Chuyên đề Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68

nhập khẩu. + Đồng tiền sử dụng trong đơn bảo hiểm phải cùng loại với đồng tiền sử dụng trong L/C. + Tên tàu chở hàng và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký hậu trống. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã thể hiện trong vận đơn. 5.4. Làm thủ tục hải quan Sau khi thực hiện các bước trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải qua khi hàng hoá về đến cảng. Mẫu tờ khai hải quan hiện tại công ty sử dụng là HQ2006-NK, với mã số thuế là 0100362998-1. Khi đó công ty tự kê khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về loại máy móc, thiết bị mà công ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như: loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải nhập khẩu với nước nào... Đồng thời công ty phải dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại máy móc, thiết bị. Cụ thể theo các bước sau: Bước 1: Khai báo Hải quan: Trong bước này, công ty thực hiện theo từng giai đoạn sau: - Công ty tự kê khai, áp mã, và tính thuế XNK, tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan. Dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để công ty tự tính toán số thuế phải nộp của từng hàng hoá. Bộ hồ sơ khai báo Hải quan gồm: + 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. + 01 bản sao giấy chứng nhận dăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. + 02 tờ khai hàng nhập khẩu. + 01 bản sao hợp đồng nhập khẩu. + 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thương mại. + 01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói. + 01 vận tải đơn. Ngoài ra còn có các loại giấy tờ khác như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy giới thiệu của công ty, giấy phép nhập khẩu (nếu cần). - Nhân viên Hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ, nếu đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình XNK thì cho đăng ký mở tờ khai. Bước 2: Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty. Công ty phải chịu chi phí về việc mở, đóng các kiện hàng, đồng thời phải sắp xếp hàng hoá thuận tiện cho việc kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra hàng hoá, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà công ty đã tự tính để xem có đúng với lô hàng hay không. Bước 3: Sau khi đã nộp thuế, Hải quan sẽ đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” lên trang đầu tờ khai và giao cho công ty nhận một bản. Từ đây, hàng của công ty đã được giải phóng. Bảng 7:Kim ngạch nhập khẩu máy móc thiết bị điện của công ty. stt Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1 Kim ngạch nhập khẩu 1.867.654 2.456.500 2.390.213 5.5. Nhận hàng Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, công ty sẽ tiến hành nhận hàng. Tuỳ thuộc vào loại mặt hàng và quốc gia xuất khẩu mặt hàng đó mà công ty nhận được hàng hoá ở những địa điểm khác nhau. Thông thường, hình thức nhận hàng chủ yếu là bằng đường biển và đường không. Nếu công ty nhập khẩu hàng hoá với khối lượng nhỏ thì hình thức vận chuyển hàng bằng đường không và nhận tại sân bay Nội Bài, sân bay Gia Lâm. Nếu công ty nhập khẩu hàng với số lượng lớn thì hàng được vận chuyển bằng đường biển và nhận tại cảng Hải Phòng, cảng Đà Nẵng... Do cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từ tàu nước ngoài, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi nên công ty phải ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng thực hiện công việc này. Trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi “Giấy báo hàng đến” cho công ty biết và đến nhận “Lệnh giao hàng” - D/O tại đại lý tàu. Khi đi nhận hàng D/O cần mang theo “Vận đơn gốc” - OB/L và “Giấy giới thiệu của đơn vị”. Đại lý tàu sẽ giữ lại OB/L và trao 3 bản D/O cho chủ hàng đồng thời thu phí nhận D/O. Nếu hàng đến nhưng bộ chứng từ chưa đến thì công ty phải đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng để đi nhận hàng. Kèm theo Giấy bảo lãnh của ngân hàng là một bản B/L gốc, cùng với các chứng từ khác (có thể là bản sao) do người bán gửi đến bằng một con đường nào đó như bằng DHL, gửi kèm theo tàu... Đơn vị đến cảng hoặc hãng tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó mang “Biên lai thu phí lưu kho”, 4 bản D/O, Invoice, Packing list đến đại lý tàu xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O, đơn vị mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng. Đến hải quan cảng, mời hải quan kiểm hoá, sau khi hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”, hàng được xuất kho. Sau đây là báo cáo tình hình giao nhận hàng nhập khẩu của phòng Giao nhận vận chuyển: Bảng 7: Các hình thức vận chuyển (Đơn vị: hợp đồng) Hình thức vận chuyển 2005 2006 2007 Địa điểm HĐ TT% HĐ TT% HĐ TT% Đường biển 74 55,22 85 53,13 96 51,89 Cảng Hải Phòng 24 17,91 28 17,50 33 17,83 Cảng Đà Nẵng Đường không 11 8,21 16 10,00 20 10,82 Sân bay Nội Bài 19 14,18 22 13,75 25 13,51 Sân bay Gia Lâm 6 4,48 9 5,62 11 5,95 Sân bay Tân Sơn Nhất Nguồn: Báo cáo nhận hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2005-2007 Qua bảng trên ta thấy hình thức vận chuyển bằng đường biển chiếm chủ yếu trong số hàng vận chuyển tại công ty (51,89%) và chủ yếu tại cảng Hải Phòng. Với việc vận chuyển bằng đường không thì sân bay Gia Lâm lại là nơi công ty có giao dịch nhiều nhất với số hợp đồng được ký kết nhận hàng ở địa điểm này là 25 hợp đồng (chiếm 13,51%). 5.6. Kiểm tra hàng hoá Do mặt hàng kinh doanh của công ty là các thiết bị điện cần có độ chính xác cao về mặt kỹ thuật và chất lượng nên việc kiểm tra hàng nhập khẩu là rất cần thiết trước khi đưa vào thi công sử dụng. Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu và do cơ quan giám định tiến hành. Các công ty thực hiện việc kiểm tra và giám định hàng hoá đó là công ty giám định VINACONTROL hoặc công ty TNHH giám định toàn cầu GLC, điều này phụ thuộc vào quy định trong điều khoản Inspection của hợp đồng. Thông thường công ty nhận được thông báo nhận hàng với các thông tin về tên tàu, tên hàng, dự kiến thời gian hàng đến cảng... Ngoài ra còn kèm theo hoá đơn, phiếu đóng gói nêu rõ số lượng kiện hàng và nội dung mỗi kiện, vận đơn... Khi nhận được tài liệu nay công ty đem so sánh với hợp đồng nhập khẩu và các chứng từ khác, nếu có sai lệch công ty sẽ chuẩn bị kế hoạch để kiểm tra hàng khi hàng đến. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường vận chuyển dài có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Do đó khi hàng về đến công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. Sau khi đã kiểm tra và giám định hàng hoá cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (về số lượng, chất lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng). 5.7. Làm thủ tục thanh toán Tuỳ theo nội dung của hợp đồng quy định mà công ty thanh toán theo các phương thức khác nhau, nhưng chủ yếu là phương thức thanh toán chuyển tiền TT, và phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Bảng 8: Các hình thức thanh toán Đơn vị: hợp đồng Năm 2005 2006 2007 Số HĐ TT% Số HĐ TT% Số HĐ TT% L/C 97 72,39 113 70,63 133 71,89 TT 37 27,61 47 29,38 52 28,11 Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu từ năm 2005-2007 Qua bảng trên ta thấy số hợp đồng được thanh toán bằng L/C chiếm tỷ trọng lớn (hơn 70%) trong đó thanh toán bằng L/C chỉ chiếm khoảng 30%. Việc lựa chọn hình thức thanh toán phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ với đối tác. Với đối tác mà công ty có quan hệ khách hàng thường xuyên và gây được uy tín thì công ty sẽ tiến hành thoả thuận trong hợp đồng việc thanh toán bằng phương thức chuyển tiền TT. Với hình thức này công ty sẽ trả trước 10% giá trị của hợp đồng, sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ trả nốt phần còn lại. Nếu công ty là khách hàng mới hoặc chưa gây được uy tín thì phương thức thanh toán bằng tín dụng là phương pháp công ty thường sử dụng. 5.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu như có phát sinh khiếu nại thì công ty thường khiếu nại trong những trường hợp sau: - Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì công ty khiếu nại người bán. Đối với trường hợp hàng giao chậm thì tuỳ theo quy định trong hợp đồng mà có tỷ lệ phạt khác nhau nhưng thông thường tỷ lệ phạt là 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm và tỷ lệ phạt tối đa là 10% giá trị hợp đồng. - Nếu người bán không gửi các bản vẽ chi tiết, thông số kỹ thuật, các catalogue thì công ty khiếu nại người bán và yêu cầu phạt bồi thường nhưng thông thường phạt với tỷ lệ 0,1% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm. - Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm. - Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm thì công ty khiếu nại công ty bảo hiểm. Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (biên bản giám định, xác nhận của thuyền trưởng trong trường hợp hàng hoá thiếu...), hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần được lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Thông thường nếu có phát sinh khiếu nại thì hai bên thường thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất, tránh phải kiện nhau tại Hội đồng trọng tài hoặc Toà án, bởi như vậy sẽ rất tốn kém, mất thời gian và nhiều vấn đề khác phát sinh. III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68. Đề cập đến thực trạng là ta đi xem xét từng bước cụ thể trong nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Hoạt động trong một môi trường kinh doanh chung và với những khả năng, nguồn lực cụ thể của công ty là những yếu tố tác động trực tiếp tới từng bước trong nghiệp vụ nhập khẩu của công ty. Trong nghiệp vụ có thể có những bước được thực hiện tốt hoặc còn khiếm khuyết, tồn tại do những điều kiện khách quan từ bên ngoài hay nguyên nhân chủ quan từ bên trong công ty. Do vậy, sau khi tìm hiểu thực trạng của nghiệp vụ tại công ty, ta sẽ xem xét ngay những kết quả, tồn tại và nguyên nhân gây ra để có thể đề xuất những giải pháp có tính chất vĩ mô mà công ty không tự giải quyết được cũng như những giải pháp có tính chất vi mô và công ty có thể tự giải quyết được, để khắc phục những yếu kếm tồn tại nhằm hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty. 1. Thuận lợi Điều thuận lợi lớn nhất của công ty là công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên vô cùng năng nổ, có kinh nghiệm, tận tụy với công việc được giao, sáng tạo trong quá trình làm việc và đặc biệt cán bộ công nhân viên trong công ty luôn đồng sức đồng lòng để thực hiện mục tiêu chung của công ty cũng như mục tiêu riêng của từng phòng ban. Theo phân tích trên doanh thu của công ty tăng lên rất nhanh qua các năm điều đó cho thấy công ty đang ngày càng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tốc độ tiêu thụ sản phẩm đang có chiều hướng đi lên, chiến lược kinh doanh mà công ty đã chọn là hoàn toàn đúng. Bên cạnh đó, thị phần của công ty ngày một tăng, điều đó chứng tỏ sản phẩm được tiêu thụ rộng khắp khu vực thị trường. Công ty đã khẳng định mình bằng những sản phẩm có chất lượng cao và giá cả hợp lý. Công ty đang từng bước phát triển thị trường tiêu thụ của mình. Qua nhiều năm hoạt động công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc rên thị trường và có được một mối quan hệ truyền thống với các bạn hàng tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình hoạt động kinh doanh tiếp theo. * Đối với công tác về nghiệp vụ nhập khẩu, công ty có những thuận lợi sau: Nhìn chung, trong thời gian qua, công ty đã thực hiện có hiệu quả công tác nhập khẩu của mình. Với nghiệp vụ nhập khẩu cụ thể, công ty luôn đảm bảo thực hiện đầy đủ, đúng hạn hoạt động nhập khẩu thiết bị, phụ kiện chuyên dùng cho ngành điện. - Công tác nhiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác: Công ty đã đánh giá được vai trò của công tác nghiên cứu thị trường do đó đã chú trọng đến khâu này. Công ty đã tổ chức một hệ thống chi nhánh và các cửa hàng đặt tại các tỉnh, thành phố lớn, nằm trong chiến lược phát triển trọng điểm của ngành, nên thông tin về thị trường luôn đảm bảo được cung cấp đầy đủ, giúp cho các quyết định mang tính thực tế cao, kịp thời đề ra các chính sách thị trường thích hợp. Công ty luôn bắt kịp với những biến động của thị trường và điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với nhu cầu tiêu dùng