Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại nhà máy quy chế Từ Sơn

25.453 Dư CK 10.175.466.259 72.562.452 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Cùng với việc theo dõi doanh thu, để đánh giá và quản lý quá trình tiêu thụ, kế toán còn hạch toán giá vốn hàng bán chi tiết đến từng loại thành phẩm. 2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Tài khoản này được chi tiết thành 2 tiểu khoản: - TK 6321 – Giá vốn hàng bán của hàng hoá - TK 6322 – Giá vốn hàng bán của thành phẩm Hiện tại, để tính giá vốn thành phẩm xuất bán, Nhà máy sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, việc tính giá vốn được cập nhật thường xuyên, không để dồn cuối tháng mới bắt đầu nhập dữ liệu. Hàng ngày, khi nhận được Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành cập nhật số lượng xuất kho của từng loại thành phẩm vào máy. Khi đó, ngày trên Phiếu xuất kho được xem là ngày cuối kỳ, phần mềm tự động tính ra đơn giá bình quân. Vì vậy, kế toán không chỉ theo dõi thành phẩm xuất kho về mặt số lượng mà còn quản lý được cả về mặt giá trị. Cuối tháng, khi hoàn thành hết việc nhập số lượng thành phẩm thực tế xuất kho, kế toán cập nhật lại ngày xuất kho theo ngày cuối tháng. Khi đó, phần mềm sẽ tự động tính toán lại giá trị xuất bán của từng loại thành phẩm theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ Cái TK 632 và Sổ Cái của các tài khoản liên quan khác như TK 155, TK 911. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho cho Hoá đơn GTGT 003825, số phiếu xuất 005/12, kế toán nhập số lượng xuất bán của từng loại thành phẩm vào máy. Phần mềm kế toán tự động cập nhật đơn giá bình quân vào Phiếu xuất kho. Biểu 2.12. Mẫu phiếu xuất kho NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Số: 005/12 Người nhận hàng: Hoàng Thị Mai Phương - Bộ phận: Phòng sản xuất kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán cho Nhà máy cơ khí Yên Viên Xuất tại kho: Thành phẩm nhúng kẽm (TP 1554) STT Mặt hàng Mã Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vòng đệm phẳng D20 D20M66X7 Cái 7.500 7.500 200 1.500.000 2 Vít V98M67X4 Cái 7.500 7.500 233 1.747.500 3 Đai ốc bán tinh C40M15×10 Cái 8.000 8.000 1.395 11.160.000 4 BL cấp bền 56M20×20 Cái 5.500 5.500 890 1.215.900 Tổng 19.302.143 Tổng số tiền (bằng chữ): mười chín triệu, một trăm hại mươi lăm ngàn, chín trăm đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0 Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.13. Sổ chi tiết tài khoản 6322 – Thành phẩm điện phân NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ chi tiết Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 6322 – Giá vốn hàng bán của thành phẩm Thành phẩm điện phân Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 05/12 005/12 Ông Hoàng Văn Thụ mua bu lông 1551 571.716 06/12 007/12 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua đai ốc C40M15x5(S19) (OC40M15X5) 1551 5.586.340 06/12 021/12 Cty CP cơ khí và xây lắp công nghiệp mua đai ốc tinh C50M20x8 (OC50M20X8) 1551 7.875.408 07/12 029/12 Cty xây lắp điện 3 mua vít 1551 1.206.264 .................................. ................ ..................... 31/12 KC Kết chuyển giá vốn hàng bán 6322 911 911 1.146.461.029 Tổng phát sinh 1.146.461.029 1.146.461.029 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.14. Sổ Cái Tài khoản 632 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 01/12 002/12 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua BL, vít, đai ốc, vòng đệm phẳng. 1552 19.302.143 02/12 004/12 Ông Nguyễn Tất Bình mua phế liệu 1551 7.082.830 02/12 005/12 Công ty cơ khí Hà Nội mua BL, đai ốc 1554 13.234.666 02/12 006/12 Công ty cơ khí Quang Trung mua đai ốc bán tinh 1551 14.829.852 02/12 009/12 Ông Nguyễn Tuấn Anh mua phế liệu 1551 4.328.586 .............. ………….. ….............. 31/12 KC Kết chuyển gía vốn hàng bán 632 911 911 2.533.688.390 Tổng phát sinh 2.533.688.390 2.533.688.390 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Trong kỳ kế toán, cùng với việc thực hiện quá trình tiêu thụ, Nhà máy phải có nghĩa vụ thanh toán với Nhà nước về thuế GTGT. 2.2.4. Kế toán GTGT 2.2.4.1. Phương pháp tính thuế Hiện nay, Nhà máy Quy chế Từ Sơn đang áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho tất cả các mặt hàng mà Nhà máy đang sản xuất. Theo phương pháp này, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ được xác định như sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Doanh số bán hàng chưa tính thuế × Thuế suất thuế GTGT (5%, 10%) Các sản phẩm của Nhà máy chịu hai mức thuế suất là 5% và 10% nhưng chủ yếu ở mức 5%. Thuế GTGT đầu vào được xác định trên các hoả đơn mua hàng. 2.2.4.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán Để hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán sử dụng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ và TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Hàng ngày, khi nhận được Hoá đơn GTGT, kế toán thực hiện việc nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 133 và tài khoản 3331. Biểu 2.15. Sổ Cái tài khoản 3331 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 69.658.545 003825 01 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua BL, vít, đai ốc, vòng đệm phẳng. 131 1.332.250 003826 02 Ông Nguyễn Tất Bình mua phế liệu 131 485.174 003827 02 Công ty cơ khí Hà Nội mua BL, đai ốc 131 893.340 003828 02 Công ty cơ khí Quang Trung mua đai ốc bán tinh 131 1.015.845 ……………………. …… …………. 20/12 BN285 Ngân hàng NN&PTNN Từ Sơn gửi Giấy báo nợ 1121 50.258.465 ................... .............. ............. 31/12 BT Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ 133 88.254.564 Tổng phát sinh 158.564.858 176.234.864 Dư cuối kỳ 87.328.551 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.16. Sổ Cái tài khoản 133 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 02/12 0052357 Cty TNHH Việt Hà 331 2.124.523 05/12 0042576 Cty CP Hoàng Lan 331 2.014.761 06/12 0087531 Cty TNHH Hữu Hoà 1122 1.568.753 08/12 0015473 Cty TNHH Đông An 111 254.124 .................. .............. ............ 