Chuyên đề Hoàn thiện những vấn đề cơ bản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tại Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ

PhÇn më ®Çu Tõ sau §¹i héi VI cña §¶ng Céng S¶n ViÖt Nam , chóng ta ®· thùc hiÖn ®æi míi vÒ c¬ chÕ qu¶n lý tõ c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ truêng cã sù ®iÒu tiÕt vÜ m« cña nhµ n­íc. Lý luËn vµ thùc tiÔn cña nÒn kinh tÕ nh÷ng n¨m qua ®· kh¼ng ®Þnh viÖc chuyÓn ®æi ®ã lµ ®óng ®¾n. NÒn kinh tÒ ®uîc ph¸t triÓn theo c¬ chÕ thÞ truêng cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc b»ng ph¸p luËt, kÕ ho¹ch,chÝnh s¸ch, vµ c¸c c«ng cô kh¸c Trong nÒn kinh tÕ thÞ truêng,b¸n hµng cã thÓ coi lµ nhiÖm vô quan träng, lµ vÊn ®Ò “sèng cßn” ®èi víi mçi doanh nghiÖp. Cã tiªu thô ®­îc hµng hãa, doanh nghiÖp míi cã thu nhËp bï ®¾p chi phÝ vµ tiÕp tôc chu kú kinh doanh tiÕp theo. VËy lµm thÕ nµo ®Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c b¸n hµng?. Ngoµi nh÷ng vÊn ®Ò quan träng lµ ph¶i tæ chøc tèt nguån hµng, nghiªn cøu t×nh h×nh thÞ tr­êng...th× cßn mét vÊn ®Ò kh«ng kÐm phÇn quan träng lµ ph¶i qu¶n lý tèt c«ng t¸c b¸n hµng. Sù thay ®æi cña c¬ chÕ thÞ trußng dÉn ®Õn sù thay ®æi vÒ môc ®Ých vµ yªu cÇu cña qu¶n lý. KÕ to¸n víi t­ c¸ch lµ c«ng cô quan träng ®Ó qu¶n lý nÒn knh tÕ nãi chung vµ t¹i tõng doanh nghiÖp nãi riªng còng ph¶i ®­îc hoµn thiÖn ®Ó phï hîp víi yªu cÇu míi. Hoµn thiÖn lý luËn vÒ kÕ to¸n vµ viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ë tõng doanh nghiÖp ®­îc ®Æt ra nh­ mét yªu cÇu cÇn thiÕt. Lµ mét bé phËn cña c«ng t¸c kÕ to¸n, kÕ to¸n b¸n hµng còng ph¶i ®­îc hoµn thiÖn kh«ng nh÷ng vÒ vÊn ®Ò lý luËn mµ c¶ vÒ viÖc ¸p dông vµo tõng doanh nghiÖp. Môc ®Ých nghiªn cøu cña ®Ò tµi nµy lµ: Hoµn thiÖn nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ lý luËn kÕ to¸n b¸n hµng trªn c¬ së kh¶o s¸t t×nh h×nh thùc tÕ t¹i C«ng ty vËt t­ vµ thiÕt bÞ toµn bé. Chuyªn ®Ò nµy gåm cã hai phÇn: - PhÇn lý luËn vÒ nghiÖp vô kÕ to¸n b¸n hµng - PhÇn thùc tr¹ng vµ ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng t¹i C«ng ty VËt t­ vµ thiÕt bÞ toµn bé. I/ phÇn lý luËn Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ kÕ to¸n b¸n hµng trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i : 1- Kh¸i niÖm b¸n hµng: B¸n hµng trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i lµ qu¸ tr×nh doanh nghiÖp chuyÓn ho¸ vèn kinh doanh cña m×nh tõ h×nh th¸i hµng ho¸ sang h×nh th¸i tiÒn tÖ vµ h×nh thµnh kÕt qu¶ b¸n hµng. Nãi c¸ch kh¸c, b¸n hµng lµ viÖc chuyÓn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸, thµnh phÈm , dÞch vô cho kh¸ch hµng, doanh nghiÖp thu ®­îc tiÒn hoÆc ®­îc quyÒn thu tiÒn. Theo c¸c kh¸i niÖm trªn th× qu¸ tr×nh b¸n hµng ®­îc coi lµ hoµn tÊt khi ph¶i tho¶ m·n hai ®iÒu kiÖn. Thø nhÊt : Doanh nghiÖp ®· thùc sù xuÊt giao s¶n phÈm hµng ho¸ cho kh¸ch hµng. §iÒu kiÖn nµy ®Ó tho¶ m·n vÕ thø nhÊt cña kh¸i niÖm b¸n hµng lµ viÖc “ ChuyÓn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸ thµnh phÈm, dÞch vô cho kh¸ch hµng”. Tuy nhiªn, mét ®iÒu kiÖn nµy ch­a ®ñ ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh b¸n hµng hoµn tÊt v× sè hµng ho¸ göi ®i vµ giao cho kh¸ch hµng ®ã ch­a kh¼ng ®Þnh lµ ®· thu ®­îc tiÒn tøc lµ ch­a h×nh thµnh kÕt qu¶ b¸n hµng. Thø hai: Kh¸ch hµng ®· thanh to¸n tiÒn hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n sè hµng ®ã cho doanh nghiÖp . §iÒu kiÖn nµy ®Ó tho¶ m·n vÕ thø hai cña kh¸i niÖm b¸n hµng h×nh thµnh kÕt qu¶ b¸n hµng vµ qu¸ tr×nh b¸n hµng coi nh­ ®­îc hoµn tÊt B¸n hµng lµ giai ®o¹n cuèi cïng kÕt thóc mét chu kú kinh doanh vµ më ®Çu cho mét chu kú kinh doanh tiÕp theo. ChØ cã th«ng qua b¸n hµng, ®ång vèn cña doanh nghiÖp míi trë vÒ tr¹ng th¸i ban ®Çu cña nã.Qu¸ tr×nh b¸n hµng ®­îc thùc hiÖn hoµn tÊt sÏ h×nh thµnh kÕt qu¶ lµ doanh thu b¸n hµng, víi sè doanh thu nµy doanh nghiÖp míi cã thÓ trang tr¶i c¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh b¸n hµng, mua hµng, tr¶ l­¬ng cho c«ng nh©n viªn vµ tiÕp tôc qu¸ tr×nh kinh doanh sau. 2. C¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng chñ yÕu: §Ó cã thÓ thùc hiÖn tèt viÖc tiªu thô hµng ho¸, c¸c doanh nghiÖp th­êng ®a d¹ng ho¸ c¸c ph­¬ng th­c b¸n hµng. 2.1-B¸n hµng trong n­íc: Gåm hai ph­¬ng thøc chÝnh:b¸n bu«n vµ b¸n lÎ _B¸n bu«n: lµ viÖc b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ c¸ nh©n ®Ó tiÕp tôc chuyÓn b¸n hoÆc ®Ó s¶n xuÊt ra s¶n phÈm míi. Hµng ho¸ b¸n bu«n th­êng lµ theo sè l­îng lín vµ sau khi tiªu thô, hµng ho¸ vÉn nµm trong kh©u l­u th«ng. Cã thÓ cã c¸c ph­¬ng thøc b¸n bu«n sau: a/ B¸n bu«n qua kho: Theo ph­¬ng thøc nµy hµng ho¸ mua vÒ nhËp kho sau ®ã míi xuÊt b¸n cho kh¸ch hµng. Cã thÓ xuÊt b¸n theo mét trong hai c¸ch sau: _B¸n hµng trùc tiÕp qua kho: Bªn mua c­ c¸n bé ®Õn nhËn trùc tiÕp t¹i kho cña doanh nghiÖp. Hµng ho¸ ®­¬c xuÊt tõ kho giao ngay cho ng­êi mua vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô khi ng­êi mua ®· nhËn hµng vµ kÝ x¸c nhËn trªn chøng tõ b¸n hµng. Chøng tõ b¸n hµng trong tr­ßng hîp nµy lµ Ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc PhiÕu xuÊt kho kiªm ho¸ ®¬n b¸n hµng do doanh nghiªp lËp. _B¸n hµng qua kho theo h×nh thøc chuyÓn hµng. Theo h×nh thøc nµy, bªn mua tho¶ thuËn sÏ nhËn hµng t¹i mét ®Þa ®iÓm ®­îc qui ®Þnh trong hîp ®ång. Doanh nghiÖp xuÊt hµng tõ kho vµ vËn chuyÓn ®Õn n¬i qui ®Þnh b»ng ph­¬ng tiÖn vËn t¶i tù cã hoÆc thuª ngoµi. Hµng ho¸ xuÊt kho göi ®i vÉn thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp,doanh nghiÖp vÉn cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý chóng. ChØ khi nµo bªn mua x¸c nhËn ®· nhËn ®­îc hµng vµ chÊp nhËn thanh to¸n th× lóc ®ã hµng ho¸ míi ®­îc chuyÓn quyÓn së h÷u vµ sè hµng ho¸ ®i ®ã ®­îc coi lµ tiªu thô. Chøng tõ b¸n hµng trong tr­êng hîp nµy lµ Ho¸ ®¬n hoÆc PhiÕu xu©t kho kiªm ho¸ ®¬n do doanh nghiÖp lËp. b/ B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng: Hµng ho¸ mua vÒ kh«ng qua nhËp kho mµ ®­îc chuyÓn b¸n th¼ng cho ng­êi mua. Ph­¬ng thøc nµy ph©n biÖt hai h×nh thøc: _B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng trùc tiÕp: Doanh nghiÖp mua hµng cña bªn cung cÊp vµ chuyÓn sang tay lu«n cho ng­êi mua. Bªn mua cö c¸n bé cïng ®Õn nhËn hµng trùc tiÕp. Theo h×nh thøc nµy, doanh nghiÖp chØ tham gia phÇn tho¶ thuËn víi bªn mua vµ bªn b¸n, hµnh ®éng mua vµ b¸n cña doanh nghiÖp diÔn ra gÇn nh­ ®ång thêi, hµng ho¸ ®­îc coi lµ b¸n khi ng­êi mua ®· nhËn ®ñ hµng vµ kÝ x¸c nhËn lªn chøng tõ b¸n hµng cña doanh nghiÖp. Chøng tõ b¸n hµng trong tr­êng hîp nµy lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng giao th¼ng do doanh nghiÖp lËp. _B¸n vËn chuyÓn th¼ng theo h×nh thøc chuyÓn hµng: Doanh nghiÖp mua hµng cña bªn cung cÊp vµ chuyÓn hµng ®i b¸n th¼ng cho bªn mua kh«ng qua kiÓm nhËn nhËp . Hµng ho¸ trong khi vËn chuyÓn vÉn thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp , chØ khi nµo bªn mua x¸c nhËn ®É ®­îc hµng vµ chÊp nhËn thanh to¸n th× sè hµng míi ®­îc coi lµ tiªu thô. Chøng tõ b¸n hµng trong tr­êng hîp nµy lµ ho¸ ®¬n hoÆc ho¸ ®¬n b¸n hµng giao th¼ng do doanh nghiÖp lËp l¹i . Hai h×nh thøc b¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng trªn lµ h×nh thøc b¸n hµng tiÕt kiÖm , thuËn tiÖn nhÊt v× gi¶m ®­îc chi phÝ l­u th«ng tr¸nh ø ®äng vèn vµ t¨ng nhanh sù vËn ®éng cña vèn lµ hµng ho¸ . _ B¸n lÎ hµng ho¸ : Lµ viÖc b¸n hµng trùc tiÕp cho ng­êi tiªu dïng nh»m tho¶ m·n nhu cÇu sinh ho¹t cña c¸ nh©n vµ mét bé phËn nhu cÇu cña kinh tÕ tËp thÓ . Hµng ho¸ b¸n lÎ ®· êi khái lÜnh vùc tiªu dïng . Cã thÓ cã ph­¬ng thøc b¸n lÎ thu tiÒn tËp trung hoÆc b¸n lÎ thu tiÒn trùc tiÕp , tuy nhiªn trong ph¹m vi ®Ò tµi nµy kh«ng ®i s©u vµo c¸c ph­¬ng thøc nµy . 