Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại và xây dựng Phương Linh

toán vật tư, TP, TSCD: có nhiệm vụ hạch toán và theo dõi tình hình tăng giảm (N-X-T kho) của NVL, CCDC, TP, TSCD trong công ty. -Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: Phụ trách việc thu chi tiền séc, tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ trong toàn Công ty, phụ trách công tác giao dịch và hạch toán với Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay. -Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm: có nhiệm vụ xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức tập hợp, kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất theo từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí đã xác định, theo các yếu tố chi phí và khoản mục giá thành; lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố và định kỳ tổ chức phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp; tổ chức kiểm kê và đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. -Kế toán tiền lương và các quỹ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương phải trả cho công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp đối với người lao động. -Kế toán thuế, tổng hợp BCTC: Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kế toán khác để nhanh chóng Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gian yêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. giảm thiểu các chi phí về thuế, cũng như đem lại các cơ hội đầu tư của doanh nghiệp. -Thủ quỹ: quản lý thu, chi tiền mặt tại công ty 2.1.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán -Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt nam. Đối với ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá liên Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra đồng Việt nam. -Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính -Hình thức kế toán áp dụng: Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và căn cứ vào đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”, và tổ chức hạch toán bằng phần mềm kế toán - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo phương pháp giá gốc + Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng. -Kê khai thuế : Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng nộp tờ khai thuế tại Chi cục thuế quận Thanh Xuân; công ty kê khai và nộp thuế TNDN, các lại thuế, phí, lệ phí khác theo quy định hiện hành. 2.1.1.5. Tổ chức vận dụng hệ thống kế toán, hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán SmartSoft của Cty phần mềm kế toán Việt Nam – 38 Vũ Ngọc Phan Hà Nội. Chức năng chủ yếu của phần mềm: xử lý các thông tin tài chính của doanh nghiệp để lập được báo cáo Tài chính và báo cáo quản trị phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. +Trình tự ghi sổ kế toán: -Chứng từ kế toán -Các nhiệp vụ KT Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Phần mềm Kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại -Báo cáo Tài chính -Báo cáo quản trị Chú thích: -Nhập số liệu hàng ngày -In sổ, báo cáo cuối kỳ -Đối chiếu, kiểm tra Trích màn hình Phần mềm kế toán Công ty áp dụng:  - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy Báo nợ...) Theo quy trình của phần mềm kế toán đã được lập trình, các thông tin đã nhập được tự động nhập vào sổ Kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, số cái các Tài khoản) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo Tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với báo cáo Tài chính. Sau đó thực hiện thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Các loại sổ : - Sổ tổng hợp: số Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái các TK - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các TK, thẻ kế toán chi tiết 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu 2.2.1.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm quạt (quạt li tâm, hướng trục, máy hút bụi di động, hệ thống hút lọc bụi) với các chủng loại sản phẩm đa dạng theo đơn đặt hàng của khách hàng, do vậy lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất là rất lớn chiếm gần 80% tổng chi phí sản xuất. NVL dùng cho sản xuất chủ yếu là thép lá, động cơ, vòng bi,... có những đặc điểm và đặc trưng như: + NVL đa dạng về chủng loại. + Về mặt hiện vật, các loại NVL tiêu hao cho sản xuất của công ty chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của NVL được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Tại công ty có nhiều loại NVL khác nhau đòi hỏi phải được phân loại mới tổ chức tốt được công tác quản lý và hạch toán. Vì vậy NVL trong công ty được phân loại căn cứ theo nội dung tính chất kinh tế của NVL. Theo cách phân loại này, NVL của doanh nghiệp được chia ra thành: + Nguyên liệu, vật liệu chính: động cơ, thép (thép lá, thép trục, thép hộp, thép hình, thép góc..., vòng bi, moay ơ, bulông. + Vật liệu phụ: mác, sơn, que hàn, mũi khoan, đá mài, đá cắt... + Nhiên liệu: dầu, gas, hóa chất, khí acgông, oxy.. để hoàn thiện sản phẩm. + Phế liệu thu hồi: được nhập từ quá trình sản xuất là những loại sản phẩm hỏng, kém phẩm chất, không đạt yêu cầu kỹ thuật: tôn đề xê... 2.2.2. Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu. Để thuận lợi trong công việc ghi chép, hạch toán, khi sử dụng phần mềm kế toán Vasj công ty thực hiện mã hoá các đối tượng. 2.2.2.1. Khai báo danh mục Tài khoản. Bảng 2.1. Trích danh mục Hệ thống Tài khoản Công ty áp dụng hệ thống kế toán theo quyết định số 15/2006/ Q Đ- BTC. Để phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, Công ty mã hóa các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ hoạt động của công ty theo đúng quy định hiện hành. 2.2.2.2.Khai báo danh mục chứng từ hạch toán Trong danh mục này có đầy đủ các loại phiếu nhập số liệu, vào chi tiết mỗi loại phiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hạch toán. Trong mỗi loại phiếu đã mặc định một số lượng các mã hạch toán cụ thể.  