Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình

y do mua hàng phải tạm ứng. - Kế toán vốn bằng tiền Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi chi phí sản xuất trên cơ sở mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại công ty. Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Hàng ngày khi nhận giấy báo nợ của Ngân hàng , kiểm tra tính chính xác của nó sau đó ghi nhật ký chứng từ, khi nhận được giấy báo có ghi vào bảng kê số 2. - Thủ quỹ Quản lý và giám sát tiền mặt tại công ty hàng ngày 1.2.2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán: 1.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán áp dụng trong công ty thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán, lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung vào bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: o Kế toán vật tư theo dõi trên các tài khoản: TK 152- “nguyên liệu vật liệu” Kế toán vật liệu mở các tài khoản cấp 2 Các nghiệp vụ vật tư kế toán sử dụng các tài khoản. + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 131: Phải thu khách hàng + TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ vật tư dùng vào sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp o Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành theo dõi trên các tài khoản: + TK 334: Phải trả công nhân viên + TK 338: Phải trả khác 3382: Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội 3384: Bảo hiểm y tế + Ngoài ra còn các TK 621,622,627,641,642 o Kế toán tài sản cố định theo dõi trên các tài khoản: + 211:Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) + 213: Tài sản cố định vô hình (TSCĐVH) +214 : Hao mòn TSCĐ + 411: Nguồn vốn kinh doanh + 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản ... o Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh theo dõi trên các tài khoản: + 131: Phải thu khách hàng +138: Phải thu khác + 331: Phải trả người bán + 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + 531: Hàng bán bị trả lại o Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: + 331: Phải trả người bán + 141: Tạm ứng + 331: Đặt trước cho người bán + 338 : Phải trả khác + 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới o Kế toán vốn bằng tiền theo dõi trên các tài khoản: + 111: Tiền mặt. Mở chi tiết trên 2 TK cấp 2 1111: Tiền Việt Nam 1112: Ngoại tệ + 112: TGNH Tương tự mở chi tiết trên 2 TK cấp 2 1121: Tiền Việt Nam 1122: Tiền ngoại tệ 1.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán +Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Sổ cái + Sổ hoặc thẻ chi tiết Trình tự ghi chép (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ, sổ chi tiết có liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ (2)Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Có thể khái quát theo sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ sau đây.(Trang bên) Sơ đồ số 1-3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng k ê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ số 1-4: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán nguyên vật liệu của VMC Chứng từ ban đầu Nhật ký CT 1,2,4,10 Bảng kê 8 Nhật ký CT8 Bảng phân bổ số 2 Nhật ký CT 5,6 Sổ cái TK152 Nhật ký CT 7 Báo cáo tài chính Bảng kê 4,5 Sổ chi tiết 331 Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra + Mua nguyên vật liệu : Bằng tiền mặt : ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ 01 Tiền gửi ngân hàng : ghi vào Nhật ký chứng từ 02 Nếu chưa trả tiền : vào sổ chi tiết phải trả người bán (331)->ghi vào nhật ký chứng từ 05 Góp vốn : ghi vào nhật ký chứng từ 10 Cuối tháng cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái TK 152 + Xuất NVL : Từ phiếu xuất kho lập bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, từ bảng phân bổ vào bảng kê 4,5. Từ bảng kê 4,5 vào nhật ký chứng từ 7->Vào sổ cái TK 152. 1.2.2.4. Tổ chức báo cáo kế toán: Báo cáo bắt buộc của VMC bao gồm : + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệMẫu số B 03-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài chínhMẫu số B 09-DN Các số liệu của kế toán được lấy từ việc hoàn tất việc ghi sổ kế toán chi tiết, tiến hành khoá sổ kế toán, tính ra số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa sổ sách có liên quan đảm bảo khớp và đúng. 1.3.Những vấn đề kinh tế kỹ thuật về nguyên vật liệu của VMC có ảnh hưởng tới hạch toán: 1.3.1. Đặc điểm vật liệu của VMC: NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa, khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô chủ yếu theo đơn đặt hàng nên chủng loại, mẫu mã sản phẩm của VMC rất phong phú. Nên NVL sử dụng trong công ty có nhiều loại với vai trò và công dụng khác nhau. Trong điều kiện đó, việc phân loại NVL là cần thiết nhằm tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. VMC đã phân chia NVL rất cụ thể như sau: Nguyên vật chính: Là bộ phận chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như linh kiện ô tô dạng CKD, kim khí (sắt, thép, nhôm,..), ghế, kính, các loại đèn(đèn chiếu sang, pha, cốt), các loại doăng kính, đệm, trần,… Nguyên vật liệu phụ: Là bộ phận dùng để kết hợp với vật liệu chính để làm tăng thêm chất lượng hoặc vẻ đẹp cho sản phẩm hoặc là để tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi hơn như dầu mỡ bôi trơn máy móc… Nhiên liệu:Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, … Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, phế liệu thường mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng. Ví dụ như sắt thép vụn, … Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,… Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại nguyên vật liệu. 1.3.2. Đặc điểm sử dụng và quản lý vật liệu của VMC: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để với cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng tốt cho người tiêu dùng. Quản lý nguyên vật liệu được xem xét trên các khía cạnh sau: Về khâu thu mua:Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến động do các doanh nghiệp phải liên tục cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên trong khi mua VMC quản lý rất chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại vật tư theo đúng yêu cầu sản xuất, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí mua từ đó phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu của VMC thường được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Có loại được cung cấp từ nhiều nguồn ổn định, cũng có loại mua ở thị trường tự do. Đối với nguồn cung ứng là nơi mà VMC quen sử dụng, NVL từ nguồn này đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên khi có yêu cầu thì VMC sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để mua NVL. Đối với những loại NVL cung ứng trên thị trường tự do thì VMC phải tiến hành kiểm tra chất lượng, đặc tính lý hóa của sản phẩm một cách khá chặt chẽ. Nếu phù hợp với yêu cầu thì mới tiến hành làm hợp đồng mua bán, nhưng nếu mua với số lượng nhỏ thì không cần làm hợp đồng mua bán. Về khâu dự trữ vật liệu: Hiện nay, các loại nguyên vật liệu của công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó công ty không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Bên cạnh đó VMC cũng xây dựng định mức nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức như vậy vừa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục bình thường, không quá nhiều, gây ứ đọng vốn cũng không quá ít gây ra ngừng trệ, gián đoạn quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, không gây lãng phí hoặc trong tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đồng thời vừa để hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm. VMC xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất có đơn đặt hàng. Tùy theo đơn đặt hàng mà tỷ lệ % nguyên vật liệu khác nhau. VMC có 6 phân xưởng sản xuất nhưng mỗi phân xưởng có định mức tiêu dùng nguyên vật liệu khác nhau. Sau đây là định mức bảo hộ lao động cho công nhân tại 1 số trạm của phân xưởng Sơn năm 2008 Bảng 1-2: Định mức bảo hộ cho công nhân tại một số trạm của phân xưởng sơn năm 2008 Trạm – Mixing room & Lab STT Số thẻ Tên hàng Định mức ĐVT Ghi chú 1 S3-283 Sanding paper# 400 (wet) 0.5 SHTS MIX & lab 0.5 tờ/ngày 2 285 Sanding paper# 1000 (wet) 0.5 SHTS MIX & lab 0.5 tờ/ngày 3 219B BONDO RAG 1 PCS MIX & lab 1 cái/ngày 4 224 3M Cloth (Khăn lau 3 m) 0.5 PCS MIX & lab 0.5 cái/ngày 5 227 Nylon cloth 40 PCS MIX & lab 40 cái/ngày 6 180A Masking tape 2” (3M-26m/roll) 2 ROLL MIX & lab 2 cuộn/tuần 7 181 Masking tape 3/4” (3M-26m/roll) 0.5 ROLL MIX & lab 0.5 cuộn/tuần 8 74 Kerosene.standing love(G.T.C.dầu) 8.5 PAIRS MIX & lab 8.5 đôi/tuần 9 72 Nylon glove (G.T Nylon) 6 PAIRS MIX & lab 6 đôi/tuần 10 86 Pre-filter 10 SHTS MIX & lab 10 cái/tuần 11 101 Single mask (khẩu trang) 3 PCS MIX & lab 3 cái/tháng 12 98 Respiration cartridge (Cục lọc) 5 PCS MIX & lab 5 cái/tháng 13 97 Doctor hat (Mũ bác sỹ) 1 PCS MIX & lab 1 cái/tháng 14 N5-0014 FILTER BAG # 200 MÉH 3 PCS MIX & lab 3 cái/tháng 15 Steel clip (Kẹp sắt dài 51 mm) 10 PCS MIX & lab 10 cái/tháng 16 242 Omo detergent (Xà phòng ômô) 0.2 KG MIX & lab 0.2 kg/tháng 17 279 Knife blade (Lưỡi dao trổ) 2 PCS MIX & lab 2 cái/tháng 18 278 Extra knife (Dao trổ) 2 PCS MIX & lab 2 cái/ 3 tháng 19 99 Respirator (Rọ phòng độc) 6 PCS MIX & lab 6 cái/ 3 tháng 20 218C Cotton towel (Khăn mặt) 6 PCS MIX & lab 6 cái/ 3 tháng 21 80 Spray suit (Quần áo lụa) 4 PCS MIX & lab 4 cái/ 4 tháng 22 91 Protective glass ( Kính bảo hộ) 6 CÁI MIX & lab 6 cái/năm 23 White dress (áo blu) 4 PCS MIX & lab 4 cái/năm Trong khâu dữ trữ một yếu tố rất quan trọng phải kể đến đó chính là việc bảo quản số NVL có trong kho : do mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp. Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép… rất dễ bị ăn mòn và ô xi hóa nên nên phải bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Ngoài ra nhiên liệu của công ty là xăng, dầu là chất dễ cháy nên phải để nơi an toàn, cấm lửa. Hiện nay việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của công ty sắp xếp theo từng kho riêng biệt. Về khâu sử dụng:VMC luôn đưa ra yêu cầu đối với từng bộ phận sử dụng phải tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc: Sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thành. 1.4.Kế toán chi tiết NVL tại VMC: Tại VMC, hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song; trên cơ sở các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và các sổ sách chủ yếu là: thẻ kho, thẻ chi tiết, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Các chứng từ nhập, xuất NVL là căn cứ để thủ kho ghi “ Thẻ kho” và kế toán vật tư ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết NVL”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến , đồng thời từ thẻ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn” vật liệu theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Sơ đồ số 1-5: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song của VMC Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Tại bộ phận kho: * Khi nhập kho: Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận vật tư sẽ lập đơn đặt hàng( cả về mặt số lượng và giá trị ) và giao cho nhân viên cung tiêu đi mua hàng. Đơn đặt hàng bao gồm 2 liên: Liên 1: Màu trắng, dùng để thanh toán Liên 2 : Màu xanh, bộ phận vật tư giữ. Khi hàng về đến kho của công ty, nhân viên KCS sẽ kiểm tra chất lượng hàng. Thủ kho sẽ kiểm hàng và làm phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 bản có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Màu