá việc tính toán và xử lý thông tin trong hạch toán kế toán, giảm được công tác tính toán thủ công, do vậy việc lập báo cáo cuối kỳ được tiến hành nhanh chóng, kịp thời. - Quá trình luân chuyển chứng từ tới các bộ phận kế toán rất hợp lý, nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho quá trình ghi chép. Các chứng từ sau khi được dùng làm căn cứ ghi sổ được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian và được kẹp vào “hồ sơ chứng từ vật liệu” của từng hợp đồng nên rất dễ tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Các loại sổ sách, chứng từ kế toán được giữ gìn gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo đúng nguyên tắc và chế độ hồ sơ của Nhà nước. * Một số hạn chế: - Bộ phận thủ kho của công ty nghiệp vụ còn chưa vững, đôi khi còn xảy ra sai sót khi tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho như: ghi nhầm số lượng thực nhập giữa các loại màng, cân vật tư nhập kho không chính xác 3.1.4 Về mặt hạch toán vật liệu. Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, đặc điểm VL sử dụng, và tình hình nhập xuất NVL. Công ty áp dụng việc hạch toán kế toán chi tiêt NVL theo phương pháp thẻ song song, hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, áp dụng hình thức sổ nhật ký chung đã mang lại hiệu quả cao. Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học hợp lý. Các chứng từ của Công ty ghi nhận đầy đủ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế và các yếu tố tạo nên nội dung cơ bản của chứng từ : số lượng, chất lượng không gian, thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm của người có liên quan. Nội dung chứng từ diễn đạt gọn và rõ ràng, tên vật liệu được ghi thống nhất ở các phiếu nhập và phiếu xuất, tên danh mục đảm bảo được tính thông dụng, dễ hiểu cho người tiếp nhận chứng từ. Trên các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, có ghi rõ tài khoản đối ứng liên quan. 3.2 Giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP SX & XNK Bao Bì Thăng Long. 3.2.1 Với công tác quản lý nguyên vật liệu Công tác quản lý vật liệu ở Công ty CP SX & XNK Bao Bì Thăng Long nên tiến hành song song giám sát cả về số lượng và chất lượng của vật liệu mua vào. Khi vật liệu về đến kho, phòng kế toán nên cử cán bộ kế toán kết hợp với cán bộ phòng kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng, quy cách phẩn chất vật liệu trước khi làm thủ tục nhập kho vật liệu. Nếu thực hiện tốt việc này sẽ đảm bảo chất lượng vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Công ty nên tuyển nhân viên làm thủ kho có nghiêp vụ và kinh nghiệm hoặc tổ chức các lớp học ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán cho thủ kho. Đồng thời có các quy định rõ ràng gắn chặt trách nhiệm của thủ kho khi xảy ra sai sót hoặc mất mát vật tư. 3.2.2 Với công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Khi mua vật tư về dùng vào sản xuất, kế toán có thể hạch toán trực tiếp trên TK 621 , 627 mà không cần phải hạch toán qua tài khoản 152, 153 . Nếu thực hiện việc này sẽ giảm được đáng kể chi phí và thời gian cho việc ghi chép trên các TK 152 và các sổ chi tiết nguyên vật liệu. 3.2.3 Về công tác phân loại vật tư : Là một doanh nghiệp sản xuất nên khối lượng VL sử dụng nhiều và có nhiều chủng loại VL, để có thể quản lý một cách chi tiết và đầy đủ các loại vật liệu thì Công ty phải tiến hành phân loại VL một cách chính xác và khoa học. Nhà máy nên phân loại VL dựa trên cơ sở công dụng và tính chất lý hoá của vật liệu để chia thành: NVL chính, VL phụ …giúp cho việc sử dụng tài khoản hợp lý và đúng qui định của bộ tài chính về hệ thống tài khoản kế toán. Việc phân loại trên cơ sở như vậy là đúng nhưng khá tỉ mỉ, khối lượng công việc sẽ rất lớn, rất khó nhớ, để đảm bảo cho công tác quản lý VLđược chặt chẽ thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra được rõ ràng và dễ phát hiện sai sót, Nhà máy cần lập thêm sổ danh điểm VL: mỗi loại VL, mỗi nhóm, mỗi thứ VL được sử dụng một ký hệu riêng bằng hệ thống chữ số thay cho tên gọi, nhãn hiệu, qui cách VL trên cơ sở kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Nó còn là cơ sở cho việc quản lý VL trên hệ thống máy tính được đơn giản, thuận tiện. TK 1521: Hạt nhựa, chi tiết TK 15211: Hạt nhựa, … Vấn đề tổ chức kế toán kho VL: Hiện nay tại Công ty dự trữ vật tư cho sản