2.2- B¸n hµng ra n­íc ngoµi - hay b¸n hµng xuÊt khÈu . XuÊt khÈu lµ viÖc b¸n hµng ho¸, dÞch vô ra n­íc ngoµi trªn c¬ së hîp ®ång ®· kÝ kÕt, thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ . Hµng ho¸ xuÊt khÈu cã thÓ bao gåm nhiÒu h×nh thøc : hµng ho¸ dÞch vô b¸n cho c¸c c«ng ty n­íc ngoµi, hµng ho¸ göi ®i triÓn l·m, héi trî ë n­íc ngoµi. §Ó cã thÓ thùc hiÖn ®­îc viÖc xu¸t khÈu, c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã giÊy phÐp xuÊt khÈu do Bé th­¬ng m¹i vµ chØ ®­îc thùc hiÖn viÖc xuÊt khÈu theo ®óng mÆt hµng, sè l­îng, gi¸ trÞ nh­ trong giÊy phÐp. Trong b¸n hµng xuÊt khÈu, viÖc x¸c ®Þnh ®óng ®¾n thêi ®iÓm b¸n hµng ®Ó ghi nhËn doanh thu lµ mét vÊn ®Ò quan träng bëi lÏ hµng xuÊt khÈu ®­îc thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ, viÖc tÝnh doanh thu chÞu ¶nh h­ëng cña tû ngo¹i tÖ.Trong ký kÕt hîp ®ång xuÊt khÈu cã nhiÒu lo¹i gi¸, gåm cã gi¸ cè ®Þnh, gi¸ qui ®Þnh sau, gi¸ linh ho¹t. C¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n trong xuÊt khÈu cã thÓ lµ: ph­¬ng thøc chuyÓn tiÒn, ph­¬ng thøc thanh to¸n b»ng c¸ch ghi sæ, ph­¬ng thøc nhê thu, ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ. Trong ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, doanh nghiÖp cã thÓ lµ ®¬n vÞ trùc tiÕp xuÊt khÈu hµng ho¸ cña ®¬n vÞ m×nh nÕu cã ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn vÒ giÊy phÐp, vÒ nguån hµng. Tuy nhiªn cã nhiÒu doanh nghiÖp cã nguån hµng nh­ng kh«ng cã giÊy hoÆc kh«ng cã ®iÒu kiÖn ®Ó xuÊt khÈu cã thÓ doanh nghiÖp kh¸c thu hé, tõ ®ã ph¸t sinh c¸c tr­êng hîp giao vµ nhËn uû th¸c xuÊt khÈu.Trong ph¹m vi ®Ò tµi nµy chØ nghiªn cøu tr­êng hîp doanh nghiÖp lµ ®¬n vÞ nhËn uû th¸c cho ®¬n vÞ kh¸c. 3_KÕ to¸n tæng hîp nghiÖp vô b¸n hµng. a_Tµi kho¶n sö dông: TK511 ‘Doanh thu b¸n hµng’: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng thùc tÕ cña doanh nghiÖp trong mét kú kinh doanh. Bªn nî: ThuÕ ph¶i nép tÝnh trªn doanh thu b¸n hµng thùc tÕ. C¸c kho¶n ®iÒu chØnh gi¶m doanh thu. Doanh thu thuÇn. Bªn cã: Doanh thu b¸n hµng theo ho¸ ®¬n. Cuèi th¸ng, sau khi kÕt chuyÓn doanh thu thuÇn ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, tµi kho¶n nµy kh«ng cßn sè d­. TK131’Ph¶i thu cña khach hang’ ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ph¶i thu vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i thu cña doanh nghiÖp víi kh¸ch hµng vÒ tiÒn b¸n s¶n phÈm, hµng ho¸, lao vô, dÞch vô. Bªn nî: Sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch hµng vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ ®· giao vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô . Sè tiÒn thõa tr¶ l¹i cho kh¸ch. Bªn cã: Sè tiÒn kh¸ch hµng ®· tr¶ nî. Sè ®· nhËn øng tr­íc, tr¶ tr­íc cho kh¸ch. Sè tiÒn bÞ gi¶m gi¸, chiÕt khÊu, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ph¸t sinh khi ng­êi mua ch­a thanh to¸n tiÒn hµng. Sè d­ bªn nî: Sè tiÒn cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng. TK131 cã thÓ cã sè d­ bªn cã ph¶n ¶nh sè tiÒn nhËn tr­íc hoÆc sè ®· thu nhiÒu h¬n sè ph¶i thu cña kh¸ch. _TK632 ‘ Gi¸ vèn hµng b¸n’ ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cña thµnh phÈm, hµng ho¸,lao vô, dÞch vô xuÊt b¸n trong kú. §èi víi doanh nghiÖp h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­ßng xuyªn. Bªn nî : TrÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ , lao vô , dÞch vô ®· cung cÊp theo tõng ho¸ ®¬n. Bªn cã : KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú. §èi víi doanh nghiÖp h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Bªn nî : TrÞ gi¸ vèn cña hµng xuÊt b¸n trong kú. Bªn cã : KÕt chuyÓn gi¸ vèn cña hµng ®· göi b¸n nh­ng ch­a x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cña hµng xuÊt b¸n ®Î x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú. TK632 kh«ng cã sè d­ cuèi kú. Ngoµi ra cßn sö dông mét sè tµi kho¶n sau: _TK521 - ChiÕt khÊu hµng b¸n _TK531 - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i _TK532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n _TK111,TK512... b - Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: b1- B¸n hµng trong n­íc : - B¸n bu«n qua kho 1) B¸n bu«n trùc tiÕp qua kho: Theo ph­¬ng thøc nµy, hµng ®· x¸c ®Þnh tiªu thô , kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho ghi : Nî TK131 Nî TK111,112 Cã TK511- Doanh thu C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho vµ thÎ kho ghi Nî TK632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK156- Hµng ho¸ 2) B¸n bu«n theo ph­¬ng thøc göi hµng ®Þ Khi xuÊt kho göi hµng ®i , hµng ho¸ ch­a x¸c ®Þnh tiªu thô vµ vÉn thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp , kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ghi: Nî TK157- Hµng göi ®i b¸n Cã TK156 - Hµng ho¸ Khi bªn mua ®· nhËn hµng vµ chÊp nhËn thanh to¸n , lóc ®ã hµng míi x¸c ®Þnh lµ tiªu thô , kÕ to¸n ghi: Nî TK111,112 - TiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng Nî TK131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK511-Doanh thu §ång thêi kÕt chuyÓn gi¸ vèn Nî TK632-Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK157- Hµng göi ®i b¸n - B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng: + B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng trùc tiÕp: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua hµng ghi Nî TK632- Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK331- Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n(NÕu ch­a thanh to¸n) CãTK111,112- TiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng(NÕu thanh to¸n ngay) C¨n cø vµo hãa ®¬n b¸n hµng ghi Nî TK131-Ph¶i thu cña kh¸ch hµng(NÕu kh¸ch hµng nhËn nî) Nî TK111,112- TiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng(NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay) CãTK511-Doanh thu + B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng theo ph­¬ng thøc chuyÓn hµng C¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng do bªn cung cÊp lËp, kÕ to¸n ghi NîTK157-Hµng göi ®i b¸n CãTK33- Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n(NÕu doanh nghiÖp nhËn nî) CãTK111,112-TiÒn mÆt, TiÒn ng©n hµng(NÕu doanh nghiÖp thanh to¸n ngay) Khi bªn mua nhËn hµng, chÊp nhËn thanh to¸n hoÆc thanh to¸n ngay lóc nµy kÕ to¸n míi ph¶n ¶nh doanh thu Nî TK111,112-TiÒn mÆt ,TiÒn göi ng©n hµng Nî TK131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK511-Doanh thu Chi phÝ vËn chuyÓn nÕu bªn mua chÞu kÕ to¸n ghi Nî TK131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK111,112-TiÒn mÆt, TiÒn göi ng©n hµng NÕu doanh nghiÖp chÞu kÕ to¸n ghi NîTK641-Chi phÝ b¸n hµng CãTK111,112-TiÒn mÆt,TiÒn göi ng©n hµng Ngoµi ra cßn cã c¸c tr­êng hîp sau _B¸n hµng cã thùc hiÖn chiÕt khÊu b¸n hµng: Khi cã chøng