Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần cao su Sao Vàng

yên tắc ghi nhận doanh thu, tức là khi Công ty có thể thu được các lợi ích kinh tế và doanh thu có thể được xác định một cách chắc chắn. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi các rủi ro, lợi ích và quyền sở hữu hàng hoá được chuyển giao cho người mua, đồng thời Công ty có thể xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu thông thường trùng với thời điểm chuyển giao hàng hoá, phát hành hoá đơn cho người mua và người mua chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Như vậy, nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng tại Công ty tuân thủ theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 về doanh thu và thu nhập khác. 3.2.2. Chứng từ sử dụng Hoá đơn GTGT Tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, hoá đơn GTGT do Công ty tự thiết kế theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định. Hoá đơn GTGT do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên bao gồm: - Liên 1: Giao cho thủ kho để tổng hợp và phân loại, cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu và ghi sổ. - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Lưu tại phòng kế toán để ghi vào các bảng kê và sổ kế toán tiêu thụ. Dưới đây là nguyên mẫu một hoá đơn bán hàng trong tháng 02 năm 2008 bán 2 loại sản phẩm điển hình tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, đó là: Lốp ô tô 11.00-20 18PR SV617 và Lốp ô tô 11.00-20 20PR SV617. ( Chứng từ gốc đã photo) 3.2.3. Kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán ghi vào sổ chi tiết doanh thu theo từng danh điểm thành phẩm. Sau đây là sổ chi tiết doanh thu đối với sản phẩm: Lốp ô tô 11.00-20 18 PRSV 617. Biểu số 10: Sổ chi tiết doanh thu bán thành phẩm TỔNG CÔNG TY HÓA CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN THÀNH PHẨM - TK 5112 Tháng 02 năm 2008 Sản phẩm: Lốp ô tô 11.00 -20 18 PR617 STT Chứng từ Diễn giải Chi tiết Có TK 511 Chi tiết Nợ TK 511 SH NT SL Đơn giá Thành tiền Thành tiền 111 112 131 136 Tổng Có 111 112 131 136 911 Tổng Nợ 1 HĐ 28107 01/02 Cty Cao su INOUE Việt Nam 72 2.692.750 193.878.000 193.878.000 2 HĐ 29810 02/02 Cty TNHH Mai Văn Đáng 27 2.685.754 72.515.358 72.515.358 … … … … … … … … … … … … … … 17 HĐ 37791 20/02 Cty CPXDTM&Vận tải Hà Nội 34 2.701.219 91.841.446 91.841.446 … … … … … … … … … … … … … … 34 HĐ 43841 29/02 Công ty TNHH Hùng Vương 56 2.701.219 151.268.264 151.268.264 35 KC18 29/02 Kết chuyển doanh thu 4.509.779.598 4.509.779.598 Cộng 1.945.679.900 2.100.430.160 463.669.538 4.509.779.598 4.509.779.598 4.509.779.598 3.2.4. Kế toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ Để hạch toán doanh thu tiêu thụ, tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, kế toán sử dụng TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm. Sau khi xác định được doanh thu tiêu thụ của từng danh điểm thành phẩm trên sổ chi tiết doanh thu, kế toán ghi số liệu vào cột số lượng tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ trên bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm theo từng danh điểm vật liệu. Dựa vào số liệu tổng cộng, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 8 ô Ghi Nợ TK 111/ Có TK 5112; Ghi Nợ TK 112/ Có TK 5112; Ghi Nợ TK 131/ Có TK 5112 và ô Ghi Nợ TK 911/Có TK 5112. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8, kế toán vào sổ cái TK 5112. Theo số liệu tháng 02 năm 2008, bút toán hạch toán doanh thu tại Công ty như sau: Nợ TK 111: 23.836.160.840 Nợ TK 112: 10.593.849.262 Nợ TK 131: 18.539.236.209 Có TK 5112: 49.273.717.499 Có TK 3331: 3.695.528.812 Sau đây là Sổ cái TK 5112 theo số liệu tháng 02 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng. Biểu số 11: Sổ cái TK 5112 SỔ CÁI TK 5112 Năm 2008 Đơn vị tính: VNĐ Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 01 Tháng 02 … Tháng 12 Cộng TK 531 TK 911 1.477.630 49.272.239.869 Cộng phát sinh Nợ Có 49.273.717.499 49.273.717.499 Số dư cuối tháng Nợ Có Tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, phó phòng kế toán phụ trách kế toán tiêu thụ còn kiêm luôn kế toán thuế. Liên quan đến việc kê khai thuế GTGT đồng thời cũng phục vụ cho việc quản lý tiêu thụ, kế toán còn tiến hành lập Bảng kê Doanh thu bán hàng và Bảng kê hoá đơn GTGT đầu ra (áp dụng cho mức thuế suất 05% và 10%). Sau đây là trích Bảng kê Doanh thu bán hàng và Bảng kê hoá đơn GTGT đầu ra theo số liệu tháng 02 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng. Biểu số 12: Trích bảng kê Doanh thu bán hàng BẢNG KÊ DOANH THU BÁN HÀNG STT Hoá đơn Tên mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày tháng 1 HĐ 28107 01/02 Lốp ô tô 11.00 - 20 18 PR SV617 72 2.701.219 194.487.768 2 HĐ 28108 01/02 Lốp ô tô 550-13 12 PR 38 2.527.632 96.050.000 3 HĐ 28109 01/02 Săm xe máy 300 -18 PR 4 833 30.012 25.000.000 … … … … … … 1013 HĐ 37789 20/02 Lốp xe máy 2.25 - 18TR 4 1222 86.991 106.302.750 1014 HĐ 37790 20/02 Săm ô tô 825 -20 998 170.137 169.796.540 1015 HĐ 37791 20/02 Lốp ô tô 11.00 - 20 18 PR SV617 34 2.701.219 91.841.446 1016 HĐ 37791 20/02 Lốp ô tô 11.00 - 20 20 PR SV617 34 2.784.362 94.668.308 … … … … … … 5632 HĐ 46293 29/02 Lốp xe đẩy 400 - 8 120 113.000 13.560.000 5633 HĐ 46294 29/02 Lốp XĐ 400 - 10 4PR 405 22.972 9.303.760 Cộng 49.273.717.499 Biểu số 13: Trích bảng kê Hoá đơn GTGT đầu ra BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN GTGT ĐẦU RA (Áp dụng với những sản phẩm có thuế suất 05%) Tháng 2 năm 2008 STT Hoá đơn Tên khách hàng Mã số thuế Mặt hàng bán ra Doanh thu chưa thuế Thuế Số Ngày 1 HĐ 28107 01/02 Công ty Cao su INOUE Việt Nam 0100105726 Lốp ô tô 11.00 - 20 18 PR SV617 194.487.768 9.724.388 2 HĐ 28108 01/02 Cty TNHH TM Vận tải XD Thanh Hà 0200672383 Lốp ô tô 550-13 12 PR 96.050.000 4.802.500 … … … … … … … … 4795 HĐ 37791 20/02 Cty CPXDTM& Vận tải Hà Nội 0100156214 Lốp ô tô 11.00 - 20 18 PR SV617 91.841.446 4.592.072 4796 HĐ 37791 20/02 Cty CPXDTM& Vận tải Hà Nội 0100156214 Lốp ô tô 11.00 - 20 20 PR SV617 94.668.308 4.733.415 … … … … … … … … 5176 HĐ 46293 29/02 Công ty TNHH Hùng Vương 49.00102160 Lốp xe đẩy 400 - 8 13.560.000 678.000 Cộng 17.506.789.610 875.339.481 BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN GTGT ĐẦU RA (Áp dụng với những sản phẩm có thuế suất 10%) Tháng 2 năm 2008 STT Hoá đơn Số Ngày Tên khách hàng Mã số thuế Mặt hàng bán ra Doanh thu chưa thuế Thuế 1 HĐ 28109 01/02 Cty CP Container Việt Nam 0200453688 Săm xe máy 300 -18 PR 4 25.000.000 2.500.000 2 HĐ 28110 01/02 Cty TNHH Vtải hàng Công nghệ cao 0100113800 Săm xe máy 2.25 16 TR4 46.509.800 4.650.980 … … … … … … … … 5320 HĐ 37789 20/02 Cty CPXDTM& Vận tải Hà Nội 0100156214 Lốp xe máy 2.25 - 18TR 4 106.302.750 10.630.275 5321 HĐ 37790 20/02 Cty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 0200114893 Săm ô tô 825 -20 169.796.540 16.979.654 … … … … … … … … 6327 HĐ 46294 29/02 Cty CP Phân phối Mê Linh 0101981905 Lốp XĐ 400 - 10 4PR 9.303.760 930.376 Cộng 33.063.006.690 3.306.300.669 3.3. Kế toán khoản phải thu khách hàng Công ty có mạng lưới khách hàng rải rác và rộng khắp nên việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng được tiến hành theo một quy trình chặt chẽ. Sổ quan trọng nhất là sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Sổ này được mở thành nhiều trang, đối với những khách hàng thường xuyên thì mở riêng trên một trang sổ, đối với những khách hàng không thường xuyên thì được mở chung trên một trang sổ, mỗi khách hàng một dòng. Quy trình ghi sổ được tiến hành như sau: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 131- Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng). Sau đó căn cứ vào các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Giấy báo Có, uỷ nhiệm thu, séc thanh toán, séc chuyển khoản…), kế toán ghi vào bên Có TK 131. Cuối tháng, tính ra số dư công nợ của từng khách hàng, số dư này có thể là Dư Nợ hoặc Dư Có theo từng khách hàng theo công thức sau: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có Cuối mối tháng, sau khi đã tổng cộng các số phát sinh và tính ra các số dư đối với từng đối tượng khách hàng trên các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, mỗi đối tượng khách hàng được ghi trên một dòng. Sau đó căn cứ vào số tổng cộng, kế toán vào sổ cái TK 131, dòng đối ứng với 5112. Sau đây là mẫu sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng và Sổ cái TK 131 theo số liệu tháng 02 năm 2008. Biểu số 14: Trích sổ chi tiết thanh toán với khách hàng TỔNG CÔNG TY HÓA CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản 131 Tên khách hàng: Công ty Cổ phần xây dựng thương mại và vận tải Hà Nội Địa chỉ: Thị Trấn Sóc Sơn, Hà Nội NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 23.580.760 Phát sinh trong kỳ 03/02 HĐ23859 03/02 Mua 1250 chiếc Lốp XĐ 37-630 đen 5112 31.412.500 33311 3.141.250 03/02 HĐ23859 03/02 Mua 350 chiếc Lốp XM 225-17 4PR 341 5112 21.747.250 33311 2.174.725 13/02 GBC 759 13/02 Thanh toán bằng TGNH HĐ 23859 1121 58.475.725 20/02 HĐ37791 20/02 Mua 34 chiếc lốp ô tô 11.00-20 18 SV617 5112 91.841.446 33311 4.592.072 20/02 HĐ37791 20/02 Mua 34 chiếc lốp ô tô 11.00-20 20 SV617 5112 94.668.308 33311 4.733.416 28/02 PT 578 28/02 Thanh toán 50% HĐ 37791 111 97.917.000 Cộng phát sinh 254.310.967 156.392.725 Số dư cuối kỳ 121.499.002 Biểu số 15: Trích bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng TỔNG CÔNG TY HÓA CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG (TK 131) Từ ngày 01/02 đến ngày 28/02 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty TNHH Hùng Vương 310.508.700 1.005.768.960 1.124.628.500 191.649.160 2 Cty CPXD TM&Vận tải Hà Nội 23.580.760 254.310.967 156.392.725 121.499.002 3 Công ty Cao su INOUE Việt Nam 125.478.580 987.598.760 880.246.000 232.831.340 4 Hợp tác xã Bình Minh 1.125.106.600 769.571.283 156.923.000 1.737.754.883 5 Công ty Cao su Minh Thành 475.250.659 12.817.465 282.981.500 205.086.624 6 Cty TNHH Mai Văn Đáng 750.196.600 95.728.400 845.925.000 0 7 Cty TNHH Bình Minh 520.000.000 … … … … … … … Tổng cộng 15.375.620.760 520.000.000 18.539.236.209 20.985.674.500 12.929.182.469 520.000.000 Biểu số 16: Sổ cái TK 131 SỔ CÁI TK 131 Năm 2008 Số dư đầu năm: Nợ: 16.685.379.620 Có: 150.000.000 Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 01 Tháng 02 ... Tháng 12 Cộng TK 5112 18.539.236.209 ... Cộng phát sinh Nợ Có 18.539.236.209 20.985.674.500 Số dư cuối tháng Nợ Có 15.375.620.760 520.000.000 12.929.182.469 520.000.000 3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng không áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng mà chỉ áp dụng những chính sách giá khác nhau cho những đối tượng khách hàng khác nhau, tuỳ thuộc vào tính chất khách hàng (khách hàng truyền thống được ưu đãi hơn) và địa bàn (ở những nơi có nhiều đối thủ cạnh tranh thì hưởng gía ưu đãi hơn). Do đó kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng chỉ bao gồm các khoản Hàng bán bị trả lại và Giảm giá hàng bán. 3.4.1. Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại Trong quá trình tiêu thụ có thể xẩy ra trường hợp thành phẩm đã giao cho khách hàng, đã được xác định là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu nhưng do không đúng quy cách, phẩm chất, do không hợp thị hiếu của khách hàng mà khách hàng trả lại cho công ty. Khi đó sản phẩm sẽ được kiểm tra và nhập kho để tiếp tục chờ tiêu thụ. Phòng kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giảm doanh thu tiêu thụ và giá vốn của lượng thành phẩm bị trả lại theo công thức sau: Tổng giá vốn hàng bán bị trả lại = Tổng số lượng hàng bán bị trả lại x Giá vốn đơn vị thành phẩm tại thời điểm xuất kho Doanh thu hàng bán bị trả lại = Số lượng hàng bán bị trả lại x Giá bán đơn vị chưa thuế của số hàng bán bị trả lại Tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, vào tháng 02 năm 2008 chỉ phát sinh 1 nghiệp vụ Hàng bán bị trả lại, đó là sản phẩm Lốp xe máy 90/100-10 6PRSP với số lượng là 14 chiếc. Kế toán hạch toán nghiệp vụ này như sau: - Nhập lại kho số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 155: 1.182.104 Có TK 632: 1.182.104 - Ghi giảm khoản phải thu khách hàng tương ứng với số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: 1.477.630 