xuất theo định mức kế hoạch của từng tháng, quý do phòng kế hoạch lập. Điều này gây một số khó khăn cho phân xưởng sản xuất là: có trường hợp sản xuất cần nhiều lượng vật liệu hơn định mức cho sản xuất thì gần hết vật tư mới báo cho phòng kinh doanh đi mua nên giá cả cao hơn mức bình thường, đôi khi mất nhiều thời gian ,vì vậy nó gây nên quá trình đình đốn trong sản xuất. Công ty nên lập kế hoạch dự trữ vật liệu, đảm bảo cho sản xuất liên tục, đồng thời đề phòng các trường hợp giá vật tư biến động ảnh hưởng đến sản xuất. Vấn đề trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Vì giá cả NVL, CCDC trên thị trường thường xuyên biến động vì vậy Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm đề phòng những rủi ro có thể xảy ra. Tại thời điểm khoá sổ kế toán 31/12, nếu như giá cả của hàng tồn kho không thay đổi thì Công ty hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Đồng thời với nguyên vật liệu ứ đọng, mất phẩm chất, không thể đưa vào sản xuất hoặc phải thanh lý (giá trên thị trường thấp hơn giá ghi trong sổ kế toán) thì phải lập dự phòng giảm giá cho số nguyên vật liệu này từ đó xác định mức dự phòng. Theo dõi chiết khấu, giảm giá có thể Nhà máy được hưởng: Đối với số lượng vật liệu mua về nếu được thanh toán trước hoặc trong thời hạn được chiết khấu thì sẽ được hưởng một khoản chiết khấu nhất định. Xong, Công ty không theo dõi khoản đó trên tài khoản cũng như sổ sách kế toán. Vậy đề nghị Công ty phải xem xét lại các chính sách giảm giá, chiết khấu của nhà cung cấp mà Công ty thường xuyên mua với số lượng lớn. Có thể đây là kẽ hở để một số người có liên quan lợi dụng chiếm đọat tài sản của Công ty. Khi được hưởng chiết khấu kế toán ghi: Nợ TK 111, 152 Có TK 711 Kết luận Nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho của tài sản cố định, giá trị vật liệu, có ảnh hưởng đế vốn lưu động Công ty. Vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý quá trình thu mua, xuất dùng, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất. Việc sử dụng vật liệu là những yếu tố đảm bảo trực tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành thuận lợi và nhanh chóng, nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và là cơ sở làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, công tác quản lý vật tư luôn được các nhà quản lý quan tâm, chú trọng. Đặc biệt, nền kinh tế thị trường hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp đòi hỏi phải hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn giữ được chất lượng tốt. Trong điều kiện hiện nay mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng tập thể đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty luôn hoàn thành tốt công việc. Nhờ vậy công tác quản lý vật tư tại các tổ sản xuất luôn được thực hiện tốt, đảm bảo theo dõi chính xác cả về số lượng lẫn chất lượng của vật liệu nhập - xuất – tồn tránh được sự mất mát, lãng phí. Công ty CP SX & XNK Bao Bì Thăng Long là một doanh nghiệp chuyên sản xuất sản phẩm là bao bì Nilon các loại, Công ty trực tiếp tiêu thụ sản phẩm. Tiêu thụ sản phẩm là kết quả của mục đích kinh tế, là điều kiện để Công ty có thể duy trì và phát triển thị phần của mình. Do đó hoàn thiện nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em với đề tài:” Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP SX & XNK Bao Bì Thăng Long” đã xuất phát từ tình hình thực tế tại Công ty để đưa ra những ý kiến nhận xét, những đề xuất hoàn thiện. Tuy nhiên với khả năng nghiên cứu, nhận biết còn hạn chế, thời hạn thực tập không nhiều nên trong quá trình nghiên cứu và trình bày chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong được sự xem xét chỉ bảo của các thầy cô trong bộ môn kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân , các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty CP SX & XNK Bao Bì Thăng Long. Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành về sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Giảng viên TS.Lê Kim Ngọc cùng toàn thể cán bộ phòng kế toán tài chính của Công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ để em hoàn thiện chuyên đề này. Hà nội, năm 2010 Sinh viên Vũ Thị Lượt Tài liệu tham khảo [1.] Giáo trình Kế toán Tài Chính - NXB Tài chính, 2007 [2.] Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, NXB tài chính, 2007