Chuyên đề Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu- Bộ thương mại(PROSIMEX)

ợ TK 007: Số ngoại tệ thu được. (9) Trường hợp người NK trả lại hàng do sai quy cách, phẩm chất, kế toán ghi: Nợ TK 531: Trị giá lô hàng bị trả lại. Có TK 131: Nếu khách hàng chưa thanh toán tiền Có TK 112: Nếu khách hàng đã thanh toán. ã Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Kế toán sử dụng TK 611(6111) -"Mua hàng hoá" thay cho TK 156 và TK 631 - "Giá thành sản xuất" thay cho TK 154. Ví dụ: Nợ TK 611(6111): Giá mua chưa có thuế GTGT của hàng hoá nhập kho Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111,112,131,..: Tổng giá thanh toán của hàng thu mua để XK ã Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Số thuế GTGT của hàng thu mua xuất khẩu và các chi phí khác được tính vào giá thực tế của hàng xuất khẩu.Ví dụ căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156(1561): Giá mua đã có thuế GTGT của hàng hoá nhập kho Nợ TK 157:Giá mua đã có thuế GTGT của hàng chuyển thẳng đi xuất khẩu Có TK 111,112,131,..: Tổng giá thanh toán của hàng thu mua để XK b. Trình tự kế toán xuất khẩu hàng hoá uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu(Sơ đồ 2) Đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng với từng đơn vị uỷ thác, phải giám sát và đôn đốc việc giao hàng và thanh toán nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời, xử lý nhanh gọn và dứt điểm mọi khiếu nại, tranh chấp trong quá trình nhận xuất khẩu uỷ thác với người nhập khẩu và với đơn vị giao uỷ thác. Theo thông tư số 108/2001/TT - BTC ngày 31 tháng12 năm 2001 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn kế toán hoạt động kinh doanh xuất, nhập khẩu uỷ thác quy định việc hạch toán tại đơn vị nhận uỷ thác như sau: ã Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: (1) Khi nhận hàng của đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ , kế toán ghi: Nợ TK 003: Trị giá lô hàng nhận xuất khẩu hộ. (2) Khi thủ tục xuất khẩu đã được hoàn tất, hàng được coi là hàng đã xuất khẩu, kế toán ghi: (2a) Số tiền hàng uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ bên uỷ thác xuất khẩu: Nợ TK 131: Số phải thu của người nhập khẩu. Có TK 331: Số phải trả cho người uỷ thác xuất khẩu. (2b) Ghi nhận trị giá lô hàng đã xuất khẩu hộ: Có TK 003: Trị giá lô hàng đã xuất khẩu hộ. (3) Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hộ bên uỷ thác, ghi: Nợ TK 331: Số thuế XK, thuế TTĐB phải nộp. Có TK 338(3388): Số thuế XK, thuế TTĐB phải nộp. (4) Đối với các khoản chi hộ bên uỷ thác xuất khẩu(Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi phí vận chuyển bốc xếp hàng,...), căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 138(1388): Số đã chi hộ. Có TK 111,112: Số đã chi hộ. (5) Đối với phí uỷ thác xuất khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác xuất khẩu, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác xuất khẩu: Nợ TK 131: Số phải thu của người uỷ thác. Có TK 511(5113): Doanh thu về phí uỷ thác. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. (6) Khi nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 338(3388): Số thuế thực nộp. Có TK 111,112: Số thuế thực nộp. (7) Khi đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản chi hộ: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả cho người uỷ thác. Có TK 131: Số phải thu của người uỷ thác về phí uỷ thác. Có TK 138: Số phải thu của người UT về các khoản nộp hộ, chi hộ. (8) Khi chuyển trả tiền hàng cho bên uỷ thác sau khi đã tiến hành thanh toán bù trừ: Nợ TK 331: Số còn phải trả cho người uỷ thác. Có TK 111,112: Số tiền trả cho bên uỷ thác. ã Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Doanh thu về phí uỷ thác sễ được hạch toán như sau: Nợ TK 131: Số phải thu của khách hàng về phí uỷ thác. Có TK 511(5113): Doanh thu về phí uỷ thác đã có thuế GTGT. * Chú ý: Khi nhận hàng do đơn vị uỷ thác bàn giao, nếu chuyển thẳng và bán theo điều kiện FOB thì không phải ghi sổ kế toán tổng hợp. Trường hợp hàng nhận nhập kho để chờ xuất khẩu hoặc chuyển thẳng xuống phương tiện để xuất khẩu theo giá CIF thì ghi đơn: Nợ TK 003. Phần 2 thực trạng kế toán hàng xuất khẩu tại công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu- prosimex I. Giới thiệu chung về công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Tên công ty: Công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu PROSIMEX - Bộ thương mại. Tên giao dịch quốc tế: IMPORT - EXPORT PRODUCTION AND TRADING CORPORATION (PROSIMEX) Trụ sở chính: Khương Đình - Thanh Xuân - Nà Nội. Điện thoại: 8583672 - 8584578 Fax: 84(4) 8585009 Công ty ra đời và phát triển hoàn toàn dựa vào chính khả năng và sự cố gắng của mình. Tiền thân của công ty là cơ sở sản xuất gia tăng, chăn nuôi của văn phòng Bộ kinh tế đối ngoại từ những năm 1970, nhằm để cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Theo quyết định 778/KTĐN/TCCB ngày 25/11/1989 của Bộ kinh tế đối ngoại (nay là Bộ Thương Mại), xí nghiệp gia công hàng xuất khẩu trực thuộc văn phòng Bộ kinh tế đối ngoại ra đời. Ngày 24/03/1993, theo đề nghị số 388/CP của chính phủ và kèm theo quyết định số 448/MT/TCCB của Bộ Thương Mại, xí nghiệp gia công hàng xuất khẩu đổi tên thành Công ty sản xuất gia công hàng xuất khẩu và nay là công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu. Cơ sở vật chất ban đầu của công ty rất thiếu thốn. Tổng số vốn ban đầu chỉ khoảng 3.785 triệu đồng, mà chủ yếu là TSCĐ(ô tô, máy sản xuất đinh, nhà xưởng và đất đai). Năm 1990, năm hoạt động đầu tiên, kim ngạch xuất khẩu đạt 3,214 triệu USD trong đó xuất khẩu đạt 1,786 triệu USD và nhập khẩu đạt 1,428 triệu USD. Đến năm 1998, tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty đã đạt tới 74,120 triệu USD trong đó xuất khẩu đạt 43,033 triệu USD, nhập khẩu đạt 31,078 triệu USD. Cùng với sự tăng trưởng về kim ngạch xuất khẩu, công ty đã chú trọng việc mở rộng sản xuất, đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc cho sản xuất, tìm kiếm bạn hàng và chú trọng vào các mặt hàng truyền thống như thêu ren, may mặc, nông sản. Năm 1993, công ty đã liên doanh với tập đoàn VANLAACK của Đức, thành lập công ty liên doanh may mặc xuất khẩu