Chuyên đề Hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán tài chinh do Công ty Hợp danh Kiểm toán Việt Nam thực hiện

Trích 1% quỹ lương về Tổng Công ty làm quỹ khen thưởng tập chung vào Tổng Công ty - Tổng quỹ lương còn được áp dụng: Trích 1% đóng góp quỹ sắp xếp đổi mới cơ cấu chất lượng lao động theo quy chế của Tổng Công ty ban hành tại quyết định số 971/ QĐ – H ĐQT ngày 10/9/2001 - Quỹ lương được trả cho người lao động theo lương thời gian và lương khoán - Quỹ tiền lương dự phòng để giải quyết những trường hợp bất thường trong năm ( Tối đa không quá 12% tổng quỹ lương). Quỹ dự phòng được chi trả hết cho người lao động - Quỹ khen thưởng trong lương dùng cho cá nhân tập thể lao động có năng xuất cao và có thành tích xuất sắc trong công tác dùng để thưởng cho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy nhân ngày lễ lớn - Căn cứ vào tỷ lệ trên Nhà máy hàng năm sẽ quyết định phân chia cụ thể quỹ tiền lương và căn cứ vào khả năng hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nhà máy chủ động điều chỉnh trên nguyên tắc bổ sung chủ yếu vào quỹ lương trả trực tiếp cho người lao động theo cơ chế giao khoán của Nhà máy. Sau khi có những văn bản cần thiết kiểm toán viên thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp với Ban Giám đốc và Kế toán trưởng của khách hàng về việc thực hiện tính , trích, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Như vậy kiểm toán viên có thể tập hợp được những thông tin cơ bản sau: Bảng 5:Ghi chú hệ thống tiền lương tại Nhà máy đóng tàu Hạ Long CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Period: 31/12/2006 Subject: Tìm hiểu hệ thống tiền lương Prepare NHV Reviewed by NKH Reviewed by NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 1. Cơ chế trả lương của Nhà máy như sau: Trả lương sản phẩm được thanh toán theo số lượng và chất lượng của sản phẩm - Đối với sản phẩm tập thể các đơn vị phải thực hiện bình quân chấm điểm - Việc chia lương thực hiện công khai từ tổ sản xuất đến người lao động biết để kiểm tra và giám sát theo quy chế dân chủ ở doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo nghị định số 07/NĐ- CP ngày 12/2/1999 của Chính Phủ, Quyết định số 936/ QĐ- CP ngày 20/5/1999 của Tổng Công ty về việc ban hành quy chế dân chủ - Nhà máy giao quyền cho các đồng chí Quản đốc đơn vị sản xuất xây dụng quy chế trả lương của các đơn vị và có sự thống nhất của ban chấp hành công đoàn bộ phận gửi về Nhà máythẩm định và phê duyệt. Hàng tháng căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng công việc hoàn thành của phòng kế hoạch và bảng chấm công của từng người Quản đốc đơn vị ký nhận vào bảng chia lương chi tiết của đơn vị mình và gửi lên phòng tổ chức lao động tiền lương để phê duyệt và thẩm định. Tại phòng tài chính lao động tiền lương kế toán sẽ lập bảng tổng hợp chi lương của các phân xưởng để trình Giám đốc phê duyệt Lương trả cho bộ phận điều hành của Nhà máy Nguyên tắc cơ bản: - Người giữ trọng trách có chức vụ cao mà hoàn thành nhiệm vụ thì được hưởng thu nhập cao hơn người có chức vụ thấp hoàn thành nhiệm vụ và cao hơn người có chức vụ và không hoàn thành nhiệm vụ. Cán bộ kỹ thuật thực hiện nhiệm vụ khó hơn và trình độ chuyên môn cao hơn thì được hưởng mức thu nhập cao hơn - Phụ cấp trách nhiệm được tính vào hệ số khoán - Bộ máy điều hành Nhà máy khoán 22 công / tháng hoàn thành nhiệm vụ Nhà máy giao cho Công thức thanh toán lương khoán cho bộ phận điều hành Lương tối thiểu(Lmin) x HS lương x K1 xK2 Tiền lương = x ngày làm thực tế 22 Công - Giám đốc Công ty: K = 1,8 - Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, Chủ tịch công đoàn Nhà máy, Bí thư đảng ủy nhà máy: K = 1,45 - Trưởng phòng, phó phòng các phòng chuyên môn nghiệp vụ, Bí thư đoàn thanh niên Nhà máy: K= 1,2 Nhân viên thực hiện nhiệm vụ: K= 1 K2: Hệ số hoàn thành kế hoạch tháng - Tiền lương tối thiểu Lmin năm 2006 tại Nhà máy áp dụng là 450.000 đ/tháng Hàng tháng các bộ phận phòng ban có bảng chấm công theo quy định và phòng lao động tiền lương căn cứ vào xác nhận mức độ hoàn thành kế hoạch của Nhà máy để tính lương, thưởng cho từng phòng ban và từng bộ phận theo quy chế khoán - Căn cứ vào số lượng lao động và xem báo cáo thay đổi nhân sự để phòng lao động tiền lương tiến hành thông báo cho cơ quan chức năng để tiến hành tính BHXH, BHYT, Thuế TNCN… Sau đó tiến hành đối chiếu kiểm tra các bảng tính của các cơ quan chức năng với các thay đổi thực tế. - Cuối kỳ phòng lao động tiền lương nộp các bảng tính lương, Giấy đối chiếu công nợ BHXH, BHYT cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán và ghi sổ - Căn cứ vào bảng tính lương kế toán tiền mặt sẽ tiến hành thanh toán lương theo 2 đợt - Đối với các khoản phải nộp cho cơ quan chức năng Nhà máy sẽ tiến hành tính và chi trả cho các bộ phận và nhân viên nghỉ chế độ thai sản sau đó thu hồi bằng tiền mặt các đối tượng trên 2. Quản lý và hạch toán lương Quỹ lương của Nhà máy được lập trên cơ sở chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kế hoạch và đơn giá lương kế hoạch. Nhà máy sẽ tính quỹ lương và sẽ trình Tổng Công ty CN Tàu thủy Việt Nam duyệt quyết toán quỹ lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Căn cứ vào đơn giá tiền lương do Tổng Công ty phê duyệt kế toán sẽ tính ra tổng quỹ lương và phân loại chi phí đồng thời ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 641: Lương nhân viên bán hàng + chi ăn ca + chi tàu xe Nợ TK 642: Lương nhân viên quản lý + chi ăn ca + chi tàu xe Có TK 334: Tổng quỹ lương - Hạch toán thanh toán lương Căn cứ vào bảng lương do phòng Tài chính Lao động Tiền lương lập và Kế toán trưởng, Giám đốc Nhà máy phê duyệt, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành thanh toán lương: Nợ TK 334: Số lương trả trong tháng Có TK 111: Lương nhân viên nhận bằng tiền Đối với nhân viên di vắng chưa lĩnh thì kế toán sẽ ghi Nợ TK 334: Số lương chưa có người nhận Có TK 338: Số lương phải trả cho nhân viên đi vắng - Hạch toán quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 641: Trích vào chi phí bán hàng Nợ TK 642: Trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334: Phần người lao động nộp Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (2%) Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (20%) Có TK 3384: Bảo hiểm y tế ( 3%) Một số khoản trích nộp cho Tổng