Chuyên đề Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH TM Hà Dung trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”

số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa tiền hàng Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau: + Tài khoản 111: Tiền mặt + Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng + Tài khoản 138: Phải thu khác + Tài khoản 641: Chi phí bán hàng + Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước + …. 1.3.3- Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng * Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Có thể khái quát trình tự kế toán bán hàng theo từng phương thức bán qua các sơ đồ tài khoản như sau: Sơ đồ 1: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán buôn, bán lẻ ( Trang sau ) Giảm trừ VAT Doanh thu hàng bán bị trả lại Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng bán Trị giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ Trị giá vốn hàng bán bị trả K/c DT hàng bán bị trả lại K/c chiết khấu thương mại K/c số giảm giá hàng bán K/c DT thuẩn để xác định KQ Ghi nhận doanh thu Chi phí khâu bán K/c trị giá vốn hàng bán Doanh thu hàng bán bị trả lại TK3332;3333 TK: 111, 112, 131 TK: 156, 157 TK: 333 TK: 632 TK: 531 TK: 521 TK: 532 TK: 156 nhập kho TK: 157 đang gủi TK: 911 TK: 511 TK: 333 TK:111,112 TK: 641 TK: 133 Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị nhận đại lý Kết chuyển doanh thu Thu tiền bán hàng đại lý (chưa trừ hoa hồng) Hoa hồng đại lý được hưởng Thanh toán tiền cho bên giao đại lý Giá trị hàng đại lý nhận từ bên giao đại lý Trị giá hàng nhận đại lý đã tiêu thụ TK: 911 TK: 003 TK: 5113 TK333 TK: 331 TK: 111, 112, 131 Sơ đồ 3: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị giao đại lý TK632 TK157 TK156 Gửi hàng bán đại lý K/c Giá vốn TK511 TK111;112 TK133 Mua hàng gửi thẳng đại lý bán Khi xác định hàng đã bán và bên nhận đại lý thanh toán TK333 TK6417 Hoa hồng trả cho đại lý Sơ đồ 4: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức trả góp Trị giá thực tế hàng bán trả góp K/c giá vốn Doanh thu theo giá ban Số tiền còn phải thu ở nguời mua Định kỳ thu được tiền của khách mua Lãi trả góp phải thu Lãi trả góp Tiền lãi thu hàng kỳ K/c doanh thu TK: 156 TK: 632 TK: 515 TK: 911 TK: 333 TK: 338 (7) TK: 511 TK: 111,112 TK: 131 Ngoài các sơ đồ tài khoản trên còn các bút toán cuối kỳ như sau: - Kết chuyển số giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Số giảm trừ doanh thu Có TK 521 Kết chuyển chiết khấu thương mại Có TK 531 Kết chuyển trị giá bán hàng trả lại Có TK 532 Kết chuyển số giảm giá - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 Doanh thu thuần bán hàng Có TK 911 - Kết chuyển giá gốc hàng bán Nợ TK 911 Trị giá gốc hàng bán Có TK 632 - Thuế GTGT : Cuối kỳ khi xác định số thuế GTGT phải nộp của hàng bán trong kỳ kế toán tổng hợp toàn bộ số thuế đầu vào và số thuế đầu ra sau đó khấu trừ thuế. + Khi khấu trừ thuế : . Nếu số thuế đầu vào lớn hơn số thuế đầu ra thì số thuế được khấu trừ bằng số thuế đầu ra Nợ TK 33311 Số thuế đầu ra Có TK 133 . Nếu số thuế đầu vào nhỏ hơn số thuế đầu ra thì số thuế được khấu trừ bằng số thuế đầu vào Nợ TK 33311 Số thuế đầu vào Có TK 133 + Số thuế đầu ra còn lại là số thuế phải nộp và khi nộp ghi như sau: Nợ TK 33311 Số thuế đã nộp Có TK 111;112 * Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT. Thì hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng giống như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh thu bán hàng được ghi theo giá thanh toán với khách hàng, sau đó cuối kỳ xác định số chênh lệch giữa bán với giá mua của hàng bán từ đó tính thuế GTGT phải nộp ở khâu bán. 1.3.5- Tổ chức sổ kế toán Hiện nay theo chế độ kế toán của Nhà nước có 4 phương thức sổ kế toán sau: - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Để phản ánh nhiệm vụ bán hàng, kế toán tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán như sau: * Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức tách rời hạch toán theo thời gian và theo hệ thống, tách rời hạch toán tổng hợp và tách rời hạch toán chi tiết. Theo hình thức này, việc ghi chép tương đồi đơn giản có thể vận dụng cho các doanh nghiệp lớn. Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc:Hoá đơn GTGT; Phiếu NK,XK;…. Sổ (thẻ) KT chi tiết TK 131,156,331,… Nhật ký chung Bảng tổng chi tiết TK 131,156,331, … Nhật ký chuyên dùng, NK thu tiền, nhập hàng, xuất hàng,… Sổ cái TK 131,156,331,.. Bản cân đối TK Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu + Sổ nhận ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền + Sổ nhận ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi theo từng loại tiền + Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp nó mở cho từng tài khoản kế toán + Sổ chi tiết về doanh thu bán hàng dùng để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, theo từng nhóm hàng. + Sổ chi tiết thanh toán với người mua dùng để theo dõi chi tiết tình hình không nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi khách hàng thanh toán hết nợ. * Nếu áp dụng nhật ký chứng từ. Hình thức này kết hợp với việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên một loại sổ và phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết trên một loại sổ. Đây là hình thức vận dụng phù hợp cho doanh nghiệp lớn, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán nhưng không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán. + Sổ nhật ký chứng từ số 8 dùng để tập hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản 511, 531, 532, 521, 632, 131,… Sổ này được ghi chép vào cuối tháng căn cứ vào các bảng kê số 1, 2, 8,. + Các bảng kê: Bảng kê số: 1, 2, 10, 11,… Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc:Hoá đơn GTGT; Phiếu NK,XK;…. Sổ (thẻ) KT chi tiết TK 131,156,331,… Bảng phân bổ Bảng kê số 1,2,5,6,8,10,11 Bảng tổng chi tiết TK 131,156,331, … Nhật ký chứng từ ghi số 1,2,3,4,,8,… Sổ cáiTK111,112,131, 156,331,… Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Nếu áp dụng hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian + Sổ cái tài khoản: 511, 632 + Sổ chi tiết bán hàng: Sổ này được mở cho từng sản phẩm, hàng hoá đã bán cho khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận nợ + Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc: HĐ GTGT;PX,PN,… Sổ thẻ KT chi tiếtTK 131,156,331,…. Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiếtTK131,156,331,… Sổ cáiTK 131,331,156,…. Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi chú: : Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu * Nếu áp dụng hình thức nhật ký sổ cái Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối đối ứng tài khoản, tách rời hạch toán tổng hợp và chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau, chỉ sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp là nhật ký‎‎‎ sổ cái. Việc ghi sổ đơn giản, không trùng lặp nhưng chỉ thích hợp trong các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản và ít nghiệp vụ phát sinh Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT; Phiếu NK, XK;… Sổ chi tiết TK131, 156, 331,… Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết TK131,156,331,… Báo cáo kế toán Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày hoặc ghi định kỳ Ghi cuối tháng + Sổ nhật ký sổ cái: Nhật ký sổ cái được ghi chéo hàng ngày, được ghi chép theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. + Sổ chi tiết với người mua + Sở chi tiết bán hàng Mỗi hình thức sổ kế toán đều có những ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định, các doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán một cách riêng rẽ hay kết hợp với nhau làm cho công tác kế toán của doanh nghiệp được đơn gian, dễ thực hiện, phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lựa chọn áp dụng hình thức sổ kế toán phù hợp với doanh nghiệp sẽ phát huy đầy đủ vai trò trong quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững. Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty tnhh gia long 2.1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Gia Long 2.1.1- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại công ty + Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty trách nhiêm hữu hạn phát triển công nghệ và thương mại Gia Long là một công ty chuyên kinh danh về máy tính và thiết bị linh kiện máy tính cho văn phòng và học tập . Được thành lập từ ngày 25 tháng 3 năm 2001, theo đăng ký kinh doanh số 0103003133 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà nội cấp ngày 25 tháng 3 năm 2001.Công ty được thành lập với mục đích hoạt động chủ yếu là cung cấp hàng hoá là máy tính của các hãng trên thị trường cho văn phòng và học tập . Với các thông số về công ty như sau: Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn phát triển công nghệ và thương mại Gia Long. Tên giao dịch : GIA LONG .CO,…LTD Trụ sở : 218 - 220 Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà nội Điện thoại : 046280849 Số Fax : 046280856 Email : gilcomputer.@hn.vnn.vn Trang web : gialong.com.vn + Chức năng nhiệm vụ của công ty Là loại hình công ty TNHH có chức năng chính là cung cấp máy tính và các linh kiện máy tính của các hãng lớn trên thị trường như compaq, intel,… phục vụ cho văn phòng và học tập . Nhiệm vụ chính của công ty là kinh doanh trong sạch và lành mạnh có hiệu quả, tự bảo toàn vốn kinh doanh đảm bảo đời sống người lao động, chấp hành nghiêm chỉnh đường lối chính sách của Đảng và nhà nước, thực hiện đầy đủ trách nhiệm với người lao động và Nhà nước. + Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn trách nhiệm phát triển công nghệ và thương mại Gia Long là một công ty hạch toán độc lập, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ kinh doanh, công ty đã thiết lập bộ máy quản lý kinh doanh gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý. Hiện nay bộ máy quản lí kinh doanh của công ty như sau Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phòng kế toán tài chính Phòng nghiệp vụ kinh doanh Tổ kỹ thuật Tổ bán hàng kinh doanh - Giám đốc: Người có quyền lực cao nhất và có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan hoạt động kinh doanh, có tính quyết định đến sự tồn tại của công ty - Phòng kế toán: có nhiệm vụ phản ánh liên tục có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hoạch toán kinh doanh của công ty. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm đảm bảo cung ứng các yếu tố đầu vào cũng như hoạt động tiêu thụ hàng hoá của công ty ,trực tiếp kí nhận hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Tổ bán hàng kinh doanh: có nhiệm vụ trưng bày hàng hoá ,báo gía của hàng hoá theo hàng ngày và kí nhận hợp đồng với khách hàng. - Tổ kỷ thuật: có nhiệm vụ lắp ráp máy móc, bảo hành , sửa chữa máy cho khách hàng khi có yêu cầu 2.1.2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty + Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh, công ty TNHH Gia Long đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Đứng đầu là kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán) chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra công việc của nhân viên trong phòng kế toán. Các kế toán viên có trách nhiệm giúp kế toán trưởng thực hiện các công việc mà mỗi người đảm nhận. Phòng kế toán của công ty gồm năm người và sơ đồ tổ chức như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toánTSCĐ, công cụ, đồ dùng Kế toán thuế Kế toán tổng hợp - Đứng đầu là kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán) phụ trách điều hành chung phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở công ty, tham mưu giúp giám đốc quản lý kinh tế ở công ty - Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và công việc chung trong phòng đồng thời thực hiện công việc quản ký hồ sơ khách hàng ,hợp đồng kinh tế…; - Kế toán thuế chịu tránh nhiệm kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế , quản lý háo dơn giá trị gia tăng, phiếu nhạp xuất kho… - Kế toán TSCĐ công cụ đồ dùng chịu trách nhiệm lập mở sổ sách quản lý hồ sơ tài sản đồng thời theo dõi vật tư, công cụ nhập xuất tồn kho, lập hồ sơ theo dõi tình trạng TSCĐ, KHTSCĐ, thực hiện phân bổ giá trị vật tư, đồ dùng công cụ, chi phí kinh doanh trong kỳ … - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu phiêu chi có đầy đủ chữ ký theo quy định của chế độ kế toán. + Chính sách kế toán công ty áp dụng . Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/ 12 trong năm. . Đơn vị tiền tệ sử dung trong công tác nghi chép kế toán là đồng Việt Nam . Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ thuế . Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo khung giá của Nhà nước . Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao bình quân . Nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá thực tế . Hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên +Hình thức kế toán công ty áp dụng Công ty TNHH Gia Long áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kinh tế căn cứ vào chứng từ gốc để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản. Các sổ kế toán được sử dung bao gồm: sổ đăng ký chứng từ ,sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày kế toán lập các chứng từ gốc, nạp dữ liệu vào máy trên sổ chi tiết liên quan để theo dõi. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ,sau đó để ghi vào sổ cái. Sổ cái sau khi được lập xong đối chiếu với sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ để lập bảng cân đối số phát sinh, kiểm tra việc đối chiếu ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán theo số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ(Có), số dư cuối kỳ trong tài khoản. Vào cuối quý (Năm), căn cứ vào sổ cái từng tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ chứng từ đăng ký ghi sổ. 2.2- Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1- Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phong phú về chủng loại, số lượng hàng hoá tiêu thụ nhiều với đối tượng khách hàng đa dạng, nhưng chủ yếu là bán lẻ cho người sử dụng trực tiếp, nên để đáp ứng nhu cầu đó mạng lưới cung cấp hàng hoá của công ty được thực hiện qua kênh tiêu thụ hàng trực tiếp: Đó là công ty trực tiếp bán hàng cho khách hàngcó nhu cầu sử dụng lớn theo phương thức bán buôn tại kho hoặc bán buôn, bán lẻ tại cửa hàng của công ty. Với mục tiêu kinh doanh của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm thiểu chi phí. Do đó trong công tác bán hàng công ty luôn chú ý đến các mặt sau: - Về khối lượng hàng hoá xuất kho giao cho khách hàng: Phòng kế hoạch thông qua phòng kế toán theo dõi được việc xuất chứng từ và cả khối lượng bán. Vì vậy, phòng kế hoạch luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận đúng, đủ và nhanh chóng hàng hoá cả về số lượng cũng như chất lượng - Về giá bán hàng hoá: Công ty sử dụng chính sách giá cả rất mềm dẻo và linh hoạt.Việc xác định giá bán của công ty được dựa trên giá cả của thị trường và giá cả của đối thủ cạnh tranh tức là giá cả bán hàng hoá phải dựa trên cơ sở trị giá hàng hoá mua vào, các chi phí có liên quan và một khoản lợi nhuận. -Về giá vốn hàng bán của công ty: Trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, theo phương pháp này sau mỗi lần nhập hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán nhập vào máy theo số lượng rồi máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân theo công thức: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế của hàng tồn đầu tháng + Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập trong tháng Số lượng hàng hoá tồn đầu tháng + Số lượng hàng nhập trong tháng Trị giá vốn của hàng xuất kho = Số lượng hàng Xuất kho x Đơn giá bình quân Như vậy, trị giá vốn của hàng bán thay đổi mỗi khi công ty nhập hàng, nên giá vốn hàng xuất kho tương đối chính xác. Mặt khác, việc tính theo phương pháp bình quân theo từng lần nhập được tính toán thường xuyên do đó không gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung cuối tháng. 2.2.2- Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty a- Chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng Đối với hoạt động bán hàng, hạch toán ban đầu phản ánh sinh động lại các hoạt động kinh doanh, thông qua hoạt động bán hàng của doang nghiệp qua thông tin về số lượng, giá trị của hàng bán, hình thức thanh toán, hình thức bán hàng,… là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến hoạt động này, ngăn ngừa các hoạt động xâm phạm tài sản và vi phạm chính sách, chế độ, đồng thời cung cấp số liệu ban đầu để ghi sổ kế toán. Mỗi loại chứng từ kế toán phán ánh hoạt động kinh tế riêng, do đó có yêu cầu ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý khác nhau nên trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ cúng khác nhau. Sau đây là một số hoá đơn chứng từ sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: * Chứng từ bán hàng hiện nay công ty đang sử dụng trong bán buôn cũng như trong bán lẻ là hoá đơn GTGT (Biểu 2), do bộ tài chính phát hành. Hoá đơn GTGT dùng đẻ theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá hàng xuất bán. Trên hoá đơn ghi rõ số hoá đơn, ngày, tháng, năm,tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT,… * Thẻ kho (Biểu 3): Thẻ kho công ty đang sử dụng là thẻ kho có giá trị theo mẫu lập trên quy định của bộ tài chính ban hành. Thẻ kho được mở cho tờng mặt hàng, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của tờng loại hàng hoá đó. Nó phản ánh các chỉ tieuu như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư hàng hoá. * Phiếu thu (Biểu 1): Sau khi khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng thì kế toán lập phiếu thu tất cả ba liên,sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ dữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu lại ở nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. * Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Biểu 4): Căn cứ vào hoá đơn GTGT bán ra kế toán lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, đây là căn cứ để kế toán tính thuế và khấu trù thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra còn các hoá đơn chứng từ khác theo quy định của Nhà nước như: Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng; phiếu chi;… Sau đây là một số biểu mẫu của công ty đang sử dụng trong bán hàng: Biểu1 Đơn vị:............. Mẫu số: 02-TT Địa chỉ:............ Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Quyển số:............ Số:.................. Phiếu thu Ngày10 tháng 2 năm...... Nợ :111.......... Có : 131......... Họ tên người nộp tiền : Nguyễn thị Hà Địa chỉ: Lý do : Bán 1 máy tính xách tay Số tiền : 15.458.000 Viết bằng chữ : Mười lăm triệu bốn trăm năm mươi tám nghìn đồng chẵn Kèm theo :............................ Chứng từ gốc:........................................................ Ngày 10 tháng 2 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Thủ quỹ Người nộp tiền ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu 2 Mẫu số 01 GTKT_3LL Hoá đơn (GTGT) CQ/2003B Liên 1:Lưu Ngày9 tháng 2 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Gia Long Địa chỉ: 109 Lê Thanh Nghị - Hà nội Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công tyVinaDeasung Địa chỉ: Yên Viên – Gia Lâm – Hà nội Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Máy tính COMPAQ Chiếc 3 7.251.000 23.928.300 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng 21.753.000 Tiền thuế GTGT 2.175.300 Tổng tiền thanh toán 23.928.300 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rã họ tên) Biểu 3: Thẻ kho có trị giá Đơn vị :.................. Tên vật liệu: Máy tính COMPAQ ......................... Đơn vị tính:................... Số thẻ :................... ............................................................................... Đơn giá thực tế:............. Số danh điểm:................... Quy cách:............................................................... Đơn giá kế hoạch:......... Chứng từ Nơi giao nhận NHập Xuất còn lại Ghi chú Ngày Số Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền Tháng 02/2005 7.251.000 9/2 273C1 Bán cho công tyVinaDeasung 03 254 15/2 264C2 Bán cho công tyHoàng Thện 05 251 19/2 284C3 Bán cho AnhThắng 01 246 09 Tháng03/2005 Biểu 4: Tên đơn vị: Công ty TNHH Gia Long Địa chỉ:109 Lê Thanh Nghị- Hà Nội Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tháng 02 năm 2005 Chứng từ Tên khách D.Số bán chưa thuế Thuế GTGT Ghi nợ các tài khoản Số hiệu Ngày tháng 111 112 131 ... Cộng 273C1 9/2 Bán cho công tyVinaDeasung 21.753.000 2.175.300 23.928.300 23.928.300 264C2 15/2 Công ty Hoàng Thiện 36.255.000 3.625.500 39.880.500 39.880.500 … … … … … … … … ... … 284C3 19/2 Bán cho AnhThắng 7.251.000 725.100 7.976.100 7.976.100 Tổng 65.259.000 6.525.900 71.784.900 Hà nội, ngày tháng năm b- Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán Trên cơ sở hệ thống tài khoản ban hànhchung cho các doanh nghiệp, kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty lựa chọn và sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng Tài khoản 623 : Giá vốn hàng bán Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp Tài khoản 111 : Tiền mặt Tài khoản 112 : Tiền gửu ngân hàng Tài khoản 131 : Phải thu của khách Tài khoản 156 : Hàng hoá Tài khoản ... Do đặc điểm kinh doanh nghiệp thương mại, nên đẻ quản lý tốt tình hình tiêu thụ hàng hoá, ngoài sử dụng đúng các tài khoản quy định, công ty còn quản lý chi tiết từng mặt hàng kinh doanh theo mã hàng. Mỗi mã hàng tương ứng cho một mặt hàng ( Phân biệt cả về chủng loại, phẩm chất, quy cách. Việc quản lý này được thực hiện trên máy vi tính dễ dàng nhanh chóng và chính xác, tạo điều kiên cho kế toán thuận lợi trong kiểm tra, quản lý, giám sát hàng hoá đồng thời cung cấp thông tin kịp thời chính xác. Về nội dung : * Tài khoản 511: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ bao gồm: +Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng +Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ +Tài khoản 5114: Doanh thu vận chuyển, tiếp nhận Mỗi nhóm doanh thu này được chi tiết theo từng mã hàng (trên máy) *Tài khoản 632: "Giá vốn hàng bán" Được chi tiết theo từng mã hàng như tài khoản 511 *Tài khoản 156: " Hàng hoá " Được chi tiêt theo mã hàng như các tài khoản trên Trình tự hạch toán: *Khi xuất hàng bán công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán ghi : Nợ TK 131 : Số tiền phải thu Nợ TK111,112: Số tiền đã thu Có TK 511: Doanh thu hàng bán Có TK 333(3331) Thuế GTGT phải nộp cho nhà nước Đồng thời kế toán ghi Nợ TK632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Ví dụ: Khi xuất hàng giao bán cho công ty VinaDeasung, căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho thì kế toán ghi như sau: Nợ TK 131(VinaDeasung) : 23.928.300 Có TK 511(COMPAQ): 21.753.000 Có TK 333(3331): 2.175.300 Đồng thời kế toán ghi Nợ TK632(COMPAQ): 19.596.000 Có TK 156(COMPAQ): Khi công ty VinaDeasung thanh toán tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi như sau: Nợ TK 112: 23.928.300 Có TK 131: *Khi xuất kho hàng bán cho Anh Thắng, căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán ghi như sau: Nợ TK 111 : Có TK 511(COMPAQ): 7.251.000 Có TK 333(3331): 725.100 Đồng thời kế toán ghi Nợ TK632(COMPAQ): 6.532.000 Có TK 156(COMPAQ): * ... * Cuối kỳ kế toán xác định kết quả bán hàng : - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: Kết chuyển doanh thu Có TK 911: - Kết chuyển giá vốn hnàg bán: Nợ TK 911: Kết chuyển giá vốn Có TK 632 : Sau đây là sơ đồ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH Gia Long : TK511 TK111,112 TK 111,112 TK333 TK531 Ghi DT Giảm VAT K\c hàng DT hàng bán trả lại trả lại TK333 TK521 Chiết khấu thương mại K\c chiết KhấuTM TK532 Giảm giá hàng bán (3) TK111,112 TK632 TK156 Giá mua chưa thuế (2) TK133 TK157 VAT TK156,157 TK911 Giá vốn hàng tiêu (1) K\c DT thuần thụ (1): Kết chuyển trị giá vốn hàng bán (2): Hàng bán bị trả lại (3): Kết chuyển giảm giá hàng bán c- Tổ chức sổ kế toán Công ty TNHH Gia Long áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kinh tế căn cứ vào chứng từ gốc để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm :ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản. Các sổ kế toán được sử dung bao gồm: sổ đăng ký chứng từ ,sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Để phản ánh các nghiệp vụ bán hàng công ty đã sử dụng các loại sổ, mẫu ,biểu kế toán như sau: - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng - Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản 151,156,131,... - Sổ cái tài khoản 511 - Sổ cái tài khoản 632; 641; 131; 156; ... Trình tự ghi sổ: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,tiền gửi ngân hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho ,...kế toán vào sổ cgi tiết doanh thu bán hàng cho các mặt hàng đã tiêu thụ. Sổ này được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá dịch vụ bán trong kỳ . Hàng ngày kế toán lập các chứng từ gốc ,nạp dữ liệu vào máy trên sổ chi tiết liên quan để theo dõi. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ,sau đó để ghi vào sổ cái. Sổ cái sau khi được lập xong đối chiếu với sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ để lập bảng cân đối số phát sinh, kiểm tra việc đối chiếu ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán theo số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ(Có), số dư cuối kỳ trong tài khoản. Vào cuối quý (Năm), căn cứ vào sổ cái từng tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ chứng từ đăng ký ghi sổ.Sau đây là một số mẫu sổ Đơn vị: Công ty TNHH Gia Long Số 02/2 Địa chỉ: 109 Lê Thanh Nghị - Hà Nội Chứng từ ghi sổ Ngày 19 tháng 02 năm 2005 Đơn vị tính: đồng CT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng bị trả lại nhập kho SXKD 531 333 131 1.023.808 51.092 1.074.900 Cộng 1.074.900 1.074.900 ( Kèm theo 01 chứng từ gốc) Người lập Kế toán trưởng (Ký và họ tên) (Ký và họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Gia Long Số 03/2 Địa chỉ: 109 Lê Thanh Nghị - Hà Nội Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2005 Đơn vị tính: đồng CT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng bị trả lại nhập kho SXKD 511 531 1.023.808 1.023.808 Cộng 1.023.808 1.023.808 ( Kèm theo 01 chứng từ gốc) Người lập Kế toán trưởng (Ký và họ tên) (Ký và họ tên) Sổ cái Tháng 01 năm 2005 Tên tài khoản: Hàng bán bị trả lại Số hiệu tài khoản: 531 Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Dư đầu tháng: 0 26/2 06 26/2 Doanh thu hàng bán bị trả lại 131 1.023.808 28/2 07 28/2 Kết chuyển DT hàng bán bị trả lại về doanh thu bán hàng 511 1.023.808 Tổng phát sinh trong tháng: 1.023.808 1.023.808 Dư cuối tháng 0 Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng Tài khoản 131 Tháng 02/2005 Khách hàng: Công ty VinaDeasung Đơn vị :1000đ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK131, Ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 131, Ghi Có các TK Số dư Ngày Số 111 1121 111 1121 511 3331 Nợ Có 9/2 273C1 1.Số dư đầu kỳ 19.575 Phải thu về bán hàng 21.753 2.175,3 25/2 Giấy báo có số 20 Khách hàng trả nợ 35.500 2.Cộng số phát sinh 35.500 21.753 2.175,3 3.Số dư cuối kỳ 8.003,3 sổ chi tiết doanh thu bán hàng Tháng 02/2005 Đơn vị:1000đ Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Ghi Nợ TK632, Có Tk156 Doanh thu+VAT/Ghi nợ các TK Thuế GTGT Công nợ TK 511 Ngày Số 156 Công nợ TK632 111 1121 131 9/2 273C1 Bán máy tính cho công ty VinaDeasung C 03 19.596 19.596 23.928,3 2.175,3 21.753 Cộng Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng Đơn vị:1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 9/2/2005 273C1 9/2/2005 Bán máy tính cho công ty VinaDeasung 131 21.753 15/2/2005 264C2 15/2/2005 Bán máy tính cho công ty Hoàng Thiện 111 36.255 19/2/2005 284C3 19/2/2005 Bán máy tính cho Anh Thắng 111 7.251 Cộng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán Đơn vị:1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 9/2/2005 273C1 9/2/2005 Giá vốn máy tính 131 19.596 15/2/2005 264C2 15/2/2005 Giá vốn máy tính 111 32.660 19/2/2005 284C3 19/2/2005 Giá vốn máy tính 111 6.532 Tổng cộng Ngày tháng năm Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3- Đánh giá chung thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Qua thời gian thực tập, được theo dõi, tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Gia Long tôi rút ra một số nhận xét như sau: 2.3.1-Về ưu điểm Là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vưc công nghệ cao, và có cạnh tranh gay gắt nhưng công ty đã vươn lên vượt qua những trở ngại khó khăn để đứng vững trên thị trường. Để có một kết quả tốt như vậy là do hệ thống quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng của công ty đã không ngừng tìm tòi hoàn thiện và nâng cao để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng đa dạng của công tài chính. Hiện nay, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đoói hoàn chinnhr, nắm chắc chức năng của từng bộ phận mình quản lý. Thực tế cho thấy,công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đã đảm bảo được dúng yêu cầu thống nhất phạm vi tính toán chỉ tiêukinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan và cả nội dung của công tác kế toán,đồng thời số liệu kế tán được phản ánh một cách chính xác, trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế được ghi trùng, lặp mà vẫn luôn đảm bảo nguồn số liệu ban đầu.Phòng kế toán công ty luon đảm bảo giải quyết được khối lựng công việc phát sinh trong công ty dẫn đến việc quyết toán kịp thời, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác quản của lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó việc tổ chức công tác ké toán tại công ty là phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty. * Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu Trong khâu tổ chức hạch toán ban đầuđều đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý. Các chứng từ bắt buộc dều dược sử dụng theo mẫu quy định của bộ tài chính. Việc lập, ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán vì thế tránh được khau trung gian. Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ, hàng hoá tương đối tốt, chứng từ được phân loại hệ thống hoá theo yêu cầu nghiệp vụ, thời gian, và được lưu trữ gọn gàng thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. *Trong công tác kế toán tổng hợp Là một doanh nghiệp thương mại, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá, công ty áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý. Công ty lựa chọn phương pháp tính giá vốn theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập điểm hơn rất nhiều so với phương pháp bình quân gia quyền, và dễ thực hiện trên máy. * Về công tác tổ chức sổ kế toán Ngoìa sổ sách theo yêu cầu, công ty còn mở một số sổ chi tiết, bảng kê,… phù hợp để theo dõi một cách chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý. Hệ thống báo cáo của công ty được lập đúng thời hạn theo quy định của bộ tài chính, số lượng báo cáo, biểu mẫu báo cáo của công ty là đầy đủ, số liệu phản ánh đúng thực tế tài chính của đơn vị. Tất cả các tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống và được sắp xếp thành từng bộ hồ sơ. Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên đọ kế toán, đảm bảo hợp lý, dễ tra cứu khi càn thiết. Công ty đã sớm trang bị một hệ thống máy tính hiện đại với phần mềm thống nhất được hệ thống hoá cao, giúp cho việc cập nhập vào sổ sách kế toán dơn giản, gọn nhẹ, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lượng cao,giảm bớt chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản số liệu.Hàng ngày khi nhậnđược chứng từ kế toán, kế toán cập nhập vào máy tính khi cần sẽ in ra số, bảng biểu, báo cáo,…để đối chiếu so sánh. Nói tóm lại, công tác kế toán của công ty phản ánh khá đầy đủ chặt chẽcó hệ thống quá trìnhtiêu thụ hàng hoá, góp phần to lớn cho việc ra quýet định xử lýcủa cấp lãnh đạo. Đặc biệt có thể khẳng định việc áp dụng vi tínhđã đem lại hiệu quả cảôtng công tác kế toán. 2.3.2- Về nhược điểm * Về chứng từ sử dụng Để quản lý số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho, công ty sử dụng mẫu thẻ kho có trị giá đã được ban hành từ lâu. Về nguyên tắc quản lý thẻ kho chỉ dùng để theo dõi sự biến động về mặt số lượng( Còn mặt giá trị được theo dõi trên sổ sách kế toán và chứng từ khác ) do đóviệc theo dõi cả số lượng trên thẻ kho là không cần thiết. * Về tài khoản sử dụng Tài khoản 156 " Hàng hoá " sử dụng trong văn phòng công ty được sử dụng để phản ánh trị giá mua là không đúng chế độ. Theo quy định, giá thành thực tế của hàng hoá mua nhập kho bao gồm: Trị giá mua hàng hoá + chi phí mua hàng + thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí mua hàng được tập hợp vào chi phí bán hàng nên tài khoản 156 chỉ phản ánh trị giá mua hàng hoá . * Các tài khoản điều chỉnh giảm doanh thu công ty không sử dụng * Tài khoản 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " không được phân chi tiết cho từng nhóm doanh thu theo tài khoản cấp hai của tài khoản 511mà phản ánh chung trong tài koản 511, không phản ánh chi tiết theo từng nhóm doanh thu. * Đối với nghiệp vụ ghi lại nghiệp vụ hàng bán bị trả lại của công ty trong điều kiện áp dụng máy vi tinh sẽ không cho thấy được việc phát sinh hàng bị trả lại, không biết thực tế hàng bị trả lại ở công ty trong kỳ là bao nhiêu. Khi nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh dễ có sự lầm tưởng rằngthwcj tế ở công ty không phát sinh nghiệp vụ đó. Như vậy cách phản ánh trị giá hàng bị trả lại chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán là phản ánh trung thực tình hình tiêu thụ. * Hiện nay, việc tích cực giảm thiểu công nợ khách hàng đang được các lãnh đạo công ty đặt lên hàng đầu trong quản lý kinh doanh, do vậy các chỉ tiêu: Doanh thu tiền ngay, doanh thu trả chậm, công nợ bán buôn,…luôn là báo cáo hàng ngày mà kế toán phải lập. Vấn đề này chương trình kế toán máy chưa phục vụ được mà hoàn toàn phải thu thập số liệu thông qua phân tích thủ công ( So sánh mã khách hàng trên báo cáo chi tiết công nợ với danh mục hợp đồng khách hàng mua do phòng kinh doanh cung cấp ). Điều này làm giảm tiến độ báo cáo cũng như tính chính xác của báo cáo,không phục vụ đượccác bài toán phân tích kinh tế nhiều chiều. Chương 3 Phương hướng hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty tnhh gia long. 3.1- Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng: 3.1.1- Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng: Nhằm hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế trong tiến trình đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế, ngày 31/12/2001, theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, Bộ tài chính đả ban hành chuẩm mực kế toán đầu tiên tại Việt Nam (gọi tắt là Vá14) áp dụng cho tất cả các nghành, các thành phần kinh tế trong cã nước. Sự ra đời của VAS 14 đã đánh dấu sự thay đổi trong phương pháp kế toán, trong đó chuẩn mực kế toán số 14 ''Doanh thu và các thu nhập khác'' đã góp phần hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng (doanh thu) trong cá doanh nghiệp.Tuy nhiên, việc vận dụng chuẩn mực vào từng mô hình daonh nghiệp củ thể còn nhiều bất cập do đó cầ phải hoàn thiện đẻ phù hợp hơn với chuẩn mực và chế độ kiểm toán hiện hành. Như chúng ta đã biết, kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính cần thiết trong bất kỳ chế độ kinh tế xã hội nào, Mác viết: '' Kế toán như là phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất trên ý niệm, càng cần thiết từng nào mà quý trình càng có một quy mô xã hội,càng mất đi tính chất thuần tuýcá thể… Như vậy trong các doanh nghiệp, bộ phận kế toán có vai trò rất quan trọng, là công cụ đắc lực của giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp số liệu thực tế hữu ích cho quản lývà theo dõi tình hình tài sản cũng như sự biến động của việc sử dụng vốn của công ty trên sổ sách, chứng từ với số liệu thực tế, cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản lý. Hơn nữa, đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp sẽ thấy được thị trường, thị phần của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin thực tế hữu ích cho nnhà quản lý, để từ đó có những hoạch định trong chiến lược sản xuất kinh doanh, và lựa chọn phương án kinh doanh hữu hiệu nhất. Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có thể thực hiện giảm chi phí nâng cao lợi nhuận, tốc độ quay vòng vốn, tạo điều kiện tái sản xuất. Đây chính là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tăng thu ngân sách nhà nước. Chính vì vậy, mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc của kế toán. Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Xuất phát từ những lý luận trên và tình hình thực hiện công tác kế toán của công ty TNHH Gia Long cho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọng và cần thiết. 3.1.2- Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, cũng như hoàn thiện công tác kế toán nói chung nhằm mục đích tạo ra định hướng đúng đắn cho việc hoàn thiện để đưa công tác kế toán vào nề nếp. Xuất phát từ những vấn đề lý luậnvà tình hình tổ chức công tác kế toánngiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH Gia Long cho thấy yêu cầu của việc hoàn thiện là cáp thiết và để cho việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đạt hiệu quả thì cần phải thực hiện các yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu thống nhất Yêu cầu thống nhất là một trong những yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn. Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Nhà nước xây dựng chế độ và ban hành một chế độ kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán các đơn vị kinh tế được phép vận dụng, sửa đổi nhưng trong khuôn khổ nhất định phải tôn trọng nguyên tắc chung, tôn trọng chế độ, tôn trong cơ chế. - Yêu cầu phù hợp Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động cũng như yêu cầu quản lý. Để quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả, các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Vì vậy, ý kiến hoàn thiện dưa ra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và tất nhiên nó phải tôn trọng chế độ, cơ chế. - Yêu cầu chính xác, kịp thời Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Vì chức năng của kế toán là cung cấp những thông tin kinh tế chính xác, cần thiết và kịp thời cho việc ra quyết định, các phương án kinh doanh tối ưu của doanh nghiệp. - Yêu cầu tiết kiệm và hệu quả Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Bởi vì mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp nghiệp là đem lại lợn nhuận cao với các chi phí thấp nhất. Người ta không thể hoàn thiện một phương án nào đó với bất kể giá nào mà không tính đến khả thi và hiệu quả của nó. Vì vậy việc hoàn thiện các nội dung của kế toán bán hàng cần phải quán triệt các yêu cầu này. 3.2- Những giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty Qua tình hình thực tế ở công ty, ta thấy được những vấn đề còn tồn tại ở công ty đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành và kiến thức đã họctoi có một vài ý kiến nhỏ để hoàn thiện công tác nghiệp vụ bán hàng ở công ty như sau: * ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện kế toán ban dầu đối với nghiệp vụ bán hàng Như đã nêu trong tồn tại của công ty, việc sử dụng thẻ kho có trị giá. Mục đích của việc lập thẻ kho là theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dữ trữ vật tư, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Do đó, công ty nên sử dụng thẻ kho theo mẫu 60-VT chỉ dùng để ghi số lượng, và giảm bớt công việc ghi trùng lắp về mặt giá trị vì mặt giá trị đã được theo dõi ở sổ kế toán và các chứng từ khác. Mẫu như sau: Mẫu thẻ kho: Đơn vị :………… Mẫu số 06-VT Tên kho :………. Thẻ kho Ngày lập thẻ:……………… Tờ số:……………………... Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:…………………………………………. Đơn vị tính:……………………………………………………………… Mã số:………………………………........................................................ Số thứ tự Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Cách ghi trên thẻ kho này cũng giống như cách ghi trên thẻ kho có trị giá của công ty, Chỉ khác là thẻ kho chỉ theo dõi số lượng mà không theo dõi giá trị. * ý kiến thứ hai: Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " ở công ty, việc theo dõi theo từng mặt hàng trên tài khoản 511 là rất tốt. Tuy nhiên tài khoản 511 lại bao gồm nhiều nhóm không có sự phân tách cụ thể vào tài khoản chi tiết cấp hai của tài khoản 511 để dễ xác định. Tài khoản 511 của công ty nên mở chi tiết như sau: TK 5111 "Doanh thu bán hàng" TK 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ" trong đó TK 51131 "Phí nhập khẩu uỷ thác" TK 51132 "Doanh thu vận chuyển tiếp nhận" Từ mỗi tài khoản cấp hai trên công ty sẽ theo dõi theo từng mã hàng: * ý kiến thứ ba: Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi phí mua hàng Thực tế công ty không hạch toán các khoản chi phí thu mua, chi phí liên quan đến hàng mua vào tài khoản 156 mà đưa vào tài khoản 641 " Chi phí bán hàng " như vậy là sai với chế độ kế toán hiện hành. Bản chất của chi phí mua hàng là gắn liền với trị giá hàng hoá mua vào, chi phí này được phân