tõ x¸c ®Þnh ghi Nî TK521-ChiÕt khÊu b¸n hµng CãTK111-TiÒn mÆt CãTK131-Ph¶i thu cña kh¸ch hµng . Cuèi kú, kÕt chuyÓn gi¶m doanh thu b¸n hµng trong kú theo ®Þnh kho¶n NîTK511-Doanh thu CãTK521-ChiÕt khÊu b¸n hµng _B¸n hµng cã hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Khi ph¸t sinh kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i trong kú, kÕ to¸n ghi NîTK531- Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i CãTK131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng CãTK111,112- TiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng Cuèi kú kÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®Ó kÕt chuyÓn gi¶m doanh thu b¸n hµng trong kú NîTK511-Doanh thu CãTK532-Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i NÕu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ph¸t sinh sau khi ®· x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú, kÕ to¸n ph¶i ghi gi¶m doanh thu b¸n hµng trong n¨m vµ ®iÒu chØnh l·i gép hoÆc ghi vµo thu nhËp cña ho¹t ®éng bÊt th­êng _B¸n hµng cã gi¶m gi¸ hµng b¸n: TK532- Gi¶m gi¸ hµng b¸n chØ ph¶n ¶nh c¸c kho¶n gi¶m trõ do viÖc chÊp nhËn gi¶m gi¸ ngoµi ho¸ ®¬n, kh«ng ph¶n ¶nh c¸c kho¶n gi¶m trõ x¸c ®Þnh ngay trªn ho¸ ®¬n vµ ®­îc trõ vµo tæng gi¸ trÞ tiÒn hµng. Khi ph¸t sinh gi¶m gi¸ kÕ to¸n ghi N¬TK511-Doanh thu CãTK-Gi¶m gi¸ hµng b¸n _B¸n hµng néi bé:§©y lµ viÖc b¸n hµng ®­îc thùc hiÖn gi÷a tæng c«ng ty, c«ng ty víi c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn cã tæ chøc kÕ to¸n riªng hoÆc gi÷a c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn h¹ch to¸n ®éc lËp víi nhau KÕ to¸n b¸n hµng trong tr­êng hîp nµy sö dông hai tµi kho¶n TK512-Doanh thu b¸n hµng néi bé: dïng ®Ó ph¶n ¶nh doanh thu cña sè s¶n phÈm , hµng ho¸, dÞch vô, lao vô ®· tiªu thô trong néi bé TK36-Ph¶i thu néi bé: dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i thu vÒ cung cÊp hµng ho¸ , s¶n phÈm, lao vô,dÞch vô ®· tiªu thô trong néi bé Khi ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n hµng néi bé ghi NîTK136-Ph¶i thu néi bé CãTK512- Doanh thu b¸n hµng néi bé b2- §èi víi b¸n hµng xuÊt khÈu _Tµi kho¶n sö dông: Ngoµi c¸c tµi kho¶n 511, 131 sö dông c¸c tµi kho¶n _138- Ph¶i thu kh¸c: Ph¶n ¶nh sè ph¶i thu cña bªn giao uû th¸c vÒ sè chi phÝ, thuÕ xuÊt khÈu mµ doanh nghiÖp ®· chi hé _TK413- Chªnh lÖch tû gi¸: Ph¶n ¶nh c¸c kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ ph¸t sinh vµ t×nh h×nh xö lý c¸c kho¶n chªnh lÖch ®ã _TK003- Hµng ho¸ nhËn b¸n hé, nhËn ký göi: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸ nhËn xuÊt khÈu uû th¸c hé _TK007- Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i: ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi, sè cßn l¹i theo nguyªn tÖ cña c¸c lo¹i ngo¹i tÖ ë ®¬n vÞ Tr×nh tù kÕ to¸n nhËn xuÊt khÈu uû th¸c _Khi nhËn hµng cña bªn giao uû th¸c, kÕ to¸n ghi NîTK003- hµng ho¸ nhËn b¸n hé, nhËn ký göi NÕu hµng ®­îc bªn giao chuyÓn ngay ®Õn c¶ng, s©n bay xuÊt, kÕ to¸n kh«ng ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng nµy vµo TK003 _Khi hµng xuÊt khÈu ®· hoµn thµnh thñ tôc h¶i quan vµ ®­îc tÝnh lµ hµng xuÊt khÈu kÕ to¸n ghi NîTK131:Sè ph¶i thu cña kh¸ch hµng CãTK331: Sè ph¶i tr¶ cho bªn giao uû th¸c CãTK511: Sè hoa hång uû th¸c doanh nghiÖp ®­îc h­ëng PhÇn hoa hång uû th¸c cã thÓ ®­îc ghi nhËn khi hµng ®­îc tÝnh lµ xuÊt khÈu theo ®Þnh kho¶n trªn hoÆc còng cã thÓ ®­îc ghi nhËn khi thanh lý hîp ®ång xuÊt khÈu _Khi kh¸ch hµng n­íc ngoµi tr¶ tiÒn, c¨n cø vµo giÊy b¸o nî cña ng©n hµng ghi NîTK112-TiÒn göi ng©n hµng CãTK131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng §ång thêi ghi: Nî TK007-Sè nguyªn tÖ _Sè tiÒn thuÕ xuÊt khÈu nép hé bªn giao uû th¸c ghi NîTK138-Ph¶i thu kh¸c CãTK333- ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc _Sè tiÒn chi phÝ b¸n hµng xuÊt khÈu mµ bªn giao uû th¸c ph¶i chÞu kÕ to¸n ghi NîTK138-Ph¶i thu kh¸c CãTK111,112- TiÒn mÆt , tiÒn göi ng©n hµng PhÇn nµy còng cã thÓ h¹ch to¸n trõ ngay vµo tiÒn hµng theo ®Þnh kho¶n NîTK331-Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n CãTK111,112- TiÒn mÆt, TiÒn göi ng©n hµng _Khi ®· thu ®­îc tiÒn hµng vµ cã ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ cÇn thiÕt hai bªn tiÕn hµnh thanh lý hîp ®ång xuÊt khÈu uû th¸c, tÝnh to¸n sè tiÒn ph¶i thu, ph¶i tr¶ gi÷a hai bªn. KÕ to¸n kÕt chuyÓn phÇn chi phÝ ®· chi hé ®Ó gi¶m tiÒn hµng NîTK331- Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n CãTK138- Ph¶i thu kh¸c Khi chuyÓn tiÒn tr¶ bªn giao, c¨n cø vµo giÊy b¸o nî cña ng©n hµng hoÆc phiÕu chi ghi NîTK331-ph¶i tr¶ ng­êi b¸n CãTK111,112 §ång thêi ghi bót to¸n ®¬n Nî TK007-Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i Cuèi th¸ng cuèi n¨m, kÕ to¸n tæng céng sè tiÒn ph¸t sinh trªn sæ ®¨ng ký, lÊy sè liÖu ®èi chiÕu víi b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh KÕ to¸n chi tiiÕt nghiÖp vô b¸n hµng KÕ to¸n chi tiÕt nghiÖp vô b¸n hµng ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt C¸c sæ chi tiÕt ®­îc sö dông trong kÕ to¸n b¸n hµng gåm:Sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng b¸n -Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vµ ghi sæ kÕ to¸n b¸n hµng theo h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ C¸c chøng tõ bao gåm: Ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n b¸n hµng giao th¼ng... Theo h×nh thøc nµy, ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xu¸t kho...sau khi ®­îc chØnh lý ®­îc ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt: Sæ chi tiÕt b¸n hµng, Sæ chi tiÕt ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ ®­îc ghi theo ®Þnh kú(3,5ngµy). II. PhÇn thùc tÕ vµ gi¶i ph¸p vÒ kÕ to¸n b¸n hµng ë C«ng tyvËt t­ vµ thiÕt bÞ toµn bé 1- §Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh ë c«ng ty : C«ng ty vËt t­ vµ thiÕt bÞ toµn bé - tªn ®Çy ®ñ lµ c«ng ty xuÊt nhËp khÈuvËt t­ vµ thiÕt bÞ toµn bé, lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc trùc thuéc tæng c«ng ty m¸y ®éng lùc vµ m¸y n«ng nghiÖp thuéc bé n«ng nghiÖp . C«ng ty cã tªn giao dÞch quèc tÕ lµ MATEXIM vµ cã trô së chÝnh t¹i ®­êng Hoµng Quèc ViÖt- NghÜa §«- Hµ Néi , ®­îc thµnh lËp tõ n¨m 1969 .Víi sù thay ®æi cña c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ tõ c¬ chÕ tËp chung quan liªu bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc , ho¹t ®éng cña c«ng ty còng ®­îc thay ®æi . C«ng ty ®­îc giao quyÒn tù chñ h¹ch to¸n kinh doanh , lêi ¨n lç chÞu , ho¹t ®éng theo sù ph©n cÊp qu¶n lý cña tæng c«ng ty vµ theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc. C¸c nghµnh nghÒ kinh doanh chñ yÕu cña c«ng ty bao gåm : - Kinh doanh vËt t­, m¸y mãc trong n­íc s¶n xuÊt ®­îc nh­: ThÐp, m¸y b¬m, m¸y n«ng nghiÖp kh¸c. - NhËp khÈu c¸c lo¹i s¾t thÐp, dông cô c¬ khÝ , vËt t­ c«ng nghiÖp, m¸y n«ng nghiÖp... ®Ó tiªu thô ë thÞ tr­êng trong n­íc. - Thùc hiÖn xuÊt nhËp, uû th¸c cho c¸c ®¬n vÞ kh¸c vÒ c¸c nhãm mÆt hµng mµ c«ng ty ®­îc phÐp xuÊt nhËp. C¸c mÆt hµng xuÊt, uû th¸c chñ yÕu lµ c¸c lo¹i nguyªn liÖu nh­ : thiÕc, gang, c¸c lo¹i hµng mü nghÖ nh­ : chiÕu tróc, gèi m©y... - Thùc hiÖn c¸c dÞch vô kh¸c nh­ : VËn t¶i ®­êng bé, cho thuª kho b·i cöa hµng... Ngoµi ra, c«ng ty cßn cã c¸c chi nh¸nh ë c¸c tØnh thµnh : XÝ nghiÖp vËt t­ Hµ Néi , xÝ nghiÖp vËt t­ vËn t¶i , tæng kho ®Çu t­... 2-Tæ chøc qu¶n lý ë C«ng ty C«ng ty bao gåm c¸c bé phËn nh­: Gi¸m ®èc, Phã gi¸m ®èc, Phßng tæ chøc hµnh chÝnh, Phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu,Phßng kü thuËt, Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n vµ C¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc. Mçi mét bé phËn cã mét nhiÖm vô riªng. 3-Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cñaC«ng ty: Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty bao gåm KÕ to¸n tr­ëng: ChÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o chung mäi ho¹t ®éng kÕ to¸n cña C«ng ty Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp: gåm 02 nh©n viªn kÕ to¸n - Thùc hiÖn theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n víi ng©n hµng, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ tæng hîp sè liÖu lËp b¸o c¸o tµi chÝnh Bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng: gåm 03 kÕ to¸n viªn cã nhiÖm vô ghi chÐp theo dâi vÒ hµng ho¸ vµ tiªu thô, h¹ch to¸n doanh thu cña c¸c ho¹t ®éng mua b¸n hµng, x¸c ®Þnh gi¸ vèn, theo dâi c¸c kháan ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Thùc hiÖn h¹ch to¸n theo dâi ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu uû th¸c víi c¸c ®¬n vÞ kh¸c. KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l­¬ng : ChÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n vÒ tiÒn mÆt, tiÒn l­¬ng KÕ to¸n ng©n hµng: ChÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn kÕ to¸n thanh to¸n víi ng©n hµng KÕ to¸n chi phÝ : Theo dâi chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp KÕ to¸n TSC§, nguån vèn: Theo dâ t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§, trÝch khÊu hao, ph©n bæ kh¸u hao vµ qu¶n lý nguån vèn Bé phËn kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc _H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông ë C«ng ty lµ h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ , c¸c chøng tõ ghi sæ ®­îc lËp mét lÇn vµo cuèi th¸ng, C«ng ty kh«ng sö dông Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ *Vµi nÐt vÒ tæ chøc c«ng t¸c b¸n hµng ë C«ng ty +VÒ hµng ho¸ tiªu thô chñ yÕu lµ c¸c lo¹i vËt t­ c«ng nghiÖp vµ m¸y n«ng nghiÖp +VÒ ph­¬ng thøc b¸n chñ yÕu lµ b¸n bu«n vµ qua hai ph­¬ng thøc b¸n: B¸n bu«n qua kho vµ b¸n bu«n giao th¼ng. +C«ng ty kh«ng thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p tµi chÝnh ®Ó khuyÕn khÝch kh¸ch hµng nh­ chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, chiÕt khÊu thanh to¸n hay håi khÊu +VÒ b¸n hµng xuÊt khÈu: Thùc hiÖn uû th¸c, hµng xuÊt khÈu chñ yÕu theo gi¸ FOB +C«ng ty cã thÞ tr­êng t­¬ng ®èi réng lín tõ B¾c tíi Nam, vµ thÞ tr­êng n­íc ngoµi chñ yÕu lµ c¸c n­íc Ch©u ¸ nh­ NhËt B¶n, Singapo,Trung quèc +Tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n nh×n chung ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng viªn. Tuy nhiªn, c«ng t¸c kÕ to¸n ch­a ®­îc c¬ giíi ho¸ b»ng m¸y vi tÝnh nªn viÖc xö lý vµ cung cÊp th«ng tin cßn ch­a nhanh. H¬n n÷a, viÖc qui ®Þnh tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n nh­ hiÖn nay khiÕn khèi l­îng c«ng viÖc bÞ dån nhiÒu vµo cuèi th¸ng. 4- T×nh h×nh thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty 4.1- Tµi kho¶n sö dông: C«ng ty ®ang sö dông c¸c TK sau TK511- Doanh thu b¸n hµng: §­îc chia thµnh hai tµi kho¶n cÊp hai TK5111-Doanh thu b¸n hµng vµ TK5113- Doanh thu dÞch vô TK131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng TK632- Gi¸ vèn hµng b¸n C¸c sæ sö dông trong kÕ to¸n b¸n hµng trong n­íc: Sæ chi tiÕt doanh thu, 4.2. Quy tr×nh h¹ch to¸n theo ph­¬ng thøc b¸n hµng 4.2.1. §èi víi b¸n bu«n qua kho - C¨n cø vµo giÊy duyÖt gi¸ cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng, c¨n cø vµo giÊy giíi thiÖu mua hµng cña kh¸ch hµng, phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu kinh doanh xuÊt nhËp khÈu lËp hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho thµnh 5 liªn. Theo tr×nh tù hãa ®¬n sau khi ®­îc lËp ë phßng KDXNK ®­îc chuyÓn sang phßng kÕ to¸n ®Ó thanh to¸n tiÒn. NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay, kÕ to¸n viÕt phiÕu thu vµ ®ãng dÊu “®· thanh to¸n” vµo dßng h×nh thøc thanh to¸n. NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n sau, kÕ to¸n ®ãng dÊu “tr¶ chËm” vµo dßng h×nh thøc thanh to¸n. KÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu vµ ghi vµo sæ quü theo ®Þnh kho¶n Nî TK 111 - TiÒn mÆt Cã TK 131 - ph¶i thu cña kh¸ch hµng Hãa ®¬n sau khi quay vÒ phßng kÕ to¸n ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n hµng hãa, c¨n cø vµo ®ã kÕ to¸n ghi vµo Sæ chi tiÕt vËt t­ vµ Sæ theo dâi TK 1561 - Gi¸ mua hµng hãa ®ång thêi x¸c ®Þnh vèn cña hµng xuÊt kho (chØ x¸c ®Þnh phÇn gi¸ mua vµ thuÕ nhËp khÈu). Hãa ®¬n ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n theo dâi doanh thu vµ c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng, c¨n cø vµo ®ã kÕ to¸n ®Þnh kho¶n. Nî TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK 511 - Doanh thu vµ ghi vµo hai sæ chi tiÕt: Së chi tiÕt doanh thu vµ Sæ chi tiÕt ph¶i thu cña kh¸ch hµng. - MÉu sæ chi tiÕt TK 511 - Doanh thu C¸ch ghi vµo sæ nµy nh­ sau: - Cét 1,1: Ghi ngµy th¸ng lËp vµ sè H§KPXK - Cét 3: Ghi tãm t¾t néi dung cña hãa ®¬n - Cét 4: Gi¸ vèn hµng xuÊt - c¨n cø vµo sè liÖu do kÕ to¸n hµng hãa chuyÓn sang. - Cét 6: Ghi doanh thu theo hãa ®¬n - Cét 5: §­îc tÝnh b»ng c¸ch lÊy doanh thu theo hãa ®¬n (sè liÖu ë cét 6) trõ gi¸ mua hµng xuÊt b¸n (sè liÖu ë cét 4). Së dÜ ph¶i x¸c ®Þnh chØ tiªu nµy v× thÕ mµ c«ng ty ph¶i nép tÝnh trªn c¬ së chªnh lÖch gi¸ b¸n trõ gi¸ mua. ChØ tiªu nµy lµ c¬ së ®Ó tÝnh sè doanh thu mµ c«ng ty ph¶i nép. Khi ph¸t sinh kho¶n gi¶m gi¸ hoÆc hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, kÕ ghi ®á vµo sæ chi tiÕt doanh thu trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹ii vµ sè tiÒn gi¶m gi¸ hµng b¸n ®Ó kÕt chuyÓn gi¶m doanh thu trong kú. NÕu c¸c kho¶n trªn ph¸t sinh sau khi bªn b¸n mua ®· thanh to¸n tiÒn, c«ng ty tr¶ l¹i tiÒn cho bªn mua th× cïng víi viÖc ghi nh­ trªn, kÕ to¸n tiÒn mÆt khi xuÊt tiÒn tr¶ ghi vµo Sæ quü theo ®Þnh kho¶n. Nî TK 511 - Doanh thu Cã TK 111 - TiÒn mÆt NÕu c¸c kho¶n trªn ph¸t sinh khi bªn mua ch­a thanh to¸n tiÒn hµng th× sè tiÒn gi¶m gi¸, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i trªn ®­îc trõ vµo nî ®Þnh kho¶n. Nî TK 511 - Doanh thu Cã TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ ®­îc ghi vµo sæ chi tiÕt TK 131, sæ nµy ®­îc më chi tiªt cho tõng kh¸ch hµng. Theo c¸ch h¹ch to¸n nh­ ®· tr×nh bµy trªn cña c«ng ty, tÊt c¶ c¸c hîp ®ång b¸n hµng, thu tiÒn ngay hay tr¶ chËm ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh vµo TK 131 vµ ®­îc ghi vµo Sæ chi tiÕt TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. C¸c hãa ®¬n b¸n hµng thanh to¸n tiÒn ngay ®­îc h¹ch to¸n trªn Sæ quü (hoÆc Sæ theo dâi tiÒn göi Ng©n hµng nÕu kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng TGNH). Theo ®Þnh kú cuåi tuÇn, kÕ to¸n b¸n hµng tiÕn hµnh ®èi chiÕu víi Sæ quü vµ Sæ TGNH ®Ó x¸c ®Þnh c¸c kho¶n kh¸ch hµng ®· thanh to¸n theo tõng ngµy trong tuÇn. Víi nh÷ng kho¶n