Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

ng qua các hình thức như: tìm kiếm trên mạng, qua các hội chợ, danh bạ điện thoại; tham gia thực hiện các thủ tục với cơ quan hải quan để lấy hàng, lưu trữ và quản lý các loại hợp đồng: Hợp đồng mua bán, thuê kho nhà xưởng, nhập khẩu hàng hóa, quản lý hàng hóa về mặt số lượng và chất lượng tại các kho hàng của Công ty, tiến hành xắp xếp kho hàng khoa học để đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa được thuận lợi.ung cấp đúng, đủ vật tư hàng hóa cho các bộ phận có nhu cầu trên cơ sở đề nghị xuất hàng đã có xét duyệt. Thực hiện các công việc do ban giám đốc giao với khẩu hiệu: “Đừng bao giờ xa rời mục tiêu”. Khác với phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán có nhiệm vụ: Báo cáo vê tình hình hoạt động tài chính cho Giám đốc Công ty hàng tháng; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và tình hình biến động vốn và tài sản nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý về tài chính của Công ty; thực hiện phát hành, bảo quản lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán môộ cách đầy đủ, có hệ thống theo đúng quy định Nhà nước và Công ty, thực hiện nghiêm chế độ bảo mật các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán và thông tin về chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của Công ty; kiểm tra và thường xuyên đối chiếu tình hình nhập xuất hàng hoá tại kho. Phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất kho hàng hoá theo quy định; kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, các khoản tạm ứng, tình hình thanh toán tạm ứng để đôn đốc hoặc báo cáo và đề xuất xử lý các trường hợp nợ kéo dài không đúng quy định; kiểm tra, kiểm soát quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty, đối chiếu só dư hàng ngày. Ngoài ra, Phòng kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ chính sách quy định, quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty để kịp thời ngăn chặn các vụ việc làm sai quy định. Là một doanh nghiệp thương mại, Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ chốt của Công ty, phòng Kinh doanh bao gồm có ba phòng nhỏ: Thứ nhất, Phòng kinh doanh bán lẻ: Đây là phòng chuyên tổ chức mạng lưới bán lẻ của Công ty, bán hàng trực tiếp cho người sử dụng, đàm phán ký kết các hợp đồng bán lẻ máy photocopy, xây dựng kế hoạch kinh doanh, khai thác bán hàng, bán lẻ để hoàn thành doanh số công ty giao, thực hiện các gói thầu nhỏ ở phạm vi chào hàng cạnh tranh, thực hiện quy trình kinh doanh của khối kinh doanh. Thứ hai, Phòng Marketing, khác với phòng Kinh doanh bán lẻ, Phòng Marketing có những chức năng nhiệm vụ sau: tổ chức mạng lưới kênh phân phối, tập trung khai thái thị trường khách hàng, hỗ trợ các công ty phân phối trong việc làm dự án cung cấp may photocopy, tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, khai thác khách hàng để hoàn thành doanh số công ty giao, đàm phán ký kết các hợp đồng bán lẻ, thực hiện quy trình phân phối của khối kinh doanh. Thứ ba, Phòng Kinh doanh dự án: Đóng góp vào hoạt động Công ty, phòng Kinh doanh dự án tìm kiếm khách hàng là các dự án lớn nhằm cung cấp các thiết bị Công ty cung cấp; thực hiện hồ sơ thầu; thực hiện quy trình đấu thầu ở khối kinh doanh. Là nơi xử lý các vấn đề kỹ thuật, Phòng Kỹ thuật cũng là một trong những phòng rất quan trọng của Công ty, có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện quy trình dịch vụ kỹ thuật theo định hướng của Công ty, hoàn thành doanh số của công ty giao, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh lành mạnh thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo uy tín. Để làm được điều đó, Phòng thường xuyên đào tạo đội ngũ nhân viên đầy đủ cả kiến thức về kỹ thuật và giao tiếp khách hàng, xây dựng mức giá và dịch vụ có tính cạnh tranh cao, tập trung tìm kiếm, thu hút khách hàng mới sử dụng dịch vụ của công ty, xây dựng kế hoạch chiến lược: Phát triển khách hàng, dịch vụ kỹ thuật, phát triển doanh thu, thực hiện nhiệm vụ theo phương châm: “ Kịp thời – Sáng tạo – Đạt hiệu quả cao”. Phòng Kỹ thuật gồm có bốn phòng nhỏ: Phòng Dịch vụ, Phòng Cơ sở khoa học, Phòng Thuê máy và Phòng Hỗ trợ kỹ thuật. Mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau (Sơ đồ 1-1 – Tr.14): SƠ ĐỒ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt GIÁM ĐỐC P.Kinh Doanh Phòng Kế toán P. Kỹ Thuật P.Xuất Nhập Khẩu Hỗ trợ kỹ thuật Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán Thuế Kế toán Tổng hợp Phòng Thuê Máy Phòg CS KH Phòg Dịch Vụ Phòg Kinh doanh Dự án Phòng Mar- keting Phòng Kinh Doanh bán lẻ Sửa chữa Bảo trì 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 1.2.1 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, là mô hình tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Công ty. Ở các bộ phận khác như kho, bán hàng...bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Theo mô hình này, Công ty chỉ có một phòng kế toán tập trung bao gồm Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ và kế toán hàng hóa. Mỗi kế toán phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ riêng: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra công việc của các kế toán phần hành; theo dõi việc thực hiện quy trình, quy định tài chính của các kế toán tại các bộ phận; báo cáo tình hình thu, chi của Công ty lên Giám đốc; phân tích báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty; khóa sổ kế toán và khớp đúng các số liệu liên quan; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao. Kế