Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH giầy Nam Giang

n vật liệu khác nhau tuỳ thuộc vào khách hàng. Nghĩa là, nguyên vật liệu để sản xuất ở mỗi đơn đặt hàng sẽ thay đổi. Hiện nay, Công tyđã được trang bị máy móc thiết bị hiện đại thay thế cho các máy móc đã quá cũ, mỗi phân xưởng được trang bị máy móc theo chức năng riêng của mình, có sự chuyên môn hoá cao. Vì vậy, đối tượng sử dụng nguyên vật liệu là ít thay đổi. Ví dụ: các loại vải, mút, bạt chỉ được xuất cho phân xưởng chặt với nhiệm vụ chặt vải, mút ra từng miếng theo từng mẫu khác nhau rồi chuyển sang phân xưởng may. Như vậy, phân xưởng may chỉ sử dụng nguyên vật liệu là vải, mút, bạt và ngược lại các loại nguyên vật liệu này cũng không được sử dụng ở các phân xưởng khác như phân xưởng may, phân xưởng gò… Còn các loại chỉ, oze, các loại dây viền, guy băng… được sử dụng ở phân xưởng may để may ra bán thành phẩm là mũ giầy. Phân xưởng gò với nhiệm vụ lắp ráp thành thành phẩm chưa hoàn tất từ các bán thành phẩm mũ giầy, đế cao su… Ngoài những loại nguyên vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty còn có một số nguyên vật liệu phụ khác góp phẩn trợ giúp cho sản xuất như các loại băng keo, hoá chất dùng để đính đế và mũ giầy. Các nguyên vật liệu này được bảo quản riêng, qui định rõ thời gian sử dụng, phòng tránh tiếp xúc nhiều. Các loại nhiên liệu để sản xuất như xăng, dầu, nhớt được xây dựng hệ thống phòng cháy chữa cháy. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này sẽ giúp doanh nghiệp ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất. Không ai có thể phủ nhận được vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được điều đó, Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ nguyên vật liệu hợp lý gần các phân xưởng sản xuất, để tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Công ty tổ chức qui hoạch duy nhất một kho dùng để chứa tất cả các loại vật tư trừ hoá chất được để riêng tại một kho của công ty, nhiên liệu máy móc được gửi sang kho của xí nghiệp cao su để bảo quản hộ. Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng qui mô, khang trang, được trang bị các phương tiện cân, đo, đong, đếm hiện đại, đội ngũ thủ kho và nhân viên bảo vệ có trách nhiệm đảm bảo thực hiện chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản, hạch toán chặt chẽ các hoạt động nhập xuất tồn nguyên vật liệu cũng như việc bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu cung ứng kịp thời để sản xuất diễn ra liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng, không xảy ra trường hợp ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hay do chất lượng nguyên vật liêụ kém. b. Phân loại nguyên vật liệu: Có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng, nhiều chủng loại nên xí nghiệp đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chính: là nguyên vật liệu mà sau quá trình chế biến sẽ tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm. Bao gồm các loại vải, các loại mút, bạt, đế giầy là thành phần chính cấu thành nên sản phẩm giầy vải. Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho sản xuất, bao gồm các loại chỉ, dây buộc, chun, khoá, oze, dây viền, guy băng, hạt chống ẩm, túi ni lông… Chúng được dùng kết hợp để tạo ra hình dáng sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm, giúp hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh. Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu đảm bảo cung cấp cho máy móc hoạt động. Phụ tùng thay thế: bao gồm kim, chân vịt dùng để sửa chữa và thay thế cho máy may, ngoài ra còn có dao chặt, dao cắt viền. Phế liệu thu hồi: đặc trưng của sản phẩm giầy vải là được sản xuất từ nguyên vật liệu chính là vải nên phế liệu thu hồi là các loại vải vụn, mếch, giầy hỏng. Phế liệu thu hồi sẽ được đem bán gây quĩ. Việc phân loại nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp quản lý theo dõi số lượng, chất lượng của từng loại từ đó có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng tốt hơn. Tuy nhiên, hiện tại ở Công ty không lập sổ danh điểm vật tư là một thiếu sót lớn vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung. Điều này sẽ rất khó khăn cho doanh nghiệp khi kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm khi cần vì nó rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Đồng thời nó còn hạn chế những tính năng của máy tính khi tham gia vào quá trình hạch toán nguyên vật liệu. d. Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của xí nghiệp được nhập từ các nguồn trong và ngoài nước, không có nguyên vật liệu tự chế, chỉ có nguyên vật liệu trong công ty luân chuyển nội bộ. Hạch toán nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế của vật liệu. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Nguyên vật liệu của Công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là mua ngoài do phòng kế hoạch đảm nhận. Đối với các đơn đặt hàng của nước ngoài thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp, giá cả sẽ được thoả thuận và bù trừ tiền hàng sau khi hợp đồng kết thúc. Điều này giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí khi tìm kiếm nguồn cung cấp. Với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ, Công ty sử dụng giá thực tế, giá này được xác định theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài từ các nguồn trong nước: + Đối với nguyên vật liệu được cung cấp ngay tại kho thường là các vật liệu phụ: giá thực tế của nguyên vật liệu là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT không bao gồm chi phí vận chuyển. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài từ vùng khác chuyển đến: giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT cộng với chi phí thực tế liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. + Đối với nguyên vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các xí nghiệp trong công ty: giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu của các xí nghiệp chuyển sang, cuối kỳ sẽ được công ty giảm nợ, bù trừ lẫn nhau. Đối với nguyên vật liệu mua từ nước ngoài: + Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại: giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm giá mua tính theo tiền Việt Nam (tỷ giá ngoại tệ là tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm nhập). + Đối với nguyên vật liệu nhận gia công theo đơn đặt hàng của nước ngoài: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp nên giá trị nhập nguyên vật liệu là giá thực tế nguyên vật liệu bên gia công giao theo thoả thuận hai bên ký kết. Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh: giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được (giá thị trường tại thời điểm nhập ). * Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ: Giống như ở tất cả các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất dùng cho sản xuất, phế liệu thu hồi thì được xuất để bán, xuất gia công chế biến chỉ xảy ra khi Công ty phải thực hiện gấp các đơn đặt hàng. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau. Công ty hiện đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế từng số hàng xuất. Ưu điểm của phương pháp là giúp Công ty hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian phù hợp với hình thức ghi sổ của Công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Ngoài ra, còn cho phép kiểm tra liên tục số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho, từ đó sử dụng nguyên vật liệu đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí, ứ đọng vốn. Nhược điểm, tính toán nhiều dễ nhầm lẫn vì có nhiều nguyên vật liệu cũng như nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên. Mặt khác, nếu giá nguyên vật liệu có xu hướng tăng lên thì giá trị tồn kho cao, giá trị xuất giảm làm giá thành sản xuất sản phẩm giảm. Và ngược lại, nếu giá mua nguyên vật liệu có xu hướng giảm thì giá trị tồn kho giảm, chi phí trong kỳ tăng, làm giá thành tăng, lợi nhuận giả Ví dụ: Với bạt 9921 trắng. Chỉ tiêu Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1.Tồn đầu kỳ 2. Nhập trong kỳ - Lần 1 - Lần 2 3. Xuất trong kỳ - Lần 1 - Lần 2 4. Tồn cuối kỳ 9970 9772 9770 9770 9770 9772 9770 100 58 977200 566660 50 50 100 488500 488500 977200 100 58 977000 566660 Phương pháp nhập trước xuất trước là phương pháp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, tuy vậy số lượng danh điểm nguyên vật liệu quá nhiều nên gặp không ít khó khăn trong quá trình hạch toán. 1.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty: 1.2.2.1 Thủ tục chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu: Thủ tục nhập xuất kho đã được giám đốc Công ty qui định cụ thể rõ ràng như sau: Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập, xuất vật tư hàng hoá tại Công ty, đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung tại Công ty. Giám đốc Công ty qui định: Vật tư hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng và qui cách sản phẩm, nếu đạt yêu cầu buộc phải nhập kho trước khi đưa vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập. 2. Trong trường hợp hàng về chưa có hoá đơn cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, làm chứng từ nhập kho. Mẫu này phải được ban giám đốc Công ty, phòng kế toán, thủ kho xác nhận. Trong trường hợp cán bộ vật tư không lập “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, thủ kho không được cho vật tư, hàng hoá vào kho. Vật tư hàng hoá mua về có giá trị trên 100,000 đồng phải có hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho được viết theo thứ tự và bao gồm 3 liên: Cán bộ mua vật tư: 01 liên. Thủ kho: 01 liên. Lưu phòng kế toán: 01 liên. Thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho hàng tháng gửi phòng kế toán Công ty đối chiếu vào ngày mồng 5 tháng tiếp theo. Thủ kho hàng ngày tổng hợp lượng hàng hoá, vật tư xuất trong ngày để phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho đối với lượng hàng đã xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên gồm: Phân xưởng nhận vật tư: 01 liên. Thủ kho : 01 liên. Lưu phòng kế toán : 01 liên. Việc giám đốc Công ty qui định đúng đắn, rộng rãi đã giúp cho Công ty có cơ sở để tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu cũng như việc xuất dùng đúng định mức, đúng mục đích, tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Qui định của Công ty tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời nó đã được cụ thể hoá để phù hợp với hoạt động riêng của Công ty. Đặc biệt đối với thủ kho và phòng kế toán hạch toán được đúng đắn, dễ dàng. Công ty mua nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kỹ thuật lập.  Ví dụ: Hoá đơn gtgt Liên 2: Ngày 20 tháng 1 năm 2008. Đơn vị bán: Công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội. Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty TNHH giầy Nam Giang Địa chỉ: Nhà 5C,Tập thể Nam Đồng,Đống Đa,Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bạt 10 mộc m 100 22136 2213600 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán 2213600 221360 2434960 Số tiền bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ba mươi tư nghìn chín trăm sáu mươi đồng. Người mua hàng: Kế toán trưởng: Thủ trưởng đơn vị: Phòng QC sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đủ điều kiện thì phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho Ngày 20 tháng 1 năm 2008 Số 45 Họ tên người giao hàng: Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. Nhập tại kho: Công ty TNHH giầy Nam Giang STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Bạt 10 mộc m 100 100 22136 2213600 Cộng 2213600 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai triệu một trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Tiếp đó trên cơ sở định mức đã duyệt, căn cứ vào yêu cầu của sản xuất, phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 1 năm 2008 số 58 Họ và tên người nhận hàng: Chị Yến – Phân xưởng Chặt. Lý do xuất dùng: dùng cho sản xuất. Xuất tại kho: Công ty TNHH giầy Nam