Chuyên đề Hoàn thiện kế toán Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam

Đơn vi: Công ty LF - VN Bộ phận: Phòng KTCL BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ THIẾT BỊ Kí hiệu: 7.4TT01BM04 Lần ban hành/sửa đổi: 01/03 Ngày ban hành: 02/06/2006 Căn cứ vào yêu cầu cung cấp ngày 02 tháng 12 năm 2008 của phòng Cung ứng vật tư về việc cung cấp vật tư sản xuất Xe máy các loại. Hôm nay, ngày 02 tháng 12 năm 2008,Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam,, Hội đồng nghiệm thu gồm: 1. Ông Nguyễn Văn Hưởng Chức vụ: Phòng KCS 2. Ông Trần Văn Phú Chức vụ: Phòng Cung ứng vật tư 3. Bà Nguyễn Thị Đào Chức vụ: Thủ kho I. Nội dung kiểm tra, nghiệm thu: TT Tên vật tư, thiết bị Quy cách Số lượng Đơn vị Ghi chú 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 200 Chiếc 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 150 Chiếc 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 30 Chiếc II. Kết quả kiểm tra, nghiệm thu: Các loại vật tư trên đã được nghiệm thu, cả số chìm (ấn chỉ đăng kí nhập khẩu). Các loại vật tư trên có chứng chỉ kèm theo. III. Kết luận: Vật tư, thiết bị đã được kiểm tra, nghiệm thu: Phù hợp với yêu cầu hợp đồng, được phép nhập kho và đưa vào sử dụng. CHỮ KÝ CỦA HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU Phòng Cung ứng vật tư Phòng KCS Thủ kho (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu 2.5: Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị Đơn vị: Cty LF VN PHIẾU NHẬP KHO Địa chỉ: Hưng Yên Mẫu số : 01-VT Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính Nợ 152 Số: 10/12 Có 331 Họ tên người giao hàng : Công ty Thiên Nghi Theo: Phiếu TBGH Số 060820-01 ngày 02 tháng 12năm 2008 của Phòng Cung ứng Vật tư ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Nhập tại kho : 1 - Lắp ráp Xe máy STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 Chiếc 200 200 76.000 15.200.000 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 Chiếc 150 150 65.000 9.750.000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 Chiếc 30 30 82.000 2.460.000 Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ):......................................................................................................................... Số chứng từ gốc kèm theo : ........................................................................................................................ Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, Họ tên ) ( Ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký , họ tên) Sau khi có Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị thủ kho tiến hành nhập kho và lập Phiếu nhập kho theo biểu 2.6 – trang 30 Biểu 2.6: Mẫu phiếu nhập kho căn cứ vào Phiếu nhập kho do Thủ kho gửi lên và Hóa đơn giá trị gia tăng của bên cung ứng vật tư. Biểu 2.7 – Trang 32. Kế toán ghi tăng TK152.4: nguyên, vật liệu nhập kho lắp ráp Xe máy, tăng số Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Đồng thời cũng phản ánh tăng khoản phải trả cho nhà cung cấp. HOÁ ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LLL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GB /2006B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 12 năm 2008 0002458 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thiên Nghi Địa chỉ : Mễ Sở - Văn Giang - Hưng Yên Số tài khoản :................................................................................................................................ Điện thoại : ................................ MST 0 1 0 1 4 7 8 5 7 5 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty LD Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam Địa chỉ : Nghĩa hiệp- Yên Mỹ - Hưng Yên Số tài khoản :........................................................................... Hình thức thanh toán: CK/ TM MS : 0 1 0 1 0 2 4 4 6 2 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 Chiếc 200 76.000 15.200.000 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 Chiếc 150 65.000 9.750.000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 Chiếc 30 82 2.460.000 Cộng tiền hàng 27.410.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 2.741.000 Tổng cộng tiền thanh toán 30.151.000 Số tiền bằng chữ : Ba mươi triệu, một trăm năm mươi mốt nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.7: Mẫu Hoá đơn GTGT Căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho số 10/12 ngày 02/12/2008, kế toán định khoản: Nợ TK 152.4 : 27.410.000 Nợ TK 1331 : 2.741.000 Có TK 331 : 30.151.000 Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành làm căn cứ để vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 2.3.2.2 Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do nhập khẩu từ nước ngoài Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng, công ty còn nhập khẩu nguyên, vật liệu về để phục vụ lắp ráp Động cơ và Xe Máy. Việc nhập khẩu nguyên, vật liệu do Ban giám đốc, phòng Cung ứng vật tư và phòng Xuất nhập khẩu kết hợp để làm. Khi hàng về tới công ty sẽ được cán bộ của Cơ quan Hải quan tới thông quan, mở kẹp khóa kẹp chì để kiểm tra nguyên, vật liệu. Sau khi cán bộ cơ quan Hải quan kiểm tra xong, đúng với tờ khai Hải quan thì Thủ kho tiến hành nhập kho và làm phiếu nhập. Mẫu phiếu nhập được lập tương tự như: (Biểu 2.6 trang 30). Khi nhận được Tờ khai hải quan do Phòng xuất nhập khẩu chuyển tới, Phiếu nhập kho do Thủ kho gửi lên của số nguyên, vật liệu nhập khẩu đã được Hải quan kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Khi đó, Kế toán phản ánh giá trị lô hàng nhập khẩu đã nhập kho, phản ánh số, Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ của hàng nhập khẩu, phản ánh số Thuế nhập khẩu mà công ty phải nộp cho lô hàng nhập khẩu đó. Ví dụ 2.2: Ngày 25/12/2008, Kế toán nhận được Phiếu nhập kho số 106/12 của lô hàng nhập khẩu 300 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 côn tay nhập tại xưởng lắp ráp Xe máy do Thủ kho gửi lên. Đồng thời căn cứ vào tờ khai hải quan số 0014TKHQ ngày 10/12/2008 của Phòng Xuất nhập khẩu chuyển tới, trị giá lô