Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Vận tải Dầu khí Việt Nam

ng cho từng đối tượng sử dụng theo công thức sau: Trị giá vốn thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ = Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn cuối lỳ - Trị giá vốn thực tế vật liệu bị thiếu hụt mất mát (nếu có) Và ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK 621 - chi phí vật liệu trực tiếp XDCB Nợ TK 627 - Nếu xuất vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng Nợ TK 641 - nếu dùng cho công tác bán hàng. Nợ TK - nếu dùng cho quản lý doanh nghiệp. Có TK 611 (6111) trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho 4. Hệ thống sổ kế toán nhập - xuất vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng. Tuỳ theo từng điều kiện SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như trang thiết bị, máy tính mà cccc doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp. Hiện nay có bốn hình thức sổ kế toán sau: 4.1. Hình thức này gồm các sổ kế toán sau: + Sổ nhật ký chung: Là sổ định khoản và quản lý số phát sinh + Sổ cái tài khoản + Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ vật tư sổ TSCĐ, sổ ghi chi phí sản xuất kinh doanh, sổ sản phẩm hàng hoá sổ doanh thu. Hàng năm căn cứ vào sổ cái tài khoản liên quan của các nghiệp vụ đó. Ưu điểm dễ ghi chép, đơn giản, thuận tiện trong áp dụng máy vi tính trong tính toán. Thường áp dụng ở các doanh nghiệp có bộ máy kế toán được cơ giới hoá. Nhược điểm: Khó phân công công tác, việc tổng hợp báo cáo châm. 4.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này gồm các loại sổ sau +Sổ nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo vế có của tài khoản. Bảng kê được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể phản ánh trực tiếp trên nhật ký chứng từ được. + Sổ cái các tài khoản + Sổ chi tiết liên quan Ưu điểm: Cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác. Nhược điểm: Ghi chép phức tạp, khó áp dụng máy vi tính. Chủ yếu là sử dụng tại doanh nghiệp có quy mô lớn, cán bộ ké toán có trình độ cao. 4.3. Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân công theo hệ thống tổng hợp vào sổ kế toán chi tiết. Bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết: + Sổ nhật ký sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết các loại Ưu điểm: Dễ ghi chép, đối chiếu kiểm tra số liệu Nhược điểm: Khó phân công lao động hay áp dụng phươn tiện kỹ thuật tính toán việc ghi chép sẽ cồng kềnh phức tạp khi có nhiều nghiệp vụ phát sinh. - Chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa sử dụng ít tài khoản và phát sinh ít nghiệp vụ kinh tế. 4.4. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hoặc cùng nội dung kinh tế lập ra chứng từ ghi sổ trước kho vào sổ kế toán tổng hợp. Hình thức này gồm các loại sổ kế toán sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ thẻ kế toán chi tiết Ưu điểm: Mẫu số đơn giản dễ ghi chép, đối chiếu... thuận lợi cho phân công lao động và cơ giới hoá công tác kế toán. Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp, đối chiếu kiểm tra chậm. Chương II Thực trang kế toán vật liệu ở công ty vận tải dầu khí Việt Nam A- Giới thiệu khái quát về công ty Vận tải dầu khí Việt Nam I/ Những đặc điểm chung của công ty Vận tải dầu khí 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty VTDKVN được gọi tắt (FANCOL) là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Được thành lập theo quyết định số 638/QĐ/TCCB - LĐ ngày 28/2/1995 của Bộ giao thông Vận tải. Trụ sở chính của công ty tại Building 172A Nguyễn Đình Chiểu phường 6 quận 3 thành phố Hồ Chí Minh. Là doanh nghiệp nhà nước, là đơn vị kinh tế hoạch toán độc lập có tư cách pháp nhân có tài khoản tiền tệ việt là Ngoại tê tại Ngân hàng có con dấu riêng. Tuy mới thành lập, nhưng công ty đã từng bước phát triển ổn định trong những năm qua bằng phương tiện tự có của công ty và của các đơn vị khác hợp tác liên doanh, công ty đã phát huy năng lực kịp thời phục vụ tốt cho việc vận tải và kinh doanh đối với khách hàng. Với đội ngũ cán bộ chuyên gia đầu ngành, giàu kinh nghiệm của trung tâm khoa học và dịch vụ kỹ thuật cùng với các trang thiết bị của công ty cũng như của các đơn vị hợp tác liên doanh. Công ty có đầy đủ khả năng tham gia công tác vận chuyển hàng theo yêu cầu của đối tác như là vận chuyển hàng Container, vận tải hàng khô, tầu, dầu, xà lan chuyển dung, nội chuyển hàng siêu trường siêu trọng. Ngoài ra công ty còn tham gia vào việc vận tải thiết bị cho các dự án trong và ngoài nước. Ngày 27 tháng 3 năm 1996, công ty chuyển sang chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty hàng hải Việt Nam đánh dấu một bước phát triển mới. Từ những ngày mới thành lập công ty không ngừng mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ hợp tác trao đổi với các đơn vị cùng ngành nghề về các lĩnh vực tổ chức hoạch toán, sản xuất kinh doanh nhằm khai thác triệt để tiềm năng công việc đóng góp nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước ngày một tăng thêm đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định, tạo ra sự cân bằng, dân chủ phát huy hết tinh thần sáng tạo của người lao động, nâng cao mức thu nhập, đóng góp nhiều cho công ty. Cùng với sự đổi mới của đất nước trong những năm qua, công ty được sự quan tâm chỉ đạo của tổng công ty hàng hải Việt Nam với sự phấn đấu nỗ lực không ngừng vươn lên trong sản xuất kinh doanh của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Công ty đã tạo việc làm cho tổng số cán bộ nhân viên của công ty là 756 người. Trong đó: - Giáo sư, tiến sĩ : 01 người - Tiến sĩ : 01 người - Thạc sỹ : 11 người - Kỹ sự công nghệ, kỹ thuật : 46 người - Cử nhân kinh tế : 52 người - Cử nhân ngoại thương : 09 người - Kỹ sư cần đường : 03 người - Kỹ sư công trình cảng : 04 người - Kỹ sư cử nhân các ngành khác : 29 người - Công nhân kỹ thuật bậc cao : 278 người - Các ngành khác : 317 người Với đội ngũ cán bộ công nhân viên trên, Công ty luôn là địa chỉ tin cậy của khách hàng khi có nhu cầu hợp tác tạo được uy tín trong thương trường được khách hàng và ngoài nước tín nhiệm. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn nhất là trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Giá cả vật tư luôn thay đổi, biến động tăng, trong khi đó cước phí vận tải không được tăng hàng hoá vận chuyển kế hoạch không còn, chân hàng không ổn định, bị cạnh tranh quyết liệt của nhiều tổ chức cùng tham gia vận tải. Do vận tải ở môi trường nước mặn, phương tiện bị ăn mòn nên phải chi phí nhiều về công tác sửa chữa cho tầu rất lớn. Doanh nghiệp không tránh khỏi gặp khó khăn về vốn. Để củng cố doanh nghiệp đã khai thác triệt để tiềm năng sẵn có của doanh nghiệp và bước tiến vững chắc. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Là thành viên của Tổng công ty hàng hải Việt Nam (VINA LINES) và là một trong bốn công ty vận tải biển hàng đầu của Việt Nam công ty có các chức năng chủ yếu sau: - Kinh doanh vận tải dầu khí đường biển. Công ty có đội tầu chở dầu sản phẩm chuyên dụng vận chuyển những sản phẩm về dầu khí từ các nước hoặc từ những công trình khai thác dầu khi đi nước ngoài và ngược lại. - Đại lý tầu biển, thuê tầu và môi giới hàng hải. Việt Nam là đất nước có nhiều cảng biển, các tầu biển trong nước cũng như nước bạn cập cảng. Việc làm công tác đại lý về thủ tục nhập cảng cho tầu là rất quan trọng nên công ty đã khai thác thêm và sâu về hoạt động này. - Đại lý vận tải đa phương thức (kéo tầu lai dắt tàu). Với những khách hàng có nhu cầu thuê tầu vận chuyển hàng hoá trong và ngoài nước với các phương tiện, trang thiết bị công ty vận chuyển hàng các công đoạn theo yêu cầu của khách hàng (xếp dỡ) từ A đến Z của công trình, ngoài những chức năng chính trên doanh nghiệp còn những chức năng sau: - Sửa chữa các phương tiện vận tải biển và các thiết bị khác (phục vụ khai thác dầu khí). - Vệ sinh tầu dầu, và xử lý cặn bùn, cặn dầu. - Nghiên cứu khoa học cung cấp dịch vụ lặn và kỹ thuật dưới nước. - Xuất khẩu thuyền viên. Để đáp ứng được chức năng trên công ty đã có năng lực phương tiện sau: Tổng trọng tải đội tầu biển của Falcon là 140.000 tấn DWT trong đó tầu "PACIFIC FALLON" là tầu trọng tải lớn nhất ở Việt Nam hiện nay (718.290 tấn DWT) 06 tầu dầu hàng bách hoá, 03 tầu chở dầu sản phẩm. Đội tầu kéo của Palcon gồm 24 chiếc có công suất từ 150CV đến 2.200CV thường xuyên hoạt động phục vụ vận chuyển bằng xà lan Container và hàng thiết bị trong khu vực cảng Sài Gòn, vũng tàu, Hải Phòng và các tỉnh miền Tây. Đoàn xà lan công ty bao gồm xà lan Sông và Biển có trọng tải 250T đến 1500T, kết cấu xà lan có tính chuyên dụng cho phép vừa có khả năng trực tiếp chở hàng trên các sông lớn và ven biển Việt Nam vừa có khả năng làm cầu dẫn khi chuyển tải các mã hàng lớn trong các phương án thủ bộ kết hợp. Ngoài ra Công ty Vận tải Dầu Khí có thể huy động kịp thời các thiết bị phục vụ cho công tác vận chuyển hàng Container và thiết bị siêu trường siêu trọng bằng đường bộ cũng như xe vận tải. Từ khi thành lập đến nay công ty đã tham gia rất nhiều vào việc vận tải thiết kế, chế tạo, sửa chữa các loại cần trục nổi, cần cẩu giàn khoan nổ tự nâng, các thiết bị phục vụ cho công trình biển và cho các dự án trong và nước ngoài. Để điều hành kết hợp chặt chẽ cho việc khai thác kinh doanh vận tải vận chuyển đa phương thức hoạt động của công ty ngoài trụ sở chính có các văn phòng chi nhánh ở các tỉnh. (1). Chi nhánh Hà Nội - 142 Lê Duẩn (2). Chi nhánh hải Dương - Thôn mạc Tử, huyện Kim Môn (3). Chi nhánh Hải Phòng - 88 Điện Biên Phủ - Hồng Bàng (4). Chi nhánh Quảng Ninh: 165A Lê Thanh Tông - Hạ Long (5). Chi nhánh Đà Nẵng. Công ty đã bố trí sắp xếp công nhân viên phù hợp với trình độ chuyên môn và yêu cầu công tác sản xuất kinh doanh. Bộ máy công ty gồm có khối văn phòng công ty, các phòng ban nghiệp vụ, khối các đơn vị trực thuộc và đầu tầu. a) Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau: Đứng đầu là Tổng giám đốc, là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm chung về hoạt động của công ty như tổ chức sản xuất kinh doanh và chăm lo cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. Hai, phó tổng giám đốc. Một Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh. Giúp Tổng giám đốc điều hành quản lý sản xuất về khai thác kinh doanh có nhiệm vụ Nghiên cứu thị trường, điều tra bắt nguồn hàng, xây dựng phương án kinh doanh đảm bảo hiệu quả kinh tế, đề xuất với tổng giám đốc ký các hợp đồng vận tai với chủ hàng trong và ngoài nước hàng chở thuê theo hợp đồng dài hạn một đối tác khác trên nguyên tắc lấy hiệu quả kinh tế quyết định. - Được Tổng giám đốc uỷ quyền, ký các hợp đồng về khai thác kinh doanh phát triển đồi tầu. Một Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật. Giúp Tổng giám đốc điều hành công việc kỹ thuật sửa chữa, công tác Nghiên cứu ứng dụng khoa học theo dõi toàn bộ những vấn đề liên quan đến kỹ thuật, nhiên liệu đội tầu, đề xuất với tổng giám đốc kỹ các hợp đồng sửa chữa phương tiện thiết bị theo quy phạm đăng kiểm, duy trì bảng dưỡng kỹ thuật của tàu. Theo dõi đảm bảo an toàn cho đội tầu hoạt động phù hợp quản lý công ty và luật pháp quốc tế, phụ trách công tác đề suất, thanh lý giải bán phương tiện máy móc. - Được Tổng giám đốc uỷ quyền ký các hợp đồng liên quan đến kỹ thuật, mua bán vật tư, sửa chữa tầu NCKHKT. b) Các phòng ban của công ty. + Phòng khai thác thương vụ: Có nhiệm vụ theo dõi tầu khai thác nguồn hàng, đồng thời làm nhiệm vụ môi giới thuê tầu thay mặt hàng cho công ty thực hiện các dịch vụ đại lý biển nếu khách hàng có nhu cầu. + Phòng kỹ thuật: Tổ chức quản lý và theo dõi về kỹ thuật đối với trang thiết bị, phương tiện vận tải của công ty để kịp thời thông tin chính xác về kỹ thuật cần thiết phục vụ điều hành kinh doanh vận tải. + Phòng vật tư: Căn cứ vào nội dung các chỉ thị thông tư và quy định kỹ thuật của nhà nước, của ngành và của công ty xây dựng quy trình quy định về kỹ thuật định mức, cấp phát nhiên liệu phù hợp với tình hình đặc điểm của công ty trong sản xuất kinh doanh. + Phòng pháp chế an toàn hàng hải: là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc và công tác pháp chế an toàn hàng hải, hướng dẫn thực hiện các quy phạm, pháp chế an toàn hàng hải trên các tầu, đôn đốc giám sát để thực hiện đảm bảo cho hoạt động vận tải tàu an toàn cho phương tiện và người trên biển. + Phòng hành chính: Quản lý văn thư lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm hợp lý trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh, quản lý đất đai nhà cửa khu vực văn phòng của công ty, lập kế hoạch xây dựng sửa chữa. + Phòng kế toán: Tổ chức công tác kế toán, thống kê bộ máy kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính. Ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Thực hiện chế độ hoạch toán tài chính rõ ràng, qua đó xác định được các mặt thiết xót trong quản lý giúp Tổng giám đốc kịp thời chấn chỉnh. * Các chi nhánh: là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc hàng tháng, hàng năm hoạch toán kết quả hoạt động kinh doanh ở chi nhánh mình về công ty. Bảng cân đối kế toán Đến ngày 31 tháng 12 năm 2001 Tài sản MS Số đầu năm Số cuối kỳ A. TS lưu động và đầu tư ngắn hạn 100 65.131.562.429 100.891.307.413 I. Tiền 110 12.246.749.097 12.881.405.146 1. Tiền mặt tại quĩ (gồm cả ngân phiếu) 111 169.393.781 468.111.477 2. Tiền gửi ngân hàng 112 12.077.355.316 12.413.293.669 3. Tiền đang chuyển 113 0 0 II/ Các khoản đầu tư TC ngắn hạn 120 0 0 1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 0 0 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128 0 0 3. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 129 0 0 III/ Các khoản phải thu 130 30.577.323.782 52.202.294.690 1. Phải thu của khách hàng 131 14.840.731.232 22.360.775.985 2. Trả trước cho người bán 132 3.075.932.906 4.721.558.909 3. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 22.246.575 4. Phải thu nội bộ 133 4.047.065.998 15.790.460.091 - Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 134 0 14.497.610.802 - Phải thu nội bộ khác 135 0 1.292.849.289 5. Các khoản phải thu khác 138 8.613.593.646 9.307.253.130 6. Dự phòng khoản thu khó đòi (*) 139 0 0 IV/ Hàng tồn kho 140 19.907.577.740 31.828.772.472 1. Hàng mua đang đi trên đường 141 0 0 2. Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 142 17.690.249.608 29.690.719.541 3. Công cụ, dụng cụ trong kho 143 285.454.298 331.652.975 4. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 144 0 0 5. Thành phẩm tồn kho 145 0 0 6. Hàng hoá tồn kho 146 1.931.873.834 1.806.399.956 7. Hàng gửi đi bán 147 0 0 8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 0 0 V/ Tài sản lưu động khác. 150 2.399.911.810 3.978.835.105 1. Tạm ứng 151 612.089.088 2.054.211.247 2. Chi phí trả trước 152 1.787.822.722 1.924.623.858 Tài sản MS Số đầu năm Số cuối kỳ 3. Chi phí chờ kết chuyển 153 0 0 4. Tài sản thiếu chờ xử lý 154 0 0 5. Các khoản thế chấp, ký cược, kỹ quỹ N. hạn 155 0 0 VI/ chi sự nghiệp 160 0 0 1. Chi sự nghiệp năm trước 161 0 0 2. Chi sự nghiệp năm nay 162 0 0 B- Tài sản cố định, đầu tư dài hạn 200 597.958.511.657 771.990.244.443 I/ Tài sản cố định 210 583.360.785.009 751.760.213.443 1. TSCĐ hữu hình 211 583.360.785.009 751.760.213.443 - Nguyên giá 212 984.043.191.137 1.220.880.526.935 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 213 400.682.406.128 -469.120.313.492 2. TSCĐ thuê tài chính 214 0 0 - Nguyên giá 215 0 0 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 216 0 0 3. TSCĐ vô hình 217 0 0 - Nguyên giá 218 0 0 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 219 0 0 II/ Các khoản đầu tư TC dài hạn 220 14.505.000.000 20.005.000.000 1. Đầu tư chứng khoán dài hạn 221 0 5.500.000.000 2. Góp vốn liên doanh 222 14.370.000.000 14.370.000.000 3. Các khoản đầu tư dài hạn khác 228 135.000.000 135.000.000 4. Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 229 0 0 III/ Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 92.726.648 32.377.000 IV/ Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn 240 0 192.654.000 Tổng cộng tài sản 250 663.090.074.086 872.881.551.856 Nguồn vốn A- Nợ phải trả 300 153.822.259.603 348.800.694.869 I/ Nợ ngắn hạn 310 53.799.859.603 95.457.134.869 1. Vay ngắn hạn 311 0 8.000.000.000 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312 3. Phải trả cho người bán 313 30.645.735.635 47.262.143.887 4. Người ma trả tiền trước 314 4.845.790.225 11.891.627.398 5. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. 315 1.496.479.730 122.220.384 6. Phải trả công nhân viên 316 7.774.617.906 6.448.243.434 Tài sản MS Số đầu năm Số cuối kỳ 7. Phải trả cho các đơn vị nội bộ 317 4.047.065.998 15.790.460.091 8. Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 4.990.170.109 5.942.439.675 II/ Nợ dài hạn 320 100.022.400.000 253.343.560.000 1. Vay dài hạn 321 100.022.400.000 253.343.560.000 2. Nợ dài hạn khác 322 0 0 III/ Nợ khác 330 0 0 1. Chi phí phải trả 331 0 0 2. Tài sản thừa chờ xử lý 332 0 0 3. Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 333 0 0 B- Nguồn vốn chủ sở hữu 400 509.267.814.483 524.080.856.987 I/ Nguốn vốn quỹ 410 509.267.814.483 524.080.856.987 1. Nguồn vốn kinh doanh 411 503.872.355.997 518.069.300.292 2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 0 0 3. Chênh lệch tỷ giá 413 -684.875 -33.523.128 4. Quỹ đầu tư phát triển 414 3.909.266.424 3.987.163.178 5. Quỹ dự phòng tài chính 415 380.166.180 751.995.494 6. Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 416 190.083.090 375.997.746 6. Lãi chưa phân phối 417 0 0 7. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 418 916.627.667 929.923.405 8. Nguồn vốn đầu tư XDCBB 419 0 0 II/ Nguồn kinh phí 420 0 0 1. Quỹ quản lý của cấp trên 421 0 0 2. Nguồn kinh phí sự nghiệp 422 0 0 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 423 0 0 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 424 0 0 3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 425 0 0 Tổng cộng nguồn vốn 430 663.090.074.086 872.881.551.856 TPHCM, ngày ... tháng ... năm 200... Kế toán trưởng Giám đốc Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán. Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm 1. Tài sản thuê ngoài 2. Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhân gia công 3. Hàng hoá nhân bán hộ, nhận ký gửi 4. Nợ khó đòi và xử lý 5. Ngoại tệ các loại 6. Hạn mức kinh phí còn lại 7. Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1. Chức năng nhiệm vụ phòng kế toán tài vụ. Tham mưu cho lãnh đạo công ty các vấn đề liên quan đến tài chính. - Lập chứng từ ban đầu phản ánh kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ, chứng từ phải lập theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính và tổng cục thống kê, quy định ghi chép chứng từ phải đầy đủ kịp thời ản ánh đúng sự thật nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm theo tính chất từng loại chứng từ. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và chế độ kế toán của bộ tài chính quy định mở sổ hoạt động tài chính trong công ty, cũng như cung cấp đầy đủ số liệu để phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ định hoạt động kinh tế trong công ty. Việc ghi chép sổ kế toán cần theo đúng các quy định của nhà nước về thời gian phương pháp. Từng thời kỳ nhất định phòng kế toán có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để lập các báo cáo kế toán theo quy định của bộ tài chính và bộ chuyên ngành, báo cáo phải lập theo đúng mẫu quy định trên cơ sở số liệu của sổ kế toán đảm bảo chính xác. Cuối liên độ phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản và kiểm tra kế toán đối với khối văn phòng của liên hiệp trực thuộc, tiến hành việc xét duyệt quyết toán cho các đơn vị hoạch toán trực thuộc công ty. Tổ chức việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng quy định hiện hành của nhà nước và ngành. Để làm được nhiệm vụ phòng kế toán công ty tổ chức như sau: Đứng đầu phòng kế toán công ty là kế toán trưởng giúp Tổng giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hoạch toán kinh tế trong công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng có phó phòng kế toán được kế toán trưởng điều hành công việc khi kế toán trưởng đi vắng. Các nhân viên phòng kế toán phụ trách từng công việc cụ thể ? Kế toán TSCĐ, kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán quỹ, kế toán các đơn vị trực thuộc, kế toán tổng hợp chi phí vật liệu. Công ty hoạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ sổ sách kế toán hiện đang áp dụng ở công ty. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất vật tư Thẻ kho sổ chi tiết Sổ chi thanh toán với người bán Chứng từ ghi sổ Sổ cái  Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo vật tư thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là chứng từ do nhân viện kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để lamf thủ tục ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ ghi một định khoản kế toán. Khi lập chứng từ ghi sổ phải ghi thứ tự chứng từ có ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ thứ tự chứng từ ghi sổ có thể đánh số thẻ tự theo kỳ kế toán hoặc niên độ kế toán. Mẫu chứng từ ghi sổ và mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ số Ngày ..... tháng ..... năm Nội dung nghiệp vụ Tài khoản ghi Số tiền Nợ Có Kèm theo chứng từ gốc + Sổ cái là sổ tài khoản cấp I. Căn cứ để ghi sổ cái là chứng từ ghi sổ đã lập kết cấu mẫu trong sổ cái cũng tương tự như mẫu trong sổ cái trong hình thức kế toán. Nhật ký chung Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Phó phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán TH phí NVL Kế toán thuê Kế toán công nợ Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán tài sản cố định Kế toán quỹ Các nhân viên kế toán Đơn vị trực thuộc 2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Là một đơn vị kinh doanh thực hiện hoạch toán độc lập do vậy việc phản ánh chính xác kịp thời kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng đặc biệt trong nền kinh tế như hiện nay. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất, bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức tập trung - phân tán theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán hoạch toán (phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo) đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty và các phòng kinh tế chi nhánh trực thuộc. Công tác kế toán của chi nhánh do kế toán chi nhánh thực hiện định kỳ tổng hợp số liệu lập báo cáo gửi về phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán công ty tổng hợp số liệu chung toàn công ty và lập báo cáo định kỳ. * Đặc điểm tổ chức bộ máy. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ kiểm tra giám sát việc sử dụng nguồn vốn theo chế độ tài chính hiện hành, thông qua tình hình thu tiền và chi tiêu về doanh thu, lợi nhuận để giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động, đồng thời thông qua các chỉ tiêu về giá thành và khoản mục đánh giá thành, giám sát tình hình tiêu hao lao động sống và lao động vật hoá trong kỳ, tình hình cấp pháp vay mượn, các chỉ tiêu vốn cố định, vốn lưu động để giám sát tình hình thanh toán, chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. - Để thực hiện nhiệm vụ và bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất tập trung trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời đảm bảo chuyên môn hoá của cán bộ kế toán. Trong đó mỗi người đều có nhiệm vụ chức năng riêng, thực hành từng phần hành kế toán cụ thể nhưng có liên quan với nhau trong quá trình hoạch toán sản xuất kinh doanh của công ty. + Một kế toán trưởng ( trưởng phòng tài vụ) với chức năng phụ trách trong toàn bộ khâu công việc, đồng thời giúp tổng giám đốc làm công tác tất cả các nguồn vốn. + Ngang kế toán trưởng có một phó phòng kế toán chuyên giúp đỡ kế toán trưởng trong mọi công việc đồng thời phụ trách kế toán chi phí và kế toán thanh toán. + Một kế toán tổng hợp chi phí NVL. + Một kế toán tài sản cố định + Một kế toán công nợ + Một kế toán thuế + Một kế toán quỹ, (Ngân hàng) Bên cạnh đó còn có các bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc các nhân viên kế toán đơn vị trực thuộc về hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng cơ bản kế toán công ty sử dụng giống như chế độ kế toán ban hành. Để phù hợp với việc hoạch toán kế toán sử dụng tài khoản chi tiết đến từng đối tượng. Kế toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu lập chứng từ gốc tập hợp số liệu và định cộng lại lấy số liệu tổng hợp để ghi vào nhật ký chung nhằm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ cái. III. Tình hình hoạch toán NVL ở công ty vận tải dầu khí Việt Nam. 1. Đặc điểm NVL ở công ty. Do đặc điểm kinh doanh khai thác vận tải là một ngành không trực tiếp tạo ra sản phẩm cho xã hội. Nó là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng, là việc tiếp tục quá trình sản xuất trong lưu thông, tức là làm tăng thêm giá trị của sản phẩm, nên nhu cầu dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu của công ty là rất đa dạng và phong phú. Nhiều chủng loại khác nhau, tính chất lý hoá, tính năng kỹ thuật cũng không giống nhau, đồng thời về mặt kỹ thuật phải đảm bảo cường độ và chất lượng quy định. Trong quá trình tham gia hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động vật liệu, bị tiêu hao toàn bộ như là nhiên liệu, dầu nhờn đối với vận tải hoạch thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm đối với sửa chữa công nghiệp: xà lan, tầu, thiết bị xếp dỡ, về mặt giá trị NVL chuyển dịch trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. 2. Phân loại vật liệu ở công ty. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất. Công ty tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kế toán với cách phân loại này, vật liệu ở công ty được chia làm các loại sau: Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ được cấu thành thực thể vật chất chủ yếu. Công ty dùng để sửa chữa phương tiện. Ngoài ra còn mua ngoài như phôi, đồng để công ty tiếp tục chế biến ra các chi tiết, máy thuỷ. Nguyên vật liệu phụ: được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính, dùng để bảo quản hay thay đổi màu sắc phục vụ cho hoạt động các tư liệu thay cho phục vụ lao động cuả công nhân sản xuất như là: dầu nhờn, sơn chống rỉ, sơn xanh,... Nhiên liệu là những thư cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như dầu Marut, Diezen, công ty mua về dùng cho phương tiện vận tải và xếp dỡ hàng hoá. Phụ tùng thay thế: là những phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị phương tiện vận tải. Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản cố định, các chi tiết phụ tùng máy thuỷ, cần cẩu và các loại thép sửa chữa thanh lý tầu thuỷ, xà lan.... Việc phân loại như trên của công ty có tác dụng giúp kế toán vật liệu theo dõi phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Từ đó giúp kế toán giám sát chặt chẽ cho việc sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Đánh giá vật liệu. Đối với vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán và các chi phí thu mua thực tế, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua, lưu kho, bến bãi. Đối với vật liệu, công ty thuê ngoài gia công chế biến, gồm giá trị vật liệu chế biến, cùng các chi phí liên quan. Đối với phế liệu: ước tính giá thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi mức tối thiểu. Trong thực tế có rất nhiều phương pháp tính giá đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ. Đối với NVL dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý có thể sử dụng một trong những phương pháp quan trọng hoạch toán. 4. Hoạch toán chi tiêu NVL tại công ty. Như trên đã trình bày: chức năng chính của công ty là vận tải dầu khí và hàng hoá. Sửa chữa phương tiện, dàn khoan, vận tải đa phương thức xuất phát từ những đặc điểm trên công ty tính chi tiết cho sản xuất kinh doanh như sau: + Nhiên liệu. + Nguyên vật liệu. Nhiên liệu: Là những thứ để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như dầu, Marut, Diezen nhớt .... trong quá trình sản xuất nhiên lượng bị tiêu hao, để đáp ứng kịp thời cho công việc vận tải trong những chuyến đi dài ngày trên biển. Khi tầuthực hiện một hành trình vận tải, nhà quản lý có trách nhiệm tính mức độ tiêu hao nhiên liệu cho một hành trình đó, mức độ tính tiêu hao nhiên liệu được tính như sau: Do phạm vi hoạt động của tầu có khác nhau, vì vậy muốn xác định đúng đắn nhiên liệu cho từng tầu cụ thể. Công ty chia đội tàu theo phạm vi hoạt động thành phai loại khác nhau. + Tầu biển xa bờ (đi nước ngoài) trên 1000 tấn DWT trở nên dùng Dầu Marut ký hiệu (FO) + Tầu ven biển (trong nước)1000tấn DWT trở xuống dùng dầu Diezen ký hiệu DO Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành vận tải, nhiên liệu mua về được xuất dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh (không nhập vào kho) trên cơ sở hoá đơn thanh toán, kế toán phản ánh trên sổ kế toán để theo dõi tập hợp chi phí. Nguyên liệu: nhập kho Nguyên liệu dùng sửa chữa phương tiện thiết bị xếp dỡ vận tải. Công ty lập kế hoạch dự trữ ký hợp đồng mua vật liệu. Vật liệu gồm có vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu chính như thép lá, dầu nhờ, sơn các loại. Vật liệu phụ các loại vật tư khác. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã được lập căn cứ vào nhu cầu dự trữ vật tư hàng quý có kế hoạch ký hợp đồng mua và dự trữ vật tư vừa đảm bảo cho sản xuất vừa tránh dự trữ nhiều ứ động vốn. Khi mua vật liệu về đến kho. Kế toán vật tư xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu sau đó cho nhập kho số liệu đó. Trên cơ sở hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán và biên bản kiểm nhiệm vật tư, của cán bộ vật tư sẽ lập phiếu nhập kho thành 2 liên. Một liên cán bộ phòng vật tư giữ, một liên chuyển cho thủ kho để thủ kho theo dõi. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán, cán bộ. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc phiếu nhập kho vào sổ chi tiết NVL đồng thời kế toán vật liệu căn cú vào chứng từ đó để lập bảng tổng hợp chứng từ nhập NVL định kỳ kế toán tổng hợp lấy số liệu tổng hợp trên bangr kê để vào sổ làm cơ sở ghi sổ cái. Đối với vật liệu nhập kho người mua được giao nhận tại kho công ty hoặc các đội sản xuất. Vì vậy giá được xác định nhập kho là giá trị thực tế gồm chi phí bốc dỡ vận chuyển. Có số liệu nhập kho nhớt bảo dưỡng cho đoàn xà lan tại công ty. Giá thực tế của = Tổng số tiền ghi trên hoá đơn (bao vật liệu nhập kho gồm giá mua + chi phí vận chuyển) (Kèm hoá đơn nhớt ) phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Liên 2: ( Dùng để thanh toán ) Ngày 20 tháng 3 năm 2002 Mẫu số: 01GTKT - 3LL HR/01 - B N0 : 014400 Đơn vị bán hàng: CTVT xăng dầu Đ. Thuỷ I Địa chỉ: 37 Phan Bội Châu Số tài khoản Điện thoại: ................................ MS 0 2 0 0 1 1 3 1 5 2 0 0 5 1 Họ tên: Người mua hàng: Phạm Trung Đức Đơn vị: Công ty vận tải dầu khí Số tài khoản 2 8 0 0 6 7 5 8 2 3 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 - Dầu nhớt Lít 5.200 12.000 62.400.000 2 - Tiền vận chuyển 6.240.000 Cộng 68.640.000 Thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 6.864.000 Tổng cộng tiền thanh toán 75.504.000 Viết bằng chữ: Bảy mươi lăm triệu, năm trăm lẻ bốn ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký và ghi rõ họ tên ) ( Ký và ghi rõ họ tên ) ( Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 3 năm 2002 - Tên người nhập: - Nhập vào kho: Công ty Ghi Nợ TK 152 Có TK 311 TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Dầu nhớt lít 5.200 12.000 62.400.000 Viết bằng chữ: Sáu mươi hai triệu, bốn trăm ngàn đồng chẵn Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Nguyên vật liệu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu sản xuất công ty dùng phương pháp tính giá thực tế đích danh vật liệu, được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hàng, và giữ nguyên từ mới nhập cho đến lúc xuất dụng. Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đó. Khi cán bộ phòng vật tư căn cứ vào giấy đề nghị đã được lãnh đạo công ty duyệt lập phiếu xuất kho thành 3 liên, giao cho cán bộ chịu trách nhiệm quản lý và lập sổ liên quan theo dõi kế toán phòng vật tư sẽ căn cứ vào chứng từ gốc hoá đơn phiếu nhập kho để ra giá trị thực tế xuất kho và ghi vào đơn giá phiếu xuất để tính thành tiền. Có số liệu xuất kho ở phòng vật tư Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 3 năm 2002 - Họ và tên người nhận: Phạm Trung Đức - Lý do xuất: Vận chuyển - Xuất kho tại: Công ty. TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Nhớt Nhớt Lít 3.000 13.200 39.600.000 Nhớt 700 13.200 9.240.000 Người nhận Thủ kho Kế toán Phụ trách đơn vị Hoạch toán chi tiết ở công ty: Hoạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả về giá trị số lượng chất lượng từng thứ. Công ty sử dụng chứng từ hoạch toán chi tiết NVL. + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm nhiệm vật tư. + Một số chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển, vật liệu thu mua. Công ty vận tải VTDK đang áp dụng hoạch toán chi tiết NVL sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. - Theo phương pháp này thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu. - Khi nhập kho nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra về số lượng vật liệu sau đó cho nhập kho và ký vào phiếu nhập kho do phòng vật tư lập. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho về mặt số lượng theo từng loại vật liệu nhập kho. Khi có phiếu xuất kho do phòng vật tư lập, thủ kho cũng phải kiểm tra tính hợp lý, phương pháp của chứng từ, sau đó tiến hành xuất kho vật liệu, cho bộ phận hoặc đơn vị sử dụng, căn cứ vào phiếu xuất đó thủ kho ghi số lượng vật liệu suất kho theo từng thứ vào thẻ để theo dõi. Thẻ kho được lập riêng cho từng vật liệu để tiện cho việc theo dõi và ghi chép đồng thời dễ kiểm tra đối chiếu. Có số liệu thẻ kho tháng ở công ty vận tải DK. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu ở công ty Do yêu cầu công tác quản lý và hạch toán vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi tổng hợp giá trị của vật liệu nhập kho, tính toán xác định giá của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, cung cấp số liệu phục vụ cho công tác chỉ đạo quản lý kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với khách hàng, với người bán. Thực tế của công ty hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. - Tài khoản này được hạch toán theo dõi thực tế giá trị hiện có tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý của công ty. Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán về các khoản thu mua vật tư hàng hoá theo hợp đồng hai bên đã ký kết. ở công ty, TK 331 được mở sổ chi tiết cho từng khách hàng (người bán) Ngoài các TK trên, kế toán công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, 112. Trình tự kế toán nhập vật liệu ở công ty vận tải VTDK. - Trường hợp công ty ứng trước tiền hàng, kế toán hạch toán. Nợ TK 331: phải trả cho người bán. Có TK 111 ; 112: Tiền mặt, tiền mặt gửi ngân hàng. Khi hàng về nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331 Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112: TGNH Ngày 22/3 công ty mua một số vật liệu trị giá 62.400.000 bằng tiền mặt thuế GTGT 10% Nợ TK 152: 62.400.000 Nợ TK 1331 6.240.000 Có TK 111. 68.640.000 Hàng đã nhập kho mà công ty chưa trả tiền kế toán ghi Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331. Có TK 331: Phải trả cho người bán. Chứng từ ghi sổ Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập kho nhớt 152 111 68.640.000 1331 6.864.000 331 75.504.000 Số liệu trên dùng tổng cộng bảng kê tổng hợp chứng từ xuất nhập vật liệu kế toán lập chứng từ ghi sổ vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp vào sổ cái. Vật liệu trong công ty giảm chủ yếu sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế bên có của TK 152. Tương tự kế toán xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh của công ty - Xuất trực tiếp cho sản xuất sản phẩm Nợ TK 621 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152 - Xuất cho chi phí sản xuất chung: Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung Có TK 152 nguyên vật liệu - Xuất cho nhu cầu quản lý Nợ TK 642 chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 Nguyên vật liệu - Xuất cho sửa chữa lớn phương tiện, thiết bị ( TSCĐ) Nợ TK 241 - XDCB dở dang Có TK 152 nguyên vật liệu Chứng từ ghi sổ Số : 17 Ngày.......... tháng ........... năm Đơn vị: ................................ Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất dầu nhớt cho tàu MEDI FANCOL 621 152 36.000.000 3.600.000 39.600.000 Xuất dầu nhờn cho vận tải 621 152 8.400.000 840.000 9.240.000 Kèm theo ..........................................................chứng từ gốc Người lập kế toán trưởng (ký) (ký) Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc bảng kê nhập, xuất vật liệu và chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 152 và TK liên quan. Ví dụ Trích số liệu sổ cái 1999 Tài khoản 152 Nguyên vật liệu kế toán trưởng tổng hợp căn cứ vào chứng từ bảng kê nhập, xuất vật liệu và chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 152 và TK liên quan. Ví dụ: Trích số liệu Sổ cái tháng 3 năm 2002 ( TK 152 nguyên vật liệu ) Chương III Một số ý kiến nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán vật liệu ở công ty vận tải dầu khí việt nam I. Đánh giá về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu - Trong cơ chế thị trường đầy tính cạnh tranh như hiện nay. Các doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư nhân đều phải tìm tòi cho mình một hướng đi đúng để tồn tại và phát triển. Nhất là đối với ngành vận tải nói chung và Công ty Vận tải Dầu khí nói riêng, công ty có đặc thù riêng ngành giao thông vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. - Chính vì vậy tổ chức công tác hoạch toán kế toán vật liệu là không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kế toán, tài chính của doanh nghiệp. 1. Về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu. Việc tổ chức công tác hạch toán, kế toán của công ty tương đối tốt. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên môn sâu, mỗi kế toán có trách nhiệm một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ động, sự thành thạo trong công việc chuyên môn cao, và không ngừng tham gia các học hỏi, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho phù hợp với sự phát triển của ngành kế toán. Cũng như với tình hình làm ăn có hiệu quả của công ty như hiện nay không thể phủ nhận vai trò của công tác kế toán cũng như kế toán nguyên vật liệu trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ đắc lực cho việc tổ chức sản xuất kinh doanh. 2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Cần phải tổ chức thực hiện một cách khoa học, hợp lý, để công tác kế toán nguyên vật liệu thực sự là công cụ quản lý kinh tế sắc bén, cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình hiện có và sự biến động của tài sản, vật tư, tiền vốn cũng như năng lực sản xuất đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhằm bảo đảm cho quá trình hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục. Tổ chức tốt hạch toán, kế toán nguyên vật liệu, giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật liệu, tránh lãng phí, mất mát gây thiệt hại cho doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tạo điều kiện cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được chính xác kịp thời. Muốn vậy kế toán vật liệu cân thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: Phải tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn thanh toán, thời hạn thu mua. - áp dụng các phương pháp hạch toán vật liệu hướng dẫn kiểm tra các bộ phận các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ, các thẻ kế toán... thực hiện hạch toán vật liệu theo đúng chế độ kế toán Nhà nước đã ban hành. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào đúng đối tượng đã sử dụng. Tham gia vào việc kiểm tra đánh giá loại vật liệu, lập báo cáo về vật liệu tiến hành phân tích kế toán, tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu. Như vậy, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thức đẩy cung ứng kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Do đặc điểm của sản xuất, tính chất của sản phẩm mà công ty sản xuất ra là những sản phẩm không hình thái vật chất đối với sản xuất vận tải. Để cấu thành nên giá trị của sản phẩm, thì phải nói đến các chi phí, trong đó có chi phí về nguyên vật liệu trong vận tải, trong sửa chữa tài sản cố định chiếm tỷ trọng không nhỏ đối với giá thành của Công ty Vận tải Dầu khí. Do vậy công ty đã xác định kế toán vật liệu có vai trò vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. II. Nhận xét đánh giá chung và công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Vận tải Dầu khí Việt Nam. 1. Ưu điểm. - Là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong cơ chế thị trường Công ty vừa phải thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu lợi nhuận vừa đảm bảo ổn định đời sống cán bộ công nhân viên. - Nhờ có sự năng động của bộ máy quản lý công ty. Công ty đã đi vào hoạt động có hiệu quả, bộ máy quản lý công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, trong đó có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đã đáp ứng được yêu cầu quản lý công tác. - Ngoài ra bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất điều kiện và địa bàn hoạt động phân tán của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hoạt động một cách chính xác và thống nhất từ trên xuống dưới, đồng thời công tác kế toán tài chính trong công ty cũng không ngừng được đổi mới cho phù hợp với chế độ quản lý tài chính của Nhà nước dưới đây là một số ưu điểm của công tác kế toán hiện nay của công ty. - Do nhận thức rõ tầm quan trọng của thị trường kế toán đặc biệt là thông tin về chi phí nguyên vật liệu dịch vụ vận tải trong qúa trình hoạt động công ty đã cho trang bị phòng kế toán máy tính để sử dụng một phần mềm máy tính chuyên dụng. Điều này đã góp phần làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép tính toán cho người kế toán nguyên vật liệu, cũng như kế toán viên nâng cao hiệu quả sản xuất làm việc của kế toán viên cung cấp thông tin kịp thời cho cán bộ quản lý, nhờ việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. - Việc phân công trách nhiệm của từng phần hành kế toán cụ thể cho mỗi người kế toán đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin nội bộ và tránh những sai sót có thể xẩy ra. - Phần mềm kế toán này được thiết kế trên cơ sở hình thức chứng từ ghi rõ. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh như lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật liệu, thu mua tổ chức hệ thống kho để bảo quản công ty đều theo dõi rất chặt chẽ trên máy tính một cách thuận lợi, nhanh chóng, định kỳ hay bất kỳ lúc nào, máy tính cũng có thể đưa ra các thông tin về tình hình chi phí nguyên vật liệu cũng như tình hình tài chính thông qua các bảng biểu. - Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Có hệ thống sổ sách chứng từ kế toán vè chi phí nguyên vật liệu đúng với chế độ chứng từ Nhà nước ban hành, hệ thống này phù hợp với công ty cũng như phù hợp với công việc làm kế toán trên máy, thuận tiện cho chuyên môn hoá công việc kế toán góp phần tạo mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. 