Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty công trình giao thông II Hà Nội

các tài khoản Theo dõi thanh toán,ghi Nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Đã ghi sổ cái ngày tháng.năm.. Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên ) Kế toán tổng hợp ( Ký, họ tên ) Ngàythángnăm Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên Có của tài khoản 111 được phản ánh ở nhật ký chứng từ số 1- Ghi Có TK 111-Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái của tài khoản 152. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiêt vật liệu thì đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Cách ghi chép tương tự đối với các nhật ký chứng từ khác như: nhật ký chứng từ số 2,3,4,6,7,8,9,10. Cuối tháng cộng các nhật ký chứng từ, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có của các tài khoản, ghi Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152 và ghi vào bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu. Đơn vị . Bảng kê số 3 TT Chỉ tiêu TK 152 TK 153 HT TT HT TT Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên ) Ngàytháng.năm Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Sau khi đã tổng hợp được giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ từ các nhật ký chứng từ, kế toán tiến hành tính hệ số chênh lệch . Đối với chỉ tiêu xuất dùng trong tháng kế toán lấy số liệu trên bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trước hết được phản ánh vào bảng phân bổ số 2. Bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng loại và theo từng đối tượng sử dụng nguyên vật liệu. Nếu doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thì giá trị nguyên vật liệu xuất dùng hàng ngày được ghi vào Bảng phân bổ số 2 theo giá hạch toán, cuối tháng cộng số liệu nhân với hệ số chênh lệch giá ở bảng kê số 3 để tính giá thực tế. Nếu doanh nghiệp sử dụng các phương pháp tính giá thực tế xuất kho khác thì kế toán căn cứ vào phương pháp áp dụng để tính giá thực tế và ghi vào cột giá thực tế trên bảng phân bổ số 2. Bảng phân bổ số 2 Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Thángnăm.. TT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng ( Ghi Nợ các TK ) TK 152 TK 153 HT TT HT TT Sau đó căn cứ vào số liệu ở bảng phân bổ số 2- Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cột giá trị thực tế ghi vào nhật ký chứng từ số 7 theo định khoản ghi Có TK 152, ghi Nợ TK liên quan. Cuối tháng căn cứ số tổng cộng cột có TK 152 ở nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào sổ cái của TK 152 dòng tổng số phát sinh có Bộ, Tổng cục.. Đơn vị. Nhật ký chứng từ số 7 Ghi Có TK 152,ghi Nợ các tài khoản liên quan Thángnăm TT TK Ghi Có TKGhi Nợ 152 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí NKCT số1 NKCT số 5 Bộ, Tổng cục.. Đơn vị Sổ cái Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 12 Cộng Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên ) Ngàytháng.năm Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Chương II Thực trạng công tác kế toán ở Công ty công trình giao thông II Hà Nội I.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty công trình giao thông II Hà Nội. 1.Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty công trình giao thông II Hà Nội. Công ty công trình giao thông II Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Sở Giao thông công chính Hà Nội. Công ty được thành lập theo quyết định số 1196/QĐ- UB ngày 24/03/1993, quyết định số 3401/QĐ- UB ngày 11/10/1996 và quyết định số 1298/QĐ- UB ngày 29/03/2000 của UBND Thành phố Hà Nội. Công ty đã được Sở Xây dựng Hà Nội cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng số 76/SXD-CC ngày 23/09/1997 được thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, thoát nước đến nhóm B. Địa chỉ : 125 Nguyễn Huy Tưởng – Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Số điện thoại :8.582320 – 8.544345 Từ ngày thành lập đến nay, Công ty đã đổi tên gọi qua từng giai đoạn như: +Tháng 4/1983: Thành lập với tên gọi đoạn quản lý đường bộ số 2 Hà Nội +Tháng 2/1985: Đổi tên thành Xí nghiệp cầu đường số 2 Hà Nội +Tháng 11/1992: Đổi tên thành Công ty cầu đường số 2 Hà Nội +Tháng 3/1993: Đổi tên thành Công ty công trình giao thông II Hà Nội * Nhiệm vụ chủ yếu: +Quản lý, sửa chữa hệ thống đường hè, cầu, cống và tổ chức giao thông trên địa bàn thành phố Hà Nội. +Xây dựng và sửa chữa các công trình giao thông thuỷ lợi, thoát nước nhóm B +Xây dựng,san lấp mặt bằng các công trình dân dụng và công nghiệp nhóm C +Khảo sát, thiết kế các công trình giao thông thoát nước và các công trình khác +Khai thác kinh doanh vật tư chuyên ngành xây dựng, kinh doanh vận tải vật tư thiết bị sửa chữa phương tiện vận tải và sản xuất vật liệu xây dựng . +Duy trì và trồng mới cây xanh ở hành lang đường bộ. +Liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty công trình giao thông II Hiện nay Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm gần 500 người với hơn 100 kỹ sư, cán bộ kỹ thuật, trung cấp và hơn 100 công nhân bậc cao các loại cùng với dàn máy móc hiện đại. Để thực hiện nhiệm vụ do UBND Thành phố Hà Nội và Sở Giao thông công chính giao cho Công ty đã nhiều lần đổi mới tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý gọn nhẹ. Giám đốc Phó GĐ Phó GĐ Phòng KHKT Phòng QLGT Phòng TC- KT Phòng TC - HC Xí nghiệp QLCĐ số 21 Xí nghiệp QLCĐ số 22 Xí nghiệp QLCĐ số 23 Trạm trộn BTAF Xí nghiệp XDGT ĐT Xí nghiệp TCCG Các đội sản xuất Các đội sản xuất Ban chỉ huy công trường (Chủ nhiệm công trình) *Các phòng nghiệp vụ - Phòng Kế hoạch - Tổng hợp - Phòng Quản lý giao thông - Phòng Kế toán - Tài chính - Phòng Tổ chức - Hành chính *Các đơn vị sản xuất kinh doanh Công ty có 5 Xí nghiệp trực thuộc, 1 Xưởng bê tông áp fan (BTAF) và Vật liệu xây dựng, một ban kinh doanh dịch vụ đang tổ chức triển khai các hoạt động sản kinh doanh trên các địa bàn. Các Giám đốc Xí nghiệp do Giám đốc Sở Giao thông công chính Hà Nội bổ nhiệm có tư cách pháp nhân không đầy đủ, hạch toán nội bộ trong Công ty, có con dấu riêng, được mở tài khoản chuyên thu thực hiện nhiệm vụ do Giám đốc Công ty giao: - Xí nghiệp thi công cơ giới (TCCG): - Xí nghiệp xây dựng giao thông đô thị (XDGTĐT) : - Xí nghiệp quản lý cầu đường số21 (QLCĐ số 21): - Xí nghiệp quản lý cầu đường số 22 (QLCĐ số 22): - Xí nghiệp quản lý cầu đường số 23 (QLCĐ số 23): - Xưởng BTAF và vật liệu xây dựng (VLXD) : Công ty công trình giao thông II Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước được phép hoạt động đa chức năng, có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng các yêu cầu phát triển của nghành xây dựng. Công ty đã và đang hoạt động có hiệu quả trong nhiều năm qua. Ngoài kế hoạch vốn duy tu duy trì các tuyến đường Công ty quản lý mà Sở Giao thông công chính Hà Nội phân bổ hàng năm. Công ty đã tìm kiếm và được chủ đầu tư giao cho thực hiện thi công xây lắp nhiều công trình hoặc hạng mục công trình lớn cộng với các hợp đồng kinh tế có quy mô trung bình và nhỏ, Công ty đã tạo ra việc làm ổn định, nâng cao đời sống CBCNV, bảo toàn và phát triển được nguồn vốn do Nhà nước cấp, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước năm sau tăng hơn năm trước. 2.Đặc điểm tổ chức kế toán Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng nên tự chủ về mặt tài chính, các xí nghiệp thành viên hoạt động trực thuộc Công ty nên có tư cách pháp nhân không đầy đủ. Công ty thực hiện chế độ doanh thu và lợi nhuận lấy thu bù chi đối với các đơn vị thành viên và các phòng nghiệp vụ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Công ty được tiến hành thường xuyên theo quý, tổng kết năm tài chính từ ngày 01tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Mọi chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ sách kế toán đều được lưu trữ trên máy vi tính của Công ty và được bảo quản cẩn thận theo quy định tại các đơn vị trực thuộc có liên quan. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty công trình giao thông II Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán bán hàng Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán giá thành Thủ quỹ Bộ phận kế toán ở các XN thành viên Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của Công ty, Công ty Công trình giao thông II áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. II. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu. 1.Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại công ty Vật liệu sử dụng tại công ty là vật liệu của ngành xây dựng, giao thông cơ bản. Chúng đa dạng về chủng loại, quy cách như: xi măng, đá, cát, sỏi, nhựa đường... ngoài ra còn có những vật liệu và công cụ dụng cụ khác như: sơn, xăng dầu, củi, các loại phụ tùng thay thế. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu là rất phức tạp đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc. Trong thực tế hoạt động sản xuất của công ty hiện nay, một phần lớn vật liệu mà công ty sử dụng có khối lượng lớn, cồng kềnh không phù hợp với việc nhập kho như: đá xanh, cát các loại, cấu kiện bê tông... đối với những loại này Công ty công trình giao thông II đã vận dụng linh hoạt là căn cứ vào hạn mức vật liệu được duyệt để tiến hành mua và đổ tại chân công trình mà không qua nhập kho. Đối với những công trình có quy mô lớn thì bộ phận vật tư sẽ trực tiếp mua vật tư đổ tại chân công trình và hoàn tất các thủ tục về nhập xuất vật tư. Còn đối với công trình có qui mô nhỏ thì đội sản xuất sẽ đứng ra mua vật liệu, sau đó chuyển hoá đơn chứng từ xuống phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Khi Công ty được Sở Giao thông công chính giao hoặc Công ty trúng thầu các công trình giao thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch đồng thời lập dự toán cho công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó bộ phận vật tư dựa vào hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên giám đốc duyệt, nếu được giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty công trình giao thông II Hà Nội là phần lớn vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất mua về là không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán vật tư luôn phản ánh vật liệu theo giá thực tế và không sử dụng giá hạch toán. 2.Kế toán nhập nguyên vật liệu 2.1.Chứng từ sử dụng: +Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho +Biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu +Phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ cần thiết khác ở Công ty có 3 trường hợp nhập nguyên vật liệu: +NVL mua về nhập kho +NVL sản xuất nhập kho +NVL mua về không qua nhập kho mà xuất thẳng tới chân công trình. Vật liệu ở Công ty công trình giao thông II Hà Nội chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến được những vật liệu đó để phục vụ cho sản xuất của mình. Do vậy khi mua vật tư với số lượng lớn, vật tư này không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến chân công trình là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thường thì chi phí này được tính luôn vào giá mua. Ví dụ: Theo hoá đơn số 54232 ngày10/ 2/ 2003. Công ty mua của Công ty thiết bị vật tư Bộ Giao thông gồm 100.000kg nhựa đường,giá bán trên hoá đơn là 300.000.000đ chưa có thuế Theo phiếu chi số 188 ngày 15/ 2/ 2003 ở tài khoản tiền mặt trả tiền bốc xếp số Nhựa đường trên vào kho là: 12.000.000đ. Do đó giá mua thực tế của 100.000kg Nhựa đường là: 300.000.000+12.000.000 = 312.000.000đ Nếu về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật tư xác định là không bị mất mát hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho. Như vậy, Công ty công trình giao thông 2 Hà Nội nhập kho nguyên vật liệu theo giá thực tế. Hoá đơn (gtgt) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 02 năm 2003 Mẫu số 01 GTKT – 3LL Đơn vị bán hàng: Địa chỉ:. Điện thoại:.. Họ tên người mua hàng: Địa chỉ: Số tài khoản:. Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 Nhựa đường Kg 100.000 3.000 300.000.000 đ Cộng tiền hàng: 300.000.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 30.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 330.000.000đ Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba mươi triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công ty Công trình giao thông II Địa chỉ: 125 Nguyễn Huy Tưởng Mẫu số 01 –VT Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 2 năm 2003 Số: 05 Nợ:152 Có:331 Họ tên người nhận hàng: Theo hoá đơn số: 54232 ngày 10 tháng 2 năm 2003 Nhập tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Nhựa đường kg 100.000 3.000 300.000.000 Cộng 300.000.000 Cộng thành tiền(bằng chữ): Ba trăm triệu chẵn./ Nhập, ngày 10 tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Được lập thành 3 liên ) 1 liên lưu lại bộ phận vật tư, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên chuyển cho phòng kế toán. Đơn vị: Công ty Công trình giao thông II Địa chỉ:125 Nguyễn Huy Tưởng Mẫu số 02 –TT Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của BTC Phiếu chi Ngày 15 tháng 2 năm 2003 Số: 24 Nợ: 331 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Đội thi công 2 Lý do chi: Trả tiền bốc xếp Nhựa đường vào kho Số tiền: 12.000.000đ (Viết bằng chữ: Mười hai triệu đồng chẵn.) Kèm theo: Chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký tên, đóng dấu) Người lập phiếu (Ký tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười hai triệu đồng chẵn./ Ngày 15 tháng 02 năm 2003 Thủ quỹ (Ký tên) Người nhận tiền (Ký tên) 2.2.Tài khoản kế toán -Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 ”nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này được Công ty mở 4 tài khoản cấp hai để theo dõi chi tiết: TK 1521 vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ. TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế. -Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” -Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” -Tài khoản 141 “Tạm ứng”, tài khoản thanh toán khác như : Tài khoản 111,112, 2.3.Trình tự hạch toán -Khi mua nguyên vật liệu (nguyên vật liệu về cùng hoá đơn) căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi : Nợ TK 152 (chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Trường hợp chưa trả cho người bán Có TK 111,112,311: Trường hợp đã thanh toán cho người bán +Ví dụ trong tháng 2/2003 công ty mua nhựa đường của công ty thiết bị bộ Giao thông, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 300.000.000đ Nợ TK 1331 : 30.000.000đ Có TK 331: 330.000.000đ -Trường hợp khi nhân viên trong Công ty ứng tiền để mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 141 Có TK 111 -Trường hợp phát sinh chi phí vận chuyển trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hoá đơn, phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111,112,331 +Cụ thể tháng 2/2003: Nợ 152: 11.000.000 Nợ 133: 1.000.000 Có 111: 12.000.000 -Nhập kho phát hiện thiếu vật liệu so với hoá đơn, căn cứ vào biên bản kiểm nhận NVL, biên bản xử lý ghi: Nợ TK 1381: Chờ xử lý Nợ TK 1388: Yêu cầu bồi thường Có TK 111,331: Giá thanh toán số nguyên vật liệu còn thiếu -Trường hợp khi nhận được Hoá đơn GTGT mà nguyên vật liệu chưa về căn cứ hoá đơn ghi: Nợ TK 151: Giá chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111,112,331: Giá thanh toán trên hoá đơn +Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 111,112,141,331... Cụ thể trong tháng 2/ 2003 Công ty đã thanh toán tiền Nhựa đường bằng tiền gửi ngân hàng kế toán ghi định khoản: Nợ TK 331: 330.000.000đ Có TK 112: 330.000.000đ -Trường hợp vật liệu sản xuất mang nhập kho Nợ TK 152 Có TK 154 -Trường hợp nguyên vật liệu mua đưa thẳng đến công trường xây dựng, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ: 621 Nợ: 133 Có: 111,112,331 3.Kế toán xuất nguyên vật liệu. 3.1.Chứng từ sử dụng: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc xuất nguyên vật liệu đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo như chế độ kế toán quy định. Các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán và ghi sổ kế toán. -Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT -Phiếu thu, phiếu chi Tại Công ty công trình giao thông II Hà Nội, vật tư xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này giá thực tế vật tư xuất kho được xác định theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất kho trong tháng = Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng + Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng X Số lượng xuất kho vật liệu trong tháng Số lượng vật liệu tồn đầu tháng + Số lượng vật liệu nhập trong tháng Công ty công trình giao thông 2 Phiếu xuất kho theo hạn mức Bộ phận sử dụng : Đội thi công cơ giới 2 - Duy tu địa phương tháng 3/2003 Đối tượng sử dụng: Vá ổ gà 10 cm nhựa 5,5: 2000m2 Xuất tại kho: Số phiếu: 01 SốTT Tên quy cách vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Hạn mức được duyệt Số lượng thực xuất Nhựa đường Đá dăm tiêu chuẩn Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 0,5x1 Củi Diezel Dầu phụ kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít 6.507,5 218,8 5.86 28,2 24,3 5.086,2 250 