Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2

tư kiêm kế toán ngân hàng và thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của vật tư cả về số lượng lẫn giá trị, đồng thời phụ trách công việc thanh toán với ngân hàng cũng như nhận các nhận các phiếu thu, phiếu chi để phát và thu tiền mặt tại quỹ nhà máy. Kế toán bán hàng, thành phẩm, bán thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản phẩm, bán thành phẩm của nhà máy. Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy 2 Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp (Trưởng phòng) Kế toán ngân hàng, kế toán vật tư, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thành phẩm, bán thành phẩm 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hiện nay, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 đang áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Theo hình thức ghi sổ này, bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phức tạp, gồm có: Các Nhật ký chứng từ, Bảng phân bổ, Bảng kê, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK. Đối với kế toán nguyên vật liệu, trình tự ghi sổ được kế toán thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ về nguyên vật liệu như: hóa đơn thuế giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu chi tiền mặt,… kế toán lấy số liệu ghi vào các Nhật ký – Chứng từ số 1, 2, 5, 10 và các sổ có liên quan. Từ các chứng từ liên quan, thông qua bảng phân bổ vật tư khi vào bảng kê 4,5. Từ bảng kê này, kế toán lấy số liệu vào vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Cuối tháng, dựa trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các Nhật ký – Chứng từ 1, 2, 5, 7, 10, kế toán vào Sổ cái TK 152 và các TK liên quan. Trình tự kế toán Nguyên vật liệu tại Nhà máy 2 có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký – Chứng từ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu Điện – Nhà máy 2 Chứng từ về NVL Bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký -Chứng từ số 1, 2, 7, 10 Bảng kê 4,5 Nhật ký – Chứng từ số 7 Nhật ký – Chứng từ số 5 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN – NHÀ MÁY 2 2.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu và phân loại tính giá vật liệu 2.1.1 Đặc điểm, phân loại nguyên,vật liệu Nguyên, vật liệu của công ty phong phú và đa dạng cả về chủng loại và quy cách, với hơn 1200 loại như bột nhựa PVC, đồng Catos, thiết bị điện tử, nhựa công nghiệp, sắt thép kim khí và các vật tư phụ trợ khác,… 80% nguyên, vật liệu sử dụng của nhà máy được nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài có danh tiếng như Bayer(Singapore), Sumitomo, Lanxess, Wealland, Smithd( Hong Kong), Hitech, Yunnan, Shenzhen, Qiyu( Trung Quốc),… và 20% nguyên, vật liệu của nhà cung cấp trong nước như Công ty nhựa Phú Mỹ, Công ty TNHH Ánh Quang, Công ty thép Việt Bắc,…. Nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng từ 68% đến 70% tổng giá vốn hàng bán, do vậy những biến động giá nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của Nhà máy 2 nói riêng cũng như Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện nói chung. Trong các chủng loại nguyên, vật liệu do Nhà máy sử dụng, các loại nguyên, vật liệu như đồng, sắt thép, kim khí các loại phụ thuộc rất nhiều vào giá thế giới, hạt nhựa PVC phụ thuộc rất nhiều vào biến động giá dầu mỏ. Do vậy, trong một năm kinh tế thế giới nhiều biến động như năm 2008, Nhà máy 2 cũng chịu rất nhiều ảnh hưởng bởi khủng hoảng kinh tế thế giới, giá nguyên vật liệu tăng dẫn đến chi phí gia tăng, bên cạnh đó nguồn cầu về sản phẩm lại giảm dẫn đến Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 cũng gặp nhiều khó khăn nhất định. Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 cũng luôn có chính sách dự trữ để đảm bảo nguồn nguyên, vật liệu trước biến động giá thị trường, loại trừ trường hợp giá nguyên liệu tăng đột biến. Qua kinh nghiệm quản lý nhiều năm, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 đã có lịch theo dõi ảnh hưởng của giá cả vật tư, do vậy đã có các giải pháp xử lý phù hợp không làm ảnh hưởng hoặc có thể hạn chế tối đa ảnh hưởng của việc tăng giá vật tư đến quá trình sản xuất của nhà máy. Tùy biến động thị trường, Nhà máy luôn dự trữ nguyên, vật liệu đủ cho từ 1 đến 3 tháng sản xuất. Đối với những vật tư sẵn có, dễ kiếm Nhà máy mua đủ dùng nhưng vẫn đảm bảo được sản xuất. Do việc sử dụng khối lượng lớn nguyên, vật liệu và sự đa dạng về chủng loại, để dễ dàng trong việc quản lý nguyên, vật liệu, nhà máy đã tiến hành phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên, vật liệu trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên, vật liệu tại Nhà máy được phân thành các loại sau: Nguyên, vật liệu chính: đây là những nguyên, vật liệu chủ yếu cấu thành sản phẩm, chiếm khoảng 50% giá trị của sản phẩm bao gồm bột nhựa PVC, đồng Catot, thiết bị linh kiện điển tử, sắt thép kim khí các loại,… Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ sử dụng kết hợp với nguyên, vật liệu chính, bao gồm: nhựa công nghiệp, các chất phụ trợ,… Nhiên liệu: là những vật liệu có tác dụng tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu,……. Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng, máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi, vòng đệm,… Phế liệu: là những vật liệu thu hồi từ quá trình thu hồi trong sản xuất. Sổ Danh điểm nguyên, vật liệu của Nhà máy như sau: Biểu số 01: Sổ danh điểm nguyên, vật liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I. Nguyên, vật liệu chính 1. Bột nhựa PVC 2. Đồng catot 3. Thép II. Nguyên vật liệu phụ Vít Bu lông III. Nhiên liệu Xăng Dầu Kg Kg Kg Cái Bộ Lít Lít 2.1.2. Tính giá nguyên, vật liệu Tính giá nguyên, vật liệu là một khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán. Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết được chi phí nguyên, vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, thuế giá trị giá tăng được tính theo phương pháp khấu trừ. Giá nguyên, vật liệu nhập kho và xuất kho được tính như sau: Thứ nhất, tính giá nguyên, vật liệu nhập kho Giá trị của nguyên, vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Nguyên, vật liệu của Nhà máy chủ yếu là do mua ngoài từ các nhà cung cấp có uy tín, chủ yếu là nước ngoài, không có nguyên, vật liệu tự gia công chế biến. Đối với nguyên, vật liệu mua trong nước: giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hóa đơn( không bao gồm thuế giá trị gia tăng) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua. Giá thực tế vật Giá ghi trên Chi phí = + liệu nhập kho hóa đơn thu mua Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toán với người bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua. Giá thực tế vật Tổng giá trị thanh toán Thuế Chi phí = + + liệu nhập kho với người bán nhập khẩu thu mua Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trường. Thứ hai, tính giá nguyên, vật liệu xuất kho: Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp hệ số giá. Hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và ghi trên các chứng từ nhập, xuất kho. Cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Hệ số giá Tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = NVL Tổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế Tổng giá hạch toán = * Hệ số giá NVL NVL xuất kho NVL xuất trong kỳ Phương pháp này tương đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 nhà máy có nhiều chủng loại nguyên vật liệu,xuất dùng thường xuyên như Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2. 2.2 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 là một doanh nghiệp sản xuất, vì vậy nguyên, vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất của nhà máy.Vì vậy, cần đảm bảo việc theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên, vật liệu một cách khoa học và chính xác. Hiện nay, nhà máy 2 đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu. Phương pháp này kết hợp việc theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu cả tại kho lẫn phòng kế toán nhằm cung cấp thông tin nhập xuất, tồn của từng loại nguyên, vật liệu nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất để phục vụ cho nhu cầu quản lý. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Nhà máy như sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết (4) Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho của Nhà máy bao gồm: kế toán chi tiết nhập nguyên, vật liệu và kế toán chi tiết xuất nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nhập nguyên, vật liệu tại kho Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập nguyên, vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn và các chứng từ kèm theo, đồng thời kiểm tra thực tế lô hàng và tiến hành đối chiếu với các chỉ tiêu, chủng loại quy cách vật liệu, khối lượng, phẩm chất ghi trên hóa đơn, sau đó tiến hành thủ tục nhập kho. Sau khi nguyên, vật liệu được nhập kho, cán bộ thu mua viết Phiếu nhập kho thành 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển. Liên 2 chuyển cho thủ kho. Liên 3 chuyển cho kế toán vật tư. Thủ kho ghi số lượng vào Thẻ kho, là nơi dùng để theo dõi sự biến động của nguyên, vật liệu về mặt số lượng và được lập cho từng danh điểm nguyên, vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu để đối chiếu với số liệu trong Thẻ kho kế toán do kế toán vật tư lập. Mẫu Phiếu nhập kho tại kho của Nhà máy như sau: Biểu số 02: Phiếu nhập kho tại kho Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:01 - VT Tên kho: Nhựa Theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Số: 353 Ngày 02 tháng 11 năm 2008 Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Đình Nam, CT Nhựa Phú Mỹ Theo hợp đồng số 37 ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Công ty Nhựa Phú Mỹ Nhập kho: Nhựa STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật phẩm (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Nhựa PVC Kg 37.680 37.680 10.190 383.959.200 Tổng cộng 383.959.200 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám mươi ba triệu chín trăm năm mươi chín nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Kế toán chi tiết xuất nguyên, vật liệu tại kho Khi có nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu, các phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng vật tư. Phòng kế hoạch vật tư xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên, vật liệu của mỗi loại sản phẩm. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải thông qua giám đốc nhà máy xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất dùng định kỳ thì không cần qua xét duyệt của giám đốc nhà máy. Phiếu xin lĩnh vật tư của Nhà máy được lập theo mẫu sau: Biểu số 03: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Số 259 Ngày 10 tháng 9 năm 2008 Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 8 Dùng vào việc: chế tạo điện thoại STT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Lượng đề nghị Lượng được duyệt Ghi chú 1 Thanh đồng Kg 200 200 Giám đốc Thủ kho Phân xưởng sử dụng Sau đó, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất nguyên, vật liệu, ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phân xưởng. Một liên lưu ở kho. Một liên giao cho kế toán nguyên, vật liệu để hạch toán. Mẫu Phiếu xuất kho và Thẻ kho của Nhà máy như sau: Biểu số 04: Phiếu xuất kho Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:02 - VT Tên kho: Kim khí Theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 259 Ngày 13 tháng 9 năm 2008 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Duy Nam Lý do: chế tạo cáp điện thoại Xuất tại kho: kim khí STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật phẩm (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Thanh đồng Đ027 Kg 200 200 20.000 4.000.000 Tổng cộng 4.