Chuyên đề Hoàn thiện quản lý thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Bách Khoa

kế hoạch TTKDTM đặc biệt trong đó mục tiêu TTKDTM đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh chỉ đạt 60%. Các năm 2008, 2009 Chi nhánh đều có những mục tiêu khá phù hợp so với thực trạng phát triển TTKDTM của mình. Năm 2008 tổng TTKDTM của Chi nhánh đã vượt kế hoạch 15% (đạt 7 tỷ đồng trong khi mục tiêu chỉ là 6,1 tỷ đồng) và năm 2009 đã gần đạt được mục tiêu đặt ra khi chỉ thiếu 2%. Cuối năm 2009, Chi nhánh đã đặt ra các mục tiêu định lượng cụ thể như sau về TTKDTM trong năm 2010: UNC đạt khoảng 1.000 tỷ đồng; Thanh toán điện tử khoảng 5.000 tỷ đồng và các hình thức khác phát triển tùy vào tình hình chung của Chi nhánh trong đó chú trọng phát triển thanh toán séc. Cùng với các mục tiêu chung của hoạt động TTKDTM bộ phận Kế hoạch còn đưa ra các mục tiêu riêng khác với từng hình thức TTKDTM trong từng năm hoạt động. Đồng thời với các mục tiêu định lượng trên Chi nhánh còn đặt ra các mục tiêu định tính đó là: Mở rộng hoạt động TTKDTM tới các tổ chức khác chủ yếu doanh nghiệp mới thành lập; Kết hợp các hoạt động khác cùng với TTKDTM nhằm phấn đấu mục tiêu chiến lược của Chi nhánh; Như vậy, Chi nhánh Bách Khoa đã phân nhóm các mục tiêu thành các nhóm thứ tự ưu tiên khác nhau trong hoạt động thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng đáp ứng yêu cầu phát triển. - Xây dựng các phương án TTKDTM: Dựa trên những lợi ích mà TTKDTM đem lại cho Chi nhánh các phương án TTKDTM có vai trò quyết định tới khả năng đáp ứng các mục tiêu của hoạt động TTKDTM. Nhận thấy tầm quan trọng đó, Chi nhánh đã giao cho Ban Giám Đốc phải trực tiếp tham gia vào xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu trong TTKDTM.Qua quá trình nghiên cứu dự báo và các mục tiêu trong giai đoạn 2007 – 2009, bộ phận Kế Hoạch đã đề lên Ban Giám Đốc các hình thức TTKDTM nên áp dụng trong năm 2010 và tương lai 10 năm tiếp theo đó là 4 hình thức đang có và 1 hình thức mới là thanh toán bằng ngân phiếu. Xem xét các điều kiện chủ quan và khách quan của mình, Chi nhánh đã đưa ra các phương án phù hợp đó là tiêu chí quan trọng của mỗi phương án tương ứng với từng hình thức. Mặc dù chưa có những tiêu chí xây dựng cụ thể đặt ra cho từng phương án TTKDTM nhưng Chi nhánh Bách Khoa đã có các hành động phù hợp với tình hình hoạt động của mình trong việc giao cho bộ phận Kế hoạch xây dựng các phương án này, vì chính bộ phận Kế hoạch chịu trách nhiệm và thực hiện việc lập kế hoạch công tác, hoạch định chiến lược và đưa ra mục tiêu của hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. - Lựa chọn các phương án và ra quyết định: Phương án thực hiện hoạt động TTKDTM trong năm 2010 được Ban Giám Đốc của Chi nhánh thông qua cuộc họp tổng kết cuối năm vào ngày 25/12/2009, qua đó Chi nhánh tập trung vào phát triển các hình thức TTKDTM chủ yếu là: Thanh toán điện tử, UNC và có kết hợp phát triển Thanh toán séc, tạo tiền đề để phát triển hình thức này trong tương lai được thể hiện qua bản kế hoạch: Phát triển thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa. Sự cụ thể hóa bằng văn bản đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định các công việc cần thực hiện để Chi nhánh có thể phát triển TTKDTM. Ngoài việc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh quyết định thông qua Ban Giám Đốc lựa chọn phương án TTKDTM, Phòng còn phân bổ con người và nguồn lực của Chi nhánh cho việc thực hiện kế hoạch hoạt động TTKDTM đồng thời xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ. Nhìn chung, công tác lập kế hoạch cho TTKDTM đang được Chi nhánh thực hiện khá tốt. Khi lên kế hoạch triển khai thực hiện đã phối hợp cùng các bộ phận khác để nghiên cứu và xác định khả năng đáp ứng nhu cầu TTKDTM của Chi nhánh. Bộ phận Kế hoạch đã phổ biến khá chi tiết về bản kế hoạch TTKDTM khi đưa các phương án thành các văn bản và phổ biến tới từng đối tượng liên quan. * Tổ chức và điều hành Hiện nay, Chi nhánh Bách Khoa tiến hành 2 hoạt động tổ chức và điều hành thành trong quản lý hoạt động thanh toán đồng thời, và có những hoạt động xen kẽ nhau. Trong quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa thực trạng của 2 hoạt động đó như sau: - Xác định cơ cấu tổ chức thực hiện hoạt động TTKDTM: Tại Chi nhánh Bách Khoa cụ thể là tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh thì bộ phận Kế hoạch được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho hoạt động TTKDTM, trong khi đó bộ phận Tín Dụng và bộ phận Thanh toán Quốc tế được giao cung ứng và thực hiện trực tiếp các hoạt động TTKDTM dựa trên các mục tiêu chiến lược, đặc điểm nghiệp vụ với hai bộ phận này. Quá trình hoạt động TTKDTM các bộ phận này đã thiết lập hệ thống cho các vị trí mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu quản lý TTKDTM của Chi nhánh. Sơ đồ 02: Sơ đồ hệ thống quản lý và thực hiện TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa Phó phòng Phó phòng Trưởng phòng Phó phòng Bộ phận Kế hoạch Bộ phận Tín dụng Bộ phận Thanh toán Quốc tế Các Phòng Giao dịch Qua sơ đồ trên với nghiệp vụ TTKDTM mỗi bộ phận có chức năng như sau: + Trưởng phòng: là người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, đánh giá hoạt động TTKDTM, chịu trách nhiệm trước Chi nhánh và có quyền ra quyết định bố trí sắp xếp nhân viên theo yêu cầu hoạt động thanh toán của Phòng. + Phó phòng: thực hiện giám sát các công việc của từng bộ phận có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho trưởng phòng và ra lệnh trong lĩnh vực phụ trách. + Bộ phận Kế hoạch: Chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch TTKDTM lên danh sách, hoạch định chính sách, mục tiêu của hoạt động thanh toán cũng như đánh giá tổng kết tình hình hoạt động trong từng giai đoạn. + Bộ phận Tín dụng: cung ứng các dịch vụ thanh toán trong đó có TTDTM và TTKDTM. + Bộ phận Thanh toán Quốc tế: thực hiện các dịch vụ thanh toán Quốc tế. + Các phòng Giao dịch: Chịu sự quản lý của bộ phận Tín dụng. Cùng với bộ phận Tín dụng và Thanh toán Quốc tế thực hiện các dịch vụ TTKDTM. Ngoài ra, còn thực hiện mở L/C, thanh toán, giao dich tự động bằng máy ATM Sơ đồ 02 tổ chức các bộ phận TTKDTM theo chức năng trong khi bộ phận Kế hoạch thực hiện các chức năng về lập kế hoạch, 2 bộ phận còn lại cùng với các phòng Giao dịch sẽ tổ chức và điều hành và chức năng kiểm tra, giám sát sẽ do các phó phòng và trưởng phòng thực hiện. Ta thấy với sơ đồ TTKDTM như trên thì hiệu quả tác