trắng, dùng để đính kèm với biên lai tiền mặt khi thanh toán. Liên 2: Màu hồng, giao cho kế toán nguyên vật liệu lưu giữ. Liên 3: Màu xanh, lưu tại kho. Liên 4: Màu vàng, cán bộ cung tiêu giữ. Biểu số 1: VIETNAM MOTORS CORPORATION BÁO CÁO NHẬN HÀNG Số: 39852 STT Mã số Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 411 413 405 216 217 72 71 136 Xăng A92 Dầu Diezel Dầu hoả Vải dệt kim loại I Giẻ lau khăn mặt Găng tay Nilon Găng tay sợi Bút sơn đánh dấu Tổng cộng 5.000 5.500 2.500 200 400 2.500 3.000 900 11.000 12.000 12.000 71.000 27.500 4.500 3.700 25.500 55.000.000 108.000.000 30.000.000 14.200.000 11.000.000 11.250.000 11.100.000 22.950.000 263.500.000 Người nhận hàng (Ký) Người giao hàng (Ký) Người kiểm tra (Ký) * Khi xuất kho: Nguyên vật liệu xuất kho được sử dụng chủ yếu cho lắp ráp ô tô, cho quản lý sản xuất chung. Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng hoặc phòng ban căn cứ vào nhu cầu vật tư, viết phiếu yêu cầu nội bộ để đề nghị xuất vật tư. Căn cứ vào các yêu cầu nội bộ từ các bộ phận gửi đến, thủ kho tiến hành xuất kho, đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho gồm 4 bản và phải có đầy đủ chữ ký của người yêu cầu, người thông qua, người xuất hàng và người nhận. Liên 1: Màu trắng, giao cho bộ phận kế toán Liên 2: Màu xanh, giao cho người nhận. Liên 3: Màu vàng, lưu tại kho. Biểu số 2 VIETNAM MOTORS CORPORATION PHIẾU XUẤT HÀNG Số: 17490 Xuất cho : Mr ChiếnNgày : 11-12-2008 Bộ Phận : Phân xưởng hoàn thiện Số chứng từ : 17488 STT Mã Hàng Diễn giải Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền Y êu cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 411 413 405 216 217 72 71 136 Xăng A92 Dầu Diezel Dầu hoả Vải dệt kim loại I Giẻ lau khăn mặt Găng tay Nilon Găng tay sợi Bút sơn đánh dấu 1000 1000 100 20 30 15 15 5 1000 1000 100 20 30 15 15 5 Lít Lít Lít Kg Kg Đôi Đôi Cái Người yêu cầuNgười thông qua Người xuất hàngNgười nhận (Ký) (Ký)(Ký)(Ký) Sau khi nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành vào thẻ kho. Mỗi loại danh điểm vật liệu vào một tờ thẻ kho. Thẻ kho được theo dõi liên tục trong cả một năm. Tại kho thủ kho chỉ vào thẻ kho về mặt số lượng. Biểu số 3 VIETNAM MOTORS CORPORATION THẺ KHO Mã hàng : 413 Tên vật tư : Dầu diezel Tên kho: Kho xăng dầu Ngày Số chứng từ Khách hàng/ Người nhận Đơn vị tính Số lượng Nhập Xuất Tồn 11-12 11-12 19-12 25-12 28-12 17480 17488 17509 17548 17568 Số dư cuối tháng 11-2008 C ông ty xăng dầu Hà Nội Xuất cho Mr.Chiến – PX H.thiện Xuất cho Mr.Khôi – PX Sơn Xuất cho Mr.Vượng – PX Gò Xuất cho Mr.Vượng – PX Sơn Số dư cuối tháng 12-2008 Lít Lít Lít Lít Lít lít 5.500 1.000 2.500 1.200 2.500 3.962 2.262 Tại phòng kế toán * Khi nhập kho: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ thanh toán tiền nhập nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn VAT, đối chiếu với báo cáo nhận hàng để ghi vào sổ cái TK152 và thẻ chi tiết vật tư cả về số lượng va giá trị * Khi xuất kho: Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán vào thẻ chi tiết vật tư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư với giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Sau đó kế toán tính ra giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Hàng tháng kế toán sẽ phải đối chiếu thẻ chi tiết vật tư với thẻ kho của thủ kho và đối chiếu bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư với sổ cái. Biểu số 4 VIETNAM MOTORS CORPORATION THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ Mã hàng : 413 Tên vật tư : Dầu Diezel NGÀY SỐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG/ NGƯỜI NHẬN ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG SỐ TIỀN NHẬP XUẤT TỒN NHẬP XUẤT TỒN ĐƠN GIÁ Số dư cuối tháng 11/08 Lít 3.962 47.544.000 12.000 11/12/08 17480 Cty xăng dầu HN Lít 5.500 66.000.000 12.000 11/12/08 17488 Xuất cho Mr Chiến PX Hoàn thiện Lít 1.000 12.000.000 12.000 19/12/08 17509 Xuất cho Mr Khôi PX Sơn Lít 2.500 30.000.000 12.000 25/12/08 17548 Xuất cho Mr Vượng PX Gò Lít 1.200 14.400.000 12.000 28/12/08 17568 Xuất cho Mr Vượng PX Son Lít 2.500 30.000.000 12.000 Số dư cuối tháng 12/08 Lít 2.262 27.144.000 12.000 1.5.Kế toán tổng hợp vật liệu tại VMC : Phương pháp kế toán tổng hợp VMC đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Khi sử dụng phương pháp này, tài khoản NVL được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm. Vì vậy, giá trị của NVL trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Tài khoản sử dụng : TK 152 “Nguyên vật liệu” TK này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giả thực tế. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ : + Phản ánh giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có : + Gía thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, góp vốn,.. + Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán + Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ : Phản ánh NVL tồn kho cuối tháng. 1.5.1. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập kho NVL: Khi vật liệu về nhập kho, kế toán dựa vào các chứng từ cần thiết như: giấy thông báo báo cáo thuế và các khoản phụ thu, hóa đơn do người bán gửi đến, phiếu nhập kho,… để tiến hành hạch toán kế toán. Kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi trị giá thực tế NVL nhập kho theo từng nguồn thanh toán đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp trên sổ chi tiết liên quan. NVL ở VMC mua về thường chưa được thanh toán ngay với người bán, vì vậy VMC mở sổ theo dõi với người bán. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu chi trả cho người bán về số lượng hàng đã mua, các phiếu nhập kho, hàng mua về chưa thanh toán, kế toán ghi vào sổ chi tiết với người bán. Từ đó phản ánh vào nhật ký chứng từ số 5. Nếu nhập kho nguyên vật liệu trả chậm Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 331: Giá thanh toán Mỗi đối tượng được theo dõi riêng trên cùng một trang sổ, hoặc theo dõi chung trên một hoặc một số trang sổ tuỳ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít, thường xuyên hay không thường xuyên VD: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của công ty tổng hợp Hà Nội gửi đến Biểu số 5 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số 01 GTKT Liên 2: Giao khách hàngAM/2008B Ngày 8 tháng 12 năm 2008017490 Đơn vị bán hàng : Công ty tổng hợp Hà Nội Địa chỉ : Thanh Liệt – Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại : 0438.760.988 Họ tên người mua hang : Mr Hải Tên đơn vị : Công ty TNH liên doanh ô tô Hòa Bình Địa chỉ : Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán : Thanh toán sau Đơn vị tính : VNĐ STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn nâu 01 Pv.P1 Kg 200 7.600 1.520.000 Cước vận chuyển 7.000 Cộng thành tiền 1.527.000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 76.350 Tổng cộng tiền thanh toán 1.603.350 Số tiền viết bằng chữ :Một triệu sáu trăm linh ba nghìn ba trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 152: 1.527.000 Nợ TK 133:76.350 Có TK 331: 1.603.350 Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán Biểu số 6 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản : 331 Đối tượng : Công ty tổng hợp Hà Nội Ngày Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu N/T Nợ Có Nợ Có 08/12/08 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ + Gía mua sơn + Thuế GTGT Cộng phát sinh 1.527.000 76.350 1.603.350 0 - Số dư cuối kỳ 1.603.350 Cuối tháng tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Từ nhật ký chứng từ số 5 kế toán xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu được mua bằng nguồn trả chậm. Biểu số 7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 - Phải trả cho người bán Tháng 12/2008 Số TT Tên đơn vị Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, Ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Ghi Nợ TK331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 … Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Giá HT Giá TT 1 Cty tổng hợp Hà N ội 0 1.603.350 1.603.350 2 Cty Sơn Tùng Linh 5800000 15000000 15000000 … … Cộng 16.446.547.052 - Trong TH nếu mua vật liệu trả ngay bằng tiền mặt , kế toán định khoản: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 111 : Số tiền đã chi Đồng thời kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1 đã được mở và theo dõi cho đến hết tháng, mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Nhật ký chứng từ số 1 được ghi Có TK 111 và Nợ các TK liên quan. Từ nhật ký chứng từ số 1 xác định đưoc giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho mua bằng nguồn tiền mặt. Trong tháng 12 năm 2008, VMC không thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt nên trên nhật ký chứng từ số 1 không có số liệu tập hợp của TK 152,331 Biểu số 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 - Tiền mặt Tháng 12 năm 2008 Số TT Chứng từ Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Số Ngày 151 152 331 334 641 642 … Cộng Có TK111 A B C 1 2 3 4 5 7 8 9 17470 05/12/08 842.540 842.540 17600 28/12/08 … … … 40.250.120 … … 40.250.120 Cộng 40.250.120 842.540 41.092.660 - Nếu mua vật liệu trả ngay bằng TGNH, kế toán định khoản Nợ TK 152: Số tiền đã trả Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 112: Giá thanh toán Kế toán cũng phản ánh vào nhật ký chứng từ số 2 ghi Có TK 112 và Nợ các TK kiên quan. Nhật ký chứng từ số 2 được mở và theo dõi cho đến hết tháng, mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Từ nhật ký chứng từ số 2 kế toán xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho mua bằng tiền gửi ngân hàng . Biểu số 9 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2008 Số TT Chứng từ Ghi Có TK 112 ghi Nợ các TK Số Ngày 112 141 151 152 331 … Cộng Có TK112 A B C 1 2 3 4 5 8 9 1 2 … … 3 17500 15/12/08 15.140.000 … Cộng 83.140.000 - Nếu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng tức là kế toán ứng trước cho cán bộ đi mua vật tư thì kế toán định khoản: Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: thuế VAT Có TK 141: Phần tiền đã chi để mua nguyên vật liệu Kế toán theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng trên sổ chi tiết theo dõi tạm ứng (lập riêng). Mỗi người được theo dõi trên một dòng về số tiền đã tạm ứng. Số tiền tạm ứng đã chi để mua vật tư hàng hoá và tình hình thanh toán tạm ứng. Cuối tháng kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 10: ghi Có TK 141 và ghi Nợ TK liên quan. Từ nhật ký chứng từ số 10 kế toán xác định được giá trị vật liệu mua bằng nguồn tạm ứng . Biểu số 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Tháng 12/2008 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 152, Ghi Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 141 … … Cộng Có TK Nợ Có … … 03/12/08 Mr Huy mua sơn-HC 86.000.000 86.000.000 Cộng 395.768.544 … … … … … - Nếu nhập kho vật liệu đang đi đường kế toán định khoản : Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập về kho Có TK151 : Giá trị vật liệu đi đường Kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 6 có ghi Có TK 151 và ghi Nợ TK liên quan. Mỗi nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi trên một dòng và theo dõi đến hết tháng. Từ nhật ký chứng từ số 6 kế toán xác định được giá trị thực tế của vật liệu nhập kho từ hàng mua đang đi đường. Biểu số 11: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường Tháng 12/2008 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 151, ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng Số hiệu N/T Số hiệu N/T 152 … Cộng Có TK 151 Giá HT Giá TT 1 … 2 Mua sơn chưa về NK 17888 04/12/08 9600000 9600000 … … Cộng 8.546.879.544,98 … Cuối mỗi tháng, dựa trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 10, kế toán tổng hợp xác định được giá trị của vật liệu mua trong tháng chính bằng số tổng cộng của vật liệu mua bằng các nguồn mới trên và ghi vào bảng kê số 3 “ Bảng tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho ”. Căn cứ vào bảng kê số 3 kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 152 “Nguyên vật liệu ”. Biểu số 12: BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ (TK 152, 153) Tháng 12/2008 Số TT Chỉ tiêu TK 152 TK 153 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT A B 1 2 3 4 1 I. Số dư đầu tháng 15.836.259.845 2 II. Số phát sinh trong tháng 25.472.334.852,98 3 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK111) - 4 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK112) 83.140.000 5 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK331) 16.446.547.052 6 Từ NKCT số 6 (Ghi Có TK151) 8.546.879.256,98 7 Từ NKCT số 10 (Ghi Có TK141) 395.768.544,00 8 Từ NKCT khác - 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 41.308.594.697,98 10 IV. Hệ số chênh lệch 11 V. Xuất dùng trong tháng 20.383.848.933,27 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) 20.924.745.764,71 Hiện nay VMC đã trang bị toàn bộ máy vi tính cho phòng kế toán do vậy đã giảm được khối lượng công việc ghi chép cho nhân viên kế toán. Tức là kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số liệu trên máy tính. Đối với kế toán nguyên vật liệu cũng được theo dõi trên máy vi tính, toàn bộ giá vật liệu được tính theo giá thực tế mà không sử dụng giá hạch toán. Tại VMC, có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều với giá trị lớn do đó kế toán sẽ tính giá thành vật liệu theo tháng và quyết toán cuối năm là tập hợp của 12 tháng. VD: Trong tháng 12/2008 căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên các nhật ký chứng từ số 1, 2, 6, 10, 5 kế toán xác định giá thành thực tế của vật liệu nhập kho và ghi vào sổ cái TK 152 “ Nguyên vật liệu ” như sau: Nợ TK 152 : 25.472.334.852,98 Có TK 112 : 83.140.000,00 Có TK 151 : 8.546.879.544,98 Có TK 141 : 395.768.544,00 Có TK 331 : 16.446.547.052,00 1.5.2.Kế toán tổng hợp nghiệp vụ xuất kho NVL: Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn quản lý cả việc dùng vật liệu. Đây là khâu cuối cùng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Kế toán vật liệu cần phải theo dõi được trị giá của từng loại vật liệu dùng là bao nhiêu, sử dụng vào mục đích gì? ở đâu? Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành nên giá thành sản phẩm, do vậy kế toán tại VMC còn tiến hành phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, xuất phát từ công tác tính giá thành và đặc điểm sản xuất, kế toán vật liệu tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng trên “ Bảng tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng ” tính theo giá thực tế. Biểu số 13: BẢNG TỔNG HỢP VẬT LIỆU, CÔNG CỤ XUẤT DÙNG Đơn vị tính: VNĐ TK ghi Nợ TK ghi có TK 152 TK 153 621 627 642 632 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí QLDN Giá vốn vật liệu tiêu thụ Cộng 16.446.547.052,00 185.580.298,27 1.216.993.940,00 2.534.727.643,00 20.383.848.933,27 396.514.200,00 2.542.896,00 2.915.795,00 210.878.543,00 612.851.434,00 Theo như bảng trên kế toán định khoản: VD tháng 12/2008 kế toán ghi chép: + Xuất vật liệu cho lắp ráp, sản xuất ô tô Nợ TK 621 : 16.446.547.052,00 Có TK 152 : 16.446.547.052,00 + Xuất vật liệu cho sản xuất chung Nợ TK 627 : 185.580.298,27 Có TK 152 : 185.580.298,27 + Xuất vật liệu dùng cho quản lý Nợ TK 642 : 1.216.993.940,00 Có TK 152 : 1.216.933.940,00 +Tập hợp các phiếu xuất vật liệu bán trong kỳ : Nợ TK 632 : 2.534.727.643,00 Có TK 152 : 2.534.727.643,00 Căn cứ vào bảng trên kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7 và được sử dụng để tính giá thành. Biểu số 14 VIETNAM MOTORS CORPORATION NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần 1:Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Ghi có : TK 152 Tháng 12 năm 2008 STT Các tk ghi Các tkcó Ghi nợ TK 152 TK 153 TK… Tổng cộng (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 TK 621 16.446.547.052.00 2 TK 627 185.580.298,27 3 TK 642 1.216.993.940,00 4 Cộng A 17.849.121.290,27 5 TK 632 2.534.727.643,00 6 Cộng B 2.534.727.643,00 Tổng cộng (A + B) 20.383.848.933,27 Cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp theo dõi chung trên sơ đồ tài khoản và ghi chép vào sổ cái theo tháng. Biểu số 15 VIETNAM MOTORS CORPORATION SỔ CÁI Tên TK : Nguyên vật liệuSố hiệu TK : 152 Ngày Diễn giải Số chứng từ Ghi nợ Ghi có Tồn … … Số dư đầu tháng Nhập vật liệu Trong tháng 12 Xuất kho NVL cho tháng 12-2008 Số dư cuối tháng 25.472.334.852,98 … … … 20.383.848.933,27 15.836.259.845 … 20.924.745.764, Bên cạnh việc hạch toán vật liệu nhập, xuất kho, kế toán còn coi trọng công việc kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ, từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng hao hụt, mất mát…từ đó đề cao trách nhiệm bảo quản và sử dụng vật tư. Công tác kiểm kê vật liệu tại VMC được tiến hành một lần trong một năm: vào cuối tháng 12 . Công tác kiểm kê được tiến hành toàn diện trên cả 2 mặt: số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu theo từng kho. Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê tồn kho vật liệu được lập cho từng kho trong đó ghi rõ tên vật liệu, số lượng tồn thực tế. Căn cứ vào biên bản kiểm kê hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý, đồng thời kế toán vật liệu dựa trên các quyết định đó để tiến hành ghi sổ. Ngoài ra, do khối lượng nguyên vật liệu tại VMC là rất lớn, nhiều lạo vật liệu có giá trị lớn, đối với các nguyên vật liệu nhập khẩu tình hình biến động tỷ giá diễn ra thường xuyên dẫn đến giá mua có sự biến đổi lớn, vì vậy VMC đã lập dự phòng giảm giá cho các loại nguyên vật liệu để phản ánh đúng giá trị thuấn của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Mức dự phòng của từng loại hang tồn kho có sự giảm giá, được tính theo công thức: Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá cho năm kế hoạch = Số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho có giảm giá tại thời điểm cuối năm báo cáo (31/12/…) x ( Giá ghi trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm cuối năm báo cáo (31/12/…) ) Phần II: Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình 2.1. Đánh giá khái quát tình hình kế toán vật liệu tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình Là một công ty chuyên lắp ráp do đó chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng hơn 90% gía thành sản phẩm. Dưới hình thức là một loại tài sản lưu động của công ty, do yêu cầu của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng. Ý thức được điều này nên hệ thống kế toán tài chính nói chung và kế toán vật liệu nói riêng không ngừng được đổi mới và hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán. Về mặt tổ chức: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách hợp lý, hoạt động có nguyên tắc, có mối quan hệ chặt chẽ với bộ máy quản lý của công ty, cơ cấu gọn nhẹ , phù hợp với quy mô cũng như lĩnh vực kinh doanh của công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong công ty chịu trách nhiệm về một số phần hành nhất định được quy định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng và chịu sự quản lý và giám sát của kế toán trưởng. VMC có một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, ham học hỏi, có đạo đức nghề nghiệp cao trung thực, liêm khiết, luôn luôn chấp hành theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc được giao. Công tác kế toán có sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa nhân viên các phòng với phòng kế toán giúp cho việc ghi chép sổ sách, số liệu chính xác và kịp thời. Về mặt quản lý: VMC đã tổ chức được một bộ phận chuyên môn đảm nhận công tác vận chuyển, chuyên chở, thiết lập một đội xe riêng, sử dụng xe tải của công ty để vận chuyển vật liệu do đó giảm được chi phí thuê ngoài vật liệu. Khâu thu mua vật tư tiến hành tương đối tốt đảm bảo về chất lượng, chủng loại, cũng như về tính đầy đủ, kịp thời, hợp lý không gây ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất. Bên cạnh đó là hệ thống kho tàng được xây dựng kiên cố chống ẩm tốt tránh được tốt nhất hiện tượng han gỉ, ôxi hoá nguyên vật liệu, mỗi loại vật liệu được bảo quản ở một kho riêng, công ty hiên nay có 3 tổng kho và trong mỗi tổng kho có bảo quản riêng từng loại vật liệu. Công ty cũng đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu các loại cho một đơn vị sản phẩm sản xuất ra ở VMC là mỗi chiếc ô tô. Do đó góp phần tiết kiệm được chi phí, hạn chế sự mất mát lãng phí vật liệu. Công ty thiết lập một chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với công nhân trực tiếp tham gia sản xuất nhằm khuyến khích người lao động trong công ty nâng cao tình thần trách nhiệm, sử dụng tiếp kiệm NVL. Về mặt hạch toán: VMC không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình dự trữ và sử dụng vật liệu trong công ty. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ sách kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư tại công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ rang. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập xuất vật tư được theo dõi thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót luôn được phát hiện kịp thời Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song giúp cho việc ghi chép của kế toán đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục, tình hình biến động của vật tư, tiền vốn… Cách thức hạch toán, hệ thống tài khoản sổ sách, mẫu biểu đều được tuân thủ theo quy định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán. Trình tự nhập xuất NVL ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ rãng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất NVL được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Công ty lựa chọn phương pháp đánh giá NVL phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty được thực hiện một cách khoa học hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo nội dung hạch toán. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu, tính toán, phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng. Ngoài ra việc đáp ứng máy vi tính giúp cho công việc hạch toán, tính toán nhanh chóng, hiệu quả và độ chính xác cao hơn. Tuy nhiên bên cạnh những điểm nổi bật đã nêu trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở VMC còn tồn tại một số yếu điểm cần được khắc phục và hoàn thiện, đó là: Vấn đề phân loại vật liệu: Hiện nay VMC đã tiến hành phân loại vật liệu theo mã số: Từ 1-278: vật liệu phụ Từ 400- 500: hoá chất Từ 501-trở lên: các loại sơn Đối với vật liệu chính CKD không tiến hành phân loại mà quản lý riêng. Qua đây cho thấy việc phân loại như trên có tính khoa học nhưng chưa hợp lý. Đó là: + Thứ nhất mã số của các loại vật liệu phụ và sơn hoá chất chỉ là những con số hữu hạn, nếu như vật liệu nhiều hơn thì phải tiến hành phân loại lại mặt khác không chi tiết hơn nữa cho từng loại vật liệu (xí nghiệp không quy định mã số có 4 chữ số). +Thứ hai là đối với linh kiện CKD không được tiến hành phân loại sẽ không tiện cho công tác quản lý vật liệu. Để khắc phục hạn chế trên em thấy kế toán nên lập sổ danh mục vật liệu cho từng loại. Vấn đề