Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO

hanh toán lương và phiếu chi số PC164. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, kế toán cũng có thể in ra được “Danh sách chứng từ ghi sổ” tương ứng với những CTGS vừa lập tương ứng. Với các dữ liệu đã nhập vào phần mềm, kế toán in ra được sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan. Bảng 2.34: Sổ cái tài khoản “Phải trả phải nộp khác” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02c1- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ PHẢI NỘP KHÁC Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ TK: 338 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có SH NT 1/1/2010 Dư đầu kỳ 202.411.564 … … … … … … PC164 28/02/2010 Số tiền BHXH trả thay lương cho: Tô Kim Phượng 334 1.159.364 S184 28/02/2010 Nộp 28,5% BHXH tháng 02/2010 11211 35.683.140 S179 28/02/2010 Nộp 1% KPCĐ cho cấp trên 11211 1.462.470 PC175 28/02/2010 Chi trích 1% KPCĐ tháng 02/2010 1111 1.462.470 … … … … … … CTK190 28/02/2010 Tính BHXH phải nộp tháng 02/2010 334 10.642.340 CTK190 28/02/2010 Tính BHXH phải nộp tháng 02/2010 622 16.276.520 … … … … … … CTK195 28/02/2010 Tính 2% KPCĐ tháng 02/2010 622 1.901.211 CTK195 28/02/2010 Tính 2% KPCĐ tháng 02/2010 6271 292.494 … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 242.353.095 59.764.550 Số dư cuối kỳ 19.823.019 Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập bảng Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Thanh toán thuế thu nhập cá nhân: Thuế thu nhập cá nhân là khoản thuế thu nhập đánh trên những người có thu nhập cao nhằm giảm bớt sự chênh lệch giàu nghèo trong xã hội. Hiện nay công ty đang áp dụng thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Những CBCNV có mức thu nhập trên 5 triệu đều phải nộp thuế. Hàng tháng, kế toán tiền lương tính thuế thu nhập cá nhân căn cứ theo tiền lương trên hợp đồng. Hiện nay, tiền lương làm thêm giờ của nhân viên trong công ty chưa được tính thuế thu nhập cá nhân. Hàng tháng, CBCNV trong toàn công ty không phải tự đi nộp thuế mà công ty sẽ nộp cho ngân sách nhà nước vào cuối mỗi tháng bằng tài khoản của công ty tại ngân hàng. CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO Trong công tác quản lý kinh tế tài chính, hạch toán kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Là một phần trong công tác hạch toán của công ty, kế toán tiền lương phải theo dõi, phản ánh các nghệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản trợ cấp khác. Hoàn thiện tốt công tác kế toán tiền lương chính là hoàn thiện về chính sách, về hình thức trả lương để đảm bảo tiền lương là yếu tố vật chất khuyến khích NLĐ tăng năng suất, tiết kiệm chi phí để đem lại hiệu quả kinh tế cao. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện các chính sách, chế độ về tiền lương, BHXH, BHYT… bên cạnh những thành tựu, tiến bộ đạt được thì công ty cũng gặp không ít khó khăn. 3.1.1. Ưu điểm * Về bộ máy tổ chức quản lý: Hơn 20 năm qua công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO đã đứng vững và phát triển, không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu để đem lại lợi ích cho xã hội, nâng cao đời sống của CBCNV trong công ty. Đó chính là thành quả khả quan mà công ty đã đạt được. Công ty không ngừng áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến, bắt kịp với quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước, đẩy mạnh khối lượng sản xuất, hạ thấp chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tạo uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Môi trường làm việc: Các phòng ban, tổ, đội được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết từ hệ thống chiếu sáng, làm mát, chống bụi đến các máy móc phục vụ cho công việc. Công tác đảm bảo vệ sinh và an toàn lao động được quan tâm đặc biệt. Bầu không khí lao động tập thể của công ty khá tốt, tạo sự hòa đồng giữa mọi người, góp phần nâng cao hiệu quả lao động. Lãnh đạo gần gũi với CBCNV, thường xuyên xuống xưởng kiểm tra, đôn đốc công nhân viên trong quá trình làm việc. Mỗi phòng ban, tổ, đội sản xuất trong công ty được phân công, phân nhiệm rất rõ ràng trong việc theo dõi số lượng lao động, thời gian lao động và tập hợp kết quả lao động cũng như việc quản lý, hạch toán và thanh toán lương cho NLĐ. Đây là việc làm cần thiết để tất cả các bộ phận đều có thể hoàn thành tốt phần việc của mình và làm cho chu trình không bị gián đoạn. Việc phối hợp giữa phòng văn phòng công ty và phòng tài chính kế toán với các tổ, đội sản xuất cũng như các phòng ban khác nhau trong chu trình LĐ- TL được thực hiện một cách nhịp nhàng, đảm bảo tiến độ. Đây là cơ sở cho việc luân chuyển chứng từ một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và thanh toán tiền lương, giúp cho bộ phận quản lý nắm bắt được một cách thường xuyên những thông tin cần thiết liên quan đến lao động và tiền lương. * Về tổ chức bộ máy kế toán: Hoạt động theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC, là một công ty hoạt động sản xuất theo quy mô vừa và nhỏ nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung tức là toàn công ty chỉ có một phòng kế toán hạch toán chung, còn ở các tổ, đội chỉ cử người chịu trách nhiệm chấm công và kiểm tra quá trình làm việc của NLĐ. Bộ máy kế toán của công ty khá gọn nhẹ, các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng và không ngừng được trang bị thêm những kiến thức mới. Việc phân công giữa các phần hành kế toán cũng phù hợp với trình độ của KTV, đảm bảo duy trì mối liên hệ chặt chẽ giữa các phần hành. Với bộ máy kế toán được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ đại học, cao đẳng, có kinh nghiệm và nhiệt tình với công việc. Thêm vào đó, có sự trợ giúp của máy tính điện tử và phần mềm kế toán MISA, công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng tại công ty đang được thực hiện một cách hiệu quả, đáp ứng được các yêu cầu về tiến độ thời gian và chất lượng công việc. Do nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong quá trình sản xuất kinh doanh nói chung và trong công tác quản lý chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm nói riêng. Nên: - Kế toán tiền lương đã phân công trách nhiệm và hướng dẫn các tổ trưởng, phụ trách các tổ, đội sản xuất quản lý tốt các chứng từ ban đầu của công tác hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương như: Bảng chấm công, bảng kê khối lượng công việc thực hiện... Nhìn chung, kế toán tiền lương đã vận dụng tốt lý luận vào thực tiễn công việc tại công ty. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép ngay khi có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước và công ty. Công tác ghi chép sổ sách, tính toán, phân bổ lương và các khoản trích theo lương được thực hiện tương đối tốt. - Việc thực hiện trả lương cũng như việc hạch toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại công ty thường xuyên được cập nhật theo những văn bản pháp luật mới nhất và phù hợp với tình hình kinh tế của từng giai đoạn. * Về hình thức sổ kế toán và hệ thống tài khoản: Hiện nay công ty áp dụng hình thức CTGS rất phù hợp với tình hình thực tế và tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp cho quá trình hạch toán kế toán trở lên nhanh chóng, tránh nhầm lẫn, sai sót do lỗi tính toán. Do vậy mà kế toán có thể quản lý các CTGS, kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toán ghi trên các tài khoản được chính xác, kịp thời sửa chữa sai sót và hơn thế nữa là việc tính lương cho CBCNV được phản ánh đúng số công làm việc thực tế của NLĐ. Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý. Các chứng từ được sử dụng đúng mẫu quy định của Bộ tài chính, những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, điều chỉnh và xử lý kịp thời. Các sổ sách đang sử dụng đều đúng mẫu và việc ghi chép trên các sổ sách theo đúng quy định. Hiện nay công ty đã tiến hành lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Vì quỹ lương để tính BHXH, BHYT, BHTN là lương cơ bản và quỹ lương hiện tính KPCĐ là tổng lương thực tế trả cho NLĐ hiện tại. Do đó, trên bảng kê trích nộp các khoản theo lương đã thể hiện rõ ràng quỹ lương tính BHXH, BHYT, BHTN và quỹ lương tính trích KPCĐ. Công ty áp dụng quyết định số 48/2006/QĐ- BTC đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo đó, trong hệ thống tài khoản không có các tài khoản phản ánh chi phí như: TK 622, 627, 641…nhưng trong quá trình quản lý, tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương phát sinh trong kỳ, kế toán của công ty đã linh hoạt hạch toán vào các tài khoản chi phí như: TK 622, 6271, 6411, 6421. Đây là một quan điểm đúng đắn, công ty nên duy trì và phát huy. Việc tập hợp chi phí liên quan đến tiền lương vào các tài khoản chi phí trên giúp cho việc quản lý chi phí dễ dàng hơn, mọi chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến quá trình sản xuất, bán hàng… đều được tách biệt rõ ràng giúp cho nhà quản trị có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn góp phần nâng cao vị thế của công ty. * Về quỹ lương và các khoản trích theo lương: Ngay từ đầu công ty đã xây dựng quỹ tiền lương để trả CBCNV. Hàng năm, căn cứ vào kết quả hoạt động của năm, mức lợi nhuận năm trước để xây dựng mức lương cho năm nay. Công ty tiến hành trích các quỹ theo đúng quy định, các quỹ BHXH, BHYT, BHTN được lập và hoạt động hiệu quả theo đúng luật định. Về tổ chức công đoàn là đại diện cho tập thể CBCNV trong công ty luôn đứng ra bảo đảm sự công bằng quyền lợi cho NLĐ. Nguồn quỹ KPCĐ của công ty được trích theo đúng tỷ lệ và để trả thưởng cho CBCNV hoàn thành tốt công việc của mình. * Về việc tổ chức tính lương và thanh toán lương: Công ty luôn nhận thức được chi phí nhân công là một trong ba khoản mục chi phí chủ yếu cấu thành lên giá thành sản phẩm nên kế toán tiền lương luôn ý thức được trách nhiệm tính đúng, tính đủ và kịp thời lương cho CBCNV. Qua nghiên cứu và điều tra theo phương pháp hỏi trực tiếp cho thấy công tác trả lương luôn được thực hiện theo đúng tiến độ, không xảy ra tình trạng chậm trả lương hoặc nợ lương NLĐ. Đó là sự phân phối nhịp nhàng giữa phòng tổ chức nhân sự và phòng tài chính kế toán đảm bảo công tác trả lương đạt hiệu quả cao nhất. Hiện nay, để việc tính lương trở lên đơn giản, hàng tháng kế toán phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương theo một tỷ lệ ước tính vào chi phí là: Chi phí nhân công trực tiếp 65%, chi phí sản xuất chung 10%, chi phí bán hàng 5%, chi phí quản lý doanh nghiệp 20%. Việc phân bổ vào chi phí như vậy cũng có những ưu điểm nhất định là giảm bớt khối lượng công việc và giúp lên báo cáo một cách nhanh chóng, kịp thời. Thu nhập của người lao động trong các năm qua có xu hướng tăng lên. Đến năm 2009 mức thu nhập bình quân đầu người đạt hơn 4 triệu đồng/tháng. Đây là mức lương khá so với mức lương trên thị trường lao động, đảm bảo đời sống của người lao động, đồng thời khuyến khích tăng năng suất lao động, tích cực sản xuất. Ngoài ra, hàng năm công ty vẫn áp dụng trả thưởng cho người lao động nhân dịp lễ, tết, áp dụng hình thức trả lương tháng 13 cho CBCNV. Các loại phụ cấp công ty đang áp dụng như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm, tạo sự an tâm công tác cho CBCNV. Đặc biệt, công ty cũng áp dụng phụ cấp độc hại thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo công ty đối với sức khỏe NLĐ. 3.1.2. Nhược điểm Song song với những ưu điểm kể trên thì công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không tránh khỏi những tồn tại cần được khắc phục để kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực sự đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty cổ phần EMECO. * Về công tác chấm công: Đánh giá hoàn thành công việc dựa chủ yếu vào bảng chấm công, việc chấp hành nội quy kỷ luật, các chỉ tiêu về chất lượng công việc và tiến độ, không có các chỉ tiêu rõ ràng để đánh giá thường được đánh giá theo cảm tính chủ quan nên thường mắc lỗi trong đánh giá. Việc chấm công hiện nay là một tác vụ thật sự cần thiết và diễn ra hàng ngày trong các doanh nghiệp. Qua việc quản lý tốt giờ giấc làm việc của CBCNV, doanh nghiệp có thể tăng thêm được hiệu quả kinh doanh. Mặt khác, hiệu ứng phụ của