Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa

Tài khoản sử dụng Tài khoản để sử dụng để hạch toán là TK 641: Chi phí bán hàng Chứng từ sử dụng làm căn cứ ghi sổ: Các chứng từ về tiền lương - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Các chứng từ khác như giấy báo nghỉ ốm.. - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH( mẫu số - ĐTL theo quy định số 15/2006/QĐ – BTC ) Các chứng từ khác như: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Hóa đơn dịch vụ mua ngoài như điện nước - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ( mẫu số 06- TSCĐ) - Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Hạch toán chi phi bán hàng Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ kể trên được tập hợp một lần vào cuối tháng. Kế toán tiến hành lập bảng tập hợp chi phí bán hàng ( biểu 2.20 ) chi tiết theo từng khoản mục để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Sau khi lập bảng tập hợp chi phí bán hàng, kế toán lập bảng kê số 5. Từ đó số liệu tổng hợp được ghi lên sổ cái TK 641 ( biểu 2.21) Tập hợp chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa trong tháng 10/2009 được tổng hợp qua bảng sau: Biểu 2.21 TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG (TK 641) Tháng 10 năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK 214 TK 334 và TK 338 Các TK phản ánh NKCT khác Tổng cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 1 CP nhân viên 10.055.500 10.055.500 2 CP vật liệu bao bì 3.425.000 3.425.000 3 CP dụng cụ đồ dùng 975.800 975.800 4 CP khấu hao TSCĐ 1.850.000 1.850.000 5 CP dịch vụ mua ngoài 2.575.600 2.575.600 6 CP khác bằng tiền 4.820.000 4.820.000 Cộng 3.425.000 975.800 1.850.000 10.055.500 7.395.600 23.701.900 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Biểu 2.22: SỔ CÁI TK 641 - CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 ……. Tháng 10 .......... .......... TK 111 .......... .......... 7.395.600 .......... .......... TK 152 .......... .......... 3.425.000 .......... .......... TK 153 .......... .......... 975.800 .......... .......... TK 214 .......... .......... 1.850.000 .......... .......... TK 334 và TK 338 .......... .......... 10.055.500 .......... .......... Phát sinh Nợ .......... .......... 23.701.900 .......... .......... Phát sinh Có .......... .......... 23.701.900 .......... .......... Số dư cuối tháng .......... .......... ................ .......... .......... Nợ .......... .......... ................ .......... .......... Có .......... .......... ................ .......... .......... Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2009 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, đóng dấu) Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng hoạt động. tiêu thức phân bổ là doanh thu của mỗi loại hoạt động. Công thức phân bổ như sau: CPBH phân bổ cho hoạt động A = Tổng CPBH ps trong kỳ x DT của hoạt động A Tổng DT trong kỳ Hoạt động A là một trong các hoạt động tiêu thụ hàng hóa Ví dụ: chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động bán hàng ngày 08/10/2009 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 351.450.000 x 23.701.900 = 3.085.388 2.199.833.000 Canon LBP5050 296.670.000 x 23.701.900 = 2.604.473 2.199.833.000 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung chi phí QLDN của Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Tiền lương, tiền ăn ca, các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý của Công ty. Chi phí vật liệu, dụng cụ, đồ dùng văn phòng. Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT của các loại hàng hoá, dịch vụ theo phương pháp trực tiếp, phí và các lệ phí khác ... Các chi phí khác: điện, nước, các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động, chi phí đào tạo cán bộ, chi y tế cho người lao động, chi phí công tác .... Tài khoản sử dụng Các chi phí QLDN phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng và được tập hợp vào tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng kế toán kết chuyển toàn bộ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Chứng từ sử dụng Các chứng từ về tiền lương - Bảng thanh toán tiền lương( nhân viên quản lý) - Bảng thanh toán tiền thưởng - Danh sách hưởng trợ cấp BHXH Các chứng từ khác như: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Hóa đơn dịch vụ mua ngoài như điện nước - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Biểu 2.23 : phiếu chi mua văn phòng phẩm Ví dụ: 3/10/2009: Công ty mua văn phòng phẩm phục vụ cho quản lý Đơn vị… Mẫu số 02 - TT Địa chỉ … ( Ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ- BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày 03 tháng 10 năm 2009 số : Nợ: Có : Họ và tên người nhận tiền: Hoàng thị Hồng Địa chỉ: Cửa hàng văn phòng phẩm Mai Hoa Lý do chi: chi mua văn phòng phẩm Số tiền 320.000 ( viết bằng chữ: ba trăm hai mươi nghìn) Kèm theo: 1 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Giám đốc kế toán trưởng thủ quỹ người lập phiếu người nhận tiền ( ký, họ tên (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) đóng dấu) Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ kể trên được tập hợp một lần vào cuối tháng. Kế toán tiến hành lập bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (biểu 2.23) chi tiết theo từng khoản mục để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Sau khi lập bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán lập bảng kê số 5(biểu 2.25) Tập hợp chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa trong tháng 10/2009 được tổng hợp qua bảng sau: Biểu 2.24: TẬP HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (TK 642) Tháng 10 năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK 214 TK 334 và TK 338 Các TK phản ánh NKCT khác