Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình

oán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Biểu 9) Nhật ký chứng từ 8 b Ghi Có TK 156, 157 Tháng 2 năm 2003 TK ghi Có TK ghi Nợ 156 157 Cộng Có 6321 165.586.450 132.155.900 197.742.350 ... … … … Cộng 65.586.450 132.155.900 197.742.350 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.3.3.2. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Trường hợp này, công ty coi số hàng mua về bán thẳng cho khách hàng là số hàng gửi bán. Ví dụ 2: Ngày 20 - 2 - 2003, công ty mua 45.937 tập giấy vở học sinh tại Cơ sở sản xuất giấy Sơn Tùng trị giá: 32.155.900 đồng (chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT 5%) và xuất bán thẳng cho Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng huyện Yên Thuỷ với giá bán cả thuế GTGT: 38.587.080 đồng thu bằng tiền mặt. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập hoá đơn GTGT. Khi Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng cử đại diện thanh toán tiền hàng, kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành nghiệp vụ thu tiền mặt vào quỹ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 1, bảng kê số 10 (TK 157), NKCT số 8, sổ Cái TK 111, 511, 632, 157, 331, ... theo định khoản sau: - Ghi nhận trị giá mua hàng của Cơ sở sản xuất giấy Sơn Tùng Nợ TK 157 : 32.155.900 Nợ TK 133 : 1.607.795 Có TK 331: 33.763.695 - Ghi nhận doanh thu bán hàng khi Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng thanh toán tiền hàng. Nợ TK 111 : 38.587.080 Có TK 511 : 36.749.600 Có TK 3331 : 1.837.480 - Ghi nhận giá vốn hàng bán. Nợ TK 632 : 32.155.900 Có TK 157: 32.155.900 Phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ sách, bảng kê, sổ chi tiết, NKCT liên quan tương tự như trường hợp bán buôn qua kho. 2.3.3.3. Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Công ty bán lẻ hàng hoá thông qua mạng lưới bán lẻ ở các cửa hàng. Khi nghiệp vụ bán lẻ ở các cửa hàng phát sinh, các cửa hàng không phải xác lập hoá đơn GTGT (trừ khách hàng yêu cầu). Hàng ngày, khi bán hàng hoá người bán sẽ ghi số lượng, giá vốn, giá bán, tính thành tiền và ghi vào Báo cáo bán hàng. Sau 3 đến 5 ngày, kế toán tại cửa hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng bán lẻ và ghi vào sổ sách ở cửa hàng. Định kỳ 1 tháng, các cửa hàng gửi “ Bảng kê bán lẻ hàng hoá ” và báo cáo kết quả kinh doanh lên Công ty. Căn cứ vào các báo cáo này, kế toán tổng hợp vào sổ kế toán. Khi xuất hàng hoá chuyển đến các cửa hàng, để tiện theo dõi kế toán mở tài khoản 1368 theo dõi từng cửa hàng. Như vào ngày 1/ 2/ 2003, căn cứ vào lệnh điều động của Giám đốc công ty, thủ kho xuất kho hàng hoá chuyển đến cửa hàng huyện Mai Châu và lập phiếu xuất. Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê xuất hàng hoá, kế toán vào sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 10, Bảng kê số 8 theo định khoản sau: Nợ TK 1368 : 45.524.000 Có TK 156: 45.524.000 Sổ chi tiết TK 1368 mở tương tự như sổ chi tiết TK 131. Thủ kho lập “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ” như sau: (Biểu 11) Đơn vị: Công ty Công nghệ phẩm Hòa Bình Mẫu số: 03 - VT - CT Địa chỉ: tx Hòa Bình Số: 028143 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 1 tháng 2 năm 2003 Liên 3 ( dùng thanh toán nội bộ ) Căn cứ lệnh điều động số ..... ngày ..... tháng ..... năm .... của .... về việc .. Họ tên người vận chuyển: Cửa hàng huyện Mai Châu Hợp đồng số:...... Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Cấp II Công nghệ phẩm Nhập tại kho: Cửa hàng huyện Mai Châu STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Giấy vở học sinh C4550 Tập 1.000 765 765.000 2 Đường kính T40 Kg 6.500 4950 32.175.000 3 Đồ nhôm T50 Chiếc 1.200 3.100 3.720.000 ... ... ... Tổng cộng 45.524.000 Kế toán Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhận (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Vào ngày 1/ 3/ 2003, phòng kế toán - tài chính nhận được Bảng kê bán lẻ hàng hoá (Biểu 12) của cửa hàng huyện Mai Châu báo cáo về việc bán hàng trong tháng 2 Mẫu số 6 /GTGT Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ (Tháng 2 năm2003) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình Mã số:…………. Địa chỉ : Thị xã Hoà Bình Họ tên người bán hàng: Quách Thị Hoà Địa chỉ nơi bán hàng: Thị trấn Mai Châu Huyện Mai Châu STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 3 4 … … 20 Giấy Than Bút bi Mực viết Đồ nhựa … … Vở học sinh Tờ Chiếc Lọ Chiếc … … Quyển 3500 2980 210 533 … … 325 1200 1500 3500 8400 … … 1500 4.200.000 4.470.000 735.000 4.477.200 … … 487.500 Tổng cộng 26.516.000 Tổng số tiền bằng chữ: Hai mươi sáu triệu năm trăm mười sáu nghìn đồng Người bán hàng (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết TK 1368, sổ Cái TK 421 theo định khoản: Nợ TK 1368 : 26.516.000 Có TK 421: 26.516.000 Khi cửa hàng bán lẻ nộp tiền bán hàng, kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển cho cửa hàng trưởng ký duyệt, sau đó thũ quỹ làm thủ tục thu tiền. Căn cứ vào phiếu thu, kế toán thanh toán vào bảng kê số 1, sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 1, NKCT số 10 theo định khoản sau: Nợ TK 111 : 26.516.000 Có TK 1368 : 26.516.000 2.3.3.4. Bán hàng nội bộ. Công ty xác định bán hàng nội bộ khi xuất hàng hoá chuyển đến các cửa hàng của công ty tại các huyện trong toàn tỉnh. Và công ty xác định giá hàng hoá xuất kho cũng chính là giá vốn hàng bán và doanh thu tiêu thụ nội bộ. Hàng tháng, các cửa hàng của công ty tại các huyện gửi báo cáo kết quả kinh doanh về công ty để công ty quyết toán và xác định số lợi nhuận mà các cửa hàng phải nộp cho công ty. Ví dụ 3: Ngày 1/ 2/ 2003, công ty xuất kho hàng hoá chuyển đến cửa hàng tại huyện Yên Thuỷ với tổng trị giá xuất là: 43.530.000 đồng. Thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đối với số hàng trên ( mẫu tương tự như trên) Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán vào sổ chi tiết TK 1368, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 8 (TK 156 - giá vốn hàng nhập), NKCT số 8A, NKCT số 8B, NKCT số 10 theo các định khoản sau: * Doanh thu tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 1368 : 47.883.000 Có TK 512 : 43.530.000 Có TK 33311: 