việc đi làm muộn sẽ ảnh hưởng chung đến kết quả làm việc của nhân viên cũng như các nhóm phòng, ban. Hiện nay, công ty vẫn tiến hành chấm công theo phương pháp thủ công. Điều này sẽ làm cho công ty mất nhiều thời gian và công sức để tập hợp dữ liệu dành cho việc tính lương, sai sót xảy ra là không thể tránh khỏi. Một vấn đề nữa hiện nay vẫn đang tồn tại trong công ty đó là: Chấm công dựa trên các mối quan hệ nghĩa là dựa vào mối quan hệ thân quen giữa các CBCNV trong một phòng ban. Khi một CBCNV nào đó phải nghỉ vì lý do riêng thì vẫn được chấm công đi làm bình thường. Tình trạng này không thường xuyên xảy tại các phòng ban và xảy ra với tần suất không nhiều, tuy nhiên điều này cũng thể hiện sự quản lý còn nhiều kẽ hở, chưa đánh giá chính xác kết quả lao động của CBCNV trong công ty. * Về chế độ tiền lương và hình thức trả lương: Công ty rất quan tâm đến đời sống CBCNV, luôn phấn đấu nâng cao thu nhập cho NLĐ nên bên cạnh mức LCB, công ty đã trả cho NLĐ một mức lương tăng thêm. Tuy nhiên việc tính mức lương tăng thêm này không được dựa trên một khung hệ số tăng thêm nào mà hoàn toàn được thành lập trên cơ sở đề xuất của thủ trưởng, trưởng phòng và tổ trưởng các tổ, đội thi công. Sau đó thông qua cán bộ LĐ- TL và TGĐ ký duyệt. Điều này không phản ánh đúng năng lực, sự đóng góp của bản thân NLĐ với kết quả hoạt động của công ty. Hơn nữa, việc tăng lương thông qua hình thức trên cũng cho thấy sự không khách quan trong kiểm tra, đánh giá và nhận định công việc. Tiền phụ cấp đang áp dụng tại doanh nghiệp tương đối thấp, mức chênh lệch của mức phụ cấp giữa các chức vụ không có sự khác biệt nhiều và được xác định dựa trên yếu tố chủ quan của BGĐ là chính. Do đó không có tác dụng nhiều trong khuyến khích NLĐ. Hiện nay công ty chưa tiến hành trích khoản trợ cấp mất việc làm. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm, đào tạo lại nghề cho NLĐ tại công ty theo quy định hiện hành. Do đó, trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là một việc làm cần thiết đối với công ty giúp NLĐ an tâm công tác và cống hiến hết sức cho công việc. Hiện nay công ty vẫn đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ tính toán. Tuy nhiên, hình thức trả lương đó còn mang tính chất bình quân, không phản ánh chính xác năng suất lao động thật sự của NLĐ, do đó không phát huy hết khả năng và sự cố gắng của cá nhân trong công việc. Tiền lương của NLĐ không gắn liền với kết quả lao động mà họ tạo ra. Chính vì lẽ đó nên hình thức tiền lương theo thời gian đã không mang lại cho NLĐ sự quan tâm đầy đủ đối với thành quả lao động của mình. Hơn nữa, NLĐ chú ý tới việc đi làm đầy đủ hơn là làm thế nào để giải quyết công việc đạt hiệu quả tối ưu. Vì vậy, trên thực tế còn nhiều lao động sử dụng thời gian một cách lãng phí mang tính chất đối phó. Công ty trả lương cho CBCNV dựa trên số tiền mà họ được ký trong HĐLĐ ban đầu với công ty cho nên CNV không có ý chí phấn đấu vì dù họ làm việc không hiệu quả, kém chất lượng thì cuối tháng vẫn được lĩnh đúng số tiền trong hợp đồng với công ty. Bộ phận lao động khoán việc thường được hưởng số ngày công tối đa theo chế độ 22 ngày/tháng nên tình trạng đi muộn về sớm vẫn thường xuyên xảy ra và vẫn được châm trước do đó hiệu quả lao động không cao. Hiện nay công ty vẫn đang áp dụng hình thức trả lương trực tiếp bằng tiền mặt do kế toán tiền lương thực hiện. Điều này không những gây lãng phí thời gian và công sức cho bộ phận kế toán mà còn có thể gây ra những sai sót, nhầm lẫn không đáng có trong công tác kế toán. *Về hệ thống tài khoản và công tác hạch toán kế toán: Mặc dù công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC nhưng các mẫu biểu, sổ sách đang sử dụng tại công ty EMECO đều theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC nên không có sự nhất quán trong hạch toán sổ sách. Trong tổ chức sổ sách, chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty đang áp dụng hình thức CTGS nhưng lại không mở sổ đăng ký CTGS nên rất dễ gặp khó khăn trong việc quản lý CTGS. Thay vào đó công ty sử dụng “Danh sách chứng từ ghi sổ” nhưng khi tiến hành in ra thì không thấy thể hiện cột số tiền. Điều này là bất hợp lý, gây khó khăn trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với các CTGS đã lập. Hệ thống tài khoản đang sử dụng tại công ty là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, trong khi các tài khoản chi phí đều được chi tiết thành các tiểu khoản phản ánh chi phí nhân công như: TK 6271, 6411, 6421 thì tài khoản “Phải trả công nhân viên” của toàn công ty lại được gộp chung và theo dõi trên TK 334. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi quản lý và dễ gây sai sót, nhầm lẫn. Về hạch toán BHXH, BHYT, BHTN phải trả cho NLĐ: Hiện nay, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT và BHTN đều được hạch toán chung vào tài khoản 3383 “Bảo hiểm xã hội”. Đây là điều bất hợp lý trong quá trình hạch toán tại đơn vị. Việc hạch toán chung vào cùng tài khoản sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi, quản lý, đánh giá và sử dụng các quỹ tại doanh nghiệp cũng như việc nộp các khoản trích theo lương cho cơ quan bảo hiểm. Toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương được công ty phân bổ vào chi phí theo một tỷ lệ ước tính, điều này khiến cho tiền lương và các khoản trích theo lương phân bổ vào chi phí không chính xác với thực tiễn của công ty, có thể làm sai lệch giá thành và lợi nhuận gộp trên sổ so với thực tế. Về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất: Nhìn chung số ngày nghỉ phép hiện nay của công nhân sản xuất giữa các kỳ không có sự chênh lệch lớn nên công ty không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của CNV. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện * Sự cần thiết hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Hệ thống trả lương trong doanh nghiệp là công cụ hiệu quả quyết định sự thành công chính sách tiền lương của công ty, là sự hài hòa giữa quyền lợi của NLĐ, chi phí của doanh nghiệp cùng rất nhiều yếu tố khác. Một hệ thống trả lương hiệu quả sẽ tạo được sự tin tưởng và hài lòng của NLĐ, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, góp phần tạo động lực cho NLĐ nâng cao NSLĐ, đóng góp vào sự phát triển sản xuất, kinh doanh. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một sự tất yếu. Nó xuất phát từ yêu cầu thực tế của công ty, của tình hình kinh tế hiện tại cũng như từ ý nghĩa to lớn của lương và các khoản trích theo lương đối với sự phát triển của EMECO. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách khoa học có ý nghĩa rất lớn: Thứ nhất: Sức lao động là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh cùng với các yếu tố khác để tạo ra sản phẩm, dịch vụ cho thị trường. Hiện nay, mục tiêu chính của công ty là tìm kiếm lợi nhuận, mà vấn đề cụ thể được công ty quan tâm là làm thế nào để hạ giá trành sản phẩm, trong đó tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những khoản chi phí chủ yếu và khá lớn của công ty liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh của công ty và giá thành sản phẩm, dịch vụ. Thứ hai: Đối với NLĐ, tiền lương là động cơ chủ yếu để họ quyết định làm việc cho công ty. Tiền lương chính là nguồn lợi kinh tế chủ yếu của họ. Nhu cầu của cuộc sống ngày càng cao thì lợi ích kinh tế của tiền lương càng lớn. Tiền lương là phương tiện để NLĐ đảm bảo những nhu cầu vật chất cần thiết cho cuộc sống. Giải quyết được vấn đề tiền lương tức là tạo ra đòn bẩy giúp NLĐ cống hiến hết sức mình cho sự phát triển của công ty và góp phần đưa công ty ngày càng phát triển vững mạnh. Thứ ba: Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty EMECO mặc dù đã có nhiều ưu điểm song không tránh khỏi những tồn tại cần phải thay đổi để hoàn thiện hơn nữa. Từ những lý do trên thì việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề mang tính tất yếu khách quan của công ty EMECO trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. * Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán lương và các khoản trích theo lương: Trong quá trình hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương, muốn đạt được kết quả cao công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu và nguyên tắc sau đây: Thứ nhất: Các giải pháp được đưa ra phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên quy định, hướng dẫn của Bộ tài chính, các bảng biểu, sổ sách, chứng từ được lập và ghi chép phải đúng quy định. Thứ hai: Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Thứ ba: Việc hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Thông tin cùng với kiểm tra là một trong hai chức năng cơ bản của kế toán. Do đó, bộ máy kế toán dù vận động, biến đổi như thế nào cũng không được xa rời hai chức năng đó. Thứ tư: Hoàn thiện phải trên cơ sở tiết kiệm, phải giải quyết được mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các biện pháp được đưa ra nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty, nếu những biện pháp ấy đi kèm với sự lãng phí thì biện pháp đó không khả thi, không cần thiết. Tiết kiệm ở đây là tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Do đó, bộ máy kế toán nên hoàn thiện theo hướng đòi hỏi ít sức lao động nhất mà khối lượng công việc vẫn đảm bảo đầy đủ, nhanh chóng trong điều kiện ngân quỹ giới hạn. Thứ năm: Quá trình hoàn thiện phải tính đến trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán làm việc tại công ty. Vì họ là người thực hiện trực tiếp các biện pháp, có vai trò quan trọng quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chinh xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chế độ. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO Xuất phát từ ý nghĩa to lớn của tiền lương và các khoản trích theo lương cùng thực trạng về công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường đã trình bày ở trên, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với mục đích hạn chế được phần nào các nhược điểm và giúp công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại công ty ngày một hoàn thiện hơn nữa. 3.2.1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương Về công tác chấm công: Hiện nay công ty vẫn tiến hành chấm công theo phương pháp thủ công. Điều này sẽ làm cho công ty mất nhiều thời gian và công sức để tập hợp dữ liệu dành cho việc tính lương, sai sót xảy ra là không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, để hạn chế những sai sót không đáng có đó, công ty nên sử dụng máy chấm công bằng vân tay. Với biện pháp này, công ty không những giải quyết được những sai sót trong việc chấm công bằng thủ công mà còn giải quyết triệt để tình trạng gian lận trong chấm công như: Làm sai kết quả chấm công do các mối quan hệ cá nhân. Từ đó giúp cho công ty có các biểu thống kê chính xác theo yêu cầu của hệ thống tính lương. Về việc thanh toán lương cho NLĐ: Hiện nay công ty chỉ thực hiện thanh toán lương cho NLĐ mỗi tháng một kỳ vào đầu tháng sau, cách trả lương này là hoàn toàn phù hợp với chế độ. Tuy nhiên điều đó có thể gây khó khăn cho NLĐ khi họ có nhu cầu chi tiêu phát sinh trước kỳ trả lương. Giải pháp của công ty hiện nay là cho phép NLĐ ứng trước lương trong tháng nhưng công ty lại không quy định cụ thể mức tiền lương được phép tạm ứng trước là bao nhiêu, chỉ có thông lệ là số tiền ứng trước trong tháng cho nhu cầu cá nhân thường không lớn hơn số tiền lương tháng được hưởng. Điều này dẫn đến xảy ra các vấn đề nảy sinh như sau: - Có thể xảy ra trường hợp NLĐ có nhu cầu ứng trước tiền lương tháng nhưng số tiền lại chiếm tỷ lệ quá lớn so với tiền lương cấp bậc mà NLĐ được hưởng theo quy định. - Hoặc xảy ra trường hợp NLĐ đã ứng trước một số tiền, chẳng hạn bằng 60% lương cấp bậc hàng tháng họ được hưởng nếu đi làm đủ 22 ngày công trong tháng. Nhưng sau đó, người này chỉ thực tế đi làm 11 ngày trong tháng đó, đồng nghĩa với việc tổng tiền lương thực tế mà người đó nhận được trong tháng chỉ bằng 50% mức lương cấp bậc, tức là nhỏ hơn số tiền mà người đó xin tạm ứng. Số tiền tạm ứng thừa so với mức lương thực tế phải trả cho NLĐ buộc phải truy thu lại hoặc chuyển sang khoản mục tạm ứng quá hạn chưa thanh toán trừ vào lương tháng sau. Do vậy, để khắc