Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

194 36.020 184.261.172 9.283 5115,51 47.487.274 29.411.025.654 1.130 2.045.397 19.056.989 294.13.071.051 8.458.504 9.371.823.289 Định khoản Nợ TK 1551 có TK 154 : 30217980261 Nợ TK 1551 có TK 632 : 80027545 Nợ TK 632 có TK 1551 : 29411025654 Nợ TK 62752 Có TK 1551 : 0 Nợ TK 64175 Có TK 1551 : 2045397 Biểu 4 : Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán Tháng 10 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng2 .... Tháng 10 Cộng 155 29.411.025.654 ..... ..... Cộng số phát sinh Nợ 29.464.959.117 Cộng số phát sinh Có 29.464.959.117 Dư cuối tháng Nợ Có 0 0 Kế toán ghi sổ Ngày ... tháng... năm Kế toán trưởng Hạch toán tiêu thụ thành phẩm Hạch toán ban đầu Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, có hoá đơn bán hàng, kế toán đồng thời xác định giá vốn hàng bán và doanh thu tiêu thụ sản phẩm.. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khách hàng phải làm giấy đề nghị mua hàng. Căn cứ vào đơn mua hàng này phòng tiêu thụ sẽ lập hoá đơn bán hàng (mẫu 4). Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên: Liên 1 ( mầu đen ) : lưu lại phòng tiêu thụ. Liên 2 ( mầu đỏ ) : Giao cho khách hàng Liên 3 ( mầu xanh): Chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Ngoài ra, để phục vụ cho việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán, nhà máy còn sử dụng thêm liên Phôtô ( do bộ phận kho chịu trách nhiệm Phô tô) Hoá đơn bán hàng Mẫu số 02 GTTT-3L Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 30 tháng 10 năm 2003 Số hoá đơn 439/11BH N0 095730 Đơn vị bán hàng: Nhà Máy Thuốc Lá Thăng Long Địa chỉ : Số 235 Nguyễn Trãi Thanh Xuân, Hà Nội Số TK: 431101-000003NH Điện thoại: 8584441 MS : 01- 00100054 -1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thuý Hoà Đơn vị : Địa chỉ: Phông thị trường nhà máy Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm MS: 01- 00100054 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 M Menthol ( 5 hòm 300 bao ) bao 2.800 2150 6.020.000 2 M ( 2 hòm ) bao 1.000 2.150 2.150.000 3 Thăng Long hộp sắt ( 4 hòm ) Bao 1.200 9.500 11.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.570.000 Số tiền viết bằng chữ : Mười chín triệu, năm trăm bẩy mươi nghìn, đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký,đóng dấu ghi rõ họ tên) Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế toán phụ trách hạch toán tiêu thụ sẽ cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó cuối tháng in ra các bản kê chi tiết bán hàng ( biểu 5 ) . Ngoài việc xuất bán cho các đại lý, nhà máy còn xuất hàng theo một số phương thức sau : chào hàng, tiếp khách, kiểm nghiệp, tiếp thị, xuất mốc. Do vậy, đối với mỗi hình thức xuất bán khác nhau sẽ có các mẫu sổ chi tiết bán hàng khác nhau. Biểu 5: Bảng kê chi tiết bán hàng Phương thức bán : Nội tiêu NT – TN(C) Phần định khoản : Nợ TK 111 : 165400000 1121: 1311 : 50093964300 Có TK 51121 : 50259364300 Biểu 6 Bảng kê chi tiết bán hàng . Tháng 10 năm 2003 Phương thức chào hàng NT - TN (C) Biểu 7 Phương thức kiểm nghiệm NT - TN (C) Biểu 8 Bảng kê chi tiết bán hàng Tháng 10 năm 2003 Phương thức tiếp khách NT – TN(C) Số HĐ Ngày mua Họ tên khách hàng Vinataba Thăng Long BC Thăng Long Tổng sảng lượng 1/10 01/10 Phòng hành chính 150 150 2/10 05/10 Phòng hành chính 150 150 3/10 09/10 Phòng hành chính 250 200 450 4/10 12/10 Phòng hành chính 400 100 500 5/10 16/10 Phòng hành chính 150 150 6/10 19/10 Phòng hành chính 150 100 250 .... ... Tổng số 1850 450 200 2500 BIểu 9: Bảng kê chi tiết bán hàng Tháng 10 năm 2003 Phương thức trả cho tiếp thị NT – TN(C) Số HĐ Ngày mua Họ tên khách hàng Thăng Long Tam Đảo Thủ Đô Hoàn Kiếm ..... Tổng sản lượng 1/10 16/10 CT thuốc lá TL 7500 7500 2/10 17/10 CT chiến Nga 2000 3/10 17/10 CTTTHH HHà 5000 5000 4/10 18/10 CTM Sông Hồng 2000 5/10 18/10 DN Hồng Nhung 900 900 6/10 18/10 DNTN H Yừn 1300 1300 7/10 18/10 CTTTHH TĐông 2400 2400 8/10 18/10 DNTN N Hằng 1800 1800 ..... ... Cộng 800 21800 13800 11700 .... 133500 Từ các bảng kê chi tiết bán hàng kế toán ghi số tổng cộng vào bảng tổng hợp sản lượng thuốc lá bao Biểu 10 Biểu 10 Bảng tổng hợp sản lượng thuốc bao Tháng 10 năm 2003 Mã đơn vị Tên đơn vị Dunhill Vinataba Vina BH VinaSG Hồng Hà TL Hộp Thăng Long Tam Đảo ….. Tổng sản lượng Tổng doanh thu 101 DN TN Khang Nhàn 200 237000 62000 419700 708910000 102 DNTN Liên Dung 139500 67000 337000 557035000 103 DNTN Vân Chi 500 90000 37500 200700 335290000 104 DNTN Huy Kỳ 1500 15000 37500 118500 194045000 105 DNTN Thanh Thuỷ 15500 1000 178000 313640000 106 DNTN Ngô Tuyết 100 26000 26500 75300 125210000 107 DNTN Hà Trang 30000 500 62500 104480000 ….. Tổng cộng 500000 3842000 -2900 360000 43860 35410 955650 479100 18385264 50133633560 Đối với mỗi phương thức tiêu thụ khác nhau thì cách tính toán doanh thu cũng khác nhau. Doanh thu bán hàng theo phương thức nội tiêu đó là doanh thu bán hàng, cuối kỳ được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ. Đối với sản phẩm dùng cho chào hàng, tiếp khách thì đoanh thu được tính vào chi phí bán hàng (nếu sản phẩm dùng để chào hàng) và chi phí quản lý doanh nghiệp ( nếu sản phẩm dùng cho tiếp khách). Dựa trên số liệu tổng hợp của các bảng kê chi tiết bán hàng kế toán lập bảng tổng hợp doanh thu bán hàng ( biểu 11) Biểu 11 Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng Tháng 10 năm 2003 STSTT Nội dung Tổng DT (TK 511 ) Hàng Trả (TK 513) Tiền mặt (TK 111) Tiền GNH (Tk 1121) Tiền chịu (TK 1311) Chào hàng ( TK 64181 ) Tiếp khách ( TK 6429) Thuế 1 Thuốc lá tiêu thụ 50.259.364.300 125.730.740 165.400.000 50.093.964.300 2 Thuốc lá chào hàng 701.050.080 701.050.080 3 Thuốc lá tiếp khách 13.719.000 13.719.000 4 Thuốc sợi gia công 10.718.860 10.718.860 1.071.887 5 Vật tư nhượng bán 2.366.196 2.366.196 236.620 6 Phế liệu nhượng bán 7 Thuốc lá khuyến mại 26.903.926 26.903.920 Tổng cộng 51.274.086.514 125.730.740 152.414.044 50.193.807.470 914.146.000 1.3719.000 10.607.793 Hạch toán tổng hơp Số liệu trên bảng tổng hơp sản lượng thuốc lá bao cuối quý là cơ sở vào sổ Nhật ký chứng từ số 8(Biểu 12). Khi khoá sổ nhật ký chứng từ số 8, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Có Tài khoản 511 đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan, sau đó