Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam

……………. Phát sinh trong kỳ 350.552.937.569 321.558.301.524 Luỹ kế phát sinh trong năm 4.207.353.976.237 4.167.933.747.955 Số dư cuối kỳ 215.154.672.894 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 12 năm 2007 Đvt: Đồng STT Tên TK đối ứng TK PS TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư kỳ trước chuyển sang 279.240.055.249 1 Tiền gửi ngân hàng 131 01 112 375.962.883.827 2 Tiền mặt 131 01 111 258.257.144.199 2 Phải trả nội bộ 131 01 336 395.116.754.233 4 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 131 01 511 195.987.582.431 5 Chi phí tài chính 131 01 635 0 3.155.801.770 Tổng phát sinh trong kỳ 591.104.336.664 559.902.197.342 Luỹ kế phát sinh từ trong năm 5.924.944.698.144 5.878.104.270.505 Só dư cuối năm 310.442.094.571 0 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu số 20: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 2.4.5. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi Dự phòng phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu có khả năng không được khách hàng thanh toán đối với các khoản phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Dự phòng phải thu khó đòi tại công ty được trích lập như sau: + Đối với những khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 tháng trở lên đến dưới 1 năm thì công ty trích lập 30% giá trị khoản nợ. + Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán từ 1 năm đến dưới 2 năm thì công ty trích lập dự phòng với tỷ lệ 50% giá trị khoản nợ. + Đối với nhứng khoản nợ quá hạn thanh toán từ 2 năm đến dưới 3 năm thì công ty trích lập dự phòng với tỷ lệ là 70 % giá trị khoản nợ. * Quy trình hạch toán được tiến hành như sau: Cuối năm tài chính, nếu số dự phòng phải thu cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng đã lập, kế toán trích bổ sung: Nợ TK 642 Có TK 139 Ngược lại, kế toán hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 139 Có TK 642 Khi khách hàng mất hẳn khả năng thanh toán, kế toán tiến hành xoá sổ: Nợ TK 139 : số dự phòng đã lập Nợ TK 642: số còn lại Có TK 131: giá trị khoản còn phải thu Khi khách hàng đã xoá sổ thanh toán cho công ty: Nợ TK 111,112.. Có TK 711 Tại công ty, khách hàng đa số là các hãng Hàng không có mối quan hệ lâu năm với công ty, chính vì vậy, các khoản phải thu của các khách hàng này rất hiếm khi quá hạn. Các khoản phải thu khó đòi tại công ty thường xảy ra đối với các doanh nghiệp công nghiệp và các khách hàng lẻ, chính vì vậy, công ty thường phải trích lập dự phòng cho những khách hàng này. 2.5.5. Hạch toán thuế GTGT đầu ra Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Doanh thu bán nhiên liệu bao gồm doanh thu bán dầu Jet A1, doanh thu bán Do, Fo, doanh thu bán A83, A92, các mặt hàng xăng nhớt. Doanh thu bán nhiên liệu hàng không cho tuyến nội địa của công ty chịu thuế suất 10%. Doanh thu bán dầu cho các hãng hàng không quốc tế và các chuyến bay của các hãng hàng không nội địa bay quốc tế không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Việc quản lý và hạch toán thuế GTGT đầu ra tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng là bán trực tiếp tại công ty hay bán ở các xí nghiệp TH1: Hàng bán trực tiếp tại công ty Trong trường hợp này, hàng ngày, khi có nghiệp vụ xuất bán nhiên liệu cho tuyến bay nội địa, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chuyển lên, xác định số thuế GTGT đầu ra, trên cơ sở đó, làm căn cứ tính ra số thuế đầu ra phải nộp cuối kỳ. Số thuế GTGT đầu ra = Doanh thu bán ngoài * Thuế suất thuế GTGT TH2: Hàng xuất bán tại các xí nghiệp Luật thuế GTGT quy định, các đơn vị hạch toán phụ thuộc nếu xác định được thuế GTGT đầu vào, đầu ra thì phải kê khai nộp thuế ở địa phương. Vì thế, hàng tháng, thuế GTGT được theo dõi ở cả công ty và xí nghiệp. Cuối mỗi tháng, căn cứ vào lượng hàng bán ra của các xí nghiệp, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu viết hoá đơn GTGT theo giá điều chuyển nội bộ (còn gọi là hoá đơn luân chuyển nội bộ - biểu số 6). Hoá đơn này là căn cứ để xác định thuế GTGT đầu ra của công ty và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ở các xí nghiệp. Tóm lại, đối với các mặt hàng chịu thuế GTGT, tại công ty, thuế đầu ra được xác định căn cứ vào các hoá đơn bán hàng trực tiếp và hoá đơn luân chuyển nội bộ giữa công ty và xí nghiệp. Thuế đầu vào được xác định khi công ty tiến hành nhập khẩu hàng hoá. Tại xí nghiệp, thuế GTGT đầu ra của công ty chính là thuế đầu vào của xí nghiệp. Thuế đầu ra tại xí nghiệp được xác định khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Mỗi xí nghiệp đều có mã số thuế riêng và tiến hành kê khai, nộp thuế tại địa phương nơi xí nghiệp đóng trụ sở. 2.5. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ Xác định kết quả là công việc quan trọng đối với 1 doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Việc kinh doanh từng mặt hàng lỗ lãi ra sao chỉ được cung cấp chính xác khi kế toán xác định được kết quả cuối cùng. Tất cả các công việc hạch toán trong kỳ rốt cục cũng chỉ là để phục vụ cho việc hạch toán xác định kết quả tiêu thụ. Để xác định được chính xác kết quả tiêu thụ, bên cạnh việc phải tính toán chính xác doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng bán, kế toán còn phải tiến hành tập hợp chính xác các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, do đặc thù riêng có của quá trình kinh doanh xăng dầu, công ty vẫn chưa có sự phân định rõ ràng hai loại chi phí này. Việc phân định này cho đúng với chế độ là rất khó đối với kể cả công ty và xí nghiệp. Các chi phí liên quan đến bán hàng và quản lý công ty gọi chung là chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại công ty được không được phân chia theo tính chất chi phí mà được phân chia theo nơi phát sinh nghiệp vụ. 2.5.1. Hạch toán chi phí bán hàng Các chi phí phát sinh tại các chi nhánh, đơn vị bán lẻ xăng dầu tại các tỉnh được kế toán hạch toán vào chi phí bán hàng. Cuối tháng, kế toán xí nghiệp chuyển toàn bộ số liệu liên quan cho kế toán văn phòng công ty qua bảng tổng hợp chi phí kinh doanh và bảng tổng hợp chi phí phân bổ cho hàng bán ra ngoài hàng không của các xí nghiệp bán lẻ. Kế toán công ty trên cơ sở số liệu nhận được, tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng và nhập dữ liệu vào máy tính theo các định khoản sau: Sơ đồ 4: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG 334,338 6411 911 Chi phí nhân viên Kết chuyển chi phí nhân viên 214 6414 Chi phí khấu hao Kết chuyển chi phí TSCĐ khấu hao TSC 111,112 6418 Chi phí bằng tiền khác Kết chuyển chi phí bằng tiền khác Số liệu sau khi cập nhật vào cửa sổ nhập liệu, được kết chuyển tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết và sổ cái TK 641 của tháng: Biểu số 21: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 12 năm 2007 Đvt: đồng Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK PS TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số dư kỳ trước chuyển sang 0 0 …… …… ……………………………… …… … …………….. …………….. 