Chuyên đề Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

n định lượng đo trọng lượng túi, dùng tay, dùng máy đo độ chịu nén của túi.Và kiểm tra đơn hàng hàng ngày để xem có kịp tiến độ để giao hàng hay không? Bằng cách hỏi các cán bộ KCS về tiến độ làm hàng. Cán bộ KCS không có nhiệm vụ xác nhận thời gian làm xong hàng, Chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tiến độ sản xuất và cảnh báo về đơn hàng nếu như có dấu hiệu sản xuất chậm Ảnh kiểm tra chất lượng hàng hoá: Theo dõi hàng hóa sản xuất: Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa, theo dõi tồn kho qua báo cáo từ các nhà máy và nhập dữ liệu này vào bản Production Update của phòng. Làm thanh toán Cước tàu, Bảo Hiểm , làm đề nghị thanh toán sau 2 ngày kể từ khi tàu chạy gồm: Giấy đề nghị thanh toán, Tờ khai ( Copy) Thông báo sản xuất, Có chữ ký, Hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày Thanh toán cho khách hàng ). Làm thanh toán Lô in, Tem dán, làm đề nghị thanh toán sau 5 ngày kể từ nhà cung cấp thông báo gồm: Giấy đề nghị thanh toán, tờ khai ( Copy), thông báo sản xuất, Có chữ ký, hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày thanh toán cho nhà cung cấp), giấy đề nghị làm lô, tem ( copy), đơn đặt hàng hoặc hợp đồng với nhà cung cấp. Mẫu đề nghị thanh toán – xem phụ lục 3.5 4. Thông báo đóng hàng 4.1 Xác nhận điều kiện đóng hàng: Cách ngày đóng hàng khoảng 10 ngày, phải tổng hợp các số liệu và kiểm tra khối lượng đơn hàng trong vòng 10 ngày tới có giao được hàng không để có kế hoạch đóng hàng. ( hỏi ban kế hoạch sản xuất, đề nghị xác nhận lại bằng SKYPE - Room của đơn hàng hoặc văn bản ). Số lượng thiếu, cần phải ép tiến độ nhà máy để sản xuất cho kịp tiến độ và số lượng. Hàng đã đủ: tìm kiếm hãng tàu cho việc đóng hàng hoặc thông báo cho khách hàng về thời gian đóng hàng.(Lưu ý, thời gian đóng hàng, cách ngày tàu chạy khoảng 2 ngày, không kể ngày lễ thứ 7 và chủ nhật.) 4.2 Việc tìm kiếm hãng tàu tùy thuộc vào từng hợp đồng: Hợp đồng mua giá CIF thì cần phải tìm giá cước tàu trước 10 ngày và hỏi lịch tàu. Phải tìm kiếm và tính toán giá chính xác nhất theo đúng như phương án kinh doanh đã đi đến ký kết hợp đồng. Những hợp đồng mua Giá FOB, cần đề nghị khách hàng cho thông tin về hãng tàu để liên lạc xin Booking note. Thời gian trước 10 ngày dự kiến sản xuất xong hàng, Hoặc 10 ngày trước khi hết hạn đóng hàng của L/C. 4.3 Thông báo đóng hàng ( TBĐH) Làm thông báo đóng hàng và hợp đồng hải quan (HĐHQ) (tính theo số kg) theo mẫu và giao anh Thành kiểm tra. Fax Booking (ghi rõ: Tên hàng, ngày đóng, nhà máy sx; có kí tên người gửi) và TBĐH cho bộ phận xuất hàng dưới Hải Phòng ( liên lạc với anh Long, anh Chương ). Fax TB đóng hàng và gửi HĐHQ cho nhà máy. Mẫu thông báo đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.6 Booking đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.7 5. Làm chứng từ ( bộ phận hỗ trợ làm – Mr.Nghĩa,Miss Thuỳ. Tâm, Tuyến) Trong qúa trình đóng hàng, cán bộ XNK có nhiệm vụ gửi hợp đồng xuống nhà máy số 1 để bộ phận dưới nhà máy làm thủ tục Xuất. Phần lớn các hợp đồng với khách hàng, là ký theo số chiếc, nhưng hải quan Việt Nam không chấp nhận, do vậy cần phải chuyển tòan bộ đơn giá hàng về số tấn để làm hợp đồng xuất khẩu với Hải Quan. Nhận fax biên bản đóng hàng từ nhà máy từ bộ phận kho vận đóng hàngvà tờ khai từ Hải Phòng FAX biên bản đóng hàng (Thời gian sau khi Đóng hàng trong vòng 24h) - Liện lạc với KCS Nhà máy . Mẫu biên bản đóng hàng đơn EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.8 Làm Invoice, và Packing list (theo mẫu và ghi tên hàng theo hợp đồng/L/C kí với KH): Trong vòng 24h kể từ khi nhận đc biên bản đóng hàng + tờ khai. Packing list: (Packing List theo form Có đầy đủ Tên Hàng theo hợp đồng, Số lượng Hàng bao gồm cả Net Weight và Gross Weight) dựa trên Biên bản đóng hàng. Mẫu packing list đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.9 Commercial Invoice: - Với trường hợp hợp đồng ký theo số chiếc (Khách hàng mua theo chiếc) thì cán bộ XNK sẽ phải làm 2 invoice: o Invoice theo số tấn (Để làm C.O) (Giá lấy theo hợp đồng xuất khẩu sử dụng cho Hải quan). o 2.Invoice theo số chiếc ( để gửi cho khách hàng ): Giá và số lượng chiếc lấy theo hợp đồng gốc ký với khách hàng. Mẫu Invoice – CO đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.10 Mẫu Invoice – Pcs đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.11 Đối với các hợp đồng thành toán bằng L/C phải tuyệt đối tuân thủ theo L/C yêu cầu và quy định để làm các chứng từ cho chính xác và chuẩn tắc. Có Packing List, cán bộ XNK, có nhiệm vụ gửi Packing list sang cho hãng tàu thuê đề nghị họ làm Bill. (Packing list đầy đủ Tên Hàng theo hợp đồng, Số lượng hàng bao gồm cả Net Weight và Gross weight) Sau khi có Bill, Cần phải kiểm tra Bill xem có đúng không ( gồm có, Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight và Gross Weigh) Làm Bill of Lading Gửi Packing List cho hãng tàu đề nghị làm Bill. Sau đã làm thanh toán và nhận B/L cần kiểm tra đủ các thông tin: Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight, Gross Weight, và Ngày giao hàng ( Gửi trước khi tàu chạy). Mẫu Bill đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.12 Làm bảo hiểm (Nếu Có): Cán bộ XNK tiến hành làm bảo hiểm (Nếu có) bằng cách gửi Form yêu cầu bảo hiểm cho đơn vị làm bảo hiểm. Làm form yêu cầu bảo hiểm và gửi cho đơn vị làm bảo hiểm (làm bảo hiểm trước ngày tàu chạy). Mẫu bảo hiểm đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.13 Làm C/O Với các khách hàng ở Eu, Nhật, Canada, thì cần phải là C.O form A cho khách hàng, chứng từ để làm C.O gồm có: Bill, Invoice theo đơn giá tấn, packing list, và tờ khai. Chuyển cho Anh Thành ( Phòng XNK). Tờ khai lấy từ phía Hải Phòng ( anh Long fax lên ) tờ khai sẽ có được ngay sau khi phía Hải Phòng làm xong thủ tục Hải Quan, Bill lấy bản fax từ phía hãng tàu ngay sau khi hàng đã lên tàu. Mẫu C/O đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.14 6. Gửi chứng từ 6.1. Thông báo cho khách hàng về việc thanh toán Chuẩn bị Bộ chứng từ đầy đủ: B/L, Invoice, Packing List, C/O (nếu có), Bảo Hiểm (Nếu có). Thông báo cho khách hàng đã lên lên tàu bằng cách gửi ảnh đóng cont; gửi bộ chứng từ copy qua Email hoặc Fax. Và đề nghị khách hàng thanh toán đúng hạn. 6.2. Gửi bộ chứng từ Sau khi nhận đc tiền thanh toán sẽ gửi chứng từ gốc đi cho khách hàng.