lấy số tổng cộng để ghi vào sổ cái tài khoản 511 phần ghi có (Biểu 13), Phần ghi nợ sổ cái TK 511 được chuyển từ NKCT số 10 ( cột ghi có TK 3332 đối ứng với nợ TK 511) và nhật ký chứng từ số 8 ( các TK 531,911 đới ứng với Nợ TK 511) Biểu 12 NKCT số 8 Tháng 10 năm 2003 NT – TN(C) Biểu 13 Sổ cái Tài khoản 511 Tháng 10 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng với Nợ Tk này Tháng 1 Tháng2 ..... Tháng 10 ..... Cộng 3332 18.211.687.240 531 125.730.740 911 32.936.668.534 Cộng phát sinh Nợ 51.274.086.514 Cộng phát sinh Có 51.274.086.514 Dư cuối tháng Nợ Có 0 0 Kế toán ghi sổ ngày ....tháng.....năm 2001 Kế toán trưởng Hạch toán thanh toán với người mua Hạch toán ban đầu Khi mua hàng khách hàng chủ yếu là thanh toán chậm trừ một số trường hợp thanh toán ngay. Trong trường hợp thanh toán ngay bằng tiền kế toán lập phiếu thu tiền ( biểu 14) Biểu 14 Phiếu thu Ngày 29 tháng 10 năm 2003 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ : DNTN Liên - Dung Lý do nộp : thanh toán tiền mua hàng Số tiền : 12.000.000 Bằng chữ : mười hai triệu dồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc Nhận ngày 27 tháng 10 năm 2003 Thủ quỹ Người nộp Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng Phiếu thu được lập thành hai liên: một liên giao cho khách hàng và một liên giữ lại nhà máy Hạch toán chi tiết Nếu thanh toán chậm, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng. Khách hàng đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán, kế toán sẽ phản ánh vào bên Nợ TK 131 – phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết TK 131 (biểu 15) theo nguyên tắc chung thì những khách hàng thường xuyên được ghi chung một sổ và các khách hàng không thường xuyên được ghi chung một sổ. Hạch toán tổng hợp Trên cơ sở sổ chi tiết thanh toán với người mua, cuối kỳ kế toán lên bảng kê số 11 – phải thu của khách hàng ( biểu 16). Bảng kê số 11 được lập vào cuối tháng để tập hợp tình hình thanh toán với khách hàng trong một tháng. Từ bảng kế số 11 số liệu tổng hợp phải thu của khách hàng được chuyển sang nhật ký chứng từ số 8 (biểu 12). Cách lập bảng kê số 11 như sau: - Số dư đầu kỳ : Căn cứ vào số dư cuối kỳ của bảng kê số 11 kỳ trước máy tính tự động chuyển sang - Cột ghi phát sinh Nợ : Căn cứ vào số phát sinh Nợ trên sổ chi tiết thanh toán với người mua, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo đối tượng mua hàng. - Cột ghi phát sinh Có : Căn cứ vào số phát sinh có trên sổ chi tiết thanh toán với người mua, máy cũng sẽ tự tổng hợp số phát sinh theo từng đối tượng mua hàng. - Số dư cuối kỳ được tính ngay trên bảng kê số 11 theo cách: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng phát sinh Nợ – Tổng phát sinh Có Biểu 15 Bảng kê chi tiết công nợ Tháng 10 năm 2003 Đơn vị : DNTN Vân – Chi ( mã ĐV 103) Số dư đầu kỳ Nợ : 350880000 – Có : Phát sinh trong kỳ: biểu 16 Bảng kê số 11 Tài khoản 1311“ Các khoản phải thu của khách hàng” Từ ngày 01/10/2003 đến ngày 31/10/2003 NT – TN (C) Hạch toán hàng bán bị trả lại a. Hạch toán ban đầu Khi khách hàng nhận thấy hàng kém phẩm chất hoặc do nhà máy thực hiện sai hợp đồng về thời gian giao hàng khách hàng có quyền trả lại sản phẩm đúng theo quy định của hợp đồng được ký kết giãa hai bên. Khách hàng sẽ lập một đơn đề nghị nhập lại hàng. Trong đơn phải đầy đủ tên họ, dịa chỉ khách hàng, lý do trả lại.... Đơn đề nghị nhập lại hàng trước hết được chuyển cho phòng tiêu thụ, sau đó chuyển lên ban giám đóc phê duyệt. Nếu giám đốc chấp nhận nhập lại hàng thì cho chở hàng về nhà máy, đồng thời lập một phiếu nhập vật tư (biểu 17) Phiếu nhập vật tư dược lập thành 3 liên: Liên 1 : lưu lại phòng tiêu thụ Liên 2 : giao cho khách hàng Liên 3 : được mang lên phòng kế toán làm chứng từ để ghi sổ kế toán Tiếp dố phòng KCS và phòng KTCN căn cứ vào các chứng từ ( phiếu nhập kho, đơn đề nghị nhập lại hàng đã có ý kiến của phòng tiêu thụ và giám đốc) sẽ kiểm tra lô hàng bị trả lại và đưa ra kết luận để có phương án xử lý lô hàng này. Nếu chất lượng sản phẩm không tốt thì sản phẩm sẽ được đưa xuống phân xưởng theo phương thức xuát mốc. Nếu sản phẩm không bị hỏng thì sẽ được quay lại kho để tiếp tục quá trình chờ tiêu thụ. Biểu 17 Mấu số 2 – VT QĐ liên bộ TCTK – TC Phiếu nhập vật tư Ngày 08 tháng 10 năm 2003 Đơn vị bán : CT cổ phần Quốc Việt Chứng từ số : 2/10 Địa chỉ : 23B6 Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm số 7 ngày 7 tháng 10 năm 2003 Nhập kho thành phẩm ngày 8 tháng 10 năm 2003 Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu VT Đơn vị tính Số lượng Giá ĐV Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập 01 Menthol Bao 20.000 20.000 2.150 43.000.000 Cộng 43.000.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ) : Bốn mươi ba triệu đồng chẵn. Thủ kho Người giao Phụ trách cung tiêu b. Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các phiếu nhập vật tư, kế toán tiêu thụ cập nhật vào máy tính và cuối tháng cho in ra bảng kê chi tiết hàng bán bị trả lại ( biểu 18). Căn cứ vào bảng kê chi tiêt hàng trả lại kế toán sử dụng số tổng hợp ghivào NKCT số 8 (biểu12) từ đó làm cơ sở ghi vào sổ cái TK 511(biểu 13) Biểu 18 Bảng kê chi tiết hàng trả Tháng 10 năm 2003 u 20 NKCT số 10 TK 333 thuế và các khoản phải nộp nhà nước Tháng 10 năm 2003 NT – TN (c) 1.1.5.Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm a.Hạch toán chi phí bán hàng Tài khoản sử dụng: TK 641 – chi phí bán hàng, được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 6411 : chi phí nhân viên 64111 : tiền lương nhân viên tiêu thụ sản phẩm 64112 : kinh phí công đoàn 64113 : BHXH 64114 : BHYT 64115 : Tiền ăn ca nhân viên bán hàng TK 6412 : chi phí vật liệu bao bì 64121 : Vật liệu bao bì đóng gói sản phẩm tiêu thụ 64122 : Vật liệu bảo quản, sửa chữa TSCĐ khâu tiêu thụ sản phẩm 64123 : Nhiên liệu bảo quản, vận chuyển sản phẩm tiêu thụ TK 6413 : chi phí dụng cụ đồ dùng 64131: dụng cụ thiết bị phục vụ bán hàng 64132 : chi phí quần áo, dồ dùng bảo hộ lao động TK 6414 :Chi phí khấu hao TSCĐ 64141 : Khấu hao TSCĐ ở đơn vị 64142 : Khấu hao TSCĐ đi thuê TK 6417 ; Chi phí dịch vụ mua ngoài 64171 : chi phí thuê bốc vác, vận chuyển hàng tiêu thụ 64172 : Chi phí thuê kho bãi phục vụ tiêu thụ 64173 : Tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, đơn