Chuyên đề Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực trong điều kiện vận dụng chuân mực kế toán số 02 – “Hàng tồn kho”

.603.000 Ngày 2/3/2007 công ty xuất 10.000 bộ TBĐC AP310 cho Trung tâm viễn thông di động điện lực thuộc công ty, theo phương pháp nhập trước xuất trước kế toán vật tư áp giá xuất cho nghiệp vụ này là: Đơn giá xuất: 1440.000 đồng, thành tiền xuất: 14.400.000.000 đồng. Ghi nhận giá trị của hàng hoá tồn kho: Hiện tại, giá trị hàng hoá tồn kho của công ty đang được ghi nhận theo giá gốc. Công ty không xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hoá tồn kho. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Tổ chức hạch toán ban đầu: Nghiệp vụ nhập kho hàng hoá: Bước 1: Bộ phận giao hàng lập giấy đề nghị nhập kho vật tư. Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phòng vật tư. Bước 2: Tại phòng vật tư, căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4 liên phiếu nhập kho (liên 1: Lưu tài chính kế toán; Liên 2: Lưu vật tư; Liên 3: Lưu đơn vị giao vật tư; Liên 4: Lưu sổ phiếu nhập) rồi trình lên giám đốc ký duyệt. Sau đó vật tư giao 1 liên phiếu nhập cho người giao hàng. Người giao hàng sẽ mang phiếu này đến kho để làm thủ tục nhập. Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành nhập kho hàng hoá. Thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập và ký nhận vào cột thực nhập của phiếu nhập kho, đồng thời phản ánh luôn vào thẻ kho. Hoặc khi có nhiều nghiệp vụ nhập xuất xảy ra cùng một lúc thủ kho có thể lưu lại hồ sơ và cuối ngày mới tiến hành tổng hợp và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. (Mỗi thẻ kho được dùng để theo dõi một loại hàng hoá.) Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phòng vật tư để đối chiếu số lượng nhập giữa số thực tế và số đề nghị trên các liên còn lại của phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đó thủ kho ký nhận vào các liên còn lại rồi giữ lại 2 liên. Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toán xuống kho để nhận 1 liên phiếu nhập kho, đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho. Bước 6: Tại phòng kế toán, căn cứ vào các hồ sơ mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán vật tư sẽ tiến hành áp giá và hạch toán. Nghiệp vụ xuất kho hàng hoá: Chu trình luân chuyển chứng từ được trình bày thông qua ví dụ về nghiệp vụ xuất kho điều chuyển nội bộ cho Trung tâm Viễn thông di động điện lực dưới đây: Bước 1: Trung tâm viễn thông di động điện lực lập một giấy đề nghị xuất kho vật tư. Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phòng vật tư. Bước 2: Tại phòng vật tư căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4 liên phiếu xuất kho (liên 1: Lưu tài chính kế toán; Liên 2: Lưu vật tư; Liên 3: Lưu đơn vị lĩnh vật tư; Liên 4: Lưu sổ phiếu xuất) rồi trình lên giám đốc ký duyệt. Đồng thời cán bộ vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 3 liên: Liên 1- Lưu vật tư, Liên 2- Lưu đơn vị nhận hàng, Liên 3- Lưu nội bộ. Sau đó cán bộ vật tư giao 1 liên phiếu xuất kho và 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho người nhận hàng. Người nhận hàng sẽ mang 2 phiếu này đến kho để làm thủ tục xuất. Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu xuất kho và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoá còn lại trong kho rồi xuất hàng và xác nhận số lượng vào cột thực xuất của phiếu xuất kho, đồng thời phản ánh luôn vào thẻ kho (Thẻ kho TBĐC AP310). Hoặc khi có nhiều nghiệp vụ nhập xuất xảy ra cùng một lúc thủ kho có thể lưu lại hồ sơ và cuối ngày mới tiến hành tổng hợp và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho. Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phòng vật tư để đối chiếu về số lượng thực tế đã xuất và số đề nghị trên các liên còn lại của phiếu xuất kho và thẻ kho. Sau đó thủ kho ký nhận vào các liên phiếu còn lại. Thủ kho nhận lại 2 liên phiếu xuất kho, 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toán xuống kho để nhận 1 liên phiếu xuất kho, 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; kiểm tra; đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho. Bước 6: Tại phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ (giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, tờ trình…) và phiếu xuất kho kế toán vật tư sẽ tiến hành áp giá và hạch toán. Kế toán chi tiết hàng tồn kho ở công ty viễn thông điện lực: Hạch toán tại kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho về số lượng nhập, xuất. Cuối ngày, thủ kho xác định số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Mỗi chủng loại hàng hoá được ghi nhận trên một tờ thẻ kho, cuối kỳ các tờ thẻ kho được tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung. Hạch toán tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập, xuất từ thủ kho, kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành áp giá và định khoản - Các phiếu nhập được nhập vào chương trình phần mềm trước, và theo thứ tự ngày tháng liên tục. - Phiếu xuất được nhập sau theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước) Kế toán tổng hợp hàng tồn kho ở công ty viễn thông điện lực: Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 156- Hàng hoá - Tài khoản 1561- Giá mua hàng hoá Để theo dõi chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá và theo kho công ty mở tiếp 2 cấp đối tượng đối với tài khoản 1561. Cụ thể: TK 1561- Chủng loại hàng hoá – Kho Ví dụ: TK 1561 - KCTBĐCWLL – PBKHOB2: “Hàng hoá – Giá mua hàng hóa - Thiết bị đầu cuối WLL – Kho B2” Tài khoản 157- Hàng gửi bán đại lý Để theo dõi chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá và theo kho công ty mở tiếp 2 cấp đối tượng đối với tài khoản 157. Cụ thể: TK 157- Chủng loại hàng hoá - Đại lý Ví dụ: TK 157- KCTBĐCWLL – KHĐLHN: “Hàng gửi bán - Thiết bị đầu cuối WLL – Công ty điện lực Hà Nội”. Phương pháp kế toán: Phương pháp kế toán hàng hoá (156) Kế toán tăng hàng hoá tồn kho: Tăng do mua ngoài: Bao gồm nhập khẩu và mua trong nước. - Với