Chuyên đề Hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long

lịch Việt Long: Để đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại VietLong promotion có tốt hay không đầu tiên ta sẽ xem xét là đánh giá tính khoa học, sự hợp lý giữa tiến độ thời gian và tính chất công việc trong quy trình tổ chức của VietLong promotion đưa ra, xem xét xem quy trình thực tế này có khác gì so với lý thuyết đã đưa ra hay không và liệu nó có phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay hay không? Nhìn chung, quy trình của VietLong promotion không rõ ràng, các bước không tách bạch, cụ thể. Đặc biệt là không theo một sắp xếp thời gian rõ ràng và hợp lý. Dựa vào cảm tính là nhiều chứ không có kế hoạch và phân bổ công việc cụ thể. 2.2.1. Nghiên cứu thị trường và hình thành ý tưởng: Các nhà tài trợ sự kiện không cần phải lo lắng về nội dung, không phải lo lắng cho việc tổ chức, họ chỉ cần bỏ tiền là logo của họ đã xuất hiện trên sân khấu, thương hiệu của họ đã được nhiều người biết đến. Một thói quen mà Ban quản trị của công ty VietLong promotion vẫn làm là đưa ra ý tưởng trước khi nghiên cứu thị trường một cách bài bản. Công ty gần như làm ngược lại hẳn so với quy trình phổ biến mà rất nhiều công ty chuyên nghiệp áp dụng. Điều này dẫn đến một sai lầm tai hại mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp phải là chi rlo theo đuổi ý tưởng của mình mà bỏ qua những yếu tố bất lợi của môi trường, hoặc không nghiên cứu thị trường chi tiết. Điều này dễ làm giảm thành công của sự kiện. Nhìn chung, qua các sự kiện mà VietLong promotion đã tổ chức, thu hút được rất nhiều sự quan tâm của các đối tác và sự tham gia của các khách hàng. Điều này không thể phủ nhận được ý tưởng sáng tạo và năng lực cá nhân của các thành viên trong Ban quản trị công ty. Tuy nhiên đây là công việc chỉ do ban lãnh đạo công ty thực hiện, còn dựa nhiều và cảm tính và năng lực cá nhân của bản thân mà không nghiên cứu một cách rõ ràng và chính thống. Chính vì thế, các sự kiện hình thành do nhận định và mong muốn chủ quan của ban lãnh đạo. Trong 2 chương trình mà VietLong promotion tổ chức đều là sự kiện lớn dường như vượt quá khả năng, nguồn lực của công ty do nó thể hiện tham vọng quá cao của ban lãnh đạo. Về ngắn hạn, có thể VietLong promotion đã khá thành công, Nhưng nếu không xem xét và thay đổi những thói quen làm việc trong quy trình này, về dài hạn nhiều khả năng VietLong promotion sẽ không thể gặt hái được nhiều thành công được nữa, do tính biến hóa đa chiều, phức tạp của môi trường và những hạn chế, thiển cận trong tư duy và suy nghĩ của ban quản trị. 2.2.2. Lập kế hoạch và tìm kiếm khách hàng: Lập kế hoạch là một khâu rất yếu của công ty, vẫn do ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chứ không do một bộ phận, phòng ban cụ thể nào đảm trách. Chính vì vậy kế hoạch của sự kiện còn sơ sài và thiếu sót rất nhiều yếu tố. Thường xuyên xảy ra tình trạng phải sửa đổi và bổ sung liên tục khi “bỗng nhiên” thành viên Ban quản trị nhớ ra một việc gì đó phải làm mà chưa đưa vào bản kế hoạch. Trong quá trình diễn ra sự kiện kế hoạch không chính xác nên làm chậm trễ, sai sót rất nhiều yếu tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng của bước 3 là tiến hành tổ chức sự kiện. Để sắp xếp thời gian thực hiện một công việc nào đó ngoài dựa theo dòng chảy, tuần tự các công việc thì nó còn phụ thuộc vào một số luật lệ để sắp xếp các công việc cho hợp lí. Điều này đòi hỏi hiểu biết của người lập kế hoạch sự kiện. Mà dường như người lập kế hoạch của VietLong promotion đang thiếu. Điều này dẫn đến những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của công ty chỉ vì không rành “luật lệ”, là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Công việc này khá khó khăn và không chỉ xin là được mà còn phải trải qua rất nhiều giai đọan, vấn đề, rất mất thời gian. Người lập kế hoạch nếu không hiểu rõ điều này mà cứ chần chừ thì sẽ gây nhiều trở ngại khiến sự kiện không đạt được các yếu tố cần thiết. Trong cuộc họp để giới thiệu và bắt đầu triển khai sự kiện, Ban lãnh đạo công ty có đề nghị các nhân viên đưa ra các ý tưởng mới để bổ sung cho nội dung chương trình thêm phần phong phú và sáng tạo. Tuy nhiên nó còn mang nặng tính hình thức. Tuy có chủ động đề nghị, nhưng ban giám đốc công ty lại không xem trọng những ý kiến của nhân viên mà khá bảo thủ với các đề xuất ban đầu của mình. Lí do một phần vì bản tính của những thành viên trong ban quản trị, khá bảo thủ và tự tin về năng lực của mình dẫn đến việc không lắng nghe ý kiến của người khác. Điều này khiến cho nhân viên chán nản, không phát huy được hết tư duy sáng tạo và cũng không còn mong muốn thể hiện năng lực của mình. Về công tác tìm kiếm khách hàng của VietLong promotion khá tốt. Họ có cách làm việc sáng tạo và bài bản, giúp công việc được xúc tiến nhanh chóng và thuận lợi hơn. Do có sự giúp đỡ của các Bộ, Ban ngành, Hội, tổ chức liên quan mà nhân viên kinh doanh thường có được một hệ thống danh sách khách hàng tiềm năng khá phong phú. Những danh sách này được lưu trữ từ sự kiện này qua sự kiện khác. Đây là một tài liệu rất quý giá cho những