Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Âu Cơ

ính lương Thực hiện Nghị định số 197/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ và căn cứ vào thực tiễn tình hình sản xuất kinh doanh, công ty TNHH TM và DV Âu Cơ hiện đang sử dụng chế độ tiền lương theo thời gian và chế độ lương khoán sản phẩm, làm thêm giờ để trả cán bộ công nhân viên. Chế độ trả lương theo thời gian áp dụng cho bộ phận gián tiếp gồm tất cả nhân viên quản lý, nhân viên các phòng ban. Chế độ trả lương khoán sản phẩm áp dụng cho bộ phận trực tiếp đi tiếp thị kinh doanh Chế độ lương làm thêm giờ áp dụng cho tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty qua phiếu Huy động làm thêm giờ có đầy đủ chữ ký của cấp trên có liên quan. (*) Đối với bộ phận gián tiếp: - Tiền lương hàng tháng của bộ phận này được trả theo hệ số căn cứ vào tình hình kinh doanh của công ty. Mức tiền lương được hưởng của mỗi người phụ thuộc vào tiền lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tiền lương cơ bản = 210. 000 x Hệ số lương cấp bậc chức vụ Hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ được Nhà nước quy định. Như vậy tiền lương thực tế của cán bộ công nhân viên quản lý được xác định như sau: (210. 000 x HS CB, CV) Trong đó: NCCD TLtháng = KCD x (NCCĐ - NCBH(nếu có )) + LBH ( nếu có) + TLCB: Tiền lương cơ bản. + NCCĐ: Ngày công chế độ ( 26 ngày ) + NCTT:Ngày công nghỉ hưởng quỹ BHXH trong tháng ( nếu có) + KCD ; chức danh Theo quy định riêng của công ty, mức lương trên sẽ được nhận thêm với một số hệ số, hệ số này tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, tuỳ thuộc vào trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng đối tượng nhận lương: + Tuỳ thuộc vào chức trách của mỗi người trong công ty mà công ty còn quy định thêm hệ số trách nhiệm, cụ thể. Kcđ như sau Giám đốc: 3,5 PGĐ: 3,0 Trưởng phòng: 2,7 Phó phòng: 2,4 Nhân viên: 2,0 Ngày làm việc thực tế của các đối tượng nhận lương được theo dõi qua bảng chấm công. Bảng chấm công được phòng TCHC và phòng tài vụ xác nhận. Sau đó sẽ được Giám đốc duyệt lấy đó làm căn cứ để tính lương. Bảng 1 :BẢNG CHẤM CÔNG Mẫu số 01 Tháng 5 năm 2002 TT HỌ VÀ TÊN Ngày trong tháng Q. công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 . . . 24 25 . . 31 TG ô công 1 NGUYỄNMẠNHCƯƠNG x x x x x x x x X ô ô x 20 2 22 2 NGUYỄN THẾ HINH 0 x x x x x x 0 X x 8 x 22 - 22 3 NGUYỄN NGỌC BÍCH x p p p x x x x X x x x 22 - 22 4 BẠCH HUY BỒNG 22 - 22 5 ĐỖ KHẮC Y 22 - 22 6 NGUYỄN VĂN BẰNG 22 - 22 Ký hiệu: Thời gian ngừng nghỉ việc để vệ sinh: 8 Lương sản phẩm: K Ốm, điều dưỡng: Ô Con ốm: CÔ Thai sản: TS Tai nạn T Lương thời gian: t Nghỉ phép: P Hội nghị, học tập H Nghỉ bù: NB Nghỉ không lương RO Ngừng việc: N Lao động: VD : lương anh Nguyễn Mạnh Cường có bậc lương 3,54, tháng 1/2001 có 22 ngày công, 2 công ốm được duyệt. Lương tháng của anh Cường trong tháng được xác định như sau: TLtháng = TLtg + TLBH TLTháng = 2,7 x (26- 2) + (0,78 x 2) = 1. 923. 360 Nhận xét: Việc chia tiền lương khối gián tiếp chưa gắn với việc hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty, chưa đánh giá được chất lượng và số lượng công tác của từng cán bộ công nhân viên đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. Nói cách khác, phần tiền lương mà người lao động được hưởng không gắn liền với kết quả lao động mà họ tạo ra. Chính vì lẽ đó, nên hình thức tiền lương theo thời gian đã không mang lại cho người công nhân viên sự quan tâm đầy đủ đối với thành quả lao động của mình, không tạo điều kiện thuận lợi để uốn nắn thời những thái độ sai lệch và không khuyến khích họ nghiêm chỉnh thực hiện chế độ tiết kiệm thời gian. Để việc trả lương cho khối gián tiếp của Công ty đảm bảo công bằng hợp lý Công ty phải gắn việc trả lương cho khối gián tiếp với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty và xác định chất lượng công tác của từng CBCNV trong tháng. (*) Đối với công nhân viên trực tiếp Tiền lương của công nhân viên trực tiếp kinh doanh, tiếp thị phụ thuộc vào khối lượng công việc hoàn thành của từng nhóm, từng người. Hàng tháng đơn vị tiến hành nghiệm thu, tính toán giá trị thực hiện và mức tiền lương tương ứng (trường hợp công việc làm trong nhiều tháng thì hàng tháng Công ty sẽ tạm ứng lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng). Khi áp dụng chế độ lương khoán theo nhóm này, Công ty phải làm công tác thống kê và định mức lao động cho từng phần việc rồi tổng hợp lại thành công việc, thành đơn gía cho toàn bộ công việc. Tiền lương trả cho công nhân viên được ghi trong hợp đồng giao nhận khoán theo yêu cầu hoàn thành công việc (về thời gian, số lượng, chất lượng…. ). Tiền lương của người lao động phải được thể hiện đầy đủ trong sổ lương theo mẫu thống nhất của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ban hành. Việc thanh toán lương hàng tháng phải có: + Bảng chấm công. + Sổ giao việc, phiếu điều động. + Nhật trình xe, máy hoạt động. + Khoán gọn hạng mục các công trình. Bảng chấm công, tính lương của công nhân viên trong trường hợp này phải có sự xác nhận của tổ trưởng, tổ nhóm, của thống kê và kế toán đội ngũ về Phòng Tổ chức hành chính, phòng tài vụ kiểm tra, Giám đốc duyệt trước khi cấp, phát lương cho công nhân nhân. Phương pháp 1: Khoán sản phẩm đến người tiếp thị kinh doanh LKSP của một người = Số lượng sản phẩm đạt được x đơn giá TL /1SP Nhận xét: một người đã quan tâm đến khối lượng, chất lượng sản phẩm có động lực thúc đầy hoàn thành định mức lao động. Cách trả lương trên Công ty chưa khuyến khích công nhân làm tăng khối lượng sản phẩm do đơn giá sản phẩm chưa xét luỹ tiến, chưa tăng theo khối lượng sản phẩm vượt mức. Phương pháp 2: Áp dụng cho các công việc có yêu cầu kỹ thuật: Lương khoán của một người = Tổng lương khoán của tổ X Số xuất phân phối của mối người Tổng số xuất phân phối của tổ Lương khoán của tổ, nhóm = Đơn giá TL/ SP x khối lượng SP hoàn thành Số xuất phân phối của mối người = Số công làm khoán của mỗi người X Hệ số chênh lệch lương của mỗi người Hệ số chênh lệch lương = Hệ số lương cấp bậc của từng người Hệ số cấp bậc lương của người thấp nhất trong tổ Ví dụ: Tổng số lương khoán của các tổ trong tháng theo mức độ hoàn thành một công việc được xác định = 3. 