Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu máy và thiết bị phụ tùng

Nhiệm vụ của phòng là Tổ chức lao động, bố trí sắp xếp lao động trong Công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với từng phòng ban và công việc. Xây dựng ban hành mọi Nội quy, quy chế trong Công ty và thực hiện các chế độ về Tiền lương, thưởng, BHXH… Phòng dự án: Tham mưu về xây dựng chiến lược kinh doanh hàng năm và công tác mở rộng kênh tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện quản lý nhân viên bán hàng tại các chi nhánh. Phòng Kế toán: Thực hiện những công việc về nghiệp vu chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán. Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết các hợp hợp đồng với đối tác. Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty. Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động kinh doanh cuả Công ty. Thu hồi vốn nhanh chóng tránh trường hợp để khách hàng chiếm dụng vốn. Tham mưu cho Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi theo từng thời kỳ. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU MÁY & THIẾT BỊ PHỤ TÙNG. 2.1. Kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng. 2.1.1. Chứng từ sử dụng Theo quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau: + Bảng chấm công số 01a – LĐ - TL + Bảng thanh toán lương số 02 – LĐ - TL + Bảng thanh toán tiền thưởng số 05 – LĐ - TL + Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành số 06 – LĐ - TL. Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau: + Phiếu làm thêm giờ số 076 – LĐ – TL + Hợp đồng giao khoán số 08 – LĐ - TL + Biên bản điều tra tai nạn lao Tại công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng kế toán tiền lương được chia làm hai hình thức: hình thức trả lương thời gian áp dụng cho lao động gián tiếp và hình thức trả lương theo doanh số áp dụng cho lao động trực tiếp. * Lao động gián tiếp : hưởng lương theo thời gian, các chứng từ sử dụng là : - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng tổng hợp lương gián tiếp Ví dụ : Phòng dự án có 5 nhân viên. Dưới đây là bảng chấm công và bảng thanh toán lương của các nhân viên phòng dự án. Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Bộ phận: Phòng dự án Bảng chấm công Tháng 03 năm 2010 Stt Họ và tên CV Ngày Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Phạm Thị Mai NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 27 2 Trương Thị Ly NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 3 Ninh Thị Hằng NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 4 Trương Hà An NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 27 5 Nguyễn Hồng Nhung NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn Vị: Công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng Bộ Phận: phòng Dự án Bảng Thanh Toán Tiền Lương Tháng 03 năm 2010 TT Họ và Tên Mức lương Lương SP Lương TG Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ 8,5% BH Kỳ II được lĩnh SP Số tiền SC Số tiền Số tiền Ký nhận 1 Phạm Thị Mai 4.000.000 27 4.153.846 4.153.846 800.000 353,077 3,000,769 2 Trương Thị Ly 3.000.000 26 3.000.000 3.000.000 600.000 255,000 2,145,000 3 Ninh Thị Hằng 2.500.000 26 2.500.000 2.500.000 600.000 212,500 1,687,500 4 Trương Hà An 2.500.000 27 2.596.154 2.596.154 500.000 220,673 1,875,481 5 Nguyễn Hồng Nhung 2.500.000 25 2.403.846 2.403.846 500.000 204,327 1,699,519 Tổng Cộng 14.653.846 14.653.846 3.000.000 1,245,577 10,408,269 ĐVT: Đồng Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG GIÁN TIẾP Tháng 03 năm 2010 Phòng ban Tổng lương Tạm ứng lần I Các khoản khấu trừ Kỳ II được lĩnh Ban Giám đốc 95.000.000 30.000.000 8,075,000 56,925,000 Phòng hành chính 26.358.125 5.000.000 2,240,441 19,117,684 Phòng dự án 14.653.846 3.000.000 1,245,577 10,408,269 Phòng kế toán 16.863.000 4.000.000 1,433,355 11,429,645 Tổng cộng 152.874.971 42.000.000 12,994,373 97,880,598 Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (K ý, họ tên) Lao động trực tiếp: Hưởng lương theo doanh số, các chứng từ sử dụng gồm có: Bảng kê doanh số bán hàng Bảng tổng hợp lương trực tiếp VD: Tính lương theo doanh số bán hàng của nhân viên trong công ty. TRÍCH BẢNG KÊ DOANH SỐ BÁN HÀNG Đơn vị : phòng Marketing Họ tên Doanh số bán ra(sản phẩm ) Đơn giá lương sản phẩm bán ra (đồng) Tổng tiền lương(đồng) Mai Thu Hà 800 6.250 5.000.000 Trần Văn Hải 650 6.250 4.062.500 Lê Duy Khanh 700 6.250 4.375.000 Nguyễn Bích Liên 500 6.250 3.125.000 Phạm Xuân Lộc 300 6.250 1.875.000 Ngô Thúy Ngọc 450 6.250 2.812.500 Nguyễn Hải Phú 600 6.250 3.750.000 Phan Kim Tuyến 200 6.250 1.250.000 Ninh Thị Vân 290 6.250 1.812.500 ......... …………… ……………… ……………….. Tổng 58.010 362.562.500 Từ bảng kê doanh số bán hàng của các phòng ban kế toán tổng hợp thành bảng tổng hợp lương trực tiếp. BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG TRỰC TIẾP Đơn vị : đồng Phòng ban Doanh số bán ra (sản phẩm) Đơn giá lương sản phẩm bán ra (đồng/sp) Thành tiền (đồng) Phòng kinh doanh 6000 6.250 37.500.000 Phòng Marketing 58.010 6.250 362.562.500 Phòng bán hàng trực tiếp 5.500 6.250 34.375.000 Tổng 69.510 434.437.500 Công ty Cp thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 03 năm 2010 ĐVT: VNĐ STT Ghi có Tk ĐT sử dụng (ghi nợ các tk) Tk 334 TK 338 Tk 335 chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng có Tk 334 KPCĐ (2%) BHXH (16%) BHYT (3%) BHTN (1%) Cộng có Tk 338 1 TK 641- Lương trực tiếp 434.437.500 434.437.500 8.688.750 69.510.000 13.033.125 4.344.375 95.576.250 530.013.750 P. Kinh doanh 