hàng là 18.000.000VND, Thuế suất thuế nhập khẩu 32% của lô hàng là 5.760.000VND, Thuế giá trị gia tăng 5% của lô hàng nhập khẩu là 1.188.000VND. Trị giá lô hàng nhập khẩu, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản, số Thuế nhập khẩu của lô hàng công ty chưa nộp. Kế toán phản ánh: Phản ánh giá trị của lô hàng nhập khẩu Nợ TK 152.4 : 18.000.000 Có TK 1122 : 18.000.000 Phản ánh số Thuế nhập khẩu mà công ty phải nộp Nợ TK 152.4 : 5.760.000 Có TK 3333 : 5.760.000 c. Phản ánh số Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Nợ TK 1331 : 1.188.000 Có TK 3331 : 1.118.000 2.3.2.3 Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do nhập linh kiện tháo rỡ Động cơ Xe máy Do nhu cầu kỹ thuật ngày một cải tiến, những Động cơ tồn kho không thể đáp ứng được thông số kỹ thuật, vì thế Phòng sản xuất xem xét và sẽ ra kế hoạch tháo rỡ Động cơ đó. Linh kiện tháo rỡ ra được nhập lại kho. Sau khi nhận được Phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên. Phiếu nhập kho tương tự theo Biểu 2.6 – Trang 30 cùng với bảng kê linh kiện bị báo phế không thể tái lắp ráp được và Thông báo tháo rỡ Động cơ của phòng Kế hoạch. Kế toán phản ánh: Nợ TK 152.4 : Linh kiện tháo rỡ từ kho lắp ráp Xe máy Có TK 621.4 : Ghi giảm chi phí Nguyên, vật liệu lắp ráp Xe máy 2.3.2.4 Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do nhập gia công về Có những linh kiện của công ty trước khi đưa vào lắp ráp phải qua công đoạn gia công. Công ty xuất những linh kiện Phôi sang công ty vệ tinh để gia công phun sơn, hoặc những linh kiện do quá trình vận chuyển, lắp ráp bị bong sơn công ty cũng phải xuất đi để gia công phun sơn lại. Khi hàng gia công vể đến công ty, trước khi làm thủ tục nhập kho, công ty cũng lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư giống như vật tư mua ngoài để kiểm tra. Có Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo Biểu 2.5 – Trang 29. Nếu đạt, thủ kho tiến hành nhập kho và làm phiếu nhập kho theo Biểu 2.6 – Trang 30. Căn cứ vào phiếu nhập kho của Thủ kho chuyển lên và hoá Hoá đơn GTGT của đơn vị nhận gia công được lập theo Biểu 2.7 – Trang 32, kế toán phản ánh tăng hàng nhập kho và giảm hàng gửi gia công. Đồng thời phản ánh số Thuế GTGT được khấu trừ của hàng gia công. Tuỳ vào hình thức thanh toán mà kế toán phản ánh tăng khoản phải trả hay giảm Tiền mặt hoặc Tiền gửi Ngân hàng… Nợ TK 152.4 : Nguyên vật liệu xưởng lắp ráp Xe máy Nợ TK 152.6 : Nguyên vật liệu xưởng lắp ráp Động cơ Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 154.4 : Trị giá nguyên, vật liệu lắp ráp Xe máy xuất gia công Có TK 154.6 : Trị giá nguyên, vật liệu lắp ráp Động cơ xuất gia công Có TK 331 hoặc TK 111, TK112 2.3.3 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên, vật liệu Nguyên, vật liệu tại công ty thu mua về chủ yếu là để phục vụ sản xuất, song bên cạnh đó, các hoạt động khác cũng cần đến nguyên, vật liệu. 2.3.3.1 Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để phục vụ sản xuất sản phẩm Do nhu cầu ngày một lớn của thị trường tiêu dùng. Vì thế hàng Công ty luôn nhân được những đơn đặt hàng của khách hàng hợp tác với Công ty. Để đáp và duy trì tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty luôn xem xét, nghiên cứu và ra kế hoạch sản xuất hàng ngày theo từng đơn đặt hàng của khách hàng. Do vậy mà nguyên, vật liệu xuất kho để phục vụ sản xuất sản phầm luôn diễn ra thường xuyên hàng ngày theo kế hoạch sản xuất. Khi có kế hoạch sản xuất, Thủ kho căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ lắp ráp Động cơ và Xe máy và lập phiếu xuất kho. Ví dụ 2.3: Ngày 08/12/2008, công ty xuất Cụm đồng hồ công tơ mét các loại để phục vụ lắp ráp Xe máy: Loại C110 số lượng 100 chiếc, loại C100 số lượng 20 chiếc, loại W100 60 chiếc. Cuối tháng, kế toán tính ra đơn giá bình quân của 01 Cụm đồng hồ công tơ mét cho các loại. Căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy (Biểu 2.8 – trang 36) thủ kho tiến hành xuất kho vật tư. CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM BẢNG TRẠNG THÁI KẾ HOẠCH SẢN XUẤT XE MÁY Ngày sản xuất: Ngày 08 tháng 12 năm 2008 Số kế hoạch: 2008-12-06 STT Kiểu loại xe Thương hiệu Loại ĐC Màu sắc Số lượng Đồng hồ công tơ mét 1 Wave Sinostar C110 1202 100 C110 2 Dream LF100-4C C100 2116 20 C100 3 Futuer Neo Guangta W100 9012 60 W100 Lập Thẩm duyệt Phê chuẩn Biểu 2.8: Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy Căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy và thực tế xuất vật tư, thủ kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu sau: Biểu 2.9 – trang 37. Đơn vị : Cty LFVN PHIẾU XUẤT KHO Địa chỉ: Hưng Yên Mẫu số : 02-VT Ngày 08 tháng 12 năm 2008 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính Nợ 621 Số 13/12 Có 152 Họ tên người nhận hàng : A. Núi Lý do xuất kho : Xuất sản xuất - theo kế hoạch số 2008-12-06 Xuất tại kho : Xưởng 1 (Lắp ráp Xe máy) STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 C110 Chiếc 100 100 75.780 7.578.000 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 C100 Chiếc 20 20 65.000 1.300.000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 W100 Chiếc 60 60 82.000 4.920.000 Cộng 13.798.000 Cộng thành tiền ( Viết bằng chữ): Ngày 82 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, Họ tên ) ( Ký, họ tên) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên) Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho và Bảng trạng thái kế hoạh sản xuất, kế toán phản ánh tăng chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp của xưởng lắp ráp Xe máy, giảm nguyên, vật liệu trong kho của xưởng Xe máy. Kế toán ghi: Nợ TK 621.4 : 13.798.000 Có TK 152.4 : 13.798.000 2.3.3.2 Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để sửa chữa Trong quá trình lắp ráp, không phải lúc nào sản phẩm cũng đạt được thông số kỹ thuật như yêu cầu đề ra. Khi sản phẩm hoàn thành cho qua bộ phận Nổ, chạy thử, nếu sản phẩm không đạt chất lượng, khi đó sẽ yêu cầu xuất nguyên, vật liệu ra để sửa chữa. Căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư của Bộ phận sửa chữa, thủ kho sẽ xuất kho nguyên, vật liệu ra để phục vụ sửa chữa và viết phiếu xuất kho tương tự như Biểu 2.9 trang 37. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư của bộ phận sửa chữa và phiếu xuất kho, kế toán phản ánh tăng Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp chế tạo sản phẩm cho từng phân xưởng, ghi giảm nguyên, vật liệu tồn trong kho. Ngày 22/12/2008, thủ kho xuất 02 chiếc Mang cá che bánh răng chủ động ra để sửa chữa cho Xe máy loại Động cơ C110, căn cứ vào Phiếu xuất kho do thủ kho lập cà Phiếu đề nghị lĩnh vật tư của bộ phận sửa chữa. Cuối tháng, kế toán tính ra được đơn giá bình quân của 01 Mang cá là 31.500đ/chiếc. Kế toán ghi: Nợ TK 621.4 : 63.000 Có TK 152.4 : 63.000 2.3.3.3 Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để bảo hành Công ty thực hiện phương châm uy tín và chất lượng. Vì vậy, sau khi khách hàng mua sản phẩm của công ty, công ty vẫn có một khoảng thời gian dài để bảo hành cho khách hàng. Khi sản phẩm mà khách hàng mua về có sự cố hay như những linh kiện dễ bị vỡ, công ty vẫn cung cấp lại linh kiện đó cho khách hàng nếu sản phẩm còn trong thời gian bảo hành. Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành, căn cứ vào Công văn phản hồi của khách hàng, phòng Tiêu thụ sẽ xem xét. Nếu đang trong thời gian bảo hành, phòng Tiêu thụ sẽ viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư, thủ kho sẽ xuất kho vật tư và viết phiếu xuất kho theo mẫu (Biểu 2.9 – trang 37). Ví dụ 2.4: Ngày 23/12/2008 Theo công văn phản hồi của Công ty INTIMEX về Bộ thước thăm dầu của Động cơ Xe máy C110 dễ bị chảy dầu. Bên công ty INTIMEX yêu cầu phía Công ty LIFAN cấp bảo hành 12 bộ Thước thăm dầu loại C110. Cuối tháng, kế toán tính ra được đơn giá bình quân của 01 bộ là 6.000đ/bộ. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, phiếu đề nghị lĩnh vật tư và Công văn phản hồi của Công ty INTIMEX, kế toán phản ánh tăng chi phí bán hàng và giảm Bộ thước thăm dầu tồn trong kho Xe máy: Nợ TK 641 : 72.000 Có TK 152.4 : 72.000 2.3.3.4 Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho đi gia công Do một số loại Động cơ và Xe máy của công ty mang tính chất đặc biệt, thử nghiệm, đòi hỏi tính chính xác và thông số kỹ thuật cao. Khi đó, công ty sẽ nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc về để lắp ráp chúng. Có những linh kiện khi nhập khẩu về chỉ là hàng phôi, trước khi đưa vào lắp ráp, công ty phải xuất sang những công ty vệ tinh để gia công phun sơn. Cũng có thể những linh kiện do quá trình vận chuyển, lắp ráp bị bong sơn, Công ty cũng xuất sang những công ty vệ tinh để gia công phun sơn lại. Khi có Phiếu xuất kho linh kiện đi gia công, căn cứ vào bảng Kế hoạch gia công vật tư, hàng hóa, Kế toán phản ánh tăng Hàng xuất gia công, và giảm Nguyên, vật liệu trong kho. Nợ TK 154.4 : Nếu là linh kiện lắp ráp Xe máy Nợ TK 154.6 : Nếu là linh kiện lắp ráp Xe máy Có TK 152.4 : Nếu là linh kiện lắp ráp Xe máy Có TK 152.6 : Nếu là linh kiện lắp Động cơ Cuối mỗi tháng, căn cứ vào số liệu trên các Phiếu xuất kho, kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ vật tư (Biểu 2.10 – trang 41). Từ các thông tin trên Bảng phân bổ vật tư, kế toán lấy số liệu ghi vào cột ghi Có TK 152 trên Chứng từ ghi sổ như (Biểu 2.12 – trang 43) Đơn vị: Cty LF – VN Địa chỉ: Yên Mỹ - Hưng Yên BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2008 Chứng t ừ Tên sản phẩm Nợ Có Tên xưởng Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền SH NT 01/12 08/12 Xe máy C100 621.4 152.4 Xưởng 1 Đầu xi lanh C100 Cụm 15 975.000 13/12 08/12 Xe máy C110 621.4 152.4 Xưởng 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 Chiếc 100 7.578.000 ……. ………. ….. …… …… Cộng Lắp ráp Xe máy 1.982.074.000 05/12 03/12 Động cơ C110 621.6 152.6 Xưởng 2 Mang cá (Che bánh răng chủ động) Chiếc 50 1.575.000 06/12 05/12 Động cơ C100 621.6 152.6 Xưởng 2 Nắp máy trái Chiếc 20 620.000 ……….. ……….. ….. ….. ……… Cộng Lắp ráp Động cơ 462.318.023 20/12 10/12 Xuất bảo hành 641 152.4 Xưởng 1 Nắp chỉnh tầm to, nhỏ Bộ 16 48.000 ……… ……………. …… ……. ……... 106/12 23/12 Xuất bảo hành 641 152.6 Xưởng 2 Bộ thước thăm dầu Bộ 12 72.000 ……. ……….. … …. ….. Cộng 641 9.265.000 Tổng cộng 2.453.657.023 Ngày31tháng12năm2008 Kế toán Kế toán trưởng (Ký, họ t ên) (K ý, họ t ên) Biểu2.10: Mẫu bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, tờ khai Hải quan, Hoá đơn GTGT, Phiếu chi tiền mặt hoặc giấy báo Nợ của Ngân hàng…Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho, kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho, Bảng trạng thái kế họach sản xuất Xe máy và Động cơ, phiếu đề nghị lĩnh vật tư của các bộ phận …và các chứng từ có liên quan, Kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ đã phát sinh đó. Chứng từ ghi sổ được lập theo Biểu 2.8 – Trang 36. Từ Chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ lấy số liệu để vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Theo ví dụ 2.1 – trang 28, căn cứ vào Phiếu nhập kho số 10/12 ngày 02/12/2008 ( Biểu 2.6 – trang 30) và căn cứ vào Hoá đơn GTGT của đơn vị cung cấp vật tư (Biểu 2.7 – trang 32) kế toán lập Chứng từ ghi sổ như sau: Đơn vị : Cty LFVN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số :548 Ngày 02 tháng 12 Năm.2008 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 10/12 02/12 Nhập cụm đồng hồ công tơ mét C110 của Cty Thiên nghi 152.4 331 15.200.000 10/12 02/12 Nhập cụm đồng hồ công tơ mét C100 của Cty Thiên nghi 152.4 331 9.750.000 10/12 02/12 Nhập cụm đồng hồ công tơ mét W100 của Cty Thiên Nghi 152.4 331 2.460.000 VAT 10% 133 331 2.741.000 Cộng X X Kèm theo:.....02......Chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.11: Mẫu Chứng từ ghi sổ Theo ví dụ 2.3 – trang 36, căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy (Biểu 2.8 – trang 36) và Phiếu xuất kho số 13/12 ngày 08/12/2008 (Biểu 2.9 – trang 37), kế toán lập Chứng từ ghi sổ: Đơn vị : Cty LFVN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 561 Ngày : 08 tháng 12 Năm.2008 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 13/12 08/12 Xuất Cụm đồng hồ công tơ mét C110 để sản xuất 621.4 152.4 7.578.000 13/12 08/12 Xuất Cụm đồng hồ công tơ mét C100 để sản xuất 621.4 152.4 1.300.000 13/12 08/12 Xuất Cụm đồng hồ công tơ mét W100 để sản xuất 621.4 152.4 4.920.000 Cộng 13.798.000 Kèm theo:..............02...........Chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.12: Mẫu Chứng từ ghi sổ Các trường hợp nhập, xuất kho nguyên, vật liệu khác cũng lập Chứng từ ghi sổ tương tự như Biểu 2.10 – trang 41 và Biểu 2.11 – trang 42. Hàng ngày, từ Chứng từ ghi sổ, kế toán làm căn cứ lấy sổ liệu để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập theo Biểu 2.13 – trang 45. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm :2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng A B 1 547 …. x 548 02/12/2008 30.151.000 … ….. ………… 561 08/12/2008 13.798.000 562 08/12/2008 19.000.000 … …… ………… … …… ………… 586 26/12/2008 11.400.000 … ….... …………. 590 27/12/2008 6.062.400 … ……. ………. Cộng tháng 12 xx Cộng luỹ kế từ đầu năm x x x Ngày…..tháng… năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.13: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Hàng ngày, từ số liệu trên Chứng từ ghi sổ kế toán làm căn cứ vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu được lập theo Biểu 2.14 – trang 45. Sộ (Sở): Kế hoạch và đầu tư Đơn vị :Cty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2008 Tài khoản : 152- Nguyên, vật liệu Tểu khoản : 152.4 - Xưởng lắp ráp Xe máy Tên quy cách Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (SP,HH) Cụm đồng hồ công tơ mét C110 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TKĐU ĐG Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT L Tiền L Tiền L Tiền Tồn đầu tháng 12/2008 75.560 800 60.448.000 02/12 10/12 02/12 Nhập của Công ty Thiên Nghi 331 76.000 200 15.200.000 1.000 75.648.000 08/12 35/12 08/12 Nhập của Công ty Thiên Nghi 331 76.000 250 19.000.000 1.250 94.648.000 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 621.4 75.780 100 7.578.000 1.150 87.070.000 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 621.4 75.780 80 6.062.400 1.070 81.007.600 22/12 41/12 22/12 Nhập của Công ty Thiên Nghi 112 76.000 200 15.200.000 1.270 96.207.600 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 621.4 75.780 90 6.820.200 1.180 89.387.400 26/12 49/12 26/12 Nhập của Công ty Thiên Nghi 111 76.000 150 11.400.000 1.330 100.787.400 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 621.4 75.780 80 6.062.400 1.250 94.725.000 Cộng phát sinh x x 800 60.800.000 Tồn cuối tháng 12/2008 1.250 94.725.000 Ngày31..tháng 12..năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.14: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu Cuối tháng căn cứ vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vào Sổ tổng hợp chi tiết. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Vật liệu, dụng cụ, sản phẩm Tài khoản : 152- Nguyên liệu, vật liệu Tiểu khoản : 152.4 – Lắp ráp Xe máy Bộ (Sở): Kế hoạch và đầu tư Đơn vị :Cty LD chế tạo xe máy Lifan - VN STT Tên quy cách vật liệu, dụng cụ (SP,HH) Số Tiền Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối A B 1 2 3 4 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 60.448.000 60.800.000 26.523.000 94.725.000 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 30.000.000 32.500.000 3.125.000 59.375.000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 8.610.000 8.200.000 13.120.000 3.690.000 4 Đầu xilanh C110 96.955.350 75.000.000 43.454.250 128.501.100 5 Đầu xilanh C100 60.000.000 11.875.000 6.250.000 65.625.000 6 Đầu xi lanh W100 12.850.000 10.794.000 20.560.000 3.084.000 7 Nắp máy trái 15.593.000 7.750.000 10.850.000 12.493.000 … ……….. ………… …………. …………. …………. … ……….. ………… …………. …………. …………. 327 Cụm đèn pha 9.486.000 8.874.000 16.320.000 2.040.000 Cộng 1.907.448.000 2.069.919.000 1.982.074.000 1.995.293.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu2.15: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết Cuối tháng căn cứ vào Sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, và bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tiến hành vào Sổ cái cho TK152. Sổ cái TK152 theo dõi cho nguyên, vật liệu của cả 2 phân xưởng lắp ráp Động cơ và phân xưởng lắp ráp Xe máy. SỔ CÁI Năm:2008 Tên tài khoản :Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu : TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu năm ................ Dư đầu tháng 12/08 2.407.448.000 31/12 Cộng phát sinh T12/2008 2.573.561.037 2.453.657.023 - Lắp ráp xe máy 621.4 2.069.919.000 1.982.074.000 - Lắp ráp Động cơ 621.6 503.642.037 462.318.023 - Xuất bảo hành 641 9.265.000 Dư cuối T12/2008 2.444.392.023 ------------------ --------------- Cộng lỹ kế từ đầu năm - Sổ này có :..... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.... - Ngày mở sổ :1/01/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.16: Mẫu sổ cái TK 152 PHẦN 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN – VIỆT NAM 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung còn giúp cho việc thuận tiện trong công tác phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với nhân viên kế toán cũng như đối với việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, đảm bảo thực hiện công tác kế toán nhanh chóng. Các nhân viên kế toán được phân chia công việc, nhiệm vụ cụ thể từ đó tạo điều kiện trong việc chuyên môn hoá về công việc, có thể hoàn thành phần việc của mình một cách tốt hơn. Đồng thời việc tách biệt thủ quỹ và kế toán tiền gửi, tiền mặt đã đáp ứng yêu cầu bất kiêm nhiệm trong nguyên tắc quản lí. Bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc lớn và thực hiện theo phương thức thủ công. Với đội ngũ nhân viên làm việc nhanh nhẹn, có trách nhiệm, bộ máy kế toán đã luôn đáp ứng được yêu cầu về việc cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý. Mô hình tổ chức và phân công lao động trong bộ máy kế toán của Công ty khá phù hợp, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế: Thứ nhất, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, mặc dù nhanh nhẹn và linh hoạt trong công việc, tuy nhiên lại còn thiếu kinh nghiệm trong công tác kế toán. Do đó, Công ty nên tuyển một số nhân viên giàu kinh nghiệm hơn, đảm bảo việc thành thạo trong công việc và có thể hướng dẫn cho các nhân viên trẻ. Thứ hai, việc kiêm nhiệm trong phân công lao động kế toán làm cho khối lượng công việc của cùng một nhân viên khá nhiều, khó đảm bảo về mặt thời gian cũng như việc chuyên môn hoá về nghiệp vụ. 3.1.2. Về tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ của Công ty đã được thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ liên quan đến nguyên, vật liệu được luân chuyển theo đúng chế độ, đầy đủ các chứ kí bắt buộc và được bảo quản, lưu trữ cẩn thận. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được phân loại theo từng phần hành và tổ chức bảo quản. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng cho việc quản lý của Công ty. Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán của Công ty về cơ bản đã được thực hiện đúng quy định, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Mặc dù những mẫu chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính không thay đổi nhiều so với những mẫu cũ nhưng Công ty nên tiến hành in lại chứng từ nhằm cập nhật theo Quyết định của Bộ Tài chính. Do Công ty có quá nhiều loại nguyên, vật liệu nên việc luân chuyển các chứng từ về nguyên, vật liệu còn chậm, không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán. Theo quy định của Công ty, các chứng từ về xuất, nhập vật tư được chuyển về phòng kế toán theo từng ngày một, tuy nhiên việc luân chuyển các chứng từ này chưa được đảm bảo về mặt thời gian. 3.1.3 Về tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam về cơ bản đã tuân theo những quy định chung của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản đã được Công ty vận dụng linh hoạt theo những sửa đổi và bổ sung trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Đồng thời Công ty đã xác định những tài khoản sử dụng cũng như việc xây dựng các tiểu khoản phù hợp với những đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Điều này giúp cho việc thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên trong kế toán nguyên, vật liệu, Công ty không sử dụng Tài khoản 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Trong thực tế, việc trích lập các khoản dự phòng là rất quan trọng, nó giúp đơn vị đánh giá được giá trị thực của tài sản hiện có. Đặc biệt là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, với đặc điểm là một Công ty sản xuất, số lượng danh điểm vật tư là rất nhiều, không tránh khỏi hiện tượng có sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Do đó, việc lập quỹ dự phòng là rất cần thiết nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra cho vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Công ty cũng không sử dụng Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”, điều này cũng không hợp lí vì khi nhập mua nguyên, vật liệu, có thể có một số lý do ngoài ý muốn mà hoá đơn mua hàng đã về nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho. Trong trường hợp đó, lượng vật tư đó cân phải được hạch toán vào Tài khoản 151 theo đúng qui định. Tại công ty, nguyên, vật liệu chỉ được phân theo từng phân xưởng lắp ráp. Do vậy TK 152 không được chi tiết theo nguyên, vật liệu chính hay phụ mà chi tiết theo từng Phân xưởng như: TK 152.4: Nguyên, vật liệu của xưởng lắp ráp Xe máy, TK 152.6: Nguyên, vật liệu của xưởng lắp ráp Động cơ. Việc mở chi tiết TK 152 như này chỉ có thể cho biết Nguyên, vật liệu đi vào từng phân xưởng là bao nhiêu chứ không thể biết được Nguyên, vật liệu cho từng loại Động cơ, từng loại Xe máy là bao nhiêu. Điều nãy sẽ dẫn đến việc hạch toán sai về giá thành của từng loại Động cơ và Xe máy. 3.1.4. Về tổ chức sử dụng hệ thống sổ sách kế toán Là một Công ty liên doanh với nước ngoài có quy mô hoạt động vừa, thực hiện kế toán thủ công và đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng không phức tạp thì việc lựa chọn hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ là rất phù hợp. Bởi hình thức sổ này cho phép hạch toán từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, cho phép theo dõi một cách chi tiết nhất tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Các loại sổ của Công ty được sử dụng đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu quản lí, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ. Quy trình ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét: Thứ nhất, theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thì số liệu làm căn cứ để ghi vào Sổ cái là các Chứng từ ghi sổ đã được lập. Tại công ty, căn cứ để ghi vào Sổ cái các Tài khoản là các Sổ chi tiết, điều đó không phù hợp với trình tự ghi sổ của hình thức này. Thứ hai, công ty vừa mở Thẻ chi tiết cho các Tài khoản tại phần kế toán chi tiết, vừa mở Sổ chi tiết cho các Tài khoản tại phần kế toán tổng hợp. Điều này sẽ làm tăng thêm khối lượng công việc trong ngày cho kế toán mà không tránh khỏi việc ghi chép trùng lắp. Bên cạnh đó, việc viết Thẻ chi tiết được thực hiện thủ công, nhiều khi có sự nhầm lẫn và kế toán đã tẩy xoá, dẫn tới sự không rõ ràng trong sổ sách. Đây là một hạn chế ảnh hưởng khá lớn đến việc đối chiếu với kế toán tổng hợp nhằm kiểm tra tính chính xác của số liệu. 3.1.5. Về tổ chức quản lí và hạch toán nguyên vật liệu Nguyên, vật liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghịêp sản xuất nói chung và của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam nói riêng. Chính vì vậy, việc quản lý nguyên, vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên, vật liệu và tổ chức hạch toán kế toán nguyên, vật liệu cần phải được thực hiện một cách khoa học và hợp lí. Thứ nhất, về công tác thu mua nguyên, vật liệu: Công tác thu mua nguyên, vật liệu của công ty thực hiện khá tốt. Khi các nhà cung cấp chào giá, công ty luôn tìm chọn những nhà cung cấp tốt nhất với mức giá hợp lí, nguyên, vật liệu có chất lượng đảm bảo nhằm tiết kiệm chi phí, đồng thời có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất. Nguyên, vật liệu mua về được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho.Việc thu mua nguyên, vật liệu của Công ty được dựa trên nhu cầu sử dụng và kế hoạch sản xuất của từng hợp đồng kinh tế, do đó đã luôn đáp ứng được nhu cầu nguyên, vật liệu của đơn vị mình. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn. Tuy nhiên, hiện nay Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên, vật liệu, điều này có thể dẫn đến việc dự trữ nguyên, vật liệu không hợp lí. Khi có những biến động bất thường trên thị trường vật tư như biến động về giá, khan hiếm nguyên, vật liệu…có thể sẽ ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm cũng như việc sản xuất và thực hiện đơn đặt hàng của Công ty. Thứ hai, về công tác bảo quản nguyên, vật liệu: Hiện nay, công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có đủ trình độ chuyên môn, tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo quản lý tốt nguyên, vật liệu, tránh hiện tượng hư hỏng và thất thoát nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng. Thứ ba, về công tác tính giá nguyên, vật liệu: Công ty thực hiện tính giá nguyên, vật liệu theo giá gốc theo đúng quy định trong chuẩn mực kế toán số 02. Đối với nguyên, vật liệu xuất kho, giá gốc được xác định là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên, vật liệu. Tuy nhiên, theo phương pháp này, đến cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá nguyên, vật liệu xuất kho, vì vậy việc hạch toán nguyên, vật liệu xuất kho sẽ bị dồn lại vào cuối tháng, có thể dẫn tới việc trì trệ trong công việc, đồng thời ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành kế toán khác. Thứ tư, về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu. Phương pháp này khá đơn giản, dễ dàng đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. Nó cho phép theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình biến động của vật tư. Thứ năm, về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu: Kế toán tại công ty hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn nguyên, vật liệu. Điều này giúp Ban lãnh đạo Công ty có thể nắm rõ các thông tin về nguyên, vật liệu tại bất kì thời điểm nào trong kỳ sản xuất, kinh doanh. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam 3.2.1 Hoàn thiện về xây dựng bảng mã nguyên vật liệu Tai Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, do sản phẩm sản xuất ra là các loại Động cơ và Xe máy, Những sản phẩm này gắn liền với chuyển động cơ học. Vì vậy tất cả các nguyên, vật liệu đều được coi là nguyên, vật liệu chính, không thể thiếu một chi tiết nhỏ nào. Công ty cũng đã tiến hành xây dựng kí hiệu cho các loại nguyên, vật liệu, tuy nhiên những kí hiệu này chưa rõ ràng và chưa được quy định cụ thể. Để thuận tiện trong công tác theo dõi, quản lý nguyên, vật liệu được tốt và tránh nhầm lẫn trong hạch toán nguyên vật liệu, công ty nên sử dụng bảng mã cho nguyên, vật liệu. Sổ danh điểm nguyên, vật liệu bao gồm tất cả các loại nguyên, vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó thống nhất tên gọi, mã hoá cũng như đơn vị tính của từng vật liệu. Để lập bảng mã nguyên, vật liệu điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã hoá khoa học và hợp lý. Việc sắp xếp các mã nguyên, vật liệu một cách trật tự, logic sẽ giúp cho việc theo dõi, tra cứu thuận tiện hơn. Mã vật liệu có thể xây dựng theo kiểu dãy chữ, số kết hợp. Một mã số là một dãy bao gồm ba nhóm chữ, số: - Nhóm chữ số đầu có 04 chữ số ứng với loại nguyên vật liệu dùng cho xưởng nào ( 152.4: NVL xuất cho xưởng 1để lắp ráp Xe máy, 152.6: NVL xuất cho xưởng số 2 để lắp ráp Động cơ) - Nhóm thứ 2 gồm 02 chữ cái: ứng với từng loại Xe - Nhóm thứ 3 gồm 03 chữ số ứng với tên của từng vật liệu trong nhóm. Với cách xây dựng đó, bảng mã nguyên, vật liệu có thể đ ược lập theo mẫu trang bên: Bảng mã nguyên liệu, vật liệu Nhóm Mã linh kiện Tên linh kiện Đơn vị tính Ghi chú 152.4 152.4-AF-001 Khung xe Chiếc Xe C100 152.4 152.4-AF-002 Bình xăng Chiếc Xe C100 ............ 152.4 152.4-BF-001 Khung xe Chiếc Xe C110 152.4 152.4-BF-002 Bình xăng Chiếc Xe C110 .......... 152.6 152.6-CF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110 152.6 152.6-CF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110 .............. 152.6 152.6-DF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110 152.6 152.6-DF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110 Bảng 3.1: Bảng mã nguyên liệu, vật liệu 3.2.2. Hoàn thiện về ghi chép Sổ chi tiết nguyên, vật liệu Công ty sử dụng Sổ chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Để tiện theo dõi và đối chiến với kế toán tổng hợp, yêu cầu kế toán của công ty nên chuyển việc sử dụng Sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu trong phần hạch toán tổng hợp (Biểu 2.14 – trang 45) sang phần hạch toán chi tiết thay cho phần theo dõi Thẻ chi tiết nguyên, vật liệu. Căn cứ để vào Sổ cái các Tài khoản nên lấy từ số liệu trên các Chứng từ ghi sổ. Làm như vậy sẽ đúng theo quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Mặt khác sẽ tránh sự trùng lặp công việc của các nhân viên kế toán và giảm thiểu được số lượng công việc trong ngày của phòng kế toán. Khi phát sinh các sai sót, kế toán không được tẩy xóa các con số mà nên láy bút đỏ gạch chéo phần sai và ghi số đúng vào bên cạnh số sai đó đồng thời phải ký tên vào chỗ sủa đó. Như thế sẽ dễ kiểm tra, đối chiếu, đản bảo độ tin cậy của các con số hơn và cũng đảm bảo nguyên tắc kế toán. 3.2.3. Hoàn thiện về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu Để sản xuất ra một sản phẩm, công ty cần sử dụng một lượng nguyên, vật liệu rất lớn. Do đó, công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên, vật liệu và và lên kế hoạch đạt mua hang với những nguyên, vật liệu có giá trị lớn nhằm giúp cho công tác thu mua nguyên, vật liệu được tốt hơn, đảm bảo luôn cung cấp một cách kịp thời nguyên, vật liệu cho quá trình sản xuất, hoàn thành các đơn đặt hàng đúng theo tiến độ kế hoạch. 