hàng hoá mua trong nước, ghi: Nợ TK 1561 - chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 1331 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có các TK 111, 112, 141, 331,… (Tổng giá thanh toán) - Với hàng mua từ nhập khẩu, ghi: Nợ TK 1561 - chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho (Giá mua + Chi phí nhập khẩu) Có TK 111, 112, 331,… Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước, ghi: Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 33312 - Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu - Nếu phát hiện nhập thừa hàng hoá so với hợp đồng kinh tế đã ký, kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán: Nếu do nhầm lẫn, quên ghi sổ, … thì điều chỉnh lại sổ kế toán bằng cách ghi thêm bút toán sau: Nợ TK 1561 - Hàng hoá (Phần giá trị hàng thừa) Nợ TK 1331 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có) Có TK 111, 112, 331 Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác thì hàng hoá thừa ghi Nợ TK 002 - vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. Sau đó khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác ghi Có TK 002. Nếu hàng hoá thừa do người bán gửi thừa, đang chờ xử lý, ghi: Nợ TK 1561 - Hàng hoá Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Khi có quyết định xử lý hàng hoá thừa của cấp có thẩm quyền: công ty chấp nhận mua số hàng thừa, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Nợ TK 1331 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có) Có TK 331 - Phải trả cho người bán Tăng do nhập thu hồi hàng hoá: - Đối với những thiết bị đầu cuối thu hồi trong tình trạng vẫn sử dụng được và kế toán chưa phân bổ hết giá trị thiết bị đầu cuối đó vào chi phí trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 1561: chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho (Giá trị còn lại chưa phân bổ và giá trị giữ lại không phân bổ) Có TK 242- chi tiết theo đối tượng - Đối với những thiết bị đầu cuối (TBĐC) đã phân bổ hết phần giá trị cần phân bổ, phần giá trị còn lại kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1561: chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho (Giá trị giữ lại không phân bổ) Có TK 242- chi tiết theo đối tượng Tăng hàng hoá do nhập kho hàng điều chuyển nội bộ: Nợ TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho. Có TK 1363888: chi tiết đơn vị nội bộ - chi tiết nội dung khoản phải thu. Căn cứ vào hoá đơn vận chuyển, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân ngân hàng kế toán hạch toán các chi phí của quá trình điều chuyển nội bộ: Nợ TK 64278- “Chi phí QLDN- Chi phí dịch vụ mua ngoài- Dịch vụ khác” Nợ TK 13312- “Thuế GTGT được khấu trừ - dịch vụ viễn thông” Có TK1111, 1121, 331: Kế toán giảm hàng hoá tồn kho: Xuất kho hàng hoá gửi bán đại lý: Nợ TK 157- chi tiết theo đại lý. Có TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho. Xuất kho hàng hoá điều chuyển nội bộ: Nợ TK 1363888- chi tiết đơn vị nội bộ - chi tiết nội dung khoản phải thu. Có TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho. Xuất kho hàng hoá cho thử nghiệm hoặc trang bị máy nghiệp vụ cho các phòng ban: Căn cứ vào phiếu xuất kho và tờ trình liên quan kế toán định khoản: Nợ TK 242 - chi tiết theo phòng ban - các nhân (nếu có) (đối với các thiết bị xuất có giá trị lớn) Nợ TK 6272233 – “Chi phí sản xuất chung-Dịch vụ CDMA- Dụng cụ sản xuất” (đối với các thiết bị có giá trị nhỏ, không cần phân bổ) Có TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho. Xuất kho hàng hoá (xuất máy) cho công tác Giao dịch tặng máy để dùng thử nghiệm đối với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài ngành: căn cứ vào phiếu xuất kho, tờ trình hoặc phiếu giao nhiệm vụ, hồ sơ khách hàng được tặng, kế toán ghi: Nợ TK 62722398- “Chi phí sản xuất chung khác- dịch vụ CDMA- các chi phí khác” Có TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho. Xuất kho hàng hóa (xuất máy) bảo hành cho khách hàng: Nợ TK 13881 - chi tiết theo phòng ban – cá nhân thực hiện công tác bảo hành Có TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho Xuất kho hàng hóa cho hội nghị, triển lãm,...kế toán ghi: Nợ TK 641,642,....(chi tiết tài khoản theo nghiệp vụ) Có TK 1561- chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho Giảm hàng tồn kho do phát hiện số lượng hàng hoá theo kiểm kê thực tế ít hơn so với số lượng trên sổ sách, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và hạch toán: - Phản ánh giá trị hàng thiếu chưa xác định được nguyên nhân xử lý. ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 156 - Hàng hoá - Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, căn cứ vào Biên bản họp Hội đồng kiểm kê và Quyết định xử lý hàng hoá thiếu khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, … (Nếu cá nhân gây ra thiếu hàng bồi thường bằng tiền) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu cá nhân gây ra phải trừ vào lương) Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của ngưòi phạm lỗi) Có TK 138 - Phải thu khác (1381) Phương pháp kế toán hàng mua đang đi đường (151) Công ty thông tin viễn thông điện lực không theo dõi mua đang đi đường. Với những hàng mua cuối tháng có chứng từ mua hàng về trước, hàng mua chưa về; hay hàng mua đã về kho nhưng hồ sơ liên quan của hàng mua đó chưa về, kế toán không hạch toán. Chỉ khi đầy đủ các hồ sơ liên quan và hàng mua kế toán hạch toán tương tự như trường hợp hàng mua thông thường. Phương pháp kế toán hàng gửi bán đại lý (157): Nghiệp vụ xuất kho hàng gửi đại lý: Nợ TK 157 - Chi tiết theo từng đại lý: Có TK 1561- Chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho Nghiệp vụ nhập lại hàng từ đại lý: Nợ TK 1561 - Chi tiết theo chủng loại hàng hoá và theo kho Có TK 157 - Chi tiết theo từng đại lý Nghiệp vụ điều chuyển hàng giữa các đại lý: Nợ TK 157 – Chi tiết theo đại lý nhận điều chuyển hàng về Có TK 157 - Chi tiết đại lý điều chuyển hàng đi Nghiệp vụ ghi nhận giá vốn hàng bán trong kỳ của đại lý (ghi nhận theo