Chuyên đề Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội

g Hà Tiến Hảo - Trưởng phòng kế toán tài chính * Bước 3: Thu thập thông tin về Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh Do đây là phòng kiểm toán nội bộ nên có một thuận lợi là hàng năm, các Xí nghiệp trực thuộc phải thường xuyên gửi báo cáo về tình hình hoạt động của Xí nghiệp mình về Công ty. Chính vì thế, kiểm toán viên có thể năm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh cũng như hiệu quả của hệ thống kiểm soát của Xí nghiệp. Bên cạnh đó, để giúp kiểm toán viên tiến hành kiểm toán nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm bớt sai sót trong quá trình kiểm toán thì phòng kiểm toán nội bộ yêu cầu trước mỗi cuộc kiểm toán hay mỗi khi kết thúc niên độ, các đơn vị gửi trực tiếp các tài liệu sử dụng như: - Báo cáo tài chính năm trước đã được kiểm toán và báo cáo tài chính cho tới thời điểm tiến hành kiểm toán do đơn vị lập chưa điều chỉnh (trường hợp cuộc kiểm toán tiến hành dở dang trong năm mà đơn vị chưa lập quyết toán hàng năm). - Tình hình công nợ và đánh giá công nợ do đơn vị lập và tự đánh giá. - Kết quả kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho. Qua những tài liệu thu thập được về Xí nghiệp HCM Quảng Ninh, kiểm toán viên nhận định một cách khái quát về nội dung của cuộc kiểm toán . a- Đặc điểm tình hình hoạt sản xuất kinh doanh: Xí nghiệp HCM Quảng Ninh là Xí nghiệp quốc doanh hạch toán kinh doanh phụ thuộc, trực thuộc Công ty Hoá chất Mỏ Hà nội. - Hàng tự sản xuất: . Thuốc nổ AH 1 . Thuốc nổ ZECNÔ . Thuốc nổ ANFÔ thường . Thuốc nổ chịu nước - Vật tư để sản xuất vật liệu nổ: thường là nhập từ Trung Quốc . Thuốc nổ AD1 . Thuốc nổ TNT . Thuốc nổ TX1 . Nitrat Amôn . Bột gỗ - Kíp: . Kíp K8 - QD . Kíp điện QP . Kíp visai phòng nổ TQ - Dich vụ khác: . Dịch vụ vận chuyển cho khách hàng . Dịch vụ cho thuê cảng . Bao bì b- Hệ thống kiểm soát nội bộ của xí nghiệp HCM Quảng Ninh - Môi trường kiểm soát: là một yếu tố hết sức quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xảy ra những sai lầm , rủi ro trong công tác hạch toán kế toán từ đó ảnh hưởng đến sai sót hoặc gian lận trong số dư tài khoản phải thu trên báo cáo tài chính. Thông thường đối với kiểm toán viên có kinh nghiệm, họ thường dựa vào thái độ của ban lãnh đạo trong đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu như ban lãnh đạo trong Xí nghiệp đều là người thẳng thắn trong công việc, không có những biểu hiện của việc kéo bề cánh, làm những việc khuất tất... thì thường là sổ sách chứng từ kế toán của đơn vị đó được lập và luân chuyển đầy đủ, rõ ràng, và nếu có sai sót thì thường là những sai sót không đáng kể và không cố ý. Ngược lại nếu lãnh đạo Xí nghiệp lại tỏ ra thoáng quá thì dễ dẫn tới việc thiếu sổ sách chứng từ hoặc việc ký duyệt không thực hiện theo đúng quy định, các chính sách ban hành thực thi kém hiệu quả. Hoặc trong thực tế đôi khi có những Xí nghiệp trong đó đội ngũ nhân sự không đoàn kết, nhất trí với nhau, không bảo ban được nhau, có nhân viên rất lười làm việc do vậy công việc dồn hết lên một người, còn những người khác thì ngồi chơi, nếu như điều này xảy ra ở phòng kế toán ở Xí nghiệp thì sẽ dẫn tới vi phạm nguyên tắc “ bất kiêm nhiệm ” trong kiểm toán do vậy sẽ dẫn tới những gian lận. Điều lệ tổ chức hoạt động của Xí nghiệp thành viên của Công ty về cơ bản thống nhất với điều lệ của Công ty. Bộ máy quản lý một cách thích hợp tương xứng với nhiệm vụ được giao. Xí nghiệp HCM Quảng Ninh có tổng số nhân viên 486 trong đó nhân viên quản lý là 69 nhân viên. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy của XN HCM Quảng Ninh Giám đốc Xí nghiệp PGĐ Kỹ thuật PGĐ Kinh doanh Phòng TT, BV AT Phòng KH- VT Phòng hành chính Phòng kế toán Phòng kỹ thuật * Bước 4: Tìm hiểu về hệ thống kế toán áp dụng Đối tượng trực tiếp của kiểm toán Báo cáo tài chính là tình hình tài chính của Xí nghiệp. Trong khi đó kế toán chính là sự phản ánh các nghiệp vụ tài chính kế toán lên sổ sách kế toán. Đó là hệ thống thông tin, kiểm tra về tình hình tài sản bằng chứng từ, đối ứng tài khoản, đánh giá và tổng hợp, cân đối kế toán. Trong qua trình phản ánh các thông tin kế toán luôn có sự gắn bó chặt chẽ giữa hai chức năng thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy, khi tiến hành kiểm toán nhằm khắc phục những sai phạm mà kế toán có thể mắc phải, các kiểm toán viên bắt buộc phải tìm hiểu và đánh giá khái quát hệ thống kế toán trong Xí nghiệp. Phòng kế toán tài chính của xí nghiệp HCM Quảng Ninh có 8 nhân viên Sơ đồ: Tổ chức công tác kế toán xí nghiệp HCM Quảng Ninh Kế toán trưởng KTNH dthu lương bhxh KT tổng hợp KT ttoán vật tư KT TT thuế KT công nợ Thủ quỹ Kế toán trưởng; Kế toán tổng hợp; Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tư; Kế toán tài sản cố định, kế toán thuế; Kế toán công nợ; Kế toán nhân hàng, doanh thu, lương, BHYT; Thủ quỹ; b- Chế độ kế toán xí nghiệp HCN Quảng Ninh: Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/2001 kết thúc ngày 31/12/2001 Hình thức áp dụng: Nhật ký chứng từ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi đồng tiền khác: Đồng Việt Nam Phương pháp kế toán tài sản cố định: . Nguyên tắc tính giá : theo giá trị còn lại . Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao: theo đăng ký của Công ty HCM với Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước thành phố Hà Nội. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp xác định giá trị HTK cuối kỳ: theo giá bình quân 2.1.2- Thiết kế chương trình kiểm toán Biểu 2: Chương trình kiểm toán Nội dung kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ Thời gian kiểm toán 1. Khái quát Ông: Trương trọng Thành Sáng 3/01/02 2. Doanh thu bán hàng Ông : Lê Văn Bách Sáng 4/01/02 3. Giá vốn hàng bán Ông : Lê Ngọc Tuấn Chiều 4 /01/02 4. Chi phí QLDN Ông : Trương trọng Thành Sáng 5/01/02 5. TN, CPTC Cả ba ông Chiều 5/01/02 6. TN, CPBT Cả ba ông Chiều 6/01/02 7. Tổng hợp Ông : Trương trọng Thành Sáng 7/01/02 2.1.3- Đánh giá khái quát các khoản mực trên bảng CĐKT , BCKQKD Theo kết quả kiểm toán năm 2000 trên bảng cân đối kế toán thì tỷ số thanh toán hiện hành (TSLĐ/ Nợ ngắn hạn) giảm từ 158.4% xuống còn 7402% chứng tỏ khả năng thanh toán hiện hành giảm. Nhưng đến năm 2001 thì tỷ số thanh toán hiện hành tăng từ 73,9% lên 78,3% điều này chứng tỏ khả năng thanh toán hiện hành tăng. Tuy nhiên, không thể đánh giá tốt hay không tốt bởi phần lớn TSLĐ là nợ phải thu đặc biệt là các khoản phải thu khách hàng, những khoản này chỉ được thu hồi qua thời hạn nhất định và có thể hàm chứa rủi ro về khoản phải thu khó đòi. Biểu 3: Bảng cân đối kế toán Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Chỉ tiêu SDDK SDCK CL % A. TS 43.257.522.256 54.597.243.607 11.339.721.351 26,21 I. TSCĐ&ĐTNH 31.370.412.921 41.892.438.745 10.522.025.824 33,54 1. Tiền 1.343.926.529 529.950.367 (813.976.162) (60,56) 2. ĐTTCNH 0 0 0 0 3. KP thu 17.957.743.317 27.630.118.589 9.672.375.272 13,44 4. HTK 12.032.852.123 13.650.646.630 1.617.794.507 13,44 5.TSLĐ 35.890.953 81.723.159 15.832.207 127,7 6. Chi sự nghiệp 0 0 0 0 II. TSLĐ&ĐTDH 11.887.109.335 13.064.804.862 1.177.695.527 9,9 1. TSCĐ 10.665.949.528 12.621.361.412 1.955.411.884 18,33 2.ĐTTCDH 0 0 0 0 3. CPXDCBDD 1.221.159.807 443.443.450 (777.716.357) (63.64) B. NV 43.257.522.256 54.957.243607 11.339.721.351 26,21 I. Nợ phải trả 42.416.245.403 53.533.674.089 11.117.429.204 26,21 1. Nợ N Hạn 42.416.245.403 53.533.674.089 11.117.429.204 26,21 II. VCSH 841.276.853 1.423.569.509 582.292.656 69,22 1. NVquỹ 1.018.980.853 1.626.273.509 607.292.656 59,6 2. NKP- quỹ khác (177.704.000) (200.704.000) (25.000.000) (14,07) Căn cứ vào tài liệu tính toán kiểm toán viên nội bộ nhận thấy tổng tài sản Xí nghiệp có biến động khá lớn tăng 26,21% * Trong đó : - TSLĐ và ĐTNH tăng 33,54% - TSCĐ và ĐTDH tăng 9,9% Nhìn vào khoản mực tiền và khoản mục phải thu trên bảng ta thấy Xí nghiệp đang ở trong tình trạng bị chiếm dụng vốn: * Trong đó : - Khoản phải thu tăng 53,86 % - Tiền mặt trong lại quỹ giảm 813.976.162 đồng (tương ứng giảm 60,56%) Như vậy Xí nghiệp đang rơi vào tình trạng ứ đọng vốn. * Khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh dở dang giảm 63,69% còn khoản mục TSCĐ tăng 18,33% chứng tỏ trong năm qua Xí nghiệp đã đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng. Biểu 4 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị tính: Đồng CHỉ tiêu mã số kỳ trước kỳ này luỹ kế I. Tổng doanh thu 01 17.452.332.755 17.843.866.849 169.988.455.176 Trong đó: * Doanh số bán hàng nội bộ 519.304.287 1.011.106.587 17.532.782.598 * Các khoản giảm trừ 03 0 0 0 1. Doanh thu thuần (10=01-03) 10 17.452.332.755 17.843.866.849 169.988.455.176 2. Giá vốn hàng bán 11 13.403.693.961 16.616.218.801 138.195.382.238 3.Lợi nhuận gộp (20=10-11) 20 4.048.638.794 1.227.648.048 31.793.072.938 4. Chi phí bán hàng 21 504.120.486 460.021.277 4.712.934.413 5. Chi phí QLDN 22 0 0 0 6. Lợi nhuận từ động kinh doanh (30=20 - (21+22)) 30 3.544.518.308 767.626.771 27.080.138.525 7. Thu nhập từ hoạt động tài chính 31 1.231.736 838.163 12.196.197 8. Chi phí hoạt động tài chính 32 149.283031 142.852.289 1.469.002.314 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính (40=31-32) 40 (148.051.295) (142.014.126) (1.456.806.117) 10. Các khoản thu nhập bất thường 41 62.521.960 50.000.000 645.407.831 11. Chi phí bất thường 42 (10.291.960) 50.000.000 6.660.000 12. Lợi nhuận bất thường(50=41-42) 50 72.813.920 636.747.831 13. Chênh lệch nộp công ty(80=31+40+50) 80 4.169.671.188 625612645 26.260.080.239 2.2- Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền 2.2.1- Kiểm toán doanh thu Chương trình kiểm toán doanh thu căn cứ vào điều kiện thực tế tại đơn vị các bước công viêc kiểm toán được lập trên giấy tờ làm việc: * Bước 1: Đối chiếu sổ sách - Đối chiếu số phát sinh của từng tháng giữa sổ chi tiết với bảng kê, báo cáo lỗ lãi, đối chiếu lỗ lãi với biên bản quyết toán thuế. * Bước 2: Kiểm tra chi tiết từng loại doanh thu - Tổng kết các kết quả kiểm toán và đưa ra bút toán điều chỉnh. Kiểm tra đối chiếu sổ sách. KTV đối chiếu sổ sách thông qua việc đối chiếu các tài liệu như Bảng cân đối kế toán, các sổ chi tiết... bên cạnh đó KTV cộng lại sổ sách và xem xét việc chuyển sổ. Căn cứ để đối chiếu: Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Lợi nhuận từ kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với Xí nghiệp HCM Quảng Ninh KTV liệt kê doanh thu tiêu thụ vật liệu nổ trong 12 tháng năm 2001 Biểu 5: đối chiếu tổng hợp khoản mục doanh thu 12 tháng năm 2001 STT tên mặt hàng 12 tháng số lượng doanh thu A Trong tổng công ty than 168.788.808.663 I thuốc các loại 11.651.561 129.950.399.646 1 Hàng tự sản xuất 7.983.890 80.378.166.303 2 Hàng nhập 3.667.671 67.105.015.940 II kíp 2.178.763 15.661.331.946 III dây các loại 2.302.395 3.615.406.971 IV dịch vụ 2.008.887.683 V hàng hoá khác 402.121 B ngoài tổng công ty than 1.219.646.513 I thuốc các loại 676.028.509 1 Hàng tự sản xuất 3.776 50.462.698 2 Hàng nhập 33.471 625.565.811 II kíp 116.788 363.241.070 III dây các loại 160.222 133.638.615 IV dịch vụ 46.738.319 cộng tổng doanh thu 169.988.455.176 Biểu6 : quyết toán thuế giá trị gia tăng 12 tháng năm 2001 Tên đơn vị : Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh Mã số thuế: 01001010720011 chỉ tiêu doanh thu (chưa có thuế) thuế GTGT Trong đó: thuế do điều chuyển nội bộ * Hàng hoá dịch vụ bán ra 169.988.455.176 8.583.734.841 Trong đó: hàng điều chuyển nội bộ 17.518.621.138 877.928.163 877.928.136 * Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 169.988.455.174 8.583.734.841 * Hàng hoá dịch vụ thuế suất (5%) 168.301.275.433 8.414.780.180 * Hàng hoá dịch vụ thuế suất (10%) 1.686.729.741 168.954.661 * Hàng hoá, dịch vụ cho SXKD 129.988.462.633 6.691.810.398 * Thuế GTGT kỳ trước chuyển sang + Nộp thiếu 788.013623 * Thuế GTGT phải nộp năm quyết toán 836.107.106 * Thuế GTGT đã nộp trong năm 1.363.978.226 * Thuế GTGTđược miễn giảm trong năm 1.005.817.337 * Thuế GTGT cuối kỳ quyết toán + Nộp thiếu 260.142.503 Đối chiếu tổng doanh thu cuối năm với báo cáo lỗ, lãi, biên bản quyết toán thuế, khớp đúng với sổ cái TK511. b- Thực hiện phân tích khoản mục doanh thu Xí nghiệp HCM Quảng Ninh có doanh thu tương đối lớn, sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng. XN có thị trường tương đối ổn định, doanh thu hàng năm không có sự biến động và tăng dần đều. Tuy nhiên, do tính thận trọng nghề nghiệp nên KTV thực hiện các thủ tục phân tích khoản