500. 000 đồng. Trong tổ có 5 người: 2 người bậc V, 2 người bậc IV và một người bậc III ( căn cứ vào bảng hệ số lương ta tính được bảng lương của tổ như sau) Bảng tính và thanh toán lương cho từng người được thể hiện ở biểu Bảng 2 Bảng chia lương khoán TT Công nhân Số công Hệ số lương Hệ số chênh lệch lương Số xuất phân phối Thành tiền Ký nhận 0 1 2 3 4 5=4x2 6 - 1 A 28 2,33 1,35 37,8 725. 926 - 2 B 25 2,33 1,35 33,75 648. 148 - 3 C 29 1,92 1,1 31,9 751. 851 - 4 D 26 1,92 1,1 28,6 674. 075 - 5 E 27 1,72 1,0 27 700. 000 - CỘNG 135 159,05 3. 500. 000 Việc tính lương cho mỗi người trực tiếp sản xuất theo nhóm, tổ thì chỉ cãn cứ vào số lượng thời gian lao động mà chưa tính đến chất lượng công tác của từng người trong tháng để đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương thì công ty phải xây dựng hệ số lương cấp bậc công việc và bằng xác định chất lượng công tác của từng cá nhân. Phương pháp 3: Áp dụng cho những công việc không yêu cầu kỹ thuật cao, chủ yếu là lao động phổ thông. Như đội xây dựng Lương khoán của một người = Tổng lương khoán của tổ x Số công của từng người Tổng số công của tổ Chế độ trả lương khoán theo nhóm thường được áp dụng đối với những công việc có tính chất tổng hợp, gồm nhiều khâu liên kết, nếu chia thành nhiều chi tiết, bộ phận riêng rẽ thì không có lợi cho việc đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tiền được trả dựa vào kết quả lao động sản xuất của cả tổ đôi. Trả lương theo hình thức này, sẽ là động lực kích thích các cá nhân quan tâm đến kết quả cuối cùng của tập thể, nhóm, hơn nữa còn đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động. Chưa quan tâm đến chất lượng lao động. Ngoài ra, đối với những công việc mà Công ty không thể tiến hành xây dựng định mức lao động một cách chặt chẽ, chính xác hoặc những công việc vào khối lượng hoàn thành định mức khoán. Thì Công ty áp dụng chế độ tiền lương theo thời gian (công nhật). Còn ở hình thức trả lương khoán theo nhóm, trường hợp có một công nhân nào đó trong nhóm có thái độ và tinh thần làm việc không nghiêm túc, không tích cực, trông chờ, ỷ vào người khác. . . mà khi công việc của cả nhóm hoàn thành thì anh ta vẫn nhận được mức lương theo khối lượng hoàn thành. Do vậy để tránh những tình trạng nêu trên, Công ty phải tìm ra những biện pháp trả lương thật thích hợp, đồng thời phải thường xuyên tăng cường các mặt quản lý, tăng cường công tác kiểm tra đối với tất cả các công việc kể từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Mặt khác, khi giao khoán cần phải làm tốt công tác thống kê và định mức lao động để cho việc tính tóan đơn giá khoán được chính xác, để không gây thiệt thòi cho người nhận khóan cũng như người giao khoán. Đối với bộ phận gián tiếp, việc bố trí lao động phải phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nhiệm vụ của mỗi chức danh để việc trả lương cho bộ phận này được công bằng và chính xác hơn. Tốt hơn cả việc trả lương nên dựa trên cơ sở đánh giá hiệu quả công tác của từng người lao động, từng bộ phận. Tiền lương theo Công nhật = Tiền lương Một ngày công x Ngày công thực tế Tiền lương một ngày công = HSCT X TLCB NCCĐ Trong đó: - HSCT: Hệ số mức lương do Công ty quy định. - TLCB: Tiền lương cơ bản. - NCCĐ: Ngày công chế độ. Ví dụ: Một thợ bậc VII làm công tác duy tu, bảo dưỡng máy móc, thiết bị cho một đội xây dựng của Công ty. = 2,0 x 210000 x 3,45 = 55. 731 đồng / ngày 26 Trong tháng, người đó đó làm việc 20 ngày: [Tiền lương tháng] = 55. 731 x 20 =1. 114. 620 đồng. 2. 1. 3 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán (*) Tài khoản sử dụng: Tài khoản 334 phải trả cho công nhân viên đối ứng liên quan đến nhiều tài khoản khác như TK 138- phải thu khác, TK338- Phải trả phải nộp khác. . . (* ) Phương pháp hạch toán: Cuối tháng 3/2002 căn cứ vào bảng phân bổ lương kế toán tập hợp toàn bộ tiền lương cán bộ công nhân viên trong công ty vào chi phí nhân công trực tiếp (TK622) trên NKCT số 7 theo định khoản: Nợ TK 622 566. 856. 100 Có TK334 529. 911. 600 Có TK338 36. 944. 500 Hàng tháng công ty tiến hành thanh toán tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên khoản tạm ứng này được hạch toán thẳng vào TK111 không qua TK 141. Tổng hợp lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Nợ TK334 529. 911. 600 Có TK111 518. 194. 916 Có TK138 50. 000 Có TK338 11. 666. 684 Khi trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên môn Nợ TK338 48. 611. 184 Có TK111 48. 611. 184 * Thủ tục nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. BHXH: Hàng tháng công ty nộp BHXH cho cơ quan BHXH Hai Bà Trưng. Đồng thời làm thủ tục thanh toán BHXH cho công nhân viên trong tháng gửi lên chứng từ hợp lệ để cấp tiền thanh toán BHXH cho công nhân viên của công ty. Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên trong công ty kế toán lập bảng thanh toán gửi lên BHXH Hai Bà Trưng như sau: Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Bộ phận: Toàn công ty Mẫu số 04- LDLT Bảng 3 Bảng thanh toán BHXH Tháng 3/2002 Nợ TK 334 Có TK 111 STT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ tai nạn Nghỉ đẻ Tổng số tiền Kí nhận SN ST SN ST SN ST SN ST 1 2 3 4 5 . . . Cao Thị Bích Nguyễn Văn Anh Nguyễn Hoàng Hà Đỗ Văn Trung Trần Lan Hương Lưu Văn Quang . . . . . . 