công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Nó giúp cho các nhân viên kinh doanh làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Đó cũng chính là điểm thuận lợi hơn của nhân viên kinh doanh của VietLong promotion so với cộng tác viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh dựa vào hồ sơ khách hàng của công ty và các mối quan hệ sẵn có tích lũy từ các sự kiện trước, còn cộng tác viên kinh doanh hoàn toàn phải sử dụng năng lực cũng như mối quan hệ cá nhân để tìm kiếm khách hàng mà không hề có được sự hỗ trợ nào từ VietLong promotion. Tuy vậy, cộng tác viên kinh doanh đều là những người rất có kinh nghiệm trong lĩnh vực tìm kiếm khách hàng cho các sự kiện cũng như mời tài trợ. Họ có cách làm việc chuyên nghiệp, kinh nghiệm dày dạn và những mối quan hệ rộng mở, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ công ty tìm kiếm được khách hàng và các nhà tài trợ cho các sự kiện. Về dịch vụ tổ chức sự kiện theo nhu cầu của khách hàng, khách hàng thường dựa vào mối quan hệ có sẵn với các nhân viên trong VietLong promotion để liên hệ. Đây cũng là một điều tốt, tạo ra được hợp đồng cho công ty mà không cần mất nhiều công sức tìm kiếm khách hàng. Nhưng cũng chính là một yếu điểm đó là các khách hàng tìm đến với VietLong promotion là những khách hàng nhỏ, giá trị hợp đồng thấp, không đem lại được nhiều doanh thu cho công ty. Nó đã vô tình tạo ra một cái vòng luẩn quẩn tại VietLong promotion: không chú trọng đầu tư phát triển nên không thu hút được những khách hàng lớn, không có khách hàng lớn nên VietLong promotion cũng không muốn đầu tư vào hình thức dịch vụ này. Ban lãnh đạo VietLong promotion cần phải cân nhắc và xem xét lạo hình kinh doanh này để hướng tới sự chuyên nghiệp đa dạng cho công ty mình. Một vấn đề nữa đó là, chính vì VietLong promotion không chú trọng đến hình thức này nên nhiều khi đã vô tình bỏ qua rất nhiều khách hàng tiềm năng. Bởi chính hình thức dịch vụ này hiện nay đang rất phát triển ở Việt Nam. Nhu cầu tổ chức hội thảo, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng… của các doanh nghiệp là rất lớn. Hơn nữa chính họ không muốn tự mình đứng ra tổ chức mà muốn thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tạo được ấn tượng trong mắt khách hàng của họ. Đây cũng chính là một dịch vụ chủ chốt trong đa số các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam. VietLong promotion bỏ qua hình thức kinh doanh này coi như đã bỏ qua một thị trường màu mỡ, giàu tiềm năng. 2.2.3. Tổ chức sự kiện: Giai đoạn này cũng là một khâu rất kém trong quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion. Một phần cũng là do bước lập kế hoạch còn kém. Nên các công việc tổ chức thực hiện không trôi chảy và xuyên suốt. Công ty thường hay gặp phải một số vấn đề về nhân sự, do công ty số nhân viên chính thức của công ty không đủ để đáp ứng một số lượng công việc khổng lồ do sự kiện lớn mang lại, nên khi hội nghị diễn ra, ngoài các nhân viên phục vụ của nhà cung cấp công ty vẫn thường phải huy động thêm nhân sự bên ngoài, điều này phù hợp với lý thuyết là huy động thêm đội ngũ tình nguyện viên, nhưng trên thực tế đội ngũ tình nguyện này thường không được quản lý tốt, không được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy làm chất lượng của công tác tổ chức không được đồng bộ, đây là vấn đề còn tồn tại mà công ty chưa giải quyết được. Chính vì thế họ chưa tạo được uy tín của mình đối với nhân viên, gây rất nhiều khó khăn trong công việc. Ở VietLong promotion do bước lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ, phân chia thời gian còn chưa tốt nên những công việc của phòng Truyền thông đối ngoại thường bị dồn lại vào những ngày gần diễn ra sự kiện mới được tiến hành. Nhưng ngày đó nhân viên Phòng truyền thông đối ngoại rất bận bịu và phải làm việc hết sức gấp rút, trong khi đó trước đấy họ lại khá nhàn nhã. Chính vì khâu lập kế hoạch không tốt mà ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của sự kiện. Ở đây chính là việc phân chia, dàn trải nhân lực không hợp lí do việc sắp xếp thời gian làm việc không phù hợp, gây lãng phí nhân lực tại thời điểm xa sự kiện và lúc thì quá sức của nhân viên tại thời điểm gần đến sự kiện. Các công việc liên quan đến báo chí, xin giấy phép của phòng truyền thông đối ngoại thường xuyên được chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ của ban quản trị. Điều này một phần là do mối quan hệ của nhân viên phòng truyền thông với các đơn vị liên quan chưa nhiều trong thời kì đầu VietLong promotion mới thành lập, nên ban quản trị cần phải đứng ra lo lắng cho công việc. Đây cũng được coi như là bước đệm tốt ban quản trị trang bị giúp các nhân viên phòng truyền thông tăng thêm mối quan hệ, tích lũy thêm kinh nghiệm cho công việc. Đó là hành động có ích khiến cho nhân viên làm công việc này không bị bỡ ngỡ và giảm sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Bởi vì, một người phát ngôn báo chí luôn có khả năng nắm bắt được tính chất của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là họ đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời, họ luôn có những