3.2.4. Hoàn thiện về hạch toán hàng mua đang đi đường Trong công tác thu mua nguyên, vật liệu, một số trường hợp công ty đã chấp nhận thanh toán tiền hàng, trong tháng hoá đơn đã được gửi đến công ty nhưng hàng vẫn chưa được chuyển đến. Trường hợp này kế toán sẽ lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường để theo dõi nhưng lại không ghi sổ kế toán. Đến khi nhận được Phiếu nhập kho, kế toán mới tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Trường hợp hàng mua được giao nhiều lần, kế toán ghi nhận giá trị hàng đã nhập kho vào TK 152.4 hoặc TK 152.6, còn giá trị hàng còn thiếu được phản ánh vào TK 1381. Đến khi nhận được số hàng còn lại kế toán sẽ chuyển từ TK 1381 sang ghi Nợ TK 152. Việc hạch toán như vậy là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Cách hạch toán như trên sẽ phản ánh không chính xác giá trị tài sản của công ty. Công ty nên sử dụng thêm TK 151- Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà công ty đã mua , đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình hàng về. Kế cấu của TK 151 như sau: Bên Nợ: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường. Bên Có: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. Cách hạch toán tài khoản này cần tuân theo quy định được ban hành trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 3.2.5. Hoàn thiền về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, công ty không trích lập các khoản dự phòng giảm giá bao gồm cả dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu. Trên thực tế, những loại nguyên, vật liệu được sử dụng trong ngành sản xuất Xe máy có sự biến động giá rất lớn. Bên cạnh đó, cũng có những trường hợp trong quá trình bảo quản, vật tư có thể bị hỏng hóc, lỗi thời…Trong những trường hợp đó, Nhà máy cần trích lập dự phòng giảm giá vật tư. Việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu thực chất là việc đánh giá lại giá trị của tài sản. Nó sẽ giúp cho công ty có thể phản ánh một cách chính xác hơn giá trị tài sản cũng như tình hình tài chính của công ty. Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần sử dụng thêm tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3.2.6. Hoàn thiện về ứng dụng kế toán máy Là một công ty lien doanh với Trung Quốc, đây là một nước có nền công nghiệp phát triển và khoa học công nghệ kỹ thuật cao. Nhưng công ty vẫn thực hiện trên bảng tính Excel hoặc được thực hiện bằng tính toán thủ công. Điều này khiến cho việc tổ chức hạch toán kế toán vẫn còn chậm trễ, khối lượng công việc lớn và tốn nhiều công sức, đôi khi còn dẫn đến tình trạng sai sót trong tính toán số liệu. Nhất là trong điều kiện công ty tính giá nguyên, vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu đến cuối kỳ mới có thể hạch toán được, việc tính toán thủ công không thể đảm bảo hoàn thành công việc về mặt thời gian . Thiết nghĩ việc cài đặt phần mềm kế toán ứng dụng vào trong công tác kế toán của công ty là rất quan trọng. Nó giúp cho việc cung cấp thông tin trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và sức lao động, giảm bớt được lao động thủ công trong phòng kế toán. Điều này cũng phần nào giảm được khoản chi phí nhân công, góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm cho công ty. Để thực hiện được điều này, công ty cần tìm mua hoặc tự thiết kế một phần mềm kế toán phù hợp với thực tiễn công tác kế toán cũng như đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Đồng thời công ty cần trang bị thêm các trang thiết bị tin học hiện đại và tổ chức đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán có thể sử dụng thành thạo phần mềm đó. Trên đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam. Em hy vọng rằng công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng tại công ty sẽ tiếp tục được thực hiện tốt và ngày càng hiệu quả và hoàn thiện hơn nữa. KẾT LUẬN Sau quá trình thực tập tại Công ty, em đã được trang bị hơn rất nhiều về việc áp dụng các kiến thức đã được học tại trường vào thực tế công việc. Qua đó không những em đã được nâng cao trình độ của mình mà còn được hiểu rõ hơn về tình hình thực tế trong một Công ty về: phương pháp quản lý, phương pháp điều hành công việc của các thành viên trong Công ty. Một phần rõ rệt nhất mà em hiểu được đó là sự áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc là cả một quá trình dài, nó đòi hỏi người học phải nắm vững những gì đã được trang bị trên ghế nhà trường cộng với sự nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu trong thực tế làm việc mới giúp cho công việc được thành công. Phần hành kế toán nguyên liệu, vật liệu là một phần hành có tính chất khối lượng công việc nhiều đòi hỏi nhân viên kế toán phần hành nguyên vật liệu phải có kiến thức thực tế vững, việc sắp sếp công việc phải hợp lý thì mới giải quyết được một khối lượng công việc lớn phát sinh hàng ngày. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, Công ty còn gặp nhiều khó khăn khách quan mang lại, nhưng với trách nhiệm nghề nghiệp, đội ngũ Kế toán của Công ty vẫn cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình được giao. Do vậy công tác quản lý vật tư tại nhà máy luôn được thực hiện tốt đảm bảo theo dõi chính xác cả về số lượng lẫn giá trị. Từ đó, Công ty đã giảm bớt được tình trạng thất thoát và lãng phí. Như vậy, nó sẽ góp phần đảm bảo chất lượng của sản phẩm, điều đó góp phần không nhỏ vào sự thành công của Công ty. Trong thời gian thực tập không lâu tại Công ty Liên doanh Chế tạo xe máy Lifan Việt Nam, em đã đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu công tác kế toán Nguyên, vật liệu ở Công ty. Qua đó em nhận thấy rằng công tác kế toán Nguyên liệu, vật liệu ở Công ty đã được những thành tựu nhất định, nhưng bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế theo ý kiến chủ quan của em, từ đó em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty. Những ý kiến đề xuất của em về công tác kế toán tại công ty mang đậm ý kiến chủ quan cá