Biểu 2.2.Trích danh mục chứng từ hạch toán của Công ty: 2.2.2.3. Khai báo danh mục đối tượng (khách hàng). Để phân biệt các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác nhau công ty đã sử dụng hệ thống mã hoá như sau: - Khi phát sinh quan hệ với các khách hàng, căn cứ vào các thông tin của khách hàng mà công ty nhập các thông tin cần thiết vào máy. Từ màn hình nhập liệu, kế toán chọn đối tượng “Khách hàng” Biểu 2.3. Trích màn hình cập nhật danh mục đối tượng khách hàng của Công ty: 2.2.2.3. Khai báo danh mục nhóm hàng Biểu 2.4.Trích “Danh mục nhóm hàng” của công ty: Biểu 2.6.Trích màn hình danh mục vật tư hàng hoá của công ty: 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1.Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua trong nước. Khi đó giá trị thực tế của NVL nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà theo thoả thuận trong hợp đồng do Công ty phải chịu. Ví dụ: Trích hoá đơn mua nguyên vật liệu nhập kho theo hóa đơn GTGT số 1049 ngày 16/1/2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin: Nhập kho 1.104 kg thép lá cán nguội 1.5mm (TL1.5mm),đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 13.047,62, thành tiền 14.404.571. Nhập kho 2.232 kg thép lá 3.0mm (TL3.0mm), đơn giá chưa có VAT là 12.000 đ, thành tiền 26.784.000 đồng và 2.944kg thép tlá 4.0mm (TL4.0mm). Cộng tiền hàng là: 76.796.952đồng. Thuế GTGT (5%) là : 3.839.848đồng. Tổng cộng thanh toán là: 80.636.800đồng. Chi phí bốc dỡ về đến kho cho lô hàng trên là: 575.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT, (Chi phí vận chuyển bốc dỡ phân bổ theo tiêu thức giá trị). Như vậy, trị giá vốn thực tế nhập kho của 1.104kg TL1.5mm được xác định như sau: - Giá mua: 14.404.571 đồng - Chi phí vận chuyển, bốc xếp: = 575.000/76.796.952 * 14.404.571 = 107.851 đồng Trị giá vốn thực tế nhập kho của TL1.5mm bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển bốc dỡ là (14.404.571 + 107.851) = 14.512.422 đồng 2.2.3.2.Giá gốc nguyên vật liệu xuất kho Công ty áp dụng tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Theo phương pháp này, khi xuất kho NVL phục vụ cho việc sản xuất thì kế toán chỉ nhập số liệu vào phần mềm kế toán số lượng NVL xuất kho. Đến cuối tháng phần mềm tự động tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Tình hình tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong tháng 1/2008 của TL1.5mm như sau: -Số lượng tồn đầu kỳ: 13.353 kg, trị giá : 157.854.635 đ -Số lượng nhập kho ngày 16/01/08 là 1.104 kg, trị giá 14.512.422đ -Ngày 11/01/08: xuất cho sản xuất sản phẩm: 2500 kg Như vậy, trị giá thực tế xuất kho TL1.5mm ngày 18/1 được tính theo công thức: Trị giá tt TL1.5mm xuất kho = 157.854.635+14.512.422 x 2500 13.353 + 1.104 = 29.806.851 2.2.4 Thủ tục nhập – xuất kho và chứng từ sử dụng 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu cho từng đơn đặt hàng, Phòng Kế hoạch lập kế hoạch và tổ chức thu mua cho từng loại nguyên vật liệu. Kế hoạch thu mua chủ yếu thực hiện với các loại nguyên, vật liệu chính là thép các loại phục vụ cho nhu cầu sản xuất sản phẩm. Nguyên, vật liệu nhập kho của Công ty đều được mua ngoài và thu mua từ đơn vị ở trong nước. Động cơ mua của Công ty CP Chế tạo máy điện Việt Nam Hungari, thép mua của Cty TNHH Thép Mê Lin, gối, moay ơ, puly được mua của Cty TNHH Cơ điện Đại Dương, vòng bi chủ yếu dùng vòng bi SKF mua của Cty CP Kim khí Hà Nội. Đối với các loại nguyên, vật liệu chính, công ty chủ yếu mua dưới hình thức hợp đồng với nhà cung cấp. Căn cứ vào đơn đặt hàng Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua các loại nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Công ty ký hợp đồng thương mại mua thép với Công ty TNHH Thép Mê Lin, động cơ với Cty Cổ phần Chế tạo Máy điện Việt nam Hungari thường là 1 năm ký 1 lần. Căn cứ theo nhu cầu sản xuất, Công ty gửi đơn đặt hàng đến Công ty TNHH Thép Mê Lin, Cty Việt Hung. Chậm nhất sau 3 ngày sau khi bên bán nhận được đơn đặt hàng, Công ty Mê Lin chuyển hàng về kho của Công ty theo như thỏa thuận trong hợp đồng và số lượng NVL theo đơn đặt hàng. Khi nhận được Hóa đơn của bên bán, Phòng kế hoạch kiểm tra số lượng từng NVL với đơn đặt hàng. Trước khi NVL được nhập kho, Công ty lập ban kiểm ngiệm và tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”- 02VT. Căn cứ vào Hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư tiến hành lập “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, sau khi làm thủ tục nhập kho và ký nhận của các bên liên quan, 1 liên giao cho bên bán, 1 liên chuyển lên phòng kế toán, 1 liên thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi sổ. Trích bộ chứng từ liên quan đến nhập kho NVL ngày 16/01/2008 như sau: Biểu 2.7 ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 01/ 2008 Kính gửi: Cty TNHH Thép Mê Lin. Tôi: Vũ Văn Bình – Đại diện Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Điện thoại: 04.35563500 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Yêu cầu Công ty TNHH Thép Mê Lin cung cấp một số mặt hàng sau: Số TT Tên hàng Đơn vị Tính Số lượng Ghi chú 1 ThÐp l¸ 1.5mm Kg 1.104 2 Thép lá 3.0mm Kg 2.232 3 Thép lá 4.0 Kg 2.944 Cộng 6.280 Bằng chữ: Sáu ngàn hai trăm tám mươi kg Hà Nội, ngày 10/01/2008 ...... Biểu 2.8 HOÁ ĐƠN (GTGT) ( Trích) ( Liên 2: giao cho khách hàng) Số: 0001049 Ngày 16/01/2008 Ký hiệu: ML2007T Đơn vị bán: Công ty TNHH Thép Mê Lin Địa chỉ: KCN Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc Mã số thuế: 