Công ty kế toán hạch toán: Nợ TK 334: Trừ vào thu nhập của người lao động Có TK 336: Phần nộp cho Tổng Công ty Khi có giấy báo có của các cơ quan chức năng và nộp các quỹ Bảo hiểm và Thuế kế toán sẽ ghi: Nợ TK 338: Số tiền nộp Có TK 111: Chi tiền mặt Dựa vào kết quả thu thập được về hệ thống kiểm soát nội bộ với tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy Đóng tàu Hạ Long kiểm toán viên nhận thấy việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương được thực hiện theo đúng quy định. Theo giải trình của đơn vị ở Nhà máy có sự thay đổi về cmặt nhân sự của phòng kế toán. Lý do thay đổi nhân sự là do Nhà máy muốn thay đổi bộ máy kế toán thủ công còn tồn tại ở Nhà máy trước bằng những người có trình độ chuyên môn cao hơn để thiết kế bộ máy kế toán chi tiết và hiệu quản hơn. Trước khi chuyển đổi Tổng Công ty đã kiểm toán nội bộ 6 tháng đầu năm tại Nhà máy Đóng tàu Hạ Long. Do đó kiểm toán viên đã xem lại những kiến nghị trong thư quản lý của kiểm toán nội bộ của Tổng Công ty chủ yếu là những kiến nghị hoàn thiện sổ sách, chứng từ kế toán cũng như việc hạch toán kế toán tại Nhà máy và xem xét việc hạch toán 6 tháng cuối năm. Kiểm toán viên thấy việc hạch toán tại nhà máy đã hoàn chỉnh và chi tiết hơn. Từ những vấn đề tồn tại ở trên kiểm toán viên sẽ mở rộng kiểm tra tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy. b. Thực hiện thủ tục phân tích Sau khi đã có những thông tin ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương của khách hàng kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích để phát hiện ra những biến động lớn đối với tiền lương và các khoản trích theo lương. Với những khách hàng khác nhau sẽ có những thủ tục phân tích được áp dụng ở mức độ khác nhau. Nhà máy đóng tàu Hạ Long thanh toán lương cho người lao động theo quỹ lương ước tính từ doanh thu trong tháng. Vì thế kiểm toán viên sẽ lập bảng phân tích chi phí tiền lương / doanh thu tính lương của các quý để thấy được những biến động của tiền lương. Bảng 6: Phân tích sự biến động tiền lương giữa các quý CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Phân tích chi phí tiền lương giữa các quý Prepare : NHV Reviewed by: NKH Reviewed by: NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 Bảng phân tích tiền lương với doanh thu năm 2006 Quý Doanh thu tính lương Tiền lương Tỉ lệ tiền lương/ doanh thu I 4.376.104.382 569.295.002 13.10% II 5.513.050.382 839.471.185 15,23% III 6.410.006.691 1.050.352.096 16,38% IV 7.004.357.184 1.180.452.912 16,59% Tổng 23.303.536.585 3.639.571.195 15,62% Tiền lương được tính dựa trên doanh thu và đơn giá do Tổng Công ty duyệt Kết luận: - Tỉ lệ tiền lương trên doanh thu tăng dần từ quý I đến IV và tăng mạnh vào quý IV - Kiểm toán viên sẽ tập trung vào kiểm tra chi tiết 6 tháng cuối năm để phát hiện ra những biến động bất thường Bảng 7: Phân tích biến động của tiền lương qua 2 năm 2005 và năm 2006 CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Phân tích chi phí tiền lương giữa các năm Prepare …NHV.. Reviewed by:NKH Reviewed by: NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 Bảng phân tích tỉ lệ tiền lương qua 2 năm Năm Năm 2005 Năm 2006 Tổng quỹ lương 2.336.543.396 3.639.571.195 Doanh thu tính lương 15.881.248.270 23.303.536.585 Tiền lương / doanh thu 14,72% 15,62% Kết luận: Tỉ lệ tiền lương / doanh thu năm 2006 tăng so với năm 2005 do tổng quỹ lương và doanh thu năm 2006 đều tăng so với năm 2005 Qua bảng phân tích biến động của tiền lương qua các năm kiểm toán viên nhận thấy tiền lương và doanh thu tính lương năm 2006 đã tăng lên rất nhiều so với năm 2005. Tốc độ tăng của tiền lương nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu tính lương vì đơn giá tiền lương được Tổng Công ty phê duyệt năm 2006 tăng đáng kể so với năm 2005. Trước kia cơ chế lương của Nhà máy là lương phân phối bình quân nay đã chuyển thành lương khoán theo sản phẩm, mức tiền lương tối thiểu Nhà máy áp dụng đơn giá khoán lớn hơn mức tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định tại thời điểm. Vì thế mà mang lại thu nhập cao cho người lao động. Kiểm toán viên sẽ thu thập quyết định của Tổng Công ty Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam về việc phê duyệt quyết toán tiền lương năm 2006 cho Nhà máy đóng tàu Hạ Long Bảng 8: Bảng quyết toán lương năm 2006 Tổng Công ty CN Tàu thủy Việt Nam Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số 159/QĐ- LĐTL Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY CN TÀU THỦY VIỆT NAM VV: Duyệt quyết toán quỹ lương năm 2006 cho Nhà máy đóng tàu Hạ Long TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CN TÀU THỦY VIỆT NAM Xét đề nghị của Giám đốc Nhà máy đóng tàu Hạ Long, trưởng ban lao động tiền lương và phát triển nguồn nhân lực QUYẾT ĐỊNH ĐIỀU 1: Duyệt quyết toán tiền lương năm 2007 cho Nhà máy đóng tàu Hạ Long là 3.850 triệu đồng( Ba tỷ tám trăm năm mươi triệu đồng) Trong đó: - Tiền lương cho bộ phận sản xuất kinh doanh là 3.204 triệu đồng - Tiền lương cho bộ phận sản xuất khác là 646 triệu đồng Tiền lương trên làm cơ sở cho đơn vị quyết toán tài chính năm 2006. Đơn vị phải đảm bảo các chỉ tiêu kế hoạch được giao. ĐIỀU 2: Giám đốc Nhà máy đóng tàu Hạ Long, Chánh Văn phòng, Trưởng ban kinh tế, Trưởng ban QLLĐTL căn cứ quyết định thi hành Nhìn chung quỹ lương của Nhà máy đối chiếu phù hợp với bảng quyết toán tiền lương của Tổng Công ty. Kiểm toán viên cho rằng không có sai phạm mang tính trọng yếu trong việc hạch toán quỹ lương. Quỹ lương của Nhà máy được Tổng Công ty duyệt căn cứ vào doanh thu thực hiện nên kiểm toán viên áp dụng thủ tục phân tích tổng quỹ lương / doanh thu. Kiểm toán viên saukhi xem xét các chứng tù thanh toán lương nhận thấy Nhà máy đã có nhiều thay đổi theo tư vấn của nhóm kiểm toán năm trước. Vì thế không thấy có sự xuất hiện việc ký hộ, ký khống khi nhận lương ở các bộ phận trong Nhà máy. Kiểm toán viên tiếp tục việc tiến hành kiểm tra chi tiết việc thanh toán và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Các khoản trích theo lương tại Nhà máy được trích theo quy định của Bộ Tài chính. Đầu tiên kiểm toán viên kiểm tra tổng hợp số dư TK 3382, 3383, 3384 bằng cách đối chiếu số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ trên bảng cân đối phát sinh với số dư trên Báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm trước và số liệu trên sổ chi tiết tương ứng. Kiểm toán viên đối chiếu số dư tổng hợp của BHXH, BHYT với bảng đối chiếu nộp BHXH, BHYT của cơ quan bảo hiểm và đưa ra kết luận. Việc kiểm tra số dư TK 3382, 3383, 3384 được thể hiện cụ thể trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 9: Kiểm tra tổng hợp số dư TK 3382, 3383, 3384 CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Kiểm tra số dư TK 3382, 3383, 3384 Prepare :NHV Reviewed by : NKH Reviewed by:NKH Date 07/03/2007 Date07/04/2007 Date07/04/2007. Bảng tổng hợp số dư TK 3382, 3383. 