Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm

p khẩu và thuế GTGT tương ứng với tỷ lệ giầy xuất khẩu trên cơ sở định mức sử dụng nguyên vật liệu . Số thuế XNK và thuế GTGT được Hải quan tính trên tờ khai hải quan và thời gian ân hạn nộp thuế là 9 tháng (275 ngày) kể từ ngày nhận được thông báo thuế của cơ quan Hải quan về số thuế phải nộp. Trong thời gian ân hạn 275 ngày, nếu XN đã thực xuất khẩu số giầy thì XN không phải nộp thuế XNK, thuế GTGT đối với số nguyên vật liệu đã nhập khẩu tương ứng với số giầy đã thực xuất. Thực tế tại XN, trong thời gian ân hạn nộp thuế , XN thường đã xuất được số giầy tương ứng (đơn hàng) với số NVL nhập khẩu. Do vậy số thuế XNK và thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu xí nghiệp không phải nộp. Xí nghiệp không mở sổ theo dõi và cũng không tính phần thuế XK vào giá thực tế của vật liệu nhập khẩu. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nước ngoài, hoá đơn thương mại nhập khẩu, các hoá đơn cước phí vận chuyển, lưu kho bãi và các chi phí khác liên quan đến nhập khẩu VL, kế toán tính giá thực tế của VL nhập khẩu theo công thức: Giá thực tế của vật liệu nhập khẩu = Giá CIF (Hải Phòng) + Chi phí vận chuyển, lưu kho bãi Sau đây là mẫu hoá đơn thương mại nhập khẩu: Biểu số 01 COMMERCIAL INVOICE FREEDOM TRADING CO, INC INVOI No and date # 349-8 GAMJUN-DONG, BUK-KU, BUSAN KOREA 980422 APR.22,2000 TEL: 051.326.3115 FAX: 051-327-5869 L/C No: ILC/980331/034 Buyer: BAROTEX VIETNAM Add: E6 Thai Thinh - Dong Da - Hanoi TEL: 844 8530428 FAX: 844 8532387 Plan of de pature: PUSAN port Plan of destination: HAI PHONG port Commodetien: Raw Material for making Sport Shoes as per Contrant No 08/KK-BR/99 No Iterm Unit Q.ty U.pptice CIF (USD) Value Remain 1 2 Split leather Brow Ultra hide WHT SqF SqF 10.000 10.000 3,70 2,80 37.000,00 28.000,00 TOTAL 65.000,00 Say: US Dolars sixty five thousand only. Quy đổi ra VNĐ: 65.000,00 USD x 13950 = 906.750.000 VNĐ Chi phí thu mua NVL nhập khẩu trên tập hợp được là: 8.576.500 đ Giá thực tế vật liệu nhập kho là: 906.750.000 + 8.576.500 = 915.326.500VNĐ 1.3.2 Giá thực tế vật tư mua trong nước Vật liệu mà xí nghiệp mua vào, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chịu và chi phí này được cộng vào giá mua. Nhưng cũng có khi chi phí vận chuyển do xí nghiệp chịu, chi phí này cũng cộng vào giá mua và phân bổ dần cho vật liệu xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu mua trong nước bao gồm giá trị trên hoá đơn ( giá chưa có thuế) cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ...(nếu có). Ví dụ: Biểu số 02 Hoá đơn (GTGT) Ngày 2 tháng 5 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK tạp phẩm HN Địa chỉ: 36 Bà Triệu Mã số: 0100106717-1 Họ tên người mua hàng: XN Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ Gia Lâm -HN Địa chỉ: Xã Kiêu Kỵ Gia Lâm - HN Mã số: 0100107194 - 1 Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Giấy gói Dây giầy tròn trắng 1,2m Kg đôi 500 8.000 9.000 1.050 4.500.000 8.400.000 Cộng tiền hàng 12.900.000 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 1.290.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14.190.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu một trăm chín mươi ngàn đồng. Ghi chú: Vận chuyển do bên bán chịu Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp này giá trị thực tế vật liệu nhập kho là 12.900.000 đ 1.3.3 Giá trị nguyên liệu xuất kho: Tại XN giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Giá thực tế đơn vị củaNVL nhập kho theo từng lần nhập kho trước Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho x = 2. Tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Vật liệu của XN biến động thường xuyên ( hàng ngày, hàng giờ) và rất nhiều chủng loại. Vì vậy việc hạch toán vật liệu là công việc khá phức tạp và có khối lượng công việc lớn. Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ, tại XN giầy kế toan vật liệu hạch toán chi tiết vật liệu tho “Phương pháp thẻ song song” và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo “Phương pháp kê khai thường xuyên”. 2.1 Kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư và phân công quản lý vật tư: - Trước khi vật tư đưa vào nhập kho đều phải qua sự kiểm tra tỉ mỉ và chính xác của Ban kiểm tra vật tư. Vật tư của XN sau khi đã kiểm tra xong đều được lập biên bản kiểm nghiệm về số lượng và sự thừa thiếu, hư hỏng... - Để quản lý vật tư có hiệu quả, toàn bộ vật tư của xí nghiệp được chia làm 3 loại và được phân công quản lý như sau: + Vật liệu phục vụ sản xuất - do Phòng KHVT quản lý + Vật liệu phục vụ cho hành chính - do Phòng Tổ chức hành chính quản lý + Vật liệu để bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế MMTB, nhiên liệu, điện, nước do bộ phận cơ điện quản lý. 2.2 Các thủ tục Nhập - Xuất kho vật liệu Tất cả các hoạt động kinh tế xẩy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của XN liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đề phải được lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ban đầu về chứng từ đã được Nhà nước ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục nhất định. 2.2.1 Thủ tục nhập kho vật liệu Thủ tục nhập kho vật liệu nhập khẩu Căn cứ vào hoá đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu, biên bản kiểm tra vật tư, Phòng Kế hoạch vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được viết thành 4 liên Một liên do Phòng vật tư giữ và lưu lại Một liên chuyển cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho thủ kho Một liên chuyển cho kế toán vật liệu Trong phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi vào cột số lượng rồi căn cứ vào giá trên hoá đơn ngoại để ghi vào cột giá đơn vị và cột thành tiền. Phiếu nhập kho phải được người giao vật tư, thủ kho, người viết phiếu, phụ trách cung tiêu và thủ trưởng đơn vị ký. Biểu số 03 Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm --------------- Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 5 năm 2000 Số: 35 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Bá Quang - Phòng KHVT Đơn hàng: JS - 905 Nhập tại kho: Anh Minh TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Giấy gói Dây giày tròn trắng 1,2 m kg đôi 500 8.000 500 8.000 9.000 1.050 4.500.000 8.400.000 Cộng 12.900.