31/12 BT Kết chuyển VAT đầu vào sang TK 3331 3331 88.254.564 Tổng phát sinh 88.254.564 88.254.564 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Cuối tháng,căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, kế toán lập các Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra ( Biểu 2.18) là cơ sở tính thuế VAT đầu ra phải nộp và Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào (Biểu 2.19) là cơ sở xác định VAT đầu vào được khấu trừ. Trên cơ sở 2 bảng sao kê, kế toán lập tờ khai thuế GTGT (Biểu 2.18) và nộp lên cơ quan thuế. Tờ khai được lập thành 2 bản, một lưu tại công ty, một được nộp lên cơ quan thuế kèm theo Bảng giải trình tờ khai thuế GTGT (Biểu 2.20), Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua vào. Việc nộp thuế do kế toán thanh toán nộp tại kho bạc Nhà nước. Biểu 2.17. Tờ khai thuế GTGT CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********** Mẫu số 01/GTGT TỜ KHAI THUẾ GTGT [01] Kỳ kê khai: tháng 12 năm 2008 [02] Mã số thuế :0100100671-005 [03] Tên cơ sở kinh doanh: Nhà máy Quy chế Từ Sơn [04] Địa chỉ trụ sở: Từ Sơn [05] Quận/huyện: Từ Sơn [06] Tỉnh/TP: Bắc Ninh [07] Điện thoại : 0241.831 791 [08] Fax : 0241832467 [09] Email : Đơn vị tính: Đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Giá trị HHDV (chưa có VAT) VAT A Không phát sinh hoạt động mua bán trong kỳ (đánh dấu “x”) [10] B Thuế GTGT còn được khấu trừ từ kỳ trước chuyển sang [11] C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách Nhà nước I Hàng hoá, dịch vụ mua vào 1 Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong kỳ ( [12] = [14] + [16]; [13] = [15]+ [17] ) [12] 1.579.629.956 [13] 88.254.564 a Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước [14] 1.579.629.956 [15] 88.254.564 b Hàng hoá, dịch vụ nhập khẩu [16] [17] 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào của các kỳ trước a Điều chỉnh tăng [18] [19] b Điều chỉnh giảm [20] [21] 3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào([22]=[13]+[19]– [21]) [22] 88.254.564 4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này [23] 88.254.564 II Hàng hoá, dịch vụ bán ra 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ ( 24] = [26]+[27] ; [25] = [28] ) [24] 3.332.609.984 [25] 166.630.499 1.1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT [26] 1.2 Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT ( [27] = [29] + [30] +[32] ;[28] = [31] + [33] ) [27] 3.332.609.984 [28] 166.630.499 a Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0% [29] b Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 5% [30] 3.332.609.984 [31] 166.630.499 c Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10% [32] [33] 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ trước a Điều chỉnh tăng [34] 1.850.500 [35] 92.525 b Điều chỉnh giảm [36] 45.524.540 [37] 2.276.227 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra ( [38] = [24] + [34] – [36], [39] = [25] + [35] – [37]) [38] 3.288.935.944 [39] 164.446.797 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ 1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ ( [40] = [39] – [23] – [11] ) [40] 76.192.233 2 Thuế GTGT chưa được khấu trừ hết kỳ này ([41] = [39] – [23] – [11] ) [41] 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này [42] 2.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau ([43]=[41] – [42]) [43] Tôi cam đoan số liệu kê khai trên là đúng sự thật và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã kê khai. Bắc Ninh, ngày 20 tháng 01 năm 2009 Đại diện cơ sở kinh doanh Biểu 2.18. Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra Nhà máy Quy chế Từ Sơn Mẫu số 01-1/GTGT Từ Sơn - Bắc Ninh (Ban hành kèm theo thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của BTC) Bảng kê hoá đơn, chứng từ của hàng hoá dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Kỳ tính thuế: Tháng 12 năm 2008 Người nộp thuế: Mã số thuế : 0100100671-005 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam STT Ký hiệu HĐ Số HĐ Ngày tháng năm phát hành Tên người mua Mã số thuế Mặt hàng Doanh số chưa có thuế Thuế GTGT Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế suất 5% LR/2008B 003825 01/12/2008 Nhà máy cơ khí Yên Viên 2514256425 BL, vít, đai ốc, vòng đệm phẳng 26.645.000 1.332.250 LR/2008B 003826 02/12/2008 Ông Nguyễn Tất Bình - Phế liệu 9.703.476 485.174 LR/2008B 003827 02/12/2008 Công ty cơ khí Hà Nội 2546385214 BL, đai ốc 17.866.800 893.340 LR/2008B 003828 02/12/2008 Công ty cơ khí Quang Trung 0128431451 Đai ốc bán tinh 20.316.897 1.015.845 LR/2008B 003829 02/12/2008 Ông Nguyễn Tuấn Anh - Phế liệu 6.060.020 303.001 ........................................ ......................... ........................ Tổng phát sinh 3.332.609.984 166.630.499 Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra: 3.332.609.984 Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra : 166.630.499 Biểu 2.19. Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào Nhà máy Quy chế Từ Sơn Mẫu số 01-2/GTGT Từ Sơn - Bắc Ninh (Ban hành kèm theo thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của BTC) Bảng kê hoá đơn, chứng từ của hàng hoá, dịch vụ mua vào (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Kỳ tính thuế: Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Người nộp thuế: Mã số thuế : 0100100671-005 STT Ký hiệu HĐ Số HĐ Ngày tháng năm phát hành Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số chưa có thuế Thuế suất thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Nhóm theo 5% TK/2008B 0052357 02/12/2008 Cty TNHH Việt Hà 5623489535 Thép 42.490.460 5 2.124.523 HM/2008N 0042576 05/12/2008 Cty CP Hoàng Lan 1247835812 Thép 40.295.220 5 2.014.761 MH/2008B 0087531 06/12/2008 Cty TNHH Hữu Hoà 6585486025 Vít 31.375.060 5 1.568.753 RM/2008B 0015473 08/12/2008 Cty TNHH Đông An 5875423678 Vít 5.082.480 5 254.124 ........................................... .................................. ........................... Tổng 5% 1.394.168.632 69.708.432 Nhóm theo 10% HK/2008M 0245656 11/12/2007 Cty CP Hồng Lan 0012456234 Văn phòng phẩm 781.818 10 78.182 KL/2008C 0234561 17/12/2007 Cty TNHH Quảng Bá 0147565238 Nhiên liệu 981.818 10 98.182 BN/2008H 0054236 28/12/2007 Cty TNHH Đại