Chuyên đề Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

a, Hapro thông qui Tổng công ty giám định hàng hóa xuất khầu Vinacontrol. tiến hành thực hiện các thủ tục để chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng của hàng hóa Kết thúc quá trình, Hapro lập hai bản bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh chứng nhận đã kiểm tra chất lượng lô hàng đầy đủ các bước như hợp đồng quy định. Bước 4: Đóng gói, vận chuyển hàng hóa tới cảng và xếp hàng đúng theo quy định trong hợp đồng. Để giảm thiều những rủi ro có thể gặp trong quá trình vận chuyển cũng như lưu kho bãi, Hapro thường mua bảo hiểm cho hàng hóa. Bước 5: Tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa bao gồm : + Khai và nộp tờ khai hải quan: Đại diện Tổng công ty khai báo chi tiết, cụ thể về hàng hóa lên tờ khai hải quan để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra. Tờ khai phải xuất trình cùng với Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán hàng hóa. + Tiến hành xuất trình hàng hóa + Sau đó, nộp thuế , thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước. Sau khi thực hiện các thủ tục hải quan, Hapro đã có đầy đủ điều kiện pháp lý để xuất hàng hóa sang đối tác nước ngoài. 2.3. Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ của công ty. 2.3.1. Phương thức thanh toán quốc tế trong xuất khẩu của công ty. Hiện nay, có rất nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau. Dựa vào đặc thù riêng của Hapro, việc thanh toán hợp đồng xuất khẩu được thực hiện theo hai phương thức là: Mở thư tín dụng L/C và điện chuyển tiền. 2.3.1.1. Phương thức thư tín dụng L/C Tín dụng thư (hay còn gọi là thư tín dụng) là một văn bản pháp lý được phát hành bởi một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng), nhằm cung cấp một sự bảo đảm trả tiền cho một người thụ hưởng trên cơ sở người thụ hưởng phải đáp ứng các điều khoản trong thư tín dụng. Điều này có nghĩa là: Khi một người thụ hưởng hoặc một ngân hàng xuất trình (đại diện của người thụ hưởng) thỏa mãn ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận trong khoảng thời gian có hiệu lực của LC (nếu có) những điều kiện sau đây: Các chứng từ cần thiết thỏa mãn điều khoản và điều kiện của LC. Chẳng hạn như: vận đơn (bản gốc và nhiều bản sao), hóa đơn lãnh sự, hối phiếu, hợp đồng bảo hiểm...v.v Các thông lệ trong UCP và hoạt động ngân hàng quốc tế. Các thông lệ của ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận (nếu có). Nói một cách ngắn gọn, một thư tín dụng là: Một loại chứng từ thanh toán Do bên mua (hoặc bên nhập khẩu) yêu cầu mở. Liên lạc thông qua các kênh ngân hàng. Được trả bởi ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận thông qua ngân hàng thông báo (advising bank tại nước người thụ hưởng) trong một khoảng thời gian xác định nếu đã xuất trình các loại chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản Như vậy, thư tín dụng (L/C) là một văn bản cam kết có tính chất pháp lý dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng ( ngân hàng phục vụ cho người nhập khẩu) theo yêu cầu của người nhập khẩu sẽ chuyển cho ngân hàng ở nước ngoài ( ngân hàng phục vụ cho người xuất khẩu) một L/C để trả cho người được hưởng (người xuất khẩu) một số tiền nhất định, trong thời hạn quy định, với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình đầy đủ bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện trong thư. Sơ đồ 2.1: Quy trình thanh toán thư tín dụng (L/C) Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C ( 2) ( 5) (6) Người xuất khẩu Người nhập khẩu (8) (7) (1) (6) (5) (3) (4) Bước 1: Người nhập khẩu xin mở thư tín dụng tại Ngân hàng phục vụ của mình. Bước 2: Căn cứ vào đơn xin mở L/C ngân hàng phục vụ người nhập khẩu mở L/C ( Ngân hàng phát hành L/C) cho người nhập khẩu hưởng. Chuyển bản chính cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng phục vụ người xuất khẩu (ngân hành thông báo). Bước 3: Ngân hàng thông báo xác nhận L/C bằng văn bản và gửi bản chính cho người xuất khẩu.. Bước 4: Căn cứ vào các nội dung của L/C bên xuất khẩu tiến hành giao hàng. Bước 5: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu hoàn chỉnh bộ chứng từ hàng hóa, chứng từ thanh toán gửi về ngân hàng phục vụ mình (ngân hàng thông báo) yêu cầu thanh toán. Bước 6: Ngân hàng thông báo xác nhận thực hiện kiểm tra kỹ các chứng từ nhận được phù hợp theo đúng điều kiện đã ghi trong L/C Bước 7: Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C. Bước 8: Ngân hàng phát hành tiến hành kiểm tra kỹ các chứng từ nhận được nếu phù hợp với các nội dung ghi trong L/C thì tiến hành chuyển tiền cho Ngân hàng đối tác. Bước 9: Ngân hàng phát hành báo cho người nhập khẩu biết việc trả tiền cho người xuất khẩu, đồng thời trao chứng từ cho người nhập khẩu nhận hàng 2.3.1.2. Phương thức chuyển tiền. Với phương thức này, người trả tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người nhận theo giấy ủy nhiệm. Phương thức chuyển tiền bao gồm: Điện báo, thư chuyển tiền. Tùy vào hình thức thanh toán có thời gian thực hiện và độ an toàn khác nhau mà chi phí cũng khác nhau. Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán quốc tế đơn giản nhất Sơ đồ 2.2: Sơ đồ phương thức chuyển tiền Người thụ hưởng Người trả tiền Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý 3a 3b 2 4 1 Ghi chú: Bước 1: Hai bên thực hiện giao dịch. Bước 2: Người trả viết đơn yêu cầu chuyển tiền Bước 3: 3a: Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng đại lý 3b: Ngân hàng chuyển tiền gửi giấy báo Nợ Bước 4: Ngân hàng đại lý chuyển tiền và giấy báo Có cho người thụ hưởng. Phương thức này tuy đơn giản nhưng ngân hàng chỉ là trung gian thực hiện chuyển tiền theo ủy nhiệm của người trả tiền để hưởng hoa hồng chứ không bị ràng buộc. Quyền lợi của người thụ hưởng gắn với việc chuyển tiền phụ thuộc vào sự chủ động và khả năng của người chuyển tiền nên không được đảm bảo. Do vậy phương thức này được sử dụng khi hai bên đối tác có sự tin tưởng cao. 2.3.2. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Hapro là xuất nhập khẩu, nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ chiếm tỷ trọng lớn vì thế khâu hạch toán ngoại tệ rất được Tổng công ty chú trọng. Vì thế, Hapro đã xây dựng một hệ thống hạch toán ngoại tệ hữu hiệu Để có cơ sở để điểu chỉnh tỷ giá ngoại tệ nhanh chóng, chính xác.và quản lý ngoại tệ hiệu quả, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả nguyên tệ Tài khoản sử dụng : TK 007. Chi tiết theo loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ Tuân thủ theeo chế độ kế toán tài chính, khi phát sinh chênh lệch tỷ giá trong các nghiệp vụ , kế toán kịp thời ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính. Để xử lý khoản chênh lệch và điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ, kế toán sử dụng TK 413 ‘Chênh lệch tỷ giá hối đoái’. Đến cuối kỳ, kế toán cũng tiến hành điều chỉnh giá ngoại tệ đối với các khoản phải trả, phải thu của Tổng công ty. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ : - Đối với ngoại tệ được mua bằng VND, tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giá mua thực tế. - Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng, thu nợ hoặc ghi nhận các khoản vay, phải trả thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm ghi nhận phát sinh ngoại tệ - Còn đối với ngoại tệ tại quỹ , gửi ngân hàng, thì tỷ giá hối đoái khi xuất ra được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoai tệ nhập vào theo phương thức nhập trước, xuất trước. 2.4. Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty 2.4.1. Kế toán xuất khẩu hàng hóa theo phương thức xuất khẩu trực tiếp. 2.4.1.1. Kế toán giá vốn hàng xuất khẩu Tại Hapro, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo giá mua thực tế hoặc giá thành sản xuất của hàng hóa tiêu thụ cùng vơí các chi phí có liên quan. Tại Tổng công ty thương mại Hà Nội, các mặt hàng phục vụ xuất khẩu lại chủ yếu là thu mua nhỏ lẻ chứ không phải dự trữ sẵn trong kho.Khi có hợp đồng, đơn đặt hàng, Hapro mới tiến hành thu mua. Với cách làm này, Tổng công ty sẽ tiết kiệm được chi phí kho bãi, bảo quản, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được giảm nhẹ. Tuy nhiên cũng sẽ gặp phải một số bất cập sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau. Chi phí mua hàng được tính ngay vào giá trị lô hàng nên Tổng công ty không phải phân bổ chi phí thu mua theo từng đơn vị sản phẩm cụ thể Trong trường hợp hàng mua đem xuât khẩu thẳng không nhập kho thì kế toán vẫn hạch toán như qua kho, vẫn tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Đối với hàng hóa sản xuất để phục vụ xuất khẩu: Giá vốn hàng bán = Giá thành sản xuất sản phẩm + chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu. Đối với hàng hóa thu mua để xuất khẩu: Giá vốn hàng bán = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua + chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu ( Chủ yếu chuyên đề đề cập đến lĩnh vực xuất khâu, nên bài viết chỉ đi sâu vào các vấn đề liên quan) Trong đó: Chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu bao gồm; Chi phí bảo quản, quản lý hàng hóa Chi phí lưu kho, lưu bãi Phí giao nhận hàng hóa Phí giám định hàng hóa Phí vận tải, giao dịch hàng Phí bảo hiểm Phí kiểm dịch hàng hóa ……………….. Với từng hợp đồng, đơn đặt hàng cụ thể; các chi phí này sẽ được kế toán Tổng công ty tính toán trước để tính ra giá vốn hàng bán.Khi có những chi phí phát sinh thêm trong quá trình xuất khẩu thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh. Ví dụ: Ngày 18/02/2009, Hapro xuất khẩu 200 tấn chè Thái Nguyên sang Anh cho công ty Liz Bon Co.L.T, địa chỉ: 640, Brooklin Str. , Liverpool theo hợp đồng 182-09/XK, ký kết vào ngày 13/02/2009. Giá vốn xuất khẩu của lô chè này được tính như sau: Đơn giá mua chè tại Thái Nguyên đã bao gồm chi phí thu mua: 18.500VND/1 kg. Gíá mua: 18.500 x 200.000 = 3.700.000.000 VND Phí vận chuyển : 25.000.000 VND Phí giao nhận : 8.000.000 VND Phí giám định : 25.000.000 VND Tổng cộng giá vốn hàng xuất khẩu: 3.758.000.000 VND Dựa vào các chứng từ: Hợp đồng thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào máy tính phân hệ: - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / cập nhật số liêu / Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Khi thanh toán ngay bằng tiền mặt các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu, kế toán cập nhật vào phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay / cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt. Máy tính tự động kết chuyển số liệu sang Sổ cái Tk 632 ,các TK liên quan. Biểu 2.3: Phiếu xuất kho TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ:38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 02 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Công ty Liz Bon Địa chỉ: 640, Brooklin Str., Liverpool Lý do xuất kho: Xuất khẩu Xuất tại kho: Kho Tổng công ty Đơn vị tính: VND Stt Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất hàng hóa Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Chè Thái Nguyên kg 200.000 200.000 18.500 3.700.000.000 Cộng 3.700.000.000 Tổng thành tiền bằng chữ: Hai tỷ bảy trăm triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 17 tháng 2 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Địa chỉ: 38-40, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tel: 844.6267984 Mã số thuế: 0100201273 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu 01-GTGT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Số HĐ:57-09 Ngày 18 tháng 02 năm 2009 Tên khách hàng: Công ty Liz Bon Địa chỉ: 640, Brooklin, Liverpool Điện thoại Fax Hình thức thanh toán: TT Tỷ giá: 17.140 STT Tên hàng hóa dịch vụ Số lượng Đvt Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) Thành tiền (VND) A B C D E F G 1 Chè Thái Nguyên 200 Tấn 1.350 270.000 4.627.800.000 Cộng 4.627.800.000 Thuế suất giá trị gia tăng: 0% Tổng tiền hàng: 4.627.800.000 Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.627.800.000 Số tiền bằng chữ: Bốn tỷ sáu trăm hai mươi bảy triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Màn hình cập nhật số liệu: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: Màn hinh cập nhât chi phí ( chi phí vận chuyển) trong quá trình xuất khẩu: Nhìn vào màn hình nhập liệu chứng từ ban đầu ở trên, ta thấy, kế toán Hapro luôn chọn Trạng thái : Chuyển sổ cái ở cuối mỗi trang màn hình cập nhập chứng từ. Như vậy, mỗi lập nhât chứng từ, phần mềm Fast sẽ tự động chuyển giữ liệu sang sổ Cái của các tài khoản tương ứng Để xem sổ cái Tk 632, Chọn :“ Báo Cáo Tài Chính\ Sổ cái tài khoả\ Tài khoản 632. Nhấn enter ( Cơ sở lập các sổ cái khác hoàn toàn tương tự) Biểu 2.5: Sổ cái TK 632 UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/02 21-09/HĐ Xuất lô hàng mây tre đan 156 789.590.000 06/02 25-09/HĐ Xuất lô hàng cà phê 156 885.988.000 ……. ……….. ……………… ……. ……….. ………. 