tiếng nói quan trọng. Về vấn đề lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện, thông thường doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Nhưng những khách sạn như thế lại có sức chứa rất hạn hẹp, tuy phản ánh tính sang trọng, nhưng lại không phản ánh được tính quy mô. Điều này gây khá nhiều phiền toái, công ty vừa muốn sang, lại vừa muốn nhiều, mà không biết phải làm sao. Một bối rối của nhiều công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiệnchứ không riêng gì ở VietLong promotion. Cũng có lựa chọn khác là làm chương trình mang tính chất giao lưu rộng rãi tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Nhưng lại gậpphỉ vấn đề khác như hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, công ty lại phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này. Cho nên thường thì VietLong promotion bỏ qua luôn khâu chạy thử chương trình trước khi diễn ra sự kiện chính thức. và chính vì thế đã gặp rất nhiều tai nạn dở khóc dở cười. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp các vị trí đứng trên sân khấu thật chuẩn xác. Người dẫn chương trình cũng có khi gây ra những cảnh khó xử. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của người dẫn chương trình trước vài ngày để người dẫn chương trình đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi di có quá nhiều công việc nên quên, hoặc do người dẫn chương trình lại quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp dẫn chương trình chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo. Các sự kiện thường để thu hút công chúng và hấp dẫn chương trình nên có nhiều chương trình mời chào những người nổi tiếng như diễn viên, người mẫu, ca sĩ. Nhưng những người nổi tiếng hoặc quá bận bịu hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ khi chương trình không diễn ra trôi chảy. Mỗi khi có sự kiện diễn ra, VietLong promotion luôn chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, các số điện thoại người phụ trách các công việc… Cuốn sách giúp các nhân viên trong công ty luôn nắm bắt được chương trình, kết nối được với tất cả thành viên ban tổ chức khi cần thông báo, thay đổi điều gì đó hoặc khi gặp sự cố cần giúp đỡ. Tuy nhiên, về hình thức là thế, nhưng những cuốn sách nhỏ ấy lại ít khi được sử dụng do nhân viên không thường xuyên mang theo bên mình, đến lúc cần lại không biết tìm đâu. 2.2.4. Đánh giá sự kiện: Sau mỗi sự kiện, VietLong promotion có tổ chức họp để đánh giá kết quả của sự kiện. Tuy nhiên cuộc họp còn mang nặng tính hình thức. Nhân viên công ty cố gắng phát hiện những thiếu sót để đóng góp cho ban lãnh đạo nhưng ban lãnh đạo lại không coi trọng những đóng góp đó. Gây trở ngại rất lớn cho công tác tổ chức các sự kiện sau này. Đây cũng là bước nhiều người bỏ qua hoặc làm cho xong chuyện. Công ty cần đánh giá nghiêm túc những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau căn cứ vào mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành viên. Chương III: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH VIỆT LONG 3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp: 3.1.1. Dự báo phát triển của thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức tại Việt Nam: Hàng năm mỗi doanh nghiệp đều chi ra rất nhiều tiền để tổ chức các sự kiện, hội nghị cuối năm, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, ... ngày nay nhu cầu về việc tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Nhiều doanh nghiệp đã chi ra hàng tỷ đồng để tổ chức các sự kiện nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức thành công, tạo dựng được ấn tượng và truyền tải được thông điệp của mình tới đối tượng mục tiêu nhằm xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ. Theo những nhận xét về tổng quan thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam ta nhận thấy đây còn là một thị trường mới mẻ ở nước ta. Đa số các công ty tổ chức sự kiện đều chưa có nhân viên được đào tạo chuyên môn về vấn đề này, kinh nghiệm mà các công ty có được chủ yếu là do làm thực tế mà có, vì thế chất lượng chưa được đảm bảo, chưa có tính chuyên nghiệp trong các khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và quản lý cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Vì thế lĩnh vực kinh doanh này hiện nay vẫn còn rất nhiều tiềm năng đối với các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Việt Nam ngày càng hợp tác sâu rộng với các đối tác trên thế giới trên nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tạo điều kiện cho các hoạt động gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm được diễn ra thường xuyên hơn, đây chính là những tiềm năng lớn phía sau cho các công ty tổ chức sự kiện cũng như là cho VietLong promotion. 