vị nhận uỷ thác. 64174: Chi phí thuê ngoài bảo trì, sửa chữa TSCĐ khâu tiêu thụ sản phẩm 64175 : Chi phí kiểm nghiệm, giám định... 6418 : Chi phí bằng tiền khác 64181: Chi phí thuê bảo hành sản phẩm, chào hàng, quảng cáo 64182 : Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng 64183 : Chi phí y tế, thuốc men 64184 : Chi phí vệ sinh, tạp vụ 64188 : Chi phí bằng tiền khác Khi các chi phí phát sinh, tuỳ theo nội dung của từng loại chi phí, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như : Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và BHXH, bảng tính khấu hao TSCĐ, các hoá đơn chứng từ có liên quan... lập phiếu chi ( biểu 21) Biểu 21 Phiếu chi Số 126 TK Nợ : 64171 Ngày 27 tháng 10 năm 2003 TK Có : 1111 Họ tên người nhận : Bùi Dương Hải Đơn vị : CT vận tải Hùng Phát Địa chỉ : 12 Giải phóng, Hà Nội Lý do chi : Thanh toán tiền vận chuyển hàng tiêu thụ Số tiền : 17308800 đồng Bằng chữ ( mười bảy triệu ba trăm linh tám nghìn tám trăm đồng ) Kèm theo một chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ngày 27 tháng 10 năm 2003 Người nhận Kế toán thanh toán Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Hàng ngày đựa vào các chứng từ liên quan và phiếu chi đã lập, kế toán nhập phiếu chi vào máy đồng thời ghi sổ quỹ để từ đó tính ra số tồn quỹ cuối ngày. Dựa trên các chứng từ gốc kế toán phản ánh thi phí bán hàng trên bảng kê số 5 ( biểu 22) Số liệu tổng hợp về chi phí bán hàng phát sinh trong tháng trên bảng kê số 5 ( TK 641 ) sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 – xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.. Bút toán này được thể hiện trên NKCT số 8 ( biểu12) Từ NKCT số 8, kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 641 phần ghi Nợ Biểu 22 Bảng kê số 5 Tài khoản 641 Tháng 10 năm 2003 Có Nợ 1111 141 1522 15311 1551 214 334 3383 511 …… Tổng cộng Luỹ kế 6411 229481587 2750160 239615578 2244032666 64111 217416587 217416578 2018642843 64112 2750160 2750160 40278770 64113 6515145 65015808 64114 868686 7540245 64115 12065000 12065000 112555000 6412 64694500 190516 74450948 662405097 64121 190516 190516 669905 64122 8076901 63546141 64123 64694500 66183531 598189051 6413 0 11797952 6414 24923110 24923110 24923110 6417 28686800 12502000 2045397 43234197 731390359 64171 17308800 10882000 28190800 589517150 64173 0 9715750 …. … 641 57211900 147542500 190516 290022 2045397 24923110 22948157 2750160 914146000 1506122576 11763277192 Biểu ( 23 ) Sổ cái Tài khoản 641 Tháng 10 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 Cộng 1111 57211900 141 147542500 142 110591621 1522 190516 15228 3873 15311 290022 214 24923110 334 229481587 3383 2750160 511 914146000 .... ..... Cộng phát sinh Nợ 1506122576 Cộng phát sinh Có 1506122576 Dư cuối tháng Nợ Có 0 0 Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản sử dụng: TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp, dược chi tiết thành các tiểu khoán sau: TK 6421 : chi phí nhân viên quản lý 64211 : tiền lương nhân viên quảnlý phòng ban 64212 : kinh phí công đoàn bộ phận quản lý 64213 : BHXH nhân viên quản lý 64214 : BHYT bộ phận quản lý phòng ban 64215 : Tiền ăn ca nhân viên quản lý phòng ban TK 6422 : chi phí vật liệu quản lý 64221 : Chi phí văn phòng phẩm văn thư ..... 64222 : Vật liệu bảo quản, sửa chữa TSCĐ 64223 : Nhiên liệu bảo quản, phục vụ cho công tác quản lý TK 6424 :Chi phí khấu hao TSCĐ 64241 : Khấu hao TSCĐ ở đơn vị 64242 : Khấu hao TSCĐ đi thuê TK 6425 : thuế, phí , lệ phí 64251 : Thu về sử dụng vốn 64252 : Thuế nhà đất 64253 : Thuế môn bài 64254 : Lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà 64258 : các khoản phí, lệ phí khác Tk 6426 : Chi phí dự phòng 64261 : dự phòng phải thu khó đòi 64262 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 6427 ; Chi phí dịch vụ mua ngoài 64271 : Chi phí điện nước phục vụ quản lý ... 64272 : Chi phí điện thoại 64273 : Chi phí bảo hiểm. 64274: Chi phí thuê ngoài bảo trì, sửa chữa TSCĐ 64275 : Chi phí kiểm toán... TK 6429 : Chi phí bằng tiền khác 64291: Trích nộp quỹ công ty về quỹ quản lý cấp trên 64292 : Chi phí công tác phí, tầu xe, đi phép 64293 : Chi phí hội nghị tiếp khách 64294 : Chi phí về võ trang tự vệ 64295 : Chi phí về tuyển dụng, đào tạo cán bộ 64296 : Chi phí in tài liệu, báo chí, tạp chí 64298 : Chi phí lãi tiền vay 64299 : Chi phí bằng tiền khác Giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng cũng được phân loại theo nội dung chi phí. Kế toán tập hợp các chi phí phát sinh trên bảng kê số 5 ( TK 642 ). Số liệu tổng hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trên bảng kê số 5 cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911. Bút toán này cũng được thể hiện trên NKCT số 8. Trên cơ sở số liệu tổng hợp của bảng kê số 5 kế toán ghi vào sổ cái TK 642 cuối tháng được in ra để so sánh và phục vụ cho nhu cầu quản lý của nhà máy. Biểu 24 Bảng kê số 5 ( 642 ) Tháng 10 năm 2003 Có Nợ 1111 141 152 153 1551 214 334 3382 3383 … Tổng cộng Luỹ kế 6421 616398745 27895024 15000217 612037138 64211 616398745 217304600 64212 27895024 31068457 64213 15000217 16897250 64214 2186302 64215 30356000 6422 2304150 10023000 2479561 27689150 64221 2304150 2479561 2480607 64222 18492000 64223 10023000 35782163 6423 1543880 20010235 6424 15496387 6427 28271963 64271 6320150 64273 17684629 … ..... 642 69548789 20026981 36259875 9862100 17462387 75135698 99089560 87120005 33605743 .... 