Tổng cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 1 CP nhân viên quản lý 18.348.000 18.348.000 2 CP vật liệu quản lý 4.321.000 4.321.000 3 CP đồ dùng văn fòng 515.000 795.200 66.000 1.376.200 4 CP khấu hao TSCĐ 2.414.000 2.414.000 5 Thuế, phí và lệ phí 13.250.000 13.250.000 6 CP dự phòng 7 CP dịch vụ mua ngoài 65.800 1.972.000 2.037.800 8 CP khác bằng tiền 2.537.300 642.500 3.179.800 Cộng 4.321.000 515.000 2.414.000 18.348.000 3.398.300 2.680.500 13.250.000 44.926.800 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hoạt động. tiêu thức phân bổ là doanh thu của mỗi loại hoạt động. Công thức phân bổ như sau: CPQLDN phân bổ cho hoạt động A = Tổng CPBH ps trong kỳ x DT của hoạt đông A Tổng DT trong kỳ Hoạt động A là một trong các hoạt động tiêu thụ hàng hóa Phân bổ CPQLDN dựa vào sổ chi tiết bán hàng, sổ tổng hợp doanh thu và bảng tập hợp chi phí QLDN. Ví dụ: Phân bổ CPQLDN cho hoạt động tiêu thụ ngày 08/10/2009 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 351.450.000 x 44.926.800 = 7.177.600 2.199.833.000 Canon LBP5050: 296.670.000 x 44.926.800 = 5.508.000 2.199.833.000 Cuối tháng kế toán sẽ tổng hợp lên sổ cái TK 642( biểu 2.24) Biểu 2.25 SỔ CÁI TK 642 - CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 …… Tháng 10 .......... .......... TK 111 ......... ......... 3.398.300 ......... ......... TK 112 ......... ......... 2.680.500 ......... ......... TK 152 ......... ......... 4.321.000 ......... ......... TK 153 ......... ......... 515.000 ......... ......... TK 333 ......... ......... 13.250.000 ......... ......... TK 214 ......... ......... 2.414.000 ......... ......... TK 334 và TK 338 ......... ......... 18.348.000 ......... ......... Phát sinh Nợ ......... ......... 44.926.800 ......... ......... Phát sinh Có ......... ......... 44.926.800 ......... ......... Số dư cuối tháng ......... ......... ................ ......... ......... Nợ ......... ......... ................ ......... ......... Có ......... ......... ................ ......... ......... Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu) Biểu 2.26: BẢNG KÊ SỐ 5 TẬP HỢP CPBH (TK 641) VÀ CPQLDN (TK 642) Tháng10 năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK 214 TK 334 và TK 338 Các TK phản ánh NKCT khác Cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 I TK 641 - CPBH 3.425.000 975.800 1.850.000 10.055.500 7.395.600 23.701.900 1 CP nhân viên 10.055.500 10.055.500 2 CP vật liệu bao bì 3.425.000 3.425.000 3 CP dụng cụ đồ dùng 975.800 975.800 4 CP khấu hao TSCĐ 1.850.000 1.850.000 5 CP dịch vụ mua ngoài 2.575.600 2.575.600 6 CP khác bằng tiền 4.820.000 4.820.000 II TK 642 - CPQLDN 4.321.000 515.000 2.414.000 18.348.000 3.398.300 2.680.500 13.250.000 44.926.800 1 CP nhân viên quản lý 18.348.000 18.348.000 2 CP vật liệu quản lý 4.321.000 4.321.000 3 CP đồ dùng văn phòng 515.000 795.200 66.000 1.376.200 4 CP khấu hao TSCĐ 2.414.000 2.414.000 5 Thuế, phí và lệ phí 13.250.000 13.250.000 6 CP dự phòng 7 CP dịch vụ mua ngoài 65.800 1.972.000 2.037.800 8 CP khác bằng tiền 2.537.300 642.500 3.179.800 Cộng 7.746.000 1.490.800 4.264.000 28.403.500 10.793.900 2.680.500 13.250.000 68.628.700 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các kết quả hoạt động khác như: kết quả hoạt động tài chính, kết quả hoạt động bất thường. Cuối kỳ, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khóa sổ để chuẩn bị công tác quyết toán và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Cách xác định kết quả tiêu thụ Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu thuần về bán hàng - Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần về bán hàng = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Để xác định lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên các tài khoản doanh thu và chi phí để tính toán theo công thức Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp về bán hàng + Doanh thu HĐTC - Chi phí HĐTC - Chi phí BH - Chi phí QLDN Tài khoản sử dụng Để xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa, Công ty cổ phần tin học Bách Khoa sử dụng tài khoản sau: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: lợi nhuận chưa phân phối Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Cuối mỗi tháng, kế toán Công ty sẽ tiến hành xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng, kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh của Công ty và gửi thông tin cho ban giám đốc của Công ty. Các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí vào tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa được máy tính tự động kết chuyển thông qua phần mềm kế toán máy Cuối kỳ, sau khi đã cập nhật các chứng từ phát sinh, các bút toán kết chuyển, dữ liệu sẽ được chuyển vào bảng tổng hợp kết quả bán hàng( biểu2.26), nhật ký chứng từ số 8(biểu 2.27) và sổ cái tài khoản 911 (biểu 2.28). Từ đó, lập các báo cáo tài chính phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp và các yêu cầu của cơ quan chức năng. Biểu 2.27 BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG Tháng 10 năm 2009 Số TT Tên hàng hoá Doanh thu Giá vốn hàng bán CPTC Phân bổ CPBH phân bổ CPQLDN phân bổ Lãi (Lỗ) 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 351.450.000 257.814.000 13.545.000 3.085.388 7.177.600 69.888.012 2 Canon LBP5050 269.700.000 201.357.000 10.394.000 2.604.473 5.508.000 49.836.527 3 IBM system X 3100 144.210.000 126.690.000 1.340.800 780.000 2.870.000 12.530.000 4 HP-compaq presario 356.000.000 312.825.000 13.760.000 3.723.000 7.123.000 18.560.000 … …… ….. …. …. …… …. … …… ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 2.199.833.000 1.856.200.000 84.782.222 23.701.900 44.926.800 189.393.378 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Biểu 2.28 