Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Dịch Vụ Viễn Thông Vinaphone

g lao động vào làm việc tại Công ty Đối với cấp đơn vị cơ sở, trên cơ sở kế hoạch lao động đã được Công ty phê duyệt, 06 tháng một lần (trừ đột xuất), các Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực tùy theo yêu cầu chức danh công việc cần bổ sung, tổ chức sơ tuyển chọn người đủ tiêu chuẩn về điều kiện tham gia dự tuyển, hình thể, đề nghị Công ty tổ chức thi tuyển và tuyển dụng lao động bổ sung cho đơn vị. Đối với cấp Công ty sau khi nhận được hồ sơ báo sơ tuyển của các Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực, Phòng Tổ chức cán bộ- Lao động (TCCB-LĐ) Công ty kiểm tra, thẩm định hồ sơ đạt tiêu chuẩn trong đợt sơ tuyển cấp đơn vị cơ sở, lập danh sách trình Giám đốc Công ty quyết định để tổ chức thi tuyển và xét tuyển dụng. Chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thông báo kết quả thi, Giám đốc Công ty thông báo tiếp nhận những người trúng tuyển vào làm thử việc. Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực có lao động thử việc phải bố trí thử việc đúng yêu cầu chức danh công việc đề nghị. Trước khi bố trí thử việc chuyên môn nghiệp vụ, Trung tâm phải có hướng dẫn cho người lao động được thử việc về nội quy, quy chế, quy định có liên quan bao gồm: Thỏa ước lao động tập thể; nội quy lao động; quy chế trả lương và mức lương ký Hợp đồng lao động (HĐLĐ). Người lao động được tuyển dụng vào làm thử việc tại đơn vị phải trải qua một thời gian thử việc trước khi hai bên thỏa thuận ký giao kết hợp đồng lao động theo quy định của luật lao động. Mức lương trong thời gian thử việc được tính bằng công thức: 70% tiền lương cấp bậc của chức danh đang thử việc + tiền ăn trưa là 10.000đ/ ngày đối với những ngày đi làm. Trong thời gian thử việc mỗi bên đều có quyền hủy bỏ thỏa thuận làm thử, không phải bồi thường nếu việc làm thử không đạt yêu cầu mà hai bên đã thỏa thuận. Sau khi hết thời gian thử việc, đơn vị cơ sở tổ chức kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ theo chức danh bố trí thử việc (nếu cần thiết); Tổ chức khám lại sức khỏe tại Bệnh viện Bưu điện I (KV Hà Nội), Bưu điện II (KV Tp HCM), bệnh viện cấp quận, huyện (KV Đà Nẵng). Nếu đạt yêu cầu sẽ được Công ty ký Hợp đồng lao động (HĐLĐ) xác định thời hạn trong thời gian 24 tháng, người lao động đáp ứng được yêu cầu chuyên môn và chấp hành tốt các nội quy, quy định của Công ty thì được Công ty ký HĐLĐ không xác định thời hạn. Căn cứ vào báo cáo của cá nhân có xác nhận trực tiếp của bộ phận trực tiếp quản lý, đơn vị lập danh sách đề nghị Công ty ký giao kết HĐLĐ đối với các trường hợp đạt yêu cầu. Theo đề nghị của Phòng TCCB- LĐ, Giám đốc Công ty (người sử dụng lao động) ký giao kết hợp đồng lao động với người lao động đạt yêu cầu hết thời gian thử việc. Thời hạn ký kết, mức lương và các điều kiện làm việc khác được ghi trong hợp đồng phải theo đúng quy định của Luật lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế phân phối thu nhập của đơn vị. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày 2 bên ký giao kết hợp đồng, nếu người lao động mà không đến làm việc mà không có ký do chính đáng, không được Giám đốc Công ty chấp nhận thì Giám đốc Công ty có quyền đơn phương ra quyết định hủy bỏ hợp đồng lao động mà hai bên đã ký kết. Quy chế cử người đi đào tạo, bồi dưỡng của Công ty Đào tạo, bồi dưỡng trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cho CB CNV luôn được Công ty chú trọng và thực hiện thường xuyên. Mục đích của việc cử người đi đào tạo là để bổ sung kiến thức ngành nghề, cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ theo yêu cầu công tác, tạo ra đội ngũ lao động có cơ cấu hợp lý. Hằng năm, Công ty dịch vụ viễn thông thành lập Hội đồng xét chọn, cử người đi đào tạo dài hạn từ 1 năm trở lên. Thành phần hội đồng do Giám đốc Công ty quyết định nhưng đảm bảo nguyên tắc công khai, công bằng và dân chủ, Phòng TCCB- LĐ làm chức năng giúp việc cho Giám đốc Công ty trong việc lập kế hoạch, chọn cử người, thẩm định, trình Giám đốc Công ty quyết định và theo dõi kết quả đối với cán bộ được cử đi đào tạo. Yêu cầu cử người đi đào tạo: Phải cử đúng người phù hợp với nhiệm vụ được giao, chức danh công tác và quy hoạch đào tạo nguồn nhân lực của Công ty Phải gắn chặt giữa việc cử đi đào tạo với bố trí sử dụng sau đào tạo. Phải ưu tiên tính kế thừa và liên tục giữa các cấp trình độ đào tạo và ngành nghề đào tạo, đảm bảo chất lượng đào tạo. Giới hạn trong nguồn và mức kinh phí cho phép theo quy định của Tập đoàn và của Công ty. Đảm bảo công bằng, công khai, dân chủ có ưu tiên người có xu hướng phát triển về năng lực làm việc. Các đơn vị có trách nhiệm cử đúng đối tượng đi học. Sau khi học xong người được cử đi đào tạo phải làm việc tại Công ty dịch vụ viễn thông. Không được cử một người đi học quá một lần các khóa đào tạo có nội dung như nhau. Cá nhân được cử đi đào tạo nếu hết thời gian đào tạo mà không tốt nghiệp (không có chứng chỉ đào tạo) hoặc tự ý bỏ không tham gia đào tạo thì phải hoàn trả 100% chi phí trong quá trình đào tạo và phải chịu hình thức kỷ luật theo quy định hiện hành. Cá nhân trong thời gian đi đào tạo nếu bị kỷ luật từ khiển trách bằng văn bản trở lên thì bị đình chỉ học tập. Đơn vị có người đi đào tạo phải có trách nhiệm phối hợp với Phòng TCCB-LĐ Công ty kiểm tra đôn đốc CBCNV của mình tham gia đào tạo đầy đủ đạt kết quả tốt. Đối tượng được cử đi đào tạo là CBCNV Công ty thuộc diện: Nằm trong quy hoạch sử dụng lao động của Công ty; theo yêu cầu bố trí vào chức danh lao động phải đi đào tạo để bổ sung kiến thức còn thiếu so với tiêu chuẩn để tạo ra cơ cấu lao động hợp lý; theo yêu cầu chuyển đổi chức danh, chuyển nghề để phù hợp với yêu cầu lao động của Công ty. Những người được cử đi đào tạo phải có đủ điều kiện và tiêu chuẩn sau: Đã ký HĐLĐ không xác định thời hạn, có thời gian công tác trong Công ty liên tục từ 3 năm trở lên đối với những người đăng ký các khóa và các bậc đào tạo dài hạn; hoặc đã ký HĐLĐ có xác định thời hạn từ 1 năm trở lên đối với những người