3384 Tài khoản Nội dung 30/12/2006 (1) 30/12/2005 (2) 3382 Kinh phí công đoàn 72.791.423 46.730.867 3383 Bảo hiểm xã hội 727.914.239 467.308.679 3384 Bảo hiểm y tế 109.187.135 70.096.302 (1): Số liệu lấy từ số dư đầu kỳ bảng cân đối số phát sinh phù hợp với báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm 2005 (2): Số liệu lấy từ bảng cân đối số phát sinh đối chiếu khớp với sổ chi tiết - Số dư BHYT trên sổ sách: 109.187.135 - Đối chiếu với cơ quan bảo hiểm: 45.564.457 - Chênh lệch: 63.622.678 Đề nghị: Số chênh lệch trên là khoản không phải trả nữa nên cần phân tích lại chi tiết để kết chuyển vào thu nhập bình thường và trả lại cho công nhân viên Kết luận: Ngoại trừ vấn dề trên kiểm tra tổng hợp TK 3382, 3383, 3384 không có sai sót trọng yếu Qua việc kiểm tra chi tiết TK 3382, 3383, 3384 kiểm toán viên đã nhận thấy việc ghi nhận số dư tài khoản trên sổ sách hoàn toàn khớp đúng. Tuy nhiên số dư tài khoản 3384 trên sổ sách của đơn vị lại có giá trị cao hơn trong Bảng đối chiếu BHYT của cơ quan bảo hiểm là 63.622.678. Kiểm toán viên đã tìm hiểu nguyên nhân của những khoản chênh lệch đồng thời đưa ra kiến nghị để xử lý. Đề nghị này sau khi kết thúc kiểm toán viên phán ánh trên thư quản lý. Ngoài chênh lệch của BHYT trên kiểm toán viên kiểm tra số dư TK 3382, 3383, 3384 không có sai sót trọng yếu. Sau khi kiểm tra chi tiết số dư trên các tài khoản trích theo lương kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết việc trích lập các khoản trích đó trên tổng quỹ lương và quá trình thanh toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành tính toán các con số ước tính để so với số của đơn vị đã trích trên sổ sách. Kiểm toán viên tính toán số ước tính dựa trên số tiền lương kiểm toán viên ước tính trong năm qua mỗi tháng. Cụ thể kiểm toán viên tinh và kiểm tra các khoản trích theo lương được thể hiện trên giấy tờ của kiểm toán viên như sau: Bảng 10: Kiểm tra trích BHXH, BHYT, KPCĐ CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Kiểm tra trích BHXH, BHYT, KPCĐ Prepare: NHV Reviewed by: NKH Reviewed by: NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 Tổng lương hàng tháng của nhân viên khá ổn định vì số lượng nhân viên và mức lương của mỗi nhân viên ổn định Ví dụ: - Tháng 1: 298.441.300 đồng - Tháng 2: 297.656.300 đồng - Tháng 8: 301.141.700 đồng - Tháng 9 : 301.848.200 đồng - Tháng 10: 300.372.400 đồng Vậy ước tính trung bình khoảng 298.300.000 đồng/ tháng Bảng ước tính tiền lương và các khoản trích theo lương Chỉ tiêu Đối chiếu Ghi sổ Chênh lệch 1. Tổng quỹ lương cả năm 3.639.571.195 2. BHXH 727.720.000 727.914.239 194.239 15% chi phí 545.935.679 5% trừ lương nhân viên 181.978.559 3. BHYT 45.564.457 109.187.135 63.622.678 2% chi phí 72.791.423 1% trừ lương nhân viên 36.395.711 Tổng chênh lệch 63.816.917 3. KPCĐ 71.219.532 72.791.423 1.571.891 2% chi phí 72.791.423 Nguyên nhân của chênh lệch là do đây là lương trung bình tương đối nên tổng chênh lệch không lớn và không vượt quá mức cho phép Kết luận: Các khoản trích theo lương trích đúng quy định và không có sai sót trọng yếu Kiểm toán viên ước tính tiền lương trung bình mỗi tháng là 298.300.000 đồng/ tháng so với số trích tại Nhà máy đóng tàu Hạ Long, do chênh lệch qua đối chiếu là không lớn, không vượt quá mức cho phép và nguyên nhân chênh lệch do lương trung bình lấy tương đối vì vậy kiểm toán viên đã có kết luận các khoản trích theo lương là hoàn toàn phù hợp và theo đúng quy định của nhà nước. Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản trích theo lương bằng cách chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh với số tiền lớn, mang tính đại diện trong năm trên sổ chi tiết của các tài khoản trích theo lương để kiểm tra đến các chứng từ. Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương được thể hiện thông qua giấy tờ làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 11: Bảng đối chiếu BHXH, BHYT CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Bảng đối chiếu BHXH, BHYT Chứng từ Nội dung Số tiền Đối chiếu chứng từ Ngày Số hiệu 10/07 TT 1006 Thanh toán tạm ứng trợ cấp BHXH tháng 7 54.502.258 Khớp đúng 3/10 TG V206 Nộp BHYT tháng 9 6.539.494 Khớp đúng 3/10 TG V206 Nộp BHXH tháng 9 45.186.658 Khớp đúng 15/12 TG V 235 Nộp BHYT tháng 6.595.875 Khớp đúng 15/12 TG V 235 Nộp BHXH tháng 45.369.859 Khớp đúng Kết luận: Trích nộp BHXH, BHYT KPCĐ không có sai sót trọng yếu Khi tiến hành xong việc chọn mẫu các nghiệp vụ trên kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết đến các chứng từ liên quan. Việc kiểm tra chứng từ được kiểm toán viên kiểm tra đến tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, sự đầy đủ về chữ ký phê duyệt, sự khớp đúng về số tiền. Qua đó kiểm toán viên kết luận việc trích nộp BHXH, BHYT không có sai phạm. c. Thực hiện kiểm tra chi tiết Khi thực hiện các thủ tục phân tích và đánh giá ban đầu xong, kiểm toán viên có được những kết luận sơ bộ về quy trình hạch toán và tính lương tại đơn vị đồng thời phát hiện được những sai sót, kiểm toán viên tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết. Các thủ tục thực hiện bao gồm: - Kiểm tra nhân viên khống - Khảo sát nhân viên khống - Kiểm tra việc thanh toán tiền lương khống - Kiểm tra việc thanh toán và sử dụng các quỹ BHYT, BHXH, KPCĐ Tại Nhà máy đóng tàu Hạ Long các thủ tục kiểm tra trên được thực hiện thông qua việc kiểm tra khống và kiểm tra các tài khoản có liên quan một cách đan xen nhau và kiểm toán viên cũng xem xét sự ảnh hưởng của tài khoản này lên tài khoản khác và ngược lại. Để có thể bao quát hết các sai phạm tiềm tàng đối với toàn bộ chu trình.Từ kết quả của các thủ tục phân tích đó kiểm toán viên sẽ mở rộng việc kiểm tra chi tiết việc chi lương và các khoản trích theo lương. - Đối với tiền lương Ban đầu kiểm toán viên sẽ kiểm tra số dư của các tài khoản nhằm kiểm tra việc trình bày và khai báo. Kiểm toán viên sữ đối chiếu số dư tài khoản tiền lương trên bảng cân đối kể toán và báo cáo tài chính năm trước đã được kiểm toán, kiểm tra số cộng dồn để đối chiếu với sổ cái và các sổ chi tiết, bảng cân đối sổ phát sinh Bảng 12: Khảo sát số dư TK 334 CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Khảo sát số dư TK 334 Prepare:NHV Reviewed by: NKH Reviewed by:NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 Khảo sát số dư TK 334 Chỉ tiêu Số tiền Số dư đầu năm 70.000.000 Số phát sinh nợ 4. 