Bình 0485136548 Bao bì 20.840.000 10 2.084.000 ...................................... ................................. ...................... Tổng 10% 185.461.324 18.546.132 Tổng phát sinh 1.579.629.956 88.254.564 Tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào : 1.579.629.956 Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào : 88.254.564 Biểu 2.20. Bảng giải trình tờ khai thuế GTGT Nhà máy Quy chế Từ Sơn Mẫu số 02A/GTGT Từ Sơn - Bắc Ninh Bảng giải trình thuế GTGT (Kèm theo tờ khai thuế tháng 12 năm 2008) Tên cơ kinh doanh : Nhà máy Quy chế Từ Sơn Mã số thuế : 0100100671-005 I.Giải thích các chỉ tiêu điểu chỉnh trên tờ khai: §¬n vÞ tiÒn : ®ång ViÖt Nam STT Chỉ tiêu điều chỉnh Mã chỉ tiêu trên tờ khai Kỳ kê khai đề nghị điều chỉnh Số liệu đã kê khai Số liệu đề nghị điều chỉnh Số kê khai điều chỉnh kỳ này Lý do điều chỉnh Giá trị HHDV Thuế GTGT (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1 Hàng hoá, dịch vụ mua vào 1.1 Điều chỉnh tăng 1.2 Điều chỉnh giảm 2 Hàng hoá, dịch vụ bán ra 2.1 Điều chỉnh tăng 34,35 1.850.500 92.525 Do kê thiếu HĐ số 003852 ngày 10/12 2.2 Điều chỉnh giảm 36,37 45.524.540 2.276.227 Kê 2 lần HĐ số 003860 ngày 12/12 II.Các trường hợp điều chỉnh khác Tôi cam đoan số liệu kê khai trên là đúng và xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã kê khai Ngày 20 tháng 01 năm 2009 Đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh ( ký tên, đóng dấu) 2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng Đối với chi phí bán hàng, Nhà máy Quy chế Từ Sơn bán hàng chủ yếu theo đơn đặt hàng và hợp đồng, ít bán lẻ sản phẩm ra thị trường. Do đó, Nhà máy cũng không thực sự chú trọng tới việc tiếp thị, quảng cáo các sản phẩm của mình. Chi phí bán hàng của Nhà máy bao gồm các khoản sau: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành và chi phí bằng tiền khác. 2.3.1.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: - TK 6411 – Chi phí nhân viên - TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng - TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415 – Chi phí bảo hành - TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác 2.3.1.2. Trình tự hạch toán Khi nhận được hoá đơn, chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: các Bảng tính phân bổ tiền lương, BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các hoá đơn, Phiếu chi…kế toán cập nhật số liệu vào máy tính. Sau đó, chương trình tự động cập nhật số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 641. Biểu 2.21. Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh SỔ CHI TIẾT Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 6418 – Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng trả bằng tiền mặt Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 02/12 1512 Chi phí hội nghị khách hàng 111 3.250.000 08/12 1516 Chi phí bảo dưỡng xe vận chuyển 111 550.000 10/12 1523 Chi phí giới thiệu sản phẩm 111 540.000 12/12 1530 Chi phí tiếp khách 111 230.000 ................. ............. ............ 31/12 KC Kết chuyển 641 911 911 14.235.456 Tổng phát sinh 14.235.456 14.235.456 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 2.22. Sổ Cái Tài khoản 641 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn – Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 02/12 1512 Tiền mặt 1111 3.250.000 02/12 019/12 Thành phẩm - nhuộm đen 1552 5.448 03/12 026/12 Thành phẩm - điện phân 1553 27.909 ....................................... .............. ................. 31/12 PB Hao mòn TSCĐHH 214 20.223.856 31/12 KC Kết chuyển 6411 911 911 15.032.124 31/12 KC Kết chuyển 6412 911 911 60.050.354 31/12 KC Kết chuyển 6413 911 911 9.385.032 31/12 KC Kết chuyển 6414 911 911 20.223.856 31/12 KC Kết chuyển 6415 911 911 15.523.785 31/12 KC Kết chuyển 6418 911 911 14.235.456 Tổng phát sinh 113.450.607 113.450.607 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Để theo dõi một cách cụ thể, rõ ràng đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, kế toán mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng cho từng khoản mục phát sinh: tiền mặt, khấu hao TSCĐ, NVL, CCDC, lương nhân viên. 2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là một khoản chi phí lớn của Nhà máy. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất cứ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Nhà máy gồm các khoản: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. 2.3.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được chi tiết ra thành từng khoản mục nhỏ sau: - TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí - TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác 2.3.2.2. Trình tự hạch toán Cũng như chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ có liên quan như: Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Phiếu chi…, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Sau đó, chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu lên Nhật ký chung và Sổ Cái TK 642. Biểu 2.23. Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí khấu hao TSCĐ NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh SỔ CHI TIẾT Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí khấu hao TSCĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 31/12 PB Phân bổ khấu hao TSCĐ - 2111 214 15.235.789 31/12 PB Phân bổ khấu hao TSCĐ - 2113 214 8.786.455 31/12 PB Phân bổ khấu hao TSCĐ - 2114 214 3.598.712 31/12 KC Kết chuyển 642 911 911 27.620.956 Tổng phát sinh 27.620.956 27.620.956 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.24. Sổ Cái Tài khoản 642 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh SỔ CÁI Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 02/12 018/12 Vật liệu phụ 1522 36.295.143 06/12 030/12 Vật liệu khác 1525 1.303.985 09/12 1523 Sửa xe ô tô 111 550.000 15/12 1533 Tiền thay dầu 111 2.032.450 ........................................ ............. ................ 