nghiệp sẽ cao vì các nghiệp vụ này mang tính chất lặp đi lặp lại, tạo ra và phát huy được những ưu thế chuyên môn của mỗi bộ phận, đào tạo chuyên môn dễ dàng hơn, kiểm tra chặt chẽ hơn… Trong quá trình hoạt động của mình, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã ban hành các văn bản với mục đích khác nhau như: Số 4007/CT/NHBK – KHKD ngày 10/02/2006 về việc xác định cơ cấu tổ chức trong hoạt động TTKDTM dựa trên chiến lược, quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động, công nghệ, thái đô ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên, môi trường; Ngày 20/2/2006 để phục vụ cho việc xác định cơ cấu tổ chức thực hiện nghiệp vụ TTKDTM Phòng còn ban hành văn bản đi kèm văn bản Số 4007 yêu cầu mỗi cá nhân, bộ phận trong Chi nhánh tham gia và TTKDTM mô tả vị trí công tác của mình. Văn bản này đã giúp xác định vị trí, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những đặc trưng với từng vị trí từ đó Phòng có thể thiết lập cơ cấu tổ chức còn phải xét đến mối quan hệ quyền hạn trong TTKDTM qua việc phân bổ cho các vị trí mỗi cá nhân và mỗi bộ phận các trách nhiệm sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của Chi nhánh. Ngoài ra, Phòng còn phân bổ phạm vi, quyền hạn chức năng với từng bộ phận thực hiện qua các quyết định khác. Như vậy có thể thấy Chi nhánh và cụ thể là Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã hoàn thành nhiệm vụ xác định cơ cấu tổ chức. - Thiết kế hệ thống TTKDTM: Dựa vào các báo cáo về các loại hình thanh toán cùng với việc xét đến nhu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của mình, Chi nhánh Bách Khoa đã xây dựng các kênh thông tin giữa các bộ phận và các cấp quản lý trực tiếp trong TTKDTM cùng với đó là sự duy trì mối liên hệ giữa các bộ phận, giữa Chi nhánh với khách hàng, với các cơ quan quản lý nhà nước. Đồng thời với thiết kế hệ thống thì Chi nhánh còn thiết kế nội dung hoạt động chi tiết cho các hình thức TTKDTM. Mỗi hình thức TTKDTM được Phòng bố trí nhân viên, máy móc để thực hiện và quá trình này tiến hành theo một quy trình nhất định với sự tham gia của cán bộ quản lý, chuyên gia và kỹ sư trong các lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh đó phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh còn đưa vào các hình thức marketing nhằm hướng dẫn và khuyến khích khách hàng là các cá nhân và các tổ chức tham gia vào hình thức TTKDTM. Ngoài việc hoàn thành nghiệp vụ thanh toán việc phân bố hệ thống như trên còn giúp liên kết hoạt động TTKDTM bao gồm con người, bộ phận, phân hệ với các thành phần của hoạt động khác trong ngân hàng đã thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung của Chi nhánh. Trong giai đoạn 2007 – 2009, việc thiết kế đã đảm bảo khách hàng hiểu về lợi ích và mục đích của từng hình thức qua đó hướng dẫn, khuyến khích khách hàng tham gia sử dụng TTKDTM của Chi nhánh. - Tổ chức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân và máy móc chịu trách thực hiện các nghiệp vụ thanh toán được phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh thông qua theo quyết định ngày 05/05/2004 đó là quyết định: Số 538/QĐ/NHBK – KHKD thông qua Ban Giám Đốc bố trí. Theo quyết định, bộ phận Tín Dụng bao gồm: 4 nhân viên sẽ đảm nhận TT điện tử, 6 nhân viên thực hiện UNC, UNT và các hình thức thanh toán khác; bộ phận Thanh toán Quốc tế sẽ thực hiện thanh toán L/C, thanh toán WU, thanh toán thu xuất. Đến năm 2009, Chi nhánh Bách Khoa có 4 Phòng Giao dịch, các Phòng này sẽ cung ứng và thực hiện các nghiệp vụ TTKDTM cùng với bộ phận Tín dụng và Thanh toán Quốc tế. Như vậy mỗi nội dung TTKDTM được giới hạn trong một khối lượng mà ngân hàng đã được tổ chức, sắp xếp cụ thể sẽ giúp các bộ phận lựa chọn quá trình phù hợp, có hiệu quả đối với từng hình thức thanh toán đã lựa chọn Các bộ phận này còn phân chia nhân viên và máy móc theo từng giai đoạn như sau: nhân viên marketing, nhân viên thanh toán cho khách hàng… Ngoài ra, với cách thức tổ chức hoạt động như trên bộ phận Kế hoạch cũng đã nghiên cứu về việc đảm bảo được các yêu cầu sau: hiệu quả trong thanh toán, thích hợp với đặc điểm, phù hợp khối lượng của từng hình thức TTKDTM… Như vậy, Chi nhánh đã xác định được số lượng và khối lượng các giao dịch sẽ thực hiện từ đó xác định khá phù hợp về nguồn vốn, nhân viên và máy móc thiết bị cho mỗi nhân viên và khả năng thu hút thêm khách hàng tham gia vào TTKDTM trong mỗi hình thức. - Tại Chi nhánh Bách Khoa hoạt đông cuối cùng trong khâu tổ chức và điều hành quản lý TTKDTM là điều độ hoạt động TTKDTM. Hiện nay bước này đã được xây dựng theo lịch trình có điều phối, phân giao công việc cho từng người, từng bộ phận và sắp xếp thứ tự các công việc ở từng nơi. Chính nhờ có sự điều độ trên mà Chi nhánh đã xác đinh được lịch trình tiến hành từng hoạt động TTKDTM. Bộ phận Kế hoạch dự tính cụ thể về máy móc, lao động để hoàn thành khối lượng từng loại hình TTKDTM ứng với mỗi bộ phận, phòng Giao dịch qua đó phân giao công việc và thời gian phải hoàn thành. Bộ phận này cũng theo dõi để phát hiện những biến động ngoài dự kiến có nguy cơ dẫn đến không hoàn thành lịch trình thực hiện TTKDTM kể cả những hoạt động làm tang chi phí và có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. Tóm lại, công tác tổ chức và điều hành hoạt động TTKDTM được thực hiện khá hoàn chỉnh khi đã phối hợp các cá nhân, bộ phận để thực hiện quá trình TTKDTM có hiệu quả và hoàn thành các mục tiêu TTKDTM một cách tốt nhất. * Kiểm tra TTKDTM: - Tại Chi nhánh trước khi thực hiện TTKDTM, Ban Giám Đốc cùng với các trưởng phòng sẽ tiến hành kiểm tra trình độ cán bộ, máy móc… Sau đó sẽ đưa ra các điều chỉnh nếu có sai lệch đối với những chỉ tiêu và các yếu tố để thực hiện TTKDTM. Trong quá trình thực hiện với mỗi từng hình thức TTKDTM Chi nhánh, cụ thể là bộ phận Kế hoạch của Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã đưa ra hệ thống tiêu chuẩn tương ứng, bao gồm: hình thức thanh toán, kỳ hạn, chất lượng và kết quả hoạt động. Mỗi tiêu chuẩn này sẽ được thay đổi theo từng năm, ví dụ năm 2009 yêu cầu với hình thức thanh toán điện tử là đạt 15.000 món với tổng thanh toán 4.500 tỷ đồng, các hình thức thanh toán còn lại đạt 2.600 tỷ đồng. Dựa vào kết quả của bảng hoạt động kinh doanh cũng như bảng TTKDTM Ban Giám đốc sẽ đưa ra các kết luận theo từng bộ phận hoạt động. - Cùng với các kết luận trên Ban Giám Đốc sẽ bố trí kiểm tra hệ thống hỗ trợ cho TTKDTM như: máy móc, trình độ nhân viên. Ngoài ra, Chi nhánh còn