10/02 34-09/HĐ Xuất lô hàng tiêu 156 1.569.055.000 ….. ………. ……………… …… ……….. ……….. 10/02 57-09/HĐ Xuất lô hàng chè 156 3.700.000.000 20/02 141-09/PC Chi phí vận chuyển 111 25.000.000 ….. ………. ……………… ……. …………. …………. 28/02 Tổng số phát sinh 18.680.467.000 0 28/02 K/C sang TK 911 911 18.680.467.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghí sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.1.2. Kế toán doanh thu hàng hóa Cùng với việc ghi nhận giá vốn, khi hàng hóa được xác định là tiêu thụ, kế toán phản ánh doanh thu xuất khẩu của lô hàng đó. Tài khoản sử dụng: 511- Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ. Chi tiết: 5111: Doanh thu tiêu thụ hàng xuất khẩu 5112: Doanh thu tiêu thụ hàng hóa trong nước Quy trình ghi sổ kế toán: Tương tự như giá vốn, kế toán tiến hành nhập số liệu máy tính vào phân hệ : -Kế toán bán hàng và công nơ phải thu / Cập nhật số liêu / Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng xác định số hàng thực tế xuất khẩu và là căn cứ để xác định doanh thu xuất khẩu. Khi đã cập nhật xong số liệu, phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ có liên quan. Biểu 2.6: Sổ nhật ký chung UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/02/2009 đến 28/02/2009 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/02 21-09/HĐ Xuất lô hàng mây tre đan 6321 1561 789.590.000 02/02 21-09/HĐ Xuất lô hàng mây tre đan 131-KHI 511 1.235.000.000 02/02 73/HQ Tiền thuế XK phải nộp. 5111 3333 61.750.000 ……. ……….. …………………. …… ………. 06/02 102-09/PC Chi tạm ứng cho Hoàng 141 111 2.700.000 ….. ………. ………………… …… ……….. 10/02 UNC 76 Nộp tiền thuế xuất khẩu 3333 112 74.964.086 ….. ……… ………………… …… ……. ………… 18/02 57-09/HĐ Xuất lô hàng chè 6321 1561 3.700.000.000 18/02 57-09/HĐ Xuất lô hàng chè 131-LB 5111 4.627.800.000 18/02 96/HQ Tiền thuế XK phải nộp 5111 3333 187.900.000 18/02 141-09/PC Chi phí vận chuyển 6322 111 25.000.000 18/02 141-09/PC Chi phí vận chuyển 133 111 2.500.000 ….. ………. ……………… ……. …… …………. Cộng chuyển trang sau 38.975.970.850 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.7: Sổ cái TK 511 UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 511 – Doanh thu hàng xuất khẩu Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/02 21-09/HĐ Xuất lô hàng mây tre đan 1311 1.235.000.000 02/02 73/HQ Thuế XK phải nộp 3333 61.750.000 ……. ……….. ……………… …… ……….. ………. 10/02 24-09/HĐ Xuất lô hàng tiêu 1311 1.657.865.000 10/02 84/HQ Thuế XK phải nộp 3333 82.893.250 ….. ………. ……………… ……….. 18/02 37-09/HĐ Xuất lô hàng chè 1311 4.627.800.000 18/02 96/HQ Thuế XK phải nộp 3333 187.900.000 ….. ………. ……………… ……. …………. …………. 28/02 Tổng phát sinh 1.894.980.350 21.869.080.000 28/02 K/c sang 911 911 19.974.099.650 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.1.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Với uy tín có được cùng với tiêu chí hàng hóa xuất khẩu của Hapro luôn đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng, và được giám định bởi các tổ chức uy tín nên hầu như khoản giảm trừ doanh thu duy nhất của Tổng công ty là: Thuế xuất khẩu. Mức thuế suất thường là 5% Công thức tính thuế xuất khẩu; Thuế xuất khẩu =Số lượng hàng x Giá tính thuế x Tỷ giá x Thuế suất phải nộp xuất khẩu xuất khẩu hối đoái thuế xuất khẩu Tài khoản sử dụng: 3333 Trình tự hạch toán: Khi có nghiệp vụ xuất khẩu phát sinh, Hapro tiến hành thực hiện các thủ tục, chứng từ khai báo với cơ quan thuế như: Giấy phép xuất khẩu, hợp đồng thương mại, phiếu xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng( thuế suất 0%). Sau đó, Tổng công ty sẽ kê khai vào tờ khai hải quan những thông tin cần thiết để xác định số thuế phải nộp cho cơ quan hải quan. Với ví dụ ở trên, ngày 18/02/2009, Hapro kê khai tờ khai Hải quan để xác định số thuế phải nộp theo tờ khai ở phụ lục 03. Khi hàng hóa được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu đồng thời phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ TK 5111 Có TK 3333 – Số thuế xuất khẩu phải nộp Khi nộp thuế, kế toán định khoản: Nợ TK 3333 Có TK 112 Việc hạch toán thuế xuất khẩu sẽ được cập nhật vào phân hệ: -Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / Cập nhật số liệu / Ghi nợ, có các tài khoản công nợ . Trong đó tài khoản công nợ là 3333. Khi có giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính trong phân hệ: - Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay / Cập nhật số liệu / Giấy Báo Nợ của Ngân hàng. Sau đó, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu sang sổ Nhật Ký Chung , Sổ sổ chi tiết TK 3333 và các sổ Cái, sổ chi tiết của các TK có liên quan. Với ví dụ trên, việc cập nhật số liệu sẽ được minh họa như sau: Biểu 2.8: Sổ cái TK 333 UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 3333 – Thuế xuất khẩu Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/ 2009 Số dư đầu tháng: 0 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/02 73/HQ Thuế XK phải nộp 5111 61.750.000 ….. ……. …………… …… …………. ………… 06/02 79/HQ Thuế XK phải nộp 5111 65.087.000 ……. ……….. ……………… …… ……….. ………. 14/02 GBN 38 Nộp thuế XK 1121 74.964.086 ….. ………. ……………… ……….. 18/02 96/HQ Thuế XK phải nộp 5111 187.900.000 ….. ………. ……………… ……. …………. …………. 