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK: 156,511,131,632,641,642,635,911,421 Tháng 10 năm 2009 Đvt: 1000 đ Số TT SHTK Ghi nợ Các TK ghi có Các TK ghi nợ 156 511 632 641 635 642 911 421 Tổng cộng A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 111 Tiền mặt 980.560 980.560 2 112 Tiền gửi ngân hàng 963.000 963.000 3 131 Phải thu khách hàng 244.990 244.990 4 511 Doanh thu bán hàng 2.199.833 2.199.833 5 632 Giá vốn hàng bán 1.856.200 1.856.200 6 Xác định kết quả kinhdoanh 1.856.200 23.70190 84.78222 44.92680 189.393378 1.924.828 Tổng cộng 1.856.200 2.199.833 1.856.200 23.70190 84.78222 44.92680 2.199.833 189.393378 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Sổ cái TK 911 trong tháng 10 năm 2009 có mẫu như sau: Biểu 2.29 SỔ CÁI TK 911 - XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng ghi Nợ với các TK này Tháng 1 …… Tháng 10 .......... .......... TK 632 ........... ........... 1.856.200.000 ........... ........... TK 635 ……… ........... 84.782.222 TK 641 ........... ........... 23.701.900 ........... ........... TK 642 ........... ........... 44.926.800 ........... ........... TK 421 ........... ........... 189.393.378 ........... ........... Phát sinh Nợ ........... ........... 2.199.833.000 ........... ........... Phát sinh Có ........... ........... 2.199.833.000 ........... ........... Số dư cuối tháng ........... ........... ................ ........... ........... Nợ ........... ........... ................ ........... ........... Có ........... ........... ................ ........... ........... Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu) CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tin học bách khoa. Công ty cổ phần tin học Bách Khoa trong những năm mới thành lập còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, về nguồn nhân lực và đặc biệt là vấn đề vốn kinh doanh còn hạn chế. Tuy nhiên, trong thời gian qua, Công ty đã và đang dần từng bước phát triển và có được một vị thế tương đối vững chắc trên thị trường thiết bị công nghệ. Công ty đã chủ động tăng vốn tự có để đưa vào kinh doanh, nâng cao tính độc lập về tài chính. Cơ sở vật chất không ngừng được đầu tư mở rộng, đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và tay nghề ngày càng cao. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không ngừng được nâng cao qua từng năm. Nhờ vậy, Công ty không những luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân Sách Nhà Nước mà còn góp phần nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Để đạt được những thành tích trong những năm qua là kết quả cho sự nỗ lực của toàn bộ các bộ phận, phòng ban trong Công ty. Trong đó có sự góp sức không nhỏ của phòng kế toán trong Công ty. Ngay từ những ngày đầu mới thành lập cho đến nay, công tác kế toán luôn là một công cụ đắc lực phục vụ cho lãnh đạo Công ty trong việc kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng tài sản vật tư tiền vốn. Giúp cho lãnh đạo có những chủ trương, biên pháp hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu kế hoạch đề ra. Phòng kế toán đã đáp ứng được nhu cầu quản lý tài chính, liên tục cập nhật các chế độ, chính sách tài chính kế toán và áp dụng chế độ một cách linh hoạt, phù hợp, phán ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty. Tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại. Kết quả của quá trình tiêu thụ là chỉ tiêu phản ánh chính xác và rõ ràng nhất toàn bộ những nỗ lực mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh. Xác định rõ tầm quan trọng đó, trong những năm qua Công ty cổ phần tin học Bách Khoa đã rất chú trọng trong việc tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ một cách hệ thống và khoa học. Sau một thời gian thực tập tại Công ty em có một số đánh giá về công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ như sau: 3.1.1. Ưu điểm Bộ máy kế toán Để tạo nên sự thành công của công tác kế toán phải kể đến việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty hầu hết là những cán bộ giỏi, trình độ nghiệp vụ cao có ít nhất kinh nghiệp từ hai năm trở lên. Do đó, công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ đã phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp và phán ánh thông tin kế toán kịp thời, góp phần thúc đẩy việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Bộ máy kế toán đã trở thành công cụ đắc lực nhất phục vụ cho việc đánh giá thực trạng tài chính và tình hình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại đó là công tác bán hàng hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh, đã có sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho mỗi nhân viên kế toán. Trong quá trình hoạt động, các nhân viên này có sự phối hợp chặt chẽ với nhau và với các phòng ban khác như phòng kinh doanh, bộ phận kho để quản lý tốt tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty. Phần mềm kế toán Việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty đã giúp giảm được chi phí về nhân công, giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh diễn ra một cách chính xác và kịp thời. Phần mềm kế toán tự động chuyển vào các sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ và các báo cáo cuối kỳ và cũng tự động in ra các sổ sách kế toán cần thiết làm cho công tác kế toán trở nên dễ dàng hơn, việc sửa chữa sai sót cũng không còn phức tạp như kế toán tay, sổ sách kế toán giảm nhẹ, giảm bớt áp lực công việc kế toán. Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ. Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Công ty đã thể hiện tính khoa học và tính hợp lý cao. Các chứng từ được sử dụng khá đầy đủ trong quá trình hạch toán tiêu thụ và đúng theo mẫu mã, cách lập mà Bộ tài chính quy định. Hầu hết chứng từ đều hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và có đầy đủ các yếu tố cấu thành như: chữ ký của các bên liên quan, kế toán trưởng, thủ quỹ, người bán hàng, người mua hàng, ngày tháng năm lập, nội dung chứng từ… Định kỳ, các chứng từ này đều được phân loại và lưu trữ cẩn thận để tạo căn cứ pháp lý cho quá trình cung cấp và kiểm tra, đối chiếu các thông tin kế toán. Bên cạnh đó các chứng từ trong khâu tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty ngoài việc bao gồm những chứng từ do Bộ tài chính ban hành còn có những chứng từ do Công ty tự thiết kế đảm bảo phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng nhưu cầu hoạt động và quản lý của Công ty. Trong quá trình bán hàng hóa, Công ty đã áp dụng quy trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học đảm bảo chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ. Từ khâu lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử dụng chứng từ cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy chứng từ đều có quy định thống nhất áp dụng trong toàn Công ty. Tất cả các nhân viên kế toán và các nhân viên khác có liên quan đều phải tuân thủ vì vậy công tác chứng từ luôn được đưa vào nề nếp và duy trì kỷ cương. Hệ thống tài khoản kế toán Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản của Công ty trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ đảm bảo theo tuân thủ những chế độ kế toán và phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty đang sử dụng trong quá trình hạch toán kế toán đã phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tương đối đầy đủ và chính xác điều này giúp cho Công ty theo dõi dễ dàng chính xác các nghiệp vụ trong quá trình hạch toán. Với việc xây dựng hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 một cách khoa học giúp dễ dàng hơn trong việc hạch toán và tìm hiểu thông tin từ đối tượng quản lý. VD tài khoản phải thu khách hàng được chi tiết đến từng khách hàng, giúp quản lý tốt hơn các đối tượng khách hàng khác nhau. 3.1.2. Nhược Điểm Bên cạnh những việc đã làm được, công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn những tồn tại cần được giải quyết để ngày càng tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý. Bộ máy kế toán Trong công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ, Công ty chưa chú trọng nhiều đến kế toán quản trị. Cụ thể là chưa thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, cụ thể cho các nhà quản lý trong lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện công tác tiêu thụ hàng hóa. Trong bộ máy kế toán quản trị chưa tiến hành lập dự toán về chi phí( cụ thể là chi phí giá vốn hàng bán), doanh thu, lợi nhuận, để từ đó đưa ra được những chiến lược phát triển cho Công ty một cách hiệu quả nhất,… Việc áp dụng kế toán máy trong Công ty là hoàn toàn phù hợp với một Công ty thương mại với việc phát sinh các nghiệp vụ mua hàng ,bán hàng là rất lớn. Song bên cạnh đó cần có một đội ngũ nhân viên kế toán có nghiệp vụ cao hiểu biết và biết cách xử dụng thành thạo kế toán máy. Ở đây còn có một số nhân viên còn chậm chạp trong việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh, chưa đáp ứng được yêu cầu của một kế toán có tính chuyên nghiệp. Cần có những chính sách tuyển dụng và bồi dưỡng, đào tạo hợp lý. Hệ thống sổ sách kế toán Về hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết: Việc sử dụng các tài khoản phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhìn chung đã thực hiện theo đúng qui định của Nhà nước. Ngoài các tài khoản tổng hợp, kế toán Công ty đã mở các tài khoản chi tiết để tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế diễn ra ở Công ty. Tuy nhiên việc vận dụng hệ thống sổ sách ở Công ty vẫn chưa hợp lý, việc lập sổ sách vẫn còn nhiều chỗ chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành Hệ thống tài khoản Hiện nay, công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ thì việc quản lý công nợ của khách hàng còn thiếu khoa học do chưa lập dự phòng nợ khó đòi, dẫn đến việc phát sinh các khoản chi phí không dự đoán được. Ngoài ra việc chưa lập dự phòng cho các khoản phải thu khách hàng đôi khi làm cho Công ty mất tính chủ động về mặt tài chính, đồng thời không tận dụng được những lợi thế trên phương diện về thuế, vì các khoản dự phòng được trích lập theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài Chính thì được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Mặc dù hoạt động bán buôn của Công ty có khối lượng khá lớn, việc chiết khấu cho khách hàng thực tế có diễn ra, song Công ty rất ít khi phản ánh trên TK 521 mà ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn( TK 5111 ) theo giá được chiết khấu. Điều này dẫn đến tình trạng không quản lý được các chính sách ưu đãi cho khách hàng, chính sách khuyến mại không được phản ánh rõ nét. Thực tế tại Công ty, tài khoản 156- hàng hóa; được chi tiết thành nhiều tiểu khoản theo dõi từng hàng hóa nhưng không chi tiết để theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định của chế độ, Công ty không sử dụng tài khoản 1562- Chi phí thu mua hàng hóa. Trong quá trình mua hàng, khi phát sinh chi phí thì kế toán định khoản luôn vào TK 156 cho từng mặt hàng. Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ Chính sách quảng cáo, khuyến mại và chiết khấu thanh toán còn đơn lẻ chưa đa dạng, độ linh hoạt đã có nhưng chưa cao. Hơn thế nữa, trong năm 2009 tình trạng hàng hóa bị trả lại tăng nhiều hơn so với năm trước. Đây là dấu hiệu cho thấy khâu thu mua hàng hóa đang bị nới lỏng về kiểm tra chất lượng hàng hóa. Nếu tiếp tục thực trạng này sẽ làm cho chất lượng trong công tác bán hàng của doanh nghiệp sẽ giảm. Cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán chưa cho ra được báo cáo doanh thu cho từng mặt hàng. Trong khi đó, việc xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng là rất cần thiết, nó giúp cho nhà quản lý thấy được nhu cầu của thị trường đối với mặt hàng nào là nhiều , mặt hàng nào hạn chế để Công ty có hướng đi đúng đắn. Công tác thu hồi nợ Mặc dù, khách hàng lớn của Công ty đa phần là khách hàng quen nhưng vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng là không nhỏ. Đó là do chính sách thu hồi nợ của Công ty chưa được chú trọng đúng mực. Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh rủi ro về tình trạng nợ xấu. Hầu hết việc đòi nợ đều tiến hành vào cuối năm đối với những khoản nợ lớn điều này làm cho tỷ lệ nợ tồn đọng khá cao, việc bị chiếm dụng vốn lớn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Mặt khác, Công ty đang hạch toán đối với việc thanh toán ngay giống như việc thanh toán chậm. Điều này làm cho công tác quản trị bán hàng và thu nợ gặp nhiều khó khăn vì không biết được khách hàng nào thanh toán sớm hay muộn, có tồn đọng hay không, mức độ thanh toán thường xuyên là bao nhiêu. Đặc biệt, Công ty chưa có chính sách khuyến khích cho khách hàng thanh toán sớm trước hạn dẫn đến khó khăn trong thu hồi công nợ. Doanh nghiệp nên có chính sách phù hợp để khắc phục tình trạng này. Hạch toán giá vốn hàng bán Phương pháp hạch toán giá vốn mà Công ty áp dụng là phương pháp giá bình quân gia quyền. phương pháp này là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.. Do đó, Công ty sẽ gặp khó khăn trong kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch xây dựng giá cả khi có sự thay đổi giá đột xuất, nhất là khi doanh nghiệp không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Để có thể phát huy hơn nữa vai trò của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng cần phải được bổ xung và hoàn thiện hơn nữa. Tuy nhiên, nhiệm vụ hoàn thiện phải được nhìn nhận một cách nghiêm túc, đúng đắn. Hoàn thiện phải được xem như một công việc thường xuyên, liên tục và phải được thực hiện một cách có hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trường phát triển như vũ bão hiện nay, cần phải có những bước đi chắc chắn và vững trãi. Đặc biệt, Việt Nam đã gia nhập WTO. Vì thế một trong những công việc quan trọng cần được chuẩn bị là công tác tài chính kế toán trong doanh nghiệp. Công tác kế toán được tổ chức một cách chặt chẽ và thống nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hợp tác kinh doanh diễn ra một cách nhanh chóng dễ dàng. Muốn vậy công tác kế toán trong các doanh nghiệp Việt Nam phải được tiếp tục hoàn thiện để phù hợp với kế toán quốc tế, tạo tiếng nói chung trong hoạt động kinh doanh trên toàn thế giới. Từ phía nhà nước trong những năm qua Bộ Tài Chính đã không ngừng cho ra đời các văn bản, quy chế mới về chế độ kế toán tài chính mới nhằm hoàn thiện chính sách kế toán tài chính tại Việt Nam. Tạo môi trường pháp lý thông thoáng rõ ràng cho các doanh nghiệp nước ngoài khi tham gia kinh doanh trên thị trường Việt Nam, góp phần đưa kế toán Việt Nam xích lại gần hơn với chuẩn mực kế toán quốc tế. Trước tình hình trên Công ty cổ phần tin học Bách Khoa cũng cần phải xem xét đưa ra phương hướng hoàn thiện công tác kế toán trong đơn vị mình để có thể tồn tại và phát triển. Riêng đối với kế toán tiêu thụ hàng hóa, có thể xem đây là một trong những nghiệp vụ thường xuyên và quan trọng nhất. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ là rất cần thiết, cần phải được thực hiện ngay sao cho hợp lý và thỏa đáng với sự quan tâm của các đối tượng khác nhau. 3.3. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa cần đáp ứng các nguyên tắc cơ bản sau. Hoàn thiện trên cơ sở tuân thủ đúng các chế độ kế toán đã ban hành cũng như các chuẩn mực kế toán Việt Nam và luật kế toán Việt Nam. Trên cơ sở đó, luôn cập nhật nhanh nhất những thay đổi trong chế độ và chuẩn mực. Hoàn thiện trên cơ sở phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Cần có sự vận dụng linh hoạt sáng tạo các chế độ hiện hành để thuận tiện trong quá trình áp dụng, giúp ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Hoàn thiện trên cơ sở đáp ứng thông tin kịp thời, hiệu quả phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp. Đồng thời phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích tối ưu hóa các nguồn lực hiện có. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ phải được xem xét trong mối quan hệ với các phần hành, nghiệp vụ kế toán khác để sao cho việc hoàn thiện đó được hoàn thiện một cách đồng bộ, tránh tình trạng gây khó khăn cho công tác khác. 3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa, em nhận thấy công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên trong tình hình cơ chế thị trường không ngừng biến đổi như hiện nay, việc hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hóa là vô cùng cần thiết. Do đó với kiến thức đã được học ở nhà trường cùng thực tế mà em đã được tìm hiểu trong thời gian qua tại Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp một phần nhỏ vào quá trình hoàn thiện công tác kế toán của Công ty. 3.4.1. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ từ góc độ kế toán tài chính Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán Để đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ, Công ty cần hoàn thiện những khuyết điểm về hệ thống chứng từ như: hoàn thiện đầy đủ chữ ký của các bên liên quan cho các chứng từ: chữ ký kế toán trưởng, giám đốc… Công ty nên đẩy mạnh công tác kiểm tra chứng từ giữa các phòng ban, các nhân viên để khỏi mất công hoàn thiện vào cuối kỳ, tiết kiệm thời gian và công sức, xử lý các trường hợp vi phạm. Về tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty nên xem xét bổ sung thêm một số tài khoản, tiểu khoản như sau: - Tài khoản 156 – hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 sau: Tài khoản 1561 – Giá mua hàng hóa Tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa Trong kỳ, khi phát sinh chi phí trong quá trình thu mua hàng hóa thì kế toán tập hợp vào TK 1562 thay vì tập hợp chung vào tài khoản 156 như trước đây. TK này được sử dụng để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ. Cuối kỳ, kế toán phân bổ hoặc kết chuyển cho khối lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ và hàng đã bán ra trong kỳ theo công thức sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ * Giá vốn hàng bán trong kỳ Giá vốn hàng bán trong kỳ + Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ Cuối kỳ, khi tính toán số chi phí mua hàng phân bổ cho giá vốn hàng bán ra trong kỳ, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 1562- Chi phí thu mua hàng hoá TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Như đã đề cập ở trên, các mặt hàng công nghệ đều là những mặt hàng thường xuyên có biến động về giá cả. vì vậy Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạn chế và bù đắp những thiệt hại có thể xay ra khi hàng hóa giảm giá trên thị trường. TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi Tương tự như vậy, công ty nên bổ sung và sử dụng TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK này áp dụng đối với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, hoặc các khoản nợ chưa quá hạn thanh toán nhưng con nợ không còn khả năng thanh toán bởi các lý do khác nhau như bị phá sản, bị truy tố…. TK 521: Chiết khấu thương mại Công ty thường ghi giảm trực tiếp chiết khấu thương mại trên doanh thu tiêu thụ như thế là không chính xác. Vì vậy, Công ty nên bổ sung tài khoản 521 để phản ánh chính xác, rõ ràng hơn về các khoản giảm trừ doanh thu. . Về hình thức kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký – chứng từ. Hình thức này tuy có ưu điểm song cũng khó vì tính hóa công tác kế toán theo xu hướng của thời đại. Theo em Công ty nên chuyển sang hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này sổ nhật chung đều ghi theo trật tự thời gian toàn bộ nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh ở Công ty. Nếu Công ty có khối lượng nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh nhiều các nghiệp vụ cùng loại cũng nhiều thì có thể mở thêm một số nhật ký đặc biệt để ghi các nghiệp vụ cùng loại phát sinh theo trình tự thời gian để định kỳ (5 hoặc 10 ngày) Tổng hợp số tài liệu ghi sổ cái theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công, lao động trong phòng kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Về việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Để quán triệt nguyên tắc ²thận trọng² trong kế toán. Công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Thực chất của công việc này là cho phép Công ty hạn chế những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan như giảm giá vật tư hàng hóa, hay thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh và dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau. Như vậy, trên lý thuyết Công ty hoàn toàn có thể trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. Trên thực tế hàng hóa của Công ty là hàng hóa mang tính chất đặc thù công nghệ cao, và các mặt hàng công nghệ hiện nay ngày càng phát triển và có rất nhiều những sản phẩm mới với tính năng vượt trội. Vì vậy việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết và cần phải được thực hiện. Đối với dự phòng nợ phải thu khó đòi, mục đích của việc lập dự phòng này là đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ và xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên các báo cáo tài chính năm báo cáo. Nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán đã ghi trên hợp đồng kinh tế, hoặc nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã mất khả năng thanh toán, hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố. Theo quy định về lập dự phòng Điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. - Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các Công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó: - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ...  thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.  - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp Trình tự kế toán lập dự phòng phải thu khó đòi + Cuối kỳ kế toán doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (nợ phải thu khó đòi) kế toán phải xác định sổ dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. - Nếu sổ dự phòng cần trích lập của năm nay lớn hơn số dư của các khoản dự phòng đã trích lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập như sau. Nợ TK 642- Chi phí QLDN Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi - Ngược lại sổ trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng trích lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn lập như sau Nợ TK 139 Có TK 642 - Các khoản nợ phải thu khó đòi khi được xác định thực sự là không đòi được thì được phép xóa nợ. Nợ TK 139: Sổ đã trích lập Nợ TK 642: Sổ chưa trích lập Có TK 138, 131 + Đồng thời ghi nợ TK 004 - Khi đòi được các khoản nợ phải thu khó đòi đã sử lý. Nợ TK 111 Có TK 711 +Đồng thời ghi có TK 004 Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo quy định hiện hành, thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là vào cuối năm tài chính. Kế toán xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng HTK tại thời điểm lập BCTC * Giá gốc HTK theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK Chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng thuộc sở hữu của công ty, có chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: + Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối niên độ sau, kế toán tính mức dự phòng cần lập, nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì lập bổ sung số chênh lệch, ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán: Số chênh lệch cần lập thêm Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cuối niên độ sau thấp hơn mức đã trích lập năm trước, kế toán tiến hành hoàn nhập mức chênh lệch và ghi: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số chênh lệch cần hoàn nhập Có TK 711- Thu nhập khác 3.4.2. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ từ góc độ kế toán quản trị Trong xu thế hiện nay, hoàn thiện công tác kế toán không chỉ nên dừng lại ở góc độ kế toán tài chính mà còn cần hoàn thiện ở góc độ kế toán quản trị để có thể phục vụ tốt yêu cầu quản lý. Đối với công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa càng trở nên quan trọng. Trong quá trình thực tập tại Công ty, em nhận thấy công tác kế toán quản trị cũng chưa được quan tâm. Sau đây, em xin đưa ra một số ý kiến để góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán quản trị đối với công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. Về bộ máy kế toán quản trị Với điều kiện về quy mô và đặc điểm của Công ty hiện nay, công ty nên kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính là phù hợp nhất. Nó cho phép hai bộ phận kế toán này có thể hỗ trợ cho nhau trong quá trình cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Về công tác lập dự toán Để có thể chủ động trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo quá trình kinh doanh đạt hiệu quả như mong đợi, trước mỗi kỳ kinh doanh công ty phải xây dựng cho mình một kế hoạch cụ thể. Trong quá trình kinh doanh, thương xuyên so sánh kế hoạch với thực tế hoạt động để có những điều chỉnh phù hợp sao cho hoạt động kinh doanh luôn nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Đối với công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ công ty cần xây dựng các kế hoạch : kế hoạch bán hàng, kế hoạch hàng tồn kho. Kế hoạch bán hàng của công ty cần xây dựng tập trung vào các vấn đề sau: Xác định nhu cầu, thị hiếu của khách hàng trên từng thị trường từ đó dự đoán khối lượng hàng hóa có thể tiêu thụ được trong kỳ. Xây dựng giá bán trong mối quan hệ với giá vốn và các chi phí có liên quan trong quá trình bán hàng. Kế hoạch hàng tồn kho: Xem xét, cân đối hàng tồn kho, tính toán khả năng dự trữ và cung cấp của các kho hàng, giá cả hàng hóa mà công ty kinh doanh thường xuyên biến động, do đó việc xác định mức tồn kho hợp lý là công việc hết sức quan trọng và có ý nghĩa. Nó giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, đảm bảo đủ hàng cho tiêu thụ nhưng không để lượng tồn kho quá lớn gây ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản, hao hụt… và thậm chí còn có thể gây ra các thiệt hại lớn do giảm giá hàng tồn kho. Về công tác phân tích Căn cứ vào kế hoạch đã đặt ra cho các bộ phận, kế toán quản trị so sánh và phân tích thực tế thực hiện so với kế hoạch đặt ra, phát huy những bộ phận đã hoàn thành và vượt mức kế hoạch, những bộ phận chưa hoàn thành kế hoạch thì phải tìm ra nguyên nhân và có các biện pháp khắc phục. 3.5. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. Tiêu thụ hàng hóa là vấn đề vô cùng quan trọng đối với nhưng doanh nghiệp thương mại, vì đây là nguồn thu lớn nhất của doanh nghiêp. Đẩy mạnh quá trình tiêu thụ cũng có ý nghĩa là tăng tốc độ quay của vốn, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận thu được. Ngoài các biện pháp để khắc phục những tồn tại trong hệ thống kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ ở trên thì công ty cũng nên có những chính sách khác về bán hàng, về thanh toán công nợ linh hoạt và phù hợp hơn để góp phần tăng khả năng cạnh tranh, thu hút khách hàng. Hiện hay công ty mới chỉ chú trọng vào các hình thức bán buôn cho các công trình, dự án hợp đồng là chủ yếu, còn hình thức bán lẻ chưa được quan tâm nhiều, việc quảng cáo sản phẩm ra bên ngoài thông qua trang web của công ty chưa phong phú trong khi đó hiện nay hình thức bán hàng qua mạng đang ngày càng phổ biến. Do đó, Công ty nên quan tâm và đầu tư để phát triển thị trường này, góp phần quảng bá thương hiệu của Công ty trên thị trường ngày một rộng hơn. Ngoài ra, Công ty nên có thêm nhiều chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, mua hàng với số lượng lớn, thúc đẩy sự quay vòng vốn nâng cao hiệu quả tiêu thụ. Ví dụ: để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, Công ty nên đặt ra chế độ thanh toán chặt chẽ hơn và ghi cụ thể trong hợp đồng kinh tế, áp dụng mức chiết khấu thanh toán khác nhau dựa vào thời gian thanh toán, phương thức thanh toán và tổng số tiền nợ của khách hàng… Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty,đây là vấn đề chiến lược mang tính chất lâu dài và quan trọng của công ty. Vì vậy công ty cần có chính sách tuyển dụng hiệu quả, dựa trên năng lực thực sự để lựa chọn những cá nhân giỏi về chuyên môn, sâu sắc trong kinh nghiệm. Định kỳ, tổ chức các lớp bồi dưỡng về trình độ cho cán bộ nhân viên, và công ty cũng nên có những chính sách khuyến khích nhân tài như chế độ khen thưởng, thăng chức, phát huy tối đa sức sáng tạo của từng cá nhân. Bên cạnh đó, Công ty cần có kế hoạch quản lý các phòng ban một cách khoa học và chặt chẽ để theo dõi chất lượng công viêc của từng cá nhân. Để tổ chức tốt công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả hoạt động tiêu thụ, công ty nên kết hợp hài hòa, hợp lý giữa các biện pháp trên cho phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và giúp đỡ Công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn, chủ động thích ứng với môi trường, quyết định kịp thời khi có cơ hội xuất hiện, huy động có hiệu quả các