347.500.000 347.500.000 750.000 6.000.000 1.125.000 375.000 8.250.000 45.750.000 P. Maketting 362.562.500 362.562.500 7.251.250 58.010.000 10.876.875 3.625.625 79.763.750 442.326.250 P.Bán hàng 34.375.000 34.375.000 687.500 5.500.000 1.031.250 343.750 7.562.500 41.937.500 2 TK 642-Lương gián tiếp 152.874.971 152.874.971 3.057.499 24.459.995 4.586.249 1.528.750 33.632.494 186.507.465 P.Giám đốc 95.000.000 95.000.000 1.900.000 15.200.000 2.850.000 950.000 20.900.000 115.900.000 P.Hành chính 26.358.125 26.358.125 527.163 4.217.300 790.744 263.581 5.798.788 32.156.913 P.Dự án 14.653.846 14.653.846 293.077 2.344.615 439.615 146.538 3.223.846 17.877.692 P.Kế toán 16.863.000 16.863.000 337.260 2.698.080 505.890 168.630 3.709.860 20.572.860 Ngày 31tháng 03 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Từ Bảng thanh toán tiền lương ta có thể biết được số tiền mà CNV đã tạm ứng kỳ I. CNV muốn tạm ứng tiền phải viết Giấy Đề Nghị Tạm ứng Đơn vị: CT CP TM XNK m áy & thiết bị phụ tùng Mẫu Số: 03-TT Địa chỉ: Phòng dự án QĐsố15/2006/QĐ-BTC Giấy Đề Nghị Tạm ứng Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Số : 19 Kính gửi: ………………..Giám Đốc công ty ………………………………… Tên tôi là:……………………. Ninh Thị Hằng…………………………… Địa chỉ: …………………….phòng dự án ……………………… Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 3.000.000đ (viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương tháng 3 cho phòng dự án Thời hạn thanh toán: ……………….. Ngày 31 tháng 3 năm 2010…………… …………………………………………………………………………………… Thủ trưởng Kế toán phụ trách Người đề nghị đơn vị trưởng bộ phận tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng. làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy này do người xin tạm ứng viết một liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị( người xét duyệt tạm ứng). Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên. địa chỉ. số tiền xin tạm ứng. lý do tạm ứng và thời hạn thanh toán. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định cửa thủ trưởng. kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ Sau khi lập bảng đề nghị tạm ứng này kế toán sẽ tổng hợp các số liệu của từng bộ phận để lập bảng thanh toán tạm ứng cho toàn công ty. Mục đích: Bảng đề nghị tạm ứng này là để lấy căn cứ số liệu để lập phiếu chi và sau này khi trả lương sẽ lấy số tạm ứng vào bảng thanh toán tiền lương và khi trả lương sẽ trừ đi khoản tạm ứng đã chi. Đơn Vị: Công ty CP TM XNK Máy và thiết bị phụ tùng Mẫu Số 02- TT Số 78 Địa Chỉ: Phòng dự án QĐsố15/2006/QĐ-BTC PHIẾU CHI Ngày 15 Tháng 3 Năm 2010 Họ tên người nhận tiền : Ninh Thị Hằng Địa chỉ : phòng dự án Lý do chi : Tạm ứng lương tháng 3 năm 2010 Số tiền : 3.000.000đ (Viết bằng chữ) : Ba triệu đồng chẵn. Kèm theo : Bảng kê chi tiết. Thủ Trưởng Đơn Vị Kế Toán Trưởng Thủ Quỹ Người Nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn. Phiếu chi dùng để xác định các khoản tiền mặt. ngoại tệ, vàng bạc, đá quý... thực tế xuất quỹ và căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi vào sổ kế toán. Nội dung và cách lập phiếu chi tương ứng như phiếu thu, chỉ khác là phiếu chi phải được kế toán trưởng. thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệt chi trước khi xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ… Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu. Liên thứ 2. thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.Liên thứ 3 (nếu có) giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. 2.1.2. Phương pháp tính lương Do đặc điểm kinh doanh sản phẩm của công ty nên chủ yếu công ty tính lương theo sản phẩm và lương theo thời gian. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà công ty áp dụng phương pháp phù hợp. Tính lương theo thời gian : Hình thức tiền lương thời gian giản đơn: là tiền lương được tính theo thời gian làm việc và đơn giá lương thời gian. Công thức: Đơn giá tiền lương thời gian (hay mức lương thời gian) Thời gian làm việc thực tế X Tiền lương thời gian = Tiền lương thời gian gồm: Tiền lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động hoăc trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm. phụ cấp khu vực…(nếu có). Tiền lương tháng chủ yếu áp dụng cho công nhân viên làm công tác quản lý hành chính. nhân viên quản lý kinh tế. nhân viên thuộc các nghành hoạt động không có tính chất sản xuất. Tiền lương thang gồm tiền lương chính và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. - Tiền lương chính là tiền lương được trả theo ngạch bậc tức là căn cứ theo trình độ người lao động. nội dung công việc và thời gian công tác. - Tiền lương chính được tính theo công thức: Mi = Mn x Hi + PC Trong đó: Hi: hệ số cấp bậc i Mn: mức lương tối thiểu PC: phụ cấp (đó là khoản phải trả cho người lao động chưa được tính vào lương chính) - Tiền lương phụ cấp gồm hai loại: Loai 1: tiền lương phụ cấp = Mn x hệ số phụ cấp Loại 2: tiền lương phụ cấp = Mn x Hi x hệ số phụ cấp - Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc Công thức: Tiền lương tháng X 12 tháng 52 Tuần Tiền lương tuần phải trả = - Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc và là căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên. trả lương cho cán bộ công nhân viên những ngày hội họp. học tập và lương hợp đồng. Tiên lương tháng Số ngày làm việc theo chế độ qui định trong tháng Tiền lương ngày = - Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc. làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ. Tiền lương ngày Số giờ làm việc trong ngày theo chế độ (8h) Tiền