( Với trường hợp là thanh toán bằng T.T). Chứng từ gốc chỉ gửi đi khi đã nhận được tiền thanh toán của khách hàng. Đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C hoặc D/P thì chuyển ra ngân hàng ( hoặc Kế toán ở nhà đều Hành ) có L/C để phát hành đòi tiền. Chứng từ L/C phải thật chính xác theo yêu cầu của L/C. 6.3. Theo dõi công nợ Theo dõi công nợ theo Form theo dõi công nợ: Việc theo dõi công nợ rất quan trọng đến việc biết được lượng tiền khách đang nợ công ty là bao nhiêu và thời gian quá hạn. Theo dõi công nợ dựa trên việc làm ghi chép lại các khoản tiền phát sinh hàng ngày của Công Ty và Khách hàng. Các khoản phát sinh được tính như sau: Các khoản đặt cọc. Và các khoản tiền Hàng phát sinh trong ngày. 7. Giải quyết khiếu nại 7.1 Giải quyết khiếu nại với khách hàng: Về quan điểm, khi giải quyết khiếu nại với KH, cán bộ luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Và tôn trọng ý kiến của khách hàng. Khi khách hàng có ý kiến phàn nàn về chất lượng,hay dịch vụ của công ty, cán bộ Kinh doanh cần phải hỏi rõ khách hàng về những ý kiến họ đưa ra, khai thác triệt để thông tin về thông tin đó, về số lượng hàng lỗi ( rất quan trọng). Tỏ thái độ lấy làm tiếc về sự việc trên, và rất cám ơn khách hàng về ý kiến đóng góp quý báo đó. Ý kiến của khách hàng là một trong những thông tin để chúng ta rà soát lại quy trình kiểm tra chất lg của chúng ta. Và cám kết với khách hàng sẽ kiểm tra lại sự việc trên và sẽ trả lời vào ngày hôm sau. Lưu ý, cũng cần khẳng định với khách hàng là sự việc trên chưa bao giờ xảy ra với công ty. Cách giải quyết tiếp theo: Dựa trên số liệu thông tin khách hàng phản ánh, tập hợp lại, phản ánh lại với Hỗ Trọ, và Trưởng phòng để tìm dõ nguyên nhân do đâu, nếu như lỗi đó là do SX, thì cần phải có mẫu đối chứng. Cán bộ Kinh doanh cần phải thông báo lại cho khách hàng để gửi mẫu xác nhận. Và lưu ý, khi chúng ta giải quyết mâu thuẫn, cần đứng trên lập trường của SX. Khi nhận được mẫu sẽ có cách giải quyết cụ thể. 7.2 Giải quyết khiếu nại với nhà cung cấp trong nc vấn đề này, cũng dựa trên nguyên tắc ở trên. 8. Lưu giữ và gửi hồ sơ thanh khoản 8.1 Lưu giữ hồ sơ Mọi đơn hàng bên cạnh việc lưu trữ bằng chứng từ gốc, Hỗ trợ Kinh doanh phải lưu vào 1 hồ sơ về bản gốc để thuận tiện cho việc xem xét Hồ sơ tối thiểu gồm có: PAKD sơ bộ Hợp đồng với KH Yêu Cầu làm mẫu Tiêu chí chất lượng Giấy báo có cho tiền đặt cọc ( L/C ), Điện chuyển tiền của khách TBSX+ Chi tiết đơn hàng+ PAKD, các chi tiết khác liên quan đến việc SX BOOKING + Thông báo đóng hàng Hợp đồng Hải quan Biên bản đóng hàng + Phiếu cân ( lấy từ phía anh Long, hoặc Anh Chương ) Giấy yêu cầu bảo hiểm Tờ khai ( copy), Bill, Invoice, List, C.O, bảo hiểm ( Copy) Giấy báo có ( Tiền thanh toán ) Đề nghị mua vật tư, đơn làm lô, làm tem Một số giấy tờ khác: Market hình in, Mẫu, Inquiry Bill thực xuất ( Có dấu của hãng tàu ) để làm thanh khoản 8.2 Thanh khoản Ngày 15 hàng tháng, phải cung cấp bill thực xuất cho Cán bộ làm hồ sơ thanh khoản. Bill thực xuất phải có dấu của hãng tàu. Cung cấp giấy báo có theo yêu cầu của Cán bộ làm hồ sơ Thanh khoan khi cần, và giải thích cho Cán bộ Thanh khoản Mỗi slaes sẽ phải lập ra 1 bản theo dõi lý lịch đơn hàng theo: Mẫu lý lịch theo dõi đơn hàng – xem phụ lục số 3.15 III. Thực trạng hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Trong 3 năm từ 2007 đến nay công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã thu được những thành tựu sau: Sản lượng xuất khẩu các năm Năm 2007 2008 2009 2 tháng đầu 2010 Sản lượng XK (tấn) 1697 3307 8080 1723 ( Nguồn phòng kế toán) Công ty cổ phần Nhựa và Môi trường xanh An Phát đã công bố kết quả kinh doanh năm 2009. Theo đó, doanh thu thuần công ty thực hiện được trong năm 2009 đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước. Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8%. Lợi nhuận ròng mà An Phát thực hiện trong cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồng của năm trước. Trung bình số hợp đồng XK/ tháng trong các năm: Năm 2007 2008 2009 Số hợp đồng XK TB/tháng 5 - 10 10 – 12 15 - 20 (Nguồn phòng XNK) Số hợp đồng đã thực hiện trong các năm: Năm 2007 2008 2009 Số hợp đồng XK thực hiện 86 126 189 (Nguồn phòng XNK) Số hợp đồng vướng mắc ở các năm: STT Năm Số hợp đồng vướng mắc 2007 2008 2009 2 tháng đầu 2010 1 Về thanh toán 3 4 3 0 2 Về giao hàng 4 6 4 1 3 Về chất lượng 5 3 2 1 ( Nguồn phòng XNK cung cấp) Đồ thị 1: Biểu thị số hợp đồng gặp phải vướng mắc qua các năm của công ty Nhìn vào biểu đồ và các bảng số liệu ở trên ta có thể thấy được tỉ lệ vướng mắc của công ty qua các năm vẫn còn cao. Năm 2007 là 12/86 ( 13%), năm 2008 là 13/126 ( 10,3%), năm 2009 là 9/189 ( 4,7 %). Năm 2008 có nhiều vướng mắc hơn năm 2007 về số tuyệt đối nhưng về số tương đối thì có xu hướng giảm dần theo các năm. Nhưng nhìn chung tỉ lệ gặp phải vướng mắc vẫn cao và cần có hướng khắc phục. Trong năm 2008 cụ thể vướng mắc với Nippon giken industrial co.,ltd là tiền về chậm, với As prime parter, Geordian ltd về vấn đề tiền thanh toán bị thiếu. Về vấn đề giao hàng có gặp vướng mắc với khách Evenplast S.A.S đơn hàng 1153 và 2268 về thời gian giao, khách Ocimex AB và Ardale international ltd về số lượng hàng giao thiếu. Về vấn đề chất lượng có gặp phải vướng mắc với khách Publi embal về mầu sản phẩm túi không như yêu cầu bị bục, khách Achaika về kích thước túi, với khách Evenplast S.A.S là lực nén dọc của túi kém. Và trong năm 2009 thì vấn đề vướng mắc với khách hàng khi tổ chức thực