3.1.2. Phương hướng kinh doanh của VietLong promotion: Theo nhận định của Giám đốc VietLong promotion thì thị trường tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam cạnh trạnh chưa thực sự gay gắt, thường dựa vào các mối quan hệ, uy tín với khách hàng. Trong thời gian tới VietLong promotion tiếp tục giữ vững quan hệ với đối tượng khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm thêm đối tượng khách hàng mới, đối tượng khách hàng chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp. Thị trường mà VietLong promotion hướng đến vẫn là các doanh nghiệp trên toàn đất nước. Vẫn có xu hướng tổ chức các sự kiện có quy mô lớn. 3.2. Đề xuất giải pháp cho công ty: 3.2.1. Giải pháp chung: Đúng như tên gọi vốn có, tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mà ở đó các công ty chuyên trách có trách nhiệm làm cho các sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo nhằm giúp các doanh nghiệp một mặt quảng bá thương hiệu và sản phẩm, mặt khác lại tạo cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền…tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, tổ chức sự kiện chính là hoạt động bán hàng của công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Những yếu tố trên không chỉ là lợi ích của tổ chức sự kiện đối với công ty kinh doanh dịch vụ mà còn có ý nghĩa tương tự đối với doanh nghiepj khách hàng. Họ cũng thu được những thông tin khách hàng tiềm năng, cũng xây dựng được thương hiệu thông qua việc tham gia tài trợ cho các sự kiện. Vì vậy, các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện nói chung và VietLong promotion nói riêng cần phải chú ý để kết hợp các lợi ích của mình và khách hàng một cách tối ưu và hợp lí nhất, tránh xảy ra tình trạng chỉ chăm chăm chạy theo lợi nhuận, phục vụ mỗi lợi ích của mình, sẽ không tồn tại được lâu trên thị trường. Tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản. Bài viết đã đưa ra chi tiết các công việc trong mỗi quy trình tổ chức sự kiện, song đó cũng chỉ là các công việc nổi trội nhất, chưa phản ánh được hết tính chất phức tạp và khó khăn của công việc này. Có trong nghề mới thấy được sự vất vả của những con người làm công việc này. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hàng trăm những công việc đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mẩn đến từng tiểu tiết vì chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến cả một êkip và hơn hết chính là ảnh hưởng đến hình ảnh của khách hàng và uy tín của công ty. Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức. Một doanh nghiệp dù kinh doanh sản phẩm gì, lĩnh vực nào trước tiên cũng cần phải tuân theo các nguyên tắc marketing trong kinh doanh. Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn xác định mục đích của sự kiện đó. Bạn cần làm việc với những người có liên quan như nhà tài trợ, nhà trường… để thống nhất về mục đích chương trình. Mục đích bạn đưa ra cần phải rất cụ thể để làm căn cứ thực hiện. Bạn cũng cần xây dựng thông điệp xuyên suốt của sự kiện đó. Việc xác định rõ mục tiêu, quy mô chương trình sẽ giúp việc tổ chức sự kiện đi đúng hướng, tập trung và đạt được những kết quả mong muốn. Mục đích của tổ chức sự kiện là giới thiệu, quảng bá hay khuếch trương thương hiệu của đơn vị tài trợ hay đơn vị tổ chức sự kiện, nên luôn có sự xuất hiện của các báo với sự tham dự của những người phát ngôn báo chí. Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện, và đặc biệt quan trọng với các sự kiện tầm cỡ, có sự tham gia của các nguyên thủ, chính trị gia… Việc đầu tiên là cần xác định rõ mục tiêu, yêu cầu của công việc cần phải đạt được trước khi bắt tay vào làm một việc gì. Nắm rõ mục tiêu giúp người hoạch định biết được họ sẽ đánh trên những mặt trận nào, cần có bao nhiêu doanh thu và thị phần, từ đó có thể tính toán mình cần bao nhiêu nhân lực, bao nhiêu ngân sách. Sau khi đã nắm rõ mục tiêu, ta cần phải nghiên cứu và phân tích thị trường để nắm được những yếu tố vĩ mô, vi mô có tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, biết được cơ cấu vận hành của thị trường và các bên tham gia vào chuỗi giá trị, biết được đâu là nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đâu là những đối thủ cạnh tranh và điều gì giúp họ tạo được chỗ đứng trên thị trường. Ngoài người mua, người bán sản phẩm của ta, ta cũng cần biết đâu là những đối tượng tác động. Từ những kết quả phân tích tình hình và những am hiểu về thị trường, ta sẽ tính toán xem nên nhìn thị trường như thế nào, hay nói một cách khác là nên phân chia thị trường như thế nào cho hợp lý, phân khúc thị trường giúp ta nhận ra  những cơ hội kinh doanh mà các đối thủ khác chưa nhận ra. Việc chọn thị trường mục tiêu giúp chúng ta tập trung nguồn lực vốn rất có hạn của chúng ta để phục vụ những khách hàng phù hợp nhất, những khách hàng mà những điểm mạnh của chúng ta cũng chính là những gì họ cần nhất. Từ những thông tin trên ta cần phân tích để biết được đâu là những thuận lợi và cơ hội, đâu là những khó khăn, thách thức. Đâu là những ưu điểm và đâu là những điểm yếu của chúng ta so với các đối thủ cạnh tranh. Dựa trên những hiểu biết của mình về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và lấy chiến lược marketing làm định hướng, ta xây dựng giải pháp cho khách hàng. Ta biết rằng để làm hài lòng khách hàng và chiến thắng đối thủ cạnh tranh, giải pháp của chúng ta phải là những giải pháp ưu việt. Nó bao gồm những sản phẩm và dịch vụ phù hơp mà ta đã không ngừng nghiên cứu cải tiến nhằm mang lại những lợi ích tối ưu cho khách