toán hàng hóa là người ghi chép các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập khẩu, hợp đồng ngoại, tờ khai hải quan, hóa đơn chứng từ nhập hàng trong nước của bộ phận nhập hàng chuyển tới; phân bổ chi phí nhập hàng vào giá vốn hàng hóa cho từng hợp đồng nhập khẩu; kiểm soát giá cả hàng nhập xuất tại Công ty; cập nhật, theo dõi và thống kê toàn bộ hàng hóa nhập trong tháng, phản ánh tình hình nhập – xuất hàng hóa căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đã được kiểm tra đầy đủ. Cuối tháng Kế toán hàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu hàng hóa với Thủ kho; cập nhật hàng hóa xuất dùng vào chi phí trên cơ sở có sự đồng ý của trưởng bộ phận xuất dùng và phê duyệt của Giám đốc, đồng thời lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao. Kế toán công nợ có nhiệm vụ hạch toán chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả của Công ty; cập nhật, theo dõi, giám sát chặt chẽ các khoản công nợ phải thu đến hạn, quá hạn để thu hồi công nợ kịp thời, giảm thiểu tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn của Công ty; lưu giữ toàn bộ các chứng từ, hợp đồng mua, bán, chứng từ chấp nhận và cam kết thanh toán của khách hàng; tổ chức theo dõi, cập nhật, thống kê và phân loại từng loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, chấp hành đúng kỷ luật và chế độ thanh toán; ập chứng từ bù trừ công nợ phải thu và công nợ phải trả trên cơ sở thỏa thuận về việc thanh toán bù trừ giữa công ty với khách hàng; lập dự phòng và báo cáo kịp thời lên cấp trên đối với các khoản nợ có khả năng không thu hồi được; trực tiếp đi thu công nợ của khách hàng, lập giấy xác nhận công nợ và gửi tới cho khách hàng. Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và nắm được toàn bộ số thuế và các khoản phải nộp trong tháng với nhà nước theo thông báo thuế, đồng thời phải liên tục cập nhật, theo dõi chi tiết vào thông báo các hạn mức thời gian của các khoản phải nộp lên phụ trách bộ phận, đảm bảo nguyên tắc: Nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời; theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải nộp với nhà nước; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công viêc được phân công. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình tình thực tế của Công ty, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ để hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán tiêu thụ nói riêng. Việc ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Cùng với hình thức ghi sổ này bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phức tạp về số lượng và chủng loại, gồm có: Các sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản. Trong kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng các loại sổ đặc thù và có quá trình ghi sổ như sau: Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào các chứng từ bán hàng gồm Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho để vào các Sổ chi tiết bán hàng gồm có: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, các Chứng từ ghi sổ. sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Cuối kỳ, kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt HĐ Bán hàng và các chứng từ liên quan Chứng từ Ghi sổ Sổ cái Tk 156,511, 632, 641, 642... Sổ chi tiết Tk 156, 511, 641, 642... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 2.1.1 Phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng Trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, một doanh nghiệp thương mại muốn bán được hàng thì nhất thiết phải có các chính sách tiêu thụ hợp lý và đạt hiệu quả. Lựa chọn cho mình kênh bán hàng nào phù hợp chính là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ cho doanh nghiệp. Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm máy thiết bị văn phòng, sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm: máy Fax, máy In, máy Photocopy và các vật tư đi kèm: đèn chụp, chân máy, mực chống gạt, từ, lò ép, lò sấy...của hãng Fụji Xerox. Ngoài ra công ty cũng cung cấp các mặt hàng, thiết bị văn phòng của các hãng khác theo yêu cầu của khách hàng: Canon, Nikko...Do đó, Công ty thực hiện tiêu thụ theo hai phương thức: Bán buôn và Bán lẻ. Phương thức bán buôn: Công ty có hệ thống đại lý rộng khắp các tỉnh phía Bắc. Các đại lý sẽ là trung gian thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá giữa Công ty và khách hàng của Công ty tại các tỉnh. Theo phương thức này, tất cả việc tiêu thụ hàng hoá đều phải ký kết qua hợp đồng do phòng kinh doanh dự án thực hiện và các đại lý sẽ mua hàng với giá thoả thuận theo chính sách giá riêng được Công ty áp dụng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là: Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao hàng. Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Phương thức bán lẻ: Nghiệp vụ bán lẻ của Công ty do phòng kinh doanh bán lẻ thực hiện. Khách lẻ của Công ty có thể đến tận Công ty giao dịch với nhân viên phòng kinh doanh bán lẻ yêu cầu mua hàng. Khách hàng có thể nhận hàng ngay tại Công ty và tự vận chuyển hoặc nếu có yêu cầu thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Ngoài ra khách lẻ của Công ty có thể mua hàng qua điện thoại, khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng có thể gọi điện yêu cầu mua hàng, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Phí vận chuyển do thoả thuận giữa Công ty với khách hàng. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, và sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Tại kho của Công ty, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng thủ kho tính ra số nhập, xuất, tồn trên thẻ kho và đối chiếu với số lượng trên sổ chi tiết hàng hoá tại phòng kế toán. Tài khoản sử dụng để hạch toán trong các phương thức tiêu thụ gồm có: Tài khoản 156 -“Hàng hoá”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị hiện có của: Hàng hoá tồn kho và xuất, nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập kho thực tế. Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau: Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ Bên Có: Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán Dư Nợ: Trị giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này được sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ Kết cấu nội dung phản ánh của tài khoản 632 như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Tk 632 cuối kỳ không có số dư TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có tiểu khoản 5111- Doanh thu bán hàng: TK này phản ánh tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ TK 5111 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. 2.1.2 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn Theo phương thức này, hàng được giao tại kho của Công ty. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với các đại lý. Dựa trên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, phòng kế toán lập Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Sau đó, căn cứ vào Hoá đơn GTGT đã lập, kế toán lập Phiếu xuất kho chuyển xuống cho bộ phận kho làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày chứng từ được chuyển lại phòng kế toán để kế toán hàng hoá làm căn cứ ghi sổ. Phiếu xuất kho theo phương thức bán buôn của Công ty có mẫu như sau: Biểu số 2-1: Phiếu Xuất kho của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt theo phương thức bán buôn Đơn vị: Công ty CP SX & KD Máy văn phòng Việt Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 9 năm 2008 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: P.Kinh doanh Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho: Công ty Địa điểm: Số 10 Hồ Xuân Hương Stt Tên hàng Mã hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 2 3 4 1 Mực 1220D 3017 ống 20 450 000 9 000 000 2 Máy fax 3200 9003 Cái 10 1.159.091 11 590 910 Cộng 20 590 910 Tổng số tiền(bằng chữ):Hai mươi triệu năm trăm chín mươi nghìn chín trăm mười đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 10 tháng 09 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi xuất kho hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi tổng hợp nhập xuất tồn, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết Tk 156 và sổ chi tiết TK 632-phản ánh giá vốn hàng bán bằng bút toán ghi sổ sau: Nợ TK 632 Có TK 156: Trị giá hàng đã tiêu thụ Mẫu Chứng từ ghi sổ của Công ty như sau: Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 012 Ngày 01 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 632 632 156 156 84 154 000 155 163 000 Cộng 239 317 000 Kèm theo: 02 chứng từ gốc Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt tháng 9/2008 như sau: Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632 SỔ CHI TIẾT TK 632 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 5004 5005 1/9 Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 156 156 84 154 000 155 163 000 3/9 5006 5007 5008 3/9 Bán mực DP235/514 Bán mực TP12 Bán máy XR455 156 156 156 1 319 476 11 500 000 20 144 000 6/9 5009 5010 5011 5012 5013 6/9 Bán máy đếm tiền Bán máy photo V212 Bán máy V256 Bán máy V346 Bán Gạt mực 156 156 156 156 156 55 454 545 18 285 308 29 727 273 71 000 000 92 011 800 ... ... ... ... ... Cộng PS 4 009 400 930 0 Từ các chứng từ gốc, kế toán định khoản vào TK Doanh thu bán hàng theo bút toán sau: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Sau đó, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập để lên sổ cái các TK 511, 632. Sổ cái TK 632 tháng 9/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-4: Sổ Cái TK 632 SỔ CÁI TK 632 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 12 1/9 CTGS-PXK 156 239 317 000 3/9 31 3/9 CTGS-PXK 156 32 963 476 6/9 51 6/9 CTGS-PXK 156 266 478 926 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 381 CTGS-Kết chuyển Gvhb 911 4 009 400 930 Cộng phát sinh 4 009 400 930 4 009 400 930 Số dư cuối kỳ 2.1.3 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này, khi khách hàng có yêu cầu sẽ đến trao đổi trực tiếp tại phòng kinh doanh bán lẻ. Các chứng từ dùng để hạch toán ban đầu gồm có: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT.. Mẫu Hoá đơn GTGT của Công ty như sau: Biêủ số 2-5: Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKL-3LL Liên 1:Lưu AB/2008B Ngày 10/9/2008 Số: 005402 Đơn vị bán hàng: Công ty CP SX và KD Máy văn phòng Việt Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101440208 ------------------------------------------------------------------------------------------------- Họ tên người mua hàng: Trần Anh Khang Tên đơn vị: Khách lẻ Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy photo V212 Cái 1 21 000 000 21 000 000 Cộng tiền hàng 21 000 000 Thuế xuất GTGT 10% tiền thuế GTGT 2 100 000 Tổng cộng thanh toán 23 100 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Từ hoá đơn GTGT, kế toán vào chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp... Sổ chi tiết TK 511 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-6: Sổ Chi tiết TK 511 SỔ CHI TIẾT TK 511 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 5004 5005 1/9 Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 131 112 88 350 300 162 162 000 3/9 5006 5007 5008 3/9 Bán mực DP235/514 Bán mực TP12 Bán máy XR455 111 111 112 1 720 250 13 520 500 24 264 000 6/9 5009 5010 5011 5012 5013 6/9 Bán máy đếm tiền Bán máy photo V212 Bán máy V256 Bán máy V346 Bán Gạt mực 112 111 112 131 131 60 454 500 21 000 000 33 900 000 76 590 000 99 271 090 ... ... ... ... ... Cộng PS 0 5 119 000 090 Sau đó kế toán căn cứ vào Phiếu thu hoặc Giấy báo Có của ngân hàng để ghi sổ chi tiết TK 111, 112... Và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lên sổ cái các TK 511, 632 và các TK liên quan. Sổ cái TK 511 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được tổng hợp ở bảng sau: Biêủ số 2-7: Sổ cái TK 511 SỔ CÁI TK 511 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 13 1/9 CTGS-HĐBH 131 112 88 350 300 162 162 000 3/9 32 3/9 CTGS-HĐBH 111 112 15 240 750 24 264 000 6/9 52 6/9 CTGS-HĐBH 111 112 131 21 000 000 94 354 500 175 861 090 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 380 CTGS-Kết chuyển DT 911 5 119 000 090 Cộng phát sinh 5 119 000 090 5 119 000 090 Số dư cuối kỳ 2.2 Thực trạng kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 2.2.1 Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng Kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp thương mại chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí kinh doanh trong kỳ gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Nó được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ và được tính như sau: Kết quả Tổng số Giá Chi Chi phí tiêu thụ doanh thu vốn phí quản lý hàng hoá = thuần về - hàng - bán - doanh (Lãi/Lỗ) tiêu thụ bán hàng nghiệp Trong đó: Tổng số Tổng số Giảm Doanh thu doanh thu = doanh thu - giá - hàng bán thuần về thực tế hàng bị trả lại tiêu thụ bán Kết quả hoạt động có thể xác định theo loại hoạt động, theo ngành hàng hoặc theo tính tổng quát. Kỳ báo cáo kết quả có thể là tháng, quý, 6 tháng hoặc năm tuỳ yêu cầu quản lý và chế độ kế toán hiện hành được áp dụng tại doanh nghiệp. Để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 641 - “Chi phí bán hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kinh doanh TK 641 có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả tiêu thụ. TK 641 cuối kỳ không có số dư. Tại Công ty, TK 641 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 6411- Chi phí nhân viên TK 6412- Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6415- Chi phí bảo hành TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418- Chi phí bằng tiền khác TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kinh doanh. Nội dung và kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển sang TK 911 đế xác định kết quả tiêu thụ. Tk 642 không có số dư cuối kỳ TK 642 của Công ty được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425- Thuế, phí và lệ phí TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428- Chi phí bằng tiền khác TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Chi phí thuộc hoạt động bán hàng bao gồm: Giá vốn hàng bán; Chi phí bán hàng; Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển lãi của hoạt động bán hàng Bên Có: Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng Kết chuyển lỗ của hoạt động bán hàng TK 911 không có số dư cuối kỳ Kết quả tiêu thụ của Công ty được biểu hiện qua chỉ tiêu “Lỗ” hay “Lãi” từ hoạt động tiêu thụ. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác, như: TK 632, TK 511...đã được trình bày ở phần trên. 2.2.2 Kế toán kết quả tiêu thụ Kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt bao gồm: Kế toán chi phí bán hàng, Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp và Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thực hiện các nghiệp vụ về tiêu thụ hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện được trong kỳ của hoạt động tiêu thụ. Hàng ngày, khi phát sinh các chi phí phục vụ cho hoạt động tiêu thụ, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng tính và phân bổ tiền lương và BHXH, Phiếu chi tiền mặt...tiến hành định khoản vào TK 641. Cuối kỳ các số liệu chi tiết về chi phí bán hàng sẽ được tập hợp và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty được khái quát như sau: Sơ đồ 2-1: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đ­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT TK133 TK 641 CP nhân viên bán hàng Kết chuyển CPBH để XĐKQ TK 335 CP dịch vụ mua ngoài và CP bằng tiền khác TK 111,112,331 CP bảo hành hàng hoá TK 334, 338 TK 111, 112 TK 152 TK 153,(1421) TK 911 CP vật liệu cho bán hàng CP CCDC bán hàng Các khoản ghi giảm CPBH TK 142(2) CPBH chờ KC KC CPBH Sau đó căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ, vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết TK 641. Sổ chi tiết TK 641 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-8: Sổ Chi tiết TK 641 SỔ CHI TIẾT TK 641 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 00542 01882 1/9 Chi mua VPP CP vận chuyển 111 111 2 200 000 4 100 000 3/9 12250 00018 3/9 CP vận chuyển Tiền xăng xe vận chuyển hàng 111 111 3 800 000 200 000 5/9 01186 01194 05524 5/9 Trả tiền ĐT phòng KD bán l ẻ Trả tiền ĐT phòng KD DA CP Quảng cáo 111 111 111 1 468 500 1 325 000 8 800 000 ... ... ... ... Cộng PS 708 525 000 0 Từ các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ cái TK 641. Sổ cái TK 641 tháng 9/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-09: Sổ Cái TK 641 SỔ CÁI TK 641 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 15 1/9 CTGS-CPBH 111 6 300 000 3/9 36 3/9 CTGS-CPBH 111 4 000 000 5/9 49 6/9 CTGS-CPBH 111 11 593 500 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 382 CTGS-Kết chuyển CPBH 911 708 525 000 Cộng phát sinh 708 525 000 708 525 000 Số dư cuối kỳ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là chi phí thời kỳ, giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được bù đắp bởi các khoản thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, hoạt động tài chính thuộc kỳ xác định kết quả kinh doanh. Tương tự như kế toán chi phí bán hàng, hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản vào TK 642. Cuối kỳ các số liệu chi tiết về chi phí quản lý sẽ được kế toán tập hợp và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty được khái quát như sau: Sơ đồ 2-2: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn Phòng Việt Thuế GTGT được khấu trừ Trích lập dự phòng pthu khó đòi CP dụng cụ quản lý TK133 TK 153,142(1) TK 334,338 TK 642 TK 111,112 TK 911 TK 214 TK 333 TK 139 CP nhân viên QLDN CP KHTSCĐ Thuế, phí,lệ phí phải nộp TK 111,112,331 CP dịch vụ mua ngoài Và CP bằng tiền khác Các khoản ghi giảm CPQLDN Kết chuyển CPQLDN TK 1422 CPQLDN chờ KC KC Sau đó, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ, vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết TK 642. Sổ chi tiết TK 642 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-10: Sổ Chi tiết TK 642 SỔ CHI TIẾT TK 642 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 00542 0017 1/9 Chi mua VPP Học phí BDCB 111 111 1 125 000 600 000 3/9 00550 169 3/9 Mua giá đỡ TL Mua TL và sách kế toán Tiếp khách 111 111 111 55 000 375 500 5 000 000 5/9 01171 01193 11005 5/9 Trả tiền điện thoại phòng KT Trả tiền ĐT VP Tiếp khách VP 111 111 111 1 118 500 1 890 000 755 000 ... ... ... ... Cộng PS 340 250 000 0 Từ các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ cái TK 642. sổ cái TK 642 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau; Biểu số 2-11: Sổ Cái TK 642 SỔ CÁI TK 642 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 15 1/9 CTGS-CPQL 111 1 725 000 3/9 36 3/9 CTGS-CPQL 111 5 430 500 5/9 49 6/9 CTGS-CPQL 111 3 763 500 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 382 CTGS-Kết chuyển CPQL 911 340 250 000 Cộng phát sinh 340 250 000 340 250 000 Số dư cuối kỳ Kế toán xác định kết quả tiêu thụ: Việc xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được xác định vào cuối tháng. Để phản ánh kết quả tiêu thụ trong kỳ, kế toán Công ty sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Sau khi thực hiện khoá sổ kế toán, kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu tiêu thụ, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Cụ thể căn cứ vào các số liệu phát sinh trong tháng 9/2008 kế toán kết chuyển như sau: Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Nợ TK 511 : 5 119 000 090 Có TK 911 : 5 119 000 090 Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 : 4 009 400 930 Có TK 632 : 4 009 400 930 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 : 708 525 000 Có TK 641 : 708 525 000 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 : 340 250 000 Có TK 642 : 340 250 000 Kết chuyển kết quả tiêu thụ Nợ TK 911: 60 824 160 Có Tk 421: 60 824 160 Các bút toán trên được ghi vào thời điểm cuối tháng trên các Chứng từ ghi sổ kết chuyển. Cụ thể các Chứng từ ghi sổ kết chuyển tháng 9/2008 của Công ty như sau: Biểu số 2-12: Chứng từ ghi sổ-Kết chuyển DTBH CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 380 , Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển doanh thu bán hàng 5111 911 5 119 000 090 Cộng 5 119 000 090 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Biểu số 2-13: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển GVHB CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 381 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển gía vốn hàng bán 911 632 4 009 400 930 Cộng 4 009 400 930 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Biểu số 2-14: Chứng từ ghi sổ-kết chuyển CPBH, CPQLDN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 382 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 708 525 000 Kết chuyển chi phí quản lý DN 911 642 340 250 000 Cộng 1 048 775 000 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Biểu số 2-15: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển kết quả tiêu thụ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 383 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển kết quả tiêu thụ 911 421 60 824 160 Cộng 60 824 160 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Sau khi kết chuyển, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lập Sổ cái TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Sổ cái TK 911 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-16: Sổ Cái TK 911 SỔ CÁI TK 911 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH Ngày thang Nợ Có A B C D E 1 2 G 30/09 380 30/09 CTGS-Kết chuyển DT 5111 5 119 000 090 30/09 381 30/09 CTGS-Kết chuyển GVHB 632 4 009 400 930 30/09 382 30/09 CTGS-Kết chuyển CPBH 641 708 525 000 30/09 382 30/09 CTGS-Kết chuyển CPQLDN 642 340 250 000. 30/09 383 30/09 CTGS-Kết chuyển kết quả tiêu thụ 421 60 824 160 Cộng số phát sinh 5 119 000 090 5 119 000 090 Kế toán căn cứ vào Sổ Cái TK 911 để ghi Sổ Cái TK 421 và lập các báo cáo tài chính cần thiết cho công tác quản lý của Công ty cũng như theo yêu cầu của các cơ quan chức năng. Phần 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất vầ Kinh doanh Máy văn phòng Việt Có thể nói, lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ là hoạt động chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Hiểu rõ tầm quan trọng đó, trong quá trình tồn tại và phát triển tới nay, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt luôn luôn tổ chức tốt các khâu từ mua hàng đến tiêu thụ để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất. Góp phần vào thành công đó là sự nỗ lực, cố gắng chung của toàn Công ty, và trong đó không thể không kể đến bộ phận kế toán. Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt luôn dành sự chú trọng đến công tác kế toán trong đơn vị và đã đạt được những thành tựu nhất định. Về bộ máy kế toán Kể từ khi thành lâp, đặc biệt là những năm gần đây, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã có những bước phát triển không ngừng, thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng, uy tín với khách hàng cũng ngày càng tăng lên. Có được thành tích đó không thể không kể đến vai trò của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức và thực hiện hiệu quả, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về công ty và tình hình thực hiện các hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ, là cơ sở cho các quyết định quản lý kịp thời của Ban giám đốc. Phòng kế toán là một bộ phận đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, hợp lý trong đó có quy định rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đã đảm bảo có sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên, Hơn nữa, việc tập trung hạch toán ở một nơi sẽ là cơ chế ràng buộc về vấn đề tài chính, thu, chi, cũng như hạn chế được bộ máy lao động cồng kềnh. Ngoài ra Công ty có thể tăng cường giám sát trong việc hạch toán chi phí, doanh thu, làm giảm đi những sai sót cố ý nhằm mục đích tư lợi cá nhân. Tuy nhiên, hiện tại tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất hàng tồn kho, tiêu thụ hàng hoá tại Công ty đều do kế toán hàng hoá thực hiện. Các nghiệp vụ này lại là nghiệp vụ thường xuyên của Công ty, do vậy khối lượng công việc đối với kế toán hàng hoá là rất nhiều, nếu kéo dài sẽ không tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn. Về hệ thống chứng từ tiêu thụ và quy trình luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ được Công ty sử dụng phù hợp với quy định của Nhà nước. Quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ quy định. Để quản lý và sử dụng hợp lý hàng hoá của của Công ty, tăng cường việc hạch toán kinh doanh, Công ty đã đưa công tác chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiêu thụ nói riêng vào nề nếp và duy trì được kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Nhiệm vụ hạch toán công tác tiêu thụ được giao cho kế toán hàng hoá dưới sự giám sát của kế toán trưởng. Nhìn chung công việc được thực hiện khá tốt, do kế toán có trình độ và nhiều kinh nghiệm, luôn thực hiện theo đúng quy trình kế toán. Kế toán luôn đi từ chứng từ gốc để hạch toán, và trong quá trình hạch toán kế toán luôn có sự đối chiếu hoá đơn, chứng từ của các phần hành với nhau nên hiệu quả công tác kế toán cao. Công tác luân chuyển chứng từ được Công ty tổ chức khá gọn nhẹ và linh hoạt, tuy nhiên cũng không vì thế mà làm mất đi tính chặt chẽ, chính xác và sự liên kết giữa các bộ phận trong Công ty với nhau. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, đồng thời cũng làm tăng tính đối chiếu, kiểm tra và giám sát. Về hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ Về cơ bản, Công ty áp dụng đúng và đầy đủ hệ thống các tài khoản theo chế độ ban hành, đảm bảo ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên Công ty cũng nên chú ý tới việc xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để tiện cho việc quản lý cũng như lập báo cáo và theo dõi. Đối với hàng hoá, hiện tại Công ty có nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau nhưng mới chỉ theo dõi trên TK tổng hợp 156 mà không chi tiết theo chủng loại hàng hoá, làm cho việc quản lý hàng tồn kho tương đối khó khăn. Tương tự, đối với các TK 5111 và TK 632, Công ty cũng nên chi tiết theo từng loại hàng hoá để có theo dõi được doanh thu, giá vốn, cũng như xác định được kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá. Từ đó, cung cấp thông tin chi tiết, cụ thể hơn, tạo điều kiện cho nhà quan lý ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Về công tác ghi sổ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Kế toán tiêu thụ ở Công ty được kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Hệ thống kế toán chi tiết tiêu thụ phản ánh rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của hàng hoá. Cùng với việc kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho kế toán chi tiết hàng hoá đã cung cấp thông tin hàng tháng cho ban lãnh đạo Công ty, giúp lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã tập hợp đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá đã phản ánh đầy đủ tình hình thực tế tiêu thụ thông qua việc theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho hàng hoá. Cung cấp số liệu cho kế toán kết quả tiêu thụ tính đúng và xác định chính xác kết quả lãi, lỗ trong kỳ kinh doanh của Công ty. Mọi vấn đề liên quan đến công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ được ban lãnh đạo Công ty quan tâm và có những biện pháp giải quyết kịp thời, do Công ty nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiêu thụ - là công cụ tạo ra lợi nhuận cho Công ty. Chính nhờ sự quản lý thống nhất giữa các bộ phận đã tạo điều kiện hoàn thiện hơn cho Công ty để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Tuy nhiên, về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý, hiện tại Công ty đang hạch toán toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí quản lý, mà không phân biệt TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và TSCĐ dùng cho quản lý. Điều này tuy không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh nhưng làm sai lệch bản chất của chi phí, làm ảnh hưởng tới công tác quản lý chi phi kinh doanh. Một số khoản chi không phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh như: Chi thăm hỏi người ốm, tiền phúng viếng đám ma...nhưng Công ty vẫn hạch toán vào chi phí bán hàng, điều này là trái với quy định và các chi phí này sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thu nhập chịu thuế. Về hạch toán doanh thu tiêu thụ và giá vốn hàng bán, Công ty mới chỉ hạch toán doanh thu và giá vốn chung cho tất cả các loại hàng hoá mà không theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá, và do đó Công ty chỉ xác định được kết quả tiêu thụ chung chứ không xác định kết quả tiêu thụ riêng của từng loại hàng hoá, làm cho công tác quản lý và việc ra quyết định khó khăn hơn. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung. Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và đã đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý của Công ty. Tuy nhiên, hiện nay bộ máy kế toán của Công ty đang gồm có bốn thành viên, trong đó, kế toán hàng hoá là người chịu trách nhiệm ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới nhập-xuất và tiêu thụ hàng hoá. Do đặc điểm là một doanh nghiệp thương mại nên các nghiệp vụ về nhập, xuất và tiêu thụ hàng hoá của Công ty là nghiệp vụ thường xuyên. Đặc biệt trong tương lai khi mà quy mô của Công ty ngày càng lớn, hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển thì các nghiệp vụ này diễn ra với mật độ và số lượng ngày càng nhiều hơn. Làm cho công việc của kế toán hàng hoá là rất nhiều, và khó có thể đảm bảo cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhà quản lý. Vì vậy theo em Công ty vẫn nên giữ mô hình kế toán tập trung để phát huy những ưu điểm của nó nhưng cũng nên bổ xung thêm một kế toán viên nữa để giảm bớt công việc của kế toán hàng hoá, tạo điều kiện chuyên môn hoá công việc, nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán cũng như hiệu quả kinh doanh cho công ty. Khi đó kế toán hàng hoá có thể tách thành kế toán hàng tồn kho và kế toán tiêu thụ. Kế toán hàng tồn kho sẽ chịu trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ liên quan tới biến động hàng tồn kho, theo dõi Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá. Còn kế toán tiêu thụ sẽ chịu trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ liên quan tới tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá. Khi đó mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán tiêu thụ 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ Hiện nay mặc dù vẫn áp dụng đầy đủ hệ thống tài khoản theo chế độ ban hành, nhưng Công ty cũng nên chú ý tới việc xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để tiện cho việc quản lý, lập báo cáo cũng như theo dõi. Hơn nữa, việc ra quyết định quản lý phụ thuộc rất lớn vào tính chính xác, kịp thời của thông tin tài chính kế toán. Vì thế đối với những dữ liệu kế toán nói chung và đối với hệ thống tài khoản nói riêng, việc chi tiết một cách hợp lý sẽ góp phần làm tăng hiệu quả của quyết định quản lý. Quản lý càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu thì thông tin thu được càng có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh của Công ty bấy nhiêu. Theo ý kiến của em, đối với hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ, Công ty nên chi tiết cho từng loại hàng hoá để tiện cho việc theo dõi, và cũng là để có thể xác định được kết quả tiêu thụ đối với từng loại hàng hoá, nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán. Các tài khoản đó là TK 156, TK 5111 và TK 632. Có thể tiến hành chi tiết các tài khoản như sau: Tài khoản 1561: Hàng hoá Được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: TK 15611 - Đèn TK 15612 - Mực TK 15613 - Băng tải TK 15614 - Máy... Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng Tài khoản doanh thu bán hàng có thể chi tiết thành các TK cấp 3 như sau: Tài khoản này sẽ được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: TK 51111 - Đèn TK 51112 - Mực TK 51113 - Băng tải TK 51114 - Máy.... TK 632 – Giá vốn hàng bán Tương tự như tài khoản 156 và TK 5111, tài khoản 632 cũng nên được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá, cụ thể như sau: TK 6321 - Đèn TK 6322 - Mực TK 6323 - Băng tải TK 6324 - Máy.... Ngoài ra, cùng với việc chi tiết các tài khoản, Công ty cũng nên mở sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Hiện nay Công ty đang có những khách hàng lớn, thường xuyên, khách hàng là bạn hàng lâu năm. Đây chính là nguồn đầu ra ổn định cho Công ty. Nhưng vấn đề đặt raở đây là quản lý nhóm khách hàng này như thế nào để có những quyết định hợp lý cho việc khai thác tốt nhất nhóm khách hàng này mà vẫn giữ được uy tín và mối quan hệ tốt đẹp của Công ty với khách hàng. Và việc đưa ra chính sách quản lý gì, cụ thể thế nào phụ thuộc rất lớn vào những thông tin từ bộ máy kế toán cung cấp. Thông tin càng rõ ràng, cụ thể thì càng hỗ trợ cho bộ máy quản