kiểm tra các chất lượng của từng loại hình thanh toán sau khi đã thực hiện để có được thông tin phản hồi từ khách hàng cũng như nhân viên tham gia giao dịch. Cuối năm 2009, Chi nhánh đã bố trí thêm 3 nhân viên mới vào Phòng Kế hoạch – Kinh doanh phục vụ cho công tác thanh toán, đây là sự điều chỉnh sau khi đã nghiên cứu điều kiện của Chi nhánh và môi trường trong hoạt động thanh toán. Công tác kiểm tra của Chi nhánh Bách Khoa hiện nay đã được thực hiện minh bạch và có nhiều thay đổi tích cực trong quá trình triển khai. 2.3.2 Đánh giá về công tác quản lý hoạt động TTKDTM tại Chi nhánh * Những kết quả đạt được Nhìn chung qua 9 năm hoạt động của mình Chi nhánh Bách Khoa đã thực hiện tốt việc quản lý TTKDTM qua đó tạo điều kiện cho hoạt động TTKDTM có những bước phát triển đáng kể như hình thức thanh toán đa dạng, phong phú, thái độ phục vụ tốt... đáp ứng được yêu cầu, thu hút thêm nhiều khách hàng mới góp phần tăng doanh số TTKDTM và lợi nhuận của Chi nhánh. - Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động thanh toán nói chung cũng như hoạt động TTKDTM nói riêng của Chi nhánh Bách Khoa những năm gần đây ta có thể thấy rằng: Mặc dù phải đối mặt thách thức từ nền kinh tế thị trường nhưng Chi nhánh Bách Khoa đã và đang từng bước khẳng định vị trí, vai trò của mình; Ban Giám Đốc cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong hoạt động thanh toán đã vượt qua được những khó khăn trở ngại của buổi đầu hoạt động, chủ động hoà nhập với nền kinh tế thị trường, hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt ra, góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế. - Trong quản lý TTKDTM, công tác lập kế hoạch TTKDTM Chi nhánh đã có những nghiên cứu tốt hơn về TTKDTM trong những năm gần đây, dự báo sớm có độ chính xác cao về sự phát triển ở hiện tại cũng như trong tương lai của các loại hình thanh toán. Bộ phận Kế hoạch đã có những xác định đúng đắn về xu hướng phát triển của các hình thức thanh toán. Như vậy, công tác nghiên cứu rất hiệu quả khi có những kết luận sát với thực tế thanh toán, đã đưa ra các dự báo định lượng. Các mục tiêu TTKDTM đưa ra của Chi nhánh Bách Khoa đáp ứng được yêu cầu phát triển đồng thời đã có các hành động phù hợp với tình hình hoạt động TTKDTM. - Trong quá trình hoạt động TTKDTM đã thiết lập một hệ thống tổ chức tốt nhất để thực hiện mục tiêu quản lý TTKDTM của Chi nhánh, như vậy đã hoàn thành nhiệm vụ xác định cơ cấu tổ chức TTKDTM. Bộ phận Kế hoạch cùng với Ban Giám Đốc đã thiết kế được hệ thống thanh toán đảm bảo khách hàng hiểu được lợi ích, mục đích của từng hình thức qua đó hướng dẫn, khuyến khích khách hàng tham gia sử dụng TTKDTM. Chi nhánh đã xác định chính xác nguồn vốn và máy móc thiết bị để cho mỗi nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và tăng khả năng thu hút thêm khách hàng tham gia vào TTKDTM trong mỗi hình thức. - Hệ thống kiểm tra hiện tại của Chi nhánh khá khoa học vận dụng được máy móc cùng tham gia. Công tác kiểm tra được thực hiện minh bạch và có nhiều thay đổi tích cực trong quá trình triển khai. - Chi nhánh Bách Khoa không ngừng nâng cao trình độ cán bộ nghiệp vụ thanh toán, trình độ khoa học để làm chủ công nghệ mới và phong cách làm việc theo hướng cải cách hành chính cho phù hợp với yêu cầu đòi hỏi của cơ chế thị trường. Nhờ vậy mà Phòng Kế hoạch – Kinh doanh là bộ phận được giao trực tiếp quản lý hoạt động TTKDTM có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình từ đó hoạt động thanh toán của Chi nhánh ngày càng thu hút nhiều khách hàng đến mở tài khoản và giao dịch tại chi nhánh. Những nghiệp vụ phát sinh được hạch toán kịp thời, chính xác. Thực hiện nghiêm túc các quy chế về chứng từ, quỹ đảm bảo thanh toán, quỹ tiền mặt và khả năng thanh toán, chính vì vậy luôn được khách hàng tín nhiệm. Doanh số TTKDTM qua các năm không ngừng tăng lên. Các hình thức TTKDTM ngày càng phát huy được ưu thế. TTKDTM trong năm vừa qua đã đạt những kết quả đáng khích lệ. Năm 2009, doanh số TTKDTM là 4.858.424 triệu VND chiếm 69,2% tổng doanh số thanh toán. - Nhận thức được tầm quan trọng của TTKDTM Chi nhánh Bách Khoa đã chủ động đề nghị NHNo&PTNT Việt Nam đầu tư hiện đại hoá trang thiết bị, đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác thanh toán tại Chi nhánh. Đồng thời, tích cực ứng dụng tin học vào hoạt động của Chi nhánh, từng bước xây dựng Ngân hàng theo hướng hội nhập và hiện đại hóa như tham gia thanh toán điện tử liên ngân hàng, đưa hệ thống máy ATM vào hoạt động và cải tiến báo Có qua mạng SWIFT. Do vậy, đã giúp cho công tác quản lý thanh toán được nhanh chóng thuận tiện hơn khi xây dựng kế hoạch, tổ chức thực thi và kiểm tra hầu hết được thực hiện qua hệ thống máy tính. Cùng với đó Chi nhánh đã căn bản thực hiện chuyển đổi công tác thanh toán cũng như việc quản lý các hoạt động thanh toán từ phương pháp thủ công sang phương pháp tin học, hiện đại đảm bảo an toàn, chính xác, thuận lợi cũng như giảm chi phí trong quá trình thanh toán. * Tồn tại - Điều kiện quản lý của Chi nhánh Bách Khoa chưa thể ra những quyết định mang tính chất chiến lược và độc lập khi phụ thuộc vào NHNo&PTNT Việt Nam, chưa chủ động trong việc thực hiện các giải pháp để mở rộng và điều chỉnh các hình thức TTKDTM của mình. Các mục tiêu chiến lược phải thông qua NHNo&PTNT Việt Nam giao cho dẫn tới nhiều nghiệp vụ không có được sự phát triển phù hợp do phải chịu sự chi phối trong hoạt động với các chi nhánh khác trong thành phố Hà Nội cũng như sự cạnh tranh của các ngân hàng khác trong cùng khu vực. - Việc nối mạng của Chi nhánh các khách hàng lớn và truyền thống còn chưa đồng bộ, đối với những khách hàng nhỏ và vừa thì việc tạo lập tài khoản trên hệ thống mạng internet là tương đối ít. Nguyên nhân chủ yếu là chưa có điều kiện thuận lợi cả về vốn lẫn cộng nghệ nên nhiều khi những quyết định quản lý đưa ra thiếu kịp thời do sự phản hồi thiếu kịp thời. - Các mục tiêu TTKDTM không sát với thực tế do công tác lập kế hoạch phụ thuộc khá nhiều và bộ phận Kế hoạch mà ít có sự tham gia góp ý của các bộ phận khác, các phòng giao dịch. Thậm chí các mục tiêu này còn đưa ra khá chậm so với sự phát triển của hệ thống TTKDTM gây nhiều khó khăn cho việc thực hiện TTKDTM cũng như thực hiện các chức năng quản lý khác. - Sơ đồ cơ cấu tổ chức hệ thống quản lý TTKDTM có mức độ chuyên môn hóa không cao do Chi nhánh vừa mới tách khỏi NHNo&PTNT Láng Hạ vào năm 2008, hệ thống này gây tốn kém để cho mỗi bộ phận được phục vụ, đạt hiệu quả không cao trong