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 05 – Thẻ kho Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:12-DN Tên kho: Kim khí Theo QĐ số 15/1995/QĐ-BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 3 năm 2008 Tờ số: 3 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dây súp đôi Đơn vị tính: M Mã số: KDS017 Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ……… …….. ……. ……… 28/2/2008 …….. ……... 10 T3/2008 26/03 32 26/03 Kim nhập dây súp đôi 200 210 27/03 26 27/03 Hùng-Phân xưởng 2 20 190 27/03 27 27/03 Thành-Phân xưởng 4 20 170 Tổng tháng 200 40 170 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán vật tư mở sổ chi tiết nguyên, vật liệu dưới dạng Thẻ kho kế toán để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên, vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Thẻ kho kế toán được mở cho từng danh điểm nguyên, vật liệu tương ứng với thẻ kho. Căn cứ để lập thẻ kho kế toán là các chứng từ nhập, xuất nguyên, vật liệu. Dựa vào các chứng từ này, kế toán lấy số lượng và tính thành tiền ghi vào thẻ kho kế toán. Tương tự như tại kho, kế toán nguyên, vật liệu tại phòng kế toán cũng bao gồm: Kế toán nhập và kế toán xuất nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nhập nguyên, vật liệu tại phòng kế toán Đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu, sau khi nhận được phiếu nhập kho từ thủ kho, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng do cán bộ thu mua chuyển lên, kế toán sẽ sử dụng phần mềm kế toàn nhập số liệu và hoàn thiện phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Từ đó, chương trình kế toán máy sẽ tự động để làm căn cứ ghi thẻ kho kế toán. Mỗi nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu được ghi một dòng trên Thẻ kho kế toán. Hóa đơn GTGT của Nhà máy có mẫu như sau: Biểu số 06: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL KQ/2008B Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 25 tháng 10 năm 2008 Ký hiệu AA/98 Số: Đơn vị bán hàng: Công ty CP Truyền thông ảnh Mặt trời vàng Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 01 02 524700 Họ tên người mua hàng: Ông Nguyễn Sinh Kim Đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Địa chỉ: 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 00 686865 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000 Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000 Tổng tiền thanh toán: 462.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi hai nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, đóng dấu, họ tên) Phiếu nhập kho được trình bày như mẫu sau: Biểu số 07: Phiếu nhập kho tại phòng kế toán Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:01 - VT Tên kho: Nhựa Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 11 năm 2008 Nợ: TK 152 Số: 353 Có: TK 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Đình Nam, CT Nhựa Phú Mỹ Theo hợp đồng số 37 ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Công ty Nhựa Phú Mỹ Nhập kho: Nhựa STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa PVC N024 Kg 37.680 37.680 10.190 383.959.200 Tổng cộng 383.959.200 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám mươi ba triệu chín trăm năm mươi chín nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Kế toán chi tiết xuất nguyên, vật liệu tại phòng kế toán Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 áp dụng phương pháp hệ số giá để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nên Phiếu xuất kho được ghi theo giá hạch toán, vào cuối mỗi quý kế toán sẽ tính ra hệ số giá và điều chỉnh. Mỗi nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu được ghi vào một dòng trên Thẻ kho kế toán. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu được lập theo mẫu sau: Biểu số 08: Phiếu xuất kho nguyên, vật liệu. Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:01 - VT Tên kho: Khí Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 9 năm 2008 Nợ: TK621 Số: 259 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Duy Nam Lý do: chế tạo cáp điện thoại Xuất tại kho: kim khí STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( vật phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực tế A B C D 1 2 3 4 1 Đồng thau Đ027 Kg 200 200 20.000 4.000.000 Tổng cộng 200 200 4.000.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Cuối quý, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Thẻ kho kế toán do phần mềm kế toán chiết xuất ra với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển lên, nếu có chênh lệch sẽ làm việc với thủ kho để tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh cho thích hợp. Đồng thời, phần mềm kế toán cũng sẽ chiết xuất ra Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu. Bảng này sẽ tổng hợp lại tình hình nhập – xuất – tồn theo từng danh điểm nguyên, vật liệu cả về mặt số lượng lẫn giá trị. Mỗi danh điểm nguyên, vật liệu được ghi trên một dòng của Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu và bảng này được lập mỗi quý, chung cho tất cả các nguyên, vật liệu. Thẻ kho kế toán và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu được lập theo mẫu sau: Biểu số 09: Thẻ kho kế toán Đơn vị: CT Cổ phần Thiết bị THẺ KHO KẾ TOÁN Tờ số: 3 Bưu điện - Nhà máy 2 Kho: Kim khí Tên hàng: Tôn silic Kí hiệu: Đơn vị tính: Kg Đơn vị phụ: Thanh Đơn vị dự trữ cao nhất: Ngày đăng kí: Định mức dự trữ thấp nhất: STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 2000 14.750 29.500.000 1 251 02/07 Nhập mua bằng tiền mặt 970 14.850 14.404.500 2 516 03/07 Xuất cho sản xuất 600 13.500 8.100.000 2.370 14.850 4.995.000 3 252 05/07 Nhập kho 2.050 13.500 27.675.000 4.420 14.850 32.670.000 4 517 08/07 Xuất kho 1.820 13.500 24.570.000 2.600 14.850 8.100.000 ... Cộng