nhằm thực hiện nhập khẩu có hiệu quả theo từng thời kỳ trong chiến lược trọng điểm của ngành và kế hoạch phát triển của công ty. Ngoài ra, công ty đã có nhiều cố gắng để thăm dò và đánh giá đúng về uy tín của đối tác dựa trên thị hiếu và nhu cầu tiêu dùng trong nước nên đã giảm tối đa các tổn thất và rủi ro có thể xảy ra. Đối tác của công ty chủ yếu là các hãng lớn, uy tín trên thế giới có đầy đủ khả năng cung cấp hàng hoá chất lượng cao thoả mãn mọi nhu cầu đặt ra. - Thực hiện hợp đồng: Nhìn chung, các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tới mức tối đa các trường hợp sai sót về nghiệp vụ. Công tác giao nhận hàng hoá tại sân bay, bến cảng và làm thủ tục hải quan mặc dù còn có nhiều khó khăn song công ty đã có những biện pháp thích hợp hoàn thành nhanh chóng, hàng nhập về đúng thời hạn quy định, đúng số lượng và chất lượng vận chuyển tới chân công trình. Riêng đối với nghiệp vụ thanh toán hợp đồng, công ty luôn thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng do đó luôn nhận được sự ưu đãi của đối tác trong việc gia thời hạn thanh toán. 2. Những tồn tại trong nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 Bên cạnh những thế mạnh của mình, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 còn có những hạn chế tồn tại cần phải giải quyết, xử lý. - Khi công ty thắng thầu một công trình, dự án cung cấp thiết bị điện thì để tiến hành việc cung cấp thiết bị cho dự án đó thì chủ nhiệm dự án yêu cầu phòng kỹ thuật bóc tách vật tư và đưa chỉ tiêu nhập khẩu cho phòng xuất nhập khẩu. Do đó việc này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, năng lực của chủ nhiệm dự án và của phòng kỹ thuật. Nếu như chủ nhiệm dự án bóc tách nhanh chóng, chính xác thì việc đặt hàng sẽ được suôn sẻ và thuận lợi. Còn nếu chủ nhiệm dự án tiến hành chậm, không chính xác thì việc thực thi sẽ chậm, làm giảm tiến độ, mất nhiều thời gian cho việc thay đổi. - Kinh doanh trong cơ chế thị trường làm nảy sinh những vấn để bất cập của một bộ phận nguồn lực đồi hỏi công ty phải chú ý hoàn thiện. Trong công ty không phải tất cả các cán bộ nghiệp vụ để có thể đáp ứng về trình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Thực trạng này đòi hỏi công ty phải quan tâm hơn nữa tới việc tuyển dụng, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên. - Về công tác nghiên cứu thị trường: Cho đến nay, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận nghiên cứu thị trường riêng mà nhiệm vụ này do các đơn vị kinh doanh phối hợp thực hiện nên việc thu thập thông tin về thị trường chưa thật hiệu quả. Vấn đề nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các mặt như thị hiếu, thói quen tiêu dùng hoặc tâm lý mua hàng... chưa được công ty chú ý. - Về công tác lựa chọn bạn hàng: Do tin tưởng vào uy tín của các bạn hàng cũ nên công ty thường ít chú ý tới các hãng sản xuất kinh doanh mới bước vào thị trường. Điều đó có thể khiến cho công ty bỏ lỡ nhiều cơ hội làm ăn có hiệu quả. - Về công tác đàm phán, ký kết hợp đồng: Hiện nay, do đã có quan hệ kinh doanh lâu dài với nhiều đối tác nên có một số thoả thuận hai bên chỉ thực hiện bằng miệng, không có văn bản hoặc nhiều trường hợp nội dung hợp đồng quá đơn giản. Điều này sẽ dẫn đến khi xảy ra tranh chấp thì không biết xử lý thế nào, lại phải tiến hành thương lượng, rất mất thời gian và công sức mà nhiều khi lại không giải quyết được. - Việc thanh toán bằng L/C tuy hạn chế được nhiều rủi ro, đảm bảo an toàn cho cả hai bên, có thể sử dụng phổ biến với cả bạn hàng cũ và mới nhưng thủ tục thanh toán và nhận tin còn rườm rà. Nếu thay đổi bất kỳ một nội dung nào trong hợp đồng đều phải làm thủ tục sửa đổi L/C và phải chịu một khoản phí sửa đổi L/C cho ngân hàng. - Phần lớn các hợp đồng nhập khẩu của công ty được ký kết theo các điều kiện CIP, CIF và do vậy, công ty chưa khai thác, tận dụng được các cơ hội kinh doanh về giá thành nhập khẩu trong việc mua bảo hiểm và thuê tàu. - Về thủ tục hải quan: Đây là một trong những tồn tại thường làm ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động nhập khẩu của công ty. Đơn cử với trường hợp công ty nhập lô hàng vi mạch chuyển đổi nguồn (UPS module) và vi mạch vi xử lý (CPU module) cho máy ngắt điện tự đóng lặp lại bằng chân không 38kV theo hợp đồng số 03-CT-106/VA-ABB INDUSTRY ký ngày 05/03/2007. Theo quy định trong hợp đồng thì điều kiện giao hàng là theo điều kiện DDP nhưng cán bộ hải quan UPS - Hà Nội vẫn không công nhận trường hợp giao theo điều kiện này vì trên Invoice gửi kèm theo lô hàng mà phía nước ngoài gửi kèm chỉ ghi theo điều kiện DDP mà không nói rõ là theo Incoterm năm nào và trên Invoice có ghi thuế nhập khẩu bằng 0, chi phí vận chuyển cũng ghi bằng 0 - dựa vào chi tiết này nên cán bộ hải quan không công nhận đây là hàng nhập theo điều kiện DDP và yêu cầu nhập theo điều kiện FOB (Chi tiết xem phần Phụ lục). Do vậy, phía công ty lại phải yêu cầu bên đối tác làm thư xác nhận và làm công văn giải trình. Điều này gây mất rất nhiều thời gian, công sức nhất là những thiết bị mà công ty đang cần gấp. Hay có trường hợp hàng nhập khẩu của công ty chỉ là phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của máy cắt loại 24kV, hàng mới 100% theo hợp đồng số 03-CT-120/VA-ABB MALAYSIA ngày 22/09/2007, hoá đơn thương mại số 5400000095 ngày 22/12/2007 - đây là loại linh kiện được áp vào mã HS 8535 30 19 với thuế nhập khẩu là 7,5% nhưng chi cục Hải quan Gia Lâm -Hà Nội không công nhận việc áp mã này và cho rằng đây là loại hàng áp vào mã HS 8535 90 29 với thuế nhập khẩu là 20%. Để có thể làm thủ tục thông quan cho mặt hàng này công ty phải yêu cầu bên đối tác cử chuyên gia giám định đến xác nhận. Quá trình này làm cho việc giao nhận của công ty gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình, và hơn nữa làm cho phía đối tác có ấn tượng không tốt về thủ tục hành chính của nước mình. Tuy nhiên cũng có trường hợp mà việc nhận hàng tại hải quan là do chủ quan của doanh nghiệp như cán bộ phòng giao nhận vận chuyển không mang theo giấy giới thiệu của công ty hay chứng minh thư nhân dân. Những lý do trên khiến cho việc làm thủ tục hải quan bị gián đoạn, hàng hoá không luân chuyển kịp thời, tăng chi phí lưu kho, lưu bãi hàng hoá. - Việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá chưa thực sự đạt hiệu quả tối ưu. Theo hợp đồng nhập khẩu, người bán phải giao hàng phù hợp với quy định ghi trong hợp đồng và tranh chấp sẽ xảy ra khi hàng hoá không đúng với quy cách, phẩm chất. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp khi hàng hoá về kho mới phát hiện bị hư hỏng về phẩm chất. Điều này do lỗi của cán bộ nghiệp vụ chưa cẩn thận trong quá trình kiểm tra hàng hoá, chỉ một sơ suất nhỏ đó có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng, nhất là các hợp đồng mà khách hàng đã đặt trước với công ty. Do vậy, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận giảm, mất uy tín và nhiều khi còn làm cho công ty lỡ cơ hội kinh doanh. Từ những tồn tại trên mà trong 3 năm (từ năm 2005-2007) có một số hợp đồng nhập khẩu bị vi phạm. Bảng 9: Một số hợp đồng bị vi phạm. Số hợp đồng Nhà cung cấp Nội dung vi phạm Nguyên nhân Cách giải quyết 03-CT-083/VA-SEFAG Sefag-Thụy Điển Giao chậm Do thời tiết xấu không chuyển về kịp. Chấp nhận hàng và thông báo cho đối tác 02-PO-049/VA-LINCAS Lincas-Bồ Đào Nha Giao chậm Do tàu vận tải Chấp nhận hàng và phạt bằng tiền 02-CT-110/VA-NANJING Nanjing-Nhật Bản Thiếu catalogue Do bên xuất khẩu Yêu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 01-CT-054/VA-AMADA Amada-Hàn Quốc Hàng thiếu Do bên xuất khẩu Yêu cầu bổ sung và phạt bằng tiền 02-CT-017/VA-PTECH Ptech-Đức Kém chất lượng Không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật Yêu cầu thay hàng khác và phạt tiền Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của công ty từ năm 2005 - 2007. Trong các vi phạm về việc giao hàng thiếu hoặc hàng giao chậm thì công ty phạt bồi thường thiệt hại bằng tiền là chính. Đối với việc vi phạm về chất lượng, ví dụ như phụ kiện để đảo nguồn hoạt động của máy cắt HD4/R, 24kV được ký vào ngày 25/6/2006 của hợp đồng số 02-CT-017/VA-PTECH do yêu cầu kỹ thuật không đúng theo yêu cầu nên công ty không thể vận hành thử, và đây cũng không phải là loại hàng mà công ty cần gấp nên công ty chỉ yêu cầu nhà cung cấp thay lại hàng khác và có phạt tiền với tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 1% giá trị hợp đồng. Với các vi phạm liên quan đến hãng vận tải như hợp đồng số 03-CT-083/VA-SEFAG ngày 12/7/2007 cho mặt hàng aptomat MCCB S2N160/R100 I 500 3P FEF do lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không gặp thời tiết xấu nên không về hàng kịp theo dự đoán 2 tuần thì công ty vẫn chấp nhận nhận hàng và yêu cầu phạt bằng tiền theo tỷ lệ quy định trong hợp đồng là 0,5% giá trị hợp đồng cho mỗi tuần giao chậm. Nhưng có trường hợp công ty chỉ thông báo cho đối tác biết về sự giao chậm của hãng vận tải như hợp đồng số 02-PO-049/VA-LINCAS ngày 27/3/2006, vì LINCAS là nhà cung cấp mới nên công ty chỉ thông báo cho khách hàng biết. Như vậy, việc giải quyết các vi phạm của công ty khá linh hoạt không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên trong bất kỳ trường hợp nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và linh hoạt của người làm nghiệp vụ có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm phán và giải quyết khiếu nại, giúp cho công ty duy trì được quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế được một phần thiệt hại. Trên thực tế số hợp đồng nhập khẩu của công ty bị vi phạm tương đối ít, chưa có trường hợp nào phải đưa ra trọng tài hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thường không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín, tốn kém về tiền bạc cho cả hai bên nên các hợp đồng nhập khẩu có vi phạm của công ty thường do 2 bên tự thương lượng để giải quyết. 3. Nguyên nhân của những tồn tại Sau khi tìm hiêu những thực trạng, chỉ ra những kết quả đã đạt được và những tồn tại, hạn chế trong nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68, muốn tìm ra các giải pháp để phát huy những kết quả đã đạt được, tháo gỡ khắc phục những hạn chế, tồn tại của nghiệp vụ thì một điều không thể thiếu là chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế đó. Sau khi tìm hiểu thực trạng ta có thể chỉ ra những nguyên nhân sau: - Công ty chưa xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các quy tắc bảo đảm thực hiện tốt việc nhập khẩu, do đó chưa tạo được điều kiện tối ưu ngay tại công ty để nghiệp vụ nhập khẩu vận hành một cách trơn tru, không vướng mắc, chậm tiến độ. - Đội ngũ cán bộ trong kinh doanh, tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu đa phần là cán bộ trẻ, mặc dù được đào tạo chính quy song lại chưa đủ bề dày kinh nghiệm nên dễ mắc phải sai sót khuyết điểm, nóng vội khi giải quyết các vấn đề phát sinh trong nghiệp vụ thực hiện việc nhập khẩu tại công ty. Ngoài những nguyên nhân chủ quan chủ yếu trên còn không ít các nguyên nhân khách quan khác gây nên những tồn tại, hạn chế của nghiệp vụ nhập khẩu của tất cả các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 nói riêng. Thứ nhất, thị trường thông tin ở Việt Nam chưa phát triển, đặc biệt là thông tin về thị trường nước ngoài còn nhiều hạn chế, các dự báo thiếu chính xác..., do đó các công ty không có đủ thông tin cần thiết cho hoạt động nhập khẩu. Đây chính là nguyên nhân chính dẫn đến việc các công ty bị mua hàng hoá ở nước ngoài cao hơn so với giá thực tế hoặc ký kết hợp đồng với các đối tác không đủ độ tin cậy, họ có thể giao hàng chậm, giao hàng không đúng số lượng, phẩm chất, quy cách thậm chí không giao hàng..., làm nảy sinh những tranh chấp, khiếu nại hay làm chậm tiến độ thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Các hoạt động trong các lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, thanh toán quốc tế và cả những công đoạn như: chuyên chở, bốc dỡ, giao nhận hàng hoá ở Việt Nam còn nhiều hạn chế góp phần tạo ra những khó khăn cho việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Hệ thống kho tàng, bến bãi, vận chuyển trong nội địa của nước ta còn yếu kém... gây nhiều tổn thất làm tăng chi phí cho quá trình tổ chức thực hiện các hợp đồng, giảm bớt khả năng cạnh tranh, tiêu thụ của hàng hoá nhập khẩu tạo thêm các khó khăn về vốn cho