Nợ TK 3331: 147.763 Có TK 131:1.625.393 - Kết chuyển ghi giảm doanh thu số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5112: 1.477.630 Có TK 531: 1.477.630 Dựa vào số liệu hạch toán số hàng bán bị trả lại này, kế toán vào Bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm cột số lượng, giá vốn và doanh thu hàng bán bị trả lại.Sau đó vào Nhật ký chứng từ số 8 tại ô Ghi Nợ TK 5112/Có TK 531; Ghi Nợ TK 155/Có TK632. Từ Nhật ký chứng từ số 8 vào Sổ cái Tk 531 và hoàn thiện nốt Sổ cái TK 5112 dòng đối ứng với TK 531. Sau đây là Sổ cái TK 531 theo số liệu tháng 02 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Saô Vàng. Biểu số 17: Sổ cái TK 531 SỔ CÁI TK 531 Năm 2008 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 01 Tháng 02 … Tháng 12 Cộng TK 131 1.477.630 Cộng phát sinh Nợ Có 1.477.630 1.477.630 Số dư cuối tháng Nợ Có 3.4.2. Kế toán giảm giá hàng bán Đặc tính của các sản phẩm cao su có thành phần oxit sắt, để lâu sản phẩm bị bạc mầu, khó tiêu thụ. Vì vậy, để giữ được khách hàng, Công ty có chính sách giảm giá cho các sản phẩm này. Việc giảm giá hàng bán cho khách hàng do Phòng tiếp thị bán hàng tiến hành theo những quy định của Công ty (quy định về những tiêu chuẩn của sản phẩm được giảm giá, mức giảm giá tương ứng). Tại Phòng kế toán, việc hạch toán giảm giá hàng bán được tiến hành như sau: Kế toán căn cứ vào tờ kê giảm giá hàng bán do Phòng tiếp thị cung cấp để ghi vào cột “hàng giảm giá” trên bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm, sau đó căn cứ vào số liệu này để ghi giảm doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Theo số liệu tháng 02 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán. 4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng Bất kỳ công đoạn nào của quá trình kinh doanh, khi hoàn tất cũng đều phải đánh giá kết quả. Đối với công tác tiêu thụ thì việc xác định kết quả tiêu thụ là đặc biệt quan trọng, vì từ đó sẽ lập ra kế hoạch kinh doanh tốt cho những kỳ tiếp theo. Do đó đòi hỏi việc xác định kết quả tiêu thụ phải chính xác, khoa học và cụ thể. 4.1. Kế toán chi phí bán hàng Tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng. TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: - TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì - TK 6413: Chi phí dụng cụ bán hàng - TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ bán hàng - TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm - TK 6417: Chi phí các dịch vụ mua ngoài - TK 6418: Các chi phí bằng tiền, bao gồm: TK 6418.1: Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm TK 6418.2: Phí, lệ phí bảo hiểm hàng hoá TK 6418.3: Chi phí khuyến mại và các khoản chi phí khác. Công tác hạch toán chi phí bán hàng được tiến hành như sau: Hàng tháng, căn cứ vào Bảng kê và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành tập hợp các khoản chi phí bán hàng và lập bảng kê chi tiết chi phí bán hàng (chi tiết theo yếu tố). Tổng chi phí bán hàng phân bổ cho các loại sản phẩm tiêu thụ trong tháng theo công thức sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng Chi phí bán hàng tập hợp trong tháng Tổng giá vốn của hàng tiêu thụ trong tháng x Giá vốn của từng loại sản phẩm tiêu thụ trong tháng Chi phí bán hàng phân bổ cho từng loại sản phẩm tiêu thụ trong kỳ là cơ sở để ghi vào cột chi phí bán hàng trên Bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm. Dựa vào số liệu tổng cộng, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 8, ô Ghi Nợ TK 911/Có TK 641. Dựa vào Bảng chi tiết chi phí bán hàng, kế toán ghi vào sổ cái TK 641 và vào sổ cái TK 911, dòng đối ứng với TK 641. Sau đây là Bảng chi tiết chi phí bán hàng và Sổ cái TK 641 theo số liệu tháng 02 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng. Biểu số 18: Bảng chi tiết chi phí bán hàng TỔNG CÔNG TY HÓA CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG BẢNG CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG - TK 641 Tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND STT Nội dung TK 153 TK 334 TK 338 TK 214 TK 111 TK 112 Cộng 1 Chi phí dụng cụ bán hàng 28.527.763 28.527.763 2 Tiền lương nhân viên bán hàng 87.150.375 87.150.375 3 BHXH, BHYT, KPCĐ 16.558.571 16.558.571 4 Chi phí khấu hao TSCĐ 56.705.650 56.705.650 5 Chi phí bằng tiền 454.685.760 424.682.590 879.368.350 Cộng 28.527.763 87.150.375 16.558.571 56.705.650 454.685.760 424.682.590 1.068.310.709 Biểu số 19: Sổ cái TK 641 SỔ CÁI TK 641 Năm 2008 Đơn vị: VNĐ Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 01 Tháng 02 … Tháng 12 Cộng TK 111 454.685.760 TK 112 424.682.590 TK 153 28.527.763 TK 214 56.705.650 TK 334 87.150.375 TK 338 16.558.571 Cộng phát sinh Nợ Có 1.068.310.709 1.068.310.709 Số dư cuối tháng Nợ Có 4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện tương tự như Chi phí bán hàng. Để tập hợp Chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642. TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 sau: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424: Chi phí Khấu hao TCSĐ - TK 6425: Thuế, phí, lệ phí - TK 6426: Chi phí dự phòng - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. TK 6428 được chi tiết thành các TK cấp 3 sau: TK 6428.1: Thanh toán tiền công tác phí; TK 6428.2: Chi phí nghiên cứu, phát minh, sáng kiến; TK 6428.3: Thanh toán tiền thuốc, cấp cứu, khám chữa bệnh; TK 6428.4: Chi phí sửa chữa kho tàng bộ phận quản lý; TK 6428.5: Chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; TK 6428.6: Chi phí bồi dưỡng độc hại TK 6428.7: Chi phí Bảo hiểm xã hội. Cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào các bảng kê, Nhật ký chứng từ có liên quan để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ được thực hiện như chi phí bán hàng. Tức là: Chi phí QLDN phân bổ cho từng loại sản phẩm = Tổng QLDN tập hợp trong tháng Tổng giá vốn của hàng tiêu thụ trong tháng x Giá vốn của từng loại sản phẩm tiêu thụ trong tháng Quá trình vào các sổ sách kế toán tương tự như với chi phí bán hàng. Sau đây là bảng chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và Sổ cái TK 642 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng tháng 02 năm 2008. Biểu số 20: Trích bảng chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp TỔNG CÔNG TY HÓA CHẤT VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG BẢNG CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP - TK 642 Tháng 02 năm 2008 Đơn vị tính: VND STT Nội dung TK 153 TK 334 TK 338 TK 214 TK111 TK112 Cộng 1 Chi phí dụng cụ quản lý 17.568.980 17.568.980 2 Tiền lương nhân viên 469.832.064 469.832.064 3 BHXH, BHYT, KPCĐ 89.268.092 89.268.092 4 Khấu hao TSCĐ 60.765.950 60.765.950 5 Chi phí bằng tiền 503.968.470 169.491.310 673.459.780 Cộng 17.568.980 469.832.064 89.268.092 60.765.950 503.968.470 169.491.310 1.310.894.866 Biểu số 21: Sổ cái TK 642 SỔ CÁI TK 642 Năm 2008 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị tính: VND Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 01 Tháng 02 … Tháng 12 Cộng TK 111 503.968.470 TK 112 169.491.310 TK 153 17.568.980 TK 214 60.765.950 TK 334 469.832.064 TK 338 89.268.092 Cộng phát sinh Nợ Có 1.310.894.866 1.310.894.866 Số dư cuối tháng Nợ Có 4.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Cuối tháng sau khi lập bảng kê, sổ tổng hợp, kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trong tháng bằng cách lập bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm. Bảng này phản ánh doanh thu tiêu thụ, các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có), các chi phí phân bổ cho từng loại thành phẩm tiêu thụ trong tháng để tính ra lãi (lỗ) của từng mặt hàng tương ứng và kết quả tiêu thụ nói chung theo công thức sau: Kết quả tiêu thụ = DT thuần – GVHB- CPBH – CPQLDN Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm, Bảng tổng hợp thanh toán với người mua, Bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm, Bảng chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký chứng từ số 8. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8 để ghi vào sổ cái các TK có liên quan đến quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như đã trình bày ở các phần trước. Còn sau đây là Sổ cái TK 911 tháng 2 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng. Biểu số 22: Sổ cái TK 911 SỔ CÁI TK 911 NĂM 2008 Số dư đầu năm: Nợ: Có: Đơn vị tính: VNĐ Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 01 Tháng 02 … Tháng 12 Cộng TK 632 45.861.224.624 TK 641 1.068.310.709 TK 642 1.310.894.866 … TK 821 843.324.487 TK 421 2.168.548.680 Cộng phát sinh Nợ Có 51.266.029.106 51.266.029.106 Số dư cuối tháng Nợ Có Công ty không tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng, mà lập theo quý hoặc năm. Tuy nhiên, để có số liệu phân tích, sau đây là thống kê các số liệu liên quan đến quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trong tháng 02 năm 2008. Vì khoảng cách giữa hai tháng là quá ngắn để có thể đưa ra một sự so sánh khoa học, cũng như đưa ra một sự nhận xét xu hướng, do đó sẽ chỉ trích dẫn số liệu của tháng 02 năm 2008, cùng một số phép so sánh theo chiều dọc. Bảng số 06 : Một số chỉ tiêu liên quan đến quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty tháng 02 năm 2008 STT Chỉ tiêu Tháng 02/2008 1 Doanh thu bán các thành phẩm 49.273.717.499 2 Các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại 1.477.630 3 Doanh thu thuần về bán các thành phẩm 49.272.239.869 4 Giá vốn hàng bán 45.861.224.624 5 Lợi nhuận gộp về bán các thành phẩm 3.411.015.245 6 Chi phí bán hàng 1.068.310.709 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.310.894.866 8 Kết quả tiêu thụ thành phẩm 1.031.809.670 Theo số liệu của bảng tính được: Tỷ lệ giảm trừ doanh thu trên tổng doanh thu bán thành phẩm là 0,03% là không đáng kể, cho thấy việc quản lý chất lượng thành phẩm là khá chặt chẽ. Tỷ lệ Giá vốn hàng bán trên doanh thu là 93,08%; tỷ lệ lãi gộp là 6,92%, đối với khía cạnh sản xuất là chấp nhận được, tuy nhiên cũng không cao, điều này một phần là do Công ty có chính sách giá bán cởi mở, bên cạnh đó có thể do khâu quản trị chi phí, giá thành chưa thực sự tốt. Số lãi gộp về bán hàng này dùng để bù đắp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, còn lại chính là kết quả tiêu thụ thành phẩm. Tỷ lệ kết quả tiêu thụ trên lợi nhuận gộp trong tháng 02 là 30,25%. Đây là một tỷ lệ khá hợp lý, cho thấy việc quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng là khá tốt. PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, mỗi doanh nghiệp phải tự trang bị cho các mặt hàng của mình những định hướng, đường lối sản xuất đúng đắn. Thị trường là nơi doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận và gia tăng giá trị tổng tài sản. Công tác tiêu thụ thành phẩm chính là cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường. Ý thức được điều này, tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm rất được quan tâm, Công ty luôn giương cao phương châm: “Bán hàng gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp”. Trước đây, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty tuân theo chế độ bao cấp tức là phân phối sản phẩm theo mệnh lệnh và luôn nằm trong tình trạng thụ động sản xuất theo đơn hàng của Nhà nước, thì nay, với cơ chế mở cửa và đặc biệt khi Công ty đã chuyển đổi sang mô hình Công ty cổ phần, bộ phận bán hàng của Công ty đã có nhiều năng động, sáng tạo, giải quyết các vấn đề nhanh gọn, tạo được sự tín nhiệm nơi khách hàng. Là một doanh nghiệp sản xuất lớn và lâu đời trong ngành công nghiệp cao su, nên cho tới thời điểm hiện tại, Công ty có một danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng, có một thị trường tiêu thụ rộng khắp và bền vững, do đó công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng là rất phức tạp. Do đó công ty rất chú trọng đến việc tuyển chọn nhân viên và trang thiết bị hiện đại. Phòng Tài chính kế toán của công ty có 14 người có trình độ chuyên môn cao,đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ chuyên môn, cung cấp những thông tin kịp thời cần thiết cho công tác quản trị doanh nghiệp. Bên cạnh đó, từ những năm 90, Công ty đã trang bị một hệ thống máy tính tương đối hiện đại, góp phần làm giảm bớt khối lượng và giảm thiểu