31/12/ 2007 Tiền lương trả công nhân viên xí nghiệp xăng dầu HK miền Bắc 6411 334 176.751.461 31/12/ 2007 Tiền lương trả công nhân viên xí nghiệp xăng dầu HK miền Nam 6411 334 193.735.726 31/12/ 2007 Chi phí khấu hao TSCĐ của xí nghiệp xăng dầu HK miền Bắc 6414 214 101.863.276 …… …………………………… …… … ………………. ……………… 31/12/ 2007 Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ 911 6411 3.297.751.186 Phát sinh trong kỳ 3.297.751.186 3.297.751.186 Luỹ kế phát sinh năm 35.782.964.517 35.782.964.517 Số dư cuối kỳ 0 0 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu số 22: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 12 năm 2007 Đvt: đồng STT Nội dung chứng từ TKĐƯ PS Nợ PS Có Số kỳ trước chuyển sang 1 Hao mòn TSCĐ 214 973.275.286 2 Phải trả công nhân viên 334 1.238.963.625 3 Các khoản phải trả theo lương 338 235.403.088 …… …………………………… … ……………… ……… Xác định kết quả kinh doanh 911 3.297.751.186 Phát sinh trong kỳ 3.297.751.186 3.297.751.186 Luỹ kế phát sinh năm 35.782.964.517 35.782.964.517 Số dư cuối kỳ 0 0 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng 2.5.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp Các chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại văn phòng công ty và tại văn phòng đại diện của công ty tại TP Hồ Chí Minh được hạch toán là chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng ngày tại công ty. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, sau đó, tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy tính. Còn các khoản chi phí quản lý phát sinh tại văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, được kế toán văn phòng đại diện cập nhật, sau đó, cuối tháng chuyển số liệu về cho kế toán công ty hạch toán. Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh bao gồm: chi phí nhân viên quản lý (lương và các khoản trích theo lương), chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng , chi phí khấu hao TSCĐ, thuế phí và lệ phí ở văn phòng công ty, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Các chi phí này được tổng hợp tại bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. Quy trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Sơ đồ 5: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 334,338 6421 911 Chi phí nhân viên Kết chuyển chi phí nhân viên 153 6423 Chi phí đồ dùng Kết chuyển chi phí văn phòng đồ dùng văn phòng 214 6424 Chi phí khấu hao Kết chuyển chi phí TSCĐ khấu hao 333 6425 Thuế, phí và lệ phí Kết chuyển thuế, phí và lệ phí 139 6426 Dự phòng phải thu Kết chuyển dự phòng khó đòi phải thu khó đòi 111,112.. 6428 Chi phí bằng tiền Kết chuyển chi phí khác bằng tiền khác Số liệu kế toán sau khi được vào cửa sổ nhập liệu theo các định khoản trên tự động được cập nhật qua sổ chi tiết và sổ cái TK 642 của tháng: Biểu số 23: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 12 năm 2007 Đvt: Đồng Số CT Ngày CT Nội dung chứng từ TK PS TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số dư kỳ trước chuyển sang 0 0 …....... …… …………………………… …… …….. ……………. ……………… 8/12/ 2007 Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 153 11.936.476 31/12/ 2007 Trả lương cho nhân viên tại văn phòng công ty 6421 334 712.358.862 31/12/ 2007 Trả lương cho nhân viên tại văn phòng đại diện 6421 334 361.387.719 31/12/ 2007 Chi phí khấu hao TSCĐ 6424 214 983.862.897 …… …….. ……………………… … …… ……………. …………….. Phát sinh trong kỳ 3.672.976.638 3.672.976.638 Luỹ kế phát sinh năm 40.856.912.151 40.856.912.151 Số dư cuối kỳ 0 0 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu số 24: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 12 năm 2007 Đvt: đồng STT Nội dung chứng từ TKĐƯ PS Nợ PS Có Số kỳ trước chuyển sang 0 0 1 Tiền mặt 111 332.796.689 2 Tiền gửi ngân hàng 112 496.579.965 3 Tạm ứng 114 43.268.716 4 Hao mòn TSCĐ 214 983.862.897 5 Phải trả cho người bán 331 259.854.186 6 Thuế và các khoản phải nộp Ngân sách 333 78.855.754 7 Phải trả công nhân viên 334 1.073.746.581 8 Phải trả, phải nộp khác 338 204.011.850 … …………………………………. …… ………………. ……………….. Xác định kết quả kinh doanh 911 3.672.976.638 Phát sinh trong kỳ 3.672.976.638 3.672.976.638 Luỹ kế phát sinh năm 40.856.912.151 40.856.912.151 Số dư cuối kỳ 0 0 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng 2.5.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Công ty tiến hành xác định kết quả tiêu thụ vào cuối tháng, sau khi đã tổng hợp toàn bộ số liệu của công ty và của các chi nhánh gửi về. Công thức xác định kết quả tiêu thụ như sau: Lợi nhuận hoạt động tiêu thụ hàng hoá = Tổng doanh thu bán hàng - Chiết khấu thương mại - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Các số liệu từ các sổ cái TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 trong tháng sau khi cộng sổ được tự động kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả theo sơ đồ hạch toán như sau: Sơ đồ 6: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ 632 911 511 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh 641 thu thuần Kết chuyển chi phí bán hàng 421 642 Kết chuyển lỗ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển lãi Cuối tháng, số dư các tài khoản doanh thu, chi phí được kết chuyển tự động vào sổ chi tiết và sổ cái TK 911 của tháng đó. Sau đây là trích mẫu sổ cái TK 911 của tháng 12: Biểu số 25: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Tháng 12 năm 2007 Đvt: Đồng STT Nội dung chứng từ TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số dư kỳ trước chuyển