phục vụ khách hàng. Đối với hệ thống quản lý đó Chi nhánh còn khó có thể có sự thay đổi thích hợp nếu môi trường thanh toán có những thay đổi lớn. - Trong quá trình thực hiện TTKDTM của Chi nhánh Bách Khoa còn tồn tại những hạn chế sau: Thủ tục thanh toán còn phức tạp chưa thuận tiện, việc thanh toán giữa các khách hàng có tài khoản tại Ngân hàng khác hệ thống, khác địa phương còn phức tạp, chậm trễ, luân chuyển chứng từ phải qua nhiều Ngân hàng; Các thể thức thanh toán còn hạn chế, chưa đa dạng để phù hợp với nền kinh tế thị trường; Khả năng đáp ứng nhu cầu của nhiều loại đối tượng sử dụng đặc biệt là việc áp dụng TTKDTM với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh; Phí dịch vụ TTKDTM còn khá cao so với mặt bằng chung thậm chí một số dịch vụ còn phải trả thêm phụ phí. Những tồn tại có những ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động TTKDTM tại Chi nhánh hiện nay. - Công tác quản lý TTKDTM hiện tại ở Việt Nam còn rườm rà do cơ chế nói chung và Chi nhánh Bách Khoa cũng có những nhược điểm này. Quá trình thực hiện TTKDTM tại Chi nhánh còn cần nhiều chứng từ và thủ tục không cần thiết gây chậm trễ cho quá trình thanh toán.Các văn bản pháp lý về TTKDTM vẫn còn thiếu và chưa phù hợp nên chưa tạo môi trường và hành lang vững chắc cho hoạt động TTKDTM. - Ngoài ra Chi nhánh rất ít khi thực hiện việc kiểm tra đối với hoạt động thanh toán cho nên việc điều chỉnh cũng rất ít dẫn tới hệ thống quản lý và thực hiện nhiều khi không thay đổi qua nhiều năm dẫn tới đình trệ trong hoạt động của mỗi cá nhân, bộ phận. * Nguyên nhân dẫn tới các tồn tại trên Nguyên nhân chủ quan: - Một vài hoạt động quản lý lĩnh vực tại Chi nhánh hiện nay đã bộc lộ những yếu kém và không hiệu quả. Trong đó đối với quản lý TTKDTM thì việc phân bổ nhân lực, máy móc đối với từng hình thức là chưa phù hợp là những nguyên nhân chính. Trong công tác lập kế hoạch thì một thực tế hiện nay cho thấy việc nghiên cứu và dự báo của Chi nhánh trong hoạt động TTKDTM còn phụ thuộc khá nhiều vào việc nghiên cứu dự báo của các ngân hàng khác trong cùng địa bàn. Vốn còn thiếu khi chủ yếu nguồn vốn của Chi nhánh là do huy động tiền gửi và nhân lực còn nhiều hạn chế về năng lực do vậy noài những hình thức TTKDTM đang hoạt động còn vài hình thức không được áp dụng do giới hạn về vốn và con người. Ngoài ra, hệ thống tổ chức trong quản lý TTKDTM chưa hoàn thiện. - Việc Chi nhánh giao cho Phòng Kế hoạch – Kinh doanh thực hiện chức năng quản lý với hoạt động TTKDTM còn khá nhiều bất cập. Cụ thể trong việc giới hạn quyền và chức năng giữa trưởng phòng và 3 phó phòng của phòng trong việc ra các quyết định quản lý, giữa bộ phận Thanh toán Quốc tế với 4 phòng Giao dịch về vấn đề thực hiện thanh toán bằng thư tín dụng. Những nguyên nhân trên dẫn tới mâu thuẫn giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ này. - Trình độ của đội ngũ cán bộ trong công tác quản lý TTKDTM chưa thật đồng đều. Đây là vấn đề rất nhạy cảm và không dễ thay đổi chỉ trong một thời gian ngắn. Nguyên nhân của vấn đề này là việc bổ sung khá nhiều nhân sự mới chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động thanh toán, công tác đào tạo cơ bản cũng như chuyên sâu trong lĩnh vực thanh toán chưa đáp ứng được yêu cầu. Ngoài ra một số cán bộ liên quan tới nghiệp vụ thanh toán không chủ động và chịu khó tiếp cận và tìm hiểu các hình thức thanh toán hiện đại. - Các phòng, ban còn chưa tập trung về một mối cho nên cho dù được trang bị hệ thống máy tính hiện đại và đã nối mạng nhưng nhiều khi không có sự ăn khớp trong nhiều vấn đề của các phòng, ban này. Hiện tại, Chi nhánh Bách Khoa có vị trí khá đẹp và tiện nhưng còn đang sửa sang trong 2 năm gần đây, nên Chi nhánh chưa phát huy được hết lợi thế trên của ngân hàng. Nguyên nhân khách quan - Các ngân hàng chi nhánh còn phụ thuộc khá nhiều và sự quản lý của NHNo&PTNT Việt Nam và Ngân hàng Nhà nước do vậy nhiều hoạt động quản lý mang tính chất cấp thiết của mỗi ngân hàng diễn ra rất chậm và nhiều khi không được thực hiện. NHNo&PTNT Việt Nam có quy mô quá lớn nên nhiều khi còn có mâu thuẫn trong việc phân bố khu vực hoạt động khi Chi nhánh Bách Khoa nằm tại Hà Nội là thành phố có tới 29 chi nhánh cấp 1 và rất nhiều ngân hàng khác. Đây có thể coi là một trong những nguyên nhân quan trọng gây ra sự phát triển chậm trễ của nhiều hình thức TTKDTM đồng thời khó khăn trong việc quản lý số lượng khách hàng làm cho công tác lập kế hoạch và tổ chức có những sai lệch. - TTKDTM gia tăng rất ít không chỉ không chỉ trong hình thức mà cả khối lượng với không chỉ hệ thống dân cư mà cả các doanh nghiệp trong khu vực mà Chi nhánh phụ trách. Nguyên nhân của vấn đề này là do: Thói quen dùng tiền mặt trong dân cư và nhận thức về hoạt động TTKDTM cụ thể là việc thanh toán và chi tiêu bằng tiền mặt trở nên quá ăn sâu vào thói quen trong dân cư không chỉ đối với những người có thu nhập thấp mà còn với cả những người có thu nhập cao; Thông tin tuyên truyền chưa được định hướng đúng đắn; Những mục tiêu chiến lược, định hướng và các chính sách lớn để phát triển và quản lý hoạt động thanh toán chưa được tuyên truyền đầy đủ cho công chúng. Khi hoạt động TTKDTM ít có sự gia tăng thì hoạt động quản lý sẽ có nhiều trì trệ và thực tế này phần nào đang diễn ra tại Chi nhánh Bách Khoa ngược lại sẽ gây nhiều khó khăn cho hoạt động và phát triển TTKDTM cho nên đây là vấn đề quan trọng mà bộ phận quản lý TTKDTM cần phải quan tâm. - Tồn tại bất cập trong việc xác định các phương án và mục tiêu hoạt động TTKDTM sao cho phù hợp với đặc điểm của Chi nhánh và yêu cầu của khách hàng. Một nguyên nhân là do việc phải minh bạch tài chính và thuế thu nhập đã dẫn tới nhiều doanh nghiệp không muốn thực hiện thanh toán qua ngân hàng. Thậm chí cả các doanh nghiệp cũng chỉ sử dụng một hoặc hai công cụ thanh toán nào đó chỉ theo thói quen mà chưa có sự lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm quan hệ kinh tế cụ thể. Nguyên nhân khác là sự chiếm dụng vốn và nợ nần dây dưa không chịu thanh toán làm cho lòng tin và sự tín nhiệm trong TTKDTM giữa các đơn vị sản xuất kinh doanh còn thấp. - Việc xây dựng luật và quy chế, kể cả mức độ chắc chắn trong việc xác định và xác lập các quyền cần thiết để giảm tối thiểu tranh chấp cũng như các quyền khi tranh chấp xẩy ra còn nhiều hạn chế. Cụ thể hiện nay đối với mỗi hình thức thanh toán còn thiều khá nhiều luật làm cho sự quản lý TTKDTM còn mang tính chất chủ quan, nhiều lúc còn mâu thuẫn với thực tế hoạt động