2500222727 Họ trên người mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Khương Đình – Thanh Xuân – Hà Nội STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép lá 1.5mm kg 1.104 13.047,62 14.404.571 2 Thép lá 3.0mm Kg 2.232 12.000,00 26.784.000 3 Thép lá 4.0mm Kg 2.944 12.095,24 35.608.381 Cộng tiền 76.796.952 VAT( 10%) 3.839.848 Tổng cộng tiền thanh toán 80.636.800 Bằng chữ: Tám mươi triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.9 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày 15/01/08 Căn cứ hóa đơn GTGT số 1049 ngày 16/01/2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: ...., Quản lý xưởng sản xuất - Trưởng ban kiểm nghiệm Ông:.... , Trưởng phòng KCS - Tổ trưởng Ông:.... ,Thủ kho - Tổ viên Đã kiểm nghiệm các loại Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 01 Thép lá 1.5 TL1.5 SL, CL Kg 1.104 1.104 0 Thép lá 3.0 TL3.0 SL, CL kg 2.232 2.232 0 02 Théplá 4.0 TL4.0 SL, CL Kg 2.944 2.944 0 Cộng 6.280 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật Tổ trưởng Trưởng ban Biểu 2.10 (Trích) Công ty TNHH Thép Mê Lin BIÊN BẢN GIAO HÀNG Hôm nay, ngày 16 tháng 01 năm 2008, Chúng tôi gồm: Bên bán hàng: Công ty TNHH Thép Mê Lin Bên mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh Chúng tôi đã cùng kiểm tra số lượng và chất lượng của lô hàng như sau: TT Tên hàng Mã số ĐV tính Số lượng Chất lượng 01 Thép lá 1.5 TL1.5 Kg 1.104 Đảm bảo 02 Thép lá 3.0 TL3.0 Kg 2.232 Đảm bảo 03 Thép lá 4.0 TL4.0 Kg 2.944 Đảm bảo Kết luận: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh đã nhận đủ số hàng đảm bảo chất lượng theo biên bản này và hoá đơn tài chính số 11050 ngày 15/01/2008 Bên nhận hàng Bên giao hàng Biểu 2.11: Trích hóa đơn vận chuyển lô hàng trên như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) -( Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 15/01/2008 Số: 01580 Ký hiệu: HT/2008B Đơn vị bán: Công ty TNHH vận tải Thành Hưng. Họ trên người mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. STT Tên hàng Đơn vị SL ĐG TT 1 Bốc dỡ thép Lần 01 575.000 575.000 Cộng tiền 575.000 VAT( 10%) 57.500 Tổng cộng tiền thanh toán 632.500 Bằng chữ: Sáu trăm ba mươi hai nghìn, năm trăm đồng chẵn Trích phiếu nhập kho lô hàng trên như sau: Biểu 2.12: PHIẾU NHẬP KHO (Trích) Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Nợ TK152 Số : 09 Có TK331 - Họ và tên người giao : .... - Theo Hoá đơn số 1049 ngày 16 tháng 01 năm 2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin - Nhập tại kho: A Địa điểm : Công Ty TNHH ... STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư... Mã số ĐV tính Số lượng Đơn Giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Thép lá 1.5mm TL1.5 Kg 1.104 1.104 13.047,62 14.404.571 Thép lá 3.0mm TL3.0 2.232 2.232 12.000,00 26.784.000 12 Thép lá 4.0mm TL4.0 Kg 2.944 2.944 12.095,24 35.608.381 Cộng 76.796.952 (Bảy mươi sáu triệu, bảy trăm chín mươi sáu ngàn chín trăm năm mươi hai đồng) Số chứng từ gốc kèm theo : 01 chứng từ gốc Ngày 16/01/2008 Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toánVT Đối với các loại nguyên vật liệu chính thu mua nhập kho, hình thức thanh toán chủ yếu với khách hàng là mua trả chậm . Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết với người với người bán. Sổ này được lập riêng cho từng khách hàng. Đối với các loại vật liệu phụ mua trên thị trường mà không sử dụng hợp đồng thì đơn vị thường mua theo phương thức tạm ứng. Cán bộ thu mua được tạm ứng khi đi mua NVL. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đưa ra, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường được sử dụng cho nhiều lần mua hàng. Mỗi khi vật liệu mua về nhập kho, cán bộ thu mua hàng lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Cán bộ thu mua vật liệu phải viết giấy đề thanh toán, sau đó kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho, giấy biên nhận. Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số tiền được tạm ứng của cán bộ thu mua NVL. Khi hết số tiền được tạm ứng, nhân viên sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số đã tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư trong tháng tiếp theo. Nếu số tiền mua hàng lớn hơn số tiền đã tạm ứng thì kế toán lập Phiếu chi thanh toán số tiền còn thiếu đó. Ví dụ, sau khi mua vật liệu về nhập kho (Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 3/1/2008), cán bộ thu mua NVL viết giấy đề nghị thanh toán như sau: Biểu 2.13 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc công ty.... Tôi là: Nguyễn Hữu Phúc Công tác tại phòng kế hoạch Được Giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất. Tôi có chi các khoản sau: Mua 250 kg que hàn nhập kho theo phiếu nhập kho số 02 ngày 03/01/2008. Số tiền 1.700.000 đ Bằng chữ: Một triệu bảy trăm ngàn đồng. Tôi xin cam đoan khoản chi trên là đúng sự thật, nếu sai sót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Hà Nội, ngày 3/1/2008 Người đề nghị Phụ trách bộ phận Giám đốc Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: Biểu 2.14 GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 03/01/2008 Họ tên người thanh toán: Nguyễn Hữu Phúc Địa chỉ: phòng kế hoạch. Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng kỳ trước chi chưa hết 200.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số … ngày 03/1/2008 1.700.000 III. Số chênh lệch 1…. 2.Chi quá số tạm ứng 1.500.000 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập “Phiếu chi” để thanh toán số chi quá tạm ứng trên như sau: Biểu 2.15 PHIẾU CHI Ngày 03/01/2008 Quyển số: 01/08 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hữu Phúc Nợ TK152 Địa chỉ: nhân viên phòng Kế hoạch Có TK111 Lý do chi: Chi mua que hàn Số tiền: 1.500.000 đ. Bằng chữ: Một triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Giám đốc KTT Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền. 