sang 0 0 1 Lợi nhuận chưa phân phối 421 4.847.638.796 2 Doanh thu bán hàng 511 590.467.580.294 3 Giá vốn hàng bán 632 578.649.213.674 4 Chi phí bán hàng 641 3.297.751.186 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3.672.976.638 Phát sinh trong kỳ 590.467.580.294 590.467.580.294 Luỹ kế phát sinh trong năm 6.304.157.400.507 6.304.157.400.507 Số dư cuối kỳ 0 0 Người lập biểu Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng PHẦN 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 1. Đánh giá khái quát về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam Ra đời và hoạt động trong cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, công ty xăng dầu Hàng không Việt nam đã không ngừng đổi mới và hoàn thiện để phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại. Khẳng định được vị thế độc quyền của mình trên thị trường xăng dầu Hàng không trong nước, nhưng không phải vì thế mà công ty không tích cực nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường. Công ty đã nhanh chóng tiếp thu những thành tựu khoa học kỹ thuật mới của nền kinh tế thị trường, học hỏi và vận dụng một cách sáng tạo vào quá trình kinh doanh và quản lý của mình. Thành tích đạt được là rất đáng kể, tuy nhiên, công ty cũng còn rất nhiều điểm tồn tại cần phải khắc phục. Một khi đánh giá được thành tích để phát huy, tìm hiểu được tồn tại để dần dần điều chỉnh, khi đó, công ty sẽ ngày càng lớn mạnh trên thị trường xăng dầu trong nước cũng như quốc tế. 1.1. Ưu điểm * Về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thực hiện theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Kế toán tại các xí nghiệp có nhiệm vụ hạch toán số liệu tại đơn vị mình để cuối tháng chuyển kết quả về cho văn phòng chính nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán tại văn phòng chính. Tại văn phòng chính, mỗi cán bộ kế toán đảm nhận một hay nhiều phần hành khác nhau trong đó có riêng một kế toán tổng hợp số liệu của các xí nghiệp chuyển về. Số liệu sau khi được tổng hợp, được chuyển sang cho kế toán các phần hành cập nhật vào máy tính. Các kế toán các phần hành thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu với nhau để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Như vậy, nhờ có mối liên hệ chặt chẽ giữa các phần hành mà công tác kế toán tiêu thụ tại công ty được thực hiện khá hiệu quả, đóng góp một phần không nhỏ cho việc xác định kết quả trong kỳ và công tác lập kế hoạch cho năm sau. * Về nhân viên kế toán Cán bộ, công nhân viên phòng kế toán đều có trình độ chuyên môn, nắm chắc các nguyên lý kế toán. Họ luôn được tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề, cũng như nâng cao khả năng tiếp cận khoa học kỹ thuật. Đồng thời, với sự thay đổi trong chế độ kế toán của Nhà nước, công tác hướng dẫn, đào tạo luôn được triển khai kịp thời. Điều đó cũng cho thấy, Ban lãnh đạo công ty rất chú ý đến công tác đào tạo, phổ biến kiến thức cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, nửa phân tán đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo trong công tác hạch toán kế toán các phần hành cũng như là xác định kết quả kinh doanh cuối cùng. Hình thức này còn tạo điều kiện cho việc phân công, phân nhiệm, chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán, điều đó giúp cho các nhân viên kế toán phát huy được tinh thần trách nhiệm cao, tính làm việc độc lập, không ỷ lại vào người khác và phát huy được năng lực chuyên môn của mình, từ đó, góp phần tạo điều kiện cho công tác kế toán được gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc kế toán là rất lớn. Như vậy, với đội ngũ kế toán có kinh nghiệm, có năng lực và trình độ, phòng kế toán đã xử lý các nghiệp vụ kế toán nói chung và các nghiệp vụ kế toán tiêu thụ nói riêng một cách linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và có chất lượng cho công tác lãnh đạo và quản lý cuả công ty. * Về vận dụng tin học trong hạch toán Hệ thống công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển và nhanh chóng trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người. Sớm nhận thức được điều đó, ngay từ khi mới thành lập, phòng thống kê tin học của công ty đã tiến hành nghiên cứu và thử nghiệm thành công phần mềm kế toán máy phù hợp với đặc điểm kinh doanh đặc thù của công ty. Công ty áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán kế toán, chính vì vậy, công việc kế toán được tiến hành đơn giản, gọn nhẹ hơn rất nhiều. Đầu tiên, kế toán công ty căn cứ vào chứng từ gốc, tiến hành nhập dữ liệu vào máy qua cửa sổ nhập dữ liệu. Chương trình sẽ cập nhật, phân loại xử lý thông tin và in ra các sổ kế toán (như sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ nhật ký chung) và các báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán này được hoàn thiện dần dần trong quá trình hạch toán. So với phần mềm Fast accounting, phần mềm kế toán này đã thể hiện được tính ưu việt của mình: - Việc sữa chửa sai sót được tiến hành đơn giản (được phép sửa trực tiếp trên cửa sổ nhập dữ liệu). - Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán cũng an toàn và thuận tiện. - Các phần hành kế toán được thiết lập khá rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của các cán bộ kế toán. * Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ từ khâu mua hàng đến khâu bán hàng được lập khá đầy đủ. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cập nhật dữ liệu vào máy tính để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ. Sau khi cập nhật, chứng từ được phân loại theo từng phần hành để kế toán phần hành đó bảo quản và lưu trữ. Chứng từ trong trường hợp bán cho các doanh nghiệp công nghiệp và khách hàng lẻ thì các xí nghiệp giữ, chỉ nộp cho văn phòng chính các báo cáo bán hàng để văn phòng công ty hạch toán xác định kết quả cuối cùng. Việc xuất hàng cho các chi nhánh được phản ánh qua phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các hoá đơn bán hàng nội bộ. Các chứng từ này được lưu trữ tại công ty và tại xí nghiệp làm căn cứ theo dõi chính xác lượng hàng đã xuất và đã bán được. Như vậy, việc luân chuyển chứng từ được thực hiện khá chặt chẽ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán được rõ ràng, chính xác và nâng cao tính kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ công ty. * Về hình thức ghi sổ và hệ thống sổ sách kế toán Công ty hiện đang áp dụng hình thức nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này là khá đơn giản, phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty là các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày và với khối lượng lớn. Các loại sổ theo đó cũng được thiết kế tuân theo hình thức ghi sổ. Các cột chính ở các sổ tương đối tuân thủ quy định của Nhà nước. Hệ thống sổ được lập khá đầy đủ, các sổ chi tiết mở cho từng đối tượng, tạo điều kiện thuận tiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, nhanh nhạy cho Ban quản lý. * Về hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty nhìn chung đã tuân thủ đúng theo quyết định 15 của Bộ Tài Chính, gồm các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết. Các tài khoản nếu Nhà nước không quy định tài khoản chi tiết thì cũng được công ty thiết kế chi tiết đến từng đối tượng, thuận lợi cho việc hạch toán và xác định kết quả cuối cùng cho từng đối tượng. Ngoài ra, công ty còn sử dụng thêm nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (như TK 136 - thanh toán giá vốn hàng giao; TK 336 - tiền thu bán hàng) để theo dõi mối quan hệ thanh toán nội bộ giữa văn phòng chính với các chi nhánh đơn vị trong cả nước. 1.2. Nhược điểm * Về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá Công ty xăng dầu Hàng Không có nhiều xí nghiệp hạch toán phụ thuộc không hạch toán đến kết quả cuối cùng. Các đơn vị này nằm ở nhiều vùng khác nhau. Vào cuối mỗi tháng, các xí nghiệp gửi các thông tin đã tập hợp và hạch toán được trong tháng cho Văn phòng chính qua mạng Internet. Chính vì vậy, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty gặp rất nhiều khó khăn, đôi khi không hoàn thành về mặt thời gian. * Về nhân viên kế toán Số lượng các nhân viên kế toán tại văn phòng công ty có thể nói là nhiều, nhưng so với khối lượng công việc lớn như vậy, nên 1 kế toán đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau. Điều này làm tăng khối lượng công việc cho mỗi nhân viên và có thể dẫn đến sự giảm sút hiệu quả làm việc. * Về tin học trong hạch toán Từ khi thiết lập đến nay, tuy đã có nhiều cố gắng hoàn thiện phần mềm, nhưng bên cạnh những ưu điểm phần mềm kế toán công ty còn nhiều điểm chưa được hoàn thiện. Vì đặc thù dữ liệu kế toán được lưu trữ qua nhiều năm, mặc dầu vậy, hiện nay, phần mềm kế toán công ty chưa có hệ thống ngăn chặn virut hiệu quả, đôi khi virut xâm nhập, làm ẩn thông tin, gây khó khăn rất nhiều cho công tác kế toán. * Về công tác lập và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ được bảo quản ở cả công ty và xí nghiệp. Trong trường hợp bán hàng cho khách hàng công ty trực tiếp ký hợp đồng, xí nghiệp gửi các hoá đơn chứng từ cần thiết về cho công ty, trong đó hoá đơn để công ty gửi trực tiếp cho khách hàng, còn các chứng từ cần thiết được công ty lưu giữ làm căn cứ hạch toán cuối tháng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giám sát của công ty được chặt chẽ hơn, tuy nhiên, do sự cách trở về mặt địa lý, các hoá đơn đôi khi không được giao kịp thời cho khách hàng. * Về hình thức ghi sổ và sổ sách kế toán + Hệ thống sổ sách tại công ty tương đối đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu thông tin cho công tác hạch toán cũng như quản lý. Tuy nhiên, trong đó, công ty chưa mở thêm các sổ phản ánh kết quả kinh doanh của từng xí nghiệp để theo dõi kết quả kinh doanh của từng đơn vị, từ đó, đưa ra biện pháp chỉ đạo hợp lý. + Trường hợp công ty bán hàng qua kho chi nhánh, xí nghiệp thì hầu hết các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo bán hàng, thu tiền vào cuối tháng. Điều này dẫn đến công việc kế toán bán hàng tại văn phòng công ty rất bận rộn vào những ngày cuối tháng và gây ra chậm trễ cho công tác hạch toán tại công ty. Trường hợp bán lẻ tại các chi nhánh, xí nghiệp thì nhân viên cửa hàng bán lẻ lập bảng kê xuất hàng hoá (bán lẻ) hay báo cáo bán hàng và gửi về công ty không theo một quy định mang tính thống nhất. Điều này gây khó khăn cho công ty, ảnh hưởng không tốt đến công tác quản lý và hạch toán kế toán. + Các sổ cái được thiết lập không có cột ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ, điều này gây rất nhiều khó khăn cho công tác đối chiếu, kiểm tra định kỳ. * Về hệ thống tài khoản kế toán + Việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toán như tại công ty tuy giúp thuận tiện trong việc theo dõi quan hệ thanh toán nội bộ nhưng làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. + Công ty sử dụng tài khoản 151 - hàng đang đi trên đường để phản ánh hàng gửi tại các kho cảng đầu nguồn. Trong đó, các TK được chi tiết như sau: TK 1511: giá trị hàng mua gửi tại kho cảng đầu nguồn TK 1512: chi phí mua hàng Theo tính chất của TK 151 là tài khoản dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho cảng của công ty. Như vậy, dùng tài khoản này để phản ánh hàng gửi tại kho cảng đầu nguồn là không chính xác. Vì hàng hoá này công ty đã chấp nhận thanh toán, đã nhận từ các tàu chuyên chở đã nhập hàng vào kho cảng của công ty chứ không phải là hàng đang đi trên biển. + Việc công ty phản ánh chi phí mua hàng vào TK 1512 là không đúng theo chế độ. Theo quy định, các chi phí mua hàng phải được phản ánh vào TK 1562 - chi phí mua hàng. + Tuy giá cả mặt hàng xăng dầu đang biến động liên tục song công ty vẫn chưa sử dụng TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tạo điều kiện cho công ty tránh được 1 khoản tổn thất không đáng có từ việc giảm giá của hàng hoá. Điều này cũng làm cho việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh cuối cùng là chưa chính xác. * Về thanh toán công nợ Khách hàng của công ty thường là khách hàng thường xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều nên việc thanh toán chậm chiếm tỷ trọng lớn. Với đặc điểm khách hàng như trên, dẫn tới tình trạng khách hàng nợ nhiều, gây ứ đọng vốn. Trong mấy năm gần đây, các khoản phải thu khách hàng của công ty chiếm đến gần 1/2 doanh thu bán hàng trong năm. Có thể nói, việc đôn đốc theo dõi công nợ của kế toán công ty hiện nay thực hiện còn chưa tốt. Nhiều trường hợp nợ dây dưa quá hạn mà chưa có biện pháp nào đôn đốc thu hồi vốn. * Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, công ty đã tiến hành cất giữ hàng hoá trong kho. Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp, việc cất trữ này là không tốt. Hiện nay, thị trường giá cả xăng dầu đang có biến động mạnh mà công ty chưa có biện pháp lập dự phòng để phòng ngừa rủi ro do sự biến động đột ngột của giá cả xăng dầu gây ra, điều này rất dễ gây ra cho công ty nhiều tổn thất khó lường trước được. * Về việc phân bổ chi phí kinh doanh Việc phân bổ chi phí kinh doanh ở công ty chưa thật sự hợp lý vì chưa phân loại được chi phí theo tính chất của chi phí. Các chi phí phát sinh tại văn phòng công ty ngoài chi phí quản lý doanh nghiệp còn phát sinh thêm những khoản chi phí bán hàng mà thực chất nó không được phản ánh vào TK 641. Thực ra, việc không phân định rõ ràng như vậy cũng không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối kỳ, tuy nhiên, nên có sự phân định rõ ràng hai loại chi phí này để tạo điều kiện thuận tiện hơn cho công tác quản lý chi phí, đưa ra các định mức chi phí phù hợp hơn cho năm sau. * Về phân bổ chi phí thu mua Theo quy định, khoản chi phí thu mua là các phí tổn mua hàng hoá phải được hạch toán riêng trên TK 1562 - phí mua hàng hoá, cuối kỳ phân bổ hoặc kết chuyển cho khối lường hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ. Tuy nhiên, việc phản ánh chi phí thu mua vào TK 1512 là không phản ánh được chính xác giá trị của hàng hoá mua về. Mặt khác, cuối tháng, kế toán lấy số dư nợ trên TK 1512 được tính luôn vào giá trị hàng hoá nhập về để tính đơn giá hàng xuất kho mà không tiến hành phân bổ để tính riêng ra cho lượng hàng đã bán và lượng hàng còn tồn cuối kỳ. * Việc xác định giá vốn hàng bán trong kỳ Theo công thức tính đơn giá hàng xuất kho, công ty tính: Đơn giá hàng xuất kho = GT hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng nhập + chi phí mua hàng Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng hao hụt trong kỳ Như vậy, việc tính toán giá vốn hàng bán trong kỳ là chưa chính xác. Vì lượng hàng trong kho có thể chưa bán hết được trong kỳ. Việc tính toán như trên đồng nghĩa với việc lượng hàng tại các kho của công ty và xí nghiệp luôn được bán hết trong kỳ. Mặt khác, giá vốn hàng xuất bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cũng mang lại nhiều bất tiện. Vì như vậy, trong tháng chỉ nhập được số liệu về số lượng hàng xuất kho, còn về giá trị thì phải để trống, đến cuối tháng mới tính toán được. Điều này đôi khi gây nhiều bất tiện vì lượng hàng nhập xuất ra khỏi kho là khá lớn và khá thường xuyên, giá cả mặt hàng xăng dầu lại biến động tương đối mạnh, nên phản ánh giá vốn theo giá bình quân cuối kỳ đôi khi không phản ánh được chính xác giá xuất kho của hàng hoá tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu hàng không Việt nam Để phục vụ cho công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, đòi hỏi công ty phải đặc biệt coi trọng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định được kết quả tiêu thụ. Có như vậy, công ty mới đáp ứng được kịp thời nhu cầu tiêu thụ, tránh hao hụt, thất thoát trong quá trình bảo quản, tránh tình trạng ứ đọng gây sụt giảm chất lượng. Mặt khác, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đảm bảo cho việc phản ánh chính xác số lượng và giá cả các mặt hàng bán ra, ghi nhận đúng doanh thu, giá vốn và các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh; phản ánh đúng các nghĩa vụ phải thực hiện với NSNN; theo dõi chính xác quá trình thanh toán công nợ với đối tác trên cơ sở đó xây dựng được mối quan hệ kinh tế làm ăn lâu dài và mang lại hiệu quả. Có thể nói, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là quá trình quan trọng giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý, trên cơ sở kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng các kế hoạch tiêu thụ tốt hơn cho kỳ tới. Vì vậy, hạch toán tiêu thụ hàng hoá tốt góp phần rất lớn vào sự thành công của công ty Hơn nữa, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra nhiều thời cơ và thách thức cho doanh nghiệp thương mại. Các nhà đầu tư, các đối tác nước ngoài tăng cường hợp tác với Việt nam. Chính vì vậy, với các doanh nghiệp thương mại mà nói, việc khẳng định uy tín là điều quan trọng nhất. Để xây dựng và củng cố được các mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với đối tác, ngoài việc xây dựng các chính sách kinh doanh hợp lý, công ty còn phải cung cấp thông tin một cách trung thực nhất về kết quả kinh doanh và tình hình tài chính. Như vậy, vai trò của kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng trong công ty là không nhỏ. Kế toán tiêu thụ cung cấp các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt một năm tài chính. Trên cơ sở đó, các đối tác, các nhà đầu tư có thể ra các quyết định hợp lý. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ sẽ giúp cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất. Công ty xăng dầu Hàng không Việt nam là một công ty lớn, trực thuộc tổng công ty Hàng không Việt nam. Các báo cáo tài chính hằng năm được cung cấp cho ban quản trị trong công ty và gửi lên cho tổng công ty Hàng không Việt nam xem xét, phê duyệt. Ban quản trị công ty trên cơ sở hoạt động kinh doanh của năm trước, đưa ra nhận xét, đánh giá, để có mức khen thưởng xử phạt hợp lý đồng thời đưa ra được các kế hoạch kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho năm sau. Tổng công ty Hàng không Việt nam là cơ quan quản lý trực tiếp của công ty, các chủ trương, chính sách của công ty đều do tổng công ty trực tiếp thông qua. Chính vì vậy, trách nhiệm của phòng tài chính kế toán là phải cung cấp thông tin một cách chính xác nhất về kết quả kinh doanh trong kỳ. Trách nhiệm này cũng thuộc về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong quá trình kinh doanh của mình, công ty cũng đóng góp một phần không nhỏ cho Ngân sách Nhà nước. Là một doanh nghiệp Nhà nước, nhưng công ty đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện mới. Chính vì vậy, doanh thu thuần và thu nhập của công ty ngày càng tăng cao. Việc xác định nghĩa vụ với Ngân sách được kế toán tiêu thụ hạch toán chính xác qua các kỳ kế toán. Hằng năm, kế toán xác định khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Ngân sách. Vì vậy, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chính xác và kịp thời giúp cho công ty thực hiện tốt hơn nghĩa vụ với Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế khi trực tiếp làm việc với công ty. Tóm lại, kết quả tiêu thụ là đối tượng quan tâm của nhiều đối tượng của cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Việc tổ chức kế toán tiêu thụ chặt chẽ, hợp lý và hạch toán kế toán tiêu thụ chính xác, kịp thời, phù hợp với chế độ để đảm bảo sự thống nhất mà vẫn mang lại hiệu quả cao là điều kiện hết sức cần thiết. Bên cạnh những ưu điểm, còn tồn tại rất nhiều mặt hạn chế, vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ phải được thực hiện 1 cách chặt chẽ, nghiêm túc. Có như vậy mới hạn chế được tồn tại, củng cố ưu điểm cho công tác kế toán tiêu thụ của doanh nghiệp. 