những thiếu sót trong công tác kế toán, nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc. Hệ thống máy tính này luôn được nâng cấp và đổi mới thường xuyên để tránh tụt hậu về công nghệ. Với cách quản lý như trên, kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng thực sự đã đi vào nề nếp ổn định với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, phản ánh thực trạng của Công ty. Bên cạnh đó còn có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan nên một số phần việc của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chưa đáp ứng được yêu cầu. Sau đây là những nhận xét cụ thể về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng. 1.Về hình thức ghi sổ kế toán và cách thức ghi chép kế toán Công tác tổ chức kế toán của Công ty khá tốt. Việc tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán phản ánh quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành (theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính). Các chứng từ luân chuyển hợp lý, được phản ánh chính xác kịp thời tạo điều kiện cho việc quản lý chặt chẽ, đúng đủ số lượng, giá trị của sản lượng bán ra. Hình thức kế toán hiện đang được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Xuất phát điểm của việc sử dụng hình thức này là từ mức độ phức tạp của công tác tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty, do có quá nhiều danh điểm vật liệu, sản phẩm, quá trình sản xuất diễn ra theo nhiều khâu, với những quy trình công nghệ khác nhau đối với các loại sản phẩm. Hình thức Nhật ký – Chứng từ với ưu điểm là tránh ghi chép trùng lặp và dễ đối chiếu nên rất thuận lợi cho công tác kế toán chi phí giá thành. Tuy nhiên hình thức này tương đối phức tạp, gây ra những khó khăn trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán đặc biệt là việc mã hoá các đối tượng kế toán, bên cạnh đó đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. Chính những khó khăn này đòi hỏi nhân viên kế toán phải đồng thời thực hiện kế toán máy và kế toán thủ công. Nhận thấy những hạn chế này của hình thức Nhật ký - Chứng từ, Công ty đã từng thử nghiệm các hình thức ghi sổ khác như hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, song các hình thức này không tỏ ra không thể đáp ứng được yêu cầu hạch toán và nhu cầu thông tin của đơn vị. Hình thức Nhật ký - Chứng từ vẫn được đánh giá là phù hợp nhất. Tuy nhiên phần mềm kế toán hiện đang sử dụng tại đơn vị đã khá lạc hậu. Đó là phần mềm MANSYS viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro, có từ những năm 90. Công ty vẫn phải kết hợp với phần mềm Excel để lên các bảng biểu, bảng tính kế toán. Giữa các phần hành kế toán thường không tiến hành luân chuyển số liệu trực tiếp qua mạng nội bộ mà thông tin được xử lý theo các bộ phận trên giấy rồi mới cập nhật vào máy chủ. Năm 2006, Công ty có tiến hành mời: Công ty TNHH Công nghệ kết nối nâng cấp phần mềm này để cập nhật chế độ kế toán mới (ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), tuy nhiên những hạn chế kể trên chưa khắc phục được nhiều. Do đó điều cần thiết với Công ty bây giờ là tìm một nhà cung cấp mới để cài đặt một phần mềm mới, nhằm giảm bớt khối lượng của công tác kế toán, cũng như góp phần làm quá trình xử lý thông tin được tiến hành nhanh chóng và chính xác. 2. Về kế toán thành phẩm và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.1. Về kế toán thành phẩm Tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, việc quản lý thành phẩm về mặt hiện vật là một trong những mục tiêu quản lý. Công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo thành phẩm tránh được các tác động của thiên nhiên, chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho thành phẩm được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ thành phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra số lượng thành phẩm Nhập - Xuất -Tồn kho, và công tác kiểm kê thành phẩm. Ngoài ra, các xí nghiệp thành viên cũng có những kho thành phẩm của riêng mình. Về chất lượng và mẫu mã sản phẩm cũng thường xuyên được thay đổi theo chiều hướng nâng cao. Việc quản lý thành phẩm trên sổ sách cũng được tiến hành khá chặt chẽ. Thành phẩm vừa được quản lý trên sổ sách tại kho, tại phòng tiếp thị bán hàng, phòng kế hoạch và phòng kế toán, đồng thời có sự kiểm tra đối chiếu số liệu thường xuyên giữa các bộ phận, giữa sổ sách với thực tế thông qua kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng nên đảm bảo thành phẩm được kiểm soát chặt chẽ, tránh sự hao hụt về hịên vật. Việc phân cấp quản lý số liệu và sổ sách giữa các phòng ban cũng thể hiện sự hợp lý. Kế toán Công ty tiến hành kế toán chi tiết thành phẩm nhưng toàn bộ chứng từ nhập - xuất kho thành phẩm đều do Phòng tiếp thị bán hàng quản lý. Phòng kế toán chỉ căn cứ vào báo cáo chi tiết về số lượng thành phẩm nhập, xuất kho do Phòng tiếp thị bán hàng chuyển sang để ghi vào sổ kế toán tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về cả số lượng và giá trị theo từng tháng để vào nhật ký và sổ cái TK 155. Hiện nay, ở kho của Công ty có hiện tượng xuất thành phẩm bán trước, làm thủ tục nhập kho sau dẫn đến trên bảng kê Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm, lượng hàng tồn kho âm và giá trị cũng âm. Có tình trạng này là do kho Công ty tại một thời điểm không còn hàng dự trữ nhưng khách hàng có nhu cầu mua, trong khi đó kho của xí nghiệp vẫn còn hàng nên kế toán tiêu thụ viết hoá đơn GTGT cho khách hàng, làm thủ tục thanh toán và ghi vào sổ kế toán như bình thường. Khách hàng xuống kho của xí nghiệp nhận hàng và giao cho kho của xí nghiệp liên 1 (liên xuất) của hoá đơn GTGT, đến khi kho của xí nghiệp làm thủ tục nhập hàng vào kho công ty thì hoá đơn sẽ được giao cho kho công ty. Trong khoảng thời gian từ khi xuất hàng giao cho khách đến lúc thành phẩm chính thức được hoàn thành thủ tục nhập kho công ty, trên bảng kê Nhập - Xuất - Tồn thành phẩm đôi khi có số lượng và giá trị hàng tồn kho âm, khi lượng xuất lớn hơn lượng tồn trên sổ. Ví dụ, trên Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn thành phẩm tháng 02 năm 2008 tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, số