4.353.000 * Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 632 : 43.530.000 Có TK 156 : 43.530.000 Cuối tháng 2, căn cứ vào “ Báo cáo kết quả kinh doanh” mà các cửa hàng công ty tại các huyện gửi lên, công ty xác định số lợi nhuận thu được của cửa hàng phải nộp về công ty trong tháng 2 là 15.500.000 đồng. Theo báo cáo đó, kế toán mở sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 10, sổ Cái TK 421 theo định khoản sau: Nợ TK 1368 : 15.500.000 Có TK 421: 15.500.000 Khi các cửa hàng xác định số tiền nộp về công ty tháng 2 và thực hiện nộp tiền gửi ngân hàng về công ty. Kế toán nhận giấy báo Nợ của ngân hàng và ghi vào bảng kê số 2, NKCT số 2, sổ chi tiết TK 1368, NKCT số 10 theo định khoản: Nợ TK 112 : 15.500.000 Có TK 1368 : 15.500.000 Phản ánh vào sổ sách liên quan tương tự như trên. 2.3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty không thực hiện chính sách chiết khấu bán hàng mà chỉ thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua với khối lượng lớn. 2.3.4.1. Giảm giá hàng bán. Ví dụ 4: Trong tháng 2 năm 2003, công ty thực hiện giảm giá cho khách hàng với số tiền là 16.500.000 đồng. Kế toán ghi vào sổ sách có liên quan theo định khoản sau: Nợ TK 532 : 16.500.000 Có TK 131: 16.500.000 Cuối tháng, tiến hành kết chuyển giảm trừ doanh thu và ghi vào sổ Cái TK 511, TK 532 theo định khoản sau: Nợ TK 511 : 16.500.000 Có TK 532: 16.500.000 2.3.4.2. Doanh thu bán hàng bị trả lại. Trường hợp công ty cung cấp hàng hoá cho khách hàng không đảm bảo như trong hợp đồng hoặc hàng hoá không đúng tiêu chuẩn, phẩm chất; khách hàng có thể trả lại hàng về công ty sau khi được giám đốc chấp thuận. Ví dụ 5: Ngày 23/ 2/ 2003, Đại lý Phong thu trả lại số giấy vở học sinh do chất lượng giấy không tốt, giảm chất lượng về công ty trị giá cả thuế GTGT là: 16.500.000 đồng. Giám đốc công ty chấp nhận nhận lại số hàng kém phẩm chất này, xác định giá vốn là 14.500.000 đồng. Công ty kiểm nhận lại số hàng và lập thủ tục nhập kho hàng hoá này. Thủ kho lập phiếu nhập kho cho lô hàng trả lại này. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ này vào sổ chi tiết TK 531, bảng kê số 8, sổ Cái TK 531, TK 511, TK 156 theo định khoản sau: * Doanh thu của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 : 15.000.000 Nợ TK 3331 : 1.500.000 Có TK 131: 16.500.000 * Giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156 : 14.500.000 Có TK 632: 14.500.000 Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu bán hàng trả lại làm giảm doanh thu thuần Nợ TK 511 : 15.000.000 Có TK 531 : 15.000.000 (Biểu 13) Sổ chi tiết Tài khoản: 531 - Hàng bán bị trả lại Tháng 2 năm 2003 NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT 23/2 039571 23/2 Đại lý Phong Thu trả lại hàng 131 15.000.000 … … … … … … Cộng 27.500.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ: (Biểu 14) Bảng tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá Tháng 2 năm 2003 STT Mặt hàng Số đầu kỳ Số PS trong tháng Số phân bổ cho hàng tiêu thụ Số phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ 1 Giấy vở học sinh 8.500.000 17.640.000 11.835.000 14.305.000 2 Sản phẩm đồ sứ 9.750.000 15.550.000 11.337.000 10.963.000 3 Săm lốp xe đạp 10.120.000 22.600.000 15.918.000 14.802.000 … … … … … … Tổng 28.370.000 55.790.000 49.090.000 50.070.000 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hạch toán vào sổ Cái TK 632 theo định khoản sau: Nợ TK 632 : 49.090.000 Có TK 156 (1562): 49.090.000 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT, các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan, kế toán vào các sổ Cái TK 511, 632, 156, 531, 532, 111, 131, 512, 112, ... Mẫu sổ Cái được mở như sau: (Biểu 15) Sổ cái Tài khoản: 511 - Doanh thu hàng tiêu dùng Quí I/Năm 2003 SDĐK Nợ Có Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... 531 15.300.235 27.500.000 11.575.215 … 532 12.701.570 16.500.000 11.234.995 … 911 272.574.870 281.832.920 274.500.000 … Cộng PS Nợ 300.576.675 325.832.920 297.310.210 … Cộng PS Có 300.576.675 325.832.920 297.310.210 … Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Biểu 16) Sổ cáI TK: 632 - Gía vốn hàng bán Năm 2003 SDĐK Nợ Có Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... 1561 142.345.000 165.586.450 170.765.300 1562 45.876.900 49.090.000 52.324.000 ... ... ... ... Cộng PS Nợ 188.211.900 214.676.450 223.089.300 Cộng PS Có 188.211.900 214.676.450 223.089.300 Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các mẫu sổ còn lại lập tương tự như trên. 2.3.5. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.3.5.1. Kế toán chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng, công ty sử dụng TK 641 và chi tiết các tiểu khoản của TK này để theo dõi chi tiết. Khi chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào chứng từ có liên quan như bảng thanh toán lương, bảng tính và phân bổ KH TSCĐ, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, ... kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phí. Sổ chi tiết chi phí bán hàng được chi tiết theo từng yếu tố chi phí. Sổ chi tiết chi phí bán hàng được mở theo mẫu sau: (Biểu 17) Sổ chi tiết Tài khoản: 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng Tháng 2 năm 2003 Ngày SH CT Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có 10/ 2 Thanh toán ăn ca cho nhân viên tại kho cấp II Công nghệ phẩm 111 250.000 … … … … 27/ 2 Thanh toán lương+ăn trưa (kho cấp II Công nghệ phẩm) 334 770.000 28/ 2 Tính lương cho các nhân viên cửa hàng 334 15.320.000 28/ 2 Tính các khoản phải nộp theo lương 338 3.057.100 Cộng 21.377.100 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết các tiểu khoản chi phí bán hàng mở tương tự theo mẫu trên. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết và NKCT số 8 ghi Có TK 641 trong mẫu sổ Cái TK 641 như sau: (Biểu 18) Sổ cái Tài khoản: 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng Năm 2003 SDĐK Nợ Có Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK này Tháng 1 Tháng2 Tháng 3 ... 111 1.916.000 2.230.000 2.124.000 334 16.734.000 16.090.000 17.111.500 338 3.179.460 3.507.100 3.251.185 ... ... ... ... Cộng PS Nợ 21.829.460 21.377.100 22.486.685 Cộng PS Có 21.829.460 21.377.100 22.486.685 Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp được vào các tiểu khoản. Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ có liên quan, kế toán mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, mẫu như sổ chi tiết chi phí bán hàng. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu vào sổ chi tiết này và NKCT số 8 ở các cột Có TK 642 để ghi vào sổ Cái TK 642. Sổ Cái TK 642 mở và ghi tương tự như sổ Cái TK 641. 2.3.6. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu trên NKCT số 8A, 8B; sổ Cái các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642... để tính ra kết quả tiêu thụ trong toàn công ty. Để hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ, công ty sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh trong đó chi tiết thành các tiểu khoản. TK 9111: Xác định kết quả hoạt động kinh doanh hàng hoá. TK 9112: Xác định kết quả hoạt động tài chính. TK 9113: Xác định hoạt động bất thường. Phản ánh kế toán xác định kết quả tiêu thụ vào các sổ sách sau: Thẻ chi tiết TK 911, NKCT số 8, sổ Cái TK 911, sổ Cái TK 421, ... và các báo cáo tài chính Thẻ chi tiết TK 911 có mẫu sau: Thẻ chi tiết Tài khoản: 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Quý I năm 2003 STT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu thuần 511 828.907.790 3 Kết chuyển GVHB 632 625.977.650 ... 4 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 88.453.245 Chi phí NVBH 6411 65.693.245 Chi phí CCDC cho BH 6413 22.760.000 ... 5 Kết chuyển chi phí QLDN 642 70.021.760 Chi phí nhân viên quản lý 6421 35.567.000 Chi phí KH TSCĐ cho QL 6424 34.454.760 ... 6 Kết chuyển doanh thu HĐTC 515 67.124.550 7 Kết chuyển chi phí TC 635 53.275.765 8 Kết chuyển thu nhập khác 711 13.268.184 9 Kết chuyển chi phí khác 811 10.290.515 Cộng PS 848.018.935 909.300.524 Kết chuyển 421 61.281.589 SDCK Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào thẻ chi tiết TK 911, kế toán vào sổ NKCT số 8 và sau đó vào sổ Cái TK 911, TK 421. (Trang bên) Nhật ký chứng từ 8 D Ghi Có TK 9111, 9112, 9113 Quý I năm 2003 TK ghi Có TK ghi Nợ 9111 9112 9113 Cộng 511 828.907.790 828.907.790 515 67.124.550 67.124.550 711 13.268.184 13.268.184 Cộng 828.907.790 47.124.550 13.268.184 909.300.524 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ cái TK 911 mở và ghi giống mẫu sổ Cái TK 632 và 511. Qua các NKCT số , các bảng kê, sổ Cái các TK liên quan, kế toán tổng hợp lập báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ (quý, năm) Báo cáo kết quả kinh doanh Quý I năm 2003 Phần I: Lãi, lỗ Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Mã số Số tiền 1 2 3 Tổng doanh thu 01 923.719.570 Các khoản giảm trừ 03 94.811.780 + Giảm giá 05 40.436.565 + Giá trị hàng bán bị trả lại 06 54.375.215 1. Doanh thu thuần ( 01 - 03) 10 828.907.790 2. Giá vốn hàng bán 11 625.977.650 3. Lợi tức gộp ( 10 - 11) 20 202.931.014 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 67.124.550 5. Chi phí tài chính 22 53.275.765 6. Chi phí bán hàng 30 88.453.245 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 31 70.021.760 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 32 58.303.920 9. Thu nhập khác 40 13.268.184 10. Chi phí khác 41 10.290.515 11. Lợi nhuận khác 42 2.977.669 12. Tổng lợi tức trước thuế 50 61.281.589 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Phần iii phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty công nghệ phẩm Hoà bình. 3.1. Nhận xét đánh giá về tổ chức quá trình tiêu thụ và hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty công nghệ phẩm hoà bình. Sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nhà nước chủ động trong sản xuất kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp bối rối, không tìm được hướng đi cho mình trước những thử thách mới đã dẫn đến sụp đổ, phá sản. Bên cạnh đó nhiều doanh nghiệp nhà nước tìm được hướng đi đúng đắn, biết phát huy quyền chủ động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, phát huy nội lực của mình đã có những thành công nhất định. Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình là một trong những thí dụ đó; không những công ty đứng vững trong cơ chế kinh tế mới mà còn không ngừng phát triển, tạo được uy tín trên thị trường nông thôn, góp một phần đáng kể vào công cuộc đổi mới đất nước. Là một doanh nghiệp thương mại nên có được thành công đó một phần nhờ công tác hạch toán kết quả tiêu thụ của công ty một cách chính xác, kịp thời nhận bắt, sử lý thông tin, tăng cường công tác quản lý khai thác các mặt hàng phù hợp thị hiếu, đáp ứng theo cơ chế thị trường. Công tác kế toán ngày càng tỏ rõ là một công cụ tài chính đắc lực giúp cho nhà quản trị ra quyết định đúng. Vì vậy ta xem xét những mặt tốt, những mặt ưu điểm của công tác hạch toán. 3.1.1. Ưu điểm. Bộ máy kế toán của công ty phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Việc phân công lao động kế toán được đẩy mạnh và hoạt động dần đi vào hiệu quả. Kế toán các phần hành nghiệp vụ và kế toán tổng hợp phối hợp nhịp nhàng với nhau và hỗ trợ lẫn nhau trong công tác kế toán. Kế toán luôn đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho ban Giám đốc. Đối với bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ; chi tiết về giá trị hàng xuất kho; phản ánh kịp thời, chính xác về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ... Tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký - Chứng từ hoàn toàn phù hợp với quy mô của công ty. Tổ chức hình thức sổ này không bị trùng lặp nhiều, đảm bảo sự thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra số liệu. Quá trình luân chuyển chứng từ, sổ sách hợp lý; công tác kế toán bảo đảm đúng nguyên tắc, chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Công ty có nhiều sáng tạo trong việc mở các sổ chi tiết, các sổ Cái các tiểu khoản để tiện cho việc hạch toán quá trình tiêu thụ cũng như việc theo dõi, kiểm tra sát sao khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng. Để từ đó xác định kế hoạch tiêu thụ và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ hợp lý. Công ty đã sáng tạo trong việc áp dụng chế độ, mở riêng từng nhật ký chứng từ số 8 cho một nhóm các TK có tính chất tương tự nhau để tiện theo dõi cũng như