các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Sự thiếu đồng bộ trong các chính sách pháp luật, quy chế, quy định của Nhà nước về quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu như hải quan, thuế vụ, quản lý hàng hoá nhập khẩu trái phép, trốn thuế, lậu thuế... cũng gây khó khăn không nhỏ cho các công ty. Cơ chế thị trường là tất yếu khách quan, nó khuyến khích lao động thực sự song đồng thời cũng gây khó khăn đối với việc đào tạo, giữ gìn và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty. Tóm lại, có thể nói rằng trong thời gian thực hiện các hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã đạt được một số kết quả trong việc xây dựng và hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu, nhưng bên cạnh đó vẫn còn có những tồn tại hạn chế. Nhiệm vụ cấp thiết đối với công ty lúc này là tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ nhập khẩu. Từ đó đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh chung cũng như hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, xây dựng củng cố uy tín và duy trì sự phát triển vững mạnh, lâu dài của công ty. CHƯƠNG III:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68. I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68 1. Phương hướng phát triển chung của ngành điện Phát huy sức mạnh toàn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh CNH - HĐH, xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN, thực hiện mục tiêu dân giàu nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh, đến năm 2010 phải vượt qua được tình trạng nước nghèo và kém phát triển, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại. Để thực hiện mục tiêu trọng đại này, điện phải đi trước một bước. Trong bất kỳ tình huống nào điện cũng phải bảo đảm cho yêu cầu CNH - HĐH đất nước và yêu cầu sinh hoạt của nhân dân. Trong 10 năm tới, có thể nói ngành điện là ngành đồng hành và phải đi trước một bước tạo điều kiện quan trọng để thực hiện thắng lợi nghị quyết Đại hội Đảng đề ra. Nghị quyết đại hội 9 nêu rõ: Phát triển năng lượng phải đi trước một bước, đáp ứng yêu cầu kinh tế xã hội, an ninh, an toàn năng lượng; Cân đối các nguồn điện cả thuỷ điện, điện bằng khí, bằng than; Xây dựng các cụm điện lớn bằng khí; Nhanh chóng chuẩn bị để sớm khởi công xây dựng thuỷ điện Sơn La và khẩn trương xây dựng phương án điện nguyên tử. Đồng bộ với quá trình này, hiện đại hoá lưới điện phân phối, đa dạng hoá phương thức đầu tư và kinh doanh, kể cả phương thức đầu tư kinh doanh điện và có chính sách thoả đáng đối với điện nông thôn, vùng sâu, vùng xa. Cần tăng sức cạnh tranh về giá điện trong khu vực vì điều này quyết định đến việc tăng sức cạnh trnh của nền kinh tế trong khu vực, tạo môi trường đầu tư thuận lợi, có hiệu quả. Muốn vậy cần phải giảm chi phí đầu vào, tạo sự cạnh tranh, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. 2. Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 Trong những năm tới, nền kinh tế tiếp tục có sự tăng trưởng cao, nhu cầu của ngành Điện có theo đó ngày càng lớn. Để đáp ứng nhu cầu điện cho phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, công ty định hướng phát triển trong năm 2004 như sau: 2.1. Mục tiêu - Ổn định và phát triển các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Ổn định và phát triển chất lượng, mẫu mã sản phẩm, nghiệp vụ tổ chức cho Nhà máy. - Quan tâm nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Ổn định và phát triển thị trường cũ, chuyển dịch và mở rộng thị trường kinh doanh sang các lĩnh vực khác, các địa bàn khác. - Hoàn thiện, tiêu chuẩn hoá các sản phẩm. 2.2. Phương hướng của công ty từ nay đến năm 2010 Để đạt được mục tiêu “Nói đến công ty là nói đến chất lượng và uy tín”, công ty đề ra mục tiêu chất lượng cụ thể như sau: - Mở rộng hệ thống khách hàng sang các lĩnh vực khác như các công trình công nghiệp, sân bay, cảng, dầu khí v.v.... - Thực hiện chính sách “Hướng tới khách hàng” để đảm bảo “khách hàng là thượng đế”. - Tiếp tục ổn định và lựa chọn thêm các nhà thầu phụ, mở rộng thêm ngành hàng kinh doanh. Duy trì ổn định và phát triển mối quan hệ bạn hàng. Tìm kiếm thêm các bạn hàng có khả năng chuyển giao công nghệ, chuyển giao licence để hợp tác sản xuất trong nước theo công nghệ, licence của nước ngoài. - Tăng cường bộ máy quản lý và tuyển chọn đầy đủ, phù hợp cho các khâu sản xuất, dịch vụ. - Mở rộng khâu thiết kế, dịch vụ sau bán hàng. - Mở rộng thêm phần xây lắp, đảm bảo thực hiện các dự án Turnkey. - Tìm đối tác hợp tác sản xuất các sản phẩm cao cấp, thay thế nhập khẩu. - Hoàn thiện bộ máy lãnh đạo của nhà máy, hạch toán độc lập. - Lập trung tâm đào tạo cho CBCNV có đủ phương tiện đào tạo. - Thiết lập mối quan hệ với các khách hàng nớc ngoài, đầu tư tăng cường cho xuất khẩu, tối thiểu 30% công suất sản xuất sang thị trường phát triển Âu, Mỹ, Úc. - Lập đại diện ở Châu Á, Âu, Mỹ, Úc. - Hoàn thiện dây chuyền sản xuất từ khâu cơ khí đến khâu sơn, mạ và thí nghiệm xuất xưởng. - Tự nghiên cứu sản xuất các thiết bị chính nhãn hiệu bản quyền công ty. - Đầu tư sản xuất sang các nước trong khu vực. - Tăng cường đội ngũ lãnh đạo và công nhân lành nghề. Quan tâm tuyển dụng cán bộ lãnh đạo bằng cao cấp, MBA... - Tăng cường công tác đào tạo tại chỗ và đào tạo nâng cao ở nước ngoài cho CBCNV. Cấp chi phí cho cán bộ học thêm chương trình cao học, MBA... - Xây dựng trung tâm thí nghiệm. - Xây dựng thêm nhà máy với đầy đủ các thiết bị hiện đại, phương tiện hiện đại, nhà máy sạch đẹp, khang trang. - Tăng cường công tác, nghiên cứu thị hiếu khách hàng, thay đổi mẫu mã đáp ứng và đi trước một bước thị hiếu khách hàng. Nghiên cứu công nghệ điện tử, tin học áp dụng vào sản xuất để sản xuất ra những sản phẩm mang tính thời đại, đảm bảo thị hiếu mới nhất của khách hàng. - Tăng cường giao lưu hướng tới khách hàng. II. BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CP XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP 68. Qua sự phân tích, đánh giá thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu và căn cứ vào những phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ đã được ban lãnh đạo công ty kết hợp với quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty tôi xin đề xuất một số giải pháp với mong muốn làm cho nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 ngày càng hoàn thiện hơn, đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh, hoạt động nhập khẩu của công ty. 1. Tăng cường nghiệp vụ nghiên cứu thị trường. 