lương giờ = Tiền lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ…. - Lương công nhật: là tiền lương tính theo ngày làm việc và mức tiền lương ngày trả cho người lao động tạm thời chưa xếp vào thang bậc lương. Mức tiền công nhật do người sử dụng lao động và người thoả thuận với nhau Hình thức tiền lương công nhật áp dụng với người lao động tạm thời tuyển dụng. - Hình thức tiền lương thời gian có thưởng: là hình thức kết hợp giữa hình thức tiền lương giản đơn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất tiền lương thờigian giản đơn tiền thưởng có tính chất lương Tiền lương thời gian có thưởng = + - Ưu điểm: đã tính đến thời gian làm việc thực tế. tính toán đơn giản. có thể lập bảng tính sẵn. - Nhược điểm: hình thức tiền lương thời gian chưa đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động - Chưa gắn tiền lương với chất lượng lao động vì vậy doanh nghiệp cần kết hợp với các biện pháp khuyến khích vật chất. kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động nhằm làm cho người lao động tự giác làm việc với kỷ luật lao động và năng suất. hiệu suất lao động cao. Ví dụ: Bà Nguyễn Hồng Nhung hiện đang công tác tại phòng dự án trong tháng 3 năm 2010 bà đã làn được 25 công mà mức lương ngày của bà hiện tại là 96.153 đồng.Vậy trong tháng số tiền mà bà Nhung nhận được là: 96.153 * 25 = 2.403.846 đồng. Tính lương trả theo doanh thu bán hàng: Hình thức tiền lương sản phẩm là hình thức tiền lương trả cho người lao động tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu đảm bảo chất lượng quy định và đơn giá lương sản phẩm . Đơn giá tiền lương sản phẩm bán ra Doanh số sản phẩm bán ra Tiền lương doanh số = x - Hình thức tiền lương sản phẩm trực tiếp áp dụng với công nhân chính trực tiếp sản xuất, trong đó đơn giá lương sản phẩm không thay đổi theo tỷ lệ hoàn thành định mức lao động. nên còn gọi là hình thức tiền lương sản phẩm trực tiếp không hạn chế. Ví dụ: Ông Lê Duy Khanh đang công tác tại phòng Marketing trong tháng 3 năm 2010 ông đã bán được 700 sản phẩm với giá lương đơn vị trên 1 sản phẩm là 6.250. Vậy trong tháng 3 số tiền lương mà ông Khanh nhận được là: 700 * 6250 = 4.375.000đ 2.1.3. Tài khoản sử dụng Hiện nay công ty đang sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu như: Tiền lương phải trả công nhân viên trong công ty kế toán sử dụng 2 loại tài khoản chủ yếu sau: TK 334 _ Phải trả công nhân viên TK 641 – Chi phí bán hang (Lương trực tiếp) TK 642 – Chi ph í quản lý doanh nghiệp (Lương gián tiếp) a.TK334 _ Phải trả công nhân viên: dùng để phản ánh các khoản thanh toán cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương. tiền công. tiền thưởng. BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên + Nội dung và kết cấu: TK 334 – Phải trả CNV - Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả. đã chi. đã ứng trước cho CNV. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương (tiền công) của CNV. - Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho CNV. - Số dư (nếu có) – số tiền đã trả lớn hơn số phải trả cho CNV - Số dư: Các khoản tiền lương. tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho CNV. Cá biệt có trường hợp TK 334 – phải trả CNV có số dư bên nợ phản ánh số tiền thừa cho CNV. b. TK 641 – chi phí bán hàng( lương trực tiếp) Kế toán sử dụng tài khoản 641_ chi phí bán hàng để để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Nội dung và kết cấu: Bên nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản giảm trừ chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Tài khoản 641 không có số dư. Tài khoản 641 được mở chi tiết như sau: TK6411- chi phí nhân viên TK6412- chi phí vật liệu TK6413- chi phí dụng cụ. đồ dùng TK6414- chi phí khấu hao tài sản cố định TK6417- chi phí dịch vụ mua ngoài TK6418- chi phí bằng tiền khác c.TK642- chi phí quản lý doanh nghiệp (lương trực tiếp) Kế toán sử dụng tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý doanh nghiệp. quản lý hành chính và các chi phí quản lý khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. Nội dung và kết cấu tài khoản 642: Bên nợ: Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh.Tk 642 không có số dư. Tài khoản 642 có các tài khoản cấp 2 như: TK6421- chi phí nhân viên quản lý (lương gián tiếp) TK6422- chi phí vật liệu quản lý TK6423- chi phí đồ dung văn phòng TK6424- chi phí khấu hao tài sản cố định TK6425- thuế. phí. lệ phí TK6427- chi phí dịch vụ mua ngoài TK6428- chi phí bằng tiền khác2.1.4. Quy trình kế toán Phòng hành chính tổng hợp Kế toán tiền lương Thủ quỹ chi tiền Phòng kế toán Bảng lương Giám đốc duyệt Sơ đồ: Trình tự tính lương và kế toán tiền lương Thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công Ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng Căn cứ vào các chứng từ gốc chủ yếu như: - Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Xác nhận các ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. - Bảng thanh toán BHXH. - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH … Tại Công Ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng áp dụng hình thức trả lương theo doanh thu và theo thời gian. Hình thức trả lương theo doanh thu là hình thức tính lương theo tổng doanh thu của toàn công ty Lương theo doanh thu = sản phẩm bán ra x đơn giá lương sản phẩm Hình thức trả lương theo thời gian là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc của công nhân viên. Có nghĩa là căn cứ vào số lượng làm việc, ngày công, giờ công và tiêu chuẩn thang lương theo