10 11.770 263,8 7,2 47,4 44 9.200 Đơn vị: Công ty công trình giao thông II Địa chỉ:125- Nguyễn Huy Tưởng Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 02 năm 2003 Số: 26 Mẫu số 02- VT (QĐ số:1141-TC/CĐKT ngày 1-11-1995củaBTC) Họ tên người nhận hàng: Ông Hưởng Lý do xuất kho: Duy tu Xuất tại kho: Số 1 Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm,hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Nhựa đường Kg 11.770 11.770 3.018,63 35.529.000 Cộng 35.529.000đ Cộng thành tiền(bằng chữ): (Ba mươi lăm triệu năm trăm hai chín nghìn đồng chẵn). Xuất, ngày 12 tháng 02 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Theo phiếu xuất kho số 10 ngày 12/ 02/ 2003 trên xuất cho Ông Hưởng đội thi công cơ giới số 2 là 11.770kg Nhựa đường phục vụ cho việc duy tu tháng 3/2003, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế vào số lượng tồn kho đầu tháng, số nhập trong tháng của Nhựa đường trong sổ chi tiết vật liệu thì giá thực tế Nhựa đường xuất kho được xác định như sau: 78.875.000 + 312.000.000 x 11.770 = 35.529.000 27.500 + 100.000 Vật liệu xuất kho tại Công ty chủ yếu sử dụng phục vụ cho nhu cầu sản xuất, cho nhu cầu phục vụ và quản lý trong Công ty. Khi có hợp đồng sản xuất vật liệu, phòng kế hoạch- Tổng hợp tiến hành lập kế hoạch sản xuất và phân giao nhiệm vụ cho phân xưởng sản xuất BTAF và VLXD. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ và định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, các bộ phận sử dụng vật tư tiến hành ghi số lượng vật tư cần sử dụng trong ngày hoặc trong tuần vào sổ Báo cáo đề nghị vật tư.Sau khi quản đốc phân xưởng xem xét và ký vào sổ, người lĩnh vật tư chuyển sổ lên phòng cung ứng. Nếu xét thấy nhu cầu hợp lý thì phòng cung ứng lập Phiếu xuất kho và ghi số lượng cần sử dụng vào cột yêu cầu của Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên. Trong đó 1 liên lưu lại bộ phận vật tư và 1 liên đội trưởng sản xuất mang đến kho sau khi thủ kho ký nhận vào phiếu xuất kho. Định kỳ kế toán vật tư xuống kho nhận phiếu xuất kho. 3.2.Tài khoản sử dụng: -Tài khoản 152: Nguyên vật liệu Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. -Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 136: Phải thu nội bộ -Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán 3.3.Trình tự kế toán: Hiện nay ở Công ty công trình giao thông II Hà Nội vật liệu xuất dùng phục vụ cho sản xuất theo hạn mức vật tư. Khi có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào định mức vật tư do nhà nước xây dựng và dự toán công trình để lập phiếu xuất kho theo hạn mức công trình. Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho theo định mức của công trình nào đó thì phân bổ vật tư cho công trình đó. Trong quá trình thi công công trình đúng theo yêu cầu thiết kế dẫn đến thiếu vật tư thì khi đó sẽ được xuất thêm vật tư ngoài hạn mức công trình đó và số vật tư xuất thêm này sẽ phân bổ thẳng cho công trình đó. Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng 2/2003 của đội thi công cơ giới, kế toán vật tư tiến hành tính toán từng loại vật liệu, sau đó tính tổng số vật liệu xuất dùng: Nhựa đường : 11.770 x 3.018,63 = 35.529.000 Đá dăm tiêu chuẩn : 263,8 x 85.000 = 22.423.000 Đá 2x4 : 7,2 x 80.000 = 576.000 Đá 1x2 : 47,4 x 100.000 = 4.740.000 Đá 0,5x1 : 44 x 100.000 = 4.400.000 Cộng : 67.668.000đ Trong tháng 2/2003, Công ty đã xuất vât liệu chính phục vụ cho hoạt động sản xuất là: 189.445.000 Khi xuất vật liệu chính cho các công trình, căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng 2/2003 kế toán ghi: Nợ TK 621: 189.445.000 Có TK 152 (1521): 189.445.000 *Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu phụ: Vật liệu phụ ở Công ty công trình giao thông II Hà Nội cũng được xuất cho sản xuất theo hạn mức như vật liệu chính. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất nguyên vật liệu cho từng công trình để hạch toán. Kế toán vật tư cũng tiến hành phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu phụ xuất dùng cho các đối tượng Cụ thể theo phiếu xuất kho cho công trình kế toán tiến hành hạch toán: Dầu phụ = 10(lít) x 3.450 = 34.500đ Đối với các đối tượng sử dụng khác kế toán cũng tính toán tương tự. Trong tháng 2/ 2003, Công ty đã xuất vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất là: 960.000 Vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho (trong tháng 2/2003) kế toán ghi: Nợ TK 621 960.000 Có TK 152(1521) 960.000 *Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ nhiên liệu: Đối với nhiên liệu cũng được tiến hành tương tự như vật liệu chính và vật liệu phụ. Kế toán căn cứ vào số liệu tính toán phản ánh toàn bộ chi phí nhiên liệu xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất kho cho đội duy tu Gia Lâm kế toán tiến hành tính toán. Dầu diezel = 300 (lít) x 4.090 =12.227.000 Củi = 9.300 x 500 = 4.650.000 Cộng 5.877.000 Đối với các đội khác kế toán cũng tính toán tương tự. Trong tháng 2/2003 Công ty đã xuất nhiên liệu phục vụ cho sản xuất là: 14.157.000đ Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản: Nợ TK 621 14.157.000 Có TK 152(1523) 14.157.000 * Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế ở Công ty công trình giao thông II là một số chi tiết máy móc thiết bị và thường phát sinh ít. Bởi tại Công ty máy móc thiết bị có hiệu quả. Công ty giao trực tiếp máy móc thi công cho từng đội sản xuất đế sử dụng và bảo quản. Làm như vậy việc sử dụng và bảo quản máy móc thiết bị của Công ty đội sản xuất sẽ có trách nhiệm hơn. Trong quá trình sản xuất mà phát sinh máy móc thiết bị bị hỏng cần phải có phụ tùng thay thế ở đội sản xuất nào (chi tiết cho công trình nào) thì chi phí phụ tùng thay thế phân bổ thẳng cho công trình ấy thuộc đội ấy. Cụ thể trong tháng 2/2003 phát sinh ở đội 2, do đó phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ đồng thời kế toán ghi bút toán: Nợ TK 621: 780.000 Có TK 152 (1524): 780.000 * Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu, vượt định mức. -NVL xuất dùng cho các công trình còn thừa đem nhập kho. Nợ TK: 152 Có TK: 621 -Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí NVL trực tiếp để tính giá thành. Nợ TK: 154 Có TK: 621 -Phần NVL vượt định mức không được tính vào giá thành sản phẩm kế toán căn cứ vào quyết toán các công trình ghi. Nợ TK: 632 Có TK: 154 *Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty công trình giao thông 2 Hà nội. Kế toán chi tiết xuất nguyên vật liệu là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình xuất kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Công ty công trình giao thông II Hà Nội hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Nhưng ở kho chỉ theo dõi sự biến động về số lượng của vật liệu. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về vật liệu cả mặt số lượng và mặt giá trị. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau: * ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả số lượng và chất lượng của từng vật tư. Thủ kho phải nắm vững số lượng và tình trạng chất lượng của vật liệu trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đơn vị sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho các kế toán vật tư để cho kế toán vật tư ghi vào sổ chi tiết vật liệu. * Phòng kế toán: Hàng ngày kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho các chứng từ ở phòng vật tư chuyển xuống để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết (dạng tờ rời) của từng loại vật tư. Mỗi loại vật tư được mở một tờ sổ riêng để theo dõi. Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu được thực hiện như sau: Sổ chi tiết vật liệu gồm 13 cột, mỗi cột đảm nhiệm phản ánh một nội dung nhất định. - Cột 1 căn cứ vào ngày, tháng, năm ghi trên các phiếu nhập, xuất vật tư để ghi vào. Cột 2,3 căn cứ vào số hiệu chứng từ trên các phiếu nhập, xuất để ghi. - Cột 4 phản ánh một cách khái quát nội dung của chứng từ. Cột 5,6,7 căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu xuất kho để ghi. Đơn giá xuất kho Nhựa đường = 72.875.000+312.000.000 27.500 + 100.000 - Cột 9: Đơn giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền: - Cột 10 = cột 8 x cột 9 Sau khi tính được đơn giá và thành tiền vật tư xuất kho kế toán mới quay trở lại ghi hai số liệu đó vào các cột tương ứng trên các phiếu xuất kho vật tư. Cột 11: Số lượng vật tư tồn cuối kỳ = (Tổng số vật tư nhập trong kỳ + Tổng số vật tư tồn cuối kỳ) – Tổng số vât tư xuất trong kỳ Cột 12 = Cột 12 + tổng cộng cột 7 – Tổng cộng cột 10 Tương tự trong tháng đối với các vật liệu khác đều được lập sổ chi tiết tương tự như cách lập trên. Công ty Công trình Giao thông II Hà Nội Thẻ kho Số thẻ : . Ngày lập : 2/2003 Tên vật tư : Nhựa đường Nhãn hiệu : 1521 Đơn vị tính : Tấn Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Còn lại Nhập Xuất Nhập Xuất Số chi tháng 1 mang sang 27.500 12/02 5 Ông Hưởng mua Nhựa đường 100.000 15/02 10 Xuất cho Ông Hưởng đội thi công cơ giới 2 11.770 Dư cuối kỳ Số liệu dòng cộng, cột thành tiền trên mỗi Phiếu xuất kho được sử dụng để làm căn cứ ghi vào một dòng trên Bảng kê xuất vật liệu. Như vậy, trên bảng kê xuất vật liệu chỉ theo dõi trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho. Cuối tháng, kế toán tổng hợp và ghi vào dòng cộng trên mỗi Bảng kê xuất vật liệu . Số liệu này thể hiện trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho cho từng đối tượng trong tháng. Đồng thời số liệu này còn là căn cứ ghi vào phần xuất vật liệu trên “Bảng phân bổ vật liệu xuất kho” trong tháng Ngoài việc lập bảng kê xuất vật liệu cho từng đối tượng sử dụng, kế toán chi tiết xuất nguyên vật liệu còn theo dõi hàng ngày tình hình xuất vật liệu trên một sổ gọi là Sổ theo dõi Nhập –Xuất – Tồn vật liệu. Kết cấu của sổ chia làm 4 phần: Tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ. Số lượng tồn cuối kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Số lượng xuất trong kỳ Cuối tháng kế toán vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ theo dõi Nhập –Xuất – Tồn vật liệu của từng kho với thẻ kho, các số liệu này phải khớp đúng với nhau. Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn vật liệu Tháng 2/2003 Ngày tháng Vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Vật liệu chính 12/02 Nhựa đường 72.875.000 312.000.000 35.529.000 349.346.000 Đá 142.000.000 32.139.000 109.207.000 18/02 Dầu bôi trơn 960.000 960.000 Nhiên liệu 20/02 Dầu Diezel 1.227.000 1.227.000 22/02 Phụ tùng thay thế 780.000 780.000 25/02 Củi 4.650.000 4.650.000 Cộng 72.875.000 461.617.000 75.285.000 459.207.000 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 2/2003 Tài khoản:.. Đối tượng: Công ty thiết bị vật tư Bộ giao thông vận tải Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 70.000.000 2.Số phát sinh mua nhựa đường 1521 300.000.000 133 30.000.000 Thanh toán tiền nhựa đường 112 330.000.000 Cộng phát sinh 330.000.000 330.000.000 3.Số dư cuối kỳ 70.000.000 Sổ cái TK1521 Số dư đầu năm Nợ Có 72.875.000 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 12 Cộng Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 378.500.000 454.000.000 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 190.000.000 Cộng số phát sinh Nợ 568.500.000 454.000.000 Cộng số phát sinh Có 568.500.000 189.445.000 Số dư cuối tháng Nợ 72.875.000 337.430.000 Số dư cuối tháng Có Ngày 28 tháng 2 năm 2003 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK1522 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 12 Cộng Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 - 960.000 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 1.020.000 Cộng số phát sinh Nợ 1.020.000 960.000 Cộng số phát sinh Có 1.020.000 960.