thuận tiện trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu, quản lý số liệu kế toán. Công ty tích cực trong việc đưa máy vi tính vào công việc kế toán nhằm tăng tốc độ cung cấp thông tin, tăng độ chính xác của thông tin cung cấp và tăng hiệu quả của công tác kế toán. Đặc biệt cần thiết đối với công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả, theo dõi tài sản, công nợ. Một công việc tối cần thiết đối với công ty, công ty đã chủ động thành lập ban thu hồi công nợ để đôn đốc khách hàng trả nợ, nhanh chóng thu hồi vốn. Nhìn chung, công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của công ty đã cung cấp những thông tin kế toán cần thiết chính xác, kịp thời cho ban giám đốc; phản ánh đầy đủ nghĩa vụ của công ty đôí với ngân sách nhà nước; luôn có sự đối chiếu trao đổi giữa kế toán tiêu thụ và kế toán các phần hành khác, bảo đảm sự thống nhất. Hàng tháng, kế toán tổng hợp xuống các cửa hàng để kiểm tra, đối chiếu việc tiêu thụ hàng hoá cũng như công tác ghi sổ theo dõi công nợ. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục trong công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. 3.1.2. Một số hạn chế. 3.1.2.1. Về chứng từ và sự luân chuyển chứng từ. Đối với hàng hoá xuất kho, khi thủ kho giao Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các cửa hàng giao Bảng kê bán lẻ hàng hoá , Báo cáo kết quả tiêu thụ cho bộ phận kế toán thì kế toán không lập “ Phiếu giao nhận chứng từ ” để minh chứng cho việc đã nhận đầy đủ hoá đơn, chứng từ. Đây là một thiếu sót thường gặp ở các công ty. Nó rất cần thiết cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đã phản ánh một cách đầy đủ chưa. Với việc luân chuyển chứng từ cũng còn nhiều bất cập. Trường hợp bán lẻ hàng hoá, công ty quy định thời hạn nộp bảng kê bán lẻ hàng hoá, báo cáo kết quả tiêu thụ sau 1 tháng, các cửa hàng thường gửi báo cáo chậm hơn có khi từ 10 đến 15 ngày. Điều này gây sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin. 3.1.2.2. Về phương pháp hạch toán. Về hạch toán nợ phải thu khó đòi: Vào tháng 3 năm 2002, công ty lập dự phòng cho khoản nợ phải thu khó đòi theo định khoản: Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 139 Nhưng đến tháng 11 năm 2002, công ty hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi làm giảm chi phí QLDN theo định khoản: Nợ TK 139 Có TK 711 Điều này không đúng với quy định của chế độ tài chính - kế toán hiện hành. 3.1.2.3. Hình thức thanh toán. Hình thức thanh toán của công ty chủ yếu theo hình thức thanh toán chậm, nên công ty để các đơn vị khác chiếm dụng vốn của mình. Tỷ lệ thanh toán chậm chiếm tỷ lệ khá cao, làm cho vòng luân chuyển vốn của công ty chậm chạp và sử dụng vốn chưa có hiệu quả cao thậm chí có nguy cơ mất vốn. Công ty cần xem xét cụ thể đối với từng khách hàng để thoả thuận hình thức thanh toán phù hợp. 3.1.2.4. Về phương pháp tính giá hàng xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá hàng hoá xuất kho. Cách tính này đơn giản. Tuy nhiên, trên thực tế công ty chỉ có điều kiện bảo quản riêng từng loại hàng hoá chứ khó có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho. Vì vậy, việc xác định giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ đôi khi gặp khó khăn. 3.1.2.5. Về vận dụng hạch toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ. Kết cấu sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ cũng như việc mở các loại sổ chưa thực sự hoàn thiện theo đúng chế độ kế toán quy định. Các cột thiết kế chưa hợp lý và còn thực hiện trùng lặp nhiều trong công tác ghi sổ. 3.1.3. Nguyên nhân. Trong những năm trở lại đây, tình hình kinh tế- xã hội của nước ta có nhiều chuyển biến tích cực, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt tỷ lệ khá, đời sống nhân dân được cải thiện, trên lĩnh vực hoạt động thương mại – dịch vụ có nhiều chuyển biến tốt. Hàng hoá lưu thông trên thị trường đa dạng, phong phú, sức mua trên thị trường tăng. Đặc biệt Nhà nước có nhiều chính sách hỗ trợ đồng bào dân tộc vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh của công ty vẫn gặp nhiều trở ngại dù kinh tế phát triển khá nhưng thu nhập của dân cư còn thấp nên sức mua hạn chế. Hơn nữa, tình hình cạnh tranh trên thị trường ngày càng quyết liệt hơn, chính sách thuế của Nhà nước chưa đồng bộ dẫn đến bất lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty, cơ chế giá cả còn nhiều bất cập, không linh hoạt. Ngoài những nguyên nhân khách quan đó thì trong công ty vẫn tồn tại nhiều vấn đề cần có sự quản lý, tìm hiểu biện pháp tháo gỡ. Việc nghiên cứu thị trường chưa thực sự sát sao, nắm bắt thông tin và xử lý thông tin còn hạn chế dẫn đến việc tổ chức kinh doanh còn dè dặt thiếu chủ động, mất thời cơ. Ngành hàng tự khai thác còn thấp thiếu đa dạng, việc chỉ đạo điều hành khâu tổ chức nguồn hàng cũng như khâu bán ra đôi lúc còn lúng túng, bị động, thiếu tính kịp thời. Một số cơ sở vất chất ở các vùng xa, vùng sâu bị xuông cấp, lạc hậu và không còn phù hợp với yêu cầu hiện nay trên thị trường, việc trưng bầy quảng cáo thiếu hấp dẫn, không thu hút được khách vào mua hàng. Tình trạng nộp tiền bán hàng chậm so với quy định của đơn vị ở một số quầy thường xuyên xảy ra. Việc bán chịu ghi sổ sách theo dõi chưa đúng quy định, thu hồi công nợ chậm dẫn đến tình trạng tiền để tồn vào cuối tháng, làm ảnh hưởng đến việc luân chuyển qua ngân hàng gây tồn quỹ tiền mặt cao. Công tác thanh tra kiểm tra định kỳ cũng như đột xuất còn hạn chế, nên việc chấp hành quy chế nguyên tắc quản lý trong hoạt động kinh doanh cần có biện pháp khắc phục trong thời gian tới. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức quá trình tiêu thụ, hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm hoà bình. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Trong môi trường công nghệ thông tin hiện nay, quá trình cung cấp thông tin đóng vai trò rất quan trọng đến quyết định của nhà quản trị, nhất là thông tin tài chính kế toán. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán , ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản. Các báo cáo tài chính còn cung cấp những thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường là việc làm hết sức cần thiết và cần được quan tâm. Nhất là trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong quá trình luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình này là một vấn đề cần thiết trong mỗi doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp thương mại. Bởi vì: + Khi quá trình kế toán hoàn thiện, việc tổ chức chứng từ ban đầu cũng như việc sử dụng hệ thống TK sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán. Góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán toàn công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sẽ cung cấp cho cơ quan quản lý cấp trên những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. + Hoàn thiện quá trình kế toán này còn là việc hoàn thiện hệ thống sổ sách. Việc ghi chép hệ thống sổ sách chính xác hơn, dễ đối chiếu kiểm tra hơn giữa các sổ sách chi tiết với sổ sách tổng hợp, nhưng vẫn đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ. Giảm bớt được khối lượng ghi chép, tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đảm bảo cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng quan tâm một cách chính xác và nhanh nhạy. 3.2.2. Phương hướng hoàn thiện. Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại, tiêu thụ hàng hoá là khâu quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá không những là công việc của các nhà quản trị phải tìm cách tiếp cận thị trường, tìm hiểu thị hiếu người tiêu dùng mà công tác kế toán cũng đóng vai trò quan trọng. Trong đó kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công tác kế toán, việc hạch toán nghiệp vụ kế toán tiêu thụ hàng hoá phải được tổ chức khoa học và ngày càng hoàn thiện phù hợp yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, phát huy tốt vai trò của mình trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Để hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng và công tác kế toán nói chung phải đáp ứng các yêu cầu sau: Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, tôn trọng các chế độ kế toán. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của các đơn vị mà còn là công cụ quản lý kinh tế cuả Nhà nước. Việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kinh tế cụ thể được phép vận dụng và cải tiến, không nhất thiết là phải dập khuôn máy móc theo chế độ, nhưng phải tôn trọng chế độ, tôn trọng cơ chế. - Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo công ty đến các cơ sở. Công ty phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chế độ chính sách, thể lệ về tài chính- kế toán của Nhà nước, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải trên cơ sở tiết kiệm chi phí mang lại hiệu quả cao. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. 3.2.3. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Qua thực tế nghiên cứu tìm hiểu cách quản lý theo dõi hạch toán tại công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, em xin đề xuất một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. 3.2.3.1. Về chứng từ và sự luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng đối với việc cung cấp thông tin kinh tế tài chính phát sinh. Các chứng từ sử dụng trong công ty ngoàI các chứng từ bắt buộc theo qui định thống nhất của Nhà nước, các chứng từ do đơn vị qui định phải thống nhất về biểu mẫu, nội dung ghi chép từ nơi phát sinh chứng từ tại các cửa hàng, đến văn phòng công ty, tạo điều kiện cho việc phân loại, tổng hợp kiểm tra, kiểm soát được thuận lợi. Việc ghi chép trên chứng từ phải phục vụ tối đa cho yêu cầu tập hợp trực tiếp chi phí phục vụ cho đối tượng kinh doanh nhất định. Đây là cơ sở quan trọng phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, các chứng từ còn phải phản ánh các khoản chi phí chung phục vụ cho việc tiêu thụ mà kế toán phải tập hợp, lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp, đảm bảo chính xác khi xác định kết quả tiêu thụ. Bộ phận kế toán khi nhận chứng từ từ thủ kho và các cửa hàng như “ Phiếu xuất kho ”, “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ”, “ Bảng kê bán lẻ hàng hoá”, thì cần phải lập phiếu giao nhận chứng từ và có sự chứng thực giữa người giao và người nhận. Phiếu giao nhận chứng từ có mẫu như sau: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày.... đến ngày .... Năm 2003 Nhóm hàng hoá Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ngày tháng năm Người nhận Người giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với trường hợp bán lẻ hàng hoá, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại các cửa hàng và trung tâm, kế toán tiến hành ghi hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và thu tiền đối với các khách hàng đã thanh toán, định kỳ 5 ngày các chứng từ này và số tiền thu được của khách hàng được chuyển lên phòng kế toán mà không qua một thao tác tập hợp vào một chứng từ tổng hợp nào đó để tiến hành hạch toán và ghi sổ. Trong thời gian 5 ngày đó, các cửa hàng và văn phòng phải bảo quản lưu trữ chứng từ. Điều đó cho thấy thông tin về tiêu thụ hàng hoá tại văn phòng công ty không cập nhật thường xuyên, việc theo dõi quá trình tiêu thụ hàng hoá phải chờ đến sau khi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh sau 5 ngày thì kế toán mới có thể tiến hành theo dõi và ghi sổ. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến những quyết định đúng đắn và kịp thời của giám đốc công ty và hoạt động kinh doanh. Mặt khác, kế toán tại các cửa hàng và văn phòng không phát huy được hết khả năng chuyên môn của mình, vai trò và nhiệm vụ của kế toán bị hạn chế, mọi công việc đều đổ dồn vào phòng kế toán công ty. Do vậy, kế toán các cửa hàng và văn phòng nên sau mỗi ngày tập hợp các chứng từ gốc bằng một chứng từ tổng hợp, đó là Bảng tổng hợp chứng từ. Sau 5 ngày khi chuyển lên phòng kế toán thì kế toán chỉ kiểm tra sự chính xác giữa các chứng từ và bảng tổng hợp chứng từ đó để vào số liệu cho máy vi tính, nó giúp cho kế toán không phải giở liên tục một tập chứng từ. Bảng tổng hợp chứng từ có mẫu như sau: DN:……. Mẫu số:…….. Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số:………. Ngày…. tháng…. năm…… Loại chứng từ gốc:……. Đơn vị tính:….. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chtừ gốc) Tổng số tiền Ghi có TK…. Số hiệu Ngày tháng Ghi nợ các TK…. 