Chuyên đề Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội

oá.Tiến hành theo dõi số lượng, đơn giá, tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hoá thông qua các sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.Từ đó có thể kiểm soát tốt số lượng, giá trị của từng loại hàng hoá.Cung cấp các thông tin chính xác và cần thiết về hàng hoá cho phòng kinh doanh và ban giám đốc để có thể tham giá ký kết các hợp đồng kinh tế, đấu thầu các công trình trong toàn quốc. Phòng kinh doanh trực tiếp điều hành hai bộ phận: - Bộ phận nghiên cứu thị trường và nhập khẩu: Chức năng của bộ phận này là nghiên cứu và tìm hiểu thị trường thu mua và thị trường tiêu thụ hàng hoá, tìm kiếm các đối tác phù hợp với công ty.Bộ phận này có ý nghĩa quan trọng là cơ sở, nền tảng đối với việc vạch ra chiến lược thu mua và tiêu thụ của từng loại hàng hoá của kỳ kinh doanh tới. - Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Có chức năng chính là giới thiệu các sản phẩm mới của công ty để các khách hàng trong nước biết đến.Thông thường các sản phẩm mới mà công ty nhập thường có nhiều chức năng và ưu điểm hơn so với các sản phẩm cũ, các nhân viên tại cửa hàng có nhiệm vụ chào hàng tới các đơn vị, khách hàng và chỉ ra những chứa năng mới và ưu điểm của sản phẩm mới để khách hàng biết được và chấp nhận tiêu thụ.Đồng thời tại cửa hàng các nhân viên có thể bán lẻ cho các khách hàng mua vói số lượng và giá trị nhỏ. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty có thể được khái quát theo sơ đồ 1. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Phòng hành chính Bộ phận khảo sát thiết kế Giám đốc Cố vấn kỹ thuật Cố vấn pháp lý Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kế toán Nghiên cứu thị trường và nhập khẩu Giới thiệu sản phẩm Bộ phận thi công Phó giám đốc II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán 1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 1.1.Phương thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, bộ máy kế toán cuả công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung.Toàn bộ công việc kế toán được tập trung ở phòng kế toán.Nhiệm vụ cuả phòng kế toán là hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính.Đồng thời, phòng kế toán của công ty còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.Từ đó tham mưu cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp quy định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty . 1.2.Chức năng nhiệm vụ theo phần hành Dựa trên quy mô kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý Công ty cùng mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán gồm có 5 người và được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau : Đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, là người chịu trách nhiệm chung toàn Công ty.Kế toán trưỏng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điều hành công tác kế toán; đồng thời tổng hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp toàn Công ty và lập các báo cáo tài chính. Tiếp đến là Kế toán chi phí và tính giá thành: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, ghi sổ chi tiết tài khoản 156; cuối tháng lập các bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hóa.Đồng thời ghi sổ Cái các tài khoản có liên quan . Kế toán công trình: có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tại các công trình mà công ty có hợp đồng lắp đặt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, xem xét các chi phí phát sinh, các thiết bị xuất kho, tổ chức hạch toán kế toán để lập dự toán, khi công trình bàn giao sẽ tiến hành lập báo cáo quyết toán đưa lên Giám đốc. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội và giữa Công ty với khách hàng với nhà cung cấp, đồng thời quản lý các tài khoản 131, 331, 136, 336,141,333,… kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng . Kế toán kho quỹ và ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ cuả chứng từ gốc, viết phiếu thu, phiếu chi, lập sổ quỹ và theo dõi quỹ tiền mặt của Công ty, quản lý các tài khoản 111,112 và các sổ chi tiết.Cuối tháng đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng.Bộ máy kế toán có thể được mô tả rõ hơn qua sơ đồ 2. Sơ đồ 2:Sơ đồ bộ máy kế toán kế toán trưởng kế toán chi phí và giá sản phẩm kế toán công trình kế toán thanh toán kế toán kho quỹ và ngân hàng 2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Hiện nay, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đang áp dụng hình thức Nhật ký - sổ Cái. Đặc điểm của hình thức Nhật Ký - Sổ Cái là từ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh vào chứng từ gốc hoặc bảng tồng hợp chứng từ gốc. Sau đó từ các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chúng từ gốc để ghi vào Nhật Ký-Sổ Cái.Sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết . Cuối tháng, cuối quý nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ và đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật Ký - Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có và số Dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Nhật Ký - Sổ Cái phải khớp đúng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. Các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết mà Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội hiện đang sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết tài sản cố định. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Thẻ kho, Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay. Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, với người mua, với Ngân sách nhà nước. Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổ chi tiết nguồn vốn chủ sở hữu. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký – sổ Cái Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Đối với Công ty TNHH Thiết bị phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì việc lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái có thể nói là khác phù hợp.Hình thức ghi sổ này đơn giản, thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán của bộ phận kế toán.Với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá các nhân viên kế toán ghi sổ cái TK156, TK 331, TK511,131,…. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi theo yêu cầu quản lý.Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.Đối với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì bộ phận kế toán tiến hành mở các sổ chi tiết của các loại hàng hoá, vật tư, thẻ kế toán chi tiết.Mỗi loại hàng hoá ghi tiết cho một quyển sổ hoặc nhiều loại hàng hoá được ghi trên một quyển sổ chi tiết. Công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá hết sức quan trọng.Vì vậy các loại sổ kế toán liên quan đến hàng hoá được kế toán trưởng giao cho một nhân viên có trách nhiệm và trình độ năng lực cao quản lý.Đồng thời kế toán trưởng thường xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở nhân viên này. Việc mở và ghi sổ kế toán đều được nhân viên ghi sổ phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, và liên tục theo trình tự thời gian để theo dõi đúng số phát sinh và số hàng tồn cuối ngày, làm căn cứ để thu mua và xuất hàng hoá.Hết niên độ kế toán thì phải tiến hành khoá sổ kế toán. Bên cạnh đó việc lưu giữ sổ kế toán hàng hoá được nhân viên giữ sổ thực hiện một cách cẩn thận. III.Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 1.Kế toán thu mua hàng hoá. 1.1.Các phương thức thu mua hàng hoá. a. Mua hàng trong nước: bao gồm hai phương thức sau: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: Đối với công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì các loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nước chưa sản xuất được.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo hai phương thức: - Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. - Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.Tuy nhiên hình thức này ít được công ty áp dụng. 1.2.Phương pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá. a.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng. Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thường sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng mua bán hàng hoá - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng thông thường - Phiếu nhập kho: - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây: - Invoice : là chúng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty. - Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp. - CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lượng hàng hoá mà bên bán cung cấp. -Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu - Biên lai thu lệ phí hải quan - Biên lai thu lệ phí bến bãi. - Giấy thông báo Thuế, Phụ thu. Để thực hiện quá trình hạch toán kế toán thu mua hàng hoá sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151: Hàng hoá đang đi đường. Tài khoản 156: Hàng hoá. Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Tài khoản 141 “Tạm ứng”. Ví dụ 1: Theo Hợp đồng kinh tế số 08/HĐKT ngày 3 tháng 10 năm 2005 Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội mua một lô hàng của công ty Guangxi Guangfa như sau : No Description Unit Quantity Unit Price (USD) Amount (USD) 1 Fire Extinguisher FZ4 PCS 3000 11.5 34500 2 Fire Extinguisher MFTZ35 - 50 109 5450 3 Fire Extinguisher MT3 - 500 21 10500 4 Fire Extinguisher MT5 - 300 22.5 6750 5 Fire Hose phi 50-13 Model M 5000 2.8 14000 6 Fire Hose phi 65-13 Model M 3000 3.2 9400 7 30m Fire Hose Reel PCS 20 90 1800 Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC Hà Nội 28b Điện biên Phủ-Ba Đình- Hà Nội Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 186 TC/CĐKT Nagày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3 Họ tên người giao hàng: Anh Tuấn Anh Theo: Số hoá đơn 17019 ngày 5 tháng 10 năm 2005 của.. Nhập tại kho: Thanh Xuân S T T Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bình chữa cháy FZ4 Cái 3000 2 Bình chữa cháy MFTZ35 Cái 50 3 Bình chữa cháy MT3 Cái 500 4 Bình chữa cháy MT5 Cái 300 5 Vòi chữa cháy D50-Model:13 mét 5000 6 Vòi chữa cháy D65-Model:13 mét 3000 7 Vòi Rulô chữa cháy mét 20 Tổng tiền hàng: Thuế VAT: Tổng thanh toán: Viết bằng chữ: Nhập ngày 06 tháng 10 năm 2005 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số: 03 - GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 17019 09/10/2005 Công ty Guangxi Guangfa 84.970.000 Tổng cộng 84.970.000 Ngày 09 tháng 10 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tổng Hợp chi phí giá vốn hàng thiết bị chữa cháy NK qua CK Lạng Sơn của Guangxi ngày 6/10/2005 HĐ: 08/HĐKT Ký ngày 03/09/2005.Trị giá: 82.600 USD I.Tổng hợp chi phí : - Phí vận chuyển: 14.230.000 (VAT: 711.500) -Phí xe vào bãi: 80.000 -Phí bến bãi: 30.000 -Phí mở tờ khai: 200.000 -Phí khai thác: Cộng: 14.540.000 II.Phân bổ giá vốn: Tỷ giá: 15.600 TT Diễn Giải Số lượng ZNK Chi Phí Z Vốn Thành tiền 1 Bình cc MFZ4 3000 179.400 600 180.000 540.000.000 2 Bình cc MFZT35 50 1.700.400 49.600 1.750.000 87.500.000 3 Bình cc MT3 500 327.600 2400 330.000 165.000.000 4 Bình cc MT5 300 351.000 1000 352.000 105.600.000 5 Vòi cc D50- Model:13 5000 43.680 1320 45.000 225.000.000 6 Vòi cc D65- Model:13 3000 49.920 80 50.000 150.000.000 7 Vòi Rulô 20 1.404.000 96000 1.500.000 30.000.000 Cộng 1.303.100.000 >Z nhập khẩu 1.288.560.000 >Chi phí 14.540.000 >Z Vốn 1.303.100.000 >Thuế GTGT 84.970.000 b.Tổ chức hạch toán chi tiết. Phòng kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song để tiến hành theo dõi chi tiết từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá. ở kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại hàng hoá. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho.Cuối ngày tính số tồn kho.Mẫu thẻ sử dụng như sau: Đơn vị:Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội Tên kho: Thanh Xuân Thẻ kho Ngày lập thẻ: 20 - 10- 2005 Tờ số: Tên, nhãn hiệu vật tư: Bình chữa cháy MFZ4 Đơn vị tính: bình Mã số: 05 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 1 10/10 Nhập mua của Guangxi 12/10 05 2 15/10 Xuất bán cho anh Phát 17/10 03 .......... ............. Song song với việc mở thẻ kho phòng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu hàng hoá: Sổ này được mở theo từng kho và theo từng loại hàng hoá. ở ví dụ 1 kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá cho các loại bình và vòi chữa cháy.Trong sổ chi tiết này nhân viên ghi sổ phải ghi cụ thể số chứng từ, ngày tháng ghi sổ, tên của từng loại hàng hoá nhập, số lượng, đơn giá nhập và tồn về giá trị và số lượng hàng hoá.Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng phát sinh để chuyển sang trang sổ mới.Cuối mỗi tháng nhân viên ghi sổ phải cộng cho từng tháng.Cuối quý kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho tài khoản 156 để đối chiếu với Tài khoản tổng hợp trên Nhật ký - Sổ cái. Các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết từng loại hàng hoá được thể hiện ở trang (24,25). c.Tổ chức hạch toán tổng hợp. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái nên hàng ngày song song với việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, kế toán còn tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Trong sổ Nhật ký sổ cái nhân viên ghi sổ chỉ ghi tổng giá trị của lô hàng, cho các tài khoản 156, TK 133, TK 331.Cuối tháng cộng phát sinh cho các tháng và tiến hành đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết của TK 156. Trở lại ví dụ 1 thì lô hàng nhập khẩu được định khoản như sau: Nợ TK 156: 1.303.100.000 Nợ TK 133: 84.970.000 Có TK 331: 1.388.070.000 Sau khi định khoản kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký sổ cái các tài khoản có liên quan. Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội. Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá Năm: 2005 Tài khoản: 156.Tên kho: Thanh Xuân Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Số dư đầu kỳ 0 10/10 Nhập bình cc MFZ4 180.000 3000 540.000.000 3000 540.000.000 …. ….. Cộng tháng 3000 540.000.000 Đơn vị : Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội Bảng Tổng hợp chi tiết Tài khoản 156 Vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Bình cc MFZ4 0 540.000.000 Bình cc MFZT35 0 87.500.000 Bình cc MT3 0 165.000.000 Bình cc MT5 0 105.600.000 Vòi cc D50- Model:13 0 225.000.000 Vòi cc D65- Model:13 0 150.000.000 Vòi Rulô 0 30.000.000 …… …. ….. …. Tổng 0 1.303.100.000 Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK156 TK133 TK331 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** *** *** 6/10/2005 Mua hàng của Guangxi 1.388.070 1.303.100 84.970 1.388.070 Cộng phát sinh tháng 1.388.070 Số dư cuối tháng 2.Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 2.1.Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn.Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty.Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng hai hình thức tiêu thụ như sau: Bán buôn và bán lẻ. a.Bán buôn hàng hoá. Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lượng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông.Bán buôn gồm hai phương thức sau: - Bán buôn qua kho:Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của Công ty.Hình thức này được chia làm hai loại : + Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội để nhận hàng, Công ty tiến hành xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua.Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng được xác nhận là tiêu thụ. + Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội xuất kho hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận trước giữa hai bên.Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của Công ty. Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi công ty đã nhận được tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. - Bán buôn vận chuyển thẳng: Là kiểu bán buôn mà Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội sau khi mua hàng, nhận hàng không nhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này ở Công ty vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng.Công ty có thể chuyển thẳng hàng đến kho của người mua hoặc giao hàng tay ba tại kho của người bán. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này công ty chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa người mua và người bán.Công ty uỷ quyền cho người mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà công ty được hưởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả. Trong trường hợp trên công ty không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá mà chỉ là người tổ chức cung cấp hàng cho bên mua. b.Bán lẻ hàng hoá: Là bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng.Bán lẻ hàng hoá có các phương thức sau: Bán lẻ thu tiền tập trung và bán lẻ thu tiền trực tiếp.Song ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội chủ yếu sử dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Theo phương thức bán lẻ này, người bán trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách.Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm tra hàng tồn để xác định lượng hàng tiêu thụ, đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ và lập giấy nộp tiền. 2.2.Phương pháp hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá. a. Chứng từ và tài khoản sử dụng Khác với quá trình thu mua hàng hoá, quá trình tiêu thụ hàng hoá ở công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội chỉ thực hiện trong phạm vi trong nước.Do đó các chứng từ liên quan đến việc tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cũng ít và đơn giản hơn so với các chứng từ liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu gồm có: - Hợp đồng kinh tế. - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng. - Hoá đơn giá trị gia tăng. - Hoá đơn bán hàng thông thường. - Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bên cạnh việc lựa chọn các chứng từ phù hợp, bộ phận kế toán còn phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh trong kỳ.Tài khoản sử dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá bao gồm: Tài khoản 156: Hàng hoá. Tài khoản 632: giá vốn hàng bán. Tài khoản 333 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp nhà nước. Tài khoản 511:”Doanh thu bán hàng”. Tài khoản 642:”Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản 131:”Phải thu của khách hàng. Ví dụ 2: Ngày 20/12/2005 Công ty xuất hàng bán cho anh Phát của Công ty TNHH Bình Yên với số lượng và đơn giá như sau: STT Tên hàng đơn vị tính Số lượng đơn giá 1 Bình chữa cháy MT35 Bình 100 220.000 2 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 10 5.000.000 3 Vòi rulô M 200 70.000 kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng của Công ty TNHH Bình Yên mà phòng kinh doanh cung cấp tiến hành viết hoá đơn giá trị gia tăng và thủ kho viết phiếu xuất kho. Hoá đơn ( GTGT) Liên 1: (Lưu) Ngày 20 tháng 12 năm 2005 N0: 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. Địa chỉ: 28B Điện biên Phủ- Ba Đình- Hà Nội Điện thoại: 5146923 MST: 0101775579 Họ, tên người mua: Anh Phát Đơn vị: Công Ty TNHH Bình Yên Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN Hình thức TT: TM,CK MST: 010018007 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bình chữa cháy MT35 Bình 100 220.000 22.000.000 2 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 10 5.000.000 50.000.000 3 Vòi rulô M 200 70.000 14.000.000 Cộng tiền hàng: 86.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 8.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 94.600.000đ Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi tư triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC Hà Nội Địa chỉ:28b Điện biên Phủ-Ba Đình- Hà Nội Phiếu Xuất kho Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 186 TC/CĐKT Ngày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính Ngày 20 tháng 12 năm 2005 Số: 66/3 Họ tên người nhận hàng: Anh Phát Lý do xuất kho: Theo số hoá đơn 081774 Xuất tại kho: Thanh Xuân STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Bình chữa cháy MT35 Bình 100 2 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 10 3 Vòi rulô M 200 Tổng tiền hàng: Thuế VAT: Tổng thanh toán: Viết bằng chữ: Xuất ngày 20 tháng 12 năm 2005 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Mẫu số: 03 - GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 17019 09/10/2005 Công ty Guangxi Guangfa 8.600.000 Tổng cộng 8.600.000 Ngày 09 tháng 10 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b.Tổ chức hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ hàng hoá. *)Hạch toán giá vốn hàng bán. Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội còn sử dụng sổ chi tiết TK 632 khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về bán hàng hoá . Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày : 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số hiệu PS Nợ PS Có Bình chữa cháy MT35 Bình 20.000.000 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 45.000.000 Vòi chữa cháy rulô M 12.000.000 ..... Cộng phát sinh 77.000.000 77.000.000 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng.....Năm...... *)Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng.Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán thường sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” song tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội bộ phận kế toán lại không mở tài khoản 641 do vậy mà tất cả các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng đều được đưa vào tài khoản 642”Chi phí quản lý doanh nghiệp”.Như vậy việc phản ánh chi phí bán hàng vào tài khoản 642 là khônag đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Do đó ở đây việc hạch toán chi phí bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp là chưa chính xác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước … Các chi phí này được hạch toán vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642.Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Mẫu sổ chi tiết như sau: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 642 - "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/10/2005 đến ngày 31/10/2005 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng PS Nợ PS Có 10/10 Tiền vận chuyển lô hàng theo HĐ 51236 111 50.000 …………… ………….. …………… Cộng phát sinh Dư nợ cuối kỳ Lập, ngày.... tháng.....năm .... Kế toán trưởng Người lập biểu *)Hạch toán doanh thu bán hàng. Để theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu kế toán mở sổ chi tiết bán hàng.Sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá đã bán và được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng" Từ ngày : 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Bình chữa cháy MT35 22.000.000 Máy bơm chữa cháy Pentax ý 50.000.000 Vòi chữa cháy rulô 14.000.000 ……. .......... Cộng phát sinh Lập, ngày....Tháng....Năm.... Người ghi sổ *)Tổ chức hạch toán thanh toán với người mua Khi công ty bán chịu hàng cho khách hàng thì phải mở sổ chi tiết thanh toán với người mua để theo dõi tình hình mua hàng chịu trong kỳ, tình hình thanh toán và công nợ cuối kỳ và theo dõi từng khách hàng. Thông thường các khách hàng thường xuyên thì mỗi khách hàng được phản ánh riêng trên một sổ, các khách hàng vãng lai có thể phản ánh chung trên một sổ.Thực tế ở công ty thường ngày việc theo dõi công nợ phải thu được thực hiện trên EXCEL nhờ vậy mà kế toán công nợ có thể theo dõi chi tiết công nợ phải thu từng ngày của từng khách hàng. Đồng thời kế toán vẫn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua để theo dõi công nợ phải thu. Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản : 131 Đối tượng: ông A Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tk ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ ……. …… Cộng phát sinh 3.Số dư nợ cuối kỳ c.Tổ chức hạch toán tổng hợp đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá. Sau khi đã tiến hành định khoản kế toán lập các hoá đơn, ghi sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 632 và sổ chi tiết tài khoản 511, kế toán thực hiện việc ghi sổ nhật ký sổ cái các tài khoản 156, 632, 511, 3331, 131 Chi tiết cách ghi sổ này được thể hiện ở trang 38,39. Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK156 TK632 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** 20/12/2005 Xuất hàng bán cho anh Phát (Cty Bình Yên) 77.000.000 77.000.000 77.000.000 … …. Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK131 TK511 TK3331 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** *** *** 20/12/2005 Bán hàng cho anh Phát (Cty Bình Yên) 94.600.000 94.600.000 86.000.000 8.600.000 ……. …….. Cộng phát sinh tháng 94.600.000 Số dư cuối tháng *** *** *** **** Phần II: Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. I.Đánh giá khái quát tình hình kế toán thu mua và tiêu thụ tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước. Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới. Qua hơn 10 năm thành lập bộ phận kế toán công ty nói chung và kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp nói riêng đã được tiến hành tương đối hoàn chỉnh cả về tổ chức chứng từ kế toán và cách thức hạch toán. 1. Tổ chức chứng từ kế toán. Chứng từ hàng hoá là yếu tố rất quan trọng, là cơ sở cho việc hạch toán và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp.Chính vì vậy nếu tổ chức tốt các chứng từ về hàng hoá sẽ rất thuận lợi cho việc hạch toán sau này.Hiện nay việc tổ chức chứng từ hàng hoá đã được các nhân viên kế toán công ty thực hiện khá tốt.Cụ thể: - Các chứng từ về hàng hoá được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu như là Hoá Đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu,…đều phù hợp với yêu cầu của từng nghiệp vụ kinh tế hàng hoá phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ cho các nghiệp vụ này khi xảy ra sai phạm. - Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế về hàng hoá phát sinh đều được các nhân viên kế toán ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. - Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.Việc kiểm tra chứng từ hàng hoá trước khi ghi sổ là cần thiết để đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác.Việc kiểm tra nhằm xác định xem các chứng từ về hàng hoá có hợp lý, hợp lệ hay không? Nếu việc lập chứng từ có sai sót đều được xử lý theo đúng quy định trước khi ghi sổ kế toán. -Do mô hình bộ máy kế toán tập trung nên việc luân chuyển chứng từ hàng hoá diễn ra nhanh chóng tiết kiệm thời gian và chi phí. - Các chứng từ hàng hoá đều phải được phân loại và sắp xếp theo từng hợp đồng mua bán hàng hoá và theo trình tự thời gian (theo từng tháng).Các chứng từ về hàng hoá nhập khẩu có thêm các