Chuyên đề Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

hóa bao gồm giấy in mã vạch loại 70x30x150, mặt hàng chịu mức thuế suất 5%, Công ty cử ông Nguyễn Văn Tuấn thuộc bộ phận kinh doanh đi mua và tạm ứng cho ông Tuấn là 10.000.000 đồng. Công ty thanh toán bằng tiền mặt cho nhà cung cấp bằng số tiền tạm ứng, còn lại thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng vào ngày 15/12/2009. Chi phí vận chuyển cho lô hàng trên là 550.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Công ty cũng thanh toán bằng chuyển khoản cho đơn vị vận chuyển. Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ trên như sau: - Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng do hàng hóa không có trong kho hoặc trong kho không đủ, nhân viên phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu mua hàng như biểu 2-2 Phiếu yêu cầu mua hàng, có xác nhận của trưởng phòng kinh doanh gửi lên ban giám đốc đề nghị mua hàng. - Sau khi đề nghị mua hàng được phê duyệt ông Nguyễn Văn Tuấn lập đề nghị tạm ứng theo biểu 2-4 số tiền 10.000.000 đồng để chi cho nghiệp vụ chuẩn bị thực hiện. Giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng và ban giám đốc ký xác nhận chuyển cho kế toán tổng hợp lập phiếu chi, đây là căn cứ để thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. - Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng công ty Trọng Tín cùng đơn vị vận tải sẽ cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng như biểu 2-1 và hóa đơn vận chuyển. Sau khi thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt ông Tuấn viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo biểu 2-5 để xin thanh toán số tiền đã được ứng trước. Các chứng từ này được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Hàng về nhập kho thủ kho làm thủ tục nhập kho, cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng của hàng hóa và tiến hành nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho như biểu 2-3 lập thành 2 liên. Phiếu nhập kho được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ đối chiếu hóa đơn mua hàng và ghi sổ. - Ngày 15/12/2009 kế toán tổng hợp gửi bộ ủy nhiệm chi như biểu 2-6 tới ngân hàng, Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy báo nợ thông báo nghiệp vụ đã được diễn ra và số dư tài khoản của Công ty. Đây là căn cứ để kế toán ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác và hợp lệ rồi nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và tổng hợp thích hợp, in ra khi có yêu cầu. Sổ chi tiết Công nợ của Công ty TNHH SX TM Trọng Tín được in ra như sau: Biểu 2-8 : Sổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Nhà cung cấp: Công ty TNHH SX TM Trọng Tín (TRONGTIN) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư có đầu kỳ 72,966,658 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số …. …. ………. …. … …. 03/12 PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000 03/12 PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000 03/12 TT 245 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000 03/12 PN 236 Chi phí vận chuyển 156 500,000 03/12 PN 236 Thuế VAT được khấu trừ 10% 13311 50,000 1 UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000 …. …. …… ….. …. …. Tổng phát sinh nơ 79,649,776 Tổng phát sinh có 56,469,723 Số dư có cuối kỳ 49,786,605 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Ví dụ 2: Ngày 15/12/2009 Công ty nhập khẩu lô hàng bao gồm các loại loa báo động 12VDC của Công ty Hochiki (Đài Loan) với tổng giá trị lô hàng là 2158 USD, tỷ giá giao dịch ngày 15/12 là 18.490 đ. Công ty thanh toán bằng L/C. - Ngày 10/12/2009 Công ty và nhà cung cấp ký hợp đồng ngoại thương về việc mua hàng hóa, trong hợp đồng quy định cụ thể về chất lượng hàng hóa, số lượng và các vấn đề liên quan. Sau đó Công ty Hochiko phát hành hóa đơn thương mại gửi tới Công ty. - Ngày 15/12 Hàng về đến cửa khẩu, cán bộ hải quan tiến hành xác định giá trị tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng NK. Công ty căn cứ vào tờ khai hải quan để xác định chính xác giá vốn hàng mua. Trường hợp này chỉ có bộ phận thuế NK được tính vào giá vốn hàng mua, phần thuế VAT sẽ được khấu trừ. - Ngày 15/12/2009 hàng về đến kho thủ kho cùng cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng và sự phù hợp của hàng hóa, lập biên bản kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho. - Sau đó Công ty lập yêu cầu mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng ngoại thương Hà Nội – chi nhánh Thành Công đề nghị mở L/C. Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy báo Nợ cho công ty. Các chứng từ này làm căn cứ để kế toán ghi sổ và chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhận được bộ chứng từ đầy đủ kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính phần mềm kế toán tự động lên các sổ tổng hợp và chi tiết thích hợp. Biểu 2-9 : Sổ chi tiết TK 331 – Công ty Hochiki CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Nhà cung cấp: Công ty Hochiki (HOCHIKI) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư có đầu kỳ 26,115,000 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Tỷ giá Nguyên Ps nợ Ps có Ngày Số tệ …. …. ………. …. … …. 15/12 PN 402 Mua loa báo động 12VDC 156 18490 2158 39,901,420 …. …. …… ….. …. …. 20/12 UN 145 Thanh toán tiền hàng 1122 18490 2158 39,901,420 ……….. ……. ………… …… ………. ……. Tổng phát sinh nơ 39,901,420 Tổng phát sinh có 39,901,420 Số dư có cuối kỳ 26,115,000 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Số liệu được chuyển lên sổ tổng hợp chi tiết TK 331 – Phải trả nhà cung cấp như sau Biểu 2-10 : Sổ tổng hợp chi tiết TK 331 SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331 Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12 Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … Công ty TNHH SX TM Trọng Tín (TRONGTIN) 72,966,658 79,649,776 56,469,723 49,786,605 … … … … … … … Công ty Hochiki (HOCHIKI) 26,115,000 39,901,420 39,901,420 26,115,000 …… ... … … … … … Tổng cộng 1,791,579,263 4,293,314,263 4,604,403,000 5,773,969,000 1,630,549,000 5,301,850,000 Lập ngày … tháng… năm Người lập biểu Kế toán trưởng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2.1.3. Kế toán tổng hơp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 2.1.3.1. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp hàng hóa , tài sản cố định, dịch vụ…Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả nhà cung cấp”. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng thanh toán tuy nhiên công ty không mở chi tiết theo dõi phải trả ngắn hạn và dài hạn. 2.1.3.2. Trình tự hạch toán Căn cứ vào chứng từ gốc được chuyển lên phòng kế toán, kế toán mua hàng nhập dữ liệu vào máy vi tính , phần mềm kế toán tự động chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung hàng ngày và sổ Cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Biểu 2-11 : Sổ nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009  Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngàychứng từ Số hiệu Nî Cã … … …. … … … 12-Mar PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000 Phải trả nhà cung cấp 331 34,650,000  03/12 PN 236 Chi phí vận chuyển  156  500,000 Thuế GTGT 10% 13311 50,000 Phải trả nhà cung cấp 331 550,000  03/12 PC 128 Phải trả nhà cung cấp 331 550,000 Tiền mặt 1111 550,000  03/12 TT 245 Phải trả nhà cung cấp 3311 10,000,000 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000 15/12 UN 125 Phải trả nhà cung cấp 331 24,650,000 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000 … … … … … … 15/12 PN 402 Mua loa báo động 12VDC 156 39,901,420 Phải trả nhà cung cấp 331 39,901,420 … … … … … … 20/12 UN 145 Phải trả nhà cung cấp 331 39,901,420 Thanh toán tiền hàng 1122 … 39,901,420 .. .. … … … … (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Biểu 2-12 : Sổ cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ SỔ CÁI TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Từ 01/12/2009 đến 31/12/2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu Tk đối ứng Số phát sinh Ngày tháng Số hiệu Nợ Có B C D H 1 2 ….. …. …. …. 03/12 PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000  03/12  PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000  03/12  TT 245 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000  03/12  PN 236 Thanh toán chi phí vận chuyển 1111 550,000  10/12  UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000 ... .. … … … … 15/12 PN 402 Mua loa báo động 12VDC 156 39,901,420 …… ….. 20/12 UN 145 Thanh toán tiền hàng 1122 39,901,420 …………. …. …. …. Dư có đầu tháng: 2,501,735,000 Tổng phát sinh nợ: 4,604,403,000 Tổng phát sinh có: 5,773,969,000 Số dư cuối kỳ: 3,671,301,000 (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2.2.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC 2.2.1. Thủ tục chứng từ Công ty hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh. Từ các chứng từ có liên quan kế toán nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ sách báo cáo thích hợp. Công ty mở sổ chi tiết cho từng khách hàng, đối với những khách hàng không thường xuyên và khách lẻ công ty mở chung cho một sổ. Số liệu các sổ chi tiết là độc lập, không bù trừ giữa khoản trả trước và các khoản chưa trả của những khách hàng khác nhau. Chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. Thị trường tiêu thụ của Công ty chủ yếu là trong nước, trong quá trình bán hàng Công ty sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng bán hàng - Hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ tài chính - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và khách hàng. Trong hợp đồng quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các bên. Hợp đồng quy định rõ về mặt hàng, số lượng, chất lượng của hàng hóa, hình thức và thời hạn thanh toán và các điều khoản có liên quan. Trường hợp khách hàng mua hợp đồng với giá trị nhỏ hợp đồng bán hàng không được lập, Công ty dựa vào chứng từ yêu cầu mua hàng của khách hàng để thực hiện cung cấp hàng hóa. Hóa đơn GTGT: được lập khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng, hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ làm căn cứ ghi sổ. Biểu 2-13 : Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao cho khách hàng 41577 Ngày 12 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội MST: 0101430351 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Nam Tên đơn vị: Công ty TNHH TM và XNK Viettel Địa chỉ: Số 01 phố Giang Văn Minh,p.Kim Mã Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100109106-077 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1X2 1 Mực in mã vạch RIBBON WAX RESIN 300m Cuộn 300 300,000 90,000,000 Cộng tiền hàng: 90,000,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9,000,000 Tổng cộng tiền thanh toán 99,000,000 Số tiền viết bằng chữ: Chín chín triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Phiếu thu tiền: Do kế toán tổng hợp lập khi có phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt (khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt). Trên phiếu thu có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Phiếu thu được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Biểu 2-14 : Phiếu thu CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU THU Ngày 12 tháng 12 năm 2009 Số: Nợ: 331 Có: 1111 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: : Công ty Cổ phần Tập đoán Phát triển Công nghệ và Đầu tư Lý do nộp: Khách hàng thanh toán tiền hàng theo hóa đơn GTGT số 41577 ngày 12/12/2009 Số tiền: 10,000,000 đồng Viết bằng chữ: Mười triệu đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT Ngày…..tháng……năm……… Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Đã ký và đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Phiếu chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu. Phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên được lưu tại nơi lập phiếu còn lại thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Biểu 