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng. Là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL xuất kho của công ty chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và hoàn thiện sản phẩm Trích quy trình xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty như sau: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, nhân viên thống kê phân xưởng hoặc nhân viên của bộ phận sử dụng sẽ viết “Phiếu đề nghị lĩnh vật tư”. Biểu 2.16 CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Ngày 18/1/2008 Kính gửi: Ông giám đốc công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Tên tôi là : Nguyễn Hữu Huy. Đơn vị: Tổ cắt Đề nghị cấp vật tư sau cho PX cắt: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Mục đích sử dụng Đề nghị Thực lĩnh 1 Thép lá 1.5mm Kg 2.500 2.500 Cắt áo quạt LTN12 Người đề nghị Quản đốc PXSX Giám đốc Quản đốc phân xưởng ký vào giấy rồi chuyển lên cho Giám đốc duyệt. Sau đó chuyển lên Phòng kế toán, kế toán căn cứ trên số lượng được duyệt viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi số lượng thực xuất lên phiếu xuất kho và cùng người lĩnh ký nhận vào phiếu xuất kho. Sau khi có đầy đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên làm căn cứ ghi thẻ kho, một liên giao cho bộ phận lĩnh, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán, tính trị giá thực tế NVL xuất kho theo PP bình quân cả kỳ, do vậy đến cuối tháng phần mềm tự động tính đơn giá trung bình NVL xuất kho. Trích phiếu xuất kho số 03: Biểu 2.17 CÔNG TY TNHH… PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 01 năm 2008 Nợ TK621 Số : 03 Có TK152 -Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Hữu Huy. -Lý do xuất: Tổ cắt. -Xuất tại kho : Vật liệu Địa điểm : Công ty TNHH.. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Thép lá 1.5mm Kg 2.500 2.500 Cộng 2.500 Bằng chữ: hai nghìn năm trăm kilogam Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.18 CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Ngày 20/1/2008 Kính gửi: Ông giám đốc công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Tên tôi là : Thái Đức Tuệ Đơn vị: Tổ sơn. Đề nghị cấp vật tư sau cho Tổ sơn: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Mục đích sử dụng Đề nghị Thực lĩnh 1 Sơn Aemo 7211 Kg 250 Người đề nghị Quản đốc PXSX Giám đốc Biểu 2.19 CÔNG TY TNHH… PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2008 Nợ TK621 Số : 04 Có TK152 -Họ và tên người nhận hàng : Thái Đức Tuệ -Lý do xuất: Xuất sơn cho Tổ sơn -Xuất tại kho : VL địa điểm : Công ty TNHH.. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Sơn Aemo 7211 Kg 250 250 Cộng 1.500 Số chứng từ gốc kèm theo: 01 2.2.5. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công Ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song 2.2.5.1.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liêu tại kho. Hiện nay, NVL mua về được bảo quản trong kho theo từng loại: nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu…Tại mỗi kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...thủ kho sử dụng thẻ kho được kế toán lập sẵn đẻ theo dõi việc nhập – xuất nguyên, vật liệu theo đúng số lượng. Cuối ngày, thủ kho tính số lượng của từng loại nguyên, vật liệu tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ năm ngày, thủ kho sắp xếp chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển toàn bộ chứng từ đã được vào thẻ kho cho nhân viên phòng kế toán sau khi yêu cầu nhân viên phòng kế toán đến nhận chứng từ kiểm tra và ký xác nhận vào thẻ kho. Ví dụ: Tháng 01/2008 tại kho Vật liệu, căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 16/01/2008, phiếu xuất kho số 03 ngày 18/01/2008, phiếu xuất kho số 07 ngày 23/01, thủ kho lập thẻ kho vật liệu như sau: Biểu 2.2 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép lá 1.5mm Đơn vị tính: kg Mã số: TL1.5 STT Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Ký XN KT SH N Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 13.353 1 PN 09 15/1 Nhập kho 1.104 14.457 2 PX 03 18/1 Xuất tổ cắt 2.500 11.957 3 PX 07 23/1 Xuất kho 550 11.407 Cộng 1.104 3.050 2.2.5.2.Tổ chức hạch toán nguyên vật liêu tại phòng kế toán. 2.2.5.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng. -Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (bên bán hàng), biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê hàng tồn kho. -Tài khoản sử dụng: +TK 152: Nguyên liệu, vật liệu +TK 151: Hàng mua đang đi trên đường. Và các TK liên quan khác: TK 331, TK133, TK111, TK112, TK621, ... 2.2.5.2.2. Quy trình kế toán nhập kho. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu đã được trình bày ở mục 2.2.4.1. Căn cứ vào Hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Biểu 2.22.Trích màn hình nhập liệu của Phiếu nhập mua Quá trình nhập liệu được mô tả như sau: Từ màn hình nền, phần Giao dịch kế toán chọn Nhập mua hàng\Mới, kế toán nhập dữ liệu vào các phần sau: -“Mã khách”: nhập KB002 phần mềm sẽ tự động hiện ra tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế - “Người giao hàng”: Chị Hạnh - “Diễn giải”: Nhập mua thép - “Hợp đồng”: HĐMB01/01/08ML - “Mã kho nhập” : KVL - “Số phiếu nhập”: - “Ngày phiếu nhập”: 16/01/2008 - “Số Hoá đơn”: 1049 - “Ngày Hoá đơn” : 16/01/2008 - “Mã nx/Có TK”: 3311 -Tại ô “mã hàng”: nhập mã TL1.5 máy tự động hiện ra thông tin về vật tư này: + Tên hàng: Thép lá 1.2mm – 1.5mm + ĐVT : kg -Tại ô “số lượng”: nhập 1.104 -Tại ô “giá nhập”: 40.450 Khi đó phần mềm kế toán tự động tính trị giá ở cột thành tiền -Tại ô “mã hàng”(STT2) nhập