quý) Nợ TK 63238 - Giá vốn hàng bán - Thiết bị CDMA Nợ TK 6322233 - Giá vốn thẻ nạp tiền điện thoại (thẻ cào) Có TK 157 - Chi tiết đại lý Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Ở Công ty thông tin viễn thông điện lực chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công tác kế toán hàng tồn kho cuối kỳ ở Công ty thông tin viễn thông điện lực: Kiểm kê, đối chiếu hàng hoá và xử lý chênh lệch: Để đảm bảo độ chính xác về số liệu hàng tồn kho giữa sổ sách với thực tế, cuối kỳ kế toán phải tiến hành công tác kiểm kê, đối chiếu hàng hóa với phòng vật tư. Kết quả của việc kiểm kê, đối chiếu hàng hoá sẽ là căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán phần chênh lệch (nếu có). Nếu kết quả của việc kiểm kê cho thấy số lượng hàng hóa còn lại trong sổ kế toán nhiều hơn số lượng hàng mà vật tư báo sẽ được coi là thiếu hàng và kế toán xử lý như sau: Nợ TK 1381: Ghi giảm giá trị hàng thiếu. Có TK 1561: Ghi giảm giá trị hàng thiếu. Nếu kết quả của việc kiểm kê cho thấy số lượng hàng hóa còn lại trong sổ kế toán ít hơn số lượng hàng mà vật tư báo sẽ được coi là thừa hàng và kế toán sẽ xử lý: Nợ TK 1561: Ghi tăng giá trị hàng hoá thừa Có TK 3381: Ghi tăng giá trị hàng hoá thừa Căn cứ vào tổng giá trị (thành tiền) của cột xuất bán trên bảng Nhập xuất tồn, kế toán ghi nhận giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ (hàng bán) của từng đại lý: Nợ TK 63238 – “Giá vốn hàng bán - Thiết bị CDMA” (Ghi tăng giá vốn hàng gửi bán tiêu thụ trong kỳ Có TK 157: Ghi giảm giá trị hàng gửi bán trong kỳ của đại lý Sổ sách kế toán hàng tồn kho ở Công ty thông tin viễn thông điện lực: Tại công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung có ứng dụng phần mềm kế toán. Sau khi hoàn tất các thao tác nhập phiếu và hạch toán, phân hệ chương trình vật tư sẽ tự động chuyển các thông tin và bút toán hạch toán về phân hệ chương trình kế toán và tự động thực hiện các bút toán vào sổ và các bút toán chuyển sổ của các tài khoản liên quan. Quy trình ghi sổ kế toán hàng tồn kho được thể hiện : Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty thông tin viễn thông điện lực Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất kho ...) Sồ nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 156, 157 Bảng tổng hợp chi tiết B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Báo cáo tài chính Ghi chó Ghi hµng ngµy §èi chiÕu, kiÓm tra Ghi cuèi th¸ng, hoÆc cuèi kú Sổ nhật ký chung: Nội dung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái. Kết cấu được thể hiện ở biểu mẫu 2.12 Sổ cái tài khoản: Nội dung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ kế toán chi tiết và dùng để lập bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo Tài chính. Kết cấu sổ cái tài khoản được thể hiện ở bi ểu m ẫu 213a, 213b. Thẻ kho: Nội dung: Được dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng chủng loại hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng hoá. Sau khi dùng xong thẻ kho phải đóng thành quyển và có chữ ký của giám đốc. Kết cấu thẻ kho được thể hiện ở biểu mẫu 2.14. Sổ chi tiết tài khoản: Nội dung: Được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị của một loại hàng hoá diễn ra hàng ngày, sổ này là cơ sở để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Kết cấu sổ được thể hiện ở biểu mẫu 2.15. Phần 3 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực : Ưu điểm của kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực: Về công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực: Một là, Công tác quản lý hàng tồn kho được Công ty thông tin viễn thông điện lực thực hiện khá chặt chẽ và khoa học từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng. Hai là, Công ty hiện đang theo dõi, quản lý hàng tồn kho với sự hỗ trợ của chương trình quản lý tài chính - kế toán FMISAPPLICATION theo hình thức sổ nhật ký chung. Chương trình quản lý tài chính - kế toán FMISAPPLICATION giúp giảm nhẹ được khối lượng lớn công việc cho kế toán, đặc biệt là công việc kế toán cuối kỳ. Ba là, Công tác quản lý các nghiệp vụ hàng tồn kho được theo dõi đồng thời ở cả phòng vật tư và phòng kế toán. Việc theo dõi đồng thời tại 2 phòng trên sẽ hạn chế được tối đa các sai sót phát sinh trong quá trình nhập, xuất kho và làm tăng tính giám sát nội bộ trong hoạt động của công ty. Bốn là, Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá (được thực hiện đột xuất và định kỳ) tại công ty được thực hiện khá đều đặn, tuân thủ các quy định của Nhà nước và của Tập đoàn điện lực Việt Nam. Việc kiểm kê giúp công ty phát hiện các vật tư hư hỏng, mất mát, xác định và điều chỉnh chênh lệch giữa sổ sách và thực tế (nếu có), qua đó củng cố và đưa công tác quản lý hàng tồn kho đi vào nền nếp. Năm là, Nhân viên trong bộ máy kế toán của công ty phần lớn đều có trình độ đại học, am hiểu về lĩnh vực viễn thông nên xử lý các nghiệp vụ phát sinh của công ty rất linh hoạt và phù hợp không những với quy định chung của Bộ tài chính mà còn phù hợp với cả quy định mang tính đặc thù của ngành điện. Sáu là, công ty còn xây dụng hệ thống danh điểm vật tư đối với từng loại vật tư, hàng hoá để thuận tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán kế toán. Về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại công ty: Một là: Về tổ chức hạch toán ban đầu Mọi nghiệp vụ nhập xuất đều được công ty lập chứng từ một cách đầy đủ. Ví dụ: nghiệp vụ nhập kho được công ty lập các chứng từ sau: Chứng từ mệnh lệnh: Giấy đề nghị nhập kho vật tư được giám đốc duyệt đính kèm biên bản giao nhận hàng hoá. - Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho đính kèm bảng kê chi tiết hàng nhập. Việc phân loại và đánh số thứ tự chứng từ cũng được thực hiện theo quy tắc thống nhất trong Tập đoàn. Quy trình luân chuyển các bộ chứng từ được thực hiện rất chặt chẽ, thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá. Hai là: Về sử dụng tài khoản Với lĩnh vực kinh doanh đặc thù, Công ty thông tin viễn thông điện lực đã