2-15 : Phiếu chi CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU CHI Ngày 20 tháng 12 năm 2009 Số: PC 1352 Nợ: Có: Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Lý do chi: Chiết khấu thanh toán cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel Số tiền: 495,000 đồng Viết bằng chữ: Bốn trăm chín mươi lăm ngàn đồng Kèm theo….chứng từ gốc: Ngày…..tháng……năm……… Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Đã ký và đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Giấy báo có: Phát sinh khi có nghiệp vụ thanh toán tiền của khách hàng qua ngân hàng, ngân hàng phát hành giấy báo có gửi về Công ty để thông báo số tiền trong tài khoản của Công ty đã được tăng lên. Giây báo có là căn cứ để kế toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng. Phiếu xuất kho: Chứng từ được lập khi có nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, đây là căn cứ chứng thực hàng hóa được giao cho khách hàng. Biểu 2-16: Phiếu xuất kho CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2009 Số: ……… Nợ:…… Có: ………. Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Nam Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho Công ty Công ty TNHH TM và XNK Viettel Xuất kho tại: KHO HN01 Địa điểm: Số 2 - Lô F1 khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội STT Tên hàng hóa Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4  Mực in mã vạch RIBBON WAX RESIN 300m  100125  Cuộn  300  300  270,000 81,000,000 Cộng : 300  300  270,000  81,000,000  Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mốt triệu đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Sau khi số liệu được nhập vào máy vi tính phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết. 2.2.2. Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC Trình tự hạch toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán cập nhật thông tin vào phần cập nhật hóa đơn bán hàng trong phần mềm. Các thông tin mà kế toán nhập vào máy bao gồm: - Tài khoản: 131 - Mã số khách hàng - Ngày nhập chứng từ - Số hiệu chứng từ gốc, ngày tháng của chứng từ gốc - Nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Thời hạn thanh toán - Loại tiền, tỷ giá - Giá trị - Tài khoản đối ứng Sau khi nhập đủ số liệu phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết theo từng mã khách hàng, sổ tổng hợp chi tiết… Sơ đồ 2-2. Trình tự hạch toán thanh toán với khách hàng tại Công ty theo hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán Chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT (liên 2) Phiếu xuất kho Phiếu thu Giấy báo có của ngân hàng Phần mềm kế toán Kế toán nhập số liệu vào máy vi tính (Nguồn Công ty Cổ phần Tập Đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tu) Lên các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 131 Sổ chi tiết TK131 Sổ tổng hợp tài khoản 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán tự động xử lý lên các sổ sách báo cáo in ra khi có yêu cầu (1)Ngày 12/12/2009 Công ty xuất kho bán lô hàng với tổng giá trị chưa có thuế là 90,000,000 đồng cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel thuế GTGT 10%. Hàng đã chuyển cho khách hàng và khách hàng thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt. Số còn lại được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sau 15 ngày. Tuy nhiên đến ngày 20/12/2009 khách hàng đã thanh toán tiền Công ty tiến hành chiếu khấu thanh toán 0.5% tổng giá trị thanh toán cho khách hàng bằng tiền mặt. - Khi xuất bán hàng cho khách hàng kế toán lập hóa đơn GTGT như biểu 2-13 giao cho khách hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho như biểu 2-16 để xuất hàng cho khách hàng. - Khi khách hàng thanh toán tiền mặt kế toán tổng hợp lập phiếu thu, thủ quỹ căn cứ phiếu thu để nhập quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ. - Ngày 20/12 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng thông báo số tiền khách hàng thanh toán Công ty tiến hành chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán tổng hợp lập phiếu chi tiền như biểu 2-15, thủ quỹ dựa vào phiếu chi này để xuất quỹ tiền mặt cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel. Sau khi chứng từ được cập nhật phần mềm kế toán đưa số liệu vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết. Biểu 2-17 : Sổ chi tiết TK 131 - Công ty TNHH TM và XNK Viettel CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Tên khách hàng: Công ty TNHH TM và XNK Viettel (VIETEL) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư đầu kỳ  25,648,000 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số …. …. ………. …. … …. 12-Dec HD 41577  Bán mực in mã vạch 5111  90,000,000  Thuế GTGT đầu ra 33311  9,000,000  Thu tiền mặt 1111  10,000,000 20/12 BC 125 Thu tiền chuyển khoản  11211  89,000,000 ……….. ……. ………… …… ………. ……. Tổng phát sinh nơ 99,000,000 Tổng phát sinh có 99,000,000 Số dư có cuối kỳ 25,648,000 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2) Ngày 11/12/2009 Công ty ký hợp đồng kinh tế số 0125/HĐKT với Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam về việc Công ty GS – GROUP JSC sẽ cung cấp thiết bị Camera giám sát, thiết bị chấm công tổng giá trị hợp đồng là 47,531,000 đồng, Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam ứng trước cho Công ty 20,000,000 đồng. Số tiền còn lại sẽ được thanh toán trong vòng 5 ngày. - Ngày 11/12 Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa GS – GROUP JSC với Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam trên hợp đồng quy định cụ thể về thời hạn thanh toán, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, phương thức thanh toán… - Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam ứng trước tiền hàng cho Công ty qua ngân hàng. Ngân hàng gửi giấy báo có, căn cứ vào giấy báo có kế toán hạch toán tăng khoản trả trước của khách hàng. - Ngày 12/12 Công ty cung cấp thiết bị cho khách hàng, phát hành hóa đơn GTGT liên 2 giao cho khách hàng. Ngoài hóa đơn bán hàng