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ tục nhập kho vật liệu mua trong nước Vật tư mua trong nước được chia làm hai loại: - Loại phục vụ cho sản xuất có số lượng bán ổn định thì có ký kết hợp đồng kinh tế. - Loại phục vụ cho sản xuất, VPP, thay thế có số lượng nhỏ, không ổn định thì không ký kết hợp đồng kinh tế mà phải lập dự trù mua. Để làm thủ tục nhập kho cần có hợp đồng, hoá đơn tài chính có dấu của đơn vị bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư, dự trù mua vật tư. Sau khi có đầy đủ các yếu tố cần thiết, Phòng KHVT tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được viết làm 4 liên: + Một liên lưu tại Phòng KHVT + Một liên do người đi mua, người cung cấp giữ cùng hoá đơn tài chính để làm thủ tục thanh toán. + Một liên giao cho kế toán vật tư + Một liên giao cho thủ kho Hình thức ghi chép trên phiếu nhập kho cũng tương tự như việc ghi trên phiếu nhập kho vật liệu nạp khẩu. * Ghi chú: Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu. Ngoài ra còn tiện lợi cho việc theo dõi công tác nhập, xuất kho, kiểm tra số tồn kho. 2.2.2 Thủ tục xuất kho vật liệu Vật liệu trong kho của xí nghiệp chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lý sản xuất và cho quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra còn trao đổi với đơn vị khác. Tại XN vật tư được chia làm 2 loại: - Loại vật tư đã xác định được mức tiêu hao - Loại vật tư chưa xác định được mức tiêu hao a. Xuất kho vật tư xác định được mức tiêu hao Là loại phục vụ cho sản xuất sản phẩm. - Dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu/ sản phẩm và chỉ lệnh sản xuất. phòng KHVT tiến hành viết phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức và giao lại cho bộ phận sản xuất để đến kho vật tư lĩnh vật tư. Khi thực hiện xuất đúng số lượng, thủ kho và người nhận ký vào phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức được viết làm 4 liên: + Một liên lưu tại Phòng KHVT + Một liên lưu tại kho + Một liên người lĩnh vật tư giữ + Một liên gửi cho phòng kế toán để kế toán vật tư hạch toán - Khi viết phiếu xuất kho tiến hành viết phiếu cho từng phân xưởng, từng đơn đặt hàng. Đối với những đơn hàng có số lượng lớn thì việc viết phiếu xuất kho được tiến hành theo từng phần. - Việc xuất kho vật tư này được thể hiện qua phiếu xuất kho theo hạn mức: Biểu số 04 Xí nghiệp Giầy TTXK Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Đơn hàng JS - 905 Ngày 9 tháng 5 năm 2000 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng cắt Số: 415 Tờ số: 1 Buyer Freedom Iterm No A Total 5875 - PRS Quantity per day 1 USD = 14.050 VND Khách hàng Mã hàng số Tổng số Số lượng dự kiến sản xuất order No JS - 905 Colour W/B/NAVY/RED Đơn hàng số Màu sắc No Materials name Colour UNIT Yêu Malecarials recceived date - ngày nhận nguyên vật liệu Đơn giá Thành tiền Tên nguyên vật liệu màu sắc ĐVT cầu 9/5 16/5 17/5 18/5 19/5 Cộng 1 Alpha - 2000 A6 BLK m 673 400 273 673 8.6 80,739,810 2 1,3 MM PVC NUBUK - - 242 240 2 242 5.25 17,723,475 3 1,3 MM QMART - - 210 150 30 180 4.70 11,801,700 4 D-MESH 36 - - 420 16 404 420 2.86 16,727,445 5 COSMOPOUTAN 44 - - 585 200 135 223 558 1.09 8,484,669 6 0,6MM RUBBER Sheet - - 97 3 91 94 0.66 865,458 7 1,8MM CHEMI Sheet WHT - 140 7 133 140 1.84 3,593,520 8 VISA TERY - - 310 300 10 310 1.33 5,751,585 9 VISATERY BLK - 275 260 15 275 1.33 5,102,213 10 Tricot WHT - 310 300 10 310 0.32 1,383,840 11 1,4 MM Texion - - 230 230 230 1.73 5,550,705 12 SILICON parper 44 SHT 1,077 779 295 1,074 0.20 2,996,460 13 SK - 2000S m 34 34 34 1.80 853,740 14 SK 2000EH kg 17 17 17 1.93 457,700 15 SK - 7800E - 119 119 119 1.90 3,154,095 16 Toluen - 15 15 15 0.80 167,400 Người nhận ký/ tổng cộng 36.34 165,353,814.00 Thủ trưởng đơn vị Chuyên gia (Specialist) Chuyên gia (Specialist) Phụ trách cung tiêu Thủ kho Xuất kho vật tư không định mức Loại này bao gồm: - Vật tư sản xuất ( kể cả xuất bổ sung khi dùng quá định mức) - Vật tư thay thế, sửa chữa, bảo trì, vệ sinh MMTB... - VPP Khi xuất kho vật tư ở loại này phải căn cứ vào dự trù đã được duyệt, thủ tục viết phiếu và số lượng phiếu viết cho một làn xuất kho tương tự như việc viết phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Biểu số 05 Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm --------------- Phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 5 năm 2000 Số: 119 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thuận - Phân xưởng cắt Nợ: 621 Lý do xuất kho: Xuất để dựng chi tiết đơn hàng JS - 905 Có: 1522 Xuất tại kho: Anh Minh TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất ($) A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Xuất nylon Chun buộc Giấy gói kg túi kg 50 2 250 50 2 250 12.000 3.000 10.000 600.000 6.000 2.500.000 Cộng 3.106.000 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho 3. Kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán tổng hợp có những số liệu, thông tin chính xác, kế toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp tiến hành trên cơ sở các chứng từ : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp giầy được tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song ( Kho theo dõi về mặt số lượng, kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của vật liệu). 3.1 ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng vật liệu. Phải nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số vật tư, chất lượng, chủng loại vật tư để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các bộ phận sử dụng. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ vật liệu bằng chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày khi có sự biến động của vật liệu, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu (liên do kho giữ) kiểm tra thực xuất vào các thẻ, tính số tồn vào cuối ngày hoặc cuối tuần vào từng tờ thẻ kho đó. Ví dụ: Biểu số 06 Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm --------------- thẻ kho Lập ngày 2 tháng 5 năm 2000 Số: 15 Tên vật liệu: Giấy gói giầy Đơn vị tính: Kg Quy cách, phẩm chất: tt Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 35 77 38 88 119 67 180 181 2/5 3/5 5/5 9/5 14/5 26/5 28/5 29/5 Dư ngày 1/5/99 Nhập giấy gói Xuất để sản xuất Nhập giầy gói Xuất để sản xuất Xuất để sản xuất Nhập giấy gói Xuất để sản xuất Xuất cho HC Dư ngày 31/5/99 500 700 1000 2200 300 500 250 500 10 1560 130 770 Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho phòng kế toán để kế toán vật tư hạch toán 3.2 ở phòng kế toán Khi nhận được các chứng từ về nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư tiến hành phân loại sắp xếp số thứ tự PNK, PXK theo từng kho rồi ghi vào sổ chi tiết của từng thứ vật tư. Mỗi tờ sổ theo dõi một thứ vật tư về số lượng vật liệu và trị giá vật liệu Nhập - Xuất - Tồn kho. Cách ghi chép vào sổ chi tiết như sau: Cột 1,2: căn cứ vào chứng từ và ngày tháng trên các PNK, PXK Cột 3: căn cứ vào nội dung trên các PNK, PXK Cột 4: căn cứ vào hình thức thanh toán và mục đích sử dụng Cột 5,6,7: căn cứ vào số liệu tương ứng trên PNK Cột 8: căn cứ vào số liệu tương ứng trên PXK Cột 9: căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu xuất kho cuối ngày của kế toán Cột 10 (cuối kỳ) = Cột 10 (đầu kỳ) + Cột 6 - Cột 8 Cột 11 (cuối kỳ) = Cột 11 (đầu kỳ) + Cột 7 - Cột 9 Biểu số 07 Sổ chi tiết Nguyên vật liệu Năm 2000 Tên vật liệu: Giấy gói giầy Tên kho: Kho NVL - Anh Minh Tên TK: 1522 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 35 77 38 88 119 67 180 181 2/5 3/5 5/5 9/5 14/5 26/5 28/5 29/5 Dư ngày 1/5/99 Mua giấy gói Xuất để gói giấy Mua vào Xuất ra Xuất ra Mua vào Xuất ra Xuất ra 331 621 331 621 621 331 621 642 10 9 10 11 500 700 1.000 4.500 7.000 11.000 300 500 250 500 10 2.830 4.670 2.500 5.220 110 130 1.300 Cộng tháng 2.200 22.500 1.560 15.330 770 8.470 áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước, ta tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong tháng như sau: - Giá theo hoá đơn: Ngày Đơn giá Số lượng Thành tiền Cộng 3/5 10.000 130 1.300.000 9.000 170 1.530.000 2.830.000 9/5 9.000 330 2.970.000 10.000 170 1.700.000 4.670.000 14/5 10.000 250 2.500.000 2.500.000 28/5 10.000 280 2.800.000 11.000 220 2.420.000 5.220.000 29/5 11.000 10 110.000 110.000 Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại xí nghiệp giầy có thể mô tả bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu 4. Kế toán tổng hợp vật liệu tại xí nghiệp giầy Như đã trình bày ở trên, XN hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên bằng hình thức chứng từ ghi sổ. Quá trình hạch toán được thực hiện như sau: 4.1 Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán vật liệu tại xí nghiệp sử dụng một số tài khoản sau: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” TK 1521 “Nguyên vật liệu chính” TK 1522 “nguyên vật liệu phụ” TK 111 “Tiền mặt” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 141 “Tạm ứng” TK 331 “Phải trả người bán” Cùng các TK khác như TK 131, 138, 338, 621, 627, 642... Và các sổ kế toán như: Sổ quỹ Sổ chi tiết TK 331 “Phải trả người bán” Sổ chi tiết TK 141 “Tạm ứng” Các sổ chi tiết khác Chứng từ ghi sổ Sổ cái 4.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu được tiến hành dựa trên phiếu nhập kho vật liệu. Kế toán căn cứ vào phần nhập để ghi vào chứng từ ghi sổ 4.2.1 Trường hợp nhập vật liệu chính ( Vật liệu nhập khẩu) Hàng ngày kế toán vật tư tập hợp và kiểm tra các phiếu nhập kho cùng các COMMERCIAL INVOICE. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ đó để lập 1 chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5 năm 2000 XN có các nghiệp vụ sau: 1/ Nhập kho nguyên liệu của Công ty FREEDOM TRADING theo INVOICE 980422 ngày 22/4/2000. Số phiếu nhập kho là 33 ngày 12 tháng 5 năm 2000. Trị giá 65.000 $ = 906.750.000 VNĐ 2/ Nhập nguyên vật liệu của Công ty FREEDOM theo INVOICE 204849 ngày 28 tháng 4 năm 1999. Số phiếu nhập kho số 34, 35, 36, 37 ngày 19/5/2000. Trị giá 21.716,62 $ = 302.946.849 VNĐ 3/ Nhập nguyên liệu của Công ty TRANS WORLD theo INVOICE 980205. Trị giá 24,100$ = 336.195.000VNĐ. Phiếu nhập kho số 38 ngày 28/5/2000 Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 08 Xí nghiệp giầy thể thao Chứng từ ghi sổ Loại: Nhập kho 1521 Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 1/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 1521 Ghi Có các TK Nguyên tệ (USD) Số ngày Số tiền TK 33 34 35 36 37 38 12/5 19/5 19/5 19/5 19/5 28/5 Nhập NVL sx đơn JS-905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 Nhập NVL sx đơn JS - 905 906.750.000 180.552.060 34.637.850 52.120.409 35.636.530 336.195.000 906.750.000 180.552.060 34.637.850 52.120.409 35.636.530 336.195.000 331F 331F 331F 331F 331F 331T 65,000 12,942.8 2,483 3,736.23 2,554.59 24,100 1.545.891.849 1.545.891.849 110,816.62 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản : Nợ TK 1521: 1.545.891.849 Có TK 331: 1.545.891.849 ( TK 331 FREE: 1.209.696.849) (TK 331 TSW: 336.195.000) Các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu được kế toán vật tư tập hợp vào sổ “ Sổ chi tiết chi phí thu mua vật tư nhập khẩu”( Sổ này sẽ được trình bày chi tiết tại phần nhập vật liệu trong nước). Kế toán thanh toán căn cứ vào các phiếu chi, các hoá đơn cước phí vận chuyển... liên quan đến việc nhập khẩu vật liệu để cuối tháng lập 1 chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5/00 tập hợp được các chi phí sau: - Phiếu chi số 24 (10/5/00) chi cho anh Đạo mua tờ khai làm thủ tục nhập hàng: 50.000đ - Phiếu chi số 53 (12/5/00) chi bốc xếp nguyên liệu vào kho: 150.000đ - Phiếu chi số 90 (18/5/00) chi cho anh Đạo 300.000đ mua tờ khai làm thủ tục nhập hàng, kiểm hoá hàng. - Phiếu chi số 101 (20/5/00) chi bốc xếp nguyên liệu vào kho 180.000đ - Phiếu chi số 120 (26/5/00) chi cho anh Đạo 250.000đ mua tờ khai và đi Hải Phòng nhận hàng - Phiếu chi số 135 (29/5/00) chi bốc xếp nguyên liệu vào kho 80.000 - Trong tháng 5/2000 XN chuyển trả Công ty vận tải biển MEASK về số tiền vận chuyển 8 cont từ Hải Phòng về xí nghiệp, số tiền 12.000.000đ, phiểu chi số 139 (31/5/00). Cuối tháng kế toán thanh toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 09 Xí nghiệp giầy thể thao Chứng từ ghi sổ Loại: Quỹ chi tiền mặt Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 2/5 đến 8/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 1111 Ghi Nợ các TK Ghi chú Số Ngày Số tiền TK 24 ... 