3. Nguyên tắc hoàn thiện Xác định được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, việc đưa ra các biện pháp hoàn thiện và thực hiện nó phải được tiến hành thường xuyên, liên tục. Để làm được điều đó, điều trước tiên là phải xây dựng được các nguyên tắc hoàn thiện phù hợp, mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất mà không vi phạm quy định của Nhà nước. Xuất phát từ các quan điểm trên, ta có thể xây dựng được các nguyên tắc hoàn thiện như sau: * Hoàn thiện nhưng không đi trái lại các chính sách, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. * Hoàn thiện nhưng phải tuỳ thuộc vào các đặc thù kinh doanh của ngành kinh doanh xăng dầu, do vậy, trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, công ty có thể linh hoạt, sáng tạo trong việc xây dựng các biện pháp hoàn thiện cho phù hợp. * Hoàn thiện phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý. * Hoàn thiện phải được tiến hành đồng bộ, thống nhất với các phần hành nghiệp vụ khác, đảm bảo sự thống nhất, hoàn chỉnh trong hạch toán và cũng tránh việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ lại gây khó khăn cho các công tác kế toán phần hành khác. * Hoàn thiện phải mang tính khả thi, tiết kiệm chi phí và trên cơ sở mang lại hiệu quả tối ưu cho công tác hạch toán và giúp cung cấp thông tin chính xác cho các đối tượng quan tâm 4. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam * Về tổ chức công tác tiêu thụ hàng hoá Công tác tiêu thụ hàng hoá ở các xí nghiệp được chuyển về cho kế toán văn phòng công ty vào cuối tháng. Chính vì vậy, điều này đôi khi gây ứ đọng công việc cho kế toán trong những ngày cuối tháng. Công ty nên phân làm hai ngày để cho kế toán đơn vị chuyển kết quả về, có thể ngày 15 và 25 hàng tháng. Điều này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán tại công ty, vừa tạo điều kiện cho việc giám sát kỹ lưỡng hoạt động kinh doanh của đơn vị. * Về nhân viên kế toán Khối lượng công việc nhiều, vì vậy, để mang lại hiệu quả cao, công ty nên có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên kế toán, đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác kế toán. Mặt khác, một khi mỗi kế toán thực hiện một công việc nhất định, công việc kế toán sẽ được chuyên môn hoá, lại dễ dàng quy trách nhiệm trong trường hợp có sai sót. * Về tin học trong kế toán Phòng thống kê tin học trong công ty nên cài đặt thêm các phần mềm diệt virut hữu hiệu cho kế toán, tránh tình trạng tất cả dữ liệu đã được hoàn tất, chuẩn bị lên báo cáo thì lại bị virut xâm nhập, phá huỷ dữ liệu, gây khó khăn cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, nhanh nhạy. * Về xây dựng bộ máy kiểm soát trong công ty Kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đều phải tuân thủ nguyên tắc đầu tiên là hạch toán phù hợp với các chuẩn mực, chế độ hiện hành của Nhà nước. Để đảm bảo thực hiện tốt các quy định của Nhà nước, ngoài việc nhân viên kế toán phải cực kỳ xem trọng hạch toán đúng chế độ, việc xây dựng thêm một bộ phận kiểm soát trong công ty là rất cần thiết. Bộ máy kiểm soát sẽ thực hiện kiểm tra sự chính xác trong công tác hạch toán, kiểm tra độ trung thực của số liệu xí nghiệp gửi về hàng tháng, đối chiếu kết quả kinh doanh hàng tháng để xem xét, đánh giá hiệu quả hoạt động, và có thể cuối năm đến thực tế các xí nghiệp để kiểm tra quá trình làm việc của kế toán và ban quản trị các xí nghiệp. Công việc này nếu thực hiện tốt sẽ mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với chi phí công ty phải bỏ ra. * Về công tác lập và luân chuyển chứng từ Trường hợp hàng bán tại xí nghiệp, dù là khách hàng công ty trực tiếp ký kết hợp đồng hay không, công ty cũng nên uỷ quyền cho xí nghiệp gửi hoá đơn cho khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng, điều này vừa góp phần giảm một khoản chi phí lưu thông, vừa đảm bảo cung cấp chứng từ kịp thời cho khách hàng. * Về hình thức ghi sổ và sổ sách kế toán + Kế toán tiêu thụ công ty nên mở thêm hệ thống sổ theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của từng xí nghiệp để đánh giá được tình hình kinh doanh của các xí nghiệp trong năm, so sánh để có biện pháp điều chỉnh hợp lý cho chiến lược kinh doanh năm sau của doanh nghiệp. + Các sổ cái của công ty đều không có cột số chứng từ. Số chứng từ chỉ được phản ánh trong sổ chi tiết. Điều này là chưa chính xác. Công ty nên thiết kế thêm cột này vào các sổ cái, có như vậy, mới thuận tiện cho công tác hạch toán và công tác kiểm tra đối chiếu cuối kỳ, kiểm tra đối chiếu khi có sai sót. + Trường hợp công ty bán hàng qua các kho của chi nhánh, xí nghiệp, thì cùng với việc chuyển kết quả kinh doanh qua mạng internet kế toán nên chuyển các báo cáo tiêu thụ và tình hình thu tiền định kỳ ngày 15 và ngày cuối mỗi tháng, điều này thuận tiện cho việc hạch toán tiêu thụ của kế toán công ty, tạo điều kiện cho kế toán cung cấp thông tin kịp thời cho ban quản lý khi có yêu cầu. Còn trong trường hợp bán lẻ hàng hoá, kế toán tại các cửa hàng bán lẻ tiến hành lập bảng kê xuất hàng hoá và bảng kê bán lẻ hàng và gửi về công ty cũng theo một quy định thống nhất là vào ngày 15 và ngày cuối mỗi tháng. Điều này cũng góp phần giảm bớt được công việc cho kế toán công ty, tăng cường trách nhiệm cho kế toán chi nhánh bán lẻ. * Về tài khoản kế toán Công ty đã vận dụng sáng tạo hệ thống tài khoản kế toán mới đáp ứng yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết. Tuy nhiên, công