1.1. Tổ chức và thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Những năm qua, công ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lý. Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 có quy mô hoạt động không nhỏ nhưng hiện tại vẫn chưa có phòng nghiên cứu thị trường, vì vậy công ty sẽ không có điều kiện nghiên cứu sâu, không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, công ty tuy vẫn có phòng Kế hoạch nhưng thực chất phòng không hề thực hiện công tác nghiên cứu thị trường mà công tác này lại do phòng Kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phòng Kinh doanh thực chất chưa được đào tạo một cách có hệ thống về nghiệp vụ marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn nhiều hạn chế. Hơn nữa, nhiệm vụ của phòng kinh doanh lại rộng lớn, vừa phải nghiên cứu nhu cầu vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế, tiến hành thủ tục đấu thầu... Do đó, không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Đây chính là những mặt còn tồn tại của công ty trong nhiều năm qua. Để khắc phục tồn tại đó, công ty nên thành lập riêng bộ máy thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường để đáp ứng được tình hình mới, tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Bộ phận nghiên cứu thị trường không chỉ tiến hành nghiên cứu kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, uy tín, năng lực, kỹ thuật, kinh nghiệm của các nhà cung cấp truyền thống mà còn nghiên cứu các vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể các chế độ, chính sách, phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng, tìm ra được những điểm thuận lợi cho việc giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp sau này. Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều công ty có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 chưa xác định được cho mình thị ttường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty. Công ty cần chủ động thâm nhập thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất thông qua việc củng cố các mối quan hệ đặc biệt mà công ty đã thiết lập được trong quá khứ, tìm hiểu kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đó xác định nhu cầu thiết bị điện, tính toán khả năng tiêu thụ sản phẩm thiết bị điện nhằm loại bỏ tối đa rủi ro, nâng cao hiệu quả nhập khẩu. Qua các doanh nghiệp sản xuất, công ty tìm hiểu tình hình hoạt động của các đối thủ cạnh tranh điểm mạnh, điểm yếu của họ từ đó có thể đưa ra các phương thức quảng cáo cho mình và cung cấp lợi ích cho khách hàng. Nghiên cứu tình hình nhập khẩu thiết bị điện (số lượng, giá cả chủng loại) của các miền để xem xét khả năng cạnh tranh hay nhập khẩu theo hướng mới. Hoạt động nghiên cứu nhu cầu thiết bị trong nước và nguồn thiết bị nước ngoài phải đưa ra một kết luận chín chắn đảm bảo rằng công ty kinh doanh sẽ có hiệu quả. 1.2. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều hãng có uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 vẫn chưa xác định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của công ty. Như chúng ta đã biết, thị trường thiết bị điện thế giới là thị trường hiện đang có sự cạnh tranh khốc liệt nên nếu không nghiên cứu một cách cẩn thận, chính xác thì thông tin thu được về vật tư, thiết bị đôi khi không chính xác. Vì vậy, thông qua công tác nghiên cứu, thu thập thông tin công ty cần so sánh và lựa chọn cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm. Thị trường nhập khẩu trọng điểm là thị trường thích hợp với mục tiêu và tiềm năng của công ty. Nó có ưu điểm là: có thể nhập khẩu với khối lượng lớn, thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên trong thời gian quan hệ, làm ăn, công ty vẫn cần thường xuyên theo dõi, thu thập thông tin về đối tác này để có thể chủ động trong việc họ có sự thay đổi hay không phù hợp với công ty nữa. Công ty có thể lập đại diện ở một vài nước có các đối tác quan hệ lâu dài và có uy tín thực sự để duy trì và củng cố mối quan hệ một cách thuận lợi hơn. Các đại diện này luôn phải thông báo theo định kỳ (hoặc đột xuất) các thông tin về tình hình thị trường, mặt hàng mà công ty có thể nhập, những cơ hội làm ăn mà công ty có thể thực hiện được. Đối với những thị trường mà công ty không có đại diện thì phải chấp nhận các thông tin qua báo, tạp chí... nhưng cần có sự lựa chọn phù hợp. Mặt khác, để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ cho mạng lưới điện trong cả nước cũng như nhu cầu của nhân dân trong những năm tới và đạt được mục tiêu của ngành đề ra trong giai đoạn 2005-2020, ngoài việc lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm, công ty cũng cần phải theo dõi tình hình chung về thị trường điện thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới, mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó giảm bớt các chi phí trung gian không cần thiết. 2.Hoàn thiện nghiệp vụ giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng Kinh doanh thương mại quốc tế là một hoạt động phức tạp rủi ro cao, giá trị kinh doanh lớn. Khâu đàm phán ký kết hợp đồng là khâu đặc biệt quan trọng. Nó tác động đến các khâu sau của quá trình kinh doanh. Nếu có sơ suất trong khâu này thì sẽ gây thiệt hại rất lớn, nhưng qua khâu này nếu thực hiện tốt cũng có thể đưa lại lợi ích rất lớn cho công ty. Chính vì lẽ đó, công ty cần tổ chức đội ngũ những người tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng có kinh nghiệm, có trình độ về nghiệp vụ đàm phán, về kỹ thuật chuyên ngành và nắm vững các quy tắc trong đàm phán, các luật lệ có liên quan của luật pháp Việt Nam và luật pháp của đối tác. Người chịu trách nhiệm đàm phán phải có bản lĩnh, hiểu biết và có kinh nghiệm, có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác. Hiện nay đa số các đối tác của công ty đều là những bạn hàng cũ quen thuộc do đó công tác đàm phán không được chú