tham gia các khóa bồi dưỡng ngắn hạn. Nếu là người từ Cơ quan khác trong ngành chuyển đến thì phải có thời gian công tác tại Công ty ít nhất là 2 năm (đối với đi đào tạo dài hạn). Phải thường xuyên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không vi phạm kỷ luật lao động từ khiển trách bằng văn bản trở lên trong vòng 1 năm tính đến thời điểm xét đi đào tạo. Đáp ứng yêu cầu tuyển sinh đối với trình độ đào tạo và khóa đào tạo. Những trường hợp không đủ những điều kiện trên, tùy từng khóa học theo yêu cầu công tác Công ty sẽ có thông báo cụ thể. Những người được cử đi đào tạo dài hạn (từ 1 năm trở lên) ngoài đáp ứng những điều kiện trên còn có tuổi đời nam dưới 50 tuổi, nữ dưới 45 tuổi và hiện không theo một khóa đào tạo dài hạn nào khác do Công ty cử đi. Các trường hợp đặc biệt khác sẽ do Giám đốc Công ty xem xét quyết định cụ thể. Những người được cử đi đào tạo sau Đại học ngoài việc đảm bảo những yêu cầu trên thì còn thêm các điều kiên: Đáp ứng yêu cầu theo quy đinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại quy chế tuyển sinh Sau đại học (ban hành theo quyết định số 02/2001/QĐ-BGD&ĐT ngày 29/01/2001 của Bộ Giáo dục và Đào tạo). Có kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực đăng ký dự thi từ 03 năm trở lên và các tiêu chuẩn cụ thể cho từng bậc đào tạo. Quản lý tiền lương tại Công ty Tổ chức thực hiện Để đảm bảo thực hiện những nguyên tắc và quy chế phân phối tiền lương như trên, Giám đốc các đơn vị trực thuộc Công ty cần thực hiện những điều sau: Thành lập hội đồng Lương Năng suất chất lượng tại đơn vị do Giám đốc làm chủ tịch Hội đồng. Thành viên Hội đồng gồm: Đại diện tổ chức Công đoàn cùng cấp, Bộ phận lao động tiền lương làm ủy viên thường trực, Đại diện Đảng Ủy, đại diện các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và một số chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ. Số thành viên cụ thể do Giám đốc quyết định. Hội đồng Lương Năng suất chất lượng có trách nhiệm dựa vào Quy chế mẫu của Công ty xây dựng Nội quy phân phối tiền lương áp dụng trong nội bộ đơn vị và tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong nội bộ Trung tâm, sau đó hoàn chỉnh Nội quy. Hội đồng Lương Năng suất chất lượng triển khai thực hiện Nội quy đến từng bộ phận, từng cá nhân người lao động. Đơn vị có trách nhiệm quán triệt đến từng cá nhân Nội quy trả lương của đơn vị, thực hiện bình xét công bằng, công khai hệ số phân phối của từng người, kiên quyết chống tư tưởng bình quân phân phối. Phải cải tiến phương pháp xây dựng và giao kế hoạch để gắn thu nhập của tập thể và cá nhân với khối lượng nhiệm vụ hoàn thành hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Tăng cường quản lý kỹ thuật nghiệp vụ, quy định chặt chẽ chế độ kiểm tra, kiểm soát nhằm xác định chính xác số và chất lượng hoàn thành công việc của tập thể và cá nhân. Đẩy mạnh chế độ hạch toán kinh tế ở từng đơn vị cơ sở, mở sổ sách đầy đủ, lập biểu mẫu thống kê, báo có quy định chặt chẽ và chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh kỷ luật báo cáo thống kê làm cơ sở cho việc trả lương chính xác theo khối lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Đăng ký Bản Nội quy phân phối tiền lương của đơn vị lên Công ty. Xếp và nâng bậc lương cho CBCNV trong Công ty Mức lương của CBCNV được thay đổi trên cơ sở thời gian công tác, chế độ cải tiến mức lương của Nhà Nước và chức danh công tác đảm nhiệm, trong quá trình vận động đó một số lao động có biến động lương không phù hợp do các yếu tố chủ quan hay khách quan như: Thuyên chuyển công tác; Đảm nhiệm chức danh mới; Chuyển đổi chức danh mới; Chuyển đổi thang, bảng lương mới Các trường hợp không phù hợp trên cần có sự điều chỉnh, sắp xếp lại thang, bảng lương và điều kiện nâng bậc lương để đảm bảo cân đối, hợp lý và khuyến khích được người lao động trong Công ty. Mặt khác, Nhà Nước chỉ quy định thời gian giữ bậc tối thiểu, do đó cần phải quy định thời gian giữ bậc đối với từng bậc lương thuộc thang bảng lương cụ thể và từng trường hợp đặc biệt. Hiện nay việc quy định hệ số mỗi bậc lương trong cùng một thang, bảng lương khác nhau có điểm chưa phù hợp, vì vậy cần có sự điều chỉnh lại thời gian nâng bậc để cân đối trong nội bộ Công ty. Xếp và nâng bậc lương cho CBCNV phải đảm bảo đúng nguyên tắc: Đảm bảo đúng quy định của Nhà Nước Đảm bảo sự cân đối trong toàn Công ty Bậc lương được hưởng phải phù hợp với chức danh đảm nhiệm, mức dộ phức tạp và trách nhiệm công việc. Khi xét nâng bậc lương phải xem xét đến yếu tố thâm niên ngành, bằng cấp đã có, công việc dự định bổ nhiệm. Đối với người lao động công tác từ các đơn vị ngoài ngành về Công ty thì Hội đồng nâng bậc lương Công ty sẽ xem xét diễn biến lương cá nhân, nếu thang bảng lương đang hưởng nằm trong hệ thống thang bảng lương áp dụng trong Công ty, công việc cá nhân dự kiến được giao phù hợp với công việc đã làm tại đơn vị cũ, Công ty sẽ tiếp tục trả lương theo giấy thôi trả lương của đơn vị cũ. Công ty chỉ công nhận những quyết định đúng thời hạn, đúng nguyên tắc và hợp lý. Thời gian xét nâng bậc lương lần sau theo quyết định nâng bậc lương của đơn vị cũ, ngoài ra cá nhân phải có thời gian công tác tại Công ty từ 1 năm trở lên. Trường hợp tiếp nhận về làm công việc hoàn toàn khác với công việc đã làm tại dơn vị cũ, Công ty sẽ xếp lại lương bậc 1 chức danh đảm nhiệm. Lao động tiếp nhận mới sau quá trình thử việc tại đơn vị quản lý trục tiếp căn cứ vào năng lực, trình độ đề nghị Công ty có quyết định xếp lương theo thang, bảng lương phù hợp với chức danh đảm nhiệm. Thời điểm xét nâng bậc lương lần sau tính từ khi ký HĐLĐ không xác định thời hạn. Việc tổ chức thực hiện như sau: Công ty thành lập Hội đồng nâng bậc lương Công ty, thực hiện xem xét nâng bậc lương cho các trường hợp Công ty quản lý theo phân cấp và chủ trì nâng bậc lương cho khối Văn phòng, ban Triển khai dự án VNP, Trung tâm điều hành thông tin, Trung tâm dịch vụ khách hàng. Các Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực thành lập hội đồng nâng bậc lương, thực hiện xét nâng bậc lương cho CBCNV do Trung tâm quản lý theo phân cấp, đề xuất lên hội đồng nâng bậc lương Công ty các trường hợp không thuộc phân cấp và các trường hợp đặc biệt. Mỗi quý 1 lần, Hội đồng nâng bậc lương Công ty, các Trung tâm VNP khu vực phải họp để xét nâng bậc lương cho CBCNV quý sau liền kề. Cụ thể là: Hội đồng nâng bậc lương các Trung tâm VNP khu vực tổ chức xét nâng bậc lương cho CBCNV (theo phân cấp), gửi danh sách đề nghj (không thuộc phân cấp) lên Hội đồng nâng bậc lương Công ty trước ngày 20 các tháng 3, 6, 9, 12. Báo cáo danh sách CBCNV được nâng bậc lương (theo phân cấp) trong quý trước lên Công ty trước ngày 15 tháng đàu quý sau để theo dõi. Trưởng các phòng chức năng Công ty, ban Triển khai dự án VNP, trạm y tế, Trung tâm điều hành thông tin, Trung tâm dịch vụ khách hàng: gửi danh sách CBCNV đủ điều kiện xét nâng bậc lương, đề nghị hội đồng nâng bậc lương Công ty tổ chức xét vào tuần cuối các tháng 3, 6, 9, 12. Các trường hợp gửi danh sách đề nghị chậm so với thời hạn quy định nói trên, Hội đồng nâng bậc lương các Trung tâm VNP khu vực, trưởng các phòng chức năng Công ty, Ban triển hai dự án VNP, trạm y tế… phải chịu trách nhiệm trước CBCNV PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VINAPHONE Tổ chức tốt kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những điều kiện để quản lý quỹ lương và quỹ BHXH đũng nguyên tắc, đúng chế độ, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động, đồng thời tạo điều kiện tính và phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương và giá thành sản phẩm được chính xác. Chính vì vậy, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của tùng người, từng bộ phận một cách chính xác và kịp thời; Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên phân xưởng, các phòng ban lien quan thực hiện đầy đủ việc hạch toán ban đầu về lao động, tiền lương theo đúng quy định; Lập báo cáo về lao động, tiền lương kịp thời, chính xác; Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động; Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trả lương hợp lý nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn công ty theo tài liệu “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Chứng từ của công ty được bảo đảm theo mẫu quy định, có đầy đủ các yếu tố như: tên gọi chứng từ, ngày tháng năm lập, số hiệu chứng từ, tên, mã số thuế, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ, tên địa chỉ của người nhận chứng từ cùng với đơn vị, mã số thuế, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng với các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị, chữ ký của các cá nhân và người đại diện pháp nhân của đơn vị phát hành chứng từ. Để quản lý lao động về mặt số lượng, Công ty sử dụng sổ sách lao động. Sổ này do kế toán tiền lương lập (lập chung cho toàn Công ty và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong Công ty. Bên cạnh đó, Công ty còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng lao động, biến động và chấp hành chế độ, quy định của lao động. Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức kế toán việc suwr dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. Cuối tháng, bảng chấm công được dung để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, nguời lao động. Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập (Trưởng phòng) ký, Phòng Tổ chức xác nhận và được lãnh đạo duyệt y (Cán bộ chấm công). Sau đó các chúng từ này được chuyển cho nhân viên kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ câp và các khoản khác cho nguời lao động, hàng tháng kế toán Công ty phải lập Bảng thanh toán tiền lương cho từng phòng ban trong Công ty căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người, Bảng thanh toán tiền thưởng cũng được lập tương tự. Sau khi được kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, ký và được Giám đốc duyệt y, các bảng này sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động. Dựa vào bảng thanh toán tiền lương kế toán tính ra các khoản trích theo lương và lập Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương. Tiền lương công nhân viên được nhận chính bằng tổng lương trừ các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân. Các mẫu chứng từ Công ty sử dụng: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Giấy đi đường - Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương Công ty Dịch Vụ viễn thông Đơn vị: Phòng Chất lượng mạng BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 2010 TT Họ tên Số ngày trong tháng Cộng lương 1 Nguyễn như Thông 1 2 3 4 5 6 7 8 … 30 31 + Ô Co TS T P NB Ro N LĐ 2 Lại Thế Hoàng + + + + + + + + 23 3 Lê Đức Anh + + + + + + + + 23 4 Khổng Thu hằng + + + + + + + + 23 5 Nguyễn Anh Dũng + + + + + + + + 23 Trưởng phòng Phòng Tổ Chức Cán bộ chấm công Biểu 2.1. Bảng chấm công Phòng chất lượng mạng Ký hiệu chấm công - Lương sản phẩm: K - Thai sản: TS - Nghỉ bù: NB - Lương thời gian: + - Tai nạn: TN - Nghỉ không lương: Ro - Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ phép: P - Ngừng việc: N - Hội nghị học tập - Lao động nghĩa vụ: LĐ Công ty Dịch vụ Viễn thông Phòng Chất lượng mạng BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2010 STT HỌ VÀ TÊN HSL CƠ BẢN HS PHỤ CẤP TỔNG HSL LƯƠNG CƠ BẢN PHỤ CẤP CV PC TRÁCH NHIỆM LƯƠNG THU NHẬP HS CHỨC DANH LƯƠNG CHỨC DANH LƯƠNG THANG THU KHÁC TỔNG TN T03/2010 (TRỪ BHXHYT– TN) SỐ TIỀN ĐÃ LĨNH SỐ TIỀN CÒN ĐƯỢC LĨNH CÁC KHOẢN PHẢI NỘP VÀ KHẤU TRỪ SỐ TIỀN THỰC LĨNH KÝ NHẬN BHXH-YT QUỸ TN THUẾ TN 0 0 1%LTN 1 N. Như Thông 3.1 0.3 3.4 2,015,000 195,000 2,210,000 5.5 3,810,960 6,020,960 5,844,160 0 5,844,160 154,700 22,100 2 L.Thế Hoàng 2.94 0.15 3.09 1,911,000 97.500 2,008,500 4.2 2,910,187 4,918,687 4,758,007 0 4,758,007 140,595 20,085 3 L. Đức Anh 2.65 0.15 2.8 1,722,500 97,500 1,820,000 3.5 2,425,157 4,245,157 4,099,557 0 4,099,557 127,400 18,200 4 K.Thu Hằng 3.34 0.4 3.74 2,171,000 195,000 65,000 2,431,000 5.8 4,016,570 6,447,570 1,500,000 7,753,090 0 7,753,090 170,170 24,310 5 N.Anh Dũng 2.5 0.15 2.65 1,625,000 97,500 1,722,500 4.0 2,771,607 4,494,107 4,356,307 0 4,356,307 120,575 17,225 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ngày……tháng……năm….. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2. Bảng thanh toán tiền lương tháng 01/2010 Công ty Dịch vụ Viễn thông Phòng Chất lượng mạng BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG Quý I năm 2010 STT HỌ VÀ TÊN HSL CƠ BẢN MỨC THƯỞNG XẾP LOẠI THƯỞNG SỐ TIỀN KÝ NHẬN 1 Khổng Thu Hằng 3.34 3 1,500,000 CỘNG 1,500,000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm nghìn đồng Ngày….. tháng…..năm….. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.3. Bảng thanh toán tiền thưởng tháng 01/2010 Công ty Dịch vụ Viễn thông Phòng Chất lượng mạng BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 3 năm 2010 STT HỌ VÀ TÊN HSL CƠ BẢN HS PHỤ CẤP TỔNG HSL TỔNG SỐ TIỀN KHẤU TRỪ CỘNG GHI CHÚ BHXH-BHYT BHTN 1 N.Như Thông 3.1 0.3 3.4 2,210,000 154,700 22,100 176,800 2 L.Thế hoàng 2.94 0.15 3.09 2,008,500 140,595 20,085 160,680 3 L.Đức Anh 2.65 0.15 2.8 1,820,000 127,400 18,200 145,600 4 K.Thu Hằng 3.34 0.4 3.74 2,431,000 170,170 24,310 194,480 5 L.Anh Dũng 2.5 0.15 2.65 1,722,000 120,575 17,225 137,800 CỘNG 10,191,500 713,440 101,920 815,360 Ngày…..tháng…. Năm... Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.4. Mẫu bảng kê trích nộp các khoản theo lương của Công ty 2.2. PHƯƠNG PHÁP TÍNH LƯƠNG CHO MỘT SỐ LAO ĐỘNG Áp dụng phương pháp phân phối tiền lương để tính lương cho tập thể và cá nhân tại Công ty Vinaphone như sau: Ví dụ 1: Tính lương của Văn phòng Công ty tháng 01/2010 Xác định quỹ lương chính sách của văn phòng theo kế hoạch Quỹ tiền lương hợp đồng thời vụ : VK = 301,400,000 đồng LĐ có mặt bình quân năm KH của đơn vị : LĐBQ = 100 người Hệ số lương cấp bậc bình quân của đơn vị : HCB = 2.98 Hệ số phụ cấp theo lương bình quân của đơn vị : HPC = 0.26 Tiền lương tối thiểu 1 hệ số : TLmin = 650,000 đồng Vậy quỹ tiền lương chính sách của văn phòng theo kế hoạch là: VCSKH = 3011,400,000 + 100 x (2.98 +0.6) x 650,000 = 512,000,000 đồng Xác định quỹ tiền lương chất lượng của văn phòng theo kế hoạch Lao động định biên kế hoạch của đơn vị : LĐB = 100 người Hệ số mức độ phức tạp bình quân công việc của đơn vị là HPBQ =4.62 Chỉ số tiền lương tương ứng với HP = 1 là : TLHP = 1,514,000 đồng Vậy quỹ tiền lương chất lượng của văn phòng theo kế hoạch là:VCLKH = 100 x 4.62 x 1,514,000 = 699,468,000 đồng Quỹ tiền lương phân phối cho văn phòng theo kế hoạch là: VKH = 512,000,000 + 699,468,000 = 1,211,468,000 đồng Quỹ tiền lương chính sách thực hiện của văn phòng là VCSTH = 89 x (2.98 +0.26) x 650,000 + 301,400,000 = 489,844,000 đồng Vì quỹ lương chính sách thực hiện của khối văn phòng nhỏ hơn quỹ tiền lương chính sách kế hoạch của văn phòng nên phần chênh lệch đó sẽ được gộp vào Quỹ dự phòng để điều hòa chung trong toàn Công ty. Xác định quỹ tiền lương chất lượng thực hiện của văn phòng Hệ số hoàn thành chất lượng của đơn vị là : HCL = 1.009 Vậy quỹ tiền lương chất lượng thực hiện của đơn vị là : VCLTH = 699,468,000 x 1.009 = 705,826,000 đồng VTH = 489,844,000 + 705,826,000 = 1,195,670,000 đồng Như vậy quỹ tiền lương chất lượng thực hiện của Văn phòng lớn hơn quỹ tiền lương chất lượng kế hoạch của đơn vị. phần chêch lệch đó Công ty phải bổ sung từ nguồn Quỹ dự phòng của Công ty. Ví dụ 2: Tính lương Ông Nguyễn Văn Minh – Phó Phòng Kế hoạch trong tháng 01/2010 Xác định lương chính sách của Ông Minh Hệ số lương cấp bậc của Ông Minh là 3.23 → Lương cơ bản của Ông Minh là: 3.23 x 650,000 = 2,099,500 đồng Ông Minh là phó phòng nên có hệ số phụ cấp chức vụ là 0.3 → Phụ cấp chức vụ của Ông Minh là: 0.3 x 650,000 = 195,000 đồng → Lương cơ bản và phụ cấp: 2,099,000 + 195,000 = 2,294,000 đồng Xác định lương chất lượng của Ông Minh Hệ số phức tạp công việc theo hiệu quả là 5,5 Ngày công thực tế trong tháng của Ông Minh là 22 ngày → Lương chất lượng của ông Minh là: 726,085,000 x 5.5 x 22 = 3,750,000 đồng 23,429 Tổng cộng lương = 2,294,000 + 3,750,000 = 6,044,000 đồng Các khoản khấu trừ vào lương BHXH (6%) = 2,294,000 x 6% = 137,640 đồng BHYT (1%) = 2,294,000 x 1% = 22,940 đồng BHTN (1%) = 2,294,000 x 1% = 22,940 đồng Vậy tổng lương Ông Minh nhận được trong tháng 01/2010 6,044,000 – ( 137,640 + 22,940 + 22,940) = 5,860,480 đồng Ví dụ 3: Tính lương Chị Nguyễn Thị Hương – Nhân viên kế toán Phòng KTTK-TC Xác định lương chính sách của Chị Hương Hệ số lương cấp bậc của Chị Hương là 2.65 Hệ số phụ cấp lương của Chị hương là 0.1 → Lương cơ bản của Chị Hương là: 650,000 x 2.75= 1,787,500 đồng Hệ số phụ cấp chức vụ của Chị Hương là 0.15 → Phụ cấp chức vụ của Chị hương là: 650,000 x 0.15 = 97,500 đồng → Lương cơ bản và phụ cấp: 1,787,500 + 97,500 = 1,885,000 đồng Xác định lương chất lượng của Chị Hương Hệ số phức tạp của công việc theo hiệu quả là 4.0 Ngày công thực tế trong tháng của Chị Hương là 22 ngày → Lương chất lượng của Chị Hương là: 726,085,000 x 4.0 x 22 = 2,727,196 đồng 23,429 Tổng cộng lương: 1,885,000 + 2,727,196 = 4,612,196 đồng Các khoản khấu trừ vào lương BHXH (6%) = 1,885,000 x 6% = 113,100 đồng BHYT (1%) = 1,885,000 x 1% = 18,850 đồng BHTN (1%) = 1,885,000 x 1% = 18,850 đồng Vậy tổng lương Chị Hương nhận được trong tháng 01/2010 là 4,612,196 – (113,100 + 18,850 + 18,850) = 4,461,000 đồng 2.3. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lương - Tài khoản 334 “Phải trả người lao động”: dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người lao động của Công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Bên Nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động. Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động. Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong kỳ. Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho người lao động. Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho người lao động. TK 334 bao gồm 2 TK cấp 2: TK 3341 “Phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của Công ty về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. TK 3348 “Phải trả người lao động khác”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài người lao động của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ. TK 3341 bao gồm 2 TK cấp 2: TK 33411 “Lương cơ bản phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của Công ty về tiền lương chính sách theo quy định của Nhà Nước. TK 33412 “Lương chức danh phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của Công ty về tiền lương chất lượng. Tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản trích theo lương - TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả và phải nộp khác ngoài các khoản đã phản ánh ở các tài khoản thanh toán nợ phải trả (từ TK 331 đến TK 337) ở trên. Bên Nợ: Xử lý giá trị tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý; Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện khi đến kỳ; Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm các khoản phải, phải nộp khác (chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi hợp đồng cho thuê tài sản bỏ dở…) Bên Có: Giá trị tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý; Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định; Tổng số doanh thu chưa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ; Các khoản nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn; Các khoản phải trả, phải nộp khác; Các khoản chi hộ, chi vượt được thanh toán. Dư Có: Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý và các khoản còn phải trả, phải nộp khác. Dư Nợ (nếu có): phản ánh số đã trả, đã nôp lớn hơn số phải trả, phải nộp và số chi BHXH, KPCĐ chi hộ, chi vượt chưa cấp bù. Tài khoản 338 chi tiết làm 8 TK cấp 2: TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết” TK 3382 “Kinh phí công đoàn” TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” TK 3384 “Bảo hiểm y tế” TK 3385 “Bảo hiểm thất nghiệp” TK 3388 “Phải nộp khác” Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như 111, 112, 138… 2.4. QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY Hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức kế toán Chúng từ ghi sổ. Theo hình thức sổ này thì căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chúng từ ghi sổ”. Viêc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán dùng chung cho nghành Bưu điện để hỗ trợ cho công tác kế toán nên khối lượng công việc được cắt giảm đơn giản hơn, chính xác hơn. Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương theo hình thức Chứng từ ghi sổ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, …. Sổ thẻ kết toán chi tiết TK 334, 338 Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiến, kiểm tra Sơ đồ 2.1. Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 2.4.1. Nội dung quy trình kế toán tiền lương tại Công ty Hàng tháng, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra: Bảng thanh toán tiền lương, bang thanh toán tiền thưởng,…để lập chứng từ ghi sổ (Phiếu ghi sổ) hoặc căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập Bảng Tổng hợp Chúng từ kế toán cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong thì chuyển cho Kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho Kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào Chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và Sổ chi tiết TK 334. Sau khi phản ánh tất cả Chúng từ ghi sổ đã lập vào Sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối kỳ của TK 334. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái TK 334 được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản 334. CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VINAPHONE PHIẾU CHI Mẫu số: C16 Ngày 05 tháng 01 năm 2010 Số: Nợ: 33411,33412 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Hoàng Anh Đơn vị: Công ty Dịch vụ Viễn thông Vinaphone Địa chỉ: 73 Nguyễn Chí Thanh – Hà Nội Lý do chi: Chi lương Văn phòng Công ty tháng 12 năm 2009 Số tiền là: 1,156,450,000 VNĐ Viết bằng chữ: Một tỷ một trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: Một tỷ một trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng Ngày 05 tháng 01 năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.5. Mẫu phiếu chi CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty Số CT: PGS218 Số TT: 218 PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Tên tài khoản Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phải trả CNV KDBC-VT lgCB.Phải trả CVN Lương (VP Cty) 33411 411,122,000 Phải trả CNV KDBC-VT lgCD.Phải trả CNV Lương (VP Cty) 33412 745,328,000 Tiền mặt – Tiền Việt Nam 1111 1,156,450,000 Cộng 1,156,450,000 Nội dung: Xuất quỹ tiền mặt trả lương CNV T12/2009 Bằng chữ: Một tỷ một trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng. NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Biểu 2.5. Chứng từ ghi sổ: PGS218 CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty Số CT: PGS219 Số TT: 219 PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Tên tài khoản Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Chi phí Quản lý-Tiền lương 642 1,195,670,000 Phải trả CNV KDBC-VT lgCD.Phải trả CNV Lương (VP Cty) 33412 705,826,000 Phải trả CNV KDBC_VT lgCB.Phải trả CNV Lương (VP Cty) 33411 489,844,000 Cộng 1,195,670,000 Nội dung: K/c lương T1/2010 vào Chi phí – VP Bằng chữ: Một tỷ một trăm chin mươi năm triệu sáu trăm bẩy mươi nghìn đồng NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Biểu 2.6. Chứng từ ghi sổ: PGS219 CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty Số CT: PGS220 Số TT: 220 PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Tên tài khoản Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phải trả CNV KDBC-VT .Phải trả CNV Lương (VP Cty) 3341 128,983,220 Phải trả, phải nộp khác 338 39,187,520 BHXH 3383 29,390,640 BHYT 3384 4,898,440 BHTN 3385 4,898,440 Thuế TN cá nhân 3335 84,275,700 Tạm ứng 141 5,520,000 Cộng 128,983,220 Nội dung: Khấu trừ vào thu nhập của người lao động Bằng chữ: Một trăm hai mươi tám triệu chin trăm tám mươi ba nghìn hai tăm hai mươi đồng NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Biểu 2.7. Chứng từ ghi sổ: PGS220 CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản: Phải