và đang áp dụng hệ thống tài khoản của ngành điện do Bộ tài chính phê duyệt. Trong đó việc sử dụng hệ thống tài khoản riêng về hàng tồn kho giúp cho công tác kế toán, kiểm tra, kiểm soát về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá của công ty được cụ thể và chính xác hơn đáp ứng được yêu cầu quản lý, theo dõi chỉ tiêu hàng tồn kho. Ví dụ với tài khoản 154 -“Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” công ty mở thêm các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết hơn: TK 1541 -Sản xuất kinh doanh điện; TK 1542 -Viễn thông và công nghệ thông tin; TK 1543 -Sản xuất khác; TK 1544 -Dịch vụ. Ngoài ra công ty còn mở thêm cả tài khoản cấp 3,4… để theo dõi theo yêu cầu quản lý về từng loại hàng tồn kho của công ty. Ba là: Về trình tự và phương pháp hạch toán Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho sử dụng phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá hàng tồn kho tại công ty là Nhập trước xuất trước được áp dụng thống nhất trong các kỳ hạch toán, giúp phản ánh thường xuyên tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá. Đồng thời cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soát được chi phí, tránh ứ đọng vốn. Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Với sổ nhật ký chung đang sử dụng tại công ty (biểu mẫu 2.12-phần 2), so với biểu mẫu sổ Nhật ký chung (mã số S03a-DN) ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, các cột “Đã ghi sổ cái” và cột “Số thứ tự dòng ” đã được công ty lược bỏ, đồng thời công ty cũng không theo dõi nội dung “Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…” bởi các nội dung này chỉ có ý nghĩa đối với công tác kế toán thủ công. Còn đối với công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán thì việc công ty không theo dõi các nội dung này là hoàn toàn phù hợp. Bên cạnh đó, mẫu sổ nhật ký chung của công ty có cột số thứ tự để theo dõi số lượng các bút toán đơn được cập nhật vào chương trình (đối với các bút toán kép được chương trình tự động chuyển về dạng bút toán đơn rồi mới cập nhật). Với Sổ chi tiết tài khoản đang sử dụng tại công ty (Biểu mẫu 2.15 – phần 2), nội dung sổ có theo dõi cột “Họ và tên” của người đứng tên trên chứng từ. Việc theo dõi này rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh với giá trị lớn nên theo dõi chi tiết người trực tiếp tiến hành nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ giúp nhà quản lý xác định trách nhiệm, nguyên nhân một cách nhanh chóng mỗi khi xảy ra bất thường của các nghiệp vụ kinh tế đó. Với mẫu Sổ cái công ty đang dùng so với mẫu quy định của Bộ tài chính, cũng được lược bỏ đi một số cột giống sổ Nhật ký chung do công tác kế toán đã được hỗ trợ với tính năng tự động chuyển sổ của chương trình phần mềm kế toán tại công ty. Những hạn chế trong kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực Bên cạnh những ưu điểm trong kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực còn có một số hạn chế như sau: Về công tác quản lý hàng tồn kho: Một là, Công ty thông tin viễn thông điện lực hiện đang sử dụng phần mềm kế toán với chương trình kế toán và chương trình vật tư để hỗ trợ cho công việc của kế toán cũng như công tác quản lý vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên 2 chương trình này vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện; một số tính năng không sử dụng được như: theo dõi vật tư, hàng hoá cấp phát và tồn tại từng đơn vị phụ thuộc, chương trình chưa hỗ trợ nhập các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… Ngoài ra do đặc thù chương trình quản lý tài chính - kế toán FMIS Application được xây dựng cho tất cả các đơn vị trong ngành điện với cơ sở là hoạt động kinh doanh điện năng và hoạt động kinh doanh khác, trong đó viễn thông được coi là hoạt động kinh doanh khác. Do vậy chương trình chưa bao quát được hết các nghiệp vụ đặc thù của hoạt động kinh doanh viễn thông. Cụ thể: chưa có phân hệ viễn thông riêng trong chương trình kế toán và chương trình vật tư; các báo cáo hàng tồn kho của một số loại vật tư, hàng hoá chưa có chỉ tiêu về thời hạn sử dụng (ví dụ: các loại Kít và Thẻ nạp tiền). Thêm vào đó, trường hợp hàng về nhưng hoá đơn chưa về, theo quy định kế toán phải hạch toán theo giá tạm tính sau đó khi hoá đơn về kế toán điều chỉnh theo giá thực tế. Song do chương trình vật tư chưa hỗ trợ tính năng điều chỉnh giá nhập, xuất nên kế toán phải thực hiện các bút toán này trên chương trình kế toán. Điều này sẽ gây ra chênh lệch về mặt giá trị giữa số liệu trên chương trình vật tư và chương trình kế toán. Hiện nay công ty đã khắc phục tình trạng này bằng cách bộ phận kế toán vật tư không thực hiện các bút toán điều chỉnh trên chương trình kế toán mà điều chỉnh trên chương trình vật tư thông qua việc nhập các phiếu nhập ảo (nếu giá trị tạm tính nhỏ hơn giá trị thực tế) hoặc phiếu xuất ảo (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế). Hai là, Công tác đối chiếu vật tư hiện chưa được kịp thời, một số loại vật tư nhỏ lẻ không được đối chiếu một cách thường xuyên làm mất đi tính chất kịp thời và ý nghĩa của việc đối chiếu. Ba là, đối với công tác kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ: Tại phòng vật tư, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với kế toán, phòng vật tư của công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các trung tâm, các đại lý. Tuy nhiên công tác đối chiếu này được tiến hành chưa được thường xuyên, liên tục với một số trung tâm và đại lý trong các kỳ. Điều này dẫn đến số liệu của vật tư khi đem đối chiếu với kế toán đôi khi còn sai sót. Tại kho, đột xuất và định kỳ cuối năm công ty tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn kho nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng chưa có sự kiểm định về chất lượng của hàng còn trong kho. Bốn là, hiện tại, một số cán bộ vật tư của công ty còn chưa thành thạo nghiệp vụ dẫn đến thông tin về hàng tồn kho đôi khi còn chưa thực chính xác, kịp thời làm cho