nµy, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 111 - TiÒn mÆt Nî TK 112 - TiÒn göi Ng©n hµng Cã TL 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ ghi vµo sæ chi tiÕt TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng, sæ nµy ®­îc më chi tiÕt cho tõng kh¸ch s¹n. C¸ch ghi vµo sæ nµy nh­ sau: - Cét 1,2: Ghi ngµy th¸ng lËp vµ sè hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho - Cét 3: Ghi néi dung tãm t¾t cña hãa ®¬n - Cét 4: Ghi sè hiÖu TK ®èi øng - Cét 5,6: Ghi sè tiÒn ph¸t sinh cña c¸c nghiÖp vô - Cét 7: Ghi nh÷ng vÊn ®Ò cÇn l­u ý Theo c¸ch h¹ch to¸n nh­ ®· tr×nh bµy trªn cña c«ng ty, tÊt c¶ c¸c hîp ®ång b¸n hµng, thu tiÒn ngay hay chËm tr¶ ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh vµo TK 131 vµ ®­îc ghi vµo Sæ chi tiÕt TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. C¸c hãa ®¬n b¸n hµng thanh to¸n tiÒn ngay ®­îc h¹ch to¸n trªn Sæ quü (hoÆc Sæ theo dâi tiÒn göi Ng©n hµng nÕu kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng TGNH). Theo ®Þnh kú cuèi th¸ng, kÕ to¸n b¸n hµng tiÒn hµnh ®èi chiÕu víi Sæ quü vµ Sæ TGNH ®Ó x¸c ®Þnh c¸c kho¶n kh¸ch hµng ®· thanh to¸n theo tõng ngµy trong th¸ng. Víi nh÷ng kho¶n nµy, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 111 - TiÒn mÆt Nî TK 112 - TiÒn göi Ng©n hµng Cã TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ ghi vµo sæ chi tiÕt TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp sè liÖu trªn Sæ chi tiÕt Doanh thu ®Ó x¸c ®Þnh tæng doanh thu vµ tæng sè l·i gép, tõ tæng l·i gép tÝnh ra sè thuÕ ph¶i nép theo c«ng thøc: ThuÕ ph¶i nép = 15% x Tæng l·i gép C¨n cø vµo c¸c sè liÖu tæng hîp trªn, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n Nî TK 511 - Doanh thu: sè thuÕ ph¶i nép Cã TK 3331 - ThuÕ doanh thu: sè thuÕ ph¶i nép vµ Nî TK 511- Doanh thu: Sè doanh thu thuÇn Cã TK 911 - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh: Sè doanh thu thuÇn Sè liÖu trªn ®­îc ghi vµo PhiÕu ghi sæ kiªm lu©n chuyÓn chøng tõ. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh tÝnh sè d­ cña TK 131 trªn sæ chi tiÕt vµ lËp PhiÕu ghi sæ kiªm lu©n chuyÓn chøng tõ gèc theo c¸c ®Þnh kho¶n Nî TK 111, 112 Cã TK 131 - ph¶i thu cña kh¸ch hµng Vµ Nî TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK 511 - Doanh thu Sau khi lËp, phiÕu ghi sæ nµy ®­îc chuyÓn cho bé phËn kÕ to¸n tæng hîp, kÕ to¸n tæng hîp kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n cã liªn quan sau ®ã ghi vµo Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. C«ng ty sö dông mét quyÓn Sæ c¸i - kiÓu Ýt cét - ®Ó tæng hîp sè liÖu, mçi tµi kho¶n ®­îc më trªn mét hoÆc mét sè trang. 4.2.2. B¸n bu«n kh«ng qua kho - Hµng b¸n giao th¼ng C«ng ty ¸p dông ph­¬ng thøc b¸n nµy chñ yÕu lµ ®èi víi hµng xuÊt khÈu. Hµng nhËp vÒ sau khi ®­îc h¶i quan kiÓm nhËn cã thÓ ®­îc giao b¸n th¼ng cho kh¸ch t¹i c¶ng, bÕn b·i... ph­¬ng thøc b¸n nµy rÊt thuËn tiÖn, t¨ng nhanh vßng quay cña vèn, tiÕt kiÖm chi phÝ b¸n hµng. C¸c chøng tõ vÒ hµng giao th¼ng (c¶ chøng tõ mua vµ b¸n) sau khi ®­îc phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu kiÓm tra chØnh lý ®­îc chuyÓn ®Õn phßng kÕ to¸n. Bé chøng tõ nµy th­êng vÒ cïng vµ th­êng bao gåm c¸c chøng tõ sau: - Hãa ®¬n mua hµng - Tê khai thuÕ h¶i quan - Biªn b¶n kiÓm nhËn - Hãa ®¬n b¸n hµng giao th¼ng (lµ c¸c hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho cã ghi râ b¸n theo h×nh thøc giao th¼ng...) Bé chøng tõ ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n theo dâi phÇn hµng b¸n giao th¼ng, c¨n cø vµo ®ã kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n: Nî TK 1561 - Gi¸ mua hµng hãa (bao gåm gi¸ mua hµng vµ thuÕ nhËp khÈu tÝnh theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy hµng tÝnh lµ nhËp khÈu) Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n (theo tû gi¸ h¹ch to¸n) Cã TK 3333 - ThuÕ nhËp khÈu (theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy tÝnh thuÕ) Cã TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ §ång thêi kÕt chuyÓn gi¸ vèn theo ®Þnh kho¶n Nî TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 1561 - Gi¸ mua hµng hãa C¸c sè liÖu trªn ®­îc theo dâi trªn B¸o c¸o chi tiÕt hµng giao th¼ng C¸ch ghi vµo sæ nµy nh­ phËn ®Þnh kho¶n trªn, cét 3,4 ghi sè vµ ngµy cña hãa ®¬n mua hµng. Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo c¸c sè liÖu tæng hîp ®­îc trªn sæ trªn lËp c¸c phiÕu ghi sæ TK 632, TK 413, TK 331 theo c¸c ®Þnh kho¶n trªn. * VÒ viÖc b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ phô thuéc. Quy tr×nh h¹ch to¸n hµng b¸n cho c¸c ®¬n vÞ nµy còng gièng nh­ ®èi víi b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi, tµi kho¶n sö dông lµ TK 511 - Doanh thu dïng ®Ó h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng néi bé vµ TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng dïng ®Ó h¹ch to¸n kho¶n ph¶i thu cña c¸c ®¬n vÞ néi bé vÒ tiÒn hµng. * Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vµ ghi sæ kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng trong n­íc. - VÒ tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n: C¸c chøng tõ ban ®Çu vÒ b¸n hµng nh­ hãa ®¬n b¸n hµng, hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (nh­ ®· tr×nh bµy ë tõng ph­¬ng thøc b¸n hµng trªn) ®­îc lËp t¹i phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, sau khi cã ®Èy ®ñ c¸c yÕu tè vµ ®­îc kiÓm ta chØnh lý ®­îc chuyÓn ®Õn phßng kÕ to¸n. Nh×n chung, viÖc tæ chøc c¸c chøng tõ ban ®Çu vÒ b¸n hµng ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi tèt, tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vÒ b¸n hµng ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi tèi, tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vÒ b¸n hµng ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi hîp lý vµ khoa häc, cã quy ®Þnh cô thÓ nhiÖm vô cña tõng bé phËn trong viÖc qu¶n lý, l­u tr÷ chøng tõ nh­ c¸c chøng tõ vÒ b¸n hµng sÏ do kÕ to¸n theo dâi doanh thu qu¶n lý vµ l­u tr÷. C«ng ty sö dông sæ giao chøng tõ ®Ó theo dâi vµ x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cô thÓ cña tõng bé phËn, c¸c chøng tõ khi giao ®Òu ph¶i cã ký nhËn trªn sæ nµy. 4.2.3. B¸n hµng xuÊt khÈu theo ph­¬ng thøc nhËn ñy th¸c Sau khi cã giÊy phÐp xuÊt khÈu cña Bé Th­¬ng m¹i, c«ng ty thùc hiÖn xuÊt ñy th¸c theo ®óng c¸c mÆt hµng vµ sè l­îng ®· ®¨ng ký trong giÊy phÐp. Theo h×nh thøc nµy, c«ng ty thay mÆt bªn giao ñy th¸c (sau ®©y gäi t¾t lµ bªn giao) lµm mäi thñ tôc xuÊt hµng, chi phÝ trong qu¸ tr×nh xuÊt do bªn giao chÞu vµ ®­îc tÝnh trõ vµo tiÒn hµng. VÒ phÇn m×nh, c«ng ty ®­îc h­ëng phÇn hoa hång ñy th¸c, phÇn nµy ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 5113 - Doanh thu dÞch vô. C«ng ty sÏ chuyÓn tr¶ bªn giao sè tiÒn b»ng sè tiÒn hµng trõ c¸c chi pÝ mµ bªn giao ph¶i chÞu hoa hång vµ ñy th¸c. a) VÒ chøng tõ vµ ph­¬ng thøc giao dÞch Hµng xuÊt ñy th¸c th­êng lµ theo ph­¬ng thøc giao dÞch th«ng th­êng, c«ng ty vµ kh¸ch hµng n­íc ngoµi giao dÞch víi nhau qua th­, ®iÖn tÝn hoÆc trùc tiÕp ®Ó tháa thuËn c¸c ®iÒu kiÖn vµ lËp Hîp ®ång b¸n hµng, ph­¬ng thøc thanh to¸n chñ yÕu lµ b»ng ®iÖn chuyÓn tiÒn (T/T) hoÆc thanh to¸n qua th­ tÝn dông (L/C). Bé hå s¬ xuÊt ñy th¸c th­êng bao gåm: Hãa ®¬n xuÊt hµng cña bªn giao, hîp ®ång xuÊt khÈu ñy th¸c, hãa ®¬n b¸n hµng xuÊt khÈu, giÊy chøng nhËn h¶i quan, th«ng b¸o thuÕ, biªn lai thu lÖ phÝ h¶i quan, chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng... C¸c chøng tõ nµy sau khi ®­îc phßng kinh doanh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ ®­îc chuyÓn ®Õn phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®ã ®Ó ghi sæ kÕ to¸n vµ ®­îc l­u tr÷ ë phßng kÕ to¸n mét b¶n. b) Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: C«ng ty ®ang sö dông c¸c TK sau - TK 1561: dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng mµ c«ng ty nhËn ñy th¸c xuÊt khÈu - KÕt cÊu. Bªn Nî: TrÞ gi¸ sè hµng nhËn ñy th¸c xuÊt theo tû gi¸ h¹ch to¸n Bªn Cã: KÕt chuyÓn trÞ gi¸ sè hµng nµy khi hµng ®­îc tÝnh lµ hµng xuÊt khÈu Sau mçi hîp ®ång ñy th¸c. TK nµy kh«ng cßn sè d­ - TK 331- Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè tiÒn ph¶i tr¶ cho bªn giao ñy th¸c. KÕt cÊu TK nµy nh­ sau: Bªn Nî: KÕt chuyÓn phÇn chi phÝ, thuÕ ®· chi hé vµ sè hoa hång ñy th¸c c«ng ty ®­îc h­ëng ®Ó gi¶m kho¶n ph¶i tr¶ bªn giao ñy th¸c. : Sè tiÒn thùc tr¶ cho bªn ñy th¸c Bªn Cã: TrÞ gi¸ sè hµng nhËn giao ñy th¸c ph¶i tr¶ cho bªn giao ñy th¸c theo tû gi¸ h¹ch to¸n. : Sè chªnh lÖch tû gi¸ ph¸t sinh. Sau mçi hîp ®ång ñy th¸c, sau khi thanh lý, phÇn chªnh lÖch ph¸t sinh ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ vµ TK nµy kh«ng cßn sè d­. - TK 3388 - UT - Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c trong quan hÖ giao nhËn ñy th¸c. KÕt cÇu TK nµy nh­ sau: : C¸c chi phÝ trong qu¸ tr×nh xuÊt ñy th¸c mµ bªn giao ñy th¸c ph¶i chÞu. : ThuÕ xuÊt khÈu ph¶i thu l¹i bªn giao ñy th¸c. Bªn Cã: Kho¶n ph¶i tr¶ cho bªn giao sau khi trõ phÝ ñy th¸c : KÕt chuyÓn phÇn chi phÝ vµ thuÕ ®· chi hé vµ phÇn hoa hång ñy th¸c khi thanh to¸n hîp ®ång: C¸c kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ ph¸t sinh ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ vµ TK nµy kh«ng cßn sè d­. Ngoµi ra cßn sö dông TK 5113 ®Ó h¹ch to¸n doanh thu ñy th¸c vµ TK 007 - Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i. c) Quy tr×nh h¹ch to¸n vµ c¸c Sæ ®Ó h¹ch to¸n: - Khi nhËn ®­îc hµng cña bªn giao, kÓ c¶ nhËn hµng t¹i kho cña bªn giao hoÆc t¹i c¶ng, c¨n cø vµo hãa ®¬n giao hµng, kÕ to¸n ghi sè tiÒn trªn hãa ®¬n theo tû gi¸ h¹ch to¸n. Nî TK 1561 - UT: Hµng hãa nhËn ñy th¸c Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n - C¨n cø vµo hãa ®¬n b¸n hµng xuÊt khÈu cã x¸c nhËn cña h¶i quan, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK 3388 - Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c: PhÇn tiÒn hµng trõ hoa hång ñy th¸c. Cã TK 511 - Doanh thu: PhÇn hãa hång ñy th¸c §ång thêi kÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng nhËn ñy th¸c theo ®Þnh kho¶n Nî TK 3388 - Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c Cã TK 1561 - UT: hµng hãa nhËn ñy th¸c (C¸c kho¶n trªn ®­îc tÝnh theo tû gi¸ h¹ch to¸n kÓ c¶ phÇn hoa hång ñy th¸c). C¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh xuÊt ñy th¸c th­êng bao gåm: phÝ chøng tõ nhËn xuÊt xø, phÝ vËn chuyÓn, phÝ kiÓm hãa h¶i quan... c¨n cø vµo c¸c chøng tõ chøng minh, kÕ to¸n ghi. Nî TK 3388 - Ph¶i tr¶ nép kh¸c: Sè chi phÝ ph¸t sinh Cã TK 111, 112 - TiÒn mÆt, TiÒn göi ng©n hµng ThuÕ xuÊt khÈu nép hé bªn giao, kÕ to¸n c¨n cø vµo tû gi¸ thùc tÕ ngµy nép thuÕ ghi. Nî TK 3388 - Ph¶i tr¶ nép kh¸c: Sè thuÕ ph¶i nép Cã TK 333: ThuÕ xuÊt khÈu vµ kÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµo phiÕu chi ®Þnh kho¶n Nî TK 333 - ThuÕ xuÊt khÈu Cã TK 111 - TiÒn mÆt Khi nhËn ®­îc tiÒn cña phÝa n­íc ngoµi tr¶, c¨n cø vµo giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, kÕ to¸n ghi. Nî TK 112 - tiÒn göi Ng©n hµng: Theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy nhËn Cã TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng: TÝnh theo tû gi¸ h¹ch to¸n Cã TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ Sau khi nhËn ®­îc tiÒn vµ cã ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ cÇn thiÕt, hai bªn tháa thuËn ®Ó tiÕn hµnh thanh lý hîp ®ång. Hîp ®ång thanh lý th­êng do kÕ to¸n theo dâi phÇn xuÊt ñy th¸c lËp vµ ®­îc coi lµ hîp lý, hîp lÖ khi ®­îc bªn giao chÊp nhËn vµ cã ®Èy ®ñ c¸c ch÷ ký. Biªn b¶n nµy ®­îc l­u ë phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n c¨n cø vµo b¶n than lý tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n - KÕt chuyÓn phÇn chi phÝ vµ thuÕ ®· chi hé ®Ó trõ vµo tiÒn hµng Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 3388 - Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c - KÕt chuyÓn phÇn hoa hång ñy th¸c ®­îc h­ëng ®Ó trõ vµo tiÒn hµng Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 3388 - Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c - Sè tiÒn ph¶i tr¶ cho bªn giao, khi tr¶ kÕ to¸n ghi Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 111, 112 - TiÒn mÆt, TiÒn göi ng©n hµng KÕ to¸n hµng xuÊt ñy th¸c ®­îc theo dâi chi tiÕt theo tõng l«, khi kÕt thóc mét hîp ®ång ñy th¸c, c¸c TK 331, TK 3388 chi tiÕt cho l« hµng ®ã ®­îc tÊt to¸n - phÇn chªnh lÖch ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸. 5. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng ë c«ng ty vËt t­ vµ thiÕt bÞ toµn bé 5.1. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng Lµ mét phÇn hµnh cña c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty, kÕ to¸n b¸n hµng cã mét vai trß quan träng trong viÖc qu¶n lý c«ng t¸c b¸n hµng. Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng sÏ gióp c«ng ty qu¶n lý tèt c«ng t¸c b¸n hµng vµ tõ nh÷ng th«ng tin kÞp thêi, trung thùc vµ ®Çy ®ñ do kÕ to¸n cung cÊp sÏ gióp l·nh ®¹o c«ng ty thÊy ®­îc thùc tÕ ho¹t ®éng b¸n hµng, nh÷ng mÆt m¹nh, mÆt yÕu tõ ®ã cã h­íng ®Ó tiÕp tôc ph¸t triÓn. * Yªu cÇu c¬ b¶n cña viÖc hoµn thiÖn + Tu©n thñ chÕ ®é qu¶n lý tµi chÝnh vµ chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh + §¸p øng ®Èy ®ñ c¸c nhiÖm vô vµ yªu cÇu cña c«ng ty kÕ to¸n b¸n hµng, ®Æc biÖt lµ yªu cÇu vÒ cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, nhanh chãng phôc vô cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n hµng cña ®¬n vÞ. + Phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty, phï hîp víi tæ chøc bé m¸y nh©n viªn vµ tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n. + TiÕt kiÖm chi phÝ h¹ch to¸n. §©y còng lµ mét yªu cÇu cÇn thiÕt ®Æt ra ®èi víi viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ®¶m b¶o tiÕt kiÖm chi phÝ h¹ch to¸n gãp phÇn vµo viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ cña toµn c«ng ty vµ t¨ng lîi nhuËn. 