trả người lao động Số hiệu: TK 334 Ngày, Tháng Ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền (đồng) Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 31/01 Số dư đầu năm xxx 31/01 PGS218 31/01 Xuất tiền mặt, trả lương CNV T12/2009 1111 1,156,450,000 31/01 PGS219 31/01 Kết chuyển lương T1 vào chi phí- VP 642 1,195,670,000 31/01 PGS220 31/01 Khấu trừ vào thu nhập T1 của người lao động 338 39,187,520 333 84,275,700 141 5,520,000 Cộng số phát sinh tháng 1,285,433,220 1,195,670,000 Số dư cuối tháng xxx xxx - Sổ này có … trang, đánh số từ số 01 đến trang… - Ngày mở sổ: 01/01/2010 Ngày … tháng… năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.9. Sổ Cái tài khoản 334 2.4.2. Nội dung quy trình kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Hàng tháng kế toán căn cứ vào chúng từ kế toán đã kiểm tra: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… để lập Chứng từ ghi sổ (Phiếu ghi sổ) hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong được chuyển cho Kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho Kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, để ghi số và ngày tháng vào Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào Sôe Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng đểghi vào Sổ Cái TK 338 và các sổ kế toán chi tiết TK 338. Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái TK 338 kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối kỳ TK 338. Sauk hi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái TK 338 được sử dụng để lập Bảng cân đối TK 338 CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty Số CT: PGS221 Số TT: 221 PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Tên tài khoản Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Chi phí Quản lý – Tiền lương 642 102,867,240 Phải trả CNV KDBC_VT .Phải trả CNV Lương (VP Cty) 334 39,187,520 Phải trả, phải nộp khác 338 142,054,760 KPCĐ 3382 9,796,880 BHXH 3383 107,765,680 BHYT 3384 14,695,320 BHTN 3385 9,796,880 Cộng 142,054,760 Nội dung: Trích các khoản trích theo lương trừ vào Chi phí Quản lý và thu nhâp CNV Bằng chữ: Một trăm bốn mươi hai triệu không trăm năm mươi tư nghìn bẩy trăm sáu mươi đồng. NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Biểu 2.10. Chứng từ ghi sổ: PGS221 CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty Số CT: PGS222 Số TT: 222 PHIẾU GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Tên tài khoản Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phải trả, phải nộp khác – KPCĐ 3382 2,570,800 Tiền mặt – Tiền Việt Nam 1111 2,570,800 Cộng 2,570,800 Nội dung: Chi hoạt động Công đoàn Bằng chữ: Hai triệu năm trăm bẩy mươi nghìn tám trăm đồng. NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Biểu 2.11. Chúng từ ghi sổ: PGS222 CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG Văn phòng Công ty SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản: Phải trả, phải nộp khác Số hiệu: 338 Ngày, Tháng Ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Tài khoản cấp 2 Số Hiệu Ngày, tháng Nợ Có TK3381 TK3382 TK3383 TK3384 TK3385 TK3388 Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 31/01 Số dư đầu năm 31/01 PSG221 31/01 Trích các khoản theo lương 642 102,867,240 9,796,880 78,357,040 9,796,880 4,898,440 334 39,187,520 0 29,390,640 4,898,440 4,898,440 31/01 PSG222 31/01 Chi hoạt động Công đoàn 1111 2,570,800 2,570,800 Cộng số phát sinh tháng 2,570,800 142,054,760 2,570,800 9,796,880 107,765,680 14,695,320 9,796,880 Số dư cuối tháng Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số … Ngày mở sổ: 01/01/2010 Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.12. Sổ Cái tài khoản 338 năm 2010 PHẦN III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VINAPONE 3.1. ĐÁNG GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY Trong quá trình hình thành và phát triển của mình, Công ty Dịch vụ Viễn thông Vinaphone đã đạt được những thành tựu to lớn. Với sự nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo, Công ty đã lớn mạnh không ngừng cả về quy mô lẫn chất lượng dịch vụ cung cấp, tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động góp phần không nhỏ vào Ngân sách Nhà Nước. Mặc dù là đơn vị sự nghiệp của Nhà Nước nhưng Công ty đã vận dụng sang tạo và có hiệu quả các quy luật kinh tế thị trường đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến về quản lý của Nhà Nước, Công ty đẫ khẳng định vị thế của mình trong nghành viễn thông. Công ty luôn tìm cách tiếp cận thị trường, mở rộng địa bàn cung cấp, thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ Công ty cung cấp. 3.1.1.Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý. Chức năng, trách nhiệm của từng thành viên trong bộ máy kế toán được phân công rõ ràng, thống nhât, hợp lý, tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty đượct hực hiện một cách nhanh, gọn. đội ngũ kế toán của Công ty đều được đào tạo chuyên nghiệp hầu hết có trình độ đại học và có kinh nghiệm trong lĩnh vực Công ty đang hoạt động. Khối lượng Công việc của Công ty tương đối lớn, đặc biệt là vào cuối năm nhưng công tác kế toán của Công ty vẫn hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo tính đúng đắn trọng yếu của các thông tin kế toán. Điều này góp phần cho hoạt động kinh doanh của Công ty thông suốt và phát triển không ngừng trong những năm qua. Đặc biệt là những thông tin tài chính do phòng kế toán cung cấp là một trong những cơ sở quan trọng để nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn. Có được điều đó là nhờ sự chỉ đạo sâu sát của kế toán trưởng và sự đồng đều về mặt chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán của Công ty. Rõ ràng vai trò của Phòng Kế toán Thống kê-Tài chính là rất quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn tồn tại những nhược điểm. Phòng kế toán Công ty không lớn nhưng vẫn có hiện tượng lúc quá đông đúc, lúc lại nhàn rỗi. điều này làm hạn chế trong việc phát huy tối đa nguồn lực và hiệu quả công việc không cao. Hiện nay, để phù hợp với sự thay đổi của công tác kế toán