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Số dư cuối tháng Có Ngày 28 tháng 2 năm 2003 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 1523 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 12 Cộng Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 2.560.000 8.280.000 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 4.700.000 5.877.000 Cộng số phát sinh Nợ 7.260.000 14.157.000 Cộng số phát sinh Có 7.206.000 14.157.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Số dư cuối tháng Có Ngày 28 tháng 2 năm 2003 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 1524 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 12 Cộng Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 - Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 560.000 780.000 Cộng số phát sinh Nợ 780.000 780.000 Cộng số phát sinh Có 780.000 780.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Số dư cuối tháng Có Ngày 28 tháng 2 năm 2003 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Chương III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NGUYÊN vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông II Hà Nội I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông II Hà Nội. 1. Những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trường đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Công trình Giao thông II nói riêng. Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với Công ty, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, Công ty đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước. Bởi vậy Công ty không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường. Đây là một thành tích rất lớn với Công ty. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện hơn, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu. Mặc dù Công ty có thuận lợi là sản phẩm làm ra không phải qua tiêu thụ thị trường, nhưng những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: nguyên vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trường. Cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động. Do đó việc quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, sử dụng hợp lý, hạch toán đầy đủ đúng đắn sẽ là cơ sở của việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để làm được như vậy công ty luôn cải tiến công tác quản lý và hạch toán của mình. Để quản lý vật liệu nhập kho, Công ty đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của Công ty không bị hao hụt mất mát, Luôn tổ chức phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Trên cơ sở phân loại này các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu. Trong việc sử dụng vật liệu, Công ty đã có hệ thống định mức cụ thể chi tiết cho từng loại vật liệu, từng hạng mục công trình, từng công trình. Tạo điều kiện cho Công ty quản lý vật tư một cách chặt chẽ, tránh hiện tượng sử dụng vật tư một cách lãng phí, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty. Công ty đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Một mặt Công ty tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kế toán được chính xác nhanh gọn. Công ty đã vận dụng linh hoạt các quy định trong chế độ vào thực tế sản xuất kinh doanh để tạo các biểu mẫu chứng từ phù hợp nhất hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ như hiện nay ở Công ty là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của Công ty. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện. 2 Những tồn tại cần phải hoàn thiện 2.1.Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Do vậy công ty phải lập sổ danh điểm vật tư sao cho thật rõ ràng, dễ nhận biết nhất. Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy hệ thống kho, bãi của công ty là vô cùng quan trọng Hơn nữa cho đến nay Công ty chưa sử dụng nhiều các thiết bị máy vi tính vào công việc của phòng kế toán để phục vụ cho công tác kế toán, cho nên hiện nay việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là dựa trên sổ sách kế toán. Khối lượng công việc kế toán chưa được giảm nhẹ. 2.2 Về công tác hạch toán vật liệu: Về hạch toán xuất kho vật liệu: Khi xuất kho vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh bộ phận vật tư chỉ lập 3 liên: 1 liên phòng vật tư giữ, 1liên phòng kế toán giữ, 1 liên thủ kho giữ. Như vậy người trực tiếp nhận vật tư (thường là đội trưởng sản xuất) khi nhận vật tư về khó có chứng từ gốc do vậy khi cần chứng minh đã nhận hay chưa nhận vật tư thì sẽ khó có bằng chứng để chứng minh đó là điều bất lợi đối với người nhận vật tư. Hoặc đã nhận vật tư là bao nhiêu cũng không có bằng chứng chứng minh. 2.3.Việc vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán vật liệu ở công ty là hợp lý phù hợp với tình hình kinh doanh của cônh ty, nhưng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, sổ điểm danh vật liệu còn chưa thể hiện được từng nhóm, từng loại, từng thứ, từng quy cách. Đó là những mặt hạn chế còn tồn tại của Công ty. Qua thời gian thực tập công tác kế toán tại Công ty Công trình Giao thông II Hà Nội, em nhận thấy những ưu điểm và một số hạn chế của công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. Chính vì lý do đó, em mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tại công ty sao cho phù hợp với tình hình kinh tế hiện nay. II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông II Hà Nội. 1.Hoàn thiện quản lý nguyên vật liệu tại kho Để tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu tại kho của công ty được hiệu quả hơn, công ty cần trang bị hệ thống nhà kho, các dụng cụ cân, đo, đếm được tốt hơn. Trên thực tế đẻ làm được việc này đòi hỏi phải có một số lượng vốn lớn đầu tư ban đầu. Tuy nhiên hiệu quả mang lại cao sẽ khắc phục được khó khăn này. Hơn nữa công ty đang có kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nên việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng trong đó có hệ thống nhà xưởng là biện pháp cần thiết mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. 