Chuyên đề Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng

và trên cơ sở đó tăng cường giám sát bảo vệ an toàn vật tư, hàng hóa trong kho.Trung tâm tiến hành kiểm kê Nguyên vật liệu tại kho hai lần một năm vào thời điểm ngày 1/1 và 1/7 hàng năm. Qua kiểm kê có thể phát hiện những biến động của những nguyên vật liệu chưa thể hiện trên sổ sách kế toán, phát hiện các trường hợp thừa thiếu, kém mất phẩm chất, ứ đọng, hư hỏng để có biện pháp kịp thời giải quyết, hạn chế và giảm bớt thiệt hại, tiến hành điều chỉnh sổ sách để số liệu của kế toán luôn khớp với số liệu thực tế. 2.1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm; Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu. Trường hợp mua hàng về nhập kho: VD: Ngày 15/03/2010 tạm ứng cho Nguyễn Thanh Hải đội trưởng đội XDCT số 1 mua xi măng, đá 2*4, cát vàng… cho công trình Phân xưởng 01 số tiền là : 48.000.000đ Khi đó, kế toán định khoản: Nợ TK 141( Anh Hải) : 48.000.000 Có TK 111 : 48.000.000 Cụ thể: Biểu 2.1: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày15 /03/2010 Mẫu số: 03-TT QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Số: Kính gửi: Giám đốc Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Tên tôi là: Nguyễn Thanh Hải Địa chỉ: Trung tâm tư vấn Kiến trúc Xây dựng Đề nghị tạm ứng số tiền: 48.000.000đ (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Chi tiền mua vật liệu cho công trình Phân xưởng đúc Đông Đô. Thời hạn thanh toán: 3 ngày Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Phụ trách bộ phận (Đã ký) Người đề nghị tạm ứng (Đã ký) Sau khi được giám đốc duyệt kế toán sẽ lập phiếu chi có mẫu sau: Biểu 2.2: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU CHI Ngày 15/03/2010 Số: 10 Nợ TK: 141 Có TK: 111.1 Mẫu số:02-TT QĐsố:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Hải. Địa chỉ: Đội XD số 1 Lý do chi: Mua nguyên vật liệu cho công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ Long, Số tiền: 48.000.000 ( viết bằng chữ ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 Chứng từ gốc: GĐNTƯ Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn. Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Giám đốc ( Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ quỹ (Đã ký) Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận tiền (Đã ký) Nguyên vật liệu mua về sẽ được làm thủ tục nhập kho, thủ kho công trường cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu, đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp sau đó tiến hành vào phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán sẽ vào sổậ chi tiết nguyên vật liệu sau đó vào sổ nhật ký chung. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15/03/2010 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL-01 AB/2010T 0088687 Đơn vị bán hàng: Công ty KD Vật Liệu Xây Dựng Trường Thành Địa chỉ: 51- Võng Thị - Tây Hồ - Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại MST: 0101197276 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hải Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Thiết kế Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =2x1 1 Xi măng Tấn 20 1100.000 22.000.000 2 Đá 2*4 M3 50 250.000 12.500.000 3 Cát vàng M3 30 300.000 9.000.000 Cộng tiền hàng: 43.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.350.000 Tổng tiền thanh toán: 47.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn bẩy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng ( Đã ký) Người bán hàng ( Đã ký ) Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký, đóng dấu ) Biểu 2.3: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/03/2010 Số: 16 Nợ TK:152 Có TK:141 Mẫu số:01-VT QĐ15/2006/QĐ-BTC. Ngày20/03/2006 của BTC Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thanh Hải Theo hóa đơn số: 0088687 ngày 15/03/2010 Nhập tại kho: Phân xưởng 01. S TT Tên, quy cách Vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng Tấn 20 20 1100.000 22.000.000 2 Đá 2*4 M3 50 50 250.000 12.500.000 3 Cát vàng M3 30 30 300.000 9.000.000 Tổng 43.500.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0088687 Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Khi nhân viên cung ứng đã mua hàng về và làm đầy đủ các thủ tục nhập kho theo ví dụ trên kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung như sau: Nợ TK 152 – PX 01 : 43.500.000 Nợ TK 133: 4.350.000 Có TK 141: ( Anh Hải ) : 47.850.000 Sau khi ghi nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái có liên quan. Trường hợp NVL mua về không qua kho mà chuyển thẳng đến chân công trình: Ví dụ: Ngày 20/03/2010 tạm ứng cho anh Nguyễn Quang Lâm đội trưởng đội XDCT số 4 để mua nguyên vật liệu xây dựng công trình Đường bao biển lán bè - Cột 8, Hạ Long, Quảng Ninh . Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 141 – Anh Lâm: 120.000.000 Có TK 111 : 120.000.000 Khi vật liệu mua về và được đưa thẳng tới công trình, kế toán căn cứ vào hóa đơn của người bán hàng mà nhân viên cung ứng mang về để nhập vào kho vật liệu như các trường hợp thu mua bên ngoài. Trong trường hợp này khi viết phiếu nhập thì đồng thời bộ phận cung ứng cũng viết luôn phiếu xuất kho cho công trình luôn. Các phiếu nhập, xuất đều được phản ánh vào sổ kế toán giống như từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. HÓA ĐƠN GÍA TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20/03/2010 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL AM/2010T 0080452 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Hải Địa chỉ: Xóm 3 - Xuân Dục - Yên Thường - Gia Lâm - Hà Nội. Điện thoại MST: 0102253560 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Quang Lâm Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =2x1 1 Dây Thép 1 ly Kg 300 14.000 4.200.000 2 Đinh 5 cm Kg 30 15.000 450.000 3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 14.500 21.750.000 4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 14.500 29.000.000 5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 14.400 17.280.000 6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 14.300 21.450.000 7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 14.300 14.300.000 Cộng tiền hàng: 108.430.