cấp bậc của nhà nước quy định hoặc công ty quy định để thanh toán lương trả lương theo thời gian làm việc trong tháng bảng chấm công do cán bộ phụ trách hoặc do các trưởng phòng ghi theo quyết định về chấm công cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế quy ra công và những ngày nghỉ được hưỏng theo chế độ để tính lương phải trả. Phản ánh lao động tiền lương là bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc trong tháng. Mục đích để theo dõi ngày công thực tế làm việc. nghỉ việc. ngừng việc nghỉ BHXH… để có căn cứ tính trả lương. BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Bảng chấm công này do đội phòng ban ghi hàng ngày việc ghi chép bảng chấm công do cán bộ phụ trách hoặc do các trưởng các văn phòng có trách nhiệm chấm công cho từng người làm việc của mình cuối tháng sẽ chuyển về văn phòng công ty cùng tất cả những đơn chứng khác cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế quy ra công và những ngày nghỉ được hưởng theo chế độ để tính lương phải trả. Thủ tục trả lương căn cứ vào doanh số đạt được của từng bộ phận đã ký nhận của trưởng văn phòng có đầy đủ chữ ký gửi lên phòng kế toán xem và đưa trình ban giám đốc duyệt sau đó kế toán viết phiếu chi và phát lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty cuối tháng thanh toán. Từ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. bảng tính lương. bảng thanh toán lương. phiếu chi. phiếu tạm ứng cùng các chứng từ gốc khác ta lập sổ Nhật Ký Chung. là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để kiển tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ: TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2010 Đơn Vị: VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải TK Đã ghi sổ cái Số phát sinh SH NT Nợ Có …………………… 31/03 Tính lương gián tiếp 642 * 152.874.971 334 * 152.874.971 31/03 Tính lương trực tiếp 641 * 434.437.500 334 * 434.437.500 …………………. Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính. Sổ Cái của hình thức Nhật Ký Chung được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ: SỔ CÁI TK 334- Phải trả công nhân viên N ăm 2010 Đơn Vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải NKC TK đối ứng Số Tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng 31/3 01 31/3 Tiền lương gián tiếp trong tháng 642 152.874.971 31/3 02 31/3 Tiền lương trực tiếp trong tháng 641 434.437.500 31/3 03 31/3 Khấu trừ vào lương khoản BHXH, BHYT, BHTN 338 49.921.560 31/3 05 31/3 Khấu trừ vào lương phần tạm ứng 141 96.500.000 31/3 06 31/3 Thanh toán lương cho CNV 111 440.890.911 Cộng phát sinh tháng 587.312.471 587.312.471 Số dư cuối tháng 0 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ: SỔ CÁI TK 641- chi phí bán hàng Năm 2010 Đơn Vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải NKC TK đối ứng Số Tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu tháng 0 Số phát sinh trong tháng 01 31/3 Tính tiền lương công nhân trực tiếp 334 434.437.500 - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 338 95.576.250 Kết chuyển chi phí bàn hang xác định KQKD 911 530.013.750 Cộng phát sinh tháng 530.013.750 530.013.750 Số dư cuối tháng 0 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ: SỔ CÁI TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp Năm 2010 Đơn Vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải NKC TK đối ứng Số Tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu tháng 0 Số phát sinh trong tháng 01 31/3 Tính tiền lương công nhân gián tiếp 334 152.874.971 - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 338 33.632.494 Kết chuyển chi phí quản lý DN xác định KQKD 911 186.507.465 Cộng phát sinh tháng 186.507.465 186.507.465 Số dư cuối tháng 0 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán các khoản trích theo luơng tại công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng. 2.2.1. Chứng từ sử dụng. Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH như: - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10- LĐ- TL Bảng thanh toán BHXH mẫu số 04 – LĐ - TL Các phiếu chi, chứng từ các tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể làm căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi sổ kế toán. - Phiếu chi BHXH số 03 – LĐ - TL - Bảng thanh toán BHXH số 04 – LĐ – TL Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP Về việc: Thai sản, bản thân ốm, con ốm Họ và tên: Nguyễn Thị Hiền Tuổi: 32 Nghề nghiệp, chức vụ: nhân viên công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng. Bộ phận công tác: Phòng kế toán Thời gian đóng bảo hiểm: 3 năm Lý do: Nghỉ ốm Số tiền: 2.232.400đồng Bằng chữ: Hai triệu hai trăm ba mươi hai nghìn bốn trăm đồng chẵn Ngày 23 tháng 3 năm 2010 Người lĩnh Kế toán Giám đốc (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) PHIẾU CHI Ngày 25 tháng 3 năm 2010 Họ và tên người nhận: Mai Thu Hà Địa chỉ: Phòng Marketing Lý do chi: Thăm nhân viên phải mổ Số tiền: 5.000.000đ Viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền Người lập phiếu 2.2.2. Tài khoản sử dụng. Công ty sử dụng TK 338 – Phải trả. phải nộp khác Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả. phải nộp khác ngoài nội dung. đã được phản ánh ở các tài khoản khác TK 338 – Phải trả. phải nộp khác kết chuyển giá trị tài sản thừa và các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý. BHXH phải trả cho CNV KPCĐ chi tại đơn vị Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ Doanh thu ghi nhận cho từng kỳ kế toán. trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản. Các khoản đã trả và đã nộp khác Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa rõ nguyên nhân) Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân. tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân. Trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí SXKD Trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của CNV Các khoản thanh toán với CNV, tiền nhà, điện nước của tập thể BHXH và KPCĐ vượt chi được cấp bù Doanh thu chưa thực hiện Các khoản phải trả khác - Số dư (nếu có) – số đã trả. Đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi KPCĐ chi vượt chưa được cấp bù số dư – số tiền còn phải trả. còn phải nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết. Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết Doanh thu chưa thực hiện còn lại TK 338 – phải trả, phải nộp khác Có các TK cấp 2 sau: TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết TK3382 – Kinh phí công đoàn TK 3383 – Bảo hiểm xã hội TK 3384 – Bảo hiểm y tế TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác 2.2.3. Quy trình kế toán Hiện nay tại Công Ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng các khoản trích theo lương ( BHXH, BHTY, KPCĐ ) được trích theo tỷ lệ quy định của nhà nước: + Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích theo lương = Tổng số BHXH, BHTY, KPCĐ phải trích và tính vào chi phi SXKD + Tổng số BHXH, BHTY, PKCĐ phải thu của người lao động. + Khoản BHXH trích theo lương của CBCNV = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV x 22% = 587.312.471 x 22% = 129.208.744 đồng + Khoản BHYT trích theo lương của CBCNV = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CNCNV x 4.5% = 587.312.471 x 4.5% = 264290612 đồng + Khoản BHTN trích theo lương của CBCNV = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV x 2% = 587.312.471 x 2% = 11.746.249 đồng Trong tổng số 28.5% ( BHXH. BHYT. BHTN. KPCĐ ) có 22% tính vào chi phí SXKD : 587.312.471 x 22% = 129.208.744 đồng + Số BHXH phải trả vào chi phí SXKD là 16% = 587.312.471 x 16% = 93.969.995 đồng + Số BHYT phải trả vào chi phí SXKD là 3% = 587.312.471 x 3% = 17.619.374 đồng + Số KPCĐ phải trả vào chi phí SXKD là 2% = 587.312.471 x 2% = 11.746.249 đồng + Số BHTN phải trả vào chi phí SXKD là 1% = 587.312.471 x 1% = 5.873.125 đồng Tại Công Ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng thì 3 khoản BHXH, BHYT, BHTN phải thu của người lao động được tính vào là 8.5% và trừ luôn vào lương của người lao động khi trả: 587.312.471 x 8.5% = 499.215.600 đồng Ví dụ: Bà Phạm Thị Mai phòng dự án trong tháng 3 tiền lương phát sinh thực tế là: sẽ nộp tổng số tiền là: 4.153.846 Do đó, Bà Phạm Thị Mai sẽ bị khấu trừ vào lương là: 4.153.846 x 8.5% = 353.077 đồng Từ chứng từ phiếu thu, phiếu chi, các bảng phân bổ theo lương ta có sổ Nhật ký chung sau: Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2010 Đơn Vị: VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải TK Đã ghi sổ cái Số phát sinh SH NT Nợ Có …………………… 31/03 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí lương gi án tiếp 642 * 33.632.494 338 * 33.632.494 31/03 Tr ích BHXH, BHYT, BHTN, KPC Đ tính vào chi phí lương trực tiếp 641 * 95.576.250 338 * 95.576.250 …………………… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) (Ký, họ tên) Từ số liệu sổ Nhật ký chung vào Sổ Cái tài khoản 338 Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ: SỔ CÁI TK 338- Phải trả phải nộp khác Năm 2010 Đơn Vị: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải NKC TK đối ứng Số Tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu tháng 15.213.123 Số phát sinh trong tháng 31/3 01 31/3 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào lương gi án tiếp 642 33.632.494 31/3 02 31/3 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào lương trực tiếp 641 95.576.250 31/3 05 31/3 Khấu trừ vào lương khoản BHXH, BHYT, BHTN 334 49.921.560 31/3 06 31/3 N ộp BHXH 112 173.335.619 Cộng phát sinh tháng 173.335.619 179.130.304 Số dư cuối tháng 21.086.248 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) (Ký. họ tên) CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU MÁY VÀ THIẾT BỊ PHỤ TÙNG 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty kết hợp với những kiến thức, lý luận cơ bản về hạch toán, kế toán đã được trang bị tại trường học tôi xin đưa ra một số nhận xét sau: 3.1.1. Ưu điểm. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung. Đây là tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Công việc kế toán ở các tổ, đội. Công ty trực thuộc chủ yếu là hạch toán tiền lương, BHXH, khấu hao TSCĐ, tập hợp chi phí sản xuất vào các bảng biểu như: Bảng phân bổ vật liệu, khấu hao, phân bổ tiền lương, kết chuyển chi phí để báo gửi về phòng tài vụ công ty. Kế toán của công ty sẽ hạch toán tổng hợp số liệu chung toàn công ty và lập báo cáo kế toán định kỳ. Việc áp dụng hình thức này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng. * Về sản xuất kinh doanh Công ty có 200 cán bộ công nhân ngành nghề kinh doanh đa dạng, vì vậy quản lý chất lượng lao động và tính đúng. tính đúng trong giá thành sản phẩm là vấn đề hết sức khó khăn đang được Công ty quan tâm, giải quyết. Mặc dù vậy, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả bề rộng lẫn bề sâu. Để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua, đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của Ban lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Nó trở thành đòn bảy mạnh