phục tình trang này, công ty có thể chuyển sang thực hiện chế độ trả lương thành 2 kỳ trong tháng, tương ứng với số công lao động thực tế của công nhân viên trong mỗi kỳ. Công ty cũng có thể xem xét đưa ra quy định về tỷ lệ tiền lương được phép tạm ứng để áp dụng thống nhất đối với NLĐ, đồng thời phải xem xét đến cả cách quản lý thời gian lao động thực tế khi cấp tạm ứng cho NLĐ, nhằm xây dựng một cơ chế trả lương hợp lý, cụ thể và công bằng. Nhằm hạn chế nhược điểm của hình thức tiền lương theo thời gian và mức lương tăng thêm như hiện nay công ty đang áp dụng là mang tính chất bình quân không phản ánh năng lực thực tế của mỗi cá nhân. Công ty có thể đề ra mức thưởng hợp lý và thực hiện một số biện pháp phối hợp như: Giáo dục chính trị, tư tưởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần, thường xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động. Hoặc công ty có thể thay mức lương tăng thêm cố định như hiện nay bằng cách xếp loại thi đua trong tháng, như vậy sẽ phát huy được tính chủ động sáng tạo. Danh sách xét thi đua do trưởng các phòng ban ở bộ phận văn phòng công ty lập vào cuối tháng để chấm xếp loại kết quả công việc của từng nhân viên trong phòng ban của mình trên cơ sở các quy định về việc xếp loại CBCNV của bộ máy quản lý. Hệ số xếp loại hay hệ số điều chỉnh (HSĐC) được quy đổi ra cho từng CBCNV theo xếp loại trong bảng danh sách xét thi đua là một căn cứ quan trọng để tính lương cho nhân viên của bộ máy quản lý công ty. Công ty có thể đánh giá hiệu quả làm việc của CBCNV thông qua bảng xếp hạng như sau: Bảng 3.1: Bảng xếp hạng CNCNV làm việc trong tháng Xếp loại HSĐC A 2,0 B 1,7 C 1,4 Đối với các khoản phụ cấp có tính chất lương như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại… thì công ty cũng nên có những quy định rõ ràng về hệ số phụ cấp. Ban giám đốc công ty cùng với các cán bộ LĐ- TL nên họp bàn và đưa ra bảng hệ số phụ cấp phù hợp tương ứng với chức vụ, tính chất và khối lượng công việc đảm nhận của các CBCNV trong công ty. Hiện tại, điều quan trọng để thực hiện phân phối thu nhập một cách công bằng là phải xây dựng được một cơ chế đồng bộ quy định các mức hệ số quy đổi để tính thu nhập cho NLĐ. Khi đó, lương của mỗi CBCNV trong công ty sẽ được tính như sau: Lương trả cho CBCNV = Lương cơ bản + Lương hệ số phụ cấp x Số ngày làm việc thực tế 22 ngày Trong đó: Lương cơ bản = Hệ số lương cơ bản x 650.000 x Hệ số điều chỉnh Lương hệ số phụ cấp = Hệ số phụ cấp x 650.000 x Hệ số điều chỉnh Đây là cách làm đã được nhiều công ty áp dụng và phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty cổ phần EMECO. Hoặc có thể kết hợp hình thức trả lương theo thời gian đối với các lao động tại các phòng ban và trả lương khoán tại các tổ, đội thi công. Theo đó, đầu năm công ty lập kế hoạch sản xuất kinh doanh căn cứ vào các hợp đồng ký mới và các hợp đồng chuyển tiếp từ năm trước. Các phòng ban kết hợp với nhau để tính toán các thông số kỹ thuật, xác định số lượng vật tư, máy móc, thiết bị, nhân lực cần cho mỗi công trình. Từ đó tiến hành giao khoán cho các tổ, đội thi công. Các đội căn cứ vào mức giao khoán, định mức lao động để trả lương cho lao động một cách hợp lý và đúng quy định của Nhà nước. Trong hình thức trả lương theo thời gian kết hợp trả lương khoán như trên, điều quan trọng là phải xây dựng được đơn giá tiền lương hợp lý và công tác nghiệm thu phải được coi trọng một cách thích đáng. Về hình thức trả lương: Thực hiện nghị định của chính phủ về việc trả lương cho CBCNV thông qua tài khoản ngân hàng, công ty nên tiến hành thanh toán với NLĐ qua thẻ ATM. Điều này có thể làm giảm được thời gian và khối lượng công việc của các KTV giúp họ có thêm thời gian để cập nhập những kiến thức mới. Hơn nữa, thanh toán qua tài khoản ngân hàng còn tạo sự thuận lợi cho CBCNV, khi họ chưa có nhu cầu sử dụng thì số tiền trong tài khoản sẽ tăng lên do có lãi suất ngân hàng và khi cần có thể rút tiền theo yêu cầu chi trả của bản thân tại các máy ATM gần nhà. Thêm vào đó việc thanh toán với NLĐ qua tài khoản ngân hàng có thể giúp cho các cơ quan chức năng theo dõi và quản lý được thu nhập của NLĐ. Hàng tháng, khi tính ra tiền lương phải trả CNV, kế toán chỉ cần lập một bảng kê ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ tự động trích các khoản tiền từ tài khoản của công ty sang tài khoản của từng CBCNV theo thông tin yêu cầu trên bảng kê ủy nhiệm chi đó. Về vấn đề trích trước tiền lương: Hiện nay công ty chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của NLĐ. Điều này là không hợp lý vì công ty không có điều kiện để bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán. Do đó, kế toán nên dự toán tiền lương nghỉ phép tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích của việc này là không làm giá thành thay đổi đột ngột khi số lượng lao động nghỉ nhiều ở một kỳ hạch toán (đặc biệt là lễ, tết) do chi phí tăng lên mà khối lượng công việc hoàn thành lại ít đi. Cách tính lương nghỉ phép của lao động trực tiếp (LĐTT) để tính vào chi phí sản xuất như sau: Mức trích trước tiền lương của LĐTT theo KH = Tiền lương chính phải trả cho LĐTT trong kỳ x Tỷ lệ trích trước Trong đó: Tỷ lệ trích trước = Tổng tiền lương nghỉ phép năm theo KH phải trả cho CNSX x 100 Tổng tiền lương chính phải trả cho CNSX của năm KH Vấn đề trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc: Hiện nay, công ty chưa tiến hành trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Tuy điều này không bắt buộc theo luật định nhưng công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp cho NLĐ nghỉ việc theo chế độ. Qua đó giúp cho NLĐ yên tâm công tác và công hiến cho công ty. Để công tác tổ chức thực hiện ngày càng hoàn thiện và phát huy hiệu quả tối đa, công ty có thể sử dụng thêm phần mềm quản trị nhân sự để công tác quản lý tiền lương nhanh chóng và dễ dàng hơn nữa trong việc thực hiện và giám sát kiểm tra cũng như nâng cao sự linh hoạt trong việc tương tác, phối hợp giữa các đơn vị phòng ban. Nâng cao ý thức cho NLĐ thông qua các hình thức tuyên truyền, biểu dương những lao động tiêu biểu, những