23/02 GBN 45 Nộp thuế XK 1121 187.900.000 ….. ……… …………… ……. …………. ………… 31/01 Cộng phát sinh 1.536.075.000 1.649.080.900 31/01 Số dư cuối tháng 113.005.900 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.1.4. Kế toán các khoản thanh toán với khách hàng Tài khoản sử dụng 131: Phải thu khách hàng, và tài khoản này được chi tiết theo từng khách hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền, căn cứ vào giấy Báo Có của Ngân hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán trong phân hệ: - Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay / Cập nhật số liệu / Giấy Báo Có của ngân hàng. Tiếp đó,phần mềm Fast sẽ tự động kết chuyển các số liệu sang sổ chi tiết thanh toán với người mua. Với ví dụ trên, việc cập nhật số liệu sẽ được minh họa như sau\ Biểu 2.9: Sổ chi tiết thanh toán với người mua UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản 131- phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty Liz Bon– mã khách: LB Từ ngày 01/02/2009 đến ngầy 28/02/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 0 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 18/02 57/HĐ Xuất lô hàng chè 5111 4.627.800.000 20/02 GBC 67 Khách hàng chuyển tiền thanh toán 1222 4.627.800.000 28/02 Cộng phát sinh 4.627.800.000 4.627.800.000 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.10: Sổ cái TK 131 UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 131- Phải thu khách hàng Từ ngày 01/02/2009 đến 28/02/2009 Số dư Nợ đầu kỳ: 2.533.086.600 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/02 21-09/HĐ Xuất lô hàng mây tre đan 5111 1.235.000.000 …… ………. ………………. ……. ………… ……….. 06/01 25-09/HĐ Xuất lô hàng cà phê 1311 1.375.076.000 …… ……… …………….. ……. ………… ……………. 09/02 GBC 10 Khách hàng ứng trước 1122 1.765.979.000 ….. ………. ……………… ……. …………. ……….. 18/02 57-09/HĐ Xuất lô hàng chè 1311 4.627.800.000 18/02 GBC 67 Khách hàng thanh toán 1122 4.627.800.000 ….. ………. ……………… ……. …………. …………. 28/02 Tổng phát sinh 21.869.080.000 18.978.078.900 28/02 Số dư cuối kỳ 5.424.087.700 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.2. Kế toán xuất khẩu hàng hóa theo phương thức xuất khẩu ủy thác Xuất khẩu trực tiếp là hoạt động xuất khẩu chủ yếu của Hapro. Tuy nhiên, những trong những năm qua Tổng công ty cũng thực hiện một số thương vụ xuất khẩu ủy thác với vai trò là bên nhận ủy thác. Trình tự xuất khẩu ủy thác cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp nhưng vì hoạt động xuất khẩu ủy thác không những là cung cấp hàng hóa cho khách hàng nước ngoài mà còn là cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nướ nên phương pháp hạch toán khác nhau . Với phương thức này, các chi phí phát sinh đến xuất khẩu ủy thác sẽ do bên giao ủy thác thanh toán hoặc nhờ Tổng công ty chi hộ. Sau khi thực hiện xong, Hapro phải chuyển cho bên giao ủy thác các chứng từ có liên quan. Khi biên bản hợp đồng được 2 bên thông qua, sau khi trừ đi các khoản chi phí chi hộ và hoa hồng dịch vụ, Tổng công ty tiến hành thanh toán cho bên ủy thác bằng hình thức chuyển khoản. Hoa hồng dịch vụ ủy thác thường chịu mức thuế suất 10%. Tỷ trọng thương vụ xuất khẩu ủy thác của Hapro rất thấp, nên bài viết chỉ nêu tổng quát về hạch toán nghiệp vụ này Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 131, 331 ( chi tiết theo từng đơn vị giao ủy thác) để theo dõi tình hình thanh toán hoa hồng với bên giao ủy thác. - Tài khoản 138, 338(chi tiết theo đơn vị giao ủy thác) để theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác ( chi hộ, trả hộ, nhận tiền trước để nộp thuế và chi các khoản khác…),). Ví dụ: Ngày 23/05/2007, công ty TNHH thương mại dịch vụ Hoàng Lan, địa chỉ 76/63 Cầu Giấy, Hà Nội ký hợp đông xuất khẩu ủy thác với Tổng công ty thương mại Hà Nội về việc xuất khẩu lô hàng gốm sứ cho công ty Babilon Co.L.T có địa chỉ 56, Yersin Str, Mumbay, Ân độ, theo hợp đồng ủy thác 03-07/XKUT. Sau khi ký kết hợp đồng nội( Hợp đồng xuất khẩu ủy thác), Hapro tiến hành ký kết hợp đồng với công ty nước ngoài.. Mấu hợp đồng ủy thác sẽ dược trình bày ở Phụ lục Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu ủy thác,.khi nhận hàng do đơn vị ủy thác bàn giao, kế toán ghi tăng giá trị hàng đã nhận; Nợ TK 003: 1.960.984.000 Theo thỏa thuận giữa 2 bên, 25/05/2007 Tổng công ty sẽ chuyển hàng tới Cảng Hải Phòng. Hapro sẽ tiến hành các thủ tục xuất khẩu cần thiết tương tự như xuất khẩu trực tiếp để tiến hành xuất cảng. Các chi phí phát sinh đã được công ty Hoàng Lan chuyển tiền đến để nhờ Tổng công ty nộp hộ. -Thuế xuất khẩu phải nộp: 1.960.984.000 x 0.05= 98.049.200 Chi phí thủ tục và các chi phí khác:5.780.000. Khi đơn vị ủy thác chuyển tiền đến để nộp hộ thuế và các khoản khác, kế toán phản ánh: Nợ TK 111 : 103.829.200 Có TK 338- công ty Hoàng Lan : 103.829.200 Khi hoàn thành việc xuất khẩu, kế toán ghi nhận các bút toán sau: Có TK 003: 1.960.984.000 - Phản ánh số tiền hàng đã xuất khẩu được Nợ TK 131- Babilon: 1.960.984.000 Có TK 331- Hoàng Lan: 1.960.984.000 - Phản ánh số thuế xuất khẩu đã nộp Nợ TK 1388- Hoàng Lan: 98.049.200 Có TK 112: 98.049.200 Phản ánh các chi phí khác: Nợ TK 1388 – Hoàng Lan: 5.780.000 Có Tk 111: 5.780.000 Căn cứ về tỷ lệ hoa hồng được hưởn trong hợp đồng ủy thác , kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng về hoa hồng ủy thác và phản ánh Nợ TK 131- Công ty Hoàng Lan:10% x 1.960.984.000=196.098.400 Có TK 511: 178.271.273 Có TK 33311:17.827.127 Cuối cùng, kế toán tiến hành bù trừ giữa các khoản phải thu, phải trả với bên giao ủy thác, phản ánh Nợ TK 3388-Hoàng Lan: 103.829.200 Có TK 138-Hoàng Lan: 103.829.200 Nợ TK 331- Hoàng Lan: 196.098.400 Có TK 131-Hoàng Lan: 196.098.400 Tổng Công ty thanh toán số tiền hàng còn lại cho công ty Hoàng Lan: Nợ TK 331-Hoàng Lan:1.764.885.600 Có TK 112: 1.764.885.600 2.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty 2.5.1. Kế toán chi phí bán hàng Tài khoản sử dụng TK 641. TK này được chi tiết: 6411: Chi phí nhân viên bán hàng: Các khoản chi cho nhân viên bán hàng, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho bộ phận nhân viên này. 6412: Chi phí vật liệu, bao bì 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hóa( nhà kho, phương tiện bốc dỡ..) 6418: Chi phí bằng tiền khác(bảo hành, chi phí trả hộ xuất khẩu ủy thác…) Khi phát sinh chi phí bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan…kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo các phân hệ tương ứng để tập hợp chi phí bán hàng của quá trình xuất khẩu. Sau đó, phần mềm sẽ tự động phân bổ và kết chuyển các số liệu lên sổ Cái Tk 641 và các sổ cái tài khoản liên quan. Ví dụ: Ngày 09/01/2009, thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt 6.000.000 VND cho anh Hồng phòng XNK2 đi tìm hiểu thị trường.