Công ty phát hành hóa đơn dịch vụ lắp đặt thiết bị với giá trị 710,000 đồng thuế GTGT 10% như biểu 2-18.Thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa, lập phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Ngày 15/12 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng về việc Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam thanh toán số tiền còn lại. Căn cứ vào giấy báo có kế toán hạch toán giảm số tiền phải thu khách hàng Biểu 2-18 : Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao cho khách hàng 41600 Ngày 12 tháng 12năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội MST: 0101430351 Họ và tên người mua: Nguyễn Thị Lan Tên đơn vị: Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam Địa chỉ: Km 17,5 Quốc lộ 5, Thị trấn Như Quỳnh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0900108493 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1X2 1 Dịch vụ lắp đặt thiết bị 710,000 Cộng tiền hàng: 710,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 71,000 Tổng cộng tiền thanh toán 781,000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm tám mốt nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Chứng từ sau khi được cập nhật vào phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết. Biểu 2-19 Sổ chi tiết TK 131 – Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng LG Electronics Việt Nam Tên khách hàng: Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam (LGNV0008) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư nợ đầu kỳ  176,941,000 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số …. …. ………. …. … ….  12/12 BC 156 Khách hàng ứng trước 1121 10,000,000 12/12 HD 41579 Thiết bị Camera giám sát 5111 21,500,000 12/12 HD 41579 Thuế GTGT đầu ra 33311 2,150,000 12/12 HD 41579 Bán thiết bị chấm công 5111 21,000,000 12/12 HD 41579  Thuế GTGT đầu ra 33311 2,100,000 12/12 HD 41600 Dịch vụ lắp đặt 5113 710,000 12/12 HD 41600  Thuế GTGT đầu ra 33311 71,000 … .. … … … … 20/12 BC 125 Thu tiền chuyển khoản  11211  89,000,000 ……….. ……. ………… …… ………. ……. Tổng phát sinh nợ 69,686,000 Tổng phát sinh có 109,621,000 Số dư có cuối kỳ 137,006,000 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Sổ tổng hợp chi tiết TK 131 – Phải thu khách hàng được in ra như sau Biểu 2-20 : Sổ tổng hợp chi tiết TK131 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 Từ ngày 01/12đến ngày 31/12 Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … Công ty TNHH TM và XNK Viettel (VIETEL)  25,648,000  99,000,000  99,000,000  25,648,000  Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam  176,941,000 69,686,000 109,621,000 137,006,000 Tổng cộng 6,033,715,000 4,863,383,000  5,871,220,000 4,528,119,000 9,274,620,800 6,761,187,800 Lập ngày … tháng… năm Người lập biểu Kế toán trưởng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2.2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại công ty GS – GROUP JSC 2.2.3.1.Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán hàng hóa Công ty sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng, tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và tương tự như đối với tài khoản 331- Phải trả nhà cung cấp Công ty cũng không theo dõi khỏan phải thu ngắn hạn và dài hạn. 2.2.3.2. Trình tự hạch toán Từ hai nghiệp vụ lấy ở phần trên ta có số liệu được đưa vào các sổ Nhật ký chung và sổ cái như sau. Biểu 2-21 : Sổ Nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ NHẬT KÝ CHUNG Tõ ngµy: 01/12/2009 ®Õn ngµy: 31/12/2009 Đơn vị: Đồng Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã … … …. … … … 12/12 HD 41577 Phải thu khách hàng 131 99,000,000 12/12 HD 41577  Bán mực in mã vạch 5111  90,000,000 12/12 HD 41577  Thuế GTGT đầu ra 33311  9,000,000 12/12 HD 41577  Thu tiền mặt 1111  10,000,000 12/12 HD 41577 Phải thu khách hàng 131 10,000,000 … … … … … … 12/12 BC156 Tiền gửi ngân hàng 1121 10,000,000 Khách hàng ứng trước 131 10,000,000 12/12 HD 41579 Phải thu khách hàng 131 23,265,000 Doanh thu bán hàng 5111 21,150,000 Thuế GTGT đầu ra 2,150,000 12/12 HD 41579 Phải thu khách hàng 131 23,100,000 Doanh thu bán hàng 5111 21,000,000 Thuế GTGT đầu ra 2,100,000 12/12 HD 41600 Phải thu khách hàng 131 781,000 Doanh thu bán hàng 5113 710,000 Thuế GTGT đầu ra 3331 71,000 … … … … … … 20/12 BC 201 Thu tiền chuyển khoản 11211 37,531,000  Phải thu khách hàng 131 37,531,000 20/12 BC 125 Thu tiền chuyển khoản 11211 89,000,000  Phải thu khách hàng 131 89,000,000 20/12 PC 105 Chiết khấu thanh toán 635 495,000 Tiền mặt 1111 495,000 … … … … … … (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Biểu 2-22 : SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng Từ 01/12/2009 đến 31/12/2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Tk đối ứng Nợ Có B C D H 1 2 Số trang trước chuyển sang ….. …. …. …. 12/12 HD 41577  Bán mực in mã vạch 5111 90,000,000  Thuế GTGT đầu ra 33311 9,000,000  Thu tiền mặt 1111 10,000,000 12/12 BC 156 Khách hàng ứng trước 1111 10,000,000 12/12 HD 41579 Thuế GTGT đầu ra 33311 2,150,000 12/12 HD 41579 Bán thiết bị chấm công 5111 21,000,000 12/12 HD 41579  Thuế GTGT đầu ra 33311 2,100,000 12/12 HD 41600 Dịch vụ lắp đặt 5113 710,000 12/12 HD 41600  Thuế GTGT đầu ra 33311 71,000 20/12 BC 125 Thu tiền chuyển khoản  11211 89,000,000 20/12 BC 201 Thu tiền chuyển khoản  11211 37,531,000 Dư nợ đầu kỳ  1,170,332,000 Tổng phát sinh nợ  5,871,220,000 Tổng phát sinh có 4,528,119,000 Số dư nợ cuối kỳ 2,513,433,000 (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty 3.1.1- Ưu điểm Kể từ khi thành lập với những thay đổi trong tổ chức quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng theo hướng ngày càng hoàn thiện và hiệu quả. Công ty đã xây dựng được cho mình một bộ máy kế toán tập trung gọn nhẹ và hợp lý phù hợp với quy mô và hình thức của Công ty góp phần không nhỏ tạo nên những thành công của Công ty trong thời gian qua và hứa hẹn mang tới những thành công trong thời gian sắp tới. Bộ máy kế toán được bố trí