sự phối hợp giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác trong công tác quản lý, theo dõi vật tư gặp khó khăn. Bên cạnh đó, số lượng nhân viên kế toán phụ trách về vật tư còn thiếu dẫn đến công tác kiểm tra, đối chiếu định kỳ về hàng tồn kho giữa phòng kế toán với các đại lý, các trung tâm… chưa thực đầy đủ và đều đặn. Mặt khác, do kinh doanh trên địa bàn trải rộng, việc bán hàng được thực hiện chủ yếu qua các đại lý (các đại lý điện lực và các tổng đại lý ngoài ngành điện, đại lý phổ thông), sự phối hợp giữa các đại lý điện lực trong ngành chưa nhịp nhàng, thủ tục hành chính tại các đại lý điện lực còn khá rườm rà, việc liên lạc chủ yếu qua điện thoại, công văn nên công tác kiểm kê, đối chiếu hàng hoá xuất, nhập, tồn kho tại các đại lý gặp nhiều khó khăn và thường bị chậm hơn so với yêu cầu đề ra. Về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho: Một là: Về tổ chức hạch toán ban đầu Các phiếu nhập xuất thẳng (nhập, xuất không qua kho) tại công ty chưa được lập kịp thời, thường bị muộn hơn với thực tế nhập xuất khoảng 2-3 ngày, cá biệt có trường hợp chậm gần 2 tuần khiến cho thông tin do cả kế toán và vật tư cung cấp đều thiếu tính chính xác và không kịp thời (ngày nhập, xuất bị muộn hơn so với ngày thực tế nghiệp vụ diễn ra). Ở công ty các chứng từ sau khi lập xong đều được luân chuyển theo một quy trình thống nhất. Tuy nhiên thời gian luân chuyển chứng từ ở một số khâu còn chưa thực phù hợp đó là: Định kỳ 10 ngày một lần thủ kho đến đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất và lượng tồn kho với phòng vật tư, sau đó nhận lại 2 liên phiếu nhập, xuất kho. Với thực tế này ở công ty sẽ dẫn đến việc không kịp thời điều chỉnh các sai lệch giữa thủ kho và phòng vật tư. Định kỳ 15 ngày một lần kế toán mới xuống kho để nhận các chứng từ từ thủ kho về để hạch toán. Điều này làm cho việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ sách kế toán bị chậm chễ. Hai là: Về sử dụng tài khoản và trình tự hạch toán: Công ty thông tin viễn thông điện lực là một đơn vị có chỉ tiêu về hàng tồn kho rất lớn với nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá. Chính vì vậy công ty đã tổ chức theo dõi và quản lý hàng tồn kho theo cấp đối tượng từ các chủng loại vật tư, hàng hoá đến các kho. Tuy nhiên với việc theo dõi chi tiết này, công ty phải theo dõi, quản lý một số lượng đối tượng lớn ngay từ cấp đầu tiên. Hiện nay, để theo dõi về hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực vẫn chưa sử dụng một số tài khoản trong nhóm tài khoản hàng tồn kho theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ tài chính ban hành. Cụ thể: - Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên cũng không sử dụng tài khoản 159. Công ty thông tin viễn thông điện lực cũng là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông, giá trị hàng hóa tồn kho của công ty rất lớn. Tuy nhiên qua quan sát tình hình thực tế tại công ty, em nhận thấy công ty không trích lập các khoản dự phòng giảm giá cho hàng hoá tồn kho. Điều này một mặt không phù hợp với nguyên tắc thận trọng của kế toán, mặt khác không phản ánh đúng giá trị về hàng tồn kho trên khoản mục hàng tồn kho tại bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN, mã số 140). - Bên cạnh đó, công ty cũng không sử dụng tài khoản 1562 – “Chi phí thu mua hàng hoá”. Toàn bộ chi phí thu mua hàng hoá được cộng vào giá mua và hạch toán trên tài khoản 1561- “Giá mua hàng hoá”. Việc không tách bạch giữa giá mua với chi phí thu mua hàng hoá và hạch toán chung trên tài khoản 1561 một mặt không phù hợp với quy định của chế độ kế toán về sử dụng tài khoản, mặt khác dễ gây nhầm lẫn giữa các nội dung chi phí và làm cho công ty gặp nhiều khó khăn trong nỗ lực nhằm giảm các chi phí của quá trình thu mua. Ba là: về tổ chức hạch toán linh phụ kiện phục vụ bảo hành. Phòng vật tư và kế toán hoàn toàn không theo dõi thêm quá trình xuất linh kiện phục vụ bảo hành cho khách hàng tại bộ phận bảo hành mà giao việc quản lý linh kiện phục vụ bảo hành cho tổ bảo hành. Ví dụ: ngày 20/3/2007, phòng vật tư xuất 20 anten máy điện thoại U100 cho bộ phận bảo hành. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán áp giá theo phương pháp Nhập trước xuất trước và định khoản: Nợ TK 13881- “Phải thu khác - Tiền Việt Nam” chi tiết bộ phận bảo hành Có TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại anten và theo kho Sau đó, định kỳ sau từ 3-5 ngày, bộ phận bảo hành lập bảng kê đổi linh kiện cho khách hàng và gửi về phòng TCKT (hạch toán) và phòng vật tư để xin cấp mới. Căn cứ vào Bảng kê đổi bảo hành đính kèm các Phiếu yêu cầu đổi linh kiện bảo hành có chữ ký khách hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 6415 – “ chi phí quản lý - chi phí bảo hành” Có TK 13881- chi tiết bộ phận bảo hành Như vậy, trong điều kiện bộ phận bảo hành ít được hướng dẫn, đào tạo về kế toán và thống kê, cụ thể là về cách thức ghi chép, theo dõi linh phụ kiện nhập, xuất, tồn thì việc xuất linh kiện thiết bị đầu cuối cho bộ phận bảo hành dễ dẫn tới nguy cơ thất thoát linh kiện do công tác theo dõi, ghi chép và thống kê linh kiện tại các tổ bảo hành rất lỏng lẻo. Thêm vào đó, khi tới thời điểm khoá sổ lập báo cáo kế toán, phòng vật tư và phòng kế toán đều không kiểm kê số lượng linh phụ kiện bảo hành còn tồn tại các bộ phận bảo hành mà chỉ treo trên TK 1388. Điều này dẫn tới số hàng hoá tồn tại thời điểm lập báo cáo kế toán không được phản ánh một cách chính xác. Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Một số nội dung trên sổ kế toán của công ty còn chưa phù hợp với mẫu sổ thống nhất của Bộ tài chính quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 như: Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho… Cụ thể: Với mẫu sổ tổng hợp: Mẫu sổ Nhật ký chung: không có cột “Ngày tháng ghi sổ” nên không theo dõi được việc ghi chép của kế toán có thường xuyên hay không. Mẫu sổ Nhật ký chung này còn không có mục ký duyệt của Giám đốc do đó làm giảm hiệu lực về quản lý trong việc thực hiện công tác ghi sổ. Mẫu Sổ cái: tồn tại một số hạn chế như: không có cột “ngày, tháng ghi sổ”; không có mục ký duyệt của giám đốc giống Sổ nhật ký chung. Ngoài ra nội dung của Sổ cái công ty đang sử dụng còn thiếu mục “Cộng luỹ kế từ đầu quý”, đây là một căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính do vậy việc thiếu chỉ tiêu này sẽ làm cho thời gian lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính kéo dài hơn và làm tăng công việc cho người lập Bảng và Báo cáo đó. Với mẫu Sổ chi tiết tài khoản Mẫu Sổ chi tiết tài khoản: tại công ty sử dụng so với quyết định số 15 ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính còn thiếu khá nhiều nội dung. Do đó không phản ánh được hết thông tin về chi tiết tài khoản. Cụ thể: Biểu mẫu sổ của công ty không đề cập đến nội dung “Tên kho” và “tên sản phẩm, hàng hoá”. Mặc dù trong chương trình kế toán của công ty có theo dõi chi tiết các đối tượng này nhưng khi in ra sổ lại không có, điều này gây khó khăn cho các người kiểm tra hay người sử dụng thông tin trên sổ. Theo quy định của QĐ15/2006/QĐ-BTC thì Sổ chi tiết tài khoản (Sản phẩm, hàng hoá) tại công ty sử dụng còn thiếu cột “Đơn giá” và cột “Số lượng” của chỉ tiêu Nhập, Xuất, Tồn. Việc phản ánh thiếu chỉ tiêu trên Sổ chi tiết tài khoản như trên làm giảm đi tác dụng của loại sổ này. Đặc biệt đối với công tác quản trị hàng tồn kho nếu sử dụng thông tin trên sổ sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá tình hình cũng như đưa ra giải pháp cho từng loại hàng hoá, vật tư. Sổ này cũng thiếu mục ký duyệt của Giám đốc. Mẫu thẻ kho: Công ty vẫn đang sử dụng Thẻ kho (là từng tờ Thẻ kho rời) do đó khi ghi chép trên từng Thẻ kho cần phải có nội dung về “Tờ số …”. Bên cạnh đó còn có hiện tượng, ngày lập phiếu nhập hay xuất kho không trùng với ngày thủ kho nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá do đó mẫu thẻ kho của công ty mới đang chỉ có cột ngày, tháng của chứng từ là chưa đầy đủ dẫn đến đôi khi thủ kho sẽ phản ánh thời gian nhập, xuất thực tế không chính xác. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực: Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho: Trong những năm qua sự thành công trong hoạt động của công ty có sự đóng góp lớn của công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh. Tuy nhiên đứng trước tình hình mở cửa thị trường viễn thông, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh Tập đoàn giao ngày càng trở nên khó khăn đòi hỏi công ty phải đẩy mạnh đầu tư vào thị trường viễn thông công cộng. Cùng với việc mở rộng các dự án đầu tư, vật tư, tài sản luân chuyển tại công ty thường xuyên ở mức trên 1000 tỷ đồng, một con số rất lớn đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác quản lý vật tư, tài sản, trong đó có công tác kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho có vai trò cực kỳ quan trọng. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực Phải tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của nhà nước có liên quan đồng thời hướng tới hoà nhập với các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế. Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riêng của công ty. Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính và công tác hạch toán hàng tồn kho sẽ nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Đồng thời không trái với quy định chung. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải được đặt ra trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được vì mục đích của hoàn thiện là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán hàng tồn kho góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh nghiệp được thuận lợi. Việc hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho phải hướng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý tài chính. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho giúp công ty có thể theo dõi một cách đầy đủ hơn, chi tiết hơn, kịp thời và chuẩn xác hơn các nghiệp vụ về hàng tồn kho. Mặt khác, việc hoàn thiện này cũng giúp công ty giảm thiểu các sai sót đối với các nghiệp vụ hàng tồn kho trong quá trình hoạt động, góp phần củng cố và đưa công tác tài chính kế toán vào nền nếp. Thông qua việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho, việc cung cấp các thông tin kế toán về hàng tồn kho cho quá trình quản lý, điều hành của ban lãnh đạo công ty được kịp thời. Từ đó ban lãnh đạo công ty có điều kiện đưa ra các quyết định quản lý một cách khoa học và đúng đắn. Các qui định, yêu cầu của Nhà nước và Tập đoàn điện lực Việt Nam về quản lý vật tư, hàng hoá tồn kho tại công ty được thực hiện đấy đủ và thực sự phát huy ý nghĩa trong việc quản lý, sử dụng vốn nhà nước một cách có hiệu quả. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực Về công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực: Một là, Với khối lượng nghiệp vụ về hàng tồn kho phát sinh ngày càng lớn ở Công ty thông tin viễn thông điện lực như hiện nay thì việc hoàn thiện và nâng cao các tính năng của phần mềm kế toán là vô cùng cần thiết. Công ty cần kiến nghị tập đoàn khẩn trương hoàn thiện chương trình quản lý tài chính kế toán FMIS Application. Hai là, việc đối chiếu giữa phòng kế toán và phòng vật tư cần được thực hiện trên tất cả các chủng loại vật tư, hàng hoá kể cả những chủng loại có phát sinh và không phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất trong kỳ. Có như vậy phòng kế toán và phòng vật tư mới có thể phát hiện và điều chỉnh kịp thời các chênh lệch. Việc đối chiếu cần được thể hiện bằng một biên bản, ví dụ như sau: CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Thành phần tham dự: Phòng tài chính kế toán: Trưởng phòng: Kế toán vật tư: Phòng vật tư: Trưởng phòng: Cán bộ theo dõi nhập, xuất: Thủ kho: STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Nhập Xuất Tồn Ngày… tháng… năm… Phòng vật tư Thủ kho Phòng kế toán Ba là, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với