Chuyên đề Hoàn thiện quy trình hạch toán các phần hành kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu

g các hôị nghị khách hàng . Công ty bánh kẹo Hải Châu còn tham gia hầu hết các hội chợ như hội chợ hàng tiêu dùng ,hội chợ hàng công nghiệp,hội chợ xuân ... 1.7-Nguồn lực của công ty : Vốn kinh doanh của công ty Vốn là một trong những yếu tố quyết định năng lực sản xuất kinh doanh của công ty Vốn của công ty bánh kẹo Hải Châu tăng lên rất nhanh trong thời gian qua .Theo quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước và giấy phép kinh doanh của chính phủ ngày 29/9/1997và ngày 09/11/1994 thì vốn điều lệ của công ty là 4983000đồng , hiện nay tổng số vốn lưu động khoảng 7tỷ đồng ,tổng số vốn cố định là 48tỷ đồng . Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty nên vốn của công bánh kẹo Hải Châu được thành lập chủ yếu từ các nguồn sau : -Vốn do ngân sách cấp -Vốn bổ sung từ lợi nhuận của công ty -Vốn vay ngân hàng ... 2.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty gồm 2 cấp :cấp công ty và cấp phân xưởng Cấp công ty cơ cấu tổ chức quản trị được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng ,mô hình này phù hợp với công ty có quy mô vừa và nhỏ đồng thời nó kết hợp được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng .Ơ cấp công ty bao gồm :Ban giám đốc và 8 phòng ban chức năng ,cấp phân xưởng có 6 phân xưởng :5 phân xưởng chính và 2phân xưởng phụ trợ Giám đốc phụ trách chung và các mặt cụ thể như công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lương (phòng tổ chức ),các công tác hành chính quản trị (phòng hành chính ),tổ chức vận động các phong trào thi đua ,xét duyệt khen thưởng ,công tác xây dựng cơ sở hạ tầng ...(phòng xây dựng cơ bản ) Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách công tác kỹ thuật ,bồi dưỡng ,nâng cao trình độ công nhân ,công tác bảo hộ lao động ,điều hành kế hoạnh tác nghiệp của các phân xưởng ... Phó giám đốc kinh doanh phụ trách công tác điều phối sản xuất và kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (phòng kế hoạch vật tư),công tác kế toán -thống kê -tài chính (phòng tài vụ ) Phòng tổ chức thực hiện công tác tổ chức cán bộ ,lao động tiền lương ,các công tác đào tạo ,tuyển dụng và lưu trữ hồ sơ nhân sự ... Phòng kỹ thuật thực hiện công tác chuyên môn như :quản lý ,xây dựng kế hoạch tu sửa thiết bị ,giám sát ,kiểm tra các quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ ,tham gia đào tạo công nhân và bảo đảm an toàn lao động ... Phòng tài vụ thực hiện công tác kế toán ,thống kê tài chính Phòng kế hoạch vật tư tiến hành kế hoạch giá thành ,điều động sản xuất hàng ngày ,cung ứng vật tư ,nguyên vật liệu ,tiêu thụ sản phẩm ,các kế hoạch ngắn hạn ,dài hạn và kế hoạch tác nghiệp . Phòng hành chính thực hiện công tác hành chính quản trị ,chăm sóc sức khỏe ,đời sống ,y tế cán bộ công nhân viên Ban bảo vệ và thi đua tổ chức công tác bảo vệ nội bộ ,công tác tự vệ và nghĩa vụ quân sự ,theo dõi thi đua của toàn công ty Các phân xưởng được điều phối trực tiếp của phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật nên luôn đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu ,sản xuất hợp lý và đúng kỹ thuật Phân xưởng bánh I sản xuất các loại bánh quy :hương thảo ,hải châu ,hướng dương ,lương khô ,quy bơ ,quy hoa quả ,quy kem Phân xưởng bánh II sản xuất các loại bánh kem xốp :kem xốp thường ,kem xốp thỏi ,kem xốp phủ sôcôla Phân xưởng bánh III sản xuất các loại bánh quy :bánh hương cam ,bánh đóng hộp cao cấp ... Phân xưởng kẹo sản xuất các loại kẹo mềm ,kẹo xốp ,kẹo cứng Phân xưởng bột canh sản xuất các loại bột canh gà ,bò ,tôm, cua ,bột canh cao cấp ,bột canh Iốt Phân xưởng cơ điện gồm tổ nguội ,tổ sửa chữa lò hơi và tổ điện .Phân xưởng cơ điện gồm các công nhân kỹ thuật và các kỹ sư chuyên bảo trì ,bảo dưỡng máy móc thiết bị cho các phân xưởng sản xuất đúng kỹ thuật và an toàn Phân xưởng in điện tử in ngày sản xuất và hạn sử dụng cho các sản phẩm của công ty Các phân xưởng do phòng kế hoạch điều phối sản xuất và phòng kỹ thuật giám sát sản xuất .Hoạt động sản xuất thường xuyên chia làm 3 ca ,trong những thời điểm mùa vụ ,công nhân được huy động làm thêm ca hoặc tuyển thêm công nhân hợp đồng ngắn hạn để sản xuất đủ nhu cầu tiêu thụ. IV. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán 1.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán ở công ty Phòng kế toán - tài vụ của công ty bánh kẹo Hải châu gồm 12 người, trong đó có 1 kế toán trưởng - trưởng phòng, 1 phó phòng kiêm kế toán giá thành, 2 thủ quĩ và 8 cán bộ phụ trách các phần kế toán khác. Cán bộ và nhân viên phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, đa số là có kinh nhgiệm trong công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán. Mô hình này rất phù hợp với công ty vì công ty có qui mô vưa, địa bàn hoạt động tập trung và vận dụng máy vi tính để giảm bớt công việc kế toán, phục vụ kịp thời cho công tác kế toán được nhanh và chính xác. * Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của cán bộ nhân viên phòng kế toán - tài vụ - Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty. - Phó phòng kế toán là người thay kế toán trưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trong thời gian ngắn. Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm. - Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng. - Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau ). -Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách: +Vào sổ vật tư ,công cụ ,dụng cụ +lên bảng kê và hạch toán cũng như vào thẻ chi tiết theo dõi nhập , xuất ,tồn +Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị - Kế toán tiêu thụ: Tổng hợp tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa ở công ty - Kế toán TSCĐ: thực hiện nhiệm vụ theo dõi biến động tăng, giảm TSCĐ, tiến hành trích, phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. - Kế toán tiền lương: phụ trách việc hạch toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. - Kế toán tổng hợp: xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ.Sau đó báo cáo cho kế toán trưởng. -Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày. 2..Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu Kế toán TL & BHXH Kế toán công nợ Kế toán TGNH Kế toán tiên mặt 3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty bánh kẹo Hải Châu 3.1-Các hình thức sổ : Để phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như đã nêu ở trên. Công ty bánh kẹo Hải châu đã nghiên cứu vận dụng hình thức và tổ chức sổ sách kế toán thích hợp đó là hình thức kế toán là hình thức nhật ký chung và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ sổ kế toán: Chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán 1,2,3 Ghi hàng ngày. 4,5,6 Ghi cuối tháng. 7,8,9 Quan hệ đối chiếu Nguyên tắc của hình thức sổ nhật ký chung là phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liêu để ghi sổ cái. Mỗi bút toán phản ảnh trong sổ nhật ký chung được chuyển vào sổ cái ít nhất hai tài khoản có liên quan. Đối tượng các tài khoản quan trọng, hay phát sinh nhièu nghiệp vụ có thể mở sổ nhật ký đặc biệt hay sổ nhật ký phụ. Cuối tháng hay định kỳ cộng các nhật ký đặc biệt lấy số liệu ghi vào sổ nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Hiện nay, công ty đã trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công việc rất thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu, lập và in sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. Việc sử dụng kế toán máy thì trình tự xử lý số liệu như sau: Chứng từ gốc Xử lý nghiệp vụ Vào nhật ký chung Vào sổ cái Vào các sổ chi tiết Đưa ra các báo cáo như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết qủa kinh doanh, bảng cân đối tài khoản In và lưu trữ liệu Khoá sổ và chuyển sang kỳ tiếp theo Nhân viên kế toán cần nhập các thông tin ở chứng từ kế toán vào máy ví dụ như: Số hoá đơn, ngày tháng lập chứng từ, số lượng sản phẩm ... 3.2- Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Bánh kẹo Hải Châu - Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ 1/1 và kết thúc ngày 31/12 của năm báo cáo. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt nam - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá cúa ngân hàng Việt nam tại thời đểm phát sinh nghiệp vụ. - Hình thức sổ kế toán áp dụng là: Hình thức sổ nhật ký chung - Phương pháp kế toán tài sản cố định Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo đúng qui định của bộ tài chính ban hành trích khấu hao theo quy định số 1062 TC/ QĐ/ CSTC ban hành ngày 14/1/1996 của bộ tài chính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho Nguyên tắc đánh giá Giá gốc = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển + Thuế( nếu có ) Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Phần II Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu I-Các phần hành kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu : 1.Kế toán vốn bằng tiền 2.Kế toán nguyên vật liệu 3.Kế toán Tài sản cố định 4.Kế toán lao động và tiền lương 5.Kế toán chi phí và tính giá thành 6.Kế toán tiêu thụ thành phẩm 7.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán 8.Kế toán báo cáo tài chính và công tác kế toán cuối năm II-Quy trình hạch toán từng phần hành kế toán cụ thể tại công ty bánh kẹo Hải Châu 1.Kế toán vốn bằng tiền : Trong mọi doanh nghiệp ,tiền là một loại TSLĐ,tuy nhiên đây là loại tài sản có tính lỏng cao ,nó dễ dàng chuyển sang một hình thái khác mà vẫn giữ nguyên giá trị .Vì vậy tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp :Tiền được sử dụng để tạo ra các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất ,tiền là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng kinh tế .Giống như các doanh nghiệp khác ,công ty bánh kẹo Hải Châu tiền tồn tại dưới hai hình thức tiền mặt quỹ và tiền gửi ngân hàng 1.1-Hạch toán tiền mặt : 1.1.1-Hệ thống tài khoản sử dụng : Tại công ty bánh kẹo Hải Châu ,để theo dõi tình hình tăng giảm lượng tiền mặt biến động tại quỹ ,kế toán sử dụng tài khoản 111 "tiền mặt ".Tài khoản này được chi tiết :tiểu khoản 1111:Tiền Việt Nam 1.1.2-Hệ thống chứng từ sử dụng : Theo chế độ kế toán hiện hành và theo quy định quản lý của công ty ,mọi khoản thu tiền mặt đều phải có phiếu thu và phiếu chi .Nhưng các phiếu thu ,phiếu chi này không đi một mình riêng lẻ mà chúng luôn đi kèm với các chứng từ chứng minh nội dung của các khoản thu hoặc chi như : -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy đề nghị nạp tiền -Bảng thanh toán lương -Giấy nộp tiền BHXH.... 1.1.3-Các loại sổ sách sử dụng : Do công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nên sổ sách tổng hợp mà công ty sử dụng là : sổ nhật ký chung ,sổ cái tài khoản 1111 Hàng ngày ,căn cứ vào phiếu thu ,phiếu chi ,kế toán thanh toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung ,đồng thời phản ánh vào sổ cái tài khoản 1111.Cuối ngaỳ ,kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu với thủ quỹ về số tiền thu chi trong ngày để kiểm tra tính hợp lý .Cuối tháng hoặc cuối quý ,kế toán tiền hành cộng dồn xác định số dư đưa lên báo cáo kế toán 1.1.4-Quy trình luân chuyển chứng từ : * Các nghiệp vụ thu tiền : Tiền mặt tại công ty tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau : đi vay ,thu tiền từ khách hàng ,thanh lý nhượng bán tài sản ,thiết bị ,cung cấp dịch vụ vận chuyển ....ta có thể quan sát mô hình dưới đây để hình dung sự luân chuyển chứng từ thu tiền. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền thu tiền nộp vào quỹ Ký duyệt phiếu thu Lập phiếu thu Xem xét ký duyệt Lập giấy đề nghị nộp tiền Thủ quỹ Kế toán thanh toán toán Phòng Kế toán công ty Người nộp tiền Kế toán trưởng Thủ trường Bảo quản , lưu giữ kế toán thanh toán +Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế ,giấy đồng ý thanh toán từ phía khách hàng .... người nộp tiền sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng kế toán tài chính. +Tại đây ,kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán trưởng ký duyệt .Phiếu thu được lập thành 3 liên : 1liên kế toán lưu lai ,1liên giao cho người nộp tiền ,còn lai gửi thủ quỹ +Sau khi phiếu thu được kế toán trưởng , Thủ trưởng đơn vị kí xác nhận , thủ quỹ sẽ tiến hành thu đúng số tiền ghi trên phiếu thu . Đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới kế toán thanh toán . *Các nghiệp vụ chi tiền : Các khoản chi ở công ty bánh kẹo Hải Châu chủ yếu là chi tạm ứng mua