phù hợp với những quy định mới của Nhà Nước và tình hình mới của Công ty, Công ty thường xuyên tổ chức cho nhân viên học tập, nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời chủ động cập nhật các thay đổi của hệ thống văn bản pháp luật liên quan về các vấn đề kế toán để nhân viên nắm rõ hơn công việc mình làm, nâng cao năng lực tổ chức quản lý cho đội ngũ kế toán. Hơn nữa Phòng kế toán không chỉ phụ trách công tác kế toán tài chính mà còn kiêm cả kế toán quản trị , điều này chứng tỏ sự không chuyên trong việc tổ chức kế toán tại Công ty. Đây cũng chính là tình trạng chung của hệ thống kế toán tại các Công ty ở nước ta. Điều này làm cho công tác kế toán quản trị có phần thiếu chính xác, đôi khi có thể đưa ra các phương án kinh doanh chưa đúng đắn. Công ty Vinaphone hạch toán phụ thuộc, trực thuộc vào Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam nên bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng và có mô hình kế toán phân tán. Mô hình kế toán này của Công ty có điểm hạn chế là làm cho công tác kế toán của Công ty còn thiếu tính đồng bộ giữa các cấp Công ty với nhau gây khó khăn cho việc đối chiếu kiểm tra sổ sách. Hệ thống thong tin đôi khi không khớp nhau giữ các cấp Công ty gây mất nhiều thời gian để xác minh, đối chiếu, kiểm tra. Thậm chí thông tin kế toán có thể không chính xác mà không thể xác minh kiểm tra lại được. Mặt khác, việc hạch toán độc lập giữa các đơn vị trong Công ty cũng có thể làm cho việc hạch toán trùng lặp vì các đơn vị này thuộc một Công ty đôi khi có thể sử dụng chung một đường truyền dẫn thông tin. Mỗi quý các Trung tâm và Ban quản lý dự án mới nộp sổ sách lên Công ty một lần dẫn tới tình trạng thong tin kế toán không phản ánh đúng thực trạng tài chính cua Công ty. Đây cũng chính là nguyên nhân của việc ra các quyết định sai hay không hợp lý. Vì vậy đòi hỏi kế toán tại các đơn vị cấp dưới phải luôn nắm vững tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị mình để khi cần thiết có thể cung cấp ngay số liệu chính xác cho kế toán tại Công ty. 3.1.2. Về hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ liên quan đến phần hành tiền lương của Công ty được tổ chức, lưu chuyển hợp lý tạo điều kiện quản lý chặt chẽ các yếu tố về lao động và chi phí nhân công của Công ty, giúp cho quá trình ghi sổ và quản lý thông tin được dễ dàng, hiệu quả. Toàn bộ chứng từ sử dụng trong hoạt động tiền lương của Công ty đều theo mẫu có sẵn theo quy định của Bộ Tài Chính, do vậy hình thức chứng từ sử dụng là thống nhất về biểu mẫu, chữ ký trên chứng từ do người có đủ quyền hạn và thẩm quyền ký, đảm bảo chính xác về hình thức của các chứng từ kế toán đồng thời cũng kiểm soát được sự chính xác của nội dung nghiệp vụ. Việc luân chuyển chứng từ được quy định thống nhất: Mọi chứng từ kế toán lien quan tới tiền lương (bảng chấm công, giấy đi đường,bảng hệ số lương, bậc lương, bảng thanh toán tiền lương…) đều được lập và chuyển về Phòng kế toán để làm tài liệu ghi chép vào các sổ liên quan. Việc thống nhât quy trình luân chuyển chứng từ giúp tránh tình trạng bỏ sót thông tin, thất thoát vốn của Công ty. Chứng từ kế toán là tài liệu chứng minh tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phất sinh tại Công ty nên được lưu trữ cẩn thận tại phòng kế toán, phục vụ cho các cuộc kiểm tra, kiểm toán, khẳng định tính chính xác của nghiệp vụ phát sinh. 3.1.3. Về tài khoản kế toán và phương pháp tính lương Danh mục tài khoản kế toán sử dụng trong quá trình hạch toán tiền lương tại Công ty rất đày đủ và áp dụng theo đúng nội dung phản ánh của từng tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính. Điều này giúp cho việc hạch toán chi phí về nhân công phát sinh tại Công ty được chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định đúng chi phí sản xuất kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh. Các tài khoản sử dụng trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng được chi tiết theo yêu cầu quản lý. 3.1.4. Về hệ thống sổ sách kế toán Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ của hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này phù hợp với các loại hình, quy mô khác nhau, kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với kế toán lao động thủ công cũng như kế toán máy. Hệ thống sổ hạch toán tiền lương của Công ty đầy đủ theo hệ thống sổ sách của hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ tiện cho việc vào sổ và lên báo cáo kế toán. Mặt khác Công ty sử dụng phần mềm kế toán dung chung trong toàn nghành bưu điện để thực hiện việc hạch toán, do vậy việc hạch toán của công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều, giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên và độ chính xác cũng cao hơn do có các hệ thống hỗ trợ khi sử dụng phần mềm. Việc ghi chép sổ sách được thực hiện thường xuyên và vào sổ chính xác, đầy đủ các chứng từ liên quan tới tiền lương và các khoản trích theo lương đã chuyển về phòng, việc cộng sổ, kiểm tra số liệu cũng được các nhân viên kế toán tiến hành hàng tháng, hàng quý. Do vậy sự chính xác của các số liệu kế toán vào sổ đảm bảo độ chính xác cao. Nhờ những ưu điểm trong việc vận dụng hệ thống kế toán cũng như đội ngũ kế toán linh hoạt, năng động mà công việc hạch toán tiền lương của Công ty cũng được vận dụng đơn giản hơn, đem lại những thành tựu cho Công ty. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tai Công ty Vinaphone 3.2.1. Bộ máy kế toán Để phù hợp với tình hình mới của Công ty trong thời gian tới, Công ty cần tăng cường đào tạo đội ngũ kế toán để thực hiện tốt hơn công tác kế toán của Công ty, mang lại hiệu quả cao hơn do cung cấp đầy đủ thông tin chính xác, kịp thời. Cần thực hiện phân công hóa tốt hơn để thực hiện tốt các phần hành kế toán. Công ty nên tiến hành thành lập bộ mấy kế toán quản trị riêng bieetjphucj vụ yêu cầu phân tích và đưa ra các phương án kinh doanh chiến lược mang lại hiệu quả cao cho Công ty. Đồng thời có thể đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận kế toán này, tăng tính chính xác của các số liệu kế toán, thông tin tài chính đưa ra. Nhờ đó các cấp quản trị của Công ty có thể tìm ra các phương án kinh doanh chiến lược mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Việc phân chia bộ máy kế toán như vậy làm cho công tác kế toán của Công ty trở nên chuyên nghiệp hơn và hiệu quả cao hơn rất nhiều. Trong nhiều phòng ban nói chung và trong phòng kế toán nói riêng việc phân công công việc cho từng người chưa hợp lý và không rõ ràng. Ccos những người đảm nhiệm ít công việc, thậm chí nhiều việc mang tính chất chung chung không được hoàn thành theo đúng kế hoạch. Do vậy, để phân công bố trí hợp lý công việc cho từng người và sử dụng tối đa khả năng làm việc cũng như thời gian làm việc của người lao động, Công ty cần tiến hành tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý theo các hướng sau: Phân công công việc cho từng người phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà họ được đào tạo. Nếu trước đây chưa được đào tạo thì cần cử đi đào tạo ngay để bổ sung kiến thức chuyên môn cho người lao động. Đối với những công việc đòi hỏi nhiều lao động thì cần điều động thêm lao động ở các bộ phận khác. 3.2.2. Về hệ thống chứng từ Công ty cần có phương pháp bảo quản chúng từ hợp lý hơn. Bảo quản chứng từ không chỉ được lưu trữ theo TK mà cần lưu trữ theo thời gian, mỗi tập chứng từ được tập hợp theo TK từng tháng. từng quý và được bao quát bởi Nhật ký chung kèm theo. Việc này giúp doanh nghiệp bảo quản chứng từ tốt hơn, tránh tình trạng mất, bỏ sót chứng từ. 3.2.3. Về hệ thống sổ sách Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian ghi sổ kế toán để các kế toán viên vào sổ thống nhất tránh tình trạng để chứng từ rồi vào sổ một thể. Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán để hệ thống sổ sách được chi tiết, đầy đủ hơn đáp ứng yêu cầu của quản lý. Mặc dù các đơn vị cấp dưới hạch toán độc lập với khối văn phòng Công ty tuy nhiên Công ty vẫn cần thiết có những quy định gửi hệ thống sổ sách thường xuyên hơn lên Công ty để Công ty nắm rõ tình hình tài chính của các đơn vị cấp dưới từ đó có các quyết định kinh doanh đúng đắn. 3.2.3. Về hệ thống TK Công ty cần tiến hành thay đổi và bổ sung tài khoản dùng để hạch toán và hạch toán theo phương pháp mới cho phù hợp với Quy định mới của Bộ Tài Chính QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Thực hiện theo quy định mới giúp thống nhất với sự quản lý của cơ quan Nhà nước, nhanh chóng trong việc quyết toán thuế với cơ quan Thuế và giúp nhà đầu tư đọc báo cáo tài chính của Công ty dễ hiểu hơn. 3.2.4. Về công tác tính lương Công tác tính lương tại Công ty được thực hiện tương đối khoa học, tuy nhiên cần hoàn thiện hơn công tác đánh giá hệ số chức danh lương CB CNV để đảm bảo công bằng hợp lý cho người lao đông. Cần nâng cao hệ số phụ cấp trách nhiệm để gắn trách nhiệm của người lao động với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bằng việc nâng cao phụ cấp trách nhiệm sẽ kích thích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Tiền lương có ý nghĩa vô cùng to lớn trong xã hội, nó luôn là vấn đề liên quan không chỉ với người lao động mà còn đối với doanh nghiệp, thành phần kinh tế quan trọng trong xã hội và Nhà Nước. tiền lương được coi là đòn bẩy đối với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, nó được xem xét và đặt trong mối quan hệ phân phối thu nhập, sản xuất và tiêu dung… Do vậy, các chính sách về tiền lương luôn là chính sách trọng tâm của quốc gia. Đối với doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát trieenrtrong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn, một cách thức trả lương hợp lý có thể khuyến khích được người lao động. hoàn thiện công tác trả lương là một trong những trọng tâm hàng đầu của các doanh nghiệp nhằm thu hút được lao động có tay nghề, có trình độ cao, nhiệt tình với công việc. Trải qua hơn 10 năm hoạt động, Công ty Dịch vụ Viễn thông đã không ngừng phấn đấu và khẳng định vị thế của mình. Sản xuất, kinh doanh lien tục phát triển trên cơ sở phát triển nôi lực và tinh thần tự lực, hiệu quả kinh doanh năm sau cao hơn năm trước, trình độ kỹ thuật không nhừng được đổi mới. Trong quá trình hoạt động, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, khẳng định vị thế của mình hơn nữa, Công ty cần giải quyết một số vấn đề như hoàn thiện công tác trả lương: xác định đơn giá tiền lương, hoàn thiện công tác hạch toán tiền lưng để đảm bảo tiền lương thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế của Công ty. Qua quá trình thực tập và nghiên cứu vấn đề tiền lương tại Công ty Dịch vụ Viễn thông Vinaphone, với tầm hiểu bieets của mình xem xét các vấn đề lý luận về tiền lương, thực trạng công tác trả lương tại Công ty, đánh giá ưu nhược điểm và em đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty với mong muốn Công ty thực hiện tốt hơn công tác tiền lương. Mặc dù đã có sự cố gắng hết sức nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong thầy cô, các anh chị trong Công ty đóng góp ý kiến để chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em có giá trị thực tiễn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp – 2006 PGS.TS Đặng Thị Loan Nghị định 33/2009/NĐ-CP ngày 06/04/2009 quy định mức lương tối thiểu chung Nghị định 28/2010/NĐ-CP ngày 25/3/2010 quy định mức lương tối thiểu chung Nghị định 97/2009/NĐ-CP ngày 30/10/2009 Luật kế toán QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 Các chứng từ báo cáo của Công ty Các tài liệu tham khảo khác DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT QĐ Quyết định TCCB Tổ chức cán bộ SXKD Sản xuất kinhd doanh BCH Ban chấp hành KH Kế hoạch HĐTV Hợp đồng thời vụ BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn BHTN Bảo hiểm thất nghiệp CB CNV Cán bộ công nhân viên KTTK-TC Kế toán thống kê – Tài chính TCCB-LĐ Tổ chức cán bộ lao động HĐLĐ Hợp đồng lao động KV Khu vực BTC Bộ tài chính TK Tài khoản NĐ Nghị định NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Th.s: Đặng Thị Thúy Hằng NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN