Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần dược phẩm Việt Hà

̀ trung cấp chuyên ngành. Những cán bộ này có các nhiệm vụ và chức năng sau đây: - Cùng Giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho từng nhóm trong phòng kinh doanh. -Nhóm Marketing: Gồm những cán bộ có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, tìm bạn hàng để ký hợp đồng với các khách hàng lớn của công ty. -Nhóm cửa hàng: Có nhiệm vụ giới thiệu và bán sản phẩm của công ty tới các đại lý và hiệu thuốc. I.3.4 Phòng Nhân sự: Phòng gồm 3 người . Trưởng phòng quản lý nhân sự, điều hành toàn bộ công việc chung của phòng. Phòng Nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng, tuyển mộ, lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên toàn công ty. Giải quyết chế độ theo quy định của Nhà nước, cũng như chế độ riêng do công ty đề ra cho nhân viên ký hợp đồng dài hạn. Quản lý thời gian làm việc của các nhân viên trong công ty. Là nơi để nhân viên có thể bày tỏ ý kiến của minh về chính sách của Công ty. I.3.5 Phòng kế toán Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty. Phòng gồm 4 nhân viên chịu sự giám sát điều chỉnh của Giám đốc. Trưởng phòng phụ trách hoạt động chung của các kế toán: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán kho, kế toán TSCĐ, phương pháp hạch toán của phòng kế toán gồm I.4 Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng đặc thù của ngành dược đó là thuốc.Công ty nhập khẩu thuốc từ nhiều nước có ngành sản xuất dược phẩm phát triển như : Hàn Quốc, Ấn Độ, Pháp, …với khối lượng nhập lớn. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện I.4.1. Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất . Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên một lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường . Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủ tục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản. I.4. 2. Bán lẻ Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho . Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn ( nếu KH trả hết một lần ). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh ) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền song, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh). I.4.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điện. Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lô hàng nào đó về Công ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các Nhà thuốc mua buôn. Khi một Công ty, Nhà thuốc nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi (có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn. Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thể bằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau. - Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới . +Mở rộng nhập khẩu nhiều loại thuốc cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu . + Nhập dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc viên và tiêm để tiến hành sản xuất trong nước nhằm giảm giá thành của thuốc, giải quyết vấn đề về sự leo thang của giá thuốc trên thị trường hiện nay. +Nhập khẩu các loại thiết bị y tế I.5. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán Công ty Cổ phần DP Việt Hà I.5.1.Bộ máy kế toán: Phòng kế toán của công ty gồm 4 người, được phân công nhiệm vụ cụ thể , tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, hoạt động trên nguyên tắc tập trung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công tác quản lý và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, hạch toán theo chế độ và chuẩn mực. Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Việt Hà KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán kiêm Thủ quĩ Kế toán công nợ Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định, tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán kiêm thủ quĩ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt. Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra còn làm công việc kế toán. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng. I.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần DP Việt Hà I.5.2.1. Chứng từ áp dụng. Chứng từ ở Công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng , hoá đơn GTGT… I.5.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng : Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC-QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính I.5.2.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán. * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: + Nội dung Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qiản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân Đối số phát sinh. + Kết cấu và phương pháp ghi chép: Cột 1: Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm, kế toán cồng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh. * Sổ cái + Nội dung Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các Báo cáo Tài chính Công ty Cổ phần DP Việt Hà dùng những sổ cái sau phục vụ cho quá trình hạch toán kế toán tiêu thụ, và xác định kết quả tiêu thụ: Sổ Cái TK 111, 112, 156, 632, 511,… * Sổ, thẻ kế toán chi tiết + Nội dung: Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chi tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập Báo cáo Tài Chính. Trong Công ty mở những sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết hàng hoá Thẻ kho hàng hoá Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua … Sổ chi tiết tiêu thụ ……………….. Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết … Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo Tài Chính. Sơ đồ 15: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GHI SỔ CỦA CÔNG TY Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này. PHẦN II KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦ N DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ II.1. Đặc điểm của quá trình tiêu thụ Việc bán hàng của Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện. Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên. II.1.1 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn. Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên và trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng được lập làm 3 liên (kê giấy than viết 1 lần) : Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. Ở phòng Kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi loại thuốc đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị. Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 Tháng 12 Năm 2006. Giữa Công ty Cổ phần DP Việt Hà và Bệnh viện 103 có hợp đồng mua bán thuốc 400 lọ thuốc Trexofin 1g giá bán 20 953 380 đ chưa bao gồm thuế (thuế VAT 5 %) . Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Bệnh viện 103 sẽ thanh toán cho Công ty Cổ phần DP Việt Hà theo hình thức trả bằng tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: 17 460 317đ Có Tk 156: 17 460 317đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 22 000 000đ Có TK 511: 20 952 400đ Có TK 33311: 1 047 600đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán”. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/12/2006 Công ty nhận được tiền do Bệnh viện 103 trả tiền hàng. Khi đó kế toán công nợ lập phiếu thu tiền hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/12/2006, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: 22 000 000đ Có TK 131: 22 000 000đ Biểu số 3 HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 3: (Dùng để thanh toán) CN/2004B Ngày 5 tháng 12 năm 2006 06952 Đơn vị bán hàng : Công Ty Cổ phần DP Việt Hà Địa chỉ: B3Tổ 54A – P.Yên Hòa – Q. Cầu Giấy – Hà Nội MST: 030237757710 Họ, tên người mua:…… Đơn vị: Khoa Dược Bệnh viện 103 Địa chỉ: Hà Đông – Hà Tây Hình thức TT: TM . MST: ……….. STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVtính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Trexofin 1g lọ 400 52 380 20 952 400 Cộng tiền hàng: 20 952 400 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế 1 047 600 Tổng cộng tiền thanh toán: 22 000 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu số 4 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN: 511 - "DOANH THU BÁN HÀNG" TỪ NGÀY : 01/12/2006 ĐẾN NGÀY 31/12/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/12 HĐ 06950 Bán thuốc Exomuc ( BV Bạch Mai) 131 714 285 714 03/12 HĐ 06951 Bán thuốc Ery ( BV BM) 131 29 523 809 05/12 HĐ 06952 Bán thuốc Trexofin 1g (BV 103) 131 20 952 400 ……. ……….. …………………………… …… ……….. ……. 31/12 HĐ 07027 Bán Hanmi Fontazon ( BV Hữu Nghị) 131 24 761 904 Kết chuyển sang Tk KQKD 911 2 250 305 120 Công phát sinh 2 250 305 120 2250305 120 Số dư cuối kỳ 0 0 Lập, ngày....tháng....năm .... Người ghi sổ II.1.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ. Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐ GTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho người giao hàng( thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. Ví dụ: Ngày 10/11/2006 Công ty TNHH DP Đa Phúc tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 100 hộp Ery 250mg. Đơn giá 128 571 đ/ hộp( chưa VAT) . Công ty Đa Phúc đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: Nợ TK 632: 10 057 100đ Có TK 156: 10 057 100đ Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK131: 13 500 000đ Có TK 511: 12 857 100đ Có TK 33311: 642 857đ Tới ngày 17/11/2005 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/11 kế toán công nợ ghi: Nợ TK : 1111 13 500 000đ Có TK: 131 13 500 000đ II. 1.3 Tiêu thụ theo phương thức gửi qua đường bưu điện . Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng… Ví dụ như: Công ty Lập Thanh, Công ty Đông Phú, Công ty Sài Thành…. Ví dụ : Ngày 16/12/2006 Công ty Sài Thành tại Đà Nẵng đã mua của Công ty Việt Hà 1000 lọ Cefacyxim 1g đơn giá 47 619đ/ lọ chưa thuế ( VAT 5%).Theo như thường lệ Công ty Việt Hà sẽ viết hoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty Sài Thành, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ được đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Sài Thành. Về hình thức thanh toán: Công ty Sài Thành sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ kế toán hàng hoá lập định khoản sau: Nợ TK 632: 43 517 000đ Có TK 156: 43 517 000đ Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 50 000 000đ Có TK 511: 47 619 000đ Có TK 33311: 2 381 000đ Khi phát sinh một nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn ( GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào. Cụ thể: Vào ngày31/12/2006 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT). Biểu số 6, 7, 8. Việc tiêu thụ hàng hoá cuả Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của khách hàng” để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131. II.2. Kế toán tiêu thụ theo các phương thức trên II.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá: Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK5111. Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau: TK 5111: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá. TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm. TK 5113: Doanh thu của dich vụ . Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT. Ví dụ : Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK511 sẽ được sử dụng để xác địng kết quả kinh doanh trong tháng. II.2.2. Kế toán giá vốn hàng hoá . Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trung bình = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - GT hàng tồn cuối kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + Lượng thực tế nhập trong kỳ - GT hàng tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty Việt Hà còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng hoá . Ví dụ : Ngày 16/12/2006 Công ty đã bán Cefacyxim cho Công ty Sài Thành giá vốn hàng bán là: 43 517 000đ. Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 43 517 000 Có TK 156 : 43 517 000 vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 5 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/12/2006 đến ngày: 31/12/2006 Dự nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS nợ PS có 31/12 HĐA Hàng hoá 156 2 009 201 000 31/12 PK3 Xác định kết quả KD 911 2 009 201 000 Cộng phát sinh 2 009 201 000 2 009 201 000 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... tháng......năm..... Kế toán trưởng Người ghi sổ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) II.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ II.3.1: Kế toán chi phí bán hàng: Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty Việt Hà cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng” trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, Chi phí Chiết khấu bán hàng cho các đại lý … Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ Cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Ví dụ: Tháng 12 năm 2006 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123: 370 563đ - Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 36 078 000đ Có TK 334: 36 078 000đ - Chi tiền gửi hàng: Nợ TK 6418: 135 238đ Có TK 111: 135 238đ Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và được kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Nợ TK 911: 38 627 608đ Có TK 641: 38 627 608đ Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641, kết cấu được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 6 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/12/2006 đến ngày: 31/12/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có …… …… ……………….. …. ………. ……… 29/12 PC 1 Tiền mặt Việt Nam 1111 3 132 651 31/12 SP 1 Tiền VND gửi NHNT (001.1.00.026099.1) 112123 385 917 31/12 PK 3 Xác định kết quả kinh doanh 911 38 627 608 Cộng phát sinh 38 627 608 38 627 608 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, ngày.... tháng....năm ...... Kế toán trưởng Người ghi sổ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) II.3.2. Kế toán chi phí quản lý. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước, chi phí thuê văn phòng … Các chi phí này được hạch toán vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642 và ghi sổ cái TK642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng , sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Ví dụ: Trong tháng 12/2006 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau: - Lương phải trả cho bộ phận quản lý . Nợ TK 6421: 87 550 240đ Có TK 334: 87 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương. Nợ TK 6421: 15%* 57.550.240 = 7 542 500đ Có TK 338: 7 542 500đ - Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn…cho công ty. Nợ TK 6423: 3 215 206đ Có TK 153: 3 215 206đ - Chi phí điện nước, điện thoại, Fax… phục vụ quản lý. Nợ TK 6427: 5 204 360đ Có TK 111: 5 204 360đ ………. Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh" Nợ TK 911: 106 646 226đ Có TK 642: 106 646 226đ Biểu số 7 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 642 - Chi phí quản ký doanh nghiệp Từ ngày: 01/12/2006đến ngày: 31/12/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 02/12 PC1 Tiền Việt Nam 1111 35 524 788 04/12 SP1 TiềnVNĐgửi VP Bank 11211 2 155 822 07/12 PK1 Chi phí trả trước 142 3 500 000 09/12 PK1 Công cụ, dụng cụ 153 3 215 206 13/12 PK1 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2141 3 237 288 15/12 PK1 Thuế môn bài 33382 1 400 000 ……. …. ………………… …. ……….. …….. 31/12 PK1 Phải trả công nhân viên 334 87 550 240 Kết chuyển 911 156 646 266 Cộng phát sinh 156 646 266 156 646 266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, ngày .... tháng.....năm ...... Kế toán trưởng Người ghi sổ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) II.3.3: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK911. Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK632) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí hàng bán (số liệu TK641) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK642) sang bên nợ TK911. Việc xác định kết quả tiêu thụ được xác định như sau: Kết quả hoạt Doanh thu Trị giá vốn Chi phí BHcủa Chi phí QLDN = - - - của số động tiêu thụ thuần hàng xuất bán hàng đã bán hàng đã bán Ví dụ: Tháng 12/2006 Công ty xác định kết quả tiêu thụ như sau: ( đơn vị tính:VND). - Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ. NợTK 911: 2 009 201 000 Có TK 632: 2 009 201 000 - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 18 627 608đ Có TK 642: 18 627 608đ - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 156 646 266đ Có TK 642: 156 646 266đ - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã tiêu thụ. Nợ TK 511: 2 250 305 120 Có TK 911: 2 250 305 120 - Xác định kết quả tiêu thụ. Nợ TK 911: 39 330 283đ Có TK 4212: 39 330 283đ Biểu số 8 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" Từ ngày : 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 31/12 PK3 Doanh thu bán hàng 511 2 250 305 120 31/12 PK3 Giá vốn hàng hoá 632 2 009 201 000 31/12 PK3 Chi phí bán hàng 641 38 627 608 31/12 PK3 Chi phí quản lý Doanh nghiệp 642 156 646 266 31/12 PK3 Lãi tháng 6 4212 45 830 246 Cộng phát sinh 2 250 305 120 2 250 305 120 Dư nợ cuối kỳ 0 0 Lập, ngày....... tháng.....năm..... Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ III.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DP VIỆT HÀ. III.1.1: Nhận xét chung. Trong những năm vừa qua, Công ty đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bươc thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty Việt Hà vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn trong kinh doanh. Có được thành tích như trên, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty đã đi vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định. III.1.2: Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà. * Ưu điểm: Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ . + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp: + Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ” ban hành ngay 21-12-2001 theo Quyết định 144/2001/ QĐ- BTC . Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. * Một số tồn tại cần khắc phục: Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá , tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: Thứ nhất: Công ty Cổ phần Dược phẩm là một Công ty kinh doanh thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá “ và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại “ để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ. Thứ hai: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. Thứ tư: Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. III.2: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ. III.2.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán Công ty Việt Hà sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay, vì: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. + Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm ) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm ), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản ). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được trình bày như sau: Biểu số 9 ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm........ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày.....tháng......năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 12 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số........... Ngày...... tháng......năm........ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng: x x Kèm theo...........chứng từ gốc Người ghi sổ Kế toán trưởng III.2.2. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau , công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ i Tổng doanh số bán Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ "i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" Tổng doanh số bán III.2.2: Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty Việt Hà có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán Công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác phải theo dõi ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi” III.2.3: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty Cổ phần DP Việt Hà nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá,đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” III.2.4: Mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3. Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá ( nhiều chủng loại thuốc, nhóm thuốc), việc theo dõi hàng hoá chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong Công ty. Vì vậy , để việc theo dõi hàng hoá được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hóa - TK 156 Ví dụ: Tài khoản 156 bao gồm hai tài khoản cấp 2: TK1561: Trị giá hàng mua. TK1562: Chi phí thu mua. Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở thêm các tài khoản cấp 3 nữa, như: TK15611: Các loại thuốc tiêm. + TK 15611.1 : Nhóm Thuốc kháng sinh + TK 15611.2 : Nhóm thuốc khác TK15612 : Các loại thuốc viên + TK15612.1 : Nhóm hàng OTC + TK 15612.2 : Nhóm hàng bảo hiểm …………….. Tương tự, chi phí thu mua cũng được phân chia theo từng tiểu khoản như trị giá thu mua Ngoài ra, để đồng nhất với việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thì kế toán Công ty cũng nên phân chia tài khoản giá vốn như tài khoản hàng hoá, ví dụ cụ thể: TK 632 nên được phân thành: + TK 6321: Giá vốn của các loại thuốc tiêm + TK 6322: Giá vốn của các loại thuốc viên ………… KẾT LUẬN Tiêu thụ hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt trong ngành kinh doanh thương mại tiêu thụ hàng hoá quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng là một phương thức quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một công việc phức tạp lâu dài . Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty Cổ phần DP Việt Hà em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Từ cơ sở lý luận đã nêu góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phương hướng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và đựơc vận dụng vào thực tế ở Công ty. Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Việt Hà”. Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong được các thầy cô và cán bộ của Công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Cô giáo hướng dẫn: Bùi Thị Minnh Hải. cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này . TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ PGS-TS Đặng Thị Loan - Giáo trình kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp của Nhà xuất bản Thống kê Năm 2004 2/ TS Nguyễn Văn Công Giáo trình kế toán tài chính Nhà xuất bản Tài chính Năm 2000 3/ TS Đặng Thị Loan Giáo trình kế toán tài chính Nhà xuất bản Giáo dục Năm 2001 4/ Hệ thống tài khoản kế toán: Nhà xuất bản Tài chính Năm 1995 5/ Hệ thống sổ kế toán: Nhà xuất bản Tài chính Năm 1995 6/ TS. Võ văn Nhị, ThS. Trần Văn Việt Hướng dẫn thực hành Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhà Xuất bản Thống Kê năm 2002 MỤC LỤC Trang