CO, CQ, tờ khai hải quan của lô hàng nhập khẩu,.. - Các chứng từ hàng hoá sau khi đã tiến hành ghi sổ các nhân viên kế toán sẽ tiến hành lưu trữ chứng từ.Việc bảo quản và lưu trữ này được nhân viên kế toán thực hiện hết sức cẩn thận.Các chứng từ này được cho vào trong các hòm tủ tránh mối mọt và theo các ngăn tủ riêng để tiện lấy khi cần thiết. Mặc dù bộ phận kế toán đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức chứng từ kế toán nhưng hiện tại vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục: - Thông thường các đơn vị kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại hàng hoá ở kho của công ty để kiểm tra số lượng, chất lượng thực tế của các loại hàng hoá so với giá trị trên sổ kế toán.Song ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội, các nhân viên kế toán ở Công ty thường ít khi tiến hành kiểm kê kho.Do vậy phòng kế toán cũng không sử dụng “Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá”. - Tại phòng kế toán có một số nhân viên trẻ mới ra trường kinh nghiệm còn ít nên trong nhiều trường hợp đã xảy ra những sai sót trong việc lập chứng từ hàng hoá. -Việc bảo quản chứng từ hàng hoá được các nhân viên phòng kế toán thực hiện cẩn thận.Tuy nhiên việc sắp xếp, lưu giữ, bảo quản chứng từ vẫn là thủ công.Do công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán nên việc tìm kiếm các chứng từ hàng hoá của các năm trước thường rất khó khăn. 2 .Đối với kế toán thu mua hàng hoá. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quá trình thu mua hàng hoá là hợp lý, vì Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một Công ty thương mại kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau.Do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá hàng ngày nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. Tài khoản kế toán là công cụ để kế toán viên tiến hành công tác hạch toán.Tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã sử dụng nhiều tài khoản như: TK151, TK156, TK153,… để phục vụ cho công tác kế toán thu mua hàng hoá của công ty.Nhìn chung các tài khoản này phần lớn đã đáp ứng được yêu cầu của công việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá trong kỳ. Tuy nhiên các tài khoản kế toán 156, 151, 133 còn chưa được mở thành các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để có thể phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình thu mua các loại hàng hoá của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. Bên cạnh đó các loại hàng hoá mà công ty mua thường phải nhập khẩu ở nước ngoài nên thường dùng ngoại tệ là đồng đô la Mỹ(USD), đồng Yên Nhật (JPN) hay đồng EURO để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp song công ty cũng không mở TK 007”Ngoại tệ các loại” và TK 413”Chênh lệch tỷ giá hối đoái” để theo dõi các loại ngoại tệ mà chỉ theo dõi thông qua sổ phụ ở các ngân hàng. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký sổ cái.Hình thức ghi sổ này khá phù hợp với đặc điểm tổ chức công tác hạch toán tại công ty.Bởi Công ty là một doanh nghiệp thương mại do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ phần lớn là liên quan đến hàng hoá.Việc ghi sổ đối với hình thức nhật ký sổ cái đơn giản giúp cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế hàng hoá phát sinh vào sổ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều.Đối với kế toán thu mua hàng hoá việc lựa chọn hình thức ghi sổ này giúp cho phòng kế toán có thể phản ánh các nghiệp vụ thu mua hàng hoá một cách dễ dàng, tiện lợi cho việc kiểm soát tốt các loại hàng hoá thu mua cả về số lượng và giá trị. Về hệ thống sổ chi tiết: Bộ phận kế toán đã sử dụng các loại sổ chi tiết vật liệu hàng hoá để tiến hành theo dõi số lượng, giá trị hàng hoá nhập trong kỳ và các sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi công nợ phải trả.Tuy vậy, do công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá đa dạng lại chưa sử dụng phần mềm kế toán nên việc ghi sổ chi tiết vật liệu hàng hoá thu mua được tiến hành một cách thủ công vì vậy số lượng sổ chi tiết hàng hoá rất nhiều làm cho việc ghi sổ và sửa chữa sổ chi tiết trở nên khó khăn hơn.Để khắc phục điều này các nhân viên kế toán đã tiến hành kết hợp một số mặt hàng nhằm mục đích giảm bớt số lượng sổ chi tiết hàng hoá.Tuy vậy việc kết hợp trong ghi sổ chi tiết còn nhiều chỗ chưa hợp lý.Chẳng hạn như việc kết hợp giữa các loại bình chữa cháy với các loại vòi chữa cháy hoặc giữa bình chữa cháy với các đầu báo khói, trung tâm báo cháy,..trong cùng một quyển sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.Điều này sẽ gây ra sự phức tạp, thiếu khoa học, không đồng bộ trong việc ghi sổ chi tiết vật liệu hàng hoá. 3. Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá. Nhìn chung kế toán tiêu thụ hàng hoá ở công ty thực hiện tương đối tốt.Kế toán tiêu thụ hàng hoá đã phản ánh trung thực, chính xác số lượng và giá trị hàng xuất bán, phối hợp tốt với kế toán thanh toán để đảm bảo theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng và tiến hành thu đúng, đủ tiền hàng của khách hàng.Song bên cạnh đó kế toán tiêu thụ hàng hoá vẫn còn một số hạn chế cần phải khắc phục. Về hệ thống tài khoản áp dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá khá phù hợp.Các tài khoản doanh thu (511), giá vốn (632),…Tuy vậy có một số tài khoản liên quan đến việc hạch toán tiêu thụ thì kế toán tiêu thụ vẫn chưa lập, chẳng hạn như TK 641” Chi phí bán hàng”.Do kế toán tiêu thụ không mở tài khoản này nên dẫn đến việc nhiều loại chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hàng hoá công ty đều đưa vào tài khoản 642 ”Chi phí quản lý doanh nghiệp”.Việc định khoản kế toán như vậy không đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống sổ chi tiết được kế toán viên sử dụng để ghi chép khá đầy đủ.Nhờ vậy mà việc theo dõi doanh thu giá vốn hàng bán được theo dõi tương đối chặt chẽ, việc theo dõi công nợ phải thu đối với khách hàng rất sát sao. Đối với Nhật ký - Sổ Cái: Mỗi nghiệp vụ về hàng hoá phát sinh đều được ghi vào 2 phần: phần nhật ký và phần sổ cái.Điều này rất tiện lợi cho việc các nhân viên kế toán đối chiếu số liệu mỗi lần ghi sổ làm giảm sai sót, tăng độ chính xác của sổ Nhật Ký- Sổ Cái.Song tuy nhiên việc công ty chọn hình thức nhật ký sổ cái cũng có những nhược điểm nhất định.Ví dụ như với hình thức nhật ký sổ cái thì hạn chế việc mở nhiều tài khoản bởi nếu mở nhiều tài khoản sẽ làm cho việc ghi, trình bày sổ phải được thực hiện trên nhiều trang mà việc xem xét sổ trở nên bất tiện. Tại công ty việc ghi sổ nhật ký sổ cái được các nhân viên kế toán thực hiện trên EXCEL nên việc ghi sổ diễn ra nhanh chóng, sửa chữa sổ trở nên dễ dàng hơn.Hơn nữa việc ghi sổ nhật ký sổ cái trên EXCEL còn tiết kiệm thời gian kiểm tra rà soát khi có sai sót ở trên nhật ký sổ cái.Đồng thời công việc lưu trữ và bảo quản cũng dễ dàng hơn. II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 1. Tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán. Các nhân viên kế toán định kỳ cần phải xuống kho để tiến hành việc kiểm kê hàng hoá tại kho.Để có thể theo dõi một cách chính xác giá trị, số lượng thực tế của hàng hoá tại kho so với giá trị và số lượng trên sổ kế toán. Sau khi tiến hành kiểm kê hàng hoá tại kho các nhân viên kiểm kê cần lập “Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá”.Biên bản này cho biết giá trị, số lượng thực tế của hàng hoá tại kho, để từ đó các nhân viên kế toán tiến hành điều chỉnh, xử lý và ghi sổ kế toán một cách chính xác. Ví dụ 3: Ngày 30/6/2005 các nhân viên phòng kế toán tiến hành kiểm kê hàng hoá tại kho Thanh Xuân và lập biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá. Trong biên bản kiểm kê ban kiểm kê ghi rõ số lượng, đơn giá, từng loại hàng hoá kiểm kê tại kho và ghi số chênh lệch giữa số lượng, giá trị hàng hoá kiểm kê với số lượng và giá trị hàng hoá trên sổ trên sổ kế toán. (Cụ thể xem ở trang 46) Hiện tại nhà nước đã và đang ban hành nhiều văn bản để nhằm hoàn thiện hệ thống thuế, chế độ kế toán doanh nghiệp và tạo môi trường thuận lợi cho việc kinh doanh và quản lý doanh nghiệp.Do vậy để có thể tổ chức tốt công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá thì các nhân viên kế toán cần phải chú ý cập nhật các thông tin liên quan.Muốn vậy công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kế toán tham gia các chương trình đào tạo ngắn và dài hạn, các buổi giải đáp về thuế do Cục thuế Hà Nội tổ chức nhằm nâng cao trình độ kế toán của từng cá nhân hoặc chi tiền cho việc mua sách, lắp đặt hệ thống Internet để các nhân viên có thể tìm kiếm trên mạng các thông tin liên quan đến công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá.Đặc biệt các nhân viên mới làm việc tại công ty cần chú ý trong việc lập các chứng từ hàng hoá để giảm thiều sai sót trong khâu lập chứng từ. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán như: Phần mềm kế toán Fast, enter…. Công ty có thể lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.Việc áp dụng phần mềm kế toán có nhiều hữu dụng, cung cấp các thông tin về nhập xuất tồn hàng hoá một cách nhanh chóng,chính xác giúp nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định phù hợp.Đồng thời việc sử dụng phần mềm kế toán còn giảm bớt công tác ghi thủ công, tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra, rà soát, tìm kiếm chứng từ hàng hoá của các năm trước. Đơn vị:Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà nội. Bộ phận:.. Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ-CĐKT Ngày 01-11-1995 của Bộ tài chính Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Thời điểm kiểm kê:…10..giờ…00..ngày…30..tháng.6.năm…2005… Ban kiểm kê gồm có: Bà: Chu Hồng Ngọc………Trưởng ban Bà:.Trần Thị Hiền………… Uỷ viên Bà: Trương Lan Anh……… Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Thừa Thiếu Còn tốt 100% kém phẩm chất A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Bình chữa cháy MFZ4 Cái 180.000 200 36.000.000 200 36.000.000 0 * 2 Vòi cc D50 m 70.000 200 14.000.000 198 13.860.000 140.000 * ……….. .. …… Tổng cộng Ngày.30.tháng.6.năm 2005. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn ái Nga Nguyễn Vân Anh Chu Hồng Ngọc 2. Đối với kế toán thu mua hàng hoá. *)Về hệ thống các tài khoản kế toán phục vụ cho công tác hạch toán thu mua hàng hoá cũng cần được điều chỉnh lại cho phù hợp với quá trình kinh doanh và công tác hạch toán tại đơn vị.Một số tài khoản liên quan đến quá trình thu mua cần được mở chi tiết thành các tiểu khoản, và một số tài khoản cần được mở thêm.Cụ thể như sau: - Tài khoản 156”Hàng hoá” cần được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3: + TK1561: Giá mua hàng hoá. + TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. Trong đó Tài khoản 1561 có thể được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: +TK 15611: Các loại bình chữa cháy( Bình MFZ4, MFZ8, MT35,..) +TK 15612: Các loại vòi chữa cháy( D50, D65) +TK 15613: Các loại máy bơm chữa cháy (Pentax-Italia, ..) +TK 15614: Các loại trung tâm báo cháy (5 Kênh, 10 kênh, 20 kênh,.) +TK 15615: Đầu báo khói, Van chữa cháy,… - Tài khoản 133 cũng cần được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 như sau: +TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. kỳ. Kế toán cũng cần mở thêm tài khoản khác như: - Tài khoản 159”Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” - Tài khoản 007”Ngoại tệ các loại” và Tài khoản 413” Chênh lệch tỷ giá hối đoái” *)Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo.Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho.Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” *)Về sổ sách kế toán: Nhìn chung công tác tổ chức hệ thống sổ sách phục vụ cho kế toán thu mua hàng hoá của công ty khá tốt.Hình thức ghi sổ Nhật ký - sổ Cái khác phù hợp.Song để tiện lợi hơn trong việc ghi sổ kế toán và có thể mở thêm tài khoản để việc theo dõi hàng hoá được tốt hơn thì công ty có thể lựa chọn hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ. Về hệ thống sổ chi tiết của hình thức chứng từ ghi sổ cũng không khác so với hình thức nhật ký - sổ cái.Riêng sổ Cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản.Mỗi tài khoản được mở trong một hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ thu mua hàng hoá phát sinh nhiều hay ít.Và như vậy nếu công ty mở thêm tài khoản để theo dõi thì việc ghi sổ cái cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Song tuy nhiên độ chính xác của việc ghi sổ đối với hình thức chứng từ ghi sổ cũng kém hơn so với độ chính xác của hình thức nhật ký sổ cái bởi vì khả năng đối chiếu ở hình thức nhật ký sổ cái cao hơn.Mặt khác hàng ngày bộ phận kế toán phải vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối kỳ lập thêm bảng cân đối số phát sinh để tiến hành đối chiếu. 3. Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá. *)Hệ thống tài khoản phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng cần được hoàn thiện.Cụ thể là phải chi tiết tài khoản 333 thành các tiểu khoản: +TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. +TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu. +TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp. +TK 3333: Thuế nhập khẩu. Ngoài ra cần phải mở thêm tài khoản : - Kế toán sử dụng tài khoản 641” Chi phí bán hàng” Bên nợ: Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: +Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. +Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 142 – Chi phí trả trước. TK 641 không có số dư cuối Tài khoản này được sử dụng để hạch toán khi phát sinh các chi phí liên quan đến việc bán hàng hoá. *)Về sổ sách: Để đảm bảo cho kế toán tiêu thụ tốt hơn có thể sử dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ.Với hình thức ghi sổ này kế toán tiêu thụ có thể theo dõi hàng hoá, công nợ phải thu, ... trên một sổ Cái riêng thuận lợi cho quá trình ghi sổ kế toán. *)Sự phối hợp giữa kế toán thu mua và các nhân viên bán hàng của phòng kinh doanh còn chưa được tốt.Do vậy cần có sự phân công và kết hợp chặt chẽ để tạo thuận lợi cho kế toán tiêu thụ hạch toán một cách chính xác. *)Tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đang tiêu thụ rất nhiều loại hàng hoá.Do đó để cho việc theo dõi hàng hoá tiêu tthụ và công nợ phai thu khách hàng, chi phí bán hàng,..được sát thực hơn, chặt chẽ hơn thì bộ phận kế toán nên sử dụng phần mềm kế toán.Bởi việc thực hiện trên phần mềm có rát nhiều ưu điểm đặc biệt tính chính xác và nhanh chóng. Kết luận Thu mua và tiêu thụ hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt trong ngành kinh doanh thương mại tiêu thụ hàng hoá, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Vì vậy việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá nói riêng là một phương thức quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá là một công việc khó khăn, phức tạp và lâu dài. Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về thực trạng của tổ chức công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá. Từ thực trạng về công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại công ty để đánh giá và góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá.Đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra phương hướng hoàn thiện.Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế ở Công ty.Em rất mong rằng các nhận xét này có thể góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá nói riêng của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội”. Tuy vậy trong bài viết này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em rất mong được các thầy cô cùng các cán bộ của Công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Văn Công, các anh chị trong phòng kế toán cùng với ban giám đốc của Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này . Danh mục tài liệu tham khảo 1.Giáo trình kế toán tài chính doanh (Đại học kinh tế quốc dân) 2. Hệ thống các chuẩn mực kế toán doanh nghiệp 2000 3. Kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ( NXB Tài chính- 2002)