cá nhân xuất sắc, phê bình, kỷ luật nghiêm khắc các trường hợp vi phạm. Thông qua các hoạt động ngoại khóa hoạt động do công đoàn tổ chức để xây dựng tinh thần đoàn kết cho NLĐ và tạo sự gắn bó giữa NLĐ và công ty. 3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán * Về tài khoản sử dụng: Để khắc phục những khó khăn trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì công ty nên hạch toán chi tiết một số tài khoản quan trọng thành các tiểu khoản nhằm phục vụ cho quá trình quản lý và theo dõi, kiểm tra, đối chiếu. Do đó, công ty cần xây dựng một hệ thống các danh mục tài khoản mới mà các tiểu khoản được mã hóa bằng số: TK 334: “Phải trả công nhân viên”. Chưa được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng lao động. Đối với lao động thuê ngoài công ty nên theo dõi chi tiết hơn thành: Lao động thời vụ dài hạn và lao đông thời vụ ngắn hạn vì công ty chỉ trích BHXH, BHYT, BHTN cho NLĐ thuê ngoài ký hợp đồng dài hạn. Để tránh nhầm lẫn khi hạch toán và theo dõi một cách chính xác, kịp thời số tiền trích lập BHXH, BHYT, BHTN phải trích trong kỳ công ty nên chi tiết TK 334 thành các tiểu khoản sau: - TK 3341: “Phải trả công nhân viên trong biên chế”. - TK 3342: “ Phải trả lao động thuê ngoài”. + TK 33421- Để hạch toán, theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài dài hạn. + TK 33422- Để hạch toán, theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài ngắn hạn. TK 3383: “ Bảo hiểm xã hội”. Để hạch toán các khoản trích theo lương, công ty không nên gộp chung BHXH, BHYT và BHTN vào cùng một tài khoản như hiện tại mà nên chi tiết thành các tài khoản cấp hai. Việc sử dụng các tài khoản chi tiết để hạch toán và theo dõi cho từng đối tượng là rất hợp lý vì giúp cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán chi tiết và tránh nhầm lẫn. Từ đó giúp cho nhà quản lý cũng như cơ quan bảo hiểm có thể giám sát, theo dõi, đối chiếu kiểm tra. Cụ thể, kế toán chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: - TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. - TK 3384 – Bảo hiểm y tế. - TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp. TK 351: “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc”. Trong thời gian tới công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc. Điều này không bắt buộc nhưng thể hiện sự quan tâm của ban giám đốc đối với toàn thể công nhân viên trong công ty. “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” sẽ tạo cơ hội cho CBCNV học hỏi nâng cao tay nghề và yên tâm công tác. * Về phương pháp kế toán: Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện chủ yếu bằng phần mềm kế toán MISA. Các dữ liệu ban đầu nhập vào phần mềm sẽ tự động kết xuất sang sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo tài chính. Hiện nay, phương pháp hạch toán kế toán tại công ty tương đối phù hợp với chuẩn mực kế toán và tình hình của công ty. Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty cần nghiên cứu và xây dựng “Quỹ trợ cấp mất việc làm” từ 1% đến 3% tổng tiền lương cấp bậc trên cơ sở cân đối một cách hợp lý với tổng chi phí kinh doanh của công ty để trích lập cho phù hợp. Cuối năm, dựa trên tổng tiền lương cấp bậc công ty sẽ lập chứng từ nghiệp vụ khác để trích bổ sung quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm , ghi: Nợ TK 6421: Có TK 351: Khi phát sinh nghiệp vụ chi trả trợ cấp mất việc, kế toán vào phần “Quản lý quỹ’/ “Phiếu chi” tiến hành nhập nội dung của phiếu chi. Trên giao diện của phiếu chi khi đó sẽ có nội dung định khoản như sau: Nợ 351: Có TK 1111: Sau khi kế toán cập nhập chứng từ trích bổ sung quỹ dự phòng trợ cấp mất việc của năm, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu lên sổ cái, khi cần kế toán có thể in ra sổ cái tài khoản 351. Kế toán có thể xác định chính xác chi phí nhân công thực tế tại các bộ phận mà không phải sử dụng tỷ lệ ước tính như hiện nay bằng cách: Phòng TCHC công ty nên phân loại lao động theo tiêu thức: - Nhân công trực tiếp. - Nhân viên quản lý phân xưởng. - Nhân viên quản lý. - Nhân viên bán hàng. để thực hiện việc tính và nộp BHXH, BHYT, BHTN. Từ đó có thể đưa ra các số liệu chính xác để phân bổ vào chi phí chứ không phân bổ theo tỷ lệ ước tính như hiện nay. Việc phân loại như vậy sẽ giúp công ty xác định được từng loại chi phí nhân công, giúp cho việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán một cách chính xác, phục vụ yêu cầu quản trị tiền lương. Xác định được tỷ lệ chính xác từng loại chi phí sẽ giúp ích cho công ty rất nhiều trong việc hợp lý hóa tỷ lệ tiền lương từng bộ phận. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ * Về chứng từ: Để công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được theo dõi một cách chi tiết và giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời thì công ty nên hạch toán riêng tiền lương và các khoản trích theo lương đối với công nhân thuê ngoài mang tính chất thời vụ cả ngắn hạn và dài hạn. Do dó, kế toán nên xây dựng thêm bảng chấm công và bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương riêng đối với lao động thuê ngoài vì đối với lao động thuê ngoài mang tính chất thời vụ ngắn hạn thì công ty không trích nộp BHXH. Chỉ có hạch toán chi tiết thì nhà quản lý mới có cái nhìn một cách xác thực về thực trạng tình hình lao động, tiền lương tại công ty cũng như dễ giải trình với cơ quan bảo hiểm. Bảng 3.2: Bảng thanh toán tiền lương thuê ngoài Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THUÊ NGOÀI Số:………….. Họ và tên người thuê: …………………………………………………………. Bộ phận (địa chỉ): ……………………………………………………………... Đã thuê những công việc sau:…………………………………………………. tại địa điểm: ………………………từ ngày: ...................đến ngày: ………….. STT Họ và tên người được thuê Địa chỉ (CMTND) Tên công việc Số công hoặc khối lượng công việc đã thuê Đơn giá Thành tiền Tiền thuê khấu trừ Số tiền còn lại Ký nhận Cộng Ngày……. Tháng……… năm……….. Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hiện nay, công ty cổ phần EMECO đang sử dụng “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”, bảng này không chỉ đề cập đến BHXH mà còn có BHYT, BHTN, KPCĐ do đó khi sử dụng bảng này, kế toán nên thay đổi tên gọi là: “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương” cho phù hợp với nội dụng hạch toán. * Về luân chuyển chứng từ: Chứng từ sử dụng tại công ty tương đối phù hợp với tình hình thực tế và đúng theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ vẫn còn một số hạn chế và dồn công việc vào cuối tháng, gây áp lực lớn cho KTV. Do đó, công ty cần thiết lập những quy định nhằm giúp cho quá trình luân chuyển chứng từ được thông suốt và nhanh chóng. 3.2.4. Về sổ sách kế toán Khắc phục được khâu luân chuyển chứng từ thì việc ghi sổ kế toán được đảm bảo hơn. Công ty nên có những quy định về thời gian ghi sổ kế toán để KTV vào sổ thống nhất tránh tình trạng tập hợp chứng từ rồi vào sổ một thể. Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán hơn nữa để hệ thống sổ sách được chi tiết hơn đáp ứng yêu cầu quản lý. Công ty áp dụng hình thức CTGS trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, các CTGS sau khi được lập sẽ tự động chuyển sang “Danh sách chứng từ ghi sổ”. “Danh sách chứng từ ghi sổ” tương ứng với sổ đăng ký CTGS trong chế độ kế toán, tuy nhiên trên danh sách CTGS không có cột thể hiện số tiền. Đây là một bất cập trong quá trình hạch toán. Vì vậy, công ty nên nâng cấp phần mềm cho phù hợp với quá trình hạch toán thực tế tại công ty. Khi đó, “Danh sách chứng từ ghi sổ” in ra nên có dạng như sau Bảng 3.3: Danh sách chứng từ ghi sổ Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02b- DNN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) DANH SÁCH CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng: …………. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT Cộng Cộng Người lập Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để phù hợp hơn với chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC cũng như tạo thuận lợi cho công tác kế toán, kế toán có thể xem xét việc đưa thêm cột ngày tháng ghi sổ vào trong kết cấu sổ cái, sổ chi tiết, đồng thời bỏ bớt cột chứng từ ghi sổ trong sổ chi tiết đi. Kết cấu các sổ khi đó như sau Bảng 3.4: Sổ cái tài khoản tài khoản Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02c1- DNN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản:…………. ĐVT: VNĐ Số hiệu: ……………. Từ ngày…………..đến ngày………… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ Cộng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Ngày…… tháng………. Năm…… Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Do đặc điểm và hình thức kế toán mà công ty lập các báo cáo kế toán sau: - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Bảng cân đối số phát sinh. - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Tại công ty EMECO, báo cáo tài chính được lập thường niên và nộp vào ngày 31/12 năm kế tiếp. Đây chính là cơ sở quan trọng cung cấp thông tin để đại hội đồng cổ đông và TGĐ công ty nắm được tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty. Từ đó có những giải pháp, quyết định và chiến lược kinh doanh đúng đắn. Kế toán có thể tiến hành lập báo cáo quản trị (BCQT) nhằm cung cấp thông tin chi tiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Trên cơ sở đó, nhà quản lý (NQL) có thể đưa ra các kế hoạch phát triển phù hợp, nhằm quản lý tốt chi phí và hạ giá thành sản xuất. Công tác kế toán quản trị tại công ty đã có nhưng chưa thành hệ thống và cũng chưa được thực hiện một cách thường xuyên. Chỉ khi có yêu cầu của BGĐ, phòng tài chính kế toán mới tập hợp các số liệu lương, phân tích, tổng hợp và lập lên các báo cáo. Do vậy mà thông tin cung cấp không kịp thời. Đồng thời, hệ thống BCQT được sử dụng trong công ty cũng chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Vì BCQT phục vụ trong nội bộ công ty, NQL cũng cần biết được kết cấu chi phí của công ty để từ đó xây dựng các định mức phù hợp. Do vai trò của KTQT quan trọng như vậy nên công ty cần cử kế toán viên trong công ty đi học, bồi dưỡng trình độ chuyên môn về KTQT nhiều hơn nữa. 3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp Để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không phải là công việc một sớm một chiều mà có thể làm được và không chỉ mình công ty quyết định được việc này. Điều này đòi hỏi cần có sự chung tay góp sức của các cơ quan có thẩm quyền cùng công ty và chính ý thức của NLĐ. * Về phía các cơ quan chức năng: Các cơ quan nhà nước như: Bộ tài chính, Bộ lao động thương binh xã hội và Chính phủ nên có biện pháp đưa ra một hành lang pháp lý đầy đủ, rõ ràng cho các công ty thực hiện thông qua các nghị quyết, thông tư hướng dẫn để các công ty tự chủ và dễ dàng hơn trong việc thực hiện kế toán lương và các khoản trích theo lương. Các cơ quan cũng nên thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ giúp KTV của các công ty vững vàng về chuyên môn hơn nữa. * Về phía công ty và người lao động: Công ty EMECO cần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hạch toán lao động tiền lương linh hoạt hơn nữa, đồng thời công tác quản lý lao động cũng phải được chú trọng hơn, quan tâm hơn. Công ty cũng phải thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy và hướng dẫn các KTV thông qua các khóa học nâng cao trình độ nghiệp vụ. Công ty cũng nên củng cố, kiện toàn bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán có tốt thì mới đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cần tăng cường sự kết hợp của các bộ phận, các phòng ban để mọi thông tin về tình hình kinh doanh của công ty được phản hồi kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác kiểm tra được hiệu quả. Mặt khác mỗi người lao động trong công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình, hăng say trong công việc để đưa công ty đi lên, phát triển vững vàng hơn. Đặc biệt là các nhân viên hạch toán, quản lý lao động, tiền lương và kế toán tiền lương trong công ty cần phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh những sai sót không đáng có khi hạch toán, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho NLĐ. Tóm lại, công tác quản lý, hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến quyền lợi của NLĐ. Do đó việc hoàn thiện công tác này cũng đồng nghĩa với việc góp phần đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh. KẾT LUẬN Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp hiện nay có thể coi là phần hành có ít nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên lại đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy NLĐ hăng say tham gia sản xuất. Để tiền lương vừa có thể trở thành công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa cho NLĐ thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa chế độ kế toán hiện hành và tình hình thực tế tại mỗi công ty. Nhìn chung công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO được thực hiện tương đối tốt. Bước đầu đã phát huy được tác dụng đòn bẩy kinh tế, góp phần đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong những năm vừa qua. Bên cạnh đó cũng không thể phủ nhận những thiếu sót mà công ty EMECO muốn tồn tại và phát triển thì cần tìm cách khắc phục, nhất là trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Do đó, việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương càng trở lên cần thiết hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo: TS. Phạm Thị Thủy cùng ban lãnh đạo, các cô, chú phòng kế toán công ty cổ phần EMECO đã nhiệt tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Do trình độ hiểu biết còn nhiều giới hạn nên trong quá trình viết báo cáo, em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của cô để em có thể tiếp tục học hỏi nhiều hơn nữa. Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2010 Sinh viên Đàm Thị Nhung DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Điều lệ công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO Hồ sơ năng lực của công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Luật lao động Luật bảo hiểm xã hội Luật bảo hiểm y tế Luận văn khóa 46,47. Sách báo tạp chí chuyên ngành Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp- Chủ biên: PGS.TS: Đặng Thị Loan. NXB đại học kinh tế quốc dân- 2006. Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán, sơ đồ kế toán. NXB thống kê- 2008. Các trang web chuyên ngành: LỜI MỞ ĐẦU Lao động là hoạt động quan trọng nhất của con người để tạo ra của cải, vật chất và các giá trị tinh thần cho xã hội. Trong nền kinh tế thị trường, lao động có năng suất, chất lượng, hiệu quả là nhân tố góp phần quyết định sự phát triển của đất nước. Do vậy, việc sử dụng lao động hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh chính là tiết kiệm lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiện, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên (CNV). Tiền lương (hay tiền công) là một phần sản phẩm xã hội được Nhà nước phân phối cho người lao động (NLĐ) một cách có kế hoạch, căn cứ vào kết quả lao động mà mỗi người cống hiến cho xã hội và được biểu hiện bằng tiền. Đó là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động của CNV đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà CNV đã thực hiện, tiền lương là phần thu nhập chính của CNV. Hạch toán tiền lương là một công việc hết sức quan trọng trong hạch toán chi phí kinh doanh. Đó không chỉ là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm mà còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp ngân sách, tổ chức phúc lợi xã hội, đảm bảo tính đúng, tính đủ tiền lương và công bằng quyền lợi cho NLĐ. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế hiện nay, tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà thực hiện hạch toán tiền lương sao cho chính xác, khoa học, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp và NLĐ. Đồng thời phải đảm bảo công tác kế toán thanh tra, kế toán kiểm tra được dễ dàng, thuận tiện. Chính vì hạch toán tiền lương có vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi con người cũng như toàn xã hội nên em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO" để nghiên cứu trong kỳ thực tập này. Chuyên đề thực tập ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo gồm 3 chương: - Chương 1: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO. - Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO. - Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO. Phụ lục 1 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO PHIẾU THEO DÕI ĐÀO TẠO CÁ NHÂN Họ và tên:……………………………………….Ngày sinh: …………………. Chức vụ:………………….Đơn vị công tác: ……………………………….... Tên khóa đào tạo Ngày Nội dung Ghi chú Ngày….. tháng……năm 20….. Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) TC03 B01 Phụ lục 2 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO PHIẾU ĐÁNH GIÁ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN Họ và tên: ………………………………..Ngày sinh: ………………………... Chức vụ: ……………………Đơn vị công tác……………………………….. Chuyên môn được đào tạo.…………………………………………………… Cấp bậc (bậc nghề) hiện tại: …………………………………………………... Đánh giá trình độ chuyên môn hiện tại: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Yêu cầu đào tạo: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ngày….. tháng ….. năm 20…… Trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B02 Phụ lục 3 Công ty cổ phần công nghê điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO NHU CẦU ĐÀO TẠO Đơn vị: STT Họ tên CBCNV Nghề nghiệp, chức vụ Nội dung cần đào tạo Hình thức đào tạo Ghi chú Ngày….. tháng …năm 20…… Trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B03 Phụ lục 4 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO/TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY STT Nội dung đào tạo/tuyển dụng Đối tượng đào tạo/tuyển dụng Thời gian đào tạo/tuyển dụng Giáo viên đảm nhiệm Đơn vị tổ chức Ghi chú Ngày…… tháng….. năm 20….. TGĐ phê duyệt Người lập kế hoạch (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B04 Phụ lục 5 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO KẾT QUẢ ĐÀO TẠO STT Lớp hoặc khóa đào tạo Nội dung đào tạo Số CBCNV đào tạo Kết quả xếp loại Ghi chú Giỏi Khá T.bình Kém Ngày…. Tháng….. năm 20…… Người tổng hợp báo cáo (ký, ghi rõ họ tên) TC03 B05