Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

linh hoạt hơn, tính chất xã hội hóa của lao động ngày càng cao hơn, tiền lương trở thành nguồn thu nhập duy nhất, là mối quan tâm và động lực lớn nhất với mọi đối tượng cung ứng sức lao động. Cũng với khái niệm trên, tiền công chỉ là một biểu hiện, một tên gọi khác của tiền lương. Tiền công gắn trực tiếp hơn với các quan hệ thỏa thuận, mua bán sức lao động và thường được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất- kinh doanh, các hợp đồng thuê lao động có thời hạn. Tiền công còn được hiểu là tiền trả cho một đơn vị thời gian lao động cung ứng, tiền trả theo khối lượng công việc được thực hiện phổ biến trong những thỏa thuận thuê nhân công trên thị trường tự do và có thể gọi là giá công lao động. Trong những nền kinh tế thị trường, khái niệm tiền lương và tiền công được xem là đồng nhất cả về bản chất kinh tế, phạm vi và đối tượng áp dụng. Nhưng ở các nước đang chuyển từ nền kinh tế mệnh lệnh sang kinh tế thị trường, khái niệm tiền lương thường được gắn với chế độ tuyển dụng suốt đời, hoặc một thỏa thuận hợp đồng sử dụng lao động dài hạn, ổn định. Trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng một lực lượng lao động nhất định tuỳ theo quy mô, yêu cầu sản xuất cụ thể. Chi phí về tiền lương là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Vì vậy, sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm chi phí về lao động sống (lương), do đó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và là điều kiện để cải thiện, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động trong doanh nghiệp. Tiền lương không phải là vấn đề chi phí trong nội bộ từng doanh nghiệp thu nhập đối với người lao động mà còn là một vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội mà Chính phủ của mỗi quốc gia cần phải quan tâm. 1.2.2. Các hình thức trả tiền lương Trong các doanh nghiệp ở các thành phần kinh tế khác nhau của nền kinh tế thị trường có rất nhiều loại lao động khác nhau; tính chất, vai trò của từng loại lao động đối với mỗi quá trình sản xuất kinh doanh lại khác nhau. Vì thế, mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lương cho người lao động sao cho hợp lý, phù hợp với đặc điểm công nghệ, phù hợp với trình độ năng lực quản lý. Hiện nay, việc trả lương trong các doanh nghiệp phải thực hiện theo luật lao động và theo Nghị định NĐ 197 CP 31-12-1994 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại điều 58 Bộ luật lao động nước ta. Các doanh nghiệp có thể áp dụng 3 hình thức trả lương như sau: - Hình thức trả lương theo thời gian - Hình thức trả lương theo sản phẩm - Hình thức trả lương khoán 1.2.2.1. Hình thức trả lương theo thời gian Theo hình thức này, cơ sở để tính trả lương là thời gian làm việc và trình độ nghiệp vụ của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau, mỗi ngành nghề cụ thể có một thang lương riêng, trong mỗi một thang lương lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỷ luật, chuyên môn mà chia làm nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể tính theo các đơn vị thời gian như: tháng, tuần, ngày, giờ. Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương, nó có nhiều nhược điểm bởi không tính được người làm việc nhiều hay ít ngày trong tháng, do đó không có tác dụng khuyến khích tận dụng đủ số ngày làm việc quy định. Lương tháng thường áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Lương tuần được trả cho người lao động căn cứ vào mức lương tháng và số tuần thực tế trong tháng. Lương tuần áp dụng trả cho các đối tượng lao động có thời gian lao động không ổn định mang tính chất thời vụ. Lương ngày trả cho người lao động căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lương ngày thường áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương thời gian, tính lương cho người lao động trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH). Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ tính toán, phản ánh được trình độ kỹ thuật và điều kiện làm việc của người lao động. Song, nó chưa gắn tiền lương với kết quả lao động của từng người nên không kích thích việc tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Mức lương giờ tính dựa trên cơ sở mức lương ngày, nó thường được áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng theo sản phẩm. Ưu điểm của hình thức này là đã tận dụng được thời gian lao động của công nhân nhưng nhược điểm là vẫn chưa gắn tiền lương với kết quả lao động với từng người, theo dõi phức tạp... Thực tế cho thấy đơn vị thời gian để trả lương càng ngắn thì việc trả lương càng gần với mức độ hao phí lao động thực tế của người lao động. *Tiền lương Tiền lương cấp bậc Số ngày làm việc = ´ tháng chức vụ 1 ngày thực tế trong tháng  Tiền lương tháng ´ 12 tháng *Tiền lương tuần = Số tuần làm việc theo chế độ (52) Tiền lương tháng *Tiền lương ngày = Số ngày làm việc theo chế độ (26) Tiền lương ngày *Tiền lương giờ = Số giờ làm việc theo chế độ Hình thức trả lương này có nhược điểm là không phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đến thái độ lao động, đến cách sử dụng thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, chưa chú ý đến kết quả và chất lượng công tác thực tế của người lao động. 1.2.2.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm Theo hình thức này, cơ sở để tính trả lương là số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành. Đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn bó chặt chẽ thù lao lao động với kết quả sản xuất, kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ, phát huy năng lực, khuyến khích tài năng, sử dụng và phát huy được khả năng của máy móc trang thiết bị để tăng năng suất lao động. Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những hạn chế có thể khắc phục được như năng suất cao nhưng chất lượng kém do làm ẩu, vi phạm quy trình, sử dụng quá năng lực của máy móc... đó là do quá coi trọng số lướng sản phẩm hoàn thành và một phần cũng do các định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng quá lỏng lẻo, không phù hợp với điều kiện và khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Bởi vậy, trong việc trả lương theo sản phẩm, vấn đề quan trọng là phải xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật để làm cơ sở cho việc xây dựng đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, từng công việc một cách hợp lý . Tuỳ thuộc vào điều kiện và tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp, hình thức trả lương theo sản phẩm được vận dụng theo các phương pháp cụ thể: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp - Trả lương theo sản phẩm có thưởng - phạt - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến 1.2.2.3. Hình thức trả lương khóan Theo hình thức này, công nhân được giao việc và tự chịu trách nhiệm với công việc đó cho tới khi hoàn thành. Có 2 phương pháp khoán: khoán công việc và khoán quỹ lương. *Khoán công việc: Theo hình thức này, doanh nghiệp quy định mức tiền lương cho mỗi công việc hoặc khối lượng sản phẩm hoàn thành. Người lao động căn cứ vào mức lương này có thể tính được tiền lương của mình thông qua khối lượng công việc mình đã hoàn thành. Mức lương quy định Khối lượng công việc Tiền lương khoán công việc = ´ cho từng công việc đã hoàn thành Cách trả lương này áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, có tính chất đột xuất như bốc dỡ hàng, sửa chữa nhà cửa... * Khoán quỹ lương: Theo hình thức này, người lao động biết trước số tiền lương mà họ sẽ nhận sau khi hoàn thành công việc và thời gian hoàn thành công việc được giao. Căn cứ vào khối lượng từng công việc hoặc khối lượng sản phẩm và thời gian cần thiết để hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương. Trả lương theo cách khoán quỹ lương áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận công việc hoặc những công việc mà xét ra giao khoán từng công việc chi tiết thì không có lợi về mặt kinh tế, thường là những công việc cần hoàn thành đúng thời hạn. Trả lương theo cách này tạo cho người lao động có sự chủ động trong việc sắp xếp tiến hành công việc của mình từ đó tranh thủ thời gian hoàn thành công việc được giao. Còn đối với người giao khoán thì yên tâm về thời gian hoàn thành. Nhược điểm của phương pháp trả lương này là dễ gây ra hiện tượng làm bừa, làm ẩu, không đảm bảo chất lượng do muốn đảm bảo thời gian hoàn thành. Vì vậy, muốn áp dụng phương pháp này thì công tác kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm trước khi giao nhận phải được coi trọng, thực hiện chặt chẽ. Nhìn chung, ở các doanh nghiệp do tồn tại trong nền kinh tế thị trường, đặt lợi nhuận lên mục tiêu hàng đầu nên việc tiết kiệm được chi phí lương là một nhiệm vụ quan trọng, trong đó cách thức trả lương được lựa chọn sau khi nghiên cứu thực tế các loại công việc trong doanh nghiệp là biện pháp cơ bản, có hiệu quả cao để tiết kiệm khoản chi phí này. Thông thường ở một doanh nghiệp thì các phần việc phát sinh đa dạng với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy, các hình thức trả lương được các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt, phù hợp trong mỗi trường hợp, hoàn cảnh cụ thể để có được tính kinh tế cao nhất. 1.2.3. Vai trò của tiền lương Đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất. Còn đối với người cung ứng sức lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục đích của nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích lợi ích của người cung ứng sức lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó đã trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới, hay đúng hơn, là nguồn cung ứng sự sáng tạo, sức sản xuất, năng lực của lao động trong quá trình sản sinh ra các giá trị gia tăng. Đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng, sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Mặt khác, khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp sẽ tăng, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động được nhận lại cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiền lương, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho người cung ứng lao động. Hơn nữa, khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả đáng, nó sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa người chủ doanh nghiệp với người cung ứng sức lao động, làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp... các nhà kinh tế gọi đó là “các phản ứng dây truyền tích cực” của tiền lương. Ngược lại, nếu doanh nghiệp trả lương không hợp lý hoặc vì mục tiêu lợi nhuận thuần tuý, không chú ý đúng mức đến lợi ích của người lao động thì nguồn nhân công có thể bị kiệt quệ về thể lực, giảm sút về chất lượng, làm hạn chế các động cơ cung ứng sức lao động. Biểu hiện rõ nhất là tình trạng cắt xén thời gian làm việc, lãng phí nguyên, nhiên vật liệu và thiết bị; làm dối, làm ẩu; mẫu thuẫn giữa người làm công và chủ doanh nghiệp có thể dẫn đến lãn công, bãi công, điình công... Một biểu hiện nữa là sự di chuyển lao động, nhất là những người có trình độ chuyên môn và tay nghề cao, sang những khu vực và doanh nghiệp có mức lương hấp dẫn hơn. Hậu quả gây ra, vừa làm mất đi nguồn nhân lực quan trọng, vừa làm thiếu hụt lao động cục bộ, đình đốn hoặc phá vỡ tiến trình bình thường trong sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3. Lý luận chung về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn 1.3.1. Bảo hiểm xã hội Trong thực tế, không phải lúc nào con người cũng chỉ gặp thuận lợi, có đầy đủ thu nhập và mọi điều kiện để sinh sống bình thường. Trái lại, có