mã TL3.0 máy tự động hiện ra thông tin về vật tư này: +Tên vật tư: Thép lá 3.0mm +Đơn vị tính: kg -Tại ô “số lượng”: nhập 2.232 -Tại ô “giá nhập”: 12.000,00 Khi đó máy tự động tính trị giá ở cột thành tiền - Tại ô “mã hàng” nhập TL4.0 máy tự động hiện ra thông tin về vật tư này: + Tên vật tư: Thép lá 4.0mm + Đơn vị tính: kg - Tại ô số lượng nhập: 2.944 - Tại ô giá nhập: nhập 12.095,24 Khi đó máy tự động tính trị giá ở cột Thành tiền -Tại mã “Thuế suất”: Nhập 05 – Thuế suất GTGT đầu vào 05%. Phần mềm kế toán tự động tính ra tổng tiền hàng, chiết khấu, thuế , tổng tiền thanh toán. -Tại ô “chi phí mua”: 575.000, chọn “phân bổ theo giá trị”. Sau khi nhập xong dữ liệu, kích vào ô “chấp nhận” thì phần mềm kế toán tự động xử lý và chuyển các thông tin vào các sổ liên quan. Kế toán có thể xem, lọc, in phiếu. Để xem, in Phiếu Nhập mua vừa nhập. Kế toán quay trở lại phiếu Nhập mua hàng, di chuyển con trỏ tới vị trí của PNM đó, sau đó nhấn nút “sửa phiếu” hoặc “in phiếu”. 2.2.5.2.3. Quy trình kế toán xuất kho Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu đã được trình bày ở mục 2.2.4.2. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư của phân tổ cắt, sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Biểu 2.23. Trích màn hình nhập liệu “Phiếu xuất kho”  Quy trình nhập liệu được mô tả như sau: Từ màn hình nền, kế toán chọn Giao dịch kế toán\Phiếu xuất kho. Kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu như sau (nhập dữ liệu theo Phiếu đề nghị lĩnh vật tư số ....ngày 18/01/08) - Loại phiếu xuất: có các mã + 2: xuất nội bộ, (xuất cho sản xuất, sử dụng” + 3: xuất điều chuyển kho + 4: xuất trả lại người bán + 9: xuất khác Kế toán chọn mã 2 - xuất nội bộ (xuất cho sản xuất) - Mã khách: khi nhập mã khách phần mềm tự động hiện ra tên, địa chỉ - Người nhận hàng: Nguyễn Văn Đường - Diễn giải: Xuất sản xuất - Mã kho: KVL - Số Phiếu xuất: - Ngày phiếu xuất: - Tại ô Mã hàng nhập TL1.5, máy tự động hiện ra thông tin về vật tư + Tên hàng: Thép lá 1.2 – 1.5mm + Đơn vị tính: kg - Tại ô số lượng: nhập số lượng -Tại ô “TK Nợ”: TK 621 -Tại ô “TK Có”: TK 1521 -Tại ô “số lượng”: nhập 2.500 -Tại ô “Giá VNĐ” và ô “Thành tiền VNĐ”: không nhập dữ liệu, cuối tháng phần mềm tự tính giá. Sau khi nhập xong dữ liệu, kích vào ô “nhận” thì phần mềm kế toán tự động xử lý và chuyển các thông tin vào các sổ liên quan. Để xem, in PXK, kế toán quay lại PXK, di con trỏ dến phiếu cần xem, sau đó nhấn “xem phiếu”, in phiếu... tùy theo yêu cầu sử dụng thông tin Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán tự động xử lý thông tin chuyển sang các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK152. Trích sổ NKC, sổ NK mua hàng, NK chi tiền, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái TK621, TK152 của công ty có mẫu như sau: Biểu 2.24. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2008 Đơn vị tính: NT GS Chứng từ Diễn giải Đã GSC Số TT dòng SHTK ĐƯ Số phát sinh SH Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2 Trang tr CS ...... 31.1 BPBNVL Xuất NVL cho SX 621 357.214.117 152 357.214.117 31.1 KC CPNVL 154 357.214.117 621 357.214.117 31/1 KC CPNCTT 154 73.527.700 622 73.527.700 31.1 ..... ..... Cộng chuyển trang sau ...... ...... Ngày 31/01/2008 Biểu 2.25. Công ty TNHH... SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 2008 NT GS Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán SH NT TK 152 TK 133 TK khác SH ST 017761 03.1 Mua thép của Cty Mê Lin ......... ........ 07.1 Mua động cơ của Cty Việt Hung ........ ....... 017792 07.1 Mua gối + pu ly của Cty Đại Dương .... 08.1 Mua vòng bi của Cty Kim khí HN .... 10.1 11021 10.1 .... 11050 ...... ....... Cộng phát sinh tháng 01/2008 Biểu 2.26 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm 2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK111 Ghi nợ các TK SH NT TK152 TK153 TK642 TK khác Số tiền Số hiệu ..... 03.01 Mua que hàn 1.425.000 1.425.000 10.01 Nộp thuế MB 1.000.000 1.000.000 3338 16.01 Nộp tiền ĐT tháng 12.07 4.264.135 4.264.135 429.818 1331 15.01 Chi phí VC .632.500 575.000 57.500 1331 ...... .... .... .... .... ..... Cộng phát sinh T01/08 .... 17.350.500 .... ..... .... .... Biểu 2.27. Công ty TNHH... SỔ CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Tháng 01/2008 Tài khoản: TK1521. Kho:NVL Tên quy cách vật liệu: Thép lá 1.2 – 1.5mm . Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn Giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền Số dư ĐK 11.822 13.353 157.854.635 Số phát sinh tháng 1 PNK09 03.01 Nhập thép của Cty Mê Lin 331 12.952,38 1.472 19.065.903 PXK03 11.01 Xuất cho tổ cắt SXVG 621 12.011,12 50 600.556 16.01 Nhập kho Cty Mê Lin 331 13.047,62 1.104 14.404.572 Cộng PS tháng 1 2.576 33.470.475 600.556 Tồn ngày 31/01/08 15.879 190.724.554 Biểu 2.2.8. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Tháng 01 năm 2008 Tên nguyên, vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG GT SL GT SL GT SL ĐG GT ..... Nhãn quạt 2.307 4.318 9.961.626 TL1.2-1.5mm 13.353 11.822 157.854.635 2.576 33.470.475 50 600.556 15.879 12.011 190.724.554 Thép lá 2.0 10.771 12.085 130.162.806 1447 17.501.812 1075 12.991.732 11.143 12.086 134.672.886 .... Túi lọc bụi 80 3.040.000 25 950.000 55 38.000 2.090.000 Vòng bi 22309 20 228.000 4.560.000 14 3.192.000 6 228.000 1.368.000 ...... Cộng ... .... .. .... .... ..... .... ... .... Ngày 31/01/2008 Biểu 2.30 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (Từ ngày 01/01 đến ngày 31/01) Tài khoản: 331. Đối tượng: Công ty TNHH Thép Mê Lin Loại tiền: Việt Nam đồng. NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kỳ 269.519.677 -Số PS trong kỳ 03/01 992 03/01 Mua hàng chưa trả tiền 152 