nhân nên không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các nhân viên của phòng kế toán, ban lãnh đạo công ty. Cuối cùng em xin cảm ơn tới toàn thể các Thầy cô giáo trong khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đặc biệt là Thầy giáo: PGS.TS: Nguyễn Văn Công đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em. Cùng với sự giúp đỡ của cán bộ Phòng kế toán Công ty đã giúp em hoàn thiện Chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, ngày 07 tháng5 năm 2009 Sinh viên Phạm Thị Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GTGT: Gía trị gia tăng NVL: Nguyên vât liệu DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán Tài chính doanh nghiệp - Chủ biên PGS.TS. Đặng Thị Loan - Trường ĐH KTQD – Hà Nội năm 2006. Hệ thống kế toán doanh nghiệp, hướng dẫn lập chứng từ , hướng dẫn ghi sổ kế toán – NXB Tài chính – 2005 3. Chuẩn mực kế toán số 02 - Bộ Tài chính 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) – NXB Lao động Xã hội - 2006 5. Một số tài liệu quản lý và tài liệu kế toán tham khảo của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy LIFAN - VIỆT NAM như: Cuốn Điều lệ cuả Công ty Giấy chứng nhận đầu tư Số:051022000009 (Chứng nhận lần đầu) Giấy chứng nhận đầu tư Số:051022000009(Chứng nhận thay đổi lần 2) Báo cáo tài chính năm 2008 6. Và trang website : www.mof.gov.vn DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng khái quát tình hình thực hiện chỉ tiêu tài chính qua các năm gần đây…………………………………………………… Bảng 3.1: Bảng mã nguyên liệu, vật liệu…………………………. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam…………………………………………………… Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Viêt Nam………………………………… Sơ đồ: 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ……………………………………………………. Biểu 2.1: Mẫu Thẻ kho…………………………………………….. Biểu2.2: Mẫu báo cảo tổng hợp nhập - xuất - tồn………………….. Biểu 2.3: Mẫu thẻ chi tiết nguyên vật liệu…………………………. Biểu 2.4: Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn……………………… Biểu 2.5: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị……………… Biểu 2.6: Mẫu phiếu nhập kho……………………………………. Biểu 2.7: Mẫu Hoá đơn GTGT……………………………………. Biểu 2.8: Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy…………….. Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho…………………………………….. Biểu 2.10: Mẫu bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu………………. Biểu 2.11: Mẫu Chứng từ ghi sổ…………………………………… Biểu 2.12: Mẫu Chứng từ ghi sổ…………………………………… Biểu 2.13: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ………………………. Biểu 2.14: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu………………………… Biểu 2.15: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết…………………………….. Biểu 2.16: Mẫu sổ cái TK152……………………………………… 6 55 11 15 17 22 23 25 26 29 30 32 36 37 41 42 43 44 45 46 47 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................ PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN – VIỆT NAM ……………………………………………… 1.1 Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy LIFAN – VIỆT NAM có ảnh hưởng đến kế toán nguyên, vật liệu ……………………………………………… 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển……………………………………… 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh…………... 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy LIFAN – VIỆT NAM……………………………... 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán……………………………………. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán……………………………………… PHẦN 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN – VIỆT NAM 2.1 Đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy LIFAN – VIỆT NAM …………………………………… 2.1.1 Đặc điểm và phân loại Nguyên, vật liệu…………………………….. 2.1.2 Tính giá Nguyên, vật liệu……………………………………………. 2.2 Thực trạng kế toán chi tiết Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam……………………………………………… 2.2.1 Kế toán chi tiết Nguyên, vật liệu tại kho…………………………….. 2.2.2 Kế toán chi tiết Nguyên, vật liệu tại phòng kế toán…………………. 2.3 Thực trạng kế toán tổng hợp Nguyên, vật liệu tại phòng kế toán……... 2.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng…………………………………………… 2.3.2 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ biến động tăng Nguyên, vật liệu… 2.3.2.1 Trường hợp Nguyên, vật liệu tăng do mua ngoài………………….. 2.3.2.2 Trường hợp Nguyên, vật liệu tăng do Nhập khẩu từ nước ngoài…. 2.3.2.3 Trường hợp Nguyên, vật liệu tăng do nhập linh kiện tháo rỡ Động cơ, Xe máy……………………………………………………………………… 2.3.2.4 Trường hợp Nguyên, vật liệu tăng do nhập gia công về…………… 2.3.3 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ biến động giảm Nguyên, vật liệu.. 2.3.3.1 Nguyên vật liệu giảm do xuất kho để phục vụ sản xuất sản phẩm… 2.3.3.2 Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để sửa chữa…………………… 2.3.3.3 Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để bảo hành…………………… 2.3.3.4 Nguyên, vật liệu giảm do xuất đi gia công………………………… PHẦN 3 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊNLIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN – VIỆT NAM 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam………………………………………………. 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán…………………………………………… 3.1.2 Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán…………………….. 3.1.3 Về tổ chức sử dụng tài khoản kế toán……………………………….. 3.1.4 Về tổ chức và hạch toán nguyên vật liệu…………………………….. 3.1.5 Vể tổ chức và quản lý nguyên vật liệu………………………………. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam……………………………. 3.2.1 Hoàn thiện về xây dựng bảng mã nguyên vật liệu…………………… 3.2.2 Hoàn thiện về ghi chép sổ chi tiết nguyên vật liệu………………….. 3.2.3 Hoàn thiện về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu………… 3.2.4 Hoàn thiện về hạch toán hàng mua đang đi đường………………….. 3.2.5 Hoàn thiện về trích lập dự phòng giảm giá hang tồn kho…………… 3.2.6 Hoàn thiện về hạch ứng dụng kế toán máy KẾT LUẬN 1 4 4 4 6 12 12 15 18 18 18 19 21 21 24 27 27 27 28 33 34 34 35 35 38 38 39 48 48 48 49 50 51 52 53 53 55 56 56 57 57 59