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng (Kèm theo……chứng từ gốc) Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bên cạnh đó, công ty cần quy định thời hạn nộp “Bảng kê bán lẻ hàng hoá” trong vòng từ 5 đến 7 ngày để công tác kế toán được cập nhật kịp thời, giảm tải công tác kế toán vào cuối tháng, cuối quý. Kế toán cũng cần thường xuyên đôn đốc các cửa hàng trong việc gửi các bảng kê bán lẻ hàng hoá lên công ty đúng thời gian quy định tránh gây cản trở cho công tác quản lý và hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty. 3.2.3.2. Về hạch toán chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng được sử dụng thực chất là để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Công ty chưa phát huy lợi thế của việc sử dụng chính sách chiết khấu. Điều này không khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, như vậy công ty sẽ có một khoản vốn kinh doanh bị chiếm dụng dưới hình thức nợ phải thu. Trong khi công ty luôn vì mục tiêu tăng trưởng doanh thu tiêu thụ, nếu thu hồi tiền hàng sớm giúp cho công ty có vốn lưu động để tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh, hạn chế các khoản vay ngân hàng chịu lãi suất, đồng thời cũng giúp cho công ty tránh được những rủi ro về nợ khó đòi. Cho nên công ty cần đánh giá đúng đắn chính sách chiết khấu. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Công ty cần áp dụng linh hoạt hình thức chiết khấu. Công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khách hàng thanh toán trước thời hạn trong đó qui định rõ thời hạn tín dụng, chiết khấu thanh toán là số tiền người bán giảm cho người mua và được tính bằng một tỷ lệ % trên tổng giá thanh toán của số hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn. Công ty cần xem xét đưa ra một tỷ lệ chiết khấu phù hợp khi khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Như công ty có thể đưa ra các khoảng doanh số nhất định và tương ứng với nó là các tỷ lệ chiết khấu. Công ty cần đưa ra hình thức chiết khấu thanh toán linh hoạt vì hiện nay công ty phải vay vốn ngân hàng và trả lãi để có thể tiếp tục kinh doanh. Công ty xây dựng mức chiết khấu thanh toán dựa trên những yếu tố sau: - Tỷ lệ lãi vay ngân hàng. - Số tiền lãi công ty phải trả cho ngân hàng hàng tháng. - Khả năng thanh toán của khách hàng có số mua hàng ổn định. Dựa trên những thông số trên để đề ra các mức chiết khấu khác nhau, đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất bù được việc giảm lãi vay ngân hàng. Về hạch toán chiết khấu cho khách hàng. Khi áp dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng thì các khoản này phải đem lại lợi ích cho công ty thì việc thực hiện nó mới mang lại hiệu quả. Theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC, phần này được hạch toán như sau: Nợ TK 635 : Chi phí tài chính. Có TK 111, 112, 131: Số tiền chiết khấu dành cho khách hàng. Công ty nên sử dụng TK 635 để hạch toán chiết khấu bán hàng phù hợp với chế độ kế toán tài chính. 3.2.3.3. Về hạch toán dự phòng phải thu khó đòi. Trong thực tế, hoạt động kinh doanh có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Vì đặc thù kinh doanh của Công ty là bán hàng tại các cửa hàng, văn phòng, quầy, kho… do đó còn tồn tại tình trạng ở một số cửa hàng cho khách hàng nợ tiền hàng nhưng đến cuối tháng khách hàng chưa trả tiền trong khi các cửa hàng phải nộp hoá đơn cho phòng kế toán tài chính nên các cửa hàng có theo dõi số nợ của khách hàng. Vì vậy sẽ dẫn đến nợ khó đòi và thu hồi vốn chậm. Các khoản tiền nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng những tổn thất này xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán công ty phải dự kiến số nợ khó có khả năng đòi, tính trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Số tính trước này gọi: Dự phòng phải thu khó đòi. Theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 thì phương pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi như sau: Về nguyên tắc, dự phòng phải thu khó đòi chỉ được thực hiện vào một lần vào cuối năm báo cáo. Nợ TK 642 Có TK 139 Cuối niên độ kế toán sau, tính ra số dự phòng cần phải lập cho kỳ sau. Nếu số dự phòng cần lập bằng số dự phòng đã lập thì không cần lập nữa. Nếu số dự phòng cần lập lớn hơn số dự phòng đã lập thì kế toán lập dự phòng cho kỳ sau theo số chênh lệch: Nợ TK 642 (6426): Ghi theo số chênh lệch tăng. Có TK 139 Nếu mức dự phòng cần lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập thì kế toán ghi giảm chi phí trong kỳ: Nợ TK 139 Có TK 642 (6426): Ghi theo số chênh lệch giảm. Căn cứ lập dự phòng phải có bằng chứng tin cậy về các khoản nợ mà khách hàng không trả được khi công ty đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không có kết quả. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi công ty có thể lựa chọn 1 trong 2 phương pháp sau: + Theo phương pháp kinh nghiệm thì dự phòng phải thu khó đòi được tính: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi của KH = Số nợ phải thu của khách hàng x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng + Theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu Số dự phòng nợ phải thu khó đòi trong năm = Tổng doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Công ty nên hạch toán như vậy cho đúng với chế độ kế toán hiện hành và các thông tư hướng dẫn. 3.2.3.4. Về thiết kế sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là phương tiện để hệ thống hoá thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô. Đáp ứng được yêu cầu của thông tin kế toán thì việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải khoa học và hợp lý, đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với nhau, đảm bảo tính chính xác của việc hệ thống hoá thông tin kế toán. Công ty không mở sổ Cái tổng hợp TK 632, 511, 641, 642 làm khó khăn cho công tác xác định kết quả tiêu thụ. Công ty cũng không mở sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Để thuận tiện hơn trong công tác kế toán, cũng như trong việc đối chiếu, kiểm tra kế toán thì công ty nên mở các sổ sách trên. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán mở ra để theo dõi chi tiết hơn về GVHB và tiện vào sổ tổng hợp, mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tài khoản 632 - Giá vốn hàng giấy vở học sinh Tháng .... năm 2002 NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng phát sinh Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ này dùng để theo dõi số lượng các loại hàng hoá xuất kho, quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ hơn. Căn cứ ghi sổ: dựa vào phiếu xuất kho Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Sổ này được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá. + Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ + Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ + Cột 4: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Cột 5: Ghi số hiệu tàI khoản đối ứng + Cột 6, 7: Số tiền của khối lượng hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấp Sổ Cái TK 632, 511, 641, 642 cần được mở để tiện theo dõi số liệu về quá trình tiêu thụ. Mẫu sổ tương tự như sổ Cái TK 632 hay sổ Cái TK 6411. 3.2.3.5. Về việc áp dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán. Hiện nay, để thuận tiện và theo dõi phản ánh thông tin kinh tế được cập nhật, kịp thời, giảm bớt công việc ghi chép và tính toán nâng cao độ chính xác, tin cậy, giải quyết những hạn chế về thời gian, những khó khăn trong việc tính toán số liệu lớn, trong việc cộng dồn sổ… hầu hết máy vi tính đã được đưa vào trong công tác hạch toán và ghi chép kế toán ở tất cả các công ty. Việc áp dụng kế toán máy cho công tác kế toán đã giúp người kế toán phản ảnh các nghiệp vụ phát sinh nhanh chóng, không bị bỏ sót, không trùng lặp… Về công tác kế toán máy ở công ty Công nghệ phẩm, phòng kế toán của công ty đã trang bị máy tính nhưng việc sử dụng máy chỉ giới hạn trong phạm vi hẹp, công tác kế toán còn mang tính nửa thủ công, nửa cơ giới điều này đã hạn chế tác dụng của tin học. Công ty chưa thể khai thác hết khả năng ứng dụng các thành tựu của tin học vào hoạt động kinh doanh cũng như công tác tổ chức kế toán. Hiện tại, cả phòng kế toán chỉ có một máy vi tính, công ty chưa có phần mềm kế toán riêng nên một vài phần hành kế toán vẫn phải làm thủ công. Do đó công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc cải tạo cơ sở vật chất không những trang bị máy tính ở văn phòng công ty mà ở các chi nhánh thuộc dưới huyện cũng cân thiết cần phải có máy tính. Nếu hệ thống máy vi tính của Công ty được nối mạng nội bộ thì càng có sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất cao không chỉ các phần hành kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán mà còn giữa phòng tài chính - kế toán với các phòng, ban khác trong toàn Công ty. Điều đó sẽ đảm bảo độ chính xác và tin cậy cao trong việc tính toán và lưu trữ số liệu. 3.2.3.6. Về phương pháp tính giá hàng xuất kho. Do hàng hoá nhập kho trong công ty gồm nhiều nguồn khác nhau với giá cả và chi phí khác nhau. Vì vậy, khi xuất hàng để bán hoặc sử dụng cho các nhu cầu khác cần phải tính trị giá vốn của hàng xuất kho. Mặt khác, tính trị giá vốn của hàng xuất kho còn nhằm mục đích tính được trị giá vốn hàng bán trên cơ sở đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm của công ty là nhập, xuất hàng hoá tương đối nhiều, đa dạng các chủng loại hàng hoá, liên tục. Theo yêu cầu của các cửa hàng thì việc xuất hàng hóa xảy ra thường xuyên, hơn nữa công ty thường mua hàng nhập kho từ nhiều nguồn cung cấp hàng khác nhau. Do đó theo em để thuân tiện cho việc tính giá vốn hàng tiêu thụ và thoả mãn nguyên tắc chi phí phù hợp với doanh thu thì công ty có thể chọn cho mình phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá thực tế nhập trước - xuất trước (FIFO ). Với phương pháp đó, vừa tạo thuận lợi cho công ty trong việc xác định giá mua của hàng xuất bán, vừa quản lý chặt chẽ số lượng hàng xuất. Khi thay đổi phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho, thì công ty phải được sự cho phép của cơ quan thuế và sự giải trình về sự ảnh hưởng của việc thay đổi. Đồng thời phải ghi rõ việc thay đổi phương pháp tính giá hàng xuất kho trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Điều kiện thực hiện những giải pháp trên: Để có thể phát triển và đứng vững trên thị trường, đối với các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty Công nghệ phẩm nói riêng thì việc tiêu thụ hàng hoá là mối quan tâm hàng đầu, trang trải các khoản chi phí đảm bảo kinh doanh có lãi. Trong quá trình hoạt động không những công ty luôn luôn phải đổi mới cách thức tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với điều kiện kinh doanh. Nhằm thực hiện các giải pháp nêu trên, công ty cần chú ý một số vấn đề sau: Về công tác quản lý: Tăng cường công tác kiểm tra giám sát các hoạt động có liên quan đến tiền hàng, tài sản, duy trì thực hiện tốt mọi nguyên tắc chế độ quy định của Nhà nước và công ty. Đề cao ý thức trách nhiệm, phấn đấu hạ thấp chi phí, đảm bảo sử dụng vốn hợp lý để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong việc sử dụng vốn, thực hiện báo cáo quyết toán chính xác, kịp thời đúng quy định. Tăng cường công tác giám sát kiểm tra hướng dẫn thực hiện các quy định về thiết lập chứng từ, ghi chép sổ sách, cân đối tiền hàng. Về công tác kinh doanh: Nắm chắc nhu cầu của thị trường từng vùng, từng địa bàn để có kế hoạch cung ứng hàng hoá kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn. Tìm kiếm, khai thác một số mặt hàng chủ lực, đặc biệt là các mặt hàng của các cơ sở sản xuất nhà máy đang được khách hàng ưa chuộng, để tổ chức mạng lưới bán buôn. Thực hiện tốt công tác dịch vụ trước và sau bán hàng. Về công tác tổ chức cán bộ: Thường xuyên đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Xây dựng phương án sắp xếp bố trí lao động phù hợp với chuyên môn của mỗi người từ đó có thể phát huy được khả năng, năng lực của từng nhân viên. 3.2.4. Các giải pháp tổ chức quản lý tiêu thụ và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Thực chất của việc tăng hiệu quả kinh doanh là tăng chỉ tiêu lợi nhuận. Với mục tiêu không ngừng nâng cao lợi nhuận, công ty thường xuyên phân tích, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu để tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh là lợi nhuận thu được do tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Nó chịu ảnh hưởng của các nhân tố sau: - Khối lượng hàng hoá tiêu thụ. - Giá bán hàng hoá. - Giá mua hàng hoá. - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Nghiên cứu các nhân tố lợi nhuận để công ty có thể đề ra các biện pháp nhằm tăng lợi nhuận. 