mục doanh thu để tìm ra các điểm bất thường Về kết quả doanh thu tiêu thụ qua 2 năm 2000 -2001 như sau: biểu 7 : CHI TIếT DOANH THU STT TÊN KHáCH HàNG DOANH THU NĂM 2000 nĂM 2001 1 Trong tổng Công ty 105.787.613.266 168.778.808.663 2 Khách hàng ngoài Tổng Công ty 1.807.208.556 1.219.646.513 Tổng doanh thu 107.594.821.822 169.988.455.176 Trên cơ sở các số liệu trên ta thấy doanh thu của Xí nghiệp hàng năm tăng đều, không có sự biến động nào đáng chú ý. Tuy nhiên do tính thận trọng nghề nghiệp KTV cũng xem xét sự tăng doanh thu trên và qua tìm hiểu KTV biết trong những năm qua Xí nghiệp không ngừng mở rộng thị trường bên cạnh đó Xí nghiệp luôn cải tiến công nghệ, quy trình sản xuất tạo ra các sản phẩm với chất lượng ngày càng tăng. Như vậy, việc doanh thu tăng hàng năm là có cơ sở. Kiểm tra chi tiết doanh thu bán hàng * Xí nghiệp HCM Quảng Ninh có doanh thu tương đối lớn, khách hàng đông đảo, những khách hàng này có số dư nợ lớn, bên cạnh những khách hàng lớn XN còn có những khách hàng lẻ, các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên tương đối dày cho nên việc kiểm tra chi tiết khoản mục doanh thu mất nhiều thời gian. KTV không thể kiểm tra chi tiết từng loại hoá đơn bán hàng được vì như vậy là khối lượng công việc là rất lớn. Do đó, KTV thực hiện việc kiểm tra chi tiết thông qua chọn mẫu, việc chọn mẫu được cân nhắc thận trọng sao cho số mẫu chọn nhỏ nhất mà vẫn mang tính đại diện cao. * Do bước kiểm tra khoản mục doanh thu được thực hiện sau khi đã kiểm tra chi tiết khoản mục nợ phải thu nên KTV đã thu thập được nhiều bằng chứng liên quan trực tiếp đến khoản mục doanh thu và các khoản doanh thu đã thu tiền ngay như biên bản đối chiếu công nợ, qua gặp trực tiếp hách hàng đã xác nhận được và ghi rõ tổng số tiền về hàng hoá mà người mua được hưởng, tổng số tiền mà người mua đã thanh toán và tổng số tiền mà người mua còn nợ. Đối với các khoản doanh thu có xác nhận từ bên thứ 03 thì KTV không chọn mẫu để kiểm tra chi tiết mà sử dụng luôn các xác nhận đó làm bằng chứng kiểm toán . Với những khoản doanh thu chưa có xác nhận hoặc chưa đối chiếu với hoá đơn, chứng từ thì KTV sẽ tiến hành chọn mẫu để kiểm tra chi tiết. Tiêu thức để KTV sử dụng chọn mẫu kiểm tra chi tiết là các nghiệp vụ bán hàng có giá trị lớn, nghiệp vụ bán hàng đổi hàng và những trường hợp xuất sản phẩm làm quà tặng... 2.2.2- Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng. * Kiểm toán viên phân tích, khảo sát các khoản mục chính, bổ sung các khảo sát chi tiết và đánh giá kết quả. Dưới sự chỉ đạo của kiểm toán viên phó, nhóm kiểm toán thực hiện công việc được giao. Từng bước côngviệc, kết quả được ghi chép vào sổ tay riêng, các vấn đề còn nghi vấn đều được đưa ra thảo luận trong nhóm trước khi yêu cầu lãnh đạo Công ty giải quyết. Để giải quyết những băn khoăn kiểm toán viên có thể xác nhận qua điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp khách hàng khi cần thiết. a- Kế hoạch kiểm toán khoản phải thu khách hàng của xí nghiệp HCM Quảng Ninh * Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng tháng trên hệ thống sổ cái, nhật ký, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng. * Đối chiếu số dư của từng khách hàngtrên hệ thống sổ chi tiết phải thu khách hàng * Kiểm tra chi tiết các khoản phải thu: - Kiểm tra đối chiếu chi tiết số dư của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ. - Kiểm tra chi tiết số dư thông qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp khách hàng - Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thông qua kiểm tra chi tiết hoá đơn chứng từ. - Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá hạch toán công nợ bằng ngoại tệ. - Kiểm tra ngiệp vụ xoá sổ các khoản phải thu khó đòi. - Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết, đưa ra bút toán điều chỉnh và nếu nhận xét. b- Quy trình kiểm toán khoản phải thu khách hàng * Đối chiếu sổ sách. Công việc đối chiếu sổ sách theo các bước sau: - Đối chiếu số dư đầu năm - Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tài khoản 131 theo tháng, theo năm - Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng khách hàng - Đối chiếu số dư cuối năm c- Đối với xí nghiệp HCM Quảng Ninh: Do Xí nghiệp trực thuộc Công ty, được kiểm toán hàng năm nên nên số dư cuối năm 2000 sang đầu năm 2001 là chính xác về con số. * Kết quả kiểm tra số dư đầu năm trong việc chuyển sổ của tài khoản phải thu khách hàng như sau: - Số dư Nợ tài khoản 131 tại thời điểm 0h ngày 01/01/2002 là: 27.524.679.998 đồng - Số dư Có tài khoản 131 tại thời điểm 0h ngày 01/01/2002 là: đồng * Đối chiếu số phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Do Xí nghiệp HCM Quảng Ninh mỏ sổ theo hình thức Nhật ký Chứng từ, quy trình đối chiếu như sau: Quy trình đối chiếu tổng hợp tại Xí nghiệp HCM Quảng Ninh Sơ đồ 9: Quy trình đối chiếu tổng hợp tại xí nghiệp HCM Quảng Ninh Sổ cái tài khoản 131 Bảng kê số 11 (TK131) Nhật ký chứng từ số 8 (TK131) Bảng cân đối kế toán (Số dư TK 131) Hệ thống sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh (TK131) Ghi chú: Đối chiếu số dư của từng khách hàng Đối chiếu và kiểm tra theo tổng số phát sinh và số dư tài khoản 131 trong từng tháng và cả năm. Sau bước kiểm tra đối chiếu kiểm toán nội bộ nhận xét: Số dư nợ tài khoản 131 đến hết 31/12/2001 là : 27.524.680.027 đồng Trong đó tại Công ty HCM Hà Nội là : 3.823.793.028 đồng Tổng Công ty Than là : 23.604.931.202 đồng Khách hàng khác là : 95.955.743 đồng Số dư có tài khoản 131 đến hết 31/12/2001 là: 7.257.934.333 đồng Trong đó tại Công ty HCM Hà Nội là : 6.223.802.598 đồng Tổng Công ty Than là : 38.956.183 đồng Khách hàng khác là : 995.157.552 đồng Xí nghiệp HCM Quảng Ninh mở sổ sách đầy đủ, số liệu được phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải thu được mở đầy đủ cho khách hàng thường xuyên. Tuy nhiên, còn một số nhược điểm như sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ, sổ còn bị tẩy xoá. Biểu 8: BáO CáO CÔNG Nợ NộI Bộ TổNG CÔNG TY ĐếN HếT 31/12/2001 nội dung số dư trong đó công ty hcm hà nội tổng công ty than vn khách hàng khác Nợ phải thu 27.524.680.027 3.823.793.082 23.604.931.202 95.955.743 Nợ phải trả 7.257.934.333 6.223.820.598 38.956.183 995.157.552 * Thực hiện kiểm toán chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng Kiểm toán viên có thể sử dụng tài liệu phân tích sẵn có của Xí nghiệp khi đánh giá cao hiệu quả công tác kế toán. Phân tích tài khoản phải thu với mục đích xác định công nợ khó đòi. Phòng kiểm toán viên nội bộ đã xây dựng một quy trình kiểm toán chi tiết các khoản phải thu khách hàng mà trọng tâm là gặp trực tiếp khách hàng hay điện thoại trả lời trực tiếp. Sơ đồ10 : Quy trình kiểm toán Thống nhất với Giám đốc Xí nghiệp Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn Quyết định điện thoại hay gặp trực tiếp khách hàng Theo dõi và xử lý sau khi kiểm toán * Thống nhất với Giám đốc Xí nghiệp, kiểm toán viên nội bộ phải thông báo với Giám đốc Xí nghiệp về việc gặp trực tiếp để xác định công nợ. Trong trường hợp Giám đốc Xí nghiệp không đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm toán nội bộ thì Giám đốc Xí nghiệp cần nêu ra lý do, nếu lý do đó hợp lý thì kiểm toán nội bộ có thể bỏ qua việc xác nhận người mua đó. Tuy nhiên, không vì thế mà kiểm toán viên bỏ qua số dư đó, kiểm toán nội bộ phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số dư đó là có thật và đúng đắn. Trong quá trình hội y Ban giám đốc Xí nghiệp không đồng ý cho kiểm toán viên gặp trực tiếp khách hàng đó là HTX Phú Cường với lý do: HTX Phú Cường là một khách hàng mới, xí nghiệp đang có ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của Xí nghiệp. Việc gặp trực tiếp khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Xí nghiệp muốn đòi nợ hay là tình hình tài chính của Xí nghiệp không lành mạnh và dẫn đến khả năng HTX Phú Cường huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa, khoản nợ này có số tiền không đến mức quá lớn (197.272.215 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà xí nghiệp bán ra. Mặt khác khoản nợ này vẫn chưa phải là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh. Kiểm toán viên nội bộ chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bước kiểm toán chi tiết số dư sang bước kiểm toán chi tiết nghiệp vụ. * Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn: Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đơn giá của kiểm toán viên về khả năng sai sót. Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh có số lượng khách hàng tương đối nhiều. Tiêu chuẩn chọn mẫu là khách hàng có số dư nợ lớn, những số dư quá hạn thanh toán đã lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn. Căn cứ vào tiêu chuẩn đó kiểm toán viên nhận thấy rằng trong tổng số khách hàng của Xí nghiệp có 25 khách hàng chuyên giao dịch với Xí nghiệp, có giá trị phát sinh nghiệp vụ lớn... mà kiểm toán viên đáng quan tâm. Nhưng khi tìm hiểu thêm thì kiểm toán viên nhận thấy rằng trong số 25 khách hàng có 4 khách hàng trong năm đã có đối chiếu công nợ và 8 khách hàng đã thanh toán số dư nợ cuối năm vào đầu tháng 01 năm 2002. Do đó, với mỗi khách hàng này không chọn để gặp trực tiếp. Biểu 9: bảng kê chi tiết các khoản phải thu khách hàng (tk 131) Đến hết ngày 31/12/2001 Stt Chi tiết các khoản phải thu khách hàng Số tiền Ghi chú 01 HTX Phú Cường 97.272.215 & 02 Mỏ than Hà Lầm 434.252.825 * 03 Mỏ than Núi Bèo 782.304.410 * 04 Mỏ than Khe Tam 146.467.660 * 05 Xí nghiệp làm đường Mỏ 36.720.528 * 06 Công ty khai thác đá và VLXD 516.517.537 R 07 Địa chất 911 2.202.901 # 08 Công ty Xây dựng 47 155.981 * 09 Xí nghiệp Cường Thịnh 33.664.623 R 10 Trường Cao đẳng kỹ thuật Mỏ 5.071.528 # 11 Nguyễn thị Quyên 42.121 # 12 Công ty Xây dựng Tây Bắc 15.650.885 * 13 Mỏ than Hà Ráng 35.204.285 * 14 Công ty SX VLXD giao thông QN 9.583.782 R 15 Tổ hợp Bảo Thuỷ 31.967.117 # 16 Xí nghiệp Xây lắp mỏ Cẩm Phả 128.500.000 * 17 Mỏ than Giáp Khẩu 109.371.060 R 18 Mỏ Thành Công 38.653.124 # 19 Mỏ Suối Lai 452.591.400 * 20 Mỏ than Dương Huy 93.780.401 * 21 Mỏ than Hoành Bồ 78.594.997 # 22 Xí nghiệp 917 504.129.903 * 23 Mỏ than Khe Tam 146.467.660 # 24 Mỏ than Cao Sơn 4.104.114.852 * 25 Mỏ than Cọc sáu 1.559.637.601 # Trong đó: R: Đã có biên bản đối chiếu công nợ * : Chọn mẫu để gặp trực tiếp # : Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2001 & : Xí nghiệp không đồng ý cho gặp trực tiếp Trong số 12 khách hàng mà KTV chọ gặp trực tiếp thuộc vùng Quảng Ninh thì có: 08 khách hàng trả lời khớp với số dư của Xí nghiệp 03 khách hàng từ chối bận công việc không gặp 01 khách hàng thấy có sự chênh lệch Với Xí nghiệp Xây lắp Mỏ Cẩm Phả qua gặp trực tiếp KTV nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của Xí nghiệp và sổ sách của Xí nghiệp Cẩm Phả, số dư của Xí nghiệp nhỏ hơn số dư của Xí nghiệp Cẩm Phả . Biểu10: chi tiết việc mua sản phẩm Đơn vị : Đồng Việt Nam Ngày Tên sản phẩm Số lượng Thành tiền 13/01/2001 Mồi pentolit 175 idl 6.874 198.250.000 20/03/2001 Ngòi nổ xuống lỗ 400 dài 21m 3.670 203.750.000 15/05/2001 Dây cháy chậm 74.700 206.000.000 20/08/2001 Dây điện 1.449.500 219.750.000 30/11/2001 P3151 12.000 228.675.000 15/12/2001 Ngòi nổ DTH 18 3.084 234.000.000 28/12/2001 Thuốc nổ TNT quốc phòng 12.000 105.500.000 Cộng 1.290.425.000 Biểu 11 : chi tiết các lần thanh toán như sau Đơn vị: Đồng Việt nam Ngày thanh toán Số hoá đơn Số tiền Còn lại 13/01/2001 53 198.000.000 250.000 20/03/2001 375 190.000.000 1.400.000 30/04/2001 620 114.000.000 -100.000.000 15/05/2001 652 100.000.000 6.000.000 20/08/2001 1132 215.000.000 10.750.000 15/09/2001 1582 25.000.000 -14.250.000 30/11/2001 2589 200.000.000 14.425.000 15/12/2001 2792 14.425.000 234.000.000 Cộng 1.056.425.000 234.000.000 Thông qua việc so sánh đối chiếu giữa các số liệu của XNHCM Quảng Ninh với XN Xây lắp Mỏ Cẩm Phả thấy có sự chênh lệch là 105.500.000 đồng. Cụ thể số dư trên sổ của XN HCM Quảng Ninh là 185.500.000 đồng. Còn trên sổ sách của khách hàng nợ là 234.000.000 đồng Qua kiểm tra chi tiết các chứng từ sổ sách như các phiếu thu, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng số 2612 ngày 28/12/2001 trị giá 105.000.000 đồng không được hạch toán. Như vậy, phải điều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phải thu khách hàng. Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 131 : 105.550.000 đ Có TK 511 : 95.920.000 đ Có TK 3331 : 9.580.000 đ Còn đối với 03 khách hàng từ chối bận không gặp và 01 khách hàng Giám đốc XNHCM QN không đồng ý cho gặp thì KTV tiến hành các thủ tục thay thế bằng cách kiểm tra các hoá đơn bán hàng, hoá đơn vận chuyển, hợp đồng mua bán, kiểm tra các biên lai thu tiền liên quan đến đối tượng để tính lại số dư của 03 khách hàng trên là đúng. * Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền Công việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền là kiểm toán số phát sinh nghiệp vụ của tài khoản phải thu khách hàng thông qua các bước: - Chọn mẫu hoá đơn. - Đối chiếu kiểm tra từng hoá đơn chứng từ với sổ sách và chứng từ khác có liên quan. - Phát hiện, giải thích nguyên nhân chênh lệch và đưa ra các bút toán điều chỉnh. Chọn mẫu hoá đơn chứng từ: Hoá đơn chứng từ sử dụng trong khâu kiểm tra chi kê hay điện chuyển tiền. Ngoài ra, kiểm toán viên còn chọn mẫu một số hợp đồng bán hàng hay các phiếu xuất kho đối với nghiệp vụ bán chịu để kiểm tra đối chiếu với các hoá đơn khách hàng nhằm kiểm tra mặt lượng và kiểm tra sự thống nhất giữa hoá đơn bán hàng với hợp đồng mua bán. Kiểm toán viên chủ yếu chọn những nhiệm vụ có giá trị lớn và những nhiệm vụ gần sát với ngày khoá sổ kế toán. Đối với xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh. Do quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đã gặp trực tiếp khách hàng để xác nhận công nợ các khách hàng lớn và đã có bằng chứng có giá trị lớn như các bản đối chiếu công nợ... Nên ở bước kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ này kiểm toán viên chỉ kiểm tra với lượng mẫu chọn không lớn và chỉ mang tính chất kiểm nghiệm lại để đảm bảo mọi điều kiểm toán. * Đối chiếu kiểm tra Căn cứ vào mẫu chọn kiểm toán viên sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra rà soát các mục tiêu của kiểm toán viên nội bộ . - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ ( chữ ký, con dấu...) - Kiểm tra sự đồng bộ của các chứng từ đi kèm - Đối chiếu giữa các hợp đồng chứng từ, hợp đồng để đảm bảo sự thống nhất về mặt nội dung nhiệm vụ và quy mô số tiền - Kiểm tra việc định khoản ghi chép có đúng với chế độ kiểm toán hiện hành không. Nếu phát hiện có sự không thống nhất giữa các chứng từ thì kiểm toán viên tiến hành điều tra rõ nguyên nhân, tính toán lại các chỉ tiêu lưu các chứng từ, sổ sách, đồng thời tìm kiếm nguồn tài liệu khác có liên quan để giải thích được sự chênh lệch đó. Qua đối chiếu kiểm tra các chứng từ kiểm toán viên đã phát hiện ra những vấn đề sau và ghi vào giấy làm việc. Hoá đơn số 134 ngày 26/01/2001 bán cho Mỏ than Cọc sáu: - Mồi nổ loại 850g : số lượng 311 X đơn giá 81851 - Dây cháy chậm : số lượng 26.286 x đơn giá 1871 Tổng : 25455661+ 49181106 = 74636657 đồng Nhưng trong thực tế đến ngày 30/11 Xí nghiệp chỉ xuất cho Mỏ than Cọc sáu - Mồi nổ loại 850g : số lượng 200 x đơn giá 81851 = 16370200 đồng - Dây cháy chậm : số lượng 26.272 x đơn giá 1871 = 49154912 đồng Tổng : 65525112 đồng Biểu 12 : Báo cáo chi tiết tiêu thụ vật liệu nổ Hoá đơn số Ngày diễn giải Số lượng Thành tiền 134 01/01/2001 Nguyễn thị Quyên v 3.076 402.121 234 13/02/2001 Xí nghiệp than Hoành Bồ v 5 312.905 4 7.487.256 105.500 18.880.407 29.497.568 855 25/06/2001 Công ty Đông Bắc v 76.896 968.263.870 652.225 352.985.135 1.321.249.005 2435 26/11/2001 Mỏ than Cọc Sáu # 311 25.455.661 1871 49.181.106 74.636.657 Ghi chú: v : Đối chiếu khớp với phiếu xuất kho và việc tính toán cộng dồn là đúng # : Đối chiếu không khớp với phiếu xuất kho * Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ xoá sổ các khoản nợ phải thu khó đòi Với XNHCM Quảng Ninh. Do tính chất kinh doanh mà Xí nghiệp có một quy chế tương đối chặt chẽ trong qua trình bán hàng và thu tiền. Từ việc bán hàng đến việc phê chuẩn khoản nợ. Chủ yếu Xí nghiệp chỉ bán chịu trong vòng 30 đến 45 ngày. Hơn nữa các khách hàng nợ đều là khách quen, thường xuyên của ban Giám đốc Xí nghiệp và nghiệp vụ phê chuẩn các khoản nợ quá hạn là thuộc quyền của ban Giám đốc Xí nghiệp. Thực tế trong năm 2001 Xí nghiệp đã tiến hành xoá sổ khoản nợ phải thu của 02 khách hàng với số tiền là 54.233.000 đồng. Để kiểm tra tính trung thực của các nghiệp vụ trên KTV tiến hành kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn và căn cứ pháp lý chứng tỏ đó là những khoản phải thu không có khả năng thu hồi. Khi KTV kiểm tra số ngày qua hạn trả thì thấy có 01 khách hàng đã qua thời hạn 2 năm (XN than Bình Minh) đã được lập dự phòng và 01 khách hàng có thời hạn chưa qúa 02 năm (Mỏ Tây Bắc Đá Mài) và chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi. Tìm hiểu thêm về việc này thì KTV được biết các khoản nợ khó đòi này là hoàn toàn nằm ngoài dự kiến của bán giám đốc Xí nghiệp vì 02 khách hàng này là khách hàng thường xuyên của Xí nghiệp và việc phê chuẩn này là do Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt. Hơn nữa khoản nợ của XN than Bình Minh đã qua thời hạn 02 năm và đã được lập dự phòng. Bên cạnh đó KTV còn thu thập được các bằng chứng sau: XN than Bình Minh trong qua trình kinh doanh khai thác than gặp nhiều khó khăn nên Xí nghiệp không có khả năng trả nợ. Mỏ Tây Bắc Đá Mài do chính sách quản lý tài chính lỏng lẻo trong khi đó ban Giám đốc tham ô công quỹ nên Giám đốc Xí nghiệp đã bị cách chức, không có khả năng thanh toán cho Xí nghiệp. Do đó KTV nhận thấy rằng quyết định xoá sổ các khoản nợ của Xí nghiệp là có căn cứ hợp lý. 2.3- Lập báo cáo kiểm toán 2.3.1- Kết luận kiểm toán Sau khi hoàn thành các thủ tục khảo sát chi tiết số dó dư tài khoản công nợ phải thu khách hàng và khoản mục doanh thu các kiểm toán viên nội bộ của Công ty đưa ra biên bản nhận xét đánh giá đối với việc hạch toán các tài khoản này tại XN HCM Quảng Ninh như sau: Biên bản kiểm toán năm 2001 xí nghiệp hoá chất mỏ quảng ninh Thực hiên kế hoạch kiểm toán năm 2001 của giám đốc Công ty. Từ ngày 3/1/2001 đến ngày 7/1/2002 Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty đã tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính năm 2001 của Xí nghiệp HCM Quảng Ninh: Thành phần gồm: Phòng kiểm toán nội bộ Công ty Ông : Trương Trọng Thành - Phó phòng Ông : Lê Văn Bách - Chuyên viên Ông : Lê Ngọc Tuấn - Chuyên viên Xí nghiệp HCM Quảng Ninh Ông : Vũ Tiến Hà - Giám đốc Ông : Hà Tiến Hảo - Trưởng phòng kế toán tài chính Sau khi xem xét toàn bộ sổ sách, chứng từ và các tài liệu liên quan đến báo cáo quyết toán năm 2001. Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty có một số nhận xét và kiến nghị sau: I/ doanh thu - chi phí - giá thành Diễn giải Số quyết toán Số kiểm tra Chênh lệch I. cung ứng VLN 1. Doanh thu 133.826.575.028 133.826.575.028 2. Giá vốn 103.338.346.821 103.338.346.821 3. Chi phí bán hàng 4.252.913.136 4.252.913.136 4. Chênh lệch 26.193.497.071 26.193.497.071 II. kinh doanh SX khác 1. Doanh thu 1.801.260.050 1.775.293.248 -25.966.082 2. Giá vốn 1.682.245.367 1.656.278.565 -25.966.082 3. Chi phí bán hàng 4. Chênh lệch 119.014.683 119.014.683 III. hoạt động tài chính 1. Thu nhập 11.258.034 11.258.034 2. Chi phí 1.326.150.025 1.326.150.025 3. Chênh lệch -1.314.791.991 -1.314.791.991 IV.hoạt động bất thường 1. Thu nhập 595.407.831 645.407.831 +50.000.000 2. Chi phí -41.340.000 8.660.000 +50.000.000 3. Chênh lệch 636.747.831 636.747.831 II/ Điều chỉnh hạch toán Số tiền:25.996.802 đồng, doanh thu nội bộ TTVLN 11 tháng năm 2001: 25.062.040 đồng và XNVTTB Bắc Ninh: 904.762 đồng Điều chỉnh: Nợ TK 511 : 25.966.802 đồng Có TK 512 : 25.966.802 đồng 2. Số tiền 50.000.000 đồng chi phí thử nổ đã hạch toán năm 2000 Điều chỉnh: Nợ TK 821 : 50.000.000 đồng Có TK 721 : 50.000.000 đồng III/ Một số vấn đề khác Nhận xét * Sổ sách và chứng từ kế toán: - Sổ sách kế toán: Nhìn chung Xí nghiệp đã mở đầy đủ sổ sách theo quy định, tuy nhiên sổ chi tiết theo dõi doanh thu cần mở riêng cho từng khâu kinh doanh: Sản xuất thuốc nổ, vận tải sau cung ứng, nổ mìn, dịch vụ cảng... nhằm hạch toán chính xác hiệu quả kinh doanh của từng khâu. Mặt khác số liệu tổng hợp và chi tiết của một số sổ kế toán chưa khớp cần điều chỉnh ngay. - Chứng từ kế toán nhìn chung đảm bảo hợp lý, hợp lệ. Tuy nhiên, một số chứng từ tiếp khách chưa có diễn giải cụ thể tiếp khách nào? làm gì? * Kiến nghị: - Việc đối chiếu công nợ không kịp thời, không được coi trọng, do vậy số liệu công nợ thiếu tính chính xác. Cho nên XNHCM Quảng Ninh phải thường xuyên đối chiếu công nợ. - Các khoản mục doanh thu tiêu thụ sản phẩm trên sổ sách còn chưa chính xác, các số liệu còn cộng nhầm. Vì vậy, XN cần tính toán lại. 2.3.2- Theo dõi việc thực hiện kiến nghị sau kiểm toán Sau khi lập biên bản kiểm toán phòng Kiểm toán nội bộ tại Công ty HCM Hà Nội có trách nhiệm gửi Báo cáo kiểm toán cho các bộ phận có liên quan, bao gồm Xí nghiệp được kiểm toán để Xí nghiệp thực thi các kiến nghị, phòng Kiểm toán nội bộ cũng có trách nhiệm theo dõi việc thực thi và khi cần có thể mở các cuộc phúc tra kiểm toán để xem xét: - Các nghiệp vụ đã được điều chỉnh đúng hay chưa, xem xét việc đối chiếu công nợ? - Các khoản mục doanh thu đẫ được điều chỉnh số liệu hay chưa? Phần ba Một số biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty hoá chất mỏ hà nội I - Sự cần thiết phải hoàn thiện chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty HCM Hà nội Trong tiến trình đổi mới kinh tế, Đảng và nhà nước ta luôn tập trung các nỗ lực để kiếm tìm các biện pháp, cố gắng đưa nền kinh tế nước ta phát triển về mọi mặt, dần dần hội nhập có hiệu quả vào nền kinh tế thế giới. Công cuộc đổi mới này tất yếu đòi hỏi đổi mới và hoàn thiện về tổ chức và công cụ quản lý trong đó có kiểm toán , một vấn đề còn mới ở nước ta song lại ra rất phát triển ở nhiều nước trên thế giới, đặc biệt là các nước phương Tây. Đáp ứng những đòi hỏi đó, hệ thống kiểm toán nội bộ đã được hình thành ở rất nhiều Công ty trong đó có Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội và hệ thống này đã góp phần không nhỏ vào những thành tích mà Công ty đã đạt được trong những năm qua. Tuy nhiên phòng kiểm toán nội bộ tại Công ty HCM cũng như toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của nước ta đều phải chấp nhận một thực tế rõ ràng là nền kinh tế nước ta còn lạc hậu so với các nước trên thế giới, cơ chế thị trường mới chỉ bắt đầu hình thành từ những năm 89 trở lại đây tức là hình thành sau hàng vài chục, vài năm so với các nước tư bản, do vậy chúng ta cũng phải chấp nhận một sự hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn khoa học kiểm toán sau họ vài chục, vài năm nếu như không có một sự học hỏi kinh nghiệm rất nhiều trong qua trình phát triển mà giờ đây mới chỉ bắt đầu. Song cũng do sự đi sau này mà chúng ta có một lợi thế đó là không phải bắt đầu từ con số không mà là tự sự đón nhận những kiến thức những thông tin từ các quốc gia có nghành khoa học kiểm toán phát triển, chuyển thành kỹ năng, kiến thức của mình để vận động đi lên. Cũng do nguyên nhân trên mà hầu như phương pháp áp dụng trong hệ thống kiểm soát nội bộ còn rất đơn giản và còn nhiều yếu điểm, vì thực tế cho tới nay bộ phận kiểm toán giành được ưu tiên phát triển và quan tâm của chính phủ và nhà nước ta là hệ thống kiểm toán độc lập chứ không phải là hệ thống kiểm toán nội bộ . Tuy vậy, gần đây do nhận thấy vai trò không thể thiếu của kiểm toán nội bộ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn như các Tổng công ty nên Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 về việc thành lập quy chế kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên cũng như các loại hình kiểm toán khác, đến nay kiểm toán nội bộ đã có chuẩn mực riêng, quy trình kiểm toán riêng. Do vậy trong qua trình thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng chắc chắn các kiểm toán viên không mắc khỏi những sai sót, nhược điểm. Tìm ra những nhược điểm này để khắc phục là nhiệm vụ cần thiết của bản thân KTV nhằm làm cho mình ngày càng hoàn thiện hơn về khả năng chuyên môn, về kinh nghiệm tích luỹ và ngày càng phục vụ tốt hơn cho những yêu cầu của lãnh đạo Công ty cũng như các đối tượng khác trong xã hội, và điều này cũng đồng nghĩa với việc làm cho ngành kiểm toán ở Việt Nam ngày càng phát triển. Cho tới nay mặc dù với số lượng kiểm toán viên còn ít ỏi song các nhân viên phòng kiểm toán nội bộ đã làm việc một cách tích cực, luôn đề cao tinh thần trách nhiệm và đã tiến hành một loạt các cuộc kiểm toán đối với hầu hết các chỉ tiêu tài chính quan trọng trong các Báo cáo tài chính đồng thời giúp cho ban lãnh đạo Công ty thấy được những sai sót yếu kém cần khắc phục về kế toán và quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán cũng như hiệu quả kinh doanh trong toàn Công ty. Song