Hà Nội (HANTEX) giải quyết việc làm cho rất nhiều công nhân và hàng năm đều mang lại lợi nhuận cho công ty. Công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu PROSIMEX là một đơn vị hạch toán độc lập về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Đăng ký kinh doanh số: 108296 do trọng tài kinh tế cấp ngày 30/04/1993 với số vốn điều lệ ban đầu là 5.135 triệu đồng(trong đó vốn cố định là 915 triệu đồng, vốn lưu động là 4.184 triệu đồng). Công ty được xây dựng trên khu đất rộng khoảng 10.500 m2 trong đó 2000m2 nhà 3 tầng, đây là nơi làm việc của các phòng ban, 5500 m2 nhà khung để sản xuất, 2000 m2 dùng làm nhà kho và 1000 m2 làm vườn cây và khu vui chơi giải trí của cán bộ công nhân viên . Ngay từ những ngày mới thành lập, vừa hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đơn vị đã thu đuợc những thành quả đáng khích lệ. kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Đơn vị tính: VNĐ. Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Tổng doanh thu 158.566.388.036 172.476.323.5 187.378.396.127 Tổng lợi nhuận sau thuế 214.468.811 352.150.913 364.174.495 Số đóng góp ngân sách 18.753.521.337 20.597.634.155 23.725.654.325 Thu nhập bình quân của CBCNV 610.000 650.000 750.000 Với những kết quả đạt được như vậy, trong những năm qua, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, công ty đã có nhiều thay đổi phù hợp với môi trường kinh doanh luôn biến động và đầy khó khăn, góp phần không nhỏ vào sự tăng trưởng và phát triển chung của xã hội. 2.Những hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty: Hiện nay, lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của công ty là xuất nhập khẩu. a. Kinh doanh xuất khẩu: - Hàng may mặc: áo sơ mi nam nữ, quần áo thể thao, quần áo trẻ em, áo Jacket, găng tay. - Hàng thêu ren: rèm cửa, khăn bàn thêu, ga trải giường ... - Hàng nông sản: gạo, cà phê, tiêu, lạc nhân, sắn lát, đậu xanh, ngô hạt. - Hàng lâm sản: quế, hồi... - Hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm sứ... - Hàng hoá khác: cao su, dầu cọ, quặng cromit, nhôm thỏi, chiếu cói, dép túi, thảm len, đay... b. Kinh doanh nhập khẩu: - Sắt thép các loại, dây đồng - Hàng tiêu dùng: mỹ phẩm, xe máy, vòng bi, xích công nghiệp - Vật tư nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất và gia công hàng xuất khẩu: vải, phân bón, xút, giấy duplex, giấy coucher, bông acetate, cáp điện, gạch men, linh kiện máy tính, chậu rửa, thiết bị vệ sinh, giống cây trồng. - Phương tiện vận tải: ô tô,... - Tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu các loại hàng hoá khác. c. Các hoạt động khác: Nhờ nắm bắt được tình hình thị trường lao động trong nước, công ty còn tổ chức thực hiện dịch vụ xuất khẩu lao động sang các nước như Hàn Quốc, Nhật Bản. Trong quá trình hoạt động, công ty sẵn sàng hợp tác liên doanh liên kết với các đơn vị kinh tế khác, cơ quan khoa học trong và ngoài nước. Đồng thời luôn tuân thủ mọi quy định của Nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ kế toán và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty: Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là giám đốc công ty. Ban giám đốc bao gồm: 01 giám đốc và 02 phó giám đốc. Các phòng chức năng đều có trưởng phòng và phó phòng, mỗi phòng có những chức năng và quyền hạn rõ ràng, đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh. Mô hình quản lý kinh doanh của công ty được khái quát ở Sơ đồ 3. 4. Tình hình kinh doanh xuất khẩu tại công ty Với phương châm:" Đoàn kết - ổn định - phát triển", liên tục trong những năm qua, công ty đã không ngừng tăng về vốn, mặt hàng sản xuất kinh doanh, đặc biệt là kim ngạch xuất khẩu. Cho đến nay, công ty đã có quan hệ bạn hàng với hơn 40 nước trên thế giới. Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh XNK năm 2001 Đơn vị tính: USD Nhập khẩu Xuất khẩu Chỉ tiêu Bộ giao 28.000.000 30.000.000 Thực hiện 38.012.622 40.937.802 % kế hoạch 135,7% 134,6% 5. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu ở công ty PROSIMEX: Một điều kiện thuận lợi rất lớn là công ty được phép kinh doanh xuất khẩu rất nhiều mặt hàng mà trong đó chủ yếu đều là những mặt hàng thuộc thế mạnh trong nước và tất cả những mặt hàng này công ty đều được hưởng mức thuế suất thuế xuất khẩu là 0%. Tuy vậy, công ty vẫn gặp phải một số khó khăn vì ngoài mặt hàng may mặc, hầu hết những mặt hàng xuất khẩu khác công ty đều phải đi thu mua trong nước. Do tình hình giá cả trên thị trường trong nước không ổn định đặc biệt là đối với hàng hoá đủ tiêu chuẩn chất lượng để xuất khẩu nên việc lựa chọn nhà cung cấp rất hạn chế. Nhưng bù lại công ty có một đội ngũ nhân viên kinh doanh thông thạo nghiệp vụ, am hiểu pháp luật và dày dạn kinh nghiệm, chính vì vậy mọi hợp đồng kinh doanh dù là hợp đồng ngoại thương hay hợp đồng nội thương đều được tiến hành rất chặt chẽ và hợp phát. Do đó công ty chưa bao giờ có một hợp đồng nào bị huỷ bỏ hay bị kiện cáo do lỗi của công ty. Đây là một thế mạnh mà không phải công ty nào cũng có được. Hiện nay công ty được phép kinh doanh xuất khẩu trên cả hai phương thức: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. 6.Một số đặc điểm của công tác tổ chức kế toán tại công ty: a.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty PROSIMEX Phòng tài chính kế toán của công ty gồm 7 người được phân công phụ trách các phần hành kế toán cụ thể. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty được thể hiện như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp nguồn vốn, công nợ Kế toán TSCĐ tập hợp chi phí và tình hình Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán thuế Thủ quỹ kiêm kế toán lương, thu nội bộ Kế toán doanh thu b.Hình thức tổ chức kế toán Theo quy định của Bộ thương mại: PROSIMEX là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty được quyền tự chủ về tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của Nhà nước. Các chi nhánh tại các tỉnh hạch toán độc lập, cuối kỳ kế toán gửi các báo cáo cho công ty.Vì vậy bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức phân tán. c.Niên độ kế toán Năm tài chính của công ty bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Tại công ty việc phân tích hoạt động kinh doanh được tiến hành mỗi năm một lần theo quy chế hiện hành. d.