thanh toán tại mỗi ngân hàng. Hành lang pháp lý trong hệ thống thanh toán chưa hoàn thiện và chưa tạo điều kiện cho việc quản lý một các thông thoáng và hiệu quả hoạt động thanh toán do sự chưa đầy đủ, đặc biệt là trong những vấn đề liên quan đến thanh toán điện tử và thương mại điện tử hai thành phần quan trọng của hệ thống TTKDTM. Măc dù vừa qua vào ngày 19 tháng 11 năm 2005 Luật giao dịch điện tử đã được Quốc hội thông qua, đây là một bước tiến mới mang tính đột phá của Việt Nam trong ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển xã hội nhưng để luật này đi vào thực hiện trong ngân hàng thì cần có sự phấn đấu rất nhiều không chỉ của ngành ngân hàng mà của toàn xã hội. - Thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các Bộ, ngành liên quan, chính quyền địa phương các cấp trong việc tạo ra môi trường kinh tế, xã hội thuận lợi cho việc phát triển TTKDTM cũng như việc thực hiện quản lý TTKDTM. - Một nguyên nhân khác đó là sự thay đổi liên tục của khoa học - công nghệ đặc biệt là sự thay đổi của các công nghệ phục vụ cho công tác quản lý, điều này gây ra nhiều khó khăn cho việc tiếp nhận, ứng dụng cũng như cạnh tranh của Chi nhánh. Cùng với sự thay đổi này nền tảng pháp lý cần phải hoàn chỉnh để bao hàm được mọi hoạt động ngành ngân hàng trong đó có hoạt động TTKDTM. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TTKDTM TẠI CHI NHÁNH BÁCH KHOA 3.1 Phương hướng hoàn thiện quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Để hoàn thiện chức năng quản lý TTKDTM Chi nhánh Bách Khoa cần có các phương hướng hướng như sau: - Tiếp tục hoàn thiện tổ chức về mọi chức năng quản lý: quản lý nghiên cứu và phát triển; quản lý tài chính; quản lý nhân sự; quản lý marketing và đặc biệt chú trọng tới quản lý thanh toán. Các chức năng quản lý này cần phải phù hợp với trình độ phát triển của nền kinh tế, hạ tầng kỹ thuật công nghệ và hệ thống thanh toán. - Tăng cường phối hợp giữa các chức năng quản lý đó không chỉ về con người, hoạt động mà cả hệ thống máy móc, cơ sở làm việc thông qua thực hiện kiểm ngân sách cung cấp cho bộ phận quản lý TTKDTM cùng với đó phải xây dựng hệ thống đánh giá từng hoạt động quản lý. Trong quá trình quản lý và phát triển TTKDTM đặt trong mối quan hệ cân bằng giữa lợi ích chung của xã hội, lợi ích của khách hàng sử dụng dịch vụ và của Chi nhánh. - Nâng cao và củng cố khả năng chuyên môn trong mỗi nghiệp vụ thông qua việc tạo cạnh tranh trong từng vị trí kết hợp với chọn lọc trong quá trình hoạt động cũng như tuyển chọn đầu vào. Chuyên môn hóa trong quản lý TTKDTM bằng cách hoàn thiện cơ cấu tổ chức, củng cố nghiệp vụ cho các cán bộ quản lý. - Hoàn thiện việc nối mạng đồng bộ tới mọi bộ phận khách hàng. Cùng với sự hỗ trợ của Nhà nước và NHNo&PTNT Việt Nam, Chi nhánh từng bước hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất trong hoạt động thanh toán. - Xem xét việc bố trí thêm hệ thống quản lý sự thay đổi nhằm thích nghi với những thay đổi của môi trường và những mục đích mới. - Quản lý thanh toán của Chi nhánh phải hỗ trợ tích cực hơn cho khách hàng có thể tham gia và quản lý có hiệu quả nguồn vốn của mình. Thường xuyên nghiên cứu thị trường TTKDTM và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý TTKDTM. - Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ gắn với việc điều chỉnh hoạt động quản lý TTKDTM. Tiêu chuẩn hóa các bước trong công tác quản lý gắn với việc đo lường các hình thức TTKDTM. Trong hoạt động thanh toán Quốc tế, đối với hình thức thanh toán thư tín dụng cần có những biện pháp làm tăng uy tín của Chi nhánh không chỉ đối với các doanh nghiệp trong mà cả ngoài nước. - Tạo môi trường, hành lang vững chắc và tăng cường điều chỉnh cho hệ thống và các hoạt động quản lý TTKDTM. - Tăng cường sự tham gia góp ý của các bộ phận, các phòng giao dịch trong công tác lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra trong việc quản lý hoạt động TTKDTM. Các cá nhân, bộ phận đó cũng cần phát huy những truyền thống tích cực của Chi nhánh và cần phải vượt qua khó khăn, thử thách nhằm hoàn thành tốt nhất kết quả được giao. - Đối với việc quản lý các loại hình TTKDTM cần hạn chế những thủ tục thanh toán và các hình thức thanh toán rườm rà, thiếu hiệu quả. Bằng cách rà soát lại hệ thống các thủ tục đưa ra các cơ chế thanh toán mới ít cửa, nhanh gọn hơn. Đa dạng hóa các hình thức thanh toán và trong quá trình thực hiện xem xét và hạn chế những hình thức thanh toán có nhiều nhược điểm. Đưa thêm nhiều hình thức TTKDTM vào hệ thống chuyển tiền nhanh WU đặc biệt là các thanh toán liên ngân hàng, thanh toán Quốc tế. 3.2 Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý TTKDTM cho Chi nhánh Bách Khoa Để phát triển hoạt động TTKDTM thì trước yêu cầu trước tiên đối Chi nhánh Bách Khoa là cần có sự phối hợp từ nhiều phía, từ NHNo & PTNT Việt Nam, Ngân hàng Nhà nước, Chính phủ đến các ban ngành có liên quan. Chỉ có sự phối hợp như vậy, mới có thể phát triển hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt của ngành Ngân hàng Việt Nam nói chung và của Chi nhánh Bách Khoa nói riêng một cách toàn diện nhất. * Kiến nghị với Ban Giám Đốc và các phòng của Chi nhánh Bách Khoa: - Ban Giám Đốc cần có những chính sách cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý TTKDTM được thực hiện tốt hơn như: tạo điều kiện cho Phòng Kế hoạch – Kinh doanh chủ động hơn trong việc lập kế hoạch TTKDTM bằng cách tổ chức xây dựng kế hoạch trong từng thời kỳ, khách quan hơn trong việc phân bổ quyền hạn đối với mỗi vị trí tham gia tổ chức, thực hiện TTKDTM. Thực hiện chỉ đạo kiểm tra một cách chặt chẽ, thường xuyên để kịp thời đưa nghiệp vụ thanh toán đi vào đúng quy trình, tiến hành điều chỉnh sao cho sự phát triển của TTKDTM là an toàn, bên cạnh đó cần xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm trong quá trình thực hiện. - Phát huy sức mạnh của toàn Chi nhánh trong quá trình hoạt động, liên kết với các ngân hàng khác trên nhiều lĩnh vực. Các phòng, ban phối hợp với Phòng Kế hoạch – Kinh Doanh trong quản lý và thực hiện thanh toán. Phòng Hành chính - Nhân sự chọn lọc, bố trí và cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng với mỗi nghiệp vụ, vì trình độ của cán bộ quyết định tới sự thành công hay thất bại của các ngân hàng. Phòng Kế toán – Ngân quỹ hoàn thiện hệ thống kế toán của mình để có thể cung cấp các số liệu kịp thời chính xác cho công tác lập kế hoạch và các chức năng quản lý TTKDTM của các bộ phận trong Phòng Kế hoạch – Kinh