5 2 4 6 59700 18100 41300 73000 1 10300 3 27800 59700 18100 41300 27800 10300 73000 Cộng 28685000 Từ bảng thanh toán BHXH tháng 3/2002 kế toán lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn công ty. Bảng 4 : Phiếu chi số 38 Ngày 31/3/2002 Mẫu số 02- Tti Nợ TK334 QĐ số 1141- TCKD/CĐH Có TK111 Ngày 1- 1- 95 của Bộ tài chính Họ và tên: Nguyễn Thị Hồng Địa chỉ: 101 P1 Tân Mai Lí do: Chi BHXH cho toàn công ty Số tiền: 28. 685. 000 đồng Bằng chữ: Hai tám triệu sáu trăm tám năm nghìn đồng chẵn Đã nhận đủ số tiền: 28. 685. 000 đồng Kèm theo một tập chứng từ gốc. Ngày 31 tháng 3 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị đã kí, đóng dấu Kế toán trưởng đã kí, đóng dấu Kế toán lập phiếu đã kí Thủ quỹ đã kí Người nhận tiền đã kí + Các nghiệp vụ hạch toán NV1: Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp và thanh toán lương, BHXH, ghi sổ phải trả công nhân viên về BHXH trả thay lương theo định khoản. Nợ TK338 (3383) 28. 685. 000 đồng Có TK334 28. 685. 000 đồng NV2: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH và phiếu chi tiền mặt số 38 của công ty kế toán ghi: Nợ TK334 28. 685. 000 Có TK111 28. 685. 000 NV3: Căn cứ uỷ nhiệm chi số 36 của cơ quan BHXH Hai Bà Trưng về việc cấp kinh phí BHXH kế toán ghi: Nợ TK112 28. 685. 000 Có TK338 28. 685. 000 Bảo hiểm y tế: Công ty mua thẻ BHYT năm cho công nhân viên theo lương cấp bậc, sau đó đến cuối tháng khấu trừ và lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Kinh phí công đoàn: Công ty thực hiện trích nộp theo quý, chuyển sang công đoàn quản lý và hoạt động. 2.1.3. Quy trình kế toán Sổ kế toán tổng hợp và các khoản trích theo lương, BHXH trả thay lương công ty đang sử dụng gồm: * Nhật ký chứng từ số 1 + Phương pháp ghi chép: là sổ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh bên có của TK111 đối ứng với nợ các TK khác, cộng có TK111. + Cơ sở ghi NKCT số 1 là các báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc có liên quan, cuối tháng lấy tổng cộng có TK111 để ghi sổ cái. Mẫu: Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK111- Tiền mặt Tháng 3/2002 TT Chứng từ Diễn giải Ghi có TK111 Nợ các TK Cộng có TK111 Số Ngày TK334 TK. . . . . . 1 2 3 . . . . . . 22/3 8/4 8/4 Chi tạm ứng lương kì I Chi thanh toán lương kì II Chi BHXH cho toàn công ty 100. 000. 000 429. 911. 600 28. 685. 000 100. 000. 000 429. 911. 600 28. 685. 000 Cộng 558. 596. 600 558. 596. 600 * Nhật ký chứng từ số 2. + Phương pháp ghi: NKCT số 2 dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK112 đối ứng nợ các TK liên quan khác. Khi nhận được chứng từ gốc kèm theo với báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi vào NKCT số 2. Cuối tháng cộng khoá sổ NKCT số 2 xác định tổng số phát sinh có TK112 đối ứng với nợ các TK liên quan khác, tổng số TK liên quan khác, tổng số TK112 để ghi sổ cái. + Mẫu: Sở thương mại công ty cầu I Thăng Long Bảng 5 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK112- TGNH Tháng 3/2002 Thị trường Chứng từ Diễn giải Ghi có TK111 nợ các TK. . . Cộng có TK112 Số Ngày TK338 TK. . 1 2 3 Công ty nộp BHXH cho cơ quan quản lý (17%) Công ty nộp BHXH cho cơ quan quản lý cấp trên (2%) Công ty nộp KPCĐ cho CĐ ngành (1%) 28. 685. 000 4. 154. 500 4. 105. 000 28. 685. 000 4. 154. 500 4. 105. 000 Cộng 36. 944. 500 *Nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 3/2002 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK334 TK388 Tổng cộng 1 TK622 529. 911. 600 36. 944. 500 566. 856. 100 Cộng 529. 911. 600 36. 944. 500 566. 856. 100 * Sổ cái - Khi đã kiểm tra đối chiếu trên các NKCT thì vào sổ cái các TK 334, TK338 - Ta có mẫu sổ cái TK334, TK338 tháng 3/2001 như sau: Bảng 6: SỔ CÁI TK334 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK khác Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 . . . Tháng 12 Cộng TK111 từ NKCT số 1 100. 000. 000 429. 911. 600 28. 685. 000 Cộng số phát sinh nợ 558. 596. 600 Cộng số phát sinh có 558. 596. 600 Số dư cuối tháng nợ Số dư cuối tháng có Bảng 7: SỔ CÁI TK338 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng nợ với TK338 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 . . . Tháng 12 Cộng TK112 từ NKCT số 2 28. 685. 000 4. 154. 500 4. 105. 000 TK334 từ NKCT số 7 529. 911. 600 Cộng số phát sinh nợ Cộng số phát sinh có Số dư cuối tháng nợ Số dư cuối tháng có Tóm lại: Qua thực tế tìm hiểu tại công ty TNHH TM và DV Âu Cơ em nhận thấy việc ghi chép hạch toán trên các chứng từ sổ sách rất rõ ràng dễ hiểu mà điều đó là sự cần thiết cho công tác quản lý doanh nghiệp, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu trên các chứng từ sổ sách được thuận lợi nhanh chóng. Mà đặc biệt hơn trong công tác kế toán tiền lương tại công ty việc phản ánh trung thực, chính xác đã giúp cho ban lãnh đạo công ty quản lý tốt về lao động và thu nhập của công nhân viên để duy trì sự tồn tại phát triển của công ty. Sơ đồ 2.1. Sơ đồ luân chuyển chứng từ về công tác tiền lương của công ty TNHH TM và DV Âu Cơ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Sổ theo dõi TK 334 Sổ theo dõi TK 111 Nhật ký chứng từ Sổ cái TK 334 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Quá trình luân chuyển diễn ra như sau: Bắt đầu từ bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ. . . Sau đó vào sổ theo dõi TK tiền lương và các nhật ký chứng từ liên quan. Từ các chứng từ này có số liệu vào sổ các TK 334 hàng tháng số này đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết tiền lương, BHXH. . . Từ các TK tiền lương vào bảng cân đối tài khoản bảng cân đối này cũng đối chiếu số liệu với bảng tổng hợp chi tiết. Từ bảng cân đối và bảng tổng hợp làm căn cứ để vào báo cáo kế toán. Quá trình luân chuyển diễn ra rất chặt chẽ với các số liệu được hạch toán chính xác và hợp lý. Các sổ sách này có liên quan chặt chẽ với nhau. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ hợp lý vì nó đảm bảo được tính chính xác và vào sổ sau một cách gọn nhẹ và đúng quy định. 2.2. Kế toán các khoản trích theo lương Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp được tính vào chi phí kinh doanh; 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quỹ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí tử tuất. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang. . . cho người lao động trong thời gian ốm đau sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đó 2% trích vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút; phụ cấp đắt đỏ; phụ cấp đặc biệt; phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng an ninh) thực tế phải trả cho người lao động kể cả lao động tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. 2.2.1. Chứng từ sử dụng Chứng từ liên quan đến bảo hiểm ( BHXH, BHYT, BHTN) Chứng từ, quyết định về kinh phí công đoàn Chứng từ về các khoản vay mượn tạm thời Các khoản phải thu, nộp khác. 2.2.2. Tài khoản sử dụng Tài Khoản 338 “phải trả phải nộp khác”. Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH,BHYT, tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời. . . Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về KPCĐ. - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Các khoản đã trả đã nộp khác. Bên Có: - Các khoản phải nộp phải trả hay thu hộ. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù. Dư nợ (nếu có): số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư có: số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Tài khoản 338: có 5 tài khoản cấp 2: 3381: tài sản thừa chờ xử lý 3382 : KPCĐ 3383 : BHXH 3384 : BHYT 3388 : phải nộp khác Tài khoản 335 “chi phí phải trả” : tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc kỳ sau. Bên Nợ : - Chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả. - Chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh. Bên Có : - Chi phí phải trả dự tính trước đã được ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Dư Có: chi phí phải trả tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanhnhưng thực tế chưa phát sinh. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 622, TK 627, TK 111, TK 112, TK 138,TK641, TK642. . . . 2.2.3. Quy trình kế toán Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ đó chính là tiền lương. Tiền lễ tết: Được tính trả cho công nhân bằng tiền lương thực tế 1 ngày công. Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại; thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Thưởng thường xuyên là thưởng do làm đạt mức doanh số khoán, thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ tế, thưởng thi đua Công ty xếp hạng để thưởng, tuy nhiên việc thưởng này Công ty chỉ thực hiện mang tính chất tượng trưng bởi lẽ Công ty xác định là doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh làm nhiều lương cao không cần phải trông chờ vào tiền lương đối với công nhân viên Công ty. Chế độ thanh toán BHXH tại Công ty Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế. Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: - Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm. Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm. - Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường. - Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ Y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thời gian đóng BHXH. - Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản. - Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau: Mức lương BHXH trả thay lương = Mức lương cơ bản 26 ngày x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH +. Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty. Trong tháng 3/2004, anh Nguyễn Tuấn Anh là nhân viên thuộc Phòng kinh doanh của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ, Bệnh viện. Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 6 ngày, anh nghỉ ốm 15 ngày. Mức lương cơ bản của anh là 2,98. Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau: Số tiền lương BHXH trả thay lương = 2,98 x 210000 26 ngày x 15 x 75% = 270. 800 Vậy anh Tuấn Anh sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng 3 là 270. 800 đồng. Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) được sử dụng tại Công ty theo mẫu sau: Bảng 8: Giấy chứng nghỉ ốm (Mặt trước) Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV . . . . . . . . . . . . . . Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC Số KB/BA 622 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM Quyển số: 127 Số: 037 Họ và tên: Nguyễn Tuấn Anh Tuổi: 36 Đơn vị công tác: Công ty TNHH TM và DV Âu Cơ Lý do cho nghỉ: Xuất huyết dạ dày Số ngày cho nghỉ: 15 ngày (Từ ngày 3/3 đến hết ngày 18/3/2004) Ngày 2 tháng 3 năm 2004 Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày nghỉ: 15 ngày (Ký, Họ tên) Y bác sĩ KCB (Đã ký, đóng dấu) Đặng Thị Hường (Mặt sau) Phần BHXH: Số sổ BHXH: 01133943564 1 - Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH : 15 ngày 2 - Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ : ngày 3 - Lương tháng đóng BHXH : 270. 800 đồng 4 - Lương bình quân ngày : 24. 069 đồng 5 - Tỷ lệ hưởng BHXH : 75% 6 - Số tiền hưởng BHXH : 270. 800 đồng Ngày 2 tháng 3 năm 2004 Cán bộ Cơ quan BHXH (Ký, Họ tên) Phụ trách BHXH đơn vị (Ký, Họ tên) Phạm Thị Diệp (Ghi chú: Phần mặt sau căn cứ ghi vào giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện) - Bảng thanh toán BHXH: Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn Công ty theo mẫu sau: Bảng 9: Đơn vị: Cty TNHH TM và DV Âu Cơ Mẫu số 04 - LĐTL BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 3 năm 2004 Nợ 334: 270. 