Đồng tiền hạch toán Công ty sử dụng Việt Nam Đồng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế và áp dụng phương pháp tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đồng ngoại tệ. e.Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng(GTGT) Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. f.Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Và do đặc thù kinh doanh chủ yếu của công ty là xuất nhập khẩu, hàng hoá nhập về kho rồi bán ngay cả lô nên trị giá vốn hàng bán được tính theo giá đích danh. g.Hình thức ghi sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, quy mô của công ty cũng như chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện ở Sơ đồ sau: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty prosimex Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày h. Nhiệm vụ của một số phần hành kế toán chủ yếu: ã Kế toán tiền mặt: Kế toán căn cứ vào các hoá đơn khi mua và bán hàng hoá, TSCĐ… để lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi đó, kế toán vào sổ quỹ tiền mặt. Cứ năm ngày ghi vào nhật ký chứng từ(NKCT) số 01, bảng kê số 01,cuối tháng vào sổ cái TK 111 và các báo cáo tài chính từ số liệu trên sổ quỹ. ã Kế toán tiền gửi Ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng, kế toán vào sổ phụ ngân hàng để theo dõi tiền gửi tại ngân hàng. Năm ngày lại tiến hành vào bảng kê số 02, NKCT số 02, cuối tháng vào sổ cái TK 112. ã Kế toán tài sản cố định(TSCĐ): Khi mua TSCĐ, căn cứ vào hoá đơn để lập thẻ TSCĐ, vào sổ kế toán để theo dõi. Hàng tháng, theo dõi sự tăng, giảm của tài sản, lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, tiến hành trích khấu hao và quản lý nguồn quỹ khấu hao TSCĐ. Khi thấy có TSCĐ đã gần hết khấu hao hoặc hư hỏng lập báo cáo và đề nghị cấp trên cho tiến hành thanh lý hoặc mua mới tài sản. Cuối năm tiến hành kiểm kê và lập báo cáo về tình hình TSCĐ của công ty. ã Kế toán công nợ: Kế toán công nợ theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ trên cơ sở các hợp đồng mua bán. Tiến hành vào bảng kê số 11- Bảng kê thanh toán với nguời mua(người bán), vào sổ chi tiết TK 131,331(theo từng hợp đồng), cuối tháng vào sổ cái TK 131,331. Tổng hợp và báo cáo kế toán trưởng các khoản công nợ đến hạn. ã Kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hoá: Căn cứ vào các hợp đồng ngoại do phòng nghiệp vụ chuyển sang, kế toán tiến hành thực hiện các công việc mở L/C, ký quỹ, đặt cọc, vay vốn ngân hàng(đối với nhập khẩu hàng hoá), Kiểm tra L/C, kiểm tra báo có của ngân hàng về số tiền nhận đặt cọc, hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu(đối với xuất khẩu hàng hoá), theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Vì công ty có quy mô lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều nên để góp phần đảm bảo sự chính xác của thông tin kế toán, công ty đã áp dụng máy tính vào công tác quản lý kế toán. Bộ phận vi tính được sử dụng để tính lương và bảo hiểm xã hội, ghi sổ, lập báo cáo ... Việc áp dụng máy vi tính đã góp phần tăng độ chính xác và giảm khối lượng công việc. II.Tình hình thực tế kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty prosimex 1. Kế toán xuất khẩu hàng hoá trực tiếp a.Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh hoạt động xuất khẩu hàng hoá trực tiếp, công ty sử dụng các loại tài khoản sau: - TK 156 : Hàng hoá. - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. - TK 111 : Tiền mặt. - TK 1122 : Tiền ngoại tệ gửi tại ngân hàng. - TK 131 : Phải thu của khách hàng. - TK 1331 : Thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ. - TK 331 : Phải trả người bán. - TK 3332 : Thuế tiêu thụ đặc biệt. - TK 3333 : Thuế xuất, nhập khẩu. - TK 632 : Giá vốn hàng bán. - TK 641 : Chi phí bán hàng. Và một số tài khoản liên quan khác. b.Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán sử dụng các loại chứng từ sau: Phương án kinh doanh, hợp đồng hàng bán hàng ký kết với nước ngoài, hợp đồng mua hàng trong nước, hoá đơn GTGT mua hàng trong nước, phiếu đóng gói, hoá đơn thương mại, tờ khai hàng hoá xuát khẩu, B/L, phiếu xuất kho, giấy báo có ngoại tệ, các phiếu chi, và một số chứng từ khác. c.Sổ kế toán sử dụng Sổ chi tiết các Tài khoản. Sổ cái các Tài khoản d.Trình tự luân chuyển chứng từ: Sau khi nhận được L/C hoặc giấy báo có ngoại tệ của ngân hàng(tuỳ theo phương thức thanh toán được cam kết trong hợp đồng), kế toán tiến hành kiểm tra L/C hoặc số tiền đặt cọc (so với quy định trong hợp đồng). Nếu thấy đúng, lập bộ chứng từ thanh toán theo hợp đồng ngoại bao gồm: ( xem phụ lục) - Vận đơn đường biển ( Bill of lading) - Hoá đơn thương mại ( Invoice) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá ( Certicate of origin) - Bảng kê khai chi tiết hàng xuất khẩu ( Packing list) - Biên bản kiểm định chất lượng hàng hoá (đối với hàng nông sản) Sau khi hoàn thành bộ chứng từ, tiến hành xuất hàng kèm theo bộ chứng từ chuyển tới cảng để làm thủ tục kiểm dịch(nếu là hàng nông sản, lâm sản), thủ tục Hải quan để xin giấy phép xuất khẩu, giao hàng và gửi kèm một bộ chứng từ. Bộ chứng từ gốc sẽ được gửi tới ngân hàng. Bên nhập khẩu khi nhận được hàng chuyển tiền từ ngân hàng của mình tới ngân hàng bên bán(nếu thanh toán theo phương thức nhờ thu) hoặc ngân hàng bên nhập khẩu thanh toán cho bên bán (nếu là thanh toán bằng L/C), sau đó ngân hàng bên bán sẽ trao bộ chứng từ cho bên nhập khẩu hoặc ngân hàng bên nhập khẩu và gửi giấy báo có cho bên xuất khẩu. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng xuất khẩu, ký hợp đồng và làm thủ tục xuất khẩu như: phí vận tải nội địa, bao bì đóng gói, phí hải quan, phí gửi hàng mẫu, phí gửi chứng từ,...tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán của công ty mà phát sinh các chứng từ phù hợp. Các chi phí này được tập hợp vào tài khoản 641 - chi phí bán hàng. e.Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá trực tiếp Quy trình hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại công ty được trình bày khái quát ở Sơ đồ 4 Ví dụ minh hoạ: Theo hợp đồng ngoại thương số 02/PRO/HOL ký ngày 20/02/2002 giữa phòng XNK 2 công ty PROSIMEX với HOLLAND DRIED FLOWERS Ltd xuất khẩu lô hàng túi thêu các loại: Tổng trị giá lô hàng 8.150 USD/ FOB .Tên hàng, số lượng, quy cách, đóng gói, các điều khoản và trách nhiệm, điều kiện thanh toán..v.v.. được ghi trong hợp đồng (Phụ lục 10). Phương thức thanh toán: TTR Thuế xuất khẩu: Công ty được miễn thuế XK Trình tự hạch toán: (1)Ngày 27/02/2002 giấy báo có của ngân hàng VIETCOMBANK về số tiền đặt cọc: 2.445 USD của công ty Holland Dried Flowers, phí chuyển tiền 8 USD, tỷ giá hạch toán của tháng 2 là: 15.083 VNĐ/USD. Kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng ghi vào sổ chi tiết TK 131, TK 641, TK 1122, chứng từ số 0327: Nợ TK 1122: 36.757.271 VNĐ ( 2.437 USD*15.083 ) Nợ TK 641: 120.664 VNĐ ( 8 USD*15.083) Có TK 131: 36.877.935 VNĐ (2)Ngày 01/03/2002 công ty đặt cọc cho Công ty dạy nghề Minh Khương(bên giao hàng) số tiền: 35.000.000 VNĐ, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam(VIETCOMBANK), kế toán ghi: Nợ TK 331: 35.000.000 VNĐ Có TK 1121: 35.000.000 VNĐ (3)Chứng từ số 0815 ngày 15/03/2002 nhập 2500 chiếc túi thêu mã B/G 001, tri giá lô hàng: 13.000.000 VNĐ(giá chưa có thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT là 10%.Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156,TK 331 theo định khoản sau: Nợ TK 156: 13.000.000 VNĐ Nợ TK 133.1: 1.300.000 VNĐ Có TK 331: 14.300.000 VNĐ (4)Chứng từ số 62444 ngày 19/03/2002 xuất 2500 chiếc túi thêu mã B/G 0001 đi làm thủ tục thông quan tại sân bay Nội Bài và giao hàng cho bên vận chuyển. Trị giá bán lô hàng: 975 USD, tỷ giá thực tế: 15.145 VND/USD. Căn cứ phiếu xuất kho và tờ khai hàng hoá xuất khẩu kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156, TK 131. Định khoản như sau: (4a) Nợ TK 632: 13.000.000 VNĐ Có TK 156: 13.000.000 VNĐ (4b) Nợ TK 131: 14.766.375 VND ( 975 USD*15.145 VNĐ/USD) Có TK 511: 14.766.375 VNĐ (5) Chứng từ số 146 ngày 20/03/2002 nhập kho 16500 chiếc túi thêu các loại của công ty dạy nghề Minh Khương, trị giá lô hàng nhập: 91.100.000 VNĐ ( giá chưa có thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán nốt số tiền hàng còn lại là 75.510.000 VNĐ. Căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156, TK 331, TK 1331 theo định khoản sau: (5a) Nợ TK 156: 91.100.000 VNĐ Nợ TK 1331: 9.110.000 VNĐ Có TK 331: 100.210.000 VNĐ (5b) Nợ TK 331: 75.510.000 VNĐ Có TK 1121: 75.510.000 VNĐ (6) Ngày 10/04/2002 xuất bán 16500 chiếc túi thêu các loại vận chuyển xuống cảng Hải Phòng làm thủ tục xuất khẩu và giao cho phía vận chuyển. Tổng trị giá bán của lô hàng : 7.175 USD Phí vận chuyển, giao nhận : 1.400.000 VNĐ Phí hải quan : 600.000 VNĐ Phí gửi chứng từ : 600.000 VNĐ Tỷ giá thực tế : 15.216 VNĐ/USD. Căn cứ phiếu xuất kho, hoá đơn dịch vụ vận chuyển ... kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156, TK 131, TK 641 bằng định khoản sau: (6a) Nợ TK 632: 91.100.000 VNĐ Có TK 156: 91.100.000 VNĐ (6b) Nợ TK 131: 109.174.800VNĐ ( 7175 USD*15.216) Có TK 511: 109.174.800 VNĐ (6c) Nợ TK 641: 2.600.000 VNĐ Có TK 1111: 2.600.000 VNĐ (7) Ngày 22/04/2002 nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền của công ty Holland Dried Flowers, Canada chuyển trả: 5.706 USD. Phí chuyển tiền: 8 USD, tỷ giá hạch toán tháng 4 là: 15.189 VNĐ/USD. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 1122, TK 641, TK 131 bằng định khoản sau: Nợ TK 1122: 86.531.733 VNĐ ( 5697 USD*15.189) Nợ TK 641 : 121.512 VNĐ ( 8 USD*15.189) Có TK 131: 86.653.245 VNĐ ( 5705 USD*15.189) (8) Ngày 29/04/2002 điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, Kế toán ghi: Nợ TK 413: 409.995 VNĐ Có TK 131: 409.995 VNĐ (9) Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí phát sinh liên quan, kết chuyển chi phí sang tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh theo định khoản sau: Nợ TK 911: 2.842.176 VNĐ Có TK 641: 2.842.176 VNĐ (10) Kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán, Kế toán ghi: (10a) Nợ TK 911: 104.100.000 VNĐ Có TK 632: 104.100.000 VNĐ (10b) Nợ TK 511: 123.941.175 VNĐ Có TK911: 123.941.175 VNĐ Sơ đồ hạch toán: Trình tự hạch toán ví dụ trên được tóm tắt ở Sơ đồ 5 2.Kế toán xuất khẩu uỷ thác a.Tài khoản kế toán sử dụng - TK 003 : Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. - TK 111 : Tiền mặt. - TK 1122 : Tiền ngoại tệ gửi tại ngân hàng. - TK 131 : Phải thu của khách hàng. - TK 1331 : Thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ. - TK 1388 : Phải thu khác. Và một số tài khoản liên quan khác. b.Chứng từ kế toán sử dụng Ngoài các chứng từ tương tự như trường hợp xuất khẩu trực tiếp trường hợp xuất khẩu uỷ thác còn có thêm hợp đồng uỷ thác và biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác ký với khách hàng trong nước. c.Sổ kế toán sử dụng Sổ chi tiết các Tài khoản. Sổ cái các Tài khoản d.Trình tự luân chuyển chứng từ Sau khi ký hợp đồng uỷ thác với bên uỷ thác, công ty tiến hàn ký hợp đồng với bên nhập khẩu và kế toán tiến hàng thực hiện như đối với trường hợp xuất khẩu trực tiếp. Sau khi bên nhập khẩu đã thanh toán đủ, kế toán tiến hàng thanh toán với bên uỷ thác, xuất hoá đơn GTGT đối với hoa hồng uỷ thác, giao cho bên uỷ thác một bộ chứng từ và đại diện công ty tiến hành làm thủ tục thanh lý hợp đồng. e.Trình tự hạch toán xuất khẩu uỷ thác (Sơ đồ 6) (1) Khi nhận hàng của bên giao uỷ thác để xuất khẩu hộ, kế toán ghi: Nợ TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. (2) Bên uỷ thác chuyển tiền để bên nhận uỷ thác nộp hộ thuế xuất khẩu: Nợ TK 1111,1121: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(VNĐ) Có TK 1388: Phải thu khác ( người uỷ thác) ãNếu bên nhận uỷ thác có trách nhiệm thu hộ tiền hàng cho bên uỷ thác thì quá trình hạch toán như sau: (3) Khi hàng hoá hoàn thành thủ tục hải quan được xác định hàng xuất khẩu: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng (người nhập khẩu) Có TK 1388: Phải thu khác ( người uỷ thác) Đồng thời ghi Có TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi (4) Nộp hộ thuế xuất khẩu, các chi phí xuất khẩu chi hộ cho bên uỷ thác: Nợ TK 1388: phải thu khác ( người uỷ thác) Có TK 1111,1121: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(VNĐ) (5) Khi nhận được giấy báo có về số tiền hàng do bên nhập