nguyên vật liệu ,chi trả lương cho các bộ công nhân viên ,chi nộp ngân sách ,chi thanh toán với nhà cung cấp . Do các khoản chi thường xuyên và bất thường có nhiều mục đích khác nhau nên ở đây ta chỉ xét một trường hợp đặc trưng là chi tạm ứng . Cách thức và thủ tục chi tạm ứng được mô tả theo sơ đồ sau Quy trình luân chuyển chứng từ chi tạm ứng Người xin chi tiền Phòng Kế hoạch kỹ thuật Kế toán thanh toán toán Kế toán trưởng Thủ trường Thủ quỹ Lập giấy đề nghị chi tiền Xem xét ký duyệt Lập phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Chi tiền  Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu dùng để sản xuất như đường ,sữa muối hương liêụ ... người xin chi tạm ứng sẽ viết giấy đề nghị vay tạm ứng .Trong đó nêu rõ mục đích tạm ứng ,số tiền xin tạm ứng . +Giấy đề nghị tạm ứng được gửi đến phòng kế hoạch vật tư ,trên cơ sở khối lượng hàng hoá cần sản xuất ,trưởng phòng kế hoạch sẽ xác định số tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu là hợp lý +Sau đó giấy đề nghị tạm ứng được đưa đến phòng tài chính kế toán ,kế toán trưởng sẽ ký duyệt sau khi đã thoả thuận số tiền tam ứng +Tiếp theo đó ,giám đốc công ty sẽ ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu +Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết ,các chữ ký ...sẽ được gửi lại phòng kế toán .Kế toán lập phiếu chi (lập 3 liên :1 liên gửi người nhận tiền ,1liên lưu giữ bảo quản ,1liên gửi thủ quỹ : +Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ,tiến hành chi tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ cuối cùng là kẹp các chứng từ liên quan đưa vào sổ theo dõi tháng 1.2-Hạch toán tiền gửi ngân hàng : Tiền nói chung và tiền gửi ngân hàng (TGNH) nói riêng là một dụng cụ thanh toán hữu hiệu và nhanh chóng .Việc các công ty mở tài khoản ngân hàng và tiến hành thanh toán với nhau qua ngân hàng đã trở nên thông dụng bởi sự thuận tiện ,dễ dàng của loại hình này . 1.2.1-Tài khoản sử dụng: Tuân theo chế độ1141/BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 1/11/1995 để theo dõi tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng ,công ty đã sử dụng tài khoản 112 "Tiền gửi ngân hàng ".Công ty chi tiết tài khoản TGNH theo từng đối tượng tín dụng ,cụ thể các tiểu khoản của tài khoản 112 gồm: -TK11211:Tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam -TK11212:Tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Công Thương Thanh Xuân -TK11214:Tiền gửi VNĐ tại sở giao dịch I ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam 1.2.2-Hệ thống chứng từ sử dụng : Để ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ ,công ty uỷ nhiệm cho ngân hàng thông qua các chứng từ gốc như :uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi .Các chứng từ này thường đi kèm với các hoá đơn ,chứng từ khác chứng minh cho nội dung thu , chi hộ ví dụ : -Hoá đơn GTGT,giấy đề nghị vay tạm ứng ,giấy lĩnh tiền mặt,bảng kê nộp BHXH,giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản ... -Giấy đồng ý chấp nhận thanh toán ,uỷ nhiêm thu của khách hàng 1.2.3-Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết : Do công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nên sổ sách được áp dụng bao gồm : Sổ nhật ký chung ,sổ cái TK11211,11212,11214 Hàng ngày căn cứ vào các uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi được thực hiện bởi các ngân hàng khác nhau kế toán thanh toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản TGNH tại các ngân hàng 1.2.4-Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH: +Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liêu , tài sản cố định ,máy móc thiết bị ...,kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi ,uỷ nhiệm chi .Các chứng từ này được lập thành 4 liên ,đặt giấy than viết 1 lần nhưng phải ký trực tiếp trên cả 4liên bởi kế toán thanh toán ,kế toán trưởng ,thủ trưởng đơn vị ,4 liên được gửi đến ngân hàng cùng các chứng từ liên quan +Ngân hàng sẽ kiểm tra số dư TGNH của công ty,so sánh ,đối chiếu với số tiền trên uỷ nhiệm chi ,uỷ nhiệm thu và thực hiện dịch vụ :gửi 1 liên tới đối tượng thanh toán ,1liên đến ngân hàng nhận hoặc chi tiền ,1liên ngân hàng giữ laị lưu giữ và bảo quản ,liên cuối cùng ngân hàng sẽ gửi trả lại công ty kèm theo giấy báo số dư khách hàng (ghi rõ số tiền gửi ngân hàng dư đầu ngày ,số tiền đã chuyển và đã nhận trong ngày,cũng như số tiền gửi ngân hàng dư cuối ngày ) và phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn (thông báo dịch vụ của ngân hàng ,lệ phí và phần VATcủa dịch vụ này ) +Sau khi nhân được uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi do ngân hàng trả lại ,kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ tổng hợp ,sổ chi tiết và lưu giữ trong tập chứng từ theo dõi theo tháng Quy trình luân chuyển uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Kế toán thanh toán Lập UNT,UNC Xem xét ký duyệt Ký duyệt Thực hiện dịch vụ Lưu trữ và bảo quản 1.2.5-Trình tự ghi sổ tiền mặt,TGNH theo hình thức Nhật ký chung : Chứng từ gốc phiếu thu ,phiếu chi UNT,UNC Nhật ký chung Sổ cái TK1111,1121 Bảng cân đối tài khoản -Báo cáo quỹ -Sổ quỹ tiền mặt -Sổ chi tiết TK TGNH Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sơ đồ hạch toán tiền mặt và tiên gửi ngân hàng Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng  2-Kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất .Tại công ty bánh kẹo Hải Châu ,nguyên vật liệu thể hiện vai trò rất quan trọng ,nó luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm . 2.1.Tài khoản sử dụng : TK152-Nguyên liệu ,vật liệu TK151-Hàng mua đi đường 2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng : Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu chặt chẽ ,các nghiệp vụ làm tăng giảm nguyên vật liệu phải được minh chứng bởi các chứng từ theo chế độ kế toán ,các chứng từ sử dụng gồm :phiếu nhập kho và phiếu xuất kho 2.3.Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết : Nguyên vật liệu được lưu giữ tại kho công ty ,hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho ,xuất kho kế toán vật tư ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản :TK152,TK632,TK511,TK33311. 2.4.Quy trình luân chuyển của chứng từ nguyên vật liệu tại kho công ty : Nguyên vật liệu quản lý tại kho công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên ,giá xuất kho là giá nhập trước xuất trước +Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho : Căn cứ vào hoá đơn mua hàng ,hóa đơn GTGT do cán bộ thu mua gửi về , nhân viên phụ trách cung tiêu sẽ lập phiếu nhập kho ,thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ liên quan rồi nhập kho hàng hoá và gửi các chứng từ liên quan tới phòng Tài chính kế toán .Kế toán vật tư tiến hành ghi sổ chi tiết ,lập thẻ kho ,ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản và lưu trữ +Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu : -Trên cơ sở bán hoá đơn bán hàng do phòng kế hoạch vật tư gửi đến được thủ trưởng đơn vị ký duyệt ,cán bộ phụ trách cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho -Sau đó phiếu xuất kho chuyển đến cho thủ kho , thủ kho căn cứ vào số lượng , chủng loại ....tiến hành xuất kho -Phiếu xuất kho cùng với hoá đơn bán hàng sau khi được ký duyệt bởi kế toán trưởng ,thủ trưởng đơn vị thì được chuyển tới phòng Tài chính kế toán -Tại đây ,kế toán vật tư phản ánh vào sổ tổng hợp.Sau đó kẹp các chứng từ có liên quan cùng với phiếu xuất kho bảo quản lưu trữ theo từng quyển Trình tự luân chuyển của chứng từ xuất kho nguyên vật liệu Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận phụ trách cung ứng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Kế toán vật tư Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Xuất kho Ký duyệt Bảo quản lưu trữ 2.5-Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Sổ cái TK152,TK632,TK621,TK511 Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Chứng từ gốc : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : 3. Kế toán tài sản cố định . 3.1-Tài khoản sử dụng : Để phản ánh sự biến động tăng giảm của TSCĐ và công tác trích khấu hao , kế toán tài sản cố định của công ty sử dụng các tài khoản :TK211-Tài sản cố định hữu hình ,TK214-Hao mòn tài sản cố định ,TK009-Nguồn vốn khấu hao TK214 được chi tiết thành một số tiểu khoản sau : -TK 21412: Hao mòn nhà cửa -TK21413: Hao mòn máy móc ,thiết bị -TK21415: Hao mòn thiết bị ,dụng cụ quản lý -TK21418: Hao mòn Tài sản cố định khác 3.2.Hệ thống chứng từ sử dụng : Do tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn nên mỗi khi phát sinh các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ côngty đều phải gửi công văn thông báo cho Tổng giám đốc công ty Mía đường I xin được tăng giảm TSCĐ.Sau khi nhận được quyết định cho phép từ phía tổng công ty thì công ty mới được phép tiến hành nhượng bán ,thanh lý hoặc điều chuyển ,mua sắm TSCĐ Các chứng từ TSCĐ sử dụng gồm: -Biên bản giao nhận TSCĐ -Thẻ TSCĐ -Biên bản thanh lý TSCĐ -Biên bản đánh giá lại TSCĐ Các chứng từ khấu hao TSCĐ gồm : -Bảng tính khấu hao TSCĐ -Bảng phân bổ khấu hao -Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ 3.3.Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết : Căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận TSCĐ ,biên bản đánh giá lại TSCĐ ,biên bản thanh lý TSCĐ),bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ cái các TK:211,214,627,642 Tuỳ thuộc vào nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ liên quan đến loại TSCĐ nào , bộ phận nào sử dụng kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ chi tiết TSCĐ Cuối năm ,kế toán sẽ lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và báo cáo khấu hao TSCĐ trình lên ban quản trị công ty 3.4.Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ: 3.4.1-Các nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm : +Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị ,giám đốc công ty sẽ làm đơn xin đầu tư trình lên Giám đốc tổng công ty chờ ký duyệt +Sau khi được chấp thuận ,công ty lập dự án đầu tư với nội dung :mua tài sản ở đâu ,nguồn vốn huy động ở đâu ,phương thức đầu tư ,.... +Công ty sẽ thực hiện các thủ tục đấu thầu +Sau đó công ty sẽ tiến hành ký các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp ghi rõ phương thức bàn giao ,phương thức thanh toán ... +Khi bàn giao ,công ty sẽ tổ chức hội đồng giao nhận gồm đại diện của cả hai bên. Hội đồng này sẽ lập biên bản giao nhận TSCĐ và tiến hành chạy thử +Gíam đốc tổng công ty sau khi nhận được công văn của công ty sẽ gứi quyết định cho phép công ty ghi tăng TSCĐ,tăng nguồn vốn . +Kế toán tài sản cố định căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ lập thẻ TSCĐ,bảng tính khâu hao ,phản ánh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết 3.4.2-Các nghiệp vụ giảm TSCĐ do thanh lý ,nhượng bán : +Khi phát hiện 1 tài sản trong công ty đã quá cũ ,không sử dụng được ,công ty sẽ tổ chức hội đồng đánh giá lại tài sản ,xem xét hiện trạng tài sản ,giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TS .Sau đó hội đồng này lập biên bản đánh giá lại tài sản cố định +Giám đốc công ty gửi thông báo cho các bộ phận liên quan ,công văn cho Tổng công ty Mía đường về việc thanh lý ,nhượng bán trong đó có ghi rõ giá trị thanh lý +Căn cứ vào biên bản đánh giá laị TSCĐ,quyết định cho phép thanh lý TSCĐ,giấy đề nghị mua của người mua ,hội đồng thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý TSCĐ +Cuối cùng kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ,bảng tính khấu hao ,ghi vào sổ chi tiết ,nhật ký chung ,vào sổ cái 3.5.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung : Chứng từ tăng giảm ,khấu hao TSCĐ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ cái TK211,212,214 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Báo cáo tài chính 4.Kế toán lao động và tiền lương . Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất ,trong đó lao động với tư cách hoạt động chân tay ,trí óc của con người nhằm biến đổi các đối tượng lao động .Về bản chất ,tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động ,có thể nói tiền lương là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động . Đối với công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lương trong quy chế quản lý nội bộ quy định rõ :hợp đồng giao khoán ,bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo biểu mẫu ,có chữ kỹ người chấm công , người giao khoán , kỹ thuật xác nhận chất lượng công việc ,các bảng chấm công và bảng chấm lương phải có chữ ký của từng người trong phân xưởng Tại phòng kế toán công ty ,kế toán sử dụng TK334,TK338,TK622 để thanh toán lương và các khoản trích theo lương 4.1-Hạch toán lương và các khoản trích theo lương : Hàng năm dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến của phong lao động tiền lương (LĐTL) sẽ lập quỹ lương dự kiến theo công thức : Quỹ lương dự kiến = Hệ số *Doanh thu dự kiến Mức lương chính của mỗi cán bộ,nhân viên công ty được tính trên mức lương cơ bản và hệ số .Đây là căn cứ tính các khoản trích theo lương +Trên cơ sơ doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng , phòng lao động tiền lương sẽ tính ra mức lương thực tế từng người .Trong lương thực tế ,ngoài bộ phận lương chính còn có lương năng suất : Lương năng suất = Lương chính *Hệ số năng suất Lương thực tế =Lương chính *(1+Hệ số năng suất ) +Cuối tháng phòng lao động tiền lương sẽ gửi phòng tài chính kế toán bảng lương của các nhân viên ,trong đó nêu rõ chức danh ,mức lương cơ bản hệ số ,tiên đã tạm ứng ,số tiền còn được lĩnh ... Định kỳ đến ngày phát lương các nhân viên ở các phòng ban đến phòng Tài chính kế toán nhận lương + Thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt 4.2.Hạch toán lương và các khoản trích theo lương đối với công nhân : Hàng ngày ,để theo dõi khối lượng công việc mà công nhân làm tại các phân xưởng khác nhau ,quản lý phân xưởng sẽ lập Bảng chấm công và chia lương , theo dõi số ngày làm việc ,số công nhân có mặt , năng suất của từng người số tiền được lĩnh .Bảng chấm công được công khai để các công nhân có thể theo dõi đảm bảo công bằng Cuối tháng ,nhân viên kế toán hoặc quản đốc phân xưởng sẽ mang bảng chấm công về phòng kỹ thuật của công ty để xác định đơn giá ,xác định khối lượng và chất lượng công việc làm được ,sau khi kỹ thuật viên tiến hành thẩm định và kiểm tra cùng các xác nhận cần thiết ,phòng Tài chính kế toán sẽ lập bảng thanh toán lương chi tiết từng phân xưởng ,trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp thanh toán lương .Sau khi được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt ,các bảng này sẽ được chuyển đến thủ quỹ ,kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền . 4.3.Sổ sách tổng hợp và chi tiết : Cuối tháng ,khi nhân viên kế toán hoặc quản đốc phân xưởng gửi các chứng từ chứng minh về việc chi trả tiền lương ,kế toán sẽ lập bảng kê chi phí nhân công Bảng kê chi phí nhân công Phân xưởng.......... Stt Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợ TK622 TK6271 1 Phân bổ lương 2 3 Tổng xxx xx x Định kỳ cuối tháng khi nhận được các chứng từ do các phân xưởng gửi về kế toán công ty ghi sổ 1 lần ,đồng thời ghi sổ cái TK 622,627, Hàng tháng sau khi đã lập các bảng kê ,vào sổ cái ghi nhật ký chung kế toán sẽ tiến hành lưu giữ các bảng thanh toán lương ,bảng phân bổ lương , bảng kê chi phí nhân công theo tập chứng từ ,quản lý theo từng tháng ,từng phân xưởng 5.Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong mỗi kỳ để thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm .Quá trình sản xuất của công ty thực chất là sự chuyển hoá các yếu tố sản xuất (lao động sống ,nguyên vật liệu ,các chi phí khác ....)vào giá thành sản phẩm 5.1-Hệ thống tài khoản và các chứng từ sử dụng tại công ty * Tài khoản sử dụng : TK621: Chi phí Nguyên vật liệu TK622: Chi phí nhân công TK627: Chi phí sản xuất chung TK154: Chi phí sản xuất dở dang Các chứng từ được sử dụng bao gồm : -Bảng kê chi phí nguyên vật liệu -Bảng kê chi phí nhân công -Bảng kê chi phí khác kèm với chứng từ chứng minh từ các phân xưởng gửi lên -Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao là bảng tính và phân bổ khấu hao -Chứng từ phản ánh các chi phí về thuế ,phí và lệ phí 5.2.Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất trên hệ thống sổ sách : +Sổ chi tiết : Để hạch toán chi tiết kế toán chi phí sản xuất sử dụng sổ kế toáchi tiết sử dụng chung cho các tài khoản :TK622,627,154,641,642,142, 335. Mỗi TK được mở trên 1sổ riêng ,mỗi trang riêng . +Sổ tổng hợp :Doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung ,sổ tổng hợp bao gồm : -Nhật ký chung -Nhật ký mua hàng -Sổ cái TK 621,TK622,TK627,TK154,TK631 5.3.Quá trình luân chuyển chứng từ về chi phí sản xuất : Cuối tháng ,nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập các bảng kê : +Đối với nguyên vật liệu : Dựa vào hoá đơn GTGT của người bán ,phiếu nhập ,xuất kho (theo giá thực tế đích danh )tại kho công ty ,kế toán lập bảng kê chi phí nguyên vật liệu phán ánh giá mua chưa thuế và thuế được khấu trừ Bảng kê chi phí nguyên vật liệu Phân xưởng .......... Stt Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợ TK621 TK1331 1 Chiphí NVL 2 3 Tổng xxx xx x +Đối với chi phí nhân công ở các phân xưởng :Căn cứ vào hợp đồng giao khoán ,bảng thanh toán lương ,bảng kê chi phí nhân công ,kế toán lập bảng kê chi phí nhân công : Bảng kê chi phí nhân công Phân xưởng .......... Stt Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợ TK622 TK6271 1 Phân bổ lương 2 3 Tổng xxx xx x +Đối với các chi phí khác :kế toán lập bảng kê chứng từ chi phí khác trên các chứng từ chứng minh khác như :phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển ,bảng phân bổ tính khấu hao .Bảng kê có mẫu biểu như sau : Bảng kê chi phí khác Phân xưởng ........ Stt Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK 111 Chi tiết ghi nợ TK6273 TK6277 1 Chi phí KH 2 3 Tổng xxx xx x 5.4.Quy trình thực hiện sổ sách theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc về chi phí Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ chi phí SXKD Sổ cái TK621,622, 627,154,631 Bảng tính giá thành và các bảng tổng hợp chi tiết chi phí Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính 6. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả . 6.1 - Chứng từ sử dụng: Nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm ở công ty Bánh kẹo Hải Châu được chia làm hai mảng chủ yếu: Một mảng đối với khách hàng mua trực tiếp, tiêu thụ nội bộ còn mảng kia là gửi hàng cho các đại lý bán. Hạch toán ban đầu: Các khoản doanh thu bán hàng, thuế tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng được phản ánh trong các chứng từ và tài liệu có liên quan như: Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT), phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê tiêu thụ thành phẩm của các đại lý, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, phiếu thu,.... bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ bán ra, tờ khai thuế GTGT. - Hoá đơn GTGT: Khi xuất kho thành phẩm để tiêu thụ ra ngoài, các khách hàng có nhu cầu dùng hoá đơn GTGT làm chứng từ đi đường, kế toán sẽ viết hoá đơn này. Ngoài ra trong trường hợp các đại lý sau khi đã tiêu thụ được hàng của công ty, kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT cho các sản phẩm đã được tiêu thụ này. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho khi bán, là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra - Phiếu xuất kho: sản phẩm sản xuất ra có thể được vận chuyển vào kho thành phẩm, có thể xuất gửi các đại lý, trung tâm bán. Khi xuất kho nhân viên phòng vật tư lập phiếu thành 4 liên: Liên 1 - lưu tại quyển gốc, liên 2 - giao cho người vận chuyển sản phẩm để thanh toán, liên 3 - giao thủ quỹ (theo dõi công nợ, liên 4 - giao cho kế toán tiêu thụ - Phiếu nhập kho (khi hàng gửi bán bị trả lại): Khi các đại lý có yêu cầu gửi lại một số hàng không đảm bảo chất lượng, mẫu mã...... sẽ làm đơn trình giám đốc phê duyệt, sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho nhập lại số hàng đó - Bảng kê tiêu thụ thành phẩm: được kế toán lập trên cơ sở số hàng đã bán được cho khách hàng trên các hoá đơn, kê theo từng mặt hàng đã bán tổng hợp trong tháng theo đơn giá công ty xuất hoá đơn gửi bán, từ đó công ty dùng bảng này để thanh toán bù trừ trên số hàng đã giao - Phiếu thu: Khi nhận hàng xong khách hàng thanh toán ngay, kế toán sẽ thu tiền và ký tên đóng dấu vào hoá đơn xác nhận đã thu tiền - Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ bán ra: Cuối tháng sau khi tổng hợp từng loại kế toán tiêu thụ sẽ lập bảng kê tính ra số thuế GTGT đầu ra cho toàn bộ doanh thu trong tháng 6.2- Hệ thống sổ sách ghi chép kế toán: Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rất đa dạng, với quy mô lớn, lượng sản phẩm tiêu thụ nhiều nên việc quản lý nghiệp vụ tiêu thụ là rất khó khăn phức tạp. Để thuận tiện trong công tác quản lý cũng như xác định được kết quả cuối cùng của giai đoạn từ mua nguyên vật liệu...sản xuất đến tiêu thụ một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm đảm bảo cung cấp những thông tin hữu ích cho giám đốc, kế toán công ty sử dụng các sổ sau: - Nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo trình tự thời gian phát sinh của từng nghiệp vụ trong cả trường hợp thanh toán ngay và thanh toán chậm - Sổ này dùng để theo dõi từng tháng - Sổ Sái TK 511: Cuối mỗi quý sau khi tổng hợp được doanh thu bán hàng trực tiếp, doanh thu hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ và các khoản chiết khấu, hàng bán bị trả lại, các khoản giảm giá hàng bán, kế toán vào sổ Cái TK 511 làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh trong kỳ - Nhật ký quỹ: Là sổ nhật ký chuyên dùng được sử dụng để theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi ảnh hưởng đến quỹ tiền mặt của công ty. Sổ này được mở để theo dõi từng tháng - Sổ tổng hợp TK 131: Trên cơ sở nhật ký bán hàng, nhật ký quỹ, giấy nhận nợ, kế toán lập sổ tổng hợp TK 131. Trường hợp khách hàng mua chịu ngoài việc hạch toán tổng hợp trên Sổ Cái TK 131, kế toán còn mở sổ chi tiết để theo dõi việc thanh toán với từng khách hàng. Hiện nay công ty có trên 100 khách hàng được mở sổ chi tiết để theo dõi và đã được mã hoá. 7.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán : Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ,công ty bánh kẹo Hải Châu thường duy trì nhiều mối quan hệ với các đối tác khác nhau mà gần gũi nhất là lực lượng cán bộ công nhân viên ,Ngân sách nhà nước .Bên cạch đó , khi tham gia thị trường ,ngoài các nghiệp vụ thanh toán nội bộ còn có các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng . 7.1.Thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng : Để phản ánh các quan hệ thanh toán này ,kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau : -TK131: Phải thu khách hàng -TK331 :Phải trả nhà cung cấp Các chứng từ mà công ty sử dụng làm căn cứ trong quan hệ thanh toán gồm Hoá đơn GTGT , hóa đơn bán hàng , Các phiếu thu chi , các uỷ nhiệm thu , uỷ nhiệm chi ... Để theo dõi các nghiệp thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng , kế toán tổng hợp sử dụng sổ chi tiết công nợ dùng cho tài khoản 131,331 , Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán sẽ ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái các TK131, TK331 . Việc hạch toán tình hình công nợ của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng Giá bán Thuế TK3331 Khách hàng trả nợ hoặc đặt trước TK111,112 TK511,711 TK131 7.2 . Thanh toán với ngân sách nhà nước Để theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách nhà nước kế toán công ty sử dụng TK 333 được chi tiết thành các tiểu khoản : TK 3331 : Thuế GTGT TK 3334 : Thuế thu nhập Doanh Nghiệp TK 3338 : Thuế môn bài TK6425 TK333 TK111,112 Tính ra số phải nộp Số thực nộp trong năm Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngân sách 8 . Kế toán báo cáo tài chính và công tác kế toán cuối năm Theo chế độ kế toán hiện hành tại công ty bánh kẹo Hải Châu , định kỳ mỗi quý ( Cuối quý ) , kế toán tổng hợp tiến hành khoá sổ các tài khoản , ghí các bút toán điều chỉnh , tính ra các số dư cuối kỳ của các tài khoản , dựa vào đó lập các khoản mục trên các báo cáo tài chính để cung cấp cho các đối tượng quan tâm về thực trạng hoạt động tài chính của công ty . Các báo cáo tài chính mà công ty phát hành gồm : - Bảng cân đối kế toán ( BCĐKT) - Báo cáo kết quả kinh doanh ( BCKQKD ) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( BCLCTT ) - Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC) Các báo cáo tài chính trên được lập theo đúng biểu mẫu thông dụng do chế độ ban hành Phần III Hoàn thiện quy trình hạch toán các phần hành kế toán tại công ty bánh kẹo hải châu I . Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty Với chặng đường hơn 37 năm xây dựng và trưởng thành, công ty bánh kẹo Hải Châu đã không ngừng phát triển lớn mạnh về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển công ty đã đạt được những thành công to lớn, song cũng gặp không ít những khó khăn nhất là khi nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường. Trong quá trình ấy lãnh đạo công ty đã xem xét lại mình, nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nên đã đưa ra nhiều giải pháp về mặt kinh tế, kỹ thuật có hiệu quả nhằm khắc phục những khó khăn, hoà mình vào nhịp sống của nền kinh tế thị trường. Bản thân công ty đã tự mình tìm ra nguồn vốn để sản xuất kinh doanh, và tự tìm ra thị trường để tiêu thụ sản phẩm của mình sản xuất ra. Nhờ vậy những năm trở lại đây, công ty đã đạt được một số thành công nhất định trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sản phẩm ngày càng có uy tín trên thị trường, tiêu thụ ngày càng nhiều đem lại lợi nhuận ngày càng lớn cho công ty. Trong công tác quản lý nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng, công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện. 1.Ưu điểm: Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty bánh kẹo Hải Châu em thấy công ty có những ưu điểm sau: - Công ty đã áp dụng và hoàn thành tốt chế độ kế toán mới và đã có sự sáng tạo. - Hiện nay công ty đã thực hiện công tác kế toán trên hệ thống máy vi tính và tổ chức sổ sách theo hình thức sổ nhật ký chung việc tổ chức sổ này rất phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. Việc sử dụng kế toán máy giúp cho công việc ghi chép, tính toán thủ công được giảm đáng kể mà vẫn đảm bảo chính xác, chi tiết tạo điều kiện nâng cao công tác kế toán. - Hầu hết công việc hạch toán kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán từ thu thập, kiểm tra chứng từ đến ghi sổ, lập báo cáo kế toán. Do tính chất tập chung này, bộ máy kế toán có thể nắm được toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp trên cơ sở đó việc đánh giá kiểm tra các quyết định đúng đắn và kịp thời. - Cùng với việc hạch toán trên các sổ tổng hợp kế toán còn mở các sổ chi tiết để theo dõi tình tình biến động của từng loại thành phẩm sản xuất ra và tiêu thụ như doanh thu, tình hình thanh toán với khách hàng. Do vậy bộ máy kế toán luôn có những thông tin chi tiết cũng như toàn diện về kết quả tiệu thụ của từng loại sản phẩm, đồng thời cung cấp cho nhà quản lý những thông tin chinh xác để có những quyết định đúng đắn với từng mặt hàng. - Công ty đã xây dựng được trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý và phù hợp với đặc điểm vừa sản xuất vừa kinh doanh cũng như hình thức tổ cức sổ kế toán mà công ty áp dụng. Điều này tạo điều kiện cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán kịp thời. - Hiện nay công ty đang có những phương thức tiêu thụ hợp lý. Bên cạnh đó còn có đội ngũ tiếp thị và vận tải của công ty luôn sẵn sàng vận chuyển sản phẩm cho khách hàng, từ đó tăng uy tín của công ty đến với người tiêu dùng. - Công ty luôn chú trọng đến ý kiến của khách hàng, quan tâm đến các đại lý đã được mở và có quà khuyến khích khách hàng hàng năm cho các chủ đại lý với những quà có giá trị lớn trong dịp hội nghị khách hàng được tổ chức hàng năm. 2.Nhược điểm: Bên cạnh các ưu điểm kế toán tiêu thụ thành phẩm của công ty còn có những nhược điểm sau: - Về hệ thống chứng từ: Việc sử dụng hệ thống chứng từ trong việc hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ tại kho với số lượng nhỏ khách hàng thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Mỗi khi có chứng từ bán hàng kế toán sẽ phải nhập chứng từ vào máy do vậy công việc sẽ phải thực hiện nhiều lần với lượng hoá đơn bán hàng hàng hàng ngày. - Về hệ thống sổ sách: Thì kết cấu của sổ nhật ký chung chưa được hoàn thiện theo đúng chế độ kế toán nên chưa phản ánh chính xác các quan hệ đối ứng tài khoản trong các định khoản kép. Khi có các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo định khoản kép thì hiện nay kế toán vẫn phản ánh vào sổ nhật ký chung bằng nhiều định khoản do vạy quan hệ đối ứng sẽ thiếu chính xác. - Về hạch toán thành phẩm: Hiện nay công ty kinh doanh nhiều loại sản phẩm, công tác nhập xuất diễn ra thường xuyên ngoài các bảng kê nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán và thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng. Công ty lại thực hiện việc hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song ( phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại thành phẩm, số lần nhập xuất ít) . Do vậy khối lượng công việc kế toán thành phẩm phải thực hiện trùng lắp với công tác ở kho ( trong kỳ kế toán thành phẩm chỉ theo dõi về mặt lượng đến cuối kỳ mới phản ánh được giá trị vì công ty áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền ). - Về hạch toán giá vốn hàng bán: Công ty tính giá thành phẩm theo phương pháp trực tiếp giản đơn đến cuối tháng mới có giá thành cho từng loại thành phẩm đồng thời công ty thực hiện tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền do vậy việc phản ánh giá vốn đến cuối tháng mới được thực hiện. Tuy nhiên hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng là sổ nhật ký chung là yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phản ánh hàng ngày vào sổ nhật ký chung. Nhưng trên thực tế, khi hạch toán tiêu thụ thành phẩm kế toán chỉ phản ánh được doanh thu còn định khoản kết chuyển giá vốn hàng xuất bán đến cuối kỳ mới được thực hiện. Như vậy chưa đúng với trình tự ghi chép của hình thức sổ nhật ký chung. II - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: Để phản ánh chiết khấu thương mại hiện nay công ty bánh kẹo Hải Châu đang sử dụng TK 521 ý kiến 1: Hiện nay công ty bánh kẹo Hải Châu có rất nhiều khách hàng thường xuyên mua với số lượng lớn, đế khuyến khích khách hàng công ty thường có những khoản chiết khấu 1. Về việc sử dụng TK 521 để phản ánh khoản chiết khấu bán hàng: Nợ TK 521 Có TK 131, 111 Cuối kỳ hạch toán kế chuyển toàn bộ số chiết khấu bán hàng thực tế trong kỳ: Nợ TK 511 Có TK 521 Nhưng theo chế độ kế toán hiện hành hiện nay thì khoản chiết khấu phát sinh do giảm giá hàng bán vì mua với số lượng nhiều: Nợ TK 532 Có TK 111, 112, 131 ý kiến 2: Tại công ty ngoài việc bán hàng theo các hợp đồng đã ký kết, những khách hàng thường xuyên mua với số lượng nhiều còn bán lẻ. Để thuận tiện cho việc theo dõi theo đúng số lượng thành phẩm đã xuất kho. 2. Đối với ngiệp vụ bán lẻ thu tiền ngay tại kho: Kế toán công ty nên mở bảng kê doanh thu bán lẻ hàng ngày để ghi chép khi có chứng từ hàng bán chuyển đến. Đến cuối ngày kế toán tổng hợp số liệu và chứng từ để lấy số liệu vào NKC và các sổ chi tiết. Như vậy số lần nhập số liệu vào máy sẽ giảm bớt. Bản kê bán lẻ có thể lập như mẫu sau: Bảng kê doanh thu bán lẻ Ngày..... tháng....... Số HĐ Tên khách hàng Số tiền 17958 17986 ......................... Phương Hoa ...................... 