về nhập kho vât liệu: VMC là một công ty liên doanh sản xuất có quy mô lớn, việc NVL nhập kho một cách thường xuyên là điều tất yếu. Nhưng VMC chưa thiết lập được ban kiểm nghiểm vật tư, hiện nay chỉ do người phụ trách mua hàng kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho, nên vật tư không được kiểm tra một cách khách quan dễ dẫn đến thiếu hụt về số lượng, cũng như về chất lượng, mẫu mã của NVL nhập kho. Về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay VMC đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hoàn toàn phù hợp. Song việc phản ánh vào nhật ký còn một số điểm lưu ý, đó là VMC không sử dụng tiểu khoản chi tiết theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm: vật liệu chính, vật liệu phụ, sơn, hoá chất, do đó không theo dõi cụ thể từng loại mà chỉ phản ánh chung chung. Về kế toán chi tiết vật liệu: VMC đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán. Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán diễn ra hàng ngày, giữa hai bộ phận ghi có sự trùng lập nhau về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của phòng kế toán, như vậy dễ dẫn đến khả năng xảy ra sai sót. Tại VMC có nhiều loại vật liệu lại thường xuyên biến động, các nghiệp vụ phát sinh lớn, do vậy sẽ dần đến gây mất thời gian, phức tạp vì chứng từ luân chuyển nhiều lần. Về kế toán tổng hợp vật liệu: Về cơ bản việc phân bố chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng chịu chi phí là phù hợp với quy định. Tuy nhiên trên bảng phân bổ số 2 kế toán chỉ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chung cho các đối tượng sử dụng mà không chi tiết cho từng đối tượng (ở đây là từng phân xưởng sản xuất). Mặt khác kế toán cũng không phản ánh chi tiết về từng loại vật liệu: chính, phụ, nhiên liệu, … mà chỉ phản ánh chung vào TK 152 “Nguyên vật liêu”. Vì vậy ta chỉ biết được tổng giá trị thực tế vật liệu xuất dùng trong tháng mà không biết đựoc cụ thể của từng loại là bao nhiêu. 2.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình Sau một thời gian thực tập tại công ty, qua quá trình tìm hiểu và tham khảo ý kiến của cán bộ phòng kế toán, em đã một phần nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vướng mắc trong tổ chức kế toán NVL . Sau đây em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán hiện nay Về hệ thống sổ kế toán: Như đã đưa ra ở trên để đảm bảo cho quá trình nhập vật liệu tốt hơn kế toán nên quản lý riêng từng loại vật liệu mà không phản ánh chung trên TK 152, do vậy các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, 10 ở cột TK 152 nên chia tách thành 4 cột tương ứng cho bốn tiểu khoản: TK 1521, TK 1523, TK 1524. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111 - Tiền mặt Tháng … năm … STT Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK Cộng TK 111 Số Ngày 131 141 1521 1522 1523 1524 153 … Về kế toán chi tiết vật liệu: Đây là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán, kế toán chi tiết là công việc thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kế toán. Khi giao nhận chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán nên lập phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở bảo đảm sự mất mát chứng từ hay sai sót có thể xảy ra. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể được trình bày như sau: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP - XUẤT KHO Từ ngày … đến ngày … tháng … năm … Nhóm NVL Số chứng từ Số liệu theo chứng từ nhập kho Số lượng Số tiền 1521 2 1121, 1122 2 bộ 81.200.000 Cuối tháng căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kết hợp với chứng từ gốc do thủ kho gửi lên kế toán tiến hành lập bảng cân đối nhập - xuất - tồn kho vật liệu trong một tháng. Và nó cũng là cơ sở cho kế toán kiểm kê sổ “Nguyên vật liệu” tồn cuối tháng. Với cách làm này sẽ giảm được thời gian luân chuyên chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo việc ghi chép sổ cái của kế toán được tập chung, liên tục hơn. Về hạch toán tổng hợp vật liệu: Tại VMC kế toán không sử dụng tài khoản chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí, đó là các phân xưởng. Tất cả các chi phí về vật liệu phát sinh trong tháng được tập hợp chung cho các phân xưởng trên TK 621 vì vậy khi tính giá thành sản phẩm kế toán thành phẩm mất nhiều thời gian để phân bổ theo chỉ tiêu phù hợp với các phân xưởng. Vì vậy để phân bố chi phí vật liệu xuất dùng được chính xác công tác hạch toán xuất vật liệu nên chi tiết cho từng phân xưởng. Vì vậy bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ở cột 2: đối tượng sử dụng nên chi tiết như sau: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp PX gò hàn PX sơn PX lắp ráp PX kiểm tra xe PX hoàn thiện PX giao xe TK 627: Chi phí sản xuất chung PX gò hàn PX sơn PX lắp ráp PX kiểm tra xe PX hoàn thiện PX giao xe TK 624: CPQLDN Về vấn đề lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm Như đã nói ở trên việc kiểm tra chất lượng, số lượng, mẫu mã chủng loại NVL nhập kho là điều cần thiết. Nên VMC cần thiết lập ban kiểm nghiệm vật tư gồm những người chịu trách nhiệm về NVL trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hàng hóa của ngưòi cung cấp. Trong trường hợp chưa có hóa đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm tra vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất phải lập biên bản xác minh rõ ràng, chặt chẽ. Nếu vật tư nhập kho đảm bảo chất lượng thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác nhận. Về vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, để có nguồn tài chính bù đắp những thiệt hại xẩy ra trong niên độ kế toán tiếp theo, các doanh nghiệp thường lập quĩ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với công ty TNHH liên doanh sản xuất ô tô Hoà Bình, trị