do còn những hạn chế thời gian thành lập chưa lâu, các KTV tuy đều là các kế toán giỏi tại các đơn vị được bổ nhiệm, năng lực không thiếu nhưng họ chưa được đào tạo nhiều về kỹ thuật kiểm toán , hơn nữa phong kiểm toán nội bộ tại Công ty lại hoạt động trong một môi trường không được thuận lợi lắm bởi vì những Xí nghiệp trực thuốc ở khắp 3 miền hơn nữa có những Xí nghiệp đã thay toàn bộ hệ thống phòng kế toán tài chính nên có rất nhiều sai sót trong quản lý và còn rất nhiều sai phạm so với quy chế của Bộ Tài chính ban hành, điều này cản trở rất nhiều cho hoạt động của các KTV, nhất là trong khi tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền một chu trình đóng vai trò quan trọng và phức tạp trong Báo cáo tài chính, đồng thời lại rất phức tạp do mật độ các nghiệp vụ phát sinh nhiều, cũng như các đối tượng liên quan đến nó cũng nhiều, cả trong và ngoài Xí nghiệp, rất khó theo dõi. Từ những hạn chế này dẫn tới những hạn chế trong công tác của bộ phận kiểm toán và đưa ra những kiến nghị là một điều hết sức cần thiết. II - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội 1- áp dụng kỹ thuật phân tích các khoản công nợ phải thu khách hàng, doanh thu bán hàng Thủ tục phân tích là sự đánh giá các thông tin tài chính của đơn vị qua việc nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau và giữa các thông tin tài chính với những thông tin tài chính với những thông tin tài chính không mang tính chất tài chính. Trong kiểm toán công nợ phải khách hàng và doanh thu bán hàng KTV có thể từ sự so sánh số dư hay số phát sinh của các khoản phải thu, hay số phát sinh của từng tháng với báo cáo lỗ lãi, biên bản quyết toán thuế để phát hiện ra các nghiệp vụ bất thường. Ví dụ khoản phải thu khách hàng tăng bất thường và trọng yếu có thể là nguyên nhân do doanh nghiệp mở rộng thị trường và ký kết được nhiều hợp đồng bán hàng có giá trị lớn, song đây cũng có thể là do hạch toán sai sót, nhầm lẫn hay do cố ý ghi tăng các khoản thu. Ngoài ra, KTV so sánh các tỷ số giữa các kỳ với nhau để phát hiện ra những tài khoản có khả năng sai sót . Bên cạnh đó, thủ tục phân tích còn bao gồm phép so sánh giữa các chỉ tiêu của Xí nghiệp với các chỉ tiêu bình quân trong ngành, so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch hoặc số liệu dự toán. Đây là một thủ tục rất hữu ích bởi vì chi phí thực hiện rất thấp, việc tính toán và so sánh các con số với nhau được thực hiện dễ dàng và đơn giản, giúp cho KTV thấy được khả năng sai sót gian lận tiềm ẩn. Tại Công ty Xí nghiệp Hoá chất Mỏ hầu như các KTV không sử dụng thủ tục này để tìm ra các điểm bất thường đáng chú ý trong công nợ phải thu khách hàng, doanh thu. Theo em nghĩ các điểm KTV nên tận dụng kỹ thuật này để cho cuộc kiểm toán đạt hiệu quả cao hơn. 2- Chọn mẫu các nghiệp vụ để tiến hành khảo sát chi tiết Sau khi đã tiến hành khảo sát nghiệp vụ, KTV dựa vào kết quả của bước này để xác định phạm vi chọn mẫu. Thông thường nếu như trong bước trên KTV phát hiện ra quá nhiều sai sót thì sẽ mở rộng phạm vi khảo sát chi tiết và ngược lại. Song trên thực tế, KTV thường chọn mẫu các nghiệp vụ để kiểm soát chi tiết dựa trên phán đoán cá nhân, dựa vào kinh nghiệm bản thân là chủ yếu. Và các KTV dựa vào nguyên tắc số lớn có nghĩa là những nghiệp vụ nào có giá trị lớn, đặc biệt là nếu khoản phải thu, doanh thu bán hàng. Việc chọn mẫu này dễ dẫn tới rủi ro kiểm toán vì chưa chắc các gian lận sai sót đã xảy ra với những nghiệp vụ có giá trị lớn mà có thể xảy ra với những nghiệp vụ có giá trị nhỏ song tập hợp lại thì chúng có thể gây ra những sai sót nghiêm trọng đến các thông tin trên Báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của lãnh đạo Công ty cũng như lãnh đạo ở các Xí nghiệp được kiểm toán. Bên cạnh đó, lựa chọn mẫu dựa vào sự mẫn cảm nghề nghiệp của kiểm toán viên sau khi quan sát mối quan hệ trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhiều khi có thể xảy ra sai lầm cho kiểm toán viên do một số thành viên tiêu cực trong Xí nghiệp cố tình tạo ra một bầu không khí làm cho kiểm toán viên tin tưởng vào họ trong khi đáng lẽ ra phải làm ngược lại. Vậy ở đây, các kiểm toán viên khi lựa chọn mẫu thì cần phải kết hợp những nhận xét phán đoán của mình qua khảo sát kiểm soát với những phương pháp chọn mẫu khoa học như: phương pháp chọn mầu ngẫu nhiên, phương pháp chọn mẫu phi xác suất. Theo em, trong cuộc kiểm toán khoản mục phải thu, khoản mục doanh thu thì các kiểm toán viên nên chọn mẫu theo phương pháp ngẫu nhiên, đây là một phương pháp chọn mẫu khoa học và khách quan theo một phương pháp xác định đảm bảo cho mọi phần tử trong tổng thể đều có khả năng được chọn vào mẫu. Bảng số ngẫu nhiên là bảng kê các con số độc lập được xếp ngẫu nhiên phục vụ cho việc chọn mẫu. Bảng thường bao gồm nhiều con số được sắp xếp vào một bảng in sẵn. Chẳng hạn kiểm toán viên có thể sử dụng bảng số ngẫu nhiên do Hội đồng thương mại Liên quốc gia ban hành. Bảng này gồm nhiều dòng và cột. Các con số được sắp xếp theo kiểu bàn cờ, mỗi số gồm có 5 chữ số. Quá trình chọn mẫu theo bảng này gồm các bước sau: * Bước 1: Định lượng khối lượng kiểm toán bằng con số duy nhất Thông thường, các chứng từ đã được đánh số (mã hoá) trước bằng con số duy nhất. Trong trường hợp này, bản thân các con số thứ tự là các đối tượng chọn mẫu. Trong trường hợp phải đánh số cũng có thể tận dụng các con số đã có một cách tối đa để đơn giản hoá việc đánh số. Ví dụ, trong một quyển sổ chứa các khoản mục tài sản kiểm toán gồm 90 trang, mỗi trang có 30 dòng. Để có số duy nhất có thể kết hợp số thứ tự của trang với số thứ tự của dòng trên mỗi trang để có số thứ tự từ 0101 đến 9030. Trong bước này, kiểm toán công nợ phải thu, doanh thu bán hàng rơi vào trường hợp thứ nhất do vậy không cần thiết phải thực hiện bước này. Biểu 13: Bảng số ngẫu nhiên Dòng Cột 1 2 3 4 5 6 7 8 1000 37039 97547 64673 31546 99314 66854 97855 99965 1001 25145 84834 23009 51584 66745 77785 52357 25532 1002 98433 54725 18864 65866 76918 78825 58210 76835 1003 97965 68548 81545 82933 93545 85959 63282 61454 1004 78049 67830 14624 17563 25697 07734 48243 94318 1005 50203 25658 91478 08509 23308 48130 65047 77873 1006 40059 67286 18934 64998 49807 71126 77818 56893 1007 84350 67245 54031 34535 04093 