hiện hợp đồng xuất có giảm so với năm 2008 cụ thể như sau: Về vấn đề thanh toán vướng mắc với khách hàng MBA –Celestine 2256, LeSand, Ismail Fawaz tiền về chậm. Về vấn đề giao hàng có gặp phải vướng mắc với khách Evenplast S.A.S về giao hàng muộn, khách Xeny và đơn của Hisham. Việc phân tích các vướng mắc sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần tiếp sau. Các vướng mắc gặp phải khi thực hiện hợp đồng Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất Thông tin giữa hai bộ phận này không thống nhất và đầy đủ, dẫn đến mâu thuẫn giữa bộ phận sản xuẩt với TTKD. Do nhân viên kinh doanh có suy nghĩ là như vậy thì là đúng và sản xuất đã biết, họ chưa lường được hết các hậu quả. Còn phía nhà máy họ cho rằng đương nhiên nhân viên kinh doanh phải biết. Khi kiểm tra TBSX, một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu sản xuất mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, nhà máy đã không kiểm tra lô in trước khi sản xuất, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu sản xuất nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng. Việc làm thông báo kinh doanh và chi tiết đơn hàng bị lỗi, nhà máy tiếp nhận thông số sai, do đó dẫn đến sản xuất sai. Như trong đơn hàng của Achaika khách yêu cầu chất liệu là hàng HDPE nhưng khi làm thông báo sản xuất cho nhà máy thì thông tin trên thông báo sản xuất là hàng LDPE dẫn đến tình trạng hàng không đạt đúng yêu cầu của khách hàng. Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “ Chất lượng tốt nhất rồi”. Trong đơn hàng xuất sang Nhật đơn của Eko, chất lượng yêu cầu cao, hình in market trên túi có vệt mực nhưng mà máy không chú ý đến điểm này . Và dẫn đến hình in sai, hàng không đủ tiêu chuẩn. Xác nhận thời gian giao hàng Khi triển khai xác nhận thời gian giao hàng không được sự xác nhận của sản xuất, dẫn đến bị chậm tiến độ giao hàng so với hợp đồng đã kí. Khi đó buộc phải thúc đẩy sản xuất nhanh hơn, sản xuất không thể đẩy nhanh được tiến độ sản xuất, báo lại với khách hàng sẽ làm mất uy tín của công ty. Cụ thể trong đơn hàng Evenplast 3356 trong hợp đồng ký với khách là giao hàng 3/2/2010 nhưng do không được sự xác nhận của nhà máy nên nhà máy không sản xuất kịp hàng và dẫn đến tình trạng giao hàng không thể kịp theo như hợp đồng đã ký kết với khách. Đơn hàng của Hisham mất nhiều thời gian giành cho việc đóng hàng và sản xuất hàng chậm so với kế hoạch dẫn đến tình trạng không đủ hàng cho khách theo đúng yêu cầu ngày giao hàng. Giao hàng ngày 3/3/2010 với khối lượng là 3 container 20feet ( khoảng 36tấn ) loại Star sealed bag nhưng ngày 27/02/2010 nhà máy chỉ sản xuất được 12 tấn. Khi đó cần có biện pháp ép nhà máy đẩy nhanh tiến độ sản xuất kịp thời gian giao hàng. Đơn hàng MBA –Celestine , nhà máy vấn để đóng hàng tình trạng rỗng container Hồ sơ xuất Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước gặp khó khăn khi giao dịch bằng L/C, mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C. Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là cơ sở để hình thành L/C, nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra nó. Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí hàng hóa không được giao. Đây chính là nguyên tắc cơ bản trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ. Người làm hồ sơ xuất chưa hiểu hết về L/C, do vậy mất rất nhiều thời gian giải quyết các vướng mắc về L/C, lịch tàu, ngày hết hạn L/C. Kết quả thống kê của phòng XNK có đến 90% sai về L/C. Và bộ chứng từ là tập hợp tất cả các chứng từ chứng minh đối với hàng hoá mua bán về chủng loại hàng hoá, xuất xứ, chất lượng, tiêud chí, chứng thực khai quan để tạo điều kiện thuận lợi cho những nghiệp vụ giao nhận hàng hoá và thanh toán. Có những đơn hàng hồ sơ sai với L/C, có những lỗi ngân hàng họ có thể bỏ qua được cho mình, nhưng có trường hợp lỗi ngân hàng không thể bỏ qua, và công ty đã phải chịu phạt. Ví dụ như trong đơn hàng của Publi embal 2256 trên L/C nó mô tả hàng hóa là 407 cartons of hdpe plastic bags, nhưng mình suất đi 500 hộp, phải làm giống L/C. Nên trên Bill ghi 407 cartons. Ví dụ điển hình nhất là sai về dung sai. Trường hợp đơn hàng của Hisham trên L/C mô tả dung sai 10% cho cả dung sai số lượng cho cả tổng và từng mã hàng nhưng mình lại làm 10% chỉ cho tổng. Và trong khi từng mã thì lại lệch. Trường hợp sai về thời hạn xuất hàng cũng có thể bị sai. Trong đơn hàng của Eko điều kiện CIF thì gặp lỗi chứng từ là ngày bảo hiểm chậm hơn so với ngày tàu chạy. Ngày giao tàu chạy là 23/12/2009 nhưng trên chứng từ bảo hiểm là 24/ 12/2009. Thanh toán Khi thanh toán bằng T/T: khách hàng nhận hàng nhanh thì cần thanh toán nhanh, để thanh toán mất khoảng 3 – 4 ngày để nhận được tiền. Công ty và khách hàng muốn giải phóng hàng ngay, nhưng chính sách của công ty là nhận được tiền mới giải phóng hàng. Do vậy tiến độ giao hàng bị chậm và khách hàng cũng không tin tưởng vào chất lượng phục vụ. Khách hàng Publi embal đơn 1233 thanh toán theo T/T, họ cần giao hàng gấp nhưng do quy trình thanh toán theo T/T như trên nên hàng giải phóng chậm. Khách điện chuyển tiền ngày 1.2 và họ muốn tàu chạy ngày 3.2 nhưng do mất 3 ngày để nhận được tiền nên đến ngày 4.2 hàng mới có thể giải phòng. Một trường hợp vướng mắc về thanh toán khác là giá trị hoá đơn không chính xác với nội dung của L/C ở đơn hàng của Hisham. Giải quyết khiếu nại với khách hàng Về chất lượng triển khai không được tốt, sales phải là cầu nối giữa sản xuất và khách hàng nhưng việc này được làm không tốt. Vì thực tế đứng dưới góc độ người bán luôn luôn cho rằng khách hàng đúng, áp đặt thông tin với nhà máy, bắt nhà máy phải làm. Để khắc phục các vướng mắc ở trên đã được công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã có các biện pháp khắc phục cụ thể . Các biện pháp xử lý các vướng mắc của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát 2.1 Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất Chuyên môn hoá phòng XNK thành phòng slaes và hỗ trợ. Sales giữ phần lớn trách nhiệm giao dịch với khách hàng từ đầu quy trình tới công đoạn làm hợp đồng (Cung cấp cho bên Hỗ trợ đầy đủ thông tin cho bộ TBSX). Khi có đủ bộ chứng từ, Sales sẽ thông báo với khách hàng về việc thanh toán cho Công ty. Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Để khắc phục việc này công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã có một số đề nghị bộ phận Sales khi làm TBSX lưu ý như sau: - Hộp carton: với tất cả túi thường (không cuộn), đề nghị tính kích thước hộp carton theo công thức đã có trên PAKD. + Với hàng đã được làm trước đây, đề nghị liên hệ với nhà máy để lấy kích thước chuẩn. - Tem: Như đã thống nhất từ trước, nếu đơn hàng cần làm tem, đề nghị xuất nhập khẩu lấy báo giá tem. Nếu thiếu, đồng chí Yến sẽ không kiểm tra PAKD. Với cách làm như thế này các bạn Sales cũng ko lo mình bị tính thiệt về giá vật tư, và có giá sát thực tế nhất. Hỗ trợ làm toán bộ công việc tiếp theo trong quy trình và có trách nhiệm liên hệ với sales trong việc lấy thông tin và kiểm tra thông tin. Trong một số trường hợp sẽ hỗ trợ Sales trực tiếp giao dịch với khách hàng lấy các thông tin bổ sung cho TBSX. Và lưu trữ thông tin và các chứng từ liên quan tới đơn hàng. 2.2 Xác nhận thời gian giao hàng Biện pháp mà công ty sử dụng là trước khi kí hợp đồng, xác nhận thông tin với nhà máy. Vì năng lực công ty lớn nhiều đơn hàng khác và nhiều mặt hàng cần một thời gian nhất định. Hiện tượng nhà máy 1 đang phản ánh, là gửi yêu cầu đóng cont rất muộn, thậm chí không gửi, và biện pháp mà công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát áp dụng để xử lý vướng mắc này là: Khi gửi book và biên bản đóng cont xuống cho anh Chương thì đồng thời phải gửi luôn xuống nhà máy. Biện pháp mà công ty áp dụng để hạn chế tối đa việc giao hàng chậm với khách hàng, lãnh đạo phòng đã đưa cách làm như sau: Thời hạn giao hàng xác nhận trên hợp đồng = thời gian giao nhà máy đã xác nhận + 7 ngày. Nhưng ngày giao hàng trên TBSX vẫn là ngày nhà máy đã xác nhận). 2.3 Hồ sơ xuất Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ trả ngay không hủy ngang thì việc thanh toán tiền hàng xuất sẽ dựa vào việc xuất trình các chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng. Bộ chứng từ thanh toán với ngân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu: tất cả chứng từ phải hợp lệ, bộ chứng từ phải không có sai xót về mặt hình thức, số lượng, xuất trình trong thời gian hiệu. Chứng từ thanh toán đòi hỏi phải phù hợp cả về hình thức và nội dung. Công ty mở các buổi bồi dưỡng kiến thức về L/C cho các hỗ trợ. Phòng hỗ trợ kiểm tra các chứng từ khi khách hàng gửi L/C và hợp đồng gốc. Khi chuyên môn hoá thì hỗ trợ có nhiều thời gian hơn để quản lý các đơn hàng. Trước đó thì sales phải làm tất cả các công việc từ đàm phán đến các chứng từ của đơn hàng. Khi có hỗ trợ check, sales check, và quản lý phòng check ( qua nhiều cầu ) thì sai sót của chứng từ cũng ít hơn. 2.4 Thanh toán Biện pháp mà công ty đã sử dụng để khắc phục hiện tượng thanh toán bằng T/T chậm là sau khi nhận được điện chuyển tiền thì gửi chứng từ bản sao cho khách. Sau khi tiền về thì nhờ bên chuyển phát nhanh chuyển chứng từ cho khách. Làm như vậy sẽ rút ngắn được 3 -4 ngày. Và đẩy nhanh tiến độ giao hàng. Biện pháp khác mà công ty đang áp dụng là quy định rõ cho khách hàng điều kiện thanh toán của công ty là bắt buộc. 2.5 Giải quyết khiếu nại với khách hàng Xác định quy trình giải quyết khiếu nại trong hợp đồng ngoại thương. Nghiệp vụ khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu nại từ phía khách hàng . Khi có khiếu nại của khách hàng về hàng hóa thì công ty giải quyết theo tinh thần của hợp đồng. Điều khoản quy định rõ trách nhiệm liên đới đến thủ tục khiếu nại. Khi phát sinh khiếu nại của khách hàng thì trong vòng 7 ngày thì khách hàng phải gửi mẫu để bên An Phát kiểm tra và trogn vòng 3 ngày kể từ khi nhận được mẫu là kiểm tra lỗi, trong vòng không quá 7 ngày từ khi xác nhận lỗi là giải quyết. Công ty đã xử dụng các biện pháp giải quyết khiếu nại sau: gửi hàng thiếu , hay bồi thường tiền hàng thiếu, biện pháp chiết khấu, giảm giá, đổi hàng.Trong đơn hàng của Lesand, khách hàng phàn nàn về chất lượng của hàng xuất , công ty đã sang tận bên nước bạn để kiểm tra hàng, và xử lý khiếu nại. Ngoài ra công ty còn áp dụng các biện pháp kiểm tra hàng khác như: yêu cầu bên nhập gửi ảnh,clip kiểm tra… Đánh giá việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát 3.1. Mặt được Tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh của công ty. Điều này khẳng định được vai trò quan trọng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty. Nó không chỉ ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh của công ty mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2008 So sánh với 9 tháng năm 2007 Tổng doanh thu là 249,181,853,277 VNĐ tăng 127.73% so với 9 tháng năm 2007. Lợi nhuận sau thuế đạt: 22,874,646,653 VNĐ tăng 41.60% so với 9 tháng năm 2007 Thu nhập bình quân của người lao động năm 2008 là 1.900.000 VNĐ tăng so với năm 2007 là 35.71% So sánh với kế hoạch năm 2008 Năm 2009, doanh thu thuần công ty thực hiện được đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước. Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8%. Lợi nhuận ròng mà APG thực hiện trong cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồng của năm trước. Trong thời gian trên công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã ngày càng hoàn thiện hơn quy trình xuất nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Qua đó đã góp phần không nhỏ làm nên các hợp đồng thành công. Khách hàng ngày càng tin tưởng nâng cao uy tín của công ty, giảm thiểu đáng kể các vụ tranh chấp vướng mắc khi tổ chức thực hiện hợp đồng ( theo bảng số hợp đồng vướng mắc ở các năm ) tăng sản lượng xuất và doanh thu xuất. Biểu đồ 2: Bểu thị tỉ lệ số hợp đồng vướng mắc trong các năm Nhìn vào biểu đồ ta có nhận xét rằng công ty đã hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất, giảm dần tỉ lệ các vướng mắc từ 13% còn 4,7%. 3.2. Mặt hạn chế Bên cạnh mặt được thì việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát vẫn còn một số điểm hạn chế như: Thời gian cho giao dịch luôn bị gián đoạn bởi phải giải quyết những vấn đề phát sinh, cán bộ XNK , không được hỗ trợ trong SX, luôn lo lắng về chất lượng. Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền về hoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy. Và giải phóng hàng cho khách hàng. Có hiện tượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem. TTKD chỉ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin và kích thước tem; nhà máy sẽ có trách nhiệm kiểm tra tem về, so sánh với số tem theo yêu cầu trên TBSX và TB lại cho TTKD. KCS nhà máy I hiện nay tính tự quyết chưa cao, Ví dụ như khách hàng Wally, khách hang đề nghị màu vàng nhạt hơn màu đang làm cho khách thì ko dám quyết, nhưng với túi in Asian Chao, market khách hang gửi là in giữa túi, trong khi nhà máy làm lại in lệch xuống phía đáy túi. Sau khi được phản ánh nhà máy kiên quyết là mình ko làm sai. Phải kiểm tra rất kỹ cũng làm việc nhân viên XNK mất nhiều thời gian kiểm tra kiểm soát, việc làm lô cũng là việc khiến nhân viên XNK tốn nhiều thời gian. Theo dõi về đơn hàng, Nhân viên XNK luôn phải theo sát, kể cả ngày làm lô, ngày lô về, thời gian làm, và ngày giao hàng, việc làm trên mất rất nhiều thời gian, và rất hay xảy ra bất đồng giữa XNK và Sản xuất. Các cán bộ XNK làm việc độc lập, sự hỗ trợ cho các cán bộ XNK là rất ít, từ việc sản xuất làm mẫu đến việc làm thanh toán, theo dõi tiền về.sản xuất, công việc XNK sẽ tốt hơn nếu như XNK có một lực lượng hỗ trợ về SX, hỗ trợ về thanh toán, Hỗ trợ về triển khai đơn hàng. 3.3. Nguyên nhân: Việc hoàn thiện quy trình chưa xác định được chính xác các nguyên nhân của các hạn chế. Và các điểm hạn chế xuất phát từ các nguyên nhân sau: 3.3.1 Quá trình làm TBSX hay mắc lỗi nguyên nhân là - Lỗi chuẩn bị hàng xuất Thông tin của XNK với khách hàng chưa thông nhất, chưa đầy đủ thông tin Áp lực về thời gian giao hàng Với các đơn hàng phức tạp tốn nhiều thời gian để làm Không cẩn thận trong việc làm TBSX, lỗi cắt dán. Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu SX mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, đề nghị nhà máy kiểm tra lô in trước khi SX, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu SX nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt gặp khó khăn về vấn đề tem : số lượng và chất lượng. Có hiện tượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem. 3.3.2 Công tác kiểm tra hàng xuất Việc mẫu và sản phẩm xuất đi bị khách hàng phản ánh không theo yêu cầu của khách hàng. Nhà máy không tin TTKD khi phàn nàn về mẫu, về hàng. TTKD chỉ dựa vào tiêu chí của khách để duyệt hàng. (hàng xuất cho khách hàng Alo). Khi khách hàng phàn nàn chất lượng hàng, nhà máy cho rằng hàng đã đạt chất lượng. Trong đơn hàng Evenplast, nhà máy không thực sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD. Do vậy sẽ phát sinh tranh chấp về chất lượng hàng xuất, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Hàng giao không đúng thời gian giao hàng Sai lệch thông tin giữa các bộ phận Thông tin giữa nhân viên kinh doanh với nhà máy, giữa sales và hỗ trợ chứng từ hay giữa các bộ phận khác với nhau hiểu sai thông tin do thông tin truyền sai, hay không đầy đủ kịp thời. Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền về hoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy. Và giải phóng hàng cho khách hàng. Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “ Chất lượng tốt nhất rồi” Nhà máy không thực sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD. Nhà máy còn chậm trong vấn đề thông tin lên TTKD để giải quyết vấn đề, dẫn đến tình trạng chậm thời gian giao hàng 3.3.4 Trình độ chuyên môn Theo thống kê thì có đến 90% nhân viên hiểu sai và mơ hồ về L/C dẫn đến lỗi chứng từ bị bắt lỗi và sai về thời hạn giao hàng. Chương 2: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát I. Thuận lợi và khó khăn của việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thuận lợi Là một doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất bao bì màng mỏng, Công ty hiện đã có được một vị trí vững chắc trong hoạt động kinh doanh, thiết lập được mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp với nhiều Công ty và tập đoàn nổi tiếng ở Đài Loan, Hàn Quốc, Phillipin, Singapore, Thái Lan, Ai-len, Các tiểu vương quốc Ả Rập, Mỹ, EU,… Sản phẩm được các doanh nghiệp trong nước và quốc tế đánh giá cao. Yếu tố tài chính lớn , máy móc trang thiết bị hiện đại là yếu tố thuận lợi cho quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty. Đặc biệt chương trình đào tạo IMPAC cho các nhân viên kinh doanh trong thời gian 4 tháng đã cung cấp cho nhân viên cách làm việc mới khoa học hơn, hiệu quả hơn. Khó khăn Ở trong nước, do sản phẩm của công ty thuộc nhóm hàng tiêu dùng nên cũng chịu nhiều ảnh hưởng do trào lưu tiết kiệm chi tiêu của người dân. Để phục vụ cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được tốt thì công ty gặp phải một số khó khăn trong các vấn đề như: Nhân lực thiếu, nhân lực thay đổi liên tục, không giữ chân được người tài… Chính sách thanh toán của công ty hẹp. Thời gian cho giao dịch luôn bị gián đoạn bởi phải giải quyết những vấn đề phát sinh, cán bộ XNK , không được hỗ trợ trong sản xuất, luôn lo lắng về chất lượng. Và yêu cầu về chất lượng của khách hàng ngày càng cao. II. Mục tiêu của việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Cuối tháng 10 năm 2009, ngành nhựa nói chung và các công ty sản xuất túi nylon xuất khẩu tại Việt Nam nói riêng đón nhận một tin không tốt: Mỹ chính thức áp thuế chống phá giá đối với mặt hàng túi quai xách nhập khẩu từ nước ta. Do Mỹ vốn là thị trường nhập khẩu lớn, nên việc phê chuẩn lệnh áp thuế chống phá giá được coi như một “cú sốc” đối với không ít các doanh nghiệp cung cấp bao bì màng mỏng Việt Nam. Nhiều người tin rằng, trở ngại này sẽ ảnh hưởng lớn đến sản lượng xuất khẩu của không ít các Công ty trong Hiệp hội nhựa, nhất là những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Sớm dự đoán được khó khăn từ thị trường Mỹ, cùng với việc nắm bắt nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng của các thị trường khó tính ở Châu Âu, An Phát đã và đang vạch cho mình một hướng đi riêng, bước đầu đã đạt được những thành tựu nhất định. Trong chiến lược phát triển của mình, Cty chú trọng đẩy mạnh thử nghiệm và đưa vào sản xuất dòng sản phẩm thân thiện với môi trường: màng mỏng PE tự hủy. Đây thực sự là một thành công lớn, tạo tiền đề vững chắc để An Phát tiếp tục nâng tầm ảnh hưởng tại các thị trường vốn được coi là khó tính như Đức, Anh, Italia, Tây Ban Nha…Chắc chắn, trong tương lai gần, những sản phẩm túi tự hủy của An Phát sẽ trở nên quen thuộc với người tiêu dùng quốc tế. Song song với việc đổi mới dòng sản phẩm, An Phát cũng tăng cường mở rộng thị trường tiềm năng. Nhật, Châu Phi, Châu Úc, các nước vùng Trung Đông... chính là những điểm đến hứa hẹn nhiều thành công mới. Trong những tháng đầu năm 2009, những lô hàng đầu tiên tiếp cận các thị trường này đã xuất bến, mở ra nhiều cơ hội kinh doanh. Ngoài ra, trong dài hạn Công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát, với mục tiêu trở thành một tập đoàn lớn phát triển trong nhiều lĩnh vực, đã và đang vươn mình ra một số các lĩnh vực như: khai khoáng (Công ty cổ phần nhựa và khoáng sản An Phát - Yên Bái), đầu tư (Công ty cổ phần đầu tư An Phát tại Hải Dương)…Hiện nay, Công ty cổ phần đầu tư An phát đang bước đầu đi vào hoạt động và là động lực hỗ trợ cho công ty mẹ An Phát thực hiện niêm yết trên thị trường chứng khoán…Với tiềm năng phát triển mạnh mẽ, tầm nhìn rộng mở cùng định hướng phát triển thích hợp Công ty cổ phần An Phát đang ngày một khẳng định được vị thế của nó trong sân chơi hội nhập. Mục tiêu chung của toàn công ty năm 2010 sản lượng xuất khẩu 10.000 tấn, doanh thu là 22 triệu đô. Để đáp ứng mục tiêu trên thì công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát có đề ra các phương hướng sau: Mở rộng thị trường : các nước Châu Phi và các bán đảo nhỏ Nam Mỹ… Thâm nhập sâu hơn vào các thị trường cũ như các nước EU… Việc giảm thiểu tối đa các vướng mắc khi tổ chức thực hiện hợp đồng xuất và đẩy nhanh tiến độ giao hàng là mục tiêu của hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. III. Giải pháp để hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Quy trình tổ chưac thực hiện hợp đồng là bước quan trọng và quyết định quy trình xuất khẩu.Thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu trên cơ sở thực hiện tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng xuất khẩu theo một trình tự logic kế tiếp nhau. Và công ty cần có những biện pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Và dưới đây là một số giải pháp: Chuẩn bị hàng xuất- Hoàn thiện TBSX Bộ phận Sales khi làm TBSX thì với tất cả các loại túi thường không cuộn, đề nghị tính kích thước hộp carton theo công thức đã có trên PAKD. Và ta sẽ phải chuẩn bị tất cả đầy đủ vật tư, thiết bị và lao động, kế hoạch sản xuất, nhập kho sản phẩm chuẩn bị lên tàu. Hàng hoá xuất khẩu thường theo tiêu chuẩn quốc tế. Vì vậy từ khâu lựa chọn vật tư, nguyên liệu cho sản xuất đến việc đánh giá lựa chọn trang thiết bị và công nghệ, lao động có tay nghề cáo đều phải được lập kế hoạch chi tiết.Công ty nên áp dụng phương pháp quản lý chất lượng toàn bộ để sản xuất hàng.Các nghiệp vụ chuẩn bị hàng xuất bao gồm: nghiệp vụ lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất, chuẩn bị vật tư, nguyên liệu trang thiết bị và lao động, tổ chức sản xuất đơn hàng. Với hàng đã được làm trước đây, thì liên hệ với NM để lấy kích thước chuẩn. Về tem, nếu đơn hàng cần làm tem, XNK lấy báo giá tem.Với cách làm như thế này Sales không bị tính thiệt về giá vật tư khi báo giá, và chúng ta có giá sát thực tế nhất. Khắc phục hiện tượng thiếu tem: chuyên môn hoá TTKD chỉ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin và kích thước tem; nhà máy sẽ có trách nhiệm kiểm tra tem về, so sánh với số tem theo yêu cầu trên TBSX và TB lại cho TTKD. Để hạn chế tối đa việc giao hàng chậm với khách hàng, thời hạn giao hàng xác nhận trên hợp đồng = thời gian giao nhà máy đã xác nhận + 7 ngày. Nhưng ngày giao hàng trên TBSX vẫn là ngày nhà máy đã xác nhận. Kiểm tra kĩ hàng xuất Kiểm tra cả về chất lượng và tiến độ sản xuất, thời gian giao hàng, vẫn đề tem, lô in. Bộ phận KSC kiểm tra kỹ hàng hoá về đủ tiêu chí chất lượng xuất. Khi hàng hoá được sản xuất xong cần có kiểm tra đánh giá để có các giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hoá. Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng cho lô hàng xuất thường được quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh toán. Do đó công ty cần kiểm tra kỹ hàng xuất để làm chứng từ. Các cán bộ XNK, cần có đầy đủ các thông tin về cách kiểm tra hàng. Kiểu dáng hàng. Cách tốt nhất là có mẫu có sự xác nhận của khách hàng hoặc mẫu của khách hàng để so sánh. Thống nhất thông tin giữa các bộ phận liên quan Thông tin phải được thể hiện chi tiết đầy đủ khi truyền đạt giữa các bộ phận với nhau.Giữa trung tâm kinh doanh và nàh máy, giữa xuất nhập khẩu và KCS… đảm bảo đúng tiêu chí chất lượng, số lượng chất lượng, thời gian giao hàng. Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Con người là chủ thể của mọi hoạt động kinh tế, chính vì vậy bất kỳ giải pháp nào không thể không kể đến giải pháp nhân sự . Nhiệm vụ quan trọng là công ty lên các lớp đào tạo cán bộ làm kinh doanh xuất nhập khẩu như mở các lớp đào tạo cho nhân viên về L/C, …. Và chuyên môn hoá rõ rệt 2 bộ phận Sales và hỗ trợ chứng từ. Và dào tạo công nhân có trình độ tay nghề cao. Công ty phải tạo sự đoàn kết nhất trí trong các công nhân viên, làm cho họ toàn tâm toàn lực cho công việc, khuyến khích hoạt động theo nhóm đan xen hoạt động độc lập, giúp họ hoạt động hiệu quả hơn trong công việc. Cải tiến máy móc kỹ thuật Cải tiến máy móc kĩ thuật như: máy fax, scan, máy thổi, máy in, máy cắt ….Hiện tượng máy scan có vệt trắng, hình ảnh bị sai lệch, gây sai lệch thông tin khi truyền đi. Đặc điểm tính chất công việc của các nhân viên trong công ty là dùng internet để liên lạc với nhau qua skype hay qua điện thoại, qua máy fax, do đó các máy móc kỹ thuật này phải tốt thì công việc sẽ không bị gián đoạn và thông tin đi sẽ được liên tục và chính xác. Phải tuân theo một quy trình chuẩn và các from mẫu Mọi thông báo giấy tờ quy trình nên được làm theo 1 quy trình nhất định và mẫu để thống nhất để tiện cho quá trình theo dõi, hoạt động hiệu quả hơn. Các from mẫu nên thống nhất như: thông báo sản xuất, phương án kinh doanh, chi tiết đơn hàng, giấy thanh toán, yêu cấu đặt lô, phiếu yêu cầu đóng hàng, biên bản xuất hàng, lý lịch theo dõi đơn hàng. Tìm hiểu thủ tục xuất khẩu vào các thị trường Tìm hiểu các loại thuế và phí nhập khẩu, các thủ tục nhập khẩu, và ai có thể nhập khẩu vào thị trường đó, ai có thể thông quan?Và khi nhập khẩu vào thì cần điều kiện gì? Và những chú ý khác. Kết luận Sau hơn 3 năm cổ phần công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát càng gặt hái được nhiều thành công. Công ty đã tận dụng những thuận lợi và phần nào vượt qua nhiều khó khăn để có được những kết quả đáng ghi nhận. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty ngày càng được hoàn thiện. Quá trình tìm hiểu về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát em đã thu được không ít những bài học kinh nghiệm quý báu trên chặng đường phát triển của mình. Sau khi phân tích và kiến nghị em đã thu đươc những kết quả sau: Phân tích một cách có hệ thống và hiểu rõ về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Nhận ra những vướng mắc trong quy trình tìm ra nguyên nhân và đưa ra đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Ở tầm vi mô chuyên đề đã nhấn mạnh các vấn đề nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Nhưng đây cũng chưa phải là những giải pháp hoàn hảo nhất. Nhưng đợt thực tập cuối khoá này đã giúp em có thể tích luỹ them các kiến thức kinh nghiệm cho nghề nghiệp của em sau này. Mặc dù em gắng hết sức nhưng do hạn chế về kinh nghiệm và thời gian nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em mong được sự góp ý kiến của thầy và các bạn nhằm giúp cho bài thực tập cuối khoá của em được hoàn thiện hơn. Danh mục tài liệu tham khảo Em xin hứa những gì mình viết là đúng và do tự em viết, em có sự tham khảo tài liệu: PGS.TS Nguyễn Thu Hường và TS. Tạ Lợi. Giáo trình nghiệp vụ ngoại thương lý thuyết và thực hành tập 2. Hà Nội: NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Quy trình xuất nhập khẩu của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Lịch sử hình thành của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Báo cáo thường niên của công ty các năm 2007, 2008, 2009. Bản thống kê một số vướng mắc gặp phải của phòng xuất nhập khẩu cung cấp Phụ Lục Phụ lục số 3.1 Phụ lục số 3.2: Phụ lục số 3.3: CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA VÀ BAO BÌ AN PHÁT TRUNG TÂM KINH DOANH Ngày Cập nhận giá 28-Dec PHƯƠNG ÁN KINH DOANH CHO HÀNG XK Ngày: 05/04/2010, giờ: 11:07 AM Khách hàng : Evenplast Nước: France Tên hàng Độ dày Rộng + Biên x Dài Túi T-shirt-TXKEVP33681 7.00 mic 27.00 cm 15.00 cm 45.00 cm Kích thước hộp Dài Rộng Cao Đơn giá 5,800đ/m2 25 22 16 Tỉ giá 18400 VND/USD Màu túi : Xanh Số màu in : 0 màu Chi phí lô in cho 1 bộ: 0.00 usd Tỷ lệ in : 0% Số lượng đặt lô: 1 Nhãn mác : không Trọng lượng túi SX: 2.15 gram Số lượng đặt : 5.676 tấn Số chiếc/ hộp 2,400 chiếc Số chiếc/cuộn: 400 chiếc Hộp Carton Có hay không Có Đơn giá lõi giấy: 340 Đ/chiếc Trọng lượng của hộp carton: 5.16 kg Đơn giá Lô in: 428 đ/cm2 STT Tên vật liệu Khối lượng chạy thử Tỉ lệ % Nguyên liệu sử dụng Đơn giá Tổng giá 1 Hat NS HDPE 25 61.56% 4.21 1,300.00 964.21 2 Hạt NS LLDPE 10 24.62% 1.68 1,300.00 385.68 3 Hạt NS LDPE 0.00% 0.00 1,400.00 - 4 LDPE Trắng trong Samwon 0.00% 0.00 1,130.00 - 5 LDPE Đen Hàn Quốc 0.00% 0.00 820.00 - 6 LDPE trắng trong NHật (Pelet) 0.00% 0.00 950.00 - 7 LDPE Xanh Hangkang 0.00% 0.00 880.00 - 8 Hạt Tạo đầu thổi Trắg Trong,Sứ 0.00% 0.00 1,040.00 - 9 Hạt Tạo đầu thổi Đen, Tạo tím 0.00% 0.00 910.00 - 10 Hạt Tạo đầu thổi Màu khác 4 9.85% 0.67 975.00 115.71 11 Hạt tạo E Nhật 0.00% 0.00 900.00 - 12 Tạo nông nghiệp 0.00% 0.00 850.00 - 13 Hạt Canbest M40 CaCO3 1.5 3.69% 0.25 520.00 23.14 14 Hạt Màu Xanh 0.11 0.27% 0.02 4,060.00 13.25 15 Hạt Màu Pha thêm 0.00% 0.00 2,160.00 - 16 Hạt khác 0.00% 0.00 1,850.00 - 17 Hạt Chống ẩm 0.00% 0.00 850.00 - 18 Khử mùi 0.00% 0.00 8,125.71 - 19 Phụ Gia tự hủy 0.00% 0.00 5,000.00 - Tổng cộng 40.61 100.00% 6.84 1,501.99 Tỉ lệ phế thu hồi 17% 775.00 158.73 Chi Phí Sản xuất 450.00 Chi phí Hộp carton 25.40 CPhí lõi cuộn 21.49 Chi Phí In bao gồm: Giá Mực in: 4,000.00 Giá Dung môi: 1,300.00 0.00 Chi phí vận chuyển và Thủ tục Hquan, THC, Phí ngân hàng 30.00 Chi Phí nhãn mác, Bao bì bọc ngoài 0.00 Hạt tạo không in tạo ra 1.03 Tổng giá xuất xưởng FOB HAIPHONG 1870.14 Hạt tạo in tạo ra - Cước tàu tới cảng 140.00 Hạt tạo không in còn thừa từ PAKD 0.35 Tổng giá bao gồm cả Cước tàu 2010.14 Hạt tạo in tạo ra Còn thừa từ PAKD - Giá Bán Cho Khách Hàng 1870.16 Chi phí lô in Khách hàng chịu Hiệu quả của tổng đơn hàng (794.58) ĐƠN HÀNG LỖ, ĐỀ NGHỊ CÂN NHẮC Chi Phí SẢN XuẤT THỰC $310.01 CÁN BỘ KINH DOANH KẾ TOÁN XÁC NHẬN TRUNG TÂM KINH DOANH Phụ lục số 3.4: Kính gửi: Công ty Tấn Hưng STT Mã đơn hàng Tên hàng Số lớp Sóng Mầu hộp Mầu mực Ghim hay Dán Phần in trên hộp carton Hình in Kích thước L xW xH(mm) ĐV tính Số lượng Địa điểm giao hàng 1 HOPAP2469 EVP33681 5 Nâu Xanh lá Ghim 4 mặt Như Market 291.8 197.9 280 Hộp 1,000 NM2 2 HOPAP2469 EVP33682 5 Nâu Ko in Ghim Ko in Ko in 505.2 208.09 305 Hộp 700 NM2 3 4 5 Yêu cầu: Thời Gian Giao Hàng; ngày 29/1/2010 giao thêm 5 hộp đề phòng hỏng Phụ lục số 3.5: Đề nghị thanh toán Phụ lục số 3.6: Thông báo đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 Phụ lục số 7: Booking đơn hàng EVENPLAST 3368 Phụ lục số 3.8: Biên bản đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 Phụ lục số 3.9: Packing list đơn hàng EVENPLAST 3368 PACKING LIST DATE: February 6, 2010 BUYER: CONTRACT/ORDER NO: Evenplast 01AP-EP-JO 3368/2009 2 Rue de Marly , Le Roi 78150 Le Chesnay PO NUMBER: LOADING PORT: DESTINATION PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM FOS PORT, FRANCE CONTAINER/SEAL NO: L/C NO./DATE: KKFU 1528407/BAQ30167 33001-0026631STE NOV, 23TH 2009 No Commodity Weight per Quantity Net Weight Gross Weight Carton (Kg) (Carton) (Kg) (Kg) 1 EMBOSSED CLEAR GREEN HDPE T-SHIRT BAG ON ROLLS 5.16 1,095 5,650.200 6,504.300 2 EMBOSSED TRANSPARENT HDPE T-SHIRT BAG ON ROLL 9.45 1,464 13,834.800 15,240.240 As Per sales contract No 01AP-EP-JO 3368/2009 DTD 28TH JANUARY 2010 TOTAL 2,559.00 19,485.00 21,744.540 ANPHAT PLASTIC AND PACKING JSC Phụ lục số 3.10: Invoice – C.O đơn hàng EVENPLAST 3368 COMMERCIAL INVOICE INVOICE NO. 060210/EX DATE: February 6, 2010 BUYER: CONTRACT/ORDER NO: Evenplast 01AP-EP-JO 3368/2009 2 Rue de Marly , Le Roi 78150 Le Chesnay PO NUMBER: LOADING PORT: DESTINATION PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM FOS PORT, FRANCE CONTAINER/SEAL NO: L/C NO./DATE: KKFU 1528407/BAQ30167 No Commodity Quantity Quantity Unit Price Amount (kg) Pcs (usd/Kg) (USD) 1 EMBOSSED CLEAR GREEN HDPE T-SHIRT BAG ON ROLLS 5,650.20 1,095 1.870 10,565.874 2 EMBOSSED TRANSPARENT HDPE T-SHIRT BAG ON ROLL 13,834.80 1,464 1.810 25,040.988 TOTAL CIF FOS PORT, FRANCE 19,485.00 2,559 35,606.862 ANPHAT PLASTIC AND PACKING JSC Phụ lục số 3.11: Invice – Pcs đơn hàng EVENPLAST 3368 COMMERCIAL INVOICE INVOICE NO. 060210/EX DATE: February 6, 2010 BUYER: CONTRACT/ORDER NO: Evenplast 01AP-EP-JO 3368/2009 2 Rue de Marly , Le Roi 78150 Le Chesnay  PO NUMBER: LOADING PORT: DESTINATION PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM FOS PORT, FRANCE CONTAINER/SEAL NO: L/C NO./DATE: KKFU 1528407/BAQ30167 33001-0026634STE NOV, 23TH 2009 No Commodity Quantity Quantity Unit Price Amount (kg) Carton (usd/Carton) (USD) 1 EMBOSSED CLEAR GREEN HDPE T-SHIRT BAG ON ROLLS 5,650.20 1,095 9.650 10,566.750 2 EMBOSSED TRANSPARENT HDPE T-SHIRT BAG ON ROLL 13,834.80 1,464 17.100 25,034.400 As Per sales contract No 01AP-EP-JO 3368/2009 DTD 28TH JANUARY 2010 TOTAL CIF FOS PORT, FRANCE 19,485.00 2,559 35,601.15 Amount In Words: United State Dollar Thirty five thousand six hundred and one point fifteen cents only./. ANPHAT PLASTIC AND PACKING JSC Phụ lục số 3.12: Bill đơn hàng EVENPLAST 3368 Mẫu số 13: Bảo hiểm đơn hàng EVENPLAST 3368 Phụ lục số 3.14: C/O đơn hàng EVENPLAST 3368 Phụ lục số 3.15: Lý lịch theo dõi đơn hàng NHẬT KÝ THEO DÕI ĐƠN HÀNG TÊN KHÁCH HÀNG: EVENPLAST PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN: LC TÊN CÔNG TY: FAX: ĐỊA CHỈ EMAIL: SỐ TBSX: 3368 ĐIỆN THOẠI: KHỐI LƯỢNG ĐƠN SỐ HỢP ĐỒNG: 3368 NGƯỜI PHỤ TRÁCH: Ngày Công việc Người thực hiện Người kiểm tra Tình trạng Ghi chú - Inquiry & Báo giá - Mẫu: - Tiêu chí chất lượng - Làm mẫu + lần thứ 1 + lần thứ 2 - Làm Hợp đồng TM - Làm lô in - Làm tem dán - Làm Carton - Làm TBSX: + PAKD Nghĩa Phương + TBSX Nghĩa Phương + Chi tiết đơn Nghĩa Phương + Đề nghị đặt hàng vật tư -Làm TB Đóng hàng - Hợp đồng hải quan - Biên bản, ảnh xuất hàng và tờ khai - Làm chứng từ: + Bill of Lading + C/O + Packing List + Commercial Invoice + Bảo hiểm tàu - Làm các hóa đơn thanh toán - Gửi copy đòi tiền - Kiểm tra tiền về - Gửi chứng từ Ghi chú STT Chứng từ Số lượng Ngày Giao hàng: - Đặt cọc tiền - Số tiền balance - Gửi Chứng từ - Số Tracking No. ( Phụ lục số 1 đến 15: Nguồn phòng XNK cung cấp ) Phụ lục 16: Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Văn phòng đại diện: Số BT25B D3 A4, Khu Biệt thự Vườn Đào, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Trụ sở chính: Lô CN 11 + CN 13, Cụm công nghiệp An Đồng, thị trấn Nam Sách, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương Mã số thuế: 0800 373 586 Số điện thoại:04-37555840 Website: www.anphatplastic.com Email: anphat@anphatplastic.com Năm 2007, Công ty cổ phần Nhựa và Môi trường xanh An Phát (tên cũ là Cty cổ phần Nhựa & Bao bì An Phát) được thành lập, tiền thân là Công ty TNHH Anh Hai Duy, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm nhựa. Sau 3 năm thành lập, công ty cổ phần nhựa và bao bì An Phát là Doanh nghiệp trẻ, có tốc độ tăng trưởng nhanh, và có nhà máy sản xuất báo bì tái chế công nghệ hiện đại, công suất lớn nhất miền Bắc. Góp phần rất lớn vào việc thu gom và sử dụng rác thải bảo vệ môi trường, đặc biệt là sản phẩm “bao bì màng mỏng” tự phân hủy giúp giải quyết vấn đề ô nhiễm môi trường từ túi nilon. Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh Văn Phòng tại Hà Nội Văn phòng đại diện tại số BT25B D3 A4, Khu Biệt thự Vườn Đào, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội được thành lập tứ năm 2007. Gồm các phòng ban: Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng IT, phòng trading, phòng kinh doanh nội địa, phòng XNK. Phòng XNK gồm: phòng sales 17 nhân viên và hỗ trợ chứng từ với trình độ đại học. Phụ lục 17: Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ P.TGĐ SẢN XUẤT TỔNG GIÁM ĐỐC Ban phát triển An Phát Ban thu mua P.TGĐ TÀI CHÍNH P.TGĐ KINH DOANH BAN KIỂM SOÁT Phòng bảo vệ Ban thư ký Ban kiểm soát nội bộ P. Kỹ thuật Nhà máy số 1 Ban KH sản xuất Nhà máy số 2 Nhà máy số 3 P. XNK P. KD Nội địa P. KCS P. KD Hạt nhựa Bộ phận HP Tổ lái xe P. Hành chính P. Kế toán P. IT : Mối quan hệ kiểm soát : Mối quan hệ trực thuộc : Mối quan hệ phối hợp ( Nguồn phòng hành chính – tổng hợp) MỤC LỤC