585.132.156 Số phát sinh có 5.020.861.121 Số dư cuối năm 505.728.965 - Số dư đầu năm: Đã đối chiếu với Báo cáo tài chính năm 2005 - Đã đối chiếu với sổ cái và sổ chi tiết - Số dư cuối năm: Đã kiểm tra cộng dồn Kết luận: Các bước kiểm tra đã đạt yêu cầu Sau khi kiểm toán viên đối chiếu số dư và số phát sinh tài khoản 334 là khớp đúng kiểm toán viên sẽ kiểm tra tính hợp lý của các số phát sinh bằng các thủ tục khảo sát nhân viên khống và khảo sát tiền lương khống . - Khảo sát nhân viên khống Khi tiến hành khảo sát nhân viên khống kiểm toán viên chọn ra khoảng 25 người có thu nhập cao trong Nhà máy tiến hành kiểm tra ngược lên hồ sơ các nhân , Hợp đồng lao động được lưu trên phòng nhân sự. Kiểm toán viên chú ý kiểm tra chữ ký trên bảng chấm công với chữ ký trên bảng tính lương và trên Hợp đồng lao động của nhân viên được chọn. Kiểm tra như vậy giúp cho kiểm toán viên kiểm tra khả năng đơn vị thanh toán lương cho những nhân viên không có trong danh sách của Nhà máy Bảng 13: Khảo sát nhân viên khống CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Khảo sát nhân viên khống Prepare : NHV Reviewed by: NKH Reviewed By: NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 Bảng khảo sát nhân viên khống STT Họ và tên Chức danh Tiền lương (I) (II) 1 Nguyễn Văn Nam Kế toán trưởng 3.565.000 v v 2 Phan Minh Tùng Trưởng phòng 2.959.630 v v 3 Nguyễn Thị Linh Phó Giám đốc 3.850.000 v v 4 Vũ Đình Khang Kế toán 2.030.000 v v 5 Đinh Văn Tuấn Công nhân 1.200.350 v v 6 ..... ....... ............ .... ... Ghi chú: (I): Kiểm tra hợp đồng tại phòng nhân sự (II): Kiểm tra chữ ký trên bảng chấm công V : Kiểm tra khớp Kết luận: Không có hiện tượng nhân viên khống Khi tiến hành khảo sát tiền lương khống tại Nhà máy kiểm toán viên dựa vào quy chế tiền lương, thưởng tại Nhà máy và tính toán lại xem đơn vị tính lương đúng theo quy chế không ? Kiểm toán viên lấy một số mẫu Bảng tính lương để tiến hành kiểm tra và kiểm tra số liệu trên sổ chi tiết tiền lương. CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Bảng tổng hợp lương Prepare: NHV Reviewed by: NKH Reviewed by: NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 TT Phòng Ban Tổng tiền lương BHXH(5%) BHYT(1%) Công đoàn phí 1% lương thực tế Tổng trừ Còn lĩnh 1 Khối văn phòng 1.632.158.908 81.607.945 16.321.589 32.643.178 16.321.589 146.894.301 1.485.264.607 2 Phân xưởng 1 736.192.001 36.809.600 7.361.920 14.723.384 7.361.920 66.257.280 669.934.721 3 Phân xưởng 2 126.461.832 6.323.091 1.264.618 2.529.237 1.264.618 11.381.563 115.080.269 4 Phân xưởng 3 825.927.301 41.296.365 8.259.273 16.518.546 8.259.273 74.333.457 715.593.844 5 Cửa hàng 1.264.392.114 63.219.606 12.643.921 25.287.842 12.643.921 113.795.290 1.150.596.824 6 Tổng 4. 585.132.156 181.978.559 36.395.711 72.791.423 72.791.423 363.957.116 3.639.571.195 Ghi chú: - Đối chiếu số còn lĩnh trên bảng lương: 3.639.571.195 với bên Nợ TK 334 đối ứng với bên Có TK 111 trên sổ cái và sổ chi tiết - Đối chiếu tổng thu nhập với số phát sinh Nợ TK 334 - Đối chiếu số trích 1% lương thực tế với số quyết toán trên bảng quyết toán lương của Nhà máy Kết luận: - Số dư Nợ TK 334 trên sổ cái và sổ chi tiết khớp đúng với số trên bảng lương tổng hợp của đơn vị - Kiểm toán viên chọn mẫu 1 bảng lương của tháng 12 để xem xét việc chi lương cho từng người Bảng 14: Bảng tổng hợp lương Bảng 15: Bảng lương tháng 12 CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM Client: Nhà máy đóng tàu Hạ Long Peroid: 31/12/2006 Subject: Bảng lương tháng 12 Prepare : NHV Reviewed by: NKH Reviewed by:NKH Date 07/03/2007 Date 07/04/2007 Date 07/04/2007 TT Phòng Ban Tổng tiền lương BHXH(5%) BHYT (1%) Công đoàn phí 1% lương thực tế Tổng trừ Còn lĩnh 1 Khối văn phòng 136.013.242 6.800.662 1.360.132 2.720.265 1.360.132 12.241.190 123.772.052 2 Phân xưởng 1 61.349.333 3.067.466 613.493 1.226.986 613.493 5.521.438 55.827.895 3 Phân xưởng 2 10.538.486 526.924 131.731 263.426 131.731 1.053.848 9.484.638 4 Phân xưởng 3 68.827.275 3.441.364 688.273 1.376.456 688.273 6.194.456 62.632.819 5 Cửa hàng 105.366.009 5.268.300 1.053.660 2.107.320 1.053.660 9.482.940 95.883.069 6 Tổng 4. 585.132.156 181.978.559 36.395.711 72.791.423 72.791.423 363.957.116 3.639.571.195 Ghi chú - Đối chiếu số còn lĩnh trên bảng lương tháng 12 với số Nợ TK 334 đối ứng với bên Có TK 111: Kiểm tra phiếu chi và số tiền chi trên sổ chi tiết và sổ cái . - Kiểm tra các số giảm trừ lương bên Nợ TK 334, BHXY, BHYT, KPCĐ 1% lương thực tế với các chứng từ liên quan Kết luận: - Số liệu bên Nợ TK 334 tháng 12 khớp với số trên bảng lương - Các số giảm trừ đều trung thực và hợp lý Qua việc kiểm tra việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương kiểm toán viên nhận thấy các khoản trích này của Nhà máy đều hợp lệ, hợp lý và đúng với quy định hiện hành. 2.4. Kết thúc kiểm toán Soát xét giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Xem xét và giải thích các phát hiện kiểm toán. Ở giai đoạn này xem xét lại kỹ lưỡng một lần nữa trước khi đưa ra báo cáo kiểm toán. Vì thế mà CPA VIETNAM có thể giảm được rủi ro kiểm toán xuống thấp nhất có thể chấp nhận được từ đó giữ vững được uy tín của Công ty và tăng cường củng cố niềm tin của khách hàng vào các dịch vụ mà Công ty cung cấp. Trưởng nhóm kiểm toán sẽ tổng hợp những phát hiện của kiểm toán viên xem xét đánh giá những phát hiện này đồng thời chỉ ra những sai sót của kiểm toán viên. Công việc này hướng đến: - Có đạt mục tiêu kiểm toán hay không và kết luận kiểm toán có nhất quán với quá trình kiểm toán không? Những bằng chứng thu được có hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến về Báo cáo tài chính của đơn vị hay không? - Giấy tờ làm việc có được trình bày đúng, đầy đủ và thích hợp cho từng công việc không? - Những vấn đề vướng mắc đã được giải quyết với khách hàng chưa và đã được nhất trí của khách hàng về vấn đề đó hay chưa? Cuối cùng trưởng nhóm sẽ tổng hợp kết quả kiểm toán và thảo luận với khách hàng về các bút toán điều chỉnh và các hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Tổng hợp các bút toán điều chỉnh. Tại Nhà máy đóng tàu Hạ Long các bút toán điều chỉnh là kết quả tổng hợp trong quá trình làm việc của kiểm toán viên và được soát xét bởi chủ nhiệm kiểm toán. Đó là cơ sở để lập Báo cáo kiểm toán. Nhóm kiểm toán sẽ giao cho khách hành một bản để thống nhất các điều chỉnh theo yêu cầu của kiểm toán viên. Trong năm vừa qua Nhà máy hoạt động tương đối hiệu quả một phần là do sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và khả năng chuyên môn tốt của đội ngũ kế toán Nhà máy. Vậy theo ý kiến của kiểm toán viên trong năm 2006 vừa qua Nhà máy đã có nhiều sự đổi mới theo hướng tích cực trên cơ sở những ý kiến đưa ra năm 2005. Tuy nhiên kiểm toán viên vẫn nhận thấy những hạn chế cần khắc phục đối với công tác tiền lương và các khoản trích theo lương. Các vấn đề cần khắc phục chủ yếu liên quan đến hợp đồng thuê nhân công ngoài và việc trích lập BHXH, BHYT - Hợp đồng thuê nhân công ngoài phải có đầy đủ bảng chấm công, danh sách nhân công và có chữ ký đầy đủ khi thanh toán lương - Hợp đồng thuê nhân công phải có số chứng minh thư nhân dân của người ký hợp đồng. - Điều chỉnh số trích BHXH, BHYT của đơn vị với số đươc duyệt của cơ quan bảo hiểm Nợ TK 338: 63.816.917 Có TK 641: 60.921.538 Có TK 642: 2.895.379 Lập báo cáo kiểm toán và thư quản lý: Việc lập báo cáo kiểm toán và thư quản lý dựa vào những sai phạm và bút toán điều chỉnh mà kiểm toán viên đưa ra. Đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy, Sau khi kiểm toán viên thảo luận với đơn vị và đơn vị chấp nhận các bút toán điều chỉnh mà kiểm toán viên đưa ra thì chủ nhiệm kiểm toán sẽ lập báo cáo kiểm toán với ý kiến: “ Báo cáo tài chính sau điều chỉnh là báo cáo tài chính đã phản ánh trung thực và hợp lý xét trên khía cạnh trọng yếu tình hình tài chính của Nhà máy đóng tàu Hạ Long tại ngày 31/12/2006 cũng như kết quả hoạt động kinh doanh cho năm Tài chính kết thúc cùng ngày, phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam” PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG DO CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM THỰC HIỆN 1. Một số nhận xét về quy trình kiểm toán tiền lương và nhân viên tại CPA VIETNAM Kiểm toán báo cáo tài chính trong những năm gần đây là loại hình chiếm tỉ lệ lớn về doanh thu trong các loại hình về dịch vụ của CPA Việt Nam. Đây là minh chứng để thấy rõ vai trò của công tác kiểm toán hơn thế nữa nó khẳng định sự tín nhiệm của khách hàng đối với Công ty. Giữ vững được tín nhiệm này đồng thời thu hút được nhiều khách hàng về phía mình là một trong những vấn đề quan trọng mà ban giám đốc và cán bộ nhân viên quan tâm. Trên cơ sở thực tiễn ở Việt Nam Công ty đã từng bước xây dựng cải cách hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính để đáp ứng được những đòi hỏi trong quá trình nâng cao vị trí vai trò của kiểm toán tại Việt Nam. Kiểm toán báo cáo tài chính phải được thực hiền từng bước phù hợp với tình hình chung trong lĩnh vực tài chính kế toán tại Việt Nam. Tuy nhiên sự phù hợp ở đây không phải là kiểm toán báo cáo tài chính phải tuân thủ những hạn chế của hệ thống tổ chức tài chính kế toán tại Việt Nam.Mà ở đây kiểm toán báo cáo tài chính phải dựa trên những điều kiện thực tế để xác định phương pháp phù hợp để không chỉ đưa ra ý kiến xác minh mà còn nhằm từng bước hoàn thiện đổi mới tính chất tài chính kế toán. Tại CPA Việt Nam đã thực hiện đúng các yêu cầu đó và từng bước tạo được hiệu quả trong kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán tiền lương nói riêng. Có được kết quả đó là do nhiều nhân tố tạo nên trong đó có nhân tố không thể thiếu được là sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty - Sự lãnh đạo của Ban giám đốc Yếu tố đầu tiên tạo ra những thành công của Công ty chính là đội ngũ Ban lãnh đạo vì đây là những người hội tụ đầy đủ năng lực nghiệp vụ và năng lực quản lý tốt. Ban lãnh đạo của CPA Việt Nam là những người có tầm nhìn chiến lược về khả năng hoạt động của Công ty để từ đó có được những kế hoạch , chương trình phát triển và những biện pháp hỗ trợ đắc lực cho các kế hoạch đề ra. Không chỉ giữ vai trò chủ đạo trong Công ty mà Ban lãnh đạo còn trực tiếp tham gia vào các giai đoạn khác nhau của cuộc kiểm toán từ khi lập kế hoạch kiểm toán đến khi kết thúc kiểm toán. Một trong những chiến lược quan trọng và đúng đắn mà Ban lãnh đạo đưa ra là CPA Việt Nam không chờ đợi khách hàng tìm đến đặt yêu cầu mà chủ động gửi thư chào hàng trong đó nêu rõ quyền lợi mà khách hàng được hưởng nếu tiếp nhận dịch vụ của Công ty. - Việc lập kế hoạch được cân nhắc chi tiết đầy đủ và hợp lý Việc lập kế hoạch kiểm toán được cân nhắc chi tiết đầy đủ và hợp lý. Chất lượng cuộc kiểm toán báo cáo tài chính là nhân tố được quan tâm hàng đầu. Bên cạnh đó sự cân nhắc giữa doanh thu và chi phí bỏ ra cũng là yếu tố sống còn của CPA Việt Nam. Do đó trong bước lập kế hoạch kiểm toán việc cân nhắc tìm hiểu sơ bộ về khách hàng làm căn cứ để kí hợp đồng kiểm toán được thực hiện nhằm hạn chế tối đa rủi ro đối với Công ty từ phía doanh nghiệp mang lại. Tại Công ty chuẩn bị các tư liệu cho cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Hàng tuần các kiểm toán viên, chuyên gia và trợ lý kiểm toán đều được cập nhật các chế độ liên quan đến niên độ kế toán. Việc tìm hiểu khách hàng từ sơ bộ đến chi tiết được tuân thủ đầy đủ. Công việc tìm hiểu khách hàng được phân bổ cho từng bộ phận kiểm toán trong nhóm kiểm toán. Sau khi tìm hiểu khách hàng xong nhóm kiểm toán sẽ họp lại và đưa ra quyết định các bước thực hiện tiếp theo. - Công tác tổ chức kiểm toán khoa học và hiệu quả Tổ chức phân công công việc cho các thành viên trong nhóm., phân công công việc cho các kiểm toán viên một cách hợp lý khoa học là yêu cầu đạt được trong các cuộc kiểm toán tại CPA Việt Nam. Thông thường nhóm kiểm toán ở CPA Việt Nam bao gồm kiểm toán viên,chuyên gia và trợ lý kiểm toán viên. Mỗi cá nhân được phân công công việc phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình. Một kiểm