31/12 PB Phân bổ khấu hao TSCĐ 214 27.620.956 31/12 KC Kết chuyển 6421 911 911 97.298.143 31/12 KC Kết chuyển 6422 911 911 40.599.128 31/12 KC Kết chuyển 6423 911 911 8.235.142 31/12 KC Kết chuyển 6424 911 911 27.620.956 31/12 KC Kết chuyển 6245 911 911 9.023.452 31/12 KC Kết chuyển 6427 911 911 10.234.521 31/12 KC Kết chuyển 6428 911 911 15.548.987 Tổng phát sinh 208.560.329 208.560.329 Dư cuối kỳ 2.2.3. Kế toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tài chính, Nhà máy Quy chế Từ Sơn sử dụng tài khoản 635 – Chi phí tài chính và Tài khoản 515 – Doanh thu tài chính. Tuy nhiên, các nghiệp vụ này ít phát sinh nên TK 515 không thường xuyên được sử dụng. Hàng tháng, kế toán sử dụng TK 635 để hạch toán các khoản chi phí lãi vay. Biểu 2.25. Sổ Cái Tài khoản 635 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ Cái Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 635 – Chi phí tài chính Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Sổ Nợ Có Dư đầu kỳ 31/12 Lãi vay ngân hàng No&PTNN Từ Sơn 1121 255.236.485 31/12 KC Kết chuyển 635 911 911 255.236.485 Tổng phát sinh 255.236.485 255.236.485 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 2.2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của Nhà máy, kế toán sử dụng TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Với phần mềm kế toán Bravo 6.0, các bút toán kết chuyển được thực hiện tự động vào cuối mỗi kỳ. Mỗi bút toán kết chuyển tự động được cập nhật vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ Cái có liên quan như: Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 632, Sổ Cái TK 635, Sổ Cái TK 641, Sổ Cái TK 642, Sổ Cái TK 911. Biểu 2.26. Sổ Cái tài khoản 911 NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh SỔ CÁI Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 31/12 KC Kết chuyển 5111 911 5111 47.090.909 31/12 KC Kết chuyển 5112 911 5112 3.285.519.075 31/12 KC Kết chuyển 6321 911 6321 885.236.875 31/12 KC Kết chuyển 6322 911 6322 1.648.451.515 31/12 KC Kết chuyển 6411 911 6411 15.032.124 31/12 KC Kết chuyển 6412 911 6412 60.050.354 31/12 KC Kết chuyển 6413 911 6413 9.385.032 31/12 KC Kết chuyển 6414 911 6414 20.223.856 31/12 KC Kết chuyển 6415 911 6415 15.523.785 31/12 KC Kết chuyển 6418 911 6418 14.235.456 31/12 KC Kết chuyển 6421 911 6421 97.298.143 31/12 KC Kết chuyển 6422 911 6422 40.599.128 31/12 KC Kết chuyển 6423 911 6423 8.235.142 31/12 KC Kết chuyển 6424 911 6424 27.620.956 31/12 KC Kết chuyển 6425 911 6425 9.023.452 31/12 KC Kết chuyển 6427 911 6427 10.234.521 31/12 KC Kết chuyển 6428 911 6428 15.548.987 31/12 KC Kết chuyển 635 911 635 255.236.485 31/12 KC Kết chuyển 911 421 421 200.674.173 Tổng phát sinh 3.332.609.984 3.332.609.984 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.27. Sổ Nhật ký chung NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh NT Số Nợ Có Số trang trước chuyển sang ........... ........... ........................ ................. ................. 31/12 KC Kết chuyển 511 911 911 511 3.332.609.984 3.332.609.984 31/12 KC Kết chuyển 641 911 911 641 113.450.607 113.450.607 31/12 KC Kết chuyển 642 911 911 642 208.560.329 208.560.329 31/12 KC Kết chuyển 635 911 911 635 255.236.485 255.236.485 31/12 KC Kết chuyển 911 421 911 421 Cộng chuyển trang sau ................. ............... Căn cứ vào số liệu trên Sổ Cái các tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh được lập vào cuối kỳ để đối chiếu với Sổ Cái, kế toán trưởng tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ của Nhà máy. Cuối năm, kế toán lập Báo cáo kết quả kinh doanh của cả năm. Biểu 2.28. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2008 Chỉ tiêu Mã Thuyết minh Năm nay Năm trước 1.Doanh thu bán hàng và CCDV 01 VI.25 30.409.158.000 35.452.875.000 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3.Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV (10 = 01–02) 10 30.409.158.000 35.452.875.000 4.Giá vốn hàng bán 11 VI.27 24.714.285.710 29.525.426.840 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV (20 =10 - 11) 20 5.694.872.290 5.927.448.160 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 7.Chi phí tài chính - Trong đó: Lãi vay phải trả 22 23 VI.28 1.425.478.000 1.425.478.000 1.245.125.000 1.245.125.000 8.Chi phí bán hàng 24 1.025.456.254 985.256.478 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 2.356.425.248 2.782.023.487 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (21 – 22) – (24 + 25)} 30 887.512.788 915.043.195 11.Thu nhập khác 31 100.245.784 160.256.784 12.Chi phí khác 32 40.542.785 100.254.785 13.Lợi nhuận khác (40 = 31- 32) 40 59.702.999 60.001.999 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30+ 40) 50 947.215.787 975.045.194 15.Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 265.220.420 273.012.654 16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30 17.Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50 – 51 – 52) 60 681.995.367 702.032.540 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN 3.1. Nhận xét chung về tình hình kế toán tiêu thụ và xác định kết quả HĐKD tại Nhà máy Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn, được tiếp xúc với bộ máy kế toán nói chung và phần hành kế toán tiêu thụ và xác định KQKD nói riêng, em xin nêu ra một số nhận xét chung về kế toán phần hành này như sau: 3.1.1. Ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán: Phần hành kế toán tiêu thụ và xác định KQKD được giao cho một nhân viên kế toán phụ trách. Điều này một mặt làm gọn nhẹ bộ máy hoạt động, mặt khác cũng phù hợp với quy mô không lớn như Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Đặc biệt, trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế diễn ra toàn cầu, việc tinh giảm bộ máy cũng góp phần làm giảm chi phí để Nhà máy có thể duy trì hoạt động. Kế toán viên phụ trách phần hành tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng động, nhiệt tình, không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức. Mặt khác, kế toán tiêu thụ thường xuyên trao đổi thông tin với kế toán các phần hành khác, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho kiêm chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời, định kỳ đối chiếu với thủ kho về lượng hàng xuất bán. Bên cạnh đó, kế toán tiêu thụ cũng phối hợp với phòng sản xuất kinh doanh để phân tích, đánh giá thị trường và tiềm năng phát triển của Nhà máy. Vì vậy, kế toán tiêu thụ đã đóng góp tích cực vào hoạt động của Phòng kế toán nói riêng và hoạt động của Nhà máy nói chung. - Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: Hệ thống chứng từ về tiêu thụ được thiết kế đầy đủ, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm riêng của Nhà máy. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, nhanh gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban và khách hàng khi đến với Nhà máy. Nhờ đó, quá trình tiêu thụ được quản lý một cách chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ của lãnh đạo có thẩm quyền. Hệ thống sổ sách cũng đầy đủ, tuân thủ về kết cấu, biểu mẫu và cách thức ghi sổ do BTC quy định. Bên cạnh đó, hệ thống sổ sách được tổ chức chi tiết, cụ thể theo từng mặt hàng (thành phẩm mộc, thành phẩm nhuộm đen, thành phẩm điện phân và thành phẩm nhúng kẽm), đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu các loại thành phẩm và giá vốn hàng bán được rõ ràng. Qua đó, phản ánh được sự biến động trong nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng lơại thành phẩm. Vì thế, Ban lãnh đạo có được một bức tranh khá hoàn chỉnh về tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như vị thế của Nhà máy trên thị trường. Từ đó, có những quyết định đúng đắn về cơ cấu sản xuất, tiêu thụ cũng như mức độ đầu tư công nghệ và tổ chức hoạt động marketing cho sản phẩm. - Về việc ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay, công tác kế toán của Nhà máy có sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kế toán Bravo 6.0. Phần mềm này được thiết kế phù hợp với đặc điểm kế toán tại Nhà máy. Nhờ đó, khối lượng công việc kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng không những được giảm nhẹ mà còn tăng cường tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trong quá trình cung cấp thông tin. Đặc biệt, nhờ áp dụng kế toán máy, Nhà máy đã xây dựng được bảng mã thành phẩm cho từng loại theo tên gọi, quy cách, góp phần đáng kể vào quá trình quản lý thành phẩm và kế toán tiêu thụ tại Nhà máy. - Về công tác theo dõi công nợ: Kế toán thanh toán mở sổ chi tiết theo dõi công nợ đối với từng khách hàng. Đồng thời, kế toán thanh toán thường xuyên đối chiếu và phối hợp với kế toán tiêu thụ. Thông qua đó, có thể nắm bắt được thời hạn của từng khoản phải thu, tổng hợp được nợ phải thu, nợ phải trả, nợ đến hạn, nợ quá hạn với từng đối tượng. Nhờ đó, đánh giá được tình hình và khả năng thanh toán của mỗi khách hàng để có các biện pháp phù hợp đôn đốc họ trong việc thanh toán đúng thời hạn. Mặt khác, hàng quý, trước khi lập Báo cáo tài chính, Nhà máy luôn gửi thư xác nhận tới các khách hàng nhằm đảm bảo số liệu chính xác, đầy đủ. Nhờ sự quản lý chi tiết, chặt chẽ các khoản phải thu mà Nhà máy đã hạn chế đáng kể tình trạng nợ đọng kéo dài. - Về xác định kết quả kinh doanh: Định kỳ, vào cuỗi mỗi quý, kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tiến hành tổng hợp và kết chuyển các số liệu về doanh thu, chi phí. Các khoản doanh thu và chi phí được theo dõi chi tiết đến từng đối tượng hạch toán, tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổng họp và kết chuyển số liệu. Đồng thời cũng đảm bảo cho các khoản chi hợp lý và tiết kiệm. Từ đó, kết quả hoạt động SXKD của Nhà máy được xác định một cách rõ ràng, chính xác, kịp thời. 3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm về tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định KQKD, Nhà máy Quy chế Từ Sơn còn có những hạn chế cần khắc phục nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu trong công tác quản lý. - Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Nhà máy luôn thực hiện việc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng đã được nêu rõ trong hợp đồng. Vì vậy, trên thực tế, trường hợp hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán do hàng kém phẩm chất hay không đúng theo quy định trong hợp đồng kinh tế hầu như không xảy ra. Do đó, kế toán tiêu thụ đã không theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu này. Tuy nhiên, khi yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, lực lượng cạnh tranh xuất hiện ngày càng nhiều thì khả năng đáp ứng nhu cầu của Nhà máy càng gặp nhiều khó khăn. Do đó, sản phẩm cung cấp trên thị trường không thể đảm bảo chắc chắn là đã đạt tiêu chuẩn. Việc trả lại và giảm giá hàng bán có thể xảy ra. Vì vậy, kế toán cần theo dõi các nghiệp vụ trả lại cũng như giảm giá hàng bán. Mặt khác, Nhà máy còn áp dụng chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua sản phẩm với khối lượng lớn. Khoản chiết khấu này được hạch toán vào chi phí bán hàng. Điều này là không đúng bản chất vì chiết khấu thương mại là khoản mà Nhà máy đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua với khối lượng lớn theo thoả thuận đã ghi trên hợp đồng kinh tế. Trong khi đó, chi phí bán hàng được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm như chi phí bao gói, vận chuyển, bốc dỡ, bảo hành sản phẩm…Vì vậy, việc hạch toán chiết khấu thương mại vào chi phí bán hàng đã phản ánh sai nội dung của chi phí bán hàng và doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Về kế toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: Ngoài việc xuất thành phẩm bán cho khách hàng, Nhà máy còn sử dụng thành phẩm để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm hay phục vụ hoạt động SXKD, sửa chữa nội bộ. Các trường hợp này cũng được coi là tiêu thụ và được tính là tiêu thụ nội bộ thì về nguyên tắc hạch toán cũng tương tự như hạch toán tiêu thụ bên ngoài, chỉ khác số doanh thu tiêu thụ được ghi nhận ở tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ. Tuy nhiên, hiện nay, Nhà máy không hạch toán qua tài khoản này mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí liên quan như 627, 641, 642. Việc hạch toán như trên không làm thay đổi kết quả kinh doanh của Nhà máy trong kỳ nhưng lại phản ánh không đúng về các chỉ tiêu giá vốn hàng bán và doanh thu tiêu thụ nội bộ. - Về phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ: Để tính giá vốn hàng bán, Nhà máy áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Tuy tính toán