khẩu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 1122: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng (người nhập khẩu) (6) Phản ánh số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 1388: phải thu khác ( người uỷ thác) Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT (7) Khi thanh lý hợp đồng giao, nhận xuất khẩu uỷ thác, hai bên tính toán số phải thu, phải trả và ghi sổ: Nợ TK 1388: phải thu khác( số còn phải trả cho bên uỷ thác) Có TK 111.112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ãNếu bên nhận uỷ thác chỉ làm thủ tục xuất khẩu và nộp hộ thuế xuất khẩu, bên nhập khẩu và bên uỷ thác thanh toán trực tiếp với nhau thì trình tự hạch toán như sau: (3) Khi hàng hoá hoàn thành thủ tục hải quan, được xác định là hàng xuất khẩu: Có TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi (4) Nộp hộ thuế xuất khẩu, các chi phí xuất khẩu chi hộ cho bên uỷ thác: Nợ TK 1388: Phải thu khác ( người uỷ thác) Có TK 1111,1121: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(VNĐ) (5) Phản ánh số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng (người uỷ thác) Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT (6) Bên uỷ thác thanh toán tiền hoa hồng và các chi phí phát sinh (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng (người uỷ thác) Có TK 1388: Phải thu khác ( người uỷ thác) Ví dụ minh hoạ: Theo hợp đồng uỷ thác ký ngày 21/01/2002 giữa tổ kinh doanh dịch vụ xuất khẩu với bà Nguyễn Hồng Thuỷ về việc xuất khẩu lô hàng thủ công mỹ nghệ. Bên nhận uỷ thác có trách nhiệm làm thủ tục xuất khẩu, nộp thuế xuất khẩu hộ bên uỷ thác . - Trị giá hợp đồng : 13.500,60 USD - Thuế suất thuế XK : 5% - Hoa hồng uỷ thác : 1% - Thuế suất thuế GTGT hoa hồng uỷ thác : 10% Các điều khoản khác được ghi rõ trong hợp đồng(Phụ lục 11). Trình tự hạch toán: (1) Ngày 23/01/2002 công ty nhận hàng của bà Nguyễn Hồng Thuỷ để chuẩn bị giao hàng: Nợ TK 003: 203.656.551 VNĐ( 13.500,60USD*15.085) (2) Ngày 26/01/2002 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng số tiền bà Thuỷ chuyển để công ty nộp hộ thuế xuất khẩu, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 1121, TK 1388 theo định khoản sau: Nợ TK 112: 10.182.828 VNĐ (20.656.551VNĐ*5%) Có TK 1388: 10.182.828 VNĐ (3) Ngày 30/01/2002 công ty vận chuyển lô hàng xuống cảng Hải Phòng làm thủ tục xuất khẩu: - Chi phí vận chuyển trả hộ bên uỷ thác: 1.150.000 VNĐ - Nộp hộ thuế xuất khẩu : 10.182.828 VNĐ - Phí hải quan : 600.000 VNĐ Căn cứ các hoá đơn kế toán ghi sổ chi tiết TK 1388, TK 1121, TK1111 theo các bút toán sau: (3a) Nợ TK 1388: 10.182.828 VNĐ Có TK 112: 10.182.828 VNĐ (3b) Nợ TK 1388: 1.650.000 VNĐ Có TK 111: 1.650.000 VNĐ (4) Hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết TK 511, TK 131 theo định khoản: Nợ TK 131: 2.240.221 VNĐ Có TK 511: 2.036.565 VNĐ(13.500,60USD*15.085*1%) Có TK 3331: 203.656 VNĐ(2.036.565 VNĐ*10%) (5) Ngày 27/02/2002, bà Thuỷ thanh toán tiền hoa hồng và các chi phí do công ty đã nộp hộ. Kế toán ghi: (5a) Nợ TK 112: 2.240.221 VNĐ Có TK 131: 2.240.221 VNĐ (5b) Nợ TK 112: 1.650.000 VNĐ Có TK 1388: 1.650.000 VNĐ Sơ đồ hạch toán: Quy trình hạch toán ví dụ trên được thể hiện ở Sơ đồ 7 Phần 3 Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác xuất khẩu hàng hoá tại công ty Prosimex I.Đánh giá chung về công tác xuất khẩu hàng hoá tại công ty prosimex Công ty PROSIMEX là một trong số ít các doanh nghiệp Nhà nước hoạt động có hiệu quả, kinh doanh có lãi và ngày càng lớn mạnh. Đạt được kết quả đó là do ban lãnh đạo công ty đã đưa ra những giải pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn, hoà nhập với nền kinh tế thị trường,Với đặc trưng chủ yếu là kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu, trong nền kinh tế mở, công ty luôn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt. Song bằng sự năng động và sáng tạo của mình, công ty hiện đang có một thị trường lớn và ổn định trong nước cũng như trên thị trường quốc tế. 1.Ưu điểm Thứ nhất: Về tổ chức công tác kế toán Các phần hành kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho từng kế toán viên trong phòng, mặt khác luôn có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế toán với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, ghi chép. Do đó kế toán sẽ dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, kịp thời phát hiện sai sót và sửa chữa. Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các nghiệp vụ kinh doanh đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, các chế định tài chính và thanh toán, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Điều này tạo tạo nên một môi trường làm việc thuận tiện và hiệu quả. Thứ hai: Về hệ thống sổ sách Công ty đã sử dụng khá đầy đủ hệ thống sổ sách theo đúng quy định đối với hình thức kế toán nhật ký chứng từ và một số mẫu sổ đã có sự cải tiến nhằm phù hợp với đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.Việc đó đã làm giảm bớt khối lượng công việc cho công tác kế toán và việc kiểm tra theo dõi thuận tiện hơn. Thứ ba: Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Công ty sử dụng hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu và quy định của Bộ tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đầy đủ, phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ trên mỗi hoá đơn, chứng từ.Do đặc điểm của hoạt động xuất nhập khẩu là thực hiện theo từng hợp đồng và thời gian luân chuyển chứng từ lớn, phức tạp nên công ty quản lý bộ chứng từ theo từng hợp đồng là hoàn toàn phù hợp, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Thứ tư: việc hạch toán, kê khai thuế GTGT Được thực hiện khá chặt chẽ. Thông qua việc phân loại doanh thu bán hàng theo các mức thuế suất khác nhau, công ty luôn thực hiện việc tính đúng, tính đủ số thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà nước.