53 ... 90 ... 101 ... 120 ... 135 ... 139 10/5 ... 12/5 ... 18/5 ... 20/5 ... 26/5 ... 29/5 ... 31/5 Trang trước mang sang Chi Đạo - Mua tờ khai HQ ... Chi bốc xếp nguyên liệu ... Chi Đạo - làm thủ tục NH ... Chi bốc xếp nguyên liệu ... Chi Đạo - làm thủ tục NH ... Chi bốc xếp nguyên liệu ... Chi trả tiền vận chuyển NL ..... 5.720.000 50.000 150.000 300.000 180.000 250.000 80.000 12.000.000 50.000 150.000 300.000 180.000 250.000 80.000 12.000.000 1521 1521 1521 1521 1521 1521 1521 Tờ số 2/5 Tờ số 3/5 Tờ số 5/5 Tờ số 6/5 Tờ số 6/5 Tờ số 7/5 Tờ số 7/5 Cộng 664.608.564 664.608.564 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản sau: Nợ TK 1521: 13.010.000 Nợ TK 141: 585.137.708 Nợ TK 131 (1311): 66.460.856 Có TK 1111: 664.608.564 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Hàng ngày kế toán thanh toán cũng căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ mua NVL nhập khẩu để ghi vào sổ: “Sổ chi tiết thanh toán với người bán - TK 331”. Sổ này được mở mỗi năm một lần và mỗi tháng đều tiến hành khoá sổ. Mỗi sổ theo dõi cho 1 đơn vị ( người ) bán. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, kế toán ghi vào cột phát sinh Có TK 331. Nếu trong tháng thanh toán tiền cho người bán thì ghi vào cột phát sinh Nợ TK 331. Số chênh lệch cuối tháng trước sẽ chuyển sang theo dõi tiếp ở tháng sau. Biểu số: 10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( TK 331) Tháng 5 năm 2000 Đối tượng: Công ty FREEDOM TRADING ( TK 331 - FREE) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nguyên tệ (USD) Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1/5 1.Số dư đầu tháng 139.500.000 10.000 2. Số PS trong tháng 33 12/5 Mua NVL chính 1521 906.750.000 65.000 34 28/5 Mua NVL chính 1521 302.946.849 21.716,62 08 30/5 Trả tiền cho người bán 1111 906.750.000 65.000 Cộng số phát sinh 906.750.000 1.209.696.849 3. Số dư cuối tháng 442.446.849 31.716,62 4.2.2 Trường hợp nhập kho vật liệu phụ ( Vật liệu mua trong nước) Tại XN, vật liệu mua trong nước được nhập từ nhiều nguồn với nhiều hình thức thanh toán khác nhau. - PNK số 34 ngày 2/5 nhập 270 cuộn chỉ nylon 210 D/3Fly của Cửa hàng 11 Hàng Bồ với hoá đơn bán hàng số 020857. Xí nghiệp đã trả tiền (trường hợp trả tiền ngay trong đó thuế VAT 10%) - PNK số 37 ngày 5/5, Trung nhập dây buộc và chỉ nylon số tiền là 992.000 đ. (trường hợp dùng tiền tạm ứng để mua trong đó thuế VAT 10% ) - PNK số 35 ngày 2 tháng 5 năm 2000. Nhập giấy gói và dây giầy của Công ty XNK tạp phẩm, số tiền là 12.900.000 đ. (trường hợp thanh toán chậm trong đó thuế VAT 10%) - PNK số 36 (4/5) nhập lại chỉ từ phân xưởng may (trường hợp nhập lại kho những vật liệu dùng không hết do không hoàn thành KHSX) kế toán lấy giá thực tế VL xuất kho làm giá nhập kho, trị giá lượng chỉ may nhập kho là 145.000 - Trường hợp thuê ngoài gia công may về nhập kho (thường là thêu vào chi tiết) kế toán theo dõi trên sổ giao nhận vật liệu và xác nhận chi phí thuê ngoài gia công. - Trường hợp nhập phế liệu vào kho (thường là tiết kiệm được định mức nhưng giá trị không lớn). Kế toán nhập theo tỷ lệ phế liệu thu hồi/ giá trị thực tế xuất kho - PNK số 39 (7/5/00) vay keo 502 của Công ty giầy Gia Lâm (trường hợp đi vay nguyên liệu về nhập kho), trị giá hàng vay là 220.000 - PNK số 41 ngày 10/5/00 anh Trung nhập 300 cuộn băng dính với đơn giá 12.000 đ/ cuộn (trường hợp này chưa rõ hình thức thanh toán trong đó thuế VAT 10%). Cuối tháng kế toán vật tư lên chứng từ ghi sổ: Biểu số 11 Xí nghiệp giầy thể thao Chứng từ ghi sổ Loại: Nhập kho vật liệu Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 1/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 1522 Ghi Có các TK Ghi chú Số ngày Số tiền TK 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 1/5 2/5 4/5 5/5 5/5 7/5 9/5 10/5 13/5 14/5 15/5 19/5 22/5 29/5 Nhập chỉ nylon 210D/3Fly đã trả tiền Nhập giấy gói, dây giầy của CTy XNK tạp phẩm Nhập lại chỉ từ phân xưởng may Nhập dây buộc và chỉ may Nhập giấy gói của Cty Hoàng Long Nhập keo 502 (vay của CT giầy GL) Nhập chun, băng dính Nhập băng dính ( anh Trung) Nhập nước tẩy Nhập mút xốp ( Cty Việt Khánh) Nhập caston (XN bao bì Thăng Long) Nhập caston (HTX Nhật Quang) Nhập vải vụn Nhập keo Latex (Cty TNHH Vạn Thành) 3.915.000 12.900.000 145.000 992.000 7.000.000 220.000 310.000 3.600.000 35.000 12.949.632 46.149.822 25.545.594 570.000 7.250.000 3.915.000 12.900.000 145.000 992.000 7.000.000 220.000 310.000 3.600.000 35.000 12.949.632 46.149.822 25.545.594 570.000 7.250.000 111 331 621 141 331 138 111 338 111 331 331 331 111 331 Cộng 121.582.048 121.582.048 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản: Nợ TK 1522: 121.582.048 Có TK 141: 992.000 Có TK 138: 220.000 Có TK 1111: 4.830.000 Có TK 331: 117.795.048 Có TK 338: 3.600.000 Có TK 621: 145.000 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Khi phát sinh trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán chậm, kế toán đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Khi phát sinh trường hợp đi vay nguyên liệu về nhập kho, kế toán cũng đồng thời ghi vào Sổ chi tiết TK 138. Sổ này được mở mỗi năm 1 lần và mỗi tháng đều tiến hành khoá sổ. Mỗi tờ theo dõi cho 1 đối tượng. Kế toán vật tư căn cứ vào các hoá đơn cước phí vận chuyển, lưu kho bãi và các chi phí khác liên quan đến chi phí thu mua vật tư vào “Sổ chi tiết chi phí thu mua vật tư”. Cuối tháng căn cứ vào tổng số nhập kho, tổng số xuất kho lập bảng phân bổ chi phí thu mua vật tư và lên phiếu kế toán giải trình tỷ lệ xuất kho. Ví dụ: Trong tháng 5/2000 chi phí thu mua, vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu tập hợp được: Biểu số: 13 Sổ chi tiết chi phí thu mua vật liệu trong nước Tháng 5 năm 2000 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Số Ngày 52 71 114 132 12/5 15/5 22/5 29/5 Vận chuyển đế giầy Vận chuyển + bốc dỡ carton Bốc dỡ mút xốp Vận chuyển keo latex 500.000 220.000 50.000 300.000 Cộng 1.070.000 Kế toán trưởng Người lập 4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu tại XN Kế toán tổng hợp xuất vật liệu được tiến hành dựa trên các chứng từ xuất kho: phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Vật liệu tại XN được xuất theo từng đơn đặt hàng, kế toán tập hợp và phân bổ trực tiếp vật liệu trên TK 621 “ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”. TK này được mở chi tiết cho từng đơn hàng. 4.3.1 . Kế toán tổng hợp xuất vật liệu chính - Vật liệu chính ở xí nghiệp xuất dựa trên các định mức vật tư đã được lập. Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho theo hạn mức để cuối tháng lập 1 chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5/00 có các nghiệp vụ sau: + PXK số 415 ngày 9/5/2000 xuất cho phân xưởng cắt để sản xuất đơn hàng JS - 905, trị giá nguyên vật liệu xuất kho là 165.353.814 ............ + PXK số 428 ngày 10/5/2000 xuất nguyên liệu để sản xuất mẫu đơn hàng JS - 607, trị giá NVL xuất kho là 1.243.200. + PXK số 429 ngày 10/5/00 xuất NVL để SX đơn hàng JS - 607, trị giá NVL xuất kho là 296.141.377. ............ + PXK số 457 ngày 12/5/2000 xuất Nylon cho Công ty Vĩnh Phú vay,trị giá NVL xuất kho là 628.075. Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 14 Xí nghiệp giầy thể thao Chứng từ ghi sổ Loại: Xuất kho VL chính Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 1/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 1521 Ghi Nợ các TK Ngoại tệ Số ngày Số tiền TK 1/1 2/1 2/2 3/1 3/2 128 4/1 4/2 5/1 157 3/5 9/5 9/5 10/5 10/5 10/5 10/5 10/5 11/5 12/5 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx đơn hàng JS-905 Xuất NVL sx mẫu đơn hàng JS-607 Xuất NVL sx đơn hàng JS-607 Xuất NVL sx đơn hàng JS-607 Xuất NVL sx đơn hàng JS - 905 Xuất NVL cho CT giấy VP ................. 165.353.814 52.875.757 116.550 158.251.849 111.601.417 1.243.200 296.141.377 47.294.436 1.005.179 628.075 ............... 165.353.814 52.875.757 116.550 158.251.849 111.601.417 1.243.200 296.141.377 47.294.436 1.005.179 628.075 .............. 621 621 621 621 621 6418 621 621 621 138 12,720 3,790 8.35 11,344 8,000 89,11 21,229 3,390.2 72,05 45.02 Cộng 761.903.621 761.903.621 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản: Nợ TK621: 501.297.091 Nợ TK 641: 1.243.200 Nợ TK 138: 628.075 ............... Có TK 1521: 761.903.621 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Cuối tháng căn cứ vào tổng số NVL nhập kho và xuất kho kế toán lập bảng phân bổ chi phí thu mua NVL nhập khẩu và lên phiếu kế toán giải trình tỷ lệ xuất kho (bảng này được trình bày cụ thể ở phần kế toán tổng hợp xuất vật liệu phụ). 4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu phụ Vật liệu phụ ở xí nghiệp được xuất dùng trực tiếp cho sản xuất cho việc thay thế sửa chữa MMTB và sử dụng trực tiếp cho sản xuất cũng được lập định mức tiêu hao và công tác xuất vật liệu dựa trên định mức đó. Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho, kế toán căn cứ vào mục đích sử dụng vật liệu, tập hợp chứng từ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ. Cụ thể trong tháng 5/2000 có các nghiệp vụ sau: ................. - PXK số 119 ngày 14 tháng5 năm 2000: xuất vật liệu cho phân xưởng cắt để sản xuất đơn hàng JS - 905, trị giá NVL xuất kho là: 3.106.000 - PXK số 41/CĐ (15/5/2000) xuất sơn, dây thép để bảo dưỡng dàn mưa, trị giá 82.000. - PXK số 42/CĐ (17/5/00) xuất vật liệu cho bảo dưỡng máy ở PX may, trị giá 48.000 ................. - PXK số 62/HC (25/5/00) xuất văn phòng phẩm cho Phòng TCHC, trị giá 220.000 - PXK số 63/HC (35/5/00) xuất văn phòng phẩm cho phân xưởng gò, trị giá 62.500 - Các nghiệp vụ xuất kho để chế tạo mẫu, cho vay mượn trao đổi ( đối với vật liệu phụ ) được hạch toán như trong trường hợp xuất kho VL chính) - Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 15 Xí nghiệp giầy thể thao Chứng từ ghi sổ Loại: Xuất kho VL phụ Xuất khẩu Kiêu kỵ - gia lâm Tháng 5 năm 2000 Tờ số 2/5 đến 8/5 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 1522 Ghi Nợ các TK Ghi chú Số ngày Số tiền TK 86 87 88 ... 119 41/CD 42/CD .... 62/HC 63/HC 8/5 8/5 9/5 ... 14/5 15/5 17/5 .... 22/5 22/5 Xuất dây giầy cho PX gò (Đơn303) Xuất nylon đựng hàng (Đơn 303) Xuất giấy gói giầy choPXX gò ............ Xuất nylon,chun buộc (ĐH JS - 905) Xuất sơn, dây thép bảo dưỡng giàn Xuất ốc vít, dây cua roa bảo dưỡng ............ Xuất VPP cho Phòng HC Xuất VPP cho PX gò 12.150.000 380.000 4.670.000 ........... 3.106.000 82.000 48.000 ........... 220.000 62.500 12.150.000 380.000 4.670.000 ........... 3.106.000 82.000 48.000 ........... 220.000 62.500 621 621 621 ... 627 642 627 ... 642 627 Cộng 139.441.900 139.441.900 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái theo định khoản: Nợ TK621: 108.210.500 Nợ TK 627: 25.485.700 Nợ TK642: 5.745.700 Có TK 1522: 139.441.900 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Kế toán Ghi chú: Tại XN giầy các trường hợp thừa, thiếu nguyên liệu khi phát hiện trong kiểm kê được đưa vào theo dõi tại TK 338 và 138 sau đó mới xử lý. Cuối tháng lập: Bảng phân bổ chi phí thu mua vật tư trong nước 1/ Số dư đầu kỳ: 117.138.899 Giá mua chưa có thuế 114.053.899 Chi phí thu mua 3.085.000 2/ Nhập kho trong kỳ Giá chưa có thuế 141.550.271 Chi phí thu mua 1.070.000 3/ Tổng cộng (1 + 2) 259.759.170 Giá chưa có thuế 255.604.170 Chi phí thu mua 4.155.000 4/ Xuất kho trong kỳ 139.441.900 5/ Phân bổ thu mua: Chi phí phân bổ = (4) x (3b/3a) = 2.266.712 6/ Chi phí chờ phân bổ cho kỳ sau: 4.155.000 - 2.266.712 = 1.888.288 Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Kế toán trưởng Người lập Căn cứ vào giá trị xuất kho theo HĐ phân bổ CF thu mua theo tỷ lệ xuất dùng. Cụ thể: - Xuất kho trong tháng 5/2000 Nợ TK 621: 108.210.500 Nợ TK 627: 25.485.700 Nợ TK 642: 5.745.700 Có TK 1522: 139.441.900 - Chi phí thu mua phân bổ trong kỳ: 2.266.712 và lập phiếu kế toán như sau: Biểu số 16 Xí nghiệp giầy thể thao Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam xuất khẩu kiêu kỵ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- -------------------- Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Số 133 Phiếu kế toán Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phân bổ chi phí thu mua cho nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ 621 627 642 1522 1.759.027 414.285 93.400 2.266.712 Kế toán Người ghi sổ Người lập bảng Đi kèm với chứng từ ghi sổ xuất kho vật tư trong và ngoài nước là các phiếu kế toán phân bổ chi phí thu mua trong và ngoài nước cũng được gửi cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Biểu số 17 Sổ cái Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu chính Chứng từ TK đối ứng Diễn giải Số tiền Số Ngày Nợ Có QC NK XK 30 4/99 4/99 4/99 29/4 111 331 621 138 621 Dư đầu quý II Quỹ chi Nhập kho NVL Xuất khosản xuất Xuất VL cho vay Phân bổ CF thu mua 229.870.722 1.019.000 520.843.598 400.270.930 14.500.000 1.725.200 QC NK XK 45 5/99 5/99 5/99 31/5 111 331 621 621 Quỹ chi Nhập kho NL NK Xuất kho NL sx Phân bổ CF thu mua 335.237.190 13.010.000 1.545.891.849 501.297.091 13.545.541 1.118.689.877 5. Báo cáo quyết toán Song song với việc hạch toán theo thời gian đối với các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu là việc hạch toán giá thành của XN theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy khi kết thúc một đơn hàng XN tiến hành quyết toán vật tư theo đơn hàng nhằm xác định mức tiêu hao vật tư thực tế. Trên cơ sở đó đề ra nhứng biện pháp tối ưu nhằm giảm thiểu vật tư tiêu hao mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu-kiêu kỵ Gia lâm I/. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Như trên đã trình bày, xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ mới chính thức đi vào hoạt động thử nghiệm và sản xuất sản phẩm được gần ba năm, trong thời gian ngắn ngủi đó bằng sự nỗ lực, cố gắng của bản thân cùng với sự giúp đỡ của cơ quan chủ quản và các đơn vị bạn. Xí nghiệp đã vươn lên và ngày càng lớn mạnh về mọi mặt, xí nghiệp đã tìm được chỗ đứng trên thị trường, ổn định và phát triển sản xuất. Cùng với sự phát triển của Xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng củng cố và hoàn thiện. Nó đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp giầy, tôi rút ra một số nhận xét sau: 1. Ưu điểm: - Về tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, khoa học có nề nếp, cán bộ kế toán tuy còn trẻ nhưng có năng lực và trình độ nghiệp vụ. Họ được đào tạo và vận dụng khá linh hoạt về chế độ kế toán hiện hành, tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần tương trợ lẫn nhau trong công tác. - Việc cung cấp số liệu giữa các bộ phận kế toán và cung cấp số liệu để lập báo cáo nhanh chóng, chính xác và kịp thời. - Trong công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá tốt, hợp với điều kiện tổ chức sản xuất thực tế của xí nghiệp. Tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư ở xí nghiệp được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng rõ ràng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Ưu điểm nổi bật ở đây là xí nghiệp tổ chức việc ghi chép ban đầu tương đối tốt từ khâu nhập xuất vật liệu, kiểm kê vật liệu cuối kỳ, lập bảng phân bổ ...đây là điều kiện thuận lợi để kế toán tổ chức ghi chép được chính xác, cung cấp thông tin nhan, kịp thời trong công tác hạch toán. Ngoài ra trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp mà xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán đơn giản, gọn nhẹ, ít sổ sách giấy tờ. Trong công tác đánh giá vật liệu, xí nghiệp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Phương pháp này có tính chính xác cao từ khi nhập kho cho tới khi xuất kho vật liệu. Mặt khác xí nghiệp đã tập hợp chi phí và phân bổ chi phí thu mua vật tư cho từng lần xuất kho đã đảm bảo cho vật tư xuất kho đúng giá trị thực tế. Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với xí nghiệp về trình độ kế toán - thủ kho. Việc theo dõi đối chiếu giữa kho và phòng kế toán nhanh, quản lý tốt một số lượng vật liệu mẫu mã nhỏ nhưng giá trị lớn. Trong công tác quản lý vật liệu, xí nghiệp có hệ thống kho tàng tương đối tốt. Xí nghiệp đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra chất lượng, số lượng vật liệu từ trước khi nhập kho; đối với vật liệu xuất kho xí nghiệp cũng xây dựng được hạn mức vật tư nhằm quản lý tốt vật tư tiêu hao hàng ngày. Như vậy có thể nói công tác quản lý vật liệu và đánh giá vật liệu ở xí nghiệp là phù hợp với điều kiện của xí nghiệp hiện nay. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp cũng còn một số điều tồn tại, đó là: - Do đội ngũ kế toán còn hạn chế về mặt lượng nên một cán bộ kế toán phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc kế toán còn làm tắt, chưa thực sự đúng yêu cầu. - Sử dụng thiếu sổ sách: thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại. - Trong công tác kế toán còn một số vấn đề cần xem xét lại. Đó là: + Về công tác phân loại vật liệu: đặc điểm vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nhưng xí nghiệp chưa có “Sổ danh điểm vật tư”, chưa tạo lập một bộ mã vật tư để phục vụ công tác quản lý theo dõi được dễ dàng. Mặt khác xí nghiệp lại phân loại vật liệu theo nguồn hàng nhập. Nguồn nhập từ nước ngoài được coi là vật liệu chính còn nguồn nhập từ trong nước được coi là vật liệu phụ. Các phân loại trên là chưa chính xác. + Về công tác hạch toán chi tiết vật liệu xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng ghi chép lớn. Hơn nữa việc đối chiếu kiểm tra tiến hành vào cuối tháng, do đó kế toán tốn nhiều thời gian mà chức năng kiểm tra chỉ được phát huy vào cuối tháng. Có thể nói bỏ ra nhiêuc ông nhưng hiệu quả mang lại không nhiều. + Về quyết toán vật liệu theo đơn hàng: Xí nghiệp tổ chức theo dõi vật tư tiêu hao theo hạn mức mà hạn mức này thực tế là được phòng kỹ thuật - KCS và phòng kế hoạch vật tư tính toán dựa trên định mức kỹ thuật xác nhận với chuyên gia nước ngoài khi ký kết hợp đồng. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư cho một sản phẩm mới nhiều khi xây dựng trên kinh nghiệm từ sản xuất sản phẩm có nét đặc trưng tương tự từ trước chuyển sang mà không xuất phát từ thực tế sản xuất nên chưa tiết kiệm được vật liệu, chỉ xác định được mức tiêu hao vật liệu thực tế khi kết thúc đơn hàng mà không xem xét được định mức đó hàng ngày. + Về việc thu mua nguyên vật liệu mà trong nước không sản xuất đưọac phải nhập khẩu thì thông tin giá cả còn bị hạn chế, khi hàng về tới cảng xí nghiệp không có người địa diện nên phải bỏ ra các chi phí đi lại, bến bãi, chi phí bảo quản chờ khi lấy hàng, chi phí vận chuyển từ cảng về xí nghiệp mà số chí phí này lại khá lớn. + Về thực hiện công tác kế toán tại xí nghiệp: Do xí nghiệp chưa có hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán. Do đó nhiều mẫu biểu, các báo cáo đều lập bằng tay dẫn tới khối lượng công việc nhiều, dễ có sai sót, nhầm lẫn khi tính toán. II/. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Trên đây là một số những vấn đề còn tồn tại trong kế toán vật liệu ở xí nghiệp. Cùng với các cán bộ kế toán, cán bộ vật tư đang tìm những biện pháp nhằm làm tốt hơn công tác quản lý và hạch toán vật liệu, bản thân tôi với góc độ là một sinh viên học chuyên ngành kế toán thực tập tại xí nghiệp, tôi cũng có một số suy nghĩ và đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp. 1. ý kiến về xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu” - Xí nghiệp chưa có máy vi tính do đó để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra được dễ dnàg và phát hiện những sai sót. Xí nghiệp cần lập “sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này là tập hợp toàn bộ các vật liệu ở xí nghiệp. Sổ này do kế toán vật liệu kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng lên. - Trong sổ danh điểm vật liệu, mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy csch của vật liệu trên cơ sở kết hợp với hệ thống thống kê kế toán thống nhất đã được ban hành. Sổ danh điểm vật liệu phải được sử dụng thông nhất trong phạm vị toàn cí nghiệp nhằm đảm bảo sự phối hopự chặt chẽ giữa các bộ phận trong xí nghiệp trong công tác quản lý vật liệu. Hơn nữa xí nghiệp cần tiến hành tạo lập bộ mã vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính sau này. Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào các đặc điểm sau: + Dựa vào số loại vật liệu + Dựa vào số nhóm trong từng loại + Dưah vào số thứ trong từng nhóm Cụ thể cách lập như sau: Trước hết căn cứ vào cách phân loại vật liệu để lập bộ mã Loại vật liệu chính : mã số 1 Loại vật liệu phụ : mã số 2 Loại nhiên liệu : mã số 3 Loại vật liệu thay thế : mã số 4 Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành nhóm. Ví dụ: Vật liệu chính: Nhóm da lộn : mã số 1 Nhóm da bóng : mã số 2 Nhóm da thô : mã số 3 Nhóm da nhăn : mã số 4 .... Vật liệu phụ: Nhóm dây giầy dẹt đen 0.95 : mã số 1 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.00 : mã số 2 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.05 : mã số 3 .... Thứ vật liệu trong từng nhóm tuy nhiều nhưng số vật tư mới không quá 1000 nên ta sử dụng 3 chữ số để biểu thị. Cònq uy cách vật liệu từng loại tuy thật chi tiết cũng không quá 100 nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị. Như vậy bộ mã vật liệu sẽ bao gồm 10 chữ số: 3 chữ số đầu : Số hiệu tài khoản 1 chữ số thứ tư : Loại vật liệu ( chính - phụ) 1 chữ số thứ năm : Nhóm vật liệu trong loại 3 chữ số tiếp theo : Biểu hiện thứ vật liệu 2 chữ số cuối : Biểu thị quy cách vật liệu Như vậy mẫu, mã danh điểm vật liệu có thể lập theo bảng Sổ danh điểm vật liệu Nhóm Danh điểm vật liệu Tên nhãn vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú 1521 15211 1522 15221 152111 152112 ........... 152211 Vật liệu chính Da Da lộn Da thô Vật liệu phụ Dây giầy Dây dẹt đen 0.95 Sf Sf Sf Đôi Đôi 62.160 47.915 650 (1$ = 12.950) 2. ý kiến về quản lý vật liệu - Về tình hình cung cấp vật tư: Xí nghiệp nên lựa chọn và sàng lọc ra những khách hàng gần mà có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh thành những bạn hàng cung cấp thường xuyên, tín nhiệm. Điều này có loị cho xí nghiệp không những về chi phí vận chuyển, khả năng dự trữ vật tư... mà còn có lợi cho việc thanh toán, có thể thanh toán chậm. Trong trường hợp mua vật liệu nước ngoài về tới cảng Hải Phòng, xí nghiệp nên có đại diện ở đó đứng ra làm thủ tục nhận hàng để giảm bớt một số chi phí không cần thiết. - Về tình hình phân loại vật liệu nên phân loại theo mục đích sử dụng và giá trị của chúng. Vật liệu mua trong nước nếu có giá trị sử dụng lớn, thường xuyên và cấu thành sản phẩm thì nên đưa vào vật liệu chính. Nguợc lại vật liệu ngoại nhập nếu giá trị sử dụng nhỏ nên coi là vật liệu phụ và đưa vào vật liệu phụ. - Ví dụ: Những vật liệu được coi là VL chính mà được mua trong nước như: + Mút xốp các loại + Dây giầy + Giấy gói, giấy nhét, ny lon đựng giầy + Hòm carton đựng sản phẩm + Đế giầy Và những vật liệu nhập khẩu có thể coi là vật liệu phụ như: + Bàn chải quét keo + Bánh mài tre + Bánh mài cước ..... - Về tính hình sử dụng vật liệu: Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Ngoài ra phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí vật liệu trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thưởng phạt nghiêm minh với việc tiết kiệm cũng như lãng phí nguyên vật liệu. Bên cạnh đó phải có sự kiểm chứng, báo cáo, thông tin phản hồi vật tư hàng ngày. Từ đó kiểm tra được hạn mức kế hoạch tại tất cả các phân xưởng sản xuất trong xí nghiệp. Thông qua việc tiêu hao vật tư thực tế và hạn mức kế hoạch mà xí nghiệp có sự chuẩn bị mua sắm, dự trữ vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Thực hiện kiểm tra giám sát mặt giá trị của vật liệu: tổ chức xuyên suốt số liệu từ phòng vật tư - kho - phân xưởng - phòng kế toán. Từ đó sẽ đưa ra những thông tin để dự báo dự trữ, chủ động thu mua và cung cấp vật liệu. 3. Về hạch toán vật liệu: Là một xí nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng giầy, do đó sản phẩm luôn biến động, nhanh lạc