(phiếu chi số 20-09) Căn cứ vào phiếu chi só 20-09, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu sang các sổ: Sổ cái TK 641 và Sổ cái của các TK có liên quan Biểu 2.11:Phiếu chi số 20-09 Đơn vị: Tổng công ty thương mại Hà Nội Ngày 10 tháng 02 năm 2009 Địa chỉ: 38-40, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội PHIẾU CHI (Số: 120-09) Nợ TK 641 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Ninh Bình Địa chỉ: Phòng XNK 6 Lý do chi: Đi khảo sát thị trường Số tiền: ……5.000.000……. Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Kèm theo:…………… Đã nhận đủ số tiền( bằng chữ ): Năm triệu đồng chẵn Thủ trưởng Kế toán trường Thủ quỹ Người nhận tiền Căn cứ vào phiếu chi trên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phân hệ: - Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay / Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt Biểu 2.12: Sổ cái TK 641 UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có ….. ……. ……………. …… …………… ………….. 05/02 77-09/PC Chi tiền cho hội chợ triển lãm hàng thủ công mỹ nghệ 1111 100.000.000 ….. ……. ……………. …… ………… ……….. 10/02 120-09/PC Chi tiền cho anh Bình đi tìm hiểu thị trường 1111 5.000.000 …… …….. ………….. ….. …….. ………… 28/02 K/c chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho chi phí bán hàng 214 18.535.800 28/02 K/c chi phí công cụ dụng cụ phân bổ cho chi phí bán hàng 153 2.764.000 28/02 K/c chi phí lương nhân viên bán hàng 334 50.860.000 28/02 Tổng số phát sinh 210.790.000 0 28/02 K/c sang Tk 911 210.790.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản sử dụng TK 642. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 6421:Chi phí lương nhân viên: Bao gồm các khoản lương và các khoản trích theo lương, phụ cấp trả theo lương TK 6422: Chi phí vật liệu: Chi phí xăng xe, văn phòng phẩm, máy phát điện… TK 6423: Chi phí dụng cụ dùng cho công tác quản lý TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý TK 6425: Thuế, lệ phí( Thuế môn bài, thuế nhà đất…) TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Tiếp khách, tổng kết, hội nghị… Các chứng từ sử dụng Bảng chấm xông, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, phiếu chi, giấy Báo Nợ, Bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ… Tương tự như hạch toán chi phí bán hàng, khi phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính, và máy tính cũng sẽ tự động phân bổ chi phí và chuyển số liệu vào các sổ cái TK 642 và các sổ Cái các TK có liên quan. Biểu 2.13: Sổ cái TK 642 UBND THÀNH PHỐ HÀ NÔI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CÁI Tk 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/02/2009 đến 28/02.2009 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có ….. ……. ……………. …… …………… ………….. 06/02 80-09/PC Chi tiền mặt mua sắm đồ dùng cho bộ phận QLDN 1111 6.000.000 ….. ……. ……………. …… ………… ……….. 12/02 129-09/PC Thanh toán tiền điện văn phòng 1111 3.654.000 …… …….. ………….. ….. …….. ………… 28/02 K/c chi phí lương nhân viên quản lý 334 250.500.000 28/02 K/c chi phí công cụ dụng cụ phân bổ cho chi phí QLDN 153 8.904.870 28/02 K/c chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho chi phí QLDN 214 19.758.080 28/02 Tổng số phát sinh 323.868.980 0 28/02 K/c sang Tk 911 323.868.980 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.5.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu. Tài khoản sử dụng: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối: Dùng để hạch toán kết quả lỗ, lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh, và dùng để theo dõi quá trình phân phối thu nhập. Định kỳ,vào cuối quý, khi xác định kết quả kinh doanh, kế toán tập hợp số liệu trên các sổ chi tiết, sổ cái các TK để thực hiện các bútt toán kết chuyển. Các bút toán kết chuyển được thực hiện hoàn toàn tự động nhờ vào phần mềm kế toán đã được lập trình sẵn trong Fast Biểu 2.14: Sổ cái TK 911 UBND THÀNH PHỐ HÀ NÔI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 28/02 K/c giá vốn 632 18.680.467.000 28/02 K/c doanh thu xuất khẩu 511 19.974.099.650 28/02 K/c chi phí bán hàng 641 210.790.000 28/02 K/c chi phí quản lí doanh nghiệp 642 323.868.980 28/02 Tổng số phát sinh 19.215.125.980 19.974.099.650 28/02 K/c sang TK 421 758.973.670 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu 2.15: Báo cáo kết quả hoạt động xuất khẩu BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu xuất khẩu 21.869.080.000 2 Các khoản giảm trừ doanh thu - Thuế xuất khẩu 1.894.980.350 3 Doanh thu thuần về bán hàng xuất khẩu 19.974.099.650 4 Giá vốn hàng bán 18.680.467.000 5 Lợi nhuận gộp xuất khẩu 1.293.632.650 6 Chi phí bán hàng 210.790.000 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 323.868.980 8 Lợi nhuần thuần từ hoạt động xuất khẩu 758.973.670 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐINH KẾT QUẢ KINH DOANH HÀNG XUẤT KHẨU TẠI HAPRO 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Tổng công ty 3.1.1. Những ưu điểm: Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán Đặc thù của Hapro là hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bộ máy kế toán của công ty phân chia thành các phần hành chính là: Thanh toán công nợ, thanh toán với các Ngân hàng, doanh thu, tiền lương và thuế. Cách thức tổ chức này phù hợp với đặc điểm của Tổng công ty. Mỗi nhân viên trong bộ máy được phân công công việc cụ thể, rõ ràng, phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người. Bộ máy kế toán của Tổng công ty nằm dưới sự điều hành của Kế toán trưởng giỏi quản lý, chuyên môn vững vàng. Bộ máy kế toán được tổ chức hoàn chỉnh và gọn nhẹ. Đội ngũ kế toán viên của Tổng công ty được đào tạo căn bản, vững vàng về nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm, trung thực và sáng tạo trong công việc. Về chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán của Tổng công ty đang áp dụng tuân thủ theo quy định của Nhà nước về mẫu chuẩn. Bên cạnh đó, để phục vụ cho công việc được thuận tiện, Tổng công ty còn xây dựng những mẫu chứng từ chi tiết phục vụ cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả. Toàn bộ hệ thống chứng từ được bảo quản tại kho lưu trữ chứng từ một cách cẩn thận và khoa học, đảm bảo quá trình sử dụng, tìm kiếm nhanh chóng và đầy đủ. Về hệ thống tài khoản Hiện nay, Tổng công ty sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 4 đúng như quy định của chế độ kế toán. Với chi tiết tài khoản ở cấp độ này dễ nhớ đảm bảo dễ hạch toán, khoản mục công việc theo dõi dễ dàng và sao sát. Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của Tổng công ty. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công tác kế toán mà Tổng công ty rất coi trọng, bởi vì các mặt hàng xuất khẩu thường đứng trước những rủi ro giảm giá theo biến động của thị trường. Tổng công ty trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu như giá trị thuần có thể thực hiện tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán thấp hơn giá trị của hàng tồn kho. Chính vì chủ động trích lập dự phòng nên Tổng công ty có đầy đủ khả năng đối phó với những biến động bất lợi xảy ra. Về hình thức sổ kế toán Hình thức Nhật ký chung được Tổng công ty lựa chọn làm hình thức sổ kế toán. Đây là hình thức đơn giản, dễ quản lý và thuận tiện, đặc biệt đối với những đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy. Cuối kỳ, các đơn vị in sổ sách để lưu trữ thông tin bằng văn bản, dự phòng những rủi ro có thể xảy ra. Về báo cáo kế toán Trong công tác cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán, Tổng công ty luôn tiên phong dẫn đầu, áp dụng những thay đổi mới. Đội ngũ cán bộ được tập huấn, chủ động tiếp nhận những thay đổi đó và sẵn sàng điều chỉnh phù hợp với quy định kế toán hiện hành. Các báo cáo tài chính được lập khách quan, trung thực, qua đó đã minh bạch hóa tình hình tài chính của công ty cũng như phục vụ đắc lực cho việc ra quyết định kinh doanh của Ban quản trị. 3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân: Bên cạnh những ưu điểm đã trình bày ở trên cũng còn có một vài hạn chế trong bộ máy kế toán mà Tổng công ty cần hoàn thiện. Cụ thể là: Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán Trong hoạt động xuất nhập khẩu, yêu cầu về ngôn ngữ là điều tiên quyết. Không chỉ giao dịch trao đổi làm ăn, mà bộ phận kế toán phải xử lý chứng từ với ngôn ngữ của đối tác, phổ biến là tiếng Anh. Thực tế này không phải nhân viên kế toán nào cũng đáp ứng được. Đây là một hạn chế mà trước mắt và lâu dài Tổng công ty cần có chiến lược phù hợp. Ngoài ra, hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ cần được nâng cao hon nữa. Bộ phận này phải phát huy được vai trò tham mưu cho Giám đốc, chứ không chỉ dừng lại ở chức năng kiểm tra kế toán. Được như vậy sẽ góp phần làm cho bộ máy kế toán hoạt động đạt được hiệu quả cao. Về báo cáo kế toán Trong công tác lập báo cáo, Tổng công ty chưa có sự chú trọng đúng mức đến việc xây dựng báo cáo quản trị. Hầu hết, hoạt động xây dựng báo cáo đang tập trung xây dựng các báo cáo tài chính, còn công tác xây dựng và lập báo cáo quản trị mới chỉ dừng lại ở khâu đơn giản, không đạt đến mức độ chi tiết như một báo cáo quản trị cần phải có. Từ thực tế này, Ban giám đốc bị động hơn trước những tình huống bất ngờ phải đối phó, làm giảm chất lượng của công tác xử lý và giải quyết. 3.2. Đánh giá thực trạng kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội 3.2.1. Ưu điểm Về chứng từ xuất khẩu Tổng công ty thương mại Hà Nội tuân thủ việc sử dụng bộ chứng từ xuất khẩu và thanh toán theo mẫu quy định của Nhà nước. Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty, Hapro đã tổ chức tự in một số loại chứng từ theo sự cho phép của Bộ Tài Chính như: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, phiếu thu…Tất cả hệ thống chứng từ này được quản lý và lưu trữ ở phòng Xuất nhập khẩu và phòng kế toán để đảm bảo cho việc đối chiếu phù hợp và an toàn cho chứng từ. Về hạch toán ngoại tệ Việc hạch toán ngoại tệ tại Tổng công ty rất ít xảy ra sai sót, vì Tổng công ty đã rất chú trọng đến công tác này. Tổng công ty mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ đã cung cấp đây đủ thông tin cho việc quản lý ngoại tệ và giúp cho việc điều chỉnh giá ngoai tệ được kịp thời, chính xác. Tổng công ty cũng đã xây dựng được hệ thống nguyên tắc quy đổi giá ngoại tệ sang VND hợp lý và thống nhất. Về việc áp dụng phương thức thanh toán quốc tế Tổng công ty lựa chọn phương thức hiện đại và an toàn. Đối với khách hàng truyền thống, Tổng công ty sử dụng cách thức chuyển tiền bằng điện (Telegraphic Tranfer) là phương thức chuyển tiền nhanh chóng, tuy mất phí cao hơn so với việc chuyển tiền bằng phương thức khác. Còn đối với khách hàng mới, để đảm bảo an toàn, Tổng công ty chuyển tiền bằng phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit). Về công tác thu mua và quản lý hàng hóa Kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tổng hợp nên công ty phong phú và đa dạng về các mặt hàng. Hàng hóa xuất khẩu của công ty đều là hàng sản xuất và thu mua từ trong nước. Có rất nhiều nguồn hàng Tổng công ty phải mua tại các cơ sở nhỏ lẻ, đối với một số loại nông sản khách hàng nước ngoài đặt hàng với khối lượng lớn rất khó để thu gom nguồn hàng đó. Xác định trước được điều đó, Hapro luôn thực hiện tốt công tác thu mua hàng, chủ động trong các nguồn hàng, đảm bảo cho việc xuất khẩu không bị chậm trễ, tạo uy tín tốt đối với khách hàng nước ngoài. Về thời gian làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa Yếu tố không kém phần quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa đó là thời gian làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa. Đã có rất nhiều doanh nghiệp nằm trong trường hợp hàng đã chuẩn bị xuất khẩu xong nhưng chưa hoàn thành thủ tục xuất khẩu nên hàng hóa vẫn tồn đọng tại bến cảng gây nên thiệt hại không nhỏ đối với các doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín đối với khách hàng nước ngoài. Cán bộ nghiệp vụ của Tổng công ty là những người có trình độ chuyên môn cao và luôn đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Về kế toán xuất khẩu ủy thác Trong những năm qua, Tổng công ty đã thực hiện một số thương vụ lớn về nhận xuất khẩu ủy thác đạt hiệu quả tốt, mặc dù xuất khẩu ủy thác không phải là hoạt động xuất khẩu trọng yếu của Tổng công ty. Tổng công ty đã xây dựng một quy trình xuất khẩu ủy thác theo quy định kế toán hiện hành và thường xuyên cập nhật cácc quy định kế toán mới liên quan đến hoạt động xuất khẩu ủy thác đảm bảo việc hạch toán đối với mỗi nghiệp vụ xảy ra được chính xác và kịp thời. 3.2.2. Nhược điểm Về kế toán xuất kho hàng hóa xuất khẩu Trong trường hợp hàng hóa thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho, kế toán Tổng công ty đáng lẽ không lập phiếu, và thực hiện bút toán như hàng nhập kho, nhưng Tổng công ty vẫn lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Vì thế số liệu theo dõi trên sổ sách chỉ là số nhập xuất tồn của kho ảo. Việc làm này gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hóa vì không biết được số thực nhập xuất tồn của hàng hóa tại kho. Về việc phân bổ các khoản chi phí Việc xác định kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng cụ thể là rất quan trọng, giúp cho quá trình xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh sát với thực tế mang lại hiệu quả hơn. Thực tế tại Tổng công ty đang tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cho hàng hóa tiêu thụ được thực hiện vào cuối tháng, kế toán không tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng cụ thể do đó không thể xác định được kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng. Về kế toán doanh thu hàng xuất khẩu Kế toán sử dụng tài khoản 511 để phản ánh doanh thu. Tuy nhiên ở công ty tài khoản này mới chỉ chi tiết theo thị trường bán hàng trong và ngoài nước: TK 5111- Doanh thu xuất khẩu hàng hóa và TK 5112- Doanh thu tiêu thụ hàng trong nước chứ chưa chi tiết theo cấp 3 theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng để từ đó xây dựng các kế hoạch kinh doanh. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội 3.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty. Thông tin mà kế toán mang lại không chỉ phục vụ cho nội bộ mà còn còn phục vụ cho các đối tượng bên ngoài. Hiệu quả của công tác kế toán có tầm ảnh hưởng lớn đến sự phát triển bền vững của mỗi đơn vị kinh doanh. Hoạt động của bộ máy kế toán có hiệu quả giúp cho các nhà quản trị quản lý tốt mọi hoạt động nguồn vốn, tài sản…và những vấn đề thuộc về chính công ty, đồng thời làm lành mạnh hoạt động tài chính nói chung. Hoạt động xuất khẩu chiếm vai trò chủ đạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Thương mại Hà Nội, vì thế hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty là yêu cầu bức thiết. Công việc cũng như trách nhiệm của các bộ phận kế toán xuất khẩu càng trở nên nặng nề hơn khi quá trình xuất khẩu còn là quá trình liên quan đến mối quan hệ giữa các quốc gia. Hiện nay, công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa tại Hapro vẫn còn một số vấn đề cần giải quyết. Những vấn đề đó thực tế đã gây ra những thiệt hại đối với Tổng công ty trong thời gian vừa qua. Do đó, cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Hapro để giảm trừ những thiệt hại tương tự có thể xảy ra. 3.3.2 Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội Trong công tác kế toán, không chỉ đảm bảo đúng nguyên tắc mà hệ thống kế toán phải phù hợp đặc điểm công ty, mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc hoàn thiện hệ thống kế toán là yêu cầu bức thiết và phải đảm bảo những nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc 1: Hoàn thiện các nguyên tắc nhưng đảm bảo tôn trọng các cơ chế tài chính, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành. - Nguyên tắc 2: Hoàn thiện các nguyên tắc trên cơ sở phù hợp đặc điểm tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán doanh nghiệp là bản thiết kế tổng hợp của các chuyên gia tài chính kế toán, các doanh nghiệp còn căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp mình để áp dụng và vận dụng phù hợp. - Nguyên tắc 3: Hoàn thiện các nguyên tắc đồng thời đáp ứng kịp thời,chính xác yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Nguyên tắc 4: Hoàn thiện các nguyên tắc trong điều kiện chi phí tiết kiệm, công việc giảm nhẹ và khoa học, vừa đảm bảo kết quả kinh doanh có lãi vừa đảm bảo công việc đạt hiệu quả. Trong điều kiện cạnh tranh, thông tin về đối tác là yếu tố quan trọng, càng có nhiều thông tin thì càng có nhiều cơ sở để đặt mối quan hệ kinh tế, tránh được những rủi ro có thể xảy ra. Chính vì vậy, cần hoàn thiện hệ thống thông tin, xây dựng nguồn dữ liệu về khách hàng và đối tác, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp đóng vai trò chiến lược nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán cũng như kết quả kinh doanh của Tổng công ty. 3.3.3.Các ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội Về kế toán xuất kho hàng xuất khẩu Như đã trình bày ở phần trên, tránh tình trạng hàng hóa xuất khẩu thẳng không qua kho mà vẫn bị hạch toán như hàng hóa qua kho bình thường, gây ra những hạn chế trong công tác đánh giá hàng, đối với hàng hóa thuộc đối tượng này, kế toán phản ánh các nghiệp vụ sau: Mua hàng hóa xuất bán thẳng, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 157- Hàng gửi bán Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán Có TK 111, 112 Hàng hóa được xác định là tiêu thụ, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157- Hàng gửi bán Về kế toán các khoản phải thu khách hàng nước ngoài Trước hết, Tổng công ty cần xây dựng chiến lược nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ kế toán trực tiếp thực hiện công việc đòi hỏi sự xử lý những vấn đề về ngôn ngữ. Đồng thời, Tổng công ty nên sử dụng các hình thức ưu đãi về giá, về điều kiện vận chuyển, các hình thức chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng đẩy nhanh quá trình thanh toán. Tổng công ty cũng cần tổ chức tốt công tác làm thủ tục xuất khẩu, các điều kiện về vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa… Tổng công ty cần thường xuyên theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các ngân hàng trung gian để có thông tin đầy đủ và khách quan về tình hình thanh toán của khách hàng từ đó có thể chủ động đối phó, điều chỉnh và đưa ra các biện pháp kịp thời xử lý. Về kế toán doanh thu hàng xuất khẩu và phân bổ các khoản chi phí TK 511 không chỉ theo thị trường bán hàng mà cần phải chi tiết theo cả từng mặt hàng hay từng nhóm mặt hàng. Kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với từng mặt hàng