Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI

ao khoán (do Công ty xây dựng ) b. Tỷ lệ phân chia giữa các bộ môn c. Loại hình, địa điểm tính chất, quy mô của từng dự án trình giám đốc Công ty duyệt Hàng tháng Công ty nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành với các đơn vị nhận khoán. Cứ 3 tháng một lần Công ty sẽ đối chiếu công nợ với các đơn vị. Các đơn vị nhận khoán có trách nhiệm nghiệm thu lương tới từng người lao động trực tiếp theo từng công trình mà đơn vị thực hiện và gửi báo cáo cho Công ty Phương pháp tính lương khối gián tiếp - Lương sản phẩm của khối gián tiếp được hưởng theo định mức khoán trung bình là 6,5 % doanh thu trước thuế - Hàng tháng bộ phận gián tiếp được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người. - Cứ 6 tháng một lần sẽ được nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty, sau khi đã trừ các khoản lương đã tạm ứng trước đó. Việc tính toán lương cũng dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân và phải được xác nhận thông qua các trưởng phòng - Khoán quỹ lương cho từng bộ phận nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả công việc, Giám đốc và các trưởng phòng xem xét kết quả công việc hàng tháng theo bảng phân công, đánh giá và điều chỉnh hệ số cho phù hợp giữa tiền lương và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân - Tỷ lệ tiền lương giữa các bộ phận trong khối gián tiếp và khối kỹ thuật cơ sở có thể được Giám đốc Công ty điều chỉnh cho phù hợp với thực tế từng giai đoạn, nhưng tổng quỹ lương A và B được tính không vượt quá tỷ lệ trên doanh thu nêu trên Biểu 2.2 : Bảng tính lương khối gián tiếp Khoán quỹ lương Tổng mức lương khoán A A = 6,5 % Doanh thu ( khảo sát + thiết kế ) + 1% Doanh thu thi công + 2% Doanh thu thí nghiệm Bộ phận kỹ thuật trực tiếp khối cơ sở : B B = 1,5 % Doanh thu ( khảo sát + thiết kế ) + 0,5% Doanh thu thi công + 0,5 % Doanh thu thí nghiệm STT Bộ phận gián tiếp Số người dự kiến Tỷ lệ lương hưởng trên doanh thu Ghi chú 1 Ban giám đốc công ty 4 31% A 2 Tổ chức hành chính 7 31% A 3 Kế toán – tài chính 5 26% A 4 Kế hoạch 3 12% A 5 Kỹ thuật 4 B dddddddđ Phương án chia lương lãnh đạo công ty Lương lãnh đạo Công ty được hưởng theo tỷ lệ các mảng công việc phụ trách của từng người - Giám đốc Công ty : Phụ trách chung vì vậy được hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu của các đơn vị - Phó giám đốc 1 Phụ trách trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm kỹ thuật hạ tầng, xí nghiệp khảo sát xây dựng, trung tâm thí nghiệm, trung tâm thủy điện. Do vậy hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu các trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm kỹ thuật hạ tầng, xí nghiệp khảo sát xây dựng, trung tâm thí nghiệm, trung tâm thủy điện + 20% Doanh thu các trung tâm kiến trúc 1, 2, 3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng - Phó giám đốc 2 Phụ trách các trung tâm kiến trúc 1, 2, 3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu các trung tâm kiến trúc 1,2,3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng + 20% doanh thu các trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm hạ tầng kỹ thuật, trung tâm thí nghiệm, xí nghiệp khảo sát và xây dựng Phó giám đốc 3 Hưởng theo tỷ lệ lợi nhuận từ các dự án đầu tư, kinh doanh, từ các dự án đầu tư thiết kế, xây dựng…. trong quá trình tìm kiếm, khai thác đưa về công ty. Hưởng theo tỷ lệ 20 % doanh thu từ các đơn vị Li = tổng lương lãnh đạo x Ci / S Ci Phương án chia lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính - H1 : Hệ số trách nhiệm, áp dụng cho cán bộ quản lý phòng - H2 : Hệ số điều chỉnh, áp dụng tùy theo mức độ phức tạp của công việc và cường độ làm việc của cán bộ đảm nhận công việc - Trưởng phòng Tổ chức hành chính : Hưởng theo tỷ lệ lương bộ phận tổ chức hành chính - Nhân viên hành chính : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận tổ chức hành chính - Nhân viên lưu trữ : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận tổ chức hành chính. - Lái xe : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Nhân viên vệ sinh : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Bộ phận nhà bếp : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Bảo vệ : Hưởng lương khoán theo hợp đồng Lương của từng nhân viên trong phòng : Li = Tổng lương bộ phận x ( Hsi + Pci )* Hi / S [ ( Hsi + Pci )x Hi Bảng tính lương chi tiết sẽ do trưởng phòng tổ chức hành chính lập dựa trên tổng quỹ lương khoán của phòng, sau đó thông qua Ban giám đốc. Biểu 2.3 : Bảng tính lương chi tiêt lãnh đạo Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI TT Chức vụ Mảng công việc phụ trách Hệ số trách nhiệm ( H I ) Tỷ lệ công việc ( C ) Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 Giám đốc Phụ trách chung về công tác tổ chức, tài chính, kế hoạch, kiểm soát hoạt động của công ty 0,6 2 PGĐ 1 - Trung tâm nước & MT - Trung tâm điện nước - Trung tâm KT hạ tầng - Trung tâm thí nghiệm - Xí nghiệp KS xây dựng 0,4 3 PGĐ 2 - Trung tâm kiến trúc 1 - Trung tâm kiến trúc 2 - Trung tâm kiến trúc 3 - Trung tâm TVĐT & XD 0,4 4 PGĐ 3 Phụ trách mảng đầu tư, kinh doanh, tiếp thị, khai thác thị trường 0,4 Biểu 2.4 : Bảng Tính lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính Số TT Chức vụ Hệ số lương cơ bản ( Hs ) Phụ cấp trách nhiệm (Pc ) Hệ số H1 Hệ số H2 Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 Trưởng phòng 1 người 2 Phó phòng 1 người 3 Nhân viên hành chính 1 người 4 Nhân viên lưu trữ 1 người 5 Lái xe 2 người 6 Nhân viên vệ sinh 1 người 7 Bộ phận nhà bếp 2 người 8 Bảo vệ 1 người Cộng Biểu 2.5 : Tính lương chi tiết phòng tài chính kế toán STT Chức vụ Hệ số lương cơ bản( Hs ) Phụ cấp trách nhiệm ( Pc) Hệ số H1 Hệ số H2 Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 TP.Kế toán trưởng 1 người 2 Kế toán viên 1 1 người 3 Kế toán viên 2 1 người 4 Kế toán viên 3 1 người 5 Thủ quỹ 1 người Cộng Phương án chia lương chi tiết phòng tài chính – kế toán: - H1 : Hệ số trách nhiệm áp dụng cho cán bộ quản lý phòng - H2 : Hệ số điều chỉnh áp dụng tùy theo mức độ phức tạp của công việc và cường độ làm việc của cán bộ đảm nhận công việc - Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng: Hưởng theo tỷ lệ lương bộ phận kế toán - Các kế toán viên : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận kế toán - Thủ quỹ : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận kế toán Li = Tổng lương bộ phậnx ( H si + pci ) * Hi / S [ ( Hsi + Pci ) x Hi ] CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.6: Quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 Doanh thu thiết kế 7.200.000.000 A = 468.000.000 Doanh thu thí nghiệm 0 B = 108.000.000 Doanh thu thi công 0 A + B = 576.000.000 TT Thành phần Tỷ lệ Tổng quỹ lương khoán theo quy chế = A+B Tổng quỹ lương điều chỉnh Ghi chú lý do điều chỉnh I Ban giám đốc 31% 145.080.000 102.000.000 Ban lãnh đạo có 3 người trên quy chế là 4 người II Phòng TC_HC + bảo vệ, nhà bếp 31% 145.080.000 140.000.000 Bộ phân bảo vệ + nhà bếp lương cố định theo hợp đồng III Phòng tài vụ 26% 121.680.000 122.000.000 IV Phòng kế hoạch – kỹ thuật 164.160.000 166.000.000 1 Kế hoạch 12% 56.160.000 2 Kỹ thuật 108.000.000 Cộng 100% 576.000.000 530.000.000 Trưởng phòng kế hoạch kỹ thuật Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Biểu 2.7: Bảng quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 Tên Tổng quỹ lương Số tháng Lương cố định theo hs cơ bản Lương theo sản phẩm Tổng lương gồm BHXH, BHYT Tổng lương trừ BHXH, BHYT Lương TB tháng gồm BHXH, BHYT Lương TB tháng trừ BHXH, BHYT Hs cơ bản BHXH, BHYT Lương cơ bản Hs cơ bản Hs =1 Phụ cấp trách nhiệm Pc Hs tích cực H1 Hs nặng nhọc H2 Hs tổng hợp Tổng hệ số Lương theo sản phẩm Phòng TC_KT 122.000.000 2.974.320 49.572.000 69.453.680 Tổng quỹ lương trừ lươg cơ bản, bhiểm 69.453.680 Tổng quỹ lương trừ lươg cơ bản, bhiểm lương hợp đồng 69.453.680 Vũ Thị Lan 6 3,77 732.888 12.214.800 1,0 0.6 1,0 1,0 1,6 9,6 18.834.897 31.782.585 31.049.697 5.297.000 5.175.000 Trần Thị Thủy 6 3,58 695.952 11.599.200 1,0 1,0 0,9 0,9 5,4 10.594.629 22.889.781 22.193.829 3.814.000 3.699.000 Trần Bích Thùy 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,1 1,1 6,6 12.948.991 22.050.151 21.534.991 3.675.000 3.589.000 Đỗ Quốc Phương 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,1 1,1 6,6 12.948.991 22.050.151 21.534.991 3.675.000 3.589.000 Hoàng Thị Vân 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,2 1,2 7,2 14.126.172 23.227.332 22.712.172 3.871.000 3.785.000 Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng 2.3.2. Tính các khoản trích theo lương Công ty thực hiện trích các khoản theo lương bao gồm BHXH, BHYT, KPCĐ theo nghị định số 152/2006/CP ngày 22/12/2006 của Chính Phủ cụ thể như sau : - Bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, nghỉ hưu Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ phải nộp 20% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Trong đó công ty phải nộp 15% tính vào chi phí trong kỳ và người lao động nộp 5% trừ vào thu nhập của họ. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, nghỉ đẻ hoặc thai sản. Được tính toán trên cơ sở mức lương theo hệ số lương cơ bản, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ Công ty sẽ nộp BHXH trích trong kỳ vào quỹ BHXH tại BHXH Hà Nội thông qua tài khoản tại ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam Quỹ BHYT : Là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành Công ty đang trích lập quỹ BHYT bằng cách trích lập 3% giá trị tiền lương cấp bậc, trong đó Công ty nộp 2% còn người lao động nộp 1%. Quỹ BHYT được thống nhất do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT Công ty phải nộp cho BHYT Hà Nội qua tài khoản tại ngân hàng BIDV Kinh phí công đoàn : Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn trong Công ty. KPCĐ do Công ty nộp theo quy định của nhà nước 2% trên tổng quỹ lương phải trả cho người lao động và Công ty chụi toàn bộ và tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kinh phí công đoàn trong Công ty một phần được chi tiêu trong hoạt động công đoàn khuyến khích người lao động, và một phần được nộp lên cho đơn vị cấp trên là Tổng Công ty Các khoản phụ cấp theo lương: Người lao động được hưởng các khoản phụ cấp theo lương là phụ cấp công tác, phụ cấp chức vụ, phụ cấp công viêc: Phục cấp chức vụ : Là khoản phụ cấp áp dụng với lãnh đạo các phòng ban và lãnh đạo Công ty Phụ cấp công tác : Áp dụng với những cán bộ nhân viên thường xuyên phải đi công tác xa Phụ cấp công việc : Áp dụng đối với nhân viên trong các phòng ban với những công việc khác nhau, mức độ nặng nhọc khác nhau Tính các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng tính lương do các trưởng phòng ban lập sẽ tính các khoản trích theo lương như sau : - Đối với cán bộ công nhân viên chức nhà nước : BHXH trừ vào thu nhập người lao động = Lương hệ số cơ bản x 5% BHYT trừ vào thu nhập người lao động = Lương hệ số cơ bản x 1% Trong đó Số tiền BHXH trích vào chi phí = Lương theo hệ số cơ bản x 15% Số tiền BHYT trích vào chi phí = Lương theo hệ số cơ bản x 2% Số tiền KPCĐ trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hệ số cơ bản x 2% - Đối với người lao động thuê ngoài được ký hợp đồng lao động thì : BHXH trừ vào thu nhập người lao động = Lương theo hợp đồng x 5% BHYT trừ vào thu nhập người lao động = Lương theo hợp đồng x 1% Trong đó : Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 15% Số tiền BHYT trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 2% Số tiền KPCĐ trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 2% 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.4.1.Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Để hạch toán theo dõi và tính lương cho người lao động, Công ty sử dụng các chứng từ sau : - Hợp đồng lao động : Là văn bản được ký kết giữa người lao động với Công ty. Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong công tác tính lương để đảm bảo rằng Công ty thực hiện đúng các khoản lương thưởng như hợp đồng đã ký kết - Bảng chấm công : Công ty dùng bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế của công nhân viên. Hàng tháng các phòng ban phải lập bảng chấm công trong đó ghi chép số ngày làm việc, nghỉ việc của từng nhân viên. Sau đó chuyển lại cho phòng tài chính kế toán để tập hợp và theo dõi - Hợp đồng giao khoán nội bộ : Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và các đơn vị sản xuất. Trong hợp đồng giao khoán nội bộ Công ty sẽ giao khoán theo tỷ lệ % của giá trị sản lượng nghiệm thu thanh lý hơp đồng bao gồm tiền lương, công tác phí, vật liệu, chi phí quản lý công trình và các chi phí khác - Bảng chấm công làm thêm giờ : Ghi chép số công làm thêm ngoài giờ để có căc cứ trả lương cho nhân viên - Bảng ứng lương tháng : Do Công ty trả lương theo sản phẩm do vậy đối với khối gián tiếp cứ cuối tháng được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người - Bảng quyết toán lương : Cứ 6 tháng một lần sẽ nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng trước đó. Việc tính toán đồng thời cũng phải dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân và phải được xác nhận thông qua trưởng phòng - Bảng thanh toán tiền thưởng : Được Công ty lập dựa theo mẫu 03 – LĐTL là chứng từ xác nhận tiền thưởng cho từng nhân viên trong công ty, bảng này do bộ phận kế toán tiền lương lập - Bảng kê các khoản trích nộp theo lương : Mẫu số 10- LĐTL dùng để ghi chép theo dõi số tiền BHXH, BHYT trừ vào lương của người lao động, và phản ánh số BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp cho đơn vị cấp trên - Bảng phân bổ tiền lương : Mẫu số 11 – LĐTL Ngoài ra để theo dõi và ghi chép tình hình thanh toán lương với người lao động còn có các chứng từ kế toán khác như : Giấy tạm ứng, phiều chi, giấy đề nghị thanh toán Sơ Đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Các phòng ban : Bảng chấm công Bảng tính lương Bảng quyết toán lương Giám Đốc ký duyệt Kế toán trưởng duyệt Kế toán tiền lương: Hạch toán và thanh toán lương Sổ cái TK 334, 338,642 Phiếu chi, phiếu tạm ứng CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT Biểu 2.8 : Bảng chấm công – tháng 12 năm 2008 Họ và tên Xếp loại Bậc lương Các ngày trong tháng Tổng cộng Ký hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Số công TTLV Số công nghỉ việc hưởng 100% Số công nghỉ BHXH 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Vũ Đức Chiến X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Trần Văn Đức X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Lê Quang Đại X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Lê Thị Đoàn X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Người chấm công Trưởng phòng Kế toán trưởng Thủ Trưởng đơn vị 2.4.2. Kế toán tiền lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng TK 334 ‘ phải trả người lao động’chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là : TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên’ TK 3342 ‘ Phải trả lao động thuê ngoài’ - TK 642 ‘ Chi phí quản lý doanh nghiệp’ Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, khảo sát thiết kế các công trình xây dựng dân dụng nên tiền lương của nhân viên khối gián tiếp trong Công ty được hạch toán vào tài khoản TK 642 - TK 622 : ‘Chi phí nhân công trực tiếp’ tập hợp chi phí của nhân viên khối trực tiếp và lao động thuê ngoài Vào cuối tháng nhân viên phòng tài chính kế toán tập hợp bảng chấm công làm việc của nhân viên từng phòng ban và tính ra số lương được tạm ứng của nhân viên dựa trên hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và thời gian làm việc của từng người. Sau đó lập bảng ứng lương của nhân viên trong Công ty. - Bảng ứng lương được lập dựa trên hệ số lương cơ bản, dựa theo số ngày công làm việc thực tế và dựa vào quyết toán lương của các năm trước. Vì vậy số tiền ứng lương của nhân viên trong mỗi tháng không giống nhau .Nhân viên trong Công ty không phải tháng nào cũng được nhận số tiền đều nhau. Đối với nhân viên khối trực tiếp tại các trung tâm khi tham gia thực hiện các hợp đồng giao khoán nội bộ thì họ không được ứng lương trong Công ty. Mà khi đó lãnh đạo đơn vị nhận khoán sẽ thanh toán lương với nhân viên đó. Cứ 3 tháng một lần đơn vị nhận khoán sẽ báo cáo cho Công ty biết số lương nhận được của từng nhân viên trong đơn vị. Do đó bảng ứng lương không phải là số tiền lương ứng của mọi nhân viên trong Công ty. Bảng ứng lương được chuyển cho Giám đốc duyệt sau đó chuyển về phòng kế toán. Kế toán sẽ lập giấy đề nghị thanh toán được giám đốc phê duyệt sau đó thủ quỹ viết giấy ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng Đầu Tư Phát Triển ( BIDV) để thanh toán tiền lương cho nhân viên qua tài khoản tại ngân hàng. Đồng thời Công ty sẽ nhận được giấy báo nợ của ngân hàng - Do Công ty tiến hành trả lương cho người lao động và cán bộ nhân viên thông qua tài khoản tại ngân hàng đầu tư phát triển. Vì vậy hàng tháng khi tính ra số lương tạm ứng cho nhân viên, kế toán ghi : ( theo bảng tạm ứng lương tháng 12 năm 2008 ) Nợ TK 141: 186.100.000 Có TK 1121D: 186.100.000 Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI Biểu 2.9: Bảng ứng lương tháng 12 năm 2008 STT Họ và tên Tài khoản Ứng lương T 12 Ghi chú I Ban lãnh đạo công ty 14.000.000 1 Vũ Huy Quang 21110000157189 8.000.000 2 Vũ Đình Hoàn 21110000101025 6.000.000 II Phòng tổ chức hành chính 17.200.000 3 Nguyễn Duy Hùng 5.200.000 4 Phạm Thanh Thủy 0 5 Trần Thị Thu Thủy 3.300.000 6 Đồng Thế Huy 3.500.000 7 Trần Văn Lợi 3.500.000 8 Lại Văn Khoa 1.700.000 III Phòng TC_KT 9 Vũ Thị Lan 5.200.000 10 Trần Bích Thùy 3.500.000 11 Đỗ Quốc Phương 3.500.000 12 Trần Thị Thủy 3.500.000 13 Hoàng Thị Vân 3.500.000 IV Trung tâm thiết kế thủy điện 14 Đỗ Mạnh Toản 7.000.000 15 Lê Quang Huy 6.000.000 ……………………………. …………………. …………… …….. Cộng 186.100.000 Bằng chữ : Một trăm tám mươi sáu triệu một trăm ngàn đồng chẵn Người lập Kế toán trưởng Giám đốc - Sau 6 tháng, các trưởng phòng của từng phòng ban trong Công ty sẽ tính ra số lương chi tiết của từng nhân viên trong phòng dựa trên tổng quỹ lương khoán của phòng theo doanh thu thực hiện trong kỳ, sau đó thông qua Ban Giám Đốc, và chuyển về cho phòng kế toán, kế toán ghi nhận và phản ánh chi phí lương trong kỳ : Nợ TK 642 : 530.000.000 Có TK 3341 : 530.000.000 - Khi quyết toán, thanh toán tiền lương cho nhân viên, kế toán tính ra số tiền phải trả người lao động trong kỳ sau khi trừ đi số tạm ứng trong kỳ và thanh toán nốt số tiền còn lại cho nhân viên, kế toán ghi : Nợ TK 334 1: 530.000.000 Có TK 141: 370.900.000 Có TK 338 : 159.100.000 CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI Biểu 2.10: Bảng quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 khối gián tiếp TT Họ và tên QT lương Q 3,4 ST ứng Q 3, 4 Còn được thanh toán Nộp tiền BHXH, BHYT Q4 Tổng lĩnh Ký nhận I Ban lãnh đạo 102.000.000 64.100.000 37.900.000 731.000 34.955.000 1 Vũ Huy Quang 48.112.000 30.600.000 17.512.000 313.000 17.199.000 2 Vũ Đình Hoàn 47.174.000 29.000.000 18.174.000 418.000 17.756.000 3 Vũ Hữu Trác 6.714.000 4.500.000 2.214.000 II Phòng TC_ HC 140.000.000 107.600.000 32.400.000 1.400.000 31.000.000 4 NguyễnDuy Hùng 32.400.000 22.300.000 10.100.000 383.000 9.717.000 5 Phạm Thanh Thủy 19.424.000 14.200.000 5.224.000 215.000 5.009.000 6 TrầnThị Thu Thủy 9.815.000 14.200.000 5.615.000 190.000 5.425.000 7 Đồng Thế Huy 20.610.000 15.600.000 5.010.000 177.000 4.833.000 8 HoàngThu Hương 5.663.000 5.000.000 663.000 143.000 520.000 9 Trần Văn Lối 21.988.000 16.200.000 5.788.000 292.000 5.496.000 10 Nguyễn Thị Bình 6.000.000 6.000.000 - - - 11 Hoàng Thị Thanh 5.400.000 5.400.000 - - - 12 Lê Anh Dũng 8.700.000 8.700.000 - - - III Phòng TC – KT 122.000.000 82.200.000 39.800.000 1.199.000 38.601.000 13 Vũ Thị Lan 32.000.000 22.200.000 9.800.000 289.000 9.511.000 14 Trần Bích Thùy 22.500.000 15.000.000 7.500.000 215.000 7.285.000 15 Đỗ Quốc Phương 22.500.000 15.000.000 7.500.000 215.000 7.285.000 16 TrầnThị Thu Thủy 22.500.000 15.000.000 7.500.000 290.000 7.210.000 17 Hoàng Thị Vân 22.500.000 15.000.000 7.500.000 190.000 7.310.000 IV Phòng KH-KT ……………….. ……… ……… ………… ……….. …………. Cộng 530.000.000 370.900.000 159.100.000 5.144.000 151.742.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI : Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. Các chứng từ như bảng chấm công, bảng lương tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi được kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Nhật ký chung là cơ sở để ghi sổ cái TK 334. Sổ cái TK 334 dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương, tình hình thanh toán lương với người lao động theo trình tự thời gian. Đồng thời hàng ngày kế toán cũng ghi chép chi tiết tiền lương cho từng đối tượng là cán bộ nhân viên và người lao động thuê ngoài thông qua sổ chi tiết tài khoản TK3341, TK 3342. Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật Ký Chung tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Chứng từ kế toán tiền lương: Bảng chấm công Bảng tính lương tạm ứng Quyết toán lương Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 334 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 3341, TK 3342 CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.11: Trích Nhật Ký Chung Năm 2008 NHẬT KÝ CHUNG THÁNG 12 NĂM 2008 Số TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoảnđối ứng Số tiền TK nợ TK có 1 05/12/2008 PC 518 Phát lương tháng 11 khối nhà bếp bảo vệ 3341 1111 5.400.000 2 18/12/2008 TTTƯ123 Thanh toán CP lương DA nước sạch Sóc Sơn – TT nước & môi trường 3341 141 16.200.000 3 18/12/2008 TTTƯ123 CP lương DA nước sạch Sóc Sơn 622 3341 16.200.000 4 28/12/2008 TTTƯ 136 Thanh toán CP nhân công TK NHNN Tà Lùng 3342 141 17.262.000 5 28/12/2008 TTTƯ 136 CP nhân công thiết kế NHNN Tà Lùng 622 3342 17.262.000 6 31/12/2008 CPLGT Lương quyết toán năm 2008 khôi gián tiếp 3341 3388 159.100.000 7 31/12/2008 LGTQ4 Lương khối gián tiếp 6 tháng cuối năm 6421 3341 530.000.000 8 ……… ……… ………………………………………….. …… …… …………… TỔNG CỘNG 4.029.635.345 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DƯNG - LICOGI Biểu 2.12 : Trích sổ cái TK 334 năm 2008 SỔ CÁI TK 334 ‘ Phải Trả Người Lao Động ’ tháng 12 năm 2008 Số TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 1 05/12/2008 PC 518 Phát lương tháng 11 khối nhà bếp bảo vệ 3341 1111 5.400.000 2 18/12/2008 TTTƯ123 Thanh toán CP lương DA nước sạch Sóc Sơn 3341 141 16.200.000 3 18/12/2008 TTTƯ123 CP lương DA nước sạch Sóc Sơn- TT môi trường 622 3341 16.200.000 4 28/12/2008 TTTƯ 136 Thanh toán CP nhân công TK NHNN Tà Lùng 3342 141 17.262.000 5 28/12/2008 TTTƯ 136 CP nhân công thiết kế NHNN Tà Lùng 622 3342 17.262.000 6 31/12/2008 CPLGT Lương quyết toán năm 2008 khôi gián tiếp 3341 338 159.100.000 7 31/12/2008 LGTQ4 Lương khối gián tiếp 6 tháng cuối năm 6421 3341 530.000.000 ….. …….. …… ………… ….. …. …… ………… Tổng cộng 1.112.000.000 1.298.830.765 Số dư cuối kỳ: 193.104.765 Số dư đầu kỳ: 6.274.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.13: Sổ chi tiết TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên ’- tháng 12 năm 2008 Số TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 1 ………… ………… ………………………. ….. …. ………. ……… 3 05/12/2008 PC 518 Phát lương tháng 11 khối nhà bếp bảo vệ 3341 1111 5.400.000 4 18/12/2008 TTTƯ123 Thanh toán CP lương DA nước sạch Sóc Sơn – TT nước & môi trường 3341 141 16.200.000 5 18/12/2008 TTTƯ123 CP lương DA nước sạch Sóc Sơn 622 3341 16.200.000 6 31/12/2008 PC 531 Quyết toán lương quý 3,4 khối gián tiếp 3341 3388 159.100.000 7 31/12/2008 LGT Lương gián tiếp quý 4 /2008 642 3341 530.000.000 ….. …… ……………………. …. … …. ….. Tổng cộng 711.689.909 845.152.909 Số dư đầu kỳ ; 3.641.765 : Số dư cuối kỳ : 137.104.765 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.4.3. Kế toán các khoản trích theo lương Để hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty sử dụng các tài khoản sau : TK 3383 : Bảo hiểm xã hội TK 3384 : Bảo hiểm y tế TK 3382 : Kinh phí công đoàn Hàng tháng kế toán sẽ lập bảng trích các khoản trích theo lương vào chi phí trong kỳ, nhưng đến cuối mỗi quý, kế toán mới hạch toán định khoản ghi nhận vào chi phí CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI Biểu 2.14: Trích BHYT, BHXH tháng 12 năm 2008 TT Họ và tên Hệ số Lương / tháng Số tiền nộp BHXH (15% ) Số tiền nộp BHYT( 2%) Khối gián tiếp 4.369.950 611.280 1 Vũ Đình Hoàn 5,59 3018.000 452.790 60.372 2 Nguyễn Duy Hùng 4,73 2.554.200 383.130 51.084 3 Vũ Thị Lan 3,77 2.035.800 305.370 40.716 4 Trần Thi Thủy 3.58 1.933.200 289.980 38.664 5 Trần Bích Thùy 2,65 1.431.000 214.650 28.620 6 Phạm Thanh Thủy 2,65 1.431.000 - 28.620 7 Đồng Thế Huy 2,18 1.177.200 176.580 23.544 8 Đỗ Quốc Phương 2,65 1.431.000 214.650 28,620 …. …………. …. ………… ………. ………… Khối trực tiếp 15.619.230 2.099.412 Tạ Thị Thơm 2,65 1.431.000 214.650 28.620 Vũ Văn Hậu 2,65 1.431.000 214.650 28.620 Nguyễn Hồng Quân 2,34 1.263.600 189.540 25.272 Nguyễn Thế Tuy 5,39 2.910.600 436.590 58.212 …. ………… …. ………. …… ….. Cộng 135.534.600 19.989.180 2.710.692 Hà nội, ngày 30 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Cuối mỗi quý kế toán sẽ tập hợp và tính chi phí BHXH, BHYT trích trong quý ( ví dụ quý 4 ) Chỉ tiêu Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng quý 4 BHXH 12.862.530 13.947.390 19.989.180 46.779.100 BHYT 1.560.000 1.874.418 2.710.692 6.145.110 Sau mỗi quý Công ty mới hạch toán số BHYT,BHXH vào chi phi trong kỳ. Khi kế toán trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội vào chi phí trong kỳ theo tỷ lệ quy định của nhà nước, kế toán ghi nhận vào chi phí quý ( quý 4 ) Nợ TK 6428 : 52.924.210 Có TK 3383: 46.779.100 Có TK 3384: 6.145.110 - Khi kế toán tính ra số tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội trừ vào thu nhập của người lao động trong Công ty đối với khối gián tiếp và thu trực bằng tiền mặt đối với khối trực tiếp : Nợ TK 3341 Nợ TK 1111 Có TK 338( 3383,3384 ) - Cuối mỗi quý Công ty nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cho ngân sách nhà nước qua tài khoản taị ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam. Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi : Nợ TK 3383: Nợ TK 3384 : Có TK 1121D: - Chi tiêu kinh phí công đoàn trong Công ty là phát quà mùng 1/6 cho các cháu con cán bộ công nhân viên chức, tiền khen thưởng nghỉ tết, ngày lễ, kế toán ghi: Nợ TK 3382: Có TK 1111 : - Khi Công ty nộp kinh phí công đoàn lên cấp trên là Tổng Công Ty Xây Dựng Và Phát Triển Hạ Tầng kế toán ghi : Nợ TK 3382 : Có TK 3361- Phải trả nội bộ : Khi cán bộ nhân viên trong Công ty sinh con, hoặc ốm đau …Công ty tiến hành tạm ứng tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội. vì vây khi Công ty thanh toán tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động kế toán ghi Nợ TK 3383 Có TK 141 CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI BIỂU 2.15: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3382 Từ đầu ngày 01/01/2008 đến cuối ngày 31/12/2008 Tên Tài Khoản : Kinh phí công đoàn TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 1 31/05/2008 PC 203 Phát quà 1/6/2008 cho con CBNV công ty 3382 1111 4.500.000 2 30/6/2008 TCT Nộp KPCĐ quý 1,2 3382 3361 16.186.000 3 30/6/2008 KPCĐ Trích KPCĐ quý 2 /2008 6428 3382 29.697.798 4 31/08/2008 PC 327 Phát tiền 2/9 CBCNV cty 3382 1111 27.300.000 5 30/09/2008 KPCĐ Trích KPCĐ quý 3/2008 6428 3382 12.392.000 6 12/12/2008 PC411 Chi tổ chức nghỉ mát cho CBCNV 3382 1111 31.100.000 7 31/12/2008 KPCĐ Trích KPCĐ quý 4 /2008 6428 3382 27.073.531 8 ……… …….. ……………………… ….. …. ……… ……. Tổng cộng 101.111.049 77.987.629 23.243.408 119.988 Số dư đầu kỳ: Số dư cuối kỳ : Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI BIỂU 2.16: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3383 Từ đầu ngày 01/01/2008 đến cuối ngày 31/12/2008 Tên Tài Khoản : Bảo hiểm xã hội TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 1 ……… …….. …………………….. ….. …. ………… …… 2 18/06/2008 PT 65 Thu BHXH quý 1/2008 khối gián tiếp 1111 3383 4.305.510 3 30/06/2008 TCT BHXH của CBCNV biệt phái Dung quất 3361 3383 652.725 4 30/06/2008 BHXH Trích BHXH quý 2/2008 khối gián tiếp 6428 3383 12.862.530 5 05/11/2008 NHĐT1107 Trả tiền BHXH quý 3/2008 3383 1121D 45.421.982 6 31/12/2008 BHXH Trích BHXH quý 4/2008 khối gián tiếp 64282 3383 12850.650 7 31/12/2008 BHXH Trích BHXH quý 4 khối trực tiếp 64282 3383 33.948.450 8 ………….. ……. …………………. ….. … ……….. …. Tổng cộng 404.769.263 307.654.194 Số dư đầu kỳ : 97.195.400 Số dư cuối kỳ : 80.333 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI BIỂU 2.17: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3384 Từ đầu ngày 01/01/2008 đến cuối ngày 31/12/2008 Tên Tài Khoản: BHYT TT Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ TK đối ứng Số tiến nợ Số tiền có Nợ Có 1 ……… …. ……………….. …. …. ………….. …….. 2 30/09/2008 BHYT Trích BHYT quý 3/2008 khối gián tiếp 64282 3384 1.768.770 3 30/09/2008 BHYT Trích BHYT quý 3/2008 khối trực tiếp 64282 3384 5.054.040 4 05/11/2008 NHĐT1107 Trả tiền BHYT quý 3/2008 3384 1121D 6.813.298 5 10/12/2008 NHĐT12 Nộp tiền BHYT quý 4/2008 3384 1121D 9.785.220 6 31/12/2008 BHYT Trích BHYT quý 4/2008 khối gián tiếp 64282 3384 1.713.420 7 31/12/2008 BHYT Trích BHYT quý 4/2008 khối trực tiếp 64282 3384 4.431.690 8 …………. ……. …………………………. ….. ….. ……….. ….. Tổng cộng 58.590.911 44.395.437 Số dư cuối kỳ: 277.866 Số dư đầu kỳ: 14.473.340 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI 3.1.Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 3.1.1.Ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung và phân quyền. Phòng kế toán có 5 người được phân công công việc với những chức năng nhiệm vụ khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cán bộ làm cho bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao. Nhờ đó bộ máy kế toán của Công ty đã thực hiện đúng chức năng của mình là tham mưu cho Ban giám đốc trong việc điều hành Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung tạo sự lãnh đạo tập trung thống nhất cho kế toán trưởng điều hành quản lý bộ máy kế toán tài chính của Công ty. Từ đó theo dõi, quản lý đưa ra các quyết định tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty một cách chính xác hơn. Tạo điều kiện cho việc kiểm tra công tác kế toán, đối chiếu công việc giữa các kế toán viên cũng như sự đối chiếu giữa các phòng ban Với quy mô Công ty hiện nay thì việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến là hợp lý, gọn nhẹ không cồng kềnh giúp tiết kiệm chi phí cho Công ty. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, có chuyên môn trình độ đảm nhiệm nên đã đạt hiệu quả cao - Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công tác tính lương của Công ty được thực hiện theo đúng quy chế của nhà nước và quy chế hoạt động của Công ty. Công ty đang áp dụng lương theo sản phẩm. Cách tính này đơn giản dễ hiểu, quy trình tính lương cũng như các khoản trích theo lương có sự phối hợp kiểm tra và theo dõi giữa các phòng ban do đó sẽ tiền lương sẽ phản ánh chính xác và hợp lý giữa khối lượng công việc, hiệu quả công việc của từng cán bộ phòng ban và đảm bảo được lợi ích của người lao động. Công ty đang trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản tại ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt nam ( BIDV ) trả lương qua tài khoản rất thuận tiện cho Công ty cũng như cán bộ nhân viên. Đồng thời sẽ giúp công tác kế toán tiền lương giảm bớt được công việc phải trả lương trực tiếp cho nhân viên, tránh gây nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian. - Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Các chính sách và chế độ kế toán tại Công ty được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006. Việc áp dụng quyết định này là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô phát triển kinh doanh của Công ty với hơn 400 lao động. Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển môt cách hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa các yếu tố lao động, và chi phí nhân công của Công ty Về phần mềm kế toán áp dụng : Công ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán do chính nhân viên phòng kế toán tự sáng chế. Phần mềm này tuân thủ mọi chính sách chế độ tài chính hiện hành. Việc tự sáng chế phần mềm kế toán giúp cho Công ty giảm bớt chi phí mua phần mềm, giúp cho Công ty cắt giảm chi phí quản lý mà hiệu quả công việc vẫn cao. Việc tự sáng chế phần mềm sẽ giúp cho công tác kế toán của Công ty thuận tiện hơn vì nó phù hợp với đặc điểm phát triển sản xuất kinh doanh, nghành nghề của Công ty Về hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán : Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian. Áp dụng hình thức này giúp cho công tác kế toán đơn giản dễ làm, dễ ghi chép, tránh sảy ra sai sót và nhầm lẫn. Việc ghi chép vào sổ sách kế toán được thực hiện thường xuyên. Công ty hạch toán chi tiết cho từng đối tượng lao động, nên việc sử dụng các sổ chi tiết hạch toán cho từng đối tượng cụ thể là rất hợp lý giúp cho công tác kế toán theo dõi kịp thời chi tiết cho từng đối tượng tránh gây nhầm lẫn và dễ quản lý. Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký chung giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản và không gây nhẫm lẫn để sảy ra sai sót. Hệ thống chứng từ được tổ chức lưu chuyển một cách hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ giữa các yếu tố lao động, và chi phí nhân công của Công ty Về tài khoản kế toán : Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/QĐ – BTC. Công ty sử dụng tài khoản : TK 334 – phải trả người lao động và tài khoản TK 338 – phải trả khác Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc Công ty sử dụng TK 334 và 338 để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là đúng quy định của Bộ Tài Chính và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đảm bảo chính xác cho việc tính toán chi phí của Công ty trong kỳ. Kế toán còn mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng lý nói chung và trong phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty mở chi tiêt TK 334 ‘ Phải trả người lao động’ thành 2 tài khoản cấp 2 là : TK 3341 ‘ Phải trả công nhân viên’ TK 3342 ‘ Phải trả lao động thuê ngoài ’ Trong đó Công ty còn theo dõi chi tiết hơn nữa TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương lãnh đạo và phòng tổng hợp. TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương phòng kế hoạch kỹ thuật – tài chính kế toán TK 3341 ‘Phải trả công nhân viên’ chi tiết lương trung tâm xây dựng Việc sử dụng các tài khoản chi tiết để hạch toán và theo dõi cho từng đối tượng lao động là rất hợp lý vì nó giúp cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán chi tiết và tránh nhầm lẫn. Từ đó giúp cho nhà quản lý theo dõi và đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn 3.1.2.Nhược điểm Công tác kế toán tại Công ty có rất nhiều ưu điểm, song bên cạnh đó công tác kế toán tại Công ty nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng vẫn còn rất nhiều hạn chế. Về tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức quản lý theo mô hình tập trung theo kiểu trực tuyến. Có sự phân công công việc giữa từng nhân viên trong phòng tuy nhiên tổ chức bộ máy kế toán đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm khi giao trách nhiệm cho kế toán thuế đồng thời là thủ quỹ. Điều này sẽ khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu tình tình tài chính của Công ty khi có gian lận sảy ra. Việc phân công công việc như thế này sẽ dẫn đến biển thủ công quỹ và gây ra gian lận nếu thủ quỹ cố tình gian lận. Vì vậy phải có sự tách biệt giữa kế toán và thủ quỹ. Do đó Công ty cần chú ý và có sự xắp xếp phân công công việc một cách khoa học hơn. Mặc dù đã có sự phân công công việc đối với từng phần hành kế toán và đối với từng nhân viên trong phòng kế toán nhưng trách nhiệm giữa các nhân viên trong phòng kế toán còn chưa rõ ràng. Có nhân viên phải kiêm nhiều phần hành kế toán nên ảnh hưởng đến tính độc lập khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó Công ty nên tổ chức lại bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán phải được tổ chức phân công công việc rõ ràng về trách nhiệm và công việc của từng nhân viên, để công việc kế toán không trồng chéo và năng suất hiệu quả công việc cao hơn Công ty chưa phân tách được chức năng tài chính trong phòng tài chính kế toán. Các nhân viên trong phòng tài chính kế toán chỉ thực hiện và đảm nhiệm những công việc kế toán đơn thuần là hạch toán và theo dõi tài sản và nguồn vốn. Trong khi đó lĩnh vực tài chính hay chức năng tài chính của phòng tài chính kế toán hầu như do kế toán trưởng đảm nhận và thực hiện. Tài chính là công việc rất quan trọng, nó giúp phân tích tình hình tài chính hoạt động kinh doanh của Công ty và giúp Ban Giám Đốc những thông tin đầy đủ về tình hình tài chính của Công ty và đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Vì vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty nên bố trí nhân viên tài chính trong phòng kế toán thực hiện lĩnh vực tài chính của Công ty, và kế toán trưởng chỉ là người theo dõi tổng hợp mảng tài chính và kế toán chứ không nên thực hiện mảng tài chính như hiện nay. Với quy mô Công ty hiện nay thì chỉ nên bố trí nhân viên thực hiện mảng tài chính trong phòng kế toán để tạo nên sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán và tài chính. Công ty không có hệ thống kiểm soát nội bộ, do đó Ban Giám Đốc rất khó khăn trong việc quản lý và kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán tại Công ty để có thể phát hiện những sai sót sảy ra trong bộ máy kế toán. Vì Vậy Công ty nên thành lập bộ máy kiểm soát nội bộ để kiểm tra giám sát hoạt động tài chính của Công ty cũng như các mảng hoạt động khác của Công ty . Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn có những hạn chế cần phải khắc phục. Phương pháp tính lương tại Công ty còn tương đối nặng nề. Công tác tính lương hiện nay tại Công ty còn tương đối phức tạp, khối lượng công việc kế toán lương thường dồn và tập trung vào cuối kỳ kế toán. Việc tính lương cho người lao động không chỉ có sự tham gia của phòng kế toán mà còn có sự phối hợp vời các phòng ban. Do cuối kỳ kế toán, sau khi tính ra số quỹ lương khoán của từng bộ phận, phòng ban thì trưởng phòng sẽ lập bảng tính lương chi tiết cho từng người theo khối lượng công việc hiệu quả công việc, và theo hệ số lương cơ bản quy định của nhà nước. Cách tính lương như trên một mặt sẽ đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo ra sự công bằng nhưng mặt khác nó lại tạo ra sự trồng chéo trong công tác tính lương. Và nếu sảy ra sai sót trong việc tính toán thì khó phát hiện ở khâu nào. Công ty không trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động nên Công ty đã không có TK 351 ‘ quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm’ Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Vì vậy Công ty nên trích lập quỹ này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động Vế Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán : Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của Công ty nói chung và phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiền lương đang sử dụng là không đúng theo biểu mẫu quy định, thiếu các yếu tố theo quy định của Bộ Tài Chính. Vì vậy Công ty nên xem xét lại việc sử dụng chứng từ trong bộ phận kế toán. Hoàn thiện hệ thống chứng từ sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài Chính Về phần mềm kế toán : Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán do chính nhân viên trong Công ty tự sáng chế. Tuy phần mềm này có rất nhiều ưu điểm và tuân thủ hầu hết các quy định chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành nhưng nó vẫn gặp nhiều hạn chế vì sự thay đổi của chế độ kế toán và chính sách kế toán mới ban hành. Về tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán ban hành nhưng Công ty nên mở thêm tài TK 351 ‘Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm’ để theo dõi tình hình thu chi và sử dụng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động, nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động. 3.2.Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Có thể nói công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty đã tuân thủ hầu hêt các nguyên tắc kế toán và chế độ chính sách kế toán hiện hành tuy nhiên vẫn còn nhiều điểm bất cấp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trich theo lương như sau : Hoàn thiện công tác tính lương : Do Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Và Phát Triển Hạ Tầng ( LICOGI ) nên hầu hết người lao động trong Công ty là cán bộ công nhân viên chức nhà nước được hưởng lương theo chế độ hệ số bậc lương quy định của nhà nước. Công tác tính lương được thực hiện ở các phòng ban, do chính trưởng phòng là người tính ra lương chi tiết của từng người. Trong khi đó bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Công ty chỉ tiến hành hạch toán lương và theo dõi ghi chép vào sổ sách. Vì vậy Công ty cần có sự phân chia công việc một cách hiệu quả tránh trồng chéo giữa các bộ phận. Nên xắp xếp lại công việc sao cho phù hợp với chức năng của từng phòng ban. Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm : Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động bị mất việc thôi việc, đào tao nghề cho người lao động trong doanh nghiệp. Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn xây dựng một ngành nghề đòi hỏi trình độ chuyên môn cao vì vậy Công ty nên chú trọng đến đào tạo trình độ chuyên môn cho người lao động. Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên, nâng cao trình độ sao cho phù hợp với nhu cầu phát triển kinh doanh của Công ty là một tất yếu và cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu đó Công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm thường được trích lập từ 1% - 3% tổng quỹ lương thực tế của Công ty và được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhưng tùy theo quy mô và tình hình phát triển kinh doanh của Công ty mà trích lập quỹ theo một tỷ lệ phù hợp. Quỹ này thường được lập vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. - Về hạch toán bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế vào chi phí trong kỳ : Hiện nay trong Công ty số tiền trích BHXH, BHYT của cán bộ nhân viên khối trực tiếp lại được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp tức là cho vào TK 6428. Viêc trích lập như thế này là không hợp lý. Vì số tiền BHYT, BHXH của nhân viên khối trực tiếp Công ty nên cho vào chi phí sản xuất chung tức là hạch toán vào TK 627. Hạch toán như trên sẽ dẫn đến việc tính giá thành sản phẩm sai ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cũng như việc đưa ra các quyết định kinh doanh trong kỳ. Vì vậy Công ty nên trích BHXH, BHYT của cán bộ nhân viên trực tiếp vào TK 627. - Về việc trích lập BHYT, BHXH cho người lao động thời vụ : Hiện nay Công ty chỉ trích lập BHXH, BHYT cho cán bộ nhân viên chức, cho những người lao động ký hợp đồng dài hạn với Công ty còn đối với những lao động thời vụ, lao động chỉ thuê trong thời gian dưới 3 tháng trở xuống Công ty không trích lập BHXH, BHYT cho người lao động. Như thế sẽ không đảm bảo được quyền lợi cho họ. Và Công ty sẽ không mất 1 khoản chi phí về trích lập BHXH, BHYT. Công ty nên xem xét lại việc trích lập BHXH, BHYT cho người lao động ngắn hạn. Vì nếu được đảm bảo quyền lợi trong công việc họ sẽ hoàn thành công việc tốt hơn, đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. - Về Số tiền trích lập BHXH, BHYT tại Công ty : Vì hiện nay Công ty đang trích lập quỹ BHXH, BHYT bằng cách một phần trừ vào thu nhập người lao động. Đối với cán bộ công nhân viên chức nhà nước dựa vào lương theo hệ số lương cơ bản, trong khi đối với lao động thuê ngoài thì lại trừ vào thu nhập người lao động dựa vào lương hợp đồng. Trong khi đó lương của cán bộ nhân viên chức là lương khoán theo sản phẩm. Vì vậy tiền lương của cán bộ viên chức cao, nhưng số tiền BHYT, BHXH trừ vào thu nhập của họ lại ít. Còn lao động thuê ngoài lương của họ thường thấp hơn so với cán bộ công nhân viên chức thì số tiền BHXH, BHYT trừ vào thu nhập lại nhiều hơn công nhân viên chức. Chính vì vậy tạo ra sự chênh lệch và không công bắng giữa người lao động trong Công ty. Vì vậy Công ty nên có cách trích lập BHXH, BHYT một cách công bằng hơn đối với người lao động. Em xin đề xuất phương pháp tính lương như sau : Số tiền BHXH trừ vào thu nhập cán bộ công nhân viên chức = Số tiền lương khoán theo sản phẩm x 5% Số tiền BHYT trừ vào thu nhập cán bộ công nhân viên chức = Lương khoán theo sản phẩm x 1% ơ Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương khoán theo sản phẩm của công nhân viên chức x 15% Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương khoán theo sản phẩm của công nhân viên chức x 2% - Về tài khoản sử dụng : Tại Công ty trong phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương tài khoản TK 334 được chi tiết ra 2 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho cán bộ công nhân viên chức trong Công ty và người lao động thuê ngoài. Tuy nhiên đối với lao động thuê ngoài Công ty nên theo dõi chi tiết hơn đối với lao động được ký kết các hợp đồng kinh tế dài hạn và người lao động thời vụ ngắn hạn. Vì vậy Công ty nên mở chi tiết tài khoản TK 3342 – phải trả lao động thuê ngoài thành 2 tài khoản chi tiết hơn : TK 3342D : Để hạch toán theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài dài hạn. TK 3342N : Để hạch toán theo dõi tình hình thanh toán tiền lương đối với lao động thuê ngoài ngắn hạn dưới 3 tháng. Vì hiện nay trong Công ty đối với lao động thuê ngoài ký hợp đồng thời vụ thời gian lao động ngắn dưới 3 tháng, thì không được Công ty trích lập BHYT, BHXH. Do đó việc mở tài khoản chi tiết như trên sẽ giúp theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác hơn, tránh gây nhầm lẫn và sai sót. - Công ty nên mở thêm TK 351- quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho nhân viên. Để theo dõi tình hình thu chi quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm tại Công ty KẾT LUẬN Trong xu thế hội nhập phát triển kinh tế, khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại WTO các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI nói riêng đang cạnh tranh gay gắt để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Một trong những nhân tố các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu là chi phí sản xuất. Tiền lương và các khoản trich theo lương là yếu tố của giá thành sản xuất, là yếu tố của chi phí sản xuất. Do tầm quan trọng của tiền lương đòi hỏi kế toán tiền lương phải được thực hiện chính xác và kịp thời. Tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI tiền lương chiếm một tỷ lệ cao trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh nên kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán tại đơn vị. Tuy kế toán tiền lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI có nhiều ưu điểm và đã đang dần hoàn thiện phù hợp với sự phát triển kinh tế nhưng vẫn còn nhiều nhược điểm cần phải khắc phục. Hy vọng chuyên đề thực tập của em sẽ góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty nói chung cũng như phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy Trương Anh Dũng đã hướng dẫn chỉ bảo tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập. Chuyên đề thực tâp của em còn gặp nhiều thiếu xót rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của các thầy cô giáo giúp em hoàn thành chuyên đề thực tâp tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày 15 tháng 4 năm 2009 Sinh viên Lại Thúy Hường DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.PGS.TS. Đặng Thị Loan ''Giáo trình kế toán doanh nghiệp''. NXB ĐH Kinh tế Quốc Dân năm 2006. 2. Tài liệu kế toán tại Công Ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 3.Quy chế hoạt động Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI tháng 5/2007 4. PGS.TS. Nguyễn Văn Công. ''Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính'' 4. PGS. TS. Võ Văn Nhị. ''Kế toán Tài Chính''. NXB Bộ Tài chính năm 2007. 5. Đinh Quốc Khánh. Hệ thống chuẩn mực và các văn bản hướng dẫn thi hành - NXB Bộ Tài chính năm 2007. 6. “ Chế độ kế toán Việt Nam ” NXB Lao động xã hội năm 2007 7. Các chuẩn mực kế toán Việt Nam. 8.Chuẩn mực kế toán quốc tế 9. Các trang web và tạp chí: www. webketoan.com www.tapchiketoan.com.vn www.kiemtoan.com.vn www.Saga.vn www.danketoan.com.vn 10. Các luận văn khóa 45 - 46.