1113565612 Biểu ( 25 ) Sổ cái Tài khoản 642 Tháng 10 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 Cộng 1111 69548789 141 20026981 152 36259875 153 9862100 1551 17462387 214 75135698 334 99089560 3382 87120005 3383 33605743 .... ..... .... ..... Cộng phát sinh Nợ 1113565612 Cộng phát sinh Có 1113565612 Dư cuối tháng Nợ Có 0 0 Kế toán ghi sổ Ngày .... tháng .... năm Kế toán trưởng Hạch toán kết quả tiêu thụ thành phẩm Việc xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm được tiến hành vào cuối mỗi tháng. Kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ khác ( NKCT số 8, NKCT số 10, bảng tổng hợp doanh thu bán hàng ... ) để xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trong tháng. Công việc cụ thể dược tiến hành như sau: Xác định doanh thu thuần của từng loại thuốc tiêu thụ trong tháng, số liệu này được lấy từ bảng kê chi tiết bán hàng, bảng kê chi tiết hàng bán bị trả lại, bảng tổng hợp thuế tiêu thụ đặc biệt. Lập bảng tổng hợp doanh thu bán hàng ( biểu 11) Kết chuyển giá vốn hàng bán: số liệu được lấy từ bảng kê số 8 Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 - xác định kết quả tiêu thụ trong tháng: Số liệu được lấy từ bảng kê số 5. Tính lãi ( lỗ ) từ hoạt động tiêu thụ thành phẩm, kết quả được ghi vào NKCT số 10 ( biểu 20 ). Từ NKCT số 8 kế toán ghi vào sổ cái TK 911 phần ghi Có ( biểu 12 ) .Số liệu để ghi vào phần ghi nợ được lấy từ NKCT số 10 và NKCT số 8 . Biểu 26 NKCT số 10 TK 4212 – lãi năm nay Tháng 10 năm 2003 NT – TN(C) Sổ cái Tài khoản 911 – xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Tháng 10 năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 Cộng 4212 1.003.316.000 632 29.464.959.117 641 1.506.122.576 642 1.113.565.612 Cộng phát sinh Nợ 33.011.618.269 Cộng phát sinh Có 33.011.618.269 Dư cuối tháng Nợ Có 0 0 Kế toán ghi sổ Ngày .... tháng .... năm Kế toán trưởng Phần thứ ba Một số biên pháp nhăm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. I. Đánh giá khái quát về công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. Những thành tựu đạt được Trải qua gần nửa thế kỷ tồn tại và phát triển, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã trải qua không ít khó khăn, vất vả, tuy vậy càng trong khó khăn thì nhà máy càng tự khẳng định được mình, khẳng định được nỗ lưc, quyết tâm và đường lối phát triển đúng đắn của nhà máy. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh trở thành điều kiện tồn tại của bất cứ doanh nghiệp nào, nhà máy thuốc lá Thăng Long không những tồn tại mà còn có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Có được thành tích này là nhờ nỗ lực không biết mệt mỏi của ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy. Trong đó bộ phận kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng có những đóng góp không nhỏ trong sự phát triển chung của nhà máy. Bộ phận kế toán của nhà máy đã đáp ứng được những nhu cầu cần thiết cho ban giám đốc và các đối tượng khác quan tâm tới tình hình tài chính của nhà máy.Sự lớn mạnh của bộ máy kế toán được thể hiện thông qua các vấn đề sau: Về nhân sự : Bộ máy kế toán gồm những thành viên trẻ cộng với một số cán bộ kế toán có thâm niên trong nghề, có nhiều kinh nghiệm đã tạo thành một tập thể rất vững mạnh với đầy đủ nhiệt huyết, tính năng động, tri thức của tuổi trẻ, sự cẩn trọng, kinh nghiệm của người già. Nhiệm vụ được chuyên môn hoá rất rõ ràng tạo ra sự thuận lợi và hiệu quả cao trong công việc. Về hệ thống sổ sách kế toán Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của Nhà máy thuốc lá thăng long rất phức tạp, được chia thành nhiều công đoạn, sản phẩm cũng rất đa dạng phong phú nhằm phục vụ tốt hơn cho khách hàng. Vì vậy nhà máy thuốc lá Thăng Long lựa chọn hình thức Nhật ký – Chứng từ, việc lựa chọn hình thức ghi sổ này là hoàn toàn hợp lý vì việc ghi sổ theo hình thức này đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ cao, am hiểu về nghiệp vụ kế toán. Theo hình thức này kế toán không chỉ thuận lợi trong việc so sánh, đối chiếu số liệu mà còn thuận lợi trong việc theo dõi những đối tượng cần quan tâm theo trình tự thời gian, hệ thống hoá các nội dung kinh tế. Các loại sổ sách kế toán nhà máy đều áp dụng theo mẫu của bộ tài chính ban hành. Do nhà máy sử dụng hệ thống kế toán máy nên các sổ sách được in ra cuối mỗi tháng để phù hợp với yêu cầu quản lý. Công việc ghi chép thường ngày của các cán bộ kế toán đã được giảm đi rất nhiều, số liệu được một người cập nhật sẽ được vào máy tính của những người khác, công việc chuyển sổ, cộng dồn hay kết chuyển, tính khấu hao đều được máy tính làm do được cài đặt phần mềm do cán bộ tin học phòng kế toán tự lập chương trình. Vì vậy nên chương trình phần mềm kế toán rất phù hợp với đặc điểm riêng của nhà máy. Hệ thống báo cáo kế toán Ngoài những báo cáo bắt buộc theo quy định của nhà nước như : Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, nhà máy còn lập thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm đáp ứng nhu cầu phân tích tình hình lưu chuyển tiền tệ, tình hình chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn của nhà máy. Nhà máy còn sử dụng hàng loạt các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản trị nội bộ nhà máy Về công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Kế toán tiêu thụ thành phẩm đã phản ánh đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ một cách trung thực. Mọi hoạt động nhập xuất đều được phản ánh trên sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định. Việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm đảm bảo thống nhất về nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu. Kế toán đã phản ánh trung thực số liệu, ghi chép sổ rõ ràng các nghiệp vụ có liên quan đến tiêu thụ thành phẩm đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà máy đặt ra. Đối với kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, kế toán đã theo dõi và phản ánh một cách chi tiết đầy đủ kết quả tiêu thụ thành phẩm của từng loại thuốc lá và tổng số theo tháng, quý , năm. Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán tại nhà máy thuốc lá thăng long được thực hiện tương đối hoàn chỉnh về cả mặt thể thức cũng như nội dung. Sổ sách kế toán được in từ máy tính nên rất rõ ràng, chặt chẽ về mặt nội dung, thẩm mỹ về mặt hình thức. Các số liệu kế toán gần như không có sai sót, do nếu một người nhập sai số liệu thì lập tức phần mềm kế toán được lập trình sẵn sẽ báo lại ngay cho người nhập số liệu. Do vậy công tác kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc ổn định tình hình kinh doanh, bảo vệ tài sản của nhà máy. Những tồn tại cần khắc phục: Bên cạnh những ưu điểm trên, nhà máy còn một số tồn tại có khả năng khắc phục nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý và đạt tới mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận đồng thời tối thiểu hoá chi phí. Một số tồn tại của nhà máy như sau: 2.1.Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm Quá trình tiêu thụ: Nói chung quá trình tiêu thụ của nhà máy là tốt nhưng nhà máy chưa phát huy được toàn bộ khả năng của mình nhằm đẩy mạnh quá trình tiêu thụ. Nhà máy chưa thật sự quan tâm tới công tác nghiên cứu thị trường, maketing ... Dẫn tới việc tiêu thụ sản phẩm của nhà máy trở nên thụ động. Nguyên liệu của các nhà máy sản xuất thuốc lá được cung cấp bởi công ty Nguyên Liêu Bắc thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam do vậy tính cạnh tranh của các sản phẩm thuốc lá giữa các công ty chính là công nghệ sản xuất, máy móc thiết bị, trình độ quản lý. Nhà máy thuốc lá thăng long đã tích cực đổi mới các máy móc hiện đại nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra thế mạnh trong cạnh tranh. Tuy nhiên nhà máy vẫn còn nhiều máy móc lạc hậu không còn phù hợp với điều kiện sản xuất tiên tiến như hiện nay. Điều này làm một số sản phẩm của nhà máy không cạnh tranh đượcvới những sản phẩm có cùng chủng loaị thuộc các nhà máy khác sản xuất. Sản phẩm tiêu thụ Hiện nay, nhà máy thuốc lá thăng long có rất nhiều loại sản phẩm tiêu thụ, đảm bảo cung cấp cho đa số nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên các sản phẩm của nhà máy thường tập trung cho đối tượng khách hàng có mức thu nhập bình thường. Trong điều kiện hiện nay nhất là tại Hà Nội, trụ sở sản xuất của nhà máy, mức sống của người dân tương đối cao. Vì vậy họ đòi hỏi được tiêu dùng những sản phẩm cao cấp hơn. Những loại thuốc nhập ngoại như 555, Manbro, ... đang là những loại thuốc chiếm lĩnh nhiều thị phần tại các thành phố lớn. Nếu giải quyết được vấn đề này thì nhà máy không chỉ giải quyết được vấn đề tăng thị phần, tạo uy tín lớn hơn trên thị trường mà còn đạt được nhiều lợi ích khác lớn hơn nữa. Thị trường tiêu thụ Thị trường tiêu thụ hiện nay của nhà máy là khắp nơi trên toàn quốc, chủ yếu là khu vực miền trung và các tỉnh miền Bắc. Như vậy thị trường tiêu thụ của nhà máy là khá rộng lớn, tuy nhiên với khả năng của nhà máy thì như vậy là chưa đủ. Chính do vấn đề đa dạng hoá về sản phẩm một cách hợp lý chưa được vận dụng hết dẫn tới một só thị trường tiềm năng đã bị bỏ ngỏ. Phương thức tiêu thụ Phương thức tiêu thụ cũng là một nhân tố hết sức quan trọng ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ của nhà máy. Tại nhà máy thuốc lá thăng long chỉ áp dụng một hình thức duy nhất là bán hàng trực tiếp cho các đại lý. Phương thức này có ưu điểm của nó là khối lượng sản phẩm tiêu thụ lớn doanh thu tiêu thụ được xác định ngay khi bán hàng. Tuy nhiên nó cũng có một số nhược điểm là không thu hút được toàn bộ khách hàng tiềm năng, không quản lý được giá cả hàng hoá trên thị trường, không trực tiếp nhận được những ý kiến đóng gop của khách hàng.. Giảm giá cho khách hàng Nhà máy thường dùng các sản phẩm chào hàng, khuyến mại làm sản phẩm cho những khách hàng mua hàng vói số lượng lớn, nhiều lần trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên, chi phí chào hàng bị khống chế theo tỷ lệ từ 5 – 7% so với tổng chi phí hợp lý chịu thuế thu nhập. Điều này làm giảm khả năng cạnh tranh của nhà máy trong việc mở rộng bạn hàng và thị trường tiêu thụ Về hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ Ngoài việc xuất bán sản phẩm theo phương thức bán trực tiếp cho các đại lý, nhà máy còn có các hình thức xuất bán khác như : chào hàng, tiếp thị, tiếp khách... Các nghiệp vụ này phát sinh được nhà máy hạch toán như doanh thu sản phẩm trực tiếp. Điều này vẫn phù hợp vì cuối kỳ khi xác định kết quả kinh doanh nhà máy cũng phải nộp thuế với những sản phẩm này. Nhưng để phản ánh các nghiệp vụ này nhà máy sử dụng TK 511. Việc hạch toán này chưa thật sự phù hợp với quyết định của bộ tài chính về hạch toán kế toán. Mặt khác, việc theo dõi những khoản tiêu thụ nội bộ nhằm mục đích đánh giá hiệu quả tiêu thụ của nhà máy sẽ bị hạn chế do không xác định rõ doanh thu tiêu thụ từ việc bán sản phẩm bên ngoài đem lại. 2.1.7. Hạch toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ Tại nhà máy, những sản phẩm dùng cho xuất bán, đại lý, chào hàng, tiếp khách được xác định giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Riêng đối với thành phẩm dùng cho kiểm nghiệm được xác định giá vốn theo phương pháp bình quân đầu kỳ. Việc hạch toán giá vốn theo hai phương pháp là do các sản phẩm xuất dùng cho kiểm nghiệm được xuất trước các sản phẩm xuất bán theo các hình thức khác. Đồng thời giá thành của các thành phẩm xuất bán dùng cho kiểm nghiệm được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Do vậy nếu hạch toán giá vốn thành phẩm xuất dùng cho kiểm nghiệm theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì sẽ không thực hiện được, vì không xác định dược tổng chi phí sản xuất chung, chưa xác định được số lượng thành phẩm nhập trong kỳ. Tuy nhiên việc áp dụng hai phương pháp hạch toán giá vốn và chưa phù hợp với nguyên tắc hạch toán kế toán và quyết định của bộ Tài Chính về công tác hạch toán kế toán. Về sổ sách kế toán Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, hệ thống sổ sách kế toán được lập đúng, đầy đủ theo quy định của bộ tài chính và tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Tuy nhiên còn một số sổ sách chưa thực sự hợp lý . Ví dụ : Đối với các bảng kê chi tiết bán hàng theo phương thức tiếp khách, chào hàng, tiếp thị, không có cột tổng số tiền vì vậy tại các bảng kê này chỉ theo dõi số lượng thành phẩm xuất chứ không theo dõi về mặt giá trị. Bảng kê chi tiết bán hàng Tháng 10 năm 2001 Phương thức tiếp khách NT – TN(C) Số HĐ Ngày mua Họ tên khách hàng Vinataba Thăng Long BC Thăng Long Tổng sảng lượng 1/10 01/10 Phòng hành chính 150 150 2/10 05/10 Phòng hành chính 150 150 3/10 09/10 Phòng hành chính 250 200 450 4/10 12/10 Phòng hành chính 400 100 500 5/10 16/10 Phòng hành chính 150 150 6/10 19/10 Phòng hành chính 150 100 250 .... ... Tổng số 1850 450 200 2500 Đối với bảng báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm nhà máy không thiết kế rõ phần “ Không tiền “ đây là những sản phẩm xuất dùng cho chào hàng, tiếp khách, tiếp thị ... Tuy đây là báo cáo quản trị sử dụng trong nội bộ nhà máy nhưng cũng cần thiết kế rõ ràng chính xác. báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm Tháng 10 2.1.9.Hình thức sổ kế toán Nhà máy thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ. Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian và trên nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ có tác dụng định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái. Kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiét trên NKCT. Không cần lập bảng cân đối số phát sinh. Trước khi lập báo cáo kế toán có thể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kỳ của các Nhật ký chứng từ. Nhưng đối với nhà máy thuốc lá Thăng Long, một doanh nghiệp sử dụng kế toán máy thì việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký- Chứng từ là chưa hợp lý. Hình thức này thuận tiện cho phân công lao động kế toán nhưng không thuận lợi cho việc cơ giới hoá tính toán. 3. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. 3.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 3.1.1.Vai trò của công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Để quản lý một cách có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, mỗi doanh nghiệp không phân biệt thành phần, loại hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng đồng thời các công cụ quản lý kinh tế khác nhau. Trong đó, kế toán được coi là một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu, có tầm quan trọng bậc nhất. Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán. Thông qua việc do lường tính toán, ghi chép, phân loại của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán : hạch toán ban đầu, vận dụng hệ thống tài khoản, phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ, cân đối tài khoản.... mà nhà quản trị doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời chính xác về tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, về tình hình chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn ... trong từng thời kỳ. Thông tin do kế toán cung cấp có vai trò quan trọng hàng đầu trong hệ thống thông tin kinh tế mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở các thông tin đó mà chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ chức tài chính, tín dụng và các cơ quan chức năng khác có thể dưa ra những quyết định đúng đắn. Những quyết định đó có tính sống còn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Là một phần hành kế toán của công tác kế toán tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là một khâu hết sức quan trọng không thể thiếu. Với chức năng tính toán, ghi chép, phản ánh, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ giúp cho bộ máy quản lý và mọi thành viên trong doanh nghiệp thường xuyên cập nhật được tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, lãi, lỗ của nhà máy. Từ đó giúp cho bộ phận quản trị của nhà máy đánh giá một cách tổng quát nhiệm vụ đẩy mạnh tiêu thụ, chiếm lĩnh thị trường, tạo uy tín đối với người tiêu dùng Với chức năng và vai trò đó, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã trở thành một điều kiện không thể thiếu được trong hạch toán kế toán, nó là khâu trung tâm trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng. 3.1.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Kế toán là một công cụ quan trọng phục vụ công tác quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp. Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta đã và đang đòi hỏi sự biến đổi về chất của công tác hạch toán kế toán. Để đáp ứng được điều này chúng ta phải tăng cường hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tất yếu cũng phải ngày càng đổi mới và hoàn thiện để thích ứng với cơ chế quản lý kinh tế và chế độ hạch toán kế toán ở nước ta hiện nay. Thời gian qua, việc quản lý và hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã từng bước được hoàn thiện góp phần tăng cường công tác quản lý kinh tế của nhà máy thuốc lá Thăng Long. Tuy đã được đổi mới và hoàn thiện trên nhiều mặt nhưng với tốc độ phát triển của kinh tế thị trường và sự đổi mới chế độ hạch toán kế toán, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của nhà máy vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục Như vậy, xuất phát từ những lý do trên, việc đổi mới, hoàn thiện và tổ chức hạch toán hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm một cách khoa học, hợp lý, chính xác là một tất yếu khách quan phù hợp với quy luật kinh tế và thực trạng quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng Long. Nhất là trong cơ chế thị trường, trước sự cạnh tranh gay gắt, muốn tồn tại và phát triển, đòi hỏi nhà máy phải không ngừng nâng cao hiệu quả tiêu thụ, hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh trên thị trường. 3.2. Phương hướng hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. 3.2.1. Hoàn thiện về xác định đối tượng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả Đây là khâu đầu tiên và rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Hoàn thiện việc xác định đối tượng tiêu thụ phải căn cứ vào những nội dung cơ bản sau Căn cứ vào cơ cấu tổ chức tiêu thụ, yêu cầu và trình dộ của nhà máy Căn cứ vào đặc điểm của sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn đặt hàng ... và các phương thức tiêu thụ. Như vậy thực chất của việc xác định đối tượng tiêu thụ là xác định nội dung và giới hạn tiêu thụ, điều này giúp cho phần hành kế toán tiêu thụ được tiến hành nhanh chóng, chính xác và cung cấp thông tin kịp thời. Cũng như việc xác định đối tượng hạch toán tiêu thụ, việctìm hiểu rõ đối tượng xác định kết quả tiêu thụ cũng là khâu đầu tiên trong kế toán xác định kết quả. Hoàn thiện công việc này giúp nhà máy tổ chức xác định kết quả hợp lý, phục vụ cho quản lý kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. 