35062 58163 14205 1008 30954 51637 91500 48722 60988 60029 60873 37423 1009 86723 36464 98305 08009 00666 29255 18514 49158 1010 50488 22554 86160 92250 14021 65859 16237 72296 1011 50014 00463 13906 35936 71761 95755 87002 71667 1012 66023 21428 14742 94874 23308 58533 26507 11208 1013 04458 61862 63119 09541 01715 87901 91260 03079 1014 57510 36344 34082 09712 37714 95482 30505 68475 1015 43370 589391 95848 28288 60341 52174 11879 18115 1016 61500 12763 64433 02268 57905 72347 49498 21871 1017 78938 71312 99705 71546 42274 23915 38405 18779 1018 64257 93218 35793 43671 64055 88729 11168 60260 1019 56864 21554 70445 24841 04779 56774 96129 73594 1020 35314 29631 6937 54545 04470 75463 77112 77126 1021 40704 48823 65963 39359 12717 56201 22811 24863 1022 07318 44623 02843 33299 59872 86774 06926 12672 1023 94550 23199 45557 07923 75126 00808 01812 46689 1024 34348 81191 21027 77087 10909 03676 97723 34469 1025 92277 57115 50789 68111 75305 53289 39751 45700 1026 56093 58302 52236 64765 50273 61566 61962 93280 1027 16623 17849 96701 94971 94758 08845 32260 89823 1028 50848 93982 66450 32143 05441 10399 17775 74169 1029 48006 58200 58367 66577 58583 21108 41361 20732 1030 566 27890 28825 96509 21363 53657 60119 75308 * Bước 2: Thiết lập quan hệ giữa bảng với đối tượng kiểm toán đã địn lượng Do đối tượng kiểm toán đã được định lượng bằng các con số cụ thể nên vấn đề đặt ra là lựa chọ các con số cụ thể trong năm cột tương ứng với năm chữ số của mỗi số ngẫu nhiên trong bảng. Có thể xảy ra một trong 3 tình huống sau: Một là: các con số định lượng của đối tượng kiểm toán cũng gồm 5 chữ số như các con số ngẫu nhiên trong bảng, khi đó tương quan 1-1 giữa định lượng đối tượng kiểm toán với các con số ngẫu nhiên tự nó đã được thành lập. Hai là: các con số thứ tự của đối tượng kiểm toán gồm các chữ số ít hơn 5.Trường hợp này đòi hỏi kiểm toán viên phải xác định trước các cách hoặc là lấy các chữ số đầu, hoặc là lấy các chữ số cuối cùng trong các số ngẫu nhiên trong bảng. Ba là: các số thứ tự của đối tượng kiểm toán lớn hơn 5. Khi đó đòi hỏi kiểm toán viên phải xác định lấy cột nào trong bảng làm chính và chọn thêm một cột số ở cột phụ của bảng. Chẳng hạn, với đối tượng có 7 chữ số cần ghép 1 cột chính với 2 hàng chữ số của một cột phụ nào đó. * Bước ba: Lập hành trình sử dụng bảng Đây là việc xác định hướng đi của việc chọn số ngẫu nhiên. Hướng đó có thể xuôi từ trên xuống hay ngược từ dưới lên, có thể là dọc theo cột hay ngang theo hàng. Việc xác định này có tính ngẫu nhiên nhưng cần phải được đặt trước và phải được tuân thủ triệt để trong toàn bộ tiến trình chọn mẫu. * Bước bốn: Chọn điểm xuất phát Là việc xác định con số ngẫu nhiên đầu tiên trong hành trình đã định. Nguyên tắc cơ bản của việc lựa chọn là đảm bảo tính ngẫu nhiên, tránh lặp lại thói quen cũ của kiểm toán viên. Do vậy có thể chọn điểm xuất phát bằng cách chấm ngẫu nhiên vào một điểm nào đó và lấy con số gần đó nhất làm điểm xuất phát. 3- Kỹ thuật thu thập bằng chứng Để đưa ra những bằng chứng có tính thuyết phụcvà có giá trị, làm cho ban lãnh đạo tin tưởng vào nhận xét của mình thì một điều bắt buộc là kiểm toán viên phải kết hợp cả kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ mà ở Công ty HCM cũng áp dụng. 4- Cách thể hiên trên giấy tờ làm việc Thông thường khi thực hiên kiểm toán chi tiết các nghiệp vụ, các kiểm toán viên thường ghi lại một số sai sót phát hiện được dưới dạng bằng lời trong Báo cáo kiểm toán , còn các thông tin khác trong quá trình kiểm toán hầu như không được lưu giữ trên giấy tờ làm việc. Điều này sẽ gây khó khăn cho các kiểm toán viên khi muốn tìm lại các bằng chứng cụ thể của một Xí nghiệp được kiểm toán để trình bày lại với ban lãnh đạo Công ty khi họ đòi hỏi có giải trình cụ thể. Do vậy để giải quyết việc này, kiểm toán viên nên áp dụng hai hình thức là bảng kê chênh lệch và bảng kê xác minh. Đơn vị Biểu 14: Bảng kê chênh lệch Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Chú ý mức độ sai phạm Số Ngày Sổ sách Thực tế Chênh lệch ........ Đơn vị Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức dộ sai phạm Số Ngày Trực tiếp Gián tiếp ...... Biểu15 : Bảng kê xác minh * Bảng kê chênh lệch áp dụng trong trường hợp các kiểm toán viên đã xác minh rõ ràng có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số liệu trên thực tế của các nghiệp vụ. * Bảng kê xác minh áp dụng trong trường hợp có các khoản sai sót chưa xác minh được, chưa rõ ràng cần phải xác minh lại. Việc sử dụng hai bảng kê này sẽ giúp cho kiểm toán viên dễ dàng tổng kết được toàn bộ các sai sót mà mình phát hiện được trong quá trình kiểm toán, nhờ đó đưa ra kết quả kiểm toán chính xác, khoa học hơn, đồng thời cũng giúp các kiểm toán viên trong các cuộc phúc tra kiểm toán theo dõi xem liệu các đơn vị được kiểm toán đã điều chỉnh, sửa đổi các sai phạm đã được các kiểm toán viên phát hiện theo như kiến nghị sau kiểm toán một cách nghiêm chỉnh và kịp thời hay không. Kết luận Kiểm toán nội bộ là hoạt động quan trọng và cần thiết cho quản lý doanh nghiệp, tuy nhiên hoạt động đó mới chỉ bắt đầu ở Việt Nam. Một mô hình kiểm toán nội bộ hợp lý phải đáp ứng nhu cầu của các nhà quản trị, đạt được những mục tiêu đã đề ra ở Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội cũng như nhiều doanh nghiệp khác của Việt Nam. Kiểm toán nội bộ chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực tài chính. Thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ đã khó nhưng làm thế nào để nó hoạt động có hiệu quả lại càng khó hơn, qua đề tài này cho thấy chu trình kiểm toán bán hàng và thu tiền là vấn đề bức xúc. Đó là một chu trình quan trọng trong Báo cáo tài chính của Công ty Hoá chất Mỏ. Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là nhu cầu có ý nghĩa không chỉ trong lý luận mà cả trong thực tiễn. Với kiến thức từ bài giảng, sự hướng dẫn của giáo viên và phòng kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài "Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ " Do kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những sai sót, em rất mong sự chỉ bảo của các thầy cô, các cô chú và các bạn để phát triển lên mức độ nghiên cứu sâu hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Mục lục