Chuyên đề Hoàn thiện kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Hợp Nhất

vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà NVL tồn kho là không nhiều, đặc biệt Công ty có hệ thống bến bãi dự trữ rộng, thuận tiện cho việc nhập xuất NVL - Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng NVL - Về việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tất cả các sổ sách sử dụng đều được lập theo mẫu sổ quy định. Tuy nhiên bên cạnh những ưu đIểm cần phát huy ở trên thì công tác NVL ở Công ty còn có những hạn chế sau: 2- Hạn chế. Công ty XD Hợp Nhất là đơn vị xây dựng các công trình giao thông và các công trình khác trên toàn quốc, do đó mà NVL dùng vào xây dựng là rất phong phú và đa dạng, thường được Công ty mua với khối Iượng lớn, các đơn vị bán thường xuyên, một số đơn vị bán lại ở rất xa các công trường thi công. Bởi vậy việc vận chuyển NVL từ người bán đến chân công trình thường chiếm một thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp, do đó không tránh khỏi mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó việc bảo quản vật liệu không phải là dễ, một số NVL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt, không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ kém chất lượng hư hỏng. Tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển vừa gây mất mát ứ đọng vốn, vừa gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của Công ty. Trong công tác kế toán NVL ở Công ty XD Hợp Nhất sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán. Ii – một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nvl ở công ty XD Hợp Nhất Qua phần nhận xét đánh giá chung và phần nhận xét cụ thể trên ta có thể nhận thấy việc quản lý vật liệu ở Công ty bên cạnh những việc tích cực trong quá trình hạch toán kế toán NVL còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hoàn thiện những vấn đề thưa hợp lý này, tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý NVL được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế toán áp dụng. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toàn và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước. Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí về mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao. Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý NVL ở Công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý vật liệu ở Công ty: thông thường chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp, do vậy việc phấn đầu giảm thấp chi phí NVL có ý nghĩa lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố, đó là: lượng NVL tiêu thụ và giá NVL. Tuy nhiên chi phí về NVL không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà còn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản. Để giảm thấp chi phí NVL trong điều kiện cho phép, Công ty còn phải quản lý tốt các khâu sau: 1- ý kiến thứ nhất: Về quản lý NVL: - Về tình hình cung cấp vật tư: Công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần và có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm. Vì vậy NVL của Công ty sẽ rất nhiều chủng loại, do đó Công ty cần phải xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”, như vậy lúc cần đến loại vật liệu gì thì sẽ đáp ứng được nhanh chóng và việc quản lý sẽ chặt chẽ, dễ hiểu dễ tìm. Sổ danh đIểm vật tư Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách nguyên liệu, vật liệu Đơn vị Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521 1521-01 1521-02 1521-03 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-03 1521-02-01 11521-02-02 1521-03-01 1521-03-02 .. Nguyên vật liệu chính Đá các loại Đá hộc Đá 1´2 Đá 2´4 . Xi măng Xi măng PC 30 Xi măng PC 40 .. Cát Cát vàng Cát bê tông m3 m3 m3 kg kg m3 m3 1522 1522-01 1522-02 1522-01-01 1522-01-02 Vật liệu phụ Phụ gia bê tông Nhựa đường .. Kg Kg 1523 1523-01 1523-01-01 1523-01-02 Nhiên liệu Xăng Xăng Mogas 83 Xang Mogas 92 . Lít Lít 2 – ý kiến 2: Về việc hạch toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, tôi nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhập hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết song còn nên bảng tình hình nhập xuất NVL. Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm. 3 – ý kiến 3: Về việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ. ở Công ty trong kỳ số liệu vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vần còn vật liệu ở đơn vị thi công chưa sử dụng. Các đơn vị còn tồn vật liệu lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu. Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số vật liệu còn tồn lại, căn cứ vào từng loại vật liệu và khả năng sử dụng vật liệu để xuất dùng ở các kỳ tiếp theo. 4 – ý kiến 4: Về việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Công ty xây dựng Hợp Nhất là đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức ghi sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán, ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý. Nội dung kế toán máy theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” bao gồm: * Cập nhập số liệu Vào chứng từ Xem, hiệu chỉnh chứng từ Hệ thống danh mục tài khoản Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục người bán Kết chuyển, phân bổ Khoá sổ, chuyển số dư sang năm sau * Tổng hợp số liệu In, xem các loại sổ sách: sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản Xem số liệu phát sinh, số dư tài khoản In bảng cân đối tài khoản Tổng hợp các số liệu *Các nhu cầu khác Đặt lại hệ thống Lưu trữ số liệu Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu Tên các loại sổ sách Sổ cái và các sổ chi tiết Bảng cân đối kế toán Các báo cáo kế toán Khoá sổ sang kỳ sau Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các nhân viên kế toán khác chỉ việc đưa số liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chương trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác, ở đây ngoài việc in ra sổ sách lưu giữ theo tháng, quý, năm người ta có thể xem xét chi tiết vào số dư của các tài khoản bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có được những thông tin chính xác đòi hỏi đối với các nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng các nghiệp cụ phát sinh. III – tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp NVL Cuối mỗi tháng sau khi lên chứng từ ghi sổ ở các phần hành, chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán tổng hợp để đánh số chứng từ ghi sổ và vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được theo dõi liên tục và đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được mở cho cả năm và mỗi tháng được bố trí trên một trang sổ. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp cộng dòng tổng cộng để lấy số liệu đối chiếu với “Sổ cái” Bảng số 18: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 218 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 621 133 336 Chi phí về VL tháng 10/2003 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trình R4-QL 10. Đội XDCT9 96.368.443 5.507.057 101.875.500 Cộng 101.875.500 101.875.500 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 20: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 220 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 621 133 336 Chi phí về CCDC, vật tư khác Thuế GTGT đầu vào được khấu tr Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001 Công trình SR4. Đội XDCT 1 14.319.280 528.220 14.847.500 Cộng 14.847.500 14.847.500 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng sổ 21: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 221 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 623 627 334 336 Chi phí máy Chi phí quản lý đội Xác định lương phảI trả Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trìnhSR4. Đội XDCT 1 548.575 8.077.650 148.567.329 157.193.554 Cộng 157.193.554 157.193.554 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 22: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 222 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 331 141 Thanh toán tiền với người cung cấp Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trình SR4. Đội XDCT 1 30.000.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 30.000.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 23: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 223 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 623 336 Chi phí máy thuê ngoài Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trình SR4. Đội XDCT1 37.500.000 37.500.000 Cộng 37.500.000 37.500.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 24: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 224 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 154 621 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang chi phí SXKD dở dang 229.611.189 229.611.189 Cộng 229.611.189 229.611.189 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 17 Công trình SR4 Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 10 năm 2001 CTGS Số tiền CTGS Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 218 219 220 221 222 223 224 . 31/10/2003 31/10/2003 31/10/20013 31/10/2003 31/10/2003 31/10/2003 31/10/2003 98.223.230 124.179.051 14.847.500 157.187.554 30.000000 37.500000 229.611.189 ... Cộng 7.691.548.524 Chứng từ ghi sổ sau khi đã đăng ký số hiệu ở “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được sử dụng để ghi vào “Sổ cái” các tài khoản Bảng số 25: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 9 sổ cáI Năm 2003 Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Ngày ghi sổ CTGS Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có Số dư đầu tháng 55.234.000 31/10 219 - Mua VL trong tháng - Thuế GTGT - Thanh toán tiền mua VL 621 133 141 30.000.000 118.923.466 5.255.585 Cộng phát sinh 30.000.000 124.179.051 Số dư cuối tháng 149.413.051 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 26: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 sổ cáI Năm 2003 Tên tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu: 621 Ngày ghi sổ CTGS Trích yếu TKĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có 31/10 218 219 223 224 Xuất VL cho công trình thi công Xuất VL cho công trình thi công Xuất CCDC, vật tư khác Kết chuyển CPNVLTT sang CP SXKD dở dang 336 331 336 154 96.368.443 118623.626 14.319.280 229.306359 Cộng phát sinh 229.306.359 229.306.359 Người lập bảng Kế toán trưởng Bảng số 27: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 Năm 2003 sổ cáI Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Số hiệu: 133 Ngày ghi sổ CTGS Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có Số dư đầu tháng 259.383.596 31/10 218 219 223 Thuế GTGT của h2 mua vào Thuế GTGT của h2 mua vào Thuế GTGT của CCDC, vật tư 336 331 336 1.854.787 5.239804,5 528.220 Cộng phát sinh 7.622.811,5 Số dư cuối tháng 267.006407,5 Người lập biểu Kế toán trưởng Từ “Sổ cái” các tài khoản, kế toán tổng hợp đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết các phần hành kế toán và lên “Bảng cân đối phát sinh”. Từ đó cuối kỳ lên “Báo cáo tài chính” IV.Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại Công ty 1.1. Hê thống các chỉ tiêu phân tích Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng, đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là vấn đề sản xuất bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm. Thực hiện tốt công tác cung ứng và dự trữ vật tư là điều kiện tốt nâng cao chất lượng sản phẩm giảm giá thành tăng tích luỹ, lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.Phân tích tình hình cung câp vật tư trong doanh nghiệp Cung ứng vật tư là giai đoạn mở đầu của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng vật tư một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian là một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch. a.Phân tích cung ứng vật tư theo số lượng Tỷ lệ phần % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i = Số lượng nguyên vật liệu loại i cần mua( theo kế hoạch trong kỳ) Số lượng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập trong kỳ Yêu cầu điều kiện cho việc cung ứng vật tư cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng: nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn ( nếu không phải là nguyên liệu có tính thời vụ) do đó sẽ dẫn đến sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là do thiếu nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng ta cần tính đến. Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu cho sản xuất = Lượng nguyên vật liệu cân dùng trong kỳ Lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ + Lượng nguyên vật liệu dự trữ dầu kỳ Việc thu mua nguyên vật liệu không hoàn thành kế hoạch có thế là do: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó, từ đó giảm số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng -Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở giảm hao phí nguyên vật liệu -Không thực hiện kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế b.Phân tích cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu là phải phân tích cho từng loại nguyên vật liệu chủ yếu và cần phân biệt vật liệu có thể thay thế được và vật liệu không thể thay thế được. Vật liệu có thể thay thế được là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm, khi phân tích loại vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về mặt chất lượng, số lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí giá cả vật liệu thay thế. Vật liệu không thể thay thế là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế sẽ làm mất tính năng, tác dụng của sản phẩm. c.Phân tích cung ứng vật tư về đồng bộ. Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng loại vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đưộchàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đặt ra. Hệ số sử dụng đồng bộ là % hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất của doanh nghiệp trong kỳ tới. Để sản xuất một sản phẩm thì cần nhiều loại vật liệu khác nhau, do đó số nguyên vật liệu sử dụng được sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ thấp nhất. d.Phân tích cung ứng vật tư về chất lượng. Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đó, khi nhập nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký kết để đánh giá nguyên vật liệu, có thể dùng chỉ tiêu, chỉ số chất lượng hay hệ số loại Chỉ số chất lượng nguyên vật liệu ( Icl)là tỷ số giữa giá bán bình quân của nguyên vật liệu thực tế với giá bán bình quân cung ứng theo kế hoạch. Icl = ồMil ồMik * Sik ồMik ồMik * Sik : Trong đó: Mik, Mil : khối lượng nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch và thực tế( tính theo đơn vị hiện vật) Sik : Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch. Icl : Càng lớn hơn 1 càng chứng tỏ nguyên vật liệu nhập kho càng cao. Hệ số loại là tỷ lệ số giữa tổng giá trị nguyên vật liệu theo cấp bậc chất lượng và tổng giá trị nguyên vật liệu cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất. e.Phân tích kịp thời của việc cung ứng vật tư. Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông thường, thời gian cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ nguyên vật liệu cần cung cấp trong kỳ. Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại nguyên vật liệu cần thiết một cách kịp thời trong một thời gian dài( tháng, quý, năm). Nếu khối lượng cung ứng vật tư trong một kỳ kinh doanh được đảm bảo nhưng cung ứng không kịp sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ vì đội cung ứng vật tư. Do đó khi phân tích tình hình cung ứng vật tư không phải chỉ thông qua các chỉ tiêu về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư mà phải xem xét đến tính kịp thời khi cung ứng g.Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là đảm bảo đều đặn đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệu. Khi tính hệ số đều đặn cần phải tuân theo nguyên tắc là không lấy số vượt kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳ kia. Hệ số đều đặn cung ứng vật tư cao nhất là 1. Ngoài ra, việc phân tích các chỉ tiêu trên còn có thể phân tích tình hình tổ chức cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu như: hệ số lỗi hẹn tính theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tính theo chi phí vận chuyển tăng thêm Tất cả những thông tin trên nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyên vật liệu được tốt hơn. 2.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở Công ty . Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyênđịnh kỳ trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. 1.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu cần xác định chỉ tiêu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất. Lượng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm = Lượng nguyên vật liệu còn lại hoặc chưa dùng đến - Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm Lượng nguyên vật liệu còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch không đáng kể hoặc nếu bằng 0 thì. Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm = Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính ra hệ số: = Nhu cầu về số lượng nguyên vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) được tính theo công thức: Mi = q*mi Trong đó q:là số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho 1 sản phẩm Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối sau: Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối lượng nguyên vật liệu tiêu ding thực tế(M1) so với số lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo kế hoạch(Mk) theo công thức: M1 100 Mk *- Số tương đối : Số tuyệt đối : DM =M1 +Mk Mi 100 * Q1 Mk * Qk Kết quả tính toán cho thấy, khối lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu. Mức biến động tương đối: Số tuyệt đối: DM =M1 - Mk * Q1/Qk Trong đó: Q1,Qk : khối lượng sản phẩm hoàn thành và kế hoạch M x Khối lượng nguyên vật liệu kế hoạch nhưng đã được điều chỉnh theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản lượng sản phẩm Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. 2.Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất trong kỳ được chia thành 3 bộ phận chủ yếu: -Bộ phận cơ bản tiêu dùng để tạo thành thực thể hoặc trọng lượng tinh của sản phẩm hoàn thành -Bộ phận tạo thành phế liệu, dư liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm -Bộ phận tạo thành sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất -Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm m = M/Q trong đó: M: khối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất trong kỳ Q: khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm bao gồm 3 bộ phận cấu thành, có thể viết dưới dạng: m= k+f+h trong đó: k: Là trọng lượng tinh hoặc thực thể sản phẩm f : Mức phế liệu dư liệu bình quân của đơn vị sản phẩm hoành thành h: Là mức tiêu phí nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành Đối với những loại sản phẩm sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu, mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm được xác định bằng công thức ồMixSi =ồ(ki + fi + hi)xSi trong đó: Mi:Mức chi phí nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm Si : Giá thành đơn vị nguyên vật liệu cho từng loại xuất dùng cho sản xuất đơn vị sản phẩm Như vậy, Mi chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là mi và Si nhưng bản thân mi lại chịu ảnh hưởng của 3 nhân tố đó là: ki,fi,hi.Có thể phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm do ảnh hưởng lần lượt của từng nguyên tố sau: -Mức tiêu kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DM =m1 – mk = (k1 - kk) + (f1 - fk) + (h1 - hk) -Mức tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DMs = ồMi1xSi1 - ồMik xSik Do các nhân tố ảnh hưởng sau: -Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Dm(m) =ồ(mi1 - mik)x Sik trong đó: Do nhân tố trọng lượng tinh của đơn vị sản phẩm Dm(k) =ồ(ki1 - kik)x Sik Do nhân tố phế liệu bình quân đơn vị sản phẩm Dm(f) =(fi1 - fik)x Sik Do nhân tố phế phẩm bình quân đơn vị sản phẩm Dm(h) =ồ(hi1 - hik)x Sik Do ảnh hưởng của nhân tố giá thành đơn vị nguyên vật liệu Dm(s) =ồ(si1 - sik)x mi1 3.Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm *Phân tích tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm Để sản xuất ra sản phẩm, các doanh nghiệp phần lớn sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu.Do vậy, tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố -Khối lượng sản phẩm hoàn thành(qi) -Kết cấu về khối lượng sản phẩm -Định mức tiêu hao nguyên vật liệu (si) Vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được xác định bằng công thức: M =ồqi x mi x si Để phân tích trình độ hoàn thành kế hoạch về tổng mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết phải xác định đối tượng phân tích: DM =Mi – Mk =ồqi1 x mi1 x si1 - ồqik x mik x sik Các nhân tố ảnh hưởng được xác định như sau Do ảnh hưởng của các nhân tố khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm DM(q) =ồqi1 x mik x sik - ồqik x mik x sik Do ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm DM(m) =ồqi1 x mi1 x sik - ồqi1 x mik x sik Do ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu cho sản xuất DM(s) =ồqi1 x mi1 x si1 - ồqi1 x mi1 x sik *Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu qua các công đoạn sản xuất Quá trình sản xuất của doanh nghiệp thường phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất. Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình này có thể cung cấp dần cho từng công đoạn sản xuất đầu tiên của dây chuyền sản xuất. Cứ qua mỗi công đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được hoàn chỉnh thêm một bước. Trong quá trình chế biến ở từng công đoạn, phế liệu, phế phẩm cũng sinh ra làm hao hụt nguyên vật liệu, Bởi vậy, cần phải phân tích tình hình nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau mà mức độ sử dụng là tiết kiệm hay vượt chi ở mỗi công đoạn đó. *Phân tích mối liên kết giữa tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng các loại nguyên vật liệu đến kết quả sản xuất kinh doanh Việc cung cấp, dự trữ và sử dụng các loại nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt thì kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là mối quan hệ nhân quả. Mối quan hệ này được biểu hiện ở công thức: Khối lương nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Khối lượng sản phẩm sản xuất Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ + Khối lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm = - Phương pháp phân tích Xác định đối tượng phân tích Dq = q1 - qo trong đó: q1,qo : Khối lượng sản phẩm sản xuất thực tế và kế hoạch Dq : Mức chênh lệch tuyệt đối về khối lượng sản phẩm giữa thực tế với kế hoạch Phân tích mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố và tình hình cung cấp dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu đến sản xuất sản phẩm m(k) - M(dk1) Dq(mdk) = M(dkk) +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Mdk1, Mdkk: Khối nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ theo thực tế và kế hoạch. mk:Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm kỳ kế hoạch M(nk1) - m(k) M(nkk) = Dq(Mnk) +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Mnk1, Mnkk: Khối nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ +Do ảnh hưởng của nhân tố nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Mmck, Mck1: Là khối lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Dq(Mnk) M(nk1) = m(k) M(nkk) - + Do ảnh hưởng của nhân tố mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn vị sản phẩm Dq(m) = q1 + - Mdkt Mnkt - Mckt mk Tổng hợp lại. Dq = Dq(mdk) + Dq(mnk) + Dq(mck) + Dq(m) Trên cơ sở xác định sự ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, kiến nghị những biện phấp cải tiến, điều chỉnh công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. 3 .Phân tích tình hình cung ứng và sử dụng vật tư ở Công Ty Xây dựng Hợp Nhất Mục đích sản xuất kinh doanh ở bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới lợi nhuận để đạt được mục đích đó thì phải tiết kiệm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm, mà vật tư là yếu tố quan trọng để tạo nên thực tế của sản phẩm. Là một Công ty xây dựng TNHH , về xây dựng có chức năng xây dựngcác công trình giao thông đường bộ, công nghiệp thì NVL chính là đá, xi măng, cát, sỏithì lợi nhuận cũng là một vấn đề đang được lãnh đạo Công ty quan tâm hàng đầu. Quản lý tốt công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư cũng không nằm ngoài mối quan tâm đó, đẻ có thể giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và đem lại lợi nhuận ngày càng cao. Muốn làm được như vậy thì đội ngũ quản lý về vật tư phải có chuyên môn vững vàng, năng động đi sâu, đi sát với thực tế của công tác quản lý vật tư I.Tình hình cung ứng vật tư ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất Sản phẩm chính của Công ty bao gồm các công trình giao thông đường bộ, công nghiệp, nhà cửa dân dụng do đó vật tư sẽ chiếm một tỷ trọng lớn trong sản phẩm hoàn thành. Muốn quản lý một khối lượng và chủng loại vật liệu lớn. Như vậy, đòi hỏi phải thực hiện nhiều biện pháp ở các khâu, có vậy mới đảm bảo cung ứng vật tư một cách đầy đủ, tiết kiệm và đúng phẩm chất, chủng loại cho quá trình sản xuất. Do tính chất của công việc, khâu đầu tiên của quá trình sản xuất cần có nguyên liệu đầu vào. Nguồn cung ứng nguyên liệu này chủ yếu là từ các xí nghiệp thành viên. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn còn phải mua nguyên liệu của các công ty khác. Để thuận tiện cho việc quản lý vật tư được chính xác về số lượng chủng loại, công ty tiến hành phân loại vật liệu qua từng kho dựa vào công dụng và tầm quan trọng của nó nhờ đó mà bộ phận quản lý vật tư có thể theo dõi được sự biến động của từng loại vật tư. Cung cấp những thông tin chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu . 1.Công tác lập kế hoạch cung ứng vật tư. Cơ sở để công ty Xây dựng Hợp Nhất xây dựng được kế hoạch cung ứng vật tư năm 2004 - Căn cứ vào các văn bản ban hành định mức tiêu hao vật tư cho từng công đoạn sản xuất. - Căn cứ vào kết quả tiêu thụ năm trước - Căn cứ vào kế hoạch sản lượng của năm kế hoạch - Căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất hiện đang sử dụng và kế hoãch hàng năm.Phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng lên định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm. Căn cứ vào sản lượng kế hoạch của từng loại sản phẩm và định mức để xác định nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất trong kỳ Bảng 1: Nhu cầu nguyên vật liệu kế hoạch năm 2004 stt Tên nguyên vật liệu quy cách Đvt Tồn đầu kỳ Nhu cầu trong năm Dự kiến tồn cuối kỳ Nhu cầu thực 1 Đá hộc1x2 m3 1500 31450 1400 28436 2 Đá hộc 2x4 m3 286 39295 500 39310 3 Đá dăm m3 118 33526 1000 S m3 104271 67746 4 Xi măngPC 30 kg 16270 25214,5 25215 26917 5 Xi măng PC 40 kg 20.500 31.720,67 31.721 32.820 6 Cát vàng m3 45.000 55.600,33 55.600 57.000 7 Cắt bê tông m3 31.000 40.187,34 40.187 42.678 8 Phụ gia bê tông kg 15.000 21.586,98 21.587 23.000 9 Nhựa đường kg 53.520 606.923,26 606.924 61.660 10 Xăng Mogas 83 lít 41.000 63.100,78 63.101 63.104 11 Thép tròn kg 75.000 81.364,46 81.364 83.482 12 Thép cuốn kg 67.000 71.103,05 71.104 74.251 Sau khi xác nhận được nhu cầu vật tư cần dùng trong kỳ, lượng vật tư cần mua trong kỳ, phòng kế hoạch vật tư xác định được số vật tư cần mua của công ty, đồng thời tiến hành ký hợp đồng với các công ty và cá nhân cung cấp nguyên vật liệu phụ như: nhãn mác, bao bì sản phẩm để nhập kho và kịp thờicung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu về đến công ty được các cán bộ phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật KCS kiểm tra về quy cách, chất lượng, số lượng vật tư. Kết quả kiểm tra sẽ được ban kiểm tra ghi vào biên bản kiểm kê vật tư nhập kho theo mẫu 08-VT của Bộ Tài Chính ban hành. Mục đích của biên bản kiểm kê vật tư nhập kho là xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho Ngày.tháng.năm Tại. Chúng tôi gồm 1.ông(bà)Chức vụ. 2.ông(bà)Chức vụ. 3.ông(bà)Chức vụ. 4.