phát sinh 4.850 65.475.000 4.210 56.735.000 Tồn cuối tháng 840 11.340.000 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 10: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 BẢNG TỒNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 7 năm 2008 STT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền 1 Tôn silic 70 *210 4.568 600.000.000 4.850 657.475.000 4.210 456.735.000 5.208 800.740.000 2 Hạt nhựa PP-H5300 2.533 829.950.000 500 275.500.000 1.080 342.310.000 1.953 763.140.000 3 Dây đồng dẹt 250 179.390.500 223 145.226.500 340 321.578.500 133 3.038.500 16 Sắt vuông 100 651.200.000 880 105.648.000 651 347.867.100 329 408.980.900 17 Ghen quang dầu 30 53.645.000 122 35.183.000 107 84.160.500 45 4.667.500 18 Dây thủy tinh 115 242.070.000 300 535.400.000 225 345.850.000 190 431.620.000 25 Xăng - - 2280 34.132.500 810 12.132.500 1470 22.000.000 26 Dung môi 5 13.415.000 12 36.564.000 15 45.000.000 2 4.979.000 Tổng 5.072.850.000 5.040.327.221 4.503.420.000 5.609.757.221 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Công ty Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hang tồn kho. 2.3.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 sử dụng những tài khoản: TK 152: “ nguyên, vật liệu”. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này được mở theo từng nhóm loại vật liệu theo yêu cầu quản lý và thuận tiện trong tính toán. TK 111, 112, 331, 333, 336, 136, 141. Nhóm tài khoản này được dùng để hạch toán trong quá trình nhà máy nhập nguyên vật liệu. TK 621, 627, 641, 642, 632. Nhóm tài khoản này được dùng để hạch toán trong quá trình xuất dùng nguyên, vật liệu hoặc bán phế liệu. 2.3.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu Quy trình thu mua nguyên, vật liệu Căn cứ vào đơn đặt hàng do khách hàng gửi tới, phòng điều độ sẽ lập ra kế hoạch sản xuất cho toàn bộ các phân xưởng trong nhà máy và sẽ trình lên giám đốc để được phê duyệt. Sau khi được giám đốc phân xưởng phê duyệt, phòng điều độ sẽ tính ra định mức vật tư và chuyển xuống cho phòng vật tư đi mua. Phòng vật tư sẽ tiến hành thu mua nguyên, vật liệu từ những nhà cung cấp có nguyên, vật liệu đảm bảo chất lượng và báo giá thấp nhất. Sau khi nguyên, vật liệu về đến nhà máy, thủ kho sẽ tiền hành kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nếu phẩm chất, quy cách của nguyên, vật liệu phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng sẽ được phép nhập vào kho, còn nếu không phù hợp sẽ thông báo với nhà cung cấp để kịp thời xử lý. Đồng thời, cán bộ thu mua sẽ chuyển hóa đơn về phòng kế toán để thanh toán. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu Tùy theo nguồn cung cấp nguyên, vật liệu và hình thức thanh toán, kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu sẽ thực hiện các nghiệp vụ khác nhau như sau: Trường hợp 1: Nguyên, vật liệu mua ngoài chưa thanh toán với người bán. Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, khi thu mua nguyên, vật liệu cán bộ thu mua thường không trả tiền trực tiếp mà sẽ chuyển hóa đơn về nhà máy để kế toán thanh toán thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này cũng xuất phát từ đặc điểm nhà cung cấp của nhà máy chủ yếu là các nhà cung cấp thường xuyên và giao dịch với số lượng lớn. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết. Nhật ký chứng từ số 5 được mở đê theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Vào đầu mỗi tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số dư cuối tháng trước thành số dư đầu tháng này và vào cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu trên Sổ chi tiết tài khoản 331 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Căn cứ để ghi sổ là các Hóa đơn giá trị gia tăng và các Phiếu nhập kho. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào 1 dòng của Nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Ngày 08/05/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 tiến hành nhập nhựa PVC theo hợp đồng số 00358 của Công ty nhựa Phú Mỹ trị giá 270.000.000, thuế GTGT 5% 13.500.000. Căn cứ vào hóa đơn số mua nguyên, vật liệu số 011246, phiếu nhập kho số 157, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 270.000.000 Nợ TK 133: 13.500.000 Có TK 331: 283.500.000 Đến ngày 15/05/2008, nhà máy thanh toán tiền hàng cho Công ty nhựa Phú Mỹ bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo nợ số 75 ngày 15/05/2008, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331: 283.500.000 Có TK 112: 283.500.000 Sau đó, kế toán ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 331. Đến cuối tháng,căn cứ vào Sổ chi tiết TK 331 do kế toán nhập vào, phần mềm kế toán sẽ tự lấy số liệu để hoàn thiện Nhật kí – Chứng từ số5. Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện Nhà máy 2 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Tháng 5 năm 2008 Đối tượng thanh toán: Công ty nhựa Phú Mỹ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 175.000.000 PN157 08/05 Mua nhựa PVC 152 270.000.000 PN157 08/05 Thuế GTGT 133 13.500.000 GBN75 15/05 Thanh toán HĐ 00358 112 283.500.000 ............................ Cộng phát sinh 1.237.000.000 1.569.000.000 Số dư cuối tháng 332.000.000 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 11: Sổ chi tiết tài khoản 331 NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 5 Tài khoản 331 – Phải trả người bán Tháng 5 năm 2008 STT Tên công ty hay người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng có TK 331 111 112 Tổng nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty nhựa Phú Mỹ 270.000.000 13.500.000 283.500.000 2 ................ ....... ................... ...................... ................... ..................... .................... .................... .................... ....... ………........... 7 Công ty nhựa Phú Mỹ 283.500.000 283.500.000 8 ………… …... ................ ................ ................ ...................... ....... ………........... Cộng 970.900.000 2.536.457.000 156.038.000 2.692.495.000 356.850.000 2.469.000.000 2.825.850.000 837.545.000 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 5 năm 2008 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 12: Nhật kí – Chứng từ số 5 Trường hợp 2: Mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng Trong một số trường hợp, nhà cung cấp đòi hòi phải đặt cọc hay trả trước một số tiền trước khi giao hàng. Trong tình huống này, cán bộ vật tư sẽ viết đơn đề nghị tạm ứng, trong đơn này sẽ bao gồm chủng loại nguyên, vật liệu, số lượng, đơn giá để trình lên trưởng phòng điều độ xin xác nhận. Sau đó đơn đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển lên phòng kế toán để ký duyệt, viết phiếu chi, đồng thời kế toán tạm ứng sẽ ghi vào sổ tạm ứng TK 141. Khi việc thu mua hoàn thành, nguyên, vật liệu đã được nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng sẽ tiền hành thanh toán tiền tạm ứng. Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn GTGT, kế toán sẽ ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10. Ví dụ: Phiếu chi số 78, quyển số 7, ngày 18/07/2008, anh Nguyễn Đức Toàn – Phòng Vật tư nhận tạm ứng 43.000.000đ. Ngày 23/07/2008, anh Toàn tiến hành hoàn ứng như sau: Số tiền đã chi: 41.300.000 đ, bao gồm mua 350 kg nhựa ABS, 26.100 đ/kg, tổng giá trị 35.000.000 đ, thuế GTGT: 1.750.000 đ. Còn dư: 6.250.000 đ. Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn số 012367, kế toán định khoản và ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10 như sau: Khi tạm ứng: Nợ TK 141: 43.000.000 Có TK 111: 43.000.000 Khi hoàn ứng: Nợ TK 152: 35.000.000 Nợ TK 133: 1.750.000 Nợ TK 111: 6.250.000 Có TK 141: 43.000.000 NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 10 Tài khoản 141 – Tạm ứng Tháng 7 năm 2008 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng 111 112 Tổng Nợ TK 141 111 133 152 Tổng nợ TK 141 Dư đầu tháng 76.500.000 ……………. ………… ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. 8 Toàn tạm ứng mua NVL 43.000.000 43.000.000 ……………. ………… ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. 13 Toàn hoàn ứng mua nguyên, vật liệu 6.250.000 1.750.000 35.000.000 43.000.000 ……………. ………… ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. Cộng 97.500.000 78.500.000 95.500.000 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 7 năm 2008 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 13: Nhật kí – Chứng từ số 10 Trường hợp 3: Nguyên, vật liệu mua ngoài thanh toán ngay. Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài được thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt hay giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Nhật kí – Chứng từ số 1, 2. Nhật kí – Chứng từ 1, 2 được lập cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Ví dụ 1: Thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu chi số 8, quyển số 9, ngày 03/09/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua thép ống F26,6 của Công ty thép Việt Bắc với trị giá 18.880.000, thuế GTGT 5% 944.000 đã trả bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000 Có TK 111: 19.824.000 Nhật kí – Chứng từ số 1 được lập như mẫu sau: Số TT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các Tài khoản 112 …… 133 …… 152 …… 334 … Cộng có TK 111 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …. 26 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. 253 03/09 944.000 18.880.000 19.824.000 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 ……………………… NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có Tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng 9 năm 2008 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008 Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 14: Nhật kí – Chứng từ số 1 Ví dụ 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Phiếu chi số 115, quyển số 8, ngày 15/08, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua 15.000 kg nhựa MCS với giá chưa thuế 27.645 đ/ kg, thuế GTGT 5%. Nhà máy đã thanh toán toàn bộ hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 414.675.000 Nợ TK 133: 20.733.750 Có TK 112: 435.408.750 Nhật kí – Chứng từ số 2 được lập theo mẫu sau: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 9 năm 2008 Số TT Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ các Tài khoản 111 …… 133 …… 152 …… 331 … Cộng có TK 112 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …. 26 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. 142 15/08 20.733.750 414.675.000 435.408.750 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 ……………………… Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008 Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 15: Nhật kí – Chứng từ số 2 2.3.3. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu Vật liệu Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 xuất kho chủ yếu là phục vụ sản xuất, cụ thể là cung cấp cho các phân xưởng trong nhà máy. Bên cạnh đó, cũng có một số ít vật liệu được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung,… Trường hợp 1: Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Ngày 15/3/ 2008, xuất dùng cho phân xưởng 1 820 kg thanh đồng 60 x 6 với giá hạch toán 111.108.700 đ để sản xuất, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621: 111.108.700 Có TK 152: 111.108.700 Trường hợp 2: Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ chung cho quản lý phân xưởng và cho hoạt động quản lý nhà máy. Ngày 29/3/2008, xuất 12 kg thanh đồng 30 x 5 với giá hạch toán 2.300.000 đ trong đó dùng cho phân xưởng 2 1.700.000, dùng cho quản lý nhà máy 600.000 đ. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627: 1.723.400 Nợ TK 642: 654.300 Có TK 152: 2.377.700 Vào cuối mỗi quý, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, Nhật kí – Chứng từ số 1, 2, 5, 10, phần mềm máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu và chiết suất ra Bảng kê số 3, Bảng phân bổ vật tư, Nhật kí – Chứng từ số 7, Sổ cái . BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thành thực tế nguyên, vật liệu và công cụ dụng cụ( TK 152, 153) Tháng 6 năm 2008 STT Chỉ tiêu TK 152 TK 153 Cộng HT TT HT TT 1 I. Dư đầu quý 1.178.398.240 1.113.185.490 2 II. Phát sinh nợ trong quý 9.241.694.700 10.391.667.000 3 - TK 111( NKCT số 1) 1.199.070.080 1.296.150.000 4 - TK 112( NKCT số 2) 3.329.039.770 3.812.089.000 5 - TK 331( NKCTsố 5) 4.620.687.850 5.195.733.000 6 - TK 141(NKCTsố 10) 92.897.000 87.695.000 7 III. Cộng dư đầu quý và phát sinh nợ trong quý (III=I+II) 10.420.092.940 11.504.852.490 8 IV. Hệ số giá 1.10 9 V. Xuất trong quý 3.649.568.800 4.029.498.675 Ngày 30 tháng năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 16: Bảng kê số 3 BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ Tháng 6 năm 2008 TT Ghi có TK Ghi nợ TK TK 152 TK 153 Cộng HT TT HT TT 1 TK 621- CPNVLTT 3.438.728.300 3.782.601.130 3.782.601.130 - Phân xưởng 1 799.536.500 879.490.150 879.490.150 - Phân xưởng 2 189.992.600 208.991.860 208.991.860 … 2 TK 627 - CPSXC 38.521.760 42.373.936 42.373.936 - Phân xưởng 1 24.419.560 26.861.516 26.861.516 - Phân xưởng 2 14.102.200 15.512.420 15.512.420 … 5 TK642 - CPQLDN 79.441.980 87.386.178 87.386.178 ……………………………. ……………… ……………….. ……………….. Cộng 3.649.568.800 4.029.498.675 4.029.498.675 Ngày 30 tháng 6 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 17: Bảng phân bổ vật tư NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp Ghi có các TK: 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338,351, 352, 611,621, 622, 627,631 Tháng 6 năm 2008 STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 142 152 ….. Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí ………………….. 621 3.782.601.130 622 627 42.373.936 642 87.386.178 …… ……………….. …… ……………….. …………… …… ………. ……….. Cộng 4.029.498.675 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 6 năm 2008 Ngày 30 tháng 6 năm 2008 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu số 18: Nhật kí – Chứng từ số 7 SỔ CÁI Tài khoản: 152 Số dư đầu năm Nợ Có 2.543.454.000 Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK 152 Tháng 1 ………. Tháng 6 … Tháng 12 Cộng NKCT số 1 (TK 111) 1.296.150.000 NKCT số 2 (TK 112) 3.812.089.000 NKCT số 5 (TK 331) 5.195.733.000 NKCT số 10 (TK 141) 87.695.000 Cộng số phát sinh Nợ 10.420.092.940 Tổng số phát sinh Có 3.649.568.800 Số dư cuối tháng Nợ 6.770.524.140 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 19: Sổ cái Tài khoản 152 Kiểm kê nguyên vật liệu Định kỳ, vào 1/1 hàng năm, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế kiểm kê. Biên bản kiểm kê vật tư được lập theo mẫu sau: BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Từ 0h ngày 1 tháng 1 năm 2008 Các thành viên tham gia kiểm kê: Bà Nguyễn Thị Thúy – Thủ kho Bà Bùi Thị Thu – Kế toán vật tư Ông Nguyễn Văn Huyền – Trưởng phòng điều độ Kho: Kim khí Kết quả kiểm kê S T T Tên nguyên, vật liệu Đơn vị tính Số lượng Định mức hao hụt Chênh lệch sổ sách, thực tế ( Số lượng) Sổ sách Thực tế % Số lượng 1 Thép f 26,6 m 4.800 4.800 0,005 24 0 2 Đồng thau Kg 1456 1455 0,005 7,28 -1 …. ……………... ….. ………. …….. …..…. ……… ……………….. Sắt vuông Kg 5.609 5.592 0,005 28 -17 Ngày 01/01 năm 2008 Thủ kho Trưởng ban Kế toán vật tư ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu số 20: Biên bản kiểm kê vật tư Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên, vật liệu, thủ kho của thủ kho và thẻ kho kế toán, kế toán vật tư sẽ xử lý những chênh lệch như sau: Trường hợp 1: Phát hiện thiếu hụt nguyên, vật liệu trong định mức so với sổ sách thì sẽ coi đây là một khoản chi phí quản lý nhà máy, được tính vào chi phí tháng 1/2008 Nợ TK 642 Có TK 152 Trường hợp 2: Phát hiện thiếu hụt nguyên, vật liệu ngoài định mức thì cần xác định nguyên nhân và tìm cách xử lý: Chưa phát hiện được nguyên nhân Nợ TK 1381 Có TK 152 Nếu do nhân viên trong nhà máy làm thiếu hụt Nợ TK 334 Có 152 Trường hợp 3: Phát hiện thừa nguyên, vật liệu, kế toán vật tư coi đó là một khoản phải trả khác, rồi tìm hiểu nguyên nhân gây ra chênh lệch Nợ TK 152 Có Tk 3388 PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN – NHÀ MÁY 2 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 áp dụng mô hình kế toán tập trung, tạo điều kiện cho giám đốc, kế toán trưởng có thể kiểm tra, giám sát và chỉ đạo một cách có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, mô hình kế toán tập trung còn đảm bảo một sự quản lý tập trung thống nhất giữa các cấp trong đơn vị, giảm thiểu khoảng cách giữa các cấp quản lý trong đơn vị cũng có nghĩa là tiết kiệm thời gian, giảm chi phí liên lạc, đi lại, đảm bảo thông tin có được sẽ nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong công tác tổ chức bộ máy kế toán như sau: Thứ 1, sự phân công phân nhiệm chưa được rõ ràng. Tại nhà máy hiện tại có 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên, trong đó kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng và thủ quỹ. Đối với một nhà máy có quy mô lớn như nhà máy 2, số lượng nghiệp vụ nhiều, đa dạng về chủng loại thì việc một kế toán cùng lúc kiêm nhiệm nhiều công việc sẽ dẫn tới tồn đọng công việc, số liệu không được cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác như nhu cầu của ban quản lý. Bên cạnh đó, việc kiêm nhiệm một lúc nhiều công việc sẽ làm mất đi tính sự đảm bảo về đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau. Thứ 2, các nhân viên kế toán trong nhà máy chủ yếu là những người còn trẻ tuổi, mặc dù năng động trong công việc nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. Về tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 