giá tồn kho cuối năm là khá lớn, hơn nữa nhiều loại vật liệu có giá trị lớn, bên cạnh đó, đối với vật liệu nhập khẩu tình hình biến động tỷ giá diễn ra thường xuyên dẫn đến giá mua có sự biến đổi lớn. Nếu công ty không lập dự phòng thì sẽ phải chịu những thiệt hại có thể xảy ra. Xuất phát từ thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Theo em VMC nên lập dự phòng cho linh kiện CKD riêng vì linh kiện CKD được nhập từ nước ngoài với giá trị lớn, có sự biến động giá cả lớn và lập dự phòng cho sơn hoá chất riêng. Công tác lập dự phòng phải được thực hiện nhất quán trong toàn công ty. Về vấn đề phản ánh ghi chép thuế GTGT: Hiện nay VMC hạch toán vật liệu theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào nhưng công việc này kế toán phản ánh còn rời rạc trên các hoá đơn mà chưa có sự tập chung. Như vậy theo em các nhật ký chứng từ của công ty: số 1, số 2, số 5, số 6, số 10 nên mở thêm cột ghi nợ TK 133 ghi có TK liên quan. Cột này phản ánh thuế VAT đầu vào cuối tháng, căn cứ vào các nhật ký chứng từ kế toán vào sổ cái TK 133. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại công ty liên doanh sản xuất ô tô Hoà Bình, được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thày giáo TS Phạm Thành Long và các cán bộ trong phòng kế toán đã giúp em nắm được phần nào thực tế hạch toán kế toán, hiểu được tầm quan trọng cũng như sự cần thiết của công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, đó là công cụ đắc lực, sắc bén giúp cho công tác quản lý, lãnh đạo có hiệu quả. Qua nghiên cứu thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH liên doanh sản xuất ô tô Hoà Bình em nhận thâý bên cạnh những thành tích đạt được công tác kế toán tuy vậy vẫn còn bộc lộ một số hạn chế cần khắc phục. Trong phạm vi bài chuyên đề này em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn phần hành kế toán NVL. Với thời gian thực tập hạn chế và trình độ nhận thức có hạn chắc chắn em không thể tránh khỏi những sai sót khi trình bày chuyên đề này. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của thày giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán của công ty để em có thể hoàn thành tốt bài chuyên đề này. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng kế toán tài chính Công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình, Thày giáo TS Phạm Thành Long đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn ! Danh mục các chữ viết tắt Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1. TNHH 2. VMC 3. UBNN 4. GTTT 5. NVL 6. TK 7. NKCT 8. PX 9. N/T 10. BTC 11. QĐ 12. C ĐKT Trách nhiệm hữu hạn Liên doanh ô tô Hòa Bình Uỷ ban nhà nước Gía trị gia tăng Nguyên vật liệu Tài khoản Nhật ký chứng từ Phân xưởng Ngày tháng Bộ tài chính Quyết định Chế độ kế toán DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ số 1-1: Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất của VMC……………………7 Sơ đồ số 1-2: Sơ đồ quản lý bộ máy kế toán tài VMC………………………15 Sơ đồ số 1-3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ…….21 Sơ đồ số 1-4: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán NVL tại VMC…………..22 Sơ đồ số 1-5: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song……29 Bảng 1-1: Kết quả kinh doanh của VMC giai đoạn 2006-2008……………..10 Bảng 1-2: Định mức bảo hộ cho công nhân tại một số trạm của xưởng sơn năm 2008………………………………………………………………………….27 Biểu số 1: Báo cáo nhận hàng……………………………………………….30 Biểu số 2: Phiếu xuất hang…………………………………………………..32 Biểu số 3: Thẻ kho…………………………………………………………...33 Biểu số 4: Thẻ chi tiết vật tư………………………………………………....34 Biểu số 5: Hóa đơn bán hang………………………………………………...37 Biểu số 6: Sổ chi tiết thanh toán với người bán……………………………...38 Biểu số 7: Nhật ký chứng từ số 5…………………………………………….39 Biểu số 8: Nhật ký chứng từ số 1…………………………………………….40 Biểu số 9: Nhật ký chứng từ số 2…………………………………………….41 Biểu số 10: Nhật ký chứng từ số 10………………………………………….42 Biểu số 11: Nhật ký chứng từ số 6…………………………………………...43 Biểu số 12: Bảng kê số 3……………………………………………………..44 Biểu số 13: Bảng tổng hợp vật liệu, công cụ xuất dùng……………………...46 Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 7…………………………………………47 Biểu số 15: Sổ cái TK 152……………………………………………………48 MỤC LỤC Phần 1: Thực trạng kế tóan NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình 1.1. Đặc điểm kinh tế-kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.1.1.Qúa trình hình thành và phát triển của công ty………………………3 1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty………………5 1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt đống sản xuất kinh doanh….6 1.1.4. Kết quả kinh doanh của công ty……………………………………..9 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán…………………………………..14 1.2.2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán 1.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán…………………...16 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán……………………………..17 1.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán……………….........19 1.2.2.4.Tổ chức báo cáo kế toán…………………………………………23 1.3.Những vấn đề kinh tế kỹ thuật về NVL của công ty có ảnh hưởng tới hạch toán 1.3.1. Đặc điểm vật liệu của VMC………………………………………..24 1.3.2. Đặc điểm sử dụng và quản lý vật liệu của VMC…………………...25 1.4. Kế toán chi tiết vật liệu tại VMC………………………………………28 1.5. Kế toán tổng hợp vật liệu tại VMC 1.5.1. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập kho NVL………………………..35 1.5.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ xuất kho NVL………………………...45 Phần 2: Hoàn thiện kế toán vật liệu tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình 2.1. Đánh giá khái quát tình hình kế toán vật liệu tại công ty……………....50 2.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty…………54