Đồng thời công ty cũng sử dụng đầy đủ tất cả các mẫu biểu để kê khai thuế GTGT do Nhà nước quy định. Từ đó giúp cho các cơ quan thuế cũng như các nhà quản lý các cấp kiểm tra theo dõi thuận tiện hơn. 2.Những tồn tại cần khắc phục Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, phòng kế toán công ty có bẩy người và được phân công các phần hành kế toán cụ thể nhưng vẫn chưa hoàn toàn hợp lý. Thủ quỹ phải kiêm thêm cả kế toán lương, thu nội bộ, trong khi đó công ty lại có rất nhiều chi nhánh và các đơn vị kinh doanh độc lập, liên doanh nên công việc của kế toán nội bộ rất nhiều. Trong khi đó, kế toán thuế và kế toán doanh thu lại được bố trí riêng và công việc cũng rất ít. Vì vậy phòng kế toán nên bố trí lại cho hợp lý hơn. Thứ hai: Về hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty ã Về việc sử dụng TK 007 - Ngoại tệ các loại Công ty PROSIMEX là một đơn vị xuất nhập khẩu nhưng hiện nay công ty vẫn chưa mở TK 007 để theo dõi ngoại tệ các loại theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. ã Về việc sử dụng tài khoản 641 - chi phí bán hàng Chi phí bán hàng gồm nhiều yếu tố khác nhau nhưng tại công ty TK 641 không được mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi từng yếu tố chi phí thuộc khoản mục này. Hơn nữa, những khoản mục chi phí liên quan đến việc thu mua hàng xuất, nhập khẩu lại được phản ánh vào TK 641 như chi phí mở L/C, phí chuyển tiền, phí thuê kho bãi, phí vận chuyển, phí hải quan..v..v. Cuối kỳ, các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.Như vậy, cách hạch toán này sẽ làm tăng chi phí và không phản ánh đúng trị giá thực tế của hàng xuất, nhập khẩu. Thứ ba: về hệ thống sổ sách Mặc dù công ty đã tuân thủ đúng quy định của bộ tài chính về quy trình hạch toán, ghi sổ nhưng một số mẫu sổ của công ty như Nhật ký chứng từ số 8, Nhật ký chứng từ số 10...lại chưa đúng theo quy định và hiện nay công ty cũng chưa tiến hành mở sổ chi tiết TK 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng mà chỉ tiến hành theo dõi chung tất cả các khách hàng trên một trang sổ. Thứ tư: Về quy trình hạch toán xuất khẩu hàng hoá ã Đối với xuất khẩu trực tiếp: Khi xuất kho hàng hoá để chuyển đi làm thủ tục xuất khẩu, công ty không hạch toán vào TK 157 - Hàng gửi đi bán mà hạch toán thẳng vào TK 632 - Giá vốn hàng bán là không đúng với quy định kế toán hiện hành. ã Đối với xuất khẩu uỷ thác: Hiện nay công ty vẫn chưa áp dụng thông tư của Bộ tài chính số 108/2001/TT - BTC về hướng dẫn thi hành kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác. Thứ năm: Về việc hạch toán chênh lệch tỷ giá Hiện nay công ty đăng ký với cục thuế Hà Nội áp dụng phương pháp hạch toán đồng ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty nhưng trên thực tế có một số nghiệp vụ công ty lại thực hiện theo phương pháp tỷ giá thực tế là không đúng theo quy định. Thứ sáu: Về phương thức thanh toán và tình hình công nợ của công ty Phương thức thanh toán của công ty hầu hết là trả chậm, thời gian khách hàng nợ thường kéo dài.Từ sổ cái của TK 131(Phụ lục 5) có thể thấy công ty bị chiếm dụng một lượng vốn khá lớn trong khi công ty rất cần vốn để đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh. Thứ bảy: Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Với phương thức thanh toán hầu hết là trả chậm như hiện nay của khách nội, số tiền công ty thu được bằng tiền mặt, séc hầu như là không có. Hơn nữa, hiện nay công ty vẫn chưa thực hiện việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. II.Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty Prosimex Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán Để hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán của công ty, phòng kế toán nên bố trí lại như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp nguồn vốn, công nợ Kế toán TSCĐ tập hợp chi phí và tình hình Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán doanh thu, kế toán thuế Kế toán lương, thu nội bộ Thủ quỹ Như vậy, thủ quỹ sẽ được bố trí riêng, theo dõi việc thu chi và ghi sổ quỹ. Kế toán doanh thu sẽ kiêm thêm phần kế toán thuế để tiện cho việc theo dõi. Thứ hai: Về hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty ã Về việc sử dụng TK 007 - Ngoại tệ các loại Công ty nên mở TK 007 - chi tiết cho từng loại ngoại tệ để theo dõi tình hình thu, chi ngoại tệ một cách chi tiết . Ví dụ như: TK 00711: Tiền mặt USD TK 00712: Tiền gửi ngân hàng USD TK 00721: Tiền mặt EURO TK 00722: Tiền gửi ngân hàng EURO .......... Trên tài khoản này không quy đổi các đồng ngoại tệ ra tiền Việt Nam. Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ, ngoài việc hạch toán vào các tài khoản liên quan, ta ghi vào TK 007 theo nội dung: TK 007 Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) Số dư Nợ:Số ngoại tệ còn lại (nguyên tệ) Số ngoại tệ xuất ra (nguyên tệ) ở nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá trực tiếp của công ty nên hạch toán vào TK 007 như sau: TK 00712 (7) 5.697 USD (1) 2.437 USD ã Về việc sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng Công ty nên mở các tài khoản cấp hai của TK 641 để theo dõi từng khoản mục của chi phí bán hàng: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác Mặt khác, các chi phí liên quan đến việc thu mua hàng xuất khẩu doanh nghiệp nên hạch toán vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá để có thể xác định chính xác giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng. Ví dụ: Bút toán số (6c) nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp công ty nên hạch toán như sau: Nợ TK 6417: 2.000.000 VNĐ Có TK 1111: 2.000.000 VNĐ Nợ TK 6418: 600.000 VNĐ Có TK 1111: 600.000 VNĐ Thứ ba: về hệ thống sổ sách Công ty nên sửa lại một số mẫu sổ cho đúng với mẫu sổ do Bộ tài chính quy định và công ty cần mở thêm sổ chi tiết TK 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng song song với việc theo dõi đối với từng phòng xuất nhập khẩu. Ví dụ: ăĐối với Nhật ký chứng từ số 8: cần sửa lại như mẫu(Phụ lục 7) ăĐối với nhật ký chứng từ số 10: cần bổ sung thêm cột số dư đầu tháng và cột số dư cuối tháng theo mẫu(Phụ lục 8) ăĐối với sổ chi tiết TK 131: dựa vào các số liệu của nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp, công ty có thể mở sổ chi tiết TK 131 theo dõi theo đối tượng như mẫu(Phụ lục 9) Thứ tư: Về quy trình hạch toán xuất khẩu hàng hoá ã Đối với xuất khẩu trực tiếp: Công ty nên sử dụng TK 157 - Hàng gửi đi bán khi hạch toán nghiệp vụ xuất hàng chuyển đi làm thủ tục hải quan, khi đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, hàng