hàng. Những giải pháp ưu việt bao gồm những sản phẩm và dịch vụ của chúng ta cần phải được đưa ra thị trường để đến với khách hàng một cách hữu hiệu. Chúng ta cần hoạch định chiến lược lộ trình ra thị trường cho sản phẩm. Có trường hợp chúng ta phải trực tiếp phục vụ khách hàng, nhưng cũng có trường hợp các đối tác phân phối có thể giúp chúng ta làm điều đó một cách hữu hiệu hơn. Việc chọn đối tác để tổ chức kênh marketing đóng một vai trò quan trọng, mang yếu tố quyết định thành bại đối với một chiến lược marketing nên cần phải được tính toán và cân nhắc một cách thận trọng. Sau khi đã có sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp, được tổ chức đưa đến cho khách hàng một cách tiện lợi với mức giá cạnh tranh, chúng ta cần phải truyền thông để khách hàng biết đến và ghi nhớ thương hiệu của chúng ta, để biết được dịch vụ của chúng ta tốt đẹp như thế nào, phù hợp cho đối tượng nào, và tại sao khách hàng nên sử dụng dịch vụ của chúng ta chứ không phải là dịch vụ đối thủ cạnh tranh. Sau khi các nội hàm về chiến lược và kế hoạch đã được tính toán và hoạch định chu đáo xong, chúng ta cần một kế hoạch triển khai thực hiện để triển khai từng chi tiết ra ngoài thị trường. Chúng ta biết rằng cho dù chiến lược có hay đến mấy đi chăng nữa mà kế hoạch thực hiện lại quá kém thì coi như công sức cũng bỏ đi. Tuy nhiên, điều không may là không bao giờ có một kế hoạch hoàn chỉnh một cách tuyệt đối cả. Nhu cầu của khách hàng cũng thay đổi theo thời gian, và đối thủ cạnh tranh cũng không chịu ngồi yên nhìn chúng ta thao túng thị trường. Trong quá trình triển khai chúng ta cần ngồi lại để đánh giá kết quả thực hiện và rút kinh nghiệm, nhằm điều chỉnh chiến lược và kế hoạch của mình cho tốt hơn. Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một sự kiện hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược. Khi công ty đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, thì cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học. Và công ty muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp? Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện. Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hay xây dựng lại quy trình tổ chức sao cho phù hợp với công ty và yêu cầu phù hợp về công việc. Bước đầu tiên là chỉ định một người có năng lực và uy tín để phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Quy mô của VietLong promotion không lớn, nên những thành viên ban giám đốc mỗi người phụ trách một mảng trong quá trình tổ chứuc sự kiện. Vì là người điều hành, phụ trách và chịu trách nhiệm với tất cả các công việc trong thẩm quyền, nên đòi hỏi người này phải thực sự có năng lực về chuyên môn cũng như lãnh đạo. Như phần nhận xét ở chương trước, 3 thành viên ban quản trị đều là những người có bằng cấp và năng lực chuyên môn, tuy nhiên lại rất thiếu năng lực lãnh đạo và kinh nghiệm quản lí. Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty, những thành viên của ban quản trị VietLong promotion phải tự xem xét lại mình và củng cố cách làm việc, cách lãnh đạo của bản thân để đạt được hiệu qủa tốt hơn. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường. Giao công việc này cho một bộ phận cụ thể để có thể thực hiện được những nghiên cứu khoa học, bài bản và có số liệu chính thống hơn. Cần phải hiểu rõ hơn đối tượng khách hàng mục tiêu, tìm hiểu toàn diện về khách hàng của doanh nghiệp. Về mặt này VietLong promotion chưa có điều kiện và cũng chưa quan tâm nhiều. Để làm được điều này đòi hỏi cán bộ tổ chức hội nghị, hội thảo của công ty cần có kiến thức chuyên ngành tốt, am hiểu sâu về chuyên môn cũng như có óc tổ chức tốt. Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để bất cứ công ty nào đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, công ty hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để ban tổ chức sự kiện có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Công ty cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ. Nếu như các sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin, chính là doanh nghiệp khách hàng và công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng. Tổ chức sự kiện là ngành nghề đòi hỏi sự sáng tạo cao. Vì thế: "Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm tổ chức sự kiện. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, khách mời sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. Và họ sẽ chợt trầm trồ: "Ồ, công ty này sao mà nghĩ ra nhiều "chiêu độc" thế nhỉ?". Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp người tổ chức các sự kiện "ăn điểm" bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để thu hút khách hàng. Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả. Muốn có được một chương trình cho sự kiện thật độc đáo, đáng xem, đáng tham gia thì phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với sự kiện là phải nắm rõ cơ cấu thành phần của chương trình? Đối tượng khách hàng, công chúng là ai? Địa điểm tổ chức ở đâu? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch hành động. Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm nghề tổ chức sự kiện như làm dâu trăm họ. Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện còn là một nghệ thuật. Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh. Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm. Một khâu rất yếu trong công tác tổ chức sự kiện của VietLong promotion là bước 3: tổ chức, điều phối công việc trong lúc diễn ra sự kiện. Người phụ trách chính cũng như các nhân viên trong tay luôn phải có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm. Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác. Sự chuyên nghiệp của người làm PR thể hiện qua quy trình làm việc của họ, thể hiện qua những gì họ trình bày trên giấy tờ. Nhiều bạn trẻ mới vào nghề cảm thấy bỡ ngỡ khi được giao công việc, không biết nên tiến hành như thế nào để gây ấn tượng tốt. Chúng tôi hy vọng các biểu mẫu sau đây sẽ là một gợi ý tốt cho các bạn trong công việc. Lưu ý những văn bản này chỉ mang tính chất gợi ý, không có giá trị làm kiểu mẫu và cũng không có khái niệm "đúng kiểu mẫu". Điều đó tùy thuộc vào tính chất công việc và sự sáng tạo của các bạn. Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn – ví dụ với một chuyến thăm ở cấp nhà nước, có thể là vài tuần trước; với một cuộc họp khoảng nửa giờ giữa các bộ trưởng là một giờ trước đó. Nhưng luôn phải có người của công ty có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót. Một vấn đề muốn nói thêm ở đây là về cuốn sách nhỏ nhắc nhở ma VietLong promotion trang bị cho các nhân viên trong lúc sự kiện diễn ra. Đây là một công cụ hữu ích, các nhân viên công ty nên biết cách phát huy để tận dụng được các ưu điểm mà nó mang lại. Ngoài ra cuốn sách cũng nên bổ sung một số nội dung như tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, và các bài báo liên quan đến những vấn đề này. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ. Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm. Để chăm sóc khách hàng được tốt, nếu sự kiện đang diễn ra, công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện hãy dồn hết sự tập trung vào chất lượng, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện như thế, các nhân viên kinh doanh phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác. Tất nhiên sự yếu kém là do nhiều nguyên nhân, không thể chỉ xét riêng về khía cạnh nào. Tuy bài viết chỉ nhấn mạnh và phân tích sâu về quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion nhưng cũng xin nêu ra một số giải pháp khắc phục những mặt còn yếu của công ty để góp phần hoàn thiện dịch vụ tổ chức sự kiện. Về nhân sự, cần nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên phục vụ sự kiện. Như đã đánh giá, chất lượng công tác tổ chức sự kiện chưa được tốt, chưa được đồng bộ, điều này phần nào do nhân viên trong VietLong promotion chưa được đào tạo đầy đủ về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác tổ chức cũng như lập kế hoạch tổ chức. Thứ nhất là ngay từ đầu phải tuyển chọn được đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tốt. Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm. Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các sự kiện. Ngoài những yêu cầu về sức khỏe, chuyên môn, ngoại ngữ ra thì người làm công tác tổ chức sự kiện phải là người có khả năng giao tiếp tốt bằng lời nói, điều này muốn đạt được phải có sự đào tạo và rèn luyện trong suốt quá trình làm việc, có lòng đam mê và yêu nghề, luôn có nhiết huyết với công việc. Đặc biệt, người tổ chức sự kiện chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng. Bên cạnh đó VietLong promotion phải liên tục tiến hành đào tạo và đào tạo lại cho nhân viên cũng như tiến hành đào tạo cho các tình nguyện viên tham gia phục vụ hội thảo. Cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt hơn, nếu đội ngũ nhân viên của VietLong promotion không được đào tạo một cách chuyên nghiệp thì rất khó có thể tồn tại trên thị trường, khó có thể gây ấn tượng và đem lại lòng tin cho khách hàng. Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên tổ chức sự kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình. Trước khi bắt đầu một sự kiện công ty cần đánh giá lại các nguồn lực mình đang có như có bao nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên ngoài nào hỗ trợ. Người tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. Cũng có lúc mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi quan sát và xem xét nếu cảm thấy bất thường không có lợi, nhân viên tổ chức sự kiện phải nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Đôi khi, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0. Nhưng dù có việc gì xảy ra thì cũng không được hốt hoảng. Khâu tiền trạm là rất quan trọng, nó giúp cho mình chuẩn bị tư tưởng tốt, không bị choáng ngợp trước những tình huống xấu, rủi ro. Dù có thể đã giữ bản kế hoạch trong tay song đó chỉ là "nháp", mọi việc còn có sự thay đổi vào giờ chót. Bởi việc bạn xử lý thụ động sẽ không thể nào tạo đủ độ tin cậy cho khách hàng. Người làm sự kiện cần linh hoạt liên tục. Công ty cần thể hiện toàn bộ ý tưởng của sự kiện đó từ mục đích đến các nguồn lực, các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch triển khai. Nếu như bạn có ý định đi xin tài trợ cho sự kiện công ty cần làm một bộ hồ sơ tài trợ với bản kể hoạch triển khai làm trung tâm bên cạnh quyền lợi các nhà tài trợ. Bạn cũng cần chuẩn bị các kịch bản chi tiết, kịch bản MC cho chương trình.Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn là nghề "đi trước về sau". Ban tổ chức tất nhiên phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, họ cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những mọi thứ. Nghề làm sự kiện đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các sự kiện. Nhiều người sai lầm và sự kiện không diễn ra suôn sẻ khi không đánh giá đúng của công tác tổng duyệt và chạy thử chương trình. Từ chuẩn bị đến thực tế sẽ nảy sinh nhiều vấn đề. Công tác tổng duyệt nên được tiến hành xong trước từ 1 đến 2 ngày để bạn có thể điều chỉnh nếu cần thiết. Bạn cần bố trí một người làm đạo diễn toàn bộ chương trình, một người phụ trách hậu cần, một người phụ trách hậu trường… Trong quá trình đó bạn cần tùy theo chương trình mà điều chỉnh cho phù hợp. Khi xây dựng chương trình bạn nên tuân thủ nguyên tắc 80/20. Cần có 20% nội dung có thể cắt bỏ hoặc thêm vào để tránh chương trình bị “cháy”. Tuy có nhiều vất vả song tổ chức sự kiện đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề sự kiện có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người... Đây cũng là cơ sở để tạo ra một nguồn nhân lực mới mẻ, đa dạng cho các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện trong đó có VietLong promotion. Trong công việc, đôi khi sự thành công của một người không chỉ đến từ những nghiệp vụ chuyên môn, mà còn đến từ sự hiểu biết những vấn đề liên quan đến công việc bạn đang được phân công. Có thể bạn không phải là nhà quảng cáo hay tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ này sẽ giúp bạn lựa chọn được những đối tác phù hợp nhất để thực hiện thay cho bạn. Có thể bạn đang làm marketing chứ không phải là người bán hàng chuyên nghiệp, nhưng những kiến thức bổ sung về kỹ năng bán hàng sẽ giúp bạn thiết kế được các chương trình marketing phục vụ cho mục tiêu kinh doanh được tốt hơn. Có thể bạn không định hướng mình trở thành một nhà PR chuyên nghiệp, nhưng những hiểu biết căn bản về PR sẽ hỗ trợ bạn thiết lập các mối quan hệ và giao tiếp tốt hơn, dù cho bạn đang ở vị trí nào tại doanh nghiệp… Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, công ty càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. Xác định rõ các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ. Thực sự rất khó để đánh giá tính chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ của VietLong promotion là tốt hay xấu, vì thế việc xây dựng lên những tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ là rất cần thiết. Đó là những tiêu chuẩn về sự an toàn, tính hiệu quả, sự thỏa mãn,… Xây dựng hệ thống kiểm tra thường xuyên. Theo đánh giá ta thấy VietLong promotion chưa có một hệ thống kiểm tra việc tổ chức thực hiện sự kiện của VietLong promotion cũng như chưa có người kiểm tra chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp, vì thế cần có hệ thống kiểm tra chất lượng công tác tổ chức cũng như chất lượng cung ứng dịch vụ của các nhà cung cấp, việc kiểm tra này phải được tiến hành một cách định kỳ, thường xuyên sao cho đạt được kết quả tốt. 3.2.2. Các checklist đáng chú ý cho một sự kiện: - Tổ chức sự kiện để phục vụ cho chiến lược kinh doanh: Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường? Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi phải tổ chức sự kiện “không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”. - Để tổ chức sự kiện, phải xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng)? Nói cụ thể, khách hàng của mình là những ai? Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu? Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến? Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng kia). - Phải nêu ra được các mục tiêu cụ thể của việc tổ chức sự kiện: Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì? Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó)? Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức tất cả sự kiện là gì? Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai? Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu? Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì? Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì? Các mục tiêu khác? Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây? - Doanh nghiệp phải làm gì để quảng bá cho việc tổ chức sự kiện: Không chỉ dựa vào lần tổ chức sự kiện này để công ty nắm tất cả cơ hội tiềm năng. Trước khi tổ chức sự kiện, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào? Những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu? Qua những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu? Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự? - Doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng: Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào chất lượng, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hang? Cần làm gì để sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn)? Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa? Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc tổ chức sự kiện lần khác. - Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực: Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hang? Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ cức sự kiện? Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hang? Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện này? Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu? Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu. KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển không ngừng của các phương tiện truyền thông đại chúng và mong muốn quảng bá, đánh bóng hình ảnh và thương hiệu của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian gần đây, có một ngành nghề mới đã ra đời. Dù chỉ mới xuất hiện và phát triển trong một thời gian ngắn nhưng nó đã có những bước phát triển đáng kinh ngạc. Tổ chức sự kiện dường như là một công cụ mới để các nhà sản xuất sử dụng để nâng cao vị trí hình ảnh, tài sản thương hiệu của doanh nghiệp. Thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ của các tổ chức lớn mà các tổ chức cũng như doanh nghiệp nhỏ rất lưu tâm, những chương trình tổ chức sự kiện lớn nhất đã thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng trong những năm qua. Hiện nay về hoạt động cung ứng của thị trường tổ chức sự kiện đối với các đơn vị trong nước còn manh mún và chưa hình thành một ngành kinh doanh độc lập, số các công ty chuyên nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện là rất ít, vì vậy thực tế trên làm cho sức cạnh tranh của các công ty tổ chức sự kiện trong nước có nhiều bất lợi hơn so với các công ty dày dặn kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên thế giới. Kinh doanh dịch vụ sự kiện không phải là đơn giản đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải hoàn hảo từng nghiệp vụ của tổ chức sự kiện, nếu chỉ một phần có sai sót cũng có thể dẫn đến sự kiện bị thất bại. Công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long đang trong quá trình hình thành và phát triển nhằm tìm cho mình một chỗ đứng trong thị trường tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bài viết này mong muốn góp được một phần nhỏ cho VietLong promotion tham khảo để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion. Hi vọng công ty sẽ có những cải tiến tốt hơn để tổ chức được những sự kiện ngày càng chuyên nghiệp, khẳng định được tên tuổi và uy tín trong thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam. Một lần nữa xin được cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Hoài Long đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. MỤC LỤC Trang Lời mở đầu………………………………………….…………………..1 Chương I: Tổng quan về công ty và dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long………………….………………………………………….……..3 1.1. Tổng quan về công ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long………………………………………………………….…3 1.1.1. Địa vị pháp lí…………….………......................……………3 1.1.2. Ngành, nghề kinh doanh…………………………………..3 1.1.3. Mô hình bộ máy tổ chức…….……………………………4 1.1.4. Nhiệm vụ các phòng ban chức năng………….………….4 1.1.4.1. Phòng du lịch………………………………...………4 1.1.4.2. Phòng kinh doanh ……………………………………5 1.1.4.3. Phòng Đối ngoại……………………………………...5 1.1.4.4. Phòng kĩ thuật………………………………….………5 1.1.4.5. Phòng kế toán………………………………………...6 1.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long……………………..6 1.2.1. Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam…………………………………………………………………..6 1.2.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long………….8 1.2.2.1. Các sự kiện VietLong promotion tổ chức…………….8 1.2.2.1.1. Lễ hội Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – Hà Nội, 1000 năm xây dựng và phát triển bền vững…….8 1.2.2.1.2. Chương trình Xuất khẩu xuất sắc năm 2009 (Trading Excellence Award 2009)………………………….9 1.2.2.2. Kết quả kinh doanh…………………………………..9 Chương II: Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long………………………13 2.1. Quy trình tổ chức sự kiện………………………………………13 2.1.1. Nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng………………13 2.1.2. Lập kế hoạch, tìm kiếm khách hàng………………………18 2.1.3. Tổ chức sự kiện……………………………………………22 2.1.4. Đánh giá……………………………………………………27 2.2. Đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long……………………………..28 2.2.1. Nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng……………….29 2.2.2. Lập kế hoạch, tìm kiếm khách hàng………………………30 2.2.3. Tổ chức sự kiện……………………………………………32 2.2.4. Đánh giá……………………………………………………35 Chương III: Kiến nghị giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và duc lịch Việt Long…36 3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp…………………………………………36 3.1.1. Dự báo phát triển của thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam.36 3.1.2. Phương hướng kinh doanh của công ty……………………37 3.2. Đề xuất giải pháp cho công ty……………………………………37 3.2.1. Gải pháp chung………………………………………………….37 3.2.2. Các checklist đáng chú ý cho một sự kiện…………………..49 Kết luận……………………………………………………………………51