ông(bà)Chức vụ. Hội đồng đã tiến hành kiểm tra số hàng hoá nhập kho thực hiện theo hợp đồng sốngày.thángnăm(nếu có) Theo hoá đơn số ngàythángnăm 2004 của đơn vị bán hàng. Cụ thể như sau stt Vật tư hàng hóa Số lượng theo HĐ Số lượng theo thực tế Ghi Kết luận chung Về chất lượng Về số lượng Các thành viên ký tên Sau khi kiểm tra vật tư đạt yêu cầu phòng kế hoạch căn cứ vào -Hoá đơn mua vật tư hợp lệ -Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho rồi tiến hành nhập kho Mẫu phiếu nhập kho như sau Phiếu nhập kho Ngày Tháng. Năm.. Số: TK Nợ: TK Có: Người giao: Đơn vị: Theo hoá đơn Mã số thuế Nhập vào kho Ghi chú STT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Thuế: Tiền thuế: Tổng giá trị thanh toán: Người viết phiếu Người nhập Kế toán Thủ kho Phòng KHVT Toàn bộ số vật tư sau khi đã thu mua về đến công ty đúng tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng và hợp lệ về thủ tục đều được phòng KHVT của công ty làm thủ tục nhập kho theo đúng chứng từ pháp lý của nhà nước quy định. 2.Phân tích tình hình cung ứng vật tư a.Cung ứng theo số lượng Để hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trì và liên tục thì số lượng cung ứng phải đầy đủ. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, dẫn đến không hoàn thành kế hoạch sản xuất và kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất Bảng 2: Tình hình thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2004 STT Tên nguyên liệu quy cách Đvt Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch 1 Đá hộc 1x2 m3 31.450 28436 - 3014 2 Đá hộc 2x4 m3 39.295 39.310 15 3 Đá dăm m3 33.526 - 33.526 Tổng đá các loại m3 6.959.761,86 6.936.781,93 - 229.799,93 Phần lớn nguyên liệu đưa vào xây dựng phải mua ngoài, thông thường lượng nguyên liệu mua về không ổn định. Nguyên nhân là do nguồn nguyên liệu mua vào không ổn định nên đã giảm số lượng thu mua. Do vậy ít nhiều cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công vì thiếu nguyên vật liệu nên công ty cho công nhân nghỉ thêm ngày thứ 7, như vậy không phát huy được hết công suất máy móc thiết bị và sức lao động. b.Cung ứng theo chất lượng. Để kiến tạo ra các công trình giao thông đường bộ, công trình công nghiệp, công trình dân dụng thì NVL chính của Công ty chủ yếu là đá hộc, cát, xi măng, thép bởi vậy NVL, tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, năng suất lao động và giá thành sản phẩm. NVL phải không những tốt về chất lượng mà còn phải cung cấp với số lượng lớn và ổn định. Ngoài ra ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Có được nguyên liệu tốt thì sản phẩm đó có chất lượng cao nhưng không có các vật liệu phụ thì sản phẩm đó vẫn chưa trở thành sản phẩm hoàn chỉnh. Vật liệu phụ không trực tiếp tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó đóng góp làm tăng thêm giá trị và chất lượng cho nguyên liệu chính và sản phẩm. Chính vì vậy nguồn cung ứng các loại vật liệu phụ cho doanh nghiệp đều là những bạn hàng lâu năm có uy tín trên thị trường, luôn cung cấp cho công ty những vật liệu tốt nhất và đảm bảo chất lượng, mẫu mã, bao bì, nhãn mác không ngưng đổi mới về mầu sắc và chất lượng phù hợp với người tiêu dùng c.Cung ứng theo chủng loại Hiện tại ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất, chủng loại vật tư là rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại như hiện tại ở Công ty Xây dựng Hợp Nhất, chủng loại vật tư khá đa dạng, các loại đá, xi măng, cát phục vụ cho công trình thi công. Trong số đó, cũng có loại có thể thay thế được và loại không thể thay thế được. Về nhiên liệu, những năm gần đây do có nhiều cây xăng, dầu gần công ty nên rất thuận lợi cho công tác cung cấp nhiên liệu nên công ty không cần lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nhiên liệu mà khi nào cần cung cấp với số lượng bao nhiêu thì công ty tiến hành mua theo số lượng ấy, cung ứng cuối tháng phòng kế toán tập hoá tổng kết lại các hoá đơn và thanh toán số nhiên liệu đã sử dụng trong tháng. Vật liệu không thể thay thế được là các loại thép, xi măng, cát, đá hộc. Bởi vì, các NVL đôi khi trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo nên thực thể chính của sản phẩm.Do đó, không thể thay thế bằng bất cứ nguyên liệu nào khác, có chăng chỉ có thể thay đổi nguồn cung cấp nguyên liệu.Các nguồn cung ứng hiện tại là các nguồn nguyên liệu tốt nhất, có uy tín trên thị trường cả về số lượng, chất lượng và giá cả. Bảng 3:Tình hình thực hiện cung ứng vật tư chủ yếu năm 2004 Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng cần cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loại 1 Đá hộc 1x2 m3 31.000 34.225 785344 2 Đá hộc 2x4 m3 30.153 36.743 601533 3 Đá dăm m3 34.404 34404 340400 ồ 95.193 105.372 94.696 100% = 99,48% x 95.193 94.696 Theo số liệu trong bảng ta thấy tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư chỉ đạt Nguyên nhân chủ yếu để công ty không hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư về chủng loại, trong đó do không hoàn thành kế hoạch đá hộc 1x2 và đá dăm -Trong năm 2004 do biến động ở thị trường, thay đổi nên nhu cầu công trình giảm nên công ty đã tiến hành giảm số lượng thực tế. -Do thời tiết thất thường, thay đổi không ngừng có mưa nhiều gây nên vận chuyển khó khăn nguyên liệu làm tăng chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản. d.Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ. Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau . Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các vật liệu khác được. Chính vì vậy, việc cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo tính chất đồng bộ tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành kế hoạch là rất cần thiết và cũng rất khó khăn với công ty vì. -Lượng nguyên vật liệu cần cung ứng hàng năm lớn -Do nguyên liệu phải mua ngoài nên cần phải có thời gian thu gom và chuẩn bị Mặc dù khó khăn có nhiều nhưng công ty cố gắngđể có thể mua được đầy đủ số lượng nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ không để sản xuất gián đoạn. e.Tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu. Xuất phát từ kế hoạch sản xuất năm 2004, tình hình dự trữ cung cấp trong kỳ, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua các loại nguyên vật liệu cần dùng một cách kịp thời đúng số lượng, chất lượng để kịp thời cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, không để quá trình sản xuất bị gián đoạn. Bằng phương pháp kiểm kê thường xuyên, hàng tháng thủ kho kiểm kê nguyên vật liệu rồi đem đối chiếu với sổ sách kế toán để xác minh chính xác số lượng nguyên vật liệu tồn kho và sổ kế toán để từ đó lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Trong năm 2004 doanh nghiệp không ngừng sản xuất ngày nào do thiếu nguyên vật liệu. h.Tiến độ cung ứng. Sau khi kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được ban giám đốc ký duyệt phòng KHVT tiến hành lập kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư, kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư được lập dựa vào số chủng loại vật tư cần cung ứng, số lượng vật tư cần cung ứng, mức tiêu ding bình quân ngày. Thực tế ở doanh nghiệp trong một ngày có thể mua trùng nhiều loại vật tư khác nhau nhưng chỉ số lượng của nguyên liệu chính là lớn, còn các loại vật liệu khác thì có số lượng cung ứng nhỏ nên giảm được sự căng thẳng về thời gian và phương tiện vận tải. Qua phân tích quá trình cung ứng vật tư năm 2004 của Công ty Xây dựng Hợp Nhất ta thấy: công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu là công việc hết sức phức tạp và đòi hỏi người quản lý phải có trình độ và kinh nghiệm thực tế trong nghề. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo đúng chủng loại và kịp thời thì mới là động lực để thúc đẩy sản xuất phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm đem lại cho công ty doanh thu ngày càng cao, là điều kiện tốt đảm bảo chọ sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai. III.Phân tích tình hình sử dụng vật tư ở công ty. Quan điểm của doanh nghiệp là sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên và định kỳ hàng tháng về số lượng nguyên vật liệu và điều chỉnh lại mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm. a.Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. Toàn bộ số vật tư của doanh nghiệp mua về đều được làm thủ tục nhập kho và xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng thángcác doanh nghiệp sản xuất có các yêu cầu về vật liệu chính, vật liệu phụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch vật tư giao cho từng xí nghiệp sản xuất, các phân xưởng sản xuất sẽ được giao các loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất khi có yêu cầu về số lượng nguyên vật liệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu. Để thực hiện công việc này công ty đã sử dụng phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức do phòng kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật và người phụ trách phòng cung tiêu viết phiếu và căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu lĩnh vật tư thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ xuất Phiếu xuất kho TO24 Ngày tháng năm Số: TK Nợ: TK Có: Họ tên người nhận hàng Đơn vị: Theo.. Số ngày tháng.. năm Của Xuất tại kho.. stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận Thủ trưởng đvị nhận Phòng kỹ thuật Thủ kho thủ trưởng đvị xuất Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức TO25 Tháng. Năm 2002 Tên đơn vị: Công ty XD Hợp Nhất Tên vật tư : Đơn vị tính: kg Nợ: Mã vật tư : Có: Ngày Nhucầu Thực lĩnh Ký nhận Số lượng đơn giá Thành tiền Phụ trách phòng KHVT Giám đốc xí nghiệp Cuối mỗi tuần thủ kho giao cho kế toán toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu lĩnh, hoá đơn bán hàng theo thứ tự đã lập, giá trị của nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất được dựa trên lượng xuất kho thực tế kết hợp với phương pháp tính giá trị bình quân gia quyền để tính giá thực tế của số lượng nguyên vật liệu xuất ra theo phương pháp nhập trước xuất trước. Toàn bộ quá trình sử dụng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất được quản lý và theo dõi qua từng giai đoạn. Bảng 6: Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu chính năm 2004 Loại nguyên vật liệu Kế hoạch KH tính theo sản lượngthực tế Thực tế Chênh lệch Đá hộc 1x2 32.546 34.159 34.225 66 Đá hộc 2x4 28.631 26.803 36.743 9940 Đá dăm 33.040 34.540 34.404 - 136 ồ 94.217 95.502 105.372 Số liệu thực tế tình hình sử dụng nguyên vật liệu chính trong năm 2001 chota they. Trong năm 2004 công ty đã tiến hành xuất kho 6402986 tấn cao su các loại so với kế hoạch 105.372 105.372 - 95.502 = 9870 110,3% > 100% * 100 = 95.502 Đây là những biểu hiện không tốt của quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty cần phải khắc phục để việc tổ chức nguyên vật liệu tốt hơn, nâng cao chất lượng trong trường hợp khi mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng theo nhu cầu của khách hàng, công ty tiến hành nhượng lại số nguyên vật liệu đó. Trong trường hợp này, căn cứ vào quyết định của phòng kế hoạch, các thoả thuận giữa doanh nghiệp và đơn vị mua hàng, căn cứ vào giá trị tồn kho thực tế để viết phiếu xuất kiêm hoá đơn bán hàng. Sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất toàn bộ số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho TK Nợ: TK Có: Ngày nhập thẻ Tờ số Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Mã số Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Phòng KHVT Lượng sản phẩm và số lượng sản phẩm, hạ giá thành đem nguồn lợi nhuận ngày càng cao cho công ty Nhiên liệu mặc dù không tham gia trực tiếp tạo thành sản phẩm, nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong việc tạo thành sản phẩm, nhiên liệu được dùng trong công ty là xăng, dầu Bảng 7: Tình hình sử dụng vật liệu phụ năm 2004 Nguyên vật liệu phụ Đvt Số KH Số KH theo SLTT Số thực hiện Chênh lệch Xi măng CP30 kg 24633,27 25214,5 25509,19 581,23 Xi măng CP40 kg 30653,43 31720,67 32.788,66 2135,23 Cát vàng m3 52678,45 55600,33 68330,16 15651,71 Cắt bê tông m3 37627,37 40.187,34 42578,50 4954,13 Phụ gia bê tông kg 20496,76 21.586,98 24694,66 4197,9 Nhựa đường kg 58396,87 60.692,26 71296,97 12900,1 Xăng Mogas83 lít 64947,79 63.100,78 65625,68, 677,89 Thép tròn kg 77960,41 81.364,46 75642,56 -2317,85 Thép cuốn kg 65855,24 71.103,05 75771,87 9916,63 ồ 433.249,6 449.970,37 354.676,24 48.696,97 3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tại Công ty Xây dựng Hợp Nhất Công ty Xây dựng Hợp Nhất đã và đang cố gắng đạt được hiệu quả sụng vật liệu tối đa từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho cho đến dự trữ và sử dụng. Song để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của nguyên vật liệu. Cụ thể: * Đối với khâu dự trữ: Công ty cần tiếp tục duy trì được định mức dự trữ vật tư hợp lý đảm bảo kịp thời trong sản xuất. Đảm bảo thưc hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu, Công ty nên tổ chức mua vật liệu nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nhằm làm cho số lượng vật tư giảm đi, có điều kiện đầu tư vốn vào các mục đích khác. Công ty cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách tăng cường hơn nữa trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm, Công ty nên tiến hành bán ngay để thu hồi vốn và giải phóng hệ thống kho tàng. * Đối với khâu sản xuất: Chi phí vật tư chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phải quản lý chặt chẽ trong cả hai khâu: mức tiêu hao và giá vật tư. Giám đốc phải căn cứ vào định mức vật tư do các cấp có thẩm quyền ban hành và tình hình cụ thể của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống định mức vật tư của Công ty và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các định mức đó. Công ty phải theo dõi, kiểm tra, tổ chức phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình thực hiện định mức vật tư để đề ra các biện pháp nhằm không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức, kịp thời biểu dương, khen thưởng sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lý các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất phải tận dụng triệt để để bán ra ngoài. Tuy nhiên, để hiệu quả hơn trong việc khuyến khích công nhân sử dụng tiết kiệm vật liệu, Công ty nên áp dụng chế độ thưởng phạt thích đáng. Lao động là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, để nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân thuộc xưởng vật liệu từ đó gián tiếp làm giảm giá thành sản phẩm, con đường đúng đắn mà doanh nghiệp cần lựa chọn đó là phải tiến hành đào tạo cán bộ và công nhân. Kết hợp đào tạo với sản xuất kinh doanh. Để làm tốt công tác đào tạo, Công ty cần thực hiện một số giải pháp sau: - Quá trình tuyển chọn cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề phải được thực hiện một cách hợp lý, tìm ra những người có trình độ giỏi và phù hợp với cơ sở vật chất của Công ty. - Công ty nỗ lực tạo điều kiện cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý đi tham quan, thực tập, đào tạo tại các nước phát triển. - Công ty cần có chế độ ưu đãi đối với cán bộ có trình độ cao, thợ lành nghề. Giải quyết tốt vấn đề nguồn nhân lực sẽ đem lại cho Công ty hiệu quả cao trong sản xuất. Lao động có chất lượng cao cho phép nâng cao lao động, giảm sản phẩm hỏng, tiết kiệm được nguyên vật liệu thông qua đó giảm được giá thành sản xuất làm cơ sở cho viêc hạ giá thành sản xuất làm cơ sở cho việc hạ giá bán sản phẩm, làm tiền đề cho việc tạo ra sức cạnh tranh cho Công ty trên thị trường và tiếp thu vận hành công nghệ máy móc thiết bị sản xuất hiện đại. Do đó, muốn huy động đến mức tối đa năng lực sản xuất của Công ty, bên cạnh việc tăng cường đội ngũ lao động có trình độ, có tay nghề cao, đầu tư theo chiều sâu vào công nghệ tiên tiến hiện đại là một giải pháp rất tích cực. Phần kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt, yêu cầu đặt ra với Doanh nghiệp là làm thế nào với một lượng tiền vốn nhất định có thể tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao nhất, hiệu quả nhất. Có thể nói, Công ty xây dựng Hợp Nhất là một Doanh nghiệp tư nhân hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Công ty đã từng bước khẳng định uy tín của mình bằng chất lượng, trình độ kỹ thuật, mỹ thuật của các công trình và cung cách làm ăn đúng đắn, có hiệu quả. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty, em đã nhận thức được các vấn đề cơ bản trong quá trình kinh doanh của Công ty. Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế nên không thể đi sâu vào các vấn đề liên quan, đến cả hệ thống kế toán của Công ty mà chỉ giới hạn một số vấn đề chủ yếu bổ sung thực tiễn cho phần lý thuyết đã học. Kính mong các thầy cô giáo góp ý, bổ xung thêm, giúp em nắm vững hơn nữa lý thuyết cũng như thực tiễn để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý tài chính trong cơ chế thị trường hiện nay. Em xin chân thành cảm ơn!