bổ tỷ lệ với lượng hàng bán ra, việc đưa chi phí mua hàng vào tài khoản 641đã không phản ánh đúng chi phí bán hàng trong kỳ. Hàng hoá mua vào trong kỳ không chỉ liên quan tới một kỳ hạch toán mà nó có thể tồn lại trong kỳ tiếp theo. Do đó, toàn bộ chi phí mua hàng trong kỳ không thể đưa hết vào chi phí của kỳ đó mà còn được phân bổ sang kỳ tiếp theo nếu hàng còn tồn. Mặt khác, hạch toán như vậy không phản ánh đúng giá vốn hàng bán, làm tăng chi phí bán hàng lên rất cao vì thực tế chi phí mua hàng phát sinh không phải là ít. Việc hạch toán khoản chi phí này tại công ty sẽ làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ thiếu chính xác, gây khó khăn trong việc phân tích, đánh giá công tác tiêu thụ hàng hoá giũa các kỳ hạch toán. Từ những hạn chế trên việc sử dụng TK 1562 " Chi phí mua hàng " để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá là cần thiết. Chí phí mua hàng nên được tập hợp chung ở TK 1562 trong suốt tháng và cuối tháng mới tiến hành phân bổ cho hàng còn lại và hàng xuất bán tỷ lệ thuận với trị giá mua của hàng luân chuyển theo công thức sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong tháng = Phí phân bổ cho hàng tồn đầu tháng + Tổng chi phí mua hàng trong tháng x Trị giá mua của hàng xuất kho trong tháng Trị giá mua lượng hàng tồn kho đầu tháng + Trị giá mua lượng hàng nhập kho trong tháng Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng đã tiêu thụ trong tháng nhằm xác định kết quả bán hàng. * ý kiến thứ tư: Hoàn thiên phương pháp hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại Kế toán công ty nên sử dụng tài khoản531 "Hàng bán bị trả lại" để phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại theo đúng quy định, đồng thời cũng để phản ánh trung thựchơn tình hình tiêu thụ hàng hoá trong công ty. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán công ty phải ghi bút toán về doanh thu hàng bán bị trả lại, trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho, tiền hàng trả lại cho khách hàng và bút toán phản ánh số tiền trả lại cho khách hàng về thuế GTGTcủa số hàng bị trả lại. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, trước tiên kế toán công ty vẫn xem xét nghiệp vụ đó thuộc trường hợp hàng bị trả lại trong năm, kế toán công ty chưa lập báo cáo kế toán hàng bán bị trả lại ra qua năm sau, kế toán công ty đã lập báo cáo kế toán để từ dó có phương pháp hạch toán phù hợp. + Nếu hàng bị trả lại trong năm, kế toán chưa lập báo cáo thì cách ghi như sau: Tại thời điểm hàng bị trả lại Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng nhập kho Nợ TK 156: Giá vốn hàng hoá Có TK 632 : Cuối tháng kết chuyển trị giá hàng bị trả lại Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 531: Hàng bán bị trả lại + Nếu hàng bán bị trả lại xảy ra trong năm sau Vào thời điểm cuối năm, kế toán phải khoá sổ để lập báo cáo quyết toán năm. Vì vậy, các chỉ tiêu kinh tế tài chính như doanh thu, lợi nhuận, thuế đã được quyết toán. Vậy khi hàng hoá bị trả lại xảy ra sẽ có hai cách giải quyết như sau: Cách1: Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại giá trị không lớn so với quy mô kinh doanh của công ty thì doanh thu hàng bị trả lại không ảnh hưởng nhiều đến tổng doanh thu bán hàng trong năm nay, có thể hạch toán giống như trường hợp hàng bán bị trả lại trong năm. Cách 2: Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại giá trị lớn so với quy mô kinh doanh của công ty, nếu hạch toán làm giảm doanh thu của niên độ sau sẽ làm sai lệch doanh thu bán hàng của công ty một cách đáng kể thì kế toán của công ty sẽ xem đó là hoạt động bất thường và phương pháp hạch toán như sau: Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lạikế toán ghi giảm tiền phải thu của khách hàng Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách Đồng thời kế toán phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại như sau: Nợ TK 711 : Thu nhập bất thường Có TK 156: Hàng bị trả lại * Một số ý kiến khác Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ là điều kiện không thể thiếu mang tính pháp lý. Tại công ty, việc này được thực hiện thường xuyên hàng ngày nhưng vẫn có trường hợp hoá đơn luân chuyển đến khâu cuối cùng còn bị thiếu chữ ký của người nhận hàng hay thủ trưởng đơn vị. Do đó về mặt quản lý công tác hạch toán kế toán công ty cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn và thường xuyên hơn đặc biệt trong khâu kiểm tra chứng từ ban đầu đảm bảo chứng từ phải có đầy đủ cơ sở pháp lý. Kết luận Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, hoạt động bán hàng hoá là một hành vi kinh doanh nhằm thực hiện giá trị của hàng hoá đối với người bán, kết thúc quá trình tuần hoàn vốn kinh doanh và nhằm thực hiện giá trị sử dụng với khách hàng mua từ nhiều mục đích khác nhau. Thực hiện quá trình tiêu thụ hàng sẽ đồng nghĩavới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để đạt được điều đó đương nhiên môĩ doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hoá của mình. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Gia Long, em may mắn được tìm hiểu về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Qua quá trình học tập và nghiên cứu lý luận, được tìm hiểu thực tế tổ chức kế toán bán hàng của công ty, tôi xin mạnh dạn nêu một số ý kiến nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này theo tôi là có khả năng thực hiện được. Vì thời gian học tập và nghiên cứu có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tếnên những ý kiến đề xuất trong bản chuyên đề này chưa hẳn hoàn toàn hợp lý. Rất mong thầy cô và các cán bộ kế toán công ty cùng các bạn góp ý kiến để bản chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của cô giáo TS. Đặng Thị Hoà và các cán bộ phòng kế toán công ty TNHH Gia Long đã giiúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, ngày tháng năm 2005 Sinh viên thực hiện Nguyễn văn Cường Mục lục