Giang. STT Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt 10 mộc m 90 90 22136 1992240 Cộng 1992240 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm chín mươi hai nghìn hai trăm bốn mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị: Phụ trách bộ phận sử dụng: Người nhận hàng: Thủ kho: Sơ đồ: Qui trình hạch toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh giầy nam giang Thẻ kho Nhật ký chứng từ số 1 Chứng từ nhập, xuất NVL Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn NVL Bảng phân bổ NVL, CCDC Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 5 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.2.2 Hệ thống sổ chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu thường xuyên biến động thông qua các nghiệp vụ nhập, xuất để quản lý tình hình biến động này, cần tiến hành hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán. Hiện nay, Công ty hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán được thực hiện như sau: +Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu về chỉ tiêu khối lượng. Các chứng từ trước khi ghi sổ phải được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, sau đó ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Định kỳ 3 – 5 ngày chuyển lên phòng kế toán. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu, đầu tháng thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ, căn cứ vào số tồn cuối kỳ của tháng trước, mỗi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. Số nguyên vật liệu tồn cuối tháng được tính như sau: Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng – Số xuất trong tháng. Ví dụ: Với phiếu nhập kho và phiếu xuất kho như ví dụ trên vào thẻ kho như sau: Thẻ kho Mẫu số 06 - VT Doanh nghiệp: Công ty giầy Nam Giang. Ngày lập thẻ: 20 - 01 - 2008 Tên kho: Tờ số: 28 Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư hàng hoá: Bạt 10 mộc Đơn vị tính: m Mã số: Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 5/1 10/1 15 /1 16/1 20/1 22/1 23/1 26/1 17/2 20/2 40 41 42 43 44 45 55 56 57 58 5/1 10/1 15/1 16/1 20/1 22/1 23/1 26/1 17/2 20/2 Cộng trang trước Nhập kho Xuất kho Nhập kho Nhập kho Xuất kho Nhập kho Nhập kho Xuất kho Nhập kho Xuất kho 1420 1450 540 500 400 100 800 1900 1720 90 120 740 830 10 + Tại phòng kế toán: Khác với thủ kho, kế toán phải theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Sau khi xem xét, xác nhận vào Thẻ kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập xuất kho mà thủ kho chuyển lên, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 1521, 1522. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 1521, 1522 lập Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu TK 1521, 1522: Dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sổ được ghi chép hàng ngày ngay sau khi nhận được phiếu nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên. Căn cứ ghi sổ: chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thẻ kho. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước. Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng. Số dư cuối tháng: Số tồn kho = số dư đầu kỳ + số nhập trong kỳ – số xuất trong kỳ. Mỗi trang sổ được dùng cho một loại nguyên vật liệu, ghi cho cả hai chỉ tiêu số lượng và thành tiền đồng thời định khoản luôn tài khoản đối ứng. Các nghiệp vụ nhập xuất được ghi một dòng trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 45 và phiếu xuất kho số 58, thẻ kho tờ số 28 hàng ngày kế toán tiến hành ghi chép như sau: Từ số liệu trên sổ chi tiết TK 1521, 1522 kế toán vào bảng chi tiết TK 1521, 1522. - Bảng chi tiết TK 1521, 1522: theo dõi tình hình nhập xuất chi tiết từng loại nguyên vật liệu thông qua việc định khoản các nghiệp vụ. Số tồn đầu kỳ bảng chi tiết TK 1521, 1522 được lấy trên cơ sở sổ chi tiết TK 1521, 1522. Bảng chi tiết được ghi chép tương tự sổ chi tiết 1521, 1522. Sau khi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng chi tiết nguyên vật liệu cuối tháng kế toán lập báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu: phản ánh tình hình tổng hợp số liệu vật tư thông qua các chỉ tiêu trên báo cáo là số liệu và thành tiền ở các cột tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và thực hiện một cách đầy đủ, khoa học của phương pháp nhằm phát huy tối đa ưu điểm của phương pháp. Nhưng vẫn còn một số vấn đề chưa được hợp lý trong việc sử dụng phương pháp này để hạch toán do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty. 1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức sổ nhật ký chứng từ. Tài khoản được sử dụng: Biến động của nguyên vật liệu được theo dõi trên tài khoản: + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Chi tiết thành các tài khoản: TK 1521: Nguyên vật liệu chính như vải, đế, bạt… TK 1522: Vật liệu phụ như chỉ, khoá, chun, oze… + TK 154: Chí phí sản xuất kinh doanh dở dang dùng phản ánh nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất. + Ngoài ra, còn sử dụng các tài khoản khác như tài khoản 621, 622, 627, 331, 136, 336… 1.2.3.1 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu: + Đối với trường hợp mua ngoài từ nguồn trong nước chưa trả tiền: Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận chất lượng nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT định khoản nghiệp vụ rồi vào sổ chi tiết TK 331, từ đó tổng cộng số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Định khoản: Nợ TK 152 (1521, 1522 ) Có TK 331 Sổ chi tiết TK 331 “Thanh toán với người bán”: dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ được mở chung, mỗi trang theo dõi cụ thể một đối tượng là nhà cung cấp, ghi giá trị thực tế nhập của từng loại nguyên vật liệu và tình hình thanh toán công nợ của Công ty. Các căn cứ để ghi số liệu: Cột dư đầu kỳ được ghi trên cơ sở cột tồn cuối kỳ của tháng trước của sổ chi tiết TK 331. Các phát sinh trong kỳ tập hợp dựa vào các chứng từ thanh toán, phiếu đề nghị thanh toán của Công ty, cùng các phiếu chi của công ty. Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán ngay được theo dõi trên sổ chi tiết “Phải trả người bán” theo từng nhà cung cấp và theo từng tháng, trong tháng kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên đối chiếu với nhân viên phòng vật tư về các nghiệp vụ thu mua trong tháng, cuối mỗi tháng, kế toán theo dõi công nợ phải trả phải tính ra số còn nợ của từng nhà cung cấp để làm căn cứ lập Nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Trích Sổ chi tiết TK 331 của trang sổ thuộc đối tượng công ty Dệt Công Nghiệp Hà Nội tháng 4 năm 2006 – Biểu số. Sau khi ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết của từng trang sổ rồi vào nhật ký chứng từ số 5 ( NKCT số 5 ). Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 vào Sổ cái TK 331. Căn cứ lập: số liệu trên sổ chi tiết TK 331. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước sổ cái TK 331. Số phát sinh trong tháng: số phát sinh trên sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng. Số dư cuối tháng: tổng số công nợ của các đối tượng tập hợp từ sổ chi tiết TK 331. NKCT số 5 dùng để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu, tình hình công nợ thanh toán với người bán. NKCT số 5 tổng hợp tình hình nhập, tình hình thanh toán trong một tháng. Căn cứ lập NKCT số 5 là Sổ chi tiết phải trả người bán phát sinh trong tháng và NKCT số 5 tháng trước. Phương pháp lập: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước ghi cột dư đầu tháng. Tổng cộng các dòng cộng số phát sinh trong tháng cho từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 để ghi những phát sinh trong tháng. Căn cứ số dư cuối tháng của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 vào dòng số dư cuối tháng của NKCT số 5. Nếu nguyên vật liệu nhập kho phát hiện thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ nguyên nhân kế toán Công ty ghi: Nợ TK 1381 Nợ TK 1388,…. Có TK 111, 112, 311, 331: Giá trị nguyên vật liệu thiếu. Nếu nhập kho phát hiện thừa thì Công ty chỉ ghi đơn trên TK 002. + Đối với việc mua nguyên vật liệu trả tiền ngay: Công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng chi tiết TK 1521, 1522; sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5. + Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại từ đơn đặt hàng của nước ngoài được kế toán theo dõi riêng từng đơn đặt hàng: do khách hàng của Công ty phần lớn là các nước ở Đông Âu và Hàn Quốc, việc sản xuất theo đơn đặt hàng mang tính gia công nên nguyên vật liệu thường do khách hàng cung cấp, đồng thời bao tiêu luôn sản phẩm. Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng do hai bên ký kết mà chi phí liên quan, thuế nhập khẩu sẽ do bên nào chi trả. Cuối đơn hàng có thể thanh toán bù trừ theo số hàng đã bàn giao hoặc coi như Công ty mua nguyên vật liệu và bán sản phẩm cho khách hàng. Nguyên vật liệu nhập của nước ngoài theo đơn đặt hàng thường Công ty nhập tại cảng Hải Phòng, giá nhập được tính theo giá CIF, tất cả các chi phí phát sinh kể cả thuế nhập khẩu sẽ được tổng hợp trên bảng theo dõi về hàng nhập theo đơn hàng tính theo USD. Ví dụ: Trích lập nguyên vật liệu ở đơn hàng của Hàn Quốc tháng 5/2001 Bảng theo dõi vật tư về kho theo kế hoạch đơn hàng Tên vật tư Đơn vị tính Qui cách Sản lường bù trừ Phần theo dõi về kho Đợt 1 Đợt 2 Vải 9921 M 0.8 35000 20000 15000 Vải bạt 10 M 0.8 6957 5500 1457 Phin 2222 M 0.85 11180 5150 6030 OZE Bộ 1782229 153209 250220 Khoá cái 183152 120041 63011 Chun M 10025 5020 5005 Chỉ M 4584075 400400 580075 Khi nhập kho căn cứ vào vận đơn, hoá đơn, phiếu nhập kho, các bảng tổng hợp theo dõi về đơn hàng, kế toán của Công ty vào sổ chi tiết TK 331 đối tượng theo đơn hàng theo dõi riêng. Do đơn hàng được tính bằng ngoại tệ, vì vậy nếu khi thanh toán có sự chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thì cần làm phiếu điều chỉnh như sau: Công ty TNHH giầy Nam Giang Số…/PĐC Phiếu điều chỉnh tăng TK TK ghi Nợ: TK 152 TK ghi Có: TK 331 Lý do điều chỉnh: Điều chỉnh tăng do tỷ giá tăng theo phiếu nhập kho số… Người lập Phụ trách kế toán Giám đốc xí nghiệp Nguyên vật liệu nhận gia công Công ty không tiến hành ghi sổ mà coi đó là tài sản của bên gia công, Công ty chỉ ghi đơn để theo dõi và chỉ hạch toán doanh thu cho nghiệp vụ này khi có. + Nhập phế liệu thu hồi: nhập phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh kế toán vào sổ chi tiết TK 1521, 1522; bảng kê chi tiết TK 1521, 1522. Công ty ghi: Nợ TK 152 Có TK 721: Phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh. + Đối với nguyên vật liệu kiểm kê phát hiện thừa: xí nghiệp ghi đơn trên TK 002. 1.2.3.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Các nghiệp vụ xuất kho được kế toán Công ty căn cứ vào phiếu xuất kho định khoản, tuỳ theo mục đích, điều kiện và ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu chi tiết cho đối tượng. Bảng phân bổ số 2 ( bảng phân bổ nguyên vật liệu ): phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng hàng tháng. Kết cấu: các cột – phản ánh giá trị các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ. Các dòng – phản ánh đối tượng sử dụng. Cơ sở lập: căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu. Phương pháp lập: Kế toán trên cơ sở các phiếu xuất kho cho các đối tượng, mục đích sử dụng nguyên vật liệu diễn ra trong tháng, các báo cáo luân chuyển vật tư, báo cáo theo dõi vật tư sử dụng thực tế tại phân xưởng ghi vào từng dòng đối tượng sử dụng của TK 621, 627 tương ứng với từng cột của TK 1521, 1522, 153. Bảng phân bổ được mở vào cuối tháng. Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu , NKCT số 5, bảng phân bổ nguyên vật liệu lập bảng kê số 3. Bảng kê số 3: dùng để tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu trong tháng. Cơ sở để ghi bảng kê số 3: Số tổng cộng phần ghi có TK 331 trên NKCT số 5, số tổng cộng cột thành tiền của phần nhập, xuất trên báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Bảng kê số 3 được lập vào cuối tháng phục vụ cho việc tính chi phí nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm. Phương pháp lập: Số dư đầu tháng: số dư cuối tháng trước của Bảng kê số 3. Số phát sinh tăng trong tháng: căn cứ vào số tổng cộng của từng NKCT ghi vào phần ghi Nợ TK 152, 153 đối ứng ghi có các TK khác có liên quan. Số xuất dùng trong tháng: lấy số tổng cộng phần ghi Có TK 152, 153 đối ứng phần ghi Nợ các TK trên bảng phân bổ số 2. Tồn cuối tháng = số dư đầu tháng + phát sinh tăng trong tháng – xuất dùng trong tháng. + Đối với nguyên vật liệu xuất cho các đơn vị nội bộ thì ngoài việc ghi vào bảng phân bổ còn phải ghi vào NKCT số 10. Xí nghiệp ghi: Nợ TK 136 (1368, 1369, 1364 ) Có TK 1521, 1522 + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng theo đơn đặt hàng thì mang tính chất gia công nên việc xuất cũng được hạch toán riêng theo từng đơn đặt hàng cụ thể. Cuối đơn hàng có quyết toán vật tư. + Đối với hàng mua đang đi đường, hiện tại Công ty chưa tiến hành hạch toán mà chờ hàng về nhập kho thì mới tiến hành hạch toán. Vào cuồi tháng, sau khi đã kiểm tra, đối chiếu số liệu, khoá sổ các số liệu trên các bảng kê, bảng phân bổ, các Nhật ký chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Cái tài khoản 152. Sổ Cái tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của TK 152 được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ bảng phân bổ số 2 - ghi Có TK này và ghi Nợ các TK chi phí, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Phương pháp lập Sổ Cái TK 152: Số dư đầu tháng: lấy từ số dư cuối tháng trước. Số phát sinh Nợ: lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan chi tiết theo từng tài khoản đối ứng với Nợ TK 152. Số phát sinh Có: lấy từ bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Phát sinh Nợ - Phát sinh Có Chương 2: Một số giảI pháp Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh giầy nam giang. 2.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH giầy Nam Giang. Công ty TNHH giầy Nam Giang là đơn vị mới được thành lập, nhưng đã không ngừng phát triển lớn mạnh. Sản phẩm của Công ty không chỉ được bán tại thị trường trong nước mà còn được xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Từ khi được đưa vào hoạt động đến nay, lợi nhuận của Công ty luôn chiếm tỷ trọng cao. Để đạt được những thành công trên là do sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty cùng tập thể cán bộ công nhân viên có trình độ, yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm. Thứ nhất xét về công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng: Công ty tổ chức mô hình quản lý thống nhất, tập trung, khoa học. Mô hình tổ chức này cho phép phát huy tính sáng tạo cũng như khả năng của người lao động. Công tác quản lý nguyên vật liệu có các ưu, nhược điểm sau: + Khâu thu mua: sản phẩm đòi hỏi rất nhiều đến chất lượng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu không chỉ đa dạng về chủng loại, mẫu mã, mầu sắc mà còn đảm bảo độ dẻo dai, chắc bền. Nhưng do Công ty có đội ngũ cán bộ vật tư có trình độ chuyên môn, có sự hiểu biết về từng nguyên vật liệu, từng nhà cung cấp và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường nên luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất. + Khâu bảo quản: Hệ thống kho bãi được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu tốt. Bên cạnh đó, thủ kho là người có trình độ quản lý, có kinh nghiệm, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về nguyên vật liệu. + Khâu sử dụng: để quản lý tốt việc sử dụng nguyên vật liệu trước hết đòi hỏi ý thức và tay nghề của công nhân, sau đó là khả năng quản lí của nhà lãnh đạo. Trên cơ sở định mức tiêu hao, phòng kế hoạch lên kế hoạch sử dụng vật tư xuất nguyên vật liệu cho các phân xưởng. Thứ hai xét về công tác kế toán: đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất của Công ty, bộ máy được tổ chức hợp lý hiệu quả nhịp nhàng. Tại phòng kế toán nhân sự được bố trí sắp xếp phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tại các phân xưởng có các nhân viên thống kê, cùng với thủ kho đã góp phần hỗ trợ cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình sử dụng cũng như biến động của nguyên vật liệu. Ngoài ra các thông tin của phòng kế toán sẽ được xử lý và chuyển lên cho ban giám đốc ra các quyết định cần thiết. Công tác kế toán được thực hiện tương đối toàn diện từ việc lựa chọn sử dụng phương pháp kế toán đến việc ghi chép, lập báo cáo đều dựa trên cơ sở các chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh. Trong khi kế toán quản trị còn mới mẻ đối với phần lớn các doanh nghiệp ở nước ta thì Công ty đã nhanh chóng bắt kịp, hoạt động kế toán quản trị của Công ty được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục. + Hệ thống chứng từ, sổ sách được áp dụng tại Công ty: đảm bảo đầy đủ chứng từ bắt buộc của chế độ kế toán hiện hành cũng như của công ty về nguyên vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê, các sổ thẻ kế toán chi tiết và tổng hợp… tất cả đều tuân thủ đúng pháp luật, có ghi rõ yêu cầu của việc sử dụng chứng từ. + Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty lựa chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phơng pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Sổ sách kế toán được ghi chép đầy đủ và thường xuyên có sự đối chiếu. + Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo hình thức nhật ký chứng từ phù hợp với đặc điểm và qui mô sản xuất của Công ty. Công tác kế toán của Công ty được thực hiện với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm kế toán cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán, đảm bảo độ chính xác cao. Song bên cạnh những ưu điểm, xí nghiệp không tránh được những bất cập cần được hoàn thiện. 