ty nên hạn chế việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian làm giảm khối lượng công tác kế toán tránh sự phản ánh không chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi phản ánh lượng hàng về nhập tại các kho cảng đầu nguồn, nguồn hàng này công ty đã hoàn tất việc mua và nhập kho, chính vì vậy, công ty nên dùng TK 1561 – hàng hoá thay cho TK 1511- hàng đang đi đường là. Tương tự, chi phí thu mua nên tập hợp và tách riêng ra trên TK chi tiết 1562 – chi phí thu mua hàng hoá thay cho TK 1512. * Về thanh toán công nợ Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc thu hút khách hàng là điều kiện quan trọng, quyết định sự thành công giai đoạn đầu trong kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, không phải vì thế mà các doanh nghiệp thường xuyên cho khách hàng nợ nhiều, gây ứ đọng vốn. Công ty nên đưa ra các biện pháp quản lý tiền hàng, quản lý công nợ hiệu quả. Từ đó giúp theo dõi, đốc thúc việc thanh toán nợ cho công ty đồng thời cũng đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời đối với nợ quá hạn, tránh gây thiệt hại không đáng có cho công ty. Để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm, công ty nên đưa ra các các thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, trên cơ sở tỷ lệ phần trăm công ty tính ra khoản chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng. Nếu khách hàng thanh toán càng sớm, tỷ lệ chiết khấu càng cao. Bên cạnh đó, đối với các khách hàng trả nợ chậm, công ty nên áp dụng mức lãi suất tương đương lãi suất quá hạn của Ngân hàng, để giảm thiểu việc chiếm dụng vốn của công ty. Đồng thời, ngừng cung cấp hàng cho tháng kế tiếp nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán được các khoản nợ đến hạn. * Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do giá cả mặt hàng xăng dầu biến động thường xuyên, nên việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là hết sức cần thiết. Tuy vậy, công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dẫn đến việc hạch toán cuối kỳ là chưa chính xác, lại dễ gây rủi ro cho công ty. Việc trích lập dự phòng được thực hiện cho các loại hàng hoá, công cụ dụng cụ…thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp có giá trị ghi sổ lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Ta có thể khái quát phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Dự phòng giảm giá cần lập cho hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho cuối năm * Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho i - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho i Cuối năm tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cho năm tới lớn hơn số dự phòng giảm giá hiện còn tính đến cuối năm thì kế toán trích bổ sung: Nợ TK 632 Có TK 159 Ngược lại, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159 Có TK 632 Việc trích lập dự phòng sẽ phản ánh chính xác chi phí phát sinh trong kỳ, giúp cho việc hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác, phản ánh đúng tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt 1 kỳ kế toán. * Về việc phân bổ chi phí kinh doanh Chi phí quản lý tại văn phòng công ty chưa phản ánh đúng bản chất của chi phí. Thực tế, công ty cũng tiến hành bán hàng trực tiếp, chính vì vậy, có phát sinh chi phí bán hàng. Tuy nhiên, chi phí này lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, tại văn phòng công ty nên tách riêng hai loại chi phí này. Như vậy, khoản chi phí bán hàng – 641 sẽ bao gồm chi phí phát sinh tại công ty và chi phí được tập hợp tại các xí nghiệp. Khoản chi phí quản lý doanh nghiệp - 642 chỉ là những khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý tại văn phòng công ty và văn phòng đại diện. Việc phân ra như vậy sẽ rõ ràng hơn, mặt khác lại phản ánh đúng tính chất của hai loại chi phí này. * Về phân bổ chi phí thu mua Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của các khoản hao phí mà doanh nghiệp thương mại bỏ ra có liên quan đến quá trình mua hàng hoá, chẳng hạn như tiền công tác phí, chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng mua, chi phí lưu kho, lưu bãi…Do chi phí thu mua hàng hoá có liên quan đến lượng hàng đã bán và chưa bán cuối kỳ, nên để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại được chính xác, các chi phí này nên được phân bổ riêng ra cho lượng hàng đã xuất bán và lượng hàng còn tồn cuối tháng. Việc phân bổ như thế tạo điều kiện cho việc xác định giá vốn được chính xác hơn. Theo đặc thù hàng hoá xăng dầu, công ty nên lựa chọn tiêu thức phân bổ là trọng lượng hàng hoá. Công thức xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán được xác định như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán = Chi phí thu mua đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trọng lượng của hàng hoá đã bán + trọng lượng của hàng tồn cuối kỳ * Trọng lượng của hàng hóa đã bán Khi chi phí thu mua phát sinh, kế toán ghi nhận: Nợ TK 1562 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK thích hợp Cuối tháng, sau khi tiến hành phân bổ chi phí thu mua trong kỳ cho lượng hàng đã bán, kế toán ghi nhận: Nợ TK 632 Có TK 1562 * Về xác định giá vốn hàng bán trong kỳ Việc phân bổ chi phí thu mua và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng cho việc xác định giá vốn hàng bán trong kỳ. Bên cạnh đó, để việc hạch toán giá vốn được tiến hành thuận lợi và phù hợp hơn với đặc thù hàng hoá nhập xuất liên tục, công ty nên chuyển việc hạch toán giá vốn từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hạch toán. Theo phương pháp này, công ty có thể xác định được giá vốn hàng bán của bất kỳ mặt hàng nào tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. Điều đó thuận tiện hơn cho việc quản lý hàng hoá và quản lý kinh doanh tại công ty. KẾT LUẬN Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra nhiều thời cơ và thách thức mới cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Hình thành và phát triển trong giai đoạn đất nước đang bước vào thời kỳ đổi mới, công ty xăng dầu Hàng không cũng gặp phải không ít khó khăn. Thêm vào đó, giá cả sản phẩm xăng dầu liên tục leo thang, thị trường tồn tại nhiều mối quan hệ phức tạp, đặt ra cho các doanh nghiệp yêu cầu ”phải cạnh tranh để tồn tại”. Nhận thức được điều đó, toàn bộ công ty đã phấn đấu nỗ lực không ngừng để liên tục phát triển. Sự thành công của công ty hôm nay có một phần đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán. Là một sinh viên được công ty nhận vào thực tập, em đã bước đầu làm quen được với công việc kế toán, tìm hiểu bộ máy kế toán cũng như các phương pháp hạch toán tại công ty. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Vì thời gian tìm hiểu có hạn cộng với trình độ kiến thức còn mang nặng tính lý thuyết nên bài viết của em không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa, cùng các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty để em có thể khắc phục sai sót trong bài luận văn cuối khoá sắp tới. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dấn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, cùng toàn thể các cô chú, anh chị trong công ty xăng dầu Hàng không Việt nam đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 1) – NXB Tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 2) – NXB Tài chính Giáo trình: Kế toán tài chính doanh nghiệp – PGS.TS. Đặng Thị Loan Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh Thương mại – PGS.TS Nguyễn Văn Công Tạp chí kế toán Luận văn tốt nghiệp khoá 43,44,45 Các tài liệu khác (do công ty xăng dầu Hàng không Việt nam cung cấp). Phụ lục I TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN TRUNG Điện thoại : 0511.656901 Mẫu số: 06 Ký hiệu: MT/2007 Số phiếu xuất: 014161 MS: 01 - 00107638 - 002 PHIẾU XUẤT KHO (Xăng dầu) L5 - Hạch toán nội bộ Số TK: 001.1.37.0084048 Ngày 26 tháng 11 năm 2007 Hãng hàng không: Vietnamairlines Mã số thuế: 0100107518-1 Theo hợp đồng số: Phiếu hoá nghiệm số: 138 Số hiệu máy bay: A320 - A304 Số chuyến bay: VN - 241 Tuyến bay: HUI-HAN Xe tra: 75H - 2135 STT Ký hiệu xăng dầu Số lượng lit 0C Tỷ trọng Số lượng kg Ghi chú A B 1 2 3 4 5 1 Jet A1 6.000 19 0.753 4.698 (Tôi xác nhận về chủng loại, số lượng, chất lượng nhiên liệu là đúng yêu cầu) (Tôi xác nhận rằng nhiên liệu nạp trên đây đúng về số lượng và phù hợp với chỉ tiêu kỹ thuật) ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN CƠ TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) THỢ MÁY (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI GIAO HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ lục II CÔNG TY XĂNG DẦU HK VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN TRUNG Phát hành theo Công văn Số 5502 TCT/AC Ngày 20/12/2000 Của Tổng cục Thuế Mẫu số: 01 GTKT-5LL-02 Ký hiệu: MT/2007T Số: 01523 HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 26 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung Địa chỉ: Đà Nẵng Số TK: 001.1.37.0084048 Hãng hàng không mua: Vietnam Airlines Số tài khoản: 002.100.000.3161 Tại ngân hàng ngoại thương Việt nam Mã số thuế: 0100107518 1 STT Loại nhiên liệu Sân bay Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền 1 Jet A1 Đà Nẵng kg 4.698 15.750 73.993.500 Cộng tiền hàng: 73.993.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.399.350 Tổng cộng tiền thanh toán: 81.392.850 Số tiền bằng chữ: tám mươi mốt triệu ba trăm chín mươi hai nghìn tám trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Chuyên viên (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục III CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM VIETNAM AIR PETROL COMPANY XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN NAM SOUTHERN AIR PETROL ENTERPRISE HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO XĂNG DẦU FUEL DELIVERY BILL L5 - Hạch toán nội bộ (For internal Acounting) Số TK (Acount No): 001.1.37.0084048 Ngày 27 tháng 12 năm 2008 DD MM YY Phát hành theo Công văn số 5489 TCT/AC Ngày 07/12/2000 của Tổng cục Thuế Mẫu số (No):02GTGT-5LL-01 Ký hiệu (Ref): AA/2007T Số hoá đơn (No): 011202 MS (Code): 01-0017638-003 Hãng hàng không (Airlines): Vietnamairlines Mã số thuế (Code): 0100107518 1 Phiếu hoá nghiệm số (Quality control No): 632 Xe tra (Refueler No): 83H-7753 Số hiệu máy bay (Code of air craft): A320 – A304 Số chuyến bay (Flight No): Tuyến bay (Route): VN - 298 STT Ký hiệu xăng dầu Số lượng lít 0C Tỷ trọng Số lượng Giá bán Thành tiền (USD) Ghi chú Order number Code of fuel Actual quantity litre Actual temperature Actual density Quantily kg Sale price USD/Kg Total cost USD Note A B 1 2 3 4 5 6 7 1 Jet A1 6.412 20 4,0294 5.021 1,000 5.021 Cộng tiền hàng (Total sales amount): 5.021 USD Số tiền bằng chữ (In words): Năm nghìn không trăm hai mốt đô chẵn Tỷ giá: 15.58 (Tôi xác nhận về chủng loại, số lượng, chất lượng nhiên liệu là đúng yêu cầu). I confirm that the sort, quantity and quality of fuel are in accordance with requirements (Tôi xác nhận rằng nhiên liệu nạp trên đây đúng về số lượng và phù hợp với chỉ tiêu kỹ thuật) I confirm that this fuel is in accordance with the quantity and technical standard ĐẠI DIỆN BÊN MUA The representative of buyer ĐẠI DIỆN BÊN BÁN The representative of seller CƠ TRƯỞNG (captain) (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) THỢ MÁY (Mechanic) (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) NGƯỜI GIAO HÀNG Deliverer (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) GIÁM ĐỐC Director (Ký, ghi rõ họ tên) (Signature & Full Name) Phụ lục IV CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG XÍ NGHIỆP XDHK MIỀN TRUNG TỔNG HỢP BÁN NHIÊN LIỆU JET A1 TẠI XN XĂNG DẦU HK MIỀN TRUNG Từ ngày 1/12/2007 đến 31/12/2007 STT Tên khách hàng Số lit thực tế Số kg Số lit ở 150C Tiền thu gián tiếp Tiền thu trực tiếp Tổng tiền 1 PACIFIC AIRLINES 601.289 473.352 599.881 - Trong đó bán ở kho CRA 29.711 23.442 29.527 - Trong đó bán ở kho DAN 303.398 238.538 302.367 - Trong đó bán ở kho PBA 268.180 211.372 267.987 2 CTY BAY DỊCH VỤ VASCO 79.180 62.599 78.899 - Trong đó bán ở kho CHULA 15.240 11.969 15.155 - Trong đó bán ở kho DAN 10.369 8.136 10.316 - Trong đó bán ở kho PCA 53.571 42.494 53.428 3 VIETNAMAIRLINES 3.689.839 2.903.305 3.676.208 - Trong đó bán ở kho CRA 643.839 507.762 639.335 - Trong đó bán ở kho DAN 2.119.220 1.665.225 2.110.814 - Trong đó bán ở kho PBA 926.780 730.318 926.059 Tổng cộng 4.370.308 3.439.256 4.354.988 Đà nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2007 LẬP BIỂU PHÒNG KH-KD PHÒNG TC-KT GIÁM ĐỐC MỤC LỤC