mẽ, thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Việc vận dụng nhanh nhạy, sáng tạo các qui luật kinh tế thị trường. đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế và các chính sách kinh tế của Nhà nước. Công ty đã đạt được những thành tựu tương đối khả quan. hoàn thành nghĩa vụ đóng góp đối với ngân sách Nhà nước và đơn vị chủ quản không ngừng nâng cao điều kiện làm việc cũng như đời sống cho cán bộ công nhân viên, biểu hiện ở chỗ công nhân viên không những có công việc ổn định mà hàng tháng còn được trả lương đúng hạn. Thu nhập bình quân đầu người năm sau cao hơn năm trước. Năm 2009 thu nhập bình quân đầu người ở Công ty là 1960.000đ/tháng. * Về quản lý lao động Công ty hiện có lực lượng lao động có kiến thức cũng như chuyên môn nghiệp vụ cao với lòng yêu nghề. nhiệt huyết trong công việc. Đội ngũ công nhân trải qua nhiều năm lao động, đúc rút được nhiều kinh nghiệm và có khả năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của Công ty. Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ quản lý không ngừng được nâng cao về kiến thức cũng như chuyên môn nghiệp vụ, cụ thể: Trong những năm gần đây Công ty đã thu hút được một lực lượng lao động đông đảo các cán bộ kỹ thuật trẻ, có năng lực cũng như trình độ cao. Chính nhờ vào sự đầu tư chất xám đó, cùng với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty đã tạo nên một Công ty đứng vững trên thị trường trước những biến động của thời mở cửa. Trong những năm qua. Công ty luôn quan tâm đến đội ngũ cán bộ công nhân viên: quản lý thời gian lao động, quản lý chất lượng lao động, và bố trí sử dụng lao động, quản lý chất lượng lao động, và bố trí sử dụng lao động ở các Công ty rất tốt, đưa vào phân tích chất lượng lao động thông qua việc theo dõi chất lượng lao động, lãnh đạo Công ty đã bố trí lao động hợp lý trong sản xuất, qua đó đã điều chỉnh hợp lý đơn giá tiền lương sản phẩm. * Về cơ sở và phương pháp xây dựng đơn giá lao động - tiền lương tại Công ty Cơ sở tính tiền lương thời gian của Công ty là ngày làm việc thực tế tại Công ty, bậc lương của cán bộ công nhân viên và hiệu quả sản xuất chung của Công ty đảm bảo được quyền lợi của người lao động theo qui định của Luật lao động. * Về qui mô quản lý và hạch toán Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý. có sự liên kết giữa các phòng ban nhưng đều dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc Công ty, điều đó rất phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế. Từ công việc hạch toán bán đầu đến việc kiểm tra hợp lý, hợp lệ các chứng từ được tiến hành cẩn thận, đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh được sự sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng qui định hiện hành, cung cấp kịp thời số liệu cho các đối tượng quan tâm như: Giám đốc, phó giám đốc… Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, việc phân chia từng Công ty đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc cho từng tổ sản xuất tức là: Có sự chuyên môn hóa rõ ràng, cụ thể. Chính điều này đã góp phần không nhỏ vào sự thành công của Công ty. Đội ngũ nhân viên phòng tài chính kế toán trên văn phòng Công ty đều có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, trung thực và năng động trong công việc. * Về tổ chức hạch toán lao động và tính tiền lương phải trả công nhân viên Công ty vận dụng hình thức trả lương rất hợp với quá trình sản xuất của mình đó là: Trả lương theo sản phẩm. Chính vì hình thức trả lương này đã góp phần kích thích và động viên toàn thể công nhân viên toàn Công ty lao động làm việc hăng say. Không những vậy, Công ty vẫn đang tiếp tục xây dựng, rà soát lại mức khoán cho các đơn vị thành viên cho sát với thực tế. Chính nhờ sự vận dụng đúng đắn mà thu nhập của người lao động luôn được nâng cao. Đó là kết quả chứng tỏ cách trả lương của Công ty tương đối phù hợp, có tác dụng kích thích người lao động trong việc nâng cao năng suất lao động. * Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Qui trình kế toán tiền lương chặt chẽ. hầu như không sai sót, nhầm lẫn được công nhân yên tâm, tin tưởng. 3.1.2 Nhược điểm. Do công ty áp dụng hình thức trả lương tương đối tốt đã tạo điều kiện cho các xưởng hoạt động sáng tạo, tự chủ trong việc hạch toán, chi trả lương cho người lao động, đồng thời nhạy bén công việc tìm và hợp tác quan hệ làm ăn với các bạn hàng có nhu cầu phù hợp với công ty. Tuy nhiên, trong công ty vẫn còn tình trạng thu nhập của người lao động không đồng đều. Dù họ có cùng bậc thợ, cùng số năm công tác tại công ty nhưng có người lương cao, có người lương thấp, tạo ra tâm lý bất ổn cho người lao động. Ngoài ra, cũng dễ dẫn tới việc báo cáo mất tính chính xác về hiệu qủa sản xuất kinh doanh làm công ty thất thoát nguồn thu, giảm lợi nhuận, kết quả hoạt động của công ty không đảm bảo tính trung thực. Vấn đề đặt ra cho công ty là cần phải làm sao đưa ra được mức lao động, tạo tâm lý yên tâm cống hiến công tác tại công ty. Việc luân chuyển chứng từ ở Công ty vẫn còn nhiều vấn đề gây ảnh hưởng đên công tác hạch toán cũng như công tác quản lý. Hình thức trả lương của Công ty rất đáng chú ý. Nó thể hiện khả năng phân tích, đánh giá, ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn kế toán Tiền lương của đơn vị một cách khoa học, hợp lý. Công ty áp dụng hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm (như đã trình bày) để tính lương cho nhân viên quản lý là rất tốt.