2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Giầy Vải trực thuộc công ty Da Giầy Hà Nội: Trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để giảm nhẹ chi phí. Đồng thời, trong thực tế phát sinh nhiều phức tạp mà nếu áp dụng đúng chế độ kế toán sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp như bộ máy kế toán quá cồng kềnh, công việc nhiều, các sổ sách lưu trữ lớn,.. Mặc dù vậy, các doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ chế độ kế toán bắt buộc. Để làm được điều đó cần tăng cường nhân viên kế toán có trình độ cao, máy tính có cài đặt phần mềm kế toán nhằm giảm nhẹ khối lượng tính toán, thực hiện ghi sổ theo đúng qui định kế toán. Nếu làm được như vậy, chắc chắn công tác kế toán sẽ đơn giản hơn, đồng bộ và nhịp nhàng, sổ sách hợp lý hơn đáp ứng được yêu cầu quản lý. Bất cứ một mô hình quản lí dù hoàn thiện đến đâu cũng không thể tránh được những nhược điểm. Vì vậy, dưới góc độ nghiên cứu của một sinh viên thực tập, sau khi đã tiếp xúc với thực tế tại Công ty, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, cũng như công tác kế toán nói chung của Công ty góp phần giúp công tác nguyên vật liệu ngày một hoàn thiện và tốt hơn. 2.2.1 Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được áp dụng tại nước ta là phương pháp thẻ song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, tuỳ vào đặc điểm nguyên vật liệu cũng như đặc thù kinh doanh của đơn vị mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thích hợp. Công ty đã lựa chọn hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, nguyên vật liệu của Công ty đa dạng về chủng loại, số lần nhập xuất nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao thì việc áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa hợp lý. Nếu lựa chọn phương pháp sổ số dư hoặc sổ đối chiếu luân chuyển thì có nhiều thuận lợi hơn. Theo ý kiến củabản thân em, thì Công ty nên chọn phương pháp sổ số dư. Phương pháp này đòi hỏi thủ kho sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu ngoài việc ghi vào thẻ kho còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho vào sổ số dư. Trên cơ sở đó, định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kế toán dựa vào số lượng nhập xuất từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất để vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ số dư tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán, đồng thời cho phép đơn giản hoá việc ghi chép của nhân viên kế toán, nhưng lại đòi hỏi nhân viên kế toán phải có khả năng tổng hợp chính xác số lượng nguyên vật liệu và công việc kế toán thường bị dồn lại vào cuối kỳ. Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán có nghiệp vụ, có trách nhiệm nên việc lập sổ số dư không phải là quá phức tạp, hơn nữa khi sử dụng phương pháp này sẽ tăng được hiệu quả quản lý, nâng cao được thái độ làm việc của thủ kho và nhân viên kế toán. 2.2.2 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu: Công ty hiện đang phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu xí nghiệp đã sử dụng TK 152 và chi tiết thành các tiểu khoản cụ thể như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính ( vải bạt 10 màu các loại). TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ ( chun, khoá, dây giầy). TK 152.3: Nhiên liệu ( dầu, xăng, nhớt). TK 152.4: Phụ tùng thay thế ( phụ tùng máy móc…). TK 152.8: Vật liệu khác ( là các loại vật liệu không thuộc các nhóm trên). Tuy nhiên, do nguyên vật liệu rất đa dạng cả về số lượng, chủng loại, mẫu mã, các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên nên rất khó khăn cho việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Chính vì vậy, để thuận tiện cho việc hạch toán Công ty nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Như vậy, không những giúp cho doanh nghiệp hạch toán nhanh chóng, chính xác mà còn dễ kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm khi cần. Cách lập sổ danh điểm nguyên vật liệu khá đơn giản, chỉ là việc đặt tên cho mỗi thứ, mỗi nhóm nguyên vật liệu bằng cách mã hoá các nhóm, thứ nguyên vật liệu bằng các ký hiệu riêng, cụ thể là bằng các số tự nhiên: Ba số tự nhiên đầu tiên: biểu thị loại tài sản của công ty. Số tự nhiên thứ 4: biểu thị vai trò công dụng của nguyên vật liệu, vị trí của vật liệu trong sản xuất kinh doanh ( chính, phụ ). Số tự nhiên thứ 5 và 6: biểu thị tính chất, màu sắc của nguyên vật liệu. Ví dụ: Vải bạt 10 màu trắng sẽ được mã hoá là 152.1.01. Sổ danh điểm nguyên vật liệu STT Danh điểm NVL Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú 2 3 152.1 152.1.01 152.1.02 152.1.03 152.1.04 152.1.05 …….. 152.2 152.2.01 152.2.11 152.2.21 ……… 152.3 152.3.01 152.3.11 152.3.21 ………. NVL chính Vải bạt 10 màu trắng Vải bạt 10 màu đen Vải bạt 10 màu chàm Vải bạt 10 màu ghi Vải bạt 10 màu be NVL phụ Chun Dây giầy Khoá Nhiên liệu Dầu dùng cho máy móc Xăng Dầu mỡ bôi máy m m m m m m cái đôi lít lít kg 2.2.3. Hoàn thiện việc xây dựng định mức tiêu hao: Do việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng kế hoạch lại do trung tâm mẫu xây dựng. Sau khi tiến hành sản xuất thử, trên cơ sở đó trung tâm xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Tuy nhiên, việc làm này không mang lại hiệu quả cao. Thứ nhất, do trung tâm mẫu không tiếp xúc với thực tế tại Công ty. Thứ hai, do không tiếp xúc với thực tế nhưng lại dựa vào kinh nghiệm chủ quan nên đã ra các quyết định không chính xác. Với hai nguyên nhân trên nên nhiều khi định mức bị áp đặt, không những không chính xác mà còn có sự chênh lệch quá lớn so với thực tế. Thực tế tiêu hao nguyên vật liệu thường cao hơn rất nhiều so với định mức dẫn đến tình trạng thiếu vật tư, dự trữ không kịp thời, phải bổ sung, ảnh hưởng đến tính liên tục của sản xuất, vừa tốn thời gian, công sức lại giảm tiến độ giao hàng, mất uy tín trong cạnh tranh. Mục đích của việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là đẩy mạnh sản xuất, giúp cho việc quản lý tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất. Nếu định mức được xây dựng mà không làm cho tình hình sản xuất tốt hơn thì công đoạn này coi như thừa, chi phí cho nó trở nên bất hợp lý. Giải pháp để hoàn thiện công việc này là phòng kế hoạch