liệu về lốp máy bay như sau: - Tồn đầu kỳ: 5 chiếc - Nhập trong kỳ: 0 chiếc - Xuất trong kỳ:15 chiếc - Tồn cuối kỳ: -10 chiếc 2.2. Về các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc trích lập dự phòng là đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xẩy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan như giảm giá vật tư, hàng hoá, giảm giá các khoản đầu tư trên thị trường vốn, thị trường chứng khoán… hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh…Đồng thời để đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá (bao gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, lạc hậu, ứ đọng, chậm luân chuyển, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang…) Thành phẩm của Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng là những sản phẩm chế biến từ cao su, không thể coi là những sản phẩm kém lâu bền, tuy nhiên vì đặc tính kỹ thuật dễ bị lưu hoá, cũng như chịu ảnh hưởng của nhiệt độ, nên việc thành phẩm bị suy giảm chất lượng là không thể tránh khỏi. Trên thực tế tại Công ty vẫn có hiện tượng giá trị thành phẩm tồn kho cao hơn giá thị trường. Thế nhưng, công tác dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Công ty vẫn không được chú trọng, trong khi đó với số lượng hàng tồn kho rất lớn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ của công ty thì việc tổ chức hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp. 2.3. Về kế toán phải thu khách hàng và dự phòng nợ phải thu khó đòi 2.3.1. Về tình hình theo dõi công nợ phải thu Là một doanh nghiệp lớn với thương hiệu và vị thế được tạo dựng từ lâu đời, Công ty có một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp với một số lượng lớn khách hàng trong và ngoài nước. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì việc tạo lập mối quan hệ tốt với khách hàng là rất quan trọng và cần thiết. Nhận thức được điều này, Công ty đã có những chính sách bán hàng cởi mở và linh hoạt. Một trong những chính sách đó là bán hàng trả sau, tuy tạo điều kiện hỗ trợ khách hàng, nhưng đồng thời đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức quan trọng, đó là việc kiểm tra theo dõi các khoản nợ phải thu, vì đây là tài sản lớn của Công ty, mà đáng ra đã được hoàn thành giá trị và được đẩy vào lưu thông. Hiện nay, việc quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu được thực hiện đồng bộ giữa Phòng tiếp thị bán hàng và Phòng kế toán. Phòng tiếp thị bán hàng quản lý thông qua hợp đồng kinh tế giữa Công ty và khách hàng, còn Phòng kế toán quản lý thông qua sổ chi tiết thanh toán với khách hàng trong từng lần mua bán và thanh toán. 2.3.2. Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Công ty có một số lượng lớn người mua thường xuyên và không thường xuyên nên mặc dù có những chính sách quản lý các khoản phải thu khá chặt chẽ nhưng không thể tránh khỏi hiện tượng khách hàng chậm chễ trong thanh toán, hoặc vì nguyên nhân khách quan mà mất khả năng thanh toán. Do đó công tác trích lập dự phòng nên được quan tâm. Khoảng thời gian trước khi cổ phần hoá, Công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Tuy nhiên từ sau cổ phần hoá, công tác quản lý kinh tế cùng với công tác kế toán ngày càng được đổi mới và hoàn thiện, theo đó các thủ tục, công đoạn kế toán tại Công ty ngày càng được thực hiện đầy đủ. Việc trích lập dự phòng Nợ phải thu cũng được triển khai. Công ty tiến hành trích lập dự phòng đối với khoản phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, hoặc các khoản phải thu mà người Nợ khó đòi khó có khả năng thanh toán trên cơ sở đã hoàn thiện các hồ sơ về công nợ khó đòi theo quy định hiện hành. Như vậy công ty tiến hành trích lập dự phòng không theo khung quy định tại thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 của Bộ Tài chính. 2.4. Về nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ 2.4.1. Kế toán nghiệp vụ bán hàng Hiện nay, tại Phòng Kế toán Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, có 3 kế toán viên đảm nhiệm công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với hệ thống sổ sách ghi chép quá trình bán hàng theo từng nghiệp vụ, theo từng hoá đơn đảm bảo doanh thu được xác định một cách chính xác nhất. Bên cạnh đó để đảm bảo cho việc mua hàng của khách diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, và cũng góp phần làm công tác kế toán giảm thiểu sai sót nhầm lẫn, cũng như nhanh chóng và chính xác hơn, toàn bộ khâu kế toán bán hàng, theo dõi công nợ và viết hoá đơn đều được thực hiện trên máy vi tính. 2.4.2. Kế toán nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ Xác định kết quả tiêu thụ là cuối cùng nhưng đặc biệt quan trọng, vì đánh giá kết quả của cả một quá trình, làm cơ sở để lên kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Nhờ thống kê được kết quả tiêu thụ, Công ty mới hoạch định được kế hoạch cung ứng và sản xuất, quá trình đó diễn ra theo một vòng tròn khép kín. Hiện nay, việc hạch toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cao su Sao Vàng được tiến hành khá chi tiết, khoa học và cụ thể. Doanh thu, Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi và phân bổ cho từng loại sản phẩm tại từng thời điểm cụ thể (Kỳ hạch toán nhỏ nhất là tháng). Từ đó xác định được kết quả(lãi - lỗ) của từng sản phẩm và của toàn doanh nghiệp theo tháng, quý, năm. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU SAO VÀNG 1. Về việc thay thế phần mềm kế toán đang sử dụng Để giảm bớt công việc kế toán, Công ty nên trang bị một phần mềm kế toán máy được thiết kế riêng cho đơn vị, đặc biệt khi khối lượng nghiệp vụ kế toán tại Công ty tương đối lớn, trong khi phần mềm kế toán cũ đã quá lạc hậu, không cập nhật được những chế độ mới, tốc độ xử lý chậm lại ít tính năng. Bản thân các phần mềm kế toán hiện nay thường được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán. Các phần mềm kế toán Việt Nam, với giao diện thân thiện và Việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý kế toán với các doạnh nghiệp Việt Nam. Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như một thiết bị chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả. Có các giải pháp phần mềm sau để Công ty lựa chọn. Thứ nhất: Tự viết chương trình kế toán. Giải pháp này có ưu điểm là chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của Công ty. Tuy nhiên đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn: Từ phân tích, thiết kế, triển khai, bảo trì hệ thống. Xét thấy đây là một phương án khó thực thi và rất tốn kém. Thứ hai là mua các phần mềm kế toán trọn gói. Theo phương án này, nhà cung cấp phần mềm sẽ tiến hành tất cả các khâu, từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống, tuy nhiên vẫn cần thời gian để nhà cung cấp tiến hành “may đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán tại Công ty. Xét thấy đây là phương án phù hợp. Giá một phần mềm kế toán hiện nay được phân làm 3 nhóm: - Nhóm cao cấp với giá trên 10.000 USD như Sun Systems, Exact Solomon, SAP… - Nhóm trung cấp có giá từ 500 đến 10.000 USD như Accnet, Effect, Lemon 3, Fast Accouting… - Nhóm thấp nhất có giá dưới 7 triệu đồng như AC-Soft, Unesco… Tính ổn định của phần mềm tỷ lệ thuận với giá cả của nó. Đồng thời xét trên cả tính kinh tế cũng như khối lượng, độ phức tạp của các nghiệp vụ kế toán tại Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng, gợi ý đơn vị nên lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán ở tầm trung như Effect hay Fast Accouting. Qua tìm hiểu thấy rằng, phần mềm kế toán Fast Accouting có nhiều ưu điểm sau: - Giá cả hợp lý: Vào khoảng 800 USD trọn gói bao gồm giá bản quyền, công thao tác lại cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán tại đơn vị, cài đặt, đào tạo người sử dụng và bảo trì hệ thống. - Cập nhật các chế độ kế toán mới nhất. - Có nhiều sự lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán khác nhau, trong đó có hình thức Nhật ký - Chứng từ mà Công ty đang áp dụng. - Giao diện thân thiện cho người sử dụng. - Cho phép liên kết, giao tiếp với các ứng dụng khác: Như nhập, chiết suất dữ liệu sang Excel, Access và ngược lại. … Có thể dự tính chi phí cho việc trang bị phần mềm này như sau: - Tổng chi phí trọn gói đưa phần mềm vào sử dụng phải trả cho nhà cung cấp: 800 USD (tương đương với khoảng 13 triệu đồng) - Số máy tính trang bị mới: 3 máy (trong đó có một máy chủ và 2 máy trang bị thêm thay thế cho 2 máy cũ đã hết thời gian khấu hao), hết khoảng 30 triệu đồng/3 máy. Như vậy tổng chi phí đầu tư ban đầu vào khoảng 43 triệu đồng. Tuy nhiên trong dài hạn đem lại lợi ích hết sức to lớn: - Có thể giảm biên chế được 3 nhân viên kế toán vì giờ đây, một người có thể đảm nhận được nhiều công việc kế toán một lúc (Kế toán nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ chỉ cần 2 người, kế toán bán hàng chỉ cần 2 người, kế toán tiền lương và Bảo hiểm xã hội, và kế toán tiền mặt có thể chỉ cần một người đảm nhiệm). Do đó giảm được chi phí lương là 2triệu đồng x 3 người = 6 triệu đồng/tháng. Như vậy chỉ riêng chi phí lương tiết kiệm được cũng chỉ cần khoảng 7 tháng là hoà vốn. - Công việc kế toán được giảm bớt đáng kể, đồng thời vì các dữ liệu được xử lý trên chương trình nên tránh nhầm lẫn, sai sót cũng như những hành vi gian lận của bản thân các nhân viên kế toán. - Việc lên các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, báo cáo quản trị cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Khi đã có sự trợ giúp của phần mềm, việc lấy các báo cáo có thể được thực hiện vào bất cứ thời điểm nào, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý, thống kê, lập kế hoạch. Vài khảo sát trên đây cho phép đánh giá được lợi ích của việc đưa một phần mềm kế toán chuyên biệt vào sử dụng. Dù ở lĩnh vực nào chăng nữa, việc khai thác tối đa sức mạnh của công nghệ thông tin sẽ đem lại những thành công đáng kể. 2. Về kế toán thành phẩm: Khắc phục hiện tượng thành phẩm tồn kho có giá trị âm trên sổ kế toán Hiện tượng thành phẩm tồn kho có giá trị âm như đã nêu ở phần trên thực tế là trường hợp xuất bán thẳng sau khi hoàn thiện khâu sản xuất mà không qua kho (mặc dù có lưu tại kho xí nghiệp nhưng việc hạch toán chính thức được tiến hành ở kho Công ty). Đối với trường hợp này, đơn giản chỉ cần bỏ qua phần nhập tại kho Công ty (vì thực tế hạch toán nhập nhưng là nhập ảo). Kế toán chỉ cần hạch toán như sau: Khi xuất bán tại kho xí nghiêp, kế toán hạch toán: Nợ TK 632 Có TK 154 Doanh thu của số thành phẩm này: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5112 Có TK 3331 3. Về kế toán các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vì vai trò và tầm quan trọng của các khoản dự phòng, xin kiến nghị đơn vị nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (trong trường hợp này là thành phẩm), ngoài theo dõi theo giá gốc như trên sổ sách, kế toán con phải quan tâm đến cả giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính). Theo đó, mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập được xác định theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa = Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính cho từng thứ thành phẩm tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về việc giảm giá hàng tồn kho và được lập vào cuối mỗi kỳ hạch toán trước khi lập báo cáo tài chính Đồng thời kế toán phải mở thêm TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Công việc hạch toán được tiến hành như sau: - Khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc trích bổ sung trong trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số đã lập ở cuối niên độ kế toán trước: Nợ TK 632 Có TK 159 - Nếu số cần trích lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số đã trích lập ở niên độ trước, tiến hành hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159 Có TK 632 - Khi tổn thất về giảm giá hàng tồn kho thực tế xẩy ra, xử lý: Nợ TK159: Số đã trích Nợ TK 632: Nếu chưa trích hoặc số trích trước đây không đủ Có TK 155 Tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đặc biệt chú trọng đến sản phẩm lốp xe đạp, săm xe đạp vì trong thành phần có oxit sắt do đó nếu để lâu ngày sẽ bị mất phẩm chất, khó tiêu thụ. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được đặt dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, theo đó Phòng tiếp thị bán hàng kết hợp với Phòng kế toán lập “Biên bản đánh giá lại trị giá thực tế thành phẩm tồn kho” vào cuối mỗi niên độ kế toán. 4. Về tình hình theo dõi công nợ phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay, tuy đã tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng việc trích lập này tại Công ty vẫn không theo đúng khung quy đinh. Đề nghị đơn vị trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 nặm 2006 như sau: - Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán từ 3 tháng đến dưới 1 năm thì dự phòng cần trích lập là 30% khoản nợ - Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán từ 1 năm đến dưới 2 năm thì dự phòng cần trích lập là 50% khoản nợ. - Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán từ 2 năm đến dưới 3 năm thì dự phòng cần trích lập là 70% khoản nợ. - Đối với những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng cần trích lập dự phòng, doanh nghiệp xác định tỷ lệ khó đòi ước tính để trích lập dự phòng. Để thực hiện tốt điều này, đơn vị cần mở sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, ngoài các chỉ tiêu đã có, cần thêm các chỉ tiêu như tuổi nợ, khả năng thanh toán của khách hàng để thuận tiện cho công tác trích lập dự phòng. KẾT LUẬN Kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế thế giới đã và đang mở ra cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức lớn. Tất cả các doanh nghiệp ngày nay muốn tồn tại và phát triển đều phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn. Là một doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng thì việc đảm bảo đầu ra cho sản phẩm (tức là khâu tiêu thụ) và việc xác định kết quả tiêu thụ là điểm mấu chốt trong chiến lược kinh doanh. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được tiếp cận với công tác tổ chức quản lý, công tác tổ chức kế toán, đặc biệt là được đi sâu tìm hiểu phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, tôi đã học hỏi được nhiều điều. Chuyên đề là sự mô tả chân thực và khách quan về các mặt hoạt động quản lý và kế toán tại Công ty, đặc biệt là sự mô tả chi tiết về phần hành kế toán đã chọn. Qua đó tôi cũng rút ra được những nhận định và một số kiến nghị góp phần làm hoàn thiện phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại đơn vị. Để hoàn thành được chuyên đề này, ngoài sự cố gắng của bản thân tôi, không thể không kể đến sự giúp đỡ tận tình của các phòng ban Công ty nói chung, phòng Tài chính kế toán nói riêng (Cán bộ hướng dẫn trực tiếp là Phó phòng tài chính kế toán Nguyễn Thanh Tùng), cùng giáo viên hướng dẫn: Ths. Đặng Thị Thuý Hằng. Tôi xin gửi những lời cảm ơn trân trọng! Tuy nhiên vì những hạn chế về kinh nghiệm và thời gian, nên chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của độc giả! Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên Trần Thị Thu Quỳnh MỤC LỤC Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ SỬ DỤNG DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BKS : Ban Kiểm soát BTGĐ : Ban Tổng Giám đốc CP : Cổ phần Cty : Công ty GGHB : Giảm giá hàng bán GTGT : Giá trị gia tăng HBTL : Hàng bán trả lại HĐQT : Hội đồng quản trị KTT : Kế toán trưởng TK : Tài khoản TM : Thương mại TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định XD : Xây dựng DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ SỬ DỤNG Danh mục bảng Bảng 01: Cơ cấu vốn điều lệ của Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng tại thời điểm 30/ 06 /2007 Bảng 02: Một số chỉ tiêu tài chính 3 năm gần đây tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng Bảng 03: Các khoản thuế đóng góp vào ngân sách Bảng 04: Kế hoạch lợi nhuận của Công ty trong các năm 2008, 2009, 2010 Bảng 05: Trích bảng tính giá thành thực tế thành phẩm Bảng 06: Một số chỉ tiêu liên quan đến quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty tháng 02 năm 2008 Danh mục biểu Biểu 01: Mẫu lệnh xuất kho tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng Biểu 02: Mẫu thẻ kho thành phẩm tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng Biểu 03: Mẫu sổ đối chiếu chi tiết thành phẩm Biểu 04: Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn Thành phẩm Biểu 05: Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán Biểu 06: Bảng chi tiết tiêu thụ thành phẩm Biểu 07: Nhật ký chứng từ số 8 Biểu 08: Sổ cái tài khoản 155 Biểu 09: Sổ cái TK 632 Biểu 10: Sổ chi tiết doanh thu bán thành phẩm Biểu 11: Sổ cái TK 5112 Biểu 12: Trích bảng kê Doanh thu bán hàng Biểu 13: Trích bảng kê Hoá đơn GTGT đầu ra Biểu 14: Trích sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Biểu 15: Trích bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng Biểu 16: Sổ cái TK 131 Biểu 17: Sổ cái TK 531 Biểu 18: Bảng chi tiết chi phí bán hàng Biểu 19: Sổ cái TK 641 Biểu 20: Trích bảng chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Biểu 21: Sổ cái TK 642 Biểu 22: Sổ cái TK 911 Danh mục sơ đồ Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng Sơ đồ 02: Công nghệ sản xuất chung của Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng Sơ đồ 03 : Bộ máy tổ chức phòng kế toán Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán chung tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Cao su Sao Vàng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BKS : Ban Kiểm soát BTGĐ : Ban Tổng Giám đốc CP : Cổ phần Cty : Công ty GGHB : Giảm giá hàng bán GTGT : Giá trị gia tăng HBTL : Hàng bán trả lại HĐQT : Hội đồng quản trị KTT : Kế toán trưởng TK : Tài khoản TM : Thương mại TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định XD : Xây dựng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính 2. Bộ Tài chính, Thông tư số 32/2007/TT-BTC ngày 14 tháng 02 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính 3. Bộ Tài chính, Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính 4. Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng (2006), Bản cáo bạch Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng 5. PGS.TS. Đặng Thị Loan (2006) Giáo trình Kế toán tài chính, tr137 – 167