100.210.275 133 5.010.514 Vay NH t.toán 311 110.000.000 08/01 1012 08/01 Mua hàng chưa trả tiền 152 43.421.911 133 2.171.096 09/1 SP 25/1 Trả tiền hàng 112 61.000.000 16/1 1049 16/1 Nhập mua thép 152 76.796.959 133 3.839.848 Vay NH t.toán 311 80.500.000 Cộng PS 251.500.000 231.450.603 Dư cuối kỳ 249.470.280 Biểu 2.31 SỔ CÁI Tháng 01/ 2008 Tên TK: Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Ngày GS Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SHTK Đối ứng Số tiền SH Ngày Tr.sổ STT Nợ Có -Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng 31.1 BPBNVL Xuất NVL cho SX sản phẩm 152 357.214.117 31.1 Kết chuyển CP NVL trực tiếp 154 357.214.117 Cộng phát sinh tháng 01/08 357.214.117 357.214.117 Dư ngày 31/01/08 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.32 SỔ CÁI Tháng 01/ 2008 Tên TK: nguyên, vật liệu Ngày GS Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SHTK Đối ứng Số tiền SH Ngày Tr.sổ STT Nợ Có -Số dư đầu năm 236.554.387.5 -Số phát sinh trong tháng 31.1 NK chi tiền Chi TM trả khách hàng 111 17.350.500 31.1 SCTTU Mua NVL bằng tiền tạm ứng 141 1.500.000 31.1 NK MH Mua NVL chưa trả tiền 331 274.007.000 31.1 Bảng PB NVL Xuất dùng cho SX 621 357.214.117 Cộng phát sinh tháng 01/08 301.157.500 357.214.117 Dư ngày 31/01/08 180.497.770,5 2.2.6: Tổ chức công tác kế toán kiểm kê nguyên, vật liệu. Trong quá trình bảo quản sử dụng ,NVL có thể bị hao hụt mất mát, hư hỏng, kém phẩm chất ,dôi thừa do những nguyên nhân khác nhau. Vì vậy, vào ngày 30/06 và 31/12, Công ty tiến hành kiểm kê để xác định số lượng ,chất lượng NVL tồn kho. Khi kiểm kê, Công ty lập Ban kiểm kê, tiến hành cân, đong, đo đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và lập biên bản kiểm kê, xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán và số thực tế kiểm kê, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời ,ngăn chặn tình trạng tham ô,lãng phí nguyên vật liệu có thể xảy ra. Tất cả các hiện tượng thừa thiếu NVL đều được xác định rõ nguyên nhân từ đó đề ra biện pháp xử lý. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH 3.1. Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. 3.1.1. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Sau một thời gian xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh về mọi mặt, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định của Nhà nước. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Công ty phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là công cụ hữu hiệu nhất trong công tác quản lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Do vậy, yêu cầu đặt ra với các chủ doanh nghiệp là phải cải tiến phương thức hoạt động, cải tiến cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị mình trên cơ sở những quy định của Nhà nước, quản lý và sử dụng tốt các loại tài sản, lao động, vật tư tiền vốn....sẽ làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu được kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả đạt được ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực toàn Công ty, đặc biệt là vai trò của tổ chức công tác kế toán. Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.Với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, thêm vào đó lại luôn được tập huấn để năng cao trình độ và sự hiểu biết về các quy định của chế độ kế toán. Bộ máy kế toán của công ty đã đạt được một số kết quả sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình kế toán tập trung. Mỗi kế toán đảm nhận một phần hành do vậy mà có sự chuyên môn hoá cao trong công tác kế toán. Song giữa các bộ phận lại vẫn luôn hỗ trợ nhau, tạo nên một khối thống nhất, hoàn chỉnh. - Công ty áp dụng phần mềm kế toán Vasj, do vậy giúp cho công tác kế toán được đơn giản hơn rất nhiều, việc ghi chép trở nên khoa học hơn. - Chứng từ kế toán sử dụng: Nhìn chung, hệ thống chứng từ của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo quy chế tài chính hiện hành. - Các báo cáo kế toán được lập đầy đủ, kịp thời, phù hợp với quy định, đáp ứng yêu cầu quản trị của Công ty. 3.1.2. Nhận xét về công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty 3.1.2.1. Ưu điểm Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Công tác hạch toán nói chung và kế toán NVL nói riêng nhìn chung được tiến hành tốt, chấp hành đúng quy định. Hệ thống sổ sách chứng từ rõ ràng, chính xác, giúp Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể: - Công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu được phản ánh theo dõi một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời cung cấp số liệu cần thiết cho việc tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm. -Công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ được quản lý tốt ở tất cả các khâu từ thu mua bảo quản, sử dụng và dự trữ. Khâu thu mua: việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đã đề ra hoặc theo đơn đặt hàng. Khâu dự trữ bảo quản: Vật liệu của công ty được bảo quản tương đối bảo đảm mặc dù kho tàng còn chật hẹp, chủng loại nguyên vật liệu nhiều. Khâu sử dụng: Đảm bảo tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tránh lãng phí. - Lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên phản ánh được tình hình biến động tăng giảm của NVL một cách kịp thời - Hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung, phù hợp với tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp. Đây là hình thức dễ làm, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán của Công ty. -Công ty đã mở đầy đủ các loại sổ kế toán nguyên vật liệu chi tiết theo chế độ kế toán hiện hành (theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). Công tác kế toán theo dõi nguyên vật liệu được diễn ra