cùng với trung tâm mẫu, phòng kỹ thuật tính toán, cộng với sự tham khảo ý kiến của từng phân xưởng đã sử dụng nguyên vật liệu đó, kết hợp với sự tư vấn kỹ thuật của bên đặt hàng để xây dựng định mức sát với thực tế, thúc đẩy quá trình sử dụng nguyên vật liệu tốt hơn. 2.2.4 Hoàn thiện công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi đường: Tại Công ty không hạch toán hàng mua đang đi đường do trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau thì kế toán lưu hoá đơn lại chờ khi hàng về nhập kho thì sẽ hạch toán thẳng vào TK152 không qua TK 151 để đơn giản cho công tác kế toán. Nhưng như vậy, một mặt Công ty đã không tuân thủ chế độ kế toán, mặt khác thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Hàng mua đang đi đường là vật tư hàng hoá Công ty đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán nên nó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty và được coi là tài sản của Công ty. Việc hạch toán hàng mua đang đi đường nhằm phản ánh, giám sát, theo dõi tình hình biến động của tài sản một cách trung thực, kịp thời. Để khắc phục nhược điểm này, cần đưa vào sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” để hạch toán nghiệp vụ hàng mua đang đi đường vào cuối tháng. TK 151 có kết cấu như sau: Bên nợ: phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc về tới doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc đã chuyển giao toàn bộ cho các bộ phận sử dụng. Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường. Hạch toán các nghiệp vụ hàng mua đang đi đường như sau: Trong tháng, nếu hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường, nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán. Sang tháng sau khi hàng về kho, căn cứ vào phiếu nhập kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Hạch toán hàng mua đang đi đường được theo dõi riêng trên Nhật ký chứng từ số 6. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 151 Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 6: Nhật ký chứng từ số 6 ( Ghi có TK 151 – Hàng mua đang đi đường ) Ngày…..tháng…..năm 200… TT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151 Cộng có TK 151 Số dư cuối tháng SH NT SH NT TK 152 HT TT Đã ghi sổ cái ngày…..tháng…..năm…. Ngày…..tháng…..năm…. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) (ký, họ tên ) Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Lập dự phòng nhằm hạn chế bớt nhưng thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính với các trường hợp xảy ra rủi ro trong kinh doanh. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ báo cáo, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra cho niên độ sau. Về kinh tế: hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu giúp bảng cân đối của Công ty phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản. Về tài chính: khoản dự phòng là số vốn được sử dụng để bù đắp khoản giảm giá nguyên vật liệu thực sự phát sinh, thực chất nó là một nguồn tài chính của doanh nghiệp chưa sử dụng đến. Về thuế: dự phòng giảm giá là khoản chi phí làm giảm lợi nhuận, giảm thuế lợi tức phải nộp. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo từng mặt hàng, xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc với giá cả thị trường. Dự phòng chỉ trích với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống so với giá gốc. Không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho mới được ban hành thì chỉ tiến hành dự phòng với nguyên vật liệu mà giá thực tế của nguyên vật liệu đó giảm so với giá thị trường và sản phẩm làm ra từ chúng cũng bị giảm giá. Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần sử dụng TK 159, kết cấu tài khoản này như sau: TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ kế toán trước. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa hoàn nhập. Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa nhập. Tài khoản này được chi tiết theo từng loại hàng tồn kho được trích lập dự phòng giảm giá. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối năm, kế toán hoàn nhập toàn bộ mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích của năm trước. Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng. Có TK 721: Tính vào thu nhập bất thường của năm. Trong năm, xác định mức dự phòng cần lập và ghi: Nợ TK 642 ( 6426 ): chi phí dự phòng. Có TK 159: Trích dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có rất nhiều mặt tích cực, nó giúp Công ty hạn chế những thiệt hại nếu không may rủi ro xảy ra. Lập dự phòng yêu cầu kế toán phải thường xuyên theo dõi giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường. Trong thực tế của Công ty hiện nay, không nhất thiết phải lập dự phòng cho tất cả các loại nguyên vật liệu do nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng. Công ty chỉ nên trích lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu có giá trị lớn và giá cả thường xuyên có sự biến động trên thị trường. Sau khi lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu đó, kế toán phải tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng vào bảng chi tiết dự phòng dưới đây: Bảng chi tiết dự phòng Loại vật tư Giá ghi sổ Giá thị trường Dự phòng đã lập Dự phòng dùng Số hoàn nhập ……………………………………… ……………………………………… ……………………………… ……………………………………………… ……………………………………… ……………………………………… 2.2.5 Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán: Công ty hiện thực hiện ghi sổ theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Đây là phương pháp ghi sổ phức tạp đòi hỏi nhân viên kế toán có trình độ cao. Tuy nhiên, trong việc ghi chép Công ty có nhiều sáng tạo để giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên kế toán. Có thể kể ra, đó là việc sử dụng Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Theo chế độ kế toán Việt Nam thì Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Thực tế, Công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho chứ không phải là phương pháp giá hạch toán. Vì vậy, việc ghi chép vào bảng kê số 3 là không hợp lý và không cần thiết. 