800 Có 111: 270. 800 TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn Tổng số tiền Ký nhận SN ST SN ST SN ST SN ST 1 Nguyễn Tuấn Anh 15 270. 800 270. 800 Cộng: 270. 800 (Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bẩy mươi nghìn tám trăm đồng) Kế toán BHXH (Ký, Họ tên) Nhân viên theo dõi (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) * Từ bảng thanh toán BHXH tháng 3/2004, kế toán Công ty lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn Công ty. Kế toán Công ty viết phiếu chi tiền mặt chi lương BHXH trả thay lương tháng 3/2004: Bảng 10: Đơn vị: Cty TNHH TM và DV Âu Cơ Địa chỉ: thị trấn quế- nam hà Tel: 043 753 367 PHIẾU CHI Ngày 12 tháng 3 năm 2004 Quyển số: 02 Số: 43 NỢTK 334 CÓTK 111 Mẫu số: 02- TT QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Tuấn Anh Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do chi: Chi lương BHXH tháng 3/2004 Số tiền: 270. 800 (Viết bằng chữ) Hai trăm bảy mươi ngàn tám trăm đồng Kèm theo: 02 chứng từ gốc Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán lương BHXH Đã nhận đủ số tiền: 270. 800 (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi ngàn tám trăm đồng Ngày 12 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Nguyễn Tuấn Anh Thủ quỹ (Ký, họ tên) nguyễn Ánh * Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH. Phiếu nghỉ hưởng BHXH: - Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được Cơ quan Y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ cho người phụ trách chấm công. Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ theo bảng chấm công hàng tháng. - Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của từng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từng phòng, ban, bộ phận hay toàn công ty. Cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH. Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thai sản. . . Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. - Cuối tháng kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 2 liên: 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, 1 liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan. Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Công ty: Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trong Công ty, cứ đầu tháng Công ty cho tạm ứng lương kỳ I. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà họ có thể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của mình. Cụ thể trong tháng 3/2004 có bảng thanh toán tạm ứng lương Kỳ I như sau: Bảng 11: BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I Tháng 3/2004 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Âu Cơ Stt Họ và tên Phòng Tạm ứng kỳ I Ký nhận Nguyễn Xuân Mạnh GĐ 400. 000 Lê Anh Xuân PGĐ 300. 000 Lê Hải Đức XNK 300. 000 Trần Quang Huy XNK 200. 000 Đặng Quỳnh Hoa Hành chính 200. 000 Vũ Thu Hà Kế toán 200. 000 Phùng ánh Tuyết Kế toán 200. 000 Đào Tất Hùng XNK 200. 000 Mai Xuân Hưởng Hành chính 200. 000 Nguyễn Tuấn Anh Dịch vụ 200. 000 Đặng Hồng Quân Hành chính 400. 000 Bùi Minh Nguyệt Dịch vụ 300. 000 Nguyễn Hải Anh Dịch vụ 300. 000 Lưu tuyết Nhung XNK 300. 000 Đặng Anh Tiến XNK 200. 000 Đào thuỷ Tiên Hành chính 200. 000 Trần Thanh Tùng Kế toán 200. 000 Phạm Thị Diệp Kế toán 200. 000 Vũ Kim Long Kế toán 200. 000 Cộng: 4. 700. 000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng tiền lương kỳ I, kế toán tiền lương lập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I: Đơn vị: Cty TNHH TM và DV Âu Cơ Địa chỉ: Hai bà Trưng- HN Tel: 043 765 537 PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 3 năm 2004 Quyển số: 02 Số: 20 NỢTK 334 CÓTK1111 Mẫu số: 02- TT QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Phạm Thị Diệp Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/2004 Số tiền: 4. 700. 000 (Viết bằng chữ) Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo:(01 chứng từ gốc): Bảng tạm ứng tiền lương kỳ I tháng 3/2004. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 05 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Phạm Thị Diệp Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 25/3, Công ty thanh toán nốt số tiền lương còn lại cho cán bộ công nhân viên sau khi đã trừ đi 5% BHXH, 2%BHYT và 1%KPCĐ. Kế toán tiền lương lập phiếu chi thanh toán tiền lương Kỳ II tháng 3/2004 cho Công ty: Đơn vị: CT TNHH TM và DV Âu Cơ Địa chỉ: Hai bà trưng, hà nội Tel: 043 765 357 PHIẾU CHI Ngày 25 tháng 3 năm 2004 Quyển số: 02 Số: 32 NỢTK 334 CÓTK1111 Mẫu số: 02- TT QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Phạm Thị Diệp Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán lương kỳ II tháng 3/2004 Số tiền: 4. 596. 199 (Viết bằng chữ) Bốn triệu năm trăm chín mươi sáu ngàn một trăm chín chín đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng thanh toán tiền lương kỳ II tháng 3/2004. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm chín mươi sáu ngàn một trăm chín chín đồng. Ngày 25 tháng 3 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Phạm Thị Diệp Thủ quỹ (Ký, họ tên) Thực tế kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty: Các nghiệp vụ trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ: Nghiệp vụ 1: Nhân viên kế toán phản ánh số tiền BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/04 vào Sổ chi tiết TK 338 như sau: Nợ TK334: 505. 680 Có TK 3383: 505. 680 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Bảng 12 Chứng từ ghi sổ Ngày 26/3 Số: 26 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/04 334 3383 505. 680 Cộng: 505. 680 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Nhân viên kế toán phản ánh kết chuyển số BHXH vào chi phí kinh doanh tháng 3/04 vào sổ chi tiết TK 338 như sau: Nợ TK 642: 1. 517. 040 (= 10. 113. 600 x 15%) Có TK 3383: 1. 517. 040 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 28/03/2004 Số: 29 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Kết chuyển BHXH tháng 3/04 vào CPKĐ 642 3383 1. 517. 040 Cộng: 1. 517. 040 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Ngày 30/3/2004, Công ty đã chuyển nộp tiền Bảo hiểm xã hội quý I/04 của toàn Công ty cho Cơ quản BHXH Quận Hai Bà Trưng. Nhân viên kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TK 3383 như sau: Nợ TK 3383: 6. 068. 160 (=10. 113. 600 x 20% x 3) Có TK 1121: 6. 068. 160 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 32 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chuyển nộp tiền BHXH quý I/04 3383 1121 6. 068. 160 Cộng: 6. 068. 160 Kèm theo chứng từ gốc: Tờ khai nộp BHXH quý I/04 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 4: Nhân viên kế toán phản ánh số KPCĐ trích tháng 3/04 vào sổ chi tiết TK 338: Nợ TK 3382: 101. 136 = (10. 113. 600 x 1%) Có TK 111: 101. 136 Đồng thời kế toán tiến hành phản ánh ở chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 33 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chuyển nộp tiền BHXH tháng 3/04 3382 111 101. 136 Cộng: 101. 136 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) *. Các nghiệp vụ thanh toán BHXH trả thay lương: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH và phiếu chi tiền mặt số 43 ngày 12/3/2004, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ chi tiết TK 334 số tiền thanh toán cho anh Nguyễn Tuấn Anh như sau: Nợ TK 334: 270. 800 Có TK 111: 270. 800 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 34 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán chế độ BHXH cho nhân viên Vũ Tùng Lâm 334 111 270. 800 Cộng: 270. 800 Kèm theo 04 chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Cuối tháng 3/04 kế toán tiền lương tiến hành hạch toán lương BHXH trả thay lương cho nhân viên Nguyễn Tuấn Anh vào Sổ chi tiết TK 3383 như sau: Nợ TK 3383: 270. 800 Có TK 334: 270. 800 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 36 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trả thay lương phải trả cho nhân viên: Nguyễn Tuấn Anh 3383 33 270. 800 Cộng: 270. 800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Căn cứ uỷ nhiệm chi số 30 ngày 30/02/2004 của Cơ quan BHXH Quận Hai bà Trưng về việc cấp kinh phí BHXH, kế toán tiến hành hạch toán vào Sổ chi tiết TK 112 như sau: Nợ TK 112: 270. 800 Có TK 3383: 270. 800 Đồng thời nghiệp vụ trên được phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 36 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trả thay lương phải trả cho nhân viên: Nguyễn Tuấn Anh 3383 33 270. 800 Cộng: 270. 800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Căn cứ uỷ nhiệm chi số 30 ngày 30/02/2004 của Cơ quan BHXH Quận Hồng Lạc về việc cấp kinh phí BHXH, kế toán tiến hành hạch toán vào Sổ chi tiết TK 112 như sau: Nợ TK 112: 270. 800 Có TK 3383: 270. 800 Đồng thời nghiệp vụ trên được phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 38 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhận ủy nhiệm chi về cấp kinh phí BHXH 112 3383 270. 800 Cộng: 270. 800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các chứng từ ghi sổ trên, nhân viên kế toán có nhiệm vụ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2004 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 12 05/3 4. 700. 000 32 29/3 2. 022. 720 21 25/3 4. 596. 199 34 30/3 270. 800 25 26/3 9. 296. 199 36 31/3 270. 800 26 26/3 505. 680 38 31/3 270. 800 29 28/3 1. 517. 040 Cộng : 27. 038. 181 Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ cái TK334, TK338. Bảng 13 SỔ CHI TIẾT TK 334 TIỀN LƯƠNG Năm 2004 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ: 1. 176. 504 12 05/3 Thanh toán Tạm ứng lương kỳ I tháng 3/04 1111 4. 700. 000 15 18/3 Trả tiền lương tháng 2 chưa lĩnh cho Đặng Hồng Quân 1111 777. 756 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II tháng 3/04 1111 4. 596. 199 25 26/3 Tiền lương phải trả CNVtháng 3/04 642 9. 296. 199 34 30/3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho Nguyễn Tuấn Anh 1111 270. 800 38 31/3 BHXH phải trả Nguyễn Tuấn Anh 3383 270. 800 Cộng phát sinh: 10. 344. 675 9. 566. 919 Dư cuối kỳ: 398. 748 Bảng 14 SỔ CÁI Tên TK: Phải trả Công nhân viên Số hiệu TK: 334 Tháng 03/2004 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ: 1. 176. 504 06/3 12 5/3 Thanh toán tạm ứng lương Kỳ I tháng 3/04 1111 4. 700. 000 18/3 15 8/3 Trả tiền lương tháng 2 cho Đặng Hồng Quân 3388 777. 756 25/3 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II 1111 4. 596. 199 27/3 25 26/3 Tiền lương phải trả công nhân viên tháng 3/04 642 9. 296. 199 30/3 34 30/3 Thanh toán chế độ BHXH cho Nguyễn Tuấn Anh 1111 270. 800 31/3 36 30/3 Số tiền BHXH trả thay lương cho Nguyễn Tuấn Anh tháng 3/04 3383 270. 800 Cộng phát sinh: 10344755 10. 743. 503 Dư cuối kỳ: 398. 748 Bảng 15 SỔ CÁI Tên TK: Phải trả, phải nộp khác Số hiệu TK: 338 TK 3383: BHXH Tháng 03/2004 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ: 4. 045. 440 27/3 26 26/3 BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/04 (5%) 334 505. 680 28/3 29 28/3 BHXH phải trả công nhân viên tháng 3/04 (15%) 642 1. 517. 040 31/3 32 30/3 Chuyển nộp tiền BHXH quý I cho toàn Công ty 112 6. 068. 160 31/3 36 31/3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng 334 270. 800 31/3 38 31/3 Nhận uỷ nhiệm chi BHXH 112 270. 800 Cộng phát sinh: Dư cuối kỳ: 6. 338. 960 6. 338. 