(Họ vừa là nhân viên làm công tác hành chính, vừa là nhân viên của một Công ty hoạt động kinh doanh là chủ yếu). Trả lương theo hình thức kết hợp giữa trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm phản ánh chính sách hiệu quả (kết quả) công việc, tính đúng giá trị sức lao động của các nhân viên ở các bộ phận văn phòng, bán hàng Công ty. Kế toán tính Tiền lương cho người lao động đầy đủ, chính xác đảm bảo lợi ích cho nhân viên của Công ty, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó với công việc. Về hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ cũng được Công ty quan tâm một cách thích đáng, cụ thể là Công ty luôn hoàn thành nộp các quỹ này đủ. đúng thời hạn.Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của người lao động. Tuy nhiên. bên cạnh các mặt tích cực trong công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức hạch toán Tiền lương nói riêng. Công ty còn nhiều tồn tại cần giải quyết: * Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: còn chậm gây ảnh hưởng đến công tác hạch toán.Việc chấm công còn chưa thật sự nghiêm túc, chặt chẽ. * Về tài khoản sử dụng: Công ty chưa mở các tài khoản chi phí chi tiết cho từng phòng ban. * Về sổ chi tiết: chưa lập sổ chi tiết cho từng khu vực bán hàng dẫn đến phải dùng chung gây chậm chễ cuối tháng các phòng ban phải đợi chờ nhau .Ảnh hưởng đến việc hạch toán.Công ty cần mở thêm sổ chi tiết. * Về báo cáo: chưa có báo cáo lương và báo cáo quản trị 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Năm 2010 là một trong những năm đầu của thế kỷ mới, thiên niên kỷ mới. đặt ra nhiều đòi hỏi khắt khe cho kinh tế Việt Nam. Các ngành, các cấp, các doanh nghiệp cân có những bước đi đúng hướng, phải có kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất thì mới có thể đạt được những mục tiêu mong muốn. Trong hoàn cảnh như vậy công ty đang định trang bị thêm một số máy móc hiện đại đáp ứng nhu cầu mới của thị trường, tăng hiệu quả bán hàng và hiệu quả lao động. Bên cạnh đó, công ty đang xem xét đưa ra giải pháp hữu hiệu trong việc triển khai nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đạt độ chính xác cao, thoả mãn nhu cầu của người lao động. Cố gắng tạo ra mức thu nhập bình quân tại các doanh nghiệp làm ăn phát đạt, tạo yên tâm cho người lao động tại công ty cũng như bạn hàng muốn ký kết làm ăn. Bên cạnh đó công ty cũng chú trọng đến việc khen thưởng, công tác cân bằng tiền lương cùng cấp bậc để công bằng cho công nhân lao động. Ngoài ra công ty còn phải mở thêm một số tài khoản chi tiết cho tài khoản 141 – tạm ứng cho công nhân viên. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng. 3.2.1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương. Hiện nay công ty đang áp dụng chính sách tính lương theo thời gian và theo sản phẩm tuy rất phù hợp với công ty nhưng trong tháng vẫn còn những phát sinh đáng tiếc đã xảy ra chăng hạn như việc một cán bộ công nhân đã nhận thêm sản phẩm của công ty về nhà làm thêm để tăng thu nhập cho gia đình tuy nhiên số sản phẩm mang về chỉ là nửa thành phẩm dở dang cho nên kế toán đã hạch toàn theo thời gian làm việc tương đương nhưng nó không làn cho công nhân đó chấp nhận. Chính vì vậy công ty nên có các cách tính lương thêm để phù hợp với công sức mà công nhân đã bỏ ra. Cách tính tiền lương cho người lao động của công ty phải hợp lý và chính xác thông qua việc kết hợp được số lượng sản phẩm của người lao động bán ra và thời gian làm việc, ngày công làm việc của người lao động. Công ty phải có phương thức đảm bảo công bằng hợp lý trong lĩnh vực phân phối tiền lương giữa các bộ phận. và phân phối quỹ lương của công ty đảm bảo nguyên tắc phân phối lao động. Công tác tiền lương và công tác quản lý lao động phải luôn luôn khăng khít với nhau thông qua phương thức trả lương cho người lao động. công ty sử dụng và quản lý lao động hợp lý hơn góp phần tổ chức lao động đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất. Việc sắp xếp tổ chức quản lý tốt sẽ đảm bảo công tác tiền lương ngày càng cao. Có thể nói, công ty đã áp dụng cách tính lương mới đơn giản hơn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên cách tính lương này chưa đảm bảo trả lương công bằng so với sức lao động mà mỗi công nhân đã bỏ ra. Công ty nên xây dựng một phần mềm chuyên dụng dùng để tính lương. Công ty nên xây dựng một cách tính lương mới mà trong đó cần theo dõi thời gian lao động trong công ty chính xác hơn thông qua các phiếu đánh giá chất lượng công việc do các Trưởng phòng lập, theo dõi riêng cho từng dự án. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán. Phản ánh chi phí tiền lương công nhân gián tiếp công ty sử dụng tài khoản 642 và lương công nhân trực tiếp công ty sử dụng tài khoản 641. Hệ thống tài khoản này sẽ không phản ánh được chi phí nhân công cho phòng nào và không phản ánh được chi phí phân bổ cho chi phí nào của Công ty. Theo quy trình bán hàng của Công ty thì có 3 phòng bán hàng chính đó là: + phòng marketing + phòng kinh doanh + phòng bán hàng trực tiếp Mà đối tượng tập hợp chi phí nhân công của Công ty là toàn bộ quy trình công nghệ được chia nhỏ theo từng phòng cho các sản phẩm cần bán ra, sau đó các nhân viên phòng ban mới tập hợp các số liệu gửi lên phòng tài vụ. Do vậy Công ty nên mở các tài khoản chi phí chi tiết theo từng phòng ban như sau: + Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp đã phát sinh cho 3 phòng ban: TK 6411 phòng marketing TK6412 phòng kinh doanh TK6413 phòng bán hàng trực tiếp Công ty nên áp dụng tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, trong đó coi các xưởng thiết kế, các phòng ban như một đơn vị nội bộ cần xác định làm được như vậy có 3 ưu điểm sau: Thứ nhất. Công ty quản lý được vốn của mình được chặt chẽ hơn. tránh nhầm lẫn giữa các công trình. các đưo nvị tự theo dõi về các khoản ứng của mình và thanh toán. Thứ hai. Công ty sẽ coi các khoản ứng như là một khoản công nợ cần tính lãi, hạn chế việc công trình kéo dài không thực hiện trong khi tiền vẫn ứng. Thứ ba. Kế toán tiền lương sẽ không lúng túng trong việc định khoản kế toán mà chỉ cần hạch toán các khoản ứng lương hàng tháng theo tài khoản phải thu nội bộ các đơn vị. + Công ty nên áp dụng các tài khoản chi tiết lương ví dụ như: 334.1 - Lương cơ bản; TK334.2 - Lương sản lượng; TK334.3 - Lương chi cộng tác viên;…. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. + Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nữa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan. + Đối với bộ phận trực tiếp bán hàng trực tiếp mặc dù áp dụng chế độ lương khoán theo từng sản phẩm cũng phải có bảng chấm công để kế toán tiền lương còn có cơ sở xác định chính xác số tiền được hưởng khi nghỉ hưởng lương hoặc được hưởng chế độ BHXH, BHYT.… + Mỗi bảng ứng lương công đối với bộ phận trực tiếp bán hàng phải ghi rõ từng loại sản phẩm tránh trường hợp nhầm lẫn đã xảy ra khi ứng lương mà ghi nhầm vào quản lý. Mặt khác các công trình có tên gần sát hoặc trùng nhau, chỉ khác tên chủ đầu tư nên khi kế toán lương đối chiếu với kế toán công nợ hoặc kế toán chi tiết tiền mặt mới thấy được sự nhầm lẫn đó. + Bảng chia lương sản lượng vào cuối Quý II hoặc cuối năm cần chia cụ thể theo từng người, từng chủ nhiệm đồ án. Công ty nên xem xét việc chia lương vào những niên độ đó theo chủ nhiệm đồ án để họ tự trả lương cho các cán bộ phòng ban khác tham gia vào dự án. Để thanh toán tiền lương tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng ngày kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL. ban hành theo QĐ số: 15-TC/QĐ- BTC ngày 20/3 năm 2010 của Bộ Tài Chính. Cho từng tổ, đơn vị, và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian) các khoản phụ cấp, tự cấp, các khoản khẩu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh, thanh toán về trợ cấp, bảo hiểm cũng được lập tương tự sau khi kế toán trưởng kiểm tra. xác nhận và ký, giám đốc duyệt. Bảng thanh toán lương, BHXH sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ. Kỳ 1 là tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhập số còn lại sau khi trừ đi các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ và báo cáo Thu- Chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết. Công ty nên mở thêm một số sổ chi tiết cho từng khu vực bán hàng tránh tình trạng phải sử dụng chung đến cuối tháng phải đợi, rồi dẫn đến việc lập báo cáo muộn. 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay công ty đã có hệ thống sổ kế toán tổng hợp tương đói phù hợp song bên cạnh đó do quy mô sản xuất cũng như quy mô công việc ngày càng mở rộng cho nên đô khi việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và một số báo cáo khác vẫn còn gặp khó khăn trong việc tổng hợp số liệu và lập báo cáo cuối tháng. 3.2.6.Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương. Hiện tại công ty vẫn chưa có các sổ kế toán theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng bộ phận nhỏ trong công ty chính vì vậy việc đánh giá trong báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương vẫn gặp phải nhiều khó khăn và nhất là đánh giá số liệu chưa được chính xác. Chính vì vậy công ty cấn có biện pháp khắc phục tình trạng trên bằng cách theo dỗi các đối tượng trên bằng biện pháp mở thêm một số sổ chi tiết. 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp. Để thực hiện được các giải pháp trên đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ công nhân viên trung thực, nhiệt tình trong hoạt động của công ty, hăng hái trong các phong trào thi đưa sản xuất của công ty. Toàn bộ công nhân viên trong công ty đồng lòng cùng giúp đỡ nhau cùng tiến bộ. KẾT LUẬN Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và đơn giản tuy nhiên để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ lao động tiền lương hiện hành và đặc thù lao động tại đơn vị. Kế toán cần phải nắm chắc chức năng. nhiệm vụ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung đặc trưng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác khi hạch toán tiền lương cũng như hạch toán Kế toán phần hành Kế toán phải cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó góp phần quản trị nhân sự đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Với những kiến thức đã học đượ c ở trường cùng với thời gian thực tập thực tế tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng. Với sự giúp đỡ chỉ bảo của cô Lê Kim Ngọc hướng dẫn. các anh, các chị làm việc tại Công ty, em viết luận văn này với hy vọng công trình nghiên cứu nhỏ bé này của em sẽ góp phần hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng. Do sự hiểu biết có hạn nên chắc chắn bản báo cáo chuyên đề này còn nhiều sai sót em rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của người đọc. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô Lê Kim Ngọc đã hướng dẫn, cùng với sự chỉ bảo của các anh, các chị tại phòng Kế toán, phòng tổ chức nhân sự Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng trong việc hoàn thành bản chuyên đề này. Hà Nội. ngày 11 tháng 5 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Nhung NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………