2. Nhược điểm: - Bên cạnh những ưu điểm thì công tác kế toán, tập hợp chi phí nguyên vật liệu tại Công ty Vận tải Dầu khí hiện đang còn một số điểm chưa phù hợp. - Nguyên vật liệu của công ty gồm có nhiều chủng loại, hình thức khác nhau do đó đòi hỏi phải theo dõi chi tiết cho mỗi loại. Nhưng trên thực tế công ty đã không mở các khoản chi tiết cho theo nguyên vật liệu mà chỉ mở chi tiết theo từng đối tượng sử dụng, do đó gây khó khăn cho việc quản lý chi tiết nguyên vật liệu và đánh giá tình hình của mỗi loại nguyên vật liệu. III. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Vận tải Dầu khí Việt Nam Qua quá trình thực tập tại công ty trên cơ sở lý luận, kiến thức đã được trang bị cũng như yêu cầu hoạch toán chi phí nguyên vật liệu. Em xin đưa ra một số ý kiến nhỏ của mình với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty góp phần nâng cao hơn hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá bình quân theo phương pháp này đơn giản, dễ tính hơn đỡ tốn nhiều công sức mà vẫn đảm bảo chính xác trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, mặt khác sẽ phù hợp với điều kiện với phương pháp kế toán hiện tại của công ty. Khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau, căn cứ vào số lượng và giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ để tính Đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Và tính: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho X Đơn giá bình quân của vật liệu Phương pháp giá trị thực tế bình quân gia quyền phải tính riêng cho loại vật liệu ở công ty. - Những vật liệu phụ sử dụng ít, không thường xuyên, công ty giao cho đối tượng sử dụng mua về sử dụng cho sản xuất. Phòng kế toán phải yêu cầu có hoá đơn hoặc biên lai của người bán, khi nghiệm thu quyết toán công trình đồng thời làm thủ tục nhập, xuất kho vật liệu và ghi vào sổ liên quan. - Trường hợp mua vật liệu về nhập kho, mà chưa có hoá đơn, kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " hàng chưa có hoá đơn " Sau khi làm thủ tục kiểm nghiệm, vật tư đảm bảo đúng chủng loại, số lượng chất lượng theo hợp đồng. - Ngay trong tháng mà hoá đơn về kế toán ghi sổ theo định khoản ghi theo giá. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 hoá đơn. - Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi sổ theo giá tạm tính. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 theo giá tạm tính - Sang tháng sau, nếu hoá đơn về, kế toán căn cứ vào giá trị ghi trên hoá đơn để điều chỉnh một trong ba cách. + Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ rỗi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. + Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế ) Nợ TK 152 Số chênh lệch giảm Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 ghi bút toán đỏ. Ghi bút toán thường ( nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính ) Nợ TK 152 Số tiền chênh lệch tăng Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán đúng như thường, Trường hợp kế toán nguyên vật liệu phát hiện thừa thiếu trong kiểm kê theo số liệu trên sổ sách kế toán 2002. Trên sổ kế toán có hạch toán thiếu vật tư 2001 kế toán hạch toán chờ xử lý: Nợ TK 138 Có TK 152 Nếu có quyết định xử lý nếu trừ vào lương: Nợ TK 334 Có TK 1381 Cá nhân bồi thường bằng tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 1381 - Kế toán nhập khi nguyên vật liệu mua vào có phát sinh thừa thiếu sai hợp đồng Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn khi phát hiện thừa Công ty làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: + Nếu nhập toàn bộ Nợ Tk 152 Nợ TK 1331 Có TK 331, 3381 Khi có quyết định xử lý kế toán ghi: Nợ TK 3381 giá trị hàng thừa đã xử lý Có TK 1331 Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ) trả lại số thừa Có TK 331 Đồng ý tiếp số thừa Có TK 721, 411 Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu nhập kho theo số hoá đơn thì số thừa coi như giữ hộ người bán và kế toán ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý ( trả lại hoặc đồng ý mua ), ghi có tư liệu 002 Ngoài ra, số vật liệu thừa, nếu đồng ý mua, khi nhập kho ghi tương tự như trên. - Trong trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận sẽ thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: + Khi nhập: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Nợ TK 1381 Có TK 331 + Khi xử lý Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu Nợ TK 1331: Thuế GTGT Nợ TK 331: Giảm số tiền phải trả người bán Nợ TK 1388, 334 Các nhân phải bồi thường Nợ TK 821, 411: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán, khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá ghi. Nợ TK 331, 111, 112 CóTK 152 Kết luận Quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu đóng góp vai trò quyết định quan trọng trong bất kỳ một quá trình sản xuất kinh doanh nào. Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh là sự cần thiết khách quan. Do đó để phát huy một cách có hiệu lực công cụ kế toán và đặc biệt là kế toán vật tư phải phản ánh một cách đầy đủ chính xác, tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, và chủng loai, từ đó tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm ( giá thành vận tải ) Nhận thức được tầm quan trọng đó em đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Vận tải Dầu khí Việt Nam dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Viết Tiến và của phòng tài vụ công ty cùng chi nhánh Công ty tại Quảng Ninh đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Vì điều kiện thời gian có hạn chuyên đề tốt nghiệp sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy giáo Nguyễn Viết Tiến các anh chị cô chú phòng tài vụ Công ty cũng như tập thể cán bộ nhân viên chi nhánh Công ty tại Quảng Ninh đã chỉ bảo hướng dẫn em hoàn thiện chuyên đề này./. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán doanh nghiệp của Đại học Tài chính và Đại học kinh tế quốc dân - sản xuất 2. Giáo trình hạch toán chi phí trong vận tải thuỷ của trường Đại học Hàng hải - sản xuất 3. Bài giảng kế toán dịch vụ 4. Các tài liệu về kế toán nguyên vật liệu của Công ty