đơn giản nhưng công việc kế toán lại bị dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tính chính xác trong quá trình nhập số liệu và khả năng cập nhật thông tin. Mặt khác, Nhà máy Quy chế Từ Sơn sản xuất ra nhiều loại thành phẩm, mỗi thành phẩm lại được nhập, xuất nhiều lần trong một kỳ. Vì vậy, việc sử dụng phương pháp này là không thích hợp. - Về việc thu hồi nợ của khách hàng: Để xây dựng được mối quan hệ làm ăn lâu dài, Nhà máy đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều khách hàng truyền thống trong việc thanh toán tiền mua hàng. Đây là một trong những biện pháp nhằm giữ chân khách hàng và thu hút nhiều khách hàng mới. Tuy nhiên, điều này cũng làm gia tăng khoản phải thu khách hàng, có nhiều khoản đã quá hạn hoặc có nguy cơ không thu hồi được. Trong khi đó, để ổn định quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy cần một lượng vốn lưu động nhất định cũng như vốn cố định để đầu tư dây chuyền công nghệ, nâng cấp khả năng hoạt động của máy móc, thiết bị. Vì vậy, Nhà máy phải thường xuyên đi vay vốn ngân hàng, làm tăng chi phí lãi vay và giảm hiệu suất sinh lời của Nhà máy. Hơn nữa, tình trạng bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài cũng gây trở ngại cho Nhà máy trong quá trình quay vòng vốn, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh. - Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi: Nhà máy có nhiều khoản phải thu quá hạn thanh toán hoặc chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng hoàn trả nợ. Tuy nhiên, trên thực tế, Nhà máy lại không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do đó, khi khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán, Nhà máy khó có thể chủ động được trong vấn đề tài chính. Mặt khác, dự phòng được ghi nhận vào chi phí của niên độ kế toán, làm tăng tổng số chi phí và giảm thu nhập ròng nên tiết kiệm cho Nhà máy một khoản thuế thu nhập phải nộp Nhà nước. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn 3.2.1. Định hướng phát triển Nhà máy 3.2.1.1. Nâng cao chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm là yếu tố hàng đầu để doanh nghiệp có thể chiếm lĩnh và đứng vững trên thị trường đầy sự cạnh tranh. Hiện nay, khi nền kinh tế ngày càng phát triển, đời sống mọi mặt được nâng cao, khách hàng lại đòi hỏi ngày càng cao hơn về chất lượng sản phẩm. Do đó, để giữ chân được khách hàng quen thuộc, đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng mới, Nhà máy luôn quan tâm đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, trong thời gian tới, Nhà máy tiếp tục hoàn thiện việc đồng bộ hoá thiết bị dập nguội, mở rộng gam sản phẩm; mở rộng dây chuyền chế tạo vòng đệm, lò xo; nhập thiết bị cán ren cỡ lớn của Đức PROFIROLL PR31.5.1; nhập khuôn cối, vật tư để tạo sản phẩm, ổn định công nghệ nhiệt luyện. Mặt khác, Nhà máy cũng tìm nguồn nguyên liệu đảm bảo chất lượng để tạo ra những sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng. 3.2.1.2. Giảm giá thành sản phẩm sản xuất ra Chất lượng và giá cả là hai yếu tố mà khách hàng quan tâm đầu tiên khi tham gia mua bán trên thị trường. Tuy nhiên, hai yếu tố này thường không biến đổi cùng chiều với mong muốn của nhà sản xuất. Thông thường, hàng hoá chất lượng cao thì giá thành cũng cao, hàng hoá giá rẻ thì chất lượng thấp. Do đó, việc dung hoà được mối quan hệ giữa chất lượng và giá cả là rất khó khăn. Mặt khác, trong thời buổi cạnh tranh ngày càng gay gắt, khách hàng sẽ đi tìm sản phẩm thay thế, giá rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Vì thế, Nhà máy luôn tìm ra giải pháp khả thi để giảm giá thành sản xuất mà chất lượng không giảm. Việc sản xuất được giám sát chặt chẽ nhằm giảm hao hụt, đặc biệt là hao hụt ngoài định mức. Nhà máy cũng quy định rõ về trách nhiệm bồi thường để người lao động có ý thức cao trong công việc. Mặt khác, phòng sản xuất kinh doanh nghiên cứu thị trường để tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu rẻ, đảm bảo chất lượng. 3.2.1.3. Mở rộng thị trường Tiêu thụ được nhiều thành phẩm là một trong những mục tiêu hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp hướng đến. Trong thời gian sắp tới, khi đã tạo được vị trí, thương hiệu của mình trên thị trường cơ khí, Nhà máy Quy chế Từ Sơn sẽ mở rộng thị trường, không chỉ thị trường miền Bắc mà còn xâm nhập thị trường miền Nam. Hiện nay, theo khảo sát của nhóm nghiên cứu thị trường thuộc phòng sản xuất kinh doanh, các sản phẩm của Nhà máy đã xuất khẩu sang Lào, Yemen… được các bạn hàng nước ngoài đánh giá cao về chất lượng và mẫu mã. Vì vậy, một mặt, Nhà máy tiếp tục xây dựng thị trường nội địa vững chắc, mặt khác, đẩy mạnh xuất khẩu ra nước ngoài. 3.2.1.4. Tổ chức tốt công tác marketing Trong thời gian tới, Nhà máy tập trung hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường. Người làm công tác này không chỉ phân tích các số liệu sẵn có mà còn tích cực đi sâu vào thực tế để thu thập thông tin về chủng loại hàng hoá mà Nhà máy đang kinh doanh cũng như sự thích ứng của sản phẩm trên thị trường. Bộ phận này cũng phải nắm vững đặc điểm của từng khu vực, thu thập phản ứng của khách hàng về sản phẩm của Nhà máy. Từ đó, có cái nhìn tổng thể về nhu cầu và thị hiếu của khách hàng để tìm ra phương thức sản xuất và bán hàng cho phù hợp. Từ kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường, Nhà máy sẽ tổ chức mạng lưới các kênh phân phối sản phẩm thông qua các đại lý, cửa hàng của Nhà máy. Đồng thời, mở rộng hình thức bán hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho những khách hàng ở xa. Mặt khác, Nhà máy cũng sẽ tăng cường công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài phát thanh, báo chí, tham gia các hội chợ, triển lãm… 3.2.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả của Nhà máy Công tác kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển nói chung của một doanh nghiệp. Kế toán trở thành hệ thống thông tin tin cậy, giúp cho nhà quản lý có thể lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định đúng đắn. Trong hệ thống kế toán, mỗi phần hành có chức năng riêng, tạo nên một thể thống nhất, hoạt động nhịp nhàng. Tiêu thụ và xác định KQKD được coi là khâu cuối cùng trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán phần hành này sẽ phản ánh một cách trực tiếp các thông tin về sản phẩm, khách hàng, thị trường tiêu thụ và khả năng bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận trong kỳ. Do vậy, việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định KQKD là rất cần thiết. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Nhà máy 3.3.1. Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện Hoàn thiện là rất cần thiết và tất yếu nhưng để đảm bảo tính khoa học trong việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh thì các biện pháp hoàn thiện phải có tính khả thi, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng cần đảm bảo một số yêu cầu sau: Thứ nhất: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính và chế độ kế toán Thứ hai: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công tác kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán nói chung. Thứ ba: Hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.3.2. Giải pháp hoàn thiện - Về kế toán giảm trừ doanh thu: Kế toán theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu trên sổ chi tiết của tài khoản 511 tương ứng. Khi đó, mẫu sổ chi tiết tài khoản 511 của Nhà máy được thiết kế theo mẫu sau: Biểu 3.1. Sổ chi tiết tài khoản 5112 – Thành phẩm nhúng kẽm NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Từ Sơn - Bắc Ninh Sổ chi tiết Tháng … năm … Tài khoản 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm Thành phẩm mạ kẽm Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ …. …. ….. …. …. 31/12 KC Kết chuyển CKTM 521 511 521 31/12 KC Kết chuyển HBBTL 531 511 531 31/12 KC Kết chuyển GGHB 532 511 532 31/12 KC Kết chuyển doanh thu 5112 911 911 Tổng phát sinh Dư cuối kỳ Ngày … tháng … năm … Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Việc theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu sẽ giúp cho Nhà máy quản lý chặt chẽ hơn giai đoạn tiêu thụ cũng như sản xuất. Thông qua câc số liệu về chiết khấu thương mại và doanh thu bán hàng của mỗi loại thành phẩm, có thể đánh giá được hiệu quả của việc áp dụng chiết khấu thương mại trong việc thu hút khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Ở đây, Nhà máy cần xem xét mối quan hệ trong xu hướng biến động của chiết khấu thương mại và doanh thu bán hàng. Nếu chiết khấu thương mại có tốc độ tăng chậm hơn doanh thu bán hàng thì việc áp dụng chiết khấu là có hiệu quả. Tuy nhiên, Nhà máy cần tính toán mức chiết khấu hợp lý để tối đa hoá doanh thu thuần, đặc biệt tập trung ưu tiên khách hàng quen thuộc và mua hàng với giá trị lớn. Bên cạnh đó, nếu xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán thì Nhà máy cần đi sâu tìm hiểu nguyên nhân. Lý do là hàng kém phẩm chất thì Nhà máy nên xem xét lại quá trình cung cấp nguyên vật liệu hoặc quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm. Nếu hàng không đúng theo quy cách trong hợp đồng kinh tế thì cần tăng cường hơn nữa việc trao đổi thông tin giữa Nhà máy và khách hàng, đồng thời cải thiện quá trình cung cấp hàng hóa. Định kỳ, Nhà máy tính lại tỷ lệ các khoản giảm trừ doanh thu trên doanh thu thuần để đánh giá mức độ tiến bộ khi áp dụng các biện pháp kể trên. - Về kế toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: Khi xuất thành phẩm để biếu tặng, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chẳng hạn sửa chữa nội bộ, khuyến mại, quảng cáo hội nghị khách hàng, kế toán nên hạch toán vào tài khoản 512 – doanh thu tiêu thụ nội bộ. Ví dụ: Nhà máy xuất kho thành phẩm mộc phục vụ cho việc sửa chữa ôtô chở hàng, nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ TK 641 987.297 Có TK 1551 987.297 Thực chất, đây được coi là tiêu thụ nội bộ, phải được hạch toán như sau: Nọ TK 6322 987.297 Có TK 1551 987.297 Và Nợ TK 641 987.297 Có TK 512 987.297 - Về việc tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ: Để khắc phục được những hạn chế trong việc áp dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ, Nhà máy nên sử dụng giá hạch toán. Điều này giúp cho kế toán theo dõi thành phẩm nhập xuất không chỉ về mặt số lượng mà còn về mặt giá trị. Ngoài ra, nó còn có hiệu quả trong việc lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, xác định được mức đặt hàng hợp lý nhằm tiết kiệm được chi phí thu mua, chi phí kho bãi, bảo quản và đảm bảo được chất lượng của sản phẩm. Nhờ đó, cũng giúp cho Nhà máy chủ động hơn về mặt tài chính. Giá hạch toán mà Nhà máy có thể sử dụng là đơn giá bình quân của kỳ trước hoặc giá thành kế hoạch. Cuối tháng, khi xác định được trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho trong kỳ, ta sẽ tính được hệ số giá theo công thức: Trị giá thực tế TP xuất trong kỳ=Trị giá hạch toán TP xuất trong kỳ x H - Về việc thu hồi nợ của khách hàng: Nhà máy Quy chế Từ Sơn có khoảng hơn 25 đơn vị là khách hàng truyền thống, mua với khối lượng lớn và tương đối ổn định. Bên cạnh đó, Nhà máy cũng có quan hệ với rất nhiều khách hàng lớn nhỏ khác. Vì vậy, các khoản phải thu chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của Nhà máy. Do đó, kế toán công nợ phải quản lý chặt chẽ quá trình thanh toán của khách hàng và có biện pháp phù hợp nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm. Trước hết, kế toán tiêu thụ, kế toán công nợ phối hợp với phòng sản xuất kinh doanh lập danh sách khách hàng, trong đó, tập trung phân tích, đánh giá tiến độ thanh toán của khách hàng. Từ đó, phân loại khách hàng theo thời gian của khoản nợ để có những biện pháp phù hợp cho từng loại khách hàng khác nhau nhằm dung hoà lợi ích của Nhà máy cũng như của các bạn hàng. Đối với tất cả các khách hàng, Nhà máy phải đôn đốc thanh toán khi khoản nợ sắp đến hạn. Đối với những khách hàng có tổng số tiền nợ lớn, Nhà máy nên áp dụng chiết khấu thanh toán. Đây là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận (ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết thanh toán việc mua hàng). Tuy nhiên, Nhà máy cần căn cứ vào số tiền nợ và thời gian trả nợ trước hạn để đưa ra khung chiết khấu hợp lý. Một mặt, nó đủ hấp dẫn để khách hàng chấp thuận. Mặt khác, nó tạo điều kiện cho Nhà máy đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn và cân đối được chi phí - lợi ích do chiết khấu thanh toán được ghi nhận là chi phí tài chính của Nhà máy trong kỳ. Bên cạnh đó, kế toán cần theo dõi chi tiết chiết khấu thanh toán cho từng khách hàng và từng loại hàng bán, định kỳ đánh giá lại hiệu quả của chiết khấu thanh toán để dần dần đưa ra mức chiết khấu hợp lý nhất. Đối với khách hàng có các khoản nợ quá hạn, Nhà máy có thể áp dụng tính lãi. Điều này sẽ hạn chế được tình trạng nợ đọng kéo dài và bù đắp được phần nào khoản lãi mà Nhà máy đi vay ngân hàng và chiết khấu thanh toán đã áp dụng ở trên. Đối với khách hàng đã nhiều lần chậm trễ trong thanh toán, Nhà máy nên xem xét từ khi ký kết hợp đồng. Nếu khách hàng có đầy đủ bằng chứng chứng minh được khả năng thanh toán hoặc các cam kết bảo đảm thì Nhà máy mới duyệt cho mua chịu. - Về việc lập dự phòng đối với phải thu khó đòi: Khoản nợ phải thu có thể thất thu trong các trường hợp sau: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết nợ. + Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Khi có bằng chứng chắc chắn về các trường hợp trên, Nhà máy tính toán số dự phòng cần phải lập theo một trong hai phương pháp sau: + Phương pháp 1: Kế toán đánh giá mức độ uy tín của khách hàng trong việc thanh toán. Dựa theo kinh nghiệm của mình, kế toán có thể ước tính được tỷ lệ thất thu trên tổng số nợ phải thu. Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu * Tỷ lệ ước tính Phương pháp này mang tính chủ quan của kế toán. Tuy nhiên, nó đơn giản, ít tốn kém và cũng có căn cứ hợp lý dựa trên những phân tích về thông tin khách hàng. + Phương pháp 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, kế toán tiến hành phân loại theo thời hạn thu nợ. Các khách hàng có các khoản nợ quá hạn được xếp vào loại khó đòi hay nghi ngờ. Nhà máy cần thông báo cho khách hàng. Từ thông tin phản hồi của khách hàng và bằng phương pháp xác minh, kế toán xác định số dự phòng cần lập theo tỷ lệ thất thu. Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Nợ phải thu khó đòi * Số % có khả năng mất Phương pháp này khoa học, khách quan hơn. Tuy nhiên, nó cần nhiều thời gian và chi phí, nhất là cần sự phối hợp với các bộ phận khác, đặc biệt là phòng sản xuất kinh doanh. Như vậy, vấn đề quan trọng trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi là xác định được tỷ lệ có khả năng bị mất. Để lập mức dự phòng hợp lý, kế toán cần linh hoạt áp dụng một trong hai phương pháp trên hoặc kết hợp cả hai. Nếu các khoản nợ phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi được, Hội đồng xử lý nợ của Nhà máy tiến hành lập biên bản, trong đó, ghi rõ giá trị của khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi và giá trị thất thu thực tế. Kèm theo biên bản này là các tài liệu chứng minh khách hàng mất khả năng thanh toán như xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức, chứng từ, sổ sách chứng minh được khoản nợ kéo dài. Căn cứ vào các tài liệu trên, kế toán lập bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá sổ để hạch toán. Các khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ vẫn được theo dõi ít nhất 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ. KẾT LUẬN Với gần 50 năm hoạt động, Nhà máy Quy chế Từ Sơn đã trải qua nhiều giai đoạn khó khăn. Nhưng với đội ngũ ban lãnh đạo và công nhân viên nhiệt tình, năng động, không ngừng sáng tạo, cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm đã tạo cho Nhà máy một vị trí tương đối vững chắc trên thị trường ngành cơ khí. Nỗ lực làm hài lòng khách hàng cùng việc mở rộng các phương thức bán hàng và thanh toán là một chiến lược đóng vai trò quan trọng giúp cho Nhà máy giành nhiều kết quả đáng kể, trong đó, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh góp phần vào thành công đó. Nhờ hệ thống thông tin kế toán được tổ chức khoa học, đầy đủ, đúng trình tự mà ban lãnh đạo nắm được tình hình tiêu thụ nói riêng và kết quả hoạt động kinh doanh nói chung của Nhà máy. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế mà Nhà máy cần khắc phục. Do còn có những hạn chế trong nhận thức, trình độ, thời gian thực tập không nhiều, em chưa có điều kiện đi sâu tìm hiểu chuyên đề cho nên chuyên đề của em không tránh khỏi có những sai sót. Em rất mong có được sự nhiệt tình đóng góp ý kiến quý báu của thầy giáo. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự tạo điều kiện và chỉ bảo tận tình của các anh chị trong phòng Kế toán của Nhà máy Quy chế Từ Sơn, cùng với sự chỉ bảo, hướng dẫn của thầy giáo TS Phạm Thành Long đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Thanh Nhàn TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính. 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp. Hà Nội: NXB Tài chính 2. Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Điều lệ Nhà máy. 3. Phòng Tài chính – kế toán, Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Báo cáo tài chính 2006, 2007, 2008. 4. PGS.TS. Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Hà Nội: NXB Đại học Kinh tế quốc dân. PHỤ LỤC 2 Một số mã và mặt hàng của Nhà máy Quy chế Từ Sơn Mã Mặt hàng Mã Mặt hàng BLMC Bulông mộc BLDF Bulông điện phân 46M Bulông cấp bền 4.6 DF46M Bulông 4.6 điện phân 46M20 Bulông cấp bền 4.6 M20 DF46M16 BL 4.6 điện phân M20 46M20X55 BL cấp bền 4.6 M20x55 DF46M16X30 BL 4.6 điện phân M16x30 46M20X95 BL cấp bền 4.6 M20x95 DF46M16X90 BL 4.6 điện phân M16x90 46M22 BL cấp bền 4.6 M22 DF56M BL 5.6 điện phân 46M22X85 BL cấp bền 4.6 M22x85 DF56M14 BL 5.6 điện phân M14 46M22X90 BL cấp bền 4.6 M22x90 DF56M14X30 BL 5.6 điện phân M14x30 46M24 BL cấp bền 4.6 M24 DF56M16 BL 5.6 điện phân M16 46M24X65 BL cấp bền 4.6 M24x65 DF56M16X80 BL 5.6 điện phân M16x80 46M24X70 BL cấp bền 4.6 M24x70 DF66M BL 6.6 điện phân 46M24X80 BL cấp bền 4.6 M24x80 DF66M10 BL 6.6 điện phân M10 46M30 BL cấp bền 4.6 M30 DF66M10X30 BL 6.6 điện phân M10x30 46M30X70 BL cấp bền 4.6 M30x70 DF66M10X80 BL 6.6 điện phân M10x80 46M30X80 BL cấp bền 4.6 M30x80 DF66M10X90 BL 6.6 điện phân M10x90 ................. ...................................... .................. ....................................