kịp thời,đồng bộ. -Về kế toán chi tiết : Công ty tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Đạt được những thành tựu trên đó là nhờ vào công cố gắng, nỗ lực của cán bộ công nhân viên nhất là ban lãnh đạo và bộ máy quản lý của Công ty. Tuy nhiên, trước bối cảnh của nền kinh tế đang trong tiến trình hội nhập, chế độ kế thay đổi, công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng không tránh khỏi những khó khăn, tồn tại, và hạn chế. 3.1.2.2. Hạn chế. - Để hoàn thành một loại sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật tư gồm nhiều chủng loại, mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt vật tư và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, các vật tư mà cấu thành nên thực thể của sản phẩm công ty đều hạch toán vào một loại tài khoản, (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu phản ánh vào một tài khoản 152). Việc phân loại này làm ảnh hưởng đến công tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu, trong tổng chi phí, chưa đáp ứng yêu cầu quản trị và tính giá thành sản phẩm - Công ty áp dụng tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, đến cuối tháng phần mềm kế toán tự động tính giá xuất kho. Nếu như giá cả NVL trên thị trường có sự biến động lớn, khi áp dụng phương pháp tính giá bình quân sẽ không phản ánh những biến động đó vào trong giá thành sản phẩm kịp thời để Công ty đưa ra những chiến lược phù hợp - Hiện tại Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì vậy chỉ một sự thay đổi nhỏ về giá thành nguyên vật liệu, cũng ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp tại thời điểm đó. - Hiện nay Công ty chỉ thực hiện kiểm kê NVL 6 tháng một lần vào 30/6 và 31/12, nên công tác kiểm tra, đối chiếu số lượng cũng như giá trị NL tồn kho còn gặp nhiều khó khăn. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Qua tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh, dưới góc độ là một sinh viên em xin mạnh dạn đóng góp một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty như sau: 3.2.1 Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý vật tư 3.2.1.1. Nguyên tắc Nguyên tắc hoàn thiện Công tác kế toán vật tư tại Công Ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hoàn thiện. 3.2.1.2 Yêu cầu Tôn trọng nguyên tắc, chế độ kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp, tăng khả năng so sánh đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: Yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế và mọi hình thức sở hữu vốn. Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị. Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định một cách toàn diện, phù hợp. Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, thể hiện tính có thể thực hiện được. Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này phải thực hiện tốt các yêu cầu trên. 3.2.2. Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Thứ nhất: mở thêm tài khoản chi tiết nguyên vật liệu và điều chỉnh lại hệ thống tài khoản cho phù hợp với thực tế quản lý NVL tại công ty Công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một trong những khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn vì vậy sẽ không ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, để quản lý tốt nguyên vật liệu tránh sự nhầm lẫn thiếu sót, công ty cần sử dụng Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Sổ này là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà Công ty đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi cho từng nhóm thứ nguyên vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện tốt và dễ dàng. Mỗi nhóm thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự để tiện cho việc cung cấp thông tin về từng nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu chính xác, kịp thời. Bộ mã của nguyên vật liệu được xây dựng một cách khoa học và hợp lý tránh trùng lặp dễ sử dụng và và có thể bổ xung mã cho nguyên vật liệu mới. Công ty có thể xây dựng bộ mã nguyên vật liệu dựa trên tiêu chuẩn sau: - Loại vật liệu - Nhóm vật liệu trong mỗi loại - Thứ vật liệu trong mỗi nhóm Để quản lý tốt NVL, dễ nhớ, bộ mã nguyên vật liệu có thể lập trên cơ sở số liệu tài khoản cấp II. Có thể mở đối với nguyên vật liệu của công ty như sau: + Vật liệu chính TK1521 t + Vật liệu phụ TK1522 + Nhiên liệu TK1523 + Phụ tùng thay thế TK1524 +Vật liệu khác TK1528. Ví dụ: TK 1521-1 Thép lá 1.5. Theo đó sổ danh điểm nguyên vật liệu sẽ như sau: Biểu 3.1 Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT ĐG Ghi chú Nhóm Danh điểm VL 1521 Nguyên vật liệu chính 15211 1521 Thép lá Kg 15211 Thép lá 1.5mm Kg 15212 Thép lá 2.0mm Kg 15213 Thép lá 2.5mm Kg ...... .... .... Thứ hai: Thay đổi việc áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ sang PP bình quân liên hoàn. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá bình quân cố định cho hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Do hiện nay giá cả vật tư có những biến động lớn, nên nếu áp dụng phương pháp tính giá bình quân cố định sẽ không phản ánh được những biến động đó vào trong giá thành sản phẩm. Mà hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán nên việc áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân liên hoàn là rất phù hợp. Như vậy, mỗi lần xuất kho, phần mềm kế toán tự động tính giá xuất kho mà không phải đợi đến cuối tháng mới tính giá XK như phương pháp bình quân cả kỳ. Thứ ba: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Giá nguyên vật liệu có xu hướng giảm, giá thành sản phẩm hoàn thành cũng có xu hướng giảm thì nhất thiết phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Việc lập dự phòng phải dựa theo chuẩn mực số 02, lập dự phòng giảm giá NVL