ý đến nhiều. Để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình, khi tham gia đàm phán với một đối tác mới, lần đầu đặt mối quan hệ, công ty phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng, thu thập được những thông tin cần thiết về đối tác để trong khi đàm phán có thể chủ động hơn và cũng là để cho đối tác thấy được chúng ta đã từng có mối quan hệ rộng rãi trên thị trường thế giới. Sau các bước làm việc, tuỳ theo mức độ thoả thuận giữa hai bên, công ty có thể lập bản ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đồng ý. Tuy nhiên bản ghi nhớ này không mang tính chất ràng buộc về mặt pháp lý, nó chỉ giúp cho công ty có thể luôn luôn nắm bắt được vấn đề và chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác. Sau khi đã hoàn toàn thoả thuận xong, công ty có thể đi đến những thoả thuận chung cuối cùng đi đến ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng là việc chính thức hoá những thoả thuận cam kết trong giao dịch đàm phán. Đồng thời nó là một chứng thực về trách nhiệm và quyền của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và là cơ sở để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về sau này. Do tính chất quan trọng đó nên việc ký kết hợp đồng phải thận trọng. Để ký kết hợp đồng được thuận lợi và đảm bảo an toàn, bảo đảm quyền lợi cho mình, khi chuẩn bị đi đến ký kết cần phải xem xét kỹ lưỡng bản hợp đồng, kiểm tra xem điều khoản của hợp đồng có phù hợp với nội dung đã đàm phán hay không để khi hợp đồng đã được ký kết sẽ không gây khó khăn đối với cả hai bên cũng như đối với cơ quan trọng tài trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh và vi phạm hợp đồng. 3. Biện pháp nâng cao chất lượng thực hiện hợp đồng. Khi hợp đồng đã được ký kết quyền lợi và nghĩa vụ các bên đã được xác lập một cách hợp pháp. công ty phải hoàn thành tất cả yêu cầu, nghĩa vụ có ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác hoàn thành nghĩa vụ của mình. Việc thực hiện hợp đồng sẽ quyết định tới việc thành bại của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, đến hiệu quả kinh doanh, chi phí hoạt động kinh doanh. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này sẽ dẫn đến việc thực thi chậm, tồn đọng vốn, tranh chấp, khiếu nại hợp đồng thậm chí bãi bỏ việc thi hành hợp đồng. Thực hiện tốt hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nâng cao uy tín của công ty. Để hoàn thành việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty nên thực hiện tốt các công việc sau. 3.1. Mở L/C Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ để nhập khẩu hàng hoá công ty cần lưu ý một số vấn đề sau: Khi chọn L/C không huỷ ngang, công ty mở L/C này tại ngân hàng của Việt Nam. Việc lựa chọn một ngân hàng nước ngoài để mở L/C khiến ta phải ứng tiền trước và trả thủ tục phí mở L/C do đó mất đi một khoản ngoại tệ và bị đọng vốn ở nước ngoài. Mở L/C tại ngân hàng Việt Nam sẽ tạo điều kiện nâng coa uy tín của ngân hàng Việt Nam ở thị trường nước ngoài. Công ty vẫn có thể chấp nhận dùng L/C chuyển nhượng nhưng có biện pháp đề phòng rủi ro trong trường hợp người được hưởng thư tín dụng là một thương nhân trung gian không có hàng L/C sẽ được chuyển nhượng cho một hãng không tin cậy. Do đó hợp đồng sẽ không đảm bảo thi hành tốt, gây cho ta những rắc rối sau này. Khi bên bán giục mở L/C, công ty không nên mở quá sớm, vì công ty sẽ bị đọng vốn, nhưng việc mở L/C muộn sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của đối tác, ảnh hưởng đến việc nhập hàng của công ty. Vì vậy công ty nên mở L/C trong thời gian hợp lý, sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất. 3.2. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá Việc chuyên chở hàng hoá là yêu cầu tất yếu của việc mua bán hàng hoá và là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông hàng hoá từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu. Hiện nay Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 vẫn mua theo điều kiện CIF, CIP là chủ yếu. Khi mua theo điều kiện này công ty dễ bị cách ly với thị trường, không khai thác được các khả năng để chủ động giảm giá từ hoạt động thuê tàu. Do vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng mua, loại hàng cần mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho thích hợp. Trong một số trường hợp công ty có thể nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CFR. Khi đó công ty giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hoá. Về điều này, công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp vụ mua bảo hiểm. Từ đó, công ty tiến tới nâng cao nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, tăng cường nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB để công ty giành quyền mua bảo hiểm và thuê tàu. Công ty sẽ tận dụng được cơ hội kinh doanh, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên. Còn đối với Nhà nước vừa tăng nguồn ngoại tệ, vừa phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm. Công ty cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện có lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Công ty có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đó là người am hiểu về thị trường, về các hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng. Hoặc công ty có thể uỷ thác thuê tàu lưu cước cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như công ty đại lý tàu biển (VOSA), công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (VIETFRACHT). 3.3. Làm thủ tục hải quan Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà xuất - nhập khẩu trong các thương vụ làm ăn của mình. Điều này chỉ ra rằng, thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nhiều thủ tục nên gặp bất cứ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ thì dẫn đến hàng hoá bị lưu kho lưu bãi làm ảnh hưởng đến việc phải trả chi phí lưu kho, lưu bãi, hàng hoá chậm luân chuyển nhiều khi bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn công ty cần phải chú ý: - Đào tạo nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách chuyên môn háo những người làm công tác kê khai hải quan. - Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu, các giấy tờ phải ăn khớp với L/C. - Lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Các giấy tờ này công ty phải chuẩn bị từ trước. Lập bộ chứng từ phải đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Phải quy định rõ các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán mà bên xuất sẽ giao cho bên nhập khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Đồng thời phải ghi rõ các quyền lợi về khiếu nại và bồi thường của bên mua khi bên bán không giao đúng bộ chứng từ thanh toán cho bên mua. 3.4. Làm thủ tục thanh toán Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của công ty với bên bán. Công ty phải luôn chú ý thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, công ty cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, nếu chứng từ hợp lệ thì mới trả tiền cho ngân hàng. Khi thực hiện thanh toán cần kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong công ty. Do thanh toán liên quan đến việc sử dụng vốn nên công ty cố gắng thoả thuận để đạt được các hợp đồng cho phép trả chậm. Tuy nhiên, không nên vì điều này mà chấp nhận những đối tác cung cấp có sản phẩm chất lượng thấp hoặc không phù hợp. 3.5. Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá - Nhận thông báo hàng đến: khi công ty nhận được thông báo hàng đến cần sắp xếp các công việc cho công tác chuẩn bị nhận hàng. - Chuẩn bị nhận hàng: Sau khi nhận được thông báo hàng đến công ty cần tiến hành ngay bước chuẩn bị nhận hàng bao gồm các bước sau: + Cán bộ làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ xuất trình với hải quan để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ nhận hàng. + Ký kết hợp đồng với ga cảng để nhận hàng, cung cấp các thông tin cần thiết cho ga cảng nhận hàng như ngày hàng đến, tên hàng, số lượng, kỹ thuật bốc xếp. - Hàng đến cảng và tiến hành nhận hàng: Trong quá trình tiếp nhận hàng hoá công ty phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng với mục đích phát hiện các sai lệch đồng thời xử lý nếu có sai phạm. Khi nhận chứng từ nhận hàng từ nước ngoài cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phù hợp với những quy định trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận. Xếp dỡ hàng hoá là khâu rất dễ xảy ra hư hỏng, mất mát đòi hỏi phải có kinh nghiệm. Do vậy, công ty nên thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ bốc dỡ hàng tại cảng. Các đơn vị này có đầy đủ phương tiện, được chuyên môn hoá, năng suất cao. Do đó sẽ thoả mãn nhu cầu dỡ hàng của công ty một cách tốt nhất. Khi dỡ hàng, các bộ phận tiếp nhận phải giám sát chặt chẽ tránh mất mát, hư hỏng hàng hoá. Trong quá trình giao nhận, các số liệu phải được cập nhật kịp thời nhằm phát hiện các sai sót để có các biện pháp xử lý, cần đề nghị cơ quan giám định hàng hoá lấy mẫu phân tích kết quả chất lượng hàng hoá có phù hợp với hợp đồng không: + Nếu hàng đúng theo hợp đồng thì công ty chấp nhận nhận hàng. + Nếu hàng không đúng theo hợp đồng thì công ty cần xem xét: Lỗi vi phạm nghiêm trọng như hàng hoá bị hư hỏng không thể sử dụng được công ty nên báo ngay cho cơ quan giám định VINACONTROL và đồng thời thông báo cho người xuất khẩu. Nếu lỗi vi phạm không nghiêm trọng, ảnh hưởng không lớn tới khả năng tiêu thụ cũng như lợi nhuận thì công ty có thể chấp nhận nhận hàng. Với trường hợp cần phải giám định thì cơ quan giám định tiến hành kiểm nghiệm hàng hoá, xác định mức độ thiệt hại và lập biên bản giám định làm cơ sở cho việc khiếu nại sau này. Cuối cùng khi nhận hàng hoá xong cần ký biên bản giao nhận hàng. KẾT LUẬN Trên đây là những phân tích về thực trạng nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 và một số ý kiến nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu này. Nhập khẩu thiết bị điện trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay có vai trò quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hoá đất nước. Chính vì vậy, nhà nước cần có sự quan tâm hơn nữa đến việc tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty kinh doanh có hiệu quả và cũng là khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư vào việc nhập khẩu thiết bị điện. Có thể nói trong thời gian tới, nhu cầu về điện năng ở nước ta còn rất lớn, những thuận lợi, khó khăn đặt ra với công ty cũng không phải sẽ thay đổi trong thời gian ngắn. Do đó, công ty cần nhận thức được đòi hỏi cao của hoạt động nhập khẩu thiết bị điện, cần quan tâm hơn đến việc cải tiến trình độ mọi mặt của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong điều kiện kinh doanh mới. Bên cạnh đó, bước vào thế kỷ 21, Việt Nam đã là thành viên của ASEAN, APEC, AFTA và đang trong quá trình gia nhập vào WTO... tăng trưởng kinh tế đòi hỏi mức cao, tiếp đến là những thử thách khó khăn của giai đoạn mới, với khả năng của mình công ty sẽ cố gắng phát triển hơn hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty, em đã cố gắng tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty nói chung, sau đó tập trung nghiên cứu vào quy tình nhập khẩu thiết bị điện nhằm tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi khó khăn của công ty trong công tác nhập khẩu thiết bị điện, đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện. Với một thời gian ngắn, kiến thức còn hạn chế nên bài Luận văn này có thể chưa là những biện pháp tốt nhất cho công ty trong thời gian tới, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo và các bạn. Bài viết được hoàn thành với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Hoàng Đức Thân cũng như các cô chú, anh chị cán bộ công nhân viên kinh doanh phòng vật tư - xuất nhập khẩu Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tâm của thầy giáo Hoàng Đức Thân cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ xuất nhập khẩu của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã giúp em trau dồi kiến thức cơ bản, không ngừng nâng cao hiểu biết để hoàn thành đề tài này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ thuật ngoại thương ĐH Ngoại Thương Nghiệp vụ Kinh doanh xuất nhập khẩu INCOTERM 2000 Thời báo kinh tế Việt Nam Thời báo kinh tế Sài Gòn Giao dịch và đàm phán kinh doanh Trường ĐH Kinh tế Quốc dân MỤC LỤC