toán viên có khả năng tập hợp ý kiến thì được cử làm trưởng nhóm kiểm toán còn lại chuyên gia và trợ lý kiểm toán được phân công công việc cụ thể. - Xây dựng thủ tục kiểm toán hợp lý phù hợp với từng chu trình kiểm toán và từng khách hàng kiểm toán Trong kiểm toán tiền lương nhân viên các thủ tục phân tích được kiểm toán viên trong nhóm xây dựng và thực hiện hiệu quả. Việc vận dụng thủ tục phân tích trong toàn bộ cuộc kiểm toán giúp kiểm toán viên giảm được tối đa những thủ tục kiểm toán không cần thiết. Điều này đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán trong một cuộc kiểm toán tương đối hẹp. Các thủ tục kiểm toán được kiểm toán viên sử dụng đầy đủ và linh hoạt cho từng khách hàng. Bằng các xét đoán nghề nghiệp, các xét đoán hợp lý và lôgic kết hợp với sự thống nhất giữa kiểm toán viên các thủ tục phân tích được áp dụng trong kiểm toán tiền lương nhân viên được phát huy tác dụng của mình. - Việc sử dụng giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được sắp xếp và thiết kế một cách hợp lý giúp cho kiểm toán viên thuận lợi trong quá trình làm việc và ghi chép,việc ghi chép giấy tờ làm việc với các tham chiếu có ưu điểm vừa giúp các kiểm toán viên có căn cứ để so sánh, phối hợp với nhau nhưng đồng thời cũng tạo ra tính lunh hoạt độc lập trong công việc. Điều này thể hiện rõ nhất khi các kiểm toán viên sử dụng các phần hành liên quan đến phần hành kiểm toán của mình, vừa tiết kiệm được thời gian và tiết kiệm được chi phí kiểm toán. Trên đây là những yếu tố thể hiện những ưu điểm mà CPA Việt Nam đặt ra và đạt được trong kiểm toán báo cáo tài chính. Bên cạnh đó còn một số hạn chế khó khăn gặp phải trong kiểm toán báo cáo tài chính mà CPA Việt Nam cần khắc phục trong công tác kiểm toán tiền lương nhân viên đồng thời nâng cao hiệu quả trong kiểm toán báo cáo tài chính. - Do quan niệm về kiểm toán của khách hàng Hiện nay nhiều khách hàng hiểu về khách hàng vẫn chưa đầy đủ và gây không ít khó khăn dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm toán của kiểm toán viên. Điều này không chỉ gây khó khăn cho kiểm toán viên trong quá trình làm việc mà còn gây cho kiểm toán viên khó khăn khi đưa ra ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán. Do chưa hiểu biết về kiểm toán độc lập nên số lượng doanh nghiệp có nhu cầu kiểm toán còn hạn chế, do đó các doanh nghiệp cần kiểm toán mới chỉ là các công ty liên doanh và các doanh nghiệp nhà nước lớn. Trong trường hợp khách hàng ghi nhận những đề xuất của kiểm toán viên nhưng không tiến hành điều chỉnh những sai xót nên gây ra cho kiểm toán viên khó khăn cho những lần kiểm toán sau.Điều này cho thấy rằng bản thân khách hàng chưa thực sự hiểu biết về kiểm toán độc lập rằng đó chính là người tư vấn, giúp đỡ cho doanh nghiệp trong ổn định trong công tác kế toán đồng thời giúp họ hiểu những hạn chế yếu kém để từ đó khắc phục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Do hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Phần lớn trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty còn tồn tại một số điểm cần khắc phục. Hệ thống này mới chỉ được xây dựng một cách đơn giản và có tác dụng trước mắt chứ không mang tính lâu dài. Tuy đã được thiết kế một số chính sách và thủ tục kiểm soát trong công tác quản lý nhưng việc thực hiện các chính sách và thủ tục này vẫn còn chưa đầy đủ. Điều này gây cản trở cho kiểm toán viên khi xác định tính hiện hữu và xác định hiệu quả của chính sách thủ tục cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. - Các phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ chưa được sử dụng đầy đủ. Các phương pháp kiểm tra chứng từ đã được CPA Việt Nam sử dụng đầy đủ, hợp lý trong kiểm toán tiền lương và nhân viên đã giúp Công ty đạt được hiệu quả trong công tác kiểm toán song vẫn còn tồn tại việc áp dụng phương pháp kiểm tra ngoài chứng từ. Cụ thể là phương pháp điều tra, việc tiến hành điều tra, khảo sát việc chấm công chưa được thực hiện. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự chính xác của số liệu tiền lương và ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính. Thực tế điều này mất nhiều thời gian trong khi đó thời gian kiểm toán rất hạn hẹp và cũng rất tốn kém ảnh hưởng đến chi phí kiểm toán. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 2.1. Công việc chọn mẫu kiểm toán Thực tế áp dụng Khi công việc tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như việc xác định mức độ trọng yếu trên báo cáo tài chính được đảm bảo là tốt thì đương nhiên số mẫu chọn sẽ giảm đi. Nhưng trên thực tế số lượng mẫu chọn nhiều khi quá lớn và hạn chế về mặt thời gian nên kiểm toán viên không có điều kiện kiểm tra toàn bộ các chứng từ chi phí phát sinh do vậy chọn mẫu như thế nào mang lại tính chính xác cao nhất chính là vấn đề mà kiểm toán viên quan tâm. Thường khi tiến hành kiểm toán kiểm toán viên thường chọn những mẫu chọn có số dư lớn vì chúng có rủi ro cao. Mặt khác kiểm toán viên cũng căn cứ trên kinh nghiệm của mình trên kinh nghiệm của mình để tiến hành chọn mẫu đối với những nghiệp vụ bất thường điều này hoàn toàn mang tính xét đoán nghề nghiệp, chủ quan của kiểm toán viên. Trong trường hợp đối với các khách hàng thường xuyên thì nguyên tắc chọn mẫu này rất dễ bị khách hàng nắm bắt. Đôi khi không chắc chắn sai xót xảy ra ở những nghiệp vụ có số dư lớn mà lại xảy ra ở những nghiệp vụ nhỏ mà có tần xuất sai xót tương đối lớn. Từ những điều trên ta thấy việc đa dạng hóa các phương pháp chọn mẫu là hết sức cần thiết. Đối với khoản mục tiền lương nói riêng và khoản mục khác nói chung kiểm toán viên có thể tiến hành phương pháp dựa theo bảng số ngẫu nhiên bởi đối tượng của mẫu phần lớn được đánh số trước hoặc có thể chọn mẫu qua máy vi tính bằng chương trình cụ thể. Cách chọn mẫu này mang tính khoa học đảm bảo mẫu chọn có tính đại diện cao và các phần tử trong tổng thể đều có thể được chọn vào mẫu , tiết kiệm được thời gian, chi phí và giảm rủi ro cho mẫu chọn. Việc chọn theo phương pháp này được đảm bảo theo tính ngẫu nhiên tránh lặp lại theo thói quen cũ của kiểm toán viên và tránh khả năng phỏng đoán về mẫu chọn của khách hàng. Biện pháp hoàn thiện Đối với tiền lương nói riêng và khoản mục khác nói chung CPA VIETNAM có thể tiến hành chọn mẫu theo phương pháp dựa vào bảng số ngẫu nhiên vì đối tượng của mẫu phần lớn là các chứng từ được đánh số trước hoặc có thể chọn mẫu qua máy vi tính bằng chương trình cụ thể. Các chọn mẫu này mang tính khoa học và đảm bảo mẫu chọn có tính đại diện cao và các phần tử trong tổng thể đều có thể được chọn vào mẫu vì thế mà tiết kiệm được thời gian, chi phí và giảm được rủi ro chọn mẫu. Việc chọn theo phương pháp này có thể tránh lặp lại theo thói quen cũ và đảm bảo tính ngẫu nhiên tránh khả năng phỏng đoán của khách hàng về chọn mẫu 2.2. Ghi chép trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Khi kiểm tra chi tiết cũng như khi so sánh số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước. Đôi khi kiểm toán viên không ghi chép số liệu này trên giấy tờ làm việc của mình. Điều này sẽ khiến cho quá trình kiểm tra sau này gặp phải một số khó khăn nhất định. Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ Thực tế áp dụng Công ty sử dụng phương pháp kiểm tra ngoài chứng từ còn hạn chế về phương pháp chọn mẫu chứng từ Biện pháp áp dụng Để khắc phục được hạn chế sử dụng phương pháp kiểm tra ngoài chứng từ Công ty có thể cân nhắc và xem xét và các giải pháp sau: Khảo sát việc chấm công của đốc công, trong quá trình tìm hiểu và thực hiện kiểm toán thì kiểm toán viên có thể khảo sát việc chấm công tại các phòng ban tổ đội. Gặp trực tiếp đối cần xác minh: Kiểm toán viên yêu cầu Công ty bố trí và tạo điều kiện gặp trực tiếp đối tượng cần xác minh. 2.4. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Thực tế áp dụng Trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính nhất là kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương của khách hàng bao giờ cũng phải có bước tiến hành tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để từ đó xem xét rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng. Khi tiến hành hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên thường quan tâm tới các yếu tố như: Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Để tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng kiểm toán viên có thể lựa chọn nhiều cách thức khác nhau tùy thuộc vào quy mô, tính chất phức tạp của khách hàng. Trên thực tế CPA VIETNAM đã thiết kế thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương một cách cụ thể. Kiểm toán viên mới chỉ thực hiện thủ tục này ở mức tìm hiểu về quy chế tiền lương chung của đơn vị và đưa ra kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nên việc thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự chưa hiệu quả. Hệ thống kiểm soát được thiết kế phải có lợi về mặt chi phí và chi phí bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mà hệ thống mang lại. Do đó đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và xác định tính chính xác của nó là vấn để mà kiểm toán viên quan tâm. Biện pháp hoàn thiện Để giải quyết vấn đề này Công ty nên xây dựng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ một cách cụ thể và đầy đủ hơn nữa. Cụ thể đối với phần hành khác nhau nên xây dựng bảng câu hỏi đối với từng phần hành đó. Công việc này có thể thực hiện trước khi tiến hành kiểm toán và do các kiểm toán viên phần hành đảm nhiệm. Ưu điểm của phương pháp này sẽ cho thấy sự đa dạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng phần hành khác nhau. Bảng câu hỏi có thể lập đơn giản với những câu hỏi có tính chất trả lời nhanh, trả lời đúng sai…với mục đính thời gian thực hiện thủ tục này không quá nhiều. Công ty cũng có thể sử dụng lưu đồ và bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp được hiệu quả hơn. - Bảng tường thuật: Là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bảng tường thuật cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp kiểm toán viên hiểu biết hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Lưu đồ: Là hệ thống biểu đồ, ký hiệu trình bày toàn bộ quy trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả chứng từ, tài liệu kế toán. Lưu đồ về hệ thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên nhận xét chính xác hơn về thử nghiệm kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thử nghiêm kiểm soát cần bổ sung. Kiểm toán viên có thể phỏng vấn một số cán bộ công nhân viên trong đơn vị khách hàng để có thể đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng một cách nhanh chóng và xác định mức độ rủi ro phù hợp. 2.5. Kiểm toán trong môi trường tin học Thực tế áp dụng Song song với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay là sự phát triển của công nghệ thông tin. Hầu hết các Công ty hiện nay đang tiến hành tin học hóa công tác tài chính kế toán của mình nhằm cung cấp nhanh chóng và chính xác thông tin cho nhà quản lý và những người quan tâm. Chính sự thay đổi mạnh mẽ đó đòi hỏi các Công ty kiểm toán không những cập nhật những thay đổi trong hệ thống kế toán của khách hàng mà còn phải đổi mới và cải thiện chính bản thân để theo kịp với những thay đổi đó để nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Hiện nay chứng từ trong mỗi đơn vị là rất lớn mà kiểm toán viên không thể tiến hành kiểm tra được 100% các chứng từ có liên quan. Để cuộc kiểm toán có hiệu quả với chi phí thấp thì các Công ty kiểm toán phải xây dựng cho mình một cách thức chọn mẫu thích hợp để chọn được các phần tử thích hợp nhằm thu thập được các bằng chứng kiểm toán thỏa mãn nhu cầu đặt ra. Để nâng cao hiệu quả công việc chọn mẫu kiểm toán viên nên đa dạng hóa các phương pháp chọn mẫu sao cho chọn mẫu mang tính chất đại diện cao. Ở CPA VIETNAM kiểm toán viên có thể chọn mẫu ngẫu nhiên dựa trên bảng số ngẫu nhiên hoặc thông qua máy tính bằng các chương trình kiểm toán đã được xây dựng cụ thể. Biện pháp hoàn thiện CPA VIETNAM trong tương lai nắm bắt kịp thời với công nghệ thông tin sử dụng phần mềm kiểm toán để hỗ trợ cho hoạt động kiểm toán. Muốn như vậy các kiểm toán viên trong Công ty phải liên tục trau dồi kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ của mình để có thể bắt kịp với công nghệ hiện đại và sử dụng thành thạo các phần mềm kiểm toán. CPA VIETNAM nên xây dựng một phần mềm chương trình kiểm toán thông qua máy vi tính cho từng phần hành mà nhất là trong việc kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương. Qua hệ thống máy tính kiểm toán viên có thể thấy được số lượng nhân viên đã và đang ký kết hợp đồng. Kiểm tra việc sử dụng lao động, theo dõi ngày công lao động cũng như các sự thay đổi khác về nhân sự tại đơn vị khách hàng. Thông qua hệ thống máy tính giúp CPA VIETNAM thực hiện chọn mẫu kiểm toán một cách toàn diện hơn và bên cạnh đó có thể thực hiện chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên với đối tượng kiểm toán đã định lượng. 