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.843.000 Tổng tiền thanh toán: 119.273.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười chín triệu hai trăm bẩy ba ngàn đồng chẵn. Người mua hàng ( Đã ký) Người bán hàng ( Đã ký ) Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký, đóng dấu ) Biểu 2.4: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/03/2010 Số: 17 Nợ TK:152 Có TK:141 Mẫu số:01-VT QĐ15/2006/QĐ-BTC. Ngày20/03/2006 của BTC Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quang Lâm Theo hóa đơn số: 0080452 ngày 20/03/2010 Nhập tại kho: Hạ Long, Quảng Ninh . STT Tên, quy cách Vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000 2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000 3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000 4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000 5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000 6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000 7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000 Tổng 108.430.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba mươi ngàn đồng chắn. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0080452 Ngày 20 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2.5: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/03/2010 Số: 14 Nợ TK:621 Có TK:152 Mẫu số:02-VT QĐsố:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Quang Lâm Địa chỉ: Đội XDCT số 4 Lý do xuất kho: Xây dựng công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ Long, QN Xuất tại kho: Hạ Long, QN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000 2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000 3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000 4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000 5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000 6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000 7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000 Tổng 108.430.000 Tổng số tiền( viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba mươi ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: PNK số 17 Ngày 20 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) Khi đó Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 152- Hạ Long QN: 108.430.000 Nợ TK 133: 10.843.000 Có TK 141- Anh Lâm: 119.273.500 Đồng thời ghi bút toán: Nợ TK 621- Hạ Long QN : 108.430.000 Có TK 152-Hạ Long QN: 108.430.000 Trường hợp nhập vật liệu do các đội xây dựng đã dùng rồi nhập lại kho: Căn cứ vào bảng kê tổng hợp số vật liệu do các đội mang về nhập lại kho, kế toán vật tư tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng, định lại giá mới và hạch toán như sau: Nợ TK 152 : Chi tiết cho từng công trình. Có TK 621: Chi tiết cho từng công trình. Trong tháng 03/2010 còn có nghiệp vụ nhập kho: Ngày 25/03 Mua NVL để xây dựng Trụ sở BHXH huyện Cao Phong, Hoà Bình. Căn cứ vào hóa đơn dưới đây (phụ lục 03) kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152- BHXH Cao Phong: 270.750.000 Nợ TK 133 : 27.075.000 Có TK 112 : 297.825.000 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 25/03/2010 Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL AB/2010T 0088690 Đơn vị bán hàng: Công ty KD Vật Liệu Xây Dựng Trường Thành Địa chỉ: 51- Võng Thị - Tây Hồ - Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại MST: 0101197276 Họ và tên người mua hàng: Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư Văn Quán, Phúc La, Hà Đông, HN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =2x1 1 Xi măng Tấn 100 1100.000 110.000.000 2 Thép Kg 10.000 14.500 145.000.000 3 Gạch Viên 15.000 1050 15.750.000 Cộng tiền hàng: 270.750.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.075.000 Tổng tiền thanh toán: 297.825.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm chín bẩy triệu tám trăm hai lăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng ( Đã ký) Người bán hàng ( Đã ký ) Thủ trưởng đơn vị ( Đã ký, đóng dấu ) Xuất kho nguyên vật liệu cho xây dựng công trình: Khi có nhu cầu xuất vật liệu cho thi công thủ kho công trường sẽ lập phiếu xuất vật tư theo mẫu: Biểu 2.6: Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 25/03/2010 Số: 15 Nợ TK:621 Có TK:152 Mẫu số:02-VT QĐsố:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Họ và tên người nhận hàng: Thái Trần Toàn Địa chỉ: Đội XDCT số 1 Lý do xuất kho: . Xuất tại kho: Hạ Long, QN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng Tấn 15 15 1100.000 16.500.000 2 Đá 2*4 M3 30 30 250.000 7.500.000 3 Cát vàng M3 20 20 300.000 6.000.000 4 Sắt Ф 12 kg 3.000 3.000 13.000 39.000.000 Cộng 69.000.000 Tổng số tiền( viết bằng chữ): Sáu mươi chín triệu đồng./.. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) Sau khi xuất kho vật liệu kế toán căn cứ vào số lượng thực xuất ghi trong phiếu xuất kho và đơn giá của vật liệu, kế toán tính thành tiền. Căn cứ vào dòng cộng của cột thành tiền trên phiếu xuất kho để ghi nhật ký chung: Nợ TK 621- Hạ Long, QN: 69.000.000 Có TK 152- Hạ Long, QN: 69.000.000 Trong tháng 03/2010 còn có các nghiệp vụ xuất kho sau: Ngày 25/03 Xuất 16 tấn Xi măng đen, 25 M3 cát vàng và 35 M3 Đá 2*4 cho công trình BHXH huyện Cao Phong, Hoà Bình Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621- BHXH Cao Phong : 33.850.000 Có TK 152- BHXH Cao Phong : 33.850.000 Ngày 28/03 Xuất 10.000 viên Gạch xây, 80 tấn Xi măng đen, 10 M3 Cát đen, 9.000 Kg Thép Cho Công trình cải tạo Bệnh viện Nội Tiết. Kế toán định khoản: Nợ TK 621- BV Nội Tiết: 231.500.000 Có TK152- BV Nội Tiết: 231.500.000 Ngày 30/03 Xuất 15.000 viên gạch xây, 90 tấn xi măng đen, 10 M3 Cát đen, 10.000 kg Thép cho CN HN Cty Dược và TB Y Tế Hà Tĩnh Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621- TB Ytế HT- CN HN: 262.250.000 Có TK 152- TB Ytế HT- CN HN: 262.250.000 Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho ở các công trường tiến hành vào thẻ kho: Sau đây em xin trích thẻ kho tại Công trình: Phân xưởng Hạ Long QN như sau. Biểu 2.7: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 1/03/2010 Tờ số:01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu: Xi măng bao Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: 14  1 PNK16 15/03 Anh Hải mua NVL nhập kho 20 34 2 PXK15 25/03 Xuất NVL cho XD công trình. 15 19 Cộng phát sinh trong tháng 20 15 Tồn cuối kỳ 19 Sổ này có … trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang…. Ngày mở sổ: ……………………….. Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Sau khi đã vào thẻ kho Thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập, xuất kho cho kế toán đội tại công trường. Kế toán đội sẽ căn cứ vào các chứng từ này để vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu tại công trường. Cuối tháng kế toán đội đối chiếu giũa “sổ kế toán chi tiết vật liệu” với “thẻ kho” của Thủ kho các công trình. Sau đó tổng hợp số liệu về Nhập- xuất- tồn từng loại vật liệu của từng công trình, hạng mục công trình. Trên cơ sở đó lập sổ chi tiết vật liệu, từ đó vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn sử dụng tại công trình và chỉ theo dõi số vật liệu mà đội trực tiếp nhận và đưa vào sử dụng.Trong đó, trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được xác định như sau: Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ = Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL nhập vào trong kỳ - Trị giá NVL xuất dùng trong kỳ Còn đối với các loại vật liệu phụ được phép hao hut như: vôi, sơn,.... được xác định theo công thức sau: Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ = Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL nhập vào trong kỳ - Trị giá NVL xuất dùng trong kỳ - Hao hụt trong định mức Biểu 2.8 SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số tờ: 01 Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Kho: Hạ Long, QN Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SDĐK 1.100.000 14 15.400.000 PN16  15/03  Nhập NVL 1.100.000 20 22.000.000 34 37.400.000 PX15  25/03  Xuất NVL 1.100.000 15 16.500.000 19 20.900.000  Cộng số phát sinh 20 22.000.000 15 16.500.000  SDCK 19 20.900.000 Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Từ đó kế toán ở các đội sẽ lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn cho từng công trình. Biểu 2.9 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Tài khoản: 152- Nguyên liệu, vật liệu Tháng 03/2010 Công trình: Hạ Long, QN. Đơn vị tính: Đồng STT Tên quy cách NVL Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Sắt Ф 12 50.400.000 - 39.000.000 11.400.000 2 Xi măng 15.400.000 22.000.000 16.500.000 20.900.000 3 Đá 2*4 10.000.000 12.500.000 7.500.000 15.000.000 4 Cát vàng 9.000.000 9.000.000 6.000.000 12.000.000 ... ...... ..... ..... ..... ..... Cộng 104.800.000 170.930.000 200.000.000 75.730.000 Lập, ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Cuối Tháng kế toán đội đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn tại công trường. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ gốc có liên quan lên phòng Tài chính kế toán. Tại phòng tài chính kế toán, khi nhận được các chứng từ có liên quan đến việc sử dụng NVL cho công trình( Phiếu XK, phiếu XK, hóa đơn…) sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng tự, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 621: 1.117.600.000 - Hạ Long, QN: 200.000.000 - BHXH Cao Phong: 123.850.000 - BV Nội Tiết: 331.500.000 - TB Ytế HT- CN HN: 462.250.000 Có TK 152- Nguyên, vật liệu: 1.117.600.000 - Hạ Long, QN: 200.000.000 - BHXH Cao Phong: 123.850.000 - BV Nội Tiết: 331.500.000 - TB Ytế HT- CN HN: 462.250.000 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng 2.2.1. Sổ kế toán tổng hợp tại Trung tâm Tại Trung tâm vật liệu chủ yếu là mua ngoài với nguồn cung cấp khá ổn định. Quy mô của Trung tâm tương đối lớn, nhận công trình theo dự toán nên chu kỳ sản xuất kinh doanh chậm, thu hồi vốn chậm. Phương thức thanh toán của Trung tâm chủ yếu bằng chuyển khoản. Cuối tháng, kế toán tổng hợp vật liệu căn cứ vào số liệu trên các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT… để lập các chứng từ liên quan. Khi mua hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào HĐGTGT của đơn vị bán và phiếu nhập kho đã phản ánh giá mua vật liệu đó, kế toán ghi: Nợ TK 152( chi tiết có liên quan) Có TK 331 Phần thuế GTGT được khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK liên quan Biểu 2.10: TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2010 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Tài khoản Đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang: PC 10 15/03   Tạm ứng cho A. Hải 141. AHải 48.000.000  111  48.000.000  HĐ: 88687  15/03 Mua NVL nhập kho  152 43.500.000  133  4.350.000  141.AHải   47.850.000 PC11  20/03 Tạm ứng cho A. Lâm  141.Alâm  120.000.000  111  120.000.000  HĐ: 80452  20/03 Mua NVL nhập kho   152  108.430.000  133  10.843.000  141.Alâm 119.273.000 PX 14  20/03 Xuất NVL cho CT Hạ Long, QN 621 108.430.000 152 108.430.000  HĐ: 88690  25/03 Mua NVL nhập kho  152 270.750.000  133 27.075.000 112   297.825.000 HĐ: 88694 25/03 Mua NVL nhập kho 152 159.500.000 133 15.950.000 112 175.450.000 PX 15 25/03 Xuất NVL cho CT BHXH Cao Phong 621 33.850.000 152 33.850.000 PX 16 28/03 Xuất NVL cho CT BV Nội Tiết 621 231.500.000 152 231.500.000 PX 17 30/03 Xuất NVL cho CT Y tế Hà Tĩnh 621 262.250.000 152 262.250.000 ... ... ... ...... ..... ..... ..... 31/03 Kết chuyển chi phí NVLTT 154 1.117.600.000 621 1.117.600.000 Lập, ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc ( Đã ký, đong dấu) Sổ nhật ký chung và các chứng từ khác có liên quan được làm cơ sở pháp lý để kế toán ghi vào sổ cái, sổ chi tiết. Sau khi khớp số liệu giữa bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và sổ cái TK 621, kế toán kết chuyển chi phí NVLTT sang TK 154, ghi bút toán kết chuyển vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký liên quan khác. Cách ghi sổ cái: Đối với các tài khoản chi phí không có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Còn các tài khoản khác như 152, 154 thì có số dư; Số dư đầu kỳ: Lấy từ dòng số dư cuối kỳ của sổ này tháng trước Số phát sinh trong kỳ: Lấy ở bảng kê chi tiết nhập vật liệu hoặc từ sổ nhật ký chung ghi vào các dòng tài khoản tương ứng Số dư cuối kỳ; Dư nợ cuối kỳ= Dư nợ đầu kỳ + Phát sinh nợ - phát sinh có Sổ cái các tài khoản khác ghi tương tự Sổ cái các tài khoản dùng để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản sau đó lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. Biểu 2.11: SỔ CÁI TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 03 năm 2010 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có PX 14  15/03 Xuất NVL cho CT Hạ Long, QN 152 108.430.000 PX 15 20/03 Xuất NVL cho CT Hạ Long, QN 152 69.000.000 PX 16 28/03 Xuất NVL cho CT BV Nội Tiết 152 231.500.000 PX 17 30/03 Xuất NVL cho Dược và Y Tế Hà Tĩnh 152 262.250.000 ... ... ....... ... ..... Kết chuyển chi phí NVLTT cuối tháng 154 1.117.600.000 Cộng phát sinh: 1.117.600.000 1.117.600.000 Lập, ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Biểu 2.12 SỔ CÁI TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Tháng 03 năm 2010 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ: 520.237.500 số phát sinh trong kỳ  HĐ: 88687  15/03 Mua NVL nhập kho 141.A H   43.500.000  HĐ: 80452  20/03 Mua NVL nhập kho  141.A L  108.430.000 PX 14  15/03 Xuất NVL cho CT Hạ Long 621 108.430.000  HĐ: 88690  25/03 Mua NVL nhập kho 111.1 270.750.000 HĐ: 88694 25/03 Mua NVL nhập kho 111.1 159.500.000 PX 15 20/03 Xuất NVL cho CT Hạ Long, QN 621 69.000.000 PX 16 28/03 Xuất NVL cho CT BV Nội Tiết 621 231.500.000 PX 17 30/03 Xuất NVL cho Y tế hà Tĩnh 621 262.250.000 ... ... ..... ... ... ... Cộng phát sinh: 1.652.655.500 1.117.600.000 Số dư cuối tháng: 535.055.500 Sổ này có … trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ: Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) 2.2.2. Kế toán kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu cuối kỳ tại Trung tâm; Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu Đối với Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây Dựng áp dụng kiểm kê nguyên vật liệu mỗi năm 2 kỳ vào ngày đầu tiên của năm 1/1/2010 và ngày 1/7/2010. Trong quá trình kiểm kê kế toán trung tâm vẫn thường phát hiện thấy thừa thiếu nguyên vật liệu: Kết quả kiểm kê phải được ghi chép đầy đủ trong “Biên bản kiểm kê”, có chữ ký xác nhận của thủ kho. Biên bản kiểm kê tại thời điểm 01/01/2010 như sau: Biểu 2.13 BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU Thời điểm kiểm kê: 8h 30 Ngày 01 Tháng 03 Năm 2010 1.Ông: Đinh Xuân Tới - Chức vụ: PGĐ Kỹ Thuật. 2.Bà: Nguyễn Thị Hằng - Chức vụ: Kế toán viên. 3.Ông: Nguyễn Hữu Cảnh - Chức vụ: Thủ kho công trường. Đã kiểm kê tại kho: Công trình Phân xưởng đúc Đông Đô. - Thuộc: Công ty Cổ Phần Kiến Trúc và Xây Dựng Thành Đô. Từ ngày: 01/01/2010 đến 7 giờ ngày 01/03/2010. Kết quả kiểm kê như sau: ĐVT: VNĐ stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất Đơn vị tính Đơn giá Tồn kho trên sổ sách Tồn kho thực tế Thừa Thiếu Phân loại phẩm chất SL TT SL TT SL TT SL TT Còn tốt Kém phẩm chất Mất phẩm chất 1 Gạch xây Viên 1,05 5.000 5.250 5.000 5.250 2 Cát đen M3 250 15 3.750 16 4.000 1 250 3 Xi măng đen Tấn 1100 10 11.000 9,5 10.450 0,5 550 …… Nhận xét của tổ kiểm kê: - Vật liệu thiếu do nhân viên trông kho làm mất. - Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân. Kiến nghị giải quyết: Đối với vật liệu thiếu thì nhân viên trông kho phải bồi thường, bằng cách trả bằng tiền mặt. Đối với vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân, sử lý bằng cách cho vào doanh thu. Ngày 01/01/2010 Giám Đốc ( Đã Ký) Kế toán trưởng ( Đã Ký) Thủ kho ( Đã Ký) Khi phát hiện thiếu vật liệu: Số vật liệu thiếu được quyết định do người phạm lỗi phải bồi thường kế toán ghi: Nợ TK 111 : 550.000 Có TK 152 : 550.000 ⋆ Khi phát hiện nguyên vật liệu thừa. Những nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê kế toán ghi như sau: Nợ TK 152 : 250.000 Có TK 338.1: 250.000 Khi có quyết định sử lý, căn cưa vào quyết định kế toán ghi sổ: Nợ TK 338.1 : 250.000 Có TK 711 : 250.000 Nếu vật liệu thừa được xác định không phải của công ty thì kế toàn ghi: Nợ TK 002: Vật liệu nhận giữ hộ, nhận gia công Kế toán hạch toán đánh giá lại nguyên vật liệu: Việc đánh giá nguyên vật liệu của Trung tâm được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định: Kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu, Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế gồm (giá mua cộng chi phí thu mua vận chuyển). Do nguyên vật liệu tại Trung tâm có nhiều loại, nhiều hãng khác nhau thường xuyên tăng giảm trong quá trình thi công xây dựng mà yêu cầu của công tác kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu. Nên nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Khi có quyết định của nhà nước về việc đánh giá lại nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu và phản ánh số chênh lệch vào sổ kế toán: Cụ thể trong tình hình thị trường vật liệu xây dựng hiện nay theo Bộ kế hoạch và đầu tư thì giá Xi măng nhập ngoại và sản xuất trong nước đã tăng tu 25000 - 41000 đ/ tấn (tăng khoảng 2,5- 4,8 %) so với thời điểm năm 2009 . Giá thép từ phi 6 đến phi 8 ở mức 14.500 đồng một kilôgam tăng 2.500 đ/ kg so với thời điểm cuối năm 2009. Các đơn vị sản xuất gạch, ngói cũng đang có dự định tăng giá bán lên khoảng 10% trong thời gian tới. Như vậy trong tình hình này nếu Trung tâm đánh giá lại nguyên vật liệu tại kho thì kế toán sẽ phải ghi như sau: Xi măng bị đánh giá tăng 16.000/ tấn, hiện trong kho Công ty có 43 tấn Nợ TK 152 : 688.000 Có TK 412 : 688.000 Thép từ phi 6 đến phi 8 được đánh giá tăng 2.500đ/ kg, hiện trong kho Trung tâm có 2500 Kg Thép từ Phi 6 đến phi 8: Nợ TK 152: 6.250.000 Có TK 412: 6.250.000 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm và phương hướng hoàn thiện Khi nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh ở các Doanh nghiệp hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau. Với Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng thì hạ giá thành sản phẩm là phương pháp tối ưu. Bởi sản phẩm của Trung tâm sản xuất có chi phí vật liệu chiếm chủ yếu, do đó việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những biện pháp góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Những thành tựu mà Trung tâm đã đạt được cũng do một phần đóng góp của việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm em đã hiểu được quy trình hạch toán các phần hành kế toán trong công ty mà đặc biệt là phần hành kế toán nguyên vật liệu. Em hiểu được cách thức bảo quản nguyên vật liệu, xuất vật liệu cho sản xuất và thấy được tầm quan trọng của quá trình thu mua vật liệu. Vì mua vật liệu vừa phải đảm chất lượng tốt vừa phải có giá thành thấp mặt khác Trung tâm sử các loại nguyên vật liệu khá đa dạng và phong phú nên việc thu mua và bảo quản cần phải cẩn trọng và đảm bảo. 3.1.1. Ưu điểm Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm đến 70-75% tổng chi phí thi công vì vậy mà việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu sao cho hiệu quả được Trung tâm rất coi trọng. Trung tâm giao cho thủ kho và kế toán đội trực tiếp quản lý vật liệu tại công trường hàng tháng kế toán đội sẽ chuyển chứng từ lên cho phòng kế toán Trung tâm. Kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu phát hiện sai sót. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Vì vậy kế toán có thể tính chính xác số tồn kho trên sổ sách kế toán từ đó đối chiếu với số tồn kho thực tế để phát hiện sai sót. Do đó Trung tâm có thể quản lý chắt chẽ số lượng vật liệu trong kho. Chủ trương của Trung tâm là không lưu kho nhiều, khi phát sinh nhu cầu nguyên vật liệu tại công trình nào thì nhân viên của đội xây dựng đó sẽ xin tạm ứng và mua nguyên vật liệu về sử dụng tại công trình đó. Điều này giúp công ty tránh hao hụt, mất mát trong quá trình lưu kho. Với những NVL không để trong kho được mà phải để ngoài trời, rất khó cho việc bảo quản thì công ty mua với khối lượng ít, xây tới đâu mua tới đó. Đối với mỗi công trình Công ty đều tiến hành mở sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình đó. Vì vậy mà công tác kế toán tính giá thành sản phẩm hoàn thành được giúp ích rất nhiều. Tại các đội xây dựng, bảng tổng hợp xuất vật liệu do kế toán công trường lập đã tạo điều kiện cho kế toán Công ty ghi sổ kế toán được nhanh chóng, dễ dàng. Bên cạnh đó bảng tổng hợp chi phí vật liệu do kế toán Công ty lập cho tất cả các công trình hàng tháng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh tỷ trọng vật liệu xuất dùng cho các công trình trong tháng. Việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh đã phần nào phản ánh kịp thời giá trị của vật liệu sử dụng trong quá trình thi công. 3.1.2. Nhược điểm Do đặc điểm Trung tâm thường thi công nhiều công trình nằm rải rác khắp nơi vì vậy khâu tổ chức hạch toán ban đầu còn gặp nhiều khó khăn. Và Trung tâm áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên khối lượng ghi chép các nghiệp vụ theo dõi nguyên vật liệu khá lớn. Trong việc quản lý hàng tồn kho: Trung tâm không lập dự phòng cho các vật liệu tồn kho, Điều này rất bất lợi cho Trung tâm khi giá thành nguyên vật liệu biến động trên thị trường, gây khó khăn cho kế toán trong việc xác định giá trị thực của vật liệu. Việc nhập kho nguyên vật liệu thừa sau khi công trình hoàn thành còn chậm, có những công trình đã hoàn thành rồi mà kế toán vẫn chưa nắm được số liệu về số lượng nguyên vật liệu thừa nhập kho gây cản trở việc hạch toán chi phí của công trình. Bộ phận viết phiếu nhập, phiếu xuất chưa đáp ứng được nhu cầu: Theo quy định lập phiếu nhập, phiếu xuất vật tư phải thực hiện cùng nhóm, cùng loại vật tư. Nhưng thực tế nhiều trường hợp cả nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đều được viết cùng một phiếu nhập hoặc một phiếu xuất. Điều này dẫn tới khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi đối chiếu phiếu nhập xuất vật liệu với thẻ kho và hạch toán số liệu. Kế toán chưa lập bảng kê chênh lệch giữa chi phí NVL thực tế và chi phí định mức, nếu có bảng kê này thì việc xác định giá thành sẽ chính xác hơn và giúp ích rất nhiều cho việc dự toán chi phí cho các công trình sau. Trung tâm chưa lập sổ “Danh điểm nguyên liệu, vật liệu” đây là một điểm hạn chế bởi vì nếu có sổ này thì việc theo dõi nguyên vật liệu được chặt chẽ hơn. Hiện nay Trung tâm mới chỉ trang bị máy vi tính cho nhân viên của phòng kế toán còn thủ kho và kế toán đội vẫn chưa được trang bị máy vi tính. Đội ngũ nhân viên bảo vệ kho của Trung tâm còn mỏng, nhiều kho của những công trình lớn khối lượng vật liệu trông giữ nhiều mà chỉ có 2 nhân viên trông kho. Trường hợp xuất NVL để làm các công trình nhà tạm hay nhà kho phục vụ cho thi công công trình chính có khối lượng thi công và giá trị công trình lớn. Chi phí NVL xuất dùng cho việc này Trung tâm đã hạch toán vào TK 621 là chưa hợp lý, bởi vì TK 621 “ chi phí NVLTT ” chỉ dùng để phản ánh giá trị NVL phát sinh thực tế để xây dựng công trình. Còn đối với công trình nhà tạm nhà kho để phục vụ chỉ để phục vụ cho quá trình thi công trình chính từ ngày đầu cho đến ngày hoàn thiện công trình thì phải được phản ánh vào chi phí sản xuất chung của công trình. Việc giao khoán cho các đội thi công tự đi mua sắm gặp nhiều khó khăn, còn nhiều bất cập, cụ thể khi có nhu cầu mua hàng, công ty sẽ giao cho đội trưởng đội công trình xây dựng cử người đi mua. Trong quá trình thu mua do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan mà không tránh khỏi việc số lượng vật liệu hao hụt và chi phí thu mua phát sinh, nhưng phải đến cuối tháng khi kế toán đội đưa chứng từ lên phòng kế toán mới cập nhập được thông tin về NVL đó. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Theo em muốn nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu phải áp dụng biện pháp đồng bộ những khâu sau: Khâu cung ứng: Phải đảm bảo kịp thời và đồng bộ cho sản xuất, các loại nguyên vật liệu để quá trình thi công được thực hiện liên tục, đảm bảo cung ứng phù hợp với tiến độ thi công các công trình. Giảm hao phí đến mức thấp nhất trong công tác thu mua, vận chuyển vật liệu .Cụ thể, khi có nhu cầu về vật liệu, sau khi mua thì đưa thẳng tới công trường để sử dụng mà không cần qua kho để giảm chi phí bảo quản, lưu kho. Tại Trung tâm các đội xây dựng công trình là các đơn vị nhỏ trực thuộc sự quản lý của Trung tâm, không có tư cách pháp nhân. Do đó, việc tự lo mua sắm Nguyên vật liệu cho hoạt động của đội đôi lúc gặp khó khăn. Vì vậy, đối với vật liệu chính có giá trị lớn, Trung tâm nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng. Khâu sản xuất, thi công: Trung tâm cần áp dụng các phương pháp tổ chức sản xuất và lao động khoa học quản lý kinh tế có hiệu quả, nhằm tiết kiệm chi phí Nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo chất lượng các công trình xây dựng. Trung tâm phải nghiên cứu, áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất, thường xuyên phải hoàn thiện công nghệ sản xuất, rút ngắn thời gian xây dựng các công trình. Các khối lượng công việc cần được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, không để quá trình thi công bị ngừng trệ, ví dụ trong quá trình thi công giai đoạn làm cốt thép, ván khuôn thì cần huy động thêm nhân công, hoặc phần xây chát cũng cần thêm nhân công để tránh những điều kiện khách quan của thời tiết. Ngoài ra, Trung tâm cần học hỏi những công nghệ tiên tiến ứng dụng vào trong quá trình thi công nhằm nâng cao NSLĐ, giảm chi phí vật liệu. Phải biết cách tiết kiệm Nguyên vật liệu để giảm chi phí Nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, nâng cao ý thức tiết kiệm vật liệu của mỗi công nhân cũng như không để vật liệu bị hao hụt, mất mát hoặc xuống cấp. Đồng thời, cần có chế độ khen thưởng, xử phạt thích hợp đối với mỗi cá nhân, tập thể tiết kiệm được hay sử dụng lãng phí NVL. Khâu lưu kho: Không dự trữ quá mức vật liệu xây dựng làm ứ đọng vốn lưu động. Đồng thời Trung tâm phải làm tốt công tác xuất nhập và bảo quản vật liệu tại kho, phải quan tâm tới tình hình thời tiết vì ảnh hưởng của thời tiết là rất lớn đến việc dự trữ bảo quản Nguyên vật liệu. Phối hợp và đôn đốc việc đánh giá và xác định chất lượng, số lượng vật liệu thừa tại các công trình đã hoàn thành nhập lại kho, kịp thời hạch toán giảm chi phí cho các công trình. Trung tâm nên tăng cường nhân viên bảo vệ ở các kho của các công trình lớn, cần bố trí để các loại vật liệu ở từng kho hợp lý, phù hợp với khả năng, năng lực của nhân viên thủ kho. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Sau thời gian tìm hiểu về công tác kế toán NVL tại Trung tâm em đã thấy được những mặt tích cực và hạn chế nhất định của kế toán NVL tại Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng . Bằng những kiến thức được học ở trường và những kiến thức thực tế tại Trung tâm em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu của Trung tâm như sau: 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm Trung tâm đã đầu tư một hệ thống kho bãi khá rộng rãi và được trang bị các thiết bị hiện đại đã đáp ứng được việc bảo quản nguyên vật liệu giảm thiểu được việc mất mát, hư hỏng của nguyên vật liệu. Tại Trung tâm, việc tổ chức thu mua vật liệu được giao cho phòng Kế hoạch vật tư đã góp phần giảm bớt được các công việc cho các nhân viên phòng kế toán. Đội ngũ nhân viên thu mua nhanh nhẹn, nhiệt tình, nắm bắt được giá cả thị trường về các loại nguyên vật liệu nên đã thu mua cho công ty nguồn NVL tốt và ổn định lâu dài cho công ty. Khâu thu mua vật liệu: Trung tâm cần xây dựng một kế hoạch chi tiết về quy trình thu mua vật liệu để cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, để quá trình sản xuất được diễn ra liên lục, nhanh chóng, kịp thời với chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo. Vì Trung tâm ngày càng phát triển và có ý định mở rộng sản xuất nên theo em công ty nên tuyển thêm đội ngũ nhân viên thu mua vật liệu để đáp ứng được yêu cầu của công ty và chuẩn bị tốt cho việc mở rộng công ty trong tương lai. Khâu sử dụng: Trung tâm nên có chế độ khuyến khích người lao động sử dụng NVL tiết kiệm ví dụ: có chế độ khen thưởng và nêu gương để mọi người nhìn đó để làm theo và phấn đấu….. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần trang bị thêm những máy móc hiện đại để việc tiết kiệm NVL được tốt nhất và giảm bớt sức lao động của người lao động mà sản phẩm làm ra vẫn đảm bảo về chất lượng và mẫu mã đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và thị trường. 3.2.2. Tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá… Về hệ thống tài khoản sử dụng: Trung tâm nên mở chi tiết tài khoản 152 thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện cho việc theo dõi, quản lý nguyên vật liệu. Trung tâm lên lập các kế hoạch phân bổ vật liệu và lập lịch trình cụ thể trong việc thu mua vật liệu phục vụ cho các công trình. Đối với vật liệu xuất kho làm nhà tạm cho công nhân ở và kho chứa vật liệu thì nên hạch toán vào TK 142 sau đó hàng tháng sẽ phân bổ dần vào chi phí sản xuất chung của công trình chính. Nợ TK 142 Có TK 152 Hàng tháng phân bổ vào: Nợ TK 627 Có TK 142 Muốn vậy khâu viết phiếu ban đầu cũng cần chú ý, phải viết rõ trong phiếu xuất kho là: Xuất vật liệu xây dựng công trình nhà tạm, nhà kho cho công trình chính. Trung tâm phải có kế hoạch bố trí, sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loài vật liệu. đồng thời đối với đội ngũ viết phiếu nhập, phiếu xuất phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn về kế toán điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc Về phương pháp tính giá: Trung tâm sử dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá vật liệu xuất kho là tương đối phù hợp. Nhờ sử dụng phương pháp này đã phần nào phản ánh kịp thời giá trị của vật liệu sử dụng trong quá trình thi công. Về phương pháp kế toán: Nhìn chung, công tác hạch toán tại công ty khá tốt, áp dụng đúng chế độ kế toán quy định. Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là phù hợp vì phương pháp này theo dõi, và phản ánh được tính liên tục của quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Hiện nay, khoa học phát triển nhưng công ty còn tổ chức kế toán thủ công, chủ yếu là theo dõi tập hợp, tính toán các nghiệp vụ phát sinh. Nên khối lượng công việc khá nhiều mà độ chính xác chưa cao, chưa tiết kiệm được thời gian. Do đó Trung tâm nên có một phần mềm kế toán riêng để tiện cho việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu và Trung tâm lên trang bị thêm máy vi tính, cho kế toán đội và thủ kho. Để giải quyết tình trạng chứng từ quá tải vào cuối tháng, Trung tâm nên có hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật đối với kế toán đội hoàn thành tốt hoặc chưa tốt nhiệm vụ. 3.2.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Việc tổ chức luân chuyển chứng từ còn chậm, khâu hạch toán ban đầu chưa được tốt. Cụ thể về quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: Khi thủ kho xuất kho cho sản xuất thì chỉ lập 1 phiếu xuất kho có chữ kí của người lĩnh, còn người lĩnh không được giữ 1 phiếu xuất kho nào. Chính vì vậy khi xảy ra sự cố, việc kiểm tra đối chiếu khó khăn cho việc điều tra. Do đó, Khi tiến hành xuất kho vật liệu cho các tổ sản xuất nên lập thành 2 liên và người lĩnh vật tư giữ 1 liên. Người lĩnh vật tư sẽ chịu trách nhiệm về số vật tư đã xuất. Với cách làm này, khi xảy ra sự cố thì sẽ tiện cho việc điều tra làm rõ vấn đề. Bên cạnh đó, công ty cũng cần có chế độ thưởng phạt công minh đối với các cán bộ có liên quan đến khâu nhập, xuất vật tư để mọi người nhận thức được trách nhiệm của mình đối với công việc. 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết tại Trung tâm; Trong việc hạch toán chi tiết NVL Trung tâm lên mở thêm sổ “Danh điểm nguyên liệu, vật liệu”, để theo dõi chặt chẽ cho từng danh điểm vật liệu. Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hóa vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Mẫu sổ danh điểm như sau: Biểu 3.1 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN, VẬT LIỆU Loại: Nguyên liệu, vật liệu chính Ký hiệu: 152.1 Ký hiệu Tên, nhãn hiêu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Nhóm Danh điểm vật liệu 1 2 3 4 5 152.01 1521.01.01 Sắt Ф 6 1521.01.02 Sắt Ф 10 ... ... 1521.01.99 1521.02 1521.02.01 Gạch lót sàn Đồng Tâm .... ..... ..... 1521.99 1521.99.01 Việc mã hóa các loại vật liệu trong sổ danh điểm vật liệu và sắp xếp theo thứ tự trong sổ phải có sự kết hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng chức năng đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ và hợp lý, phục vụ nhu cầu quản lý của Trung tâm góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi các loại vật liệu. Cùng với việc mở sổ danh điểm nguyên liệu, vật liêu, kế toán vật liệu lên mở thêm sổ “ Sổ đăng ký thẻ kho”. Khi giao thẻ kho cho thủ kho thì nhân viên kế toán sẽ ghi vào sổ này để quản lý thẻ kho chặt chẽ. Biểu 3.2 SỔ ĐĂNG KÝ THẺ KHO Năm 2010 Thẻ Kho Số Lượng Ngày lập thẻ Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính 01/01 Xi măng bao Hoàng Thạch Tấn 01/01 Gạch lót sàn Đồng Tâm Viên 05/01 Sắt Ф 10 Kg ... ........ ... ...... Tại kho: 3.2.5. Sổ kế toán tổng hợp tại Trung tâm; Tại Trung tâm, sổ sách chứng từ được áp dụng theo hình thức Nhật ký chung khá hợp lý, và đầy đủ đảm bảo cho việc theo dõi tình hình NVL tại Trung tâm khá tỉ mỉ, đầy đủ và chính xác. 3.2.6. Báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu Báo cáo tài chính của Trung tâm được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành. 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp Để quản lý tốt cho công tác kế toán NVL tại Trung tâm, và cung cấp thông tin cho các nhà quản lý nhanh chóng, kịp thời để lên kế hoạch thu mua, sử dụng và bảo quản NVL đòi hỏi công ty phải tiến hành hạch toán và đồng thời không ngừng hoàn thiện công tác này. Đối với việc hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Trung tâm phải được thực hiện đúng đắn , hợp lý, dựa trên cơ sở tuân thủ những chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính. Khi hoàn thiện hạch toán , cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Việc hạch toán NVL phải dựa trên các quy định và hướng dẫn của Bộ tài chính về phương pháp kế toán, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán… Phải tuân thủ theo hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam, đặ biệt là chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho. Cụ thể như sau: Kế toán NVL phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Kế toán chi tiết NVL phải được tiến hành đồng thời cả về mặt giá trị hiện vật, phải được theo dõi chi tiết cho từng chủng loại, quy cách NVL. Đảm bảo sự trùng khớp, phù hợp cả về mặt số lượng và giá giữa các loại sổ sách, giữa số thực tế kiểm kê và trên sổ sách kế toán…. Cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán phải trích lập dự phòng cho các NVl có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc ghi sổ. Việc lập dự phòng phải được thực hiện cho từng loại NVL. Với NVL mua bằng ngoại tệ, giá gốc NVL ghi sổ là giá đã được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế lúc phát sinh nghiệp vụ hay tỷ giá giao dịch bình quân Liên ngân hàng do Ngâ hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán doanh nghiệp. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại Trung tâm, được sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng tài chính Kế toán tại Trung tâm. Em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu tình hình thực tế về công tác hạch toán kế toán tại Trung tâm đặc biệt là công tác kế toán Nguyên vật liệu. Mặc dù thời gian tìm hiểu về Trung tâm có hạn song kết quả nghiên cứu đã giúp em nắm bắt và thâm nhập thực tế, củng cố những kiến thức đã được học ở trường. Trong chuyên đề này em đã nêu một số nhận xét đánh giá chung về Trung tâm, những kiến nghị và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Trung tâm. Trong quá trình thi công các công trình Trung tâm cần có kế hoạch cụ thể cho việc sử dụng NVL tại các công trình, sao cho vừa tiết kiệm đươc chi phí NVL vừa đảm bảo chất lượng công trình. Công tác kế toán NVL là khâu vô cùng quan trọng bởi vì Nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng rất lớn trong giá thành công trình hoàn thành. Nếu quản lý tốt Nguyên vật liệu, giảm thiểu khả năng hao hụt mất mát thì sẽ giảm được giá thành công trình từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của Trung tâm. Làm tốt công tác này đã góp phần tạo điều kiện để ban lãnh đạo Trung tâm để ra những quyết sách đúng đắn trong chiến lược phát triển cũng như đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình cấp phát vốn và sử dụng vốn. Vì thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn chưa có nhiều nên mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng trong chuyên đề chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót, rất mong cô và các anh, chị Phòng kế toán Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Và Xây dựng thông cảm. Em xin tiếp thu mọi ý kiến của cô và các anh, chị của Phòng kế toán để sửa chữa cho chuyên đề này hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Giáo viên hướng dẫn PGS. TS. Phạm Quang, người đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, phòng tổ chức, tập thể cán bộ công nhân viên phòng tài chính kế toán đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Trung tâm. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 1) Mẫu biểu sổ sách chứng từ của Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng 2) Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ban hành áp dụng thống nhất trong cả nước. 3) Giáo trình “ Kế toán tài chính trong các doạnh nghiệp ” NXB Thống kê, chủ biên PGS.TS Đặng Thị Loan. 4) Giáo trình “ Kế toán quản trị” NXB Thống kê, chủ biên PGS.TS Nguyễn Minh Phượng. 5)Trang web: w.w.w. kế toán.com 6) PGS.TS Nguyễn Văn Công “ Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính” NXB Tài Chính, Hà Nội 10/2004. 7) Tạp chí kế toán 2009, 2010. 8) Chuẩn mực kế toán Việt Nam ( Chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) 9) Chế độ kế toán doanh nghiệp- NXB tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Ngày … Tháng 05 Năm 2010 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ( ký, ghi rõ họ tên) PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hóa đơn GTGT ngày 15/03/2010………………………….. 19 Phụ lục 02 Hóa đơn GTGT ngày 20/03/2010…………………………... 22 Phụ lục 03 Hóa đơn GTGT ngày 25/03/2010…………………………... 26 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………....... 1 Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng. 3 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng…………. 3 1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu……………………………………………………. 3 1.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu……………………………………………………. 5 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Trung tâm………………………… 6 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm………………………………. 8 Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng………………………………………………………………………………… 11 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng…... 11 2.1.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm………………... 11 2.1.2. Các chứng từ và thủ tục nhập kho…………………………………………… 13 2.1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm……………………………. 15 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng…. 32 2.2.1. Sổ sách kế toán tổng hợp tại Trung tâm……………………………………... 32 2.2.2. Kế toán kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu cuối kỳ tại Trung tâm………... 37 Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng………………………………………………………………………………… 40 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng………………………………………………………………….. 40 3.1.1. Ưu điểm……………………………………………………………………… 41 3.1.2. Nhược điểm………………………………………………………………….. 42 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện…………………………………………………… 43 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng……………………………………………………………………….. 45 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu………………………………………… 45 3.2.2. Tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá…………………………………… 46 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ………………………………………. 48 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết………………………………………………………… 48 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp……………………………………………………… 50 3.2.6. Báo cáo kế toán liên quan tới nguyên vật liệu tại Trung tâm……………….. 50 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp……………………………………………….. 50 KẾT LUẬN………………………………………………………………………… 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………... 53 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN…………………………………... 54 PHỤ LỤC………………………………………………………………………….. 55 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT BTC Bộ tài chính BCTC Báo cáo tài chính ĐVT Đơn vị tính HĐGTGT Hóa đơn giá trị gia tăng GTGT Giá trị gia tăng GĐNTƯ Giấy đề nghị tạm ứng NVL Nguyên vật liệu NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp PNK Phiếu nhập kho PXK Phiếu xuất kho MMTB Máy móc thiết bị TM Tiền mặt TL Tiền lương TGNH Tiền gửi ngân hàng TNDN Thu nhập doanh nghiệp VNĐ Việt Nam đồng XDCT Xây dựng công trình SXKD Sản xuất kinh doanh DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 2.1. Giấy đề nghị tạm ứng………………………………………. 17 Biểu 2.2. Phiếu chi……………………………………………………. 18 Biểu 2.3. Phiếu nhập kho số 16………………………………………. 20 Biểu 2.4. Phiếu nhập kho số 17………………………………………. 23 Biểu 2.5. Phiếu xuất kho số 14……………………………………….. 24 Biểu 2.6. Phiếu xuất kho số 15……………………………………….. 27 Biểu 2.7. Thẻ kho…………………………………………………….. 29 Biểu 2.8. Sổ kế toán chi tiết vật liệu TK 152………………………… 30 Biểu 2.9. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn…………………………….. 31 Biểu 2.10. Sổ nhật ký chung…………………………………………. 33 Biểu 2.11. Sổ cái TK 621…………………………………………….. 35 Biểu 2.12. Sổ cái TK 152…………………………………………….. 36 Biểu 2.13. Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu………………………… 37 Biểu 3.1. Sổ danh điểm nguyên vật liệu……………………………… 49 Biểu 3.2. Sổ đăng ký thẻ kho…………………………………………. 50 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết NVL….. 11