2.2.6 Hoàn thiện việc tăng cường quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: 2.2.6.1 Tăng cường quản lý định mức tiên dùng nguyên vật liệu: Như chúng ta đã biết, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Muốn hạ giá thành sản phẩm cần giảm chi phí nguyên vật liệu, một trong những biện pháp để thực hiện mục tiêu trên là tăng cường quản lý nguyên vật liệu theo đúng định mức. Công ty cần tiến hành theo dõi việc xuất nguyên vật liệu đem đi sử dụng, phát hiện kịp thời những phân xưởng sử dụng quá định mức. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra hiện tượng trên. Nếu đó là nguyên nhân khách quan thì tìm cách giải quyết. Nhưng nếu do cá nhân, bộ phận nào đó lạm dụng vật tư của công ty thì cần có biện pháp kinh tế hoặc hành chính để xử lý. Công ty cần có chế độ thưởng phạt nghiêm minh: đối với cá nhân, phân xưởng làm hỏng nhiều sản phẩm thì sẽ bị phạt tiền, phạt khi sử dụng quá định mức, thưởng cho những sáng kiến nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu. Việc làm trên có tác dụng giáo dục, nâng cao ý thức trách nhiệm của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đồng thời, bộ phận kỹ thuật luôn phải tìm tòi, sáng tạo, tìm mọi biện pháp cải tiến qui trình công nghệ. 2.2.6.2 Tăng cường công tác cung cấp nguyên vật liệu: Giảm chi phí đầu vào cho sản xuất là điều quan tâm của mọi doanh nghiệp, trong đó có việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Có thể nói, trị giá nguyên vật liệu bao gồm giá mua trên hoá đơn (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì không bao gồm thuế GTGT, nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp thì bao gồm cả thuế GTGT ) và chi phí thu mua. Hiện nay, giá mua nguyên vật liệu của Công ty tương đối cao, Công ty tiến hành mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để giảm chi phí nguyên vật liệu Công ty cần tổ chức công tác điều tra, nghiên cứu thị trường. Việc điều tra nghiên cứu thị trường cần có chi phí riêng, cần tới cán bộ nhiệt tình, năng động, có trình độ, có khả năng phân tích, đánh giá. Tìm hiểu thị trường là tìm kiếm các thông tin về nó: thông tin về giá cả, chất lượng, phương tiện vận chuyển, cước phí vận chuyển, phương tiện thanh toán. Công ty hiện đang mua nguyên vật liệu chủ yếu từ nguồn ngoại nhập, nếu tận dụng được từ các nguồn trong nước thì tiết kiệm được phần lớn chi phí sản xuất cho Công ty. Tóm lại, Công ty nên quan tâm đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho giá nguyên vật liệu rẻ, đảm bảo chất lượng, cung cấp kịp thời cho sản xuất. 2.2.7 Hoàn thiện việc bảo quản, hạch toán nguyên vật liệu tại kho: Do nguyên vật liệu ở Công ty đa dạng, phong phú về chủng loại màu sắc, số lượng rất nhiều mà Công ty chỉ có một kho để quản lý tất cả các nguyên vật liệu chính phụ lẫn lộn, rất dễ nhầm lẫn, khó khăn trong việc tìm kiếm, cấp phát, hạch toán. Để khắc phục khó khăn, bất cập trong việc bảo quản nguyên vật liệu, Công ty có thể xây dựng thêm kho tàng nhằm thuận lợi cho việc cấp phát, tìm kiếm nguyên vật liệu. Nếu chưa có điều kiện xây dựng thêm kho bãi, Công ty nên bố trí, sắp xếp thêm nhân lực, một số người quản lý hạch toán nguyên vật liệu chính, một số người hạch toán nguyên vật liệu phụ sao cho hợp lý, thuận tiện cho việc hạch toán, cấp phát, tìm kiếm nguyên vật liệu. 2.2.8 Hoàn thiện công tác kế toán nói chung: Công ty đã trang bị máy vi tính phục vụ cho hoạt động kế toán . Điều này góp phần quan trọng góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, đồng thời giúp tính toán chính xác, kịp thời. Công ty nên trang bị thêm máy vi tính, cài đặt các phần mềm kế toán hiện đại cho phép thực hiện chính xác, ghi chép nhanh các nghiệp vụ xảy ra. Bên cạnh đó phải thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy, diệt vi rút. Hiện tại, Công ty vẫn ghi song song cả trên máy và ghi sổ bằng tay là không cần thiết và lãng phí. Ngoài việc trang bị thêm máy tính Công ty nên đào tạo nâng cao trình độ sử dụng máy vi tính cho nhân viên kế toán, có như vậy thì công tác kế toán mới có thể đạt hiệu quả cao nhất. Kết luận Đối với quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp không ngừng phấn đấu để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Muốn làm tốt công tác này thì phải quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu dự trữ và sử dụng. Để giữ vững tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng ISO thì công tác kế toán tại Công ty cần được nâng cao hơn nữa, đặc biệt với kế toán nguyên vật liệu. Trong điều kiện và khả năng của mình, trong phạm vi đề tài luận văn của em xin trình bày một số vấn đề sau: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và một số phương pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH giầy Nam Giang. Sau khi xem xét, đánh giá, đi sâu nghiên cứu phân tích em đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp, để kế toán nguyên vật liệu thực sự là công cụ quản lý đắc lực tạo ra hiệu quả cao nhất trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Do trình độ và thời gian hạn chế cho nên khó tránh khỏi những khiếm khuyết em rất mongcác thầy cô, các anh chị cán bộ công ty và các bạn đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của GS.TS Đặng Thị Loan, cùng các anh chị phòng tài chính kế toán Công ty TNHH giầy Nam Giang đã giúp em hoàn thành bài viết này. Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Hương Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên : GS.TS. Đặng Thị Loan. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên : TS. Nguyễn Thị Đông. Giáo trình Kế toán quản trị _ Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên : TS. Nguyễn Minh Phương. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên: PGS. TS. Phạm Thị Gái. Lý thuyết và thực hành kế toán – tài chính – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công. 6. Luận văn tốt nghiệp các bạn khoá trước.