nguồn lực hiện có và chủ động các nguồn lực lâu dài, đặc biệt đảm bảo cho Công ty không bị mất phương hướng kinh doanh. Làm được điều này, Công ty sẽ chủ động nắm bắt được những yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường, của người tiêu dùng, sáng tạo trong kinh doanh, phát huy có hiệu quả các nguồn lực, kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo các chế độ đãi ngộ đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu thực tế cho thấy kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh có một vai trò không thể thiếu trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Nếu hạch toán kết quả kinh doanh đúng đắn, chính xác sẽ là một trong những biện pháp tích cực và có hiệu quả nhất góp phần vào việc thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn, tạo điều kiện cho việc kinh doanh ngày càng mở rộng. Công tác kế toán ở Công ty cổ phần tin học Bách Khoa nói chung và kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận nói riêng về cơ bản đã góp được một phần vào nhu cầu quản lý trong điều kiện mới. Tuy nhiên nếu Công ty có những biện pháp tích cực hơn nữa nhằm hoàn thiện hơn nữa một số tồn tại trong công tác kế toán thì vai trò, tác dụng của kế toán Công ty còn được phát huy hơn nữa trong quá trình phát triển của Công ty. Sau thời gian thực tập tại Công ty, em thấy rằng giữa lý thuyết và thực tế có một khoảng cách nhất định. Do đó đòi hỏi cán bộ kế toán không chỉ nắm vững về lý luận mà còn phải hiểu sâu về thực tế thì mới có thể vận dụng một cách khoa học lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Vì đây là bước đầu nghiên cứu nên chắc chắn trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của cán bộ kế toán trong Công ty, của các thày cô giáo và của các bạn trong trường để chuyên đề này được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn ThS. Phạm Thị Minh Hồng- Người trực tiếp hướng dẫn em cùng các cô chú, anh chị Công ty cổ phần tin học Bách Khoa đã giúp em thực hiện bài chuyên đề tốt nghiệp này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp-PGS-TS Đặng Thị Loan, năm 2009, NXB ĐH kinh tế quốc dân. Chế độ kế toán doanh nghiệp Bộ tài chính – nhà xuất bản thống kê Quyết định 15/QĐ-BTC, ngày 20/3/2009 do bộ trưởng bộ tài chính ban hành Thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 Các báo cáo tài chính qua các năm của Công ty cổ phần tin học Bách Khoa trang web : tapchiketoan.com.vn các hóa đơn, chứng từ sổ sách của Công ty cổ phần tin học Bách Khoa 8. Khóa luận tốt nghiêp các khóa 45,46,47 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: trình tự hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song 9 Sơ đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa 19 Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng 20 Biểu 1.1: Danh mục một số hàng hóa, vật tư 4 Biểu 1.2: Hoá đơn giá trị gia tăng 6 Biểu 1.3 : Phiếu nhập kho 7 Biểu 1.4: Sổ nhận yêu cầu khách hàng 15 Biểu 1.5: Sổ theo dõi bán hàng 16 Biểu 2.1 : Phiếu yêu cầu xuất kho 22 Biểu 2.2 - Mẫu hoá đơn GTGT 23 Biểu 2.3: Sổ chi tiết thanh toán với người mua 25 Biểu 2.4: Sổ chi tiết bán hàng. 26 Biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 5112 26 Biểu 2.6 Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng 27 Biểu 2.7: Nhật ký chứng từ số 8 28 Biểu 2.8: Nhật ký chứng từ số 10- Ghi Có TK 3331 29 Biểu 2.9: Bảng kê số 11 - phải thu của khách hàng 30 Biểu 2.10: Bảng kê số 1 31 Biểu 2.11: Sổ cái TK 511 - doanh thu 32 Biểu 2.12: Phiếu xuất kho kiêm bảo hành 36 Biểu 2.13: Thẻ kho 37 Biểu 2.14: Thẻ kho 37 Biểu 2.15: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 40 Biểu 2.16: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 41 Biểu 2.17: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán ……………………. …..41 Biểu 2.18 : Bảng kê số 8 42 Biểu 2.19: Nhật ký chứng từ số 8 44 Biểu 2.20: Sổ cái TK 632 - giá vốn hàng bán 45 Biểu 2.21: Tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) 46 Biểu 2.22: Sổ cái TK 641 - chi phí bán hàng 49 Biểu 2.23 : Phiếu chi mua văn phòng phẩm 51 Biểu 2.24: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) 53 Biểu 2.25: Sổ cái TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp 55 Biểu 2.26: Bảng kê số 5 56 Biểu 2.27: Báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng 59 Biểu 2.28 Nhật ký chứng từ số 8 60 Biểu 2.29: Sổ cái TK 911 - xác định kết quả kinh doanh 61 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DN : Doanh nghiệp TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định GTGT : Giá trị gia tăng TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TGNH : Tiền gửi ngân hàng Bq : Bình quân DTTT BH và CCDV : Doanh thu tiêu thụ bán hàng và cung cấp dịch vụ HD : Hợp đồng CPQLDN : Chi phí quản lý doanh nghiệp CPBH : Chi phí bán hàng SL : Số lượng TT : Thành tiền ND : Nội dung HH : Hàng hóa KTT : Kế toán trưởng Ps : Phát sinh NKCT : Nhật ký chứng từ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Kính gửi: Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Sinh viên : Vũ Thị Thu Hường Lớp : Kế toán 48C Khoa : Kế toán Thực tập tại phòng kế toán của công ty từ ngày 15/01/2010 đến ngày 27/04/2010. Trong thời gian vừa qua sinh viên Vũ Thị Thu Hường đã có ý thức kỷ luật tốt, chấp hành nghiêm túc mọi nội quy, quy chế cảu công ty và có tinh thần học hỏi, chịu khó tìm tòi kiến thức thực tiễn. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: “ Hoàn thiện kế toán tiêu thụ & xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần tin học Bách Khoa " đã phản ánh đúng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua và đưa ra những giải pháp để phát triển trong những năm tới của công ty. Hà Nội, ngày 11 tháng 5 năm 2010 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN