Chuyên đề Hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn máy xây dựng và thương mại Việt Nhật

y NK thuận lợi trong việc thanh toán hoạt động vốn. Ngoài ra ngân hàng là một nhân tố đảm bảo lợi ích cho Công ty bằng các dịch vụ thanh toán ngân hàng Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế được thực hiện một cách an toàn hơn đồng thời giảm bớt được mức độ thiệt có thể xảy ra đối với Công ty trong trường hợp xảy ra rủi ro. Với lượng vốn không nhiều và phần lớn các hàng hóa được NK theo đường biển, mà đường biển thì gắn liền với khá nhiều rủi ro nên bảo hiểm giúp công ty san se rủi ro là một yếu tố quan trọng thúc đẩy việc NK. Mặt khác trong danh mục NK của Công ty máy móc qua sử dụng là khá lớn nên hệ thống kiểm tra chất lượng càng phát triển giúp cho việc xem xét chất lượng của máy móc tốt hơn chính xác hơn vì vậy nó cũng có tác động không những thúc đẩy nhập máy mới mà còn nhập máy qua sử dụng bởi khả năng kinh doanh loại máy này tốt hơn Yếu tố của thị trường trong và ngoài nước Tình hình và sự biến động của thị trường trong và ngoài nước như sự thay đổi, xu hướng thau đổi của giá cả, khả năng cung cấp, khả năng tiêu thụ và xu hướng biến động dung lượng của thị trường đều là những yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến khả năng NK của công ty 2.3. Đánh giá về quy trình nhập khẩu tại Việt Nhật 2.3.1. Những kết quả đạt được Thành lập từ năm 2003 đến năm 2009 công ty mới hoạt động được 7 năm nhưng đã trở thành thương hiệu nhà phân phối chất lượng cao trong tâm trí người tiêu dùng khi có nhu cầu mua sắm máy móc thiết bị xây dựng và phụ tùng của nó. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không ngừng phát triển. Doanh thu hàng năm và lợi nhuận sau thuế của công ty luôn tăng trưởng ổn định ở mức cao, đem lại thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên trong công ty và các nhà đầu tư của công ty. Từ những số liệu ở trên ta thấy tình hình công ty đang trên đà phát triển tốt. Doanh thu và lợi nhuận các năm qua tăng mạnh trung bình khoảng 20% một năm đây chính là cơ hội tốt giúp công ty có khả năng mở rộng để trở thành một công ty có quy mô lớn hơn để tạo lòng tin đối với khách hàng nâng cao năng lực cạnh tranh trở thành thương hiệu máy xây dựng trong tiềm thức khách hàng đây chính là cơ hội thu hút các đơn đặt hàng về cho công ty. Kết quả hoạt động kinh doanh của Việt Nhật tốt cũng tạo lòng tin cho ngân hàng và các tổ chức tín dụng tin tưởng cho vay các khoản đột xuất nhiều hơn nên hoạt động thanh toán của công ty tốt hơn khả năng tiếp nhận các hợp đồng có giá trị lờn và nhiều cơ hội mà không bị đối thủ chộp mất vì lý do không huy động được vốn. Hệ thống nhân viên khá chuyên nghiệp trong nghiệp vụ XNK nên các hoạt động nhập khẩu của Công ty được diễn ra nhanh chóng theo nhu cầu của người tiêu dùng nên Việt Nhật đã dần khẳng định được mình và trở thành là một nhà đại lý phân phối quen thuộc với rất nhiều tập đoàn, công ty, tổ chức cá nhân có nhu cầu về máy móc xây dựng và phụ tùng máy móc. Không những tạo được sự tin cậy cho các khách hàng trong nước mà công ty còn tạo được lòng tin của các khách hàng ở các thị trường như Lào, Campuchia… Công ty còn được sự tin tưởng của các nhà sản xuất và nhận được sự công nhận là đại lý phân phối của các nhà sản xuất SUMITOMO, CF, VERCO… Ngoài ra còn có bằng khen của UBND thành phố Hà Nôi và Giấy chứng nhận là thành viên chính thức của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị khá hiện đại là yếu tố quan trọng đã giúp cho hoạt động truyền tin, xử lý số liệu, lưu trữ số liệu , tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm cũng như là tìm đối tác nước ngoài với sự đàm phán ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi, tạo nhiều bạn hàng cho công ty. Quy trình NK của Công ty khá linh hoạt nên thời gian NK của Công ty là tương đối. Trong những năm qua không có hiện tượng nào bị giữ hàng nghiêm trọng, không có gì sai xót lớn trong hoạt động thanh toán và nợ nần chứng từ không trả được Một kết quả hết sức quan trọng nữa là công ty đã trở thành đại lý độc quyền của Sumitomo một doanh nghiệp lớn của Nhật Bản, nó đã giúp cho công ty nguồn hàng nhập khẩu ổn định thuận lợi hơn với sự trợ giúp của Sumitomo về cả tài chính và kỹ thuật. Mà công ty không phải mất nhiều thời gian nghiên cứu về thị trường của đối tác,về thanh toán về hàng hóa tồn đọng khi nhập hàng của Sumitomo. Ngoài ra phải kể đến công ty đã tạo ra được một văn hóa doanh nghiệp hết sức là tốt. Các nhân viên trong công ty như là thành viên trong một gia đình luôn có sự giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành tốt công việc được giao. Nên việc thực hiện các giai đoạn trong quy trình NK là khá nhanh chóng và chính xác. Các kết quả mà công ty đạt được sẽ mở ra tương lai cho công ty có thể phát triển mở rộng loại sản phẩm đang kinh doanh thậm chí còn mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình. 2.3.2. Những vấn đề còn tồn tại Trong thời gian qua hoạt động nhập khẩu của công ty khá hiệu quả do nhờ có một quy trình nhập khẩu hợp lý. Bên cạnh những ưu điểm mà quy trình nhập khẩu của công ty thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện hơn quy trình nhập khẩu. Các hạn chế bao gồm: Đầu tiên phải kể đến đó là hạn chế trong việc chủ động tìm kiếm khách hàng và thị trường cung nên công ty vẫn bị mất một số khách hàng mới có nhu cầu và một số nhà nhập khẩu tiềm năng cho các đối thủ cạnh tranh. Thứ hai là hạn chế trong việc tìm kiếm thông tin và đàm phán thương lượng ký kết hợp đồng nên công ty vẫn thường xuyên phải chịu tình trạng bị động trong một số hợp đồng. Công ty vẫn còn phải ký các hợp đồng theo giá CIF ( không giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm nên rất thụ động cũng như gặp nhiều rủi ro). Một hạn chế thứ ba nữa phải kể đến là việc hạn chế về vốn nên trung bình hàng năm công ty phải bỏ lỡ khoảng 12 hợp đồng béo bở do không đủ vốn và không có khả năng vay hoặc huy động, ngoài ra còn có một số hợp đồng hàng bị tồn lưu kho bãi vì chưa huy động được đủ vốn để nhận hàng. Thứ tư là thời gian cho một lần nhập khẩu của công ty tuy đã nhanh hơn mức trung bình nhưng vẫn còn chậm hơn so với mức tiêu chuẩn nhanh có thể đạt được. Tiêu biểu như để nhập khẩu hàng hóa thanh toán bằng L/C của công ty vẫn chậm hơn so với thời gian nhanh có thể là 3-5 ngày còn với phương thức thanh toán chuyển tiền là 2-3 ngày. Thứ năm là hàng năm vẫn không ít hơn 8-15 hợp đồng mà do sự đánh giá, kiểm tra các thông tin như là giá cả, chất lượng hàng hóa… khi ký hợp đồng và khi nhận hàng chưa tốt đã làm cho công ty bị mất đi những món lợi nhuận có thể đạt được thậm chí một số vụ còn làm công ty bị tổn thất. Cuối cùng là số lượng nhân viên có nghiệp vụ XNK giỏi còn chưa nhiều, mặt khác phòng XNK luôn ở tình trạng thiếu nhân viên. Có rất nhiều hạn chế trong quy trình nhập khẩu của Việt Nhật trên đây chỉ là một số vấn đề lớn mà công ty cần phải có giải pháp để khắc phục nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty. Ta có thể tạm xác định một số nguyên nhân của hạn chế ở trên như sau: Các mặt chưa được do khách quan gây ra Hoạt động của Công ty không thể tách rời các yếu kinh tế, chính trị, các chính sách của nhà nước nên đây cũng là nguyên nhân làm cho hoạt động NK của công ty gặp khó khăn như: Thủ tục hành chính của nước ta còn quá rườm rà đặc biệt là thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng rất phức tạp nên để thực hiện được các thủ tục để thông qua khâu làm việc với hải quan, hải cảng mất rất nhiều thời gian trong quy trình nhập khẩu. Thêm vào đó là nạn quan liêu cửa quyền vẫn còn tồn tại thái độ hách dịch của nhân viên hải quan, nhân viên cảng biển gây ra sự ức chế khó chịu cho cán bộ XNK của công ty trong khi đi làm thủ tục thông quan. Chính những hành động tiêu cực này của họ làm mất lòng tin vào sự quản lý của nhà nước. Chính sách ngoại tệ của nhà nước cũng ảnh hưởng lớn đến hoạt động NK của công ty bởi vì phần lớn thanh toán cho nhà XK đều bằng ngoại tệ. Nên chính sách điều tiết ngoại tệ của nhà nước sẽ ảnh hưởng đến lượng ngoại tệ mà công ty có thể có để thanh toán dẫn đến việc thanh toán chậm hơn làm chậm quá trình nhập khẩu. Ngoài ra chính sách lãi suất ngân hàng cũng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động NK của công ty vì công ty có lượng vốn ít nên nếu hợp đồng có giá trị lớn vẫn phải vay vốn ngân hàng nên nếu tỉ lệ lãi suất mềm sẽ xúc tiến việc hoạt động NK của công ty hơn. Mặt khác việc quản lý xuất nhập khẩu của nhà nước không chặt cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhập lậu nhiều. Hàng hóa nhập lậu có thể bán rẻ hơn nên có khả năng cạnh tranh mạnh hơn dẫn đến khả năng cạnh tranh của công ty kém làm cho hoạt động nhập khẩu của công ty sẽ giảm đi Ngoài ra hàng loạt các chính sách cơ chế mới dễ dàng hơn cho các công ty khác có thể gia nhập hoạt động xuất nhập khẩu làm giảm rào cản gia nhập của ngành làm tăng cường mức độ cạnh tranh đây cũng là một khó khăn đối với một công ty có quy mô nhỏ như Việt Nhật. Bên cạnh các chính sách khuyến khích thì nhà nước cũng có những hạn ngạch thuế quan để bảo vệ nền sản xuất trong nước mà đặc biệt sản phẩm NK của công ty có cả máy cũ nên làm sao để nhập được công nghệ tốt chứ không phải biến nước ta thành bãi rác của các nươc phát triển nên các mặt hàng NK phải được phép của bộ thương mại Các mặt chưa được do chủ quan công ty gây ra Các nhân viên phòng XNK tuy có nghiệp vụ khá tốt nhưng do còn thiếu nhiều thông tin về thị trường vận chuyển thế giới mà thị trường trong nước lại yếu nên khả năng thuê tàu và các phương tiện vận chuyển khác còn chưa tốt. Kinh nghiệm trong việc giành được quyền thuê tàu , mua bảo hiểm cho hàng hóa là ít vì vậy vẫn còn phải mua với giá CIF trong những hợp đồng NK có giá trị lớn. Nên chi phí cho vận tải và bảo hiểm còn khá cao, thụ động trong nhận hàng phải phụ thuộc vào bên xuất khẩu thuê tàu, còn gặp khó khăn trong khiếu nại đòi bồi thường tổn thất nếu xảy ra Làm việc nhiều với nước ngoài nhưng đội ngũ nhân viên biết và thành thạo tiếng anh còn chưa nhiều nên khả năng đọc tài liệu để có sự hiểu biết về các thủ tục mang tính chất quốc tế còn kém, việc nghiên cứu các tập tục văn hóa luật pháp quốc tế phục vụ cho hoạt động NK cũng chưa thực sự được quan tâm. Đây cũng là một khó khăn trong việc tìm hiểu các đối tác mới và dễ gặp rủi ro trong khi làm ăn. Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng của Công ty vẫn chưa được tốt nên chưa thỏa thuận được các phương thức thanh toán có lợi cho mình. Phần lớn hợp đồng của Công ty được thanh toán bằng phương pháp chứng từ. Đây là những hợp đồng có giá trị lớn mà thanh toán theo phương thức này chỉ yếu dựa vào chứng từ chứ không dựa vào hàng hóa. Mà hàng hóa của công ty là các máy móc công nghệ nên mang nhiều yếu tố kỹ thuật mỗi lô hàng chỉ có một vài chiếc trong quá trình vận chuyển dễ hỏng hóc mà theo phương thức này công ty mới chỉ kiểm soát được chứng từ chứ chưa kiểm soát được hàng hóa, chưa chiếm dụng được vốn của đối tác. Mặt khác thời gian để thanh toán vẫn còn lâu làm chậm tiến trình nhập khẩu. Một vấn đề lớn nữa mà công ty gặp phải đó là vấn đề tài chính còn hạn hẹp nên công ty chưa thể có được chiến lược tìm hiểu thị trường nước ngoài nhất là các thị trường mục tiêu. Khả năng tìm kiếm được các mối hàng lớn cung cấp cho công ty với chất lượng tốt giá rẻ là rất ít không kể đến việc mở rộng NK để phục vụ nhu cầu không chỉ trong nước mà còn phục vụ nhu cầu của thị trường nước ngoài. Sự eo hẹp về tài chính còn làm Công ty bỏ lỡ một số hợp đồng cần lượng vốn lớn bỏ lỡ những cơ hội tốt. Nó ảnh hưởng đến sự phát triển trong tương lai của công ty Tài chính hạn hẹp cũng là nguyên nhân công ty không có khả năng lập các kế hoạch nhập khẩu cho riêng mình để đón đầu được các nhu cầu của thị trường do vấn đề ghim vốn mà công ty không có để có vốn duy trì hoạt động kinh doanh. Do vậy Công ty vẫn bị động trong việc tiêu thụ thường thì các khách hàng có nhu cầu phải tự tìm đến công ty rồi Công ty NK theo nhu cầu đặt hàng của họ chứ chưa có các biện pháp cụ thể để nghiên cứu dự đoán nhu cầu máy xây dựng của thị trường trong nước nên chưa khai thác triệt để thị trường này. Công ty chưa có được các mối quan hệ thân thiết với các cơ quan hành chính nên mỗi khi gặp vấn đề khó khăn trong NK thường không có sự hướng dẫn giải quyết hợp lý để dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nói chung bên cạnh những ưu điểm mà Việt Nhật đạt được thì công ty còn nhiều những hạn chế cần được khắc phục để có thể đứng vững trong thị trường đầy rẫy cơ hội và thách thức này. Dựa vào các nguyên nhân của những hạn chế trên và kết hợp với mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty để ta có thể có một số đề xuất các giải pháp khắc phục. PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NHẬT 3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới Bất kỳ hoạt động nào cũng cần xác định một cái đích cho mình từ đó xác định những cách để tiến tới cái đích đó. Ban lãnh đạo công ty Việt Nhật cũng xác định mục tiêu cho tất cả thành viên công ty và vạch ra phương hướng hoạt động rõ ràng để tiến tới thực hiện mục tiêu đó 3.1.1. Mục tiêu của công ty Có rất nhiều mục tiêu mà ban lãnh đạo công ty đặt ra cho công ty thực hiện. Nếu xét về các mục tiêu định lượng Công ty đã đưa ra mục tiêu về sự phát triển thương mại của năm 2010 trong cuộc họp cuối năm 2009 như sau : Giá trị hợp đồng kinh tế đạt được: 250 tỷ VNĐ Doanh thu đạt được : 210 tỷ VNĐ Nộp thuế các loại đạt : 1,5 tỷ VNĐ Lợi nhuận đạt : 3,5 tỷ VNĐ Nộp ngân sách: 250 triệu đồng Thu nhập bình quân cho nhân viên đạt: 4triệu đồng/ người / tháng Trên đây là những yếu tố định lượng có thể xác định được một các rõ ràng. Nhưng để đạt được sự phát triển bền vững lâu dài thì không chỉ xác định mục tiêu ngắn hạn trong một khoảng thời gian nhất định mà ban lãnh đạo công ty còn đưa ra các mục tiêu hướng tới sự phát triển lâu dài như: Mục tiêu không ngừng ra tăng lợi nhuận trong mọi giai đoạn phát triển Mở rộng thị phần kinh doanh: đối với thị trường trong nước phải khẳng định được thương hiệu của công ty tại 64 tỉnh thành cả nước đặc biệt là với thị trường miền nam. Không dừng lại ở thị trường trong nước mà trong thời gian tới hàng hóa của công ty phải đáp ứng được nhu cầu các nước ngoài mà mục tiêu gần nhất là Lào và Campuchia còn mục tiêu xa hơn là tiến vào thị trường Châu Phi Đảm bảo độ an toàn khi làm ăn với các đối tác nước ngoài Luôn luôn đảm bảo không những giữ vững thị trường mà còn mở rộng thị trường cả thị trường người cung cấp(hay người xuất khẩu) và thị trường người có nhu cầu cần máy xây dựng và phụ tùng Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của các phòng ban và hoàn thiện quy trình nhập khẩu được trơn chu chính xác tiết kiệm chi phí và nhanh chóng không tốn thời gian. Nâng cao độ tin tưởng của các nhà sản xuất máy móc để công ty không chỉ là đại lý độc quyền của Sumitomo mà còn là đại lý cấp hai của các hãng lớn như Komatsu, Hitachi, Misubisi… Để đạt được mục tiêu này thực sự cần có một bản phương hướng kế hoạch cụ thể để xác định hướng đi chung tốt nhất cho tất cả các thành viên công ty 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty Mục tiêu tăng trưởng nhanh phải luôn cao hơn mức bình quân của toàn ngành. Phấn đấu đạt lợi nhuận phát triển trung bình 23,5% qua các năm và đưa công ty vào sự phát triển ổn định Tạo dựng được thương hiệu Việt Nhật trong tâm trí khách hàng, và đây là thương hiệu lớn có tiếng tăm uy tín trong ngành máy móc thiết bị xây dựng không chỉ trong nước mà mới cả thế giới Nâng cao thị phần của công ty trên thị trường NK máy XD, tạo vị thế cạnh tranh lớn để Công ty vượt qua các đối thủ cạnh tranh trở thành cái tên ưu tiên trong danh mục các lựa chọn hãng có thể cung cấp hàng của khách hàng. Đặc biệt là khắc phục sự yếu thế trong khả năng cung cấp hàng so với các doanh nghiệp nhà nước Tăng cường họat động NK đáp ứng tốt nhu cầu máy móc thiết bị cho khai thác than, khoáng sản và xây dựng cơ sở hạ tầng để cùng đất nước tiến tới mục tiêu đề ra Mở rộng hợp đồng kinh doanh ra các đối tác ngoài ngành, tham gia các hội trợ triễn lãm trong và ngoài nước để giới thiệu sản phẩm của Công ty, quảng bá sản phẩm để mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hành. Thường xuyên tham gia dự thầu cạnh tranh rộng rãi để dành các hợp đồng có giá trị lớn Phát triển đội ngũ cán bộ trở nên thành thạo chuyên nghiệp trong công việc Hoàn thành tốt nhiệm vụ của một đại lý độc quyền cho Sumitomo tại Việt Nam và cố gắng để trở thành đại lý cấp 2, cấp 3 của các hãng nổi tiếng như Cat, Komatsu, Hitachi… 3.2. Một số giải pháp của công ty Để đạt được những mục tiêu đề ra thì công ty phải cố gắng hoàn thiện quy trình nhập khẩu của mình trơn tru hơn dưới đây là một số biện pháp mà công ty nên sử dụng để hoàn thiện hơn quy trình nhập của mình: 3.2.1. Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường không thể tách rời các yếu tố thị trường. Nên để có thể đứng vững và phát triển được thì hoạt động nghiên cứu, phân tích, và dự báo thị trường là không thể thiếu được đối với bất kỳ công ty nào. Công ty nào càng nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng. Hiện tại Việt Nhật đang gặp phải khó khăn lớn là có nhiều đối thủ cạnh tranh có khả năng về tài chính nên họ có khả năng nghiên cứu thị trường tốt hơn, có khả năng nắm bắt được các thị trường mới nên khả năng cạnh tranh giành được các đơn đặt hàng cao hơn. Với khả năng hiên tại công ty cần phải chú trọng đến việc mở rộng các kênh thu thập thông tin với chi phí thấp, thu nhập thông tin bằng mọi biện pháp tiếp nhận thông tin càng nhiều càng tốt sau đó phải tổ chức tập hợp tổng hợp phân loại và xử lý các nguồn thông tin cho chính xác nhanh chóng. Các hướng nghiên cứu có thể theo các chủ điểm như: Thông tin về hàng hóa: để chủ động trong giao dịch mua bán cần phải nắm vững tình hình sản xuất các loại máy móc phụ tùng của các công ty khác nhau để xác định được những công nghệ mới để nhập cung cấp cho thị trường, xác định các đợt khuyến mại của các thương hiệu… Thông tin về giá cả và thông số kỹ thuật, chu kỳ sống của sản phẩm(phục vụ cho nhập khẩu máy móc cũ) để so sánh giữa các thương hiệu với nhau và so sánh giá cả nhập và bán của công ty với các đối thủ cạnh tranh. Thông tin về thị trường gồm: Nhu cầu thị trường trong nước các sản phẩm được chính sách khuyến khích nhập của nhà nước, thông tin và hoạt động hiện tại và tương lai của các khách hàng của công ty. Ngoài ra còn thị trường nước ngoài cần phải nghiên cứu văn hóa kinh doanh của họ, các chính sách pháp luật chính trị hiến pháp, và đặc biệt là thái độ chính trị đối với quốc gia mình, các chính sách ngoại thương của nước đó … Thông tin kinh tế cơ bản như đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, thu nhập bình quân, khả năng đầu tư khai thác, xây dựng phát triển… Thông tin về cơ sở hạ tầng như cầu cống đường, cảng, sân bay, thị trường phương tiện vận tải(điều kiện vận tải và tình hình giá cước), hệ thống ngân hàng tín dụng… Nghiên cứu dung lượng thị trường, tập quán, thị hiếu người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, sự biến động về giá của các thị trường nước ngoài dự định mở rộng để dễ dàng tiến vào thâm nhập các thị trường này. Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh như giá cả sản phẩm họ bán, các chính sách dịch vụ khách hàng… để có sự so sánh và hoàn thiện Nghiên cứu các đối tác để xác định văn hóa kinh doanh, mức độ thiện chí, uy tín… Mọi thành viên của công ty đều có thể là các chuyên gia nghiên cứu và dự báo thị trường. Ngoài việc tự nghiên cứu thị trường qua sách báo tạp chí và internet thì công ty nên lập một địa chỉ Web chung để mọi người có thể gia nhập và chia sẻ với nhau những kinh nghiệm và những vấn để rút ra sau những công việc mà mình thực hiện như: + Kinh nghiệm của các nhân viên phòng XNK sau mỗi vụ làm ăn với đối tác mới, sau mỗi lần nhập hàng của nhà cung cấp mới ở các nước khác nhau rút ra kinh nghiệm và ghi chú ý về những đối tác này trên địa chỉ chung này cho mọi người được biết để làm kinh nghiệm cho các vụ làm ăn sau. + Chuyên gia kỹ thuật ở phòng services sau khi đi bảo hành sữa chữa về cũng có thể ghi lại những gì mình thu nhận được sau mỗi lần mình đi bảo hành về như là nhận xét của người sử dụng về các loại máy liệu rằng lần sau mua họ sẽ mua loại máy gì… đây cũng là cách để nghiên cứu nhu cầu tương lai cho công ty có thể xác định được cơ cấu hay thương hiệu mà mình sẽ nhập đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. + Các nhà kinh doanh được tiếp xúc trực tiếp với người mua họ có thể thăm dò về nhu cầu tương lai của họ. Theo định kỳ có thể là hàng tháng có thể tổ chức các diễn đàn để trao đổi thông tin về thị trường cả trong và ngoài nước. Đây chính là phương pháp nghiên cứu thị trường tại bàn (desk reseach). Ngoài ra công ty nên cân nhắc các hợp đồng giá trị để đầu tư nghiên cứu thị trường theo phương pháp trực tiếp bằng cách cử nhân viên có khả năng sang tận nơi thị trường nước ngoài để có sự đánh giá chính xác hơn đây tuy là phương pháp tốn kém nhưng nó lại đem lại hiệu quả cao hơn nên công ty phải biết cân nhắc theo giá trị các hợp đồng để giảm được rủi ro hay không hiệu quả khi thực hiện một số hợp đồng. Ngoài ra hiện nay sự phát triển của các tổ chức tư vấn chuyên đi tìm kiếm và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Muốn có những thông tin chính xác về đối tác nước ngoài công ty có thể tham khảo ý kiến tư vấn của một cơ quan dịch vụ đầu tư hoặc cơ quan kiểm toán có uy tín. Công ty có thể đăng ký với trung tâm thông tin tín dụng ngân hàng Nhà Nước Việt Nam để tìm hiểu về đối kinh doanh nước ngoài. Các thông tin này do trung tâm thông tin tín dụng phối hợp với công ty D & B ( Singapore) cung cấp. Giá dịch vụ cho khu vực châu Mỹ là 90 USD, châu Âu và châu Á là khoảng 150 USD. Thời gian cung cấp thông tin trong vòng 20 - 25 ngày. Địa chỉ của trung tâm ở số 1 Hồ Tùng Mậu, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, công ty có thể liên hệ qua điện thoại: 8223875 3.2.2. Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty Nhân sự và bộ máy tổ chức nhân sự luôn là yếu tố quyết định đến sự thành bại ở bất cứ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào.Hoạt động kinh doanh của Việt Nhật thì việc nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty lại càng cần thiết vì hoạt động của công ty thường xuyên phải tiếp xúc và làm ăn với các đối tác nước ngoài. Đặc biệt là hoạt động làm hợp đồng và đàm phán không những đòi hỏi các nhân viên phải có trình độ chuyên môn về đàm phán, nắm bắt và xử lý các loại thông tin một cách nhanh chóng và có khả năng phản xạ nhạy bén với các biến động cùng với trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng giao tiếp phải rất tốt. Mặt khác làm việc với nước ngoài cần có một phong cách làm ăn mạch lạc dứt khoát đòi hỏi bộ máy tổ chức phải khoa học. Hiện tại số lượng nhân viên công ty không ít không nhiều 50 người nhưng do đặc điểm kinh doanh nên phải chia làm hai nơi ở bên kho tận Gia Lâm còn văn phòng giao dịch lại ở Láng Hạ cách nhau một khoảng khá lớn nên việc quản lý cho hoạt động trơn chu có hiệu quả là tương đối khó nên Công ty cần phải tổ chức bộ máy hợp lý có thể cử cán bộ tin tưởng có khả năng sang quản lý bên kho và có các phương tiện để thường xuyên kiểm tra được hoạt động bên đó hoặc có những cuộc kiểm tra đột xuất của lãnh đạo đối với kho, để đảm bảo việc sử dụng hợp lý lượng lao động có hiệu quả và sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và bên văn phòng trong khi làm việc. Nhân viên ngoại thương của công ty ngoài cần trình độ ngoại ngữ và kiến thức pháp luật cũng phải luôn trau dồi nghiệp vụ ngoại thương của mình bằng cách: Đi học thêm các lớp nâng cao nghiệp vụ ở các trung tâm uy tín hoặc các tổ chức quốc tế dưới sự tổ chức của công ty hoặc tự đi học Mời các chuyên gia về công ty thuyết giảng cho cán bộ công nhân viên và đưa ra các tình huống khó khăn cùng thảo luận để đưa ra giải pháp tháo gỡ tốt nhất. Đây là biệp pháp tốn kém nên công ty có thể liên kết với các công ty khác để chia sẻ chi phí Tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ văn hóa vào các ngày lễ tết có nội dung giáo dục nhân viên yêu công việc, yêu nghề, yêu công ty, không bao giờ hài lòng với chính bản thân, luôn phải cố gắng hơn nữa làm tốt hơn nữa công việc, biết cân bằng gia đình và công việc, dạy cách giao tiếp khôn khéo được việc mà công ty đã gặp phải khi làm việc với đối tác hoặc với các tổ chức hành chính nhà nước. Với chiến lược đầu tư cho lâu dài hàng năm doanh nghiệp phải đầu tư bình quân khoảng 100 triệu đồng cho vấn đề đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Tức là mỗi nhân viên sẽ có khoảng 2 triệu đồng cho việc học tập của mình mỗi năm Ngoài ra công ty còn phải có phương pháp tuyển dụng nhân viên một cách khoa học hợp lý đúng người đúng việc đúng khả năng chuyên môn để không bỏ sót người tài nhưng lại không tuyển nhầm Hoạt động NK là một quy trình gồm nhiều bước cần sự kết hợp của nhiều bộ phận nhiều người nên công ty phải có các hỗ trợ giúp nhân viên đoàn kết hơn khuyến khích tinh thần làm việc nhóm hơn như các hoạt động tập thể đi thăm quan du lich, tổ chức các cuộc thi theo đội như nấu ăn, cắm hoa , đá bóng, bóng bàn… và một số hoạt động tập thể khác… Công ty phải xây cho mình được một văn hóa cho công ty. Đây sẽ là giá trị chung mà các nhân viên sẽ biết chân trọng và phát triển nó. Cùng với đó là phải có chế độ lương thưởng khuyến khích rõ ràng để kích thích tính sáng tạo của nhân viên và giữ chân người tài 3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Các đối tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng của công ty là các đối tác nước ngoài đến từ rất nhiều nước khác nhau mà mỗi nơi lại có đặc trưng riêng trong khi đàm phán ký hợp đồng kinh doanh. Đây chính là điều khá là khó đòi hỏi các nhân viên XNK phải có sự chuẩn bị rất tốt về mặt ngôn ngữ, thông tin, năng lực đàm phán, thời gian và cách thức đàm phán. Hiện tại thì các đối tác làm ăn với công ty chủ yếu là đối tác quen nên cũng dễ dàng hơn nhưng mục tiêu tương lai thị trường công ty mở rộng liên tục phải tiếp xúc với các đối tác lạ nên có mốt số biện pháp giúp cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng của Công ty tốt hơn như sau: Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên. Tìm hiểu kỹ lưỡng các phong tục tập quán thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng nhất Tìm hiểu những điểm yếu của đối phương thông qua những tài liệu thu thập về họ Luôn nói không đối với bất kỳ vấn đề nào còn nghi vấn Luôn có sự quan sát tinh ý để nhận biết những sơ hở và biết được tình hình của đối tác Thích ứng với nhịp độ đàm phán của đối tác Đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để đưa ra quyết định kịp thời và hơp lý 3.2.4. Hoàn thiện thủ tục hải quan Làm thủ tục hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với công ty trong các thương vụ làm ăn của mình. Bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước, vấn đề mang tính chất hành chính có nhiều sự đổi mới mà nhân viên Công ty chưa nắm bắt kịp thời. Nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ thì dẫn tới hàng hóa bị lưu kho bãi Công ty sẽ phải trả chi phí lưu kho bãi làm chậm quá trình luân chuyển hàng hóa bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Cần rút ngắn thời gian làm thủ tục, yêu cầu đối tác cung cấp bộ chứng từ hàng hóa một cách nhanh chóng để Công ty hoàn thành tờ khai hải quan một cách chính xác trước khi hàng về, tránh các rắc rối có thể xảy ra. Để làm thủ tục hải quan một cách thuận lợi và trọn vẹn Công ty cần lưu ý: Nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh XNK chuyên môn hóa người làm công tác kê khai hải quan. Trong khi khai hải quan phải hết sức cẩn thận trong việc áp mã hàng hóa vì nếu sai sẽ không được chấp nhận thậm chí còn bị phạt. Đây có thể là khâu phức tạp nhất của làm thủ tục hải quan vì công ty phải tự mình dựa vào mô tả hàng hóa mà áp mã hàng cho hàng nhập khẩu. Công việc này tốn rất nhiều thời gian để thực hiện tốt và nhanh chóng công việc này công ty nên lập một phần mềm chuyên dụng dùng để tra mã hàng và thuế suất của hàng hóa như phần mềm từ điển. Nó sẽ giúp nhân viên làm thủ tục hải quan nhanh hơn chứ không phải dò tìm mã hàng trong quyển biểu mẫu thuế suất rất dày nữa. Lập bộ chứng từ hải quan theo quy định ăn khớp với hợp đồng NK hoặc L/C Khi xuất trình hàng cần phải sắp xếp hàng có trật tự thuận tiện tạo điều kiện cho kiểm tra được nhanh chóng chính xác. Chứng từ và hàng hóa sẽ được đối chiếu với nhau nếu có sai lệch Công ty phải chịu những tổn thất và chi phí đóng mở kiện hàng mà hàng hóa lại không được thông quan. Vì vậy Công ty phải khai báo trung thực chính xác về hàng hóa và có đủ các chứng từ cần thiết tránh tình trạng khi nộp giấy tờ thiếu phải cử người về lấy. Điều đó làm mất thời gian và chi phí khi làm thủ tục hải quan. Hơn nữa hàng hóa của Công ty là máy móc thiết bị kiểm tra hàng hóa thường mất nhiều thời gian. Công ty có thể đăng ký dịch vụ làm thủ tục hải quan để được kiểm tra nhanh chóng hơn. Chấp hành đúng các quy định của hải quan, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn để tạo lòng tin cho cơ quan hải quan và hoàn tất hợp đồng. Khi tính thuế phải tính toán chi tiết áp dụng linh hoạt biểu thuế tránh tình trạng Công ty và hải quan có sự chênh lệch. Công ty nên tạo tâm lý tốt đối với cán bộ hải quan trong khâu làm thủ tục này nếu có sự bất đồng với cơ quan hải quan nên có thái độ nhã nhặn lịch sự giải thích cho họ hiểu tránh tình trạng gây mâu thuẫn đồng thời sẽ gây ấn tượng không tốt trong hoạt động NK sau này. Cần thiết lập mối quan hệ thân thiết với các nhân viên hải quan để có lợi cho công việc sau này. 3.2.5. Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Hàng hóa của Công ty nhập về là máy móc thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng. Đây là những thiết bị hiện đại và phức tạp để kiểm tra. Vì vậy trong thời gian qua khâu giao nhận và kiểm tra hàng thường gặp khó khăn do Công ty không có những nhân viên kĩ thuật am hiểu về máy móc kiểm tra thường chỉ qua bề ngoài bằng phương pháp cảm quan đối chiếu với sổ sách hoặc hình ảnh. Đề khắc phục tình trạng này Công ty có thể cử người đi đào tạo trình độ nghiệp vụ ở chính các nước mà Công ty thường xuyên NK. Người này sẽ được trang bị kiến thức liên quan đến máy móc thiết bị NK để từ đó có đủ trình độ để nhận biết kiểm tra hàng cho Công ty. Sau đó Công ty nên thuê thêm một giám định trong nước cùng với những người được cử đi đào tạo kết hợp thành một hội đồng để kiểm tra hàng hóa của Công ty như vậy sẽ khách quan và chất lượng máy móc thiết bị sẽ đảm bảo hơn. Công ty cần theo dõi sát sao lịch trình hàng đến cảng để lên kế hoạch tiếp nhận và vận chuyển máy móc thiết bị dao cho khách hàng tránh tình trạng hàng về đến cảng mà không có người ra tiếp nhận gây lãng phí chi phí lưu kho bảo quản hàng hóa. Ngay khi nhận thông báo hàng đến Công ty cần tiến hành công tác chuẩn bị nhận hàng: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan tránh tình trạng thiếu giấy tờ làm chậm tiến trình NK Ký kết hợp đồng với cơ quan vận tải( ga, cảng) để nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về, cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu cơ quan vận tải. Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng NK về dự kiến ngày hàng về ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng. Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn thất về giao nhận bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng NK Tiến hành tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Công ty phải cử nhân viên kết hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng, chất lượng Khi nhận chứng từ từ nước ngoài cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và hợp đồng xem có phù hợp không. Nếu máy móc thiết bị sau khi giám định đủ tiêu chuẩn thì chấp nhận. Nếu thấy thiếu hụt hoặc hư hỏng cần xác định nguyên nhân và đối tượng bồi thường để làm đơn khiếu nại. Nhưng thường thì biện pháp thỏa thuận hòa giải nên được sử dụng vì vừa tiết kiệm thời gian chi phí và còn tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. 3.2.5. Hoàn thiện hoạt động thanh toán Hiện tại công ty đang sử dụng hai phương pháp thanh toán chính là TT và L/C nhưng chủ yếu là sử dụng phương pháp thư tín dụng chiếm khoảng 90% đây cũng là một hạn chế trong hoạt động thanh toán. Công ty cần có gắng đàm phán để có thể chọn các điều kiện thanh toán có lợi hơn cho Công ty như phương pháp điện chuyển tiền hoặc nhờ thu. Để làm được điều này đòi hỏi Công ty phải có mối quan hệ tốt với khách hàng, tạo được uy tín trên trường quốc tế, tạo được sự tin tưởng tuyệt đối với các nhà xuất khẩu. Một hình thức để tạo uy tín cho cả thị trường trong nước và trên trường quốc tế mà công ty có thể sử dụng đó là ứng dụng eBusiness ( kinh doanh trực tuyến) và thương mại điện tử. Với việc sử dụng thương mại điện tử và thêm một số chức năng cơ bản của kinh doanh trực tuyến vào website của công ty, công ty có thể thu lợi từ xu hướng này. Đối với các phương án thanh toán hiện tại cũng cần phải được hoàn thiện hơn: Đối với phương thức TT thì rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán từ 3 ngày làm việc xuống 2 ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ phòng XNK có thể thông báo ngay lập tức cho phòng kế toán, phòng kế toán có thể đối chiếu sổ sách và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc. Đối với phương thức L/C: Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán xuống còn 10 ngày. Giảm thời gian ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng NK tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ kinh nghiệm của nhân viên nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ. Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thanh toán bằng cách tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khóa học nghiệp vụ thanh toán ở các trung tâm hoặc có thể mời các giảng viên cuả các trường đại học về giảng hoặc cũng có thể nhờ sự tư vấn của ngân hàng. Nâng cao chất lượng nghiệp vụ mở L/C: Điền đầy đủ chính xác các thông tin: số tài khoản, số hợp đồng tín dụng, số hóa đơn thương mại. Lập chính xác các nội dung của L/C để tránh vị từ chối L/C hoặc bị yêu cầu tu chỉnh L/C. Xuất trình cho ngân hàng đủ các loại chứng từ liên quan như hợp đồng thương mại, hợp đồng tín dụng. Các chứng từ còn lại như hối phiếu, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay giấy chứng nhận xuất xứ phải đầy đủ thông tin và chính xác rõ ràng. Một phương án nữa đó là mối quan hệ tốt của công ty và nhân viên kế toán của công ty với ngân hàng và các nhân viên của ngân hàng nó sẽ giúp việc thanh toán nhanh hơn được ưu tiên hơn. Đặc biệt khi tạo được sự tin tưởng Công ty có thể bỏ quan được bước ký quỹ, ký cược sẽ rút được thời gian thanh toán giúp cho quá trình NK cũng nhanh lên. Ngoài ra để tránh được các rủi ro trong thanh toán như: Rủi ro do người xuất khẩu không cung cấp hàng hóa thì công ty cần có các biện pháp để hạn chế rủi ro này như sau: Tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng Tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của người xuất khẩu Quy định trong hợp đồng các điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đầy đủ Yêu cầu cả hai bên cùng ký quỹ tại một ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng Yêu cầu những công cụ của ngân hàng như: Standby L/C, Bank Guarantee, Performance Bond…để đảm bảo quyền lợi của nhà nhập khẩu Rủi ro thanh toán dựa trên chứng từ giả, chứng từ không trung thực, mâu thuẫn giữa hàng hóa và chứng từ. Biện pháp là: Yêu cầu về nội dung và hình thức chứng từ phải thật chặt chẽ, không yêu cầu chung chung. Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cấp. Vận đơn do hãng tàu đích danh lập, khi xếp hàng hóa phải có sự giám sát của đại diện của công ty để có thể kịp thời đối chiếu sự thật giả của vận đơn và lịch trình tàu ( đối với lô hàng có giá trị lớn). Đề nghị nhà xuất khẩu gửi thẳng 1/3 bộ vận đơn gốc( bản chính) thẳng đến nhà NK. Hóa đơn thương mại đòi hỏi phải có sự xác nhận của đại diện của công ty hoặc phòng thương mại hoặc hóa đơn lãnh sự. Giấy chứng nhận chất lượng nếu có phải do cơ quan có uy tín của nước xuất khẩu hoặc quốc tế cấp hoặc có sự giám sát kiểm tra và xác nhận vào giấy đại diện phía nhà nhập khẩu đối với một số mặt hàng mới nhập Giấy chứng nhận về số lượng cũng phải có sự giám sát của đại diện phía công ty hoặc đại diện thương mại Việt Nam. Hiện tại các đối tác làm ăn của công ty chủ yếu là bạn hàng hữu hảo nên các rủi ro về thanh toán không nhiều nhưng tương lai đối tác làm ăn của công ty sẽ được mở rộng thì các giải pháp trên là điều mà công ty cần phải thực hiện để tranh rủi ro 3.2.6. Những giải pháp về vốn trong kinh doanh Đối với một công ty thương mại thì vốn là vấn đề cực kỳ quan trọng, nó quyết định đến khả năng nắm bắt cơ hội của công ty. Việt Nhật là một công ty mới thành lập với quy mô không lớn và lượng vốn tuy đã liên tục được bổ sung nhưng vấn đề vốn để kinh doanh của công ty vẫn là vấn đề nan giải. Đã có rất nhiều hợp đồng béo bở mà công ty phải ngậm ngùi cho qua vì thiếu vốn nên công ty phải có những biện pháp để lượng vốn của công ty có thể đáp ứng được nhu cầu cần tiền trong thực hiện các hoạt động thanh toán khi nhập khẩu hàng. Thiếu vốn cũng chính là nguyên nhân kéo dài thời gian nhập khẩu vì nhà xuất khẩu không chịu giao hàng nếu không có tiền đặt cọc hay một phần tiền được thanh toán trước để đảm bảo. Nó cũng là hạn chế trong việc tìm các đối tác mới vì phải có tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước mà họ yêu cầu để đảm bảo an toàn. Phải có các giải pháp để tăng lượng vốn kinh doanh tự có hoặc có thể huy động được của công ty như: Tạo quan hệ tốt với các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng để vay mượn tiền thanh toán và gửi tiền,giảm sức ép về lãi suất. Chứng minh khả năng tài chính bản thân bằng hệ thống tài chính minh bạc của công ty, thực hiện đúng cam kết trả lãi suất và kỳ hạn thanh toán của mình. Đàm phán tốt để chiếm được sự tin tưởng của ngân hàng. Thu hút tiền nhàn rỗi của các nhân viên Công ty, người thân và bạn bè Với các hợp đồng ủy thác tìm cách tận dụng vốn của bên giao ủy thác bằng các yêu cầu họ chuyển tiền đúng hạn tránh trường hợp bỏ vốn xong rồi đi đòi. Nếu bán chịu cho khách hàng phải tìm hiểu khả năng thanh toán của họ rồi mới quyết định có chấp nhận hay không, giải quyết nợ đọng nợ khó đòi nhanh chóng. Với nhà xuất khẩu thương lượng với họ để được thanh toán trả chậm. Trở thành đại lý độc quyền một cách hiệu quả cho một hãng máy xây dựng để được nhập khẩu máy móc không phải trả tiền ngay cũng như được tư vấn về kinh nghiệm kinh doanh sử dụng vốn hoặc có quyền trả lại máy nếu không bán được. Tạo mối quan hệ hữu hảo với các khách hàng đã làm ăn để tạo niềm tin cho họ Nếu có thể liên doanh liên kết với một doanh nghiệp khác để mở rộng quy mô và uy thế cho họ làm đại lý cấp 2 của công ty tại Viêt Nam Bên cạnh đó việc sử dụng nguồn vốn phải khoa học có sự tính toán hợp lý và hiệu quả trên cơ sở tiết kiệm một cách hợp lý. Tính toán lượng nhập khẩu tối ưu mức chi phí hợp lý, không để nhập khẩu thừa gây ứ đọng vốn tăng chi phí bảo quản. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật 3.3.1. Kiến nghị đối với chi cục hải quan Làm việc với hải quan chiếm một thời gian khá lớn trong quy trình NK của Công ty. Nên để Công ty có một quy trình NK trơn tru nhanh chóng cần có sự đóng góp của chi cục hải quan. Hiện tại làm việc với hải quan là khâu phức tạp nhất trong quy trình NK, nó thường làm chậm thời gian đưa hàng hóa vào nước và hàng hóa bị giữ lại ở kho của hải quan còn gây tốn kém chi phí lưu kho nữa. Nhưng thủ tục hải quan nước ta còn quá phức tạp và rườm rà mà một số thủ tục còn thừa mà thậm chí là không chặt chẽ. Để lấy được hàng về từ kho của hải quan công ty phải trải qua khá nhiều khâu và giai đoạn nên để rút ngắn bớt thời gian đưa hàng hóa vào nước thì các cơ quan hải quan cần xem xét lại các thủ tục và bố trí lại các công đoạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng mà không phải qua quá nhiều cửa. Một vấn đề nữa mà các nhân viên đi thông quan luôn phải chịu ức chế khi làm việc với nhân viên hải quan vì thái độ quan liêu hành chính của họ. Họ thường làm việc với sự đan xen nhiều cảm xúc các nhân nên thường gây ra sự rất khó chịu cho các nhân viên đi thông quan. Họ thường không nhiệt tình nhũng nhiễu và rất quan liêu. Nên các chi cục hải quan phải thường xuyên cử các đoàn thanh tra trực tiếp kiểm tra bất ngờ các phòng giao dịch của chi cục hải quan để đánh giá và đưa ra mức phạt cụ thể. Đồng thời thường xuyên có các lớp đào tạo thêm các nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên hải quan, thường xuyên luân chuyển công việc của các nhân viên để tránh tình trạng móc nối nhận tiền với các doanh nghiệp Các chi cục hải quan đã sử dụng các phần mềm khai hải quan nhưng sử dụng nó thì chưa có sự đồng bộ và triệt để nên sau khi khai báo điện tử đã được truyền cho hải quan nhưng các nhân viên vẫn phải đến tận nơi để làm thủ tục gây tốn nhiều thời gian và có cơ hội cho các tệ nạn quan liêu. Các chi cục hải quan cần tận dụng triệt để sử dụng sự phát triển của công nghệ thông tin giúp các doanh nghiệp có thể làm các thủ tục thông quan và truyền cho hải quan để giảm thời gian và chi phí “mòn gót dày” cho các doanh nghiệp Các chi cục hải quan phải có sự quản lý hàng hóa của Công ty một cách khoa học tránh sự trả hàng nhầm lẫn. Các thủ tục kiểm tra phải thật chính xác để kiểm tra cho đúng hàng hóa tránh sự gian lận nhập lậu của một số công ty làm giảm sự cạnh tranh của các Công ty làm ăn nghiêm chỉnh. Sự cải tiến của các chi cục hải quan cũng giúp cho Việt Nhật nói chung mà tất cả các công ty nhập khẩu khác sẽ có quy trình NK tiết kiệm thời gian và chi phí hơn 3.3.2. Kiến nghị với nhà nước Những năm đổi mới đất nước, nước ta đã có rất nhiều sự chuyển biến hỗ trợ cho các doanh nghiệp phát triển. Bên cạnh sự cải cách tiến bộ thì vẫn còn một số hạn chế nên doanh nghiệp cũng có một số kiến nghị mong muốn nhà nước hoàn thiện để giúp cho sự phát triển của các doanh nghiệp và phát triển của đất nước. Tùy từng công ty kinh doanh trên lĩnh vực gì mà họ gặp những cản trở do sự hạn chế của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của họ. Đối với Việt Nhật thì kiến nghị với nhà nước một số vấn đề như sau: Hệ thống văn bản pháp luật: Cần thống nhất hệ thống văn bản pháp luật thương mại theo tính chất quốc tế để Công ty không bị thua thiệt trong thương thảo và ký kết hợp đồng với nước ngoài, không bị bỡ ngỡ khi hợp đồng yêu cầu chiếu theo luật quốc tế, nước thứ ba hay chính nước XK. Đây là yêu cầu bức thiết trong quá trình hội nhập. Nội dung cụ thể chi tiết rõ ràng với các văn bản hướng dẫn thực hiện kèm theo cụ thể tránh mâu thuẫn trong ký kết hợp đồng. Trên cơ sở có lợi cho hoạt động kinh doanh của mọi Công ty đảm bảo an ninh và chính trị cho đất nước Xây dựng mạng lưới xúc tiến thương mại và hệ thống thông tin về thị trường: Các quan chức chính phủ cần có các chuyến thăm các nước tăng quan hệ hợp tác và ký kết các chinh sách thương mại giữa các nước. Đồng thời trong nước cần có các chính sách mở thu hút sự hợp tác của các đối tác nước ngoài.Nhà nước hỗ trợ các Công ty qua hệ thống thông tin của phòng thương mại và tham tán thương mại. Các thông tin về tình hình máy móc thiết bị xây dựng trên thế giới, giá cả, đặc điểm mới, xu hướng một cách nhanh chóng và kịp thời cho thị trường trong nước và cho các Công ty quan tâm. Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong cách quản lý XNK theo hướng đơn giản và thông thoáng hơn và phù hợp với thị trường hơn: Tuy trong những năm vừa qua nhà nước ta đã và đang cố gắng hoàn thiện dần thủ tục hành chính nhưng thủ tục hành chính của nước ta vẫn còn “hành” là ”chính” tiêu cực rườm rà ở thủ tục giấy phép NK, hải quan, thuế NK… vẫn tồn tại các thủ tục không cần thiết ít tính hỗ trợ các Công ty tư nhân, sự tồn tại phân biệt đối xử giữa các Công ty tư nhân và Công ty nhà nước khi làm các thủ tục liên quan. Nhà nước cần nâng cao vai trò quản lý vĩ mô theo hướng nâng cao hiệu quả quản lý tránh sự phân biệt kỳ thị đối xử. Không ngừng hoàn thiện hơn về các thủ tục hành chính sao cho có hiệu quả quản lý nhưng lại phù hợp quá trình gia nhập thị trường quốc tế Nâng cấp cải thiện hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động NK: Nhà nước cần đầu tư xây dựng và phát triển hiện đại hệ thống cầu đường, cảng biển, kho bãi, cầu cảng tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa khi vận chuyển vào nước Hỗ trợ các Công ty nhập khẩu: Hỗ trợ về hệ thống thông tin liên lạc: Công ty sử dụng rất nhiều phương tiện như fax, telex, đặc biệt là mạng internet để thông tin liên lạc đàm phán, hỏi giá, thương lượng, tìm hiểu… với các bạn hàng ở xa nên nếu có sự hỗ trợ để ngày càng phát triển các hệ thống thông tin này hiện đại hơn để không có sự nghẽn mạng hay có lỗi của nhà mạng thì công tác liên lạc của Công ty sẽ tốt hơn. Một vấn đề khác nữa đó là cước phí khi liên lạc ra nước ngoài ở nước ta là rất đắt nếu có sự phát triển có sự cạnh tranh làm giảm cước phí này sẽ tiết kiệm chi phí cho Công ty Nhà nước quản lý xây dựng một môi trường kinh doanh bình đẳng Nhà nước liên tục có các chính sách hỗ trợ về đầu tư, tín dụng, lãi xuất, thuế gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt là thuế nhập khẩu, công tác xúc tiến thương mại Có chính sách hỗ trợ thúc đẩy sự phát triển của vận tải quốc tế và bảo hiểm cùng với đó là sự khuyến khích các Công ty sử dụng dịch vụ này ở các Công ty trong nước bằng cách hỗ trợ các công ty này giảm cước phí khi sử dụng dịch vụ của họ Hỗ trợ các Công ty cùng ngành tham gia vào các hiệp hội để họ có thể trao đổi thông tin kinh nghiệm học hỏi, giúp đỡ nhau 3.3.3. Kiến nghị đến tập đoàn Sumitomo Là đại lý độc quyền của Sumitomo tại Việt Nam nhưng đây là thương hiệu mới vào nước ta nên Công ty cũng cần rất nhiều hỗ trợ từ phía Sumitomo như: Do lượng vốn của Công ty còn chưa nhiều nên một đề nghị là bên Sumitomo cần giúp đỡ Công ty nhiều hơn về mặt tài chính trong những lần nhập hàng có thể thanh toán chậm hơn Giúp các nhân viên kỹ thuật hiểu rõ hơn về máy móc của Sumitomo bằng cách có sự hỗ trợ thường xuyên cho các nhân viên này sang tận nơi tìm hiểu khi có đời máy mới và gửi đầy đủ tài liệu về máy móc của Sumitomo cho các nhân viên Công ty nghiên cứu Thường xuyên có các chính sách khuyến mại cho Công ty Có các đợt hỗ trợ Công ty trong các buổi triễn làm giới thiệu sản phẩm KẾT LUẬN Tuy mới thành lập chưa được lâu nhưng thương hiệu máy xây dựng Việt Nhật đã được lưu lại trong tâm trí người tiêu dùng đó là sự thành công khá vượt bậc của Công ty. Mặc dù vậy công ty vẫn đang cố gắng hoàn thiện hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó có hoạt động hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Trên đây là một số biện pháp Công ty nên quan tâm nhằm hoàn thiện hơn quy trình NK của mình gồm: Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Hoàn thiện thủ tục hải quan Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán Những giải pháp về vốn trong kinh doanh Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật Với sự nỗ lực sáng tạo và đoàn kết của toàn bộ nhân viên Công ty thì một quy trình NK chuyên nghiệp hiệu quả là điều mà Việt Nhật hoàn toàn có thể thực hiện được. Việt Nhật sẽ trở thành một công ty có tiếng tăm trong lĩnh vực cung cấp phụ tùng và máy xây dựng không chỉ trong nước mà cả nước ngoài. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạp trí Lịch sử hình thành và phát triển công ty Việt Nhật Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Tài liệu phòng xuất nhập khẩu, công ty Việt Nhật Tạp trí kinh tế phát triển “Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương” của tác giả Vũ Hưu Tử nhà xuất bản giáo dục 2007 “Kỹ thuật kinh doanh nhập khẩu” của tác giả Võ Thanh Thu nhà xuất bản trẻ 2005 Các trang web: www.kholuanvan.com.vn www.cmt.group.com.vn www.thong ke.com.vn DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CTNNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn Viet Nhat CMT Viet Nhat Construction Machine Trade XNK Xuất nhập khẩu NK Nhập khẩu XD Xây dựng MMTB Máy móc thiết bị DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH 1. Danh mục bảng Bảng 1.1: Cơ cấu trình độ lao động qua các năm Bảng 1.2: Tình hình tuyển dụng qua các năm Bảng 1.3: Doanh thu và lợi nhuận của công ty các năm 2004-2008 Bảng 1.4: Vốn kinh doanh qua các năm Bảng 2.1: Giá trị nhập khẩu máy móc thiết bị phụ tùng Bảng 2.2: Số lượng hợp đồng qua các năm Bảng 2.3: Giá trị nhập khẩu của Công ty qua các năm qua Bảng 2.4: Tỷ lệ của các hình thức vận chuyển hàng hóa Bảng 2.5: Giá trị nhập khẩu của Công ty qua các năm qua Bảng 2.6: Giá trị nhập khẩu theo thị trường 2. Danh mục hình Hình 1.1: Số lượng lao động qua các năm Hình 1.2: Cơ cấu lao động theo giới tính Hình 1.3: Cơ cấu lao động theo trình độ Hình 1.4: Tổng quát cơ cấu các loại máy nhập Hình 1.5: Doanh thu qua các năm 2004-2008 Hình 1.6: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh qua các năm 2004-2008 Hình 1.7: Tình hình nộp ngân sách Hình 1.8: Cơ cấu vốn kinh doanh Hình 2.1: Thị phần thương hiệu máy Công ty nhập Hình 2.2: Thị phần thương hiệu phụ tùng NK Hình 2.3: Cơ cấu nhập khẩu theo thị trường Hình 2.4: Giá trịnhập khẩu của công ty( triệu USD) NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày 10/05/2010 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày 10/05/2010