hoá được xác định là hàng xuất khẩu khi đó mới hạch toán vào TK 632 và khi đó mới được xác định là doanh thu hàng xuất khẩu. ở nghiệp vụ số (4) ví dụ trên nên hạch toán như sau: Nợ TK 157: 13.000.000 VNĐ Có TK 156: 13.000.000 VNĐ Khi hoàn tất thủ tục hải quan, kế toán ghi: Nợ TK 632: 13.000.000 VNĐ Có TK 157: 13.000.000 VNĐ Nợ TK 131: 14.766.375 VNĐ(975USD*15.145) Có TK 511: 14.755.375 VNĐ ã Đối với xuất khẩu uỷ thác: Công ty cần thực hiện theo đúng thông tư của Bộ tài chính số 108/2001/TT - BTC về việc hướng dẫn thi hành kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác. Quy trình hạch toán như sau: Khi nhận hàng của đơn vị uỷ thác: Nợ TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi Khi đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, ghi nhận số tiền hàng xuất khẩu phải thu hộ bên uỷ thác: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng( người nhập khẩu) Có TK 331: Phải trả cho người bán( người uỷ thác XK) Đồng thời ghi: Có TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi Phản ánh số thuế xuất khẩu, thuế TTĐB phải nộp hộ bên uỷ thác: Nợ TK 331: Phải trả cho người bán( người uỷ thác XK) Có TK 3388: Phải trả, phải nộp khác Phản ánh doanh thu về phí uỷ thác: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng( người uỷ thác XK) Nợ(Có) TK 431: Chênh lệch tỷ giá Có TK 5113: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Khi thu hộ tiền hàng cho bên uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng Khi nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế THĐB: Nợ TK 3388: Phải trả, phải nộp khác Có TK 111,112. Thanh toán bù trừ phí uỷ thác XK, các khoản chi hộ, số còn lại chuyển trả cho bên uỷ thác: Nợ TK 331: Phải trả cho người bán(người uỷ thác) Có TK 131: Phải thu của khách hàng (người uỷ thác) Có TK 138: Phải thu khác (người uỷ thác) Có TK 111,112. Ví dụ: ở nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu hàng hoá trên công ty nên hạch toán như sau: (2) Khi Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền bà Thuỷ chuyển để công ty nộp hộ thuế xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 112: 10.182.828 VNĐ Có TK 3388: 10.182.828 VNĐ (3) Công ty vận chuyển hàng xuống cảng làm thủ tục xuất khẩu: Nợ TK 3388: 10.182.828 VNĐ Có TK 112: 10.182.828 VNĐ Nợ TK 1388: 1.650.000 VNĐ Có TK 111: 1.650.000 VNĐ Do ở nghiệp vụ này công ty không có trách nhiệm thu hộ tiền hàng cho bên uỷ thác nên các bút toán khác là hoàn toàn đúng. Thứ năm: Về việc hạch toán chênh lệch tỷ giá Công ty nên tiến hành hạch toán chênh lệch tỷ giá theo đúng quy định đối với phương pháp hạch toán theo tỷ giá hạch toán ở mỗi nghiệp vụ . Ví dụ nghiệp vụ ghi nhận doanh thu ta có thể hạch toán: Nợ TK 131: Theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 431: chênh lệch tỷ giá Có TK 511: Theo tỷ giá thực tế Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Cụ thể: bút toán số(6b) nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp, công ty nên hạch toán như sau: Nợ TK 131: 108.981.075 VNĐ(7.175 USD*15.189) Nợ TK 413: 193.725 VNĐ Có TK 511: 109.174.800 VNĐ(7.175 USD*15.216) Thứ sáu: Về phương thức thanh toán và tình hình công nợ của công ty Do đặc điểm của phương thức thanh toán hiện nay, công ty nên bố trí cán bộ theo dõi thường xuyên các khoản nợ của công ty. Mặt khác công ty cũng có thể ấn định một mức lãi suất gọi là lãi suất phạt thanh toán quá hạn hoặc một khoản tiền phạt địng sẵn đối với những khách hàng thanh toán quá hạn để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn như hiện nay của công ty. Thứ bảy: Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Theo thông tư mới nhất của Bộ tài chính số 107/2001/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001 thì vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, các doanh nghiệp phải tiến hành lập các khoản dự phòng. Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xẩy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Tổng mứcc lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Phương pháp trích lập: Nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doang nghiệp không phải trích lập. Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm số vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước. Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch thấp hơn số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch. Sơ đồ kế toán lập dự phòng phảI thu khó đòi TK 721 TK 139 Trích thêm phần chênh lệch nếu số phải trích cao hơn số dư đã trích lập năm trước. Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số phải trích nhỏ hơn số dư khoản đã trích năm trước TK 641 Thứ tám: Về trang thiế bị cho phòng kế toán Công ty cần chú trọng hơn đến trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, phòng tài chính kế toán gồm 7 người nhưng lại chỉ có một máy vi tính. Việc thực hiện các công việc sổ sách vẫn được làm bằng tay, như vậy mất rất nhiều thời gian và độ chính xác còn hạn chế. Công ty nên đầu tư thêm máy, áp dụng các phần mềm kế toán để có thể giảm khối lượng công việc và giúp cho công tác tra cứu, bảo quản và lưu trữ chứng từ dễ dàng hơn. Kết luận Tổ chức và quản lý doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi sự nhanh nhạy và chính xác cao, vì vậy việc tổ chức hoạt động kế toán một cách khoa học là việc hết sức quan trọng và cần thiết. Cùng với quá trình đổi mới nền kinh tế của đất nước, hệ thống kế toán Việt Nam đang trong quá trình cải tiến và hoàn thiện, từng bước đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý kinh tế. Tính hiệu quả luôn luôn là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ một doanh nghiệp nào, chính vì vậy , kế toán với chức năng là công cụ của quản lý không thể không có những đổi mới phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp nói chung và với công ty PROSIMEX nói riêng. Qua tìm hiểu và nghiên cứu công tác kế toán tại công ty PROSIMEX, em cũng đã hiểu thêm được phần nào tình hình thực tế tại công ty và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: " Hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty PROSIMEX". Trong bản luận văn này, vận dụng những kiến thức đã học ở trường cùng với sự giúp đỡ của Thạc sĩ Đỗ Thị Phương, em đã mạnh dạn bày tỏ một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty. Mặc dù đã nỗ lực cố gắng nhưng do hạn chế về trình độ và kiến thức thực tế chưa có nhiều nên không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô và các cô chú phòng kế toán công ty để có thể hoàn thiện vốn kiến thức của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Phương cùng toàn thể các cô chú cán bộ phòng kế toán công ty PROSIMEX đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty và hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 8 tháng 8 năm 2002 Sinh viên Nguyễn Thanh Thuỷ Phụ lục Mẫu số: 01. GTKT - 3LL Hoá đơn (gtgt) Liên 3: (dùng để thanh toán) Ngày27.tháng.2..năm..2002. No: Đơn vị bán hàng: ...Công..ty..sản.xuất.kinh.doanh.XNK.PROSMEX........................................... Địa chỉ: ....Khương..