lý của Công ty. Hiện nay, Công ty không sử dụng sổ kế toán tiêu thụ chi tiết để quản lý các thông tin liên quan đến nhóm khách hàng nêu trên. Do vậy theo em nghĩ việc mở sổ theo dõi riêng quá trình tiêu thụ liên quan đến nhóm khách hàng này là rất cần thiết và hữu ích. Các thông tin phản ánh trên bộ sổ này cũng là nguồn cung cấp hữu ích cho công tác kế toán quản trị, sổ có thể được mở theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT TÌNH HÌNH TIÊU THỤ Tháng...Năm... Đối tượng: Khách hàng M STT Chứng từ SH NT Mặt hàng Doanh thu Khoản giảm trừ DT Giá vốn Lợi nhuận gộp 1 2 3 4 5 6 7 8 1 -HĐBH -PXK Đèn 2 -HĐBH -PXK Mực 3 ... ... Ngoài việc theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ theo đối tượng thụ, việc xác định được sự thay đổi về doanh số, cũng như chi phí bỏ ra cho từng mặt hàng hàng tháng là rất cần thiết. Vì vậy, theo em Công ty cũng nên thực hiện phân tích tình hình tiêu thụ hàng hoá hàng tháng, để thấy được những biến động bất thường của từng mặt hàng, từ đó có những biện pháp kịp thời cải thiện và thúc đẩy tiêu thụ. Việc phân tích này có thể thực hiện bằng cách lập Bảng phân tích doanh thu, chi phí hàng tháng theo mẫu sau: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ Tháng... Năm... STT Mặt hàng DT tháng trước DT tháng này Chênh lệch % tăng (giảm) CP tháng trước CP tháng này Chênh lệch % tăng (giảm) 1 Đèn 2 Mực 3 Máy ... ... Từ bảng phân tích tiêu thụ ở trên, nhà quản trị có thể thấy được những mặt hàng nào có biến động về doanh thu, chi phí, sự biến động đó theo chiều hướng nào, có tương ứng với nhau không...từ đó có thể đưa ra những quyết định hợp lý. Mặt hàng nào có doanh thu tăng mạnh thì tiếp tục phát huy, tăng nguồn hàng, giảm thì tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp thích hợp. Mặt hàng nào có chi phí tăng thì xem xét chi phí tăng là do nguyên nhân nào: Do doanh thu tăng, do lãng phí, hay do ảnh hưởng của các nhân tố khác...từ đó có những biện pháp kịp thời nhằm tiết kiệm chi phí, đem lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty. 3.2.4 Về việc ứng dụng kế toán máy vào công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ làm hình thức ghi sổ kế toán và công tác lập sổ và tính toán còn đang thực hiện trên Excel. Kế toán thủ công cũng có những ưu điểm riêng của nó nhưng trong điều kiện vi tính hoá công tác kế toán như hiện nay thì nó không còn thực sự thích hợp. Đặc biệt khi hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, với quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều thì việc ghi chép thủ công sẽ khó có thể đáp ứng được yêu cầu ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác, cung cấp thông tin cho nhà quản trị một cách nhanh và chính xác nhất. Vì vậy, vi tính hoá công tác kế toán đang dần trở thành một xu hướng tất yếu. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán, mỗi phần mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng, hơn nữa hình thức Chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng cũng khá đơn giản và thuận tiện cho Công ty khi chuyển đổi sang sử dụng kế toán máy. Do vậy, theo em, Công ty nên tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm để áp dụng sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán. Tuy nhiên, khi sử dụng kế toán máy, Công ty cần phải có chính sách đào tạo và đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty nói chung và trong phòng kế toán nói riêng cho phù hợp. Bởi vì, khi khoa học công nghệ đã có nhiều thay đổi, chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước đã có những đổi mới, để có thể nắm bắt được những thay đổi này đồng thời tận dụng được những thuận lợi và hạn chế những khó khăn do những thay đổi đó tạo ra, Công ty phải có những chính sách phù hợp để bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên trong toàn Công ty. Vì trong mọi điều kiện, thì con người vẫn luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định chủ yếu đến sự thành công của Công ty. KẾT LUẬN Quá trình tìm hiểu thực tế đã cho em thấy công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thương mại. Nhận thức được vai trò đó, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã vận dụng linh hoạt các Quy định của Bộ tài chính cũng như không ngừng đổi mới, hoàn thiện công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ nói riêng, và đã thu được những thành tựu to lớn, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của Công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định mà Công ty cần phải khắc phục để kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với tình hình mới của Công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giáo – PGS.TS Nguyễn Văn Công cũng như sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các anh, chị phòng kế toán Công ty trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt, đã giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình. Tuy nhiên do thời gian thực tập không nhiều cũng như sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm, chuyên đề của em không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn. Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2008 Sinh viên Đinh Thị Hương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - NXB Đại học Kinh tế quốc dân 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính – 2006 Quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ tài chính Sổ sách, báo cáo của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 2008. www.vcopy.biz www.webketoan.com