hâu, vấn đề nắm bắt thông tin, xử lý thông tin nhanh là rất cần thiết cho xí nghiệp do vậy xí nghiệp nên trang bị máy vi tính cho phòng kế toán nói riêng và các phòng ban nói chung để giảm bớt việc đi lại, nắm bắt được thông tin nhanh. Cụ thể nếu ở kho, phòng vật tư, phân xưởng, phòng kế toán đều có máy vi tính, các bộ phận cập nhật số liệu vào máy theo chức năng của mình thì muốn biết vật liệu đang luân chuyển ở đau chỉ cần truy cập trên máy vi tính là biết. Về hạch toán chi tiết vật liệu: Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phương pháp thẻ song song vào hạch toán vật liệu. Qua quá trình áp dụng, tôi thấy nó chưa phát huy hết chức năng kiểm tra của kế toán mà còn làm cho kế toán mất thời gian theo dõi về mặt số lượng. Để làm cho quá trình chuyên môn hoá đi sâu trong từng công việc tạo ra sự khép kín trong quy trinhf làm việc, xí nghiệp nên hạch toán chi tiết bằng phương pháp sổ số dư. Việc áp dụng phương pháp này sẽ phát huy mặt mạnh của từng khâu. Thủ kho sẽ chuyên theo dõi về mặt số lượng, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị. Mặt khác, đội ngũ kế toán ở xí nghiệp tương đối năng dộng nên việc làm trên không khó. Cụ thể khi áp dụng phương pháp “Sổ số dư” ở kho nguyên liệu không có gì thay đổi về phương pháp ghi chép việc vào thẻ như phương pháp thẻ song song, phương pháp này còn được bổ sung thêm phiếu giao nhận chứng từ. ở phòng kế toán định kỳ khoảng một tuần nhân viên kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ. Căn cứ các hoá đơn chứng từ trên cơ sở số lượng nhập, xuất vật liệu và giá hạch toán, kế toán lập bảng luỹ kế nhập và luỹ kế xuất theo từng nhóm, loại vật liệu riêng theo từng kho. Cuối kỳ khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu tính ra giá trị từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư ( cột số tiền) sau đó tiến hành đối chiếu với sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho ( cột tồn kho) hai sổ liệu này phải khớp nhau. 4. ý kiến về sổ sách kế toán sử dụng: - Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, song lại không sử dụng “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” như vậy là thiếu sổ tổng hợp để ghi chép các nghiệp cụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Thiếu sổ tức là thiếu nơi đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thiếu chỗ quản lý chứng từ ghi sổ, không có nơi kiểm tra và đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Như vậy là xí nghiệp cần phải thiết lập “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để ghi chép. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được minh hoạ như sau: Xí nghiệp giầy TTXK Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2000 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 01 02 34 ... 08 35 ... 12 14 ... 1/5 1/5 1/5 ... 2/5 2/5 ... 3/5 3/5 ... 500.000 700.000 3.915.000 ... 220.000 4.500.000 ... 65.000 177.446.339 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 5 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị - Về “Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại”: Sản phẩm của xí nghiệp xuất khẩu nên số thuế GTGT phải nộp khi mua nguyên vật liệu ( kể cả vật liệu nhập khẩu và vật liệu mua trong nước) đều được hoàn lại nhưng xí nghiệp lại không sử dụng “Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại”, Như vậylà không có nơi để theo dõi số thuế được hoàn lại và đã hoàn lại theo từng loại hoá đơn mua vật liệu dẫn đến xí nghiệp chưa thực hiện theo thông tư số 100/1998/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp. Xí nghiệp cần phải mở “Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại” theo mẫu sau: Đơn vị:......... Mẫu số S 02 - DN Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại Năm... Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Thuế GTGT được hoàn lại Thuế GTGT đã hoàn lại 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Lập sổ ngày....tháng...năm 2000 Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) 5. Về công tác kiểm kê Do chủng loại vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng phong phú. Nếu định kỳ 6 tháng kiểm kê một lần và phát hiện thấy chênh lệch giữa sổ sách với thực tế kiểm kee thì việc truy tìm nguyên nhân, xử lý sai sót là rất phức tạp, liên quan tới nhiều sổ sách chứng từ. Do đó xí nghiệp nên rút ngắn khoảng thời gian giữa hai lần kiểm kê là 3 tháng 1 lần sẽ kịp thời sửa chữa được những sai sót và báo cáo kế toán là cực kỳ chính xác. Kết luận chung Trong điều kiện nền kinh tế mở như hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của các thành phần kinh tế, sự cạnh tranh gay gắt thì những đòi hỏi về chất lượng và hiệu quả kinh tế của các sản phẩm sản xuất ra ngày càng cao, nhằm đáp ứng thị trường trong nước và ngoài nước. Tuy mới chỉ gần 4 năm hình thành và phát triển nhưng xí nghiệp đã từng bước tự khẳng định mình và ngày càng vững bước tiến lên. Sản phẩm của xí nghiệp chất lượng bền đẹp, mẫu mã phong phú đã giữ được uy tín và niềm tin của các bạn hàng nước ngoài. Trong quá trình phát triển đi lên của xí nghiệp thì công tác kế toán là yếu tố quan trọng nhất, có thể thực hiện một cách nhanh chóng và cơ bản làm bàn đạp cho các yếu tố khác. Nhận thức được điều đó nên công tác kế toán vật liệu ở xĩ nghiệp được chú trọng đặc biệt vì chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Vì vậy tập trung quản lý chặt ché vật liệu ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất là cơ sở tăng thêm số lượng sản phẩm mới. Tuy còn một số tồn tại nhất định nhưng nhìn chung công tác kế toán vật liệu nói riêng và bộ phận kế toán của xí nghiệp nói chung là tương đối phù hợp với tình hình chung của xí nghiệp. Hy vọng rằng với những bước đi vững chắc như hiện nay, xí nghiệp sẽ ngày càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Hà Nội, tháng 07 năm 2000 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Giang Tài liệu tham khảo Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán Hệ thống kế toán doanh nghiệp Chế độ kế toán tài chính của Bộ tài chính Các tạp chí kế toán Các tạp chí tài chính