Đình...-..Thanh.Xuân..-..Hà..Nội.....Số tài khoản:........... Điện thoại:.............................................Mã số:....0100107405.1.................... Họ tên người mua hàng: .........Bà.Nguyễn.Hồng.Thuỷ..................................... Đơn vị: .......................................................................................................... Địa chỉ: .....118D.-Tổ.82-Hào.Nam.-Đống.Đa.. -.Hà Nội.Số tài khoản: ................. Hình thức thanh toán: ...........TM...........Mã số: .................................................. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Hợp đồng UTXK số 01/pro/2002 2.036.565 Cộng tièn hàng: 2.036.565đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 203.656đ Tổng cộng tiền thanh toán: 2.240.221đ Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng hai trăm hai mốt đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ, tên) (ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá uỷ thác tại công ty prosimex TK 003 Nhận hàng uỷ thác Xuất hàng Thu tiền hàng từ bên nhập khẩu TK 111,112 TK 1388 TK 131 Nộp hộ thuế XK cho bên uỷ thác Phản ánh tổng số tiền hàng XK Thanh toán tiền hàng (sau khi đã trừ hoa hồng) 511 Hoa hồng uỷ thác được hưởng 3331 413 VAT Chênh lệch tỷ giá sơ đồ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại công ty prosimex 1111,1121,311 1122 632 156 331 131 Đặt cọc Nhập kho Thanh toán Hạch toán DT giá vốn Kết chuyển Xuất kho Khách hàng Theo tỷ giá TT trả tiền 511 911 kết chuyển doanh thu 641 811 Phí chuyển tiền Kết chuyển CP bán hàng Chi phí khác bằng tiền Phí Hải quan, phí gửi CT Chi phí mua hàng, bao bì Lãi vay trả ngân hàng Kết chuyển chi phí HĐTC 413 TheoTGHT tỷ giá tăng Chênh lệch tỷ giá giảm Chênh lệch Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu hàng hoá TK 003 Xuất hàng Nhận hàng uỷ thác TK 3331 TK 511 TK 3388 TK 131 TK 111,112 TK 1388 TK 331 Hoa hồng UT được hưởng Thu tiền hàng từ bên nhập khẩu Các khoản chi hộ bên UT TK 413 Chênh lệch tỷ giá VAT Thanh toán bù trừ phí UT Phản ánh số thuế TĐB Nộp hộ thuế bên UT Thanh toán với bên UT sau khi bù trừ Thuế XK phải nộp hộ Thanh toán bù trừ các khoản chi hộ bên UT Phản ánh số tiền hàng xuất khẩu phải thu hộ bên uỷ thác từ người nhập khẩu Sơ đồ bộ máy quản lý công ty prosimex Giám Đốc Phòng XNK 5 Phòng XNK 4 Phòng tài chính kế toán Phòng XNK 1 Phòng XNK 3 Văn phòng tại Đức Văn phòng tại Mỹ Liên doanh Hantex Chi nhánh Hải Phòng Đảng, đoàn thể Phòng XNK 2 Tổ dịch vụ xuất khẩu Chi nhánh Quảng Ninh Ban xuất khẩu lao động Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh TP HCM Xí nghiệp may xuất khẩu Phòng nghiệp vụ tổng hợp Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán doanh nghiệp - Trường Đại học Quản lý và kinh doanh Hà Nội, tháng 1-2001. 2. Kế toán doanh nghiệp xuất nhập khẩu(lý thuyết và thực hành), NXB thống kê Hà Nội - 2002. 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Tài chính - 2001. 4. Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp, NXB Thống kê - 1998. 5. 400 sơ đồ kế toán tài chính (VAT), NXB Tài chính - 2000. 6. Hệ thống tài khoản kế toán, NXB Tài chính 2000. 7. Giáo trình ngoại thương - Trường Đại học Quản lý và kinh doanh Hà Nội, 1998. 8. Thông tư số 107/2001/TT-BTC Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi tại doanh nghiệp. 9. Thông tư số 108/2001/TT-BTC Hướng dẫn kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác. 10. Các báo cáo kế toán của công ty PROSIMEX Và một số tài liệu khác. Mục lục Lời nói đầu Phần 1: Lý luận chung về xuất khẩu và kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu I. Đặc diểm của hoạt động xuất nhập khẩu. 1 1.Vai trò của hoạt động xuất khẩu hàng hoá trong nền kinh tế thị trường. 1 2.Đặc điểm của hoat động xuất khẩu.. 1 3.Đặc điểm của hàng hoá xuất khẩu. 1 4.Các hình thức xuất khẩu. 2 5.Các phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu trong xuất khẩu 2 6.Điều khoản về giá của hợp đồng xuất khẩu. 3 II. Tổ chức công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá ở doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu 4 1.Đặc điểm của công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu. 4 2.Nhiệm vụ của kế toán xuất khẩu hàng hoá. 4 III.Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. 4 1.Chứng từ kế toán sử dụng.. 4 2.Tài khoản kế toán sử dụng.. 5 3.Trình tự kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá 5 Phần 2: Thực trạng kế toán hàng hoá xuất khẩu tại công ty PROSIMEX I. Giới thiệu chung về công ty 10 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 10 2.Những hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty. 11 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty. 12 4.Tình hình kinh doanh xuất khẩu tại công ty 12 5.Đặc điểm hoạt động xuất khẩu tại công ty. 12 6.Một số đặc điểm của công tác tổ chức kế toán tại công ty. 13 II. Tình hình thực tế kế toán kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty 15 1.Kế toán xuất khẩu trực tiếp 15 2.Kế toán xuất khẩu uỷ thác 19 Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác xuất khẩu hàng hoá tại công ty I.Đánh giá chung về công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty 23 1.Ưu điểm 23 2.Những tồn tại cần khắc phục 24 II.Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty. 25 Kết luận Phần phụ lục Tài liệu tham khảo