2. Lập sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, công ty nên lập sổ điểm danh vật tư. Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết. Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư được thực hiện như sau: Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, Công ty phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau: - Dựa vào loại vật liệu. - Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của tài khoản 152 - Vật liệu chính: 1521 - Vật liệu phụ : 1522 - Nhiên liệu : 1523 - Phụ tùng thay thế: 1524 Hiện nay ở Công ty chỉ sử dụng vật liệu dưới 10 nhóm do vậy ta chỉ sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đạt mã như sau: * Đối với vật liệu chính: + Nhóm đá : 1521- 1 + Nhóm nhựa đường : 1521- 2 + Nhóm xi măng : 1521- 3 + Nhóm cát : 1521- 4 * Đối với vật liệu phụ : + Nhóm sơn : 1522 – 1 + Nhóm dầu phụ : 1522 – 2 + Nhóm vật liệu khác : 1522-3 * Đối với nhiên liệu : + Nhóm xăng : 1523 –1 +Nhóm diezel : 1523-2 + Nhóm củi : 1523-3 * Đối với phụ tùng thay thế: + Nhóm phụ tùng cơ khí (vòng bi, xích) : 1524- 1 + Nhóm phụ tùng điện (bóng đèn xe, dây điện) : 1524 –2 Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách. Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của Công ty Công ty Công trình Giao thông II Hà Nội Sổ danh điểm vật liệu Loại vật liệu chính- ký hiệu 1521 Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 1521-1 1521-1-001 1521-1-002 1521-1-003 1521-1-004 Đá 4x6 xanh Đá 2x4 xanh Đá 1x2 xanh Đá 1x0,5 xanh m3 m3 m3 m3 1521-2 1521-2-001 1521-2-002 1521-2-003 1521-2-004 Nhựa đường Singapo 150 Nhựa đường Singapo 152 Nhựa đường Nhật 160 Nhựa đường Nhật 159 kg kg kg kg 1521-3 1521-3-001 1521-3-002 1521-3-003 1521-3-004 1521-3-005 Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Trung Quốc Xi măng trắng Hải Phòng Cát đen hạt mịn tấn tấn tấn tấn m3 1521-4 1521-4-001 1521-4-002 1521-4-003 Cát đen hạt mịn Cát đen hạt thô Cát vàng m3 m3 m3 3.Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán: Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt. Vì vậy lãnh đạo của Công ty phải có những quyết định kịp thời và chính xác. Muốn vậy, người lãnh đạo phải có đầy đủ các thông tin. Kế toán với vai trò là người cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định. Nhưng việc lấy thông tin từ sổ sách là rất lâu, không kịp thời vì vậy Công ty trang bị máy vi tính cho phòng kế toán bởi phương tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh. Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời. Đặc biệt đối với công tác hạch toán vật liệu cùng với việc lập sổ danh điểm vật tư và việc sử dụng máy vi tính sẽ là điều kiện rất thuận lợi cho công tác quản lý vật tư. 4. Lập ban kiểm nghiệm vật tư: Vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại thực tế của vật tư. Do vậy Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty. Trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nghiệm vật tư là hoá đơn của người cung cấp, trong trường hợp hoá đơn chưa về mà hàng đã về thì bộ phận kiểm nghiệm vật tư sã căn cứ hợp đồng mua bán để tiến hành kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thấy các hiện tượng thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất vật tư đã ghi trong hợp đồng thì bộ phận kiểm nhận sẽ lập biên bản xác nhận hiện trạng vật tư và nguyên nhân của nó để thuận tiện cho việc xử lý sau này. Ví dụ: Căn cứ hoá đơn số 14222 ngày 10/2/2003 của Công ty mua nhựa đường của công ty thiết bị vật tư Bộ giao thông và thực tế quá trình kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu Căn cứ vào hoá đơn số 14222 ngày 10/2/2003 của Công ty thiết bị vận tư BGTVT Thành phần ban kiểm nghiệm gồm: 1-Đại diện vật tư : .. 2-Đại diện tài vụ : .. 3-Đại diện kho : Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do ..trực tiếp nhận về Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng Số lượng sai Nhựa đường cân kg 100.000 100.000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ông(bà) nhận về Công ty thiết bị vật tư Bộ giao thông bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát thiếu hụt. Vật tư (Ký tên) Tài vụ (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) 5. Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Nếu Công ty sử dụng sổ danh điểm vật tư thì ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn sẽ bổ xung thêm cột danh điểm vật tư. Như vậy bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lập như sau: Cột I ghi ngày tháng. Cột II ghi tên vật liệu. Cột III ghi mã số danh điểm vật tư. Cột IV ghi trị giá vật liệu tồn đầu tháng. Cột V ghi trị giá vật liệu nhập trong tháng. Cột VI ghi trị giá vật liệu xuất trong tháng. Cột XII ghi trị giá vật liệu tồn cuối tháng. 6.Hoàn thiện thủ tục xuất kho, tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Mặc dù đã xây dựng được một hệ thống định mức nguyên vật liệu, nhưng tại công ty công trình giao thông II Hà Nội khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, chỉ dựa trên nhu cầu sản xuất của từng ca mà kế toán lập phiếu xuất kho. Kế toán không lập phiếu xuất kho theo hạn mức. Do đó rất khó khai thác được hiệu quả quản lý nguyên vật liệu thông qua hệ thống định mức sử dụng vật liệu. Do vậy để khắc phục công ty phải tiến hành lập phiếu xuất kho theo hạn mức theo mẫu đã được quy định. 7.Hoàn thiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Trên thực tế công ty công trình giao thông II Hà Nội cũng không tiến hành trích lập và theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này có ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Do đặc thù kinh doanh của công ty do vậy khối lượng nguyên vật liệu rất lớn. Đồng thời với mục tiêu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng lên. Trong khi đó giá nguyên vật liệu trên thị trường luôn luôn biến động, do đó chỉ cần biến động nhỏ trên thị trường cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vật công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu theo chế độ nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Đây là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra trong năm kế hoạch, bảo toàn được nguồn vốn kinh doanh. Tuy nhiên công ty có thể chỉ cần lập dự phòng đối với những nguyên vật liệu chính giá cả thường xuyên biến động, có ảnh hưởng lớn tới công ty. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế toán ghi. Nợ TK: 632 Có TK: 159 8.Sổ kế toán : Công ty nên chuyển hình thức nhật ký chứng từ sang hình thức nhật ký chung để thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy, giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Kết luận ------***------ Trong tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó chiếm tới 80% giá trị sản phẩm sản xuất ra. Qua thời gian thực tập tại Công ty công trình giao thông II Hà Nội là cơ hội tốt nhất giúp em vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế công việc, nó giúp em hiểu rõ hơn, sâu sắc hơn về nghiệp vụ chuyên môn. Khi tham gia tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại công ty, dù thời gian không nhiều nhưng với em lại rất có ý nghĩa. Một mặt tìm hiểu thực tế góp phần làm cụ thể hoá các kiến thức lý thuyết đã được học và làm nó trở nên sinh động hơn, một mặt bổ sung thêm những kiến thức thực tế còn ít ỏi của bản thân. Do thời gian thực tập không nhiều, nên phần trình bày chỉ tập trung vào những mặt sơ lược về vấn đề nguyên vật liệu của Công ty. Do trình độ có hạn và còn thiếu kinh nghiệm nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót. Kính mong các thầy cô và các cô chú trong Công ty góp ý bổ sung . Nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn và các cô chú trong Công ty nên em có thể hoàn thành được chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo và các cô chú trong Công ty . Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Xuân Tú Công ty Công trình giao thông II-Hà Nội Sổ chi tiết vật liệu chính Ký hiệu: 1521 Ngày lập: 02/2003 Đơn vị tính: kg Mẫu số 17-VT QĐ liên bộ TCKT-TG Số 583-LB Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 12/02 5 Số chi đầu tháng 2 27.500 72.875.000 - Ông Hưởng mua nhựa đường của CT.TBVT-BGT 100.000 3.000 300.000.000 - Bốc xếp nhựa đường 12.000.000 15/2 10 - Xuất cho ông An đội Gia Lâm 11.700 3.018,63 35.529.000 Cộng 100.000 312.000.000 11.770 35.529.000 115.730 349.346.000 Nhật ký chứng từ số 5 Ghi Có tài khoản 331-Phải trả cho người bán Tháng 2 năm 2003 Đơn vị tính:1.000đ TT Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 Ghi Nợ các tài khoản khác Ghi nợ TK331 Ghi có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1522 1523 133 ồ Có 331 111 112 ồ Nợ331 Nợ Có HT TT HT TT HT TT 1. Công ty thiết bị Vật tư-BGT 70.000 300.000 30.000 330.000 330.000 330.000 70.000 2. Xí nghiệp Xây dựng đường bộ số 1 84.500 142.000 7.500 14.950 164.450 248.950 3. Công ty xây dựng khu vựcI 960 780 174 1.914 1.914 1.194 4. Ông Hưng bốc xếp nhựa 23.500 12.000 12.000 12.000 12.000 23.500 Cộng: 93.500 84.500 454.000 960 8.280 45.124 508.364 13.914 330.000 343.914 93.500 248.950 Số dư Nợ:9.000 Số dư Có:155.450 Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Tháng 2 năm 2003 Đơn vị :đồng Nội dung Tài khoản nguyên liệu, vật liệu 1521 1522 1523 1524 HT TT HT TT HT TT HT TT I. Số dư đầu tháng 72.875.000 II. Số phát sinh trong tháng -NKCT số 5 454.000.000 960.000 8.280.000 -NKCT số 1 5.877.000 780.000 III.Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng 526.000.000 960.000 14.157.000 780.000 IV.Xuất dùng trong tháng 189.455.000 960.000 14.157.000 780.000 V.Tồn cuối tháng 339.420.000 0 0 0 Bảng phân bổ vật liệu Ghi có các TK Ghi nợ các TK Tài khoản nguyên vật liệu 1521 1522 1523 1524 HT TT HT TT HT TT HT TT -TK 621: -Đội duy tu TCCG -Xí nghiệp QLCĐ số 21 -Xí nghiệp QLCĐ số 22 +Đường Láng Hoà Lạc +Đường Láng Trung -Xí nghiệp QLCĐ số 23 +Đội duy tu Đông Anh +Đường Xuân Trường 67.668.000 23.627.500 34.229.500 34.500.000 19.500.000 9.930.000 34.500 35.000 175.000 125.000 275.000 315.000 5.470.500 1.248.000 3.612.500 1.720.000 1.059.000 1.047.000 780.000 Cộng: 189.445.000 960.000 14.157.000 780.000 Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 2/2003 STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ TK 142 TK 152 .. Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí TK 1521 TK 1522 TK 1523 TK 1524 NKCT số 1 NKCT số 5 1 621 189.445.000 960.000 14.157.000 780.000 205.342.000 Cộng 189.445.000 960.000 14.157.000 780.000 205.342.000 Nhật ký chứng từ số 1 Đơn vị: Công ty công trình giao thông 2 Ghi Có TK : 111-Tiền mặt Tháng 2/2003 Đơn vị:đồng STT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 331 153 1523 1524 Cộng Có TK 111 1 18 960.000 280.000 1.340.000 2 20 1.227.000 1.227.000 3 22 780.000 780.000 .. Cộng 13.914.000 700.000 5.877.000 780.000 75.000.000