Chuyên đề Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng công ty thép Việt Nam

ch: VIETNAM STEEL CORPORATION Tên viết tắt: VSC Trụ sở chính : Số 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 8.561767 Fax: 8.561815 Website : www.vsc.com.vn Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ Chức năng Mục đích kinh doanh của Tổng công ty là thông qua hoạt động bán buôn, bán lẻ trong cả nước cũng như hoạt động xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu tư để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu, hàng hoá phục vụ nhu cầu sản xuất tiêu dùng của các đơn vị thành viên Tổng công ty Thép và các doanh nghiệp khác có nhu cầu. Với mục đích như vậy chức năng kinh doanh của Tổng công ty là: - Kinh doanh kim khí, vật tư phế liệu kim loại và vật tư tổng hợp - Kinh doanh xuất khẩu lao động, sản phẩm gang, sản phẩm thép - Kinh doanh nhập khẩu phôi thép, tấm lá kim loại, phế liệu Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: Phôi thép, Thép phế, Than mỡ, Than cốc, Một số nguyên liệu luyện kim khác… Nhiệm vụ Thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng được giao, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật của Cơ quan văn phòng được Tổng công ty Thép phê duyệt. Nghiên cứu tình hình thị trường và giá cả quốc tế, nắm vững yêu cầu, khả năng của thị trường nước ngoài, trong nước và các thành viên VSC đối với những mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh xuất nhập khẩu. Trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết, và thực hiện hợp đồng mua bán, kinh doanh cung ứng nguyên nhiên vật liệu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước theo đúng chiến lược kinh doanh của Tổng công ty và đúng các chế độ của Nhà nước. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty được xây dựng theo mô hình tổ chức của một doanh nghiệp Nhà nước và mô hình chiến lược SBU (công ty chi nhánh với công ty mẹ). Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ quan. Ban Giám đốc và ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị bầu lên. Trong ban Giám đốc có Tổng giám đốc và các Phó giám đốc thực hiện những nhiệm vụ do Hội đồng quản trị đề ra. Hỗ trợ cho Ban giám đốc là bộ máy giúp việc bao gồm 9 phòng ban: Văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòng tài chính-kế toán, phòng đầu tư&phát triển, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kỹ thuật, trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài, phòng hợp tác quốc tế và công nghệ thông tin, phòng thanh tra pháp chế. Mỗi một bộ phận là một mắt xích quan trọng, cùng phối hợp với nhau hoàn thành tốt mọi công việc. Mô hình cơ cấu tổ chức của Cơ quan văn phòng VSC như sau: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Tt hợp tác lao động với nước ngoài Phòng thanh tra pháp chế Phòng hợp tác quốc tế &cntt Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng đầu tư phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Văn phòng Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Cơ quan văn phòng VSC (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động) Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại Tổng cụng ty, cú quyền nhõn danh Tổng cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến việc xỏc định và thực hiện mục tiờu, nhiệm vụ và quyền lợi của Tổng cụng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trỏch nhiệm của chủ sở hữu phõn cấp cho cỏc cơ quan, tổ chức khỏc là đại diện chủ sở hữu thực hiện. Hội đồng quản trị chịu trỏch nhiệm trước Thủ tướng và trước phỏp luật về mọi hoạt động của Tổng cụng ty. Cỏc thành viờn Hội đồng quản trị phải cựng chịu trỏch nhiệm trước người quyết định thành lập Tổng cụng ty và trước phỏp luật về cỏc quyết định của Hội đồng quản trị, kết quả và hiệu quả hoạt động của Tổng cụng ty (trừ cỏc trường hợp cú ý kiến bảo lưu). Hội đồng quản trị cú 5 đến 7 thành viờn, gồm Chủ tịch và cỏc thành viờn khỏc. Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viờn Hội đồng quản trị được bầu là trưởng ban Kiểm soỏt phải là thành viờn chuyờn trỏch. Chủ tịch và thành viờn Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chớnh phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật. Nhiệm kỳ của thành viờn hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ tịch, thành viờn Hội đồng quản trị cú thể được bổ nhiệm lại. Nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, chế độ làm việc…của Hội đồng quản trị và tiờu chuẩn cỏc thành viờn Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cụng ty mẹ - Tổng Cụng ty. Ban Kiểm soỏt Ban Kiểm soỏt do Hội đồng quản trị thành lập để giỳp Hội đồng quản trị kiểm tra, giỏm sỏt tớnh hợp phỏp, chớnh xỏc và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chộp sổ kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh và việc chấp hành Điều lệ Tổng cụng ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Ban Kiểm soỏt cú tối đa 5 thành viờn do Hội đồng quản trị cử, gồm: một thành viờn Hội đồng quản trị là Trưởng Ban Kiểm soỏt; một đại diện tổ chức cụng đoàn đủ tiờu chuẩn và điều kiện quy định ; cỏc thành viờn khỏc do Hội đồng quản trị quyết định. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giỏm đốc khụng được kiờm Trưởng Ban Kiểm soỏt. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Ban Kiểm soỏt, tiờu chuẩn cỏc thành viờn Ban Kiểm soỏt do Hội đồng quản trị quyết định. Tổng giỏm đốc Tổng giỏm đốc là người đại diện theo phỏp luật của Tổng cụng ty, điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng cụng ty theo mục tiờu, kế hoạch và cỏc nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, phự hợp với Điều lệ Tổng cụng ty; chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước phỏp luật về việc thực hiện cỏc quyền, nhiệm vụ được giao. Tổng giỏm đốc là Uỷ viờn Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chớnh phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giỏm đốc khụng phải là Uỷ viờn Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng sau khi được Thủ tướng Chớnh phủ chấp thuận bằng văn bản; Nhiệm kỳ của Tổng giỏm đốc là 05 năm. Hội đồng quản trị quyết định việc bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng với Tổng giỏm đốc. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ giữa Tổng Giỏm đốc với Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoật động của Cụng ty mẹ - Tổng Cụng ty. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc và Kế toỏn trưởng; Tổng cụng ty cú cỏc Phú Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng. Phú Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Tổng giỏm đốc. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc giỳp Tổng giỏm đốc điều hành Tổng cụng ty theo phõn cụng và uỷ quyền của Tổng giỏm đốc; chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụ được phõn cụng và uỷ quyền. Việc uỷ quyền cú liờn quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liờn quan tới việc sử dụng con dấu của Tổng cụng ty đều phải thực hiện bằng văn bản. Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ giỳp Tổng giỏm đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn của Tổng cụng ty; giỳp Tổng giỏm đốc giỏm sỏt tài chớnh tại Tổng cụng ty theo phỏp luật về tài chớnh, kế toỏn; chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụ được phõn cụng hoặc uỷ quyền. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc, Kế toỏn trưởng được bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng với thời hạn tối đa là 5 năm và cú thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng. Bộ mỏy giỳp việc : * Văn phòng Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi, phối hợp các mặt hoạt động của công ty: công tác văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng, bảo vệ, y tế, tự vệ phòng cháy-chữa cháy và quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên Cơ quan. * Phòng tổ chức lao động Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, đào tạo nguồn nhân lực, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ và hoạt động xuất nhập cảnh của công ty * Phòng tài chính-kế toán Tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực tài chính-kế toán của Cơ quan Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tài chính-kế toán: - Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính của công ty, tổ chức thực hiện công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kết quả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty - Chủ trì kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, tài chính các đơn vị thành viên. Quản lý việc hình thành và sử dụng các quỹ tập trung, tơ vấn sử lý các vấn đề liên quan đến công nợ của Tổng công ty và các đơn vị thành viên - Tham gia lập và thẩm định tài chính dự án đầu tư, các hợp đồng thương mại của công ty. Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu tư của Tổng công ty * Phòng đầu tư phát triển Tham mưu giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý điều hành lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản. Nhiệm vụ chủ yếu là: - Chủ trì nghiên cứu, xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể trong lĩnh vực đầu tư phát triển của công ty - Đề xuất các dự án đầu tư phát triển, các nhà đàu tư có tiềm lực công nghệ để hợp tác liên doanh. Tiến hành lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, hợp đồng và điều lệ công ty liên doanh. Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty them định hồ sơ dự án đầu tư, đấu thầu. - Hướng dẫn, kiểm tra Cơ quan văn phòng và các đơn vị thành viên Tổng công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về kế hoạch đầu tư và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, tham gia xét duyệt quyết đoán các công trình xây dựng đầu tư cơ bản. * Phòng kế hoạch kinh doanh Tham mưu giúp lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong toàn bộ doanh nghiệp Nhiệm vụ chủ yếu là: - Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã giao trong công ty. Tham mưu giúp lãnh đạo công ty lập kế hoạch kinh doanh của Tổng công ty theo từng tháng, quý, năm phù hợp với nhu cầu thị trường. Quản lý hàng hoá xuất, nhập và tồn kho của công ty - Giúp lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế kinh doanh hàng năm và phố hợp kinh doanh với các đơn vị thành viên, cân đối khối lượng sản xuất hàng hoá giữa các đơn vị thành viên - Quản lý hàng hoá nhập khẩu, xuất khẩu. Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá của Tổng công ty. Tổng hợp thông tin kinh tế, giá cả, thị trường về sắt, thép và các vật tư liên quan; xây dựng chiến lược thị trường chính sách với các khách hàng - Tổ chức và chỉ đạo công tác thống kê nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế, các số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị thành viên * Phòng kỹ thuật Tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực kỹ thuật công nghệ luyện kim, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quản lý và khai thác mỏ, chế biến nguyên liệu Nhiệm vụ chủ yếu: - Quản lý, chỉ đạo thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực luyện cán thép, gia công kim loại, thiết bị công nghệ, khai thác mỏ… - Chủ trì nghiên cứu và xây dựng quy trình, quy phạm và định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, hoạt động khoa học công nghệ, triển khai ứng dụng công nghệ sản xuất tiên tiến, sáng chế và sáng kiến tiết kiệm - Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên Tổng công ty thực hiện quy định về kỹ thuật an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và bảo vệ môi trường * Phòng hợp tác quốc tế &CNTT Giúp việc tổng giám đốc trong công tác đối ngoại và tổ chức áp dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành, giới thiệu và quảng bá công ty Nhiệm vụ: - Nghiên cứu tổ chức thực hiện các kế hoạch, dự án công nghệ thông tin phục vụ cho công ty - Xây dựng quản lý và kết nối máy tính, hệ thống thông tin hiện tại của Văn phòng công ty và các đơn vị thành viên - Tích hợp các cơ sở dữ liệu của Tổng công ty và ngành thép, tổng hợp các thông tin về khoa học kỹ thuật – kinh tế ngành thép trong và ngoài nước; xây dựng, ứng dụng, vận hành các phần mềm tác nghiệp, nghiệp vụ tại văn phòg Tổng Công ty và các đơn vị thành viên -Xây dựng, quản lý trang điện tử của văn phòng Tổng Công ty, quản lý thư điện tử, bộ khoá ngành thép * Phòng thanh tra pháp chế Giúp lãnh đạo Tổng Công ty triển khai công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong toàn Tổng Công ty Nhiệm vụ chủ yếu: - Lập kế hoạch và chương trình thanh tra, kiểm tra thực hiện chế độ chính sách pháp luật trong Tổng Công ty. Thực hiện thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch được Tổng gián đốc duyệt - Hướng dẫn các đơn vị thành viên triển khai thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra theo quy định - Tổ chức tiếp công dân, trực tiếp giải đáp hoặc ghi