hoặc từng nhóm mặt hàng, hoặc có thể tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh thu của từng mặt hàng xuất khẩu. Có như vậy, Tổng công ty mới có chiến lược kinh doanh phù hợp đối với những mặt hàng đem lại hiệu quả và mặt hàng không đem lại hiệu quả. 3.3.4 Điều kiện thực hiện ý kiến đề xuất * Về phía Nhà nước: - Nhà nước cần ban hành thông tư hướng dẫn đi kèm việc ban hành về chế độ kế toán một cách kịp thời, tránh tình trạng như hiện nay là việc ban hành các chế độ kế toán thường rất lâu sau mới có thông tư hướng dẫn thực hiện. Làm được điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp thuận lợi trong công việc thực hiện kế toán. - Một số quy định liên quan đế kế toán xuất nhập khẩu, Bộ Tài Chính cần có những nghiên cứu để thay đổi cho phù hợp với thực tế, để không những đảm bảo khả năng quản lý kinh tế vĩ mô của Nhà nước mà còn phù hợp với tình hình của đơn vị vận dụng chế độ kế toán. * Về phía Tổng công ty Thương mại Hà Nội: - Công tác tuyển nhân sự cần có sự quan tâm đúng mức, đảm bảo những nhân viên được tuyển dụng có năng lực, có trình độ chuyên môn mà tư cách phẩm chất đạo đức tốt. Sau khi tuyển dụng, cần bố trí các nhân viên hợp lý, khoa học, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người. Bên cạnh đó có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. - Tổng công ty cần vận dụng mô hình quản lý mạng nhân sự đảm bảo phương thức quản lý nguồn nhân sự khoa học, giúp cho các nhà quản lý theo dõi được tiến độ công việc, qua đó đánh giá được chất lượng công việc. - Công nghệ là yếu tố đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả. Tổng công ty cần có chính sách hợp lý để đầu tư vào hệ thống trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện cho bộ máy kế toán vận hành tốt. * Về phía Phòng Kế toán – Tài chính Tổng công ty:- Cần thực hiện nghiêm túc, đúng và đầy đủ các chính sách, chế độ về quản lý của Nhà nước cũng như những quy định kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. - Trong quá trình thực hiện công việc của mình, cần tìm hiểu và nghiên cứu kỹ các chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực của kế toán quốc tế. Phòng Kế toán – Tài chính cần hoàn thiện công tác tổ chức để phù hợp tình hình thực tế phát sinh của công việc, đảm bảo thuận lợi, phù hợp với ngành nghề và đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình. - Đôn đốc triển khai việc phổ biến áp dụng các chuẩn mực mới khi Bộ Tài chính có quyết định ban hành. Kế toán trưởng hoặc những người đi tập huấn cần phải hoàn thành tốt vai trò của mình, tránh hiện tượng chậm triển khai áp dụng, chậm tiến độ và không kịp thời. KẾT LUẬN Kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển Đúng trước xu thế đó, cácdoanh nghiệp càn phải nỗ lực hết mình để khẳng định được vị trí trong thương trường. Để làm được điều này, tự bản thân mỗi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng, đặt uy tín lên hàng đầu. Công tác kế toán tài chính là một trong những công cụ hiệu quả nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính Trong quá trình phát triển, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, khẳng định được thương hiệu của mình, Tổng công ty thương mại Hà Nội đã liên tục thay đổi, hoàn thiện công tác kế toán đặc biệt là kế toán xuất nhập khẩu – lĩnh vực chủ yếu của Tổng công ty.. Hiện tại, theo đánh giá chủ quan của cá nhân, em nhận thấy công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ xuất khẩu tại Hapro được tiến hành khoa học và phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tuy nhiên, tại Tổng công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề mà em xin được mạnh dạn đề xuất. Hi vộng, với nỗ lực của bản thân, mong muốn góp một phần nhỏ giúp Tổng công ty khắc phụcđược những hạn chế còn tồn tại. Tuy nhiên, dù đã cố gắng rất nhiều, song do trình độ và thời gian có hạn nhưng chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót.Vì thế, em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của thầy cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn cán bộ phòng kế toán của Tổng công ty thương mại Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của Tiến sĩ Nguyễn Hữu Ánh đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Em xin trân trọng cám ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TĂT HĐ : Hóa đơn XK : Xuất khẩu TK : Tài khoản GTGT : Giá trị gia tăng PT : Phiếu thu PC : Phiếu chi PXK : Phiếu xuất kho HQ : Hải quan GBN : Giấy báo Nợ GBC : Giấy Báo Có TSCD : Tài sản cố định DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Kế toán tài chính doanh nghiệp Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân, 2006 Chủ biên: PGS.TS Đặng Thị Loan Hạch toán kế toán doanh nghiệp thương mại Nhà xuất bản tài chính, 2004 Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Văn Công Chiến lược phát triển đến 2010 tầm nhìn đến 2020 Của Tổng công ty thương mại Hà Nội WWW.haprogruop.vn 5. 6. 7. 8. Các tài liệu từ phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIẺU Biểu số 1.1: Tình hình SXKD của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội 10 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng công ty Thương mại Hà Nội 11 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy 15 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ 21 Bảng 2.1: Bảng tổng hợp xuất khẩu của Tổng công ty trong năm 2007, 2008. 23 Biểu đồ 2.2: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Tổng công ty những năm gần đây 25 Sơ đồ 2.1: Quy trình thanh toán thư tín dụng (L/C) 29 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ phương thức chuyển tiền 30 Biểu 2.3: Phiếu xuất kho 34 Biểu 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng 35 Biểu 2.5: Sổ cái TK 632 38 Biểu 2.6: Sổ nhật ký chung 40 Biểu 2.7: Sổ cái TK 511 41 Biểu 2.8: Sổ cái TK 333 46 Biểu 2.9: Sổ chi tiết thanh toán với người mua 49 Biểu 2.10: Sổ cái TK 131 50 Biểu 2.12: Sổ cái TK 641 58 Biểu 2.11:Phiếu chi số 20-09 56 Sơ đồ:2.4: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 60 Biểu 2.13: Sổ cái TK 642 61 Sơ đồ 2.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 62 Biểu 2.14: Sổ cái TK 911 63 Biểu 2.15: Báo cáo kết quả hoạt động xuất khẩu 64