Chuyên đề Hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

vật liệu đóng xén, chi phí cung cấp cung cấp dịch vụ của cơ sở gia công; chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ) Chi phí sản xuất chung: chi phí văn phòng phẩm, mực in cho máy in laze tại phòng sách, giấy viết, tiền ăn trưa của nhân viên phòng sách. Kế toán chi tiết thành phẩm Tổ chức chi tiết thành phẩm ở 2 nơi: phòng kế toán và kho Thủ tục nhập kho thành phẩm Chứng từ sử dụng: Tờ trình (Biểu số 30- trang 51), Phiếu tính giá (Biểu số 3-trang 22), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với cơ sở in (Hợp đồng in) (Biểu số 31- trang 53), Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Thanh lý hợp đồng in) (Biểu số 32- trang 55), Giấy đề nghị tạm nhập (Biểu số 2- trang 21), Hoá đơn GTGT(cơ sở in xuất) (Biểu số 4- trang 23). Lập và luân chuyển chứng từ: Phòng sách căn cứ vào kế hoạch xuất bản, Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng để lập và nộp Tờ trình lên Ban giám đốc và phòng Kế toán- Tài vụ. Tờ trình là bản dự trù về tài chính và kế hoạch về thời gian thực hiện, như: xác định chi phí vật liệu, chi phí in ấn, chế bản, làm phim, phát hành và các chi phí khác có thể phát sinh; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU TÍNH GIÁ NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH - NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG, HOÁ ĐƠN GTGT - LẬP PHIẾU TÍNH GIÁ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ - HOÁ ĐƠN GTGT - BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG, - PHIẾU TÍNH GIÁ - LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO TỔNG HỢP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GHI SỎ THEO DÕI TẠI P. SÁCH Luân chuyển chứng từ: Nhập kho thành phẩm khi cơ sở in giao hàng Sau đó, nhân viên phòng sách tiến hành tìm kiếm và ký kết Hợp đồng kinh tế với cơ sở in. Hợp đồng kinh tế này thường do cơ sở in lập, nêu rõ trách nhiệm các bên. Nhà xuất bản có thể sử dụng trọn gói dịch vụ từ làm phim, in ấn cho tới gia công hoàn thiện, hoặc có thể sử dụng riêng các dịch vụ do các cơ sở khác nhau cung cấp: thiết kế, làm phim, in ấn ruột, in ấn bìa và gia công hoàn thiện. Khi nghiệm thu thành phẩm, bên cơ sở in lập biên bản thanh lý. Biên bản thanh lý là cơ sở xác định chính thức số lượng sản phẩm hoàn thành đúng chất lượng và giá trị phải thanh toán, cơ sở để xác định giá vốn hàng bán sau này. Căn cứ vào Biên bản thanh lý, nhân viên phòng sách lập Phíếu tính giá. Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có. Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu nhập kho mà sử dụng Phiếu tính giá thay thế. Nếu có Hoá đơn GTGT do có sở in xuất thì nhập kho ngay, nếu hoá đơn đến thời điểm cuối tháng chưa về thì căn cứ Phiếu tính giá để lập Giấy đề nghị tạm nhập gửi phòng Kế toán – Tài vụ để tạm nhập. Giấy đề nghị tạm nhập Chuyển tất cả các chứng từ: Tờ trình, Hợp đồng in, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu tính giá, Hoá đơn GTGT lên phòng Kế toán-Tài vụ để kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho. Phiếu tính giá Hoá đơn GTGT (Cơ sở in xuất) Thủ tục xuất kho thành phẩm Chứng từ sử dung: Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu (Biểu số 5- trang 24), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 7- trang 26), Hoá đơn GTGT (NXB xuất) (Biểu số 13- trang 32), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Biểu số 33- trang 56), Đơn đặt hàng nhận từ khách hàng qua internet hoặc qua bưu điện. Lưu chuyển chứng từ Nhân viên phòng sách kê khai lượng sách biếu, nộp lưu chiểu vào cuối tháng và phụ trách phòng ký duyệt. Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu Khi xuất nội bộ thì lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cuối tháng chuyển lên phòng Kế toán – Tài vụ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho biết số lượng và giá trị thành phẩm chuyển từ phòng sách này sang phòng sách khác. Nó là 1 trong chứng từ để xác định giá trị doanh thu tiêu thụ nội bộ. Trường hợp xuất tiêu thụ phải có các chứng từ: Hợp đồng kinh tế giữa NXB với khách hàng (Biểu số 33-trang 60), Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Biểu số 34- trang 62), Hoá đơn GTGT (NXB xuất). Hoá đơn GTGT phải có phê duyệt của Trưởng phòng (tiêu thụ trực tiếp, bán hàng qua điện thoại, bưu điện, net ) hoặc Giám đốc (Tiêu thụ theo hợp đồng hoặc qua đại lý). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tại từng kho sách, một nhân viên phòng sách được phân công nhiệm vụ theo dõi xuất nhập thành phẩm. Việc theo dõi được ghi chép hàng ngày vào Sổ theo dõi tại phòng sách. Cuối tháng, nhân viên phòng sách đối chiếu kết quả theo dõi của mình với kết quả theo dõi của nhân viên kế toán. Việc đối chiếu này thực hiện sau khi đơn vị thực hiện kiểm kê kho. Tại phòng kế toán Căn cứ vào chứng từ được chuyển lên hàng ngày, kế toán lưư giữ chứng từ và ghi chép chi tiết thành phẩm nhập kho vào sổ tay, làm cơ sở kiểm tra quá trình lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho cho từng kho vào ngày cuối tháng. Phiếu kiểm kê Cuối tháng, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm tại mỗi kho, kế toán ghi số tồn cuối kỳ vào Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho. Giá trị thành phẩm xuất kho được so sánh với giá trị theo dõi trên sổ theo dõi tại phòng sách, giá trị thành phẩm xuất bán trên Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra và các giấy tạm nhập, bảng kê sách biếu, nộp lưu chiểu. Bảng kê thành phẩm nhập, xuất và tồn kho Kế toán tổng hợp thành phẩm Tài khoản sử dụng: TK155 Trình tự ghi chép tổng hợp: tổng hợp bảng kê, chứng từ ghi sổ, Sổ cái. Kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho (Biểu sô 8) cho từng kho và Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho cho toàn xuất bản (Biểu số 9). Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ, giá trị sản xuất phát sinh trong kỳ của từng kho được chuyển sang từ các Bảng kê. Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ được lấy từ Phiếu kiểm kê. Giá vốn hàng bán bị trả lại được xác định căn cứ trực tiếp vào chứng từ. Từ đó tính giá vốn hàng bán theo công thức: Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn - Căn cứ vào Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho, kế toán hàng hoá lập các CTGS và lên sổ cái tài khoản 155. Chứng từ ghi sổ 12/5 Sổ cái tài khoản 155 Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Hạch toán giá vốn hàng bán. Trình tự hách toán giá vốn hàng bán vào tài khoản kế toán - Đầu kỳ kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho từ TK155 sang tài khoản 632 (1). - Cuối tháng, kế toán kết chuyển giá trị thành phẩm, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ từ TK631 (2) và giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ từ TK155 sang TK 632 (3). 5 6 7 8 1 2 4 3 TK155,157 TK631 TK632 TK521,531,532 TK511, 512 TK131,111, 112 TK911 Trình tự hạch toán vào tài khoản để khi tiêu thụ thành phẩm (PP KKĐK) Kế toán tính ra giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ: Do TK632 không có số dư cuối kỳ nên giá trị này được kết chuyển sang TK911 (4). Thời điểm cuối tháng 05 năm 2008, kế toán hàng hoá lập CTGS 12/5 (Biểu số 10- trang 29) thực hiện 2 bút toán kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ và giá trị sản xuất trong kỳ. Số liệu được lầy từ bản Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn. -Kết chuyển từ 155 đầu tháng sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho là: - Kết chuyển từ 631 trong tháng sang 632 giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ là: - Kết chuyển từ 155 cuối kỳ sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho cuối tháng thu được khi thực hiện kiểm kê là: - Từ đó kế toán hàng hoá xác định được giá vốn hàng bán của thành phẩm tiêu thụ trong kỳ là: Giá trị này được ghi trên Chứng từ ghi sổ 19/5 (Biểu số 12- trang 32). Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ 12/5 và 19/5 để ghi sổ cái tài khoản 632. Chứng từ ghi sổ 19/5 (hạch toán giá vốn hàng bán) Sổ cái tài khoản 632 Hạch toán doanh thu bán hàng Thời điểm xác định doanh thu là khi kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT. Trong trường hợp tiêu thụ trực tiếp, khi kế toán lập Hoá đơn GTGT thì ghi nhận luôn doanh thu. Trường hợp tiêu thụ qua đại lý, kế toán phải có bảng kê từ đại lý mới ghi nhận doanh thu. Trường hợp tiêu thụ theo đơn đặt hàng thì khi kế toán nhận được biên bản thanh lý hợp đồng từ nhân viên phòng sách, kế toán mới lập Hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu. Tại Nhà xuất bản, kế toán hàng hoá đồng thời theo dõi các nghiệp vụ về hàng tồn kho và các nghiệp vụ thanh toán. Việc lập hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất và ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 131 do kế toán hàng hoá thực hiện. Do vậy các khoản thu từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng như doanh thu tiêu thụ nội bộ đều được hạch toán vào tài khoản 131, sau đó tuỳ vào hìnhthức thanh toán của khách hàng (thông qua dịch vụ ngân hàng hay trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt) để hạch toán nghiệp vụ thu chi (kế toán tổng hợp thực hiện). Tiêu thụ trực tiếp: Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT (Nhà xuất bản xuất), Phiếu thu, Khi có khách hàng mua lẻ, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT và nhân viên phòng sách thu tiền mặt của khách ngay tại phòng sách. Hoá đơn GTGT được lập 3 liên, trong đó liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng và liên 3 (màu xanh) kẹp với biên lai thu tiền. Đến cuối ngày, hoá đơn GTGT bán lẻ (liên 3) được tập trung và thanh toán tiền hàng với thủ quỹ. (Biểu số 13 và 14) Khi có khách mua với khối lượng lớn, phòng sách xem xét và nếu thấy đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, nhân viên phòng sách yêu cầu kế toán lập hoá đơn GTGT và khách hàng thanh toán tiền mặt trực tiếp với thủ quỹ. (Biểu số 15) KẾ TOÁN HÀNG HOÁ LẬP HOÁ ĐƠN GTGT BÁN HÀNG TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT HÓA ĐƠN GTGT NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG VÀ THU TIỀN TẬP TRUNG HOÁ ĐƠN GTGT KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA THỦ QUỸ NHẬN HOÁ ĐƠN GTGT LẬP PHIẾU THU KẾ TOÁN HÀNG HOÁ NHẬN HOÁ ĐƠN GTGT, PHIẾU THU LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM NHẬP-XUẤT-TỒN KHO Luân chuyển chứng từ:trường hợp tiêu thụ trực tiếp Hoá đơn GTGT bán lẻ (NXB xuất) Phiếu thu (PS thanh toán tiền khách mua lẻ với phòng kế toán ) Phiếu thu (Khách mua số lượng lớn thanh toán với thủ quỹ) Nếu khách hàng mua lẻ nhận phát hành sách cho Nhà xuất bản thì được hưởng phí phát hành (thoả thuận giữa Nhà xuất bản với khách hàng). Giấy biên nhận (Khách lẻ phát hành sách) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------------------------------- GIẤY BIÊN NHẬN Tôi tên là: Chị Thuý Địa chỉ: Viện nghiên cứu thương mại Đã nhận phát hành cho NXB Thống kê cuốn sách: Báo cáo tổng hợp nhanh kết quả điều tra 2007 01cuốn 50.400đ Báo cáo thường niên Nông nghiệp và Phát triển nông thông Việt Nam 2006 01cuốn 178.500đ Thực trạng Doanh nghiệp 2005, 2006, 2007 01cuốn 241.500đ Tổng 470.400đ Theo Hoá đơn số 0043920 và Phiếu thu ngày 06/05/2005 (50.400đ+178.500đ +241.500đ) Số tiền phí phát hành : 470.400đ x 20% = 94.080đ (Chín mươi tư nghìn không trăm tám mươi đồng chẵn/.) Ngày 06 tháng 05 năm 2008 Đại diện Nhà xuất bản Theo Hợp đồng số 0043920 và Phiếu thu ngày 06/05/2008, tôi đã nhận đủ số tiền trên. Ngày 06 tháng 05 năm 2008. Ký nhận Thuý Tiêu thụ theo đơn đặt hàng: Trường hợp tiêu thụ theo đơn đặt hàng, số hàng được chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì kế toán hàng hoá mới lập Hoá đơn GTGT. -Các chứng từ cần có khi kế toán lập hoá đơn: Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Hợp đồng xuất bản) (Biểu số 33- trang 59), Tờ trình, Phiếu tính giá, Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Biểu số 34-trang 61 ). - Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 ( màu đỏ) giao khách hàng qua EMS (Biên lai của EMS phải giữ lại), liên 3 (màu xanh) kẹp vào phiếu thu hoặc nếu thanh toán qua chuyển khoản thì kẹp sổ phụ ngân hàng. Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ theo hợp đồng NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH LẬP BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ GIÁM ĐỐC PHÊ DUYỆT KÝ BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ CÓ DẤU CỦA KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ LẬP HOÁ ĐƠN GTGT LẬP BẢNG KÊ THANH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO Trong tháng 04 năm 2008, Nhà xuất bản có ký kết hợp đồng kinh tế với Công ty cổ phần tập đoàn dược phẩm và thương mại (Sohaco group) để xuất bản 1000 cuốn sách: Sohaco – 15 năm một chặng đường. Ngày 20 tháng 05 năm 2008, Nhà xuất bản giao hàng cho công ty Sohaco và lập biên bản thanh lý hợp đồng. Theo biên bản, Công ty Sohaco đã chấp nhận thanh toán cho Nhà xuất bản số tiền mà 2 bên đã thoả thuận. Nhưng chỉ khi xuất Hoá đơn GTGT thi Nhà xuất bản mới ghi nhận đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tiêu thụ qua đại lý Trường hợp giao sách cho các cơ sở đại lý hoặc chi nhánh TP HCM, chỉ viết Phiếu xuất kho (kiêm vận chuyển nội bộ), khi được báo đã tiêu thụ hàng, kế toán hàng hoá mới viết hoá đơn GTGT cho số hàng được tiêu thụ và vào sổ chi tiết. Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ qua đại lý NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH LẬP PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA KẾ TOÁN HÀNG HOÁ NHẬN PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) LẬP HOÁ ĐƠN GTGT KHI BÁO ĐÃ TIÊU THỤ LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG Ghi chép vào sổ sách: Tài khoản 511, 131 được mở chi tiết cho từng phòng sách: 5111 (PS Thống kê), 5112 (PS Kinh tế và In), 5113 (PS Tin học và Giáo trình), 1311 , 1312, 1313. Theo đó kế toán mở các Sổ chi tiết: Doanh thu bán hàng phòng sách Thống kê, Doanh thu bán hàng phòng sách Kinh tế và In, Doanh thu bán hàng phòng sách Tin học và Giáo trình. Kế toán ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511, 131 theo ngày dựa vào Hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan. Vì chỉ khi xuất chứng từ đơn vị mới ghi nhận doanh thu nên chỉ khi đó kế toán mới ghi bút toán doanh thu bán hàng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra nêu rõ từng phòng sách, sau đó lên Tổng hợp các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên Bảng kê này chỉ ghi giá trị doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT. Tổng hợp bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được lập theo mẫu dùng để kê khai thuế GTGT. Giá trị tổng cộng doanh thu trên từng sổ chi tiết phải trùng với tổng giá trị các hoá đơn bán hàng trên Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra chi tiết cho từng phòng sách. kế toán phải xác định tổng giá trị doanh thu toàn đơn vị trên Bảng kê này. Căn cứ vào Bảng kê và Tổng hợp bảng kê , lập 1 chứng từ ghi sổ và lên sổ cái tài khoản 511. Trên chứng từ ghi sổ được lập cuối tháng chỉ ghi tổng giá trị doanh thu toàn đơn vị trong tháng. Số chi tiết tài khoản 511 (mở cho phòng sách tin học và giáo trình) Ngày 06/5 khách hàng mua lẻ sách tại phòng sách Tin học và Giáo trình, kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT, giao cho nhân viên phòng sách liên 2 và 3. Liên 2 được giao cho khách hàng khi nhân viên giao hàng và thu tiền. Cuối ngày, nhân viên phòng sách thanh toán số tiền 1.820.000 đ với thủ quỹ và giao Hoá đơn GTGT liên 3 cho kế toán công nợ. Khi lập Hoá đơn, kế toán ghi sổ bút toán ghi nhận doanh thu. Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra Cuối tháng, sau khi lập bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra, kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi nhận doanh thu bán hàng trong kỳ, số thuế GTGT phải nộp và tổng giá trị phải thu khách hàng, và vào sổ cái tài khoản 511. Trong tháng 05 năm 2008, đây là chứng từ ghi sổ số 5/5 (Biểu số 20- trang 41). Chứng từ ghi sổ 5/5 Chứng từ ghi sổ 20/5 Sổ cái tài khoản 511 Đồng thời kế toán hàng hoá thực hiện theo dõi thanh toán với khách hàng, ghi sổ cái tài khoản 131 căn cứ vào chứng từ ghi sổ lập cuối tháng. Doanh thu nội bộ: hạch toán trên tài khoản 512 và ghi chép sổ cái tài khoản 512, theo dõi trên phạm vi toàn đơn vị, không tách ra các tài khoản chi tiết. Doanh thu nội bộ chủ yếu phát sinh từ nghiệp vụ mua bán xuất bản phẩm giữa các phòng sách. Khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và ghi nhận doanh thu nội bộ, thanh toán qua tài khoản 131. Sổ chi tiết tài khoản 512 Nhà xuất bản Thông kê86 Thụy Khê - Tây Hồ - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 512 Phát sinh Nợ 45,782,500 Phát sinh Có 45,782,500 STT Ngàytháng Sốchứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có 0097965 PS KT chuyển sang PS TH 131 12,513,286 0097966 PS KT chuyển sang PS TK 131 20,674,210 0097967 PS KT chuyển sang PS TK 131 12,595,004 kết chuyển sang 911 911 45,782,500 Tổng Sổ cái tài khoản 512 Nhà xuất bản Thống kê 98 Thụy Khê - Tây Hồ - Hà Nội SỔ CÁI Năm 2008 Tên TK 512 Doanh thu nội bộ Đơn vị tính: Đồng NTghi sổ CTGS Diễn giải Số hiệu Số tiền Ghichú Số NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/5 1. Doanh thu tiêu thụ nội bộ 131 45,782,500 31/5 2. Kết chuyển doanh thu thuần 911 45,782,500 Tổng số phát sinh 45,782,500 45,782,500 Dư cuối tháng Kế toán thuế giá trị gia tăng do kế toán trưởng thực hiện. Căn cứ vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, kế toán tổng hợp lập Tổng hợp bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, Tổng hợp bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào và các chứng từ gốc, kế toán trưởng lên Tờ khai thuế Giá trị gia tăng. Các tổng hợp bảng kê do kế toán tổng hợp thực hiện và lên sổ cái tài khoản 133 và 3331. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Thành phẩm mang trả phải có Hoá đơn GTGT của doanh nghiệp và một số giấy tờ khác có liên quan nếu có. Khi được sự đồng ý của giám đốc, chủ yếu với các hợp đồng xuất bản, kế toán huỷ thủ tục Hoá đơn cũ, giữ biên bản và Hoá đơn cũ, lập Hoá đơn mới . Khi có đầy đủ thủ tục, nhân viên phòng sách tiến hàng nhập kho thành phẩm và ghi sổ chi tiết theo dõi tại phòng rồi gửi chứng từ trả lại phòng kế toán để lưu giữ. Đến thời điểm cuối tháng, kế toán tổng hợp tập hợp chứng từ, lập CTGS và ghi vào sổ cái tài khoản 531. (Nghiệp vụ này không thường xuyên xảy ra.) Hạch toán chi phí bán hàng. Kế toán sử dụng tài khoản 641, 335, 911. Nhà xuất bản sử dụng TK641 để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh tại các phòng sách, gồm: lương và bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền (chi phí tiếp khách, quảng cáo, làm từ thiện), chi phí phát hành sách. Tài khoản này mở chi tiết cho từng phòng sách và không có số dư cuối kỳ. Đối với chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên các phòng sách, nhà xuất bản không theo dõi chi tiết chi phi phát sinh cho từng bộ phận trong phòng như nhân viên phụ trách kinh doanh, nhân viên biên tập, nhân viên bán hàng mà lương tính cho tất cả các nhân viên của phòng đều được coi là chi phí bán hàng. Lương của nhân viên được trả theo thời gian. Tương tự như vậy đối với chi phí khấu hao TSCĐ tại các phòng sách. TK335 là một tài khoản trung gian giữa TK641 và TK111, TK112. Khi khách hàng mua sách với khối lượng lớn hoặc cơ sở đại lý lấy sách, họ được hưởng phí phát hành sách theo thoả thuận trên hợp đồng. Nhà xuất bản trích trước khoản phí này khi xác định chi phí bán hàng trong kỳ và khi chính thức thanh toán với khách hàng thì giảm số đã trích trước, do đó chi phí phát sinh kỳ nào được tính đúng vào kỳ đó, không bị bỏ sót. Chứng từ sử dụng: Hợp đồng phát hành sách, Giấy biên nhận, Phiếu thu. Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo toán tiền lương, Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài, Bảng kê chi phí bằng tiền khác. Phiếu chi, giấy báo nợ, Bảng trích khấu hao TSCĐ, Luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ: Chi phí lương: Các phòng sách lập Bảng chấm công và xác định thời gian làm thực tế trong tháng. Cuối tháng, kế toán viên phụ trách lương xác định tiền lương và các khoản trích theo lương của từng người theo quy định. Tính tiền lương theo công thức: Trong đó: Hệ số lương được xác định theo công việc, trình độ và số năm công tác, Tiền lương tối thiểu theo quy định của nhà nước, Ngày công chế độ: 22ngày/tháng, Giờ công chế độ: 8giờ/ngày. Sau đó vào Sổ lương, lên Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Nhân viên kế toán phụ trách lương và các khoản trích theo lương lập CTGS vào cuối tháng. Đây là căn cứ để vào sổ cái TK641, 642, 334, 338 Bảng tổng hợp thanh toán với CNV – Trích BHXH-BHYT-KPCĐ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ ghi sổ 13/5 Chứng từ ghi sổ 14/5 Chi phí khấu hao: Căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán lập Bảng tính và phân bổ khấu hao. Dựa vào Bảng này ta xác định được số khâu hao trích trong tháng cho các phòng sách và lập CTGS cũng như vào sổ cái TK641, 642 Chi phí dịch vụ mua ngoài không bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chi phí mực in dùng cho máy in laze, chi phí giấy viết, mà thường là chi tiền điện, nước, điện thoại. Căn cứ vào các chứng từ gốc: hoá đơn GTGT của dịch vụ mua ngoài, PC, kế toán hàng hoá lên Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài, ghi sổ chi tiết TK641. Bảng kê trích khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ 15/5 Phiếu chi thanh toán cước vận chuyển Sổ cái tài khoản 641 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Nhận xét về kế toán thành phẩm về tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Ưu điểm Tổ chức bộ máy Bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê là một bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng trực tiếp phân công công tác và cùng trao đổi công việc với 3 kế toán viên hằng ngày, xử lý kịp thời các nghiệp vụ diễn ra. Phòng kế toán - Tài vụ là nơi tiến hành mọi công việc kế toán từ: lập, thu thập, xử lý đến lưu trữ và bảo quản chứng từ. Đồng thời phòng kế toán cũng điều hoà hoạt động để có được sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng sách và phòng quản lý, tạo điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách trơn tru nhất, đem lại hiệu quả kinh tế. Các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và năng lực làm việc. Họ được phân công công việc một cách rõ ràng, đảm bảo tránh chồng chéo. Công tác kế toán - Kỳ kế toán là quý nên giảm bớt tình trạng căng thẳng trong công tác kế toán khi thực hiện kỳ kế toán tháng. Nó cũng phù hợp với công việc diễn ra tại Nhà xuất bản: một đơn vị có quy mô không quá lớn, có xu hướng tập trung phát triển công tác chuyên môn: biên tập, biên soạn sách và công tác tiêu thụ xuất bản phẩm (thương mại) nên các nghiệp vụ có tính chất tương tự lặp lại nhưng chi tiết nhiều, nhất là những nghiệp vụ về theo dõi thành phẩm, thanh toán, thu chi. - Chứng từ kế toán được lập và thực hiện luân chuyển nghiêm ngặt theo quy trình nhất định nhưng cũng linh động, tạo điều kiện các phòng sách và nhân viên quản lý thực hiện công tác một cách nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng. - Hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp phương pháp kiểm kê định kỳ là phù hợp với công tác kế toán tại Nhà xuất bản. Không những thế, hệ thống sổ sách còn thể hiện tính sáng tạo cao: một số bảng kê và tổng hợp bảng kê đặc thù tạo điều kiện theo dõi đầy đủ, hệ thống chi tiết các nghiệp vụ phát sinh. - Đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/ QĐ- BTC một cách linh hoạt đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị, cố gắng thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ. Tổ chức kế toán phần hành. Việc tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản thực tế đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và tạo điều kiện tính toán các chỉ tiêu khi lên báo cáo về kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất có thể. - Đơn vị quản lý nghiêm ngặt trong công tác lập và luân chuyển chứng từ, đặc biết là hệ thông hoá đơn GTGT đầu vào và đầu ra. Các chứng từ gốc liên quan tới công tác tiêu thụ: từ hợp đồng kinh tế, tờ trình, biên bản thanh lý hợp đồng đến hoá đơn GTGT đều được lập, kiểm duyệt chặt chẽ. Có sự đối chiếu giữa các phòng ban, có sự kiểm tra về công tác kỹ thuật chuyên môn lẫn yếu tố tài chính và sự phê duyệt của người đại diện Nhà xuất bản, đảm bảo các yếu tố kinh tế và pháp lý trong cac giao dịch kinh tế. - Công tác kế toán thành phẩm cũng rất chặt chẽ. Kỳ kế toán là quý nhưng ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh đơn vị đã có những ghi chép tại cả phòng sách và phòng kế toán. Hàng tháng đều thực hiện kiểm kê thành phẩm và đối chiếu sổ sách, đảm bảo chất lượng thông tin kế toán cung cấp và nhu cầu quản lý, giám đốc cũng như tiến độ hoạt động của toàn đơn vị và uy tín trong kinh doanh. Việc lưu thành phẩm tại các kho riêng mà các kho đó chính là các phòng sách của đơn vị phù hợp với cơ chế quản lý chung của đơn vị: các phòng sách tự tìm kiếm khách hàng và cơ sở cung cấp dịch vụ. Kết hợp với quy định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ nên dù không thực hiện theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 155, nhưng kế toán hàng hoá vẫn nắm được tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, hàng hoá, đặc biệt là theo dõi thời hạn bảo quản của từng lô thành phẩm (ở đây chủ yếu là sách xuất bản theo hợp đồng). - Phương pháp tính giá xuất thành phẩm theo giá thực tế đích danh phù hợp với hoạt động của đơn vị: số lượng đầu sách lớn nhưng số lượng sách của mỗi đấu sách không nhiều, hầu hết thực hiện theo đơn đặt hàng nên lượng sách bảo quản tại kho không nhiều. Kết hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ, nó giúp công tác theo dõi thành phẩm tại kho và tại phòng Kế toán - Tài vụ đơn giản, nhẹ nhàng mà vẫn đem lại độ chính xác cao. - Phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm: phương pháp thẻ song song phù hợp với điều kiện của đơn vị, không đòi hỏi sổ sách công kềnh mà vẫn đảm bảo theo dõi tốt tình hình nhập xuất tồn và tạo điều kiện kết hợp nhịp nhàng công tác kế toán tại phòng kế toán và các kho sách. Theo tình hình kinh doanh hiên nay, sách xuất bản theo hợp đồng Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng chiếm tỷ lệ đáng kể. Xuất nhập thành phẩm cần thiết xác định giá thành sản xuất để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời trong giao dịch. Do đó, việc sử dụng Phiếu tính giá thay thế Phiếu nhập kho rất thuận tiện cho việc xác định giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng, vì Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có.... Các Hoá đơn GTGT do NXB xuất nhất định phải do kế toán lập trong tất cả các trường hợp tiêu thụ thành phẩm, ngoài ra còn phải kèm theo đầy đủ các chứng từ gốc khác có liên quan, vì vậy phòng Kế toán- Tài vụ và Ban giám đốc thực hiện theo dõi, kiểm tra và có điều kiện giúp đỡ các phòng sách một cách tốt nhất trong công tác kinh doanh. Điều đó cũng góp phần nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và công tác tư vấn kế hoạch về tài chính và sản xuất của phòng Kế toán - Tài vụ. Nhược điểm Một thực tế tại đơn vị là mẫu bảng biểu và viêc ghi chép trong bảng biểu do các phòng sách lập chưa được thống nhất. Trong khi phòng Tin học và Giáo trình thực hiện soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… bằng máy vi tính thì các phòng khác sử dụng mẫu sẵn có (Do phòng tự thiết kế)hoặc viết tay. Tất cả chứng từ ghi sổ được lập vào thời điểm cuối tháng. Đơn vị theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo ngày nhưng chứng từ ghi sổ được lập hoàn toàn vào thời điểm cuối tháng, các bảng kê và tổng hợp bảng kê cũng được lập vào thời điểm đó nên công việc cuối tháng thường nhiều, có thể độ chính xác thông tin bị giảm. Cũng thiếu sự thống nhất trong việc quy định cách thiết lập các tài khoản chi tiết và trình bày sổ chi tiết, trình bày bảng kê và tổng hợp các bảng kê. Mặc dù hướng chung là thực hiện chi tiết các tài khoản theo phòng ban, nhưng ký hiệu tài khoản chi tiết của các nhân viên kế toán không có sự thống nhất tuyệt đối. Có nhân viên mã hoá bằng các số: VD 5111, 5112, 5113 đối với tài khoản chi tiết của tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; có nhân viên sử dựng cách mã hoá bằng số và ký tự VD 641-TK, 641-KT, 641-TH. Việc không thống nhất này gây khó khăn nhất định khi đơn vị tiến hành đối chiếu số liệu. Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho khi thực hiện xuất nhập thành phẩm, hàng hoá. - Khi nhập kho, thay vì sử dụng Phiếu nhập kho, Nhà xuất bản quy định sử dung Phiếu tính giá và Hoá đơn GTGT cơ sở in xuất. Việc thay thế này khá hợp lý vì dựa vào Phiếu tính giá ta vẫn xác định được số lượng, giá trị thành phẩm nhập kho, thời gian thành phẩm được chuyển tới. Đồng thời, nếu nhận được Hoá đơn GTGT của cơ sở in ngay thì tiến hành nhập kho luôn, nên việc thay thế này giúp giảm số lượng chứng từ. - Mặt khác, tác dụng chính của Phiếu tính giá là căn cứ xác định chi phí giá thành cho 1 xuất bản phẩm hoàn chỉnh. Trong khi thực tế, không phải các công đoạn của quy trình nhân bản (làm phim, chế bản, in, gia công hoàn chỉnh) khi thực hiện xuất bản 1 cuốn sách nào đó không phải hoàn toàn được thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ. Do vậy, có trường hợp thời điểm lập Phiếu tính giá không đồng nhất với thời điểm nhập kho các bìa, phụ bản. - Đồng thời, việc nhập kho đuợc coi là chính thức khi có Hoá đơn GTGT cơ sở in xuất nên các thành phẩm chỉ có Phiếu tính giá mà chưa có Hoá đơn GTGT phải đới tới thời điểm cuối tháng, khi lập Giấy đề nghị tạm nhâp kèm mới được xác định là nhập kho tạm thời. Tực là thành phẩm đó đã được bảo quản tại kho của đơn vị nhưng chi được theo dõi về mặt số lượng tại kho mà chưa được kế toán ghi nhận về giá trị. Việc này cũng có thể gây ảnh hưởng nếu trong quá trình bảo quản có hao hụt, mất mát. - Với trường hợp xuất kho thành phẩm, thiếu Phiếu xuất kho nên không tạo hiệu quả cao nhất cho việc theo dõi xuất thành phẩm. Đối với thành phẩm xuất bán lẻ, bán buôn, căn cứ quan trọng nhất là Hoá đơn GTGT do kế toán hàng hoá lập. Đối với xuất kho bán qua bưu điện, fax, net thì kèm theo Hoá đơn GTGT là Đơn đặt hàng. Đối với xuất theo hợp đồng, kèm hoá đơn là Hợp đồng kinh tế, Biên bản thanh lý hợp đồng. Quy định khá chặt chẽ nhưng việc luân chuyển thực tế phụ thuộc vào thời gian và trường hợp cần có biên bản thanh lý hợp đồng thì thời điểm xuất kho và thời điểm xuất hoá đơn là khác nhau. Tuy rằng chủ yếu các hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Nhà xuất bản rất nhiều và thường chấp nhận hoàn toàn sản phẩm nhưng vẫn có một vài trường hợp khó khăn khi thời điểm xuất kho và xuất chứng từ không thống nhất. Nhà xuất bản không sử dụng tài khoản 02- Vật tư, hàng hoá giữ hộ khi hàng về mà chưa có hoá đơn và tài khoản 157- Hàng gửi bán khi xuất sản phẩm cho cơ sở đại lý. Nội dung hạch toán tài khoản 641 có điểm cần xem xét. Tài khoản này theo quy đinh được dùng hạch toán chi phí bán hàng tức là các chi phí phục vụ trực tiếp công tác tiêu thụ thành phẩm, nhưng đơn vị lại sử dụng để theo dõi tình hình của toàn bộ các phòng sách với lý giải: về đặc điểm kinh doanh và đặc điểm quản lý Mục tiêu chung là đạt hiệu quả kinh tế, tiêu thụ thành phẩm nên chi phí nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí khác nói chung đều hướng về mục tiêu kinh doanh hiệu quả. Đồng thời cách quản lý theo hướng khoán gọn nên phòng kế toán tài vụ không thể theo dõi chính xác nhân viên nào là nhân viên thực hiện công tác kỹ thuật chuyên môn, nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh, kéo theo không thể theo dõi chi phí của bán hàng cụ thể. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Để đáp ứng nhu cầu hoạt động trong thời kỳ hội nhập, Nhà xuất bản cần hoà nhập với "xu thế vi tinh hoá toàn cầu", tức là chú trọng đầu tư máy tính vào các phòng ban. Đơn vị cần có quy định thống nhất về biểu mẫu, cách soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… Với yêu cầu về thời gian và chất lượng công việc hiện nay các giấy tờ trên nên được soan thảo bằng máy vi tính một mẫu sẵn thiết kế chung cho tất cả các phòng sách. Không nên sử dụng giấy tờ viết tay, không những tạo điều kiện thực hiện công việc còn giúp công tác lưu trữ chứng từ hiệu quả hơn. Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản đã đạt những kết quả tốt, tuy nhiên vẫn cần hoàn thiện một số điểm. Các chứng từ ghi sổ tại đơn vị nên được lập dựa vào các chứng từ gốc và lập hằng ngày. Việc lập chứng từ ghi sổ dựa trên các bảng kê và tồng hợp bảng kê như hiện nay khiến sổ liệu trên Chứng từ ghi sổ mang tính tổng hợp cao, và không khác nhiều số liệu trên các sổ cái. Như vậy công tác kế toán không bị dồn vào thời điểm cuối tháng. Đơn vị cũng nên khăc phụ sự thiếu thống nhất trong việc quy định cách thiết lập các tài khoản chi tiết, trình bày sổ chi tiết, trình bày bảng kê và tổng hợp các bảng kê. Theo hướng chung là thực hiện chi tiết các tài khoản theo phòng ban, nhưng ký hiệu tài khoản chi tiết của các nhân viên kế toán nên sử dụng cách mã hoá bằng các số: VD 5111, 5112, 5113. Kế toán nên sử dụng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho khi nhập xuất thành phẩm để tạo sự thống nhất về mặt chứng từ. Mặc dù khối lượng chứng từ tăng lên khá nhiều vì với mỗi đơn hàng còn phải kèm các chứng từ pháp lý khác, nhưng các Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho giúp theo dõi chính xác và chi tiết các loại hàng hoá khác nhau. Đặc biệt là khi đơn vị sử dụng dịch vụ của các cơ sở khác nhau để sản xuất cùng đầu sách. Với sự linh hoạt trong giao dịch thì việc nhập bìa, ruột, phụ bản của cùng 1 đầu sách đang diễn ra phổ biến hơn. Do vậy, công tác kế toán hàng hoá sẽ trở nên phức tạp hơn, đòi hòi chính các cao hơn. Tài khoản 02- Vật tư, hàng hoá giữ hộ cũng cần được sử dụng trong quá trình hạch toán. Mặc dù đơn vị theo dõi thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ, nhưng việc nhập thành phẩm vẫn phải được quan tâm triệt để. Khoảng cách thời gian giữa thời điểm giao hàng và thời điểm nhận hoá đơn (Phải có biên bản thanh lý hợp đồng trước hoặc kèm theo) của cơ sở cung cấp dịch vụ thường không có hoặc rất ngắn như hiện nay thì bỏ qua hạch toán hàng giữ hộ vẫn đáp ứng yêu cầu thông tin. Nhưng trong thời gian tơi, khi công tác kinh doanh phát triển hơn thì sử dụng tài khoản 02 là cần thiết. Nó giúp thông tin về hàng hoá trở nên rõ ràng và chính xác, đảm bảo quyền lợi về pháp lý của đoơ vị nếu có xảy ra hao hụt, mất mát. Khi giao hàng đại lý, đơn vị nên sử dụng tài khoản 157. Việc theo dõi này tách thành phẩm tồn kho nhà xuất bản và thành phẩm tồn kho tại cơ sở đại lý, mặc dù về thực chất hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Với mục tiêu tập trung vào kinh doanh, tiêu thụ thành phẩm và quy mô kinh doanh ngày càng tăng thì kênh phân phối đại lý đang và sẽ được sử dụng nhiều hơn, việc theo dõi riêng biệt ra như vậy sẽ đem lại hiệu quả quản lý kinh tế cao hơn. Nhà xuất bản hiên nay đang rất khuyến khích cá nhân, đơn vị thực hiện ký kết hơp đồng phát hành sách để tăng cường công tác tiêu thụ. Như vậy, chi phí phát hành sách trong tương lai sẽ không chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ, tức là chi phí phục vụ trực tiếp công tác tiêu thụ thành phẩm, chi phí phát hành sách, chi phí vận chuyển khi phát hành, chi phí nhân viên kinh doanh, cần được thông tin một cách chính xác hơn. Thực tế là lý giải về mục tiêu kinh doanh và đặc điểm quản lý là hợp lý. Do vậy, cần chi tiết tài khoản 641 theo hướng tách bạch chi phí bán hàng với các chi phí khác. Đơn vị cũng cần chú ý hơn tới kế toán thành phẩm trong trường hợp biếu tặng, tham gia phục vụ hội nghị. Khi tham gia hội nhập, tăng cường quảng bá, việc tham gia hội nghị, tham gia triển lãm giới thiệu là một công tác tất yếu, không chỉ giúp tăng cường hình ảnh của Nhà xuất bản, đẩy mạnh doanh thu mà cũng làm tăng chi phí mô giới. Một cách giới thiệu hiệu quả là sử dụng sản phẩm của đơn vị, tức là sách để tặng, khuyến mại cũng có khả năng tăng lên. Do vậy, hạch toán thành phẩm dem biếu tăng, phục vụ hội nghị, triểm lãm cần được xem xét nhiều hơn. KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Thống kê, em đã thu được những hiểu biết nhất định về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị trong thực tế và công tác tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán tại một đơn vị cụ thể. Qua quá trình tìm hiểu chung và tìm hiểu phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, em rút ra đuợc một số nhận xét chung nhất về công tác tổ chức kế toán và việc thực hiện hạch toán kế toán tại đơn vị. Công tác kế toán thực hiện đúng theo quy định của chếđộ kế toán hiện hành và vận dụng một các linh hoạt những quy định góp phần tạo nên sự nhịp nhàng trong hoạt động, tạo hiệu quản trong quá trình kinh doanh của toàn đơn vị. Bên cạnh những mặt mạnh đã phát huy được, doanh nghiệp còn một số vướng mắc khó có thể tránh khỏi do những đặc thù cụ thể. Mặc dù kiến thức lý thuyết chưa vững vàng, khiến thức thực tế rất ít ỏi, em chỉ đưa được một số ý kiến hạn chế mong có thể góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng tại đơn vị. Hy vọng rằng ý kiến dó sẽ có tác dụng tôt đối với doanh nghiệp . Cuối cùng em xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Phạm Thị Thuỷ và các cô, các anh chị trong phòng Kế toán- Tài vụ Nhà xuất bản Thống kê đã nhiệt tình chỉ bảo suốt thời gian thực tập. Hà Nội , tháng 05 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Hoa PHỤ LỤC Tờ trình (Phòng sách lập) Nhà xuất bản Thống kê Phòng sách Thống kê CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------------- TỜ TRÌNH Kính gửi:-Ban giám đốc Nhà xuất bản Thống kê Phòng Kế toán – Tài vụ DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Phòng sách Thống kê báo cáo Ban giám đốc và phòng Kế toán – Tài vụ kế hoạch tài chính để xuất bản, in cuốn sách (tài liệu): Tên sách: Sohaco - 15 năm một chặng đường. Số trang: 48 trang Khổ: 19x27 Số bản: 1000 cuốn Màu: 1 màu Chất lượng giấy: C80 g/m2 Độ trắng: Bìa : định lượng C250 g/m2, 4 màu Độ dày cát tông: In nhũ, láng nilon: ép nhũ, láng bóng. Quyết định xuất bản số: QĐ/ TK ngày tháng năm 2008 Số đăng ký kế hoạch xuất bản: Hình thức xuất bản: Tự xuất bản, liên kết, gia công in. Dự trù kinh phí: Chi phí làm in, làm phim, chế bản Giấy : In tại Cty In Thái Nguyên : 8.667.000đ Bìa in Cty In Thái Nguyên : Làm phim : 3.358.290đ Tổng giá in : 12.025.290đ Nhuận bút Nhuận bút : Phí phát hành Phí phát hành : Chi phí khác (Quảng cáo, tiếp khách, hoa hồng mô giới) Chi phí : Tổng doanh thu Tổng doanh thu : 20.000.000đ Chênh lệch kết quả Chênh lệch kết quả : 7.974.710đ In tại nhà in: Công ty In Thái Nguyên Thời gian: Bắt đầu ngày : 20/4/2008 Kết thúc ngày : 20/5/2008 Kế toán trưởng Phòng sách Thống kê Hoàng Minh Phượng (Đã ký) Nguyễn T. Thu Hằng (Đã ký) Hợp đồng kinh tế với cơ sở in (Cơ sở in lập) CÔNG TY IN THÁI NGUYÊN ----------Ww---------- Số 256 / HĐKT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------------- Hà Nội, ngày 25 tháng 04 năm 2008 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Căn cứ Bộ luật Dân sự nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 6 năm 2005 Căn cứ Luật Thương mại nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 6 năm 2005 Căn cứ yêu cầu của khách hàng và khả năng thực hiện của Công ty In Thái Nguyên BÊN A: NHÀ XUÂT BẢN THỐNG KÊ Đại diện : Ông Trần Hữu Thực Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại : 04.3857290 Tài khoản : 102010000000682 NHCT Ba Đình Mã số thuế : 01.00111779.1 BÊN B: CÔNG TY IN THÁI NGUYÊN Đại diện : Ông Đặng Quốc Hiển Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : Phường Quang Trung - TP Thái Nguyên Điện thoại : 0280. 3732736 Tài khoản : 104050000000391 tại Ngân hàng Công thương Thái Nguyên Mã số thuế : 46.0030855.5 Hai bên thoả thuận hợp đồng in với những điều khoản sau: Điều 1: Bên B nhận in ấn và gia công hoàn chỉnh cho Bên A tài liệu sau: TT Tên ấn phẩm Số lượng (cuốn) Số trang Ruột Bìa Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) L.giấy Màu L.giấy Màu 1 Sohaco- 15 năm một chặng đường. (Khuôn khổ: 19x27cm) 1000 48 C80 1 C 250 4 12.022,5 12.022.500 Ép nhũ, láng bóng Cộng 12.022.500 Ghi chú: Toàn bộ bản can và phim do Bên A cung cấp. Tổng số tiền: 12.022.500đ (Bằng chữ: Mười hai triệu không trăm hai mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn/.) (Đơn giá trên đã bao gồm 10%VAT) Điều 2: Hình thức thanh toán và hình thức trả tiền Hình thức thanh toán: Séc, chuyển khoản Thời hạn: Thanh toán toàn bộ trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng. Quá thời hạn trên, Bên A phải thanh toán cho Bên B thêm phần lãi suất trả chậm theo mức lãi suất quá hạn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, nhưng không được quá hạn ghi trên 60 ngày. Tổng giá trị hợp đồng: 12.022.500đ (Bằng chữ: Mười hai triệu không trăm hai mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn/.) (Giá trên đã bao gồm 10%VAT) Điều 3:Thực hiện hợp đồng trong vòng 20 ngày Điều 4:Thời hạn và địa điểm giao hàng Thời hạn giao hàng: trong vòng 07 ngày kể từ khi Bên A giao đủ can, phim. Nơi giao hàng:Nhà xuất bản Thống kê. Điều 5: Cam kết chung Hai bên cam kết thực hiện đúng Hợp đồng này (nếu thay đổi phải bàn bạc). Bên nào làm sai, bên ấy chịu trách nhiệm về hậu quả thiệt hai kinh tế do sai phạm hợp đồng gây ra. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A NHÀ XUÂT BẢN THỐNG KÊ GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY IN THÁI NGUYÊN GIÁM ĐỐC Trần Hữu Thực (Đã ký) Đặng Quốc Hiển (Đã ký) Biên bản thanh lý hợp đồng in (Cơ sở in lập) CÔNG TY IN THÁI NGUYÊN ----------ww---------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------------- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Căn cứ Bộ luật Dân sự nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 6 năm 2005 Căn cứ vào Hợp đồng số 256/HĐKT ngày 25 tháng 04 năm 2008 giữa Công ty In Thái Nguyên và Nhà xuất bản Thống kê BÊN A: NHÀ XUÂT BẢN THỐNG KÊ Đại diện : Ông Trần Hữu Thực Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại : 04.3857290 Tài khoản : 102010000000682 NHCT Ba Đình Mã số thuế : 01.00111779.1 BÊN B: CÔNG TY IN THÁI NGUYÊN Đại diện : Ông Đặng Quốc Hiển Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : Phường Quang Trung - TP Thái Nguyên Điện thoại : 0280. 3732736 Tài khoản : 104050000000391 tại Ngân hàng Công thương Thái Nguyên Mã số thuế : 46.0030855.5 Ngày 15 tháng 05 năm 2008, hai bên nhất trí thanh lý hợp đồng trên: TT Tên ấn phẩm Số lượng (cuốn) Số trang Ruột Bìa Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Loại giấy Màu Loại giấy Màu 1 Sohaco - 15 năm một chặng đường. (Khuôn khổ: 19x27cm) 1000 48 C 80 1 C250 4 12.022,5 12.022.500 Ép nhũ, láng bóng Cộng 12.022.500 (Bằng chữ: Muời hai triệu không trăm hai mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn/.) (Đã bao gồm 10%VAT) Bên B đã giao đủ số lượng, đúng chất lượng và các quy định của hợp đồng. Bên A nhất trí sẽ trả số tiền còn nợ 12.022.500đ (Bằng chữ: Mười hai triệu không trăm hai mươi hai nghìn năm trăm đồng chẵn/.) Biên bản thanh lý được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A NHÀ XUÂT BẢN THỐNG KÊ GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY TNHH BAO BÌ VÀ IN HẢI NAM GIÁM ĐỐC Trần Hữu Thực (Đã ký) Đỗ Đình Ất (Đã ký) Hợp đồng kinh tế với khách hàng (NXB lập) TỔNG CỤC THỐNG KÊ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ -------------------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------------- Số 112/XBTK-HĐ Hà Nội, ngày 19 tháng 04 năm 2008 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Căn cứ Bộ luật Dân sự nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 6 năm 2005 Căn cứ Luật Thương mại nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 6 năm 2005 Căn cứ Luật Xuất bản năm 2004 và Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản Căn cứ yêu cầu của khách hàng và khả năng thực hiện của Nhà xuất bản Thống kê BÊN A: NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Đại diện : Ông Trần Hữu Thực Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại : 04.3857290 Tài khoản : 102010000000682 NHCT Ba Đình Mã số thuế : 01.00111779.1 BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VÀ THƯƠNG MẠI Đại diện : Ông Nguyễn Tiến Chỉnh Chức vụ: : Giám đốc Địa chỉ : Số 5 Láng Hạ, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Hà Nội Điện thoại : 04. 8563389 Tài khoản : 102010000079077 NH CT Ba Đình Hà Nội Hai bên thoả thuận những điều kiện hợp đồng như sau: Điều 1:. Bên B giao cho Bên A xuất bản tài liệu sau: TT Tên ấn phẩm Đơn vị tính Khuôn khổ Số lượng Số trang Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 Sohaco - 15 năm một chặng đường Cuốn 19x27cm 1000 48 21.000 21.000.000 Tổng cộng 21.000.000 Tổng số tiền thanh toán: 21.000.000 (Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu đồng chẵn/.) (giá trên đã bao gồm VAT) Điều 2: Yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm Ruột: in toàn bộ 1 màu trên giấy Couchés định lượng 80 g/m2 Bìa : in 4 màu trên giấy Couchés định lượng 250 g/m2, ép nhũ, láng bóng. Điều 3: Bên B chịu trách nhiệm pháp lý bản quyền về nội dung bản thảo, thoả thuận chỉ giao cho Nhà xuất bản Thống kê xuất bản, không giao cho bất kỳ nhà xuất bản nào khác. Điều 4: Bên A chịu trách nhiệm xuất bản theo quy trình công tác xuất bản và vận chuyển, phát hành đến đối tượng sử dụng theo yêu cầu của Bên B. Điều 5: Các điều khoản khác Bắt đầu ngày: 19/04/2008 Kết thúc ngày: 20/05/2008 Thời hạn và hình thức thanh toán: thanh toán bằng séc hoặc tiền mặt khi nhận đủ hàng sau 10 ngày. Điều 6:. Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều khoản đã ghi trong Hợp đồng này Trong trương hợp có điều cần bổ sung hoặc thay đổi phải được sự đồng ý của hai bên bằng văn bản mới có giá trị. Nếu một bên đơn phương không thực hiện những điều khoản đã ghi trong hợp đồng này thì phải bồi thường thiệt hai (nếu có)cho bên kia. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY CP DƯỢC PHẨM VÀ THƯƠNG MẠI GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN A NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ GIÁM ĐỐC Nguyễn Tiến Chỉnh (Đã ký) Trần Hữu Thực (Đã ký) Biên bản thanh lý hợp đồng (Sohaco group) TỔNG CỤC THỐNG KÊ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ -------------------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------------- Số 117/XBTK-BBTL Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2008 BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG Chúng tôi gồm: BÊN A: NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Đại diện : Ông Trần Hữu Thực Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại : 04.3857290 Tài khoản : 102010000000682 NHCT Ba Đình Mã số thuế : 01.00111779.1 BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VÀ THƯƠNG MẠI Đại diện : Ông Nguyễn Tiến Chỉnh Chức vụ: : Giám đốc Địa chỉ : Số 5 Láng Hạ, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Hà Nội Điện thoại : 04. 8563389 Tài khoản : 102010000079077 NH CT Ba Đình Hà Nội Hai bên cùng nhau thống nhất quyết toán Hợp đồng số 112/XBTK-HĐKT đã ký ngày 19 tháng 04 năm 2008 về việc xuất bản tài liệu: Sohaco - 15 năm một chặng đường: 1000 cuốn Nhà xuất bản đã giao đủ số lượng sách trên cho Công ty Sohaco theo đúng Hợp đồng đã ký. Công ty Sohaco chấp nhận thanh toán cho Nhà xuất bản số tiền: 21.000.000 (Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu đồng chẵn/.) Bản Thanh lý này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VÀ THƯƠNG MẠI SOHACO GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN A NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ GIÁM ĐỐC Nguyễn Tiến Chỉnh (Đã ký) Trần Hữu Thực (Đã ký) Hợp đồng kinh tế (giao dịch phát hành sách) TỔNG CỤC THỐNG KÊ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ -------------------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------------------------------- Số 78/XBTK-HĐ Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2008 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT ngày 16 tháng 01 năm 1990 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 1989 Căn cứ Luật Xuất bản năm 2004 và Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản Căn cứ yêu cầu của khách hàng BÊN A: NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Đại diện : Ông Trần Hữu Thực Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại : 04.3857290 Tài khoản : 102010000000682 NHCT Ba Đình Mã số thuế : 01.00111779.1 BÊN B: CỤC THỐNG KÊ TỈNH HẢI DƯƠNG Đại diện : Bà Lương Thị Tuệ Số CMND : 140365044 do CA Hải Hưng cấp ngày 05/09/1978 Địa chỉ : Cục thống kê tỉnh Hải Dương Hai bên thoả thuận những điều kiện hợp đồng như sau: Điều 1:. Bên A giao cho Bên B phát hành cuốn sách sau đây: TT Tên ấn phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Tổng phí phát hành (đồng) Giá bìa Phí phát hành (23%) 1 Kết quả tổng điều tra Nông nghiệp - Nông thôn Hải Dương Cuốn 100 150.000 35.000 3.500.000 Tổng cộng 3.500.000 Tổng số tiền thanh toán: 3.500.000 (Bằng chữ: Ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/.) Điều 2: Trách nhiệm Bên A Giao cho Bên B tài liệu không bị hư nát, được bao gói chắc chắn. Vận chuyển bốc dỡ: do Bên A chịu Điều 3: Trách nhiệm Bên B Phát hành cuốn sách theo yêu cầu của Bên A Thanh toán đầy đủ số tiền bán sách cho Bên A Hưởng phí phát hành sau khi phát hành xong số sách trên và chịu trách nhiệm nộp thuế thu nhập không thường xuyên (10%) trên tổng số tiền phát hành theo quy định của Nhà nước. Không trả lại sách sau khi đã mua. Điều 4:. Cam kết thực hiện Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều khoản đã ghi trong Hợp đồng này Trong trương hợp có điều cần bổ sung hoặc thay đổi phải được sự đồng ý của hai bên bằng văn bản mới có giá trị. Nếu một bên đơn phương không thực hiện những điều khoản đã ghi trong hợp đồng này thì phải bồi thường thiệt hai (nếu có)cho bên kia. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN B CỤC THỐNG KÊ TỈNH HẢI DƯƠNG Trần Hữu Thực (Đã ký) Lương Thị Tuệ (Đã ký)