3.2.4.1. Mở rộng phương thức tiêu thụ. Tiêu thụ hàng hoá là một vấn đề quan trọng không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thông qua tiêu thụ, độ thoả dụng của hàng hoá mới được xác định một cách trọn vẹn. Có tiêu thụ hàng hoá, thu được tiền thì công ty mới bù đắp được các chi phí bỏ ra và có lãi. Tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm chi phí. Muốn đạt được, công ty không những tăng nhanh khối lượng hàng hoá tiêu thụ mà còn đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ, trong quá trình tiêu thụ, sau khi tiêu thụ. Vì vậy, việc mở rộng và đa dạng hoá phương thức tiêu thụ là một điều rất cần thiết để tăng nhanh vòng quay vốn, thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Ngoài các phương thức bán hàng hiện nay, công ty có thể mở rộng thêm một số phương thức tiêu thụ mới như: bán hàng theo phương thức khoán, bán hàng đổi hàng, bán hàng trả góp ... Đặc biệt là bán hàng theo phương thức khoán cần được triển khai một cách triệt để, bán hàng theo phương thức này không những đẩy nhanh được tiến độ tiêu thụ hàng hoá mà còn giúp cho các nhân viên có ý thức hơn trong việc cạnh tranh bán hàng nâng cao thu nhập 3.2.4.2. Mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường là nhân tố quyết định chất lượng, giá cả của sản phẩm, hàng hoá. Để hàng hoá tiêu thụ được, công ty phải nắm bắt được nhu cầu thị trường, phải thoả mãn những mong đợi và kỳ vọng của khách hàng về những hàng hoá của công ty. Biện pháp để mở rộng thị trường tiêu thụ có thể bằng quảng cáo, thực hiện chính sách giá ưu đãi, chính sách dành cho các đại lý và khách hàng tiêu thụ khối lượng hàng hoá lớn. Mạng lưới tiêu thụ hiện nay của công ty có tính tập trung cao ở thị trường các huyện trong tỉnh. Thị trường các huyện đang là những thị trường tiềm năng lớn, nhất là trong điều kiện đưa hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng hiện nay có vai trò tối quan trọng. Tìm biện pháp khai thác những thị trường tiềm năng to lớn này là hết sức cần thiết, có thể thông qua các đại lý hoặc có thể mở mạng lưới tiêu thụ ở những nơi này như mở thêm cửa hàng mới. Đây cũng chính là xu hướng mà công ty muốn thực hiện trong những năm sắp tới. 3.2.4.3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nâng cao hiệu quả kinh doanh là nhằm tăng lãi thuần, hay bằng cách tăng doanh số tiêu thụ, giảm các chi phí kinh doanh tương ứng - Tăng doanh thu tiêu thụ bằng cách đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giảm bớt các khoản giảm trừ doanh thu, đặc biệt là đối với hàng kém phẩm chất, hàng bán bị trả lại do vi phạm hợp đồng. - Tiết kiệm chi phí, đó là tiết kiệm các chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty năng động trong việc tìm đối tác kinh doanh để có thể chọn được nhà cung cấp hàng hoá vơí giá mua thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, quy cách, phẩm chất. Điều đó đóng góp một phần quan trọng trong giảm chi phí kinh doanh. Công ty cũng cần thực hiện tốt các vấn đề về nhân sự, trình độ tổ chức sắp xếp và phân công trách nhiệm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, để tăng hiệu quả kinh doanh cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty. Trong đó, công tác kế toán là một trong những công cụ quan trọng đắc lực. Kết luận Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong nền kinh tế thị trường có vị trí đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp thương mại. Nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng hay không có khả năng hoạt động trên thị trường là do quá trình từ khâu tiêu thụ cho đến khâu hạch toán vào sổ sách kế toán. Một chính sách tiêu thụ hợp lý kết hợp với trình độ của cán bộ quản lý cao là động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán trong khâu tiêu thụ là công cụ sắc bén cho việc điều hành quản lý và ra quyết định của chủ doanh nghiệp. Với chức năng và vai trò của mình, kế toán phải hết sức chặt chẽ, áp dụng một cách linh hoạt tuỳ theo đặc điểm, quy mô từng loại hình doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả, đúng nguyên tắc và chế độ kế toán. Qua quá trình học tập và thời gian thực tập tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình cùng sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn, em đã nhận thấy công tác kế toán mang tính lý luận và thực tiễn. Trong những năm qua, công ty đã có những thành công nhất định trên thị trường . Công ty ngày càng có chỗ đứng vững trên thị trường, tạo được uy tín đối với khách hàng. Có được thành công đó và vẫn vững bước trong tương lai có sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán - tài chính. Tuy nhiên, sự phát triển luôn đòi hỏi phải hoàn thiện hơn nữa. Việc kiện toàn công tác kế toán - tài chính nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng một cách khoa học, hợp lý là rất cần thiết. Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy PGS-TS Nguyễn Đình Hựu cùng các cô chú trong Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. Trong khuân khổ có hạn nên bài viết vẫn còn nhiều những thiếu sót mong sự góp ý của thầy và cô chú để bài viết được hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2004 Sinh viên thực hiện Bùi Thị Thanh Nga Tài liệu tham khảo 1. Kế toán thương mại dịch vụ – NXB Thống kê năm 2003 2. Hướng dẫn thực hành – NXB Tài chính năm 2004 3. Lý thuyết tổ chức công tác kế toán (Viện Đại học mở năm 2003) 4. Tạp chí kế toán tháng 6/2004 5. Kế toán quản trị – Viện Đại học Mở năm 2003 Các ký hiệu chữ viết tắt Ký hiệu Nội dung GTGT Giá trị gia tăng XK Xuất khẩu ĐK Đầu kỳ BQ Bình quân LN Lợi nhuận DT Doanh thu QLDN Quản lý doanh nghiệp GVHB Giá vôn hàng bán TTĐB Tiêu thụ đặc biệt HĐTT Hoạt động tiêu thụ TSCĐ Tài sản cố định KH Khấu hao KPCĐ Kinh phí công đoàn BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế DN Doanh nghiệp CPBH Chi phí bán hàng HĐKD Hoạt động kinh doanh VL Vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ NKCT Nhật ký chứng từ