phù hợp với chuyên môn và năng lực của từng nhân viên. Kế toán trưởng là người vững vàng không những về nghiệp vụ có trình độ chuyên môn cao mà khả năng xử lý nhạy bén ,giải quyết công việc một cách nhanh tróng và chính xác, các nhân viên khác trong phòng kế toán là những người có trình độ đại học, làm việc nhiều năm tại Công ty, am hiểu các nghiệp vụ diễn ra tại Công ty luôn có tinh thần học hỏi, hợp tác trong việc hoàn thành công việc. Số nhân viên phòng kế toán tuy ít nhiều người phải kiêm nhiệm nhiều phần hành tuy nhiên công việc vẫn được hoàn thành đúng tiến độ. Các chính sách kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty một cách nhất quán tuân thủ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, điều này phù hợp với loại hình hoạt động, quy mô của Công ty và đúng nguyên tắc tổ chức kế toán. Điều này góp phần to lớn trong việc gia tăng tính hợp pháp, hợp lệ và tính hữu ích của các thông tin tài chính của Công ty đối với bên ngoài như cơ quan thuế, các đối tác…Nhân viên kế toán thường xuyên cập nhật các thông tư hướng dẫn, những thay đổi trong chế độ kế toán, chuẩn mực và các hướng dẫn về kê khai và nộp thuế đảm bảo công việc sát sao với pháp luật kế toán của nhà nước. Công ty áp dụng hình thức sổ Kế toán Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán việc áp dụng hình thức ghi sổ này phù hợp với quy mô của Công ty với đặc điểm nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhiều thường xuyên, tạo điều kiện cho việc theo dõi quản lý của các nhà quản trị và các nhân viên kế toán một cách dễ dàng, hạn chế khả năng gian lận và sai sót. Hình thức sổ Nhật ký chung còn giúp Công ty hạn chế được số lượng sổ sách cần theo dõi mà vẫn đảm bảo việc quản lý thông tin chính xác. Việc sử dụng phần mềm kế toán thông dụng FAST ACOUTING với đặc điểm dễ dàng sử dụng giúp hạn chế sai sót, các sổ và báo cáo đều được lưu trữ trong máy vi tính nên tiết kiệm chi phí và mang tính bảo mật cao, việc tra cứu giữ liệu cũng trở nên nhanh tróng và tiện lợi. Tuy nhiên để hạn chế tính lệ thuộc vào máy vi tính cuối quý, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán tiến hành in ra các sổ sách như sổ chi tiết các tài khoản, sổ nhật ký chung, báo cáo kế toán….và tiến hành lưu trữ đồng thời với việc lưu trữ bản mềm. Việc truy cập vào phần mềm kế toán cũng được phân quyền cụ thể, các nhân viên được cấp user riêng làm tăng tính bảo mật của thông tin kế toán. Hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty chủ yếu theo mẫu của bộ tài chính, số lượng chứng từ tự lập chiếm số lượng ít nhưng các thông tin vẫn dựa trên mẫu của bộ Tài chính. Trình tự luân chuyển chứng từ được tổ chức gọn nhé, không rườm rà, việc bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và việc lưu trữ các chứng từ đặc biệt là các hóa đơn đỏ luôn được theo dõi và kiểm tra bởi ban kiểm soát, giám đốc công ty và lãnh đạo các phòng ban kết hợp với phòng kế toán thực hiện theo đúng nhiệm vụ của mình. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15 của Bộ tài chính việc mở chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với đặc điểm của đối tượng, số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng tạo điều kiện dễ dàng trong việc theo dõi. Đối với phần hành thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Công ty Công ty cũng có những ưu điểm sau: Việc chi tiết các tài khoản công nợ phải thu và phải trả theo dõi đến từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các khoản nợ của khách hàng và đối với nhà cung cấp, giúp Công ty theo dõi được những khoản nợ khó đòi, nợ không thu hồi được và những khoản nợ quá hạn đối với nhà cung cấp điều này hạn chế rủi ro trong kinh doanh và lệ thuộc về tài chính. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế trong phần hành này dù trả ngay hay trả chậm đều được hạch toán qua tài khoản 131 và 331 điều này tạo thuận lợi cho việc lấy dữ liệu tính toán các chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được công tác và tổ chức kế toán của Công ty còn gặp những khó khăn sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhưng hoạt động chưa ở mức hiệu quả cao nhất. Nhiều nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, gây ra hiện tượng công việc quá tải, đặc biệt vào thời gian cuối quý hoặc cuối năm khi phải lập các báo cáo tài chính, kê khai thuế…khối lượng công việc lớn gây ra áp lực cao cho nhân viên, dễ xẩy ra nhầm lẫn, sai sót trong công việc. Về sổ sách kế toán sử dụng: Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả theo thời hạn thanh toán. Các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp chỉ được mở riêng cho từng khách hàng và nhà cung cấp điều này tạo khó khăn cho việc theo dõi các khoản nợ đến hạn và nợ quá hạn. Ngoài ra Công ty không theo dõi trên các sổ Nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng mặc dù khối lượng thông tin tại các nghiệp vụ này rất lớn, điều này gia tăng dữ liệu trên sổ Nhật ký chung khó khăn trong việc theo dõi. Về hệ thống báo cáo: Định kỳ phòng tài chính kế toán mới chỉ lập các báo cáo kế toán theo quy định của chế độ phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài chứ chưa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho việc quản trị nội bộ doanh nghiệp. Dẫn đến việc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như việc đưa ra các quyết định kinh tế chính xác bị hạn chế và kém sát với thực tế hoạt động của Công ty. Về hệ thống tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng và Tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp: Hai tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản theo dõi từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp nhưng không được mở chi tiết theo dõi phải thu hoặc phải trả ngắn hạn và dài hạn. Tài khoản 156 – hàng hóa: tất cả giá mua và chi phí thu mua của hàng hóa đều được Công ty hạch toán vào tài khoản 156 – Hàng hóa, điều này là chưa hợp lý, khó theo dõi các khoản chi phí liên quan đến hàng mua đặc biệt với những nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu có điều khoản thanh toán là FOB, C&F, CFA…chi phí thu mua lớn làm khó khăn trong việc hạn chế chi phí thu mua có thể dẫn đến tạo mức giá bán ra không hợp lý. Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Bộ phận chi phí bán hàng liên quan đên nhiều mặt hàng như chi phí công tác nươc ngoài, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí điện thoại, thư tín liên quan đến việc bán hàng đều được hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, là không hợp lý. Công ty không sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng để theo dõi bộ phận chi phí liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, các chi phí này đều được tập hợp vào Tk 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, điều không đáp ứng được yêu cầu hạch toán việc phản ánh chi phí không chính xác. Việc không tách biệt được những chi phí này sẽ làm cho việc phân tích chi phí, tìm kiếm các biện pháp giảm thiểu chi phí gặp nhiều khó khăn Về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng: Khoản phải thu khách hàng có giá trị tương đối lớn trong bảng cân đối kế toán năm tuy nhiên Công ty không tiến hành đánh giá và lập dự phòng với khoản mục này, công ty không sử dụng TK139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Mặc dù khách hàng của Công ty có hoạt động kinh doanh tương đối tốt, việc trả nợ chủ yếu là đúng hạn tuy nhiên trong nền kinh tế có nhiều biến động các khoản nợ phải thu cũng có thể gặp những rủi ro nhất định, doanh nghiệp khó có thể phản ứng kịp nếu không có sự theo dõi sát sao với các khoản mục phát sinh. Trong lịch sử của Công ty đã có trường hợp này xảy ra nhưng giá trị ở mức nhỏ, tuy nhiên không nên chủ quan trong tương lai. Trong năm khi có các khoản nợ không thu hồi được Công ty hạch toán thẳng vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này là không hợp lý, không phản ánh rõ được nguyên nhân phát sinh chi phí, dẫn đến cung cấp thông tin kế toán không chính xác. 3.2. Phương hướng hoàn thiện Xuất phát từ những hiều biết về công tác kế toán tại Công ty cùng những kiến thức đã được học tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân em mạnh dạn đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng: Về sổ sách kế toán sử dụng: Công ty nên theo dõi trên các sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký mua hàng phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trong trường hợp mua chịu, Nhật ký bán hàng dung để phản ánh các nghiệp vụ bán hàng trong trường hợp bán chịu hoặc giao hàng cho người mua theo phương thức nhận trước tiền hàng do các nghiệp vụ này phát sinh nhiều tại Công ty và mang tính trọng yếu. Về hệ thống báo báo kế toán: Công ty nên xây dựng riêng một bộ phận kế toán quản trị gồm những nhân viên am hiểu về hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ, đội ngũ phân tích có tầm nhìn chiến lược. Công ty có thể đưa các nhân viên kế toán đi đào tạo tại các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu, các lớp học phân tích tài chính để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và vận dụng thành thạo vào thực tế. Bộ phận kế toán quản trị sẽ lập các báo cáo kế toán quản trị theo từng quý cố định và khi có yêu cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác cho các nhà quản trị Công ty. Báo cáo của kế toán quản trị đựoc sử dụng kết hợp với các báo cáo khác của doanh nghiệp như báo cáo về thị trường, đối thủ cạnh tranh, công nghệ sản xuất... để có cái nhìn toàn diện hơn về các yếu tố đang tác động đến hoạt động của doanh nghiệp. Về tài khoản sử dụng: Công ty nên chi tiết tài khoản 156 thành các tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1561 – Giá mua hàng hóa: Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hóa hiện có tại kho, tại quầy và tình hình biến động tăng, giảm hàng hóa tại kho, tại quầy trong kỳ theo giá mua thực tế. - Tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Tài khoản này phản ánh tình hình chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa. Phương pháp tính trị giá mua và chi phí thu mua của hàng hóa như sau: Trị giá mua của hàng hóa gồm giá mua ghi trên hóa đơn của người bán (-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) chi phí hoàn thiện sản phẩm. Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi… Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Chi phí mua hàng đầu kỳ Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ Giá vốn hàng bán trong kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Chi phí mua hàng đầu kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ kết chuyển chi phí mua hàng này cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ theo công thức sau: Giá vốn hàng bán ra trong kỳ + x = + + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ x = Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ + Giá vốn hàng bán trong kỳ Cuối kỳ sau khi tính toán và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kỳ kế toán thực hiện bút toán tăng giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : Chi phí mua hàng phân bố cho hàng bán ra trong kỳ Có TK 1562 : Chi phí mua hàng phân bố cho hàng bán ra trong kỳ Ngoài ra bộ phận chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ cũng được tính vào chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán bằng cách cộng chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ vào giá mua hàng tồn kho cuối kỳ. Điều này sẽ làm tăng tính chính xác của chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán theo đúng giá trị hàng tồn kho. Công ty nên hạch toán bộ phận chi phí thu mua liên quan đến nhiều mặt hàng vào TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa sau đó phân bổ khoản chi phí này cho từng mặt hàng, tiêu thức dung để phân bổ thường là giá trị của hàng mua, nhằm tính toán chính xác giá thực tế của từng loại hàng hóa và đưa ra một mức giá bán có lợi nhất. Đối với doanh nghiệp thương mại công tác bán hàng là rất quan trọng, bộ phận chi phí phát sinh trong giai đoạn này lớn, Công ty nên hạch toán phần chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm như chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hóa mang đi bán, chi phí bao gói hàng hóa, chi phí dịch vụ điện thoại, thư tín phục vụ cho việc bán hàng… vào TK 641 – Chi phí bán hàng, nhằm tách biệt các khoản chi phí liên quan đến bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp việc này sẽ giúp cho việc phân tích chi phí và tìm kiếm các biện pháp giảm thiểu chi phí được thuận lợi và hiệu quả. 3.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại GS – GROUP JSC 3.3.1- Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Cán bộ phòng kinh doanh cần hỗ trợ phòng kế toán tài chính trong việc quản lý các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp bằng việc cung cấp kịp thời các thông tin về tình hình hoạt động của các đối tượng thanh toán trên thị trường. Công ty nên có các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán đúng thời hạn và trước thời hạn bằng việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán vừa đảm bảo nhu cầu về vốn đồng thời tạo được uy tín từ phía khách hàng. Tuy nhiên việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán phải được tính toán phù hợp đảm bảo lợi nhuận cho Công ty. Dưới đây là một vài kiến nghị cụ thể của em về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Thiết lập hồ sơ khách hàng. Trong quá trình giao dịch kinh doanh giữa công ty với khách hàng, ngoại trừ một số trường hợp mua hàng và thanh toán tiền ngay khi giao hàng, hoặc thanh toán tiền trước sau đó giao hàng sau. Tuy nhiên thường thì hoạt động mua bán không phải lúc nào cũng thu được tiền ngay mà khách hàng mua nợ trong một khoảng thời gian nhất định mới thanh toán. Việc thiết lập hồ sơ khách hàng là rất quan trọng nhằm thực hiện quản lý tốt khoản phải thu khách hàng. Hồ sơ khách hàng tối thiểu phải có những tài liệu sau đây: (1) Hợp đồng mua bán; (2) Mẫu đăng ký chữ ký giao dịch; (3) Giấy đăng ký kinh doanh của khách hàng. Để đảm bảo hiệu quả nên phân tích khách hàng và xác định nhóm khách hàng giao dịch thường xuyên và có mức dư nợ lớn với công ty. Thông thường nhóm khách này sẽ chiếm giữ khoảng từ 60-80% khoản phải thu khách hàng của toàn công ty nên cần thiết phải lập hồ sơ khách hàng. Đối với những khách hàng nhỏ lẻ thì không nhất thiết phải thiết lập hồ sơ khách hàng mà thay vào đó là nên hạn chế bán nợ cho các đối tượng này. Đối chiếu công nợ. Đối chiếu công nợ là việc cung cấp thông tin chi tiết về khoản phải thu để khách hàng xác nhận vào biên bản đối chiếu công nợ số tiền hàng còn nợ công ty tại thời điểm xác định, là cơ sở để công ty thu nợ khách hàng và cũng là cơ sở để khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán với công ty. Việc đối chiếu công nợ nếu không thực hiện tốt thì không những quản lý công nợ không tốt, tạo ra tiêu cực mà còn ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của công ty, gây rủi ro lớn cho công ty về mặt tài chính. Một số lưu ý trong việc đối chiếu công nợ khách hàng. Tiến hành đối chiếu hàng tháng với nhóm khách hàng có mức dư nợ chiếm 70%- 80% mức dư nợ của toàn công ty ( đây là những khách hàng có mức dư nợ lớn). Một nhóm khách hàng nữa cũng bắt buộc phải đối chiếu hàng tháng, đó là những khách hàng có công nợ báo động đỏ và được xếp vào danh sách công nợ khó đòi. Đối với nhóm khách hàng có mức dư nợ thấp ( nhóm này thường chiếm khoảng 20% khoản phải thu khách hàng của công ty, là những khách hàng có mức phát sinh doanh số mua hàng thấp, dư nợ nhỏ) thì nên đối chiếu một quý một lần. Đo lường hiệu quả các khoản phải thu Để cải thiện hiệu quả các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lương hiệu quả hoạt động phải thu. Số ngày bình quân khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoản phải thu. Một số công ty đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được. Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: Được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quá định mức do công ty đặt ra, Ban Giám đốc cần có những qui định siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động. Tuổi nợ: Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu. 3.3.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán Về hệ thống tài khoản: Công ty nên mở chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng và TK 331- Phải trả nhà cung cấp thành các tài khoản cấp 2 theo dõi thanh toán ngắn hạn và dài hạn, sau đó mới mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo dõi từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp Ví dụ: TK 1311_Công ty cổ phần May Đáp Cầu: theo dõi khoản phải thu ngắn hạn của khách hàng Công ty cổ phẩn May Đáp Cầu. Ngoài ra việc sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi, là cần thiết, Công ty nên sử dụng tài khoản này trong việc hạch toán các khoản nợ khó đòi trước khi đưa vào chi phí. Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có khả năng không thu hồi được do khách hàng không có khả năng thanh toán. Công ty nên dự kiến mức tổn thất có thể xẩy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dụ phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang trong thời gian làm thủ tục giải thể…doanh nghiệp phải dự kiến được mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có nguy cơ không thu hồi được Công ty tính toán số dự phòng phải thu cần lập theo một trong những cách sau: Cách 1: ước tính nợ khó đòi dựa vào khoản doanh thu bán chịu trong kỳ Số dự phòng phải lập = doanh thu bán chịu x tỷ lệ nợ khó đòi Tỷ lệ nợ khó đòi có thể được xác định bằng bình quân của các khoản tỷ lệ nợ khó đòi trong 3 năm trước. Phương pháp này dựa trên quan điểm sẽ có một tỷ lệ nhất định doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi ước tính dựa trên rỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của các kỳ trước đó Cách 2: doanh nghiệp ước tính có một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi. Tỷ lệ ước tính này dựa trên kinh nghiệm của những năm trước và kinh nghiệm của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực. Chi phí nợ khó đòi ước tính cuối kỳ được xác định như sau: Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kỳ x Tỷ lệ nợ khó đòi Cách 3: là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao… Với phương pháp này, các nhà quản lý phải tính thời hạn của các khoản phải thu vào cuối mỗi kỳ, xem xét từng khoản phải thu và xếp loại theo tiêu thức độ dài thời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỷ lệ mỗi loại có thể trở thành khoản khó đòi. Điều này có thể thực hiện bằng cách lập bảng theo dõi nợ theo thời gian. Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi kế toán sử dụng tài khoản 139 – dự phòng phải thu khó đòi tài khoản này có kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Bên nợ: - Phản ánh số dự phòng phải thu khó đòi đã sử dụng trong kỳ - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dung đến Bên có: trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho kỳ kế toán tới Dư có: dự phòng phải thu khó đòi hiện còn. Bên cạnh việc theo dõi chi tiết theo từng khoản dự phòng phải thu khó đòi kế toán phân các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo thời gian như dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi và dự phòng phải thu dài hạn khó đòi. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi được tiến hành như sau: Cuối kỳ kế toán tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối kỳ trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho kỳ tới nếu số dự phòng kỳ trước lớn hơn kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng thừa bằng bút toán: Nợ TK 139 : Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dung đến Có TK 642 (6426): Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Trường hợp số dự phòng đã trích thấp hơn số dự phòng phải trích lập số chênh lệch sẽ được kế toán trích bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 (6426): Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Có TK 139: Trích bổ sung dự phòng phải thu khó đòi Khi thu hồi hay có quyết định xử lý xóa sổ nếu số thiệt hại không thu hồi được lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập, căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK 111,112…: Số tiền đã thu hồi được Nợ TK 139 : Số thiệt hại không thu hồi được hay khoản nọ khó đòi đã xử lý xóa sổ được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi đã lập của chính những khoản đó. Nợ TK 642 (6426): Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp số thiệt hại không thu hồi được hay xử lý xóa sổ lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập. Có TK 131, 331: Tổng số các khoản phải thu đã thu hay xử lý xóa sổ Nếu số thiệt hại không thu hồi được nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 111, 112…: Số tiền đã thu hồi được Nợ TK 139: Số thiệt hại không thu hồi được nay xử lý xóa sổ được ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi đã lập của nhưng khoản đã thu hồi hay xóa sổ. Có TK 131,331: Tổng số các khoản phải thu đã thu hồi hay xử lý xóa sổ. Đồng thời số dự phòng phải thu khó đòi đã lập còn lại của những khoản phải thu khó đòi đã thu hồi hay xử lý xóa sổ trong kỳ phải được hoàn nhập bằng bút toán: Nợ TK 139: Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 (6426): Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ kế toán tiếp theo tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi còn lại với dự phòng phải trích cho kỳ kế toán tới và ghi các bút toàn hoàn nhập hay trích lập tương tụ như kỳ kế toán trước. 3.3.3.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Trên sổ chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp nên có thêm phần theo dõi thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, phải trả để kế toán tiện lợi trong việc tính toán và theo dõi thời hạn thanh toán đảm bảo việc thanh toán đúng hạn đối với nhà cung cấp và thu hồi công nợ của khách hàng. Ngoài ra việc lập các báo cáo liên quan đến tình hình thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp nên được lập theo từng quý, tuy công việc sẽ tăng lên nhưng nó sẽ giúp cho việc phản ứng nhanh lẹ và phát hiện kịp thời những rủi ro cho Công ty. KẾT LUẬN Kể từ khi thành lập GS - GROUP JSC đã xây dựng được cho mình một tổ chức bộ máy quản lý hợp lý và hiệu quả làm nền tảng cho Công ty phát triển. Đặc biệt bộ phận kế toán của Công ty cũng được tổ chức hợp lý đã góp phần không nhỏ trong việc cung cấp những thông tin kịp thời và thích hợp cho nhà quản trị góp phần đáng kể cho việc ra các quyết định chính xác. Với sự năng động, sáng tạo và nỗ lực của đội ngũ nhân viên, công ty GS - GROUP JSC đã và đang tạo được sự tin tưởng và uy tín trên thị trường, có sự đóng góp không nhỏ cho sự phát triển của đất nước. Qua thời gian thực tập tại Công ty cùng với những kiến thức đã có của mình em đã rất cố gắng để hoàn thiện báo cáo của mình. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của TS. Phạm Thị Thủy và các chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty Cổ phần Tập đoàn phát triển Công nghệ và Đầu tư đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty và hoàn thành báo cáo này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài chính.2008. Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán, sơ đồ kế toán (Quyển 2). Hà Nội. NXB Thống Kê. Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư. Báo cáo tài chính năm 2006,2007,2008. Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư. Điều lệ Công ty. Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư. Giới thiệu Công ty. PGS.TS. Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp. Hà Nội. NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân. Tạp chí kế toán. NhËn xÐt cña gi¸o viªn h­íng dÉn Hà Nội, ngày tháng năm 2010 NhËn xÐt cña gi¸o viªn ph¶n biÖn Hà Nội, ngày tháng năm 2010