sử dụng các tài khoản kế toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định của Bộ tài chính, bên cạnh đó việc lập phân chia thành các tài khoản nhỏ hơn là một việc làm rất hợp lý, tạo sự dễ dàng hơn trong quản lý nguyên, vật liệu, tính giá thành sản phẩm,... Tuy nhiên, nhà máy không sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, điều này có thể dẫn đến sai lệch khi trình bày bảng cân đối kế toán do lúc đó kế toán vẫn chưa xác định nghĩa vụ của nhà máy hàng hóa của nhà máy. Đối với những nhà máy có quy mô lớn, khối lượng xuất nhập nguyên, vật liệu lớn và có mật độ cao, nhất là vào thời điểm cuối năm sẽ là một việc rủi ro rất lớn, điều này sẽ dẫn đến những sai lệch trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến những quyết định của người sử dụng. Đối với những trường hợp nhà máy mua hàng, hóa đơn đã về nhưng vì một số lý do mà hàng chưa về được, nhà máy vẫn phải hạch toán vào tài khoản hàng mua đang đi đường theo đúng quy định. Nhà máy cũng không sử dụng Tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong giai đoạn hiện nay, giá nguyên, vật liệu trên thế giới lên xuống thất thường, bên cạnh đó 80% nguồn cung nguyên, vật liệu cho nhà máy lại ở thị trường ngoại địa, do đó khi có những sự thay đổi về giá cả nguyên, vật liệu thì nhà máy cũng chịu ảnh hưởng rõ rệt từ những sự thay đổi của thị trường. Đối với một nhà máy sản xuất như nhà máy 2, số lượng danh điểm vật tư nhiều, không thể tránh được hiện tượng giảm giá trị thuần của hàng tồn kho so với giá trị gốc, do đó việc lập dự phòng là một việc làm cần thiết để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế cho nguyên, vật liệu. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nguyên, vật liệu Hệ thống chứng từ kế toán nguyên, vật liệu của nhà máy 2 đã được thực hiện đúng và đầy đủ quy định của Bộ tài chính. Quy trình nhập, xuất nguyên, vật liệu chặt chẽ, chứng từ luân chuyển hợp lý giữa các phòng ban, tạo sự thuận tiện tiết kiệm thời gian cho nhân viên, chứng từ có sự phê duyệt của tất cả các cá nhân cũng như phòng ban có liên quan. Bên cạnh đó các chứng từ cũng được đánh số đầy đủ và được kiểm tra cẩn thận trước khi xuất. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau giữa các phòng ban trong đơn vị. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào kho lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Về tổ chức thu mua,bảo quản và dự trữ nguyên, vật liệu Việc tổ chức, thu mua, dự trữ, sử dụng và tổ chức hạch toán nguyên, vật liệu tại Công ty Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 được tổ chức thực hiện một cách khoa học và hợp lý. Nguyên, vật liệu của nhà máy rất đa dạng, gồm hơn 1200 chủng loại. Do có sự thực hiện phân loại nguyên, vật liệu dựa trên công dụng của nguyên vật liệu nên công việc bảo quản, quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện và dễ dàng hơn, đồng thời cũng tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục, tiết kiệm thời gian. Công tác thu mua của nhà máy được thực hiện khá hợp lý. Các nhà cung cấp của nhà máy đều là những nhà cung cấp có uy tín mà tên tuổi đã được khẳng định trong và ngoài nước. Trước khi thu mua, nhà máy luôn có kế hoạch cụ thể cho sản xuất và bắt nguồn từ nhu cầu của khách hàng. Điều này làm giảm thiểu khả năng ứ đọng vốn trong sản xuất của nhà máy. Bên cạnh đó, công tác nghiên cứu về chất lượng và giá cả của nhà cung cấp cũng được làm cẩn thận, trong bất cứ hợp đồng mua sắm đều có trên 3 bảng báo giá của các đơn vị cung cấp. Tuy nhiên, trong quá trình nhập nguyên, vật liệu tại nhà máy chưa có bất cứ ban kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm vào nhập kho mà mới chỉ đơn thuần là sự kiểm tra của thu kho. Điều này có thể dẫn tới khả năng gian lận hoặc sai sót của thu kho mà ảnh hưởng tới toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà máy cũng chưa xây dựng được định mức tồn kho tối đa và đối thiểu cho từng chủng loại nguyên, vật liệu. Điều này có thể dẫn tới việc dự trữ không hợp lý, gây tồn đọng vốn hoặc không liên tục trong sản xuất của đơn vị. Công tác bảo quản nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 cũng tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo quản lý tốt nguyên, vật liệu. Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 cũng có hệ thống kho hàng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có kinh nghiệm và đạo đức trong công tác, do vậy tránh được hiện tượng thất thoát và hư hỏng nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu cũng được sắp đặt một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng. 3.2. Một số kiến nghị hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 3.2.1. Hoàn thiện về kế toán hàng mua đang đi đường Trong công tác thu mua nguyên, vật liệu, đa phần các hợp đồng của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 thường không trả luôn tiền mặt mà sẽ nợ lại nhà cung cấp đến một giai đoạn nhất định sẽ trả. Đây là một điều tốt do nhà máy sẽ chiếm dụng được vốn của doanh nghiệp khác, tạo điều kiện thuận lợi hơn để phát triển kinh doanh. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán thu mua nguyên, vật liệu, khi hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về, kế toán chỉ làm công việc lưu lại hóa đơn trên cặp hồ sơ mà không tiến hành ghi sổ kế toán, chỉ đến khi nhận được hàng, nhập kho thì kế toán mới ghi như sau: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng Điều này là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Điều này sẽ dẫn tới những phản ánh không chính xác về giá trị tài sản của nhà máy, đặc biệt là tại thời điểm cuối năm khi doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến những đánh giá của nhà đầu tư, nhất là đối với những công ty đã được niêm yết trên thị trường chứng khoán như Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện. Nhà máy nên sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác về giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho. Kết cấu Tài khoản 151 như sau: Bên nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường. Bên có: giá trị nguyên, vật liệu,hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển đi bán luôn cho các đối tượng khác. Dư nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường chưa nhập vào kho. Khi nguyên, vật liệu, hàng hóa mà nhà máy đã mua, chấp nhận thanh toán với nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhà máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng Đến khi hàng mua về nhà máy, cán bộ thu mua lập phiếu xuất kho và chuyển cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào đó để ghi: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Có TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT Hoàn thiện về kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 là một nhà máy sản xuất với quy mô lớn, trong đó chi phí nguyên, vật liệu chiếm một tỉ trọng rất lớn trong giá vốn hàng bán của đơn vị, dao động trong khoảng từ 68 - 70%, do đó biến động về giá nguyên, vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận nhà máy. Bên cạnh đó, nguyên, vật liệu nhà máy sử dụng chịu ảnh hưởng rất nhiều vào giá thế giới, trong đó có hạt nhựa PVC phụ thuộc rất nhiều vào giá dầu mỏ. Trong một năm có nhiều biến động như năm 2008 vừa rồi, giá dầu mỏ liên tục giảm xuống mức thấp nhất kể từ nhiều năm nay, chi phí sản xuất của nhà máy 2 cũng chịu ảnh hưởng đáng kể. Tuy nhiên hiện nay, tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 không tiến hành trích lập các khoản dự phòng phải trả, điều này đã vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán, có thể dẫn tới sự sai lệch trong phản ánh tình hình tài sản cũng như phản ánh sai lệch về tình hình kinh doanh của nhà máy. Trong trường hợp này, để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, kế toán nhà máy nên trích lập dự phòng vào thời điểm cuối niên độ tài chính. Mức trích lập dự phòng phải được lập cho từng loại vật tư một, dựa vào đơn giá nguyên, vật liệu được ghi sổ và đơn giá nguyên, vật liệu vào ngày kiểm kê. Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 nên dùng Tài khoản 159 – “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau: Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi vào giá vốn hàng bán. Dư nợ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Cuối niên độ, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối niên độ sau, kế toán tính mức dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cần nhập. Nếu dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu đã trích lập năm trước, kế toán tiến hành trích lập thêm dự phòng: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu sau thấp hơn niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán 3.2.3. Hoàn thiện quy trình nhập nguyên, vật liệu Trong quy trình thu mua nguyên, vật liệu, khi vật tư về kho nhà máy, thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm và tiến hành cho nhập kho. Điều này có thể dẫn tới rủi ro trong việc gian lận và thông đồng giữa thủ kho và cán bộ thu mua nguyên, vật liệu. Để giảm thiểu rủi ro này, nhà máy nên lập ra một hội đồng kiểm tra chất lượng sản phẩm, trong đó gồm có cán bộ thu mua, thủ mua và đại diện kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà máy. Sản phẩm của hội đồng này sẽ là “ Biên bản nghiệm thu nguyên, vật liệu” , trên đó có ghi chủng loại, số lượng nguyên, vật liệu và kết luận có phù hợp với số liệu được ghi trên hợp đồng hay không. Mẫu “ Biên bản nghiệm thu nguyên, vật liệu” có thể được lập theo mẫu như sau: BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGUYÊN VẬT LIỆU Căn cứ vào yêu cầu cung cấp ngày… tháng… năm… của phòng … về việc cung cấp nguyên, vật liệu sản xuất… Hôm nay, ngày... tháng…năm, tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, kho …, Hội đồng nghiệm thu bao gồm: Ông ……… Chức vụ:…….. Ông………. Chức vụ: Cán bộ thu mua Ông………. Chức vụ: Thủ kho Nội dung kiểm tra, nghiệm thu Số TT Tên nguyên, vật liệu Quy cách Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 2 3 Kết quả kiểm tra, nghiệm thu Kết luận CHỮ KÍ CỦA HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU Cán bộ thu mua Cán bộ kiểm tra Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 21: Biên bản nghiệm thu nguyên, vật liệu. KẾT LUẬN Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí nguyên, vật liệu trong chi phí sản xuất kinh doanh nói riêng và trong kết quả hoạt động kinh doanh nói chung, kế toán và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 đã có sự vận dụng linh hoạt các quy định của Bộ tài chính, đồng thời có những giải pháp để làm phù hợp hơn với đặc điểm của nhà máy, vì vậy đã giành được những thành tựu to lớn: “ nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh với các sản phẩm trong nước và nước ngoài”. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định, nhà máy cần khắc phục để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – PGS.TS Nguyễn Văn Công, người đã hướng dẫn tận tình em trong quá trình thực tập và các anh chị phòng kế toán, người đã chỉ bảo tận tình để giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2. Tuy nhiên, do có sự hạn chế về thời gian và kinh nghiệm thực tế, chuyên đề thực tập sẽ không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được những ý kiến quý báu của thầy cô và các bạn. Hà Nội, ngày 2 tháng 4 năm 2008 Sinh viên Lê Khắc Hải DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân – 2006. 2. Chế độ Kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính – 2006. 3. Quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ tài chính. 4. Bản cáo bạch Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – 2007 5. www.postef.com