2.6. Vấn đề về việc nâng cao chất lượng kiểm toán Thực tế áp dụng Bất kỳ một Công ty kiểm toán nảo thì chất lượng cuộc kiểm toán là yếu tố quyết định ảnh hưởng tới sự tồn tại và uy tín của Công ty đó. Tuy nhiên chất lượng của mỗi cuộc kiểm toán còn phụ thuộc vào bản thân đơn vị đó.Với CPA VIETNAM là một Công ty mới thành lập nên trong giai đoạn này Công ty gặp không ít khó khăn về tình hình nhân sự và việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Để nâng cao uy tín và vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước thì CPA VIETNAM nên chú ý đến công tác tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực, coi đó là yếu tố cơ bản và quan trọng. Mặc dù CPA VIETNAM luôn có chương trình đào tạo cho cán bộ nhân viên thường xuyên nhưng vấn đề quan trọng là kiểm toán viên phải được thường xuyên thực hiện phần hành. Biện pháp hoàn thiện CPA VIETNAM nên tạo thuận lợi cho những kiểm toán viên mới tiếp xúc với tất cả các phần hành kiểm toán để họ có cái nhìn tổng quan hơn, có khả năng suy luận logic kết nối giữa các phần hành nhanh chóng và hiệu quả. Giúp kiểm toán viên thu thập được các bằng chứng có sức thuyết phục cao và giảm được chi phí cho cuộc kiểm toán 2.7. Vấn đề về phía các cơ quan chức năng Thực tế áp dụng Vấn đề hoàn thiện quy trình kiểm toán tại CPA VIETNAM không chỉ phụ thuộc vào bản thân Công ty mà còn rất nhiều yếu tố bên ngoài có tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của CPA VIETNAM đặc biệt là hệ thống pháp lý và hệ thống các văn bản, chuẩn mực kế toán, kiểm toán do Bộ Tài chính ban hành. Biện pháp thực hiện Để thực hiện được thì kiểm toán viên phải tuân thủ theo đúng quy định, chuẩn mực kế toán kiểm toán hiện hành. Trong một vài năm gần đây Chính phủ và Bộ Tài chính ban hành nhiều văn bản thông tư có liên quan đến việc hành nghề của kiểm toán viên cũng như các Công ty kiểm toán. Bên cạnh luật kiểm toán ra đời có xu hướng thiên về kiểm toán Nhà nước song với sự ra đời của luật kiểm toán Nhà nước đã tạo hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm toán ở nước ta. Trong thời gian tới để thống nhất các hoạt động của các Công ty kiểm toán độc lập Bộ Tài chính và chính phủ cần có các văn bản, quyết định thống nhất hoạt động của các cơ quan kiểm toán độc lập. Mặc dù vậy cho đến nay hệ thống văn bản pháp lý về kế toán, kiểm toán vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện, một số văn bản pháp luật về chế độ lương và việc hạch toán lương vẫn tiếp tục được thay đổi điều này gây không ít khó khăn cho kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Bản thân em mong muốn các cơ quan chức năng nên quan tâm và có sự thống nhất hơn nữa trong việc ban hành các văn bản và chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán tránh sự chồng chéo giữa các văn bản ban hành, thống nhất các chế độ trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ giữa các loại hình doanh nghiệp khác nhau. KẾT LUẬN Cùng với sự hội nhập và phát triển của kinh tế đất nước hoạt động kiểm toán dặc biệt là kiểm toán Báo cáo tài chính ngày càng khẳng định là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương hết sức quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính và cần được chú trọng trong thực hiện kiểm toán. Nghiên cứu chương trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương do CPA VIETNAM thực hiện là vấn đề đòi hỏi phải có sự nghiên cứu nghiêm túc về đặc điểm và loại hình của đơn vị được kiểm toán về các bước tiền hành kiểm toán nói chung và cho tổng thể chương trình kiểm toán nói chung. Trong khuân khổ chuyên đề thực tập bài viết của em tập chung vào phân tích đánh giá công tác kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy Đóng tàu Hạ Long từ đó rút ra một số bài học kinh nghiệm từ thực tiễn công tác kiểm toán đồng thời nêu một số nhận xét về quy trình kiểm toán nói chung và quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trính theo lương nói riêng do CPA VIETNAM thực hiện. Tuy đã rất cố gắng nhưng do thời gian có hạn và trình độ còn hạn chế cả về lý thuyết và thực hành nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót không thể tránh khỏi. Song trong quá trình hoàn thành chuyên đề này đã được sự chỉ bảo tận tình của Thạc sĩ Trần Mạnh Dũng và các anh chị trong Công ty Hợp danh Kiểm toán Việt Nam. Một lần nữa em xin cảm ơn Thạc sĩ Trần Mạnh Dũng và tập thể các anh chị trong Công ty Hợp danh Kiểm toán Việt Nam đã tận tình giúp đỡ em để hoàn thành chuyên để thực tập tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Cù Thị Minh Châu DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Gíao trình Lý thuyết kiểm toán / GS.TS Nguyễn Quang Quynh Chủ biên / NXB.TC- 2003 Giáo trình kiểm toán tài chính / GS.TS Nguyễn Quang Quynh Chủ biên / NXB.TC- 2001 Giáo trình kiểm toán tài chính trong các doanh nghiệp/ PGS.TS Đặng Thị Loan/ NXB Thống kê- 2004 Kiểm toán Alvin A. Arens/ NXB Thống kê 1996 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Chuẩn mực kiểm toán quốc tế Tài liệu nội bộ CPA VIETNAM MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Bảng 1: Hai chỉ tiêu quan trọng của CPA VIETNAM 8 Bảng 2: Thử nghiệm cơ bản đối với tiền lương và các khoản trích theo lương 20 Bảng 3: Chương trình kiểm toán chi phí tiền lương, phải trả công nhân viên 25 Bảng 4: Những nét chủ yếu trong quy định về chế độ nhân sự 27 và tiền lương được áp dụng tại Nhà máy đóng tàu Hạ Long 29 Bảng 5:Ghi chú hệ thống tiền lương tại Nhà máy đóng tàu Hạ Long 34 Bảng 6: Phân tích sự biến động tiền lương giữa các quý 35 Bảng 7: Phân tích biến động của tiền lương qua 2 năm 2005 và năm 2006 36 Bảng 8: Bảng quyết toán lương năm 2006 37 Bảng 9: Kiểm tra tổng hợp số dư TK 3382, 3383, 3384 39 Bảng 10: Kiểm tra trích BHXH, BHYT, KPCĐ 41 Bảng 11: Bảng đối chiếu BHXH, BHYT 42 Bảng 12: Khảo sát số dư TK 334 43 Bảng 13: Khảo sát nhân viên khống 43 Bảng 14: Bảng tổng hợp lương 45 Bảng 15: Bảng lương tháng 12 46 SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 5 Sơ đồ 2: Các phương pháp tiếp cận kiểm toán 17