3.2.2. Hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu Để đảm bảo thu thập thông tin ban đầu có quy mô và chất lượng cao, để lập ra các chứng từ hợp lý, hợp lệ làm cơ sở pháp lý theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các phần hành kế toán tiếp theo tiến hành một cách hiệu quả nhất. Để hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu, nhà máy phải đảm bảo: Thống nhất về số lượng, nội dung, đơn vị tính và phương pháp tính các chỉ tiêu hạch toán ban đầu cho từng đối tượng cụ thể. Thống nhất về số lượng, kết cấu và nội dung các biểu mẫu hạch toán ban đầu tương ứng với số lượng các chỉ tiêu nói trên. Thống nhất về tổ chức chỉ đạo các công việc hạch toán ban đầu ghi chép, đối chiếu, kiểm tra... Thống nhất trình tự luân chuyển và sử dụng các thông tin hạch toán ban đầu. Khâu hạch toán ban đầu cần được hoàn thiện theo những hướng sau đây: Tiêu chuẩn và đơn giản hoá nội dung chứng từ đi đến thống nhất quy cách, biểu mẫu chứng từ, do đó sẽ mở rộng được phạm vi sử dụng. Hợp lý hoá thủ tục lập và xử lý chứng từ, xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu để tăng tốc độ thụ nhận thông tin, giúp cho việc kiểm tra hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được nhanh chóng hiệu quả Xây dựng phương pháp phân loại, tổng hợp chứng và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cáh hợp lý, đồng thời trang bị và ứng dụng các kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ, sổ kế toán nhằm giảm đến mức tối thiểu có thể chi phí lao động sống và lao động vật hoá cho quá trình xử lý các thông tin kế toán. Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu của các bộ phận trong nhà máy. Làm rõ trách nhiệm của từng người trong khâu lập, sử dụng và lưu chuyển chứng từ kế toán Ngoài ra, để hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, nhà máy cần chú ý hoàn thiện hệ thống sổ kế toán và hoàn thiện việc lập báo cáo kế toán 4. một só ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ taị nhà máy thuốc lá thăng long. Nhìn chung, trong những năm gần đây, mặc dù sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh hết sức khốc liệt, song nhà máy thuốc lá thăng long vẫn đứng vững và làm ăn có hiệu quả . Công tác tổ chức kế toán tại nhà máy là hợp lý, tuy nhiên do còn một số vấn đề đã nêu trên em xin mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. 4.1.Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm 4.1.1. Về quá trình tiêu thụ Như chúng ta đã biết, thị trường là nhân tố quyết định quá trình sản xuất do đó nhà máy cần đẩy mạnh quá trình tiêu thụ bằng cách mở rộng thị trường. Để thực hiện được công ty cần nghiên cứu thị trường chú trọng mở rộng thị trường nông thôn, vùng sâu, vùng xa bằng cách sản xuất ra những sản phẩm phù hợp với điều kiện và thu nhập của người dân. Bên cạnh đó công ty tích cực tham gia hội trợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm. Để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, công ty nên chủ động mang sản phẩm đi giới thiệu và chủ động nguồn nguyên vật liệu để nâng cao khả năng cạnh tranh. 4.1.2.Về sản phẩm tiêu thụ Nhà máy nên có chiến lược nhập máy móc công nghệ hiện đại để tạo ra những sản phẩm có thể cạnh tranh với những sản phẩm nhập ngoại. Xây dựng chiến lược tiêu thụ sản phẩm một cách hợp lý. Các sản phẩm thu được lợi nhuận thấp thì nên sản xuất với số lượng vừa đủ, tăng cường sản xuất những mặt hàng có tỷ lệ lợi nhuận cao. Tích cực nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra uy tín ngày càng lớn hơn trên thị trường. 4.1.3.Về thị trường Thị trường tiêu thụ là nhân tố quyết định chất lượng của sản phẩm và cũng là tấm gương phản ánh chất lượng của sản phẩm. Để không ngừng nâng cao sản lượng tiêu thụ nhà máy nên duy trì một sản lượng vừa đủ với những mặt hàng có mức cầu thấp để duy trì thị trường truyền thống.Nhà máy nên quan tâm đến những loại thuốc đem lại lợi ích kinh tế cao hơn. Ngoài ra, để tăng nhanh khối lượng sản phẩm tiêu thụ nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển đòi hỏi bọ phận Marketing cần đẩy nạnh hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng, từ đó phòng kế hoạch có kế hoách sản xuất ra những loại thuốc phù hợp với yêu câu của người tiêu dùng tránh việc tồn kho thành phẩm nhiều gây ứ đọng vốn trong lưu thông và chất lượng sản phẩm cũng bị giảm.. Mặt khác phòng kế hoạch, phòng thị trường cần phối hợp với phòng KCS trong việc cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình thị trường để có biện pháp nghiên cứu, cải tiến nâng cao chất lượng mẫu mã bao bì sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Về hình thức tiêu thụ Để tận dụng phục vụ tối đa nhu cầu của thị trường nhà máy nên mở rộng thêm các phương thức bán hàng như : bán hàng theo hợp đồng, đại lý ký gửi....Đặc biệt nhà máy nên tổ chức thêm các cửa hàng bán lẻ và cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Nếu hình thức này được thực hiện thì sản phẩm có thể đến tận tay người tiêu dùng, không qua bộ phận trung gian. Tận dụng hết ưu điểm của kênh tiêu thụ trực tiếp, đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn đó là lợi nhuận của nhà máy không bị chia sẻ. Hơn nữa, nếu sử dụng phương thức này nhà máy có thể quan hệ trực tiếp với khách hàng, từ đó có thể thu thập được những thông tin từ phía khách hàng một cách trực tiếp và chính xác. Nhà máy cũng nên bố trí những cửa hàng tại những khu vực thị trường còn xa lạ với sản phẩm của nhà máy. 4.1.5. Giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn Nhà máy nên giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn bởi vì khoản ưu đãi giảm giá cho khách hàng không bị khống chế bởi một tỷ lệ nào, nó hoàn toàn phụ thuộc vào chiến lược tiêu thụ của nhà máy. Giảm giá hàng bán là nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi phát hành hoá đơn bán hàng và nhà máy phải ghi rõ trên hoá đơn bán hàng phát hành lần cuối là nhà máy bán ưu đãi giảm giá cho khách hàng do khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Khoảng giảm giá cho khách hàng được trừ vào công nợ của khách hàng bởi vì hầu hết khách hàng có số dư công nợ trên TK 131 . Kế toán hạch toán ưu đãi giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn như sau: Khi nghiệp vụ ưu đãi giảm giá cho khách hàng phát sinh, Kế toán ghi Nợ TK 532 Có TK 131 Cuối tháng, kế toán kết chuyển các khoản ưu đãi giảm giá cho khách hàng sang tài khoản 511 Nợ TK 511 Có TK 532 4.1.6.Về hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ Để khắc phục tình trạng lẫn lộn giữa TK 511 và TK 512, nhà máy nên tách rời doanh thu nội bộ ra khỏi doanh thu bán hàng và theo dõi riêng phần doanh thu này trên tài khoản 512 – doanh thu bán hàng nội bộ. Khi đó, bút toán ghi nhận doanh thu nội bộ được thực hiện như sau: Nợ TK 64181 : 914.146.000 (chi phí chào hàng) Nợ Tk 64293 : 13.719.000 (Chi phí tiếp khách) Có TK 512 : 927.865.000 ( DT tiêu thụ nội bộ ) Cuối kỳ hạch toán kết chuyển Nợ TK 512 : 927.865.000 Có TK 911 : 927.865.000 ( kết quả kinh doanh) Về hạch toán giá vốn hành phẩm tiêu thụ Để thực hiện xác định giá vốn thành phẩm tiêu thụ, nhà máy nên sử dụng một phương pháp tính giá vốn cho phù hợp vói yêu cầu của bộ tài chính. Nếu sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân đầu kỳ dự trữ : Giá vốn của = Số lượng thành x Giá đơn vị bình quân thành phẩm tiêu thụ phẩm tiêu thụ cuối kỳ trước Giá trị thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá thực tế bình quân đơn vị cuối kỳ trước Số lượng thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) = Khi áp dụng phương pháp này, nhà máy sẽ khắc phục được tình trạng tính giá vốn theo hai phương pháp. Tuy nhiên nếu áp dụng phương pháp này thì dộ chính xác không cao Nếu áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Giá vốn của = Số lượng thành x Giá đơn vị bình quân thành phẩm tiêu thụ phẩm tiêu thụ sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế của thành phẩm được nhập kho Trị giá thực tế thành phẩm tồn kho trước khi nhập Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập + + Số lượng thành phẩm nhập kho Số lượng thành phẩm tồn khô trước khi nhập = + + Khi áp dụng phương pháp này, nhà máy sẽ khắc phục được cả sự chính xác và cũng không cần sử dụng hai phương pháp hạch toán giá vốn. Tuy phương pháp này đòi hỏi tính toán phức tạp nhưng nhà máy sử dụng hệ thống kế toán máy, và phần mềm do kỹ sư tin học của nhà máy lập trình nên việc thực hiện hạch toán giá vốn theo phương pháp này là hoàn toàn phù hợp Về sổ sách kế toán Để theo dõi cụ thể hơn về giá trị các sản phẩm mà nhà máy dùng để chào hàng, khuyến mại, tiếp khách, nhà máy nên mở thêm cột,“Tổng số tiền” trên các bảng kê chi tiết bán hàng theo các phương thức xuất hàng: chào hàng, tiếp khách. Khi đó mẫu sổ sẽ có dàng: Biểu Bảng kê chi tiết bán hàng Tháng 10 năm 2001 Phương thức tiếp khách NT – TN(C) Số HĐ Ngày mua Họ tên khách hàng Vinataba Thăng Long BC Thăng Long Tổng sảng lượng Tổng số tiền 1/10 01/10 Phòng hành chính 150 150 930.000 2/10 05/10 Phòng hành chính 150 150 930.000 3/10 09/10 Phòng hành chính 250 200 450 1.750.000 4/10 12/10 Phòng hành chính 400 100 500 2.630.000 5/10 16/10 Phòng hành chính 150 150 930.000 6/10 19/10 Phòng hành chính 150 100 250 1.130.000 .... ... ...... Tổng số 1.850 450 200 2.500 13.719.000 Đối với báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm nhà máy nên thiết kế lại cột “không tiên” thành các cột chào hàng, tiếp khách.. khi đó mẫu sẽ có dạng sau: báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm Tháng 10 Hình thức sổ sách kế toán Việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức nhật ký – chứng từ đã phát huy được trình độ của các kế toán viên, có sự chuyên môn hoá cao, độ chính xác cao do có việc đối ứng giữa các mảng kế toán nên dễ phát hiện được sai sót. Nhưng với điều kiện trang bị tương đối hiện đại về máy tính cùng sự hỗ trợ của các cán bộ tin học, nhà máy nên nghiên cứu lại và lựa chọn hình thức sỏ sách kế toán cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Khi các máy được nối mạng với nhau, để phát huy hết tính năng và tác dụng của máy, theo em nhà máy nên lựa chọn hình thức sổ “Nhật ký chung” để quản lý và hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cho phù hợp. Như vậy vừa phát huy được hiệu quả sử dụng máy, vừa giảm đáng kể khối lượng công việc như hiện nay. Về Phân tích kết quả tiêu thụ thành phẩm Việc phân tích tình hình tiêu thụ cũng như kết quả tiêu thụ thành phẩm đã phản ánh được hiệu quả kinh doanh của nhà máy. Đồng thời nó cũng là tài liệu để kế toán cùng ban lãnh đạo xây dựng nên những mục tiêu cho niên độ kế toán mới. Tuy nhiên, tại nhà máy thuốc lá thăng long công việc phân tích những chỉ tiêu này chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Nhà máy cần chú trọng hơn, quan tâm hơn đến việc phân tích kinh tế, tài chính có thể vào thời điểm cuối tháng, hoặc cuối quý. Có như vậy, mơi có thể kịp thời theo dõi, nắm bắt sự biến động trong sản xuất kinh doanh của nhà máy, có biện pháp đối phó thích hợp với biến động của thị trường. Qua các chỉ tiêu phân tích ban lãnh đạo nhà máy có thể đề ra biện pháp giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh. Kết luận Trong xu thế quốc tế hoá vàhợp tác hoá đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, mỗi quốc gia đều trở thành một mắt xích của nền kinh tế thế giới và không một quốc gia nào dù có lớn mạnh đến đâu vẫn không phát triển được nếu đi ngược với xu thế của thời đại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh bán hàng được coi là biện pháp hữu hiệu nhất để thúc đẩy sự phát triển kinh tế. Việc mở rộng các hoạt động bán hàng hoá trong và ngoài nước là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chính sách thương mại. Nhà máy thuốc tá Thăng Long tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn. Để hoàn thành mục tiêu trong hoạt động sản xuất kinh doanh bộ phận kế toán trực thuộc cùng với phương pháp nhật ký chứng từ được thực hiện một cách khoa học giúp cho nhà máy hạch toán và nắm vững tình hình tài chính của mình; giúp cho việc quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn một cách có hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long được sự giúp đỡ của các cô, chú cán bộ phòng tài chính kế toán và các phòng ban có liên quan. Và đặc biệt hơn nữa đó là sự giúp đơc tận tình của cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Vân Huyền cùng với sự nỗ lực của ban thân, em đã vận dụng lý luận đã được học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với quá trình thực hành tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Nay chuyên đề đã hoàn thành với đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Đồng thời, chuyên đề tốt nghiệp cũng đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại nhà máy. Do trình độ còn hạn chế, kiến thức thực tế còn ít và thời gian thực tập chưa nhiều. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các cô chú toàn nhà máy nói chung và các cô chú phòng tài chính kế toán nói riêng và của công giáo hướng dẫn Phạm Thị Vân Huyền để chuyên đề tốt nghiệp được hoàn thành hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Tây, ngày…….tháng……năm 2004 Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Thanh Thuỷ