kế toán, phòng vật tư của công ty cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các trung tâm, các đại lý nhằm phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai lệch trong quá trình theo dõi nhập xuất. Mặt khác việc đối chiếu này cũng giúp công ty có được thông tin khách quan hơn về số liệu hàng tồn kho tại các Trung tâm và đại lý. Bốn là, Công ty cần mở các khóa đào tạo nghiệp vụ quản lý vật tư, hàng hoá tồn kho nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ vật tư, ban hành các quy trình nghiệp vụ làm việc trong công tác phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. Về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại công ty: Một là, về tổ chức hạch toán ban đầu: Công ty cần thực hiện lập các phiếu nhập xuất trực tiếp đúng ngày nghiệp vụ thực tế phát sinh. Bên cạnh đó công ty cũng cần điều chỉnh quy trình luân chuyển chứng từ theo hướng rút ngắn thời gian quy định thủ kho về phòng vật tư đối chiếu và nhận phiếu nhập xuất vật tư xuống thành 5-7 ngày thay vì 10 ngày như trước đây. Chu kỳ kế toán xuống kho lấy phiếu nhập xuất cũng được giảm xuống 10 ngày 1 một lần nhằm tăng tính kịp thời trong hạch toán kế toán. Hai là, về sử dụng và quy trình hạch toán tài khoản: Để có thông tin chính xác hơn về trị giá hàng tồn kho phục vụ công tác quản lý hàng tồn kho và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty nên sử dụng tài khoản: Tài khoản 159 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, hàng hoá tồn kho bị giảm giá; đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Bên NỢ Bên CÓ Số dư đầu kỳ: Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có đầu kỳ. Số phát sinh: Số phát sinh: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ Số dư cuối kỳ: Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. Hạch toán tài khoản 159 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Quy định về hạch toán tài khoản: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. - Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho từng mặt hàng và được tính như sau: Mức dự phòng giảm giá của mặt hàng i = Số lượng mặt hàng i tồn kho x Giá gốc mặt hàng i - Giá trị thuần có thể thực hiện được của mặt hàng i Trong đó : Giá trị thuần có thể thực hiện được của mặt hàng i = Giá bán ước tính của hàng i trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ hàng i - Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ hàng hoá việc xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo: Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Tài khoản 1562 -“Chi phí thu mua hàng hoá” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan đến số hàng hoá đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hoá đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (Kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được). Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 1562-“Chi phí thu mua hàng hoá”: Bên NỢ Bên CÓ Số dư đầu kỳ: Chi phí thu mua hàng hoá đầu kỳ Số phát sinh: Số phát sinh: - Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hoá mua vào, đã nhập kho trong kỳ. - Chi phí thu mua hàng hoá tính cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Số dư cuối kỳ: Chi phí thu mua hàng hoá còn laị cuối kỳ. Hạch toán tài khoản 1562 – “Chi phí thu mua hàng hoá” Quy định về hạch toán tài khoản: Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá như: Chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi,… chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp. Cuối kỳ, để xác định chính xác trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ, kế toán phải phân bổ chi phí mua hàng đã tập hợp trong kỳ cho số hàng còn tồn kho cuối kỳ và cho số hàng đã bán trong kỳ. Công thức phân bổ được xác định như sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ = Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hoá nhập kho trong kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ - Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Trong kỳ, khi phát sinh chi phí thu mua hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 156 – Hàng hoá (1562) Nợ TK133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,141,331,… Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá được xác định là bán trong kỳ, ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Hàng hoá (1562) Ba là, về tổ chức hạch toán linh phụ kiện phục vụ bảo hành: - Do các bộ phận bảo hành nằm rải rác trong cả nước nên việc vận chuyển linh phụ kiện và trình ký duyệt phiếu xuất gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là các bộ phận bảo hành ở các tỉnh khu vực miền Trung và miền Nam - Thời gian luân chuyển phiếu xuất kho kéo dài gây chậm tiến độ bảo hành. Vì vậy, công ty không tổ chức viết Phiếu xuất kho trực tiếp cho khách hàng mà xuất gián tiếp thông qua bộ phận bảo hành có nhiều điểm hợp lý. Tuy nhiên, để phát huy hơn nữa những điểm hợp lý này, giảm thiểu nguy cơ xảy ra mất mát linh kiện đồng thời giúp kế toán công ty phản ánh đúng hơn tình hình tồn kho linh kiện, hàng hoá tại thời điểm lập báo cáo, theo em cần thực hiện những công việc sau: - Tăng cường hướng dẫn, đào tạo các nhân viên kinh tế tại các bộ phận bảo hành về theo dõi nhập xuất hàng hoá. Phòng TCKT, phòng Vật tư định kỳ kiểm tra việc ghi chép và lên báo cáo đối với linh kiện nhập, xuất, tồn tại bộ phận bảo hành. - Vào thời điểm 31/12, trước khi khoá sổ lập báo cáo kế toán, bên cạnh việc kiểm kê hành hoá thông thường, kế toán và phòng vật tư phải tiến hành kiểm kê linh kiện chưa sử dụng tại các bộ phận bảo hành. Căn cứ vào bảng kiểm kê, phòng vật tư lập phiếu nhập kho 31/12 và chuyển cho kế toán định khoản: Nợ TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại linh kiện và theo kho Có 13881- chi tiết bộ phận bảo hành Sau đó, tại thời điểm 1/1 phòng vật tư lập phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán định khoản: Nợ TK 13881 – chi tiết bộ phận bảo hành Có TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại linh kiện và theo kho Thông qua việc hạch toán như vậy, tại thời điểm 31/12 toàn bộ linh kiện chưa đổi bảo hành cho khách hàng sẽ được phản ánh trên tài khoản 1561 (chi tiết lưu trữ tại bộ phận bảo hành) thay cho TK 1388 như trước kia, bảng cân đối kế toán thời điểm 31/12 sẽ phản ánh chính xác hơn tình hình tài sản và công nợ của công ty. Bốn là, về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Sổ Nhật ký chung: Công ty nên theo dõi thêm cột ngày tháng ghi sổ để tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý kiểm tra công tác ghi chép, nhập chứng từ của kế toán; và cần thiết hơn cả là nên có thêm mục ký duyệt của giám đốc để đảm bảo sự kiểm soát kịp thời của giám đốc đối với công tác ghi sổ, đồng thời còn làm tăng tính hiệu lực của những thông tin thể hiện trên sổ nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung của công ty nên có mẫu như biểu mẫu số 3.01. Về Sổ cái: công ty cũng nên theo dõi thêm nội dung “Ngày, tháng ghi sổ” và mục ký duyệt cuả giám đốc giống Sổ nhật ký chung. Bên cạnh đó, cũng nên thêm chỉ tiêu “Cộng luỹ kế từ đầu quý” vào mẫu sổ hiện tại của công ty để đảm bảo thể hiện được đầy đủ các thông tin trên Sổ cái mà Bộ tài chính yêu cầu. Mẫu sổ nên như biểu mẫu số 3.02. Về Sổ chi tiết tài khoản: Thêm cột số lượng và đơn giá của Nhập, Xuất, Tồn hàng hoá để có thể thường xuyên theo dõi, kiểm soát được thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng tồn kho nhanh nhất tại một thời điểm kinh doanh bất kỳ. Đồng thời còn nên thêm mục ký duyệt của Giám đốc để tăng khả năng nắm bắt thông tin kịp thời của Giám đốc cũng như làm tăng tính hiệu lực của những thông tin trên Sổ chi tiết tài khoản. Mẫu sổ nên như biểu mẫu số 3.03 Về mẫu Thẻ kho: công ty sử dụng để hạn chế sự sai lệch về thời gian lập chứng từ với thời gian thực tế nghiệp vụ xảy ra theo em công ty nên theo dõi thêm cột “Ngày nhập, xuất”. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho công tác đối chiếu vật tư, hàng hoá cuối kỳ công ty cũng nên có chỉ tiêu “Cộng cuối kỳ” cho nội dung Nhập, Xuất, Tồn. Mẫu thẻ nên như biểu mẫu số 3.04 Năm là, một số giải pháp khác: Hiện nay thủ kho của công ty đang sử dụng Thẻ kho để theo dõi số lượng Nhập, Xuất, Tồn của vật tư, hàng hóa. Theo em công ty nên xem xét việc để thủ kho theo dõi số lượng hàng tồn kho bằng Sổ kho, vì như thế sẽ giảm thiểu được hiện tượng mất hay sót thẻ kho. Lập Hội đồng kiểm kê có trình độ chuyên môn cả về vật tư, kỹ thuật để khi tiến hành kiểm kê không chỉ kiểm kê về số lượng mà còn đánh giá về chất lượng nhằm phát hiện những vật tư, hàng hoá có chất lượng kém hoặc bị hư hỏng để có biện pháp giải quyết trước khi tiêu thụ. Biên bản đánh giá hàng hoá kém chất lượng, hỏng hóc cần sửa chữa khi kiểm kê cũng là căn cứ để kế toán trích lập các khoản dự phòng. Công ty nên áp dụng kế toán quản trị. Kế toán có 2 phân hệ là phân hệ kế toán tài chính và kế toán quản trị. Cả hai phân hệ này kết hợp hài hoà với nhau tạo nên chức năng thông tin - giám đốc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như kế toán tài chính hướng về các thông tin của quá khứ - với hoạt động là ghi lại quá trình và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian đến thời điểm hiện tại thì các thông tin về kết quả của từng phương án hoạt động trong tương lai, phân tích các nguyên nhân của dẫn tới kết quả của các phương án đó lại là đối tượng của kế toán quản trị. Kế toán tài chính cho người quản lý biết họ đã làm như thế nào, kết quả ra sao, còn kế toán quản trị chỉ ra họ nên làm như thế nào và dự đoán được kết quả của các phương án tương lai đó. Vì vậy, sẽ là thiếu sót nếu công ty Thông tin viễn thông điện lực không chú ý áp dụng kế toán quản trị. Trên đây là một số đề xuất mà em mạnh dạn đưa ra nhằm hoàn thiện công tác hạch toán hàng tồn kho của Công ty thông tin viễn thông điện lực, trên cơ sở đó nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung tại công ty. Hy vọng rằng, công tác kế toán tại công ty nói chung, kế toán hàng tồn kho nói riêng sẽ không ngừng hoàn thiện và phục vụ ngày càng hữu hiệu hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. KẾT LUẬN Trải qua 13 năm xây dựng và phát triển, Công ty thông tin viễn thông điện lực đang từng bước lớn mạnh và chứng tỏ vị thế trên thị trường viễn thông trong và ngoài nước. Đóng góp chung vào thành công đó, công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán hàng tồn kho đã và đang chứng tỏ vai trò như một công cụ quản lý hữu hiệu. Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho cùng với việc nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực không những nâng cao hiệu lực của hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh mà còn là nhân tố quan trọng góp phần tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trong điều kiện hội nhập. Thời gian thực tập tại Công ty thông tin viễn thông điện lực đã giúp em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, bước đầu tạo cho em kinh nghiệm khi thực hành kế toán và nhìn nhận về thực tế hạch toán kế toán tại doanh nghiệp nói chung và thực tế hạch toán kế toán hàng tồn kho nói riêng. Dựa trên cơ sở lý luận đã được học tại trường và thời gian thực tập kế toán tại Công ty thông tin viễn thông điện lực, em đã hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Bên cạnh việc phản ánh thực tế hạch toán kế toán hàng tồn kho của công ty, em đã mạnh dạn đưa ra những kiến nghị và giải pháp đối với kế toán hàng tồn kho trong điều kiện vận dụng chuẩn mực số 02 – “Hàng tồn kho”. Do thời gian thực tập có hạn, cùng với trình độ bản thân còn có những hạn chế nhất định nên trong quá trình thực hiện, báo cáo chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Ngọc Tỉnh cùng các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của Công ty thông tin viễn thông điện lực đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Hà Nội, ngày 22 tháng 03 năm 2008 Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Tuyết Trinh