5.2. Nh÷ng vÊn ®Ò cÇn hoµn thiÖn vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng ë C«ng ty VËt T­ vµ thiÕt bÞ toµn bé. 5.2.1. VÒ h×nh thøc kÕ to¸n vµ tr×nh tù ghi sæ C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ, h×nh thøc nµy lµ phï hîp quy m« vµ lo¹i h×nh ho¹t ®éng kinh doanh, phï hîp víi tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n. Tuy nhiªn vÒ vÊn ®Ò nµy, qua qu¸ tr×nh nghiªn cøu t«i thÊy cã mét sè ®iÓm cÇn söa ®æi bæ sung nh­ sau: - VÒ thêi h¹n lËp Chøng tõ ghi sæ: C«ng ty nªn quy ®Þnh thêi h¹n lËp chøng tõ ghi sæ lµ 05 ngµy v× c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ë c«ng ty kh«ng nhiÒu l¾m, tuy nhiªn nÕu quy ®Þnh tr×nh tù ghi sæ lµ mét th¸ng nh­ hiÖn nay lµ ch­a phï hîp, kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ viÖc cËp nhËt, cung cÊp c¸c th«ng tin kinh tÕ - ®Æc biÖt lµ c¸c th«ng tin vÒ qu¸ tr×nh b¸n hµng - vµ lµm cho c«ng viÖc bÞ dån nhiÒu vµo cuèi th¸ng. Thêi h¹n ghi sæ lµ05 ngµy sÏ thuËn tiÖn h¬n cho viÖc lËp chøng tõ ghi sæ, c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc dµn ®Òu trong th¸ng h¬n vµ th«ng tin ë bé phËn kÕ to¸n tæng hîp ®­îc cËp nhËt h¬n. - VÒ sæ kÕ to¸n: HiÖn nay ë c«ng ty kh«ng sö dông sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ nªn viÖc ghi sæ kÕ to¸n to¸n tæng hîp míi chØ thùc hiÖn ®­îc viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo néi dung kinh tÕ trªn Sæ c¸i mµ ch­a ph¶n ¸nh ®­îc c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian vµ ch­a thùc hiÖn ®­îc nghiÖp vô qu¶n lý c¸c chøng tõ ghi sæ. Theo t«i, c«ng ty nªn sö dông sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®Ó ®¨ng ký c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian, qu¶n lý chøng tõ ghi sæ, h¹n chÕ viÖc ghi sæ trïng l¾p vµ ®Ó kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu víi B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. 5.2.2. VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng b¸n trong n­íc a) VÒ viÖc h¹ch to¸n doanh thu vµ c¸c kho¶n ph¶i thu. - C«ng ty cÇn x¸c ®Þnh ®óng ®¾n néi dung c¸c kho¶n ph¶n ¸nh vµo TK131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Theo quy ®Þnh TK 131 chØ dïng ®Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu gi÷a c«ng ty víi kh¸ch hµng vÒ tiÒn hµng, kh«ng ph¶n ¸nh c¸c kho¶n b¸n hµng thu tiÒn ngay. Do vËy, khi kh¸ch hµng nép tiÒn mua hµng thanh to¸n ngay, kÕ to¸n tiÒn mÆt vµ kÕ to¸n b¸n hµng c¨n cø vµo phiÕu thu vµ hãa ®¬n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 111 - TiÒn mÆt Cã TK 511 - Doanh thu vµ ghi vµo sæ theo dâi TK 511 - Doanh thu ®èi øng víi TK 111 - tiÒn mÆt. ViÖc ghi sæ nµy võa ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c kho¶n doanh thu b»ng tiÒn mÆt vµ kh«ng ph¶i theo dâi qua TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Sæ chi tiÕt TK 131 chØ dïng ®Ó theo dâi nh÷ng tr­êng hîp b¸n hµng thu tiÒn chËm. - VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ c¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n. §Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt vÒ c¸ch h¹ch to¸n vµ thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi, c«ng ty nªn më tµi kho¶n: TK 531 - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i TK 532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n ®Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n trªn Do vËy khi ph¸t sinh kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ chøng minh, kÕ to¸n h¹ch to¸n. Nî TK 532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n Cã TK 111, 112, 131 Cuèi kú kÕt chuyÓn gi¶m doanh thu theo ®Þnh kho¶n Nî TK 511 - Doanh thu Cã TK 532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n §èi víi hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, kÕ to¸n cÇn x¸c ®Þnh chÝnh x¸c thêi ®iÓm ph¸t sinh kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. + NÕu kho¶n nµy ph¸t sinh trong quý vµ ch­a thùc hiÖn viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña quý, kÕ to¸n h¹ch to¸n nh­ sau: - H¹ch to¸n kho¶n thanh to¸n víi ng­êi mua hµng vÒ sè tiÒn b¸n sè hµng ®ã. Nî TK 531 - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Cã TK 111, 112, 131 - KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cã cña sè hµng ®ã Nî TK 156 - Hµng hãa cã TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n - KÕt chuyÓn gi¶m doanh thu trong kú Nî TK 511 - Doanh thu Cã TK 531 + NÕu kho¶n nµy ph¸t sinh sau khi ®· x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, víi trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i kh«ng lín th× cã thÓ tÝnh trõ vµo doanh thu cña quý ®ã. Cßn nÕu sè hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i cã gi¸ trÞ lín nÕu h¹ch to¸n gi¶m doanh thu sÏ lµm sai lÖch doanh thu b¸n hµng cña doanh nghiÖp trong kú ®ã. Do vËy cã thÓ coi ®©y lµ mét kho¶n lç bÊt th­ßng vµ ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 156 - Hµng hãa Cã TK 721 - Thu nhËp ho¹t ®éng bÊt th­êng cuèi kú, kÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i theo ®Þnh kho¶n Nî TK 821 - Chi phÝ ho¹t ®éng bÊt th­êng Cã TK 531 - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i - C«ng ty kh«ng nªn sö dông tõ l·i gép ®Ó chØ kho¶n chªnh lÖch tÝnh thuÕ (gi¸ b¸n trõ gi¸ mua) mµ nªn sö dông ®óng tõ chªnh lÖch gi¸ mua vµ gi¸ b¸n. L·i gép lµ kho¶n chªnh lÖch gi÷a doanh thu thuÇn vµ trÞ gi¸ vèn hµng b¸n, cßn gi¸ mua trong chØ tiªu trªn chØ gåm gi¸ mua vµ thuÕ, kh«ng tÝnh phÇn chi phÝ mua hµng. - VÒ sæ kÕ to¸n: Hai mÉu sæ chi tiÕt TK 131 - Ph¶i thu cña khach shµng vµ TK 511 - Doanh thu c«ng ty ®ang sö dông ch­a ®¶m b¶o thuËn tiÖn vµ khoa häc. Theo t«i, c«ng ty cã thÓ sö dông hai mÉu sæ sau: MÉu sæ chi tiÕt TK 511 - Doanh thu. C¸ch ghi vµo sæ nµy nh­ sau: - Cét 1: Ghi ngµy th¸ng ghi sæ - Cét 2,3: Ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng cña chøng tõ - Cét 4: Ghi néi dung cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh - Cét 5: Ghi sè hiÖu TK ®èi øng - Cét 6: Ghi doanh thu hãa ®¬n - Cét 8: Ghi c¸c kho¶n tÝnh trõ - Cét 10: Ghi chªnh lÖch tÝnh thuÕ - Cét 7: Ghi sè thuÕ ph¶i nép, cét nµy chØ cÇn ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng Sö dông Sæ chi tiÕt nµy viÖc h¹ch to¸n sÏ ®­îc râ rµng h¬n, thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi chi tiÕt vµ ®èi chiÕu sè liÖu. VÒ sæ chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng: cã thÓ sö rông mÉu sæ nh­ sau: C¸ch ghi sæ nµy nh­ sau: - Cét 1: Ghi ngµy th¸ng ghi sæ - Cét 2,3: Ghi sè hiÖu vµ ngµy th¸ng cña chøng tõ - Cét 4: Ghi néi dung tãm t¾t cña chøng tõ - Cét 5: Ghi sè hiÖu TK ®èi øng - Cét 6,7: Ghi sè tiÒn ph¸t sinh cña nghiÖp vô kinh tÕ - Cét 8,9: Ghi sè d­ theo ph­¬ng ph¸p sè d­ lòy kÕ Nh­ vËy c¨n cø vµo cét sè d­ nµy, ta cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc sè cßn ph¶i thu cña mçi kh¸ch hµng t¹i c¸c thêi ®iÓm, thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi vµ b¸o c¸o c«ng nî. b) VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng b¸n giao th¼ng - Sö dông TK 156 - Hµng hãa ®Ó h¹ch to¸n trong tr­êng hîp nµy lµ kh«ng hîp lý bëi lÏ sè hµng nµy ®­îc chuyÓn b¸n th¼ng, kh«ng qua nhËp kho, kh«ng cã phiÕu nhËp kho. Theo chóng t«i, quy tr×ng h¹ch to¸n hîp lý trong tr­êng hîp nµy lµ: - Khi hµng hãa ®· vÒ ®Õn n¬i giao nhËn vµ ®­îc tÝnh lµ hµng nhËp khÈu, kÕ to¸n c¨n cø vµo Hãa ®¬n mua hµng vµ th«ng b¸o thuÕ cña h¶i quan tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 151 - Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng: TrÞ gi¸ sè hµng lµ thuÕ nhËp khÈu theo tû gi¸ thùc tÕ Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n: theo tû gi¸ h¹ch to¸n Cã TK 333 - ThuÕ: Theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy nép thuÕ Cã TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ - Khi kh¸ch hµng ®Õn nhËn trùc tiÕp t¹i c¶ng, ®a thanh to¸n tiÒn hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n sau, kÕ to¸n kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n theo ®Þnh kho¶n. Nî TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 151 - Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng Së dÜ ta sö dông TK 151 ®Ó h¹ch to¸n trong tr­êng hîp nµy v× l­îng hµng b¸n giao th¼ng chñ yÕu lµ hµng nhËp khÈu, cã thêi gian vËn chuyÓn khi vÒ ®Õn c¶ng kh«ng ph¶i lµ giao ngay cho kh¸ch hµng mµ ph¶i qua lµm thñ tôc h¶i quan, th«ng qua kiÓm nhËn.... sau ®ã hµng ®­îc b¸n ngay t¹i c¶ng, bÕn b·i cho c¸c kh¸ch hµng ®Õn nhËn trùc tiÕp. C¸c nghiÖp vô trªn ®©y ®­îc ghi vµo b¸o c¸o chi tiÕt hµng giao th¼ng theo mÉu c«ng ty ®ang sö dông nh­ v× sö dông TK 156 - Hµng hãa, ta sö dông TK 151 - Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng. c) VÒ viÖc b¸n hµng cho c¸c chi nh¸nh phô thuéc cã tæ chøc kÕ to¸n riªng Trong tr­êng hîp nµy, c«ng ty nªn sö dông TK 512 - Doanh thu tiªu thô néi bé ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ nµy, cßn c¸c kho¶n ph¶i thu vÒ tiÒn hµng ph¸t sinh gi÷a c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ phô thuéc nªn h¹ch to¸n vµo TK 136 - Ph¶i thu néi bé (1368). Do vËy khi xuÊt kho b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ phô thuéc, c¨n cø vµo hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 1368 - NÕu b¸n chÞu Nî TK 111, 112 - NÕu b¸n hµng thu tiÒn ngay Cã TK 512 - Doanh thu tiªu thô néi bé NghiÖp vô b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ phô thuéc ph¸t sinh t­¬ng ®èi lín, kÕ to¸n nªn më hai hÖ thèng sæ chi tiÕt: Sæ chi tiÕt TK1368 vµ Sæ chi tiÕt TK 512 (mÉu sæ nh­ Sæ chi tiÕt TK 131 vµ Sæ chi tiÕt TK 511) ®Ó theo dâi chi tiÕt viÖc b¸n hµng cho c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn vµ ph¶n ¸nh doanh thu theo tõng nhãm hµng. C¨n cø vµo sæ ®ã sÏ x¸c ®Þnh ®­îc l­îng hµng l­u chuyÓn trong néi bé toµn c«ng ty theo gi¸ giao dÞch néi bé vµ c¸c kho¶n thanh to¸n trong néi bé toµn c«ng ty t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc thanh to¸n bï trõ víi c¸c kho¶n kh¸c. 5.3. VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng xuÊt khÈu theo ph­¬ng thøc nhËn ñy th¸c C«ng ty nªn x¸c ®Þnh l¹i néi dung c¸c kho¶n h¹ch to¸n vµo TK 1561 - Gi¸ mua hµng hãa vµ TK 3388 - ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c. Hai TK nµy chØ ph¶n ¸nh l­îng hµng thuéc së h÷u cña doanh nghiÖp cã qua kiÓm nhËn nhËp kho vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c ngoµi ph¹m vi tiÒn hµng. Thay v× sö dông hai TK ®ã, c«ng ty nªn sö dông hai TK sau: - TK 003: Hµng hãa nhËn b¸n hé, nhËn ký göi. TK nµy sÏ ph¶n ¸nh l­îng hµng mµ c«ng ty nhËn xuÊt ñy th¸c. - TK 1388: Ph¶i thu kh¸c - dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ ®· chi hé vµ ph¶i thu l¹i tõ bªn giao ñy th¸c hoÆc kÕt chuyÓn ®Ó gi¶m sè tiÒn hµng ph¶i tr¶ bªn giao ñy th¸c. Quy tr×nh h¹ch to¸n trong tr­êng hîp nµy sÏ lµ: - Khi nhËn hµng cña bªn giao ñy th¸c, c¨n cø vµo hãa ®¬n giao hµng ñy th¸c, kÕ to¸n ghi trÞ gi¸ sè hµng nµy theo tû gi¸ h¹ch to¸n vµo TK 003 - Hµng hãa nhËn b¸n hé, nhËn ký göi theo bót to¸n ®¬n. Nî TK 005 NÕu ®¬n vÞ giao chuyÓn hµng ®Õn tËn c¶ng xuÊt, kÕ to¸n kh«ng ph¶n ¸nh trÞ gi¸ sè hµng nµy vµo sæ kÕ to¸n. - Khi hµng hãa ®· hoµn thµnh thñ tôc h¶i quan vµ ®­îc tÝnh lµ hµng xuÊt khÈu, kÕ to¸n ghi bót to¸n ®¬n. Cã TK 003 vµ ph¶n ¸nh kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Nî TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng (theo tû gi¸ h¹ch to¸n) Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (theo tû gi¸ h¹ch to¸n) Víi doanh thu ñy th¸c, cã thÓ h¹ch to¸n t¹i thêi ®iÓm nµy theo tû gi¸ thùc tÕ, tuy nhiªn ta thÊy thùc tÕ cña c«ng ty, ®èi víi hÇu hÕt c¸c hîp ®ång ñy th¸c phÇn chi ñy th¸c ®Òu ®­îc tÝnh theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy thanh lý hîp ®ång ñy th¸c, do vËy ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi sæ vµ h¹ch to¸n chÝnh x¸c doanh thu thu ®­îc th× cã thÓ chän c¸ch h¹ch to¸n doanh thu t¹i thêi ®iÓm thanh lý hîp ®ång theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy thanh lý. - C¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh xuÊt ñy th¸c do bªn giao ñy th¸c chÞu (kÓ c¶ thuÕ xuÊt khÈu), cã thÓ h¹ch to¸n trõ ngay vµo gi¸ trÞ tiÒn hµng theo ®Þnh kho¶n. Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Cã TK 111, 333 HoÆc h¹ch to¸n vµo TK 1388 - Ph¶i thu theo c¸c ®Þnh kho¶n: Nî TK 1388 - Ph¶i thu kh¸c Cã TK 111, 333 ®Ó ®ßi cña bªn giao hoÆc trõ vµo gi¸ trÞ tiÒn hµng Theo t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty ta nªn chän c¸ch h¹ch to¸n thø hai, c¸ch nµy võa thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng c«ng viÖc, ®¶m b¶o theo dâi ®óng, ®ñ sè chi phÝ ®Ó thanh to¸n víi bªn giao vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc thanh lý hîp ®ång oîc râ rµng, nhanh chãng. - Khi nhËn ®­îc tiÒn hµng do kh¸ch hµng n­íc ngoµi tr¶ c¨n cø vµo giÊy b¸o nî cña Ng©n hµng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 112 - TiÒn göi Ng©n hµng (theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy nhËn tiÒn) Cã TK 13 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng (theo tû gi¸ h¹ch to¸n) Cã TK 413 - Chªnh lÖch tû gi¸ ®ång thêi ghi nî TK 007 - Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i - Khi tiÕn hµnh thanh lý hîp ®ång, c¨n cø vµo biªn b¶n thanh lý hîp ®ång kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi: KÕt chuyÓn sè chi phÝ ®· chi hé ®Ó gi¶m tiÒn hµng ph¶i tr¶ Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 1388 - Ph¶i thu kh¸c H¹ch to¸n doanh thu ñy th¸c theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy thanh lý Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 511 - Doanh thu Sè tiÒn hµng cßn l¹i chuyÓn tr¶ bªn giao, c¨n cø vµo phiÕu chi hoÆc giÊy b¸o nî kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 111, 112 - TiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng ®ång thêi ghi bót to¸n ®¬n Nî TK 007 - Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i §èi víi c¸c hîp ®ång ñy th¸c, khi thanh lý hÇu hÕt ®Òu thùc hiÖn quy ®æi ngo¹i tÖ theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy thanh lý. TiÒn hµng, c¸c kho¶n ph¶i chi phÝ b»ng ngo¹i tÖ, hoa hång ñy th¸c ®Òu ®­îc quy ®æi theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy thanh lý hîp ®ång, do vËy ®Ó thèng nhÊt vµ thuËn tiÖn cho viÖc ghi sæ, khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ b»ng ngo¹i tÖ, kÕ to¸n ghi sæ theo tû gi¸ h¹ch to¸n ®ång thêi viÖc theo dâi sè nguyªn tÖ. Kho¶n ph¶i tr¶ kh¸ch hµng còng vËy. Víi c¸c hîp ®ång xuÊt khÈu cã thêi h¹n thanh to¸n tiÒn hµng dµi trong ®iÒu kiÖn cã biÕn ®éng nhiÒu vÒ tû gi¸, cuèi th¸ng kÕ to¸n nªn ®¸nh gi¸ l¹i c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng theo tû gi¸ thùc tÕ, khi thu ®­îc tiÒn tiÕp tôc tÝnh chªnh lÖch tû gi¸. Víi c¸c hîp ®ång xuÊt khÈu cã thêi h¹n thanh to¸n tiÒn ng¾n (th­êng lµ ®èi víi c¸c hîp ®ång thanh to¸n b»ng T/T), kÕ to¸n kh«ng cÇn ®¸nh gi¸ l¹i c¸c kho¶n ph¶i thu, viÖc tÝnh chªnh lÖch tû gi¸ chØ cÇn thùc hiÖn mét lÇn sau khi thanh lý hîp ®ång.