rất nhiều trường hợp khó khăn, bất lợi, ít nhiều ngẫu nhiên phát sinh làm cho người ta bị giảm mất thu nhập hoặc các điều kiện sinh sống khác như ốm đau, tai nạn, tuổi già mất sức lao động... nhưng những nhu cầu cần thiết của cuộc sống không những mất đi hay giảm đi mà thậm chí còn tăng lên, xuất hiện thêm những nhu cầu mới (khi ốm đau cần chữa bệnh...). Vì vậy, con người và xã hội loài người muốn tồn tại, vượt qua được những lúc khó khăn ấy thì phải tìm ra và thực tế đã tìm ra nhiều cách giải quyết khác nhau. Trong xã hội công xã nguyên thuỷ, khó khăn bất lợi của mỗi người được cả cộng đồng san sẻ gánh chịu. Còn ở xã hội phong kiến quan lại, những lúc gặp khó khăn thì cậy nhờ ở Vua, dân cư gặp khó khăn thì trông cậy vào sự đùm bọc, hảo tâm của họ hàng làng xã. Như vậy là tất cả đều ở thế bị động, thụ động trông chờ vào sự hảo tâm của phía giúp đỡ mà hoàn toàn không được chắc chắn. Tiến bộ hơn, khi nền công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển xuất hiện mối quan hệ chủ - thợ. Khi hai bên cam kết về lao động, điều kiện về sự đảm bảo một phần thu nhập để trang trải những nhu cầu sinh sống thiết yếu khi ốm đau, tai nạn... cho người lao động đã được người lao động quan tâm đến. Tuy nhiên, mới đầu do việc đảm bảo này chỉ liên quan giữa hai bên chủ- thợ mà chủ thì rõ ràng không muốn chi ra, thợ thì luôn đòi hỏi, vì vậy, tranh chấp giữa họ luôn xảy ra. Điều kiện khách quan đó làm xuất hiện một bên thứ ba, là nhân vật đóng vai trò trung gian để giúp thực hiện những cam kết giữa chủ- thợ bằng những hoạt động thích hợp của nó. Nhân vật thứ ba có đủ khả năng và sự tín nhiệm để làm bên trung gian, đó là Nhà nước. Nhà nước quy định hàng tháng giới chủ phải trích ra một khoản tiền nho nhỏ được tính toán chặt chẽ trên cơ sở xác xuất những biến cố của tập hợp những người lao động làm thuê để giao cho bên thứ ba, khi có biến cố thì bên thứ ba chi trả, không phụ thuộc vào giới chủ, số tiền không phải dùng đến (chưa phải chi trả) sẽ tồn tích lâu ngày thành quỹ. Việc Nhà nước can thiệp vào với vai trò là bên thứ ba, một mặt làm tăng vai trò của Nhà nước trong nền kinh tế trong các mối quan hệ xã hội, mặt khác làm tăng chi cho ngân sách Nhà nước. Nhà nước bằng những cơ sở lý luận khoa học đã buộc giới chủ đóng góp vào quỹ BHXH với một khoản tiền phù hợp đủ cho người lao động, đồng thời cũng yêu cầu giới thợ đóng góp một phần tiền lương của mình vào quỹ để đảm bảo cho cuộc sống của chính mình. Nhờ các hoạt động của Nhà nước này mà mâu thuẫn giữa chủ- thợ được giải quyết, cả hai bên đều hài lòng, cảm thấy mình có lợi và được bảo vệ. Như vậy, ta có được khái niệm về BHXH như sau: “BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập đối với người lao động khi họ gặp phải biến cố làm giảm hoặc mất khả năng lao động hoặc mất việc làm bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung do sự đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động, nhằm đảm bảo an toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, góp phần đảm bảo an toàn xã hội”. ở Việt Nam hiện nay, mọi người lao động có tham gia đóng BHXH đều có quyền hưởng BHXH. Đóng BHXH là tự nguyện hay bắt buộc tuỳ thuộc vào loại đối tượng và từng loại doanh nghiệp để đảm bảo cho người lao động được hưởng các chế độ BHXH thích hợp. Phương thức đóng BHXH dựa trên cơ sở mức tiền lương quy định để đóng BHXH đối với mỗi người lao động. Quỹ BHXH Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH được tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó, 15% người sử dụng lao động phải nộp và khoản này tính vào chi phí kinh doanh, còn 5% do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ trực tiếp vào lương). Chi của quỹ BHXH cho người lao động theo chế độ căn cứ vào: +Mức lương ngày của người lao động +Thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) +Tỷ lệ trợ cấp BHXH. 1.3.2. Bảo hiểm y tế Gần giống như ý nghĩa của BHXH, BHYT là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần chi phí khám chữa bệnh cho người lao động khi họ gặp rủi ro ốm đau, tai nạn... bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung do sự đóng góp của người sử dụng lao động, nhằm đảm bảo sức khoẻ cho người lao động. Quỹ BHYT: Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động; trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2%, khoản này được tính vào chi phí kinh doanh, người lao động trực tiếp nộp 1% (trừ vào thu nhập). Quỹ BHYT do Nhà nước tổ chức, giao cho một cơ quan là cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế nhằm huy động sự đóng góp của cá nhân, tập thể và cộng đồng xã hội để tăng cường chất lượng trong việc khám chữa bệnh. Vì vậy, khi tính được mức trích BHYT, các nhà doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT. 1.3.3. Kinh phí công đoàn Người lao động để bảo vệ quyền lợi của mình trước giới chủ, họ lập ra tổ chức công đoàn. Tổ chức này chuyên trách việc đại diện cho người lao động để thương thuyết với giới chủ đòi quyền lợi cho công nhân và giải quyết các tranh chấp bất công giữa chủ- thợ. Nguồn kinh phí cho các hoạt động của tổ chức này lấy từ quỹ “Kinh phí công đoàn” Quỹ KPCĐ: ở mỗi doanh nghiệp đều phải có tổ chức công đoàn để đại diện bảo vệ quyền lợi của người lao động và tập thể lao động. Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm các phương tiện làm việc cần thiết để công đoàn hoạt động. Người làm công tác công đoàn chuyên trách do quỹ công đoàn trả lương và được hưởng các quyền lợi và phúc lợi tập thể như mọi người lao động trong doanh nghiệp, tuỳ theo quy chế doanh nghiệp hoặc thoả ước tập thể. Như vậy, KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp. Theo chế độ hiện hành thì kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ tiền lương phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu khoản chi phí này (khoản này cũng tính vào chi phí kinh doanh). Thông thường khi xác định được mức tính kinh phí công đoàn trong kỳ thì một nửa doanh nghiệp phải nộp cấp trên, một nửa thì được sử dụng để chi tiêu cho công đoàn tại các đơn vị. 1.4. Nhiệm vụ hạch toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động, tính lương và tính trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Lập các báo cáo về lao động tiền lương thuộc phần việc do mình phụ trách. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp. 1.5. Chứng từ ban đầu để hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Sổ sách của bộ phận lao động tiền lương trong doanh nghiệp được lập dựa trên cơ sở các chứng từ ban đầu lập khi tuyển dụng nâng bậc, thôi việc... mọi biến động về lao động được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao động làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày công giờ công làm việc thực tế cũng như ngày nghỉ việc ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người. Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban... Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong một tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngàylàm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định như ngày lễ tết, chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình. Cuối tháng tổ trưởng, trưởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách. Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công. Sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng lao động tiền lương. Cuối tháng, các bảng chấm công được chuyển cho phòng kế toán tiền lương để tiến hành tính lương. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động... thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc , trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. Các chứng từ ban đầu được sử dụng để tính tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cũng là cơ sở để tính trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ bởi vì các khoản này được tính theo phần trăm của lương và các khoản thu nhập khác của ngươì lao động. Ngoài ra, khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và từ các phiếu này kế toán phải lập bảng thanh toán BHXH. Hạch toán thanh toán lương với người lao động Hạch toán thanh toán lương với người lao động dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian lao động (bảng chấm công), kết quả lao động (bảng kê khối lượng công việc hoàn thành, biên bản nghiệm thu...) và các chứng từ khác có liên quan (giấy nghỉ ốm, biên bản nghỉ việc...) kế toán tiền lương tiến hành tính lương sau khi đã kiểm tra các chứng từ trên. Công việc tính lương , tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương (gồm lương chính sách, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm cho từng lao động), bảng thanh toán tiền thưởng. Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương,phụ cấp cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. Bảng thanh toán tiền lương được thanh toán cho từng bộ phận (phòng ban...) tương ứng với bảng chấm công. Trong bảng thanh toán tiền lương, mỗi công nhân viên được ghi một dòng căn cứ vào bậc, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người. Sau đó kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, tổ đội, phòng ban mỗi tháng một tờ. Bảng thanh toán tiền lương cho toàn doanh nghiệp sẽ chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán lương cho từng bộ phận. 1.6. Hạch toán tổng hợp về tiền lương Nợ phải trả công nhân viên là các khoản tiền doanh nghiệp phải trả công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng, tiền công lao động, tiền chi trả bảo hiểm xã hội và các khoản khác thuộc thu nhập của người lao động. Kế toán tổng hợp nợ phải trả công nhân viên được phản ánh ở tài khoản 334-Phải trả công nhân viên. Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 như sau: Bên nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả đã ứng cho công nhân viên; - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. Bên có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả cho công nhân viên; Số dư có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên. Tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt, số dư nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác. Tài khoản 334 hạch toán chi tiết theo hai nội dung: + Thanh toán lương; + Thanh toán các khoản khác; Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu: 1. Tính tiền lương, tiền công và những khoản phụ cấp theo qui định phải trả công nhân viên, ghi: Nợ tài khoản 622, 641(1), 642(1) Có tài khoản 334 2. Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên, ghi: Nợ tài khoản 431 Có tài khoản 334 3. Tính sổ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn) phải trả công nhân viên ghi: Nợ tài khoản 338 Có tài khoản 334 4. Tính số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên ghi: Nợ tài khoản 627, 641, 642 (nếu không áp dụng trích trước) hoặc Nợ tài khoản 335 (nếu áp dụng trích trước) Có tài khoản 334 5. Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên như tiền tạm ứng, bảo hiểm y tế, tiền bồi thường... ghi: Nợ tài khoản 334 Có tài khoản 141, 338, 138 6. Tính thuế thu nhập của công nhân viên, người lao động phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ tài khoản 334 Có tài khoản 333(8) 7. Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ tài khoản 334 Có tài khoản 111, 112 Kế toán chi tiết nợ phải trả công nhân viên cần mở các tài khoản chi tiết phản ánh phải trả về tiền lương và phải trả về các khoản khác. Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương TK 111 TK 334 TK 622, 641,642 TK 141 1 2a 2b TK 335 TK 141,138,333 6b 6a TK 338 3 5a TK 338 4b 4a TK 138 7 5b 6c 1.7. Hạch toán tổng hợp về BHXH, BHYT, KPCĐ. Hạch toán BHXH -Tài khoản hạch toán: TK 3383- BHXH: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở doanh nghiệp +Số dư đầu kỳ (bên Có): phản ánh số BHXH hiện có ở đơn vị đầu kỳ hạch toán +Phát sinh tăng (bên Có): tính ra quỹ BHXH phải trả cho các bộ phận +Phát sinh giảm (bên Nợ): . nộp BHXH lên cơ quan cấp trên hoặc cơ quan BHXH . tính ra số BHXH trả tại đơn vị +Số dư cuối kỳ: tương tự số dư đầu kỳ -Nghiệp vụ hạch toán: 1.Kế toán căn cứ vào quỹ lương cơ bản để tính ra quỹ BHXH phải trả cho các bộ phận Nợ TK 622,627,641,642 (15%) Nợ TK 334 (5%) Có TK 3383 (20%) 2. Theo định kỳ đơn vị nộp quỹ BHXH lên cấp trên hoặc cơ quan BHXH: Nợ TK 3383 Có TK 111,112 Tính ra số BHXH trả tại đơn vị : Tính: Nợ TK 3383 Có TK 334 Trả cho công nhân: Nợ TK 334 Có TK 111 Sơ đồ hạch toán tổng hợp BHXH: TK 111,112 TK 338 TK 622,641,642 2 1 TK 334 TK 111 TK 334 3b 3a TK 111,112 4 Hạch toán BHYT -Tài khoản hạch toán: TK 3384- BHYT: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT ở doanh nghiệp +Số dư đầu kỳ (bên Có): phản ánh số quỹ BHYT hiện có lúc đầu kỳ của doanh nghiệp. +Phát sinh tăng (bên Có): tính ra quỹ BHYT phải trả cho các bộ phận. +Phát sinh giảm (bên Nợ): theo định kỳ đơn vị nộp quỹ BHYT lên cơ quan cấp trên hoặc cơ quan BHYT để mua thẻ bảo hiểm. +Số dư cuối kỳ (bên Có): ghi tương tự số dư đầu kỳ. -Nghiệp vụ hạch toán : 1.Kế toán căn cứ vào quỹ lương cơ bản để tính ra quỹ BHYT phải trả cho các bộ phận : Nợ TK 622, 641,642 (2%)Nợ TK 334 (1%) Có TK 3384 (3%) 2.Định kỳ đơn vị nộp quỹ BHYT lên cơ quan cấp trên hoặc cơ quan BHYT: Nợ TK 3384 Có TK 111,112 Sơ đồ hạch toán tổng hợp BHYT: TK 111,112 TK 3384 TK 622,627,641,642 2 (3%) 1 (2%) TK 334 (1%) Hạch toán KPCĐ -Tài khoản hạch toán: TK 3382- KPCĐ: phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở doanh nghiệp +Số dư đầu kỳ (bên có): quỹ KPCĐ hiện có đầu kỳ tại doanh nghiệp +Phát sinh tăng (bên Có): tính ra KPCĐ phải trả cho cán bộ công nhân viên +Phát sinh giảm (bên Nợ): . chi tiêu qũy KPCĐ tại đơn vị . nộp quỹ KPCĐ lên công đoàn cấp trên +Số dư cuối kỳ (bên Có): tương tự như số dư đầu kỳ. -Nghiệp vụ hạch toán: 1.Kế toán căn cứ vào quỹ lương cơ bản để tính ra KPCĐ: Nợ TK 622,627,641,642 (2%) Có TK 3382 2. Theo định kỳ nộp quỹ KPCĐ lên công đoàn cấp trên Nợ TK 3382 Có TK 111,112 (1%) Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị cho các hoạt động công đoàn Nợ TK 3382 Có TK 111,112 4. Vượt chi KPCĐ cấp bù Sơ đồ hạch toán tổng hợp KPCĐ: TK 111,112 TK 3382 TK 622,627,641,642 (1%) 2 (1%) (2%) 1 (2%) 3 TK 111,112 4 1.8. Hình thức tổ chức sổ Tiền lương : Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương là phụ thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn. Chế độ hình thức ghi sổ kế toán được quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 4 hình thức: Nhật ký chứng từ Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ Nhật ký sổ cái Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình thức sổ kế toán đó về các mặt: loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. Phần 2-Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo ở Công ty VINAPON 2.1. Đặc điểm chung của Công ty VINAPON: 2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty liên doanh VINAPON: Công ty liên doanh VINAPON được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1326/GP cấp ngày22-7-1995 của Uỷ Ban Nhà nước về Hợp tác và Đầu tư (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư), giữa các bên: Bên Việt Nam gồm: + Công ty phát triển nhà và đô thị (HUD). +công ty tư vấn châu á thái bình dương (APECO). Do Công ty phát triển nhà và đô thị (HUD) làm đại diện. Bên nước ngoài gồm: +michinoku lease company limited (MICHINOKU). +OHKI CORPORATION (OHKI). +RINKAI CONSTRUCTION COMPANY LIMITED (RINKAI). +CENTRAL FINANCE AOMORI COMPANY LIMITED (CFA) + PACIFIC CONSULTANTS INTERNATIONAL (PCI) Do PACIFIC CONSULTANTS INTERNATIONAL làm đại diện. Mục đích thành lập Công ty Liên doanh VINAPON: là xây dựng một tòa nhà làm văn phòng, căn hộ cho thuê tại Voi Phục, Quận Ba Đình, Hà Nội và kinh doanh các dịch vụ văn phòng, nhà ở tại đây. Vốn đầu tư của Công ty Liên doanh VINAPON là : 18,3 triệu USD. Vốn pháp định là 5,5 triệu USD, trong đó bên Việt Nam góp 2,2 triệu USD ( 40% vốn pháp định) bằng quyền sử dụng 3.900 m2 tại khu Voi Phục, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội trong 35 năm, bên nước ngoài góp 3,3 triệu USD ( 60% vốn pháp định). Từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, vốn đầu tư của Công ty Liên doanh VINAPON đã tăng lên thành 22,6 triệu USD. 2.1.2.Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty VINAPON: Trong điều kiện xã hội ngày càng phát triển về mọi phương diện.,thì hoạt động kinh doanh dịch vụ ngày càng phát triển và mở rộng cùng với xu thế phát triển và nâng cao về đời sống xã hội và nhu cầu của con người.Hiện nay trong nền kinh tế của các nước đang phát triển ngành dịch vụ đang ngày càng phát triển tạo ra nhiều việc làm và có tốc độ tăng trưởng phát triển khá cao.Công ty VINAPON là một trong những công ty kinh doanh về ngành dịch vụ. Công ty VINAPON được thành lập với mục đích kinh doanh cho thuê văn phòng,căn hộ và các dịch vụ văn phòng.Số lượng cán bộ công nhân viên của công ty gồm 60 người với 5% trình dộ trên đại học,70% là trình độ đại học còn lại là trình độ trung cấp,cao đẳng.Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty gồm có:cao nhất là Hội đồng quản trị, tiếp đó là đến Ban giám đốc, thư ký điều hành và các phòng ban chức năng khác như phòng kế toán, phòng bảo trì... Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty Liên doanh VINAPON Thư ký Kế toán Tiếp thị Bảo trì An ninh Buồng Lễ tân Ban Giám đốc HĐQT 2.1.3.Tổ chức công tác kế toán của Công ty VINAPON: Phòng Kế toán của Công ty gồm có hai người, bao gồm Kế toán trưởng và kế toán viên. Nhân viên kế toán đều là những người có trình độ đại học và có kinh nghiệm.Phòng kế toán của Công ty thực hiện công tác kế toán theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. -Phòng kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, phòng kế toán của công ty chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán,công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn công ty.Phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu cũng như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê,ghi chép hạch toán các nghiệp vụ kế toán. 1 3 Kế toán trưởng 5 Mô hình bộ máy kế toán 4 2 Hình 1: Kế toán doanh thu và các khoản phải thu Hình 2: Kế toán thanh toán và các khoản phải trả Hình 3: Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu và đầu tư Hình 4: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hình 5: Kế toán quỹ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng -Hình thức sổ kế toán của công ty đăng ký với Bộ Tài chính và Tổng cục thuế là hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thúc kế toán Chứng từ ghi sổ tại Công ty VINAPON có những đặc điểm sau: +Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh dể ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái(Mẫu sổ xem ở phần phụ luc 1). +Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp. + Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán tách rời nhau, ghi theo hai đường khác nhau vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. + Cuối tháng lập Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ cái. Sơ đồ trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số:............ Ngày...... tháng..... năm 200..... Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng x X Kèm theo...... chứng từ gốc Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ cái Năm:................ Tên tài khoản:............................ Số hiệu:....................................... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi số Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 - Cộng phát sinh X - Số dư cuối tháng X - Cuối luỹ kế từ đầu quý X Ngày..... tháng..... năm 200..... . Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên đóng dấu) 2.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Liên doanh VINAPON. 2.2.1. Đặc điểm về lao động tiền lương. + Người lao động có thời gian thử việc bằng 01 tháng, riêng đối với lao động chuyên môn kỹ thuật cao thời gian thử việc bằng 60 ngày, tring thời gian thử việc người lao động nhận 70% mức lương của công việc đó. Hợp đồng lao động có hiệu lực ngay sau khi người lao động hoàn thành thời gian thử việc và có thời gian bằng 01 năm. + Người lao động nhận lương không bao gồm thuế, Công ty có trách nhiệm trả thuế cho người lao động + Công ty không trả phụ cấp trách nhiệm. + Làm thêm vào ngày bình thường được hưởng mức lương với hệ số 1,5 lần, nếu vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ người lao động được hưởng lương hệ số 2,0 lần. Đối với lao động làm ca đêm được hưởng thêm 30% phụ cấp làm ca. + Trường hợp ốm đau, thai sản, trợ cấp tai nạn lao động, trợ cấp thôi việc... được thực hiện đúng theo Bộ Luật lao động hiện hành. + Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm nộp cho phòng nhân sự bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu báo làm thêm giờ. Sau khi kiểm tra phòng nhân sự giao cho phòng kế toán để tính lương. Lương được trả vào ngày cuối cùng tháng, nếu ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ, ngày lễ thì lương sẽ được nhận vào ngày làm việc trước đó. + Người lao động làm việc một năm được thưởng một tháng lương vào tết dương lịch, trường hợp thời gian làm việc dưới một năm tiền thưởng được tính theo tỷ lệ tương ứng. 2.2.2. Quy chế trả lương. - áp dụng theo các quy định của Bộ Lao động Thương binh Xã hội: tiền lương ghi trong hợp đồng là tiền Việt Nam. Người lao động nhận lương bằng đồng Việt Nam vào ngày cuối tháng. - Trả lương theo hệ thống lương của Công ty: lương trả theo vị trí làm việc, lương bình quân VND 1.390.000đ/người. Việc tăng lương hàng năm được thực hiện căn cứ vào kết quả làm việc (thể hiện qua các bảng đánh giá cụ thể). - Người lao động sau khi hoàn thành tốt thời hạn thử việc sẽ được nhận một Thư xác nhận công việc và sau đó sẽ ký hợp đồng lao động với thời hạn là một năm. - Việc thay đổi mức lương trong quá trình làm việc được xác nhận bằng quyết định của Ban giám đốc sau khi nhận được đầy đủ các báo cáo và đề nghị bằng văn bản cua Phụ trách Nhân sự. 2.2.3. Các khoản trích theo lương. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền lương được hưởng trong quá trình làm việc, cán bộ công nhân viên tại Công ty Vinaphone còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản... Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty. Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định thu nhập đóng bảo hiểm xã hội. Thu nhập đóng bảo hiểm xã hội được tính bằng tổng thu nhập đã được quy đổi và lương làm ngoài giờ chia cho 0,94. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20% trong đó 15% do Công ty nộp, được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty; 5% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập hàng tháng. Quỹ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp nhân viên ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán, các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang... cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ bảo hiểm y tế của Công ty cũng được hình thành giống như quỹ bảo hiểm xã hội. Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế là 3% trong đó 2% được Công ty nộp tính vào chi phí kinh doanh và 1% do người lao động đóng góp và được trừ vào thu nhập của người lao động. Kinh phí công đoàn của Công ty, được hình thành dựa trên đóng góp của cán bộ công nhân viên, Công ty không trích nộp kinh phí công đoàn hay nói cách khác nguồn chi tiêu cho hoạt động công đoàn hoàn toàn do người lao động đóng góp (20.000đ/người/ tháng). 2.2.4. Hạch toán chi phí nhân công tại Công ty Vinaphone. Chi phí nhân công tại Công ty bao gồm toàn bộ các khoản thù lao (tiền lương và các khoản khác) mà Công ty phải trả có cán bộ công nhân viên theo số thời gian lao động mà họ đóng góp. Ngoài ra được tính vào chi phí nhân công bao gồm các khoản trích cho quỹ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (kinh phí công dodàn do người lao động đóng góp hoàn toàn) theo tỷ lệ quy định. 2.2.4.1. Chứng từ hạch toán. Để thanh toán tiền lương cho người lao động, hàng tháng kế toán lập "Bảng thanh toán tiền lương". Trên bảng tính lương có ghi rõ từng khoản tiền lương, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, "Bảng thanh toán lương và Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội " (Xem phụ lục II) sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Việc thanh toán lương và bảo hiểm xã hội được trả vào ngày cuối cùng của tháng, nếu ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ, ngày lễ thì người lao động sẽ được thanh toán vào ngày làm việc trước đó. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với chứng từ và báo cáo thu, chi tiền mặt sẽ được phòng kế toán kiểm tra và ghi sổ. Phụ lục II: 2.2.4.2. Tài khoản và phương pháp hạch toán. Tài khoản hạch toán. Để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ bảo heỉem xã hội, quỹ bảo hiểm y tế... kế toán sử dụng các tài khoản sau: * TK 334: Phải trả công nhân viên. Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc và thu nhập của họ. Bên Nợ: Các khoản khấu trừ vài tiền lương của công nhân, viên chức. - Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công nhân, viên chức. - Tiền lương công nhân, viên chức chưa lĩnh chuyển vào TK thích hợp. Bên có: Tiền lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức. Dư nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức. Dư có: Tiền lương, và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức. * TK 338: Phải trả và phải nộp khác. Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí....) giá trị tài sản thừa chờ xử lý các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ, doanh thu nhận trước... Bên nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. - Xử lý giá trị tài sản thừa - Thuế phải nộp tính trên doanh thu nhận trước - Các khoản đã trả, đã nộp khác Bên có: - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ. - Các trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK338 chi tiết làm tiểu khoản. - 3381: tài sản thừa chờ giải quyết. -3382: kinh phí công đoàn - 3383: bảo hiểm xã hội -3384: bảo hiểm y tế -3387: doanh thu nhận trước - 3388: phải nộp khác. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138... Phương pháp hạch toán. - Hàng tháng, tính thù lao lao động phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương có tính chất tiền lương và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK622: thù lao phải trả cho công nhận trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 641 (6411): Thù lao phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Nợ TK 642 (6421): Thù lao phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp. Có TK334: Tổng số thù lao lao động phải trả - Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 431 (4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng. Nợ các TK 622, 6411, 6421: Thưởng trong sản xuất kinh doanh (từ quỹ lương). Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả. Trích BHXH, bảo hiểm y tế. Nợ các TK 622, 6411, 6421: Phần tính vào chi phí kinh doanh (17%). Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức (6%). Có TK338, 3383, 3384: Tổng số bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trích. - Số bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trích. - Số bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...). Nợ TK 338 (3383). Có TK 334. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ: Có TK 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp. Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương. Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại... - Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương...), bảo hiểm xã hội, tiền thưởng cho công nhân viên chức. Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán. Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt. Có TK 112: Thanh toán chuyển khoản qua Ngân hàng. - Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Nợ TK 338 (3383, 3384) Có TK liên quan 111, 112.... - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh. Nợ TK 334 Có TK 338 (3388). - Trường hợp số đã trả, đã nộp về bảo hiểm xã hội (kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp được cấp bù, ghi: Nợ TK111,112: Số tiền được cấp bù đã nhận. Có TK 338: Số tiền cấp bù (3383) Phụ lục số 3: Bảng quy đổi ra thu nhập có thuế (Kèm theo Thông tư số 05 TT/BTC ngày 17/01/2002 của Bộ Tài chính) đối với công dân Việt Nam và cá nhân là người nước ngoài không mang quốc tịch Việt Nam nhưng định cư không thời hạn tại Việt Nam Đơn vị tính: 1000đ. Thu nhập không có thuế (NET) Thu nhập có thuế Trên 3.000 đến 5.700 Trên 5.700 đến 8.100 Trên 8.100 đến 10.200 Trên 10.200 đến 12.000 Trên 12.000 đến 15.000 Trên 15.000 Phần 3: phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản tính theo lương tại Công ty vinapon 3.1. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và bảo hiểm tại Công ty VINAPON. - Các hoạt động đặc biệt là công tác kế toán của Công ty được các bên tham gia liên doanh giám sát chặt chẽ. Hệ thống máy vi tính phòng kế toán, các mẫu sổ sách kế toán, các công thức tính toán nói chung và tính lương nói riêng được đảm nhận bởi những nhân viên kế toán. Có trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm và các khoản trích theo lương Công ty đã thực hiện nghiêm túc với quy định của chế độ kế toán về hệ thống chứng từ, sổ sách về tiền lương. - Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng ở Công ty rất phù hợp với đặc điểm công tác kế toán và đặc biệt rất thuận tiện trong việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Hình thức trả lương của Công ty rất đáng chú ý. Nó thể hiện khả năng phân tích, đánh giá, ứng dụng các chế độ về kế toán tiền lương của Công ty là rất chính xác, hợp lý. Kế toán tính tiền lương cho người lao động đầy đủ, chính xác, đảm bảo lợi ích cho nhân viên của Công ty, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó với Công ty. Về hạch toán bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cũng được Công ty quan tâm một cách thích đáng, Công ty luôn hoàn thành nộp các quỹ đầy đủ, đúng thời hạn. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của người lao động. Tuy nhiên, bên cạnh các mặt tích cực trong công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức hạch toán tiền lương nói riêng, Công ty còn một số tồn tại cần giải quyết. - Theo bảng lương có thể thấy Công ty chưa có quỹ công đoàn do Công ty trích lập tính vào chi phí kinh doanh, quỹ công đoàn hiện có ở Công ty là do người lao động đóng. + Cách hạch toán thuế thu nhập của Công ty cũng chưa được chính xác cụ thể là: Công ty đã coi phụ cấp làm đêm là tiền lương làm ngoài giờ do đó khi tính thuế thu nhập cá nhân đã không trừ đi phần phụ cấp làm đêm đáng nhẽ ra phải trừ đi. Bởi vì theo Điều 4 Nghị định số 78/2001/NĐ - CP thì phụ cấp làm đêm không thuộc diện chịu thuế thu nhập. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương ở Công ty Vinapon. 3.2.1. ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện kế toán tính thuế thu nhập cá nhân. - Việc tính chính xác chi phí nhân công cũng như việc xác định đúng các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân hàng Nhà nước là cơ sở để xác định giá thành, giá bán sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy khi tính thuế thu nhập cá nhân phòng kế toán Công ty cần phải tách phụ cấp làm đêm riêng ra và không coi phụ cấp làm đêm là lương làm ngoài giờ để tính thu nhập cá nhân. có thực hiện như vạy mới đúng với Điều 4 Nghị định số 78/2001/NĐ - CP về thuế thu nhập. 3.2.2. ý kiến thứ hai. Để giảm phần nào đóng góp của cán bộ công nhân viên cũng như thể hiện sự nghiêm túc trong việc thực hiện chế độ kế toán thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với công đoàn, với người lao động Công ty nên trích 2% trên tổng số tiền lương tính vào chi phí kinh doanh để hình thành quỹ kinh phí công đoàn. Kết luận Có thể thấy tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương là một biện pháp cần thiết giúp cho công tác quản lý lao động và tiền lương của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất và hiệu suất công tác. Trong quá trình thực tập tại Công ty Liên doanh VINAPON mặc dù chỉ đi sâu vào vấn đề lao động tiền lương của Công ty nhưng qua đó có thể thấy được vai trò, tác dụng của việc tổ chức hạch toán kinh doanh trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Do điều kiện thời gian tiếp xúc với công việc thực tế không nhiều, kiến thức học ở trường về lao động tiền lương chưa sâu, kinh nghiệm viết đề tài còn ít ỏi nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực tập viết chuyên đề. Rất mong được thầy cô hướng dẫn bảo thêm. Qua bài viết này, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Việt Tiến đã hướng dẫn chỉ bảo tận tình cho em trong quá trình viết chuyên đề. Em cũng xin cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Liên doanh VINAPON và bộ phận kế toán Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và cung cấp số liệu cho bài viết này. Hà Nội, ngày tháng năm2002 Sinh viên Trần Trung Sơn Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2 1.1. Những đặc điểm cơ bản của ngành du lịch 2 1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh du lịch 2 1.1.2. Đặc điểm về sản phẩm du lịch 3 1.2. Khái niệm, vai trò, đặc điểm của tiền lương 4 1.2.1. Khái niệm 4 1.2.2. Các hình thức trả tiền lương 6 1.2.3. Vai trò của tiền lương 12 1.3. Lý luận chung về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn 13 1.3.1. Bảo hiểm xã hội 13 1.3.2. Bảo hiểm y tế 16 1.4. Nhiệm vụ hạch toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ 18 1.5. Chứng từ ban đầu để hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 18 1.6. Hạch toán tổng hợp về tiền lương 21 1.7. Hạch toán tổng hợp về BHXH, BHYT, KPCĐ 24 1.8. Hình thức tổ chức sổ tiền lương 29 Phần 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vinapon 30 2.1. Đặc điểm chung của Công ty VINAPON 30 2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Liên doanh VINAPON 30 2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty VINAPON 31 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán của Công ty VINAPON 32 2.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty Liên doanh VINAPON 39 2.2.1. Đặc điểm vê lao động tiền lương 39 2.2.2. Quy chế trả lương 40 2.2.3. Các khoản trích theo lương 40 2.2.4. Hạch toán chi phí nhân công tại Công ty VINAPON 41 Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản tính theo lương tại Công ty vinapon 55 3.1. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và bảo hiểm tại Công ty VINAPON 55 3.2. Một sóo ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương ở Công ty VINAPON 56 Kết luận