9.876.540 3.579.190 ...................... Tổng ý kiến 3: Tuy nhiên hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng là sổ nhật ký chung là yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phản ánh hàng ngày vào sổ nhật ký chung. Nhưng trên thực tế khi hạch toán tiêu thụ thành phẩm kế toán chỉ phản ánh được doanh thu còn định khoản kết chuyển giá vốn hàng xuất bán đến cuối kì mới đươc thực hiện. Như vậy chưa đúng với trình tự ghi chép của hình thức sổ nhật kí chung. Để thuận tiện hơn cho việc theo dõi doanh thu bán hàng cũng như giá vốn hàng bán để xác định chính xác tong loại thành phẩm tạo điều kiện cho việc định giá hàng bán công ty nên thiết kế mẫu sổ giống như chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Công ty nên thiết kế mẫu sổ giống như chế độ kế toán do Nhà nước ban hành 3.Về kết cấu NKC: Sổ nhật ký chung Ngày.........tháng.......... Đơn vị tính Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày Nợ Có Cộng ý kiến 4: Về phương pháp đánh giá thành phẩm : Theo em, Công ty nên áp dụng giá hạch toán cho thành phẩm và lập Bảng kê số 9 để tính giá thực tế của thành phẩm. Việc xây dựng giá hạch toán ở Công ty có cơ sở thực hiện vì Công ty đã xây dựng hệ thống giá thành kế hoạch cho từng thành phẩm nên có thể dùng ngay giá thành kế hoạch đó làm giá hạch toán Với tài liệu giá thành kế hoạch đã có, Công ty có thể xây dựng giá hạch toán bằng cách quy tròn hệ thống giá kế hoạch để thuận tiện cho việc tính toán. Bảng kê số 9 để tính giá thực tế thành phẩm như sau: Bảng kê số 9 Tính giá thực tế thành phẩm Tháng…. năm…. Chỉ tiêu TK 155 Hạch toán Thực tế I. Số dư đầu tháng II. Phát sinh trong tháng III. Cộng dư đầu tháng và phát sinh trong tháng IV. Hệ số giá V. Xuất trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng Sử dụng phương pháp Hệ số giá, hàng ngày kế toán có thể theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm về cả số lượng và giá trị và giá vốn thành phẩm tiêu thụ trong tháng cũng được phản ánh chính xác hơn. Về phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm : Theo em, sử dụng phương pháp Số dư để hạch toán chi tiết thành phẩm sẽ phù hợp hơn đối với đặc điểm thành phẩm và tình hình biến động thành phẩm tại Công ty. Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ. Theo phương pháp này thì việc hạch toán được thực hiện như sau: * Tại kho: Thủ kho vẫn dùng Thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm về mặt số lượng. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại thành phẩm. Sau đó lập Phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Cuối tháng, thủ kho ghi số tồn kho (số lượng) của từng thành phẩm vào cột số lượng của Sổ số dư. Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau khi ghi xong, thủ kho chuyển Sổ số dư cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. * Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng loại thành phẩm vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn thành phẩm. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng loại thành phẩm . Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên Sổ số dư (số liệu trên Sổ số dư được tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán). Từ Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn thành phẩm để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về thành phẩm. Các mẫu sổ như sau: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày….. đến ngày….. Loại TP SL chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày…tháng…năm…. Người nhận Người giao Sổ số dư Năm: Kho: Số danh điểm Tên sp Đơn vị Đơn giá Đ/m dự trữ SD đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 …. SL S.tiền SL S.tiền SL S.tiền Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho thành phẩm Tháng….năm… Kho : Số danh điểm Tên SP Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày… Đến ngày… Từ ngày.. Đến ngày.. Cộng nhập Từ ngày.. Đến ngày.. … Cộng xuất Về việc lập sổ danh điểm thành phẩm Do Công ty có rất nhiều loại thành phẩm nên để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng loại thành phẩm, Công ty nên sử dụng phương pháp lập danh điểm hàng hoá, tức là quy định cho mỗi thành phẩm một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các con số và chữ cái để thay thế tên gọi của chúng và hình thành nên Sổ danh điểm thành phẩm theo mẫu như sau: Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách TP Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm TP * Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Để phản ánh chính xác hơn giá trị thực của thành phẩm và lãi thực từ việc tiêu thụ thành phẩm ,Công ty nên tiến hành hạch toán dự phòng giảm giá thành phẩm. Để hạch toán dự phòng giảm giá thành phẩm , kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Như vậy, cuối mỗi niên độ, nếu giá thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ thì kế toán phải lập dự phòng giảm giá thành phẩm. Mức dự phòng này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6426) và hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thường (TK 711). Về việc áp dụng kế toán phân tích tại Công ty: Để nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty nên tổ chức một bộ phận kế toán phân tích, trong đó phải bao gồm những nhân viên có trình độ chuyên môn kế toán cao và có kiến thức cơ bản về quản trị doanh nghiệp. Công ty nên quy định rõ nhiệm vụ của bộ phận này, đó là: tập trung phân tích tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu kinh tế, đưa ra nhận xét, đánh giá, tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng đến tình hình đó và từ đó, đề xuất giải pháp lên Ban giám đốc.