doanh cũng như các phòng Giao dịch được thực hiện tốt hơn. Phòng Marketing tiếp tục đưa ra các hoạt động có hiệu quả với khách hàng TTKDTM. Và đối với Phòng Kế hoạch – Kinh Doanh, các Phòng Giao dịch phải hoàn thành chương trình tin học cho các cán bộ theo tiêu chuẩn của World Bank đồng thời cũng phải tăng cường phối hợp với các phòng, ban khác nhằm hoàn thiện tốt hơn mục tiêu chiến lược của Chi nhánh. - Ngoài ra, Chi nhánh cũng cần trang bị kiến thức, thông tin cho các khách hàng về những đặc điểm, tiện ích, rủi ro của từng loại hình TTKDTM. Hỗ trợ phát triển các dịch vụ thanh toán điện tử nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển thương mại điện tử. * Kiến nghị với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. - Kết hợp với các NHTM khác tạo ra một mạng lưới thanh toán đồng bộ qua ngân hàng, tập trung phát triển hệ thống thanh toán liên ngân hàng. Hoàn thiện hệ thống tổ chức tạo điều kiện cho sự phối hợp giữa các Chi nhánh. - Tiếp tục thực hiện các chương trình hiện đại hóa hệ thống ngân hàng như tham gia hệ thống thanh toán của World Bank và phát triển hệ thống thanh toán theo chuẩn mực quốc tế. Tăng cường các quyền hạn cũng như trách nhiệm rõ ràng hơn đem lại nhiều hơn tính tự chủ trong hoạt động đối với các ngân hàng chi nhánh. Đề ra các mục tiêu chiến lược phù hợp với từng Chi nhánh có thể trao cho Chi nhánh quyền ra các quyết định phù hợp với khả năng và tính chất hoạt động. - Phối hợp và hỗ trợ Chi nhánh trong công tác đào tạo cán bộ trong các khóa ngắn hạn, dài hạn, trong nước và nước ngoài nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng hoạt động trong nền kinh tế thị trường. Đặc biệt các cán bộ tham gia quản lý cần phải có những khóa đào tạo mang tính chất đặc trưng phù hợp với yêu cầu của các Chi nhánh. Các biện pháp chính là: tăng nguồn kinh phí đào tạo, cải thiện chất lượng đào tạo và liên kết đào tạo với các tổ chức khác. - Ngoài ra, cần đưa ra các quy định mang tính chất luật trong đối với mỗi hình thức thanh toán. Những luật này sẽ hỗ trợ cho các dịch vụ thanh toán có chất lượng và an toàn hơn đồng thời uy tín của các ngân hàng chi nhánh cũng như NHNo&PTNT Việt Nam được tăng lên. * Kiến nghị Ngân hàng Nhà nước Việt Nam - Hoàn thiện hệ thống thanh toán bằng việc đề ra các quy định, theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện các quy định đó một cách tổng quan. Thực hiện tốt vai trò là trung gian thanh toán cho các NHTM, các tổ chức tín dụng tạo sự thuận lợi cho hoạt động quản lý thanh toán đối với các ngân hàng trong nền kinh tế. Ngân hàng Nhà nước cần mở rộng thực hiện dự án hiện đại hoá hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng. Trong TTKDTM, khi hệ thống thanh toán có những quy định chặt chẽ thì việc tổ chức và điều hành trong quản lý là khá đơn giản, cùng với đó nếu hệ thống thanh toán hiện đại thì việc quản lý cũng dễ dàng hơn. - Hoàn thiện môi trường pháp lý là yêu cầu bức xúc đối với hoạt động ngân hàng khi Việt Nam gia nhập WTO và đặc biệt trước thách thức, nhu cầu phát triển thương mại điện tử. - Tiếp tục hoàn thiện các quy định về quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong các hoạt động thanh toán của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế và cá nhân. Đặc biệt, Ngân hàng Nhà nước cần thiết lập và đưa vào vận hành Trung tâm thanh toán Bù trừ tự động Quốc gia nhằm thực hiện xử lý bù trừ hối phiếu, séc. Trung tâm sẽ giúp xử lý thông tin nhanh trong việc bù trừ và gửi lệnh trong TTKDTM hỗ trợ cho phát triển TTKDTM trong nền kinh tế. - Hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán, quản lý khách hàng tập trung, giao dịch một cửa... bằng cách sửa đổi và sớm ban hành quy chế, quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán và các văn bản có liên quan đến công tác thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với công nghệ mới. Nâng cấp hệ thống thanh toán liên ngân hàng, thực hiện đánh giá hệ thống này theo định kỳ để có giải pháp nâng cấp và mở rộng hệ thống. - Hoàn thiện các Luật Giao dịch điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký điện tử…tạo thuân lợi cho công tác tổ chức và kiểm tra việc TTKDTM tại các ngân hàng và tổ chức tài chính khác. * Kiến nghị với Chính phủ và các ngành có liên quan - Chính phủ cần kết hợp với Ngân hàng Nhà nước và các NHTM thực hiện quản lý chi tiêu trong khu vực Chính Phủ bằng phương tiện TTKDTM. Ngoài ra, Chính phủ cũng cần phát triển các mạng lưới chấp nhận TTKDTM. - Chính phủ kết hợp với các ban, ngành liên quan tăng cường điều chỉnh hệ thống luật và ban hành các luật mới liên quan tới việc tổ chức và hoạt động trong các NHTM và hoàn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực thanh toán tạo điều kiện cho sự thuận lợi trong việc quản lý và phát triển TTKDTM trong nền kinh tế. Đồng thời đầu tư cho hệ thống viễn thông quốc gia đạt tiêu chuẩn quốc tế nhằm cung cấp dịch vụ viễn thông với giá cước đa dạng và hợp lý. Từ đó thúc đẩy việc các NHTM ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý thanh toán. - Để có thể phát triển công tác tổ chức và thực hiện TTKDTM Chính phủ cần đưa ra chính sách tiền lương phù hợp với thực tế khi mà giá cả các mặt hàng không ngừng tăng để người dân và các tổ chức có thể tham gia tích cực hơn và việc mở tài khoản cũng như thực hiện TTKDTM qua ngân hàng. Chú trọng hoàn thiện việc trả lương qua hệ thống thẻ bằng cách mở rộng hệ thống cơ sở, vật chất phục vụ cho hoạt động này. Ngoài ra có thể quy định thêm về việc tham gia hoạt động TTKDTM đối với các loại hình thanh toán khác. 3.3 Điều kiện để thực hiện các kiến nghị * Các điều kiện chủ quan - Với Chi nhánh phải thực hiện tốt các giải pháp hỗ trợ hoạt động quản lý TTKDTM, các giải pháp đó bao gồm: Thứ nhất, phải tăng cường tuyên truyền, phổ biến, quảng bá, cung cấp thông tin để các tổ chức, các nhân hiểu rõ về ưu, nhược điểm cũng như cách thức thực hiện thanh toán đối với từng loại hình dịch vụ TTKDTM yếu tố này sẽ cung cấp cho Chi nhánh những khách hàng có hiểu biết thêm và tích cực hơn trong hoạt động thanh toán dẫn tới bộ phận quản lý dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ của mình hơn; Tiếp theo, đưa ra được các chính sách ưu đãi mà Chi nhánh có thể thực hiện nhằm thu hút tối đa lượng khách hàng để hoàn thành mục tiêu thanh toán; Xây dựng và điều chỉnh được mức tính phí hợp lý đối với thanh toán dùng tiền mặt và TTKDTM nhằm ổn định sự phát triển trong ngắn và dài hạn, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành TTKDTM; Cuối cùng, Chi nhánh phải phối hợp được hoạt động của các lĩnh vực quản lý. Cùng với đó, hoạt động TTKDTM tại Chi nhánh phải ổn định trong quy mô hoạt động cả về khối lượng và chất lượng. TTKDTM có những đặc điểm riêng khác với thanh toán bằng tiền mặt các nghiệp vụ kinh doanh khác cho nên Chi nhánh cần thường xuyên xét duyệt lại các chính sách, thủ tục và nguyên tắc thực hành quản lý TTKDTM trước những thử thách. Do vậy, Chi nhánh cần lựa chọn được mô hình quản lý phù hợp và có được những đặc trưng riêng trong quá trình quản lý TTKDTM. - Đối với Ban Giám đốc Chi nhánh phải điều hòa được hoạt động của mình, trong đó Giám đốc và các Phó Giám đốc phải phân chia thời gian hợp lý để có thể điều hành Chi nhánh và quan hệ tốt với khách hàng. Trong quá trình quản lý phải tập hợp được các thông tin quan trọng cho việc theo dõi, kiểm tra, giám sát các quan hệ thanh toán. Đồng thời thông qua NHNo&PTNT Việt Nam và thực trạng hoạt động của các Phòng, Ban Giám đốc phải kịp thời kiểm tra và điều chỉnh những hoạt động quan trọng của Chi nhánh, với hoạt động thanh toán cần đưa ra các văn bản quy định bổ sung cho việc tổ chức TTKDTM. - Phòng Kế hoạch - Kinh doanh thực hiện tốt nhiệm vụ lập kế hoạch, triển khai công tác quản lý thanh toán và TTKDTM. Phòng phải có mối liên hệ chặt chẽ với các phòng khác với vai trò là phòng cung cấp và thực hiện chức năng quản lý TTKDTM. Phòng phải xây dựng được hệ thống quản lý và thực hiện TTKDTM theo yêu cầu của Chi nhánh trước những thử thách của sự phát triển. Song song với đó phòng phải cố gắng hoàn thành chương trình tin học cho các cán bộ theo tiêu chuẩn của World Bank. - Các bộ phận quản lý chức năng phát huy được sức mạnh của Chi nhánh. Khi có yêu cầu của các bộ phận hoạt động trong công tác quản lý TTKDTM thì các phòng khác cũng như Ban Giám đốc phải cố gắng hỗ trợ tốt nhất, phối hợp để giúp cho việc quản lý TTKDTM được chính xác và phù hợp với thực trạng của Chi nhánh. Vai trò của bộ phận quản lý TTKDTM trong hoạt động quản lý thanh toán nói chung cũng như trước các thách thức tổ chức cần được tăng cường. Bộ phận quản lý TTKDTM và các nhà quản lý thanh toán phải tích cực trong việc thiết lập kế hoạch chiến lược, đồng thời đóng vai trò trợ giúp việc thiết kế hệ thống và cơ cấu tổ chức của Chi nhánh. - Mỗi nhân viên, cán bộ trong Chi nhánh Bách Khoa phải thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó cần tăng cường được cán bộ có trình độ, kiến thức, năng lực vào các bộ phận chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra hoạt động TTKDTM. Có những chương trình đào tạo cơ bản và đào tạo chuyên sâu, nhằm tạo ra các chuyên gia trong lĩnh vực TTKDTM. Trong quá trình hoạt động, Chi nhánh cũng cần đào tạo được những kiến thức về công nghệ thông tin nói chung và công nghệ ứng dụng trong TTKDTM nói riêng cho các cán bộ làm việc trong lĩnh vực này. Ngoài ra, các phòng, ban này cũng phải theo dõi và đưa ra ý kiến để các bộ phận hoạt động trong công tác TTKDTM hoàn thiện bộ máy của mình. * Các điều kiện khách quan - Nền kinh tế phát triển ổn định tạo thuận lợi cho việc phát triển hoạt động TTKDTM cũng như quản lý TTKDTM. Các ngành sản xuất có những tăng trưởng bền vững thúc đẩy dịch vụ và các ngành phụ trợ khác tăng trưởng làm tăng đời sống của người dân. Các tổ chức kinh tế, khu vực dân cư tham gia nhiều hơn vào việc sử dụng các phương tiện và dịch vụ TTKDTM. Các ngành khoa học trong đó có công nghệ ngân hàng được đầu tư nghiên cứu, phát triển đưa vào hoạt động hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý TTKDTM. - NHNo&PTNT Việt Nam phải kết hợp với các NHTM khác dựa vào sự phát triển của công nghệ và khoa học có xét đến hiện trạng của hệ thống thanh toán của các ngân hàng Việt Nam và trên thế giới thông qua sự tư vấn của các chuyên gia trong ngành Ngân hàng để có thể tạo ra một mạng lưới thanh toán đồng bộ qua ngân hàng. Bên cạnh đó thực hiện các chương trình hiện đại hóa hệ thống ngân hàng bằng cách đưa vào sử dụng các công nghệ mới và tăng cường nghiên cứu, dự báo các hình thức thanh toán trong tương lai để đưa ra các lời khuyên cho các ngân hàng chi nhánh để có những hình thức TTKDTM và phát triển các hình thức này. NHNo&PTNT Việt Nam cũng phải có những đợt tư vấn về phương pháp, cách thức lập kế hoạch từ các chuyên gia của mình. Đồng thời phải có những đợt khen thưởng với những chi nhánh, phòng, ban thực hiện tốt việc quản lý và thực hiện công tác của mình đặc biệt là trong hoạt động TTKDTM. Cùng với mỗi chi nhánh, NHNo&PTNT Việt Nam cần phải bố trí lại các quyền hạn cũng như trách nhiệm đối với phòng, ban tại các ngân hàng chi nhánh và các phòng, ban này cũng phải thực hiện tốt các quyền hạn, trách nhiệm đó. Ngoài ra các mục tiêu chiến lược đối với từng chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam trao cho chi nhánh đó quyền ra các quyết định, đồng thời mỗi chi nhánh này phải đảm bảo và đề ra được các mục tiêu phù hợp với khả năng và tính chất hoạt động của mình. Ít nhất trong một năm NHNo&PTNT Việt Nam phải tổ chức được 1 đến 2 khóa học cho các cán bộ cao cấp của các chi nhánh của mình. Và kết hợp với các chi nhánh tổ chức đào tạo cán bộ trong các khóa ngắn hạn, dài hạn, trong nước và nước ngoài. Tham khảo các hình thức quản lý của các ngân hàng lớn trên thế giới và đưa ra sự điều chỉnh phù hợp trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam bên cạnh đó phối hợp với các tổ chức quốc tế, mời chuyên gia giảng dạy và đạo tào kiến thức về quản lý hoạt động TTKDTM. - Ngân hàng Nhà nước thực hiện tốt chức năng của mình như: có những chính sách tiền tệ, tỷ giá phù hợp, phát hành tiền tệ hợp lý và đặc biệt là quản lý tốt các NHTM. Ngoài ra, Ngân hàng Nhà nước phải hoàn thiện được hệ thống thanh toán càng sớm càng tốt, bố trí một đội ngũ các chuyên gia trong lĩnh vực thanh toán tín dụng nghiên cứu và đưa ra các quy định mang tính chất thực tiễn trong việc quản lý TTKDTM. Các dự án hiện đại hoá hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng được mở rộng và hoàn thành mà Chính phủ đặt ra trong đề án: Đề án thanh toán không dùng tiền mặt giai đoạn 2006 – 2010 và định hướng đến năm 2020 tại Việt Nam. Cùng với Chính phủ tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý TTKDTM và cung cấp hệ thống thanh toán bù trừ cho các hoạt động thanh toán trong sản xuất và dịch vụ. Trong năm 2010, Ngân hàng Nhà nước phải đưa vào hoạt động các Luật Giao dịch điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký điện tử. - Chính phủ hoàn thiện khuôn khổ pháp lý, bao gồm các luật, quy định liên quan đến các chủ thể tham gia thanh toán nói chung trong nền kinh tế cũng như TTKDTM qua ngân hàng. Định hướng hoàn thiện khuôn khổ pháp lý bao gồm: Phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các bên tham gia TTKDTM, theo đó thực hiện kiểm soát rủi ro pháp lý phù hợp bảo đảm phù hợp với các chuẩn mực quốc tế; Tạo lập được môi trường cạnh tranh công bằng, có những có chế bảo vệ khách hàng tham gia TTKDTM; Bổ sung và chỉnh sửa cơ chế chính sách, các văn bản liên quan đến hoạt động thanh toán phù hợp với các cam kết quốc tế khi tham gia các hiệp định và tổ chức kinh tế (AFTA, ASEAN, WTO…). Củng cố và phát huy vai trò của bộ máy quản lý nhà nước bằng cách tăng cường chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của bộ phận chuyên trách lập cơ chế chính sách chung để phát triển hoạt động thanh toán tại Ngân hàng Nhà nước. Đưa ra được chính sách tiền lương phù hợp với thực, hoàn thiện việc trả lương qua hệ thống thẻ. Ngoài ra có thể quy định thêm về việc tham gia hoạt động TTKDTM đối với các loại hình thanh toán khác. - Các ban, ngành liên quan phối hợp cùng với Chi nhánh hỗ trợ hoạt động quản lý TTKDTM: Cùng với Chi nhánh lập kế hoạch sao cho phù hợp với thực tế yêu cầu của xã hội; Kiểm tra hoạt động TTKDTM tại Chi nhánh, khi phát hiện những sai trái thì có những tố giác kịp thời. Ngoài ra, các ban, ngành này cũng phối hợp với Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước tạo điều kiện cho các tổ chức này thực hiện tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình đối với hoạt động TTKDTM. KẾT LUẬN Trong những năm qua, quản lý TTKDTM đã khẳng định được vai trò to lớn trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra hoạt động TTKDTM tạo điều kiện phát triển hoạt động thanh toán nói chung và các hoạt động kinh doanh khác của các ngân hàng. Hoạt động ngân hàng gắn kết và đem lại lợi ích thiết thực cho hoạt động kinh tế – xã hội và là một ngành cần được ưu tiên phát triển. Quản lý TTKDTM là một trong những chức năng quản lý của NHTM làm cho việc TTKDTM trở nên an toàn hơn, tiện lợi hơn và nhanh chóng hơn đã làm tăng nhanh quá trình chu chuyển vốn, giảm thời gian ứ đọng vốn của các doanh nghiệp, đồng thời giúp Ngân hàng tăng khả năng kiểm soát của mình đối với quá trình lưu thông tiền tệ. Đối với Chi nhánh Bách Khoa, qua 9 năm hoạt động của mình đã nỗ lực trong hoạt động TTKDTM. Đặc biệt với sự gia tăng liên tục về doanh số và chất lượng thanh toán, cho thấy hoạt động thanh toán của Chi nhánh có hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có nhiều vấn đề trong quản lý TTKDTM mà Chi nhánh cần khắc phục. Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Bách Khoa, xuất phát từ mục tiêu nghiên cứu và các lý thuyết trong quá trình học tập, em đã đi sâu nghiên cứu quản lý TTKDTM tại Chi nhánh. Nhờ đó em có cơ hội tìm hiểu những hạn chế của quản lý TTKDTM trong giai đoạn hiện nay, từ đó đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý TTKDTM tại Chi nhánh. Mong rằng những giải pháp trên sẽ đóng góp vào quá trình phát triển TTKDTM tại Chi nhánh, tuy vậy đây là vấn đề liên quan đến nhiều mối quan hệ kinh tế xã hội, cùng với kiến thức còn hạn chế nên em mong muốn được các thầy cô tiếp tục chỉ bảo và đóng góp. Thêm một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng các cán bộ ở Chi nhánh Bách Khoa đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân - Giáo trình Khoa Học Quản Lý TậpI, Tập II – PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà - NXB Khoa Học Kỹ Thuật – Hà Nội, năm 2002. Trường Đại học Công Nghiệp TP.HCM - Giáo trình Nghiệp vụ Ngân hàng thương mại – PGS.TS. Phan Thị Cúc - NXB Thống Kê – TP.HCM, năm 2008. Trường Đại học Công Nghiệp TP.HCM – Giáo trình Quản trị Ngân hàng thương mại - PGS.TS Phan Thị Cúc - NXB Giao Thông Vận Tải – TPHCM, năm 2009. PGS.TS. Phan Thị Thu Hà - Ngân hàng thương mại - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân – Hà Nội, năm 2007. PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Thảo – Nghiệp Vụ Thanh Toán Quốc Tế - NXB Tài chính – Hà Nội, năm 2009. TS. Nguyễn Văn Ngọc – Từ điển Kinh Tế Học – NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân – Hà Nội, năm 2006. Luật Giao Dịch Điện Tử - Chính Phủ - Hà Nội, năm 2006 Đề án “Thanh toán không dùng tiền mặt giai đoạn 2006 – 2010 và định hướng đến năm 2020 tại Việt Nam – Ngày 29 tháng 12 năm 2006 - Quyết định số 291/2006/QĐ-TTg – Thủ Tướng Chính Phủ. Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm của Chi nhánh Bách Khoa Báo cáo kết quả hoạt động TTKDTM hàng năm của Chi nhánh Bách Khoa Các website: MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU 1 CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ TTKDTM TRONG NHTM 3 1.1 NHTM và hoạt động thanh toán của NHTM 3 1.2 Hoạt động TTKDTM tại NHTM 4 1.2.1 Khái niệm TTKDTM 4 1.2.2 Đặc điểm của TTKDTM 4 1.2.3 Vai trò của TTKDTM 5 1.2.4 Các loại TTKDTM 8 1.3 Quản lý TTKDTM trong NHTM 10 1.3.1 Khái niệm quản lý TTKDTM 10 1.3.2 Nội dung quản lý TTKDTM trong NHTM 11 1.3.3 Vai trò của quản lý TTKDTM trong NHTM 14 1.3.4 Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động quản lý TTKDTM 17 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý TTKDTM 18 1.4.1 Các nhân tố chủ quan 18 1.4.2 Các nhân tố khách quan 19 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TTKDTM TẠI CHI NHÁNH BÁCH KHOA 21 2.1 Khái quát chung về Chi nhánh NHNo&PTNT Chi nhánh Bách Khoa 21 2.1.1 Các hoạt động kinh doanh 21 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 21 2.1.3 Tình hình hoạt động trong giai đoạn 2007 - 2009 22 2.1.4 Định hướng hoạt động kinh doanh 22 2.2 Thực trạng TTKDTM tại Chi Nhánh Bách Khoa 23 2.2.1 Tình hình chung TTKDTM 23 2.2.2 Thực trạng hoạt động TTKDTM theo các hình thức 24 2.2.3 Thực trạng hoạt động TTKDTM theo đối tượng thanh toán 29 2.3 Thực trạng quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa 30 2.3.1 Thực trạng quản lý TTKDTM tại Chi nhánh 30 2.3.2 Đánh giá về công tác quản lý hoạt động TTKDTM tại Chi nhánh 41 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TTKDTM TẠI CHI NHÁNH BÁCH KHOA 49 3.1 Phương hướng hoàn thiện quản lý TTKDTM tại Chi nhánh 49 3.2 Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý TTKDTM cho Chi nhánh Bách Khoa 50 3.3 Điều kiện để thực hiện các kiến nghị 54 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61