9600 * Sơ đồ luân chuyển chứng từ về công tác tiền lương của công ty cầu I Thăng Long Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Sổ theo dõi TK 334 Sổ theo dõi TK 111 Nhật ký chứng từ Sổ cái TK 334 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Quá trình luân chu Bắt đầu từ bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ... Sau đó vào sổ theo dõi TK tiền lương và các nhật ký chứng từ liên quan. Từ các chứng từ này có số liệu vào sổ các TK 334 hàng tháng số này đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết tiền lương, BHXH... Từ các TK tiền lương vào bảng cân đối tài khoản bảng cân đối này cũng đối chiếu số liệu với bảng tổng hợp chi tiết. Từ bảng cân đối và bảng tổng hợp làm căn cứ để vào báo cáo kế toán. Quá trình luân chuyển diễn ra rất chặt chẽ với các số liệu được hạch toán chính xác và hợp lý. Các sổ sách này có liên quan chặt chẽ với nhau. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ hợp lý vì nó đảm bảo được tính chính xác và vào sổ sau một cách gọn nhẹ và đúng quy định. CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ÂU CƠ 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện 3.1.1. Ưu điểm Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, một loại hình hạch toán không phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán. Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện, tham mưu và giúp cho Ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty đã thực hiện việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Công ty rất cụ thể, chính xác đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Việc chi trả tiền lương, thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT đảm bảo quyền lợi trực tiếp của người lao động. Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, về thanh toán các chế độ BHXH. Bên cạnh đó, do thực hiện chế độ hưởng lương theo lợi nhuận nên khi Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đạt doanh thu cao thì mức thu nhập của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được nâng cao, góp phần đảm bảo được mức sống và sinh hoạt của họ, khuyến khích được tinh thần trách nhiệm của người lao động trong công việc. 3.1.2. Nhược điểm: Công Ty TNHH TM và DV Âu Cơ là loại hình TNHH,hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức hưởng lương theo lợi nhuận. Theo hình thức trả lương này thì nếu Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì thu nhập của Cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ được nâng cao. Nhưng việc đảm bảo mức thu nhập của họ có được ổn định không thì lại phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh phải đạt doanh số, cũng như lợi nhuận của công ty có đạt hiệu qủa hay không đạt được mức doanh thu như kế hoạch đã đề ra trong khi thực hiện cũng như thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lý bằng những việc làm cụ thể cả về vật chất lẫn tinh thần. Để khuyến khích người lao động trong công việc và cũng phần nào cải thiện được cuộc sống của người lao động. Trong tâm lý người lao động muốn cống hiến đóng góp cho công ty. Điều đó đòi hỏi Ban Lãnh đạo Công ty phải luôn tăng cường công tác quản lý, quan tâm và củng cố đội ngũ các bộ có năng lực chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn để góp phần cho sự phát triển Công ty, giúp cho tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt được hiệu quả, đạt doanh thu cao. Về hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán thì do áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ nên trong việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh còn có sự trùng lắp, dễ nhầm lẫn và tốn nhiều công gây lãng phí không cần thiết. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện - Công ty tiếp tục mở các lớp đào tạo đội ngũ CBCNV nhằm thúc đẩy trình độ tay nghề của họ ngày một cao đẻ đáp ứng được công việc ngày càng đòi hỏi trình độ, tay nghề và máy móc phức tạp như hiện nay - Nâng cấp và đổi mới máy móc trang thiết bị hiện đại hơn - Thu hút khách hàng bằng chất lượng công việc nhằm nhận được nhiều công trình có giá trị đem lại loị nhuận kinh doanh ngày một cao hơn - Thiết lập các đội kiểm tra, giám sát công trình nhằm kiểm tra đôn đốc các đội sản xuất - Mở rộng dịa bàn kinh doanh ra các tỉnh phía Nam Chỉ tiêu kế hoạch năm 2010 - Năm 2010 nhìn chung kinh doanh có xu thế phát triển ổn định do vậy công ty phấn đấu tăng trưởng các chỉ tiêu doanh số là 25% nộp ngân sách nhà nước tăng 5%, phấn đấu tăng bình quân thu nhập đàu người 15% - Chỉ tiêu doanh số : tổng doanh thu bằng 132% so với kế hoạch năm 2009 Với nhưng phương hướng kế hoạch trên muốn đạt được thì đòi hỏi phải hoàn thiện mọi mặt tổ chức, đòi hỏi phải có sự lỗ lực cố gắng của mọi thành viên trong công ty. Thật vậy, như đã nói ở trên để người lao động cố gắng, tích cực làm việc với tinh thần trách nhiệm và khả năng của mình, dốc tâm với công việc thì phải làm thế nào cho người lao động thấy được sức lao động của họ bỏ ra đóng góp xây dựng công ty đã được trả đúng, trả đủ Muốn vậy công ty phải có một chế độ trả lương, trả công hợp lý cho mỗi người lao động, Để tiền lương của công ty thực sự là đòn bẩy góp phần đưa doanh thu lợi nhuận của công ty ngày càng tăng 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và cá khoản trích theo lương tại công ty TNHH và DV Âu Cơ 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Ta đã biết tiền lương là một vấn đề hết sức quan trọng. Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Còn đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo, sự nhiệt tình trong công việc góp phần không nhỏ làm tăng năng suất lao động, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng đạt kết quả cao. Vì vậy với tình hình thực tế tại công ty hiện nay HĐQT, GĐ, PGĐ,. . . của công ty phải đưa ra những việc làm cụ thể để thúc đẩy, tạo ra một cú huých cho công ty. Do đó ở mỗi doanh nghiệp, tuỳ theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình mà có chế độ kế toán tiền lương sao cho hợp lý. Luôn nghiên cứu và hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, các chế độ hưởng BHXH, các chế độ khen thưởng, khuyến khích lương để sao cho quyền lợi của người lao động động luôn được đảm bảo và được đặt lên hàng đầu, góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động, khuyến khích được người lao động trong sản xuất kinh doanh là một vấn đề rất quan trọng. 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH TM và DV Âu Cơ Tiền lương đóng góp phần quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp trên thương trường nhất là trong nền kinh tế thị trường như hiện nay. Đối với sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần không nhỏ của chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, nếu công ty vận dụng chế độ tiền lương hợp lý, phù hợp với năng lực thực sự, làm nhiều hưởng nhiều có cải tiến có sáng tạo. . . sẽ được hưởng thành quả cũng như đóng góp của mình đối với công ty sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động và hiệu quả rõ dệt trong sản xuất kinh doanh. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty là rất cần thiết và quan trọng nhưng nó đòi hỏi phải luôn đảm bảo nguyên tắc công bằng và xứng đáng đối với sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Tiền lương nhận được thoả đáng thì người lao động sẵn sàng nhận công việc được giao dù ở đâu, làm gì trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở từng bộ phần phải đảm bảo nguyên tắc tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Tài chính về các vấn đề như: cách tính lương, phân bổ tiền lương cũng như phải đầy thực hiện đúng hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có liên quan. Do Nhà Nước ban hành và những Quy định của các Bộ Ban Nghành Đoàn thể. 3.2.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và cách khoản trích theo lương tại công ty TNHH TM và DV Âu Cơ Tuỳ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công Ty mình sao cho phù hợp. Công Ty cần áp dụng ngay những chính sách, quy định mới ban hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Công Ty cũng cần quan tâm đến đội ngũ Kế Toán của công ty, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ hoàn thành tốt công việc của mình và có khả năng thích nghi với những chế độ chính sách kế toán mới. Đảm bảo sao cho người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ hiện hành của Nhà nước cũng như những quyền lợi của họ. Công Ty cũng cần thường xuyên cải tiến công nghệ kỹ thuật với những lợi thế sẵn có của mình có đối tác nước ngoài, cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước, tích cực tham gia các cuộc hội thảo khoa học trong và ngoài nước. Tập trung các nguồn nhân lực trong nước như: đội ngũ sinh viên thực tập, sinh viên nghiên cứu. . . những đề tài cải tiến công nghệ kỹ thuật, tận dụng nguồn nhân công rất rẻ trong nước, tạo ra công ăn việc làm cho những người lao động ở địa phương. Bên cạnh đó,công ty cũng cần lập những quỹ Khen thưởng, phúc lợi, chế độ trợ cấp và chế độ khen thưởng thiết thực, công bằng, hợp lý đối với người lao động để khuyến khích họ trong công việc, góp phần giúp họ đảm bảo và nâng cao cuộc sống của bản thân mình và gia đình. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập công ty TNHH TM và DV Âu Cơ, em đã có điều kiện được tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như những phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt là đi sâu vào nghiên cứu vấn đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em nắm bắt được những kiến thức nhất định về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, những kiến thức mà em đã được học ở trường mà chưa có điều kiện được áp dụng thực hành. Trong quá trình thực tập, được sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Lê Kim Ngọc cùng sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc Công ty cũng như Anh Phạm Tiến Dũng trong phòng Kế Toán, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tổng hợp tại Công ty. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế, kiến thức còn ít ỏi nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của TS. Lê Kim Ngọc cũng như của Ban Lãnh Đạo Công ty và đặc biệt là các Anh Chị Phòng Kế toán thuộc Công ty để chuyên đề thực tập của em được phong phú về lý luận và sát thực với thực tế của Công ty hơn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn! TS. Lê Kim Ngọc Ban Giám Đốc Công ty và Các Phòng, Ban chức năng. Đặc biệt là Phòng Kế Toán đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề thực tập này. /. s DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GIÁO TRÌNH LÝ THUYẾT HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI. 2. GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VÙA VÀ NHỎ–NXB THỐNG KÊ. 3. QUY CHẾ PHÂN PHỐI TIỀN LƯƠNG,THƯỞNG CỦA CÔNG TY TNHH TM và DV ÂU CƠ. 4. BỘ LUẬT LAO ĐỘNG CỦA NHÀ NƯỚC CHXHCNVN. 5. GIÁO TRÌNH KINH TẾ LAO ĐỘNG CỦA ĐHKTQD–NXB- GD- 1998. 6. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CỦA ĐHKTQD–NXB- GD- 1998. 7. CÁC VĂN BẢNQUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ TIỀN LƯƠNG MỚI- TẬP 4, TẬP 5 CỦA BỘ LĐTBXH. 8. ĐỔI MỚI CƠ CHẾ VÀ CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG Ở VIỆT NAM CỦA TỐNG VĂN ĐƯỜNG- NXB- CHÍNH TRỊ QUỐC GIA. 9. THÔNG TƯ SỐ 04, SỐ 82 NĂM 2003/TT- BLĐTTBXH. 10. QĐ SỐ 722 QĐ- BHXH- ĐT NGÀY 26/05/2003. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN MỤC LỤC