vào thời điểm lập BCTC khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá NVL. Số dự phòng giảm giá NVL được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của NVL lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: tài khoản này phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm: Số dự phòng cần lập tại 31/12 = Giá gốc NVL - GT thuần có thể thực hiện được + Vào cuối niên độ kế toán, khi có những chứng từ chắc chắn về giá NVL trên thị trường giảm xuống so với giá thực tế NVL đang tồn trong kho, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL: Nợ TK632: ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ Có TK159: Số dự phòng giảm giá NVL cần trích lập + Vào cuối niên độ kế toán tiếp theo: Nếu số dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng lớn hơn số cần trích cho năm nay, kế toán ghi hoàn nhập dự phòng: Nợ TK159: hoàn nhập dự phòng (phần chênh lệch) Có TK632: ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ Nếu số dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng nhỏ hơn số còn phải trích lập, kế toán ghi: Nợ TK632: phần trích lập thêm Có TK159 Như vậy nếu Công Ty tiến hành lập dự phòng giảm giá cho NVL thì sẽ giúp cho Công ty tránh được những biến động về giá cả của NVL ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh. Sổ kế toán sử dụng cho TK 159 là sổ cái TK 159 có mẫu như sau: Biểu 3.2 SỔ CÁI TỔNG HỢP Tài khoản: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số hiệu: 159 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK đối ứng Số tiền SH NT TS STT dòng Nợ Có Số dư đầu năm … … … ….. … … … … … Cộng số PS tháng Số dư cuối tháng Cộng LK từ đầu quý Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thứ tư: Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu vật tư cho sản xuất các bộ phận sử dụng phải viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Phiếu đề nghị lĩnh vật tư được duyệt mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy, phiếu xuất không được luân chuyển qua phòng kế hoạch (là phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức cung ứng nguyên vật liệu). Để khắc phục điều này, Công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng bộ phận sản xuất theo từng công đoạn. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nên quy định rõ mỗi lần xuất vật tư theo hạn mức nhất định, tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều, điều kiện bảo quản tại phân xưởng lại không tốt sẽ gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao của từng loại nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Hạn mức vật liệu Số lượng sản phẩm Định mức sử được duyệt = sản xuất theo kế x dụng cho một hoạch đơn vị sản phẩm Phiếu được lập thành hai liên, người nhận giữ một liên, một liên giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất, người lĩnh vật tư ký nhận vào hai liên. Những lần lĩnh tiếp theo, bộ phận lĩnh vật tư không cần lập phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Như vậy, việc quản lý sử dụng NVL sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Phiếu này có mẫu như sau: Biểu 3.3 PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày...tháng...năm... Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho: STT Mã vật tư Tên vật tư ĐV tính HM được duyệt Ngày xuất Số lượng Tổng cộng ..... Bộ phận sử dụng Phòng kế hoạch Thủ kho Thứ sáu: Về công tác kiểm kê NVL Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty nên NVL ở công ty rất đa dạng về chủng loại. Công tác bảo quản, sử dụng tương đối tốt nên mỗi năm công ty tiến hành kiểm kê định kỳ hai lần vào 30/6 và 31/12 hàng năm. Tuy nhiên, để tránh những thiếu hụt, mất mát do nguyên nhân khách quan hay chủ quan, cũng như để xác định được mức tồn kho hợp lý, công ty nên tiến hành kiểm kê mỗi quý một lần, như vậy mới đánh giá được trách nhiệm của thủ kho, thông qua đó có những biện pháp xử lý kịp thời đối với các hao hụt, mất mát. Thứ sáu: Hoàn thiện công tác sử dụng kế toán máy Hiện nay, khối lượng công việc kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán là nhiều và khá phức tạp. Công ty đã áp dụng phần mền kế toán Vasj, điều đó giúp cho công tác hạch toán đơn giản hơn rất nhiều. Nhưng việc sử dụng phần mềm kế toán cũng còn có những bất cập đó là vấn đề bảo mật thông tin và lưu trữ dữ liệu. Mặt khác, phần mềm kế toán hay được nâng cấp nên cần phải tăng cường công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kế toán nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công y TNHH TM & Xây dựng Phương Linh, em nhận thấy rõ tầm quan trọng và sự ảnh hưởng to lớn của công tác kế toán nguyên vật liệu tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì thông tin mà kế toán nguyên vật liệu cung cấp sẽ giúp cho các nhà quản lý, nhà đầu tư và những người quan tâm có được những thông tin chính xác về tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng NVL, so sánh tình hình thực tế với kế hoạch để từ đó có những quyết định và biện pháp thích hợp trong quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty. Như vậy, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng là nhu cầu tất yếu của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong phòng tài chính kế toán và giáo viên hướng dẫn, em đã có được những kiến thức thực tế về công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập còn nhiều hạn chế, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là một công tác phức tạp nên chuyên đề này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và còn nhiều thiếu sót. Em kính mong được sự đóng góp, chỉ bảo của thầy cô giáo và các anh chị trong phòng tài chính kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn.