Chuyên đề Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại cơ quan văn phòng tổng công ty thép Việt Nam

iều kiện và điều khoản như đã thỏa thuận trước. Công ty thường mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm lớn và có uy tín của Việt Nam như Bảo Việt, Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.08% trị giá bảo hiểm. g. Kiểm tra chứng từ và thanh toán * Trường hợp bộ chứng từ đến ngân hàng trước khi tàu cập cảng - Nếu ngân hàng thông báo bộ chứng từ phù hợp với L/C: Công ty làm thủ tục thanh toán để nhận bộ chứng từ chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh đi nhận hàng - Nếu ngân hàng thông báo bộ chứng từ có khác biệt so với L/C Công ty tiến hành các công việc sau: + Phòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra bản photocopy/ bản Fax bộ chứng từ do Ngân hàng gửi đến và đề xuất chấp nhận thanh toán hay từ chối thanh toán có nêu rõ lý do sau đó chuyển xuống phòng tài chính kế toán cho ý kiến. + Phòng kế toán kiểm tra bản photocopy/bản Fax bộ chứng từ do phòng kế hoạch kinh doanh chuyển và đề xuất chấp nhận thanh toán hay từ chối thanh toán. Nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc phê duyệt. + Gửi văn bản cho Ngân hàng thông báo quyết định của Tổng công ty trong thời hạn quy định của ngân hàng. - Nếu sau khi ngân hàng gửi thông báo từ chối thanh toán bộ chứng từ, ngân hàng phía người Bán không có chỉ dẫn lấy lại bộ chứng từ (bộ chứng từ vẫn còn ở ngân hàng, người Bán vẫn muốn giao hàng). + Nhận được giấy báo tàu đến, đề xuất ý kiến nhận hàng hay không nhận hàng, nêu rõ lý do. Chuyển phòng tài chính kế toán có ý kiến. + Phòng tài chính kế toán đề xuất ý kiến nhận hàng hay không nhận hàng, nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc phê duyệt + Nếu Tổng giám đốc quyết định nhận hàng, phòng tài chính kế toán làm thủ tục thanh toán, nhận bộ chứng chứng từ chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh để đi nhận hàng . * Trong trường hợp tàu đến cảng trước khi bộ chứng từ đến ngân hàng - Trường hợp người mua đã được nhận 1/3 bộ chứng từ gốc (có giá trị thanh toán): + Sau khi nhận được thông báo tàu đến của đại lý tàu, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. + Làm tờ trình đề xuất đề nghị hoặc không đề nghị ngân hàng ký hậu, nêu rõ lý do, chuyển phòng tài chính kế toán. + Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ và đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của phòng kế hoạch kinh doanh, nêu rõ lý do . + Làm tờ trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. + Nếu Tổng giám đốc đồng ý, làm các thủ tục cần thiết với ngân hàng để ngân hàng ký hậu vận đơn và chuyển bộ chứng từ cho phòng kế hoạch kinh doanh đi nhận hàng. + Khi bộ chứng từ gốc về ngân hàng, làm các thủ tục thanh toán và nhận bộ chứng từ gốc chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh. - Trường hợp toàn bộ 3/3 chứng từ gốc (có giá trị thanh toán) chưa đến ngân hàng: + Sau khi nhận được thông báo tàu đến của đại lý tàu, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. + Làm tờ trình đề xuất đề nghị hoặc không đề nghị ngân hàng bảo lãnh, nêu rõ lý do, chuyển phòng tài chính kế toán. + Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ, đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của phòng kế hoạch kinh doanh, nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. + Nếu Tổng giám đốc đồng ý, làm các thủ tục với ngân hàng để ngân hàng phát “Bảo lãnh nhận hàng” và nhận bộ chứng từ chuyển đi nhận hàng. + Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, yêu cầu ngân hàng ký hậu vận đơn và làm thủ tục thanh toán để lấy bộ chứng từ gốc chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh. + Đổi vận đơn ký hậu lấy bảo lãnh nhận hàng trả cho ngân hàng. - Trong hai trường hợp trên, nếu Tổng giám đốc chưa đồng ý đề nghị ngân hàng ký hậu hay phát hành bảo lãnh nhận hàng: Kiểm tra sơ bộ hàng hoá khi tàu cập cảng, báo cáo Tổng giám đốc và làm tờ trình đề xuất nhận hàng hay không nhận, nêu rõ lý do. + Trường hợp đề xuất nhận hàng, làm theo quy trình ký hậu hoặc bảo lãnh + Trường hợp nghi ngờ hàng hoá có sai khác hoặc tổn thất, cần thông báo ngay cho người Bán/công ty bảo hiểm để có giải pháp kịp thời. h. Làm thủ tục hải quan - Khi hàng về đến cảng, đại lý tàu biển tại Việt Nam gọi điện và gửi giấy thông báo giao hàng đến công ty. Đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau: + 1 hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Bảng kê chi tiết (Specification) + Phiếu đóng gói (Packing list) + Vận đơn (Bill of Lading) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Công ty thuê công ty đại lý giao nhận làm các thủ tục hải quan, tiếp nhận hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khách hàng của công ty đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thông báo để các bộ phận này giúp đỡ công ty đại lý giao nhận thực hiện tốt công việc của họ. Vì công ty thuê công ty đại lý làm thủ tục thông quan và giao nhận hàng cho mình trong tất cả các lô hàng nhập khẩu nên mỗi năm công ty thường ký một hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển và với mỗi lô hàng công ty chỉ cần làm các Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thác của năm đó để gửi tới công ty đại lý giao nhận Ví dụ: Phụ lục số 09 ngày 06/09/2004 thuộc hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004 có nội dung như sau: Bên A: Tổng Công ty Thép Việt Nam Địa chỉ: 91 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04-8561795, 8561814 Fax: 04-8561815 Đại diện: Ông Mai Văn Tin Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc Bên B: Công ty vận tải Quốc tế phía Bắc Địa chỉ: 25 Điện Biên Phủ, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng Điện thoại: 031-551501 Fax:031-551502 Đại diện: Ông Hoàng Hoa Phòng Chức vụ: Giám đốc Thoả thuận ký kết phụ lục số 09 thuộc hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004 theo những điều khoản sau: Điều 1: Chi tiết lô hàng - Tên hàng: Phôi thép cán nóng - Trọng lượng: 6.004,390 tấn - Kích thước: 120 x120 x6000 mm - Tên tàu: Marine Osaka Điều 2 : Thời gian và phương thức giao nhận - Thời gian tiếp nhận hàng : Khoảng từ 08/09/2004 đến 11/09/2004 - Khách hàng của bên A : Công ty Gang Thép Thái Nguyên - Phương thức giao nhận: Giao trên phương tiện của công ty gang thép Thái Nguyên tại cảng Hải Phòng Điều 3: Giá - Đơn giá: 33.000/tấn ( chưa bao gồm thuế VAT) - Giá trên bao gồm: Lệ phí hải quan, phí giám định trọng lượng qua cân, phí bốc xếp từ tàu lên phương tiện vận tải của Công ty Gang Thép Thái Nguyên và đại lý phí Điều 4: Quy định chung - Những vấn đề không đề cập đến trong phụ lục này được thực hiện theo quy định của hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số: 01/NF-VSC ngày 19/3/2004. - Phụ lục này được coi là một phần không thể tách rời của hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004. Như vậy công ty không trực tiếp tiến hành các thủ tục thông quan, giao nhận hàng hoá mà thuê một công ty khác làm. Điều này có ưu điểm là rút ngắn thời gian thông quan, giao nhận hàng tại cảng do các công ty này có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên tiến hành các công việc này nhanh hơn công ty. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phí làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty và hơn nữa công ty sẽ không chủ động nếu có sự cố gì đó xảy ra trong quá trình thông quan, giao nhận hàng hóa i. Tiếp nhận hàng hóa tại cảng Sau khi có thông báo tàu cập cảng Công ty chuẩn bị việc tiếp nhận hàng tại cảng bao gồm các công đoạn sau: - Thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan đến lô hàng nhập khẩu ( các đơn vị mua hàng của lô hàng này) về thời gian tàu cập cảng. - Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhận hàng và khẩn trương làm thủ tục nhận hàng. Hồ sơ nhận hàng gồm có: Vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, hợp đồng ngoại, hóa đơn thương mại, L/C - Chuyển bộ hồ sơ nhận hàng cho đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền làm thủ tục tiếp nhận hàng: đơn vị trực thuộc người Mua, văn phòng đại diện hoặc công ty đại lý Giao nhận Vận tải (công ty đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc). - Yêu cầu và ràng buộc trách nhiệm các đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền tiếp nhận hàng kịp thời gửi cho phòng kế hoạch kinh doanh các chứng từ liên quan đến việc tiếp nhận hàng sau khi hoàn thành việc nhận hàng tại cảng bao gồm: tờ khai hải quan, thông báo thuế (nếu có), chứng thư giám định tại cảng đến. - Phối hợp với các đơn vị được uỷ quyền tiếp nhận theo dõi việc tiếp nhận hàng. - Trường hợp nghi ngờ hàng hoá có tổn thất hoặc có những vấn đề phát sinh: + Cử cán bộ trực tiếp xuống cảng để giám sát việc tiếp nhận và giải quyết những vấn đề phát sinh + Thông báo ngay bằng văn bản cho các bên liên quan về việc nghi ngờ hàng có tổn thất và các vấn đề phát sinh. - Phối hợp với các bên liên quan xác định tổn thất hàng hoá, thu thập đủ chứng cứ, chứng từ để lập hồ sơ khiếu nại kịp thời theo thời hạn quy định tại hợp đồng mua bán và hợp đồng bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm và các văn bản cam kết liên quan khác. Việc thuê công ty khác làm thủ tục tiếp nhận hàng hoá giúp công ty rút ngắn thời gian giao nhận hàng hoá do các công ty này có chuyên môn, nghiệp vụ và thông thạo trong việc này. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải mất một khoản chi phí và thiếu đi sự chủ động trong việc giải quyết các sự việc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá. k. Khiếu nại, bồi thường Trong quá trình nhận hàng, kiểm tra hàng hóa nếu phát sinh các trường hợp phải khiếu nại thì ngay lập tức công ty phải làm thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đối với các bên liên quan sau đó căn cứ quy định tại hợp đồng mua bán để khiếu nại với người Bán hàng thiếu (số lượng) hoặc sai, khác (chất lượng). - Căn cứ quy định tại hợp đồng bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm để khiếu nại công ty Bảo hiểm khi hàng có tổn thất trong quá trình vận tải từ cảng xếp hàng đến cảng đích. Ví dụ: Thư khiếu nại đòi bồi thường gửi đến công ty bảo hiểm Petrolimex có nội dung như sau: Thư khiếu nại đòi bồi thường Kính gửi: công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjico) Tổng công ty Thép Việt Nam xin gửi bộ hồ sơ khiếu nại bồi thường tổn thất của lô hàng 6.000 T phôi thép được mua bảo hiểm tại Quý công ty như sau: - Đơn bảo hiểm số: 04/HNO/HHA/1110/0826 - Tên hàng: phôi thép cán nóng - Vận tải đơn số: SMS-MO-0411 - Số lượng: 9.107 thanh/6.004,390 MT - Tên phương tiện vận tải: M/V MARINE OSAKA - Hành trình: cảng đi JINGJANG, Trung Quốc cảng đến Hải Phòng, Việt Nam - Lượng hàng tổn thất: B/L Giám định SGS Chênh lệch Trọng lượng tịnh Số thanh Trọng lượng tịnh Số thanh Trọng lượng tịnh Số thanh 6.004,390 9.107 5.995,980 9.106 -8,410 -1 - Trọng lượng khiếu nại:(6.004,390 tấn: 9.107 thanh) x 1 thanh = 0.659 tấn - Trị giá khiếu nại: 0,659 x 362 USD/T x 110% = 262,410 USD Đề nghị Quý công ty xem xét bồi thường cho chúng tôi và chuyển số tiền bồi thường trên vào tài khoản số: 001.1.00.0014089 tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam Các chứng từ kèm theo: - Đơn bảo hiểm số: 04/HNO/HHA/1110/0826 - Hợp đồng mua bán số: 1207 LGI-VSC - Vận đơn số: SMS-MO-0411 - Hoá đơn thương mại số: 04 EX 038 - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Chứng thư giám định SGS số: 030301/MIN/HCM/M0760/04 - Biên bản kết toán nhận hàng với tàu số 344. - Khi công ty bảo hiểm bồi thường tiền cho cơ quan văn phòng, họ sẽ gửi thông báo bồi thường đến công ty Ví dụ: Thông báo bồi thường số 1288/GĐ-BT/04 về việc giải quyết khiếu nại theo đơn 04/HNO/HHA/1110/0664 có nội dung như sau: + Tên hàng: Prime Quality Steel Billets + Vận tải đơn số: 211 EMZ + Số lượng: 17.507 thanh (14.970,29 MT) + Số tiền bảo hiểm: 110% CIF = 5.652.812,67 USD + Tên phương tiện vận chuyển: Asean Glory + Hành trình: Vladivostok, Nga/ TP. Hồ Chí Minh + Lượng hàng tổn thất: 50,451 MT + Trị gía hàng tổn thất: 19.035,16 USD + Tổng số tiền bồi thường về hàng: 19.035,16 USD - Khiếu nại các bên liên quan khác. Có hai hình thức khiếu nại là khiếu nại người bán và khiếu nại công ty bảo hiểm và hồ sơ khiếu nại của cả 2 hình thức này đều bao gồm các giấy tờ sau: thư dự kháng, hợp đồng ngoại, thư khiếu nại, chứng thư dám định, biên bản quyết toán nhận hàng với tàu, biên bản đổ vỡ và đơn bảo hiểm chính (khiếu nại công ty bảo hiểm). Đối với mặt hàng phôi thép do đặc điểm là dạng thanh và được bó lại từng bó trong khi vận chuyển nên một số nguyên nhân dẫn đến việc khiếu nại thường là: thiếu thanh, thiếu bó, phôi không đạt chất lượng (cong, vênh). 2. Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi của Cơ quan văn phòng 2.1.Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Bảng 6: Kim ngạch nhập khẩu một số nguyên vật liệu của TCTy nguồn: phòng xuất nhập khẩu. Chỉ tiêu ĐVT 2005 2006 2007 Thép tấm, lá tấn 202.601 165.354 326.802 Phôi thép tấn 541.406 288.891 319.532 Thép phế tấn 33.485 65.583 263.486 Thiết bị vật tư khác USD 27.389.899 41.098.032 30.071.386 Trị giá USD 349.523.638 258.558.449 472.175.762 Nhìn chung tình hình nhập khẩu của Tỏng công ty đang có chiều hướng giảm đi điều đó chứng tỏ Tổng công ty đang từng bước tự lập về nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Đây là bước đi khả quan để có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi cũng như không quá phụ thuộc vào nhà cung ứng dẫn đến bị lép vế trong quá trình thương thảo và ký hợp đồng. Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu thì công việc tiếp theo sẽ là thực hiện hợp đồng, đây là giai đoàn khó khăn và có rất nhiều tình huống phát sinh ngoài dự tính cũng như có rất nhiều sai lầm mà bất cư doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nào cũng có thể phạm phải. Đây cũng chính là lúc Công ty thực hiện các hoạch định trong kế hoạch, đồng thời xử lý các vấn đề phát sinh để thực hiện đúng tiến độ như đã thỏa thuận với đối tác nhằm giữ đúng uy tín và đáp ứng yêu cầu của thị trường, khách hàng. Ta có thể xem xét tình hình thực hiện hợp đồng qua một số chỉ tiêu: tốc độ thực hiện hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu đã thực hiện được, quy trình thực hiện hợp đồng nhập * Về tiến độ thực hiện hợp đồng (đây là chỉ tiêu quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu): Công ty luôn cố gắng đảm bảo nhanh chóng hoàn thành tốt các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố. Tuy nhiên, việc thuê công ty khác làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa làm cho công ty không được chủ động cũng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hiện nay, công ty đã phát hiện ra những tồn tại này nên đang có phương án khắc phục cải thiện tình hình, tạo được niềm tin cho bạn hàng cũng như sự tự tin vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu của chính công ty. Ngoài ra, một vấn đề nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng là việc thanh toán các khoản mà bên bán phải bồi thường do giao hàng thiếu trọng lượng. * Thời gian thực hiện hợp đồng: phần lớn số hợp đồng mà công ty đã ký kết được thực hiện kéo dài trung bình trong 3 tháng, nếu hợp đồng nào có sự cố thì có khi lên đến 7 tháng mới hoàn tất. Thời hạn thực hiện hợp đồng của công ty cũng chịu sự tác động của các yếu tố tương tự như đối với tốc độ thực hiện hợp đồng như thời gian hoàn thành thủ tục hải quan, thời gian giao hàng, thời gian thanh toán...Chính vì thế trong thời gian thực hiện hợp đồng công ty cần kiêm tra kỹ các số liệu trong bộ chứng từ để tránh các sai sót như trong hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan... * Số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu được thực hiện: Bảng 7. Số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu được thực hiện Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Số hợp đồng ký kết 8 12 Số hợp đồng thực hiện được 8 11 Số hợp có sai sót 5 7 Số hợp đồng huỷ 0 1 Nguồn: Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Qua bảng 5 ta thấy: - Năm 2006 công ty ký kết 8 hợp đồng và đều thực hiện được cả 8 hợp đồng này, trong đó có 5 hợp đồng có sai sót. Nguyên nhân do khi nhận hàng bị thiếu thanh và thiếu trọng lượng nên công ty phải tiến hành khiếu nại công ty bảo hiểm và người bán yêu cầu bồi thường. Trong đó cả 5 hợp đồng đều khiếu nại công ty bảo hiểm và có 2 hợp đồng khiếu nại người bán do thiếu trọng lượng. - Năm 2007 số lượng hợp đồng ký kết đã tăng lên 12 cùng với đó số lượng hợp đồng thực hiện được cũng tăng lên 11 hợp đồng. Trong năm 2007 có 1 hợp đồng bị huỷ do giá tăng người bán không thực hiện hợp đồng và chấp nhận phạt 2% giá trị hợp đồng. * Về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu : Công ty chủ yếu nhập khẩu các sản phẩm phôi, thép phế, thép cán nóng... về phục vụ sản xuất thép trong nứơc nên có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Quy trình thực hiện theo các trình tự thông thường song cũng có một số sự khác biệt như công ty không trực tiếp làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa mà thuê một công ty khác thực hiện các công việc này hay trong quy trinh thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty không cần xin giấy phép nhập khẩu do mặt hàng phôi không cần xin giấy phép nhập khẩu vào mỗi năm hay mỗi chuyến hàng nhập khẩu. 2.2. Một số vi phạm và sai sót trong hợp đồng nhập khẩu Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều khi xảy ra các tình huống phát sinh và chúng có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình song cũng có thể do đã thực hiện tốt nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn phát sinh bởi do khi ký kết các bên đã không lường trước được điều đó. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu diễn ra trong một môi trường quốc tế luôn phức tạp và biến động không ngừng nên công ty không thể tránh được các khó khăn hay kiểm soát được hết những vi phạm hợp đồng. Những lỗi vi phạm trong thời gian qua mà công ty cũng như đối tác mắc phải thường là: * Hủy không thực hiện hợp đồng: Chủ yếu là từ phía người bán, do sự biến động của thị trường làm giá phôi thép tăng lên chóng mặt và nhà xuất khẩu quyết định hủy hợp đồng và chịu phạt 2% giá trị hợp đồng. * Vi phạm về số lượng, trọng lượng: Đây là sai sót do bên xuất khẩu và công ty bảo hiểm không kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi rời khỏi cảng đi nên thiếu bó phôi hay thiếu thanh phôi. Khi đó, bên công ty bảo hiểm, bên xuất khẩu phải có trách nhiệm bồi thường tùy từng trường hợp cụ thể. Nếu là thiếu thanh thì công ty bảo hiểm phải bồi thường (do công ty đã mua bảo hiểm phụ thiếu thanh, thiếu bó), sau khi công ty bảo hiểm đã bồi thường đủ số thanh nhưng khi cân lên trọng lượng vẫn không đủ thì khi đó công ty tiếp tục khiếu nại bên xuất khẩu. Ví dụ : hợp đồng số 1207 LGI - VSC nhập khẩu từ Xingapore, theo hợp đồng nhập 6.004,390 tấn nhưng khi hàng về đến cảng phát hiện thấy thiếu 0.695 tấn, ngay lập tưc công ty mời nhân viên của VINACONTROL đến xác nhận làm biên bản, đồng thời có sự chứng thực của người vận tải, đại diện của nhân viên hải quan. Sau đó gửi đến cho công ty bảo hiểm yêu cầu bồi thường. Để cụ thể hơn về nội dung các sai sót trong thực hiện hợp đồng ta có thể theo dõi bảng 6 sau: Bảng 8. Nội dung những hợp đồng thực hiện có sai sót Năm Chỉ tiêu 2006 2007 Số sai sót Tỷ lệ (%) Số sai sót Tỷ lệ (%) Không thực hiện hợp đồng 0 0 1 12.5 Vi phạm về số lượng 5 100 2 25 Vi phạm trọng lượng 2 40 6 75 Tổng số sai sót 5 100 8 100 Nguồn : Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Qua bảng 6 trên ta thấy: - Năm 2006 có 5 hợp đồng có sai sót thì có 5 hợp đồng thiếu thanh và 2 hợp đồng thiếu trọng lượng. Điều này chứng tỏ có 2 hợp đồng vừa thiếu thanh vừa thiếu trọng lượng, tức là sau khi bên bảo hiểm bồi thường đủ số thanh nhưng khi cân lên thì trọng lượng vẫn bị thiếu nên công ty tiếp tục yêu cầu bên bán phải bồi thường phần trọng lượng bị thiếu này. - Năm 2007 có 8 hợp đồng có sai sót trong đó có 1 hợp đồng bị huỷ do giá tăng cao và bên bán không giao hàng chấp nhận phạt 2% giá trị hợp đồng, đó là hợp đồng số CITL/P4793/BL nhập khẩu mặt hàng CT3 từ Trung Quốc với số lượng là 10.000 tấn . Trong 7 hợp đồng thực hiện có sai sót thì có 2 hợp đồng thiếu thanh khiếu nại bảo hiểm và đã giải quyết xong và 6 hợp đồng khiếu nại người bán do thiếu trọng lượng, trong 6 hợp đồng khiếu nại người bán này có 2 hợp đồng đã giải quyết xong và 4 hợp đồng vẫn đang giải quyết. 2.3. Đánh giá chung về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam 2.3.1. Đánh giá chung kết quả đạt được Nguồn hàng chủ yếu của công ty là nguồn hàng nhập khẩu, hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu nên có ảnh hưởng lớn tới doanh thu của công ty. Điều này khẳng định tầm quan trọng của quy trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nó không những ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh mà còn tác động cả vào việc tạo nên uy tín của công ty. - Nhìn chung quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty là khá tốt, trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mình, tất cả các hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp đã từng thực hiện đều tuân thủ đúng theo quy định của luật quốc tế, luật trong nước và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hơn nữa công ty còn có sự nỗ lực không ngừng trong việc giảm thiểu số lượng các sai sót, vi phạm, hạn chế các rủi ro và tránh được các tranh chấp, khiếu nại xảy ra trong quy trình thực hiện hợp đồng. - Công ty luôn cố gắng đảm bảo thực hiện nhanh chóng các giai đoạn trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu : mở L/C, làm thủ tục hải quan để nhập hàng…và giải quyết các vấn đề phát sinh đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. - Công ty ngày càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức tiếp nhận hàng hóa, giảm được các chi phí phụ như chi phí lưu kho, lưu bãi bằng cách chuyển thẳng hàng đến cho khách hàng trong nước có nhu cầu ngay tại cảng dỡ hàng. - Mặt khác, Công ty cố gắng xây dựng và tạo uy tín đối với bên ngoài không chỉ là với bạn hàng mà còn cả đối với hệ thống các ngân hàng, các công ty bảo hiêm để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhập khẩu của mình. Chính vì thế mà khi mở L/ C công ty không phải ký quỹ tại ngân hàng và tỷ lệ bảo hiểm mà công ty có được với công ty bảo hiểm là rất thấp (0.08%), đây là nhữn thuận lợi mà không phải công ty nào cũng có được. Việc tạo uy tín được công ty rất chú trọng và đặt lên hàng đầu trong danh mục các công việc cần phải làm. Chính vì thế, việc đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, hay giao hàng đúng hạn, đúng số lượng, đảm bảo chất lượng cho khách hàng trong nước hoặc ngày càng nâng cao hiệu quả kinh doanh…là các yếu tố cơ bản tạo nên uy tín cho công ty và công ty luôn chú trọng tới các yếu tố này. - Về công tác tổ chức cán bộ : Là một Công ty có truyền thống làm việc nghiêm túc, Công ty luôn quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ với ý thức con người là nhân tố quan trọng quyết định tất cả. Công ty có chính sách ưu tiên trong lĩnh vực đào tạo lại cán bộ, có chương trình rõ ràng, dành nguồn chi phí hợp lý cho đào tạo. Hàng năm công ty đều tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương cho các nhân viên để nâng cao chuyên môn và cập nhật các kiến thức mới. Bên cạnh đó chính sách tiền lương cao, các chính sách khen thưởng cho các nhân viên tích cực và làm việc hiệu quả cũng như chế tài phạt giành cho các nhân viên làm sai sót, làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm. 2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong quá trình ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, các cán bộ ngoại thương luôn cố gắng thoả thuận, đàm phán với đối tác để giành được các điều khoản có lợi, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty diễn ra trong môi trường luôn biến động nên có một số tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa các nghiệp vụ ngoại thương như : - Tất cả các hợp đồng của Cơ quan văn phòng hầu hết được ký theo điều kiện CFR hoặc CIF, bởi thế Cơ quan chưa giành được thế chủ động trong việc thuê phương tiện vận tải, mà việc làm này nếu được triển khai sẽ giảm được chi phí nhập khẩu nâng cao lợi nhuận cho Cơ quan. Khi có được thế chủ động trong phương tiện vận tải Cơ quan nên kết hợp các loại hình vận chuyển, các loại hình này sẽ hỗ trợ cho nhau và giảm chi phí. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng tình trạng thiếu hàng xảy ra là khá nhiều do đó công ty cần có những biện pháp để hạn chế điều này để giảm bớt những chi phí và tổn thất có thể xảy ra. - Việc thanh toán tiền hàng của Công ty sử dụng L/C trả tiền ngay là chủ yếu điều này có thể gây một số rủi ro và chi phí phát sinh nếu có sự thay đổi trong hợp đồng ngoại. - Cơ quan văn phòng thuê các công ty, đại lý uỷ quyền cho họ nhận hàng và tiến hành làm thủ tục hải quan. Nhưng đây chỉ là giải pháp trước mắt bởi chi phí thuê sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận sau này. Thực tế khi pháp luật Việt Nam đã giảm thiểu cho những thủ tục hải quan khiến chúng trở nên đơn giản hơn thì công ty nên tự mình tiến hành công đoạn này. 2.3.3. Những nguyên nhân khác làm ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Bên cạnh các nguyên nhân chủ quan làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng như trên còn có các nguyên nhân khách quan khác như sự biến động của thị trường, hệ thống thông tin liên lạc, các hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, các chính sách pháp luật... - Sự biến động của giá phôi thép