Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng

bộ phận, các cấp quản lý. Phân tích tình hình tăng giảm sản lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với nhân viên trực tiếp quản lý. Phân tích tình hình định mức chức năng kết quả của việc thực hiện trách nhiệm chế độ cá nhân với mối quan hệ ngang dọc cơ cấu. Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản lý hiện có với yêu cầu công việc. Phân tích điều kiện làm việc hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản lý. Từ đó rút ra những nhận xét và ưu điểm, những tồn tại và tìm ra nguyên nhân. Trên cơ sở đó đưa ra cơ cấu tổ chức mới và đưa ra biện pháp để hoàn thiện bộ máy quản lý. IV. Những hoạt động chủ yếu của Bộ máy tổ chức quản lý Doanh nghiệp. Những hoạt động chủ yếu của bộ máy tổ chức quản lý Doanh nghiệp (hay chức năng quản lý) là những hoạt động riêng biệt của quản lý, thể hiện những phương pháp tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện những mục tiêu quản lý. Như vậy, chức năng quản lý là đặc trưng của lao động,quản lý. Chức năng quản lý bao gồm : Kế hoạch. Tổ chức . Điều hành. Kiểm tra. Đánh giá. 1. Lập kế hoạch. Lập kế hoạch theo nghĩa quản lý là xác định cần làm cái gì và làm như thế nào. Vì thế việc lập kế hoạch trở thành việc ra quyết định trước nhiều sự lựa chọn. Hiển nhiên người quản lý phải có kiến thức về rất nhiều cơ hội đã xuất hiện và phải có khả năng tạo ra và phát triển các cơ hội, nhưng về lâu dài họ còn phải phân tích các cơ hội và lựa chọn ra cơ hội tốt nhất cho điều kiện hiện tại của mình. Có thể thấy rõ có 2 kiểu lập kế hoạch : Kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn hiển nhiên là bắt nguồn từ những mục tiêu lâu dài của Công ty và liên quan đến những bước thực hiện để tiến lên những mục tiêu đó. Tuy nhiên, trong kế hoạch ngắn hạn, người quản lý phải vạch ra một cách chính xác những bước triển khai và dựa vào sản xuất sản phẩm mới. Trong từng đợt ngắn phải xác định thời hạn hoàn thành, thứ tự ưu tiên, lên đơn hàng vật tư và thuê, tuyển và huấn luyện công nhân. Kỳ hạn càng ngắn thì kế hoạch càng phải rõ ràng. Rất nhiều công việc lập kế hoạch của người quản lý có thể giao cho các nhóm nhân viên thực hiện. 2. Tổ chức. Tổ chức là một chức năng cơ bản của mọi người quản lý và là một chức năng cần lưu ý thường xuyên, nếu muốn đạt được những mục tiêu đã đề ra. Về cơ bản, tổ chức bao gồm việc xác định những công việc đó trên cơ sở hợp lý để giao cho người quản lý cấp dưới. Và cuối cùng, chỉ định người cho từng công việc. 3. Điều hành. Hay vẫn thường gọi là giám sát, liên quan đến việc đôn đốc và dẫn dắt những người cấp dưới, tiến đến những mục tiêu. Đây là một khái niệm đơn giản mà mọi người chúng ta đều quen thuộc bởi vì trong cuộc đời mình, chúng ta luôn luôn đã hay sẽ được người khác dẫn dắt. Tuy nhiên trong cuộc sống thường ngày của mình, chúng ta cũng thấy sự hướng dẫn của người này có hiệu quả hơn sự hướng dẫn của người kia. Người quản lý cấp cao cần phải có kiến thức cấp cao về kỹ thuật giám sát có hiệu quả hơn và sử dụng nó để nâng cao kết quả thực hiện của những người thuộc cấp của mình. Nói chung, người công nhân sẽ làm tốt hơn công việc của mình khi họ biết họ cần phải làm gì, để làm việc đó và luôn nhận thông tin phản hồi kết quả thực hiện của họ. 4. Kiểm tra. Việc kiểm tra bắt buộc mọi công việc đều phải tuân theo kế hoạch. Điều này có nghĩa là phải xác định xem ai là người chịu trách nhiệm về những việc làm sai kế hoạch và thi hành những bước cần thiết để đảm bảo chắc chắn những người đó sẽ phải uốn nắn lại việc thực hiện công việc của mình. Mặc dù chúng ta có rất nhiều phương tiện và công cụ để thực hiện quá trình này, về cơ bản công việc vẫn là do con người kiểm tra. 5. Đánh giá. Hoạt động đánh giá có thể hiểu là : Hoạt động mọi nhà quản lý tự xem xét, giám sát lại mình để đánh giá tiến bộ đã thực hiện được nhằm đạt tới mục tiêu đã thoả thuận của Doanh nghiệp tại cuối thời hạn đã qui định của mục tiêu đề ra. Đặc biệt với việc đánh giá hiệu quả của việc quản lý là một điều rất quan trọng bởi vì ngày nay, trong công nghiệp, những người quản lý, làm thuê đông hơn những người quản lý - chủ sở hữu. Những người quản lý đồng thời là chủ sở hữu có thể điều hành doanh nghiệp của mình theo bất kỳ kiểu nào mà mình thích. Mặt khác, những người quản lý làm thuê bắt buộc phải đáp ứng sự mong đợi không chỉ của chủ sở hữu của mình mà cả những nhóm khác nữa. Mỗi nhóm sẽ đánh giá theo những tiêu chuẩn riêng của mình nhưng ta lại muốn kiểm tra vấn đề mà không quan tâm đến việc thoả mãn những mong muốn của bất kỳ nhóm nào. Vì thế, mục đích của chúng ta là đạt được cái điểm cân bằng, tế nhị mà tất cả các nhóm đều thấy hài lòng ở mức độ vừa phải. Thực tế đó là một nhiệm vụ không thể làm được, nhưng trong thế giới ngày nay, người quản lý làm thuê buộc phải cố gắng làm cho được. V. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu như: tính tối ưu, tính linh hoạt, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bí mật, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh tình huống cụ thể nhất định. Nói một cách khác là cần đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Ta có thể quy chúng lại thành ba nhóm nhân tố cơ bản có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý như sau. 1. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước Nhóm nhân tố này có ảnh hưởng gián tiếp nhưng lại tác động trực tiếp đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp 2. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý: Đó là tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống (quá trình thử thách, đào tạo con người và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống), ngoài ra còn tính chất và đặc điểm của các mục tiêu của hệ thống (đem lại lợi ích cho ai, gây khó khăn trở ngại cho ai ? ...) 3. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp, mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động của quản lý. Trình độ kiến thức học vấn cũng như tay nghề của cán bộ quản lý, trình độ kiến thức của mỗi người như thế nào sẽ tương ứng với vị trí như vậy, việc này ảnh hưởng trực tiếp đến lao động của họ. Quan hệ phụ thuộc giữa số người lãnh đạo, khả năng kiểm tra quản lý của lãnh đạo đối với những hoạt động của đầu mối và số người bị quản lý. Người lãnh đạo trực tiếp đề ra nhiệm vụ cho cấp dưới và có phương thức kiểm tra sau một thời gian nhất định. phần II Phân tích đánh giá hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty tnhh vận tải thương mại trường hưng. I. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty tnhh vận tải thương mại trường hưng 1. Quá trình hình thành của công ty Trường Hưng Công ty TNHH vận tải thương mại Trường Hưng gọi tắt là Công ty Trường Hưng có tên giao dịch quốc tế là International Freight Forwarding - Trade - WareHouse - Transport and Services. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 30 phố Đại Cồ Việt- Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Điện thoại: 04.8217759 – 04.8217760 Fax: 04.8217758 - Ngày 21/11/2000 được sự cho phép của UBND thành phố Hà Nội và Sở Kế Hoạch Đầu Tư Hà Nội, Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng được phép thành lập với các ngành nghề kinh doanh sau: + Vận tải hàng hoá vận chuyển hành khách. + Dịch vụ đại lý giao nhận vận chuyển hàng hoá trong nước và ngoài nước. + Kinh doanh cho thuê bến bãi, kho tàng. + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. + Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá. 2. Quá trình phát triển của Công ty Trường Hưng - Trong giai đoạn đầu khi vừa thành lập, Công ty có một quy mô khá nhỏ với số vốn ban đầu ít nên chưa thể đầu tư mua sắm phương tiện để chủ động làm công việc vận tải, chuyên chở hàng hoá. Chính vì vậy nên trong giai đoạn đầu Công ty chỉ có 15 nhân viên và hoạt động dịch vụ là chính. Với quy mô nhỏ như vậy Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng. - Qua 1 năm hoạt động với khẩu hiệu “ Khách Hàng Luôn Đúng “ và thái độ làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm của nhân viên và ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty đã dần lấy được thiện cảm của khách hàng và phát triển đạt quy mô lớn hơn. Sự phát triển của Công ty một phần là do nền kinh tế thị trường của đất nước ngày càng phát triển mạnh, khối lượng hàng hoá thông thương giữa các miền trong cả nước ngày một gia tăng và phần khác là sự cố gắng của toàn thể cán bộ nhân viên Công ty trong việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng. - Sau khi đứng vững và bắt đầu phát triển trên thị trường vận tải, Công ty đã từng bước huy động được vốn và mua được một số phương tiện vận tải để tự mình chuyên chở hàng hoá. Ngoài ra, Công ty còn kết hợp dịch vụ vận tải với kinh doanh kho bãi. - Chính nhờ việc mạnh dạn mua sắm phương tiện và việc đầu tư kinh doanh kho bãi của Công ty đã tạo nên sự chủ động trong chuyên chở hàng hoá mà việc phục vụ khách hàng được tốt hơn. Tiếng lành đồn xa Công ty có được sự ưu ái của khách hàng nên nhận được nhiều công việc hơn. Tuy có nhiều khách hàng nhưng Công ty luôn nhắc nhở nhân viên phải hết lòng với công việc, đặt chữ tín lên hàng đầu nên Công ty có được niềm tin của khách hàng, khối lượng công việc vận chuyển ngày càng nhiều hơn. - Do phạm vi hoạt động ngày càng rộng, khách hàng ngày càng nhiều, yêu cầu ngày càng lớn, việc vận chuyển hàng hoá giữa hai chiều Nam - Bắc được mở rộng và diễn ra trên khắp các tỉnh thành lớn trên suốt chiều dài đất nước, đặc biệt là giữa hai thành phố lớn là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh nên vào đầu năm 2003 Công ty đã phát triển thêm một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Và vào giữa năm 2004 Công ty đã mở thêm một trung tâm giao nhận hàng tại Đà Nẵng. Ba trung tâm của Công ty tại ba địa điểm kinh tế lớn của đất nước hình thành một hệ thống quản lý và giao nhận hàng hoá xuyên suốt cả ba miền Bắc - Trung - Nam. - Do khối lượng công việc phát triển nên quy mô của Công ty cũng tăng lên. Số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng tăng lên hơn 30 người và giải quyết công ăn việc làm cho nhiều lái xe và các nhân viên lao động phổ thông khác. - Ngoài các hoạt động phục vụ kinh doanh, Công ty còn tổ chức 02 trạm kỹ thuật tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh để sửa chữa kịp thời những hỏng hóc của các phương tiện vận tải. Chính nhờ việc thường xuyên bảo dưỡng kiểm tra chất lượng phương tiện nên hoạt động vận tải của Công ty có độ an toàn cao và giữ đúng được thời gian vận chuyển. - Bên cạnh các hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải và kho bãi, Công ty còn tham gia các hoạt động thương mại khác phục vụ cho những yêu cầu của xã hội như xuất nhập khẩu hàng hoá, đại lý dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển … - Nhìn chung từ khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp đến nay, Công ty ngày càng tỏ rõ sự vững vàng trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh gay gắt. 3. Tình hình thực trạng kinh doanh của Công ty 3.1.Đặc điểm về vốn của Công ty Để tiến hành kinh doanh, bên cạnh sức lao động là yếu tố cơ bản, doanh nghiệp cần có tư liệu sản xuất và đối tượng lao động. Tư liệu lao động được chia làm hai bộ phận đó là: tài sản lưu động và tài sản cố định. Tài sản cố định là : phương tiện vận tải, thiết bị, … Phần còn lại là tài sản lưu động, nó được biểu hiện bằng tiền được sử dụng vào quá trình kinh doanh. Do đặc thù của ngành vận chuyển hàng hoá là phải cho khách hàng nợ hoặc thanh toán gối đầu nên khoản phải thu của khách hàng của Công ty là rất lớn. Chính vì vậy cơ cấu tài sản cố định và tài sản lưu động là khác nhau và có sự chênh lệch lớn. Phần tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong nguồn vốn của Công ty. Bảng 1: Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Trường Hưng Đơn vị: Nghìn đồng STT Năm Tài sản 2003 2004 2005 1 Tài sản cố định 3.124.760 3.211.401 3.167.301 2 Tài sản lưu động 5.212.768 10.403.161 10.189694 3 Tổng 8.337.528 13.614.562 13.356.995 (TLTK : Bảng cân đối kế toán 2003, 2004, 5005 của Công ty) Như vậy hàng năm nguồn vốn của Công ty đã được bổ sung thường xuyên, nguồn vốn bổ sung chủ yếu được trích từ lợi nhuận kinh doanh. Từ năm 2001 Công ty đã triển khai mua sắm phương tiện vận tải để đầu tư chiều sâu nhằm nâng cao năng lực vận tải của Công ty. Công ty vẫn tiếp tục mua sắm phương tiện vào những năm sau nhưng do khấu hao nên các phương tiện cũ bị giảm giá trị nên phần tăng của TSCĐ không được biểu hiện rõ qua số liệu. 3.2. Đặc điểm của phương tiện vận tải Công ty Trường Hưng chủ yếu kinh doanh vận tải hàng hoá nên phương tiện có đặc điểm sau : Bảng 2 : Phương tiện vận tải của Công ty STT Tên phương tiện vận tải Số lượng (chiếc) 1 Xe đầu kéo 32 2 Xe tải 10 3 Mọc xe 17 4 Vỏ container 02 (TLTK : Bảng khấu hao TSCĐ 2005 của Công ty) Do đặc điểm của ngành vận tải là hàng hoá thất thường lúc nhiều việc lúc ít việc nên để tránh tình trạng bị động về phương tiện, Công ty luôn phải duy trì số lượng phương tiện ổn định và luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động. Nếu khách hàng yêu cầu khối lượng vận chuyển lớn, Công ty có thể huy động thêm phương tiện của các đối tác cùng ngành hoặc khi thị trường đòi hỏi Công ty sẽ trang bị thêm phương tiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Qua bảng trên ta thấy Công ty có một số lượng phương tiện vận tải tương đối nhiều, tuy nhiên phần lớn phương tiện được mua đã qua sử dụng. Điều nay dẫn đến các phương tiện đã cũ, thời gian khai thác không còn lâu. Đây là một khó khăn lớn của Công ty đòi hỏi phải có nguồn tài chính lớn để đổi mới phương tiện vận tải. 3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Trường Hưng trong thời gian qua. Gần 06 năm đã qua, tuy không phải là dài nhưng với một Công ty TNHH nhỏ việc tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt hiện nay đã là một thành công. Thành công đó cụ thể được thể hiện qua bảng sau. Bảng 3 : Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: Nghìn đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Doanh thu thuần 65.707.642 84.605.038 85.334.985 2 Lợi nhuận sau thuế 54.503 85.001 91.421 3 Thuế TNDN phải nộp 25.648 33.056 35.552 (TLTK : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 03, 04, 05 của Công ty) Qua bảng trên ta thấy Công ty Trường Hưng đang đi lên và đã từng bước hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Trong môi trường này Công ty đã từng bước khẳng định mình. Công ty đặt ra nhiệm vụ không ngừng nâng cao hoạt động kinh doanh, tăng lượng hàng hoá lưu thông giữa các miền để góp phần cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội. Để đạt được hiệu quả trên Công ty đã không ngừng khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, các qui định tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập cho công nhân viên Công ty. Nhìn vào bảng có thể thấy các chỉ tiêu năm sau đều tăng so với năm trước. Tuy nhiên có thể thấy rõ là doanh thu của Công ty lớn nhưng lợi nhuận sau thuế không cao. Điều này một phần vì Công ty tốn nhiều chi phí cho hoạt động lưu thông, sửa chữa các phương tiện vận tải, phải chịu lãi khi phải đi vay vốn để hoạt động nhưng chưa thu được tiền của khách hàng. Mặt khác chính do bộ máy quản lý của Công ty còn yếu, khả năng đồng bộ giữa các bộ phận chưa tốt dẫn đến chi phí hoạt động của Công ty còn cao. 3.4. Cơ cấu lao động của Công ty Lao động là nguồn lực rất quan trọng để tạo ra của cải vật chất. Lao động là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy có thể nói rằng. “nhân lực là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình kinh doanh của tổ chức. Cơ cấu lao động của Công ty trong ba năm gần đây được thể hiện trong bảng sau : Bảng 4 : Cơ cấu lao động theo chuyên môn của Công ty Đơn vị tính : Người STT Chỉ tiêu Năm 2003 2004 2005 1 Giám đốc Công ty 01 01 01 2 Phó giám đốc Công ty 02 02 02 3 Nhân viên nghiệp vụ 06 08 10 4 Nhân viên kế toán 07 09 12 5 Nhân viên tổng hợp 04 06 07 6 Nhân viên lái xe tải 13 16 20 7 Nhân viên lái xe đầu kéo 44 56 64 8 Nhân viên kho và bảo vệ 12 15 19 9 Nhân viên bốc xếp 10 17 29 10 Tổng số lao động Lao động nam Lao động nữ 99 91 08 130 116 14 164 147 17 (TLTK : Thống kê phòng tổng hợp của Công ty) Qua bảng trên ta thấy cơ cấu lao động theo các chỉ tiêu trên thay đổi một cách đáng kể chứng tỏ rằng Công ty có qui mô sản xuất kinh doanh ngày một mở rộng. Vì đặc điểm của ngành vận tải nên phần lớn lao động trong Công ty là nam giới (gần 90% - 2005). Đối với các lao động nam, Công ty đã đề ra nội quy nghiêm khắc để tránh tình trạng nhân viên sa đà vào các tệ nạn xã hội như rượu chè, cờ bạc. Bên cạnh đó Công ty đảm bảo các điều kiện lao động và điều kiện sinh hoạt tốt cho anh em công nhân làm việc trực tiếp (như bốc xếp, lái xe, thủ kho). Đồng thời Công ty cũng quan tâm để cho anh em công nhân có một lối sống lành mạnh, tích cực đóng góp cho việc xây dựng kinh tế gia đình vững vàng. Với những chính sách đó, anh em công nhân sẽ yên tâm công tác, toàn tâm toàn lực với công việc. Về sự biến động lao động, nói chung lao động trong Công ty luôn có sự biến động cả về số lượng và chất lượng bởi Công ty thường xuyên diễn ra các quá trình tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, đào thải … Điều đó phụ thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trường. Để phân tích kỹ hơn ta xem xét cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ. Bảng 6 : Cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ Đơn vị : Người STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Trình độ ĐH 17 20 25 2 Trình độ cao đẳng 09 10 15 3 Trình độ THCN 05 08 08 4 Trình độ sơ cấp 06 07 08 5 Lao động phổ thông 61 85 108 (TLTK : Thống kê phòng tổng hợp của Công ty) Qua bảng thống kê về trình độ lao động của Công ty, ta thấy trình độ của cán bộ công nhân viên của Công ty ngày được nâng cao. Nhân viên trình độ đại học và cao đẳng tăng rõ rệt, Công ty hạn chế tuyển nhân viên trình độ trung học và sơ cấp. Do tính chất công việc nên số lao động phổ thông của Công ty tương đối lớn, với đối tượng này Công ty ưu tiên nhận thanh niên đi nghĩa vụ quân sự về. Số lao động này cũng tăng chứng tỏ quy mô hoạt động của Công ty ngày một mở rộng. Tóm lại, nhìn chung với qui mô như vậy, số lượng lao động của Công ty Trường Hưng là tương đối lớn, tuy nhiên trình độ của đội ngũ nhân viên còn chưa cao, đội ngũ cán bộ quản lý còn thiếu. Khả năng tận dụng lao động còn chưa tận dụng hết khả năng và sáng tạo trong lao động, hiệu quả kinh doanh còn thấp. Vì thế để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thì cần phải có một bộ máy tổ chức quản lý hợp lý, phù hợp với hoạt động kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khoa học công nghệ và thị trường. Trong điều kiện hiện nay, trong cơ chế đổi mới, cơ cấu thị trường có sự tham gia đông đảo mạnh mẽ của nhiều nhà cung cấp dịch vụ trên một thị trường. Các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau tạo nên một thị trường luôn tồn tại sự cạnh tranh gay gắt nhất là trong điều kiện hiện nay khi giá nhiên liệu tăng cao. Vì vậy việc quản lý, sử dụng nguồn nhân lực trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề khá quan trọng. II. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty TNHH Trường Hưng 1. Cơ cấu bộ máy tổ chức Trong bất kỳ tổ chức nào cũng cần phải có cơ cấu tổ chức “cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xương của tổ chức”. ở đây có những nhiệm vụ phải hoàn thành và những người chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ này. Như vậy cơ cấu là các hình thức mà trong những nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như mối quan hệ giữa chúng được bố trí và ổn định. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Trường hưng Giám đốc Phó giám đốc phía Bắc Phòng nghiệp vụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổng hợp Bộ phận quản lý kho bãi Bộ phận quản lý phương tiện và tài xế Phó giám đốc chi nhánh phía Nam Phòng nghiệp vụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổng hợp Bộ phận quản lý kho bãi Bộ phận quản lý phương tiện và tài xế Qua sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trường Hưng được xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này, giám đốc được sự giúp đỡ của hai phó giám đốc để chuẩn bị những hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Tuy nhiên giám đốc vẫn là người chịu trách nhiệm về mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi Công ty. Đứng đầu bộ máy Công ty là ban giám đốc gồm có 01 giám đốc và 02 phó giám đốc. Công ty có 06 phòng ban và 04 bộ phận trực thuộc các phòng ban. Như vậy: ta thấy việc bố trí các cấp như trên giúp giám đốc Công ty nắm sát hoạt động, thu hút được chuyên gia tham gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, với việc bố trí như vậy cũng bộc lộ khá nhiều nhược điểm như giám đốc Công ty phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ trực tuyến với phòng ban chức năng. 2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty 2.1 Giám đốc Công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (trích điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH Trường Hưng ) – có quyền: - đề ra chính sách chất lượng dịch vụ của Công ty. - Quy định xây dựng và xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống đảm bảo chất lượng. - Xây dựng phương án tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy quy hoạch cán bộ đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng lao động. - Chỉ đạo và điều hành các công việc cụ thể về tổ chức nhân sự, dự án đầu tư, kế toán, thống kê tài chính. 2.2 Phó giám đốc phía Bắc Chức năng : - Được giám đốc Công ty uỷ quyền tổ chức, xây dựng, điều hành, kiểm tra chỉ đạo tổ chức công việc cũng như trong việc thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ tổ chức trong hoạt động kinh doanh của Công ty ở khu vực phía Bắc và các tỉnh miền Trung. Nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc xây dựng điều hành, kiểm tra thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của Công ty và những công việc khác được phân công. - Thay mặt giám đốc ký các văn bản, các quy chế, các quyết định liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty trong phạm vi điều hành của mình và quyền hạn được giám đốc giao cho. - Được quyền quyết định đình chỉ tạm thời các hoạt động vi phạm nghiêm trọng các quy trình công việc, các hoạt động gây phương hại đến uy tín của Công ty và các hành vi vi phạm pháp luật trước khi báo cáo giám đốc. 2.3. Phó giám đốc chi nhánh phía Nam Chức năng : - Được giám đốc Công ty uỷ quyền xây dựng, điều hành, kiểm tra chỉ đạo tổ chức công việc cũng như trong việc thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ tổ chức trong hoạt động kinh doanh của Công ty ở khu vực phía Nam. Ngoài ra phó giám đốc chi nhánh phía Nam còn chỉ đạo và điều hành các công việc cụ thể về tổ chức nhân sự, dự án đầu tư, và các hoạt động đối ngoại của Công ty. Nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc chỉ đạo các hoạt động về các lĩnh vực: hoạt động kinh doanh, kế toán, thống kê tài chính, nhân sự, công tác đối ngoại. - Thay mặt giám đốc ký các văn bản, các quy chế, các quyết định liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty trong phạm vi điều hành của mình và quyền hạn được giám đốc giao cho. - Được quyền quyết định đình chỉ tạm thời các hoạt động vi phạm nghiêm trọng các quy trình công việc, các hoạt động gây phương hại đến uy tín của Công ty và các hành vi vi phạm pháp luật. 2.4 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ Có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong quản lý điều hành công việc và được tổ chức như sau: - Phòng nghiệp vụ : + Chức năng nhiệm vụ : Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động của Công ty, thực hiện các giao dịch, tiến hành các nghiệp vụ đối với khách hàng như điều phối phương tiện vận tải, bốc dỡ hàng hoá ra vào kho ... Dưới phòng nghiệp vụ là bộ phân kho bãi và bộ phận quản lý phương tiện và tài xế. Phòng còn kiêm cả chức năng xây dựng kế hoạch, chiến lược để giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng về sự phát triển của Công ty. Ngoài các nhiệm vụ cơ bản trên đây, phòng nghiệp vụ còn có nhiệm vụ điều tra nghiên cứu giá cả thị trường, dự thảo biểu cước giá vận chuyển thật sát với từng loại hàng theo từng thời điểm trình giám đốc xem xét quyết định kịp thời để đảm bảo giá cạnh tranh giữ vững hoạt động của Công ty. Bộ phận quản lý kho bãi : Bộ phận có nhiệm vụ nhận hàng từ phương tiện vận tải của Công ty, kiểm đếm nhập kho và xuất kho theo lệnh điều động của Công ty. Bộ phận quản lý kho bãi phải đảm bảo không làm hư hỏng mất mát hàng hoá của khách hàng hay giao hàng sai chủng loại, thiếu hụt số lượng. Nếu sai phạm, trưởng bộ phận phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Công ty cũng như đền bù thiệt hại theo yêu cầu của khách hàng. Bộ phận quản lý phương tiện và tài xế : Bộ phận có nhiệm vụ quản lý tình trạng của phương tiện vận tải, đề xuất sửa chữa thay thế kịp thời để đảm bảo an toàn cho phương tiện, con người và hàng hoá khi lưu thông trên đường. Phân chia lịch lái cho tài xế phù hợp để đảm bảo sức khoẻ cho người lao động khi lái xe đồng thời thường xuyên nhắc nhở tài xế chấp hành đúng luật lệ giao thông. Kiểm tra lịch trình để đảm bảo hàng hoá đến nơi đúng hạn. - Phòng Tài chính - Kế toán : + Chức năng nhiệm vụ : Phòng chịu trách nhiệm về quản lý tài sản, tiền vốn, tổ chức bộ máy kế toán giữa trụ sở Công ty với chi nhánh và các điểm giao nhận cho phù hợp. Phòng TC- KT có trách nhiệm đảm bảo toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty đều tuân thủ quy định của Nhà Nước. Do vậy nhiệm vụ của phòng rất nặng nề, bao gồm : cân đối các nguồn vốn để giải quyết vốn kinh doanh, quản lý các hoạt động chi tiêu của doanh nghiệp dựa trên sự ghi chép chính xác đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và lập chứng từ hoá đơn kèm theo, xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ theo dõi và cấp phát tiền lương, tiền thưởng cho toàn bộ nhân viên của Công ty. Phòng tổng hợp : + Chức năng nhiệm vụ : Phòng có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về tổ chức nhân sự toàn Công ty. Phòng làm nhiệm vụ lập kế hoạch báo cáo về quản trị, bảo vệ, y tế, xây dựng cơ bản, tiền lương, xây dựng chiến lựoc đào tạo cán bộ công nhân viên kế hoạch hàng năm liên quan đến nhân sự của Công ty. Soạn thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, tiền lương. Xây dựng các qui chế về an toàn lao động, định mức lao động, vệ sinh môi trường, chế độ chính sách cho người lao động và liên hệ với cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết các chế độ chính sách sau đã được giám đốc quyết định cho thi hành. Ngoài ra phòng còn tổ chức tuyển dụng đội ngũ nhân viên mới cho Công ty. 3. Thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý ở Công ty Qua phân tích sơ đồ cơ cấu quản lý của Công ty ta thấy rõ cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng. Theo kiểu cơ cấu này giám đốc Công ty được các phòng chức năng tham mưu trước khi ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của công ty. Hệ thống điều hành sản xuất của Công ty gọi là hệ thống quản lý theo tuyến. Mối quan hệ các cấp trong hệ thống này là quan hệ theo chiều dọc từ trên Công ty xuống các phòng ban, xuống các bộ phận. Thực tế hiện nay bộ máy quản lý của Công ty vẫn còn chưa thích hợp như : các phòng ban vẫn chưa phát huy được hết khả năng, sự năng động sáng tạo và ý thức trách nhiệm của mình. Mặt khác với kiểu quản lý này đã buộc bộ máy lãnh đạo của Công ty phải đưa ra một lượng lớn các quyết định. Điều đó dẫn đến sự chậm trễ khi ra quyết định, bên cạnh đó phải xử lý quá nhiều thông tin nên làm cho lãnh đạo Công ty dễ ưu tiên các quyết định phụ làm thiệt hại đến các quyết định quan trọng gắn liền với tương lai của Công ty. Hiện công ty chưa có hệ thống (tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức) quy định rõ nhiệm vụ , chức năng, trình độ, chuyên môn… đối với cán bộ quản lý, gây khó khăn cho việc tuyển chọn, đề bạt, phân công … ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Bộ máy quản lý cũng chưa phối hợp tốt với nhau trong việc kiểm soát tình hình dẫn đến chi phí cao mà hiệu quả lại thấp Từ những nhược điểm trên công ty cần phải hoàn thiện hơn công tác cải tổ cơ cấu quản lý tại công ty nhằm giảm chi phí quản lý nâng cao khả năng linh hoạt của cơ cấu tổ chức quản lý, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh. III. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của bộ máy tổ chức Công ty Trường Hưng 1. Ưu điểm: Thứ nhất: về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hệ thống điều hành sản xuất của Công ty gọi là hệ thống quản lý theo tuyến. Mối quan hệ các cấp trong hệ thống này là quan hệ theo chiều dọc từ trên Công ty xuống các phòng ban, xuống các bộ phận. Việc bố trí các cấp theo ngành dọc như vậy có những ưu điểm sau: - Giúp giám đốc Công ty giám sát được các hoạt động của Công ty. - Tất cả các đơn vị trong Công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên hoạt động kinh doanh trong Công ty đều thống nhất. - Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của các phòng ban và các bộ phận. Do đó việc đánh giá chất lượng công tác của các đơn vị do ban giám đốc Công ty quyết định tránh được tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị. Thứ hai: về điều kiện làm việc của bộ phận quản lý Công ty. Công ty Trường Hưng hiện đang từng bước phát triển và dần khẳng định mình trên thị trường. Chính vì vậy nên Công ty đã có sự đầu tư trang thiết bị để nhân viên quản lý của Công ty có điều kiện làm việc thuận lợi. Trụ sở của Công ty đặt tại thủ đô Hà Nội nên nhân viên quản lý càng có điều kiện nắm bắt khoa học công nghệ, tiếp cận thông tin. 2 Nhược điểm: Về cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng ngoài những ưu điểm trên còn bộc lộ nhược điểm: - Giám đốc Công ty còn phải xử lý quá nhiều công việc do phải xử lý tất cả các phòng ban và bộ phận. Như vậy, nhiệm vụ của ban giám đốc quá nặng nề trong khi nhiệm vụ của các đơn vị phòng ban lại đơn giản. Các phòng ban không trực tiếp chỉ đạo các công việc dưới mình khi có sự chỉ đạo của giám đốc. Cách quản lý này làm cho các phòng ban không chủ động khi thực hiện các nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để phát huy sáng tạo, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật. Nguy hiểm hơn là nếu các phòng ban trong Công ty không phối hợp chặt chẽ, ăn khớp dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn. - Thời gian xử lý các thông tin thường chậm, chưa phát huy được tính năng động sáng tạo của các phòng ban. Như vậy, ở đây nên chăng có một mô hình quản lý mới theo kiểu phân cấp. ở đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập chung vào các ban và bộ phận chức năng mà phải được mở rộng đến từng cá nhân, từng bộ phận nhỏ sao cho mọi người đều có quyền, có trách nhiệm sử dụng tốt các nguồn lực của mình phục vụ cho lợi ích của mình và lợi ích của toàn Công ty. - Việc tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cũng chưa tốt. Nguyên nhân là do thiếu sự phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chính xác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý. Cơ sở của chức năng tổ chức là mối quan hệ tốn tại trong xã hội. Một nhà phê bình đã nói: ”Để quản lý có hiệu quả, ngoài việc biết thuyết phục … còn phải biết tổ chức thực tiễn nữa”. Như vậy, tổ chức không có ý nghĩa về số lượng mà còn có ý nghĩa về chất lượng, do đó việc cải tiến tổ chức hoàn thiện không nhất thiết đòi hỏi phải chi phí thêm các thiết bị và sức lao động mà nên đi theo hướng sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hiện có hoặc thay đổi tỷ lệ giữa chúng trong nội bộ các nguồn đó. Do đó điều quan trọng là phải nhận thức được sâu sắc thực chất của quy luật khách quan đó là phải biết tiết kiệm thời gian tránh lãng phí, nhất là phải làm việc theo tác phong công nghiệp. phần III Những giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH vận tải thương mại trường Hưng I. phương hướng mục tiêu phát triển của Công ty trong thời gian tới. 1. Mục tiêu tổng quát. Mở rộng thị trường, đặc biệt quan tâm đầu tư nâng cao năng lực cho thiết bị toàn bộ nhằm chủ động tham gia các đơn hàng vận chuyển lớn. Tăng cường tìm kiếm thị trường, nâng dần thế cạnh tranh của dịch vụ vân tải để chuẩn bị hội nhập. Thống nhất hành động tổ chức khoa học công tác điều hành kinh doanh, tài chính. Triển khai đồng bộ các biện pháp quản lý, tổ chức, nhân sự, động viên toàn thể cán bộ công nhân viên làm việc tối đa để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, nâng cao hiệu quả, kinh doanh của Công ty và lợi ích chính đáng của người lao động. Xây dựng Công ty Trường Hưng là một trong những Công ty vận tải mạnh của Việt Nam vào đầu thế kỷ 21. Dịch vụ của Công ty đáp ứng nhu cầu trong nước và có khả năng cạnh tranh với những đối thủ lớn từ nước ngoài. 2. Chiến lược theo lĩnh vực của Công ty Trường Hưng * Chính sách đầu tư. Chính sách đầu tư của Công ty Trường Hưng trong thời gian tới nhằm mục tiêu thực hiện mục tiêu đáp ứng tốt năng lực về phương tiện cũng như về bộ máy quản lý để có thể đảm nhận các hợp đồng vận chuyển lớn và ngày càng hoàn thiện dịch vụ với những khách hàng lâu năm. Chính sách đầu tư thể hiện các vấn đề sau: - Chỉ mua những phương tiện vận tải thiết bị nhập khẩu mà trong nước không sản xuất được. - Phương tiện vận tải, thiết bị mua mới phải vừa hiện đại, vừa thích hợp với trình độ công nghệ của Việt Nam. * Chính sách về khoa học công nghệ. - Gắn chặt những sáng kiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ với thực tế sữa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải của Công ty thông qua các đợt phát động nâng cao trình độ và tay nghề cho đội ngũ quản lý và sửa chữa phương tiện vận tải. - Xây dựng mô hình công nghệ mới dựa trên cơ sở đồng bộ vào bốn yếu tố cơ bản của công nghệ là: kỹ thuật - con người - thông tin - tổ chức. - Nâng cao năng lực kỹ thuật của Công ty. - Đào tạo đội ngũ lao động có tay nghề vững và có năng lực cải tiến. - Xây dựng hệ thống thông tin. - Xây dựng hệ thống phù hợp với chiến lược phát triển. 3. Phương hướng nhiệm vụ năm 2006 Các chỉ tiêu cơ bản là: - Giá trị tổnglợi nhuận : 95.575.183.000 đồng- tăng 12 % so với năm 2005. - Doanh thu bán hàng : 152.368.000 đồng - tăng 20% so với năm 2005. Trong đó: + Doanh thu dịch vụ vận tải: 131.617.000 đồng + Doanh thu thương mại : 20.587.000 đồng Các khoản nộp ngân sách : theo qui định của nhà nước. II. Những giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Trước thực tế là nền kinh tế nước ta đã tồn tại quá lâu trong một cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trì trệ. Do đó, khi chuyển sang một cơ chế mới thì những hình thức cơ cấu tổ chức cũ vẫn còn tồn tại và dư âm của phong cách làm việc cũ đi theo. Cụ thể là: nề nếp tác phong còn chậm chạp, chưa có sự tìm hiểu sâu sát về thị trường, thiếu kinh nghiệm. Bộ phận quản lý còn cồng kềnh, lại thiếu sự phối hợp giữa các khâu, các công đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. Đất nước ta là một nước nghèo, với một xuất phát điểm thấp. Vì thế với hoàn cảnh thực tế của mình việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp là rất quan trọng và cần thiết. Nó là một trong những nhân tố quan trọng quyết định sự thành bại trong quá trình hội nhập và phát triển trong khu vực và trên thế giới. Trên cơ sở đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động kinh doanh cũng như việc xem xét nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Trường Hưng, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để góp phần vào chiến lược hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng Trong cơ chế thị trường hiện nay, vị trí của lao động quản lý ngày càng quan trọng, bộ máy tổ chức quản lý luôn phải hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Bộ máy tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý, số lượng cán các bộ phận quản lý ít nhưng vẫn thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý. Qua thực tập tại Công ty Trường Hưng em thấy nhìn chung cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Trường Hưng là hợp lý. Nhưng vẫn có một số bộ phận chưa hoàn thiện, nhiệm vụ chức năng của một số phòng ban, cũng như số lượng lao động và chất lượng lao động cần phải sắp xếp lại và việc bổ sung thêm một số phòng ban cũng như gộp lại một số phòng ban trong thời gian tới là cần thiết, đảm bảo cho Công ty hoạt động kinh doanh ngày một hiệu quả hơn, nắm bắt được thông tin nhanh hơn về quyết định quản lý cũng như thông tin về thị trường. Để bộ máy quản lý của mình được hoàn thiện hơn, Công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cho các phòng ban (như phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch đầu tư, đời sống …) và giao cho các phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu đó. Về phần Công ty có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, cung cấp các phương tiện thực hiện và xây dựng hành lang pháp lý để các phòng ban hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Với cơ chế quản lý này, hy vọng công việc hành chính sẽ giảm tới mức tối thiểu, mọi năng lực của Công ty được vận dụng, quyết định được nhanh chóng, rõ ràng hơn và sát với thực tế hơn. tạo cho các phòng ban có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ của mình. Một tổ chức khi nào cũng gồm nhiều bộ phận chức năng nhằm thực hiện mục tiêu chung nào đó. Vì thế phải làm sao cho các bộ phận này có những chức năng và nhiệm vụ rõ ràng không chồng chéo nhau và các bộ phận này lại phải phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành tốt những hoạt động kinh doanh cụ thể. Đây là một vấn đề khó vì thế ngay từ đầu ban lao động Công ty phải biết rõ từng nhiệm vụ từng công việc để từ đó bố trí các phòng ban, các vị trí sao cho phù hợp. Tránh tình trạng một công việc mà nhiều người coi đó là vị trí, chức năng của mình hay ngược lại có những công việc mà không ai coi đó là thuộc vào vị trí, chức năng của mình. Vì vậy, khi xác định mối quan hệ trách nhiệm qua lại giữa các bộ phận chức năng, giữa các cá nhân phụ trách phải thật sự cụ thể rõ ràng, trước hết Công ty phải tổ chức sắp xếp lại lao động, sắp xếp lại bộ máy quản lý, mô hình tổ chức cho hợp lý, khoa học , tránh trùng lặp, chồng chéo, ít đầu mối. Và một điều cần có là Công ty phải nghiên cứu cải tiến cách thức hoạt động kinh doanh sao cho có chủ động hơn, nhạy cảm hơn với cơ chế thị trường. Đây là yếu tố quan trọng sẽ góp phần giúp Công ty thích ứng với môi trường kinh doanh mới. Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên. Là một nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, vai trò của cấp quản lý ngày càng được nâng cao và hoàn thiện thông qua việc việc bồi dưỡng vâng cao tay nghề, trình độ quản lý giúp giải quyết bài toán làm thế nào để kinh doanh đạt hiệu quả, sử dụng hết mọi tiềm năng vốn có, của Công ty ( như về lao động , vật tư , tiền vốn…) Trong nền kinh tế thị trường để doanh có hiệu quả, sử dụng tốt tiềm năng về lao động, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải cơ cơ cấu lao động hoàn thiện, tối ưu. Khắc phục tình trạng phân công lao động chồng chéo đồng thời phải nhận thức rõ chức năng, quyền hạn của mỗi người. Bởi thế công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là rất cần thiết nhằm đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của từng khâu sản xuất. Thực trạng chung ở nước ta những năm qua là chúng ta đã đào tạo được nhiều cán bộ chuyên môn nhưng đội ngũ lao động lành nghề của chúng ta còn rất ít so với yêu cầu của đất nước và còn thấp so với các nước trên thế giới và khu vực. Cơ cấu ngành nghề, việc phân bố và sử dụng kỹ thuật, chuyên môn chưa hợp lý. Một bộ phận không nhỏ những người lao động đã được đào tạo kiến thức và trình độ không phù hợp với yêu cầu thực tế hiện nay. Vì vậy, việc tăng cường việc đào tạo mới, đào tạo lại cho người lao động là yêu cầu cấp thiết, Công ty nên cử cán bộ đi học và tiếp thu kiến thức khoa học kỹ thuật mới để vận dụng ở Công ty và truyền thụ lại cho cán bộ và công nhân khác. Trong nền kinh tế thị trường thì việc cập nhật những công nghệ mới, những thông tin mới nhất là rất quan trọng, vì nó là yếu tố giúp Công ty có thể cạnh tranh và ngày càng vững bước trên còn đường của mình . Vì thế, việc nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên Công ty nên tiến hành thường xuyên liên tục để lực lượng lao động của Công ty không những tăng lên về mặt lượng và còn cả về chiều sâu. 3.Tăng cường quản lý nhân lực trong Công ty. Cùng với các biện pháp trên thì công tác quản lý con người cũng là quan trọng, nó tác động trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh. Vấn đề cốt yếu nhất trong quản lý là giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa con người với con người trong công việc. Thực chất là giải quyết thoả đáng các mặt lợi ích (lợi ích cá nhân, lợi ích tập thể và lợi ích doanh nghiệp). Trong ba loại lợi ích này không nên coi nhẹ mặt lợi ích nào vì nó liên quan trực tiếp đến năng suất hiệu quả làm việc của người lao động. Con người luôn là nhân tố quan trọng, vì thế quản lý con người là một yếu tố rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Vì thế, Công ty cần: - Thường xuyên thông tin cho mọi người về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như các mục tiêu của Công ty, từ đó tổ chức cho mọi người tham gia công việc chung. - Giải quyết các mối quan hệ giữa con người với con người trong lao động, tạo ra bầu không khí hiểu biết lẫn nhau, tạo ra mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong tong phòng ban, bộ phận giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các bộ phận trong Công ty với các tổ chức bên ngoài. - áp dụng các phương án và kỹ thuật quản lý lao động có hiệu quả như: xây dựng các định mức lao động, sử dụng các hình thức trả lương khác nhau … sử dụng các phương pháp kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn. - Cải tiến sử dụng thời gian lao động trong ca, tháng, năm hợp lý. - Khắc phục các tổn thất về thời gian lao động do tổ chức lao động luộm thuộm. - Xoá bỏ hiện tượng thiếu việc làm bằng cách thu hút, tạo điều kiện tối đa cho khả năng có việc làm. Bên cạnh đó hợp lý hoá trong kinh doanh cho tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Để có thể quản lý nhân viên tốt hơn và thúc đẩy tiến bộ công việc, Công ty nên áp dụng các biện pháp kinh tế trong quá trình quản lý, khuyến khích vật chất và tinh thần trong lao động, tạo động lực phát triển kinh tế. Có thể khuyến khích thông qua các công cụ tiền lương, tiền thưởng thông qua việc giải quyết thoả đáng các mối quan hệ giữa các loại lợi ích, các loại chỉ tiêu, các qui định về quản lý kinh tế. Chủ động thăm hỏi trực tiếp công nhân ở các bộ phận lao động trực tiếp. Nêu gương người lao động suất xắc. Tổ chức những cuộc nói chuyện toạ đàm nêu rõ vấn đề, khuyến khích các cán bộ khoa học kỹ thuật, tạo niềm tin và đặt sự tin tưởng, tạo điều kiện cho họ lao động sáng tạo. Cùng song song với phương pháp kinh tế thì không thể bỏ quên các phương pháp quản lý khác như phương pháp tổ chức quản lý hành chính đề cao kỷ luật lao động, tăng cường kiểm kê, kiển soát. Các phương pháp này đều được vận dụng trong khuôn khổ pháp luật. Nhưng điều kiện kinh doanh hiện nay đòi hỏi phải áp dụng các hình thức pháp chế phong phú cho nên Công ty phải ban hành những chỉ thị mệnh lệnh chi tiết nhằm điều hoà những mối quan hệ đang phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh của mình. III. Điều kiện để thực hiện các giải pháp trên 1. Lựa chọn cán bộ quản lý Việc xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cấp lãnh đạo quản lý của Công ty, phải dựa trên tiêu chuẩn nhiêm vụ, chức danh của nhà nước. Đồng thời kết hợp với chủ trương phương hướng xây dựng và phát triển của Công ty, ngành vận tải và dựa trên cơ sở đánh giá thực tiễn đội ngũ cán bộ quản lý các cấp tại Công ty. Dựa vào tìm hiểu tình hình thực tế và các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, em mạnh dạn xây dựng cho cán bộ lãnh đạo và nhân viên các phòng ban của Công ty Trường Hưng tiêu chuẩn sau: 1.1. Ban giám đốc. a. Về phẩm chất đạo đức : Có mối liên hệ mật thiết với quần chúng, hăng hái công tác và có trách nhiệm công việc chung, có tính kỷ luật, gan dạ, khiêm tốn, biết dùng người tài nhân ái và vị tha, chủ trương xây dựng Công ty tiến lên chính quy hiện đại, có trình độ lý luận cao. b. Về trình độ học vấn: Phải là người tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học chuyên ngành cơ bản về kinh doanh vận tải, sử dụng thành thạo máy vi tính, biết ít nhất một ngoại ngữ. c. Trình độ công tác : Phải là người có tài công tác tổ chức và điều hành bộ máy của Công ty, có năng lực chỉ huy, lãnh đạo, am hiểu lĩnh vực quản lý và có trình độ nghiệp vụ, có tính quyết đoán dám làm dám chịu. d. Thâm niên công tác: phải có 05 năm công tác trở lên trong ngành vận tải, tuổi dưới 45 tuổi. 1.2. Đối với cán bộ các phòng ban. a. Về phẩm chất đạo đức: Tương tự ban giám đốc b. Về trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp từ cao đẳng đại học trở lên và phải đúng chuyên ngành được tuyển. Trình độ chuyên môn: Có năng lực tổ chức, quản lý điều hành công việc Vậy nếu tiêu chuẩn nghiệp vụ tốt thì cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ giảm bớt sự cồng kềnh, tiến tới một bộ máy quản lý hoàn thiện , hoạt động có hiệu quả cao. Kết hợp với sự lãnh đạo của ban giám đốc và trưởng các phòng ban vững vàng thì Công ty sẽ phát triển một cách bền vững lâu dài ổn định. 2. Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo để nâng cao trình độ cán bộ quản lý Đào tạo bồi dưỡng là nhằm tạo cho cấp quản lý theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển trong tương lai. Thông qua kế hoạch bồi dưỡng nâng cao chất lượng quản lý đối với tong bộ phận quản lý trong Công ty nhằm trang bị cho cấp quản lý những kiến thức, kỹ năng mới, hoàn thiện hơn bộ máy tổ chức quản lý kể cả chất lượng và số lượng. Dưới đây là một số hình thức đào tạo phù hợp với lao động quản lý tại Công ty Trường Hưng. - Phương pháp bàn giấy - Phương pháp luân phiên công việc Ngoài các phương pháp nêu trên, Công ty có thể khuyến khích cấp quản trị học các chương trình hàm thụ được mở tại các trường đại học dưới nhiều hình thức như học tại chức, học ngoài giờ làm việc, học hàm thụ … Cụ thể : - Đối với đào tạo đại học, trên đại học.( Đối tượng chủ yếu là các cán bộ quản lý ): + Đối với các cán bộ lãnh đạo không thể nghỉ công việc ấy nên tổ chức hình thức vừa học vừa làm đảm bảo công việc quản lý đồng thời vẫn nâng cao được trình độ của cán bộ. + Đối với cán bộ là nhân viên nghiệp vụ, kế toán, tổng hợp có tuổi đời trẻ thì sắp xếp đi học theo hình thức đào tạo tập trung tại trường. - Đối với đào tạo khác: + Đào tạo tin học : Do máy vi tính đã được trang bị tới các phòng ban nên để đào tạo tin học, Công ty nên cử người đi học theo phương pháp học ngoài giờ làm việc, lần lượt mở các lớp tin cơ bản rồi đến nâng cao. Bởi vì trong tương lai việc sử dụng máy vi tính đối với cán bộ quản lý là bắt buộc, giúp cấp quản lý tăng khả năng giao tiếp trong và ngoài nước một cách thuận lợi, cập nhật được thông tin về giá cả, giảm chi phí quản lý phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. + Đào tạo ngoại ngữ. Ngoại ngữ hiện nay là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay ngoại ngữ có tầm hết sức quan trọng đối với cán bộ quản lý và đó cũng là một tiêu chuẩn quy định đối với cán bộ quản lý và đó cũng là một tiêu chuẩn quy định đối với cán bộ hiện nay. Công ty nên áp dụng một số phương pháp sau: - Khuyến khích cán bộ đi học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ trợ cấp kinh phí cho cán bộ sau khi có chứng chỉ hoặc có bằng nộp cho cơ quan. - Đối với cán bộ cần có ngoại ngữ thì cử đi học tập trung. Thực hiện tốt được vấn đề trên Công ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tiết kiệm được lao động gián tiếp, tiết kiệm được quỹ lương, đồng thời mức lương của cán bộ công nhân viên cũng được nâng cao đảm bảo cho họ ngày càng gắn bó với Công ty , với công việc. Kết luận Trong thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty, các phòng ban chức năng, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình chu đáo của thầy giáo hướng dẫn Hoàng Minh Đường. Em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài “ Hoàn thiện tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng”. Trong thời gian qua Công ty Trường Hưng đã có nhiều cố gắng trong việc sắp xếp và tổ chức lại bộ máy quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh. Những cố gắng đó giúp cho Công ty đạt được nhiều kết quả đáng mừng, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường sau nhưng năm đầu đầy khó khăn, Công ty đã và đang hoàn thiện bằng cách quan tâm phát triển kinh doanh mở rộng thị trường, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động. Công ty đã xác định được mục tiêu của mình là không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viên. Để đạt được kết quả trên điều đặc biệt đó là nhờ vào bộ máy linh hoạt, nhanh nhậy có đầu óc sáng tạo, biết sử dụng nguồn nhân lực, tiềm năng sẵn có của ban lãnh đạo Công ty. Tuy nhiên Công ty vẫn có nhiều mặt hạn chế ảnh hưởng không ít đến công tác tổ chức của Công ty như việc bố trí sắp xếp các phòng ban còn chưa hợp lý, phân công và hợp tác các lực lượng lao động chưa đúng, trình độ lao động còn chưa đáp ứng được đòi hỏi của hoạt động kinh doanh. Trong thời gian tới Công ty sẽ thực hiện một cách đồng bộ các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế các mặt tiêu cực, phát huy các mặt tích cực trong công tác tổ chức quản lý để tiếp tục phát triển thành một Công ty vận tải mạnh của Đất nước. Do thời gian có hạn, việc thực tập và khảo sát tư liệu còn có những khó khăn cộng với những hạn chế về kinh nghiệm bản thân trong thực tế nên bài viết của em còn nhiều hạn chế. Rất mong được sự góp ý của các cô chú trong Công ty, các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô chú trong Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng cùng với sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Hoàng Minh Đường đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này. Hà Nội, ngày 25 tháng 9 năm 2006 Tài liệu tham khảo Những vấn đề cốt yếu của quản lý kinh tế NXBKHKT, Hà Nội 1999. (trang 257,258). Giáo trình khoa học quản lý tập I NXBKHKT, Hà Nội. GS- TS: Đỗ Hoàng Toàn. (trang 166, 167,169,172). Giáo Trình quản lý kinh tế tập 1. NXBKHKT, Nà Nội. Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh. Trường ĐHKTQD, Hà Nội. TS- Mai Văn Bưu. Giáo trình quản trị doanh nghiệp.NXBTKHN, Nguyễn Hải Sản. Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2003,2004,2005. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2003,2004,2005 Báo cáo tình hình lao động và việc làm của Công ty năm 2005. Bảng khấu hao TSCĐ của Công ty năm 2005.