nhận để kiến nghị Tổng giám đốc giải đáp nguyện vọng của công dân. Nghiên cứu, đề nghị biện pháp giải quyết các đơn thu khiếu nại, tố cảo trong toàn Tổng Công ty - Phối hợp với các cơ quan hữu quan và địa phương, với Công đoàn Tổng Công ty thực hiện việc kiểm tra, thanh tra theo yêu cầu - Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện quy chế dân chủ trong Tổng Công ty.ss * Trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài Có chức năng tổ chức tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo và làm thủ tục đưa người lao động Việt Nam làm việc có thời hạn ở nước ngoài. Nhiệm vụ của trung tâm là: - Trung tâm là đầu mối quan hệ, đàm phán, ký kết hợp đồng hợp tác lao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài. - Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và làm thủ tục đưa người lao động sang nước ngoài theo hợp đồng đã ký kết. - Nghiên cứu chính sách pháp luật của Việt Nam và các nước có quan hệ hợp tác lao động, bảo vệ quyền lợi của người lao động và tổ chức quản lý lao động theo quy định của pháp luật và nội dung cam kết trong hợp đồng. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung Chỉ tiêu Đơn vị Thực hiện 2005 Thực hiện 2006 Thực hiện 2007 1. Giá trị SXCN Tr. đ 4.970.200 5.720.000 6.578.000 2. Sản lượng (sản phẩm) - Thép cán Tấn 1.503.000 1.937.000 2.214.000 - Thép phôi Tấn 660.000 710.894 781.984 3. Tổng doanh thu Tr. đ 13.787.548 11.306.000 17.411.700 4. Kim ngạch nhập khẩu Triệu USD 349,5 360 473 5. Kim ngạch xuất khẩu Triệu USD 25,5 33 44 6. Nộp ngân sách Tr.đ 607.700 806.000 1.281.800 7. Lợi nhuận Tr. đ 347.930 536.000 812.000 8. Lao động người 16.588 13.450 20.000 9. Thu nhập bình quân đ/ng/th 2.321.000 2.750.000 3.928.000 (Nguồn : Tổng Công ty Thép Việt Nam ) Qua Bảng 1 ta thấy: - Đánh giá chung: Trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đã đảm bảo tốc độ tăng trưởng bình quân khá, đồng đều trên các nhóm chỉ tiêu chủ yếu và đáp ứng yêu cầu của Chính Phủ, Bộ công nghiệp đối với vai trò chủ đạo của các Tổng công ty Nhà nước trong nền kinh tế quốc dân. Kết quả hoạt động sản xuất như sau: + Giá trị sản xuất công nghiệp: Đã phấn đấu đảm bảo tốc độ tăng 14.7% so với năm 2006 + Sản lượng thép cán tăng 14.3% so với năm 2006 + Sản lượng phôi thép tăng 10% so với năm 2006 + Tổng doanh thu đạt trên 10.000 tỷ đồng từ năm 2005 và đến nay đạt gần 17.500 tỷ đồng. Nộp ngân sách nhà nước 1.281,8 tỷ đồng. + Lợi nhuận tăng gần 2.5 lần so với năm 2005. Thu nhập bình quân đầu người tăng gần 2 lần so với 2005 và đạt 3,928 triệu đồng/người/tháng. Có thể nói tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty trong các năm qua là khá tốt bởi một số nguyên nhân khách quan và chủ quan như : - Năm 2007 là năm thứ 2 triển khai thực hiện kế hoạch 5 năm 2006 – 2010 theo Nghị Quyết Đại hội Đảng lần thứ X có tác động mạnh mẽ đối với sự nghiệp phát triển của Tổng công ty Thép. - Tình hình chính trị trong nước ổn định, nền kinh tế tiếp tục tăng trưởng với tốc độ cao. Tốc độ tăng trưởng tổng sản phẩm trong nước (GDP) năm 2007 đạt gần 8.5%, trong đó giá trị sản xuất công nghiệp đạt 17,1% - Nguồn lực cho đầu tư phát triển kinh tế – xã hội ngày càng lớn, nhu cầu tiêu dùng thép trong nước (thép cán dài tăng 16% và thép cán dẹt tăng trên 20%) so với năm 2006. - Mặt khác thị trường thép thế giới có nhiều biến động phức tạp và khó lường. Đặc biệt, Trung Quốc tiếp tục là nhân tố gây biến động lớn về giá. Giá phôi thép phế, than cốc, than mỡ, giá xăng dầu thế giới biến động thất thường và liên tục duy trì ở mức cao. - Thị trường thép trong nước do phụ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu nên cũng biến động liên tục. Sáu tháng đầu năm, thép xây dựng cạnh tranh quyết liệt, nguyên nhân là do cung vượt cầu. Mặt khác, trong 6 tháng đầu năm thép giá rẻ Trung Quốc thâm nhập thị trường nội địa, tác động xấu tới tâm lý người tiêu dụng, gây sức ép về giá trên thị trường. Sáu tháng cuối năm do Chính phủ Trung Quốc điều chỉnh chính sách hạn chế xuất khẩu phôi và nguyên liệu sản xuất thép nên nguồn cung khan hiếm, giá cả tăng cao. - Năm 2007, giá thép dài xây dựng trên thị trường nội địa tăng bình quân khoảng 22 đến 24% so với năm 2006. Giá thép xây dựng bình quân của Tổng công ty 9,5 triệu đồng/tấn và của các công ty khác bình quân 9,8 triệu đồng/tấn. - Thị trường thép dẹt tấm, lá trong nước cũng chịu sự tác động của thị trường thép thế giới. Giá bán thép tấm bình quân 10 triệu đồng/tấn, tăng 44,6% so với năm 2006, giá bán thép cán nóng bình quân 11,9 triệu đồng/tấn, tăng 21,9% Phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Viêt Nam. Thực trạng hoạt động xuất khẩu thép Mặt hàng thép thành phẩm Có nhiều loại thép thành phẩm xuất khẩu như thép góc, thép cuộn, thép thanh.. Thị trường xuất khẩu thép chủ yếu Thị trường xuất khẩu thép chủ yếu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là Lào, Campuchia, Myanmar...Với ưu thế thuận lợi về đường vận chuyển, thời gian giao hàng nhanh, chính vì thế đã có thể cạnh tranh với Trung Quốc để có thể chiếm lĩnh các thị trường này. Ta có thể thấy rõ tỷ trọng xuất khẩu thép ở từng thị trường qua bảng 4 dưới đây. Bảng 2: Kim ngạch xuất khẩu thép theo thị trường ĐVT: USD Nước xuất khẩu 2006 2007 Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Lào 9.412.284 22% 11.468.441 26% Campuchia 14.974.089 35% 15.879.380 36% Myanmar 16.257.582 43% 16.761.568 38% (Nguồn: Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép) Qua bảng 2 ta thấy: Thị trường xuất khẩu chính của Cơ quan văn phòng Tổng công ty là Lào, Campuchia, Myanmar. Nếu như năm 2006 tỷ trọng thép xuất khẩu sang Lào chiếm 22% tổng kim ngạch xuất khẩu thép của Cơ quan văn thì sang năm 2007 tỷ lệ này tăng lên 26%. Song song với việc tăng tỷ trọng xuất khẩu thép là việc giảm tỷ trọng thép xuất sang Myanmar. Năm 2006 tỷ trọng thép xuất sang Myanmar là 43% thì sang năm 2007 tỷ lệ này giảm xuống còn 38%. Có sự chuyển hướng xuất khẩu thép là do: - Thuận lợi về đường vận chuyển nên thép Việt Nam có thể cạnh tranh với Trung Quốc. - Bên cạnh đó chất lượng thép của Việt Nam cũng không thua kém gì các thị trường khác. - Xét về mặt địa lý thị trường Lào, Campuchia ở gần Việt Nam vì vậy giảm thiểu được chi phí vận chuyển và rủi ro phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hoá. - Hơn thế nữa mối quan hệ hợp tác về kinh tế cũng như chính trị giữa Việt Nam và Lào, Campuchia đang ngày càng được mở rộng. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép của Tổng Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện xuất khẩu thép Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra L/C Thuê tàu Giao nhận hàng Mua bảo hiểm Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra L/C Kiểm tra thông số của tàu Giao nhận hàng Mua bảo hiểm Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm (Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh) Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết, Tổng công ty tiến hành chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu. Sản lượng thép cán sản xuất trong năm 2007 đạt 1.409.248 tấn , tăng 113.1% so với cùng kỳ năm 2006. Một mặt phục vụ nhu cầu thép thành phẩm trong nước, mặt khác tiến hành xuất khẩu sang các thị trường Lào, Campuchia… Hàng hóa được kiểm tra chất lượng, số lượng trước khi đưa ra cảng để đảm bảo về chất lượng ghi trong hợp đồng. Kiểm tra L/C Đôn đốc bên nhập khẩu mở thư tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn. Những nội dung của L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của thư tín dụng, ngày hết hạn hiệu lực của thư tín dụng, loại thư tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải, chứng từ thương mại… Mua bảo hiểm Trong quá trình vận chuyển hàng từ nước mình sang các nước nhập khảu do hàng được vận chuyển bằng đường biển nên thường gặp rủi ro có thể xảy ra ra tổn thất, hư hỏng mất mát về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, đâm va nhau, nổ, mất tích không giao hàng...Mà theo tập quán quốc tế trách nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi người vận tải bồi thường là rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. Công ty thường mua bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro, bảo vệ hàng hóa của mình. Với mỗi lô hàng xuất khẩu khi mua bảo hiểm Công ty thường thực hiện các công việc: - Căn cứ mức chi phí cạnh tranh và chất lượng dịch vụ, đề xuất công ty bảo hiểm cho lô hàng. - Gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá tới công ty bảo hiểm đề nghị cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng. - Sau khi có giấy chứng nhận bảo hiểm của công ty bảo hiểm , tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm - Làm tờ trình lãnh đạo Tổng công ty và chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán phí bảo hiểm. Trường hợp có hợp đồng bảo hiểm bao/hợp đồng nguyên tắc với công ty bảo hiểm thì sẽ thanh toán theo quy định của hợp đồng. Để tránh việc thỏa thuận lại các điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và tránh việc phải thực hiện một hợp đồng riêng biệt cho từng chuyến hàng có chi phí rất cao Công ty thường ký hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy) để bảo hiểm cho tất cả các lô hàng xuất khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) theo các điều kiện và điều khoản như đã thỏa thuận trước. Công ty thường mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm lớn và có uy tín của Việt Nam như Bảo Việt, Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.08% trị giá bảo hiểm. Kiểm tra thông số tàu Việc chuyên chở trong hoạt động ngoại thương đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như mạch máu nối liền các bên với nhau và đây cũng là một yêu cầu tất yếu gắn chặt với việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Trong thương mại quốc tế, các công ty có thể áp dụng nhiều phương tiện vận tải khác nhau như ôtô, đường biển, đường sắt, đường hàng không...Hiện nay Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép sử dụng phương thức vận tải biển là chủ yếu. Đối với Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng như nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam thì nghiệp vụ thuê tàu còn nhiều hạn chế do chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa có nhiều thông tin về các hãng tầu quốc tế... Do vậy, hiện nay các hợp đồng xuất khẩu được thực hiện tại công ty hầu hết bên nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu và thông báo cho công ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.  - Sau khi nhận thông báo của người Mua về dự kiến chỉ định tàu chở hàng, công ty tiến hàn kiểm tra các thông số của tàu xem có phù hợp với các quy định trong hợp đồng hay không. - Thông báo và yêu cầu công ty bảo hiểm xác nhận bằng văn bản đồng ý bảo hiểm hàng hoá được chuyên chở trên con tàu do người Mua chỉ định thuê. - Thông báo xác nhận bằng văn bản cho người Mua - Thường xuyên liên hệ với đại lý tàu để nắm các thông tin về tàu và lịch tàu. Khi kiểm tra các thông số của tàu Công ty kiểm tra tuổi tàu xem con tàu đó đã đóng lâu chưa?, kiểm tra xem con tàu đó có là thành viên của hiệp hội tàu biển quốc tế hay không? hay kiểm tra xem con tàu đó đã “sổ tàu” bao giờ chưa?... Làm thủ tục hải quan - Khi hàng đưa ra cảng, đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau: + 1 hóa đơn thương mại + Bảng kê chi tiết + Phiếu đóng gói + Vận đơn + Giấy chứng nhận xuất xứ - Công ty thuê công ty đại lý giao nhận làm các thủ tục hải quan, giao hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khách hàng của công ty, đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thông báo để các bộ phận này giúp đỡ công ty đại lý giao nhận thực hiện tốt công việc của họ. Vì công ty thuê công ty đại lý làm thủ tục thông quan và giao hàng cho mình trong tất cả các lô hàng xuất khẩu nên mỗi năm công ty thường ký một hợp đồng uỷ thác giao hàng và với mỗi lô hàng công ty chỉ cần làm các Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thác của năm đó để gửi tới công ty đại lý giao nhận Như vậy công ty không trực tiếp tiến hành các thủ tục thông quan, giao hàng hoá mà thuê một công ty khác làm. Điều này có ưu điểm là rút ngắn thời gian thông quan, giao hàng tại cảng do các công ty này có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên tiến hành các công việc này nhanh hơn công ty. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phí làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty và hơn nữa công ty sẽ không chủ động nếu có sự cố gì đó xảy ra trong quá trình thông quan, giao hàng hóa. Giao hàng Sau khi có thông báo tàu cập cảng Công ty chuẩn bị việc giao hàng tại cảng bao gồm các công đoạn sau: - Thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan đến lô hàng xuất khẩu về thời gian tàu nhận hàng. - Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giao hàng và khẩn trương làm thủ tục giao hàng. - Chuyển bộ hồ sơ giao hàng cho đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền làm thủ tục giao hàng: đơn vị trực thuộc người Bán, văn phòng đại diện hoặc công ty đại lý Giao nhận Vận tải (công ty đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc). - Phối hợp với các đơn vị được uỷ quyền giao nhận theo dõi việc giao nhận hàng. Việc thuê công ty khác làm thủ tục giao nhận hàng hoá giúp công ty rút ngắn thời gian giao nhận hàng hoá do các công ty này có chuyên môn, nghiệp vụ và thông thạo trong việc này. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải mất một khoản chi phí và thiếu đi sự chủ động trong việc giải quyết các sự việc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá. Đội ngũ nhân lực của Doanh nghiệp trong lĩnh vực đàm phán ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Đội ngũ nhân lực trong lĩnh vực đàm phán, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đã được đào tạo chuyên sâu về luật pháp quốc tế, các quy đinh trong hợp đồng thương mại quốc tế... Hiện nay Tổng công ty vẫn phải thuê các ông ty khác làm thủ tục hải quan giao nhận hàng hóa do các công ty này có chuyên môn, nghiệp vụ và thông thạo trong công việc xuất nhập khẩu. Đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép của Tổng công ty Thép Việt Nam. Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu thì công việc tiếp theo sẽ là thực hiện hợp đồng, đây là giai đoàn khó khăn và có rất nhiều tình huống phát sinh ngoài dự tính cũng như có rất nhiều sai lầm mà bất cứ Doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nào cũng có thể phạm phải. Đây cũng chính là lúc Công ty thực hiện các hoạch định trong kế hoạch, đồng thời xử lý các vấn đề phát sinh để thực hiện đúng tiến độ như đã thỏa thuận với đối tác nhằm giữ đúng uy tín và đáp ứng yêu cầu của thị trường, khách hàng. Ta có thể xem xét tình hình thực hiện hợp đồng qua một số chỉ tiêu: tốc độ thực hiện hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, số lượng hợp đồng, kim ngạch xuất khẩu đã thực hiện được, quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. * Về tiến độ thực hiện hợp đồng (đây là chỉ tiêu quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu): Công ty luôn cố gắng đảm bảo nhanh chóng hoàn thành tốt các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố. Tuy nhiên, việc thuê công ty khác làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa làm cho công ty không được chủ động cũng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hiện nay, công ty đã phát hiện ra những tồn tại này nên đang có phương án khắc phục cải thiện tình hình, tạo được niềm tin cho bạn hàng cũng như sự tự tin vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Tổng công ty. Ngoài ra, một vấn đề nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng là việc thanh toán các khoản mà phải bồi thường do giao hàng thiếu trọng lượng. * Thời gian thực hiện hợp đồng: phần lớn số hợp đồng mà công ty đã ký kết được thực hiện kéo dài trung bình trong 3 tháng, nếu hợp đồng nào có sự cố thì có khi lên đến 7 tháng mới hoàn tất. Thời hạn thực hiện hợp đồng của công ty cũng chịu sự tác động của các yếu tố tương tự như đối với tốc độ thực hiện hợp đồng như thời gian hoàn thành thủ tục hải quan, thời gian giao hàng,...Chính vì thế trong thời gian thực hiện hợp đồng công ty cần kiểm tra kỹ các số liệu trong bộ chứng từ để tránh các sai sót như trong hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan... * Số lượng hợp đồng, kim ngạch xuất khẩu được thực hiện: Bảng 3 : Số lượng hợp đồng, kim ngạch xuất khẩu được thực hiện : Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Số hợp đồng ký kết 3 5 Số hợp đồng thực hiện được 3 4 Số hợp có sai sót 1 2 Số hợp đồng huỷ 0 1 (Nguồn: Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép) Qua bảng 3 ta thấy: - Năm 2006 công ty ký kết 3 hợp đồng và đều thực hiện được cả 3 hợp đồng này, trong đó có 1 hợp đồng có sai sót. Nguyên nhân do khi giao hàng bị thiếu thanh và thiếu trọng lượng nên công ty phải tiến hành bồi thường. - Năm 2007 số lượng hợp đồng ký kết đã tăng lên 5 cùng với đó số lượng hợp đồng thực hiện được cũng tăng lên 4 hợp đồng. Trong năm 2007 có 1 hợp đồng bị huỷ do giá tăng đã ảnh hưởng đến uy tín của Doanh nghiệp. Tổng Công ty không thực hiện hợp đồng và chấp nhận phạt 2% giá trị hợp đồng. Năm 2007 Tổng công ty đã xuất khẩu được 83.670 tấn thép thành phẩm. Tổng giá trị hợp đồng đạt 44,109 triệu USD * Về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu : Công ty chủ yếu xuất khẩu các loại thép thành phẩm... để tăng sản xuất trong nước nên cũng có kinh nghiệm trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Quy trình thực hiện theo các trình tự thông thường song cũng có một số sự khác biệt như công ty không trực tiếp làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa mà thuê một công ty khác thực hiện các công việc này hay trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu công ty. Đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Tổng Công ty Thép Việt Nam Đánh giá chung kết quả đạt được - Nhìn chung quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Tổng công ty là khá tốt, trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mình, tất cả các hợp đồng xuất khẩu mà doanh nghiệp đã từng thực hiện đều tuân thủ đúng theo quy định của luật quốc tế, luật trong nước và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hơn nữa công ty còn có sự nỗ lực không ngừng trong việc giảm thiểu số lượng các sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp, khiếu nại xảy ra trong quy trình thực hiện hợp đồng. - Công ty luôn cố gắng đảm bảo thực hiện nhanh chóng các giai đoạn trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu : mở L/C, làm thủ tục hải quan…và giải quyết các vấn đề phát sinh đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. - Công ty ngày càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa, giảm được các chi phí phụ như chi phí lưu kho, lưu bãi. - Về công tác tổ chức cán bộ : Là một Công ty có truyền thống làm việc nghiêm túc, Công ty luôn quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ với ý thức con người là nhân tố quan trọng quyết định tất cả. Công ty có chính sách ưu tiên trong lĩnh vực đào tạo lại cán bộ, có chương trình rõ ràng, dành nguồn chi phí hợp lý cho đào tạo. Hàng năm công ty đều tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương cho các nhân viên để nâng cao chuyên môn và cập nhật các kiến thức mới. Bên cạnh đó chính sách tiền lương cao, các chính sách khen thưởng cho các nhân viên tích cực và làm việc hiệu quả cũng như chế tài phạt giành cho các nhân viên làm sai sót, làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm. Những nguyên nhân và tồn tại trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Trong quá trình ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, các cán bộ ngoại thương luôn cố gắng thoả thuận, đàm phán với đối tác để giành được các điều khoản có lợi, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty diễn ra trong môi trường luôn biến động nên có một số tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa các nghiệp vụ ngoại thương như : - Tất cả các hợp đồng của Cơ quan văn phòng chưa giành được thế chủ động trong việc thuê phương tiện vận tải, mà việc làm này nếu được triển khai sẽ giảm được chi phí xuất khẩu nâng cao lợi nhuận cho Tổng công ty. Khi có được thế chủ động trong phương tiện vận tải công ty nên kết hợp các loại hình vận chuyển, các loại hình này sẽ hỗ trợ cho nhau và giảm chi phí. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng tình trạng thiếu hàng xảy ra là khá nhiều do đó công ty cần có những biện pháp để hạn chế điều này để giảm bớt những chi phí và tổn thất có thể xảy ra. - Cơ quan văn phòng thuê các công ty, đại lý uỷ quyền cho họ giao hàng và tiến hành làm thủ tục hải quan. Nhưng đây chỉ là giải pháp trước mắt bởi chi phí thuê sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận sau này. Thực tế khi pháp luật Việt Nam đã giảm thiểu cho những thủ tục hải quan khiến chúng trở nên đơn giản hơn thì công ty nên tự mình tiến hành công đoạn này. Những nguyên nhân khác làm ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Bên cạnh các nguyên nhân chủ quan làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng như trên còn có các nguyên nhân khách quan khác như sự biến động của thị trường, hệ thống thông tin liên lạc, các hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, các chính sách pháp luật... - Sự biến động của giá thép trong mấy năm gần đây ảnh hưởng rất nhiều đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty. - Trong mấy năm gần đây mặc dù hệ thống thông tin liên lạc đã phát triển khá nhanh chóng và mạnh mẽ tại nước ta song thị trường thông tin chưa phát triển đặc biệt là các thông tin về thị trường ngoài nước còn hạn chế, các dự báo thiếu chính xác nên các doanh nghiệp không có đủ thông tin cần thiết cho hoạt động xuất khẩu. Đây là nguyên nhân làm công ty ký kết hợp đồng với một số công ty nước ngoài để mua hàng nhưng lô hàng đó không đáp ứng được tiêu chuẩn của công ty do chất lượng hay bị mua hàng với giá cao hơn giá thực tế tại thị trường vào thời điểm lúc bấy giờ...làm nảy sinh các khiếu nại, tranh chấp cho cả hai phía. - Sự thiếu đồng bộ trong các chính sách pháp luật, quy chế, quy định của nhà nước về quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu làm cho việc thực hiện các thủ tục xuất khẩu hàng hoá gặp khó khăn và mất nhiều thời gian. Thêm vào là sự chưa thống nhất giữa luật của Việt Nam với luật quốc tế nên gây khó khăn cho Công ty trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu. - Bên cạnh đó sự khác biệt về chế độ chính trị giữa Việt Nam-nước theo hệ thống chính trị Xã Hội Chủ Nghĩa với các nước chế độ Tư Bản Chủ Nghĩa cũng làm hạn chế cơ hội kinh doanh với các nước này. Đây là một trong những nguyên nhân kìm hãm quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam. Với ý thức hệ và tư duy khác biệt này gây cản trở cho các doanh nghiệp trong nước tiếp cận tư duy kinh doanh quốc tế hiện đại. ở giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp Nhà nước đang trong quá trình tiền hành cổ phần hoá. Tổng công ty Thép Việt Nam được tổ chức theo mô hình tổng công ty 91 của Nhà nước. Mô hình này không còn phù hợp với thời kì kinh tế thị trường nữa. Vì vậy Tổng công ty Thép đang trong quá trình tiến hành cổ phần hoá toàn bộ Tổng công ty, tiến trình mới này vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, do đó không thể tránh được những khuyết điểm, sai lầm sẽ mắc phải. Chương iii: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam. Phương hướng và mục tiêu hiện tại của Công ty. Trong cơ chế thị trường ngày nay, hoạt động kinh doanh quốc tế gặp rất nhiều khó khăn và trở ngại. Để có thể tồn tại và phát triển thì mỗi doanh nghiệp cần có những định hướng đúng đắn, kịp thời để nắm bắt được cơ hội kinh doanh. VSC cũng xây dựng cho mình những phương hướng hoạt động để phát triển hơn nữa trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay: Phương hướng chung đối với công tác xuất khẩu Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động mang lại lợi nhuận cao song nó chứa đựng nhiều yếu tố rất phức tạp. Những yếu tố này vượt ra ngoài biên giới quốc gia, nó mang tính chất quốc tế và như thế nhiều khi Cơ quan Doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Chính vì thế mà Tổng công ty đã đưa ra định hướng đối với hoạt động xuất khẩu như sau: - Phấn đấu không ngừng để duy trì và nâng cao tỷ trọng hàng xuất khẩu nhằm kích thích các đơn vị thành viên và các ngành sản xuất trong nước, đây cũng là định hướng phát triển lâu dài của hoạt động xuất khẩu tại Tổng công ty Thép. - Mở rộng thị trường xuất khẩu. Giữ vững và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, các nước nhập khẩu: Lào, Campuchia, Myanmar, Singapo…Đồng thời tìm kiếm những thị trường mới để tăng thị trường xuất khẩu, nâng cao sự phát triển của Tổng công ty. - Nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với các đối tác trong cũng như ngoài nước. - Không ngừng tăng doanh thu, tăng lợi nhuận có được từ hoạt động xuất khẩu để từ đó nâng cao doanh thu cho Cơ quan văn phòng và Tổng công ty Thép. Định hướng đối với công tác xuất khẩu thép thành phẩm Mặt hàng xuất khẩu thép vẫn giữ một vai trò chính trong mặt hàng nhập của Cơ quan văn phòng Tổng công ty Thép và Việt Nam. Trong ngành thép xây dựng hiện nay phôi không thể thiếu được và nhu cầu về mặt hàng này sẽ còn tăng nữa. Bên cạnh đó quá trình Công nghiệp hoá-Hiện đại hoá ở Viêt Nam đang diễn ra với nhịp độ nhanh chóng, nhiều công trình, cơ sở hạ tầng được xây dựng vì vậy mà nhu cầu về thép xây dựng sẽ còn tồn tại. Do nhu cầu thép tăng dẫn đến sự biến động liên tục về giá cả của mặt hàng này. Trong những năm tới đây hoạt động xuất khẩu thép của Tổng công ty được định hướng như sau: - Phát triển hơn nữa họat động xuất khẩu thép để nâng cao sản xuất thép sản xuất cho các đơn vị thành viên VSC. - Mở rộng thị trường xuất khẩu thép, tìm kiếm thị trường mới. - Tăng doanh thu từ việc kinh doanh xuất khẩu thép góp phần tăng doanh thu cho Tổng công ty. - Nâng cao uy tín với đối tác nhập khẩu thép để giữ quan hệ làm ăn lâu dài với bạn hàng. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty. Giải pháp đối với công ty Làm thủ tục hải quan Hiện nay Cơ quan văn phòng không phải tiến hành làm thủ tục hải quan vì công đoạn đó được giao cho các công ty, đại lý uỷ quyền đảm nhận. Việc làm này thật sự đã rút ngắn thời gian hàng nằm tại cảng, hàng hoá xuất khẩu được thông quan nhanh hơn vì các công ty này có chuyên môn về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan hơn công ty. Tuy nhiên đấy mới chỉ là giải pháp trước mắt, vì thực tế chi phí thuê này sẽ ảnh hưởng đên lợi nhuận của Cơ quan có được. Khi mà Nhà nước đã có pháp lệnh giảm các công đoạn khai báo làm thủ tục hải quan thì Cơ quan nên cử cán bộ của mình trực tiếp đi cùng với công ty đại lý uỷ quyền để nắm bắt được quy trình, thủ tục làm thủ tục hải quan từ đó có thể tự mình tiến hành công đoạn này nhằm tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận Giao nhận hàng hoá Việc giao nhận hàng hoá công ty cũng không trực tiếp làm mà uỷ quyền cho một công ty khác làm do đó nếu trong quá trình giao nhận hàng có có vấn đề gì phát sinh công ty không trực tiếp giải quyết ngay được mà Công ty uỷ thác sẽ giải quyết điều này làm mất đi sự chủ động và linh hoạt của Công ty. Do đó công ty nên tự mình tiến hành nghiệp vụ này Một số kiến nghị đối với nhà nước và các bên có liên quan Hoạt động xuất khẩu không thể thiếu được sự quản lý điều hành của Nhà nước vì hàng loạt các chính sách về thuế, lãi suất, các quy định đối với hoạt động kinh doanh ngoại thương...đều do nhà nước đặt ra. Trong những năm qua, Nhà nước đã có nhiều chính sách thông thoáng hơn cho các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, thực tế kinh doanh xuất nhập khẩu từ các doanh nghiệp đã phát sinh không ít những khó khăn cần tới sự điều chỉnh vĩ mô của Nhà nước để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, góp phần vào hiệu quả chung của toàn bộ nền kinh tế. Xuất phát từ thực tế tìm hiểu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam, em xin đưa ra một số kiến nghị như sau: - Cải cách triệt để thủ tục hành chính trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu như thủ tục xin giấy phép kinh doanh, giấy phép xuất khẩu, thủ tục hải quan,thuế...tránh việc gây phiền nhiễu cho các doanh nghiệp đồng thời ngăn chặn triệt để tình trạng vòi tiền ăn hối lộ của một số cán bộ của các cơ quan này. - Xây dựng các kế hoạch đầu tư vào các cơ sở hạ tầng và phát triển hệ thống thông tin liên lạc - đây là chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp. Xây dựng các tuyến đường mới có chất lượng cao, thuận tiện việc chuyên chở hàng hoá. Không những thế Nhà nước không thể thiếu các kế hoạch về quy hoạch, nâng cao, sửa chữa và xây dựng mới mạng lưới cầu cảng, kho tàng thuận tiện cho việc bốc xếp và lưu giữ hàng hoá. Và coi đây là một bộ phận cấu thành của kết cấu hạ tầng của quốc gia nhằm đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí, bảo vệ môi trường... Còn về hệ thống thông tin liên lạc cũng phải được đầu tư phát triển làm sao giảm bớt tới mức thấp nhất các chi phí về liên lạc để ở mức trung bình trong khu vực. Hệ thống thông tin liên lạc phải luôn được thông suốt để công ty có điều kiện tốt nhất trong việc thu thập các tin tức đang diễn ra trên thế giới cũng như việc giao dịch với các đối tác nhất là bạn hàng quốc tế. - Bên cạnh các chính sách đầu tư, nhà nước cần có sự hỗ trợ các doanh nghiệp thông qua hệ thống thông tin của phòng Thương mại Việt Nam, các đại sứ quán và các tham tán thương mại tại nước ngoài. Việc cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp về sự biến động của thị trường thế giới là rất quan trọng bởi nó có ảnh hưởng sâu sắc đến kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu như tình hình thay đổi giá cả cảu một số mặt hàng như giá dầu, tỷ giá hối đoái... Nên đặt ra các yêu cầu: + Nắm bắt chính xác và cung cấp kịp thời cho các doanh nghiệp về các thông tin thị trường như về nguyên liệu, giá công nghệ, sự biến động của các yếu tố ảnh hưởng đến giá... + Cung cấp các văn bản mới nhất, các quy định cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành về việc thực hiện hoạt động kinh doanh tại nước ngoài để doanh nghiệp có phương án phù hợp với các thay đổi đó. Sự quan tâm của Chính phủ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp nên Nhà nước cần luôn theo dõi sát sao các hoạt động của các doanh nghiệp để có thể nắm bắt các khó khăn các doanh nghiệp đang mắc phải và đưa ra các chính sách phù hợp ở tầm vĩ mô tạo điều kiện phát triển cho doanh nghiệp. Một số giải pháp khác Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kết hợp với các hình thức huy động vốn * Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Một trong những khó khăn của Tổng công ty là vấn đề vốn cho kinh doanh. Trong điều kiện nhu cầu về vốn thì quá cao mà vốn cho hoạt động sản xuất thép thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu lại eo hẹp. Yêu cầu được đặt ra là Cơ quan phải sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Trước hết Cơ quan phải làm tốt công tác quản lý vốn, cụ thể là: - Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, ngoại hối của Nhà nước mà trước tiên là hoàn thành các loại thuế phải nộp - Tính toán lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Cơ quan có thể thực hiện một số biện pháp sau: + Đẩy mạnh tốc độ lưu chuyển hàng hoá để không cần tăng thêm lượng vốn lưu động mà hiệu quả sử dụng vốn vẫn tăng lên + Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh tình trạng thiếu vốn phục vụ cho sản xuất. + Quản lý tốt lượng hàng dự trữ, thanh lý kịp thời hàng tồn kho, ứ đọng để giải phóng vốn Song song với công tác trên Cơ quan cần phải: + Thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn + Phải xây dựng được các phương án kinh doanh để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cao. Ngoài ra Cơ quan cần giao vốn cho từng phòng để họ thực hiện chế độ tự hạch toán, đồng thời có kế hoạch giám sát, kiểm tra để cho các phòng chủ động hơn trong kinh doanh * Huy động vốn Công ty có thể huy động vốn bằng các hình thức sau: - Khai thác nguồn vốn từ liên doanh liên kết, phần lớn các doanh nghiệp liên doanh liên kết với Tông công ty Thép Việt Nam đều là các doanh nghiệp nước ngoài, họ có tiềm lực tài chính rất mạnh như: công ty thép VinaKyoei, công ty thép VSC-Posco, công ty sản xuất thép Vinaustell,... Cơ quan văn phòng có thể dựa vào mối quan hệ này để tăng nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của mình - Huy động vốn từ các thành viên trong Tổng công ty Thép Việt Nam. Trong Tổng công ty Thép có rất nhiều đơn vị kinh doanh đạt hiệu quả cao, số lượng vốn lớn như: công ty Gang thép Thái Nguyên, công ty thép Miền Nam, công ty thép Đà Nẵng… - Huy động vốn từ Hiệp Hội Thép Việt Nam (VSA). Hiệp Hội Thép Việt Nam được thành lập nhằm điều phối hoạt động sản xuất thép của các doanh nghiệp Việt Nam, bên cạnh đó nó còn có chức năng hỗ trợ sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp như: về vốn, công nghệ sản xuất, dự báo thị trường thép trong nước cũng như quốc tế…Vì vậy Cơ quan văn phòng có thể tiến hành vay vốn từ VSA. - Tới đây Cơ quan văn phòng sẽ tiến hành cổ phần hoá, đây cũng là một trong những điều kiện thuận lợi cho Cơ quan văn phòng có thể vay vốn từ các cổ đông trong công ty, từ các cán bộ nhân viên của Cơ quan. Đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Hiện nay trong hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công ty vẫn phải thuê đại lý trung gian thực hiện việc thông quan và giao nhận hàng hoá, điều này làm Công ty thiếu đi sự chủ động xử lý tình huống cũng như phát sinh thêm một khoản chi phí làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty, tuy nhiên để thực hiện các công việc này yêu cầu cán bộ xuất khẩu phải có chuyên môn trong lĩnh vực này và phải có mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan hải quan. Trong thời gian tới Công ty nên có các chính sách đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ xuất nhập khẩu của mình để có thể tự mình làm được các công việc này. Để là được như vậy công ty cần thực hiện các công việc sau: - Cấp kinh phí đào tạo để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn và trình độ về ngoại ngữ cho cán bộ xuất khẩu. Đồng thời có kế hoạch tuyển dụng thêm các cán bộ trẻ để đội ngũ cán bộ luôn có sự trẻ hoá và được đào tạo để có đủ năng lực để trở thành đội ngũ kế cận xứng đáng. - Cử cán bộ tham gia các cuộc họp, các hội thảo chuyên ngành về nghiệp vụ ngoại thương. Thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội cập nhật tin tức và sự thay đổi của các chính sách, các văn bản pháp lý và xu thế vận động của nền kinh tế trong nước cũng như nước ngoài. - Cơ quan cũng cần sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần để động viên cán bộ công nhân viên khiến họ nhiệt tình hoàn thành tốt công việc được giao. Các hình thức ấy có thể là: quy định mức tiền thưởng cho cán bộ, nhân viên khi họ ký kết được một hợp đồng hay tổ chức tặng quà nhân nhân ngày lễ, tết hay tổ chức các chuyến đi nghỉ trong dịp hè... - Bên cạnh việc tổ chức các khoá học để nâng cao trình độ nghiệp vụ Công ty cũng nên tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ để mỗi cán bộ, nhân viên tự chủ trau dồi kiến thức. Đây là một trong những phương pháp tốt, trực tiếp để bản thân mỗi người phải tự nỗ lực vươn lên. Đầu tư trang thiết bị, tạo môi trường làm việc tốt cho cán bộ công nhân viên Trong những năm vừa qua Cơ quan đã rất chú trọng đến công tác này, hiện tại các phòng đều đã được trang bị đầy đủ những máy móc cần thiết, các phòng đều có máy tính nối mạng, máy in… tuy nhiên lượng máy fax chưa nhiều làm tốn thời gian và sức lực cho nhân viên. Trong tương lai Cơ quan cần đầu tư thêm trang thiết bị để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cần tạo nên bầu không khí phấn khởi, thoải mái, đoàn kết trong quá trình làm việc. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên để có thể phát huy hết khả năng của mỗi người trong công việc chung. Tạo lập một hệ thống thu thập thông tin, phân tích dự báo Hiện nay ở Cơ quan văn phòng Tổng Công ty hệ thống thông tin, phân tích dự báo vẫn chưa thực sự tốt, vẫn chưa có những dự báo dài hạn và những thông tin chính xác về tình hình cung cầu thép thành phẩm trên thế giới. Nếu Công ty thực hiện tốt hơn công tác này thì hoạt động xuất khẩu của Công ty sẽ có thể tốt hơn, hiệu quả hơn. Phân công chuyên môn hoá trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Tổng công ty là mỗi người sẽ phụ trách một mặt hàng nhất định và sẽ tự mình thực hiện tất cả các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ tự đi giải quyết khiếu nại đối với những lô hàng về mặt hàng đó. Như vậy rất mất thời gian và không chuyên nghiệp, do đó Công ty có thể chuyên môn hoá các công đoạn của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thành các khâu như cử ra một người chuyên phụ trách phần giải quyết khiếu nại... như vậy công việc sẽ được chuyên môn hoá và tiến độ thực hiện sẽ nhanh hơn rất nhiều. Kết luận Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam là một công ty nhà nước hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty đã thành lập được hơn 10 năm và dần khẳng định vị trí của mình. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép của Tổng công ty đã khá hoàn thiện, tuy nhiên vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Với những giải pháp trong bài chuyên để này,em mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép , từ đó nâng cao hơn nữa doanh thu của Công ty từ hoạt động xuất nhập khẩu. Danh mục Tài liệu tham khảo Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu – GS. TS Võ Thanh Thu- NXB Thống kê, năm 2002. Thanh toán quốc tế – Lê Văn Tề – NXB Thống Kê, năm 2003. Hợp đồng thương mại quốc tế – NXB Lao động. Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế – Phạm Minh Hiền – NXB Thống Kê. Giáo trình thương mại quốc tế, PGS - TS Nguyễn Duy Bột, NXB Thống Kê,1997 Giáo trình Luật TMQT, trường ĐH KTQD, NXB Lao động-Xã hội 2005. Các báo: Thời báo kinh tế, Tin nhanh thị trường (2006, 2007) Báo cáo xuất khẩu của Tổng công ty Thép (2005 – 2007) Báo cáo tổng kết kết quả kinh doanh của Tổng công ty Thép (2005 – 2007) Các báo cáo tổng kết và tài liệu khác của Tổng công ty Thép. Website: www.mot.gov.vn www.VSC.com.vn www.vietnamnet.vn www.tuoitreonline.com.vn