trong mấy năm gần đây ảnh hưởng rất nhiều đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty và chủ yếu từ phía người bán. Chẳng hạn trong một tuần giá phôi thép tăng mạnh từ 570 USD/tấn vào thời điểm đầu tuần nhưng đến cuối tuần giá tăng lên đến 600 USD/ tấn, sự tăng giá này làm cho người bán quyết định xù hàng, không thực hiện hợp đồng đã ký với công ty với giá 570 USD/ tấn lúc đầu tuần để bán lô hàng đó cho một đối tác khác với giá 590 USD/ tấn và chấp nhận bị phạt 2% trị giá hợp đồng tương đương 8 USD/tấn như vậy họ vẫn có được lợi nhuận lớn. Những trường hợp này thường gặp đối với các đối tác không phải là các bạn hàng lâu năm của Công ty. - Trong mấy năm gần đây mặc dù hệ thống thông tin liên lạc đã phát triển khá nhanh chóng và mạnh mẽ tại nước ta song thị trường thông tin chưa phát triển đặc biệt là các thông tin về thị trường ngoài nước còn hạn chế, các dự báo thiếu chính xác nên các doanh nghiệp không có đủ thông tin cần thiết cho hoạt động nhập khẩu. Đây là nguyên nhân làm công ty ký kết hợp đồng với một số công ty nước ngoài để mua hàng nhưng lô hàng đó không đáp ứng được tiêu chuẩn của công ty do chất lượng hay bị mua hàng với giá cao hơn giá thực tế tại thị trường vào thời điểm lúc bấy giờ...làm nảy sinh các khiếu nại, tranh chấp cho cả hai phía. - Các hoạt động trong các lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, thanh toán quốc tế và những công đoạn như chuyên chở, bốc dỡ, giao hàng ở Việt Nam còn nhiều hạn chế góp phần tạo ra những khó khăn khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu. - Sự thiếu đồng bộ trong các chính sách pháp luật, quy chế, quy định của nhà nước về quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu làm cho việc thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hoá gặp khó khăn và mất nhiều thời gian. Thêm vào là sự chưa thống nhất giữa luật của Việt Nam với luật quốc tế nên gây khó khăn cho Công ty trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu. - Bên cạnh đó sự khác biệt về chế độ chính trị giữa Việt Nam-nước theo hệ thống chính trị Xã Hội Chủ Nghĩa với các nước chế độ Tư Bản Chủ Nghĩa cũng làm hạn chế cơ hội kinh doanh với các nước này. Đây là một trong những nguyên nhân kìm hãm quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam. Với ý thức hệ và tư duy khác biệt này gây cản trở cho các doanh nghiệp trong nước tiếp cận tư duy kinh doanh quốc tế hiện đại. ở giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp Nhà nước đang trong quá trình tiền hành cổ phần hoá. Cơ quan văn phòng là một chi nhánh của Tổng công ty Thép Việt Nam, mà Tổng công ty Thép Việt Nam lại được tổ chức theo mô hình tổng công ty 91 của Nhà nước. Mô hình này không còn phù hợp với thời kì kinh tế thị trường nữa. Vì vậy Tổng công ty Thép đang trong quá trình tiến hành cổ phần hoá toàn bộ Tổng công ty. Cơ quan văn phòng sẽ là một bộ phận đi đầu trong vấn đề cổ phần hoá, tiến trình mới này vẫn còn nhiều bỡ ngỡ với Cơ quan do đó không thể tránh được những khuyết điểm, sai lầm sẽ mắc phải. Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam 1. Phương hướng và mục tiêu hiện tại của Công ty Trong cơ chế thị trường ngày nay, hoạt động kinh doanh quốc tế gặp nhiều khó khăn và trở ngại. Muốn tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp cần có định hướng đúng đắn, kịp thời để nắm bắt được cơ hội kinh doanh. VSC cũng xây dựng cho mình những phương hướng hoạt động để phát triển hơn nữa trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay: a. Phương hướng chung đối với công tác nhập khẩu Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động mang lại lợi nhuận cao song nó chứa đựng nhiều yếu tố rất phức tạp. Những yếu tố này vượt ra ngoài biên giới quốc gia, nó mang tính chất quốc tế và như thế nhiều khi Cơ quan không thể kiểm soát được. Chính vì thế mà Cơ quan văn phòng công ty đã đưa ra định hướng đối với hoạt động nhập khẩu như sau: - Tổ chức tốt công tác theo dõi nắm bắt thông tin thị trường và tình hình tiêu thụ trong nước để có biện pháp điều chỉnh giá bán cho phù hợp và thực hiện các biện pháp bình ổn giá theo sự chỉ đạo của Chính phủ. - Tăng cường hoạt động marketing, xúc tiến thương mại, phát triển hệ thống mạng lưới tiêu thụ. Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm giảm sức ép cạnh tranh trên thị trường nội địa. - Tổ chức thưc hiện kế hoạch hợp tác toàn diện với 03 đơn vị cổ phần hoá trong việc cung cấp nguyên vật liệu; triển khai kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu ngành thép vf các sản phẩm thép. - Thúc đẩy hơn nữa hoạt động nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu của các đơn vị thành viên, đảm bảo cân đối cho nền kinh tế. Đồng thời đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu luôn biến đổi của khách hàng. Ngoài mặt hàng phôi nhập sẽ gia tăng nhập mặt hàng thép phế, thép lá kim loại, thép cuộn cán nóng… - Phấn đấu không ngừng để duy trì và nâng cao tỷ trọng hàng nhập khẩu nhằm phục vụ tốt hơn cho các đơn vị thành viên và các ngành sản xuất trong nước, đây cũng là định hướng phát triển lâu dài của hoạt động nhập khẩu tại Cơ quan văn phòng. - Mở rộng thị trường nhập khẩu. Giữ vững và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, các nước xuất khẩu: Trung Quốc, Nga, Ukraina, Nhật Bản, Hàn Quốc…Đồng thời tìm kiếm những đối tác mới có uy tín, có hàng hoá với lợi thế hơn hẳn để từ đó phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài. - Nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với các đối tác trong cũng như ngoài nước. - Không ngừng tăng doanh thu, tăng lợi nhuận có được từ hoạt động nhập khẩu để từ đó nâng cao doanh thu cho Cơ quan văn phòng và Tổng công ty Thép. b. Định hướng đối với công tác nhập khẩu phôi thép Mặt hàng nhập khẩu phôi thép vẫn giữ một vai trò chính trong mặt hàng nhập của Cơ quan văn phòng Tổng công ty Thép và Việt Nam. Trong ngành thép xây dựng hiện nay phôi không thể thiếu được và nhu cầu về mặt hàng này sẽ còn tăng nữa. Bên cạnh đó quá trình Công nghiệp hoá-Hiện đại hoá ở Viêt Nam đang diễn ra với nhịp độ nhanh chóng, nhiều công trình, cơ sở hạ tầng được xây dựng vì vậy mà nhu cầu về thép xây dựng trong đó có phôi thép sẽ còn tồn tại. Do nhu cầu phôi tăng dẫn đến sự biến động liên tục về giá cả của mặt hàng này. Trong những năm tới đây hoạt động nhập khẩu phôi của Cơ quan văn phòng được định hướng như sau: - Phát triển hơn nữa họat động nhập khẩu phôi để đáp ứng tốt hơn nhu cầu phôi thép sản xuất cho các đơn vị thành viên VSC - Mở rộng thị trường nhập khẩu phôi, tìm kiếm thị trường mới giảm thiểu sự rủi ro khi tập trung quá nhiều lượng phôi nhập từ thị trường Trung Quốc - Tăng doanh thu từ việc kinh doanh nhập khẩu phôi góp phần tăng doanh thu cho Cơ quan văn phòng. - Nâng cao uy tín với đối tác xuất khẩu phôi để giữ quan hệ làm ăn lâu dài với bạn hàng - Điều phối lượng phôi nhập để bình ổn giá cả thị trường trong nước về mặt hàng phôi thép - Đối với mặt hàng phôi nhập trong thời gian tới vẫn là đáp ứng nhu cầu về phôi thép ngày một tốt hơn cho các đơn vị thành viên và cả các doanh nghiệp ngoài VNsteel. Góp phần bình ổn lượng và giá phôi thép trên thị trường Việt Nam Ba năm qua từ năm 2005 đến năm 2007 thị trường nhập khẩu phôi chủ yếu của Cơ quan văn phòng vẫn là Trung Quốc. Tỷ trọng nhập khẩu phôi từ thị trường này mỗi năm một tăng và đến năm 2007 tỷ trọng này đã chiếm đến 85% tổng kim ngạch nhập khẩu phôi của Cơ quan văn phòng. Với tỷ trọng quá cao như vậy sẽ khiến Cơ quan văn phòng bị phụ thuộc nhiều vào thị trường Trung Quốc. Và sẽ gặp rủi ro cao khi thị trường này biến động. Do vậy mục tiêu trong thời gian tới cho thị trường nhập khẩu phôi thép đó là mở rộng thị trường phôi nhập. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào thị trường Trung quốc, tìm kiếm những thị trường mới nhằm phân tán rủi ro. Trên cơ sở những phương hướng đã đề ra, công ty đã cụ thể hoá thành các mục tiêu như sau: Tổng doanh thu : 1.560.000.000.000 VND Doanh thu nhập khẩu : 1.500.000.000.000 VND Lượng phôi nhập khẩu : 150.000 Tấn Lợi nhuận : 64.500.000.000 VND 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty 2.1. Giải pháp đối với công ty a. Thanh toán ngoại thương Hiện nay phương thức thanh toán chủ yếu của Cơ quan văn phòng là mở thư tín dụng (L/C) không huỷ ngang và trả tiền ngay Khi mở L/C cần phải kiểm tra thật kỹ các chứng từ để căn cứ vào đó khi mở L/C khai báo đúng hạn chế đến mức thấp nhất các nhầm lẫn để giảm thiểu các sai sót làm tăng chi phí mở L/C. Một phương án giải quyết vấn đề này là trước khi gửi L/C chính thức sang cho bên xuất khẩu, Công ty có thể fax 1 bản mẫu yêu cầu đối tác kiểm tra, nếu đúng mới quyết định gửi bản gốc. Tuy nhiên thực hiện theo cách này, Công ty cần phải thật nhanh chóng hoàn thành thủ tục lập bộ chứng từ mở L/C để không làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng. Cũng cần chú ý là khi bên bán dục mở L/C cần kiểm tra kỹ lại độ tin cậy của nhà xuất khẩu (L/C không huỷ ngang), không nên mở L/C quá sớm vì như thế làm đọng vốn nhưng cũng không mở muộn sẽ làm cho đối tác giao chậm hàng, ảnh hưởng đến việc nhận hàng của công ty. Công ty nên xác định mở L/C hợp lý để đạt hiệu quả tối ưu. Hiện tại Công ty đang sử dụng L/C trả ngay (L/C atsight), nếu trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng Công ty có thể thoả thuận để thanh toán bằng L/C trả chậm thì rất có lợi cho công ty Việc đa dạng hoá các hình thức thanh toán quốc tế là yêu cầu khách quan của quá trình kinh doanh. Sử dụng nhuần nhuyễn các hình thức tín dụng trong thanh toán quốc tế cũng làm giảm áp lực về vốn kinh doanh, đặc biệt là nguồn vốn ngoại tệ. Vì vậy, vấn đề cần được quan tâm là thanh toán bằng phương thức nào cho từng hợp đồng, từng đối tượng khách hàng cụ thể để có thể huy động được vốn kịp thời cũng như hạn chế được vốn ứ đọng trong khẩu lưu thông. b. Làm thủ tục hải quan Hiện nay Cơ quan văn phòng không phải tiến hành làm thủ tục hải quan vì công đoạn đó được giao cho các công ty, đại lý uỷ quyền đảm nhận. Việc làm này thật sự đã rút ngắn thời gian hàng nằm tại cảng, hàng hoá nhập khẩu được thông quan nhanh hơn vì các công ty này có chuyên môn về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan hơn công ty. Tuy nhiên đấy mới chỉ là giải pháp trước mắt, vì thực tế chi phí thuê này sẽ ảnh hưởng đên lợi nhuận của Cơ quan có được. Khi mà Nhà nước đã có pháp lệnh giảm các công đoạn khai báo làm thủ tục hải quan thì Cơ quan nên cử cán bộ của mình trực tiếp đi cùng với công ty đại lý uỷ quyền để nắm bắt được quy trình, thủ tục làm thủ tục hải quan từ đó có thể tự mình tiến hành công đoạn này nhằm tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận c. Tiếp nhận hàng hoá Việc tiếp nhận hàng hoá công ty cũng không trực tiếp làm mà uỷ quyền cho một công ty khác làm do đó nếu trong quá trình giao nhận hàng có có vấn đề gì phát sinh công ty không trực tiếp giải quyết ngay được mà Công ty uỷ thác sẽ giải quyết điều này làm mất đi sự chủ động và linh hoạt của Công ty. Do đó công ty nên tự mình tiến hành nghiệp vụ này d. Giải quyêt khiếu nại Trong 7 hợp đồng có sai sót trong năm 2005 có 2 hợp đồng liên quan đến bảo hiểm và đã được giải quyết ngay, 6 hợp đồng liên quan đến người bán thì đến nay mới giải quyết được 3 hợp đồng và còn 3 hợp đồng vẫn chưa giải quyết xong do khoảng cách địa lý giữa ta với bên xuất khẩu, do những điều khoản trong hợp đồng vẫn chưa được chặt chẽ và do bên bán nên vẫn xảy ra các tình trạng trên. Để khắc phục những tình trạng trên công ty cần lựa chọn các đối tác tin tưởng và những đối tác lâu năm để việc thanh lý hợp đồng diễn ra nhanh hơn, quy định các điều khoản trong hợp đồng chặt chẽ hơn. Để hạn chế trường hợp hợp đồng bị huỷ Công ty có thể thoả thuận trong hợp đồng để tỷ lệ phạt khi đối tác không thực hiện hợp đồng cao hơn để bên xuất khẩu có trách nhiệm hơn với hợp đồng đã ký. Ví dụ như tỷ lệ phạt không thực hiện hợp đồng sẽ là 3% hay 4% giá trị hợp đồng chứ không phải là 2% như trươc nữa. Bên cạnh đó công ty cũng có thể thoả thuận để thực hiện giá linh hoạt trong hợp đồng của mình, tức là khi giá lên cao ta có thể thoả thuận lại về giá để hợp đồng vẫn tiếp tục được thực hiện như đã ký kết. Tình trạng hàng nhập về khi kiểm tra thấy thiếu trọng lượng xảy ra khá nhiều, điều này làm ảnh hưởng tới kế hoạch của công ty, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng do đó công ty khi tìm kiếm và lựa chọn nhà nhập khẩu nên lựa chọn các đối tác tin tưởng, lựa chọn các lô hàng có chất lượng tốt. Một biện pháp khác nữa là quy định điều khoản phạt trong hợp đồng nặng hơn hay khi bốc hàng lên tàu mình yêu cầu giám định trọng lượng bốc lên tàu. 2.2. Một số giải pháp khác a. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kết hợp với các hình thức huy động vốn * Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Một trong những khó khăn của Cơ quan văn phòng là vấn đề vốn cho kinh doanh. Trong điều kiện nhu cầu về vốn thì quá cao mà vốn cho hoạt động nhập khẩu phôi thép lại eo hẹp. Yêu cầu được đặt ra là Cơ quan phải sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Trước hết Cơ quan phải làm tốt công tác quản lý vốn, cụ thể là: - Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, ngoại hối của Nhà nước mà trước tiên là hoàn thành các loại thuế phải nộp - Tính toán lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Cơ quan có thể thực hiện một số biện pháp sau: + Đẩy mạnh tốc độ lưu chuyển hàng hoá để không cần tăng thêm lượng vốn lưu động mà hiệu quả sử dụng vốn vẫn tăng lên + Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh tình trạng ứ đọng vốn + Tổ chức theo dõi và thu hồi công nợ. + Quản lý tốt lượng hàng dự trữ, thanh lý kịp thời hàng tồn kho, ứ đọng để giải phóng vốn Song song với công tác trên Cơ quan cần phải: + Thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn + Phải xây dựng được các phương án kinh doanh để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cao. Ngoài ra Cơ quan cần giao vốn cho từng phòng để họ thực hiện chế độ tự hạch toán, đồng thời có kế hoạch giám sát, kiểm tra để cho các phòng chủ động hơn trong kinh doanh * Huy động vốn Công ty có thể huy động vốn bằng các hình thức sau: - Khai thác nguồn vốn từ liên doanh liên kết, phần lớn các doanh nghiệp liên doanh liên kết với Tông công ty Thép Việt Nam đều là các doanh nghiệp nước ngoài, họ có tiềm lực tài chính rất mạnh như: công ty thép VinaKyoei, công ty thép VSC-Posco, công ty sản xuất thép Vinaustell,... Cơ quan văn phòng có thể dựa vào mối quan hệ này để tăng nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của mình - Huy động vốn từ các thành viên trong Tổng công ty Thép Việt Nam. Trong Tổng công ty Thép có rất nhiều đơn vị kinh doanh đạt hiệu quả cao, số lượng vốn lớn như: công ty Gang thép Thái Nguyên, công ty thép Miền Nam, công ty thép Đà Nẵng… - Huy động vốn từ Hiệp Hội Thép Việt Nam (VSA). Hiệp Hội Thép Việt Nam được thành lập nhằm điều phối hoạt động sản xuất thép của các doanh nghiệp Việt Nam, bên cạnh đó nó còn có chức năng hỗ trợ sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp như: về vốn, công nghệ sản xuất, dự báo thị trường thép trong nước cũng như quốc tế…Vì vậy Cơ quan văn phòng có thể tiến hành vay vốn từ VSA. - Tới đây Cơ quan văn phòng sẽ tiến hành cổ phần hoá, đây cũng là một trong những điều kiện thuận lợi cho Cơ quan văn phòng có thể vay vốn từ các cổ đông trong công ty, từ các cán bộ nhân viên của Cơ quan. b. Đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Hiện nay trong hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty vẫn phải thuê đại lý trung gian thực hiện việc thông quan và giao nhận hàng hoá, điều này làm Công ty thiếu đi sự chủ động xử lý tình huống cũng như phát sinh thêm một khoản chi phí làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty, tuy nhiên để thực hiện các công việc này yêu cầu cán bộ nhập khẩu phải có chuyên môn trong lĩnh vực này và phải có mối quan hệ tốt đẹp vơi cơ quan hải quan. Trong thời gian tới Công ty nên có các chính sách đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhập khẩu của mình để có thể tự mình làm được các công việc này cũng như có thể chủ động nhập khẩu theo điều kiện FOB để giảm chi phí. Để là được như vậy công ty cần thực hiện các công việc sau: - Cấp kinh phí đào tạo để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn và trình độ về ngoại ngữ cho cán bộ nhập khẩu. Đồng thời có kế hoạch tuyển dụng thêm các cán bộ trẻ để đội ngũ cán bộ luôn có sự trẻ hoá và được đào tạo để có đủ năng lực để trở thành đội ngũ kế cận xứng đáng. - Cử cán bộ tham gia các cuộc họp, các hội thảo chuyên ngành về nghiệp vụ ngoại thương. Thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội cập nhật tin tức và sự thay đổi của các chính sách, các văn bản pháp lý và xu thế vận động của nền kinh tế trong nước cũng như nước ngoài. - Cơ quan cũng cần sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần để động viên cán bộ công nhân viên khiến họ nhiệt tình hoàn thành tốt công việc được giao. Các hình thức ấy có thể là: quy định mức tiền thưởng cho cán bộ, nhân viên khi họ ký kết được một hợp đồng hay tổ chức tặng quà nhân nhân ngày lễ, tết hay tổ chức các chuyến đi nghỉ trong dịp hè... - Bên cạnh việc tổ chức các khoá học để nâng cao trình độ nghiệp vụ Công ty cũng nên tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ để mỗi cán bộ, nhân viên tự chủ trau dồi kiến thức. Đây là một trong những phương pháp tốt, trực tiếp để bản thân mỗi người phải tự nỗ lực vươn lên. c. Đầu tư trang thiết bị, tạo môi trường làm việc tốt cho cán bộ công nhân viên Trong những năm vừa qua Cơ quan đã rất chú trọng đến công tác này, hiện tại các phòng đều đã được trang bị đầy đủ những máy móc cần thiết, các phòng đều có máy tính nối mạng, máy in… tuy nhiên lượng máy fax chưa nhiều làm tốn thời gian và sức lực cho nhân viên. Trong tương lai Cơ quan cần đầu tư thêm trang thiết bị để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cần tạo nên bầu không khí phấn khởi, thoải mái, đoàn kết trong quá trình làm việc. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên để có thể phát huy hết khả năng của mỗi người trong công việc chung. d. Tạo lập một hệ thống thu thập thông tin, phân tích dự báo Hiện nay ở Cơ quan văn phòng Tổng Công ty hệ thống thông tin, phân tích dự báo vẫn chưa thực sự tốt, vẫn chưa có những dự báo dài hạn và những thông tin chính xác về tình hình cung cầu phôi thép trên thế giới. Nếu Công ty thực hiện tốt hơn công tác này thì hoạt động nhập khẩu của Công ty sẽ có thể tốt hơn, hiệu quả hơn. e. Phân công chuyên môn hoá trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hiện nay việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Cơ quan văn phòng là mỗi người sẽ phụ trách một mặt hàng nhất định và sẽ tự mình thực hiện tất cả các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như tự đi mở L/C, giải quyết khiếu nại đối với những lô hàng về mặt hàng đó. Như vậy rất mất thời gian và không chuyên nghiệp, do đó Công ty có thể chuyên môn hoá các công đoạn của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thành các khâu như sẽ giao việc mở L/C cho phòng kế toán, cử ra một người chuyên phụ trách phần giải quyết khiếu nại... như vậy công việc sẽ được chuyên môn hoá và tiến độ thực hiện sẽ nhanh hơn rất nhiều. 2.3. Một số kiến nghị đối với nhà nước và các bên có liên quan Hoạt động nhập khẩu không thể thiếu được sự quản lý điều hành của Nhà nước vì hàng loạt các chính sách về thuế, lãi suất, các quy định đối với hoạt động kinh doanh ngoại thương...đều do nhà nước đặt ra. Trong những năm qua, Nhà nước đã có nhiều chính sách thông thoáng hơn cho các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trong thực tế kinh doanh xuất nhập khẩu từ các doanh nghiệp đã phát sinh không ít những khó khăn cần tới sự điều chỉnh vĩ mô của Nhà nước để nâng cao hơn hiệu quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Từ đó góp phần cho hiệu quả chung của toàn bộ nền kinh tế. Xuất phát từ thực tế tìm hiểu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam, em xin đưa ra một số kiến nghị như sau: - Đề nghị các bộ, ngành tạo điều kiện thuận lợi cho Tổng công ty và các đơn vị của Tổng công ty nhập khẩu thép phế liệu phục vụ cho sản xuất phôi thép trong nước, tạo chủ động nguyên liệu, nhất là trong điều kiện giá phôi thép trên thế giới đang tăng cao và trước sức ép rất lớn từ phía đối tác Trung Quốc. - Đề nghị nhà nước có chính sách thuế và rào cản kỹ thuật hợp lý tránh gây thiệt hại cho ngành Thép trong tiến trình hội nhập kinh tế. - Cải cách triệt để thủ tục hành chính trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu như thủ tục xin giấy phép kinh doanh, giấy phép nhập khẩu, thủ tục hải quan,thuế...tránh việc gây phiền nhiễu cho các doanh nghiệp đồng thời ngăn chặn triệt để tình trạng vòi tiền ăn hối lộ của một số cán bộ của các cơ quan này. - Xây dựng các kế hoạch đầu tư vào các cơ sở hạ tầng và phát triển hệ thống thông tin liên lạc - đây là chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp. Xây dựng các tuyến đường mới có chất lượng cao, thuận tiện việc chuyên chở hàng hoá từ các cảng vào trong nội địa làm giảm bớt chi phí. Không những thế Nhà nước không thể thiếu các kế hoạch về quy hoạch, nâng cao, sửa chữa và xây dựng mới mạng lưới cầu cảng, kho tàng thuận tiện cho việc bốc xếp và lưu giữ hàng hoá. Và coi đây là một bộ phận cấu thành của kết cấu hạ tầng của quốc gia nhằm đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí, bảo vệ môi trường... Còn về hệ thống thông tin liên lạc cũng phải được đầu tư phát triển làm sao giảm bớt tới mức thấp nhất các chi phí về liên lạc để ở mức trung bình trong khu vực. Hệ thống thông tin liên lạc phải luôn được thông suốt để công ty có điều kiện tốt nhất trong việc thu thập các tin tức đang diễn ra trên thế giới cũng như việc giao dịch với các đối tác nhất là bạn hàng quốc tế. - Bên cạnh các chính sách đầu tư, nhà nước cần có sự hỗ trợ các doanh nghiệp thông qua hệ thống thông tin của phòng Thương mại Việt Nam, các đại sứ quán và các tham tán thương mại tại nước ngoài. Việc cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp về sự biến động của thị trường thế giới là rất quan trọng bởi nó có ảnh hưởng sâu sắc đến kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu như tình hình thay đổi giá cả cảu một số mặt hàng như giá dầu, tỷ giá hối đoái... Nên đặt ra các yêu cầu: + Nắm bắt chính xác và cung cấp kịp thời cho các doanh nghiệp về các thông tin thị trường như về nguyên liệu, giá công nghệ, sự biến động của các yếu tố ảnh hưởng đến giá... + Cung cấp các văn bản mới nhất, các quy định cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành về việc thực hiện hoạt động kinh doanh tại nước ngoài để doanh nghiệp có phương án phù hợp với các thay đổi đó. Sự quan tâm của Chính phủ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp nên Nhà nước cần luôn theo dõi sát sao các hoạt động của các doanh nghiệp để có thể nắm bắt các khó khăn các doanh nghiệp đang mắc phải và đưa ra các chính sách phù hợp ở tầm vĩ mô tạo điều kiện phát triển cho doanh nghiệp.  Phần Ba: Kết luận Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam là một công ty nhà nước hoạt động kinh doanh chuyên tổ chức thực hiện các hợp đồng nhập khẩu phôi thép, tấm lá kim loại, phế liệu. Công ty đã thành lập được hơn 10 năm và dần khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực nhập khẩu phôi thép cho các cơ sở sản xuất thép trong nước. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi của công ty đã khá hoàn thiện, tuy nhiên vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Với những giải pháp trong chuyên đề thực tập tôt nghiệp này,em mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép , từ đó nâng cao hơn nữa doanh thu của Công ty từ hoạt động nhập khẩu. Đối với riêng cá nhân em, việc nghiên cứu để hoàn thiện bài luận văn này em đã có thể hiểu và nắm chắc hơn các kiến thức đã học, cũng như có điều kiện để tìm hiểu được các nghiệp vụ thực tế diễn ra tại Công ty. Thêm nữa, em đã biết cách vận dụng những kiến thức của mình để có thể đưa ra những hướng giải quyết cho các vấn đề tồn tại. Có thể nói rằng đây là hành trang quý báu đối với bản thân em khi em bước vào cuộc sống cũng như nghề nghiệp trong tương lai. Qua đây, em cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy giáo cô giáo Nguyễn Thu Thuỷ đã chỉ bảo tận tình cho em từ lý thuyết, đến cách thức tiếp cận vấn đề và giải quyết vấn đề trên thực tiễn. Từ đó giúp em biết cách vận dụng những kiến thức đã học và trình bày chuyên đề thực tập tốt nghiệp một cách rõ ràng, có khoa học. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị phòng xuất nhập khẩu thuộc Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép. Trong thời gian em thực tập tại phòng đã giúp em hiểu rõ và cụ thể từng nghiệp vụ ngoại thương diễn ra trên thực tế cũng như đã cung cấp cho em các số liệu cụ thể, chi tiết để em có thể hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình quản trị kinh doanh – GS.TS Nguyễn Thành Độ - PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền – NXB Lao Động – Xã hội, năm 2004 2.Báo cáo tổng kết công tác năm 2007 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2008 - Tổng công ty Thép Việt Nam 3. Thanh toán quốc tế – Lê Văn Tề – NXB Thống Kê, năm 2003. 4 Thanh toán quốc tế tài trợ ngoại thương- PGS. TS Nguyễn Văn Tiến – NXB Thống Kê, năm …. 5 Hợp đồng thương mại quốc tế – Nguyễn Hữu Khang- NXB Công An, năm 2001. 6. Giao nhận và phương tiện vận tải - Đặng Văn Nhân – NXB Giao thông vận tải, năm 2002. 7. Bảo hiểm và giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển - Đỗ Hữu Vinh – NXB Tài Chính, năm 2003. 8. Website: www.mot.gov.vn www.vnsteel.com.vn